IV. V. VI. VII. VIII. SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTiÓN POR

SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTiÓN POR CALIDAD
a
Subsistema de Administración Universitaria
Proceso: Administración de Recursos Humanos
..
Procedimiento: Evaluación del Peñil del Personal
.1 ARH-GE-P-03
CONTENIDO
1.
Ficha de procedimiento
2
11.
Políticas
3
111.
Definiciones y terminología
4
IV.
Responsabilidades y autoridad
para el desarrollo
IV.1 Responsabilidades
IV.2 Desarrollo
IV.3 Diagrama de flujo
5
6
9
V.
Referencias
11
VI.
Formatos
11
VII.
Histórico de Revisiones
11
VIII.
Firmas de Autorización
11
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SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTION POR CALIDAD
a
Subsistema de Administración Universitaria
Proceso: Administración de Recursos Humanos
. . ~~'
1.
Procedimiento: Evaluación del Peñil del Personal
I ARH-GE-P-03
Ficha de Procedimiento.
Evaluar el perfil del personal de confianza, mando medio y por obra
y/o tiempo determinado adscrito a las dependencias y entidades
académicas de la Universidad, para identificar las brechas existentes
con el perfil del puesto que desempeñan.
Aplica al personal de confianza, mandos medios y por obra y/o
tiempo determinado de todas las Entidades Académicas y
Dependencias de la Universidad Veracruzana.
Objetivo
Alcance
Demandantes
(clientes)
del
Servicio
Proveedor(es)
Producto(s) o servicio(s) que
_genera
Requerimientos o expectativas
de los clientes respecto al
producto o servicio
Actividad Inicial del proceso
Titulares de Entidades Académicas y Dependencia
Oficina de Evaluación del Personal y Proyectos de Recursos
Humanos. Entidades Académicas y Dependencias de la Universidad
Veracruzana.
Reporte de Brechas entre Perfiles.
Reporte de Niveles de Desarrollo del Personal.
• Que se identifique el nivel de desarrollo del personal con respecto
a los elementos de competencia requeridos para el desempeño
del puesto.
• Que los reportes de brechas entre perfiles proporcionen
información para la toma de decisiones con respecto al desarrollo
requerido para el personal.
Presentación del proceso de evaluación del perfil a los titulares de
Entidad Académica y Dependencia.
Actividad Final del Proceso
Entrega de reportes de brechas entre perfiles autorizado
Identificación y Trazabilidad
Clave de la solicitud.
Entrada(s)
Normatividad
procedimiento
Descripciones y Perfil de Puesto.
Estatuto General.
Norma ISO 9001.
aplicable
al
~
Puntos de inspección
Se indican dentro del procedimiento con la figura
Registros generados
Remitirse al formato Control de Registros (SUGC-GE-F-06)
Evaluar el 1000/0 de los Perfiles del personal que trabaje en
procesos certificados o por certificar bajo la Norma de Calidad ISO
9001 :2008, para el año 2013.
Encargado de Evaluación del Perfil del Personal, Jefe de Oficina de
Evaluación de Personal y Proyectos de Recursos Humanos
Jefe del Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal.
Director General de Recursos Humanos
Este procedimiento no aplica para el personal académico, ya que su
evaluación está a cargo de la Dirección General de Desarrollo
Académico.
Meta(s)
Responsable(s) de su revisión
Responsable de Autorizar
Observaciones
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Subsistema de Administración Universitaria
Proceso: Administración de Recursos Humanos
Procedimiento: Evaluación del Perfil del Personal
I ARH-GE-P-03
11. Políticas
1. Se evaluará el perfil del personal sólo de aquellas Entidades Académicas o
Dependencias que cuenten con las descripciones y perfiles de puesto correspondientes.
2. Los elementos de competencia a evaluar en el personal serán: educación formal,
conocimientos, habilidades, actitudes y valores y experiencia.
3. La educación formal deberá evaluarse a través de la verificación de documentos que
acrediten el último grado de estudios de la persona evaluada.
4. Los conocimientos deberán evaluarse a través de la aplicación de un examen o de la
acreditación de acciones de capacitación.
5. Las habilidades, actitudes y valores deberán evaluarse a través de la aplicación de
instrumentos que permitan la identificación de los comportamientos del trabajador
característicos de la habilidad y/o actitud y valor requerido por su puesto.
6. La experiencia deberá evaluarse por el tiempo que lleva el personal desempeñando las
funciones del puesto.
7. El Jefe inmediato de la persona evaluada deberá proporcionarle retroalimentación
escrita de acuerdo al reporte de brechas entre perfiles.
8. Los resultados de la evaluación del perfil del personal deberán darse a conocer al Jefe
inmediato y al personal evaluado, con el único propósito de que se tomen decisiones
sobre las acciones de capacitación y desarrollo convenientes para reducir las brechas
entre perfiles y mejorar el desempeño del personal evaluado.
9. Las entidades académicas o dependencias que cuenten con procesos certificados bajo
la norma ISO 9001 deberán observar el presente procedimiento para cumplir con la
evaluación de competencias del personal.
10. Si posterior al período de evaluación del perfil del personal ingresa nuevo personal a la
dependencia, este será evaluado hasta que se realice el siguiente período de
evaluación.
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111.
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Subsistema de Administración Universitaria
Proceso: Administración de Recursos Humanos
Procedimiento: Evaluación del Peñil del Personal
ARH-GE-P-03
I
Definiciones y terminología
Descripción y Peñil de puesto: Es el documento que establece el propósito de un puesto
específico, su ubicación jerárquica, la descripción de las actividades, así como la educación
formal, los conocimientos, habilidades, actitudes, valores y experiencia que deberá tener
cualquier persona que ocupe dicho puesto.
Elementos de competencia: Son los conocimientos, habilidades, actitudes, valores y
experiencia que requiere una persona para desempeñar las actividades del puesto en forma
satisfactoria, los cuales se definen a continuación:
a) Actitudes y valores: Describe los tipos de conducta verbal y no verbal que se requieren
manifestar al momento de desempeñar las actividades del puesto, así como los valores
que deberán orientar el comportamiento de la persona que ocupa el puesto dentro de la
Universidad Veracruzana.
b) Conocimientos: Aspectos teóricos, normativos y técnicos que se deben dominar para
desempeñar las actividades del puesto.
c) Educación formal: Define el nivel de estudios que se requiere para ocupar el puesto, el
cuál debe ser acreditado con el documento oficial correspondiente.
d) Experiencia: Son las actividades o funciones que se deben haber ejecutado con
anterioridad y el tiempo requerido para asegurar el óptimo desempeño en el puesto.
e) Habilidades: Describe las destrezas o capacidades específicas relacionadas con
aspectos técnicos, administrativos, de gestión de personal, de manejo de equipo o
materiales, entre otros, que se deben tener para el desempeño satisfactorio de las
actividades del puesto.
Peñil del puesto: Es el listado de requisitos mínimos que debe cubrir la persona que ocupa el
puesto. Los elementos que lo componen son: educación formal, experiencia laboral,
conocimientos, habilidades, actitudes y valores.
Peñil del personal: Se refiere a la educación formal, los conocimientos, habilidades, actitudes,
valores y experiencia con los que cuenta una persona.
Brechas entre peñiles: Indica las áreas de mejora de la persona evaluada a partir del nivel
obtenido en determinado elemento de competencia en comparación con el perfil del puesto que
desempeña.
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Proceso: Administración de Recursos Humanos
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Procedimiento: Evaluación del Peñil del Personal
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IV. Responsabilidades y autoridad para el desarrollo
IV.1 Responsabilidades
1.1 El Titular de la Dependencia o Entidad Académica:
1.1.1 Solicitar la evaluación de Perfiles del personal.
1.1.2 Asignar al interior de la Dependencia a la persona(s) que deberá proporcionar
la información sobre el Perfil del personal.
1.1.3 Apoyar y dar seguimiento a las actividades del proceso de evaluación del perfil
del personal.
1.2 El Jefe inmediato:
1.2.1
Verificar con el personal que la documentación comprobatoria de la Educación
Formal corresponda al último grado de estudios.
1.2.2 Revisar que los datos contenidos en el Reporte de Brechas entre Perfiles del
personal a su cargo sea el correcto.
1.2.3 Proporcionar retroalimentación escrita al personal de acuerdo al reporte de
brechas entre perfiles.
1.2.4 Firmar el reporte de brechas entre perfiles.
1.3 El Jefe del Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal:
1.3.1
Informar al Director General de Recursos Humanos cada vez que se reciba
una solicitud de evaluación del perfil del personal.
1.3.2 Revisar y aprobar los instrumentos de evaluación a aplicar.
1.3.3 Revisar y avalar el proceso de evaluación del perfil de personal.
1.3.4 Firmar el reporte de brechas entre perfiles.
1.4 Encargado de Evaluación de Perfil del Personal
1.4.1
Verificar la existencia del Perfil de Puesto previo a la evaluación del perfil del
personal.
1.4.2 Verificar que el perfil del personal corresponda con el perfil del puesto que
ocupa a través de la evaluación de sus conocimientos, habilidades, actitudes,
valores y experiencia.
1.4.3 Generar el Reporte de brechas entre perfiles.
1.4.4 Dar a conocer los resultados de la evaluación a personal involucrado.
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I ARH-GE-P-03
IV.2 Desarrollo
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'RESPONSAa~E
No~';
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,.·ACTIVI.DAD
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1
Jefe del Departamento de
Evaluación y Desarrollo de
Personal
2
3
4
Recibe la solicitud de evaluar el perfil del personal.
5
¿Existe la Descripción y Perfil de puesto autorizado del
puesto que desempeña lallas personas a evaluar?
~
5a
5b
6
Encargado de Evaluación
del Peñil del Personal
Recibe del Titular de la Dependencia o del Encargado de
Planeación Estratégica de Recursos Humanos la solicitud
para evaluar el perfil del personal con relación a un puesto
determinado.
Notifica al Titular de la Dependencia la recepción de la
solicitud y le explica el procedimiento a seguir.
Turna la solicitud al Encargado de Evaluación del Perfil del
Personal.
7
No, notifica a la Dependencia la necesidad de aplicar
primero el procedimiento Elaboración de Perfiles de Puesto
de Nivel Mando Medio (ARH-GE-P-01) y/o el procedimiento
Elaboración de Descripciones y Perfiles de Puesto de Nivel
Operativo (ARH-GE-P-02), según corresponda.
Sí, informa a los jefes inmediatos del personal a evaluar el
procedimiento a seguir.
En caso de ser la primera vez que se evalúa al personal, se
le solicita a la Dirección de Personal información sobre la
educación formal y experiencia de los participantes, de
acuerdo al perfil del puesto. De lo contrario se le solicita la
información actualizada directamente a la Dependencia.
Recibe la información de la educación formal y experiencia
del personal a evaluar.
8
~
8a
8b
9
10
11
¿Está actualizada la información recibida?
Sí, continúa en la actividad 9.
No, Solicita al Titular de Dependencia la documentación
comprobatoria faltante. Continúa en la siguiente actividad.
Resguarda la documentación e información de educación
formal y experiencia para su captura cuando se realice el
ReQorte de Brechas entre Perfiles (ARH-GE-F-26).
Canaliza la documentación comprobatoria al Departamento
de Archivo de Personal para su integración al expediente
del personal.
¿Cuenta con los instrumentos de evaluación de
conocimientos, habilidades y actitudes correspondientes al
perfil del puesto?
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Procedimiento: Evaluación del Peml del Personal
ARH-GE-P-03
I
,
Encargado de Evaluación
del Peñil del Personal
Jefe de Departamento de
Evaluación y Desarrollo de
Personal
11 a
Sí, continúa en la actividad 16
11 b
No, diseña los instrumentos necesarios para la evaluación
de conocimientos, habilidades, actitudes y valores del
personal de acuerdo a las descripciones del Catálogo
Conceptual de Elementos de Competencia de Nivel Mando
Medio y Nivel Operativo.
12
Turna al Jefe de Departamento los instrumentos diseñados
para su aprobación.
13
Recibe y revisa los instrumentos de evaluación diseñados,
en su caso, sugiere modificaciones y turna.
14
Recibe los instrumentos de evaluación revisados y, en su
caso, realiza las modificaciones señaladas.
15
Actualiza el banco de instrumentos de evaluación de
perfiles.
16
Encargado de Evaluación
del Peñil del Personal
17
18
19
Acuerda con el Jefe del Departamento y con el Titular de la
Dependencia la fecha de aplicación de los instrumentos de
evaluación de conocimientos, habilidades, actitudes y
valores.
Aplica los instrumentos de evaluación para determinar el
perfil personal en cuanto a los conocimientos, habilidades,
actitudes y valores.
Captura en la base de datos la información arrojada por la
evaluación del
perfil
personal
para su
análisis
correspondiente.
Define las brechas existentes entre Perfil del Puesto y el
Perfil de la Persona, genera el Reporte de Brechas entre
Perfiles y turna.
Jefe de Departamento de
20
Revisa y autoriza el Reporte de Brechas entre Perfiles y
Evaluación y Desarrollo de rpf\ turna.
Personal
L-:.../
21
Entrega al Jefe Inmediato el Reporte de Brechas entre
Perfiles (ARH-GE-F-26) para su conocimiento y validación.
22
¿Hay modificaciones en los Reportes de Brechas entre
®
Encargado de Evaluación
Perfiles?
del Peñildel Personal
~~4-----------------------------------------~
22a
22b
Sí, realiza las modificaciones indicadas
inmediato. Regresa a la actividad 21
por el
Jefe
No, solicita al Jefe inmediato la retroalimentación escrita de
cada uno de sus colaboradores evaluados.
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Proceso: Administración de Recursos Humanos
.
'-'
Procedimiento: Evaluación del Perfil del Personal
I
ARH-GE-P-03
23
Recibe del Jefe Inmediato los Reportes de Brechas entre
Perfiles
(ARH-GE-F-26)
firmados
así
como
la
retroalimentación del personal evaluado.
24
Comunica a la(s) persona(s) cuyo perfil fue evaluado los
resultados del proceso.
~ Recaba firma de enterado del personal evaluado en el
~ Reporte de Brechas entre Perfiles (ARH-GE-F-26).
26
Encargado de Evaluación
del Perfil del Personal
27
28
29
30
Turna los reportes firmados al Titular de la Dependencia
para que planifique las acciones de capacitación y/o
desarrollo convenientes.
Informa sobre el proceso siguiente de Desarrollo del
Personal y presenta al responsable del mismo para que
realice una presentación ejecutiva sobre la ejecución del
proceso.
Turna copia de los reportes al Responsable de Desarrollo
de Personal para que se proceda al diseño de una
propuesta de capacitación o desarrollo pertinente.
Archiva los instrumentos de evaluación y los reportes
generados en el expediente del personal que participó en el
proceso de evaluación.
Fin del procedimiento.
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,
Subsistema de Administración Universitaria
Proceso: Administración de Recursos Humanos
~
Procedimiento: Evaluación del Peñil del Personal
I ARH-GE-P-03
IV.3 Diagrama de Flujo
.-
- ' . - - - - - '1
IProcedimiento de Evaluación del Perfil del Personal
I
I
:RecibedeITltulardehj"" . ,.,
IDependencia o del Encargado de
-
IDependencia la recepción
¡para evalu.r el perfil del personal
de la solicitud V le explica
el procedimiento a seguir.
con relación a un puesto
determinado.
/"~
',,-
'1/
modlflcaclones V tu~
Notifica al TltUlar~Hi~furma-;IOSJef;;-'--Dependencia la recepción de
Inmediatos del
la soUcitud V le explica el
personal a evaluar el
procedimiento ji sesulr
: procedimiento a seguir
fiÍsÍe la Descrl~Ic?,'h.y,
erfll de puesto autorlzad¡¡-'", SI
el puesto que desempe~
la 4s personas a~?
Recibe la solicitud
de evaluar el perfil
del personal
Recibe V revisa los
Instrumentos de
ClValuación dlseflados. en :
su caso, sugiere
1
N~~ifi~a al Titular de la
iPlaneaclón EstratégIca de
~ Recursos Humanos la solicitud
----
/
-'
~
~Iiclta a I;-D~~IÓ~d;1
I
Personal Información
sobre la educación formal I
del personal
!a evaluar, de acuerdo al
: perfil del puesto.
I V experiencia
J
No
!~::~~~~~I:e":~;:re~Cia'la' ._~~!:
Iprocedimiento de Elaboración
Ide Descripciones V Perfiles de
I10Puestos
de Nivel Operativo vI
de Nivel Mando Medio,
,
I
i...I._....;.._ _ _.........
~~ncorres~E~ _____
Recibe la
Información de la
educación formal
V experiencia del
personal a evaluar
..
No
,
iSolicita al Titular
,
de Dependencia la
documentación
comprobatoria
faltlnte.
1
Resguarda l. documentación
e Información de educación
formal V experiencia para su
captura Durante la
realizaciÓn d el Reporte de
Brechas entre Perfiles.
_·_-_·t'-,J
I canalíza
la documentaciÓn
comprobatoria al
Departamento de Archivo de
Personal para su Intqraclón
al expediente del personal.
Turna al Jefe do
Oepartamento los
Instrumentos
dlsellados para su
aprobaCión.
I
I
I
-8
I
Página
9 de 11
~
"-,,,
¿Cuenta con los "~
" nstrumentos de evaluación ':--N
de habüidades yactitude!,./
orrespondlentes.V
//
Dlsefta los Instrumentos necesarios
para la evaluación de
conocimientos, habilidades,
Ictltudes V valores del personal de
acuerdo a las descripciones del
caúlogo Conceptual de Elementos
de Competencia de Nivel Mando
Medio V Nivel Operativo.
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ti!
,
!
Subsistema de Administración Universitaria
Proceso: Administración de Recursos Humanos
Procedimiento: Evaluación del Peñil del Personal
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I ARH-GE-P-03
Procedimiento de Evaluación del Perfil del Personal
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------- - - - - - - - - - - - - I
>----~--_._--------_._----
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________f _ ._________._
Recibe los
instrumentos de
evaluación revisados
y, en su caso, reallll
las modIficacIones
sel'laladas.
Acuerda con el'ete del
Departamento y con el Titular de
la Dependencia I1 fecha de
aplicacIón de los Instrumentos de
evaluacIón de conocimIentos,
habilidades. actitudes y valores.
lActualllll el banco
ide Instrumentos de
evaluación de
perfiles.
Aplica los Instrumentos de
evaluación para
determinar el perfil
personal en cuanto alos
conocImIentos,
habilidades, actitudes y
valores •
Captura en -;~~-de dato;'
[ la Información arrojada
por la evaluación del
perfil personal para su
anéJisis correspondiente.
.
~,
\
r-----····----·-····-
IDefine las brechas
!existentes entre el Perfil
: del Puesto y el Perfil de
; la Persona,senera el
!Reporte de Brechas entre
: Perfiles y turna.
----~~=~----­
6
}
___ X __ .___ _
1
"/-"-
Entresa al Jefe
Inmediato el Reporte de
~~avínodlf1ca¿~
Brechas entre Perfiles ~/ en los Reportes de ')-N
(ARH-GE-F-26) para su I
- -',- Brechas entre "
conocimiento y.
'~rf1les? /
vaUdac~~~.
\.~
I
--r-------.I-¡
y/
I~deenchasenu. I
SI
l_ (A~ Realiza~s--~~.
---
ilosre.sUlta.dOS del
Iproceso.
¡
evaluado en el
IReporte de Bre:.s
¡ ~~:~Perfl~!=
nepoM G' "'"
-
para que planifique las
acclon.e. s de caPleita.clón yl
~~esarrono convenl~~s.
S'n!N
Ptrfks
Archiva los Instrumentos de
evaluación y los reportes
senerados en el
expediente del personal
que participó en el proceso
de evaluación.
Fin
entre Perfilos firmados 151 ,
como I1 retroalimentación
del personal evaluado.
I
lJ!e~va~lu~a~lI--_ ___J
modificacIones
Indicadas por el
I fe InlIte..4l.ñQ
íCo~~~i~a a la(s):~ HR~aba fI;~-~;;1 fTurna los re·~o~s flr-;~d~;
Ipersonals) cuyo
enterado del personal ~al Titular de l. Dependencia
i perfil fue evaluado
·----·------·--.
.--·-l
Recibe dellefe Inmediato
[los Reportes de Brechas
Solicita allefe
Inmediato la
retroalimentación
-----"
}
------_/
Pagina
10 de 11
Informa sobre el proceso
sisuiente de Desarrollo del
Personal y presenta al
responsable del mismo para
que realice una presentación
ejecutiva sobre el desarrollo
del proceso.
I
-~··------
--.-----
Turna copia de los reportes
al Responsablo de Desarrollo
de Personal para que se
•
I
j'
proceda al dlsefto de una
propuesta de capacltaci6n o
desarrollo pertinente.
SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTION POR CALIDAD
Su bsistema de Administración Univers itaria
Proceso : Adm i nistración de Recursos Humanos
Procedimiento : Evaluación del Perfil del Personal
ARH -GE-P-0 3
'\
I
' .'
'"'~
V . Referencias
Identificación
AR H-G E-P-01
ARH-GE-P-02
Nombre del Documento
Elaboración de Perfiles de Puesto de Nivel Mando Medio
El aboración de Descripciones y Perfiles de Puesto de Nivel Operativo
VI. Format os
Id entificación
AR H-GE-F-26
Nombre
Reporte de Brechas entre Perfiles.
VII. Hist órico de revisiones
No. de
Revisión
1
Fecha de
revisión ylo
modificación
Febrero/2013
Sección o pag in a
que se modifica
Descripción de revisión ylo
modificación
Ficha del
proced imiento
Politicas
Responsabilidades y
Actua lización general del contenido.
pa ra el
autoridad
desarroll o
Desarrollo
DiaQrama de flujo
VIII. Firmas de A utorización
Propone
Autoriza
j~
M.CA Joaq uin Rojas Malina
Jefe del Departamento de
Evaluación y Desarrollo d/
Personal
,
5::a
f::-""" Cm,
~ Feria
~rectora
General de Recursos
Humanos
Página
11 de 11
Fecha de
Entrada en
Autorizac ión
vigor
02/04/2013
08/04/2013