MEMORIA Concurso de Méritos Encargado de Equipo de Conserjería Campus de Cádiz 2007 Presentada por: Juan Antonio Ramos Herrera Encargado de Equipo de Conserjería BREVE TRAYECTORIA PROFESIONAL ............................................. 5 INTRODUCCION ................................................................................... 7 1. LAS CONSERJERIAS ...................................................................... 9 1.1Normativa actual de Conserjería........................................................................................ 9 1.1.1 Objetivo y Funciones..................................................................................................... 9 1.1.2 Organización ................................................................................................................. 9 1.1.3 Funcionamiento ........................................................................................................... 10 1.2 FUNCIONES DEL PERSONAL DE CONSERJERIA (IV Convenio colectivo)......... 18 1.2.1 COORDINADOR DE SERVICIOS............................................................................ 18 1.2.2 TECNICO AUXILIAR DE SEGURIDAD ................................................................. 18 1.2.3 TÉCNICO AUXILIAR DE SERVICIOS DE CONSERJERIA .................................. 18 1.2.4 TELEFONISTA .......................................................................................................... 19 1.2.5 AYUDANTE DE SERVICIOS DE CONSERJERIA ................................................. 19 1.2.6 PERSONAL DE LIMPIEZA....................................................................................... 19 2. CAMPUS DE CADIZ ....................................................................... 20 2.1 Centros ............................................................................................................................... 20 2.2 Personal en turno de mañana........................................................................................... 22 3. ENCARGADO DE EQUIPO DE CONSERJERIA............................ 23 3.1 Funciones ........................................................................................................................... 23 3.2. Dependencia orgánica y funcional de las Conserjerías ................................................. 25 3.3 Organización y funcionamiento de las Conserjerías ...................................................... 26 3.4. Flexibilidad y movilidad .................................................................................................. 27 3.5 Ventajas de la nueva organización................................................................................... 28 4. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO .................................................. 31 4.1 Coordinación con las Conserjerías .................................................................................. 31 4.2 Coordinación con los Centros .......................................................................................... 33 4.3 Propuesta organización del trabajo ................................................................................. 33 3 Encargado de Equipo de Conserjería 5. PREVENCION DE RIESGOS LABORALES................................... 35 5.1 Prevención de Riesgos Laborales en la Universidad de Cádiz ...................................... 35 5.2 Prevención de Riesgos Laborales en las Conserjerías de la Universidad de Cádiz ..... 37 5.2.1 Salud laboral de la plantilla ......................................................................................... 37 5.2.2 Instalaciones y equipos................................................................................................ 40 5.2.3 Emergencias y Evacuación.......................................................................................... 41 5.2.4 Gestión Ambiental....................................................................................................... 44 6. PROPUESTA DE PREVENCION DE RIESGOS LABORALES...... 49 6.1 Salud laboral de la plantilla de Conserjería.................................................................... 49 6.1.1 Mobiliario, equipos y puestos de trabajo..................................................................... 49 6.1.2 Trabajo de Atención al público ................................................................................... 50 6.1.3 Elevación y transporte de cargas ................................................................................. 50 6.2 Instalaciones y equipo ....................................................................................................... 50 6.3 Emergencias y evacuación ................................................................................................ 51 7. CALIDAD DEL SERVICIO............................................................... 53 7.1 Satisfacción del usuario .................................................................................................... 53 7.2 Sistema de evaluación ....................................................................................................... 53 7.3 Liderazgo ........................................................................................................................... 54 7.4Trabajo en equipo .............................................................................................................. 54 8. PROPUESTAS DE CALIDAD EN EL SERVICIO............................ 57 8.1 trabajo en equipo............................................................................................................... 57 8.2 Grupo de mejora ............................................................................................................... 59 ANEXO ................................................................................................ 61 4 Encargado de Equipo de Conserjería Esta Memoria ha sido realizada por Juan Antonio Ramos Herrera para optar a una plaza de Encargado de Equipo de Conserjería para el Campus de Cádiz en turno de mañana, donde trabaja actualmente como Coordinador de Servicio del Edificio de Servicios Generales. Breve trayectoria profesional - 1 de Abril de 1986. Entro a formar parte del P.A.S. de la U.C.A. como Ayudante de Servicio de Conserjería. - 1 de Marzo de 1989. Obtengo la plaza de Coordinador de Servicio de Conserjería hasta el momento presente. - En diciembre de 1999 entro a formar parte del Grupo de Trabajo para Informatizar las Conserjerías de la Universidad de Cádiz. - En Octubre de 2000 entro a formar parte de los Grupos de Mejoras de la Universidad de Cádiz. - En diciembre de 2001 entro a formar parte del Grupo de Trabajo para la Revisión de la Normativa de Conserjería. - En septiembre de 2006 entro a formar parte del Comité de Autoevaluación del Área de Alumnos. Cursos de formación Curso: " ATENCION AL PUBLICO-CONSERJERIA. " Curso: " PREVENCION RIESGOS LABORALES " Curso: " ATENCION AL PUBLICO-CONSERJERIA. " Curso: " DIRECCION EQUIPOS DE TRABAJO " Curso: " I.S. NUEVA RED TELEFONIA " Curso: " I.S. PLANES DE AUTOPROTECCIÓN " Curso: " I.S.CONOCIMIENTO BASICO EUDORA LIGHT " Curso: " I.S. INICIACION OFIMATICA CONSERJERIA " 5 Encargado de Equipo de Conserjería Curso: " INFORM/ATENC. USUARIO SERV. CALIDAD " Curso: " CALIDAD/FORMACION GRUPOS MEJORA " Curso: " IMPLANTACION PLANES DE AUTOPROTECCION " Curso: " PROCEDIMIENTO ADMINISTR. UCA CONSERJERIA" Curso: " RIESGOS PANTALLAS VISUALIZACIÓN DE DATOS" Curso: " TRABAJO EN EQUIPO " Curso: " CHARLAS SOBRE PRIMEROS AUXILIOS " Curso: " TÉCNICAS DE AFRONTAMIENTO A SITUACIONES " Curso: " INICIACIÓN A OPEN OFFICE ON LINE " Curso: " I. S. MANEJO PROGRAMA INFORMÁTICO GANES " Curso: " I. S. FORMACIÓN EN HERRAMIENTA PERFIL IV" 6 Encargado de Equipo de Conserjería INTRODUCCION Esta Memoria esta realizada para optar a una de las plazas de Encargado de Equipo de Conserjería, en turno de mañana y en el Campus de Cádiz. Lo primero que hay que comentar, es que la Conserjería es el primer contacto que tiene el usuario con la Universidad de Cádiz. Por tanto, es una unidad fundamental dentro del organigrama de los Centros y la propia organización. Por ello, hay que saber un poco las directrices que siguen las distintas Conserjerías del Campus para intentar unificar los criterios de cada una de ellas. Cada Conserjería de cada Centro, sigue el criterio que le viene impuesto por su Decano de Facultad o Director de Escuela Universitaria, así como, por la propia idiosincrasia de cada Centro. Otras Conserjerías con distintas directrices, son las de los llamados Servicio Centrales, que son las dependientes del Rectorado, y las cuales, dependen del Área de Personal. A la vista de lo cual, se ve que las Conserjerías dependiendo de su dependencia orgánica, no desarrollan el mismo trabajo. Por todo ello, una de las labores más importante del encargado de Equipo de Conserjería es homogeneizar los criterios de dirección, organización y planificación de personal y actividades de las Conserjerías. Las propuestas y proyectos de mejoras que propongo para la puesta en marcha de la figura del Encargado de Equipo de Conserjería, si se cree conveniente, no tiene otro fin, que la de las mejora de las Conserjerías del Campus de Cádiz e intentar unificar los criterios de todas las Conserjerías. 7 Encargado de Equipo de Conserjería 1. LAS CONSERJERIAS 1.1Normativa actual de Conserjería 1.1.1 Objetivo y Funciones El Servicio de Conserjería tiene como objetivo primordial la satisfacción de las necesidades de carácter auxiliar que la organización precisa para su funcionamiento. Sus funciones generales serán: a) Información al público. b) Vigilancia y Seguridad de los locales y dependencias de la Universidad. c) Control y custodia de los materiales. d) Cumplimiento de las tareas relacionadas con la correspondencia oficial. Así mismo, las funciones específicas del personal destinado en la Conserjería, serán las establecidas en la definición de funciones del III Convenio Colectivo para el personal laboral de Universidades Andaluzas, las cuales se hacen extensivas al personal funcionario Subalterno de las mismas. Para el eficaz cumplimiento de estas funciones, por parte de la Universidad se dará especial importancia a la formación del personal de Conserjería, realizando los cursos que sean necesarios para ello. 1.1.2 Organización En cada Centro Universitario y edificio dependiente de la Universidad de Cádiz existirá una Conserjería. En las Facultades y Escuelas Universitarias, así como en el Colegio Mayor, la Conserjería dependerá del Administrador y, en última instancia, del Decano o Director del Centro. En los restantes edificios, la dependencia será del Servicio de Personal. 9 Encargado de Equipo de Conserjería El Coordinador de Servicios o Portero Mayor se responsabilizará directamente de la Conserjería y del personal destinado en ella que se cita a continuación: - Subalternos y Ayudantes de Servicios de Conserjería. - Telefonistas. - Técnicos Auxiliares de Seguridad. - Técnicos Auxiliares de Servicio de Conserjería. - Ayudantes de Servicios de Limpieza. - En aquellos Centros donde los servicios de Seguridad y/o de Limpieza estén subcontratados, el Coordinador de Servicios o Portero Mayor supervisará las tareas de ambos colectivos. La plantilla del Servicio se ajustará a las necesidades existentes en cada momento, dependiendo de las dimensiones del Centro, del número de profesores, alumnos y personal de administración y servicios; según refleje la vigente Relación de Puestos de Trabajo del Personal Laboral. Así mismo, en aquellos Centros donde ya existían Técnicos Auxiliares de Seguridad y Ayudantes de Servicio de Limpieza, continuarán desempeñando sus funciones en paralelo a las del personal de los servicios de contrata, siendo necesario que por el Decano o Director y/o el Administrador del Centro se delimiten claramente las de uno y otro tipo de personal. 1.1.3 Funcionamiento La presente normativa tiene como objetivo aclarar y profundizar en la descripción de las funciones a realizar por el personal destinado en el Servicio de Conserjería, organizando el funcionamiento de este Servicio y la forma de llevar a cabo las funciones y tareas previstas en el III Convenio Colectivo para el Personal Laboral de Universidades Andaluzas para cada una de las categorías del personal (ver anexo I). Las normas de actuación del personal de Conserjería se dividen en cinco grandes bloques: a) b) c) d) e) 1.- Información al público. 2.- Vigilancia de los locales y dependencias. 3.- Control y custodia de materiales. 4.- Seguridad en el edificio. 5.- Funciones diversas. 10 Encargado de Equipo de Conserjería a) Información al público La Conserjería es la primera dependencia con la que el administrado entra en contacto cuando accede a algún centro universitario, siendo, por tanto, determinante en la creación del nivel de eficacia que el ciudadano atribuya a la Universidad. Para ello, la Conserjería deberá estar físicamente ubicada junto a la entrada principal del Centro, debidamente señalizada, de forma que permita una rápida localización. La información a suministrar por las Conserjerías, que se realizará en persona o bien telefónicamente, tiene una doble vertiente: - Información inmediata sobre materias de carácter general que no supongan complejidad alguna (como pueden ser las de indicación de plazos para presentar solicitudes, fechas de celebración de actividades extraordinarias y, en general, aquellas otras que dentro de las características anteriores de inmediatez, generalidad y no complejidad, considere el Decano/Director y/o el Administrador del Centro). Para ello, las distintas unidades (Secretaría, Administración, Negociados) facilitarán por escrito a la Conserjería la información general sobre las distintas áreas, entregando a las mismas los folletos e impresos necesarios para su posterior reparto al público que así lo solicite. Un elemento importante a la hora de facilitar información es el tablón de anuncios. En todos los Centros y edificios de la Universidad existirán los tablones de anuncios que se consideren necesarios (para el alumnado, para el personal de Administración y Servicios, etc.), los cuales estarán en lugares visibles. El personal de Conserjería vigilará que estén en buen estado, colocará la información en los mismos y custodiará las llaves en el caso de que sean cerrados (vitrinas). - Indicar a los interesados las dependencias donde deban dirigirse para resolver los problemas que planteen. El personal de Conserjería conocerá, facilitándole para ello por escrito la información correspondiente, la estructura orgánica no sólo de su Centro de destino (Secretaría, Administración, Biblioteca, etc.), sino también la de los Servicios Centrales de la Universidad (Servicios, Secciones y Negociados del Rectorado), a fin de facilitar una correcta información al público sobre la unidad competente para atender determinado problema. 11 Encargado de Equipo de Conserjería Por último, y como elemento común a los dos tipos de información expresados anteriormente, cabe referirse a las Instrucciones sobre el sistema de identificación del P.A.S. que se incluyen como anexo II, donde se establece la obligatoriedad del personal que atiende al público de llevar prendido en su ropa el distintivo personal que sirva de identificación, así como instrucciones sobre la atención telefónica al público. b) Vigilancia de los locales y dependencias La ubicación de la Conserjería permite, además de lo descrito en el punto anterior y referido a la atención e información al público, un control visual de las personas y mercancías que entran y salen del edificio, así como el acceso a determinadas dependencias únicamente de personas autorizadas. Ante casos especiales (como pueden ser las manifestaciones y otras incidencias de orden público que pudieran poner en peligro a las personas o instalaciones) el personal de Conserjería habrá de actuar con diligencia y rapidez, dando parte inmediatamente al Decano/Director o persona que lo sustituya o al Administrador del Centro para concretar las actuaciones a seguir. En casos excepcionales, y si es necesario, se dará aviso a la policía. Antes de finalizar la jornada y de cerrar el Centro, el personal de Conserjería deberá cerciorarse de que están cerradas todas las puertas y ventanas del edificio, especialmente aquéllas por las que se pueda acceder al mismo, comprobando que no queda ninguna persona dentro del edificio. Así mismo, cuidará del apagado y encendido del alumbrado e instalaciones generales de manejo sencillo de las dependencias (aparatos de aire acondicionado, calefacción, y en general, máquinas de fácil manejo). c) Control y custodia de materiales La vigilancia y control del material y mobiliario del Centro es una de las principales funciones que debe realizarse por el Servicio de Conserjería. Para que cualquier material salga del Centro será necesario que el portador del mismo acredite suficientemente que está debidamente autorizado, según normativa al efecto (ver anexo III). En el caso de material de entrada, en la Conserjería se solicitará el albarán de entrega, comprobando que el mismo corresponde a alguna dependencia del Centro y se indicará la localización de la misma, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el anexo IV. Posteriormente, se cerciorará de que la entrega se ha efectuado efectiva y correctamente. En el caso de material que sale del Centro, se realizará, dentro de su área de trabajo, la comprobación de que la salida de dicho material está debidamente autorizada por la Dirección del Centro o Departamento correspondiente o del 12 Encargado de Equipo de Conserjería Administrador, utilizándose para ello el modelo que se establece en el anexo III. Además del control de entrada y salida del material del edificio, habrá de comprobarse que las aulas disponen del material didáctico necesario al inicio de la jornada (tizas, borradores, etc.), reponiendo el mismo a medida que se agote, así como proveer y trasladar los distintos aparatos audiovisuales a las aulas donde se necesiten. Por todo esto es necesario que se controle la existencia de material suficiente para que las diversas actividades no sufran perjuicio alguno por falta del mismo, solicitando para ello por escrito a la Administración del Centro la reposición del material necesario. Cuando se produzca una avería de cualquier maquinaria o instalación existente en las dependencias generales del Centro (fotocopiadoras, aparatos de aire acondicionado, ordenadores, etc.), el personal de Conserjería deberá dar aviso al Servicio de Contrataciones y Patrimonio y/o Unidad Técnica, en el caso de aquéllas que dependan del Rectorado, o ponerlo en conocimiento del Decano/Director o Administrador, en el caso de los Centros. Finalizada la reparación, deberá comprobarse que la máquina funciona correctamente, salvo que sea competencia de la Unidad Técnica, remitiéndose el parte de reparación al Servicio de Contrataciones y Patrimonio o al Administrador del Centro (o al Jefe de Administración en su defecto), según corresponda. Igualmente se cumplimentará cada vez que haya una incidencia en cualquier máquina o equipo de los correspondientes al párrafo anterior el impreso correspondiente al historial de la maquinaria, en el que se hará constar las fechas de avería, aviso y reparación, así como en qué consistía la misma. En la Conserjería se guardarán las llaves de todas las dependencias del Centro, cuidando de entregarlas solamente al personal correspondiente que preste sus servicios en las mismas y de su devolución al final de la jornada. La Dirección del Centro establecerá por escrito las normas de custodia y entrega de las llaves de todas las dependencias del mismo. Así mismo, en la Conserjería se llevará el control de las reservas de aulas y dependencias para las actividades normales y extraordinarias que se celebren en el Centro, bajo las directrices de la Dirección. Para ello se llevará un libro de reservas, donde se anotarán la hora, el aula o dependencia reservada, la persona o unidad que ha solicitado la reserva y el motivo de la misma. En el caso de actividades extraordinarias, se consultará previamente a la reserva al Decano/Director o Administrador del Centro. d) Seguridad en el edificio El Coordinador de Servicios o Portero Mayor es el responsable de supervisar los servicios de limpieza del Centro, comprobando que estén suficientemente limpias las dependencias, así como el suelo, escaleras, cristales, mobiliario, 13 Encargado de Equipo de Conserjería aseos, etc... En caso recibir quejas en este sentido por parte del personal o estudiantes del Centro, deberá transmitir las mismas al encargado del personal de Limpieza para su corrección, dando cuenta, si fuera necesario, al Encargado de Equipo de la Unidad Técnica. A tal efecto, el Decano/Director o Administrador del Centro facilitará a las Conserjerías la información necesaria sobre el servicio de limpieza para su control. Así mismo en caso de que se observara deterioro de las instalaciones, como pueden ser las escaleras en mal estado, las barandillas de las mismas, los interruptores y otros elementos que debido a su mal estado pudieran provocar accidentes, debe darse parte al Servicio de Mantenimiento para su arreglo. En la Conserjería existirá un botiquín de primeros auxilios para el caso en que se produzca algún accidente o indisposición leve del personal del Centro, asegurándose, por tanto, de que no falte ninguno de los materiales que componen el citado botiquín. En el supuesto de que el incidente revista carácter grave o urgente, deberá llamarse al teléfono de urgencia que corresponda (ambulancias, policía, bomberos). Otro punto importante en el tema de la seguridad en el Centro es la actuación a seguir en caso de incendio o catástrofe, siendo el personal de Conserjería el que debe conocer el emplazamiento de los extintores y las mangueras, en su caso, teniendo en cuenta que el personal de mantenimiento regularmente comprobará el estado de los mismos, de acuerdo con la legislación existente. Dicho personal tendrá los conocimientos necesarios para la utilización de los extintores, en el supuesto de que el siniestro sea de pequeña envergadura, para lo cual se realizarán los cursos de formación correspondientes. Si el tamaño del incendio es considerable, deberá darse cuenta inmediata, si es posible al Decano/Director o Administrador (o personal del equipo directivo que esté presente) con el fin de que por parte de éste se tome la decisión de llamar a los bomberos y avisar a todas las dependencias para que se desalojen las mismas a la mayor brevedad posible, siguiendo las directrices establecidas en el Plan de Evacuación del Centro. Por último, y dado que la Conserjería es la primera receptora de las cartas y paquetes que llegan al Centro, es necesario que el personal destinado en la misma conozca las normas establecidas en el anexo V, (copia de dicho anexo se encuentra en el Servicio de Personal de la Universidad, calle Ancha nº 10, 4ª planta así como en el local Sindical Comité de Empresa, Aulario Simón Bolívar, situado en Glorieta Simón Bolívar, s/n 11003 Cádiz), referentes a la identificación exterior de posibles "cartas y paquetes bomba". e) Funciones diversas Además de los cuatro grandes bloques de actuación vistos hasta ahora (información, vigilancia, control y seguridad) existen una serie de funciones y actuaciones del personal de Conserjería que resulta de interés desarrollar. 14 Encargado de Equipo de Conserjería Una tarea importante a cargo de la Conserjería es la relacionada con la correspondencia, si bien es el Servicio de Mensajería el encargado de la misma entre los Centros de la Universidad y de éstos con las Oficinas de Correos, una vez la correspondencia, documentación y paquetería oficiales llega al Centro, corresponde al personal de Conserjería su recogida, traslado y distribución entre las distintas unidades administrativas ubicadas en el edificio. A su vez, se encargará del franqueo y, en su caso, excepcionalmente, del cierre de la correspondencia de salida, así como de su entrega al personal del Servicio de Mensajería. En casos urgentes el propio personal de Conserjería llevará la correspondencia y paquetería a su destino, aunque ello suponga la salida del edificio. En apoyo a las actividades administrativas propias del Centro y de las dependencias en él ubicadas, el personal de Conserjería manejará las máquinas fotocopiadoras, sin que ello implique habitualidad ni dedique a estas funciones más de un tercio de su jornada. En aquellos Centros en los que la existencia de Aulas de Informática así lo aconseje, los Técnicos Auxiliares de Conserjería realizarán las funciones relativas a las Aulas de Informática que se acuerden con los representantes de los trabajadores. Igualmente, el personal de Conserjería podrá realizar labores de vigilancia en las instalaciones deportivas existentes en el Centro donde preste servicios, si las necesidades del mismo así lo aconsejan. Por último, el citado personal realizará, sin que ello implique habitualidad, tareas sencillas y no especializadas que no entrañen riesgo, de forma que para un mejor funcionamiento del Centro no sea necesario contactar con el Servicio de Mantenimiento o con el Servicio correspondiente. ANEXO II INSTRUCCIONES SOBRE EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DEL PERSONAL DE ADMINISTRACION Y SERVICIOS De conformidad con la Resolución de fecha 3 de Febrero de 1993 que, la Secretaría de Estado para la Administración Pública, realiza para el ámbito de la Administración General del Estado, y, entendiendo esta Gerencia su aplicabilidad y su necesaria implantación para el P.A.S. de la Universidad de Cádiz, se dictan las siguientes instrucciones: 1.- Todo el personal que, normalmente, atienda al público en su jornada de trabajo, deberá llevar prendido en su ropa un distintivo personal, donde se 15 Encargado de Equipo de Conserjería reflejará el nombre, apellidos y servicio en el que realiza su función, junto con el logotipo de la Universidad. La Gerencia considera indispensable la utilización del distintivo por parte del personal de: Secretaría, Conserjería y personal auxiliar de Biblioteca y de Pistas Deportivas. No obstante, puede ampliarse a cualquier otro colectivo que se considere necesario. 2.- En cada despacho de uso común por varios empleados, figurará a la entrada al mismo, en la propia puerta o junto a ella, la denominación de la unidad correspondiente. En los despachos de uso individual, figurará la denominación del puesto de trabajo, además del nombre y apellidos de quien lo ocupe, especificando, en caso de jefatura de unidad, este carácter. 3.- Como necesario complemento del apartado anterior, en cada despacho de uso común, deberá existir un "Rótulo de mesa" que asegure al interlocutor de una relación directa, la identificación del empleado, estableciéndose, para ello, en lugar predominante del mobiliario el mencionado rótulo, que contendrá el nombre y apellidos, junto con el logotipo de la Universidad, y el puesto de trabajo que desempeña, para el caso del jefe de la unidad. 4.- En las conversaciones telefónicas, el P.A.S. de la Universidad deberá identificarse mediante el nombre, apellidos y unidad de destino, para el caso de realizarse llamadas de propia iniciativa, y, mediante el nombre de la unidad en la que se recibe la llamada, para el caso de recibirse del exterior, si el interlocutor solicita expresamente la identidad del empleado con el que habla, deberá facilitársele la misma. ANEXO III ACTUACION A SEGUIR EN EL CASO DE SALIDA DE MATERIAL Para que cualquier material salga del Centro, el personal de Conserjería deberá comprobar previamente, que dicha salida está debidamente autorizada por el responsable del mismo, para lo cual se cumplimentará y firmará el impreso que se acompaña en el presente anexo. Los responsables de la autorización serán: El Decano, Director o Administrador en el caso de material inventariado en el Centro. 16 Encargado de Equipo de Conserjería El Director de Departamento en el caso de material inventariado propio del mismo. En Unidades distintas de las anteriores, la autorización la dará el responsable de la unidad donde esté inventariado el material. AUTORIZACION DE SALIDA DEL MATERIAL DEL CENTRO D/Dª que ocupa el cargo de (Decano, Director, Administrador, Director de Departamento), A U T O R I Z A la salida del Centro del material que se describe a continuación, por los motivos que igualmente se señalan: (Localidad, fecha y firma) ANEXO IV PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE SUMINISTROS ALBARANES DE ENTREGA A fin de evitar posibles errores en la recepción de los suministros y ejercer un mayor control sobre dichas recepciones, a continuación se expone el procedimiento a seguir en las entregas de los suministradores. Se ruega su máxima difusión entre aquellas personas que sean habituales receptoras de envíos. Al llegar el material al Centro, el personal de Conserjería solicitará el albarán e indicará al transportista la localización de la dependencia de destino. Antes de firmar el albarán de entrega, la unidad receptora deberá comprobar que el material suministrado se corresponde con lo reflejado en el mismo. a) Si la entrega es correcta, deberá escribir en el albarán "COMPROBADO", junto a la firma y nombre de la persona receptora, así como la fecha de recepción. b) Si el embalaje del material impide el control inmediato de la naturaleza del envío y/o del número de unidades que lo componen, 17 Encargado de Equipo de Conserjería deberá escribir en el albarán "SIN COMPROBAR. TOTAL ... BULTOS", especificando el número de paquetes que componen el envío, además de los datos señalados en el apartado anterior. Procederá de igual forma si quien recibe el material, aun estando autorizada, no es la persona destinataria del mismo. c) En caso de albarán incorrecto o incompleto, se hará constar en el mismo, con la mayor claridad posible, la incidencia a reseñar. Una vez realizada la entrega, el personal de Conserjería solicitará nuevamente el albarán, comprobando que el mismo ha sido firmado y/o sellado por la unidad a la que iba dirigido. 1.2 FUNCIONES DEL PERSONAL DE CONSERJERIA (IV Convenio colectivo) 1.2.1 COORDINADOR DE SERVICIOS Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos técnicos y prácticos tiene encomendadas las funciones especializadas de coordinación, organización y control de las Conserjerías y servicios de limpieza y vigilancia, junto a la supervisión de las dependencias a su cargo. 1.2.2 TECNICO AUXILIAR DE SEGURIDAD Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos técnicos y prácticos tiene encomendadas las funciones de carácter complementario y auxiliar de cuidado de la seguridad, vigilancia y control del acceso a los edificios y espacios abiertos de la Universidad. 1.2.3 TÉCNICO AUXILIAR DE SERVICIOS DE CONSERJERIA Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos técnicos y prácticos tiene encomendadas las funciones de carácter complementario y auxiliar de vigilancia y control de los edificios y dependencias, incluyendo las aulas de informática, distribución del correo y atención e información al 18 Encargado de Equipo de Conserjería público, así como labores auxiliares en las actividades necesarias parar el funcionamiento normal del área de conserjería 1.2.4 TELEFONISTA Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos técnicos y prácticos tiene encomendadas las funciones de carácter complementario y auxiliar de realización de comunicaciones telefónicas y control de los sistemas de comunicaciones telefónicas. 1.2.5 AYUDANTE DE SERVICIOS DE CONSERJERIA Es el trabajador o trabajadora que con conocimientos prácticos elementales, tiene encomendadas las funciones de carácter básico de vigilancia de los edificios y dependencias, distribución del correo y atención e información al público. 1.2.6 PERSONAL DE LIMPIEZA Es el trabajador o trabajadora que con conocimientos prácticos elementales, tiene encomendadas las funciones de carácter básico de mantenimiento de las condiciones de salubridad, desinfección y aseo de las instalaciones, de acuerdo con los procedimientos e instrucciones establecidas. . 19 Encargado de Equipo de Conserjería 2. CAMPUS DE CADIZ 2.1 Centros Los Centros de la Universidad de Cádiz en el Campus de Cádiz son los siguientes: - FACULTAD DE FILOSOFIA Y LETRAS. - FACULTAD DE MEDICINA. - FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES. - FACULTAD DE CIENCIAS DEL TRABAJO. - ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA I. - ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA II. - ESCUELA UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD. Campus de Cádiz Facultades y Centros 1 coordinador 2 Técnicos 1 coordinador 2 Técnicos 1 coordinador 3 Técnicos 1 Coordinador 2 Técnicos 1 Coordinador 2 Técnicos FACULTAD DE FILOSOFIA Y LETRAS FACULTAD DE MEDICINA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES FACULTAD DE CIENCIAS DEL TRABAJO ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA ESCUELA UNIVERSITARIA DE ENFERMERIA Y FISIOTERAPIA 20 1 Coordinador 2 Técnicos Encargado de Equipo de Conserjería Los Edificios de la Universidad de Cádiz en el Campus de Cádiz son los siguientes: Rectorado. Edificio de Servicios Generales Aulario La Bomba. Aulario Simón Bolívar. Centro Tecnológico Cádiz. Campus Cadiz Edificios 1 2 3 4 1 Coordinador 3 Técnicos 1 Coordinador 1 Técnico 1 Coordinador 2 Técnicos 1 Coordinador 2 Técnicos 1 2 3 4 5 RECTORADO EDIFICIO DE SERVICIOS GENERALES AULARIO LA BOMBA AULARIO SIMON BOLIVAR CENTRO TECNOLOGICO DE CADIZ 21 5 Encargado de Equipo de Conserjería 2.2 Personal en turno de mañana El personal con que cuentan las Conserjerías del Campus de Cádiz, en turno de mañana son las siguientes: 10 Coordinadores de Servicio. 20 Técnicos Auxiliares de Conserjería. 22 Encargado de Equipo de Conserjería 3. ENCARGADO DE EQUIPO DE CONSERJERIA 3.1 Funciones El Encargado de Equipo de Conserjería es una figura nueva dentro de la estructura organizativa de la Universidad de Cádiz. Para encuadrar esta figura dentro de la plantilla de las Conserjerías, debemos ver los documentos que la definen y colocan dentro de la R.P.T. del personal laboral de la Universidad de Cádiz. Por un lado, el vigente convenio colectivo de las Universidades andaluzas, en la que se especifica las funciones del Encargado de Equipo de Conserjería: Encargado de Equipo de Conserjería Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos técnicos y prácticos, además de las funciones propias del Coordinador de Servicios, asume funciones de dirección sobre equipos de trabajo de Conserjería y en materia de prevención de riesgos laborales, coordinando, organizando y controlando a un grupo no inferior a cinco personas , incluido el propio encargado y excepcionalmente en número inferior en aquellos casos que por razones especiales determine la Relación de Puestos de Trabajo. Por otro lado, la propuesta alcanzada entre el comité de Empresa de la Universidad de Cádiz y la propia Universidad para la estructura organizativa y funcional de las Conserjerías por Campus en el anexo 2 de la R.P.T.: En la revisión parcial de la Relación de Puestos de Trabajo (RPT) del personal laboral, la Universidad de Cádiz plantea, como cuestión fundamental, el cambio en la estructura organizativa y funcional de las Conserjerías, pasando estas a conformar una única unidad administrativa en cada uno de los cuatro Campus de la Universidad de Cádiz. El planteamiento de unificación de las Conserjerías por Campus responde a los siguientes objetivos: - Dar respuesta a las líneas de acción 2.1.1 y 5.1.4 del PEUCA, en lo que respecta a la movilidad intracampus. 23 Encargado de Equipo de Conserjería - Analizar, definir y ejecutar los procesos propios de las Conserjerías. Homogeneizar los criterios de dirección, organización y planificación de personal y actividades de las Conserjerías. - Dotar a la organización de mayor flexibilidad en la resolución de problemas. - Mejorar la estructura organizativa de la Universidad de Cádiz. Por todo lo anterior, la Universidad de Cádiz quiere dejar claro desde el primer momento las siguientes cuestiones: a) Se garantiza a todo el personal el derecho a estar adscrito a un centro de destino, a efectos de censos y de representación en los órganos colegiados y unipersonales del mismo o de la UCA. El personal de Conserjería trabajara habitualmente, en un Centro determinado. b) A efectos organizativos, la Gerencia actualizara, a propuesta de los administradores de los Campus, el documento donde se refleje el Centro de trabajo donde preste habitualmente servicio el personal de Conserjería, conforme a los cambios que se produzcan. c) Se garantiza que el concurso de traslado seguirá siendo el mecanismo de provisión para cambiar definitivamente de Centro. d) No es un fin de la unificación de las Conserjerías la movilidad continua del personal de las misma, sino la movilidad intracampus ocasional y extraordinaria y por motivos justificados. e) No se pretende con esta medida que ya no se contrate a personal eventual para las sustituciones de trabajadores de baja por enfermedad. Estos contratos de interinidad seguirán siendo el instrumento normal para las referidas sustituciones. En este sentido, y de acuerdo con lo definido en el artículo 144 de los Estatutos de la universidad de Cádiz, la RPT se define como el instrumento de planificación y ordenación de los efectivos, identificando y clasificando los puestos de trabajo con identificación de las unidades administrativas y orgánicas en las que estos se integran. Por tanto, los efectos que la RPT marca, vendrán determinados por su propia naturaleza de instrumentos organizativos, lo que no esta reñido con la adscripción del personal a un determinado Centro donde preste servicios habitualmente. En este sentido se contempla la Administración de Campus, como una sola unidad administrativa, que gestiona y se ocupa de los distintos aspectos de la gestión y servicios universitarios (secretaria, conserjería, etc.). 24 Encargado de Equipo de Conserjería 3.2. Dependencia orgánica y funcional de las Conserjerías La dependencia orgánica y funcional de las distintas Conserjería será del administrador/a del Campus, a través del Coordinador de Servicios Generales (en caso de que exista), y de los Coordinadores de Servicios de Conserjería. Esto se ve en el siguiente diagrama: ADMINISTRADOR CAMPUS COORDINADOR SECRETARIA COORDINADOR SERVICIOS GENERALES COORDINADOR ADMINISTRACION ENCARGADO DE EQUIPO COORDINADORES CONSERJERIAS DE CENTROS TECNICOS SER. CONSERJERIA DE CENTRO De acuerdo con el organigrama anterior y con la definición de funciones de las distintas categorías y puestos de trabajo señalados, corresponderá al Administrador de Campus la organización general del Campus en todos los aspectos relacionados con la gestión y servicios universitarios, teniendo la competencia para la toma de decisiones tanto generales como especificas ante situaciones concretas que se planteen de acuerdo con lo recogido en este documento. Bajo la dependencia del Administrador, el Coordinador de Servicios Generales se encargara, entre otras funciones, de las derivadas del funcionamiento normal de las Conserjerías, en sus aspectos más generales. La coordinación diaria del personal de las Conserjerías se realizara por el Coordinador de Servicio de Conserjería, como 25 Encargado de Equipo de Conserjería viene siendo realizado en la actualidad. El encargado de Equipo coordinara, igualmente, las Conserjerías de los Centros que tenga asignadas. Esta organización se realizara teniendo en cuenta los principios que se señalan en el punto siguiente. En términos concretos, la propuesta de revisión de la RPT contempla para 2006 la dotación, por transformación, del siguiente número de Encargados de Equipos de Conserjería: - Dos Encargados de Equipo en el Campus de Puerto Real, uno en turno de mañana y otro en turno de tarde. - Un Encargado de Equipo en el Campus de Jerez en turno de mañana. - Un Encargados de Equipo en el Campus de Algeciras en turno de mañana ( o rotativo, si este es el turno de todo el personal del campus). - Cuatro Encargados de Equipo en el Campus de Cádiz, dos en turno de mañana y dos en turno de tarde. En el caso de este Campus, el Plan Operativo Anual determinara la distribución de los Encargados de Equipo para la coordinación de los distintos centros del Campus. 3.3 Organización y funcionamiento de las Conserjerías Como ya se ha comentado, el personal de las Conserjerías prestara servicios, de forma habitual, en un centro de destino determinado. La propuesta de nueva organización no pretende que dicho personal rote permanentemente entre los distintos Centros del Campus. En este sentido, el nuevo funcionamiento no distará sustancialmente del actual, simplemente pretende dotar a la Universidad de mecanismos mas flexibles en la estructura organizativa, de forma que pueda darse una respuesta de mayor calidad a necesidades puntuales que puedan darse. Esta flexibilidad y movilidad responderá a las directrices que más adelante se señalan. Al igual que existen otras unidades administrativas, a la hora de determinar la organización y funcionamiento de las Conserjerías se tendrán en cuenta los siguientes instrumentos: • Normativa de funcionamiento de las Conserjerías. La nueva propuesta supondrá una revisión de la actual normativa de funcionamiento que, por otra parte, debido a lo alejado que queda en el 26 Encargado de Equipo de Conserjería tiempo su aprobación (noviembre de 1996), necesitaba ya de una actualización. • Manual de procesos. Aprovechando el impulso que la Universidad esta dando en distintos terrenos para conseguir una gestión de calidad en los servicios, se plantea la necesidad de disponer de un manual de proceso de las Conserjerías. • Especificaciones internas del servicio. Existirá uno por Centro y en el se determinaran, de manera mas concreta y detallada, aquellos aspectos organizativos específicos del Centro, plan de emergencia, planos de situación de los distintos elementos, directorio, reserva de aulas, tablones de anuncios, etc.). 3.4. Flexibilidad y movilidad Cuando así lo determinen las necesidades urgentes del servicio, los trabajadores de la Conserjería podrán prestar servicios en Centros o Edificios distintos en el que normalmente lo hacen. No obstante, como ya se ha dicho, esta movilidad no tendrá carácter habitual, sino extraordinario. El cambio de centro vendrá determinado por alguna circunstancia extraordinaria y cuya duración no sea prolongada en el tiempo. Sin ánimo de elaborar una lista exhaustiva, se realizaría en los casos siguientes: • • • Inasistencia imprevista de un trabajador, siempre que no pueda ser cubierta la ausencia por el personal que presta servicios habitualmente en el propio Centro. Ausencias por asuntos propios, disfrute de puentes, permisos y vacaciones (Navidad, Semana Santa, Fiestas Locales, Verano) del personal, cuando sea urgente y estrictamente necesaria su sustitución, siempre que no pueda ser cubierta la ausencia por el personal que presta servicios habitualmente en el propio Centro. Ausencias por enfermedad de corta duración del personal, cuando sea urgente y estrictamente necesaria su sustitución, siempre que no pueda ser cubierta la ausencia por el personal que presta servicios habitualmente en el propio Centro. 27 Encargado de Equipo de Conserjería • • Necesidad justificada de refuerzo por actividades extraordinarias o que así lo requieran durante un breve periodo de tiempo, con un máximo de cinco días continuados. Aquellos otros casos que las necesidades del servicio así lo determinen, previo informe justificativo y comunicación al Comité de Empresa, respetando lo establecido en el preámbulo del presente acuerdo. Lo establecido en el presente apartado deja sin efectos el punto segundo de los acuerdos de fecha 20 de noviembre de 1996 sobre la RPT de PAS Laboral de la Universidad de Cádiz, alcanzados entre la Gerencia y el Comité de empresa. 3.5 Ventajas de la nueva organización El nuevo modelo de estructura organizativa que se propone tiene las siguientes ventajas: a) Permite una mejor planificación de los periodos de disfrute de las vacaciones del personal. b) Los distintos procesos de trabajo en las Conserjerías se realizaran de forma más homogénea. c) Se profesionaliza las tareas de dirección, organización y funcionamiento de las Conserjerías. d) Permite un reparto mas equitativo de la prestación en sábados, domingos y festivos y aquellos otros actos extraordinarios de los Centros de la Universidad. e) Mejora la calidad del servicio prestado. f) Mejora la seguridad en el trabajo. g) Fomenta la formación en nuevas técnicas de organización. h) Asegura la participación del personal en los distintos órganos de gobierno y representación. A la vista de estos dos documentos, podemos ver que el trabajo a realizar por el Encargado de Equipo de Conserjería seria el siguiente: • • • • Coordinar la Conserjería del centro donde habitualmente presta sus servicios Coordinar las Conserjerías que tenga asignadas. Homogeneizar los criterios de dirección, organización y planificación de personal y actividades de las Conserjerías. Analizar, definir y ejecutar los procesos propios de las Conserjerías. 28 Encargado de Equipo de Conserjería • • Vigilancia, actuación y organización en materia de prevención de riesgos laborales de las Conserjerías que tenga asignadas. Colaborar con los Centros en los procesos de calidad de los servicios ofrecidos por las Conserjerías. 29 Encargado de Equipo de Conserjería 4. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO 4.1 Coordinación con las Conserjerías Una vez que hemos visto, que el Encargado de Equipo de Conserjería, tiene asignada más de una Conserjería para coordinar, es necesario que los Coordinadores de Servicio de dichas Conserjerías formen un equipo con el encargado y le remitan toda la información necesaria para el buen cumplimiento del servicio. Como ya vimos en el anexo 2, el nuevo modelo de estructura organizativa tiene las siguientes ventajas: a) Permite una mejor planificación de los periodos de disfrute de las vacaciones del personal. b) Los distintos procesos de trabajo en las Conserjerías se realizaran de forma más homogénea. c) Se profesionaliza las tareas de dirección, organización y funcionamiento de las Conserjerías. d) Permite un reparto mas equitativo de la prestación en sábados, domingos y festivos y aquellos otros actos extraordinarios de los Centros de la Universidad. e) Mejora la calidad del servicio prestado. f) Mejora la seguridad en el trabajo. g) Fomenta la formación en nuevas técnicas de organización. h) Asegura la participación del personal en los distintos órganos de gobierno y representación. Por todo ello, la coordinación entre las distintas Conserjerías y el Encargado de Equipo deben ser fluidas y previstas en el tiempo, ya que durante el año, se pueden planificar situaciones propias de nuestro trabajo: • • • • Vacaciones: Navidad, Semana santa, etc... Licencias y permisos: Asuntos propios, matrimonio, etc... Representación: Sindical, órganos de gobierno, etc... Formación: Cursos, asistencia a exámenes, etc... Pero pueden surgir situaciones imprevistas: 31 Encargado de Equipo de Conserjería • • • Enfermedad Fallecimiento de algún familiar. Nacimiento de hijo. Por ello, hay que tener organizado al personal, de modo, que se garantice el dar cobertura a todas las Conserjerías asignadas para poder seguir prestando su servicio sin que se note la merma. Con ello, habremos conseguido los objetivos previsto en la organización del trabajo. Dichos objetivos son los siguientes: a) Conseguir que el servicio que presta la Conserjería quede cubierto. No cabe duda que una de las prioridades es tener atendidos a los usuarios, independientemente de las eventualidades, previstas o imprevistas. b) Tener mecanismos que solventen de manera automática las eventualidades. Hay que evitar esperar a que se produzca una ausencia en una Conserjería, o a conocerlas con antelación, para plantear su sustitución o la forma de solventar el problema. Por el contrario, tenemos que tener un sistema organizativo que nos permita solventar dicho problema de una forma automática. c) Garantizar la calidad del servicio. Se trata de cubrir las eventualidades que se produzcan sin que los usuarios adviertan los cambios producidos. Para ello, todos los Técnicos Auxiliares de Conserjería, a parte de su Conserjería, tendrán toda la información necesaria en las Conserjerías de los Centros en caso de necesitarse su participación al tener que acudir a una actividad a otro Centro. d) Conseguir el equilibrio entre servicio y derechos del personal. Se tiene que conseguir una organización del trabajo que consiga el buen funcionamiento del servicio y la garantía al personal de las Conserjerías de sus derechos (convenio colectivo, normativa, etc.). 32 Encargado de Equipo de Conserjería 4.2 Coordinación con los Centros De acuerdo con el diagrama del anexo 2 y con la definición de funciones de las distintas categorías y puestos de trabajo señalados, corresponderá al Administrador de Campus la organización general del Campus en todos los aspectos relacionados con la gestión y servicios universitarios, teniendo la competencia para la toma de decisiones tanto generales como especificas ante situaciones concretas que se planteen de acuerdo con lo recogido dicho documento. Por tanto, desde los equipos directivos de los Centros, se le comunicará al administrador de Campus, las necesidades de servicio que necesiten. Bajo la dependencia del Administrador, el Coordinador de Servicios Generales se encargara del funcionamiento normal de las Conserjerías, en sus aspectos más generales. El encargado de Equipo coordinara, igualmente, las Conserjerías de los Centros que tenga asignadas, siendo el enlace entre la Administración del Campus y los distintos Centros. La coordinación diaria del personal de las Conserjerías se realizara por el Coordinador de Servicio de Conserjería, como viene siendo realizado en la actualidad. 4.3 Propuesta organización del trabajo La propuesta de organización del trabajo en las Conserjerías viene dada por las necesidades del equipo directivo de los centros y por los Coordinador de Servicio de cada Conserjería. Para ello, habría que tener algún mecanismo por el cual, los Centros estuvieran en comunicación con el Coordinador de Servicios Generales y este a su vez, con el Encargado de Equipo de Conserjería. Propongo la creación de un CAU de Conserjería, en el cual se pusieran las incidencias que se pueden ir planteando con anterioridad a que ocurran, y de esa forma, corregir cualquier problema con antelación. Este mismo sistema, serviría a los Coordinadores de Servicio de Conserjería para informar de sus propuestas y de las incidencias que pudieran darse. 33 Encargado de Equipo de Conserjería Existen además algunas acciones que el Encargado de Equipo debe realizar para garantizar la correcta organización del trabajo: • Intentar resolver todas las eventualidades y cubrir el servicio para garantizar la misma calidad. • Consensuar, entre los Coordinadores de Servicio y Técnicos Auxiliares de Conserjería, los turnos de vacaciones, permisos, etc..., en caso de existir alguna discrepancia. • Estar informado de las incidencias, en cuanto a ausencias previsibles que se vayan a producir, para reorganizar el trabajo y asegurar el servicio. Para ello, mantendrá reuniones, tanto con el Coordinador de Servicio Generales, así como, los Coordinadores de Servicio y Técnicos Auxiliares de Conserjerías cuantas veces sea necesario. 34 Encargado de Equipo de Conserjería 5. PREVENCION DE RIESGOS LABORALES Otras funciones encomendadas al Encargado de Equipo de Conserjería son la vigilancia, actuación y organización en materia de prevención de riesgos laborales de las Conserjerías asignadas. Que duda cabe que los modernos sistemas organizativos y de gestión han venido a introducir nuevos conceptos en los que el factor humano adquiere una singular importancia. Por todo ello, en la actualidad, la salud laboral y prevención de riesgos laborales es objeto de preocupación y un objetivo básico en cualquier empresa moderna así como en las propias instituciones y organismos públicos. 5.1 Prevención de Riesgos Laborales en la Universidad de Cádiz La Universidad de Cádiz ha dado un impulso para consolidar la prevención y protección de los trabajadores en el ámbito de la seguridad y salud laboral, cuya dos bases fundamentales son: • El Servicio de prevención, órgano que impulsa las actuaciones tendentes, no solo a garantizar el cumplimiento de las obligaciones de la Universidad en materia preventiva, sino constituirse como el catalizador de la difusión de una conciencia preventiva de toda la Comunidad Universitaria. • El Comité de Seguridad y Salud Laboral, órgano paritario y colegiado de participación destinado a la consulta regular y periódica de las actuaciones de la Universidad en materia de prevención de riesgos laborales. Este Comité se configura como órgano de encuentro entre los representantes de los trabajadores y la Universidad de Cádiz para el desarrollo de una participación equilibrada en materia de prevención de riesgos laborales. Por otro lado, la Universidad de Cádiz, consciente de la importancia de garantizar el máximo nivel de protección posible frente a los riesgos derivados del trabajo, incrementando los niveles de seguridad de todos los miembros de la Comunidad Universitaria, considera que los pilares fundamentales sobre los que asentar su política preventiva son los siguientes: 35 Encargado de Equipo de Conserjería a) La mejora de las condiciones de trabajo, bienestar y clima laboral y profesional, así como la reducción de la siniestrabilidad laboral. b) La implantación de un sistema de gestión de la prevención que propicie la mejora de la seguridad y salud laboral. c) La promoción y el desarrollo de la cultura preventiva en la Universidad de Cádiz. d) La implicación de todos los recursos de la organización en la actividad preventiva. e) La integración e la prevención en todos los niveles de la actividad universitaria. f) La colaboración con Organismos e Instituciones en esta materia. g) La consolidación de estructuras eficaces en prevención. h) El desarrollo de los principios recogidos en el articulo 15 de la ley 31/95 de 8 de noviembre, de prevención de riesgos Laborales. Por todo ello, los objetivos que la Universidad de Cádiz tiene planteados en esta materia son: • Evitar o minimizar los riesgos. • Garantizar un adecuado nivel de seguridad al personal. • Adecuar el sistema de gestión preventiva a la actividad universitaria. • Impulsar el principio de responsabilidad preventiva en todos los niveles de la organización. • La formación e información en la materia, al personal de la Universidad de Cádiz. • El establecimiento de procedimientos de consultas comunicaciones al personal de la Universidad de Cádiz. • El establecimiento de instrucciones, normas y procedimientos de seguridad. 36 y Encargado de Equipo de Conserjería • La dinamizacion del funcionamiento del Comité de Seguridad y Salud Laboral, como máximo órgano de participación en la materia. 5.2 Prevención de Riesgos Laborales en las Conserjerías de la Universidad de Cádiz Al ser nueva dentro de la organización, la figura del Encargado de Equipo de Conserjería, no existe aun definida sus competencias en materia de prevención de Riesgos Laborales. No obstante, podemos decir, a grandes rasgos, sus funciones deben ir dirigidas a los siguientes aspectos: 5.2.1 Salud laboral de la plantilla Es importante que desde la organización se intente velar por la salud Laboral de los trabajadores de las Conserjerías de la Universidad de Cádiz., previniendo las enfermedades y accidentes derivados de sus actividades en sus puestos de trabajo. Aunque pueden ser muchas las circunstancias que den paso a problemas de salud laboral o accidentes, es lógico pensar que en cada lugar de trabajo hay que prestar atención a aspectos más concretos. Dentro de las Conserjerías nos podemos encontrar con los siguientes problemas: 1. Mobiliario, equipos y puestos de trabajo. 2. Trabajos de atención al publico 3. Elevación y transporte de cargas. 5.2.1.1. Mobiliario, equipos y puestos de trabajo Cuando hablamos del trabajo de una Conserjería, tenemos que pensar que su trabajo es dinámico. Por ello, el incorrecto uso del mobiliario puede dar lugar a pequeños accidentes en forma de golpes, cortes, contusiones. También esta el uso de los ordenadores que se incorporaron cuando se informatizaron las Conserjerías. 37 Encargado de Equipo de Conserjería Los riesgos a los que se enfrentan los trabajadores con pantallas de visualización de datos son: • Microtraumatismos en dedos y muñecas, por incorrecta colocación de las manos combinado con la frecuencia de pulsación. • Fatiga visual, cuyos síntomas pueden ser picor ocular, aumento del parpadeo, lagrimeo, etc.. • Fatiga física, cuyos síntomas pueden ser Dolor en espalda, tensión en hombros, etc.. • Fatiga mental, cuyos síntomas pueden ser estrés, insatisfacción laboral, etc.. Para intentar evitar estos riesgos existen unas normas a tener en cuenta: 1. El puesto de trabajo deberá de tener dimensiones adecuadas y facilitar la movilidad del usuario. 2. El ambiente físico (temperatura, ruido e iluminación) no debe generar situaciones de disconfort. 3. Las sillas tendrán base estable y regulación en altura. El respaldo lumbar será ajustable en inclinación y altura. 4. Distancia visual: la pantalla, el teclado y los documentos deben encontrarse a una distancia similar de los ojos (entre 45 y 55 cms) para evitar la fatiga visual. 5. Angulo visual: Para trabajos sentados, la pantalla debe estar entre 10º y 60º por debajo de la horizontal de los ojos del operador. 6. el entorno situado detrás de la pantalla debe tener la menor intensidad lumínica posible (hay que evitar colocar la pantalla delante de ventanas). 7. La colocación de la pantalla debe evitar reflejos de luminarias. 38 Encargado de Equipo de Conserjería Existen además otras normas y actuaciones más específicas, así como ejercicios destinados a evitar y paliar los riesgos descritos. Estas normas y actuaciones vienen en “Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de equipos con pantallas de visualización” publicada por el Instituto de Seguridad e Higiene en el Trabajo. 6.2.1.2. Trabajos de atención al público Una de las principales funciones de las Conserjerías es la atención al Público. El trato con personas ajenas a la Universidad de Cádiz conlleva condiciones de trabajo muy dispares. En ocasiones, la relación y el trato directo con el público puede causar fatiga debido a: • La tensión generada por desbordamientos de diversos tipos como prisa, plazos, colas de personas a las que atender, etc.. • También por la falta de claridad de las peticiones efectuadas por los usuarios. • Se puede producir sobrecargas o saturación mental, que son producidas, la mayoría de las veces, por el mantenimiento simultáneo de la atención y la comunicación con varios sistemas a la vez (teléfono-ordenador). Hay una serie de medidas para reducir estos riesgos: • Solicitar las aclaraciones sobre las pautas de comportamiento a seguir en las situaciones potencialmente conflictivas. • Crear un grado de autonomía adecuado en el ritmo y la organización básica del trabajo. Hacer pausas para los cambios posturales, la reducción de la fatiga física y mental. 5.2.1.3. Elevación y transporte de cargas Otro de los factores de riesgos para el personal de las Conserjerías de la Universidad de Cádiz. Como hemos visto en la actual normativa de Conserjería, una tarea importante a cargo de la Conserjería es la relacionada con la correspondencia. Una vez la correspondencia, documentación y paquetería oficiales llega al Centro, corresponde al personal de Conserjería su recogida, traslado y 39 Encargado de Equipo de Conserjería distribución entre las distintas unidades administrativas ubicadas en el edificio. A su vez, se encargará del franqueo y, en su caso, excepcionalmente, del cierre de la correspondencia de salida, así como de su entrega al personal del Servicio de Mensajería. En casos urgentes el propio personal de Conserjería llevará la correspondencia y paquetería a su destino, aunque ello suponga la salida del edificio. Esta tarea de manipulación de documentos y paquetería puede sobrepasar, en algunos casos, la capacidad física, y sobre todo, si se hace de forma repetitiva, pueden llegar a producir lesiones en la espalda. El esfuerzo de un levantamiento no es solo el resultado del peso del objeto manipulado, sino que depende también de la posición y forma en que se ejecuta. Para evitar lesiones debemos tener en cuenta los siguientes consejos: • Asegurar un buen apoyo de los pies manteniéndolos separados. • Mantener la espalda recta. Doblar las rodillas, no la espalda. • Utilizar los músculos mejor preparados y más fuertes (brazos y piernas). • Mantener la carga tan próxima al cuerpo como sea posible. Llevar la carga equilibrada. • Utilizar los medios mecánicos (carretillas) cuando sea posible. También tenemos que evitar las siguientes acciones: • El transporte de documentos y paquetería con medios mecánicos deberá hacerse sin brusquedad y evitando encorvar la espalda hacia atrás. • Comprobar que el recorrido por donde transportemos la carga no tenga obstáculos, desniveles, etc..., que puedan producir un desequilibrio. 5.2.2 Instalaciones y equipos El adecuado uso y el estado de conservación de las infraestructuras de los Edificios y Centros de la Universidad de Cádiz es una de las tareas del personal de Conserjería. 40 Encargado de Equipo de Conserjería El Encargado de Equipo de Conserjería debe tener como una de sus misiones, para la prevención de riesgos laborales, la atención y vigilancia a los siguientes aspectos: • El adecuado estado de la estructura del Centro o Edificio, al menos, de una manera visual. • El estado del mobiliario, tanto del personal como el de los usuarios (aulas). • Correcto funcionamiento de entradas y salidas (normales y de emergencias) • Correcto funcionamiento de los cuadros eléctricos de los Centros y Edificios. • Accesibilidad a los extintores y bocas de incendios equipadas (BIE). • Correcto funcionamiento de la alarma de hurto y de detección de incendio. • Correcto funcionamiento de los aseos y su limpieza. • Correcto funcionamiento de las puertas RF o emergencias. • Estado de las escaleras y ascensores. • Correcto funcionamiento en cuanto a la sobrecarga de la red eléctrica (alargaderas). • Correcto funcionamiento de las impresoras y fotocopiadoras a su cargo. Cuando se tenga constancia de alguna de estas observaciones, se mandara parte al servicio o unidad correspondiente (mantenimiento, CITI, limpieza, etc..). 5.2.3 Emergencias y Evacuación Actuar eficazmente en una situación de emergencia es imprescindible puesto que en ello va la seguridad, la salud e incluso la propia vida de las personas que se encuentre en una situación de esas características. 41 Encargado de Equipo de Conserjería En una situación de emergencia, es fundamental que cada persona sepa actuar en función del papel que le toque desarrollar en el equipo. Como se sabe, a los Coordinadores de Servicio de Conserjería, se les nombro, por parte de la Gerencia, Jefes del Equipo de Emergencias, ya que se pensó, con buen criterio, que era la dependencia de los Edificios y Centros que siempre tendría alguna persona. Es imprescindible conocer con todo detalle los sistemas de seguridad de los Edificios y Centros asignados, ya que, llegado el caso, es el responsable de evacuación del Edificio (salidas de emergencia, alarmas, etc..). También tiene que conocer el plan de evacuación de los edificios y centros (punto de reunión, salidas emergencia, etc..). No obstante existen recomendaciones generales para situaciones de emergencia que deben ser conocidas por todo el personal en general y por el Encargado de Equipo de Conserjería en particular: 5.2.3.1 En caso de incendio • Si se detecta un incendio, hay comunicarlo lo antes posible. Se pulsaran los pulsadores de alarma o se comunicara con el número de emergencia recogido en el plan de Autoprotección del Centro. • Si el punto anterior no fuera posible, se llamara a los bomberos. • Si se encuentra capacitado y el fuego no es muy grande, se debe intentar extinguir el fuego usando los dispositivos instalados (extintores y BIES). En caso contrario, cerrar las puertas y ventanas a su paso. • 5.2.3.2 En caso de quedar atrapado por el fuego • Debe gatear, reteniendo la respiración y cerrando los ojos cuanto se pueda. • Cerrar las puertas entre la persona atrapada y el humo. Intentar tapar las ranuras de las puertas con trapos o toallas mojadas. • Buscar un cuarto que tenga ventana al exterior. • Hacer señales desde la ventana para su localización. 42 Encargado de Equipo de Conserjería 5.2.3.3 En caso de evacuación En este caso, hay que seguir las siguientes pautas: • Desalojar las instalaciones. • Mantener la calma y no detenerse en las salidas. Ir al punto de reunión. • Utilizar las salidas señaladas. • No usar ni permitir usar los ascensores. • Cerrar las puertas a nuestro paso. • Atender las instrucciones del personal asignado para emergencias. 5.2.3.4 En caso de accidente • Permanecer sereno. • Solicitar ayuda sanitaria. • Observar la situación antes de actuar. • Examinar al herido sin manipularlo innecesariamente. • No mover al accidentado. • No dar de beber si esta inconciente. • No permitir que se enfríe. 5.2.3.5 En caso de quemaduras • Cubrir con una manta. • Enfriarlo. • No quitarle la ropa. 43 Encargado de Equipo de Conserjería • Trasladarlo con absoluta urgencia. 5.2.4 Gestión Ambiental Dentro de los distintos Edificios y Centros del Campus de Cádiz, podemos encontrarnos con dos tipos. Unos, que son los que no generan residuos peligrosos, como por ejemplo, la Facultad de Filosofía y Letras. Otros Centros o Edificios sin embargo, por tener actividad investigadora, tanto en Ciencias de la Salud, como en Ingenierías, si generan residuos peligrosos de varios tipos. Para ver los tipos de residuos, nos vamos a la tabla del Servicio de Prevención de la Universidad de Cádiz: GRUPO I GRUPO II Disolventes halogenados Disolventes no halogenados Bromuro de etidio GRUPO IV GRUPO III Bases fuertes y débiles Tetróxido de osmio Sales Geles de acridamida Sales en disolución Sales Cianuradas Yoduro de Propidio Productos químicos fotográficos Diaminobencidina GRUPO V Aceites minerales GRUPO VII Residuos orgánicos no disolventes Mercurio Metal en disolución Sustancias caducadas Sodio sólido Reactivos de laboratorio (líquidos) no identificados Isocionato Ácidos fuertes y débiles Ácido hexametilfosforotriamida GRUPO VI Metales y sustancias sólidas Amianto Resinas sólidas Benceno GRUPO VIII Vidrio contaminado Reactivos de laboratorio (sólidos) no identificados Envases Medicamentos caducados 44 Encargado de Equipo de Conserjería GRUPO IX GRUPO X Material punzante Filtros impregnados Residuos Animalarios Material contaminado Residuos Biológicos GRUPO XI Naranja de Acridina GRUPO XII PCB's Aguas Oleosas Pintura Reactivo químico caducado identificado PVC Todos estos residuos, y coordinados desde el Servicio de Prevención, se encuentran almacenados en el Campus de Cádiz en los Edificios de la Facultad de Medicina y en el de Servicios Generales, para su traslado a la Estación de Transferencia. Desde el Servicio de Prevención se dictaminan las siguientes directrices: “Los residuos deben mantenerse en condiciones adecuadas de higiene y seguridad. Para ello, el Servicio de Prevención gestiona los almacenes de residuos de la Universidad. Los residuos deben almacenarse de forma ordenada en función de sus características físicas y químicas, y en disposición tal que impidan el contacto entre sustancias distintas En todos los centros se establecerán puntos de reunión en los que se ubicarán los residuos para su traslado a la Estación de Transferencia / Almacén de Residuos”. Para diferenciar estos residuos, y antes de mandarlos a la estación de transferencia, se lleva un lleva un libro de entrada del material en el almacén de residuos en el que consta el tipo de residuo, la fecha y la firma del responsable de dichos residuos. En los distintos bidones y contenedores, y para diferenciar el tipo de residuo, se colocan unas pegatinas de colores y con símbolos. Los símbolos son los siguientes: 45 Encargado de Equipo de Conserjería Los colores de las pegatinas por grupo son los siguientes: GRUPO I GRUPO II GRUPO III GRUPO VI GRUPO V GRUPO VI GRUPO VII GRUPO VIII GRUPO IX GRUPO X GRUPO XI GRUPO XII 46 Encargado de Equipo de Conserjería También en los Centros o Edificios donde existen almacenes de residuos, nos dan estas recomendaciones desde el Servicio de Prevención: • Siempre se debe evitar el contacto directo con los residuos, utilizando los equipos de protección individual adecuados a sus características y peligrosidad. Esto es especialmente importante en el caso de los guantes y de la protección respiratoria ya que no existen equipos que protejan frente a todos los productos. • Todos los residuos deberán considerarse peligrosos, asumiendo el máximo nivel de protección en caso de desconocerse sus propiedades y características. • Cuando sea posible, se utilizará material para que pueda ser descontaminado con facilidad sin generar riesgos adicionales al medio ambiente. En caso contrario, se empleará material de un sólo uso que pueda ser eliminado por un procedimiento estándar después del contacto con el producto. • Nunca se manipularán residuos en solitario. • Se escogerá el tipo de envase para almacenar los residuos atendiendo a las indicaciones del Servicio de Prevención. • Para los residuos líquidos no se emplearán envases mayores de 30 litros para facilitar su manipulación y evitar riesgos innecesarios. • El transporte de envases de 30 litros o más, se realizará en carretillas para evitar riesgos de roturas y derrames. • El vertido de los residuos a los envases correspondientes se ha de efectuar de una forma lenta y controlada. Esta operación será interrumpida si se observa cualquier fenómeno anormal como la producción de gases o el incremento excesivo de temperatura. Para transvasar líquidos en grandes cantidades, se empleará una bomba, preferiblemente de accionamiento manual; en el caso de utilizar una bomba eléctrica esta debe ser antideflagrante. En todos los casos se comprobará la idoneidad del material de la bomba con el residuo trasvasado. • Una vez acabado la operación de vaciado se cerrará el envase hasta la próxima utilización. De esta forma se reducirán la exposición del personal a los productos implicados. 47 Encargado de Equipo de Conserjería • Los envases no se han de llenar más allá del 90% de su capacidad con la finalidad de evitar salpicaduras, derrames y sobrepresiones. También se recicla en todos los Edificios y Centros de la Universidad de Cádiz, en colaboración con la Oficina Verde, todo tipo de residuos, como pueden ser los toner, papel, cartón, móviles, etc.. La Oficina Verde Establece un Sistema de Gestión Ambiental de Residuos no peligrosos con los siguientes objetivos: • • • • • Implantar un Sistema de Recogida selectiva. Minimizar la producción de Residuos. Colaborar con el Servicio de Prevención de la UCA en la recogida de algunos Residuos Peligrosos. Educar y sensibilizar a la comunidad universitaria acerca de la Recogida Selectiva y los procesos de reciclajes de los residuos. Estudios de los Ciclos de Vida. Qué se quiere conseguir a través de Gestión Ambiental • • Minimizar. Los Recursos Naturales no son inagotables, hagamos un consumo responsable. Debemos minimizar el uso de productos de consumo, del agua, y de la energía. Reducir. La tierra no puede asimilar nuestro ritmo de vida, caminemos hacia un desarrollo sostenible. Debemos reducir la generación de residuos, vertidos y emisiones. 48 Encargado de Equipo de Conserjería 6. PROPUESTA LABORALES DE PREVENCION DE RIESGOS El encargado de Equipo de Conserjería tiene como función, según el vigente convenio colectivo, realizar tareas de prevención de riesgos laborales. No obstante, hay que decir, que la Universidad de Cádiz cuenta en esta materia con un sistema bastante complejo y definido, encabezado por el Servicio de Prevención y por el Comité de Seguridad y Salud Laboral. Por ello, creo que el Encargado de Equipo de Conserjería debe estar en contacto e insertarse en esta maquinaria, con las funciones que le sean encomendadas por los órganos competentes. Las propuestas que hago en cuanto a prevención de riesgos son las siguientes: 6.1 Salud laboral de la plantilla de Conserjería 6.1.1 Mobiliario, equipos y puestos de trabajo Para detectar y evitar problemas en este campo, se propone las siguientes medidas por parte del Encargado de Equipo de Conserjería: • Mantener una constante comunicación con las Conserjerías asignadas a fin de poder conocer cuales son, a su criterio, las anomalías que se puedan producir. • Informar al resto de Conserjerías asignadas de las recomendaciones recogidas en los manuales y guías publicadas por la Universidad de Cádiz, a través del Servicio de prevención, así como, por otros organismos competentes. • Informar a los delegados de prevención de cualquier anomalía que observe y consultar cualquier duda a los delegados y al Servicio de prevención. 49 Encargado de Equipo de Conserjería 6.1.2 Trabajo de Atención al público En esta apartado se propone. • Recabar toda la información sobre las recomendaciones descritas en las distintas guías de prevención y solicitar consejo al Servicio de prevención en lo que a esta materia se refiere, intentando su aplicación con el consentimiento del Administrador de Campus. • Informar al personal de las Conserjerías asignadas. 6.1.3 Elevación y transporte de cargas En este tipo de riesgo se proponen las siguientes actuaciones: • Revisar el buen estado de los distintos medios mecánicos utilizados en las Conserjerías. • Informar y asesorar al personal de las Conserjerías asignadas sobre las recomendaciones sobre el manejo de cargas y su transporte. • Asegurarse que los medios se reponen o reparan en el menor tiempo posible. 6.2 Instalaciones y equipo Se propone lo siguiente: • Revisar el buen funcionamiento y estado de las instalaciones y equipamiento de las Conserjerías asignadas, en colaboración con los Coordinadores de Servicio y los Técnicos de Conserjería. • Atender las observaciones por parte de los Coordinadores de Servicio, los Técnicos de Conserjería y los usuarios en cuanto al estado de estos. • Mantener contacto con los servicios y empresas encargados del mantenimiento de las instalaciones y equipos (mantenimiento, CITI, etc..). 50 Encargado de Equipo de Conserjería • Informar y asesorar a las Conserjerías asignadas sobre el correcto uso de los equipos recomendados por los distintos servicios y empresas de mantenimiento y fabricantes. • Solicitar al Servicio de Prevención, como EPI (equipo de protección individual), la compra de comunicadores para el personal de las Conserjerías asignadas. 6.3 Emergencias y evacuación Dada la importancia de una buena actuación ante situaciones de emergencia y evacuación, se propone lo siguiente: • Solicitar una instrucción de servicio sobre medidas generales ante casos de emergencia y evacuación, para todo el personal de las Conserjería asignadas al Encargado de Equipo de Conserjería. • Solicitar al Jefe de seguridad de la Universidad de Cádiz, así como, a los Coordinadores de Servicio, todos los datos y especificaciones oportunas de las Conserjerías asignadas al Encargado de Equipo de Conserjería (alarmas, planos de autoprotección, etc..). • Transmitir al personal de las Conserjerías asignadas dicha información. • Mantener reuniones con el personal de las Conserjerías asignadas para ampliar información o refrescar la existente. • Solicitar al Jefe de Seguridad la realización de simulacros en los Centros asignados para ver el grado de conocimiento de las Conserjerías en esta materia. • Solicitar al Servicio de Prevención las recomendaciones a seguir en caso de accidente, incendio, etc.. 51 Encargado de Equipo de Conserjería 7. CALIDAD DEL SERVICIO La calidad en el servicio, es una de las responsabilidades del Encargado de Equipo de Conserjería. Para intentar conseguir la excelencia dentro de las Conserjerías de la Universidad de Cádiz, hay que empezar un proceso de reeducación, tanto del personal de las Conserjería del Campus de Cádiz, como del Administrador del Campus. Para hablar de calidad en las Conserjerias del Campus de Cádiz, hay varios aspectos que tienen que ser tenidos en cuenta: • • • • Satisfacción del usuario. Sistema de evaluación. Liderazgo. Trabajo en equipo. 7.1 Satisfacción del usuario Es el principal objetivo de cualquier servicio que piense en calidad. La satisfacción puede ser vista desde dos puntos de vista: • Cubrir las necesidades de nuestros usuarios. • Conocer con exactitud la opinión de los usuarios para la toma de decisiones que nos lleven a conseguir mejoras. 7.2 Sistema de evaluación Para entrar de lleno en el sistema de excelencia EFQM, necesitamos una evaluación de rendimiento, evaluar el servicio y evaluar las mejoras conseguidas. Para lograr mejorar continuamente, hay que hacer mediciones, ver los indicadores y evaluar lo diseñado y que se ha puesto en explotación hasta el momento. 53 Encargado de Equipo de Conserjería Para evaluar las Conserjerías del Campus de Cádiz, debemos evaluar su servicio y los objetivos que persiguen. Para ello debemos de: • Medir resultados (si los hubiera). • Saber si se logran objetivos (si los hubiera). Como explicamos al principio, las Conserjerías dependiendo de su dependencia orgánica, no desarrollan el mismo trabajo. Por lo tanto, aquí es donde el Encargado de Equipo de Conserjería puede resultar fundamental. 7.3 Liderazgo El papel que corresponde a la figura de Encargado de Equipo de Conserjería es proveer a cada miembro de las Conserjerías asignadas de un enfoque de grupo, en el que dicho personal reciba estímulos y respuestas a tareas que desarrolle y que no estén sobre el papel, a procesos que desarrolle o los problemas de la calidad del servicio que esta ofreciendo al usuario. El Encargado de Equipo de Conserjería debe promover un nuevo enfoque comunicativo que actualice permanentemente la información relativa al entorno de trabajo y contribuya a que el personal de las Conserjerías asignadas se sientan parte activas de un entorno mayor. La mayoría de las Conserjerías necesitan desarrollar su capacidad de liderazgo. 7.4Trabajo en equipo El liderazgo es el factor fundamental del despliegue para la implantación de un sistema de gestión participativo. Por ello, si el Encargado de Equipo de Conserjería es coherente, genera confianza y esta comprometido con los proyectos de las Conserjerías asignadas, tendrá la unión de todo el equipo. Por otro lado, el puesto de Encargado de Equipo de Conserjería requiere un fuerte liderazgo, entendido este, como la capacidad de motivar y dinamizar al grupo en torno a los proyectos y cambios continuos. Para ello, ayudara a sus colaboradores a tomar conciencia de la importancia de ciertos problemas, del 54 Encargado de Equipo de Conserjería valor a ciertas metas y les transmitirá seguridad para desarrollar sus capacidades individuales. Es importante identificar los valores que guían nuestro comportamiento en el trabajo, compartir los conocimientos y destrezas, comprometerse con los compañeros y ver las aportaciones individuales y colectivas para la consecución de los objetivos. 55 Encargado de Equipo de Conserjería 8. PROPUESTAS DE CALIDAD EN EL SERVICIO El Encargado de Equipo de Conserjería tiene como una de sus misiones, colaborar con las áreas, servicio y unidades de la Universidad de Cádiz en la mejora de la calidad de los servicios. Aunque sus competencias en esta materia son reducidas, puede entrar en la maquinaria de la Organización para llevar a la Universidad de Cádiz hacia la Excelencia. La aportación de la figura del Encargado de Equipo de Conserjería a mejorar la calidad de los servicios debe venir por el aporte de la motivación, en cuanto a participación activa, al personal de las Conserjerías asignadas. Esta motivación debe basarse en su liderazgo y en el concepto de trabajo en equipo. Esto llevara al Encargado de Equipo de Conserjería y a todo el grupo, a plantear soluciones a problemas concretos, con lo cual, nos lleva a la creación de un grupo de mejora como herramienta para mejorar el servicio. 8.1 trabajo en equipo El Encargado de Equipo de Conserjería tendrá asignado un grupo de trabajo a su cargo. Pero no es lo mismo un grupo de trabajo que un equipo de trabajo. El equipo de trabajo es más que un grupo de personas que trabajan en común en un servicio. El equipo de trabajo debe estar constituido por un numero de personas con habilidades complementarias que se comprometen con un propósito común, con unos objetivos y del cual, todos son responsables. Para crear un equipo de trabajo se necesita tener en cuenta los siguientes aspectos: • Definir los equipos desde el punto de vista de las oportunidades de actuación. • Asignar los miembros del equipo basándose en las capacidades. • Elegir a los lideres basándose en actitudes y creencias. • Establecer las responsabilidades, individual y colectivas. • Generar sinergias positivas. 57 Encargado de Equipo de Conserjería Para que un grupo se transforme en equipo, es necesario favorecer un proceso en el cual se exploren y elaboren aspectos relacionados con los siguientes conceptos: 1. cohesión: condición de pertenecer a un grupo. 2. asignación de roles y normas: Todos los grupos asignan roles a sus integrantes y se establecen normas. Las normas son las reglas que gobiernan el comportamiento de los miembros del grupo. 3. Comunicación: Una buena comunicación es fundamental 4. definir los objetivos. 5. interdependencia positiva. Con todos estos conceptos, el Encargado de Equipo de Conserjería tendrá como misión: o Crear un verdadero equipo de trabajo y participar en el, liderándolo si las circunstancias lo permite. o Contribuir al buen funcionamiento del equipo. o Crear un ambiente y relaciones agradables, dando muestra de empatia con respecto a los sentimientos de los otros miembros. o Fomentar la comunicación. o Armonizar para evitar tensiones. o Buscar compromisos y reconducir criterios para la unión del grupo. o Reconocer el éxito. o Solucionar problemas. o Planificar las acciones. o Compartir información. 58 Encargado de Equipo de Conserjería 8.2 Grupo de mejora Los grupos de mejora son la herramienta básica para la mejora de la calidad en un servicio. Es un sistema participativo de gestión, mediante el cual, el personal que integra dicho grupo, analizan causas, dan sugerencias, aportan ideas y proponen medidas para mejorar la calidad del servicio. El Encargado de Equipo de Conserjería deberá reunirse con los Coordinadores de Servicio y los Técnicos Auxiliares de Conserjería para ver cuales son los procesos que pueden ser optimizados. Una vez analizados dichos procesos de mejora, se informara al Administrador de Campus para ver si se pueden poner en marcha, avisando para su efectividad, a los distintos servicios y unidades afectadas con esas mejoras. Por tanto, se puede ver que las conserjerías no están aisladas, sino que pertenecemos a una organización que es la Universidad de Cádiz. Por todo esto, el papel del Encargado de Equipo de Conserjería puede ser importante, ya que estaría de enlace con los demás grupos de trabajo y con los demás Encargados de Equipo de Conserjería. 59 Encargado de Equipo de Conserjería ANEXO Campus de Cádiz Centros Universitarios Facultad de Medicina Escuela Universitaria de Enfermería y Fisioterapia Escuela Superior de Ingeniería Facultad de Ciencias del Trabajo Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Facultad de Filosofía y Letras 61 Encargado de Equipo de Conserjería Campus de Cádiz Unidades Administrativas y de Servicios Rectorado Edificio de Usos Múltiples Aulario Simón Bolívar Aulario la Bomba Centro Tecnológico de Cádiz 62