• - ' MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Sesión Constitutiva N° ACTA: 1 FECHA REUNIÓN: lunes, 13 de octubre de 2003 ASISTENTES Presidente D. Luis Alberto De Cuenca y Prado Secretario de Estado de Cultura Vice presiden te D. Fernando L. De Lanzas Sánchez del Corral Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas Vocales Da Elisa Carolina de Santos Canaleja Subdirectora General de los Archivos Estatales - Ministerio de Educación, Cultura y Deporte D. Ernesto Abati García-Manso Subdirector General de Simplificación Administrativa y Programas de Atención al Ciudadano Ministerio de Administraciones Públicas D. Luis Lafuente Batanero Subdirector General de Protección Patrimonio Histórico -Ministerio de Educación, Cultura y Deporte D. Tomás López Bartolomé Subdirector General de Tratamiento de la Información- Ministerio de Educación, Cultura y Deporte Da María Luisa Conde Villaverde Directora del Archivo General de la Administración Da María del Carmen Acedo Grande Abogada del Estado- Ministerio de Justicia D. Juan Silvela Milans del Bosch Jefe de Área de Gestión de Patrimonio de la Subdirección General de Patrimonio HistóricoArtístico - Ministerio de Defensa archivos.estatales@dglabr.mcu.es PLAZA DEL REY, 1 28004 MADRID TEL: 91 701 72 64 FAX: 91 521 05 08 .¡ \ D. Gerardo Bustos Pretel Subdirector General de Información, Documentación y Publicaciones- Ministerio de Hacienda D. Carlos Rey del Castillo Subdirector General de Estudios - Ministerio de Ciencia y Tecnología D. Rafael Yuste Martínez Subdirector General de Personal. Dirección General de la Guardia Civil - Ministerio del Interior D. Emilio Baos Arrabal Comisario General de Extranjería y Documentación. Dirección General de la Policía Ministerio del Interior Da Rosana de Andrés Díaz Jefe del Área de Coordinación de Archivos y Normalización de Documentos Directora del Archivo - Ministerio del Interior Expertos D. D. D. D. Juan Pablo Fusi Aizpurua Antonio Gómez Mendoza Fernando Sáinz Moreno Juan Velarde Fuertes Secretario Doña. M. Dolores Carnicer Arribas En Madrid, a las 10 horas del día 13 de octubre de 2003, bajo la presidencia del Secretario de Estado de Cultura, don Luis Alberto de Cuenca, se reúne la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en cumplimiento del R. D. 139/2000, de 4 de febrero , modificado por el R.D. 1164/2002, de 8 de noviembre. El orden del día de la reunión es el siguiente: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Saludo del Presidente Constitución de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos Funcionamiento y Competencias Metodología de trabajo para la eliminación Regulación de transferencias de documentación Presentación de las publicaciones sobre Archivo de Oficina Ruegos y Preguntas 2 MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE Inicia la sesión el Excmo. Sr. Secretario de Estado de Cultura conforme al orden del día, dando la bienvenida a todos los asistentes y procediendo a declarar constituida la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. A continuación, cede la palabra al Excmo. Sr. Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Vicepresidente de la Comisión. El Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas explica el proceso seguido con vistas a la constitución de esta Comisión y expone sus competencias y el procedimiento de eliminación regulado en el R.D. 1164/2002, de 8 de noviembre. Para abordar el siguiente punto del orden del día, metodología para la eliminación de documentos, toma la palabra Doña Elisa de Santos Canaleja, Subdirectora General de los Archivos Estatales. Comenta el material entregado a los miembros de la Comisión: un informe que recoge una estimación de la cantidad de unidades de instalación custodiadas en el Archivo General de la Administración que necesitarían valoración, presentado siguiendo el cuadro de organización de fondos del Archivo (v. anexo 1); y unos criterios generales para la valoración de documentos de la Administración General del Estado (v. anexo 2) y unos modelos de formularios para la presentación de propuestas de valoración y de eliminación en aplicación de dictamen previo, así como para los correspondientes dictámenes (v. anexo 3), que se proponen para estudio y, en su caso, aprobación por parte de la Comisión en la próxima reunión. El Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas se refiere a la conveniencia de reconducir las propuestas remitidas antes de la constitución de la Comisión Superior al procedimiento y modelos propuestos, una vez que sean aprobados por la Comisión. Don Juan Velarde expone su inquietud sobre los fondos de instituciones con el Tribunal de Cuentas, y opma que para el adecuado funcionamiento de la Comisión Superior son imprescindibles las subcomisiones. Por su parte D. Fernando Sáinz interviene para destacar la importancia de la formación y ofrece la colaboración del Instituto Nacional de las Administraciones Públicas. Además expresa la importancia de la documentación de los altos cargos públicos y la dificultad, en ocasiones, de establecer el límite entre documentos particulares y documentos públicos. En el 5° punto del orden del día, se trata la regulación de las transferencias de documentación, necesaria para que se regularice el flujo documental, y en respuesta a una pregunta de don Juan Pablo Fusi informa que el objetivo es que los Archivos Centrales de los Ministerios, que en la actualidad conservan en muchos casos documentación histórica, puedan 3 MINISTERIO DE EDUCACIÓN. CULTURA Y DEPORTE .. ,. t \ dedicarse al servicio del órgano productor y a su vez las series en los archivos históricos estén completas y tengan continuidad. Doña María Luisa Conde explica la mecánica de previsión de transferencias del Archivo General de la Administración. Don Gerardo Bustos comuruca que el Ministerio de Hacienda está construyendo un depósito de archivo, de gran capacidad, del que podrán hacer uso también otros Ministerios como anexo a sus Archivos Centrales. Se ofrece a aportar documentación complementaria sobre este proyecto en la próxima reunión. Pasando al 6° punto del orden del día, doña Elisa Carolina de Santos presenta las publicaciones sobre Archivo de Oficina, elaboradas por archiveros de la Subdirección General de los Archivos Estatales, del Archivo General de la Administración y del Ministerio de Administraciones Públicas y coeditadas con este último Ministerio. Estas publicaciones están destinadas al personal de la Administración General del Estado y se ha tratado de darles carácter didáctico por lo que se espera que contribuyan a la sensibilización de la Administración con respecto a sus archivos y que puedan servir de apoyo en los cursos de formación. En Ruegos y Preguntas, doña Rosana de Andrés expresa su satisfacción por la constitución de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y manifiesta, en nombre de los representantes del Ministerio del Interior, su plena disposición para colaborar en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y desde la Comisión Calificadora de ese Departamento. Don Juan Silvela, interesado en consultar con la Comisión Calificadora de su Departamento por si fuera necesaria alguna adaptación en su reglamento, pregunta cuando se celebrará la próxima reunión de esta Comisión Superior y el Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas propone la segunda quincena de noviembre, fijándose la fecha concreta en los próximos días. Y sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 12,00h. yo Bo EL PRESIDENTE, LA SECRETARIA, 4 MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE