Nota aclaratoria sobre habilitación y legalización de libros

JUSTIZIA ETA HERRI
ADMINISTRAZIO SAILA
JUSTICIA Y
ADMINISTRACION PUBLICA
Administrazio Erregistroen eta Toki
Araubidearen Zuzendaritza
Dirección de Registros
Administrativos y de Régimen
Local
HABILITACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LIBROS EN EL REGISTRO
DE ASOCIACIONES
El Decreto 145/2008, de 29 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro
de Asociaciones de Euskadi, establece en su artículo 13.1, que “las asociaciones
dispondrán “al menos” de un Libro-Registro de Personas Asociadas, un Libro de
Actas y un Libro de Cuentas”. Señala, asimismo, que podrán llevar “otros libros
auxiliares si lo estiman conveniente”
Es decir, según lo señalado, las asociaciones en general tienen la obligación de
disponer, como mínimo, de los tres libros señalados, uno por cada materia, no
impidiendo la norma que, voluntariamente y por las razones que sean, aquellas lleven
otros libros si así lo estiman conveniente para una mejor gestión de su entidad.
Asimismo, el párrafo segundo del citado artículo 13 impone al Registro la tarea de
habilitar ( supuesto de que el libro esté en blanco) o legalizar (supuesto de que el
libro esté ya cumplimentado) aquellos libros que el apartado anterior señala como
obligatorios.
De este modo los Libros Obligatorios para una Asociación serán lo siguientes:
1.- Libro de Actas donde se transcribirán las reuniones de los órganos de gobierno y
representación de la Asociación (Asamblea General y Junta Directiva). Se trata de un
libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno
de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados.
2.-Libro de Socios en el que se inscribirá a todos los socios de la asociación
Debidamente actualizado, servirá para conocer en cualquier momento el número de
socios que forman parte de la asociación, sus domicilios [a efectos de enviarles las
convocatorias] y si se encuentran al corriente del pago de su cuota.
3.-Libro de Cuentas, este no es sino un “Libro de Caja” que cumple la función de
registrar las entradas y salidas de dinero de la entidad. Es decir consiste en ir
apuntando por orden cronológico los cobros y pagos que reciba o emita la asociación.
Cada cobro y cada pago irán asociados a un documento que puede ser un ticket, una
factura o un recibo y que dará una visión fiable de la situación económica de la entidad.
En el supuesto de las Asociaciones declaradas de utilidad pública, teniendo en cuenta
las obligaciones contables que dicho reconocimiento conlleva (presentación de cuentas
anuales, es decir, balance, cuenta de resultados y memoria económica), deberán
además llevar los siguientes Libros contables que han de presentarse al Registro para
su habilitación y /o legalización:
1.- Libro de inventario y Cuentas anuales que recogerá el inventario inicial, los
balances intermedios durante el ejercicio económico, el inventario final y las
cuentas anuales., y
2.- Libro Diario en el que se dejará constancia de forma cronológica de la
actividad financiera y patrimonial de la empresa a lo largo de todo el ejercicio.
Donostia-San Sebastián, 1– 01010 VITORIA-GASTEIZ
Tef. 945-019087 – Fax 945019156– e-mail just-jurid-alava@ej-gv.es
Si las asociaciones precisan habilitar y /o legalizar algún otro Libro distinto de los
señalados pueden tramitar la misma bien ante cualquier Notario, bien ante el Registro
Mercantil, en el que, además de las correspondientes legalizaciones de los Libros de
todos aquellas personas o entidades que ejerzan actividades empresariales, se admite
la legalización de los libros de otras entidades aun cuando no realicen actividades
económicas .
En Vitoria-Gasteiz, a 20 de mayo de 2013