REDISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DEL CONTROL INTERNO A LA COMUNIDAD PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO BERTHA CASTAÑO PALABRAS CLAVES Actitud: disposición de ánimo manifestada de algún modo Actividad: es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la operatividad de la acción de gobierno. representa la producción de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados Control Interno: se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos (Art.1 ley 87 de 1.993). Control y planeación: la planeación y control son responsabilidad de la gerencia; ésta debe ser conciente de las variaciones (desviaciones del plan preestablecido, estudiar las causas y tomar las medidas correctivas). Cuestionario de control interno: conjunto organizado de preguntas que guardan concordancia con los mecanismos de control interno y buscar de establecer su grado de cumplimiento Diagnóstico: mensajes de error impresos por computadora para indicar problemas del sistema e instrucciones inapropiadas del programa. i Estructura organizacional: proporciona el marco dentro de la cual se planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos u metas establecidos. Efectividad: concepto que involucra la eficiencia y la eficacia, consistente en alcanzar los resultados programados a través de un uso óptimo de los recursos involucrados. Eficacia: grado de optimización en que una persona, organización, programa, proyecto, actividad o función logra los objetivos previstos en sus políticas, las metas operativas establecidas y otros logros esperados. se refiere a hacer lo necesario para obtener el resultado deseado, con el mínimo esfuerzo. Eficacia en las operaciones: un plan de organización efectivo debe mejorar la eficacia de las operaciones así como contribuir al control contable. cuando dos o más departamentos participan en una transacción, el trabajo del uno lo revisa el otro, y cada uno exige eficiencia. Eficiencia: se refiere al logro de un objetivo al menor costo unitario posible, examen de los costos con que las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y la prestación de servicios alcanzan sus objetivos y resultados. Evaluación del riesgo: el riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad, estos riesgos incluyen eventos o circunstancias internas o externas que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Flujograma: es esencialmente un documento de comunicación y soporte y se debe estructurar con este propósito. quien lo prepara debe tener en mente la información relevante que quiere transmitir Gestión: proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimientos de los factores que en él intervienen, diligencia que conduce al logro de un negocio o satisfacción de un deseo. Manual de procedimientos: es el componente del control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, ii funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Plan estratégico: se entiende como conjunto de políticas y estrategias que define una empresa para alcanzar sus objetivos de corto, mediano y largo plazo, partiendo de un diagnóstico inicial sobre la situación de la empresa. Política: dictado de la administración respecto de lo que se debe hacer para efecto de control, sirve como base para procedimientos y su implementación. Plan de gestión: se entiende como una propuesta de desempeño elaborada por una empresa y conformada por los siguientes elementos: indicadores con relación a los indicadores de gestión, metas de indicadores de gestión, plan de acción y plan estratégico. Presupuesto: es una herramienta de control que contiene los estándares fijados por la dirección de la empresa. Seguimiento: actividad encaminada a verificar la aplicación de acciones apropiadas sobre las deficiencias reportadas por la auditoría. iii FASES DE DESARROLLO DEL TRABAJO. el proceso se desarrolla en tres etapas fundamentales: 1. Levantamiento de información, se utilizó como instrumento para la recolección de la información el cuestionario de evaluación del sistema de control interno. 2. Diagnóstico, se desarrollo un análisis crítico de la situación real y operativa, donde se encuentran aspectos débiles y fuertes de la actual administración, generando una matriz de riesgo. 3. Rediseño, propuesta e implementación, se desarrollaron procedimientos y mecanismos de control, edificando sobre las fortalezas y creando mecanismos de control que garanticen la puesta en marcha y la permanencia de los ámbitos de control en el sistema desarrollado. . iv FUENTES A las Pías Discípulas. La pobreza paulina. año 1.960 Administración de riesgos. Control interno informe coso. Pág. 25. año 2003 Autoevaluaciòn del sistema de control interno. Revists Administer universidad eafit. año 2.005 Blanco Yanel. Normas y procedimientos de auditoría integral. año 1.998 Blanco Illescas. el control como guía de la gestión empresarial Pág. 73 Biblia de Jerusalén. Ediciones Deslee Brouwer S.A. Bilbao. año 1.999 Biblia latinoamericana. Ediciones. Verbo divino estrella Navarra España. año 2.002 Cepeda Gustavo. Auditoría y control interno. Ed. Mc Graw Hill. año 1997 Comité de procedimientos de auditoría. Instituto norteamericano. Los elementos de un sistema coordinado y su importancia para la administración. año 2.002 Consejo técnico de contaduría pública. Pronunciamiento 7. Ediciones Ecoe. año 1.998 Departamento administrativo de la función pública. Banco mundial. Mapa de riesgos de corrupción. año 1.999 Madariaga García Ricardo. Control de gestión, conceptos básicos. instituto colombiano de bienestar familiar. año 1.997 Mantilla Samuel Alberto. Administración de riesgos del emprendimiento. Pág. 32. Ediciones Ecoe. Año 2005. Mantilla Samuel Alberto. Control interno estructura conceptual integrada. Committee of sponsoring organizations of the treadmay commision. Ediciones Ecoe. año 2.002 v CONTENIDO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÒN 3. JUSTIFICACIÒN DEL PROBLEMA 4. MARCO TEÒRICO REFERENCIA 5. MARCO CONCEPTUAL 6.METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÒN 7. RESUMEN EJECUTIVO 8. ESTRUCTURA ORGÀNICA 9 MANUAL DE FUNCIONES 10. CONCLUSIONES Y RECOMEDACIONES 11. BIBLIOGRAFIA 12 ANEXOS METODOLOGÌA DESCRIPTIVA Y CUALIFICATIVA SEGÚN (CARLOS MÉNDEZ) ENFOQUE PROPOSITIVO, MEDIANTE EL CUAL SE CREA UNA UNIDAD DE CONTROL INTERNO LOS INSTRUMENTOS LOS CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO vi CONCLUSIONES Se hace necesaria la implementación de un sistema de control, con el fin de salvaguardar los activos, promover la adhesión a las políticas y procedimientos preescritos, circunscribiendo las decisiones y las responsabilidades a los roles establecidos y asignando las funciones a cada responsable y colaborador, con todo lo cual se promueve cultura del control, cultura organizacional y, se genera eficacia, efectividad, eficiencia y crecimiento. Los sistemas de control interno son de gran ayuda e importancia porque sirven como mecanismo para la gestión en la determinación de políticas y estrategias de la empresa y direccionar hacia lo que verdaderamente se busca. Las partes del sistema de control sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en el tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. Los manuales de funciones y procedimientos inducen a quienes toman decisiones a pensar en las necesidades totales de la comunidad y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. estos manuales fueron rediseñados y formalizados para su implementación y tomar determinaciones en la provincia Los sistemas de control interno sirven como medios de comunicación y retroalimentación entre unidades a determinado nivel de funciones y de autoridad y verticalmente entre las hermanas de un nivel de función a otro. una red de informaciones se filtra hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis aplicación y toma de decisiones realizando un proceso de mejoramiento continuo, para ello los cuestionarios de control interno deben aplicarse periódicamente sin aviso previo y tomar determinaciones que permitan minimizar riesgos vii ANEXOS ANEXO A ORGANIGRAMA CONGREGACIÒN ANEXO B ORGANIGRAMA PROVINCIA ANEXO C. ORGANIGRAMA CONTROL DE INVENTARIOS ANEXO D. FLUJO GRAMA CICLO DE PRODUCCIÓN ANEXO E. CICLO ABASTECIMIENTO Y DESEMBOLSOS (COMPRAS) ANEXO F. PROCEDIMIENTO ECONOMATO ANEXO G. PROCEDIMIENTO NÓMINA ANEXO H. PROCEDIMIENTO PARA VENTAS ANEXO I. CUESTIONARIOS CONTROL INTERNO viii REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO A LA COMUNIDAD PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO BERTHA CASTAÑO UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA BOGOTÀ 2006 ix REDISEÑO EIMPLEMENTACIÒN DEL CONTROL INTERNO COMUNIDAD PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO BERTHA CASTAÑO Trabajo de Grado: Para optar al título de Contadora Pública Director del trabajo de grado: LIBARDO LAGUNA MALDONADO Contador Público Docente Universidad de san Buenaventura UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA BOGOTÀ 2006 x Nota de Aceptación: ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ Firma del Presidente del Jurado ________________________________ Firma del Jurado ________________________________ Firma del Jurado Bogota,_________2006. xi DEDICATORIA Doy gracias a Dios por la vida humana, cristiana, y religiosa, así por los dones con los cuales me ha bendecido, tales como la amistad, mi Comunidad, mis Hnas de comunidad, mi familia, mis amigos y amigas A la Congregación de las Pías Discípulas del Divino Maestro, de cual hago parte por la posibilidad que me han brindado de prepararme a nivel profesional, de esta misma manera deseo contribuir con los conocimientos recibidos a un mejor servicio a la misión, que se me ha confiado, a cada una de las hermanas que ha lo largo de esta etapa han estado siempre atentas a brindarme su ayuda, asumiendo muchas veces mi propio trabajo apostólico. A la Universidad en la persona de sus directivos y docentes que con sabiduría y amor y mucha tolerancia han aportado a mi formación integral. A mis compañeros y compañeras de carrera con los cuales compartí, penas, luchas, logros, sufrimientos, para alcanzar la meta propuesta con esfuerzo y sacrificio. Y a todas las personas que de una manera directa o indirecta han colaborado para que pueda disfrutar de la alegría que siento de haber culminado con éxito mi carrera. Bertha Castaño P.D.DM xii AGRADECIMIENTO Expreso un sincero agradecimiento a la Universidad San Buenaventura, Bogotá, por la contribución tan humana y cercana a lo largo de estos años manifestado, en el apoyo, paciencia y colaboración, que siempre recibí. Al C.P.T Libardo Laguna Maldonado, asesor temática, por su permanente orientación, tiempo, dedicación y por compartir desinteresadamente sus conocimientos, para el desarrollo de este trabajo de investigación. Al Doctor Néstor Preciado que colaboró con gran disponibilidad, sencillez, y profesionalismo, dedicando parte de su tiempo, para hacer posible llevar a término este empeño. A la Facultad de Ciencias Empresariales en las personas de los directivos, el señor Decano, Doctor Jesús Castillo, Directores de programa, como a cada uno de los Docentes a los cuales manifiesto un vivo y caluroso gracias, porque debido a cada uno de ellos puedo hoy sentir que concluyo esta etapa; directamente a los que me han acompañado, así como a los que en los diferentes semestres han sido mis amigos. A las Pías Discípulas del Divino Maestro, representada por la Superiora Provincial y su Consejo, quienes siempre me brindaron su apoyo y colaboración tan importante, para el logro de los objetivos. A todas las personas que de una u otra manera se involucraron, siendo testigos de este proceso que estamos concluyendo. xiii CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 1 1. 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 6 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÒN 7 2.1 OBJETIVO GENERAL 7 2.2. OBJETVOS ESPECÍFICOS 7 3. JUSTIFICACIÓN 8 4. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 10 4.1 MARCO REFERENCIAL 10 4.2 MARCO CONGREGACIONAL REFERENCIAL 10 4.2.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 12 4.2.2 SISTEMA DE CONTABILIDAD Y CONTROL INTERNO 20 4.2.3 CONTROL INTERNO EN LA SAGRADA ESCRITURA 20 4.2.4 CONTROL INTERNO EN LA VIDA RELIGIOSA 23 4.3 26 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 4.3.1 FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DEL C. DE GESTIÓN 26 4.3.2 LIMITACIONES INHERENTES AL CONTROL INTERNO 28 4.3.3 RETROALIMENTACIÒN DE DEBILIDADES EN EL CONTROL xiv INTERNO 29 4.3.4 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 30 4.3.5 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL CONTROL INTERNO 35 4.3.6 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 37 4.3.7 EL CONTROL INTERNO Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO 37 4.3.7.1 Ambientes de control 41 4.3 7.2 Valoración de riesgos 42 4.3.8.3 Actividades de control 43 4.3.8.4 Información y comunicación 44 4.3.8.5 Monitoreo 45 4.3.9 QUÈ PUEDE HACER Y QUÈ NO PUEDE HACER EL CONTROL INTERNO 45 4.3.10 ROLES Y RESPONSABILIDADES 44 5. MARCO CONCEPTUAL GLOSARIO 47 6. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 59 6.1. FASE DIAGNÓSTICA 60 6.1.2. MATRIZ DE ACTIVIDADES VS. RIESGOS 60 6.1.3 TIPOS DE INDICADORES 62 6.1.4 DIAGNÓSTICO 64 6.2 FASE DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN 66 7. REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 67 7.1 RESUMEN EJECUTIVO 67 7.1.2. ESTRUCTURA CONCEPTUAL 68 7.2. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DEL CONTROL INTERNO 68 7.3 PLAN DE TRABAJO PARA LA FORMALIZACIÓN DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO 69 7.4 PLAN DE TRABAJO PARA LA DOCUMENTACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. PLAN DE TRABAJO PARA LA FORMALIZACIÓN xv 69 7.5. MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO 71 7.5. MANUALES O GUÍAS DE CONTROL INTERNO 7.6 HERRAMIENTAS DE APLICACIÓN Y EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 71 7.7.1 AMBIENTE DE CONTROL INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS 73 7.7.2. COMPROMISO PARA LA COMPETENCIA 74 7.7.3 GOBIERNO PROVINCIAL Y CONSEJO DE AUDITORÍA 75 7. 7.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 76 7.7.5 POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE RECURSOS HUMANOS 77 7.7.6 VALORACIÓN DE RIESGOS OBJETIVOS GLOBALES 77 7.7.7. OBJETIVOS A NIVEL DE LA ACTIVIDAD 78 7.7. 8 ACTIVIDADES DE CONTROL DESCRIPCIÓN Y COMENTARIOS 79 7.7.9. MONITOREO DESCRIPCIÓN Y COMENTARIOS 80 8. ESTRUCTURA ORGÁNICA 81 8.1 ESTRUCTURA OPERACIONAL 82 8.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 83 8.3 OPERATIVOS 83 8.4 CICLOS DE TRANSACCIONES 83 8.5 MEDIDAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL 88 8.6 MANUALES CON DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 88 8.7 EMISIÓN DE POLÍTICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO 89 8.8 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS. 90 8.9 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES 90 8.10 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS 91 9. MANUAL DE FUNCIONES 89 10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 90 11. BIBLIOGRAFIA 119 12. ANEXOS 122 xvi LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1. Control interno y proceso administrativo 35 Tabla 2. Ambiente De Control Integridad Y Valores Éticos 70 Tabla 3. Compromisos Con La Competencia. 71 Tabla 4. Gobierno provincial y consejo de auditoría 72 Tabla 5. Estructura organizacional 73 Tabla 6. Políticas Y Prácticas De Recursos Humanos 74 Tabla 7. Valoración de riesgos objetivos globales 75 Tabla 8. Objetivos al nivel de la Actividad. 75 Tabla 9. Actividades de control descripción y comentarios 76 Tabla 10. Funciones de procedimiento y control (superiora Provincial 89 Tabla 11. Revisor Fiscal y Ecónoma Provincial 94 Tabla 12. Auxiliar contable Tesorería 96 Tabla 13. Responsable de compras 99 Tabla 14. Tesorería facturación 103 Tabla 15. Ecónoma Provincial y administrativos 105 Tabla 16. Responsable de Jurídica y Representante Legal 107 Tabla 17. Responsable de recursos humanos (superioras) 110 Tabla 18. Responsable de relaciones laborales 111 Tabla 19. Responsable Recepción de pedidos (centros de difusión) 112 Tabla 20. Responsable de ventas 114 Tabla 21. Responsable de difusión y mercadeo 115 Tabla 22. Responsable de mercadeo y publicidad 116 Tabla 23. Responsable comercial 117 xvii LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1. Efectividad del control interno 13 Figura 2. El control interno en la Sagrada Escritura 20 Figura 3. Funciones y características del control interno 25 Figura 4. Elementos del control interno 27 Figura 5. Componentes del control interno 37 Figura 6. Niveles de control 39 Figura 7. Evaluación y control de riesgos 41 Figura 8. Indicadores de gestión cualidades fundamentales 42 Figura 9. Matriz de actividades Vs. Riesgos 59 Figura 10. Tipos de indicadores 60 xviii LISTA DE ANEXOS Pág. Anexo A. Organigrama Congregación 122 Anexo B Organigrama Provincia 123 Anexo C. Organigrama control de inventarios 124 Anexo D. Flujo grama ciclo de producción 125 Anexo E. Ciclo abastecimiento y desembolsos (compras) 126 Anexo F. Procedimiento Economato 127 Anexo G. Procedimiento Nómina 128 Anexo H. Procedimiento para ventas 129 Anexo J. Cuestionarios control interno 130 xix ABSTRACT The topic “internal control system” means that every policies and procedures identified as “Internal Controls” adopted by the administration of an entity to help to get the objective of assuring as far as possible, the efficient and organized conduction of its economical activity and in this case, also apostolic including adherence to the administration policies, the assets safeguard, the prevention and detention of frauds and mistakes, the precision and integrity of the countable records and the opportune preparation of financial and trustworthy information. The internal control system goes beyond of those affairs directly related to the functions of the accounting system and consists, on one side, the global attitude conscience and actions of the responsible of each of the sectors and superiors in relation to the internal control system and its importance in the community which constitutes the control environment. On another side, the policies and procedures which the province government has established to get the specific objectives of the community. The objective of this thesis work is to propose the creation of an internal control department considering its vital importance and perspicacity to the growing and development of the Congregation “Pías Discípulas del Divino Maestro” and to its consolidation as a company which fulfils with the demanded legal requirements and its condition of legally constituted entity. According to the auditing patterns, a fundamental aspect of the internal control system is the knowledge and comprehension of the established procedures by the administration which in the community is in charge of the province government. Equally important is the reasonable security that they are in use and operating as they were planned. The present thesis work is a descriptive one with a proposed approach. As an information collection tool some surveys were applied in the internal control evaluation in the different areas of the community. In the development is presented, in first place, a theoretical frame in which aspects in pro and against the internal control system are described from the administrative point of view. It is described the community diagnosis and is presented a proposal to the internal control setting which will operate according to the found reality. Elements like the function segregation are highlighted as important aspects of this proposal which has as a goal to avoid that a single person performs incompatible functions that allow to hide voluntary and involuntary mistakes during the work. For that reason, the internal control procedures have to be designed to eliminate the possibilities of such covering. It is also relevant the execution of the transactions xx with the purpose of having a reasonable security that the transactions are carried out in the terms that were done requires independent evidence that the authorizations were issued by people that acted in their competence and authority. In conclusion, the presented proposal to be executed has the enough and necessary conditions to practise an adequate internal control of the community transactions and resources. xxi INTRODUCCIÓN Él término “sistema de control interno” significa todas las políticas y procedimientos, identificados como “Controles Internos”, adoptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su actividad económica y en este caso, también apostólica, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de los activos, la prevención y detención de fraudes y errores, la precisión e integridad de los registros contables y la oportuna preparación de información financiera confiable. El sistema de control interno va más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad y comprende, por un lado, la actitud global, conciencia y acciones de los responsables de cada uno de sectores y superioras respecto del sistema de control interno y su importancia en la comunidad, lo cual constituye el ambiente de control. De otra parte, las políticas y procedimientos, que el gobierno provincial ha establecido para lograr los objetivos específicos de la comunidad. El objetivo de este trabajo es proponer la creación de un departamento de control interno considerando su vital importancia y trascendencia para el crecimiento y desarrollo de la Congregación Pías Discípulas del Divino Maestro y para su consolidación como una empresa que cumple con los requerimientos legales exigidos en su condición de ente legalmente constituido. Según las normas de auditoría, un aspecto fundamental del sistema de control interno es el conocimiento y comprensión de los procedimientos establecidos por la administración, que en la comunidad está en manos del gobierno provincial. Igualmente importante es la seguridad razonable de que se encuentren en uso y que estén operando tal como se planificaron. El presente es un trabajo de tipo descriptivo, con enfoque propositivo. Como instrumento de recolección de la información se aplicaron cuestionarios de evaluación del control interno, en las diferentes áreas de la comunidad. En el desarrollo se presenta, en primer lugar, un marco teórico, dentro del cual se describen los aspectos a favor y en contra del sistema de control interno, desde el punto de vista administrativo. Se describe el diagnóstico de la comunidad y se xxii presenta una propuesta para la implementación de control interno, que operará de acuerdo a la realidad encontrada. Se destacan como aspectos importantes de esta propuesta, elementos como la segregación de funciones, que tiene como finalidad, evitar que una misma persona realice tareas incompatibles que permitan ocultar errores voluntarios o involuntarios durante su trabajo. Para ello, los procedimientos de control interno deben estar diseñados para eliminar las posibilidades de tal encubrimiento. También es relevante la ejecución de las transacciones, con el objeto de tener una seguridad razonable de que las transacciones se llevan a cabo dentro de los términos en que fueron realizadas, requieren evidencia independiente de que las autorizaciones fueron emitidas por personas que actuaban dentro de su competencia y autoridad. En conclusión la propuesta presentada para ser ejecutada, cuenta con las condiciones suficientes y necesarias para ejercer un adecuado control interno de los recursos y las transacciones en la comunidad. xxiii 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La complejidad de la realidad social y económica en la cual se encuentra inmersa la vida religiosa, hoy más que nunca, hace que las instituciones religiosas se vea abocada a cambios significativos en su organización, en su espiritualidad, en su estilo comunitario y sobre todo en su misión. Todos estos cambios afectan la pastoral de la misma vida consagrada, el estilo de vida de esta, y de una manera específica, su forma de relacionarse con los recursos humanos y materiales. La comunidad religiosa de las Pías Discípulas del Divino Maestro, desarrollan su actividad en Colombia desde 1.955. Su sede principal se halla en Bogotá, con presencia en otros lugares del país. Está constituida como entidad sin ánimo de lucro y maneja de forma centralizada su administración, contabilidad y el aspecto legal. En la actualidad se constata que no cuenta con políticas, normas y procedimientos, que establezcan y garanticen resultados homogéneos en las operaciones; así como a procesos tales como: niveles de delegación a la hora de hacer compras, supervisión, formas concretas de verificar la información de manera inmediata. Por tal motivo se hace necesario diseñar el sistema de control interno, por la complejidad contable, que reclama mantenerse en un continuo proceso de mejoramiento, con los diferentes entes reguladores, normas legales y realidad económica. La reglamentación y control Estatal, generan la necesidad de establecer técnicas administrativas que contribuyan al buen funcionamiento económico de las Instituciones, para evitar posibles sanciones o medidas preventivas. Hoy en día las Instituciones religiosas han de hacer un esfuerzo grande para adaptar la vida consagrada a los cambios constantes y progresivos. Entre los pasos que se tienen que dar está precisamente el control interno como herramienta que se presenta como mecanismo de control. Estas son algunas de las razones por las cuales la mayoría de Instituciones buscan protegerse implementando mecanismos eficientes que proporcionen un sistema de control interno que funcione adecuadamente; como medio para subsanar las posibles fallas humanas que se puedan presentar; esto es de sin igual importancia. Es oportuno contar con sistemas de control que sirvan para la verificación y la revisión, ya que este reduce en gran medida la posibilidad de que los errores o intentos fraudulentos queden sin ser descubiertos por un período prolongado. Estos procesos van permitiendo tener una mayor confianza en la veracidad de los datos. 1 No hay que olvidar que las congregaciones religiosas como instituciones que son, tienen varias clases de recursos: espirituales, humanos, pastorales y económicos. “El tema económico ha sido poco popular entre los religiosos y sin embargo, no puede ser ajeno a la Vida Religiosa; debe ocupar el debido lugar en ella. La misión no puede prescindir de la economía”1. Por un lado los recursos económicos son los que escasean, pero son igualmente necesarios porque sin ellos no sería posible mantener las obras; por tal motivo se hace urgente y necesario ejercer un control, pero muchas veces este control no haya el apoyo y la respuesta justa entre los mismos miembros de las comunidades encontrando en cambio barreras de parte de las personas que no admiten ser controladas, bajo ningún pretexto. “Una buena gestión económica y administrativa hace insuficiente el mero registro de los ingresos y gastos contables, lo que se llama una contabilidad general. Es imprescindible establecer un sistema de control”2. La correcta utilización de los componentes del sistema del control interno coordinado, fomenta la eficiencia de las operaciones, e invita a asumir con seriedad las políticas de administración. “Para lograr las metas es importante establecer una unidad de criterios, entre la estructura funcional, y la responsabilidad de rendir cuentas, ya que deben sujetarse a las políticas establecidas” 3 . Para que la administración sea más técnicamente llevada se precisa más información y mejor formación en todos los religiosos y de modo especial, en las que tienen que decidir y llevar adelante la administración y gestión de los bienes de sus comunidades. Para alcanzar este objetivo es urgente contar con algunas técnicas administrativas así como tener los recursos. Entre los recursos es de gran importancia contar con el talento humano; sin éste nada es posible; para alcanzar los objetivos propuestos es de suma importancia el apoyo de personas idóneas, que puedan responder a las nuevas exigencias contables. Por tales circunstancias existe el reclamo de que las personas tengan conocimiento de las técnicas administrativas y de contabilidad general así como de costos para lograr los objetivos formulados. Es importante que las personas responsables tengan claridad de las nuevas tendencias contables, tales como la globalización, la deuda externa, el impacto de los mercados cambiarios, con el fin de salvaguardar la economía de los institutos, 1 UNION DE SUPERIORES GENERALES. Economía y misión en la vida consagrada. Editrice “il Calamo”. 2002 Pág. 14 2 Ibíd. Pág. 13 3 Ibíd. Pág. 60 2 porque un mal manejo puede llevar al desequilibrio económico hasta del más fuerte. Parte esencial para su buen funcionamiento, es que el religioso responsable de la parte administrativa, tenga un alto sentido de su ser religioso, para asegurar que sus decisiones estén impregnadas del necesario respeto religioso; que tenga visión de futuro para que haga análisis de la realidad actual. Como resultado de este análisis se ve la importancia de diseñar un sistema de control interno para la institución; es aconsejable que se realice en períodos no superiores al año, para así alcanzar corregir problemas que se presenten dando pronta solución. Se puede ampliar el abanico de control administrativo haciéndolo extensivo a las otras áreas como inventarios, e implementando la necesidad de prepuestos anuales, análisis de balance, entre otros. Se apunta a rediseñar correctivos que permitan una mayor claridad y homogeneidad en los procesos; se hace urgente por la complejidad de la misión apostólica, personas, variedad de programas, actividades a nivel interno, a nivel externo; esto crea la necesidad de implementar procesos y procedimientos que garanticen un manejo apropiado en toda la parte operativa, así como la unificación de criterios que hagan viable los objetivos que se programan a nivel de la comunidad Pías Discípulas del Divino Maestro, cuya sigla es PDDM. Lo que se pretende al documentar es formalizar el Sistema de Control Interno es minimizar los riesgos, logrando una cobertura mayor, y eficiencia en la gestión. Por las razones citadas anteriormente es indispensable optimizar tanto el manejo de control de gestión, como el control en las diferentes actividades que se han programado para evaluar, verificar su cumplimiento, ya que compromete en gran parte los recursos de la congregación. Además faltan los procedimientos que determinen la forma de llevar a cabo los procesos relacionados con la parte organizativa- administrativa de PDDM. 3 1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Cómo formalizar el sistema de control interno que permita el desarrollo armónico y rentable de las funciones y los procesos de la parte operativa en la sede principal en Bogotá de PDDM ¾ ¿Qué tipo de control se puede implementar? ¾ ¿A que métodos de control integral se les debe dar mayor relevancia? ¾ ¿Cuáles son las características propias el control interno que satisfaga las necesidades de la comunidad religiosa? ¾ ¿Cómo vincular el sistema de control interno con la estrategia y la estructura organización de la comunidad? ¾ ¿Cómo diseñar un sistema de medición de la actuación de cada centro de responsabilidad? 4 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 2.1 OBJETIVO GENERAL: Rediseñar e implementar el Sistema de Control Interno para la congregación de las Pías Discípulas del Divino Maestro, que permita minimizar riesgos y optimizar el mejor control y manejo de los recursos de PDDM. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Levantar la información de las funciones y procedimientos aplicados en la comunidad. • Detectar, diagnosticar y evaluar los problemas de registro y control que operan en cada una de las actividades operativas de la comunidad. • Rediseñar los procedimientos y procesos operativos estandarización de formatos y procesos de toda la provincia • Recomendar la aplicación del sistema de información diseñado en el trabajo de grado para generar un ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, supervisión y seguimiento definido en el estudio de la información. • Definir los conceptos claros de las funciones que desarrolla cada miembro de la comunidad • Determinar un control de los posibles riesgos que son inherentes a las actividades que se realizan • Generar mecanismos de control que favorezcan la efectividad, eficiencia y eficacia en todas las actividades. 5 mediante la 3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN La formulación del manual de procedimientos y manuales de control, surge de la necesidad de brindar a la comunidad un medio estratégico y de control que contribuya con el desarrollo de la planeación de flujo de recursos de la provincia permitiendo con ello, esquematizar cada factor que influya posiblemente, y poder optimizar sus funciones. Por otro lado, es de gran relevancia hacer notar que el Sistema de Control Interno que se establecerá en la propuesta, va a ser objeto de fortalecimiento para que la congregación disponga de una herramienta que le permita desarrollar su planeación, tomando en cuenta los factores que constituyen la misma, según sean las funciones. Un rasgo importante para un adecuado sistema de control interno es el unir energías para el buen desarrollo y puesta en marcha de todo el proceso para su perfecto funcionamiento. El sistema de control interno no funcionará por sí solo y así mismo no da ninguna garantía que funcionará eficientemente; con este se quiere decir que los resultados no son mágicos, porque si no existe voluntad, para su desarrollo y mejoramiento, difícilmente se alcanzarán los objetivos propuestos. Por todo lo anterior, un adecuado manejo de un sistema de control interno descansa, no solamente la organización efectiva de la planeación, los procedimientos y prácticas mas correctos, sino también la selección del mismo, por tanto, es importante contar con un buen Sistema de Control Interno, para el mejoramiento de la parte organizativa de la Congregación, que le permita una mejor organización en el manejo y control de los procesos y procedimientos, así, el sistema de control interno se convierte en parte inherente al desarrollo de las actividades de la organización, porque articula su estructura organizacional. “Como elemento del control, la planeación tiene un significado bastante amplio incluye la misión, la visión, los principios congregacionales, las estrategias, las políticas, los objetivos, las funciones, las normas, los procedimientos y los criterios de éxito” 4 , máxime cuando se encuentra la comunidad en proceso de mejoramiento, buscando elevar los niveles de servicio calificado, con el ánimo de 4 Ibíd. Pág. 12 6 incrementar sus excedentes o rentabilidad. De tal manera que el sistema de control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la comunidad. Todas las dependencias que conforman la congregación son importantes, sin olvidar, que existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de mejorar su funcionabilidad dentro de la comunidad; Resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales puedan salvaguardar y preservar los bienes de la comunidad. Se puede afirmar que una entidad, por pequeña que sea, que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones sin que se logre dar cuenta de ello, y tomarse decisiones que no sean las más adecuadas. El trabajo de grado es de carácter estratégico, ya que beneficia a la comunidad en cuanto la optimización de recursos y a la toma de decisiones, haciendo más fácil las actividades con la comunidad y el desarrollo de programas de formación humana y a catequesis litúrgica. Esta propuesta se basa en conocimientos y teorías articulados para mejorar la real y verdadera situación de las actividades administrativas y de operación apostólica de las Pías Discípulas del Divino Maestro. Bien pareciera por todo lo dicho anteriormente, que de no aplicarse oportunamente un diseño de control interno correctivo, la Provincia difícilmente encontrará la manera apropiada para medir la gestión de cada una de las personas que prestan sus servicios, no permitiendo un mejor desarrollo de la Misión y por tal motivo se ve la necesidad de implementar controles que se apliquen de una forma programada y organizada. Es muy importante para la consolidación profesional de la autora así como para el progreso de la comunidad y la superación de sus actividades en beneficio de las comunidades atendidas y beneficiadas por la labor de la comunidad. Este estudio podrá ser aplicado a otras comunidades de similar composición y actividades consecuentes. 7 4. MARCO TEÓRICO 4.1 MARCO REFERENCIAL 4.2 MARCO CONGREGACIONAL Y LEGAL Pías Discípulas del Divino Maestro es un ente de carácter eclesiástico, fue erigida por decreto de la Santa Sede fechado a 12 de enero de 1948 y su establecimiento en Bogotá fue autorizado por la Arquidiócesis de Bogotá en 1955. Como entidad sin ánimo de lucro de derecho canónico requirió de reconocimiento civil para su legalidad a través del Ministerio de Justicia. Para la época y este reconocimiento civil es obligatorio para los permisos de funcionamiento y vigilancia según los objetivos de la congregación y con fundamento en sus Constituciones que la rigen. Dada la importancia de la administración el Derecho Canónico dedica todo el libro V, y Pías Discípulas del Divino Maestro lo establece en sus Constituciones capitulo VII Art. 232-243 y en su Directorio Económico Administrativo Un Ente Eclesiástico reconocido como persona jurídica de la Iglesia puede adquirir poseer, administrar y enajenar bienes temporales a norma del derecho universal y particular (CDC 1094 y 235 Constituciones) Personería jurídica Las entidades eclesiásticas que tienen vida jurídica por el Derecho Canónico para actuar ante la Ley civil y de sociedad deben recibir del Estado Colombiano su reconocimiento. En Colombia el Estado reconoce personería jurídica a la Iglesia Católica por mandato expreso de la Ley de Concordato celebrado entre la Santa sede y el Estado Colombiano (Ley 20 de 1974) artículo 4 que a la letra dice: “El estado reconoce verdadera y propia personería jurídica a la Iglesia católica 8 igualmente a las Diócesis, Comunidades Religiosas y demás entidades eclesiásticas a las que la ley canónica otorga personería jurídica, representadas por su legitima autoridad”. Pías Discípulas del Divino Maestro solicitó su reconocimiento civil ante el Ministerio de Justicia y fue reconocida por la resolución 1189 de del 30 de abril 1957, esta resolución fue publicada en el diario oficial No.29384 de mayo 29 de 1957. “De acuerdo con la certificación expedida por la respectiva autoridad eclesiástica en la cual consta que la comunidad está canónicamente erigida al tenor del decreto de la santa sede fechado 12 de enero de 1948” Certificado de existencia y representación legal La Alcaldía de Bogotá también expide certificado de existencia y representación legal pero no certifica el carácter eclesiástico. Luego, para todos los fines legales, las Congregaciones Religiosas vienen haciendo uso del certificado de existencia y representación legal, al amparado del Decreto 1396 de Mayo 27 de 1997. Identificación tributaria Pías Discípulas del divino maestro como persona jurídica se tramitó ante la DIAN su número de identificación tributaria Nit. Según el Estatuto tributario Art. 619, toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza deberá imprimir o indicar junto con su nombre el correspondiente número de identificación tributaria. Registro único tributario - Rut Dando cumplimiento a, las normas fiscales emitidas en Octubre de 2004, La Congregación actualizo el RUT (Registro Único Tributario) ante la DIAN, con el fin de que ésta Entidad fiscalizadora del Estado alimente la información requerida por el programa MUISCA. Es la solución necesaria, justificada, y rentable que ayudará a la. DIAN, a promover el cumplimiento voluntario de los impuestos. 9 . Obligaciones En lo contable, tributario y laboral, las Congregaciones Religiosas son tratadas por la DIAN como empresas. Por ello, están sujetas a las siguientes obligaciones: 1. En lo contable, deben llevar libros de contabilidad (Diario, Mayor y Balances e Inventarios, registrándolos ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 2. En lo tributario, les obliga presentar declaración anual de Ingresos y Patrimonio aclarando que son declarantes más no contribuyentes. Si de las actividades en el respectivo año surgen excedentes, éstos son capitalizables en su totalidad, porque como se dijo antes, están exentas de Impuesto a la Renta (Art. 23 del ET). No obstante lo anterior, en la medida en que la Congregación realiza actividades sujetas al Impuesto a las Venta, debe elaborar cada dos meses declaración de IVA, como cualquier contribuyente privado. Así mismo, en lo relacionado con pagos a terceros, le obliga descontar la retención en la fuente a los correspondientes beneficiarios y poner a disposición de la DIAN en el mes siguiente el monto de lo retenido a través de la Declaración de Retención en la Fuente. Es de anotar que en caso de no hacerlo oportunamente, de hacerlo parcialmente y/o de consignar extemporáneamente, aún por el hecho de ser Congregación Religiosa, no la exime la DIAN de las sanciones decretadas en el Estatuto Tributario. 3. En lo laboral, las Congregaciones religiosas se someten a las normas establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo y Código de Procedimiento Laboral, es decir, la vinculación de una persona ajena a la Congregación (Laico), genera una relación contractual como cualquier empresa privada y queda asimismo sujeta a las contingencias que pueden surgir de una relación laboral (Demandas, conciliaciones, aportes a seguridad social, pago de parafiscales, etc.). Lo anterior tiene cabida solamente para los contratos de trabajo celebrados entre la Congregación y los Laicos, porque en lo referente al vínculo existente entre la Congregación y sus Miembros (Religiosos y/o Religiosas), no existe Contrato de Trabajo. 4. Existe además un gravamen de índole local, decretado por cada uno de los correspondientes Municipios denominado Impuesto de Industria y Comercio, que deben pagarlo las Congregaciones Religiosas, con base en los ingresos que obtengan, producto de sus actividades. 4.2.1 Sistema de control interno “la observación la descripción y explicación de la realidad que se investiga deben ubicarse en la perspectiva de lineamientos teóricos. Esto exige del investigador la identificación de un marco de referencia sustentado en el conocimiento científico; por ello cada investigación toma en cuenta el conocimiento previamente 10 construido. Por lo que cada investigación hace parte de la estructura teórica ya existente”.5 En 1.948 el comité de procedimientos de Auditoría llevo a cabo un completo estudio sobre control interno el cual fue publicado en un boletín especial titulado “Control Interno” ya que fue definido como : “El control interno comprende el plan de organización, métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia”.6 Esta definición reconoce que la cobertura de un sistema de control interno va mas allá de lo que siempre se ha creído que es simplemente funciones de los departamentos de contabilidad y financiera. El control interno es un factor básico de operación de cualquier organización o entidad. Aunque el control interno se halla vinculado a menudo al mismo mecanismo administrativo, se caracteriza por ser el sistema nervioso que impulsa el conjunto de políticas de operación y las mantiene dentro de límites de razonable ejecución. Por ello el control interno adquiere una función asesora de apoyo y respaldo, que ayuda a la administración a fortalecer sus aspectos débiles y consolidar sus aspectos fuertes, posibilitando la evolución y la actualización del proceso productivo para que en todo momento sea suficiente, eficaz y económico. Este mismo comité expidió la declaración sobre procedimientos de auditoría número 29 en el año de 1.958, en el cual el control interno se sub-dividió como sigue: “El control interno en un sentido amplio, incluye por consiguiente, controles que pueden ser contables o administrativos como: ¾ Los controles contables comprenden el plan de la provincia y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas relativas a la anotación de registros e informes contables de aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los activos, los controles físicos de los activos y la auditoría interna. 5 6 MÈNDEZ ALVAREZ Carlos Eduardo. Metodología. Pág. 98.Año 1.998 Declaraciones sobre normas de auditoría. SAS 1. Pág. 15.Año 1.992 11 ¾ Los controles administrativos comprenden el plan de provincia y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas del gobierno provincial y que, por lo común, tienen que ver con la gestión”7. La anterior subdivisión del control interno entre controles contables y administrativos se hizo con el objetivo de establecer y aclarar el alcance del estudio que sobre los mismos se contempla en las normas de Auditoría generalmente Aceptadas. El control implícito de los efectos que los controles administrativos pueden tener en la confiabilidad de los estados financieros ha conllevado a que muchos auditores piensen en la necesidad de evaluar dichos controles. Revisando las anteriores definiciones y teniendo en cuenta los objetivos de cada subdivisión de control interno se puede también conceptualizar en: El control interno administrativo incluye, pero no se limita al plan de comunidad, para una mayor comprensión es lo mismo que para la empresa el plan estratégico, ni a los procedimientos y registros que están relacionados con el proceso de toma de decisiones, sino que conduce a la autorización de transacciones del gobierno provincial. Tal autorización es una función de la provincia directamente asociada con la responsabilidad de lograr los objetivos de la comunidad, y el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones. El control contable comprende el plan de provincia y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros y consecuentemente, están diseñados para suministrar seguridad razonable. 7 Op cit, Pág 16 12 Figura 1. Efectividad del control interno Efectividad del control Interno Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para proveer certeza sobre logros de una o más de las tres categorías Alcance o logro de los objetivos de las operaciones Información confiable y útil Presencia y funcionamiento conjunto de componentes del control interno Fuente: Propia de la investigación Establecer y mantener un Sistema de Control Interno es responsabilidad exclusiva de la provincia. Así como su continua supervisión, razón por la cual el economato puede evaluar las debilidades y fortalezas del sistema con miras a determinar en cualquier momento los correctivos necesarios y poder cumplir con los preceptos y filosofía de todo control, incluyendo dentro de ésta el concepto de seguridad razonable aunque no absoluta porque este reconoce que el costo del control interno no debe exceder a los beneficios que espera se deriven de él. Estos incluyen reducciones de riesgo, y no quiere decir que por disminuir tales contingencias los procedimientos del control interno tengan que ser necesariamente engorrosos y obstaculizadores del proceso administrativo; es precisamente esta relación de beneficio- costo la que normalmente se mide. Esto demuestra una vez más las limitaciones inherentes a la efectividad potencial de cualquier sistema de control derivadas por variadas circunstancias incluyendo la inoperancia y obsolencia en que puede caer éste debido a los cambios en las condiciones para el adecuado mantenimiento del sistema. La condición filosófica de control, es esencial de la calidad humana. Bien puede afirmarse que desde el principio de la humanidad, ha existido un control sobre todas las actividades, aún sobre aquellas que parecen insignificantes. Es así que en años recientes el término control Interno ha reemplazado al de Verificación Interna, el cual era de uso común y corriente entre nuestros antecesores contadores y empresarios. Este cambio de terminología ha generado una 13 constante ampliación y desarrollo del concepto de los objetivos y actividades que implican dicho proceso; así como la creciente necesidad creada inclusive a través de las mismas normas de ir generando por medio de constantes estudios, análisis y evaluaciones del Sistema de Control Interno implantado en cada una de las diferentes entidades, para el logro de un sistema más eficaz, eficiente y beneficioso. El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno, representa una importante responsabilidad administrativa. Para proporcionar la seguridad razonable que lograrán los objetivos en una provincia, la ecónoma deberá: “vigilar de modo constante la estructura de control interno para determinar que opera debidamente y que se modifica adecuadamente según los cambios que lleguen a surgir en las condiciones”.8 La norma internacional de auditoría y los principios básicos que rigen una auditoría establece la ecónoma es responsable de mantener un sistema de contabilidad adecuado que incorpore diversos controles internos con la amplitud apropiada al tamaño y naturaleza del negocio. El auditor necesita tener seguridad razonable de que el sistema de contabilidad es adecuado y de que toda la información contable de que debiera haberse registrado, de hecho lo ha sido. Normalmente los controles internos contribuyen a tal seguridad. “El auditor debe adquirir la comprensión del sistema de contabilidad y de los controles internos relativos y estudiar y evaluar la operación de aquellos controles internos sobre los que desea apoyarse para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditoría. Cuando el auditor llega a la conclusión que puede apoyarse en ciertos controles internos, sus procedimientos sustantivos normalmente serán menos amplios de los que de otra suerte se requeriría y también pudiera diferir en cuanto a su naturaleza y oportunidad”.9 El propósito de esta norma es el de proporcionar lineamientos en cuanto a los procedimientos que habrán de seguirse para cumplir con este principio básico con respecto al control interno de información financiera. Para reforzar lo que se viene investigando vale la pena tener en cuenta la idea que esboza, el autor cuando afirma del control interno: "Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los 8 9 Declaraciones sobre Normas de Auditoría. SAS. Pág 55.. Año 1.992 BLANCO LUNA YANEL. Manual de Auditoría y Revisoría Fiscal. Pág 51. Año 1.992 14 estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable"10. Se hace necesario aplicar un control preventivo, que tienen como finalidad ejecutar los controles al inicio de cada proceso o gestión administrativa; adicionalmente, se debe contar con controles que detecten cualquier irregularidad los cuales se ejecutarán antes y después de cada proceso. La eficacia de este tipo de control dependerá primordialmente de los intervalos de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Dice: otro autor sobre el mismo tema "el control de gestión tiene una meta bastante definida como es la mejora continua, de los resultados ligados a los objetivos." 11 Todo esto lleva a ver la importancia que tienen los controles y añadiendo a todo lo dicho, asegura que "los controles son en realidad herramienta de comprobación, con la cual se pueda estar seguros marchando en armonía y concorde a las metas trazadas"12. Es indiscutible, que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así eliminar su reiteración. Se observa como el control interno es todo un sistema de controles que viene y abarca todas las instancias de la entidad. Tan es así que se puede afirmar aquello dicho por Parra: “el problema del control es el de mantener un equilibrio factible entre la iniciativa y las medidas discrecionales, conservando una imagen razonable de unidad, uniformidad e integración de propósitos dentro de la entidad”13. “El control es revisión de resultados. El control compara, discute y critica; estimula la planeación, simplifica y fortalece la organización, incrementa la eficiencia de la dirección y facilita la coordinación”14 10 CATÀCORA, Procesos y procedimientos Contables. Primera Edición. Editorial Graw/Hill. Venezuela. Pág. 238. Año 1.996 POCH. Manual de Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda Edición. Barcelona España. Pág. 17.Año 1.992 12 LEONARD, W. Auditoría Administrativa de métodos y Eficiencia administrativa. México: Editorial Diana. Pág. 33. Año 1.990 13 ORLANDO PARRA. Sistemas de información financiera. Pág. 80. ORPA. Editores. 1.995 14 Ibíd. Pág. 78 15 El control interno debe servir como base o instrumento de control administrativo, ya que abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y la confiabilidad contable, El (PUC manual del Contador Público o plan único de cuentas, decreto 2649/93, capítulo II, artículo 3) “la información contable debe servir fundamentalmente para conocer y demostrar los recursos controlados por el ente económico, así como predecir los flujos de efectivo, como apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios, y poder tomar decisiones en materia de inversión, además evaluar la gestión de los administradores para ejercer control sobre las operaciones”15 donde viene definida la fisonomía de la entidad y además se dan las líneas de acción para la ejecución y cumplimientos a los procesos establecidos y coordinados para dar cumplimiento a lo establecido como mecanismos de control, que faciliten un mejor manejo y control de las operaciones. Esto arrojará como resultado una mayor confiabilidad y exactitud de los datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y así estimular la adhesión a las políticas establecidas, para un mejor funcionamiento. Al respecto hay que decir que esta herramienta es válida y sobre ella descansa toda la parte contable; hasta el momento no existe ninguna otra ley; por lo tanto está vigente. Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo también desde el punto de vista financiero con la visión del (Pronunciamiento 7) , lo define como: " Un proceso, esto es, un medio no un fin en sí mismo. Efectuado por personas, con unos objetivos bien definidos: efectividad y eficiencia de las operaciones. Suficiencia y confiabilidad de la información financiera, y por último cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”16. Este concepto lo sustenta muy bien cuando dice:” que los puntos de control son de tres tipos la verificación y eficiencia del proceso y además está dirigido al logro de los objetivos de eficiencia establecidos, relacionados con el cumplimiento del trámite legal”17. Con todo ello quiere manifestar y dejar muy en claro la importancia que reviste este aspecto en la implementación del control interno, por la tranquilidad que genera el contar con procedimientos claros y suficientemente que sean acordes con los objetivos propuestos, para evitar disgregación de energías. Señala la importancia de establecer un sistema de control interno que abarque a todas las personas que conforman la entidad que para el control interno. Todo “Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para proveer certeza razonable sobre el logro de una o más categorías de objetivo de ello 15 Plan único de cuentas. Normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia Consejo Técnico de contaduría Pública. ED. Ecoe. Pág.116 17 Cepeda Gustavo. Auditoría y Control Interno. Ed. Mc Graw Hill. 1997. Pág 21 16 16 depende la efectividad del control interno”18 con esto una vez más se recalca la necesidad imperativa de diseñar el control interno. Asimismo, el concepto de control interno emitido por: "se debe hacer un estudio y una evaluación adecuada de control interno existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los procedimientos de auditorías"19. Dentro del contexto de control interno, señala que: "El postulado principal al establecer el control interno es diseñar pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos"20. Hay que reconocer, que el control interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la provincia. Sin embargo sobre este punto, es importante señalar que, para que un control interno alcance su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. Al respecto el (PUC decreto 2649/93) refuerza esta afirmación. Teniendo en cuenta que la clasificación del mismo puede ser preventiva o de detección para que finalmente cumpla su función. El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la revelación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos. Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito del control interno es: "Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". 21 Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la entidad, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia. 18 Estupiñán Rodrigo. Control interno y fraudes. Ed. Ecoe. 2003. Committee of sponsoring organizations of the tread way commissions (Coso) International of control integrated. 19 Redondo, A. (1993). Curso Práctico de Contabilidad General. Décima Edición. Editorial Centro Contable Venezolano. Pág. 267 20 Ibíd. Catácora 1996 21 Meigs, W. Larsen, J. (1994). Principios de Auditoría. Segunda Edición. México. Editorial Diana. 17 4.2.2 Sistema de Contabilidad y Control Interno. El sistema de contabilidad es aquel que permite suministrar información financiera confiable a la comunidad, el sistema de control interno es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adopta la provincia de una entidad para ayudar al logro del objetivo administrativo de asegurar, en cuanto sea posible, la condición ordenada y eficiente de su actividad apostólica incluyendo la inherencia de las políticas administrativas, la salvaguarda de los activos, la prevención detención de fraudes y errores, la corrección de los registros contables y la preparación oportuna de información financiera contable. El sistema de control interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad. Los elementos individuales del sistema de control interno se designan como controles internos y se les conoce colectivamente como el control interno. El ambiente en que opera el control interno influye en la eficiencia de los procedimientos específicos de control. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo, con sólidos controles presupuestales y con una función de auditoría eficaz puede complementar significativamente los procedimientos específicos de control. Sin embargo, un ambiente fuerte no asegura por sí mismo la eficiencia de control interno total. El medio ambiente de control interno puede ser afectado por: ¾ Estructura organizacional: En una entidad sirve como un marco para la dirección y control de sus actividades. Una estructura eficaz facilita la comunicación de autoridad y alcance de las responsabilidades. ¾ Alcance de la administración: El economato es el responsable de idear y mantener el control interno. Al llevar a cabo su responsabilidad de supervisión, la administración revisará regularmente la suficiencia del control interno, para establecer seguros de que todos los controles importantes están operando eficazmente. ¾ Personal: El funcionamiento adecuado de cualquier sistema depende de la competencia y honestidad de los que lo operan. 4.2.3 Control Interno visto desde La sagrada escritura. Tomado la herramienta válida que brinda el autor “en el cual evidencia el manejo que ejercían sobre su capital, donde manifiesta que el pensamiento contable actual dan como resultado que muchas ideas hoy en vigencia fueron reconocidas desde tiempo antiguo”22. Para hacer un recorrido por la Biblia y descubrir con admiración como se aplicaba 22 HAGERMAN ROBERT. Universidad INCCA de Colombia. Págs. 164-169 Año 2004 18 tal vez de una manera tan clara herramienta dada por la Biblia ya que pone de manifiesto la transparencia en el manejo contable, el control que ejercían las autoridades, cuya finalidad era el control, en el desempeño de las funciones que cada uno realizaba al interno de sus comunidades apostólicas, es el caso de 2 Reyes 12,16 y 2 Reyes 22,7 cuando dice: “No se pedía cuentas a los encargados de pagar a los artesanos, por que lo hacían con honradez”23. En Eclesiastés 4,1-2 dice: “Hijo no prives al pobre del sustento, ni dejes en suspenso los ojos suplicantes. No entristezcas al que tiene hambre, no exasperes al hombre en su indigencia. Más adelante el mismo Eclesiastés 14,7 afirma: Si hace el mal será por casualidad, pero al final reaparecerá su maldad”24. En 2 Crónicas 24,11-12 dice: “Cuando llevaban la caja a los inspectores del rey, por medio de los Levitas, si veían que había mucho dinero, venía el secretario del rey y el inspector del sumo sacerdote para vaciar la caja…”25 Como se puede evidenciar había un control de las operaciones que se realizaban y no solo lo ejercía una sola persona eran varias las personas que fiscalizaban. Por tanto control riguroso para facilitar que los inescrupulosos que han existido a lo largo de la historia se puedan controlar, con el fin de evitar que el patrimonio no venga perjudicado por las malas costumbres. Además en la parábola sobre el administrador infiel, sobre la cual el mismo autor hace referencia Lc 16,2 y siguientes dice: “Jesús llamó al administrador a dar cuentas porque fue acusado ante él como disipador de sus bienes” 26 . (Jn. 12:6). Pero dijo esto, no porque se cuidara de los pobres, sino porque era ladrón”27. Continuando con el relato de (Lc. 16:2) “Entonces le llamó, y le dijo: ¿Qué es esto que oigo acerca de ti? Da cuenta de tu administración, porque ya no podrás más ser mi mayordomo”28, Mateo 25,19, dice: “Después de mucho tiempo vino el señor de esos servidores y les pidió cuentas”29. Lo único que aquí busca es evaluar la gestión sobre las responsabilidades recibidas y asumidas con profesionalismo. La sagrada escritura subraya la exigencia que las personas tienen ante la responsabilidad de custodiar los bienes sean personas honestas ya que reducirán en gran manera el robo. Hechos de los Apóstoles 5, 1-4 “Fraude de Ananías y Safira” 30 . Viene a contrarrestar esta actitud el comportamiento fiel y recto de Tito 2 Corintios 8, 16- 23 2 Reyes capítulos 12 y 22 Biblia Latinoamericana Eclesiastés Capítulos 4 y 14 Biblia Latinoamericana 25 Crónicas Capítulo 24 Biblia Latinoamericana 26 Lucas Capítulo 16 Biblia Latinoamericana. Ed. Verbo Divino Estrella Navarra España. Año 2.002 27 Juan Capítulo 12. Biblia Latinoamericana. 28 Ibíd. Lc 16,2 29 Ibíd. Mt Capitulo 25 30 Hechos de los apóstoles 5 Biblia de Jerusalén. Ed. DESLEE BROUWER S.A. BILBAO. AÑO 1.999 24 19 17, cuando San Pablo afirma: gracias sean dadas a Dios que pone en el corazón de Tito el mismo interés por vosotros”31. Grafico 2. Control interno en la sagrada escritura Control Interno Miqueas 7,5-6 2 Crónicas 24,11-12 Miqueas 11,22 2 Corintios 8,16-17 2 Corintios 8,20 Juan 12,7-8 Contabilidad Financiera CONTROL INTERNO Visto desde la Sagrada Escritura 2 Reyes 12,16: 2 Reyes 22,7 Lucas 16,2 Eclesiástico 4,1-2 Eclesiástico 14,7 Contabilidad Gerencial Proverbios 15,22 Eclesiástico 7,22-23 Lucas 14, 28-19 Continúa el Apóstol en el mismo capítulo versículos 20-21 “Así evitaremos todo motivo de reproche por esta abundante suma que administramos, pues procuramos el bien no solo ante el Señor sino también ante los hombres”32 Es claro y transparente el manejo que se ejerce para evitar ser motivo de escándalo, y de ser repudiados por manejos oscuros que vayan en detrimento de la comunidad de la cual hacen parte. El Eclesiástico viene y remata y da un método personalizado en el control interno que ejercían. Eclesiástico 42,6-7 “Con mujer mala es bueno usar el sello, y, donde hay muchas manos, echa la llave. Lo que entregues, hazlo con cuenta y medida, el haber y el debe, sea todo por escrito”33. Continuando con la búsqueda, en (Juan 12:6) presenta a Judas Iscariote “Pero dijo esto, no porque se cuidara de los pobres, sino porque era ladrón” 34 . Lc 24:46 “Bienaventurado aquel siervo al cual, cuando su señor venga, le halle 31 2Corintios 8, 16-17 Biblia de Jerusalén Ibíd. 2 Corintios 33 Ibíd. Eclesiástico Biblia de Jerusalén 34 Ibíd. Juan 12 32 20 haciendo así”35. Esta es la prueba verdadera de la fidelidad y de la prudencia, esta sólo se puede medir cuando al llamar a dar cuentas, todo está en perfectas condiciones, por el solo hecho que obra consecuentemente con la responsabilidad y confianza que ha recibido. “La Biblia proporciona muchas afirmaciones interesantes en relación con los sistemas de control interno, debido a la economía simplificada que existió en tiempos bíblicos.”36. Lucas 14,28 cuando dice: “¿Quién de vosotros, que quiere edificar una torre no se sienta primero a calcular los gastos, y ver si tiene para acabarla?”37. Este texto viene confirmado por Proverbios 15,22, “donde no hay consultas, los planes fracasan; con muchos consejeros se llevan a cabo”38. Con este se puede concluir la importancia de no llevar proyectos adelante por simple capricho sin antes hacer planes que ayuden a medir la calidad y buena gerencia de las obras ejecutadas. 4.2.4 Control Interno desde la vida religiosa. Observando hacia el interno de la vida religiosa se puede constatar que de una manera no tan técnica existen tendencias al control al interno de cada una de las áreas, esto viene sustentado a lo largo del el seminario de Economía y misión en la vida consagrada hoy en el año 2.002 a los superiores generales presentes en Roma. “sean autónomos y adquieran una rica experiencia de administración y gestión (n.58)”39. Una continúa búsqueda y revisión “Una sana economía pasa obligatoriamente por una planificación económica de los recursos disponibles; la apropiada preparación del personal encargado de la economía, la transparencia, la presentación de balances exactos, y el control de los mismos. El presupuesto, en otras palabras, la racionalización de las actividades económicas”40. Algo importante de hacer notar es la preocupación de las comunidades religiosas en la formación en los diferentes niveles, menos en los campos económico, contable y administrativo. Raramente se cuentan con ecónomos preparados para hacer frente a tan grande responsabilidad. No basta con la sola buena voluntad y la honestidad de los ecónomos, éstas solo son características de la persona, y no son suficientes, máxime cuando las exigencias superan muchas veces los reclamos de ciertos conocimientos específicos para estar en sintonía con las tendencias actuales. 35 Ibíd. Lucas 24 ROBERTAGERMAN. La contabilidad en la Biblia 37 Ibíd. Lucas 38 Proverbios Capítulo 15 Biblia de Jerusalén 39 Ibíd. Economía y misión en la vida consagrada. Pág 132 40 Ibíd. Pág 135 36 21 Observaciones concretas hacia una autonomía La comunidad requiere: - “Darle a los jóvenes religiosos una formación práctica: cursos intensivos de economía, gestión, contabilidad, administración; - Informar a los miembros de la comunidad sobre la situación financiera; sin tener miedo de revelarse a los hermanos la situación real. - Apoyar el criterio económico de evitar gastos inútiles y cosas de lujo; - Estricto control de las directivas financieras de la comisión de finanzas del instituto o congregación. - Realizar un estudio preliminar de factibilidad y de posibilidades de beneficio para cualquier proyecto, en particular para los que tendrían que reducir la dependencia económica; - Garantizar el seguimiento de cada iniciativa, igual que la transparencia y seriedad de la administración. El control de la contabilidad es tranquilizador”41. El ponente habla de la “experiencia personal de Francisco, ha nacido una fraternidad que desde un origen, debe ser una demostración constante de la verdad encontrada en las relaciones con Dios y con los demás”42. La mayoría de fundadores de la vida consagrada siempre han inculcado de una manera radical el compromiso, con los valores asumidos y que son propios del estado de vida abrazado en libertad, para poder ser más libres para la misión. Condúzcanse mutuamente con familiaridad entre sí. Y exponga confiadamente el uno al otro su necesidad” (2Reyes 6,7-8) “La dependencia mutua se convertía en lugar teológico”43. 41 Ibíd. Pág 137 Ibíd. Pág 142 43 Ibíd. Pág 142 42 22 Vivir del trabajo de nuestras manos Como fundamento de valores: El amor al trabajo, la rectitud en el manejo razonable del dinero, vigilancia para saber formar debidamente a las personas que llegan a la provincia a un proceso formativo. Por tal motivo es importante dar relevancia a estos valores y se apoya este cuestionamiento con la siguiente reflexión, tomada precisamente de la reunión de superiores mayores en Roma. “Normas éticas rigurosas deben impedir que cantidades de dinero de las que somos moralmente responsables se utilicen para fines reprensibles. Para ello hay que aceptar un rendimiento que se sitúe por debajo del máximo posible e imponerse, asimismo, recurrir a estructuras de vigilancia que sean competentes. El uso de los ingresos. Aquí el peligro radica en la arbitrariedad y en uso del dinero como instrumento de poder. La participación y la transparencia están más cerca de nuestros ideales”44. Como aporte al trabajo y contando con un soporte válido con las enseñanzas y valores inculcados a los miembros de la familia paulina, cuando afirmaba: “La pobreza paulina tiene cinco funciones: renuncia, produce, conserva, provee, edifica. Renuncia a la administración, al uso independiente, a lo es comodidad, gusto, preferencias; todo lo tenemos en uso. Produce con su trabajo asiduo; produce mucho para dar a las obras y personas. Conserva las cosas que tienen en buen uso. Provee a las necesidades que hay en el Instituto. Edifica, corrigiendo la codicia de los bienes”45. “confianza en Dios, trabajo asiduo, administración ordenada y equilibrada, asegura la Divina Providencia” 46 , con todo esto da entender la importancia que daba a la pobreza de todo para fiarse completamente de la Providencia Divina, se hacía evidente cada vez que las deudas superaban las expectativas y las posibilidades de cancelarlas, sin embargo las obras seguían adelante, con la fe puesta en Aquel que “todo lo puede, “DIOS”. Escudriñando un poco más el pensamiento del Fundador, se encuentra con afirmaciones tales como: “Es peligroso cargarse de deudas desproporcionadas respecto de las entradas, creando así una situación de preocupación inmensa por pagar. as casas, las máquinas, se adquieran con esmero y se usen con diligencia, que estas se pagan fácilmente”47. 44 Ibíd. Pág 146 A LAS PIAS DISCIPULAS. La pobreza Paulina. Año 1.960 46 SANTIAGO ALBERIONE. AD 134. Pág. 116. EDIZIONE PAULINE. 1.985 47 SANTIAGO ALBERIONE. Vida Religiosa y medios de Comunicación Social. Pág 134. Ed. Paulinas. 1.972 45 23 “Si se tiene que trabajar en el centro litúrgico hay que hacer bien las cuentas, precisas y al comprar: Prudencia”. “No se administran propiedades personales, se administra aquello que es de la Congregación”48 4.3. Objetivos de Control Interno. Los controles internos relativos al sistema de contabilidad deben lograr los siguientes objetivos: • Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la administración. • Que todas las operaciones se registren oportunamente por el importe correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable en el que se lleven a cabo. • Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con la autorización de la administración. • Que los registros contables de los activos se comparen con los activos existentes a intervalos razonables y que se tome la acción apropiada con respecto a cualquier diferencia. 4.3.1 Funciones y Características del Control de Gestión. Hay que hacer referencia a lo que Ricardo García enuncia “El control de gestión es un elemento necesario de la dirección” 49 sobre el cual se puede realizar toda clase de conjeturas ya que da herramientas válidas para la evaluación de los procesos a implementar. Como bien se puede evidenciar el cuadro de mando contiene los 5 indicadores básicos, los cuales proporcionan una visión de conjunto de los resultados obtenidos.”Además añade un valor agregado a la investigación cuando dice: Una estrategia diferente consiste en mostrar los resultados globales de la organización, este conjunto de indicadores permiten evaluar los resultados de la gestión”50 48 SANTIAGO ALBERIONE. A las Pías Discípulas del Divino Maestro. Roma. Año 1.959 García Ricardo. Control de Gestión. Pag 69 50 Ibíd. Pag 62 49 24 Figura 3. Funciones y características del Control de Gestión. Facilitar El aprendizaje Institucional Sistema De Diagnóstico Mejorar La Planeación Y programación Medir el Perfeccionamiento Definir niveles De exigencias Funciones y características del control De gestión Crear la Memoria Organizativa Mejorar Flexibilidad Posibilitar La descentralización Evaluar el Desempeño De los superiores Fuente: Propia de la investigación Categorías de objetivos. Se caracterizan en: 51 • Objetivos de operación. • Objetivos de cumplimiento. • Objetivos de operaciones. • Objetivos de información financiera”51. • “La presentación confiable es definida”52 esto asegura un manejo acertado de los aspectos financieros. Ibíd. Págs. 40-43 25 Para lograr estos objetivos hay que fundamentarlos sobre los estados financieros de la provincia teniendo muy presente los siguientes elementos: • Existencia u ocurrencia • Totalidad • Derechos y obligaciones • Valuación o asignación • Presentación y revelación”53(Decreto 2649/93 capítulo I. Art. 57) 4.3.2 Limitaciones inherentes al Control Interno. El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzarse los objetivos de la administración, a causa de limitaciones inherentes al mismo control interno, tales como: • El requisito usual de la provincia de que un control interno sea eficaz en relación a su costo. • El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales. • El error humano potencial debido a descuido, distracción, errores de juicio o comprensión equivocada de instrucciones. • La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes externas a la entidad o con empleados de la misma. • La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa responsabilidad. • La posibilidad de que los procedimientos pudieran ser inadecuados debido a cambios en la condiciones. 52 Statement on Auditing Standards No 69, The Meaning of” present fairly in Conformity With Generally Accepted Accounting principles “ in the Independent Auditor’s Report (New York: AIPA, 1992) 53 Plan único de cuentas. Grupo Editorial Nueva Legislación 26 4.3.3 Retroalimentación de debilidades en el Control Interno. Como resultado de su estudio y evaluación de control interno de otros procedimientos de auditoría, el auditor puede llegar a percatarse de debilidades en el control interno. En beneficio de su cliente el auditor debe ponerlo al tanto con toda oportunidad de las debilidades importantes que hayan llamado su atención.54 Al respecto se puede aclarar como una cosa depende de la otra en la medida que si la información es veraz y real se puede verificar y evaluar con eficiencia cualquiera de los procesos de la provincia tiene como mecanismo de control sobre la gestión El control interno en la Provincia está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que éstos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio. Al respecto ilustra muy bien este concepto Rodrigo Estupiñán cuando ratifica “que el control interno cuenta con cinco componentes interrelacionados: Ambiente de control, Evaluación de riesgos, sistemas de información, supervisión y tecnología. Así mismo el ambiente de control o control circundante es la base de los demás componentes de control a proveer disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como: Integridad y valores éticos”, es lo que se espera de las personas que trabajan al interior de la provincia, ya que de aquí parte la efectividad del control y desempeño de las actividades. “La competencia son las habilidades y conocimientos” que las personas poseen y ponen en función de las actividades que realizan. El consejo Provincial ya que son los que fijan los criterios y políticas que definen el ambiente de control. Es importante que se asuma con responsabilidad, dedicación y compromiso, todo ello necesario, para tomar las acciones adecuadas y poder así interactuar con los auditores. En cuanto la filosofía administrativa y estilo de operación los factores más relevantes son las actitudes mostradas hacia la información financiera, el procesamiento de la información y los principios y criterios contables. Existen unos factores de ambiente de control: 54 . BLANCO LUNA Yanel Manual de Auditoría y Revisoría Fiscal. Pág 56. Año 1.998 27 La integridad y valores éticos El compromiso a ser competente Las actividades del gobierno provincial La mentalidad y estilo de operación del gobierno provincial La estructura de la Congregación. La asignación de autoridad y responsabilidades Las políticas y prácticas de recursos humanos”55 Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas en la provincia a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores. La autoridad superior de la provincia debe procurar suscitar, difundir, internacionalizar y vigilar la observancia de valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de las personas que allí trabajan orientando su integridad y compromiso personal. 4.3.4 Elementos del Control Interno. Conocidos los principales objetivos del control interno y su importancia en el proceso formal de toda auditoria, la estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr y cumplir los objetivos específicos adoptados por la entidad, pese a que dicha estructura puede incluir una gran variedad de elementos dependiendo de las circunstancias, los que componen todo su mecanismo y se tienen en cuenta principalmente: 55 ESTUPIÑAN ESTUPIÑÀN Rodrigo. Control Interno y Fraudes. Pág. 23-24. Ecoe Ediciones. 2003 28 Figura 4. Elementos del Control Interno Elementos Del Control interno Indicadores Cuadro de mando Planeación Plan de mejoramiento GOBIERNO GENERAL Fuente: propia de la investigación 1. Plan de Organización: Uno de los principios del control interno menciona que ninguna persona debe manejar todas las fases de una operación desde su inicio hasta su culminación. Cuando este principio se aplica al nivel de alta gerencia de una compañía, implica la necesidad de establecer departamentos separados e independientes (compras, cartera, contabilidad). La encargada de cada área de trabajo es responsable de la ejecución eficiente de su fase de actividades de la provincia. Su autoridad debe ser claramente definida exponiéndole por escrito la política de la provincia; la organización de las operaciones de manera que se requiera que dos o más personas o departamentos participen en una misma operación, permita que el trabajo de un empleado sirva como prueba de la exactitud del trabajo del otro. El control interno observa una segregación de las responsabilidades y una división de las labores, la cual no solamente incrementará la eficiencia de las operaciones sino además en forma rápida y automática producirá una señal de advertencia cuando se incurre en errores, ya sea accidental o intencionalmente en las operaciones o procesos contables. La prevención y pronto descubrimiento de errores es esencial para que la administración reciba información periódica digna de crédito, que pueda servirle para dirigir inteligentemente la empresa en la toma de decisiones. Sin embargo un sistema de control interno debe acabar más que la obtención de seguridad acerca de la confiabilidad de los registros e informes, debe además proporcionar los medios para informar a supervisores y empleados acerca de las políticas y 29 procedimientos de la provincia para mostrar los niveles apropiados de la administración el grado de cumplimiento con tales normas. Es preciso establecer que un plan de organización debe contar con los siguientes requisitos: • Debe ser un plan simple. • Debe ser un plan flexible, teniendo en cuenta que los cambios no vayan a desorganizar el orden existente. • Se deben establecer además, tanto las líneas de autoridad como de responsabilidad que implican el desempeño de cada una de las funciones. • Debe existir una gran capacidad de supervisión, la cual se vera reflejada en la asignación de las responsabilidades, las que se deberán dejar establecidos los objetivos de cada uno de los puestos no importando el nivel del mismo. 2. Sistema de Autorización Control y Registro de las operaciones las instrucciones para desarrollar las diferentes operaciones de la provincia deben ser muy claras, y a su vez estar formalmente establecidas para la correspondiente uniformidad a través de los manuales y ser conocidos por todas aquellas personas que se vean implicadas en el proceso. 3. Normas de Control Aplicables a los Sistemas de Información: La entidad debe fijar con anterioridad, sus necesidades de información para lo cual debe establecer los diferentes centros de procedimiento de datos, las unidades, las personas emisoras y receptoras de los datos y antecedentes, con el fin de diseñar los canales de comunicación a través de los cuales fluirá dicha información. Estos deberán abarcar todos los niveles de la provincia, ya que cada uno de éstos deberá recibir la información que necesita. Los sistemas deben planearse adecuadamente para que proporcionen información suficiente oportuna y debidamente respaldada. El sistema de información debe tener una adecuada y clara clasificación de las partidas que la entidad opere y a su vez su registro y procesos deben ser logrados con la velocidad que la gestión requiera. 30 4. Normas de control aplicables al personal: el éxito del Control Interno de cualquier entidad como se menciona anteriormente está en un adecuado y efectivo plan de provincia, un adecuado sistema de autorizaciones, ejecución y control de las operaciones y una unidad o grupo de Auditoría interna eficiente. Esto se logra mediante la adecuada selección, entrenamiento, capacitación y evaluación del personal que comprende una descripción de las actividades, atribuciones y responsabilidades que cada cargo implica y una especificación de los requisitos que deben cumplir las personas para ocupar cada uno de estos puestos. Se puede afirmar que uno de los elementos en el logro y eficiencia de Control Interno es la idoneidad del personal en cada una de las actividades que se realicen. Las comunidades deberían hacer esfuerzos en la difusión de normas éticas ya que constituyen un elemento primordial para el éxito del control interno. La supervisión que haga la provincia con respecto a las labores desempeñadas por cada uno de las personas son factores que producirán mejores rendimientos y por ende mayor eficiencia. Se puede concluir o resumir que tanto la conducta como la idoneidad conforman el elemento más importante para que las comunidades, logren sus fines apostólicos, ya que como ha sido señalado, es éste el que tiene inteligencia para poner en acción a los demás. 5. Normas aplicables a la Supervisión: la unidad, grupo o departamento de Auditoria, como órgano de autocontrol del sistema, debe depender del más alto nivel jerárquico de la provincia y además debe contar con su apoyo permanente, lo que en un momento asegura la independencia para efectuar libremente sus funciones, es decir que no existan restricciones para abarcar las áreas, y para que su que hacer sea realmente efectivo al decidir poner en práctica sus recomendaciones. El grupo o unidad de Auditoría, es el centro de información permanente del gobierno provincial. Cuando se presentan los informes respectivos, éstos deben estar encaminados especialmente hacia las diferencias de control interno, fallas que se presenten en la gestión, y el incumplimiento de las normas de los procedimientos y los errores. Cada una de estas situaciones deben exponerse con la suficiente claridad, pero a su vez anexándole recomendaciones, correcciones y si es factible posibles soluciones o alternativas de solución. Claro que se debe algo, con respecto a las fallas de gestión, además de cuantificarlas, sugerir las alternativas que se puede adoptar para evitarlas en la posteridad. 31 Los informes que edite dicha unidad o departamento como órgano de autocontrol del sistema, es el reflejo del adecuado funcionamiento del control Interno, y las directivas de la provincia tendrán la tranquilidad que puedan darle los informes de esta unidad o departamento. Las superioras de la provincia deben estar apoyando permanentemente dicha gestión y respaldar lo plasmado en sus informes. Por otra parte, este personal debe mantener una actitud mental independiente frente a todas las dependencias de la provincia, tanto de las personas responsables de las funciones que son auditadas, como de aquellas mismas actividades. Su personal debe ser técnicamente capacitado, ya que su actuar debe comprender planes y programas que permitan la adecuada evaluación del Sistema de Control Interno de dicha entidad. Los componentes de control, Información y comunicación, Supervisión y seguimiento, Se llega a la conclusión de que todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes del sistema de control interno para mantener el control sobre sus actividades”56. Es de anotar y aseverar con toda certeza “que el control interno puede en gran manera servir y ayudar a evitar el fraude y confiar en la veracidad de la información contable”57. El enfoque fundamental de este concepto consiste, en salvaguardar los activos contra la situación que se considere en peligro de pérdida, esto es evitar incurrir en fallos y errores que puedan poner en peligro la integridad de la entidad es decir, mantener una vigilancia continua y tratar al máximo de minimizar los riesgos. La idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones así como el desempeño realizado por las políticas fijadas por la entidad y por último procurar que el control interno establecido dé como resultado, mantener la administración informada del manejo operativo y financiero y que dicha información sea confiable y llegue en el momento más oportuno, para así, permitir a la provincia tomar decisiones adecuados a la situación real que está atravesando la comunidad. Se evidencia la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, por causa de numerosos problemas producidos por ineficiencia, de las empresas que ha hecho necesario que el gobierno provincial asumieran de forma 56 ESTUPIÑÁN GAITÀN RODRIGO. Control Interno y Fraudes. Análisis Informe COSO. Ed. Ecoe. 2003 57 Ibíd.Pág. 91 32 efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias comunidades en cabeza de las superioras de la provincia; por eso es necesario que el economato tenga claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación. El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de la provincia. Aquí conviene detenerse un poco a analizar sobre el nexo que existe entre control interno y control de gestión porque como se dijo anteriormente se relacionan entre ellos, esto quiere decir que uno necesita del otro, por lo tanto cabe a este punto investigar un poco. A este especto Ricardo García afirma: “Diseñar un sistema de control de gestión es elaborar cada uno de los componentes y definir las relaciones que guardan entre sí”58 realmente se justifica cada vez que lo único que se busca es un mejor manejo. Para que esto se pueda realizar hay que tener en cuenta los elementos del sistema de control de gestión. “El control de gestión es el proceso mediante el cual los superiores se aseguran de la obtención de recursos y del empleo eficaz y eficiente de los mismos en el cumplimiento de los objetivos de la empresa”59 Además el mismo autor en otro aparte afirma que “ningún negocio queda fuera del ámbito del control de gestión”60. Cabe señalar en cuanto al control de gestión que existen varias teorías las cuales afirman, que este es un conjunto de caminos mediante los que se consigue la calidad, incorporándolo por tanto al proceso de gestión, a los superiores, mirando hacia el futuro, implanta programas y controla los resultados de la función de calidad con vista a su mejora permanente. 4.3.5 Ventajas y desventajas del Control Interno. Ventajas Las ventajas vienen a ser una respuesta a la manera como el entorno encuadra al religioso solo en un ambiente religioso, olvidando muchas veces que este también 58 MADARIAGA GARCIA RICARDO. Control de Gestión, conceptos básicos. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 1.997 59 BLANCO ILLESCAS. El control como guía de la gestión empresarial Pág 73 60 Ibid. Pág 41 33 reclama campos abiertos, para mejorar su servicio afectado en más de una ocasión por la poca preparación con la que cuentan en la rama contable y administrativa. Al respecto el paso se está dando, motivado por la necesidad de ser competitivos, no mirando solo la parte de rentabilidad económica, sino como Una forma de brindar una mejor calidad en el servicio como fruto de la misión. Esto son algunos de los aspectos sobre los cuales es importante hacer mayor énfasis por las implicaciones que trae consigo: • Promueve la eficiencia y eficacia en los procesos tanto administrativos como contables. • El economato debe asumir la responsabilidad por el manejo de los recursos asignados, la custodia de activos y valores, el registro y reporte tanto financiero como contable y de resultados de sus actuaciones. • Provee al economato de herramientas para la evaluación de la gestión fiscal y en parte la previene contra la coadministración por parte del órgano encargado del control fiscal. • Genera un clima organizacional en todas las comunidades de la provincia, favoreciendo el cambio que puedan tener las personas para mejorar la calidad de la gestión. • Contribuye con la efectividad de los sistemas de registro, control, y archivo de la información, así como también a mejorar la eficiencia de los procesos operativos • El control interno permite incrementar el nivel de productividad, no sólo a nivel general, sino también de dependencias, facilitando la toma decisiones relevar los méritos y por consiguiente estimular la eficiencia del personal que participa en el desarrollo de la obra apostólica. • Permite la capacitación del personal, con miras al mejoramiento de las actividades, que se realizan en la obra evangelizadora. Desventajas. Puesto que hay enfrentar hechos para los que no se ha sido formado, se siente que el control es una limitante para el libre desarrollo de las actividades y de la libre expresión de la personalidad. 34 4.3.6 Componentes del Control Interno. Llevando adelante la teoría que el control interno esté ejecutado por las personas es cosa buena sustentar esta con la idea de B.J. Hodge, w.p Anthony y L.M“Una organización se define como dos o más personas que trabajan en colaboración y en conjunto dentro de unos límites identificables para alcanzar una meta u objetivo en común”61. Dentro de estos parámetros se encuentran varias ideas que son muy claras: esto es, la importancia que tienen las personas dentro de cualquier proceso que se quiera implementar, por esto surge casi como una necesidad, la preparación de las personas, para el desarrollo y mantenimiento de los procesos en la provincia, motivando en todos los miembros la urgencia de unir fuerzas para un bien común. 4.3.7 El Control Interno y el proceso administrativo. Actividades Administrativas Control Interno Definición de misión, visión, valores, y filosofía de la entidad. Planeación estratégica Establecimiento de factores del ambiente de control Definición de los objetivos por nivel de actividad Identificación y análisis de riesgos Administración de riesgos Dirección de las actividades de control Identificación, captura y comunicación de información Monitoreo Acciones Correctivas. 9 . 9 . 9 . 9 . 9 . 9 . Los indicadores deben permitir la evaluación de las cualidades básicas de la gestión, por consiguiente debe haber un equilibrio en el número de indicadores que se utilicen para cada criterio de evaluación. 61 HODGE, B.J. GALES. W. ANTHONY L.M. Ed Prentice Hall Iberia. Año 1.998 35 Cabe señalar como cada uno de los componentes del control interno reclama al otro al punto que se hace necesario llevar un hilo conductor. “Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos, y la competencia de la gente de la provincia; la filosofía de los superiores y el estilo de operación” 62 ; la manera como la administración asigna autoridad y responsabilidad, y como organiza y desarrolla a su gente y la atención y dirección que le presta el gobierno provincial, creando conciencia en cada uno de los integrantes estos valores que son fundamentales, en la ejecución de los procedimientos, que faciliten el desarrollo armónico de las actividades, esto en cada una de las dependencias, ya que nadie queda excluido. Además, establecen las políticas y los procedimientos apropiados, incluyen a menudo un código de conducta escrito, el cual fomenta la participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir los objetivos de la provincia”63. 62 Administración de riesgos. Control Interno Informe Coso. Pág. 25 Mantilla Samuel. Administración de riesgos. Ed Ecoe Año 2005. Informe coso Normas Internacionales de Auditoría. Pág. 25 63 36 Figura 5. Componentes del Ambiente de Control Componentes del Ambiente de Control Actitud de la Provincia Compromiso en el control y su ejercicio en la organización Prudente y equilibrada a la hora de asumir riesgos y exigir resultados. Valores y comportamientos Liderazgo basado en principios y valores Integridad Y comportamiento ético Ausente del conflicto de intereses Estructura organizacional Recurso humano y clima organizacional Crecimiento y desarrollo del recurso humano Personal capacitado, motivado y comprometido Cultura y conciencia del control Responde a la naturaleza Objetivos y necesidades Delegación de autoridad Y asignación de responsabilidades apropiadas Fuente: propia de la investigación 37 Políticas y procedimientos de control bien definidos Evaluación de desempeño incluye aspectos de control Control sobre los sistemas de información. “La distribución de autoridad y responsabilidad a menudo son diseñados para encausar las iniciativas individuales, dentro de ciertos límites”64. “La delegación de autoridad, o empowerment, significa ceder el control central de ciertas decisiones de negocios a líneas bajas, a los individuos que están cerrando diariamente las transacciones del negocio”65 . Es importante resaltar este punto dada la complejidad de actividades que deben cumplir los superiores, a quienes, para lograr un mayor control se hace evidente el delegar funciones, para que cada uno desde el puesto que retoca se sienta importante y aporte a la organización su conocimiento y de valor agregado a sus actividades y responsabilidades. Entrando ya sobre un tema que es de suma importancia como se ha esbozado en varias ocasiones sobre la importancia de las personas que son las que realmente ejecutan y llevan a buen término, cualquier procedimiento que se implemente, es evidente profundizar un poco sobre la organización, lugar donde se trabaja y se aporta de una manera positiva y dinámica, para el cumplimiento y realización del proceso que se pretende implementar Políticas y prácticas sobre recursos humanos. “Es esencial la preparación del personal para los nuevos cambios que realiza la empresa tornándola más compleja, orientados en parte por las tecnologías rápidamente cambiantes y por la competencia creciente. La educación y el entrenamiento, ya sea por instrucción en salones de clase o experiencias en el trabajo, deben servir a la gente de una empresa para conservar una buena marcha y mantener el ambiente envolvente.”66. De todos modos el autor hace énfasis en la necesidad urgente de contar con personal capacitado, para las diferentes funciones que desempeñará en la provincia. El rol de la integración: “El proceso de toma de decisiones puede estar o bien centralizado, con la autoridad de toma de decisiones conferida a la alta dirección o bien centralizada, en donde los empleados de bajo nivel tienen conferida esta autoridad”67 . “La organización moderna está integrada por componentes de su entorno 64 MANTILLA SAMUEL. Informe Coso. Administración de riesgos del emprendimiento Accountability Responsabilidad social de la información contable Ed. Ecoe. Año 2005. Pág. 32 65 Ibíd. Informe Coso. Joint Ventures. Operaciones conjuntas, asociaciones de empresas. 66 Ibid. Pág. 36 67 . HODGE, B.J. P. ANTHONY, William. GALES, M Lawrence. Teoría de la Organización un enfoque estratégico. Madrid: Pearson Educación S.A .2.003 38 No existe organización alguna que pueda ignorar su entorno”68 al respecto no hay que pasar por alto la importancia del entorno sobre el cual se encuentra la provincia, para evitar cualquier confrontación que pueda ser dañina para la ejecución de sus actividades, así mismo el nivel cultural, con el cual se puede jugar un papel importante, sabiendo explotar este raudal de potencialidades, porque en la divergencia se pueden desarrollar grandes cosas. Además el entorno continuamente está reclamando y exigiendo salir al encuentro de sus necesidades, dejando de lado muchas veces los intereses personales. Se ha examinado hasta aquí la importancia de que sean los superiores los que lideren estos procesos al interno de la entidad, para lograr los objetivos propuestos, y puestos en conocimiento de cada una de las personas que forman parte del proceso. He aquí, el fin que busca establecer este estudio sobre la necesidad de crear mecanismos que favorezcan el buen funcionamiento de los procedimientos que se intentan implementar, sobre los cuales se desea reforzar la parte operativa de la provincia De ésta y otras páginas resulta claro como los elementos que contribuyen en gran medida al enfoque que se desea dar al proceso que se pretende implementar con el fin de dar respuestas que satisfagan las necesidades propias de la actividad que realiza la provincia. Aprender a analizar la información, es punto clave para llegar a equilibrar las necesidades con cualquier cosa que pudiera pasar. Cada vez que la información es analizada hay un potencial de pareceres, que favorecen la retroalimentación de procesos. 4.3.7.1 Ambientes de control. El ambiente de control da el tono de una provincia, influenciando la conciencia de control de las personas. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y estilo de operación de la administración; la manera como la provincia asigna autoridad y responsabiliza, y cómo organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el gobierno provincial. 68 Teoría de la Organización un enfoque estratégico .Ed Prentice Hall Iberia. S.R.L. Año 1998 39 4.3.7.2 Valoración de riesgos. Cada comunidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes internas y externas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente. Figura 6. Niveles de control Fuente: propia de la investigación Integridad Compromiso por la competencia Consejo de provincial Filosofía y estilo operacional y de la administración Estructura Organizacional Valoración de autoridad y responsabilidad Políticas y prácticas de recursos humanos La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las condiciones de operación continuarán cambiando, se requieren mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio. De la misma manera como se ha podido evidenciar la conexión existente entre los componentes, se debe agregar algo específico sobre la valoración de riesgos y clarificar que éste generalmente está compuesto por objetivos unidos entre ellos internamente. De todas estas circunstancias nace el hecho de que la valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos. 40 Para la ejecución de esta valoración es fundamental contar con unos objetivos lo suficientemente claros, los cuales indican el grado de riesgo que se pueda encontrar. En cierto modo la definición de objetivos es un proceso estructurado, a la vez pueden ser explícitos o implícitos; estos objetivos generalmente están representados por la misión de la entidad y por los valores que le son propios. El conocimiento de las fortalezas y debilidades de la entidad, y de las oportunidades y amenazas, son importantes para aprender a manejar debidamente estos mecanismos Figura 7. Evaluación y control de riesgos Supervisión y seguimiento Ambiente de Control Componentes del Control Interno Tecnología De informática Sistema de información Fuente: propia de la investigación 4.3.7.3 Actividades de control. Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la provincia; las actividades de control se dan a todo lo largo de la provincia, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones. 41 Figura 8. Indicadores de gestión cualidades fundamentales Eficacia Asertividad Ecomicidad Indicadores de gestión Perfeccionamiento Proporcionalidad Fuente: propia de la investigación 4.3.7.4 Información y comunicación. Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados cumplir con las responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos. La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la provincia. Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte del gobierno provincial respecto a que las responsabilidades de control deben tomarse seriamente. Deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que la 42 manera como las actividades individuales se relaciona con el trabajo de otros. Deben tener un medio de comunicar la información significativa. También necesitan comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como clientes, proveedores. 4.3.7.5 Monitoreo. Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad de desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por actividades de monitoreo ongoing, evaluaciones separadas o combinación de las dos. El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración y supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerán primeramente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo ongoing. Las deficiencias del control interno deberán reportarse a lo largo de la provincia, informando al gobierno provincial solamente los asuntos serios. 4.3.8 ¿Qué puede hacer el control interno? El control interno puede ayudar a la provincia a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a asegurar información financiera confiable, y que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdida de reputación y otras consecuencias. En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino. ¿Qué no puede hacer el control interno? Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e irreales. Consideran que: • El control interno puede asegurar el éxito de una entidad, esto es el cumplimiento de los objetivos básicos de la actividad apostólica, o cuando menos, la supervivencia. El control interno efectivo solamente puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos. Puede proporcionar información administrativa sobre el progreso de la provincia, o hacia su consecución. Pero no puede cambiar la administración ineficiente por una buena, y transforma en políticas o programas de gobierno, acciones de los competidores o condiciones económicas que pueden ir más allá del control administrativo. El control interno no asegura el éxito ni la supervivencia. 43 • El control interno puede asegurar la confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones. Esta convicción también es equivocada. Un sistema de control interno, no importa qué tan bien ha sido concebido y operado, puede proveer solamente seguridad razonable no absoluta a la administración y a la junta directiva mirando la consecución de los objetivos de una comunidad. La probabilidad de conseguirlos está afectada por limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno, por ejemplo, los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos, y las fallas pueden ocurrir por simples errores o equivocaciones. Adicionalmente los controles pueden estar circunscritos a dos o más personas, y la administración tiene la capacidad de desbordar el sistema. Otro factor de limitación es que el diseño de un sistema de control interno puede reflejar estrechez de recursos, y los beneficios de los controles se deben considerar con relación a sus costos. Entonces, aunque el control interno puede ayudar a una comunidad a conseguir sus objetivos, no es la panacea. 4.3.10 Roles y responsabilidades. “Cada persona en una organización tiene alguna responsabilidad respecto del control interno. La administración, sin embargo, es responsable del sistema de control interno de una comunidad”69 Administración El director ejecutivo jefe es el responsable último y debe asumir la propiedad del sistema. Más que cualquier otro individuo, la provincial da el tono por lo alto9, el cual afecta la integridad y la ética así como los otros factores de un ambiente de control positivo. En una comunidad grande, la provincial cumple este deber proporcionando liderazgo y dirección a las responsables, revisando la manera como ellas están controlando la actividad apostólica. Las responsables, por su parte, asignan responsabilidades por el establecimiento de políticas y procedimientos de control interno más específicos al personal responsable de las funciones de las unidades. En una comunidad pequeña, la influencia del provincial, a menudo una responsable usualmente es más directa. En cualquier caso, es una responsabilidad que se traslada en cascada, un gobierno provincial, es efectivamente un provincial en su esfera de responsabilidad. 69 9 Ibíd. Pág 101 Señala el nivel máximo 44 Gobierno Provincial El economato es responsabilidad del gobierno provincial, el cual proporciona gobierno, guía y supervisión reguladora. Los miembros de un consejo provincial son objetivos, competentes e inquisitivos. También tienen un conocimiento de las actividades y del ambiente de la entidad, y aportan el tiempo necesario para cumplir plenamente sus responsabilidades como consejo. El economato puede estar en posición de desbordar los controles e ignorar o extinguir las comunicaciones de los subordinados, estableciendo una administración deshonesta que intencionalmente falsifica los resultados para cubrir sus huellas. Un consejo fuerte, activo, particularmente cuando está acoplado con canales de comunicación, hacia arriba, efectivos y con funciones financieras, legales y de auditaría interna competentes, a menudo es más capaz de identificar y corregir tales problemas. Auditores internos Los auditores internos juegan un papel importante en la evaluación de la efectividad de los sistemas de control, y contribuyen a la efectividad del ongoing. A causa de su posición organizacional y su autoridad en una comunidad, una función de auditoría interna juega a menudo un papel de monitoreo significativo. Otro personal El control interno es, en algún grado, responsabilidad de cada cual en una organización y por consiguiente debe ser una parte explícita o implícita de la descripción del trabajo de cada uno. Virtualmente todos los empleados producen información que se usa en el sistema de control interno o realiza otras acciones necesarias para efectuar el control. También, todo el personal debe ser responsable por la comunicación hacia arriba de los problemas en las operaciones, del no cumplimiento con el código de conducta, y de otras violaciones de las políticas o acciones ilegales. A menudo, un número de parte externas contribuye a la consecución de los objetivos de una comunidad. Los auditores externos, ofrecen un punto de vista independiente y objetivo, contribuyen directamente mediante la auditoría de estados financieros e indirectamente proporcionando información útil para la administración y para el gobierno provincial, en orden de cumplir sus 45 responsabilidades. Otros proporcionan información para uso de la entidad, la cual afecta el control interno, sobre legisladores y reguladores, clientes y otros que realizan negocios con la empresa, analistas financieros, expertos en realizar raitings y medios de comunicación. Las partes externas, sin embargo, no son responsables puesto que no constituyen parte del sistema del control interno de la provincia. 46 5. MARCO CONCEPTUAL (GLOSARIO) Con el propósito de apoyar la implementación de Control Interno, a continuación se relacionan algunos conceptos y significados que permitirán facilitar la comprensión y entendimiento del Control Interno aplicable a la provincia. Es importante aclarar que ésta recopilación no pretende abarcar la totalidad del conocimiento en la materia, por el contrario, busca motivar a quien lo lea, para que mediante sus aportes nos permita enriquecer el contenido. Actitud: disposición de ánimo manifestada de algún modo Actividad: es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la operatividad de la acción de gobierno. Representa la producción de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados. Actividad bajo control: cuando alguna disposición permite asegura que su desarrollo y determinación quedarán dentro de un marco establecido Actividades de control gerencial: · se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen medios idóneos para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Administración del Riesgo: definición de estrategias que a partir de los recursos (físicos, humanos y financieros) busca, en el corto plazo minimizar las pérdidas ocasionadas por la ocurrencia de dichos riesgos y, en el largo plazo, cumplir con la misión y visión asignadas. Arqueo de caja: verificación del dinero existente en caja a la hora de pedir o hacer un reembolso, hecho por la persona responsable. 47 Autocontrol: actitud del funcionario público para asumir el control de sus funciones. Auditoría Operacional: es la revisión exhaustiva, sistemática y especifica que se realiza a las actividades de una empresa, con el fin de evaluar su existencia, suficiencia, eficacia, eficiencia y el correcto desarrollo de sus operaciones, cualesquiera que éstas sean, tanto en el establecimiento y cumplimiento de los métodos, técnicas y procedimientos de trabajo necesarios para el desarrollo de sus operaciones, en coordinación con los recursos disponibles, como en las normas, políticas, lineamientos y capacitación que regulan el buen funcionamiento de la empresa. Auditoría integral: Es la revisión exhaustiva, sistemática y global que realiza un equipo multidisciplinario de profesionales a todas las actividades y operaciones de una empresa, con el propósito de evaluar, de manera integral, el correcto desarrollo de las funciones en todas sus áreas administrativas, cualesquiera que éstas sean, así como de evaluar sus resultados conjuntos y relaciones de trabajo, comunicaciones y procedimientos interrelacionados que regulan la realización de las actividades compartidas para alcanzar el objetivo institucional; dicha revisión se lleva a cabo también normas, políticas y lineamientos sobre el uso de todos los recursos de la empresa. Auditoria Interna: actividad de evaluación independiente dentro de una organización, destinada a la revisión de las operaciones administrativas y financieras de una entidad, de las políticas, planes y procedimientos que utiliza, de los controles establecidos en ella y del sistema de información vigente, con el propósito de asesorar y efectuar recomendaciones a la alta dirección para el fortalecimiento de la gestión. Alcance: implica la selección de aquellas áreas o asuntos que serán revisados a profundidad en la fase de ejecución. Esta decisión debe ser efectuada teniendo en cuenta la materialidad, sensibilidad, riesgo, factibilidad y costo, así como la trascendencia de los posibles resultados a informar. Ambiente de Control Interno: Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades. Como el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, sus atributos constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. 48 Asertividad: Se puede definir como la capacidad para transmitir hábilmente opiniones, intenciones, posturas, creencias y sentimientos. La habilidad consiste en crear las condiciones que permitan conseguir todos y cada uno de los objetivos. Contador Público: se entiende por contador público, la persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la presente ley, está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general. Control Interno: se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos (Art.1 Ley 87 de 1.993). Controles: medidas encaminadas a evitar la materialización de amenazas. Control Administrativo: incluye, pero no se limita, al plan de organización, métodos y registros relacionados con el proceso de toma de decisiones que le permiten a la gerencia autorizar transacciones. La autorización es una función gerencial directamente relacionada con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de arranque para establecer el control contable de las transacciones Control Contable: comprende el plan de organización, procedimientos y registros relacionados directamente con la protección de los activos y confiabilidad de los registros financieros, diseñados consecuentemente, para dar seguridad razonable de que las transacciones se han hecho en concordancia con autorización general o específica de la gerencia. Y que las transacciones se han registrado de manera que permita la preparación de los estados financieros, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados Control Interno Contable: proceso mediante el cual se determina el estado del Sistema de Control Interno en el proceso contable, con el propósito de determinar 49 su calidad, nivel de confianza y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable y financiera. Control operativo: los controles, entendidos como las acciones estructuradas y coordinas, para alcanzar un nivel razonable de confianza en el cumplimiento de la legislación aplicable en el área operativa, y en lograr los niveles esperados de economía, eficiencia y eficacia en las operaciones y en la protección de los activos. Control estratégico: proceso que comprende las acciones coordinadas e integradas a las unidades o actividades de la entidad, para alcanzar un nivel razonable de seguridad en el éxito de las estrategias formuladas. Control de Calidad: grado de satisfacción de la comunidad por los bienes y servicios que se les prestan. Control directivo: está constituido por las medidas tomadas por la administración para vigilar los resultados de su esfuerzo, a fin de cerciorarse de que los objetivos se logren. Control de Gestión: es el examen de la eficiencia y eficacia en las entidades de la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño, y la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividades (Art. 12 Ley 42/93). Control y planeación: la planeación y control son responsabilidad de la gerencia; ésta debe ser conciente de las variaciones (desviaciones del plan preestablecido, estudiar las causas y tomar las medidas correctivas). Comunicación: implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera dentro de una entidad. Creatividad: habilidad para pensar diferente. Hacer las cosas de una manera simple. Brindar más valor al cliente. El propósito de la creatividad es producir ideas 50 Criterios de Auditoría: comprende la norma con la cual el auditor mide la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma. Cuestionario de control interno: conjunto organizado de preguntas que guardan concordancia con los mecanismos de control interno y buscar de establecer su grado de cumplimiento Diagnóstico: mensajes de error impresos por computadora para indicar problemas del sistema e instrucciones inapropiadas del programa. Diseño de sistemas: creación de soluciones alternativas a los problemas descubiertos en el análisis de sistemas. La recomendación del diseño final es basada en la efectividad de costos y otros factores Depuración: detectar, localizar y eliminar errores en los programas y/o en las deficiencias de funcionamientos de los equipos Economía: la economía está relacionada con los términos y condiciones en los cuales se adquiere recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o de sistemas computarizados, obteniendo la cantidad y nivel apropiado de calidad, al menor costo, en la oportunidad requerida y en el lugar apropiado. Efecto: constituye el resultado adverso o potencial que resulta de la condición encontrada. Generalmente, representa la pérdida en términos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta. La identificación del efecto es un factor importante al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar una acción correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Estándar: es un criterio simple de ejecución. Son puntos estratégicos de un programa de planeación, selección con el fin de medir la ejecución. Estructura de control interno: es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. 51 Ética: está conformada por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad. Estados financieros: son los estados que reflejan la recolección, la clasificación y resumen final de la información contable. Entrada de ajuste: son los registros que se hacen al final del período contable con el fin de determinar en forma precisa los ingresos y egresos y por lo tanto la utilidad neta del período. Estructura organizacional proporciona el marco dentro de la cual se planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos u metas establecidos. Efectividad: concepto que involucra la eficiencia y la eficacia, consistente en alcanzar los resultados programados a través de un uso óptimo de los recursos involucrados. Eficacia: grado de optimización en que una persona, organización, programa, proyecto, actividad o función logra los objetivos previstos en sus políticas, las metas operativas establecidas y otros logros esperados. Se refiere a hacer lo necesario para obtener el resultado deseado, con el mínimo esfuerzo. Eficacia en las operaciones: un plan de organización efectivo debe mejorar la eficacia de las operaciones así como contribuir al control contable. Cuando dos o más departamentos participan en una transacción, el trabajo del uno lo revisa el otro, y cada uno exige eficiencia. Eficiencia: se refiere al logro de un objetivo al menor costo unitario posible. Examen de los costos con que las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y la prestación de servicios alcanzan sus objetivos y resultados. Evaluación del riesgo: el riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en 52 la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias internas o externas que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Hallazgo de auditoría: un hallazgo de auditoría representa algo que el auditor ha encontrado durante su examen y comprende una reunión lógica de datos, así como la presentación objetiva de los hechos y otra información pertinente. Índices: detectar desviaciones con respecto a unas metas, unos estándares y unas normas preestablecidas Integridad: constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos y vive en un marco de valores. Impacto: el impacto corresponde a la medición de los efectos en términos financieros, ambientales, magnitud de la interrupción operacional o de las desviaciones en el logro de objetivos y metas. Flujograma: es esencialmente un documento de comunicación y soporte y se debe estructurar con este propósito. Quien lo prepara debe tener en mente la información relevante que quiere transmitir Gestión: proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimientos de los factores que en él intervienen. Diligencia que conduce al logro de un negocio o satisfacción de un deseo. Manual de procedimientos: es el componente del control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Matriz de actividades Vs. Controles: determina, por cada actividad que controles se presentan y la necesidad de efectuar pruebas de cumplimiento para analizar posibles modificaciones al sistema actual Matriz de actividades Vs. Riesgos: determina por cada actividad cuál o cuáles riesgos pueden presentarse, el impacto, los costos y la frecuencia de su ocurrencia 53 Matriz de riesgos Vs. Controles: determina sobre que riesgos hay necesidad de efectuar pruebas de cumplimiento con el fin de analizar las modificaciones al sistema Metas: puntos de referencia o aspiraciones que la organización debe lograr, con el objeto de alcanzar en el futuro, objetivos a un plazo más largo. Deben ser medibles, cuantitativas, realistas, coherentes y prioritarias. Riesgo: probabilidad de que los rendimientos reales futuros estén por debajo de los rendimientos esperados. Tal probabilidad se mide por la desviación estándar o por el coeficiente de variación de los rendimientos esperados. Rotación de cargos: pasos de las personas de la empresa por distintos puntos dentro de ella con el objetivo de conocer mejor su funcionamiento y conseguir así una mayor identificación con la unidad económica en la que trabaja. Objetividad: Una actitud mental imparcial que permite que los auditores internos lleven a cabo sus trabajos con honesta confianza en el producto de su labor y sin comprometer de manera significativa su calidad. La objetividad requiere que los auditores internos no subordinen su juicio al de otros sobre temas de auditoría. Plan estratégico: se entiende como conjunto de políticas y estrategias que define una empresa para alcanzar sus objetivos de corto, mediano y largo plazo, partiendo de un diagnóstico inicial sobre la situación de la empresa. Política: dictado de la administración respecto de lo que se debe hacer para efecto de control. Sirve como base para procedimientos y su implementación. Plan de gestión: se entiende como una propuesta de desempeño elaborada por una empresa y conformada por los siguientes elementos: indicadores con relación a los indicadores de gestión, metas de indicadores de gestión, plan de acción y plan estratégico. Presupuesto: es una herramienta de control que contiene los estándares fijados por la dirección de la empresa. 54 Proceso: conjunto de actividades que se realizan en una dependencia, encaminada a producir los cambios y los resultados requeridos para la prestación de un servicio. Proceso de Control: Las políticas, procedimientos y actividades que forman parte de un enfoque de control, diseñados para asegurar que los riesgos estén contenidos dentro de las tolerancias establecidas por el proceso de gestión de riesgos. Procedimiento: serie de labores concatenadas que constituyen la manera de ejecutar un trabajo. Pruebas de cumplimiento: permiten verificar la efectividad de los controles. Proporcionalidad: El concepto de proporcionalidad comprende tres conceptos parciales: la adecuación de los medios escogidos para la consecución del fin perseguido; la necesidad de la utilización de esos medios para el logro del fin (esto es, que no exista otro medio que pueda conducir al fin y que sacrifique en menor medida los principios constitucionales afectados por el uso de esos medios), y la proporcionalidad en sentido estricto entre medios y fin, es decir, que el principio satisfecho por el logro de este fin no sacrifique principios constitucionalmente más importantes. Puntos de Control: se refiere a la identificación específica de acciones de control en un proceso determinado. Son actividades típicas de control inmersas en los procedimientos, las cuales tienen un responsable de su ejecución en el desarrollo normal de las operaciones. Unidad u Oficina de Control Interno: es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar en forma independiente la eficiencia, eficacia y economía del Sistema de Control Interno. Seguimiento: actividad encaminada a verificar la aplicación de acciones apropiadas sobre las deficiencias reportadas por la auditoría. 55 Sistema de control: conjunto articulado de normas que regulan el quehacer de quienes integran una organización, para mejorar el alcance de sus objetivos y metas. Sistema: agrupación de métodos integrados y procedimientos que se unen para conformar una entidad u organismo organizado Stock: término inglés con el que se denomina a los bienes en existencia para ser comercializados directa o indirectamente cuando así se requiere. Después de su transformación a través del proceso productivo Vigilancia Continua: la vigilancia continua es un proceso sistemático continuo para adquirir, analizar y reportar información de negocios, con el fin de identificar y responder a los riesgos operativos de los negocios. 56 6. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN El presente es un trabajo de grado que incluye un estudio de carácter descriptivo y cualitativo, al respecto Carlos Méndez dice “que la observación y explicación de la realidad deben ubicarse en la realidad de la cual se quiere investigar, sustentado en el conocimiento científico”70, así mismo es de enfoque propositivo, mediante el cual se crea una unidad de control interno para las Hermanas Pías Discípulas del Divino Maestro. El proceso se desarrolla en tres etapas fundamentales: una fase de diagnóstico, el análisis y diseño de la propuesta y la fase de implementación del control interno. En la primera fase, se utilizó como instrumento para la recolección de la información el cuestionario de evaluación del sistema de control interno, en las diversas áreas de la comunidad (Anexo I. Pág. 130) La población encuestada correspondió a 16 hermanas de la comunidad que tienen en la provincia el manejo del efectivo. De acuerdo con el objetivo planteado, este proceso se desarrolló con los miembros de la misma comunidad teniendo en cuenta los responsables de cada área, en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Cúcuta. El Análisis de la información se adelantó partiendo de un resumen de los datos recolectados y la evaluación de éstos resultados teniendo en cuenta aspectos como: el nivel de circulación de información, el nivel de conocimiento del manejo contable y administrativo, existencia de asesoría y personalización de cada uno de los procesos que se llevan adelante en la Provincia desde la parte organizativa, calidad en la unificación de criterios en el manejo de los respectivos controles a los diferentes niveles. Se concluye con el diseño e implementación de la propuesta de control interno. 70 MENDEZ ÀLVAREZ Carlos Eduardo. Metodología de la investigación. McGraw Hill. Pág 98. Año 1.998 57 6.1 FASE DIAGNÓSTICA En esta fase se desarrolló un diagnóstico de la situación real y operativa de la institución, motivo del estudio, donde se encuentran aspectos débiles y fuertes de la actual administración y control de las operaciones de la comunidad. Para este proceso se aplicaron, de acuerdo con las normas de auditoría, cuestionarios de evaluación de control interno en las áreas de cajas menores, almacenes, tesorería, contabilidad y economato. Se pone en consideración un mecanismo sencillo, para el manejo y control del efectivo en sus diferentes funciones, dependiendo de la actividad que se tenga. (Anexo A Pág 1) 6.1.2 Matriz de Actividades vs. Riesgos Cualquier actividad que el ser humano realice está expuesta a riesgos de diversa índole los cuales influyen de distinta forma en los resultados esperados. La capacidad de identificar estas probables eventualidades, su origen y posible impacto constituye ciertamente una tarea difícil pero necesaria para el logro de los objetivos. En el caso específico de la provincia, el desempeño y manejo del gobierno provincial depende de la gestión de los riesgos inherentes a su actividad, tales como riesgos de no saber cuanto se tiene para así saber cuanto se puede gastar, el seguimiento que se debe hacer a cada uno de las funciones que se realizan en cada una de las áreas, el peligro de trabajar sin presupuestos establecidos, el no contar con liquidez para continuar llevando adelante las obras apostólicas, no conocer el sistema operativo en toda su gestión, entre otros, algunos de ellos de compleja identificación y de difícil medición. ¿Qué es una Matriz de Riesgo? Una matriz de riesgo constituye una herramienta de control y de gestión normalmente utilizada para identificar las actividades las actividades. Igualmente, una matriz de riesgo permite evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración de los riesgos financieros que pudieran impactar los resultados y por ende al logro de los objetivos de la provincia Algunas recomendaciones: Definir criterios a partir de los cuales se admitirán riesgos; dichos criterios dependerán de estrategias, plan de actividades y resultados esperados. 58 Definir a través de un mapa de riesgo, áreas de exposición a los riesgos en sus actividades, en consecuencia establecer el riesgo máximo Monitoreo y medición de todas las categorías de riesgo que pueden impactar el valor de la provincia en forma global, por unidad de actividades, por productos y por procesos. PÌAS DISCÌPULAS DEL DIVINO MAESTRO Figura 9 Matriz de Actividades vs. Riesgos FACTOR DE RIESGO CAJA MENOR BANCOS INVERSIONES INVENTARIOS CONTABILIDAD TESORERÍA ECONOMATO APOSTOLADO LITÙRGICO DESCRIPCIÒN CONSECUENCIAS Manejo del efectivo para gastos menores El no control del efectivo, lleva a que no se sepa a ciencia cierta, si se tiene el fondo y el valor de los gastos. Al respecto hay un manejo razonable. Su finalidad es poder mantener un grado de seguridad, para la ejecución de las actividades apostólicas Al respecto existen muchos vacíos de control, de procesos, de funciones, que hace difícil su consecución La seguridad y la confianza, no está permitida en esa área No se puede medir la eficiencia y la eficacia de sus procesos porque las funciones no se observan Hay que tener cuidado, porque no hay que dejar vencer las facturas, corriendo el peligro de no generar impuestos atrasados El no cumplimiento de las políticas, genera desorden en contabilidad, ya que las ventas y el inventario no se descargan diariamente Para pago de proveedores Excedentes, que se colocan para lograr un margen de utilidad Existe un inventario grande, que para lograr su manejo exige tiempo, personal de tiempo completo y tecnología El manejo y control que se da es acertado El no cumplimiento de las políticas, dificulta en más de una ocasión su eficiencia y eficacia El manejo de pagos es acertado Centro de costo, el cual reporta cada una de las ventas diariamente a economato. PONDERACIÒN Riesgo bajo Riesgo bajo Riesgo bajo Riesgo alto Riesgo medio Riesgo bajo Riesgo medio Riesgo Alto Fuente: propia de la investigación Nota: para la matriz se utilizó los resultados de los cuestionarios de control interno (Ver anexo I Pág. 130) 59 6.1.3 Tipo de indicadores “Un indicador es la relación entre las variables cuantitativas y cuantitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de los objetivos y metas previstas e influencias esperada, a su vez, las medidas que detectan variaciones, con respecto de a metas o normas son índices”71 Figura 10 Tipos de Indicadores Temporales Permantes Estratégicos Tipo de Indicadores Compensación No financieros Financieros Fuente: propia de la investigación 71 GRANDA RUBÈN Darío. Control Interno. Grupo Editorial Nueva Legislación. Pág. 327-331. Año 2.006 60 Criterios Calidad, puntualidad, cantidad, costos, productividad, confiabilidad Atributos Exactitud Forma, Frecuencia, Extensión Origen Temporalidad Relevancia Integridad, Oportunidad Ventajas Motivar a todos para alcanzar los objetivos Incrementar la capacidad de reacción de la entidad Estimular los equipos de trabajo para trabajar en equipo Establecer parámetros basados en datos y hechos Hacer uso racional de los recursos disponibles Generar un proceso de cambio e innovación Aprovechar al máximo el talento humano Suministrar la información apropiada Crear ambientales laborales sólidos Metodología para presentar los indicadores ¾ Nombre del indicador: debe definir claramente su objetivo y utilidad ¾ Definición operacional: se debe utilizar definición operacional correcta, para identificar los factores involucrados y la manera como ellos se desarrollan ¾ Escala: corresponde a las unidades que expresan el valor dado, las cuales varían de acuerdo con los factores que se relacionan ¾ Atributos: el que identifica el objetivo o estrategia ¾ Umbral: valor de la escala que se debe alcanzar ¾ Frecuencia: período en el cual se espera alcanzar el umbral ¾ Fecha de iniciación: comienzo del horizonte ¾ Responsable: fuente que proveerá la información pertinente para su cálculo, pude ser endógena o exógena ¾ Valoración del indicador: análisis de los resultados obtenidos para hacer las correcciones de rigor. 61 Hay que manifestar que estos indicadores se irán implementando a medida que se va desarrollando el proceso de control y una sugerencia a que sea tema para un próximo trabajo de grado. 6.1.4 DIAGNÓSTICO Se procedió a aplicar los cuestionarios de Control Interno a las Hermanas de la Provincia Pías Discípulas del Divino Maestro, en cada una de las ciudades: Bogotá, Medellín, Cúcuta, Cali, y responsables de las áreas de tesorería, inventarios, efectivo. Cajas menores, centros de apostolado litúrgico, bancos inversiones, pasivos entre otros. Se recibieron las respuestas del cuestionario por las áreas mencionadas. De acuerdo con los cuestionarios de Control Interno aplicados a las diferentes comunidades se puede concluir que las Pías Discípulas presentan una debilidad de Control Interno ya que se constatan las siguientes debilidades y fortalezas: Debilidades: ¾ Las Hnas requieren instrucciones escritas para desarrollar las funciones asignadas. ¾ Desconocen la existencia de manuales de funciones y de procedimientos, no hay información al respecto. ¾ No hay auditoría, ni revisión de los procesos, no hay control. ¾ Requieren capacitación en aspectos tributarios. ¾ Se desconoce el sistema de causación contable. ¾ No existen indicadores que permitan medir el logro de los objetivos, ni la eficiencia administrativa. ¾ No se realizan arqueos de caja. ¾ Se desconoce la existencia de normas, políticas escritas. ¾ No hay delegación de responsabilidades ni separación de funciones. ¾ No hay un ambiente de control. 62 ¾ Se requieren instrucciones precisas y escritas, mecanismos de control ¾ Se desconoce la existencia de planeación de las actividades que permitan el control de lo ejecutado. Fortalezas: ¾ Las Constituciones (estatutos) se siguen en su integridad ya que están aprobadas por la Santa Sede. ¾ El control al interno de la congregación se apoya en gran medida en la confianza que se tiene en cada una de las personas, sin olvidar la urgencia de implementar el sistema de control interno precisamente, para alcanzar a medir la gestión, no tanto por el manejo que se da, sino porque es una manera de dar claridad y transparencia a cada una de las funciones de cada persona. ¾ Existe un fuerte sentido de pertenencia lo cual ayuda a que el manejo contable que se viene depurando venga siempre acompañado con los respectivos soportes, y además un manejo prudente de los recursos 63 6.2. FASE DE REDISEÑO Y PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN En esta fase se desarrollarán procedimientos y mecanismos de control, de acuerdo a los hallazgos de la fase anterior, solucionando la mayoría de las debilidades encontradas, edificando sobre las fortalezas y creando mecanismos de operación que garanticen la puesta en marcha y la permanencia de los ámbitos de control en el sistema desarrollado. 64 7. REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. Presentaciones De Este Informe. Este informe tiene cuatro volúmenes. 2. Resumen Ejecutivo: una visión de alto nivel sobre la estructura conceptual del control interno, dirigido a la provincia con su consejo provincial y extenderlo a cada una de las personas que presentan su servicio de animación en las diversas comunidades. 3. Estructura Conceptual: define control interno, describe sus componentes y proporciona criterios para que las responsables, consejeras provinciales y otras personas que puedan valorar sus sistemas de control. Incluye el Resumen Ejecutivo. 72 4. Información a Partes Externas: es un documento suplementario que proporciona orientación a aquellas entidades que publican informes sobre control interno además de la preparación de sus estados financieros. 5. Herramientas de Evaluación: proporciona materiales que se pueden usar en la realización de una evaluación de un sistema de control interno. 7.1 Resumen ejecutivo Dentro del contexto de misión y visión establecidas en la entidad, su dirección establece los objetivos estratégicos, selecciona la estrategia y fija objetivos alineados que fluyen en cascada en toda la provincia. El presente Marco de gestión de riesgos corporativos está orientado a alcanzar los objetivos de la provincia, que se pueden clasificar en cuatro categorías: ¾ Estrategia: Objetivos a alto nivel, alineados con la misión de la entidad y dándole apoyo. ¾ Operaciones: vinculados al uso eficaz y eficiente de recursos ¾ Información: de fiabilidad de la información suministrada 72 Corresponde a la traducción del resumen ejecutivo y la estructura conceptual del control interno 65 ¾ Cumplimiento: relativos al cumplimiento de leyes y normas aplicables 7.1.2. Estructura conceptual El diseño adecuado de Sistema de Control Interno implica no sólo un dominio técnico sobre la materia, sino también un conocimiento del medio específico en el cual se va a aplicar. Teniendo en cuenta que el Sistema de Control Interno no es un objetivo en sí mismo, un criterio fundamental, al momento de concebir e implantar tales sistemas, es considerar constantemente la relación costo – beneficio. El costo de cada componente del Sistema de Control Interno se debe contrastar con el beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el impacto que tiene en el cumplimiento de las metas de la provincia; el reto es encontrar el justo equilibrio en el diseño del Sistema de Control Interno, pues un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Además, las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de innovación de las personas que la integran. Es la provincial de la provincia, con ayuda de su consejo, quien está llamado a definir y poner en marcha dentro de los parámetros de orden legal y estatutario, el Sistema de Control Interno que mejor se ajuste a la misión, las necesidades y la naturaleza de la provincia. El diseño del sistema de control interno, debe comprender los siguientes aspectos: • Organización de la función de control interno. • Plan de desarrollo de la función de control interno. • Procesos y procedimientos críticos. Formalización y documentación. • Plan de trabajo para la formalización y documentación de los demás procesos y procedimientos. • Mecanismos e instrumentos de control interno. • Mecanismos e instrumentos de reporte y seguimiento. • Plan de desarrollo de los manuales de control interno por áreas. 66 7.2 Organización de la función de Control Interno. La existencia de una oficina especializada en el área de control interno, en la práctica resulta conveniente crear con el fin de que lidere el proceso de diseño e implantación del sistema y posteriormente, ayude a la administración de la provincia a cumplir su obligación en este campo. La operación de un Sistema de Control Interno cuyo ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la provincia, supone un cambio cultural muy profundo y difícil de lograr en el corto plazo, especialmente si no se cuenta con alguien que lidere el proceso y produzca resultados rápidamente y por esta vía, induzca y acelere el cambio de actitud entre los miembros de la provincia, en especial, se debe crear la cultura del control. 7.3 Plan de trabajo para la formalización desarrollo de la función de Control Interno. La institucionalización de la función de control interno es todo un proceso; no es una acción puntual. Por esta razón, es importante que su desarrollo obedezca a un plan, en el cual se tengan en cuenta las características propias de la provincia y un grado de avance relativo. El plan de desarrollo de la función de control interno debe ser un producto concertado entre la oficina de control interno y las directivas de la provincia. Dicho plan debe contemplar los siguientes elementos: • Definición del objetivo del Sistema de Control Interno. • Definición del alcance de las funciones de la oficina de control interno en el área de control de gestión. • División del trabajo entre la línea de la provincia y la oficina de control interno en el desarrollo de las actividades de control. • Definición y cronograma de desarrollo de las herramientas computacionales y de otra naturaleza que servirán de apoyo en el ejercicio de control interno. • Cronograma de formalización, documentación e implementación de los procesos y procedimientos críticos. 67 • Cronograma para la elaboración y expedición de los manuales de control interno. • Cronograma de formalización, documentación e implantación de los demás procesos y procedimientos de la provincia. 7.4 Plan de trabajo para la documentación y formalización de procesos y procedimientos. Cualquiera que sea el diseño adoptado para el Sistema de Control Interno, éste tiene como prerrequisito la existencia de procesos y procedimientos formalizados. No todos los procesos y procedimientos deben estar formalizados y documentados antes de montar el sistema. Éste es un proceso que al principio puede resultar lento, pero que se irá agilizando a medida que las distintas áreas de la provincia comprendan su importancia y comiencen a percibir los beneficios. Por esta razón, lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos y procedimientos que se consideren críticos para la entidad, es decir, aquellos que puedan afectar de manera significativa la marcha de la provincia y sus resultados. El levantamiento de información de estos procesos y procedimientos debe ser una responsabilidad de las áreas, bajo la premisa que ellas son las que poseen la información y las que, una vez esté operando el sistema, van a recibir los mayores beneficios. La responsable del área debe liderar el proceso, tomando el tiempo que sea necesario para analizar los resultados parciales de trabajo y prestando especial atención a la identificación de los puntos de control que deben quedar incluidos en el proceso o el procedimiento. Los puntos de control son de tres tipos principales: • Los destinados a verificar la eficacia del proceso. • Los dirigidos a asegurar el logro de los parámetros de eficiencia establecidos. • Los relacionados con el cumplimiento del trámite legal. 68 Los tres tipos de control son importantes para el funcionamiento responsable. Los dos primeros porque ayudan a controlar el resultado de las operaciones a su cargo y el último porque le ayuda a cumplir correctamente su responsabilidad legal. En el desarrollo del proceso de levantamiento de información sobre los procesos y procedimientos, las áreas deben contar con el apoyo de la oficina de organización y métodos o quien desempeñe esta función, no sólo para agilizar las tareas, sino para asegurar la homogeneidad en la documentación respectiva. 7.5 Mecanismos e Instrumentos de Control Interno. Los mecanismos e instrumentos de control interno son variables, dependiendo no sólo de la naturaleza de la provincia, sino de las características del área en la cual se estén aplicando. En algunos casos, éstos pueden tener un carácter automático como validación de información, verificación de consistencia y comparación de cifras totalizadoras; en otros, pueden tener un carácter puntual y específico como, por ejemplo, el proceso de contratación. En todo caso se debe procurar que los mecanismos e instrumentos utilizados hagan parte, en cuanto sea posible, del proceso mismo y no sean elementos exógenos de aplicación posterior. El diseño de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida entre las personas responsables y la oficina de control interno, con el fin de lograr un compromiso entre la seguridad y la eficiencia; en este sentido, cualquier esfuerzo de sistematización que permita reducir la participación discrecional de las personas involucradas, mejorar la información agregada, la posibilidad de hacer cruces y la automatización del control, debe recibir el apoyo de los directivos de la provincia. 7.6 Manuales o guías de Control Interno. Los manuales de control interno son herramientas básicas dentro del sistema de control interno. Su elaboración debe ser una de las actividades centrales de la oficina de control interno y debe estar explícitamente contemplado dentro del plan de desarrollo de la función de control interno. Con el fin de facilitar el proceso de actualización de estos manuales, es recomendable adoptar el sistema de hojas intercambiables. Las actualizaciones se deben producir cada vez que la oficina de control interno, de común acuerdo con las personas responsables, llegue a la conclusión de que el proceso o procedimiento, o que el mecanismo o instrumento de control utilizado se deban modificar. Una vez elaborados, los manuales de control interno constituyen el elemento primordial del proceso de capacitación de los empleados responsables. 69 7.7 Herramientas de aplicación y evaluación de control interno A continuación se detalla una serie de herramientas que pueden ser útiles para la conducción de una evaluación del sistema de control interno de la provincia. Estas pueden ser usadas en cualquiera de las diferentes formas: • Individualmente, cuando se evalúa un componente particular, o juntas cuando se evalúan todos los componentes. • En la evaluación de los controles relacionados con una categoría de controles, como la veracidad de los reportes financieros, o más de una categoría. En el enfoque de ciertas actividades, como la adquisición o la venta, o en todas las actividades. • Las herramientas de evaluación son presentadas como sigue: • Una serie de herramientas modelo, organizadas por componentes, junto con una que ayude en el ensamble de los resultados al hacer la evaluación. • Un manual de referencia diseñado para ayudar al evaluador a completar la Hoja de trabajo de riesgos y actividades. También presentarlo como unos modelos genéricos de negocios, que sirve como una base organizacional para el Manual de Referencia. • Herramientas compuestas que muestran como deberían ser elaboradas por una comunidad hipotética. Estas herramientas de evaluación son propuestas para suministrar ayuda y asistencia en la implementación del sistema de control interno en relación con el criterio para un efectivo control interno. Estas herramientas están presentadas con propósitos netamente ilustrativos. Ellos no son una parte integral de la estructura, y su presentación aquí, de ninguna manera sugiere que toda la información contenida en ella necesita ser considerada en la evaluación del sistema de control interno, o que toda la información debe ser presentada para poder concluir que un sistema es efectivo. Del mismo modo, no hay ninguna sugerencia para que esas herramientas sean el método preferido para conducir y documentar una evaluación, porque los hechos y circunstancias varían entre entidades y empresas, y la metodología de la evaluación y la técnica de documentación también pueden variar. 70 7.7.1 Ambiente de control integridad y valores éticos. COMENTARIO La Provincia debe mostrar continuamente, por medio de palabras y acciones, un compromiso con elevado nivel ético. ¾ La existencia e implementación de códigos de conducta y otras políticas considerando prácticas de apostolado, conflictos de interés, o supuestos estándares de comportamiento ético y moral. ¾ Los códigos son periódicamente reconocidos por todos los empleados. ¾ Los empleados comprenden qué comportamiento es aceptado o no, y saben qué hacer cuando se enfrentan a uno de ellos. ¾ El acuerdo de integridad y ética es comunicado efectivamente por la provincia, tanto en palabras como en hechos y escritura. ¾ Negociar directamente con clientes, proveedores, empleados y otras partes que están basados en la honestidad y equidad. ¾ Conveniencia de las acciones tomadas en respuesta para partir de las políticas y procedimientos aprobados. ¾ Desviaciones en las políticas establecidas son investigadas y documentadas. Observaciones: 71 7.7.2 Compromisos con la competencia. La Provincia debe especificar el nivel de competencia necesaria para trabajos determinados, y traducir los niveles deseados de la competencia como un requisito de conocimiento y habilidades. ¾ Las descripciones de un trabajo formal o informal u otras maneras de definir las tareas que comprenden trabajos particulares. ¾ La provincia ha analizado, en una base formal o informal, las tareas que comprometen trabajos particulares, considerando dichos factores como la prolongación con que los individuos deben ejercitar juicios y la extensión relacionada con la supervisión. ¾ Análisis del conocimiento y de las habilidades necesarias para desempeñar un trabajo adecuadamente. ¾ Existencia de evidencia que indica que un empleado parece tener los requisitos de conocimiento y conocimiento y habilidades necesarias. Observaciones: 72 7.7.3 Gobierno provincial y equipo de auditoria Una activa y efectiva marcha de actividades a realizar por el Consejo Provincial con las respectivas responsables, proporcionan una importante función de supervisión, porque la habilidad de los Superiores no es suficiente y se pasan por alto algunos controles del sistema; los miembros del consejo juegan un papel muy importante en la confiabilidad de un efectivo control interno. ¾ La independencia de la provincia es tan necesaria, aunque se hagan preguntas de las dificultades y las pruebas. ¾ El Gobierno Provincial desafía constructivamente decisiones planeadas por las personas responsables en centros de costo, como iniciativas estratégicas transacciones mayores y pruebas para explicación de resultados pasados, por Ejemplo diferencias en presupuestos. las los y los los ¾ Conocimiento y experiencia de los superiores. ¾ El conocimiento de los superiores es suficiente, la experiencia y el tiempo de servicio efectivo. ¾ Frecuencia y oportunidad con la cual las reuniones son llevadas a cabo y apoyadas por los directos responsables de cada una. ¾ El consejo Provincial se reúne privadamente con los diferentes responsables del área contable, para discutir el proceso de moderación del reporte financiero, el sistema de control interno, los comentarios significativos y las recomendaciones al igual que el cumplimiento de la provincia. ¾ Suficiencia y oportunidad con la cual con la cual la información es proporcionada al Consejo Provincial con el apoyo del Revisor Fiscal, para permitir el monitoreo de los objetivos y estrategias de la administración, la posición de la provincia en cuestión financiera y los resultados de la operación y los términos de los acuerdos significativos. ¾ El Gobierno Provincial regularmente recibe información clave, como declaraciones financieras, iniciativas en mercadeo. ¾ El Gobierno Provincial planea para la ejecución de las actividades apostólicas. 73 7.7.4. Estructura Organizacional. Los Superiores deberían entender sus responsabilidades en el control y poseer el requisito de la experiencia y los niveles de conocimiento proporcionados con su posición. ¾ Conveniencia de la estructura organizacional de la provincia, y su habilidad para proporcionar el flujo de información necesario para dirigir sus actividades. ¾ La estructura organizacional es apropiadamente centralizada y descentralizada, conforme a la naturaleza de las operaciones de la entidad. ¾ Definición de las responsabilidades claves y claridad en la asignación para su cumplimiento. ¾ Adecuación de la definición de las responsabilidades claves de las responsables y el entendimiento de sus responsabilidades. ¾ Autoridad y responsabilidades se asignan a todas a todas las personas de la provincia. ¾ Conveniencia de los estándares y procedimientos relacionados con el control, incluyendo la descripción del trabajote las personas. ¾ Número apropiado de personas, particularmente con respecto al procesamiento del Sistema de Información Contable, con el requisito de la habilidad por niveles relativa al tamaño de la provincia, la naturaleza y la complejidad de las actividades y del sistema. • La provincia tiene una adecuada mano de obra, en número y experiencia para llevar a cabo su misión. Observaciones: 74 7.7.5 Políticas y prácticas de recursos humanos Las políticas de los recursos humanos son esenciales para la contratación y retención de la gente competente para permitir que los planes que tiene la provincia sean llevados a cabo y que sus metas sean alcanzadas. ¾ Extensión en la que se aplican las políticas y los procedimientos para la vinculación, entrenamiento ¾ Las políticas y procedimientos existentes para el personal da como resultado gente digna de confianza, en vías de desarrollo necesarias para dar soporte a un efectivo sistema de control interno. ¾ en vías de desarrollo necesarias para dar soporte a un efectivo sistema de control interno. ¾ Extensión en la que el proceso está enterado de sus responsabilidades, y expectativas. • La integridad y los valores éticos son un criterio en el desarrollo de la evaluación. Observaciones: 7.7.6 Valoración de riesgos y objetivos globales. Para que la provincia tenga un efectivo control, debe establecer objetivos. Los objetivos globales de la provincia deben incluir declaraciones generales de lo que esta desea llevar a cabo, y deben ser apoyados por planes estratégicos. Describe los objetivos globales de la provincia y las claves estratégicas que han sido establecidas. ¾ Y si no son lo suficientemente específicos como para relacionarse directamente con la provincia. y si no son lo suficientemente específicos como para relacionarse directamente con la provincia. ¾ Generar suficiente fuentes de efectivo, para producir una acertada inversión. ¾ Efectividad con la cual los objetivos globales de las comunidades son comunicados al consejo Provincial. ¾ Relación y consistencia de las estrategias con los objetivos globales de la provincia. ¾ El plan estratégico apoya los objetivos globales de la provincia. ¾ Consistencia de los planes y presupuestos de los negocios con los objetivos globales de la provincia, planes estratégicos y condiciones actuales. ¾ Los planes y presupuestos son detallados para cada nivel de gobierno provincial. Observaciones: 75 7.7.7 Objetivos al nivel de la actividad. Los objetivos a nivel de actividad circulan y son relacionados con los objetivos globales de la provincia y las estrategias. Los objetivos al nivel de actividad son frecuentemente declarados como metas con objetivos y limites de plazo. Los objetivos deben ser establecidos par cada actividad y relacionados entre ellos mismos. ¾ Enlace de los objetivos al nivel de actividad con los objetivos globales de la entidad y con los planes estratégicos. ¾ Existe un vínculo o una unión adecuada para todas las actividades significativas. ¾ Consistencia de los objetivos al nivel de actividades con los otros. Ellos son complementarios y refuerzan las actividades. ¾ Relevancia de los objetivos en el ámbito de actividad para todo el proceso de actividades significativos. ¾ Los objetivos son establecidos por actividades claves en la circulación de los bienes y servicios y actividades de soporte. ¾ Especificación de los objetivos al nivel de actividad. ¾ Objetivos incluyen las medidas del criterio. ¾ Adecuación de los recursos relativos a los objetivos. ¾ La provincia ha identificado los recursos necesarios para lograr los objetivos. ¾ Identificación de las acciones son importantes para la consecución de los objetivos globales de la provincia. ¾ Participación de todos los niveles de la administración en la definición de objetivos y en la extensión en la cual ellos están encargados de los objetivos. ¾ Las superioras participan en el establecimiento de los objetivos de la actividad de la cual ellos son responsables. Observaciones: 76 7.7.8 Actividades de control descripción y comentarios. Las actividades de control abarcan un gran rango de las políticas y procedimientos relacionados con la implementación que ayudan a asegurar los efectos de los responsables. Ellos ayudan a asegurar que esas acciones sean identificadas como necesarias para dirigir los riesgos y así llevar a cabo los objetivos que la provincia se ha propuesto. ¾ Existencia de las políticas apropiadas y los procedimientos necesarios con respecto a cada una de las actividades de la empresa. ¾ Todos los objetivos relevantes y riesgos asociados para cada actividad significativa deben haber sido identificados en conjunto con la evaluación de la valoración de riesgos. ¾ Identificación de las actividades de control para que sean usadas apropiadamente. ¾ Los controles descritos en el manual de políticas son actualmente aplicados y si la forma que los aplican es la correcta. Observaciones: 77 7.7.9 Monitoreo descripción comentarios. El monitoreo ongoing ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye actividades de supervisión y dirección o administración permanente, y otras actividades que son tomadas para llevar a cabo las obligaciones de cada persona y obtener el mejor sistema de control interno. ¾ Extensión en la cual el personal en el desempeño de sus actividades regulares, obtiene evidencia de si el sistema de control interno continúa funcionando. ¾ Extensión en la cual las comunicaciones provenientes de partes externas corroboran la información generada internamente o indican problemas. ¾ Comparaciones periódicas de las cantidades registradas por el sistema de información contable con los activos físicos. ¾ Los niveles de inventarios son revisados cuando la mercancía se ha tomado del depósito, y si las diferencias entre las cantidades registradas y las actuales son correctas. ¾ La sensibilidad frente a las recomendaciones del auditor interno y Revisor Fiscal, como medio para fortalecer los controles internos. ¾ Las sesiones de planeación y las otras reuniones proporcionan retroalimentación a la administración sobre si los controles operan efectivamente ¾ Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer si entiende y cumple con el código de conducta de la entidad y desempeña regularmente actividades críticas de control. ¾ El personal es requerido periódicamente para admitir la obediencia hacia el código de conducta. ¾ Efectividad en las actividades de auditoría interna. Se encuentran niveles apropiados de competencia y experiencia. Observaciones: 78 8. ESTRUCTURA ÒRGANICA Con base en las características de las actividades realizadas por la comunidad PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO, como son la comercialización de artículos religiosos y todo lo necesario para el embellecimiento de la casa de Dios, celebración Eucarística, y acercamiento del hombre a Dios, se dispone del Organigrama que sirve para su estudio y análisis, en los diferentes niveles de congregación. (Ver anexo A organigrama propuesto Pág. 122,) está, ajustado a la realidad de la toda la Congregación, y de la provincia en el caso particular, teniendo en cuenta los siguientes atributos. 1 2 3 4 5 Tamaño actual del Gobierno General, provincia, comunidades Magnitud de las operaciones. Asignación de responsabilidades y funciones. Delegación de la autoridad, y Número de personas en las distintas áreas. ¾ Ventajas El organigrama provincial propuesto ayuda a incrementar la eficiencia y eficacia con las siguientes ventajas. (Ver. Anexo A Pág.123) 9 Racionalización sectorizada, que identifica objetivamente los niveles de autoridad y de responsabilidad. 9 9 Racionalización de sus propias operaciones y coordinación más efectiva con otras áreas de la provincia. 9 Control integral y efectivo de sus propias actividades y su efecto con otras áreas interrelacionadas. 9 Mostrar claramente las funciones y la adecuada segregación de ellas. 9 Permite analizar la carga equilibrada de tareas. 9 Permite evaluar la fuerza laboral involucrada y el análisis de la requerida. 9 Utilización de la fuerza laboral actual en la redistribución y asignación de tareas. 9 Coordinación y comunicación apropiadas entre las diferentes áreas operacionales. 9 Apoyo a los objetivos generales de la provincia. 9 Delegar autoridad en proporción a las responsabilidades. 79 El organigrama no obliga a nuevas vinculaciones de personal para ocupar las posiciones que incluye, pero sí obliga que dichas denominaciones de cargos de responsabilidad existan realmente, con la debida asignación de responsabilidades y funciones, sugiriendo la utilización del recurso humano actual, previo estudio y análisis de su preparación y capacidades. 8.1 Estructura operacional En este aspecto. Se dispone: 1. Evaluar, analizar y diseñar las directrices de operación de acuerdo con la función general dentro de la organización, por ejemplo: responsable comercial, Administrativa y Financiera. 2. Asignar en coordinación con estas jerarquías, las respectivas responsabilidades por áreas. 3. Delegar responsabilidades subordinadas, las funciones de desempeño particulares. 4. Emitir en forma escrita, las anteriores asignaciones y difundir a todos los niveles de la provincia para su conocimiento. 5. Revisar periódicamente y en forma dinámica su cumplimiento, así como implementar cambios cuando se estime necesario. ¾ Ventajas El fin de esta propuesta es contribuir a mantener y soportar la estructura operacional, ayudando al desempeño e incrementar la eficiencia y eficacia de la sociedad, con las siguientes ventajas: • • • • • • • • Armonizar las responsabilidades en la ejecución del trabajo Reflejar una visión clara y objetiva de las diferentes responsabilidades. Facilitar el mejoramiento de los diferentes procesos operacionales. Facilitar una mejor asignación de tareas, que permita analizar su cumplimiento y calidad. Facilitar a la alta administración una mayor cobertura de Control Organizacional. Facilitar la interpretación y su adecuada aplicación. Mejorar la segregación de funciones y tareas asignadas. Incrementar la eficacia y eficiencia de los puestos y lugares de trabajo. 80 • Ayudar a minimizar los costos y gastos relacionados y a la protección de los activos e intereses de la provincia. 8.2. Sistemas de información Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de la provincia en sus actividades apostólicas. 8.3. Operativos. Un sistema operativo es un conjunto de programas destinados a permitir la comunicación del usuario con un ordenador y gestionar sus recursos de manera eficiente. Esta herramienta es válida y fundamental en el desarrollo de la información contable. 8.4. Ciclos transaccionales Para tal fin se realizaron flujogramas que contribuyan a un mejor manejo de las diferentes operaciones que se realizan en las diversas dependencias Compras. (Ver. Anexo E Pág.126) De la observación y análisis del proceso de compras de artículos religiosos, que conforman el rubro de inventarios, esta propuesta, se permite efectuar las siguientes recomendaciones que ayudarán a ejercer control sobre los activos, así como el cumplimiento de políticas de la Administración. 1. Los elementos que integran los conceptos en la cuenta de Inventarios de la contabilidad y análogamente en el Kárdex de existencias, deberá separarse y subclasificarse de la siguiente manera. (Ver anexo C Pág. 124) • Mercancías no fabricadas por la comunidad - Metales 81 • Colecciones – temporadas (Ver anexo D Pág 125) • Hostias Altares portátiles Vino de consagrar Imágenes, en fibra de vidrio, marmolina, yeso, entre otras Otros Ornamentos para las ordenaciones sacerdotales Tarjetas motivo navidad, sacerdotales, amistad Cerámica artesanal casi siempre Camisas clericales Otros Dotaciones - Ropa de Trabajo Calzado Elementos de seguridad Otros. 2. Crear una sección de “COMPRAS”, asignando una sola persona con normas, procedimientos e instrucciones con normas y / o instrucciones precisas relacionadas con su gestión, con el fin de centralizar, responsabilizar y controlar, el adecuado manejo de los bienes adquiridos. 3. Con base en las ventas, Establecer un stock mínimo y máximo necesario, con el fin de planear adecuadamente las compras. 4. Establecer un procedimiento escrito y diseñar un formato con las debidas autorizaciones, que aseguren el adecuado manejo y control de “consignaciones de mercancía” y “canje” de la mercancía de la provincia. 5. Gestionar ante los proveedores, diferentes a Pías Discípulas del Divino Maestro, ante los proveedores, el adecuado cupo de crédito, con el fin de racionalizar las adquisiciones y de evitar los permanentes desembolsos de dinero en efectivo, lo cual contribuiría a un mayor control de éste y a una mejor planeación de disponibilidades de dinero. 6. Diseñar, emitir y utilizar un formato único a título de Orden de Compra, para las adquisiciones diferentes a la mercancía que trabaja la comunidad, debidamente autorizada por Economato. (Ver anexo F Pág 128) 7. Utilizar los atributos del sistema de información actual, o por otro medio utilitario, diseñar e implementar los diferentes tipos de reportes, que reflejen las disponibilidades de mercancía en un momento dado, con acceso mediante terminales en los puestos de trabajo de quienes requieran esta información y obviar el manejo de la planilla de Control de mercancía. 82 8. En la actualidad se encuentra en etapa de implementación el programa de Inventarios, para lo cual se propone que con la asesoría del proveedor, se analice y reestructure su archivo maestro, teniendo en cuenta todos los parámetros y variables requeridos, para que en el futuro esta aplicación produzca los diferentes informes que se derivan, entre otros: • Kárdex en unidades, o de valores, que servirán de soporte a la Contabilidad. • Listados de Inventarios, por grupos, subgrupos, y referencias. • Estadísticas de movimientos, de rotación de artículos de poca o lenta rotación. • Listados de compras y ventas, por meses y acumulados. 9. Diseñar e implantar un procedimiento escrito, para que sin excepción, todos los artículos adquiridos, y que conforman el rubro de Inventarios, sean ingresados al kárdex, teniendo en cuenta el efecto y bondades hacia la contabilidad. (Ver anexo C Pág 124) ¾ Ventajas La implantación de la propuesta, ayudaría a obtener un adecuado manejo y control de las operaciones de Compras que realiza la provincia, a saber: • • • • • • • Control estricto de la custodia de los activos, por parte de las responsables y superiores. Racionalización de la gestión de compra. Agilidad en los suministros y el adecuado manejo y permanencia de los bienes. Información oportuna para la toma de decisiones del gobierno provincial. Conocimiento de las actividades de los actores de proceso. Optimización de tiempo y minimización de esfuerzos. Oportunidad e idoneidad de los documentos que soportan esta operación. a) Ventas (Ver Anexo H Pág 129) Según el seguimiento realizado a esta operación, la propuesta recomienda: 1. Establecer normas escritas de control interno, con de orden interno, con las debidas autorizaciones y aprobaciones, como el documento adicional al pedido del cliente, que permita registrar todas las condiciones y obsequios no contenidos en el pedido, así como establecer un mecanismo que garantice su oportuno registro en el kárdex de existencias y en la contabilidad. 83 2. Establecer procedimientos escritos, así como los instructivos necesarios para que los valores entregados por el Cliente, por concepto de pago de artículos religiosos, imágenes, materias primas y otros, sean recepcionados por caja, con plena identificación de sus conceptos. 3. Establecer normas de procedimientos escritas, para que todo valor ingresado a la comunidad sea soportado con su respectivo recibo oficial de caja. 4. Establecer por escrito las normas necesarias para que las promociones y sean controladas y autorizadas por el equipo de apostolado, de igual manera la canalización de los ingresos, producto de la venta de las mismas. 5. Emitir procedimientos escritos para minimizar los registros múltiples que se realizan en caja, así como en la emisión de facturas por ventas al detal y canalizar por los registros contables, utilizando los centros de costos, para la identificación y asignación de los diferentes cargos. ¾ Ventajas La implantación de las recomendaciones ayudará a controlar el proceso el proceso de ventas ya que es el inicio del logro de los objetivos principales de la empresa así como su oportunidad y rentabilidad en el mercado. Las ventajas, entre otras, podrían ser: • Racionalizar el proceso de ventas de artículos religiosos y ornamentos, y todo lo concerniente para el culto sagrado. • Obtener un estricto control de los activos entregados, así como de su retribución. • Facilitar la asignación de responsabilidades y controlar su cumplimiento. • Oportunidad e idoneidad de los documentos que soportan esta operación. b) Economato (Ver Anexo F Pág 128) Recomendaciones y sugerencias de Control Interno contable y administrativo. 1. Actuar como agente impulsor de la aplicación, supervisión y mantenimiento del sistema de control interno. 2. Emitir normas de control interno escritas, hacia todas las áreas de la provincia, para que a partir de determinados valores y con la debida autorización previa se solicite el giro de cheques. 3. Emitir normas escritas para que los valores ingresados a la provincia, se consignen a más tardar el día siguiente, en las mismas condiciones que fueron percibidos. 4. Identificar y separar para su registro, los conceptos de gastos causados por la provincia, de los gastos personales efectuados por las hermanas de Comunidad. 84 5. Asignar por escrito, las respectivas autorizaciones y responsabilidades para los desembolsos, así como los límites mínimos y máximos de valores a desembolsar. 6. En el departamento de contabilidad debe efectuar la codificación de los documentos del pago que respaldan el desembolso y quitarle esta función a la persona encargada del giro de cheques, dado que se observaron errores de codificación. El departamento de Contabilidad solo detecta estos errores en el análisis mensual de cuentas. ¾ Ventajas La implantación de estas recomendaciones de control interno contable y administrativo, ayudarían a la Provincia a canalizar y controlar de manera eficaz, los recursos financieros y a aplicar con mayor facilidad el sistema de control interno. c) Nómina y prestaciones sociales (Ver Anexo G Pág 129) Con base en el análisis al proceso de nómina, se observaron algunos aspectos relevantes que a continuación se comentan con sus respectivas recomendaciones para el mejoramiento correspondiente. 1. Ubicar el reglamento interno de trabajo, en lugar visible para los trabajadores. 2. A la firma del contrato de trabajo, entregar la copia correspondiente al trabajador. 3. Solicitar a los trabajadores, en fechas determinadas por la provincia la actualización de su información personal respecto a los conflictos de intereses, cambios de dirección, número de teléfono y otras informaciones que se estimen necesarias. 4. Complementar los archivos del personal, con las respectivas hojas de vida. 5. Revisar y corregir los contratos de trabajo actuales, mediante el adecuado diligenciamiento en los formularios apropiados, de acuerdo a la labor contratada. 6. Adquirir un programa de nómina computarizado (software de nómina y prestaciones sociales), que procede la totalidad de la nómina y acumule los valores devengados para cada trabajador y por cada período. 7. Establecer los procedimientos referentes a los niveles de autorización y revisión, en el proceso de preparación, liquidación y pago de nómina. 8. Limitar la posibilidad de conflictos y litigios laborales con empleados. contratistas y terceros. 85 ¾ Higiene y seguridad industrial Mejorar el sistema de control interno administrativo para la higiene y seguridad industrial. Lo anterior se lograría mediante la implementación de los siguientes procedimientos. a. Elabora el reglamento de higiene y seguridad industrial, con fundamento en las exigencias de la seguridad laboral vigente. b. Colocar el reglamento de higiene y seguridad industrial, aprobado en un lugar visible, en las instalaciones de la comunidad. ¾ Ventajas La implantación de estas recomendaciones tiene como propósito cumplir con lo dispuesto en el régimen laboral colombiano y limitar el riesgo de posibles sanciones por parte del ministerio de trabajo en caso de inspecciones oculares de sus funcionarios. 8.5. Medidas de seguridad industrial Adoptar medidas de estricto cumplimiento de seguridad Industrial, que limiten la posibilidad de riesgos de accidentes o de enfermedades de los empleados de la provincia. Se observa que no se es exigente con el uso de medidas de seguridad y no se sigue su estricto cumplimiento. ¾ Ventajas La implantación de estas recomendaciones contribuirá a minimizar los riesgos de accidentes de los empleados 86 8.6 Manuales de funciones con descripción de los procedimientos operativos y de control La provincia carece de esta herramienta de ayuda administrativa, y de control a todos los niveles de la provincia. La recomendación hace referencia a las normas misión escrita de las normas generales y particulares que permitan coordinar las exigencias de la provincia y el desempeño de sus responsabilidades subordinadas hasta el más bajo nivel de la provincia. Establece los roles, asigna responsabilidades y define las decisiones que puede tomar. Este manual debe contener el mínimo de parámetros como contenido para su interpretación, así. ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ Nombre de la dependencia. Responsabilidad de la dependencia. Objetivos de las funciones. Determinación clara de las funciones particulares a ejecutar. Asignación de responsabilidades funcionales. Montos máximos para autorizaciones y aprobaciones. Delegaciones de funciones que pueda realizar. Procedimientos operativos que debe ejecutar. 8.7 Áreas que requieren emisión de políticas y normas de Control Interno Emitir e implementar políticas y normas de control interno contable y administrativo, que contribuyan a garantizar y salvaguardia de los activos y la adhesión a las políticas establecidas de tal forma que se haga evidente la cultura del control y se cree cultura organizacional. Las áreas de control objeto de esas políticas y normas provinciales, serían: ¾ Ventas. ¾ Mercadeo y publicidad ¾ Inventarios, costos de servicios y de ventas ¾ Nómina, control de personal, salarios y prestaciones sociales ¾ Sistema de Información por Computador 87 ¾ Ventajas El establecimiento de políticas y control interno contribuirá a mantener la estructura organizativa, ayudar al desempeño de las tareas y responsabilidades, facilidad de interpretación y aplicación, e incrementar la eficiencia y eficacia. 8.8. Manuales de funciones y procedimientos. Se observa que en la actualidad no se cuenta con manuales de funciones y procedimientos, para las áreas de contabilidad, nómina, liquidación de costos, manejo de inventarios, ventas y mercadeo. Es por esto que se deben diseñar y/o actualizar actualizar manuales de funciones y procedimientos para las diferentes áreas operacionales que contengan instrucciones, en cuanto a sistemas, procedimientos y funciones del personal. Los manuales sugeridos serían útiles, no solo para instruir y responsabilizar adecuadamente a cada persona responsable de los asuntos a su cargo, sino para facilitar la transición de funciones por motivos de mejoramiento. En lo posible, debería también contener indicaciones sobre el flujo de trabajo, para que cada persona comprenda a cabalidad sus funciones. 8.9. Segregación de funciones Promover una adecuada segregación de funciones en las diferentes áreas y de control ¾ Ventajas La implementación de estas recomendaciones ayudarían a que ninguna persona esté en capacidad de controlar todas las etapas de procedimientos de la transacción y que contenga posible errores o irregularidades que otros personas no puedan detectar. Al respecto se observa que existe concentración de funciones en algunas personas de la provincia: a. La auxiliar contable controla y liquida, efectúa los ajustes y traslados de cifras que determinan los valores incurridos y accesa los archivos correspondientes a 88 la aplicación de contabilidad en el sistema y soluciona todos los interrogantes e inquietudes de los departamentos. b. La ecónoma, mantiene la centralización a la emisión y giro de cheques. c. La tesorera, y pagadora de nómina maneja contabilidad y registros y otras funciones administrativas asignadas. 8.10. Sistemas de información administrativos a) Contabilidad financiera y administrativa b) Presupuestos • Sistema de información técnicos a) b) • a) b) Eficiencia financiera Eficiencia operacional Recursos Humanos Materiales 9. Manual de funciones A continuación se pone en consideración un manual de funciones, el cual como su nombre lo indica es una herramienta válida, para la ejecución y el control de las actividades que cada persona realiza en la Provincia, definiendo los roles, asignando las responsabilidades y definiendo los niveles de autoridad y la capacidad de decisión, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de la comunidad. 89 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Bogotá Superiora Provincial GRUPO OCUPACIONAL SUBALTERNOS: Consejo Provincial Superioras de las comunidades OBJETIVO GENERAL Liderar y dirigir los procesos generales de la Provincia a través de la implantación de plan apostólico garantizando el desarrollo del objeto social. RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN 1. Liderar actividades de desarrollo de la Provincia y del sector en el que se ubica su desempeño personal. 2. Liderar el desarrollo del objeto social de la Provincia. 3. Establecer las consideraciones generales de acción de la Provincia. 4. Dirigir y coordinar al recurso humano de la Comunidad en la ejecución de las actividades de desarrollo del objeto social y del plan de desarrollo apostólico. 5. Fomentar el desarrollo concordante de los procesos administrativos, financieros, comerciales y operativos de la Provincia. 6. Celebrar los contratos necesarios para el desarrollo del objeto social y del plan de desarrollo apostólico de la Provincia. 7. Orientar la solución de los puntos críticos de la gestión de la Provincia. 8. Efectuar la toma de decisiones con respecto de los factores claves de éxito de la gestión de la Provincia. 9. Analizar la información consolidada de la operación de la Provincia. 10. Evaluar las actividades de desarrollo del objeto social de la Provincia en concordancia con las consideraciones generales establecidas. 11. Representar a la Provincia ante las diversas instituciones comerciales que lo requieran. 12. Reportar la gestión de la Comunidad ante las entidades reguladoras pertinentes. 90 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS Dirigir las actividades correspondientes al direccionamiento estratégico de la Comunidad, a través de la formulación, la dirección y la evaluación del plan de desarrollo apostólico. Formular el Plan de desarrollo corporativo de la Provincia. Identificar el Plan desarrollo apostólico que existe actualmente Revisar el Plan de desarrollo apostólico actual de la Provincia, en caso de que exista y se haya identificado. Actualizar el Plan de desarrollo apostólico. Actualizar la Misión de la Provincia. Actualizar la Visión de la Provincia. Formular los Logros de la Provincia. Formular las metas y los objetivos de la Provincia. Formular las Estrategias de la Provincia. Formular las Políticas y demás consideraciones generales de acción de la Provincia. Establecer las Reglas que se aplicarán en la Provincia. Establecer las Normas que se aplicarán en la Provincia. Compilar el nuevo Plan de desarrollo corporativo de la Provincia. Dirigir la implantación del Plan de desarrollo misionero de la Provincia. Recibir el Plan de desarrollo apostólico compilado. Evaluar el Plan de desarrollo apostólico recibido. Definir indicadores de cumplimiento del Plan de desarrollo apostólico. Elaborar el cronograma de cumplimiento del Plan de desarrollo apostólico. Comunicar el Plan de desarrollo apostólico. Liderar el perfeccionamiento y la aplicación del Plan de desarrollo apostólico. 91 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS Orientar a responsables de la ejecución del Plan de desarrollo apostólico. Coordinar actividades de ejecución el Plan de desarrollo apostólico. Delegar acciones de ejecución del Plan de desarrollo apostólico. Establecer planes de aseguramiento del cumplimiento del Plan de desarrollo apostólico. Realizar evaluaciones parciales del Plan de desarrollo apostólico. Realizar correctivos a la ejecución del Plan de desarrollo apostólico. Aplicar indicadores de cumplimiento al Plan de desarrollo apostólico. Evaluar la ejecución del Plan de desarrollo apostólico. Presentar resultados de la ejecución del Plan de desarrollo apostólico. Evaluar el Plan de desarrollo apostólico, de la Provincia. Recibir resultados de ejecución del Plan de desarrollo apostólico. Evaluar los resultados Plan de desarrollo apostólico. Identificar fallos en el proceso de cumplimiento del Plan de desarrollo apostólico. Indicar correctivos al Plan de desarrollo apostólico. Evaluar aplicación de correctivos al Plan de desarrollo apostólico. Presentar evaluación de ejecución del Plan de desarrollo apostólico. 92 PERSONALES Responsabilidad Actitud de Compromiso Honestidad Actitud de Racionalización del gasto Orden Agilidad mental Respeto Capacidad de diagnostico Entereza Capacidad de abstracción Iniciativa Capacidad de previsión Creatividad Capacidad para tomar decisiones Recursividad Condiciones de Investigador Sociabilidad Facilidad de expresión oral y escrita Liderazgo Habilidad matemática Celeridad Rapidez de asociación Eficacia Rapidez para la comprensión de la Discrecionalidad Información Dominio Personal Viveza de Espíritu 93 PÍAS DÌSCÌPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACION: Revisor Fiscal GRUPO OCUPACIONAL JEFE INMEDIATO: Gobierno Provincial OBJETIVO GENERAL Vigilar los procesos administrativos y financieros de la Provincia, garantizando el cumplimiento y la ejecución del plan apostólico, así como la verificación del cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades establecidas por la ley. RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN 1. Revisar el diseño y vigilar la ejecución del Plan apostólico de la Provincia. 2. Recomendar acciones de desarrollo dentro de la Provincia. 3. Vigilar la administración de los recursos físicos y financieros de la Provincia. 4. Vigilar la administración de los recursos humanos de la Provincia. 5. Verificar el cumplimiento de las obligaciones jurídicas bajo las cuales se rige la Provincia. 6. Vigilar Velar por los resultados de los Procesos jurídicos en los que se encuentra la Provincia, 7. Identificar los puntos críticos de la gestión administrativa y financiera en la Provincia, y recomendar mecanismos y responsables de las acciones al respecto. 8. Analizar los informes de gestión administrativa y financiera para la efectiva toma de decisiones en la Provincia y recomendar las acciones correctivas. 9. Elaborar informes sobre la situación administrativa y financiera actual de la Provincia. 10. Verificar el desarrollo concordante de los procesos comerciales, operativos, administrativos y financieros de la Provincia. 11. Reportar la gestión de su área a las instancias superiores pertinentes. 94 REQUISITOS ACADÈMICOS Grado universitario en el área Contaduría pública. Conocimientos en régimen aduanero, tributario y laboral. EXPERIMENTALES Experiencia en el manejo de computación manejo de programa contable PERSONALES Responsabilidad Actitud de Compromiso Honestidad Actitud de Racionalización del gasto Orden Agilidad mental Respeto Capacidad de diagnóstico Entereza Capacidad de abstracción Iniciativa Capacidad de previsión Creatividad Capacidad para tomar decisiones Recursividad Condiciones de Investigador Sociabilidad Facilidad de expresión oral y escrita Liderazgo Habilidad matemática Celeridad Rapidez de asociación Eficacia Rapidez para la comprensión de la Discrecionalidad Información Dominio Personal Viveza de Espíritu 95 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Auxiliar Contable GRUPO OCUPACIONAL JEFE INMEDIATO: Tesorería responsable Administrativo y financiero SUBALTERNOS Asistente de Contabilidad OBJETIVO GENERAL Registrar en la contabilidad las transacciones generales de la Provincia, elaborar los documentos tributarios relacionados al desarrollo del objeto social y elaborar los estados financieros de operación. DESCRIPCIÓN Ejecutar actividades de Contabilización de las transacciones económicas, contables y financieras de la Provincia. Registrar en la contabilidad los comprobantes de egreso emitidos por la Provincia. Revisar los comprobantes de egreso emitidos por la Provincia. Clasificar los comprobantes de egreso emitidos por la Provincia. Procesar en la contabilidad los comprobantes de egreso emitidos por la Provincia. Trasladar los comprobantes de egreso procesados en la Contabilidad al archivo general de la Provincia. Registrar en la contabilidad los recibos de caja de consignaciones efectuadas en las cuentas corporativas de la Provincia. Procesar en la Contabilidad los recibos de caja de consignaciones efectuadas en las cuentas corporativas de la Provincia. Trasladar los recibos de caja procesados en la Contabilidad al archivo general de la Provincia. Registrar en la contabilidad las facturas emitidas por la Provincia. Procesar en la contabilidad las facturas de venta emitidas por la Provincia. Trasladar las facturas procesados en la Contabilidad al archivo general de la Provincia. Procesar en la contabilidad las notas bancarias de la Provincia. Trasladar los documentos de soporte de las notas bancarias procesados en la contabilidad al archivo general de la Provincia. 96 Registrar en la contabilidad las transacciones generales de la Provincia. Procesar en la Contabilidad las transacciones generales de la Provincia. Trasladar al archivo general las transacciones generales procesadas en la Contabilidad. Elaborar los comprobantes contables de las transacciones de la Provincia. Elaborar los comprobantes de depreciación de los bienes, muebles y equipos de la Comunidad. Elaborar los comprobantes de ajustes de la Comunidad, previa revisión y verificación de la Ecónomo y del Revisor Fiscal. Elaborar los comprobantes de los rendimientos financieros abonados en cuenta por concepto de las inversiones de la Provincia. Elaborar los comprobantes de causación pertinentes a la Provincia. Auditar las labores de contabilización de transacciones Elaborar los documentos tributarios de la Provincia. Elaborar las Declaraciones de retención en la fuente pertinentes al desarrollo de las operaciones de la Provincia, con base a los registros e informes de contabilidad. Elaborar las Declaración de rentas pertinentes al desarrollo de las operaciones de la Provincia. Liquidar los impuestos de Industria y Comercio pertinentes al desarrollo de las operaciones de la Provincia, con base a los registros e informes de contabilidad. Liquidar los impuestos prediales pertinentes a los bienes raíces de la Provincia, con base a los registros e informes de contabilidad. Elaborar los demás documentos tributarios que sean pertinentes al desarrollo de las operaciones de la Provincia. Llevar los libros de contabilidad legalmente exigidos por la ley Llevar el libro diario con las transacciones de la Provincia. Llevar el libro mayor con las transacciones de la Provincia. Llevar el libro de caja de las transacciones de la Provincia. Llevar el libro de actas de reuniones de junta directiva de la Provincia. Llevar los demás libros que exija el desarrollo del objeto social de la Provincia. Elaborar el resumen financiero de las operaciones de la Provincia. Elaborar el balance general de la operación de la Provincia, con base a al libro mayor y balances. Elaborar el estado de pérdidas y ganancias de la operación de la Provincia, con base a al libro mayor y balances. 97 Elaborar el estado de flujo de efectivo de la Provincia. Desarrollar los índices financieros para la Provincia, establecidos para medir los objetos que se requieren medir en la Provincia. REQUISITOS ACADEMICOS Grado universitario en el área Contable Conocimientos en: Tramites aduaneros e importaciones Conocimientos en Régimen Tributario, y laboral PERSONALES Responsabilidad Actitud de Compromiso Honestidad Actitud de Racionalización del gasto Orden Agilidad mental Respecto Condiciones de investigador Entereza Capacidad de previsión Celeridad Facilidad de expresión Eficacia Habilidad matemática Discrecionalidad Rapidez de asociación Dominio personal Rapidez para la comprensión de la Información 98 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Responsable de Compras e Inventarios GRUPO OCUPACIONAL JEFE INMEDIATO: SUBALTERNOS: Responsable equipo de apostolado Responsable Administrativo y financiero Asistentes de Compras e Inventarios OBJETIVO GENERAL Supervisar la administración de los diversos inventarios, seleccionar los proveedores de los elementos de inventario y realizar las compras respectivas a ello. RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN Supervisar la Administración del Inventario de muebles, equipos y mercancías del Centro Interno. Elaborar inventario inicial del Centro Interno. Elaborar base de datos del inventario, llevando el registro adecuado en los formatos correspondientes. Identificar con plaquetas los equipos y muebles que hacen parte del inventario de la Comunidad. Asignar los equipos y muebles a los responsables y usuarios directos de ellos llevando el registro apropiado. Revisar periódicamente el estado de las mercancías además del existente en más estados, y las adecuaciones correspondientes a los registros. Actualizar en los registros las entradas de la mercancía cuando se compran Actualizar en los registros la baja de mercancía, inventario general del Centro Interno. Coordinar la Realización del mantenimiento pertinente de las mercancías que forman parte del inventario general del ente Interno. Verificar periódicamente el stock de bodega de inventario general del Centro Interno. Supervisar la Administración de nuevas referencias que tuvieron buena rotación. Identificar necesidades de referencias, a través de las solicitudes verbales o escritas 99 que se reciban. Verificar especificaciones y cantidades de referencias solicitadas posteriormente a su compra. Almacenar la mercancía en bodega llevando los registros correspondientes. Recibir las solicitudes de material de consumo de las responsables de centro de costo. Entregar el material solicitado de acuerdo a solicitudes previamente recibidas de los centros de costo. Verificar periódicamente el stock de material de venta del Centro Interno. Supervisar la Administración de papelería preimpresa y de seguridad Determinar la papelería preimpresa y de seguridad que requieren los centros de costo, para asegurar la seguridad y agilidad en el desarrollo de su Objeto social. Registrar en la base de datos designada para ello la papelería preimpresa y de seguridad adquirida. Distribuir la papelería preimpresa y de seguridad de acuerdo a los requerimientos internos de ella. Recibir las solicitudes de papelería preimpresa y de seguridad de los miembros de los centros de costo. Entregar la papelería preimpresa y de seguridad de acuerdo a solicitudes previamente elaboradas. Verificar la recepción de la papelería preimpresa y de seguridad enviada a los diversos miembros de los centro de costo. Verificar periódicamente el stock de papelería preimpresa y de seguridad de los centros de costo. Seleccionar los proveedores de materiales para la Provincia. Identificar las necesidades de materiales de consumo, equipos, muebles y material preimpreso y de seguridad de la Provincia. Consolidar las necesidades de materiales de consumo, equipos, muebles y material preimpreso y de seguridad identificadas en la Provincia. Solicitar cotizaciones de, equipos, muebles y material preimpreso y de seguridad que requiera la Provincia. 100 Analizar las cotizaciones de materiales presentadas a la Provincia, observando calidad, servicio, condiciones financieras, precio, costos alternos y demás aspectos que afecten la compra de los materiales. Seleccionar un proveedor de materiales de consumo, equipos, muebles o material preimpreso y de seguridad para la Provincia. Elaborar las compras de materiales de consumo, equipos, muebles o material preimpreso y mercancías para la venta. Identificar al proveedor seleccionado en el proceso de Selección de proveedores Solicitar el pedido previamente determinado al proveedor seleccionado observando el cumplimiento de las condiciones presentadas en el proceso de Selección de proveedores. Recibir los elementos del pedido solicitado de materiales de consumo, equipos, muebles o material preimpreso de seguridad y mercancías para la venta. Verificar las especificaciones y cantidades del material de consumo, equipos, muebles o material preimpreso de seguridad y mercancía para venta solicitado. Registrar el pedido del material de consumo, equipos, muebles o material preimpreso de seguridad y mercancía recibido en la base de datos designada para ello. Almacenar el pedido del material de consumo, equipos, muebles o material preimpreso de seguridad y mercancías recibido bajo las condiciones ambientales que aseguren su preservación, mantenimiento y salubridad y de forma tal que se garantice un orden lógico, la identificación de los empaques y el fácil acceso y distribución. 101 REQUISITOS Grado universitario en el área administrativa, económica o contable ACADÈMICOS Conocimientos en Importaciones Conocimientos en Computación PERSONALES Responsabilidad Actitud de Compromiso Honestidad Actitud de Racionalización del gasto Orden Agilidad mental Respeto Capacidad de previsión Entereza Capacidad para tomar decisiones Iniciativa Condiciones de investigador Sociabilidad Habilidad matemática Celeridad Rapidez de asociación Eficacia Rapidez para la comprensión de la Discrecionalidad Información Dominio personal 102 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Tesorería Facturación GRUPO OCUPACIONAL JEFE INMEDIATO: Responsable de las áreas administrativa y financiera SUBALTERNOS Asistente de Facturación OBJETIVO GENERAL Supervisar y ejecutar el proceso de facturación de la Provincia. RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN Confirmar la creación de las remesas a facturar en el Sistema empresarial de la Provincia. Confirmar que el número de las remisiones a facturar se encuentre en el sistema empresarial del sistema contable de la Provincia. Confirmar que los datos dentro de las remisiones a facturar se encuentren adecuados en el sistema empresarial de la Provincia. Confirmar el destinatario específico de la remisión a facturar. Determinar las Remisiones del Centro Interno pendientes por facturar. Generar el informe de remisiones pendientes por facturar en el sistema empresarial de la Provincia. Analizar el informe de remisiones pendientes por facturar generado por el sistema empresarial de la Provincia. Determinar los motivos del retraso en las remisiones indicadas por el informe sin facturar. Recopilar los cumplidos de entrega de mercancías. Recibir los cumplidos de entrega de mercancías movilizadas por el Centro Interno. Solicitar los cumplidos de entrega de mercancías movilizadas por el Centro Interno, que hagan falta por facturar. 103 Coordinar el recibo de cumplidos de entrega de mercancías faltantes. Determinar la tarifa pertinente para cada remesa de transporte de mercancías despachadas. Determinar el destinatario específico de la factura a elaborar a partir de la remesa de transporte de mercancías despachadas. Elaborar las facturas de las mercancías despachadas. Alimentar el sistema empresarial con los datos correspondientes de las mercancías despachadas, para la generación automática de la factura pertinente. Descargar dentro del sistema empresarial la remisión de carga correspondiente a la factura elaborada. Revisar la factura elaborada dentro del sistema empresarial de inventarios. Imprimir la factura elaborada dentro del sistema empresarial de la Provincia. Coordinar la fotocopia de la factura y sus respectivos soportes de remisión. Ejecutar actividades relacionadas al registro en la contabilidad de las facturas emitidos por los centros de costo. Emitir las facturas correspondientes a los despachos realizados. Trasladar las facturas emitidas al área contable de la Provincia. 104 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS GRUPO OCUPACIONAL Responsable Ecónoma Provincial INMEDIATO: SUBALTERNOS Asistente de economía OBJETIVO GENERAL Elaborar los documentos de ingresos y egresos de la Provincia, pagar las obligaciones adquiridas y distribuir los ingresos financieros en las cuentas bancarias. RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN Ejecutar actividades relacionadas con la operación de Tesorería y contabilidad de la Provincia. Elaborar los comprobantes de egreso en el sistema empresarial de la Provincia. Trasladar los comprobantes de egreso de la Provincia al área contable para su posterior registro. Consignar dinero en las cuentas de la Provincia. Verificar la consignación de dinero en las cuentas de la Provincia. Generar los recibos de caja de las consignaciones de dinero efectuadas en las cuentas bancarias de la Provincia. Trasladar los recibos de caja de las consignaciones de dinero efectuadas en las cuentas bancarias de la Provincia al área contable para su posterior registro. Gestionar las notas crédito de la Provincia. Gestionar las notas débito de la Provincia. Generar los intereses correspondientes a la operación financiera de la Provincia. Trasladar los documentos de soporte de las notas crédito y débito de la Provincia al área contable para su posterior registro. Efectuar las transacciones generales de la Provincia respecto de entradas y salidas de Tesorería. Trasladar los documentos de soporte de las transacciones generales de la Provincia al 105 área contable para su posterior registro. Ejecutar las actividades relacionadas al pago de las cuentas de cobro y facturas cuyo titular es la Provincia. Recibir las cuentas de cobros y facturas cuyo titular sea la Provincia y que correspondan a servicios prestados para ella. Verificar el cumplimiento de los servicios prestados que dan justificación a las cuentas de cobro o facturas cuyo titular es la Provincia. Revisar los términos de vencimiento de las cuentas de cobro o facturas cuyo titular es la Provincia. Aprobar el pago de las cuentas de cobro o facturas cuyo titular es la Provincia y que correspondan a servicios prestados para ella. Elaborar la orden de pago correspondiente al pago de las cuentas de cobro o facturas cuyo titular es la Provincia y que correspondan a servicios prestados para ella. Elaborar el comprobante de egreso y el cheque correspondiente al pago de las cuentas de cobro o facturas cuyo titular es la Provincia y que correspondan a servicios prestados para ella. Revisar los términos de elaboración del comprobante de egreso y del cheque correspondiente al pago de las cuentas de cobro o facturas cuyo titular sea la Provincia y que correspondan a servicios prestados para ella. Entregar el comprobante de egreso y el cheque correspondiente al pago de las cuentas de cobro o facturas al beneficiario de las cuentas, previa verificación de la autorización para la entrega a quien lo solicita. Verificar la cancelación del compromiso que generó las cuentas de cobro o facturas. Ejecutar las actividades de Distribución de los ingresos financieros de la Provincia. Determinar los saldos financieros y bancarios de las cuentas bancarias de la Provincia. Asignar cobros de cartera para el cubrimiento de saldos financieros y bancarios de las cuentas de la Provincia. Cubrir los saldos financieros y bancarios de las cuentas bancarias de la Provincia. Preparar informes administrativos de la Provincia. 106 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Responsable de Jurídica y Representante Legal GRUPO OCUPACIONAL JEFE INMEDIATO: Representante Legal SUBALTERNO Responsable de Relaciones Laborales OBJETIVO GENERAL Coordinar la administración de los recursos humanos y velar por el cumplimiento de las obligaciones jurídicas bajo las que se rige la Provincia. RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN Coordinar la Administración de recursos humanos Seleccionar el personal adecuado para la Provincia, elaborando los estudios pertinentes y aplicando las pruebas necesarias para ello. Contratar al personal seleccionado, bajo el cumplimiento de las condiciones legales vigentes del Ministerio de Protección y Seguridad Social para la contratación de personal. Realizar las inducciones y reinducciones pertinentes al desarrollo del recurso humano de la Provincia. Capacitar al recurso humano de la Provincia en las áreas que requiera el desarrollo del objeto social de la Provincia y que propendan por mejorar las condiciones ambientales en el desarrollo de las actividades propias de la Provincia. Elaborar la nómina y los demás pagos de personal, calculando el total consolidado devengado y las deducciones para cada uno de los empleados de la Provincia. Elaborar todos los pagos patronales correspondientes de la Provincia y de cada uno de los miembros de ella ante las entidades de salud, pensiones, cesantías, riesgos profesionales, cajas de compensación y demás pertinentes. 107 Solucionar novedades de personal tales como asignación de permisos, determinación de vacaciones, determinar préstamos, asignar o validar licencias, entregar cheques de subsidios, elaborar certificados de ingresos y de labores, y demás novedades que se generen en el cumplimiento del proceso de administrar los recursos humanos de la Provincia. Controlar la gestión y los resultados de cada uno de los empleados de la Provincia, aplicando los indicadores determinados para cada cargo, proceso y persona. Ejecutar las sanciones pertinentes cuando la gestión, los resultados, la actitud, los procesos o las actividades laborales se vean perturbadas por una acción u omisión directa de algún miembro de la Provincia. Coordinar la elaboración y el cumplimiento del programa de salud ocupacional de la Provincia. Coordinar el procesamiento de información jurídica Administrar las pólizas de la Compañía, observado el cumplimiento de las estipulaciones y el adecuado cubrimiento de los riesgos corporativos en el desarrollo del objeto social. Coordinar el procesamiento de la información general de la Provincia. Determinar las necesidades actuales de capacitación general y específica que exista en la Provincia. Recopilar la información pertinente sobre los aspectos de capacitación que requiera la Provincia, al igual que los planes y programas de capacitación que los proveedores de información ofrezcan. Elaborar el Plan de capacitación general para la Provincia, de forma tal que incluya los aspectos de capacitación que requiera. Distribuir los programas que hacen parte del Plan general de Capacitación dentro del personal de la Provincia, enfatizando en los cargos, procesos o funciones que lo requieran. Ejecutar los programas que hacen parte del Plan general de capacitación de acuerdo a los aspectos de capacitación previamente determinados. Evaluar el Plan general de acuerdo a los aspectos de capacitación previamente determinados. Evaluar los programas específicos de capacitación de acuerdo a los aspectos de capacitación previamente determinados. Ejecutar actividades de elaborar nómina y demás pagos de personal 108 Grado universitario en el área Jurídica, administrativa y contable ACADÈMICOS Conocimientos en Computación PERSONALES Responsabilidad Actitud de Compromiso Honestidad Actitud de Racionalización del Orden gasto Respeto Agilidad mental Recursividad Capacidad de diagnóstico Sociabilidad Capacidad para tomar Celeridad decisiones Eficacia Condiciones de Investigador Entereza Capacidad de previsión Iniciativa Facilidad de expresión oral y Creatividad escrita Liderazgo Habilidad matemática Discrecionalidad Rapidez de asociación Dominio Personal Rapidez para la comprensión Viveza de Espíritu de la Información 109 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Responsable de personal y Recursos Humanos GRUPO OCUPACIONAL JEFE INMEDIATO: Superiora de comunidad y ecónoma local SUBALTERNOS Auxiliar contable OBJETIVO GENERAL Elaborar la nómina general de la Provincia, calculando el total neto devengado de cada uno de los empleados, además de digitarla en el sistema bancario o financiero actualmente pertinente. Revisar la nómina general de la Provincia, observando el cumplimiento de las condiciones laborales y cubrimiento del total de los empleados. Coordinar con las áreas involucradas en el proceso, el pago de la nómina y demás pagos del personal de la Provincia. Entregar a cada uno de los empleados de la Provincia, los comprobantes de pago pertinentes a la cancelación de nómina y demás pagos de personal. Ejecutar actividades de Elaboración de pagos patronales Recopilar la información pertinente a las afiliaciones de salud, pensiones y cesantías de cada uno de los empleados de la Provincia. Elaborar los formatos de pagos patronales de acuerdo a la información de afiliaciones de salud, pensiones y cesantías recolectada. Confirmar el cubrimiento total de los empleados de la Provincia en la elaboración de los formatos de pagos patronales. Archivar los formatos de los pagos patronales de la Provincia cancelados ante las entidades involucradas. Enviar copia de los pagos patronales cancelados a cada empleado beneficiario de la Provincia. Y ejecutar actividades de solucionar novedades de personal 110 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Relaciones laborales GRUPO OCUPACIONAL Responsable INMEDIATO: SUBALTERNOS: Responsable Administrativo y financiero Responsable de Relaciones Laborales OBJETIVO GENERAL Asignar otros permisos laborales necesarios de forma tal que su realización no afecte el desarrollo de los procesos apostólicos de la Provincia. Aprobar el permiso laboral asignado. Notificar el permiso laboral asignado al empleado y a su Jefe inmediato. Legalizar ante las entidades pertinentes las incapacidades médicas laborales de los empleados de la Provincia. Recibir el informe de incapacidad médica laboral del empleado. Recibir los soportes de incapacidad médica laboral del empleado. Legalizar la incapacidad médica laboral del empleado ante la EPS o ARP involucrada. Asignar las vacaciones a los empleados de la Provincia que se hagan acreedores a ellas, bajo las normas legales vigentes. Recibir solicitud de vacaciones de los empleados de la Provincia. Analizar posible tiempo de asignación de vacaciones a los empleados de la Provincia. Definir período de disfrute de vacaciones de los empleados de la Provincia. Notificar período de disfrute de vacaciones a los empleados de la Provincia. Registrar la asignación de vacaciones a los empleados de la Provincia en los formatos estipulados para ello. 111 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Responsable Recepción de pedidos. Bodega Bogotá principal GRUPO OCUPACIONAL JEFE INMEDIATO: Responsables de centros de difusión Cada ciudad OBJETIVO GENERAL Realizar actividades de atención y orientación para con los informes y requerimientos que recibe de los diferentes centros de difusión. RESPONSABILIDADES Recibir correspondencia Recibir correspondencia de acuerdo a las condiciones estipuladas para el envío y recibo de la misma. Registrar recepción de la correspondencia Definir destinatario de la correspondencia Confirmar entrega correspondencia Confirmar recibo y entrega de correspondencia a origen Enviar correspondencia Recibir de los clientes internos solicitud de envío de correspondencia Recibir de los clientes internos el envío de correspondencia Preparar el envío de correspondencia Enviar la correspondencia de acuerdo a las condiciones estipuladas para el envío y recibo de correspondencia. Verificar llegada de correspondencia a destino Enviar correo electrónico Recibir solicitud de envío de correo electrónico Elaborar el correo electrónico Revisar el correo electrónico Enviar el correo electrónico Verificar la llegada del correo electrónico 112 REQUISITOS Bachillerato ACADÈMICOS Conocimientos en Secretariado Estudios de Computación en Procesadores de Palabras, Hojas de cálculo, Presentaciones, Bases de datos e Internet. EXPERIMENTALES Actividades de Secretariado Actividades de Recepción Manejo de Computación y programas Actividades de Servicio al cliente Actividades de Relaciones públicas PERSONALES Responsabilidad Actitud positiva Honestidad Actitud de Compromiso Orden Actitud de Racionalización del gasto Respeto Agilidad mental Entereza Dominio Personal Discrecionalidad Facilidad de expresión oral y escrita Recursividad Rapidez de asociación Eficacia Rapidez para la comprensión de la Sociabilidad Información Viveza de espíritu 113 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Responsable de ventas Provincia GRUPO OCUPACIONAL Responsable INMEDIATO: SUBALTERNOS: Responsable centro interno Jefe de Ventas de cada centro de costo Jefe de mercadeo y Publicidad OBJETIVO GENERAL Dirigir los procesos comerciales y operativos de la Provincia, garantizando el cumplimiento y la ejecución del plan apostólico. RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN 1. Establecer las condiciones generales de comercialización y despachos terrestres de mercancías en la Provincia. 2. Establecer estrategias apostólicas de comercialización de ventas de mercancías de la Provincia. 3. Dirigir las actividades de relaciones públicas con la competencia a lo largo del país. 4. Concertar alianzas comerciales estratégicas para el eficiente desarrollo del objeto social de la Provincia. 5. Dirigir el adecuado desarrollo de los procesos de despacho terrestre de mercancías de la Provincia. 6. Coordinar el reporte de acción de cada una de las áreas a su cargo. 7. Analizar los informes de gestión comercial y operativa para la efectiva toma de decisiones en la Provincia. 8. Elaborar informes sobre la situación comercial y operativa actual de la Provincia. 9. Velar por el desarrollo concordante de los procesos comerciales, operativos, administrativos y financieros de la Provincia. 10. Reportar la gestión de su área a las instancias superiores pertinentes. 114 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Responsable de difusión y mercadeo GRUPO OCUPACIONAL Responsable INMEDIATO: Responsable Comercial OBJETIVO GENERAL Comercializar los artículos religiosos tales como ornamentos sagrados, vasos sagrados, y todo lo relacionado con el culto sagrado propios de la Provincia. DESCRIPCIÓN Ejecutar actividades correspondientes a la identificación de los clientes potenciales de la Provincia. Observar los directorios generales de información sobre personas jurídicas y naturales que puedan convertirse en clientes potenciales de los centros de difusión de la Provincia. Observar bases de datos específicas de información en las cuales se ubique el perfil del cliente potencial de la Provincia. Solicitar referidos en base del perfil de cliente potencial de la Provincia, previamente identificado. Ejecutar actividades de contacto con los clientes potenciales de la Provincia. Gestionar la consecución de los teléfonos y las direcciones de los clientes potenciales identificados. Ejecutar actividades correspondientes a la presentación de la Provincia. Determinar los destinatarios del Portafolio de servicios dentro de la empresa cliente potencial identificada. Elaborar el Portafolio de servicios de la Provincia, para los destinatarios dentro de la Provincia, cliente potencial identificado. Supervisar en envío del Portafolio de servicios elaborado. 115 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN: Responsable de Mercadeo y publicidad GRUPO OCUPACIONAL Responsable Responsable Comercial INMEDIATO: SUBALTERNOS: Asistente de Mercadeo y Publicidad OBJETIVO GENERAL Formular y ejecutar el plan de mercadeo y publicidad de la Provincia. RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN Formular y ejecutar las estrategias de Mercadeo y Publicidad relacionadas a la operación de desarrollo del objeto social de la Provincia. Efectuar investigaciones de mercadeo tendientes al diagnóstico del estado actual del mercado de transporte terrestre de mercancías por carretera en Colombia y el pacto andino. Actualizar los precios de los servicios actuales de la Provincia. Identificar las necesidades de clientes potenciales en la Provincia en relación a la investigación de mercadeo pertinente. Actualizar las actividades de los centros de costo de la Provincia en relación con la investigación de mercadeo pertinente. Caracterizar a los clientes actuales y potenciales de la Provincia. Identificar los medios de publicidad acordes con el sector en el cual desarrolla el objeto social la Provincia. Formular estrategias de Relaciones públicas y de acercamiento con los clientes actuales y potenciales. 116 10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES Se hace necesaria la implementación de un sistema de control, con el fin de salvaguardar los activos, promover la adhesión a las políticas y procedimientos preescritos, circunscribiendo las decisiones y las responsabilidades a los roles establecidos y asignando las funciones a cada responsable y colaborador, con todo lo cual se promueve cultura del control, cultura organizacional y, se genera eficacia, efectividad, eficiencia y crecimiento. Los Sistemas de Control Interno son de gran ayuda e importancia porque sirven como mecanismo para la Gestión en la determinación de políticas y estrategias de la empresa y direccionar hacia lo que verdaderamente se busca. Las partes del Sistema de Control sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en el tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. Los manuales de funciones y procedimientos inducen a quienes toman decisiones a pensar en las necesidades totales de la comunidad y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. Estos manuales fueron rediseñados y formalizados para su implementación y tomar determinaciones en la provincia Los Sistemas de Control interno sirven como medios de comunicación y retroalimentación entre unidades a determinado nivel de funciones y de autoridad y verticalmente entre las hermanas de un nivel de función a otro. Una red de informaciones se filtra hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis aplicación y toma de decisiones realizando un proceso de mejoramiento continuo, para ello los cuestionarios de Control Interno deben aplicarse periódicamente sin aviso previo y tomar determinaciones que permitan minimizar riesgos RECOMENDACIONES Efectuar la aplicación del sistema de Control propuesto con el fin de generar en la comunidad la confianza necesaria en su buen funcionamiento, pero se debe 117 coordinar con buenas herramientas para tomar decisiones correctas sobre asuntos relevantes. Para ello es necesario tener en cuenta: • • • • • • • • Establecer prioridades, secuencias y sincronizar pasos a seguir. Decidir cómo y cuándo alcanzar metas fijadas. Determinar resultados finales deseados. Preparar y capacitar las religiosas de la congregación. Definir líneas de enlace para facilitar la coordinación. Asegurar responsabilidades y plantear exactamente lo que se espera de cada miembro de la comunidad. Estimular la creatividad y la innovación para alcanzar metas. Medir resultados. APORTES La Investigadora espera que este trabajo de grado sea un aporte para: La Universidad: a la cual se le entrega un documento escrito el cual refleja la profundización en el área contable, financiera, de control, que servirá de consulta y generara proyectos afines a la administración. Los Estudiantes: como material de soporte para el desarrollo de proyectos encaminado al fortalecimiento de la investigación y de la educación continuada en diplomados de control interno para comunidades religiosas, especializaciones, maestrías y doctorados. A La Sociedad Colombiana: le entrego como aporte la propuesta de aplicación de un sistema de control interno que permitirá ejercer en forma precisa y sin equívocos el desarrollo de procesos administrativos más efectivos, como solución a las necesidades que se avecinan en corto tiempo de competitividad y que servirá de apoyo a la toma de decisiones en los niveles de la alta dirección de las comunidades religiosas. A mí como investigadora: me permitió profundizar en el área del sistema de Control Interno, las finanzas, los informes financieros y costos y conocer más a fondo los sistemas gerenciales, lo cual contribuyó a mi desarrollo integral como Contadora Pública profesional. 118 BIBLIOGRAFIA A LAS PÍAS DISCÍPULAS. La pobreza Paulina. Año 1.960 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. Control Interno Informe Coso. Pág. 25. Año 2003 AUTOEVALUACIÒN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Revists Administer Universidad EAFIT. Año 2.005 BLANCO Yanel. Normas y Procedimientos de Auditoría Integral. Año 1.998 BLANCO ILLESCAS. El control como guía de la gestión empresarial Pág 73 BIBLIA DE JERUSALÉN. Ediciones Deslee Brouwer S.A. Bilbao. AÑO 1.999 BIBLIA LATINOAMERICANA. Ediciones. Verbo Divino Estrella Navarra España. Año 2.002 B.J.HODGE, W.P. ANTHONY L.M GALES teoría de la organización un enfoque estratégico. Prentice may Iberia. Madrid Año 1.998. HODGE, B.J. P. ANTHONY, WILLIAM. GALES, M Lawrence. Teoría de la Organización un enfoque estratégico. Madrid: Pearson Educación S.A .2.003 CATÀCORA, Procesos y procedimientos Contables. Primera Edición. Editorial Graw/Hill. Venezuela. Pág. 238. Año 1.996 CATALDO Pizano Juan. Visión global de la Empresa. Grupo Editorial Alfa omega S.A de C.V. Año 2.003 CÈPEDA Gustavo. Auditoría y Control Interno. Ed. Mc Graw Hill. Año 1997 COMITÈ DE PROCEDIMEINTOS DE AUDITORÍA. Instituto Norteamericano. Los elementos de un sistema coordinado y su importancia para la administración. Año 2.002 CONSEJO TÉCNICO DE CONTADURÍA PÚBLICA. Pronunciamiento 7. Ediciones Ecoe. Año 1.998 119 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Banco Mundial. Mapa de riesgos de corrupción. Año 1.999 DECLARACIONES SOBRE NORMAS DE AUDITORÍA. SAS 1, Pág 16. Año 1.998 DOMINGUEZ GIRALDO Gerardo. Indicadores de gestión y resultados un enfoque sistémico. Año 2.002 ESTUPIÑÀN Rodrigo. Control interno y fraudes. Pág 23-24 Ed. Ecoe. 2003. Committee of sponsoring organizations of the tread way commissions (Coso) International of control integrated. GRANDA Rubén Darío. Control Interno. Grupo Editorial Nueva Legislación. Pág. 327. Año 2.006 HAGERMAN Robert. Universidad INCCA de Colombia. Año 2004. Págs. 164-169 HAROLD KOONTZ Heinz Weihrich, AMAT Joan M. Control de gestión una perspectiva de dirección. Año 1.997 CHEVARRIA Hernández Rogelio. Auditoría. Editorial Pueblo y Educación. Año 2.002 INFORME COSO. Joint Ventures. Operaciones conjuntas, asociaciones de empresas. Año 2005 LEONARD, W. Auditoría Administrativa de métodos y Eficiencia administrativa. México: Editorial Diana. Pág. 33. Año 1.990 MADARIAGA García Ricardo. Control de Gestión, conceptos básicos. Instituto Colombiano de bienestar familiar. Año 1.997 MANTILLA Samuel Alberto. Administración de riesgos del emprendimiento. Pág. 32. Ediciones Ecoe. Año 2005. MANTILLA Samuel Alberto. Control Interno Estructura conceptual integrada. Committee of sponsoring organizations of the treadmay commision. Ediciones Ecoe. Año 2.002 120 MEIGS, W. LARSEN, J. Principios de Auditoría. Segunda Edición. México. Editorial Diana. Año 1.994 MÈNDEZ Carlos Eduardo, Metodología para elaborar diseños de investigación en ciencias económicas, contables y de administración. McGraw Hill. Año 1.998 PARRA PARRA Orlando. Sistemas de información financiera. ORPA Editores. Año 1.995 PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO. Directorio Administrativo. Año 2004 PEÑA BERMUDEZ Jesús María. El control la Auditoría y la Revisoría Fiscal. Ediciones Ecoe. AÑO. 1.998 PLAN ÚNICO DE CUENTAS. Normas generalmente aceptadas en Colombia Grupo Editorial Nueva Legislación. Año 2.003 POCH. Manual de Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda Edición. Barcelona España. Pág. 17.Año 1.992 REDONDO, A. Curso Práctico de Contabilidad General. Décima Edición. Editorial Centro Contable Venezolano. Pág. 267. Año 1.993 SANTIAGO ALBERIONE. AD 134. Pág. 116. EDIZIONE PAULINE. 1.985 STATEMENT ON AUDITING STANDARDS No 69, The Meaning of” present fairly in Conformity With Generally Accepted Accounting principles “ in the Independent Auditor’s Report (New York: AIPA, 1992) UDAONDO Duvan Miguel. Gestión de calidad. Ediciones Díaz de Santos S.A 1.992 UNIONE DE SUPERIORI GENERALI. Economía y misión en la vida Consagrada. Editrice “ Il Calamo”. Año 2.002 121 ANEXO A ORGANIGRAMA PÍAS DÌSCÌPULAS DEL DIVINO MAESTRO GOBIERNO GENERAL MADRE GENERAL VICARIA GENERAL SECRETARIA GENERAL CONSEJERAS GENERALES ECONOMA GENERAL SUPERIORA PROVINCIAL VICARIA PROVINCIAL SECRETARIA PROVINCIAL CONSEJERAS PROVINCIALES ECONOMA PROVINCIAL 122 ANEXO B ORGANIGRAMA ECONOMATO COLOMBIA ECÒNOMA PROVINCIAL CONTABILIDAD CENTROS DE REVISOR FISCAL TESORERÍA ECONOMATO PROVINCIAL PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO. COSTOS INVENTARIOS CENTRO INTERNO EQUIPO DE APOSTOLADO CREACIÓN Y DISEÑO MEDELLÌN CALI CÚCUTA TALLERES DIFUSIÓN MERCADEO 123 BOGOTÀ ANEXO C PROCESO MANUAL CONTROL DE INVENTARIOS Orden de compra Informe de recepción Selección componentes de inventario a pedir Requisición almacén Análisis de inventario Notas ajustes Registro de Componentes K Documento puente F Proveedores N Actualización registros inventarios Requisición de compras Preparación requisición Compra Selección de proveedores P Proveedor Organización & métodos. Pág 68 124 Orden de compra OC Recepción P ANEXO D CICLO DE PRODUCCIÓN INICIACION DEL CICLO DE PRODUCCION Planeación de producción Costo de ventas Programación de inventarios Costos de producción Producción de bienes y servicios Despacho a centros de costos Registro de inventarios Gráfico organización & métodos Pág 142 125 Adquisición: Mano de obra Materias primas Servicios y suministros Desembolsos Pago de nómina ANEXO E CICLO ABASTECIMIENTO Y DESEMBOLSOS INICIACIÓN EFECTIVO PEDIDO DE COMPRAS DESEMBOLSO EFECTIVO AUTORIZACIÓN CUENTAS POR PAGAR ORDEN DE COMPRA RECEPCIÓN DESPACHOS CENTROS DE COSTOS REGISTRO DE INVENTARIOS Gráfico organización & Métodos. Pág 139 126 ANEXO F PROCEDIMIENTO ECONOMATO PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO Recibos de caja CENTROS DE COSTOS ECONOMATO Recepción de dinero Ventas No siempre es Elaborada. Asistente de Contabilidad Giro de cheques Custodia del dinero para desembolsos varios ENTREGA DIARIA DEL DINERO Compra de mercancías y otros Pagos de nómina Compra de útiles de papelería, aseo y cafetería Pago de servicios Pago de transportes Pagos de gastos en los que incurra la provincia Reembolsos a centros de costos (cajas menores) 127 ANEXO G PROCEDIMIENTO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Solicitud verbal de cada superiora VINCULACIÓN Provincial Aprueba el ingreso de nuevo personal Verificación referencias Remisión exámenes médicos de ingreso. Recepción fotocopia documentos de identificación Afiliaciones Pías Discípulas del Divino Maestro Contrato de trabajo Firma CONTABILIDAD. Cálculo mensual de provisiones prestaciones sociales Consolidación anual prestaciones sociales. Ajustar diferencias Tesorería asigna el salario. PREPARACIÓN Y PAGO DE NÓMINA 128 ANEXO H PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA Y ARTÌCULOS RELIGIOSOS PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO SALIDAS DE INVENTARIO ORDEN DE PEDIDO PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO CONTABILIDAD CAUSACION Y REGISTRO DE VENTA DOCUMENTOS DE VENTA. FRA VENTA 129 ANEXO I CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO Tomados como herramienta para levantar la información y diagnosticar la situación. ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO AREA: EFECTIVO: CAJA MENOR SI CONCEPTO N N/ OBSERV O A A 1. ¿Al solicitar o realizar los reembolso 5 respectivos de caja le hacen arqueos de caja, para controlar su del efectivo? 8 2. ¿Existe en forma escrita las políticas 3 establecidas para permitir el manejo eficiente del dinero de la congregación? 10 3. ¿Se realizan arqueos frecuentes de caja sin 6 previo aviso, para, controlar que no se mezclen los ingresos, y general un control efectivo del dinero que se tiene en caja? 7 4. ¿Cuándo se entrega dinero en efectivo se elabora el comprobante correspondiente y se hace con previa autorización? 13 12 5. ¿Están separadas las funciones de cuidado y manejo del efectivo, con las de autorización de pagos y soportes de los gastos respectivos? 10 6. ¿Se cuida de cumplir con las políticas establecidas desde economato, tales como topes mínimos y máximos de pagos y 8 recaudos? 7. ¿Al momento de realizar un pago se tiene en 3 cuenta la liquidación de retenciones, reteica, allí donde es obligatorio? 9 8. ¿Si no conoce las normas tributarias, información o asesoría? 130 pide 1 3 Si, aunque en algunos casos no aplica 5 No, y 10 tampoco se pide información. 4 No existe el esfuerzo por 9. ¿Cada una desde la responsabilidad que tiene, entiende la importancia de aplicar las retenciones, para evitar cargas tributarias a la 13 entidad o sanciones? actualizarse 10. ¿Se sabe cuáles son los montos o bases así como las tarifas para aplicar sobre estos 13 impuestos, para no incurrir en posibles sanciones? 13 11. ¿Se tiene control sobre los recibos de caja cuidando que su numeración lleve un consecutivo? 12. ¿Se cuida de hacer firmar e identificar 13 plenamente con dirección y teléfono a los beneficiarios de pagos o a las personas que 13 prestaron los servicios? 13. ¿Antes de cancelar y entregar el dinero se 13 controla, si está bien el servicio que se está cancelando? 14. ¿El procedimiento reposición del fondo de caja 1 menor es considerado que cumple con las políticas establecidas en la congregación? 12 9 4 15. ¿En caso de entrega de anticipos se generan documentos correspondientes, para tenerlos 9 en cuenta al momento de su cancelación? 4 16. ¿Se registran o causan diariamente los gastos 8 incurridos, para no incurrir en posibles olvidos? 17. ¿Considera que se está dando un adecuado 4 manejo a los dineros de la caja menor? 5 11 18. ¿Se preocupa por mejorar el control y manejo del efectivo? 13 19. ¿Si en este momento se hiciera arqueo de caja cree que no se encontraría ninguna inconsistencia sea faltante o sobrante? 131 13 No se evalúan 20. ¿Hace un estudio revisando y analizando los 7 gastos, cuales tienen mayor cuantía o monto, si son necesarios o si se podrían omitir en ciertos casos? 6 21. ¿Se evalúa a las personas que colaboran con 10 los manejos de fondos o efectivo? 3 22. Si se lleva acabo lo anterior ¿cada cuánto se 9 realiza? 4 23. ¿Se cuida de analizar y verificar el balance que el economato envía a cada centro de costos, o más bien hace caso omiso, y /o se buscan estrategias para su mejoramiento? 24. ¿Se es solidaria en el esfuerzo por depurar un ciento por ciento la parte contable y administrativa? 25. ¿Colabora o es indiferente con los esfuerzos que se vienen realizando? 132 ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO AREA: INVERSIONES CONCEPTO SI NO 1. ¿Se cuentan con políticas claras a la hora X de realizar inversiones a corto y largo plazo? 2. ¿Mensualmente se monitorea las X inversiones para ver si realmente está generando los rendimientos financieros y valor agregado a la congregación? 3. ¿Se ve reflejado en el balance general las X inversiones, en sus diferentes etapas desde el momento de la adquisición hasta la fecha? 4. ¿Se verifican eventualmente, sin aviso previo, las inversiones por parte de instancias mayores? 5. ¿Se causa el registro inmediato de los ingresos derivados de las inversiones? X X 6. ¿Se concilian mensualmente las X inversiones, para conocer su valor real, y verificar su registro contable, poder medir su rentabilidad y tomar decisiones? 7. ¿Antes de realizar cualquier inversión se cuenta con un estudio previo, así como con la autorización de la persona adecuada y facultada para ello? 8. ¿Al realizar inversiones se tiene la X prudencia suficiente para realizarlas siempre a nombre de la congregación? 9. ¿Se estudia con sigilo o esmero y se hace X algún discernimiento, antes de realizar una inversión cuantiosa, que sea benéfica para la congregación? 10. ¿Los valores e inversiones se tienen X en bancos o entidades autorizadas 133 X N/A OBSERVACION ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO AREA: BANCOS CONCEPTO SI NO 1. ¿Se depositan los ingresos en su totalidad. Se hacen pagos con el disponible circulante? 2. ¿Hay una sola persona responsable del manejo de bancos? N/A OBSERVACIONES X X 3. ¿Cuándo se expide un cheque, X se hace con base en unos soportes adecuadamente elaborados, con la previa revisión y autorización? 4. ¿Entre las políticas de pago se verifica que realmente los X valores correspondan con los soportes? Comprobantes de egreso 5. ¿Qué documento se utiliza para el pago a proveedores? 6. ¿Se expiden los cheques con las firmas autorizadas? 7. ¿Las firmas se encuentran registradas debidamente en los respectivos bancos? 8. ¿Se hace la conciliación mensualmente, no descuidando esta función, importante para el manejo y control preventivo? 9. ¿Se cuida que los saldos en banco no estén sin fondos? X X X X 134 ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO AREA: INVENTARIOS CONCEPTO SI NO 1. ¿Mensualmente se revisa que los registros X realizados correspondan con los contabilizados? 2. ¿Se revisa que el inventario de materias X prima, productos en proceso, mercancías y productos terminados, correspondan con las compras o adquisiciones y ventas o salidas? . ¿Existen al interior de Bodega políticas claras X para que cada persona que trabaja comprendan los conceptos de competitividad, responsabilidad y sentido de pertenencia, que tenga disposiciones de responder cabalmente a las funciones que se le han asignado? 3. ¿Son adecuados los controles que se X ejercen para evitar pérdidas de mercancías, materias primas, empaques entre otros, evitando al máximo realizar ajustes al sistema y generar pérdidas? 4. ¿Se cuenta con personal de tiempo X completo que responda al manejo y supervisión de los inventarios? 5. ¿Para que haya un mejor control se logra integrar la parte contable con los inventarios, generando la información pertinente que logre los objetivos establecidos? 6. ¿Los inventarios están debidamente X protegidos contra deterioros físicos, ya sea de clima o por vejez u obsolescencia o prescripción? 7. ¿Se tiene claridad sobre los artículos que X en inventarios ya están obsoletos o han prescrito? 135 X N/A OBSERV 8. ¿Se tiene conocimiento sobre qué artículos X hay que hacer reposición, dando información continua a los centro de costo sobre aquellos que no tienen movimientos o están quietos? X 9. ¿Se cuenta con algún mecanismo de X control en función al valor de los inventarios, teniendo especial cuidado a los de mayor valor? 10. Hay controles claros para evitar el libre acceso de personal a los depósitos? a) ¿Entre los procedimientos existentes se realiza conteo físico por lo menos una vez al año? b) ¿Se cuenta con una planeación establecida con anterioridad para control de mercancías? c) ¿Al momento de preparase para hacer la revisión física se separan los diferentes productos? d) ¿Entre los aspectos a tener en cuenta al momento de realizar el inventario se tienen conceptos claros con relación a la mercancía en mal estado? e) ¿Se vigila y controla que los precios base para la valuación se apliquen y transcriban correctamente? f) ¿Existe un control y vigilancia al momento de confirmar cantidades, haciéndolo al menos dos veces, ojalá por personas diferentes? X X Que no se cumplan es otra cosa. X .X X X 12. En relación a la entrada de inventarios: a) ¿Se informa debidamente al centro Interno X sobre las compras realizadas y que se han hecho con orden de compra? b) ¿Se revisa y controla la entrada de X mercancía recibida? c) Considera adecuado el proceso de reportes adoptado por parte de inventarios X con el centro interno? X 13. Con relación a los depósitos donde se almacena la mercancía: 136 El básico teniendo cuidado que no se deterioren X d) ¿Qué manejo se da a la cantidad de mercancía existente, con relación a los artículos y así saber como y dónde se ubican? e) ¿Se hace protección a su integridad y calidad? f) ¿El sitio donde se almacena la mercancía, es el más apropiado? g) ¿Se programa con tiempo las compras para evitar las sorpresas poco convenientes? h) ¿Es adecuado el manejo interno que se da a la circulación de mercancía a los diferentes centros de costo? i) ¿Antes de dar respuesta a un envío, se verifica en el sistema, para saber con que cantidades cuentan, y así brindar una ayuda oportuna, evitando que cosas que se almacenan en un centro de costo, otro que lo pueda estar necesitando? j) ¿Se utiliza adecuadamente la información, para brindar respuestas a tiempo, sin dilación? k) ¿Tiene una visión clara de la magnitud de los problemas del inventario? l) ¿Cuántas veces al año circula el inventario en su conjunto? X X X X X X X X 137 Dos veces al año X m) ¿Cuáles son los artículos que tienen mayor X rotación? 14. ¿Se cuentan con mecanismos para administrar los inventarios sobre bases Óptimas? 15¿Se cuenta con numeración consecutiva en los formatos que se manejan en esta área? 16¿De qué formatos dispone para el control y manejo de inventarios? 17 ¿Ha realizado propuestas para mejorar el manejo de documentos y cuáles considera oportunos y le gustaría implementar? 18 ¿Existen manuales de funciones o elencos de las funciones que cada persona que trabaja en este sector desempeña? 19 ¿Se realizan visitas o auditorias relámpago a los diferentes centros de costos para confirmar la veracidad entre lo reportado en inventario y el sistema contable que se lleva en X X Camisas, cerámica piedad popular, ornamentos X X X X Ordenes de pedido, producción, entrada de inventarios, remisiones No por escrito el centro interno? 12. ¿Las órdenes de producción se diligencian y respetan, o al contrario se hace caso omiso, y no se lleva control? 13. ¿Considera que el manejo que se da al sistema de costos es eficiente? 14. ¿Conoce el sistema de contabilidad de Costos y lo considera eficiente? 15. ¿Sabe si la contabilidad se encuentra integrada con inventarios, y si hay concordancia a la hora de presentar resultados? 16. ¿Se verifica y revisa periódicamente las cantidades de producción con relación a la competencia? 17. Analizando la mano de obra directa ¿se distribuye de una manera adecuada en función a órdenes de producción o centros de costo buscando una mejor asignación al costo? 18. ¿El manejo que se realiza de prorrateo es el más adecuado en la aplicación a los costos indirectos? 19. ¿Con qué esmero se cuida que los costos y gastos en los cuales se incurren se carguen a convenientemente a las respectivas cuentas u ordenes de producción? 20. ¿Cuándo la mercancía llega se revisa inmediatamente, favoreciendo su pronta contabilización? 21. ¿Favorece desde su sitio de trabajo el mejoramiento continuo de la actividad que realiza, para generar valor agregado? 22. ¿Al momento de presentar una propuesta de mejoramiento, conoce a dónde quiere llegar y qué busca? 23. ¿Conoce y comparte las políticas que se manejan a la hora de establecer los precios? X X X X X 138 Cada tres meses X X X X X X ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO AREA: INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO CONTABILIDAD Hay mucho todavía por hacer Se busca de ser eficientes CONCEPTO SI NO 1. ¿Se hace inspección para verificar la existencia X real de los bienes muebles e inmuebles y que estos se encuentren registrados como propiedad de la congregación? 2. ¿Mensualmente se revisa y verifica que se X realicen correctamente las depreciaciones según sea el caso llevándolo a la cuenta correspondiente? 3. ¿Se tienen debidamente asegurados los bienes X de la entidad para evitar posibles pérdidas, se hacen de manera total o parcial, contra toda clase de siniestros? 4. ¿Están bajo control estricto presupuestal las X adquisiciones de los activos? 5. ¿Las propiedades se encuentran a nombre de X la congregación? 6. ¿Existen personas responsables que estén al X tanto de movimientos, sanciones, embargos, tutelas, así como estar informada de las normas y leyes que expide el Gobierno Nacional y Departamento, para no poner en peligro el patrimonio de la entidad? 7. ¿Los archivos se mantienen en lugares seguros, para evitar que manos inescrupulosas puedan hurtar los documentos que acrediten a la entidad como única propietaria? X 8. ¿Existen registros de cuentas de orden del activo totalmente depreciado y que aún se encuentra en uso, así ya no existan en libros? X 9. ¿Se verifican y cuidan los procedimientos que X permitan controlar el pago oportuno de obligaciones tributarias relacionadas con Inmuebles, como es el caso de impuesto predial? X 10. ¿Existe consistencia en los métodos aplicados para depreciar los activos fijos? 11. ¿En cuanto a las depreciaciones para su causación y liquidación, el método es igual para 139 X N/A OBSERV fines fiscales y para fines contables? 12. ¿Qué políticas se tienen implementadas para la reposición de unidades que se encuentran en mal estado? 13. ¿Al momento de contratar servicios para mantenimiento, se exigen control de calidad, y se verifican antes de la cancelación de X cualquier servicio? 140 Solamente las necesarias ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO AREA: CUENTAS POR PAGAR Tesorería CONCEPTO SI NO 1. ¿Existe políticas sobre el manejo de pago a X proveedores con el fin de lograr una óptima utilización de los recursos de la congregación y una buena imagen ante los proveedores? 2. ¿Se verifica antes de cancelar cualquier servicio público que se haya recibido? X 3. ¿Existe un manejo razonable y programado de X las compras para evitar improvisaciones? 4. ¿Se archiva convenientemente y aplican las X normas establecidas para tal fin? 5. ¿Se tiene cuidado de archivar adecuadamente X las declaraciones del IVA? 6. ¿Tiene un manual de funciones y cuáles considera deberían integrarse al actual? 7. ¿En relación con el control de ventas, busca X depurar lo mejor posible los documentos antes de remitirlos a contabilidad? 8. ¿En relación con la causación de impuesto en ventas, considera que los reporta puntualmente X para no pasar por alto ninguno, y evitar cualquier descuido que genere sanciones? 9. ¿Está al tanto cuando los empleados no cumplen con su horario, para hacer los descuentos correspondientes de nómina? X 141 X N/A OBSERV ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO AREA: OTROS PASIVOS A CORTO PLAZO ECONOMATO CONCEPTO SI NO N/A OBSERV 1. ¿Se vigila y controla que las facturas expedidas X por los centros de difusión se hagan con la debida discriminación? 2. ¿Se paga oportunamente la obligación fiscal? 3. ¿Se causa oportunamente los costos y gastos X para una correcta utilización del IVA a favor de la entidad? 4. ¿Existe la cultura de una continua actualización con relación a la ley concerniente al impuesto X agregado para gozar de los beneficios que se generan? 5. ¿Se cuenta con controles efectivos para el cumplimiento de las obligaciones fiscales a cargo X de la entidad con el fin de evitar litigios que puedan afectar su estabilidad? 6. ¿Cuenta la entidad con personal calificado para manejar satisfactoriamente el cumplimiento de X sus obligaciones fiscales? 7. ¿Se recurre a asesoría externa? X 8. ¿Es efectiva esta asesoría? No del todo 9. ¿Están regulados y establecidos los niveles de endeudamiento que puede contraer la entidad, X así como sus funciones y limitaciones? 142 X ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO AREA: CENTROS DE APOSTOLADO LITURGICO CONCEPTO SI NO Cada 15 días 1. ¿Con qué frecuencia se realizan reposiciones de mercancía al centro interno? 2. ¿Se conoce las cantidades existentes en depósito al momento de hacer pedidos? X 3. ¿Se conoce la mercancía que hay en el centro interno que no se mueve para contribuir, así sea en una pequeña porción, a su disminución? X 4. ¿Existe la cultura de un mejoramiento continuo en función de atraer nuevos X clientes, para dar la entidad un mayor margen de rentabilidad en sus ingresos? 5. ¿Se cuenta con controles efectivos en el manejo del efectivo, dando X cumplimiento así a las políticas de evitar que sean varias las personas que manipulen el efectivo? 6. ¿Con relación al personal que trabaja en este oficio, conocen sus funciones, se encuentran discriminadas o tienen X conocimiento de ellos, para poder evaluar su cumplimiento y así poder generar un mejor servicio? 7. ¿Se tiene vigilancia y control sobre las obligaciones existentes y reglamentarias con el Estado y con Bogotá, como es sanidad, bomberos X entre otros? 8 ¿Se proponen topes de ventas, creando con ello mecanismos que faciliten la medición de su gestión? 143 N/A OBSERVACIONES X 144 145