45 CAPITULO II MARCO TEORICO SOBRE LAS EMPRESAS, PROVISIONES Y RESERVAS, REGISTROS CONTABLES, OBLIGACIONES LABORALES, PATRIMONIO Y ESTADOS FINANCIEROS 1- LA EMPRESA El hombre es quien crea las empresas para poder satisfacer mejor sus necesidades colectivamente. Estas empresas coordinan sus esfuerzos y medios instrumentales para prestar un servicio y ofrecer una retribución a quienes han cooperado para alcanzar los servicios prestados. Estas empresas servidas por hombres y para los hombres han de estar correctamente administradas y han de poder demostrar su utilidad; al mismo tiempo, han de ser dirigidas con acierto. Una técnica especial denominada Contabilidad, con unos principios científicos básicos, permiten que los hombres que dirigen la empresa tengan suficiente información de los medios de que disponen, de los resultados que obtienen y de los objetivos que se proponen alcanzar. El conjunto de conocimientos que comprende la Contabilidad es una parcela limitada de los que la humanidad ha ido atesorando a lo largo de su venir histórico. Cada empresa agrupa y coordina los elementos propios de un modo particular que la caracteriza; prácticamente no existen dos empresas iguales, por ello se dice que cada empresa tiene una personalidad propia y se distingue de las demás por su denominación o nombre, que las identifica. En muchos países se ha considerado conveniente codificar numéricamente a las empresas y, en este caso, además de la razón social, denominación o nombre, se identifica por un número o conjunto de números y letras.10 10 Enciclopedia Práctica de la Contabilidad, pág. 3, A Goznes / M.A. Gonens. 46 Necesidades Humanas El hombre debe cubrir una serie de necesidades sin las cuales no puede subsistir, como son: comer, dormir, tener lugar donde resguardarse, etc. para satisfacer esas necesidades, se tienen en primer lugar, los bienes dados por la naturaleza en cantidades ilimitadas, sin que medie esfuerzo alguno por parte del hombre. Por ello, estos bienes no tienen un valor económico medible; entre éstos se mencionan el Sol, el aire, etc. Sin embargo, la mayoría de los bienes, se poseen en forma limitada o necesitan una serie de transformaciones para que sean útiles. Estos son los llamados bienes económicos y son el objeto de la actividad económica; entre ellos se tienen los alimentos, los vestidos, etc. El deseo o necesidad de poseerlos y el esfuerzo que debe hacerse para alcanzarlos, dan la medida de su valor económico. La actividad económica Se conoce como económica, a la serie de actos realizados por el hombre para la obtención de los bienes que le son necesarios. Para la obtención de los bienes económicos hay que aplicar un trabajo (esfuerzo) y un capital (medios instrumentales). Al conjuntar el trabajo con el capital, organizando la producción de bienes y servicios, surge la empresa, que es una unidad económica que pone en movimiento los factores productivos. Para producir cualquier cosa se necesita lo siguiente: ♦ Que alguien tenga la idea de que se puede hacer o producir. ♦ Que alguien tenga la capacidad para hacerlo y disponga de los medios necesarios. 47 Si una persona tiene ideas y la capacidad, pero le faltan los medios tendrá que buscar la cooperación de otras personas que aporten lo que le falta. Aun en lo más sencillo puede ser necesario la cooperación. Suponga que se tiene sed y se está al borde de un pozo cuya cristalina agua reluce en su fondo, pero no se tiene ningún instrumento para sacarla; se puede intentar descender, por la pared del pozo hasta llegar al agua, apagar nuestra sed y volver a subir con un considerable esfuerzo personal o trabajo. Se puede encontrar a otro que tenga un cubo, una cuerda y una polea (medios instrumentales) y esté dispuesto a facilitarlos, pero que no tenga fuerzas para sacarla. Se necesita cooperación, y con los medios y esfuerzos se va sacando agua para saciar la sed, para lavar e incluso para regar unas plantaciones establecidas al lado del pozo. Este esfuerzo y los medios se han coordinado para lograr el objetivo. Se tienen entonces, los dos elementos básicos de la empresa: Un trabajo o esfuerzo personal y unos medios instrumentales o capital. Ahora bien, si se tienen fuerzas y medios pero no la idea de que el agua puede sacarse y además usarse para regar unas plantas: ¿de qué servirán los esfuerzos y los medios? De nada. Las ideas, la coordinación y la organización para que los distintos factores sean productivos, es lo que caracteriza la aparición de la empresa. La aplicación coordinada para que sea efectiva ha de obedecer a reglas, cuyo conjunto constituye una técnica; es decir, saber cómo hacerlo bien y cada vez mejor. La técnica es un tercer factor productivo que cada día alcanza más importancia. 48 1.1 Conceptos de empresa Según el Código de Comercio, en su articulo 553, literalmente dice: “ la empresa mercantil esta constituida por un conjunto coordinado de trabajo, elementos materiales y de valores incorpóreos, con el objeto de ofrecer al público, con propósito de lucro y de manera sistemática bienes o servicios”. Por otra parte algunos autores definen la empresa de la siguiente manera: ♦ Una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de un mercado, mediante la integración de diferentes elementos personales y materiales coordinados sistemáticamente.11 ♦ Es la unidad económica de carácter público o privado, la cual está compuesta por recursos humanos, materiales y técnicos, cuya interrelación permite la consecución de un fin común. Se entiende entonces, que la Empresa es la entidad económica social cuyos elementos humanos, materiales y técnicos se combinan para la realización de una actividad productiva con el fin de satisfacer las necesidades de la sociedad y de la empresa. Las empresas, fundamentalmente, se dividen en industriales, comerciales y de servicio. Las industriales transforman unas materias en productos útiles para ser consumidos, esto es, aplicados a satisfacer necesidades humanas. Las empresas comerciales son intermediarias entre productores y consumidores, y las de servicios facilitan las actividades de las anteriores, como ocurre con las que se dedican a los seguros, a facilitar crédito, transporte, etc. 11 Enciclopedia Práctica de la Contabilidad, pág. 3-6, A. Goznes/ M.A. Gonens 49 Todas las empresas necesitan la colaboración de personas que aportan sus ideas y trabajo personal; utilizan en mayor o menor grado, según su complejidad, aparatos, instalaciones, maquinaria, mobiliario, mercancías diversas, etc., que son instrumentos materiales de la producción. Las personas que forman la empresa, para desarrollar su actividad, han de colaborar unas con otras, utilizando adecuadamente los medios de que disponen; es necesario, pues, establecer unas normas para que esta colaboración sea eficaz y la utilización de medios resulte eficiente, lo que constituye su organización, además, es necesario establecer unos objetivos o finalidad de la actividad que se desarrolla. En general, la empresa presta un servicio económico, mediante el cual trata de conseguir un beneficio que remunere a lo consumido para prestar el servicio, a los esfuerzos personales realizados y al riesgo que tiene la empresa. Se dice que la empresa presta un servicio económico porque mediante su actuación ofrece a los consumidores y a otras empresas lo que éstas pueden necesitar. Este servicio económico puede estar representado por la oferta de productos, de cualquier índole que sean, o por la oferta de lo que son propiamente servicios. El objetivo de toda empresa es ofrecer algo a los demás; para ello, la empresa necesita a su vez obtener del conjunto de otras empresas y personas lo que necesita para poder ofrecer lo que quiere ofertar. La empresa se caracteriza por su organización. La empresa realiza la coordinación de los elementos materiales y personales necesarios para la producción, sujetándolos a una dirección común, ordenándolos en el espacio y el tiempo para conseguir el objetivo propuesto; es necesario que exista el espíritu directivo y coordinador sustancial con la idea de empresa. 50 En resumen, la empresa requiere: • Un fin u objetivo común propuesto; • Una voluntad dirigida a conseguir tal fin, representada por una autoridad directiva y coordinada de los esfuerzos necesarios para conseguirlo; • Una energía y trabajo puestos a disposición de tal autoridad; • Unos medios o patrimonios sobre los que actúa el trabajo. 1.2 Elementos que forman la empresa en general La empresa esta formada, esencialmente, por tres elementos: 1.2.1 Bienes Materiales a) Infraestructura, maquinaria y equipo. Ante todo, integran la empresa: sus edificios, las instalaciones que en éstos se realizan para adaptarlas a la labor productiva, la maquinaria que tiene por objeto multiplicar la capacidad productiva del trabajo humano, y los equipos, es decir todos aquellos instrumentos o herramientas que complementan y aplican más al detalle la acción de la maquinaria.12 b) Las Materia Primas Son aquellas que han de salir transformadas en los productos, sean éstos, madera, hierro; las materias auxiliares, es decir, aquellas que, aunque no forman parte del producto, pero que son necesarias para la producción, como son, los combustibles, lubricantes, abrasivos, y otros; los productos terminados, aunque normalmente se trata de venderlos cuanto antes, es indiscutible que casi siempre hay imposibilidad, y aun conveniencia de no hacerlo, con la finalidad de tener un stock a fin de satisfacer pedidos, o para mantenerse siempre en el mercado. Puesto que forman parte del capital deben considerarse parte de la empresa. 12 Administración de Empresas, pág.72-74, Agustín Reyes Ponce 51 c) Capital Toda empresa necesita dinero en efectivo, lo que se tiene como disponible para pagos diarios, urgentes, etc. Pero además la empresa posee, como representación del valor de todos los bienes que antes se han mencionado, un capital constituido por valores, acciones, obligaciones, etc. e) Tecnología Debido a la modernización que han tenido las empresas en el área de informática, consideraron necesario e importante adicionar un cuarto factor que se refiere especialmente a la inversión que estas hacen en compra de computadoras y sus respectivos programas, con el objeto de estar a la vanguardia o mejor dicho en línea con el mundo de los negocios. 1.2.2 Recursos Humanos. Son el elemento inminentemente activo en la empresa y, desde luego, el de máxima dignidad. Estos se pueden dividir de la siguiente forma: a) Obreros Aquellos cuyo trabajo es predominantemente manual, se identifican como obreros calificados y no calificados, según requieran o no, tener conocimientos especiales antes de ingresar a su puesto. Los empleados, cuyo trabajo es de categoría más intelectual y de servicio, pueden ser calificados y no calificados. b) Supervisores Son aquellos, cuyo trabajo principal es vigilar el cumplimiento exacto de los planes y ordenes señaladas. Su característica es quizá el predominio o igualdad de las funciones técnicas sobre las administrativas. 52 c) Los técnicos Las personas que con base en un conjunto de reglas o principios, buscan crear nuevos diseños de productos, sistemas administrativos, métodos, controles y otros. d) Altos ejecutivos Aquellos en quienes predomina la función administrativa sobre la técnica. e) Directores Su función básica es la de fijar los grandes objetivos y políticas, aprobar los planes más generales y revisar os resultados finales. 1.2.3 Sistemas Lo que se entiende por sistemas, puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa. Existen sistemas de producción, tales como fórmulas, patentes, métodos, y otros; sistemas de ventas, como el autoservicio, la venta a domicilio, o al crédito; sistemas de finanzas, como por ejemplo las distintas combinaciones de capital propio y prestado. Existen además, sistemas de organización y administración, consistentes en la forma como debe estar estructurada la empresa; es decir, su separación de funciones, niveles jerárquicos y el grado de centralización o descentralización. 53 1.3 Fines de la empresa La empresa como unidad económica, se fija los principales fines que se mencionan a continuación: a) Prestar un servicio o producir un bien económico Se presta un servicio al vender productos (supermercado), curar enfermos (hospital), ofrecer diversión (circo), etc. Se produce un bien económico al extraer minerales, recoger frutos alimenticios, fabricar coches, muebles, aviones, etc. b) Obtener un beneficio La empresa al desarrollar su actividad trata de conseguir una ganancia para retribuir el esfuerzo de quien ha coordinado los factores productivos. c) Restituir los valores consumidos para poder continuar su actividad Si la empresa es una librería deberá ir haciendo nuevos pedidos de libros a las editoriales para ir reponiendo los libros vendidos y poder continuar vendiendo. Así, las editoriales deberán imprimir nuevos libros para reponer los vendidos; las empresas papeleras fabricar más para sustituir al consumido; las madereras replantar nuevos árboles y producir más pasta de papel, etc. d) Contribuir al progreso de la sociedad y desarrollo del bienestar social Una particularidad de este aspecto, es la contribución de las empresas a las cargas públicas. El Estado, como representación de este bien común, desarrolla servicios públicos de índole muy variada (por ejemplo, carreteras, hospitales, seguridad, etc.) cuyo sostenimiento justifica los impuestos que revierte a la comunidad social de la cual forma parte13. 13 Enciclopedia Práctica de la Contabilidad, Pág. 6, A Goznes / M.A. Gonens. 54 1.4 Clasificación de las empresas 1.4.1 Según Código de Comercio Art. 2. Las empresas se clasifican en dos grupos que son: a) De personas naturales o comerciantes individuales b) Y sociedades que se llaman comerciantes sociales Art. 18 del Código de Comercio Las sociedades se dividen en sociedades de personas y sociedades de capitales; ambas clases pueden ser de capital variable. a) Son de personas ♦ Sociedades en nombre colectivo o sociedades colectivas ♦ Sociedades en comandita simple ♦ Sociedades de responsabilidad limitada - Sociedad colectiva. Los socios aportan capital y trabajo, y responden ante terceros por las pérdidas en forma solidaria e ilimitada. - Sociedad comanditaria. Está formada por dos clases de socios: Socios colectivos, que llevan la dirección de la gestión social y responden de forma solidaria e ilimitada ante terceros. Estos son personas ajenas a la sociedad, como pueden ser los deudores (personas que deben a la sociedad), y los acreedores (personas a las que la sociedad debe algo), etc. 55 Socios comanditarios, cuya responsabilidad queda limitada al capital aportado, no pudiendo intervenir en la administración de la sociedad. - Sociedad de responsabilidad limitada. Los socios limitan su responsabilidad a los fondos aportados o a las participaciones sociales suscritas. b) Son de capital: I. Sociedades anónimas II. Sociedades en comandita por acciones o comanditaria por acciones c) Sociedad anónima. El capital está constituido por títulos enajenables llamados acciones, que suscriben una pluralidad de personas, quienes limitan su responsabilidad económica al importe de los títulos que poseen. d) Empresas estatales y empresas mixtas En la evolución de la empresa tienen un papel importante las empresas de carácter estatal, en las cuales el capital necesario para su fundación ha sido aportado por el Estado o por un órgano político – administrativo del que forma parte el Estado. Estas empresas, en la mayoría de casos, aparecen como empresas privadas y se administran como cualquiera de ellas según las normas de un ente público y que los gobernantes del mismo nombran a los administradores. Pueden revertir a la iniciativa privada en cualquier momento mediante la venta de las acciones a personas privadas, por el Estado o corporación pública que las posee. 56 Esta evolución puede dar lugar a una gama de posibilidades de empresas según en que grado el capital esté repartido entre los propios trabajadores, o pertenezca al Estado o a otra colectividad. 1.4.2 Clasificación Internacional Industrial Uniforme (CIIU) a) Extractivas: agricultura, caza, selvicultura y pesca, explotación de minas y canteras, extracción de madera. b) Industriales: - Electricidad - Manufactura: Agua y gas, Fabricación de productos químicos, (carbón, caucho), Fabricación de productos no metálicos, Industrias metálicas básicas, maquinaria y equipo, Producción alimenticia, Textiles, prendas de vestir, Industria de madera, Fabricación de papel y sus productos. c) Comerciales - Comercio al por mayor y al por menor - Restaurantes y hoteles d) Financieras - Bancos y Financieras - Compañías de seguros - Bienes muebles y servicios prestados a la empresa e) De Servicio - Personales - Comunales, sociales y personas: Admón. Pública y defensa, Servicios de saneamiento, internacionales Diversión y esparcimiento, Organizaciones 57 - Auxiliares de la Industria: Transporte y almacenamiento, Las comunicaciones f) Obras g) De publicaciones y enseñanza h) De transporte y comunicaciones 1.5.Criterios generales para determinar el tamaño de las empresas según organismos de apoyo en El Salvador Las empresas se dividen en cuatro principales grupos que son: a) Microempresa b) Pequeña c) Mediana d) Grande Estos criterios han sido tomados de las diferentes instituciones que dan apoyo a las empresas en El Salvador: a) Por el número de personal b) Por el capital o patrimonio c) Por el valor de sus activos d) Por su producción e) Por la dimensión del establecimiento f) Criterios de mercado g) Por su contribución fiscal Tomando en consideración los literales anteriores se plantean las siguientes clasificaciones presentadas por diferentes instituciones: 58 1) La Fundación Salvadoreña para el Desarrollo Económico y Social (FUSADES). Por medio de la encuesta dinámica empresarial 3/99, las clasifica en: a) MICROEMPRESA: Son aquellos negocios de uno a diez empleados, cuyo activo total no excede de ¢100,000.00. b) PEQUEÑA EMPRESA: Es aquella de 11 a 19 empleados, cuyo activo total no excede de ¢750,000.00. c) MEDIANA EMPRESA: Se constituye de 20 a 99 empleados, cuyo activo total no excede de ¢2,000,000.00. d) GRANDE: Empresas de 100 o más empleados, y cuyo activo total es mayor de ¢2,000,000.00 2) La Asociación de Medianos y Pequeños Empresarios Salvadoreños (AMPES) clasifican a las empresas de la siguiente manera: a) MICROEMPRESA: Esta formada hasta 5 empleados, y activos de ¢25,000.00. b) PEQUEÑA EMPRESA: Estas se constituyen de 6 a 20 empleados, y ¢25,000.00 a ¢200,000.00 en activos totales. c) MEDIANA EMPRESA: Formada con más de 20 empleados, y más de ¢2,000,000.00, en activos totales. d) La AMPES no clasifica a la gran empresa por no trabajar con ella. 59 3) El programa gubernamental de atención a la Micro y Pequeña Empresa, las clasifica así: a) MICROEMPRESA: Cuyos activos oscilan entre ¢5,000.00 y ¢100,000.00 y cuentan con menos de 5 empleados. b) PEQUEÑA EMPRESA: Es aquella con activos de ¢100,000.00 y ¢300,000.00 y un número de empleados entre 6 y 25. 4) Banco Multisectorial de Inversión, Clasifica a las empresas de la manera siguiente: a) MICROEMPRESA: Ventas anuales hasta ¢ 600,000.00 y hasta 10 empleados. b) PEQUEÑA EMPRESA: Ventas anuales de más de ¢ 600,000.00, hasta ¢ 6,000,000.00 y de 11 a 49 empleados. c) MEDIANA EMPRESA: Ventas anuales de más de ¢ 6,000,000.00 hasta ¢ 40,000,000.00 y de 50 a 199 empleados d) GRANDE: ventas anuales de más de ¢ 40,000,000.00 y más de 199 empleados. 5) El Ministerio de Hacienda clasifica a las empresas de acuerdo a las aportaciones de impuestos así: a) Pequeños contribuyentes b) Medianos contribuyentes c) Grandes contribuyente 60 2. PROVISIÓN Y RESERVA 2.1. Objetivo Las empresas constituyen provisiones con el objeto de hacer frente a situaciones o contingencias futuras, como es la Obligación Laboral (vacaciones, retribución de incentivos, planes de gratificaciones e indemnizaciones por retiro); y por las reservas se entiende las que se segregan de las utilidades y que forman parte del patrimonio, tales como: La Reserva Legal, Reserva Laboral. 2.2 Conceptos de provisión: a) De acuerdo al artículo 447 Código de Comercio de El Salvador, “debe constituirse una provisión o reserva para proveer el cumplimiento de las obligaciones que respecto a su personal tenga el comerciante en virtud de la ley o de los contratos de trabajo”. Generalmente este tipo de provisión o reserva se constituye tomando en cuenta el monto de los salarios y políticas internas establecidas en la empresa. b) Cargo por un gasto o una pérdida estimada, o por una merma en el costo de una partida de activo, contrarresta un aumento a una cuenta de valuación, como en el caso de un reserva o acumulación para depreciación o la acumulación de una obligación. (Diccionario para contadores de kolher) c) Cuenta que refleja la pérdida de utilidad o una pérdida o una absorción de costos (una acumulación de costos expirados o transferidos). (diccionario para contadores de kolher) 61 d) Acumulación de provisiones para la declinación o pérdida de valor de un activo, o sea una cuenta de valuación o una adición a la misma, contra una cuenta de gastos. (diccionario para contadores de kolher) e) Conceptos de provisión, según el diccionario para contadores de Francisco Cholvis) ♦ Provisiones: De acuerdo con las instrucciones de la nueva fórmula de balance para las sociedades anónimas, las provisiones representan cargos ciertos y de cálculo exacto que deben gravitar en los resultados del ejercicio, pero que no constituyen obligaciones exigibles a la fecha de balance; por ejemplo, las provisiones para impuestos y cargas sociales. Generalmente las provisiones se transforman a corto plazo en una deuda a favor de terceros exigible legalmente, y por ello en la nueva fórmula de balance estas partidas, junto con las deudas propiamente dichas, constituyen el total de los compromisos de la empresa. ♦ Provisiones comprende los puntos siguientes: - Análisis de todos los gastos y cargas de la explotación que pueden originar la contabilización de provisiones. - Verificación de los procedimientos adoptados para el cómputo y el registro de tales partidas. - Determinación de la insuficiencia de las provisiones en el caso de que no se hayan contabilizado en la medida necesaria. - Revisión de los cargos efectuados durante el año a las provisiones existentes al cierre del ejercicio anterior. 62 Los débitos y créditos de las provisiones no son numerosos y por ello pueden someterse a verificaciones amplias. 2.3 Tipos de provisiones ♦ Provisión para cuentas malas: El cargo que se hace a las cuentas de operación para constituir o aumentar la reserva correspondiente. ♦ Provisión para fletes, bonificaciones y descuentos: Importe de los cargos a las cuentas de operación para constituir o aumentar la reserva necesaria para cubrir e importe de las deducciones que habrán de hacerse por concepto de fletes, bonificaciones y descuentos que serán rebajados por los deudores al efectuar los pagos de las cuentas a su cargo. ♦ Provisión para gastos en personal pendientes de liquidación: Provisión a la que se acreditan en la empresa de los ferrocarriles del estado los gastos en personal aún no liquidados al cierre del ejercicio. Se debita al practicarse la liquidación de dichos gastos. ♦ Provisión para impuestos: Provisión a la que se acreditan los impuestos no vencidos correspondientes a un determinado período contable, por lo general la cierre de cada ejercicio, con débito a los rubros en donde se contabilizan los gravámenes a cargo de la empresa. Al vencimiento de los impuestos se debita con crédito a Caja, Bancos Cuenta Corriente., Cargas Fiscales a Pagar u otro rubro semejante. 63 ♦ Provisión para despidos: Previsión a la que se acredita al cierre de cada ejercicio el importe estimado de la responsabilidad que asume la empresa con relación a las Indemnizaciones por Despido u otra de título semejante. La previsión para despidos se debita por el pago de dichas indemnizaciones en caso de cesantías, con crédito a Caja o Bancos Cta. Corriente. 2.4 Conceptos de reserva: a) Es una cantidad que se conserva guardada o se retiene separándola de la utilidad neta obtenida en un ejercicio con el propósito de proteger o fortalecer el patrimonio de los propietarios contra posibles pérdidas. (apuntes de clases) b) Ganancias retenidas por una empresa y contabilizadas separadamente, establecidas para cumplir disposiciones legales o como una medida de previsión. c) Las reservas no se conservan en efectivo, sino que se reinvierten en el negocio o fuera de él, por ejemplo, mediante la compra de títulos valores que producen intereses’’.14 d) Los fondos de reserva son acumulaciones de utilidades obtenidas por la Sociedad, y que para en caso de liquidación, los socios se repartirán dichas reservas en la misma forma en que se habrían repartido dichas utilidades, en caso de no haberse acumulado”.15 14 Diccionario de Ciencias Económicas- Oswaldo Brand. 15 Apuntes de contabilidad III, ciclo II año 1999. 64 e) Reserva: Esta segregación o separación de ganancias retenidas (superávit ganado) que se muestra con la creación de una cuenta subordinada; superávit aplicado o asignado: una reserva real. La reserva podrá ser temporal o permanente, teniendo por objeto indicar a los accionistas y acreedores que una parte del superávit no se considera disponible para el pago de dividendo. Ejemplos: reserva para contingencia; reserva para mejoras; reserva para un fondo de amortización. 2.5 Clases de reservas ♦ Reservas de carácter legal u obligatorias de acuerdo a la leyes vigentes en El Salvador. ♦ Reservas voluntarias 65 2.5.1 Reservas de carácter legal u obligatorias de acuerdo a leyes vigentes en El Salvador. En este apartado se detallan algunas de las reservas legales y obligatorias según la naturaleza de las empresas las cuales se rigen a su propia Ley. Clases de reservas Reserva Legal Entidad que las Ley que regula aplica Sociedades de Código de Comercio Personas Reserva Legal Sociedades de Capital Código de Comercio Reserva de Liquidez Bancos y Financieras Ley de Integración Monetaria Reservas Bancos Complementarias Aseguradoras Sistema Financiero Reserva de Compañías Ley de Compañías Fluctuación de Administradoras de de Rentabilidad Fondos para de Pensiones pensiones Compañías de Ley de Sociedades Seguros de Seguros Sociedades de Código de Comercio Articulo número 91 123 44 y Superintendencia del (NCB OO3) (Ctas incobrables) Reservas Técnicas Reserva Laboral Personas y de capitales Administradoras Fondos para 83 33 447 66 2.5.2 Tipos de reservas A continuación se presentan diferentes tipos de reservas que describen algunos autores: a) Reserva matemática Suma necesaria según cálculos actuariales para garantizar el cumplimiento total de los compromisos del asegurador, se utilizan en las compañías de Seguros Fianzas, Prensiones y Previsión Social. b) Reservas actuariales del seguro de vida La participación neta de los titulares de pólizas de seguros de vida en las reservas de las compañías. Están formadas por las reservas destinadas a cubrir el riesgo de seguro durante un período contable, los pagos anticipados por los riesgos durante períodos futuros y otros elementos de ahorro de los titulares de pólizas de seguro de vida que se incluyen en estas pólizas. c) Reserva para pensiones: Es la Obligación reconocida por un patrón ya sea total o parcial, que representa una obligación futura para pagar anualidades o pensiones a los empleados u obreros. Si la reserva se creó mediante un cargo a gastos, dicha reserva representa ordinariamente un pasivo. Si el plan es revocable, es probable que la reserva se considere simplemente como una retención de utilidades, bien sea que se reduzcan o no los activos afectados. 67 d) Reserva para seguro: Reserva creada en los libros de un “auto asegurado”, mediante al asignación de utilidades aplicadas o retenidas con el propósito de cubrir los riesgos de incendio o de otra índole. La reserva constituye un superávit aplicado, siendo la práctica preferida la de considerar las pérdidas respectivas como costos de operación, cuando éstas ocurren. e) Reserva de operación: Reserva creada mediante un cargo o cargos a las operaciones y deducidas en el balance general del activo correspondiente; una cuenta de valuación. f) Reserva híbrida: Reserva que sirve a dos o más fines; se aplica usualmente a las aplicaciones de las ganancias (o utilidades) retenidas a las cuales erróneamente se les han cargado algunos costos o pérdidas. g) Reservas para contingencias: Superávit ganado (ganancias retenidas), reservada para cubrir gastos o pérdidas que puedan o no ocurrir: una forma de superávit aplicado (o asignado). h) Reserva para retiro de acciones preferentes: Superávit ganado reservado, como una característica de un plan para la adquisición y cancelación gradual de una emisión de acciones preferentes en circulación. Generalmente obligatoria de acuerdo con el convenio original con los accionistas preferentes, esta reserva puede crearse también voluntariamente por resolución del consejo de administración; en cualquiera de los dos casos sirve para reservar parte del superávit ganado, impidiendo así las demandas de dividendos adicionales de la acciones comunes. 68 El importe total de la reserva puede incluir la prima, en el caso de haberla, y los gastos anticipados de retiro, consistiendo estos últimos principalmente en publicaciones y honorarios a bancos, corredores y otros agentes nombrados por el emisor; o bien los gastos, si son pequeños, como es usual, podrán no haberse reservado por anticipado cuando las acciones preferentes se vendieron a más de su valor a la par, o cuando el emisor las ha estado adquiriendo gradualmente en el mercado abierto y ha podido readquirirlas a menos de su valor a la par, sirviendo la cuenta o cuentas de superávit pagado así creadas, para cubrir en parte las exigencias de la reserva para retiros. i) Reservas de capital: Todo o parte del capital neto (o contable) o de la participación total de los accionistas en una empresa, consistente en partidas tales como primas sobre el capital social, superávit por revaluación, reserva para el retiro de las acciones y algunas veces ganancias de capital y otras partidas similares, todo lo cual se considera que no se encuentra disponible para su retiro por parte de los propietarios. Contrasta con reservas de utilidades. j) Reservas de utilidades: Es la parte o cualquier concepto de capital neto (o contable) o de la participación total de una empresa que represente sus ganancias retenidas a disposición de sus propietarios: un término Británico que contrasta con reservas de capital.16 16 Diccionario para contadores Autor: Kolher 69 2.5.3 Operatividad de las reservas Se constituyen separando un porcentaje de las utilidades netas después del Impuesto sobre la Renta, cargando utilidad o pérdidas y ganancias, con abono a la cuenta Reservas. Luego estas se disminuyen a medida que se haga uso de ellas, o se decida distribuir entre los socios tal como se hubiera hecho con las utilidades. Se constituyen con cargo a las utilidades Son cuentas de balance con saldo acreedor Se constituyen con base a estimaciones No representan erogaciones reales 2.6 Diferencia de provisión y reserva La provisión afecta a cuentas de balance y cuentas de resultados; la cantidad provisionada se registra como un gasto o costo conocido y se incluye dentro del periodo del ejercicio. La provisión incide directamente en la determinación de la utilidad neta. La reserva por su parte, se retiene separándola de la utilidad neta en un ejercicio, con el propósito de proteger o fortalecer el patrimonio de los propietarios. Obviamente, para retener la reserva, debe obtenerse resultados positivos en el ejercicio económico. 70 3- REGISTROS CONTABLES 3.1 Marco legal Art. 435 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del 25 de Febrero de 2000. “El comerciante esta obligado a llevar contabilidad debidamente organizada, de acuerdo con algunos de los sistemas generalmente aceptados en materia de contabilidad y aprobados por quienes ejercen la función pública de Auditoría, y a conservar en buen orden la correspondencia y demás documentos probatorios”. “El comerciante debe llevar los siguientes registros contables: Estados Financieros, Diario y Mayor, y los demás que sean necesarios por exigencias contables o por Ley”. “Los comerciantes podrán llevar la contabilidad en hojas separadas y efectuar las anotaciones en el Diario en forma resumida y también podrán hacer uso de sistemas electrónicos o de cualquier otro medio técnico idóneo para registrar las operaciones contables. Todo lo anterior lo hará del conocimiento de la oficina que ejerce la vigilancia del Estado.” Art. 436 Código de Comercio, sustituido por el art. 21 de la Ley de Integración Monetaria vigente a partir del 1º de enero de 2001. “Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se asentaran en Colones o en Dólares de los Estados Unidos de América. Toda contabilidad deberá llevarse en el país, aun la de las agencias, filiales, subsidiarias o sucursales de sociedades extranjeras. La contravención será sancionada por la Oficina que ejerce la vigilancia del Estado de conformidad a su ley. 71 Toda autoridad que tenga conocimiento de la infracción está obligada a dar aviso inmediato a la oficina antes mencionada”. Art. 437 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del 25 de Febrero de 2000. “Los comerciantes con activo inferior a los cien mil colones llevarán la contabilidad por si mismo o por personas de su nombramiento. Si el comerciante no la llevare por sí mismo, se presumirá otorgado el nombramiento a quien la lleve, salvo prueba en contrario. Sin embargo, los comerciantes cuyo activo en giro exceda de cien mil colones, están obligados a llevar su contabilidad por medio de contadores, bachilleres de comercio y administración o tenedores de libros, con títulos reconocidos por el Estado, o por medio de empresas legalmente autorizadas”. Art. 15 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del 25 de Febrero de 2000. “No están sujetos al cumplimiento de las obligaciones profesionales contenidas en el Libro Segundo que este Código impone, los comerciantes e industriales en pequeño cuyo activo no excede de cien mil colones. Cumplirán únicamente con las disposiciones contenidas en los números I y IV del Art. 411 de este mismo Código”. 72 Art. 438 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del 25 de Febrero de 2000. “Los registros obligatorios deben llevarse en libros empastados o en hojas separadas, todas las cuales estarán foliadas, y serán autorizadas por el Contador Público autorizado que hubiere nombrado el comerciante. Tratándose de comerciantes sociales, será el Auditor Externo quien autorizará los libros o registros, debiendo el administrador designado en los estatutos, avalar dicha autorización”. “Las hojas de cada libro deberán ser numeradas y selladas por el Contador Público autorizado, debiendo poner en la primera de ellas una razón firmada y sellada, en la que se exprese el nombre del comerciante que las utilizará, el objeto a que se destinan, el número de hojas que se autorizan y el lugar y fecha de la entrega al interesado. La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado fiscalizará el cumplimiento de esta obligación, pudiendo sancionar las deficiencias que existieren contra el Auditor, el comerciante o sus administradores, según el caso, todo de conformidad a la Ley”. Art. 439 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del 25 de Febrero de 2000. “Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente y llevar su contabilidad con claridad, en orden cronológico, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras, y sin presentar señales de alteración”. 73 Art. 139 Código Tributario Contabilidad formal “Están obligados a llevar contabilidad formal los sujetos pasivos que de conformidad a lo establecido en el Código de Comercio o en las leyes especiales están obligados a ello”. La contabilidad formal deberá complementarse con los libros auxiliares de cuentas necesarios y respaldarse con la documentación legal que sustente los registros, que permita establecer con suficiente orden y claridad los hechos generadores de los tributos establecidos en las respectivas leyes tributarias, las erogaciones, estimaciones y todas las operaciones que permitan establecer su real situación tributaria. Los asientos se harán en orden cronológico, de manera completa y oportuna, en idioma castellano y expresados en moneda de curso legal. Las operaciones serán asentadas a medida que se vayan efectuando, y sólo podrá permitirse un atraso de dos meses para efectos tributarios. No podrá modificarse un asiento o un registro de manera que no sea determinable su contenido primitivo. Tampoco podrán llevarse a cabo modificaciones tales que resulte incierto determinar si han sido hechas originariamente o con posterioridad. Las partidas contables y documentos deberán conservarse en legajos y ordenarse en forma cronológica, en todo caso, las partidas contables deberán poseer la documentación de soporte que permita establecer el origen de las operaciones que sustentan; lo anterior, también es aplicable a las partidas de ajuste”. 74 Art.141 Código Tributario Registros para contribuyentes inscritos del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios. “Los contribuyentes inscritos del Impuesto a la a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios, deberán llevar los libros o registros de Compras y de Ventas relativos al control del referido impuesto, así como registros y archivos especiales y adicionales que sean necesarios y abrir las cuentas especiales requeridas para el control del cumplimiento de dicho impuesto”. Estos registros contables son verificados por diferentes entidades estatales, entre las cuales se mencionan las siguientes: La Superintendencia de Obligaciones Mercantiles, El Registro de Comercio, El Ministerio de Hacienda, Alcaldía Municipal, Ministerio de Trabajo y Previsión Social e Instituto Salvadoreño del Seguro Social. Cada entidad tiene funciones diferentes entre las cuales se pueden mencionar algunas que tienen que ver con los registros contables. La Superintendencia de Obligaciones Mercantiles, es la entidad encargada de regular los Sistemas contables con los que opera cada entidad comercial, asimismo se estarán presentando anualmente informes de los resultados de cada periodo contable. El Registro de Comercio es la institución encargada de velar por la legalidad de las entidades así como del registro de las mismas con base a la Ley del Código de Comercio. 75 El Ministerio de Hacienda, regula en materia fiscal, ya que realiza auditorías a las entidades con el objeto de verificar el cumplimiento de éstas en materia tributaria, tomando como base la normativa establecida en el Código Tributario. La Alcaldía Municipal es la entidad encargada de la municipalidad tanto en aseo como alumbrado público; por lo tanto, tasa los Impuestos Municipales con base a los activos de cada entidad. El Ministerio de Trabajo y el Instituto Salvadoreño de Seguro Social son las encargadas en velar por el bienestar social de los empleados. 3.2.Forma de registrar las operaciones contables de acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC´s) Las Normas Internacionales de Contabilidad No. 1 (NIC) establece que: “los estados financieros se requieren entre otros fines para hacer evaluaciones y tomar decisiones de carácter financiero. Los usuarios no pueden formarse juicios confiables a menos que los estados financieros sean claros y comprensibles. La información que se necesita para este propósito a menudo se extenderá más allá del mínimo necesario para cumplir con los requerimientos legales de la localidad de la compañía o de las autoridades reguladoras.” 3.3. Revelaciones generales Es necesario revelar toda la información importante que sea necesaria para hacer claros y comprensibles los estados financieros. 76 De acuerdo a la Norma Internacional de Contabilidad No.1, debe mostrarse el nombre de la empresa, el país en el cual se constituyó, la fecha del balance general y el período cubierto por los estados financieros. Debe darse una breve descripción de la naturaleza de las actividades de la empresa, la forma legal de ésta y la moneda en la cual se expresan los estados financieros, si estos datos no son evidentes de otra manera. Si es necesario las cifras y clasificaciones de partidas en los estado financieros deben complementarse con información adicional para aclarar su significado. Las partidas significativas no deben incluirse con otras partidas o deducirse de ellas sin identificación separada. 3.4.Instrumentos materiales necesarios para cumplir los objetivos de la contabilidad empresarial El artículo 435 del Código de Comercio establece que todo comerciante deberá llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad mercantil. 3.4.1 Libros de contabilidad Los libros de contabilidad son conjuntos de hojas de una misma estructura gráfica, encuadernados o no, en los que se hacen las anotaciones y se llevan las cuentas. Estos libros, para reflejar con orden y claridad la recopilación de los hechos contables, han de tener un aspecto y disposición adecuados con objeto de que la recogida de datos numéricos y conceptos explicativos en ellos sea lo más fácil posible. 77 Lo anterior se consigue dotándolos de rayados, trazando columnas y cuadros donde se clasificarán los datos. Los rayados han de ser adecuados a la finalidad de cada libro. El número de los libros depende de cómo se desee agrupar los datos concernientes a los hechos económicos. Así: Cronológicamente Esto es por el orden en el tiempo como se van sucediendo los apuntes. El libro Diario tiene esta finalidad. Sistemáticamente El libro Mayor agrupa en sus hojas las operaciones que afectan a cada una de las cuentas. Resuntiva Presenta resúmenes de las operaciones realizadas. El libro de Inventarios y Balances presenta la situación de las cuentas y por tanto el patrimonio. Se pueden encontrar otros módulos de agrupación, pero los anteriores son los esenciales y han dado lugar a los principales libros de contabilidad. 3.4.2 Requisitos de las anotaciones contables Las anotaciones hechas en los libros de contabilidad han de reunir requisitos de fondo y de forma, necesarios para que la contabilidad refleje las operaciones. Estos requisitos pueden reducirse a señalar que, por su fondo, las anotaciones han de ser veraces y exactas, además de poderse justificar con adecuada documentación comprobatoria y, por su forma, las redacciones han de ser claras y sencillas, de forma que todos las puedan entender17. 17 Enciclopedia Práctica de Contabilidad, Pág. 88, A. Goznes/M.A. Gonens 78 3.4.3 Clasificación de los libros de contabilidad Según su importancia, dentro del sistema de contabilidad adoptado, los libros pueden ser18: Principales Aquellos en que fundamentalmente se basa el sistema y por si solo pueden llenar las finalidades de la contabilidad. En la Partida Doble clásica tienen este carácter los libros Diario, Mayor y de Inventarios y Balances. Auxiliares Libros en que se detallan y se desarrollan las cuentas y anotaciones que se llevan en los libros principales, y cuyas anotaciones guardan una íntima relación con las cuentas del Mayor o sirven de preparación para las anotaciones del Diario. Registros Destinados a inscribir ciertos datos, antecedentes, recordatorios o documentos relacionados con las operaciones que se realizan, han de realizarse o se han realizado. Complementarios o accesorios A este grupo corresponde todos los demás libros que pueden existir en una empresa, coordinados dentro de su mecanismo contable. 18 Enciclopedia Práctica de Contabilidad, Pág. 88, A. Goznes/M.A. Gonens. 79 Obligatorios Son aquellos cuya tenencia ineludible esta prescrita por las disposiciones emanadas del Estado, y que varían según las necesidades. Voluntarios Cualquier otra que lleve una empresa. 3.5. Políticas contables Es la gerencia de la empresa la que debe seleccionar y aplicar las políticas contables, de forma que los estados financieros cumplan con todos los requisitos establecidos en cada una de las Normas Internacionales de Contabilidad y cada una de las interpretaciones emanadas del Comité de Interpretaciones. Cuando no exista un requisito especifico, la gerencia debe desarrollar los procedimientos oportunos para asegurar que los estados financieros suministran información que es:19 a) Relevante para el proceso de toma de decisiones de los usuarios, y b) Confiable, en el sentido de que los estados: - Presentan razonablemente los resultados de las operaciones y la situación financiera de la empresa - Reflejan la esencia económica de los sucesos y transacciones, y no meramente su forma legal; - Son neutrales, es decir, libres de prejuicio o sesgos; - Son prudentes, y - Están completos en todos sus externos significativos. Las políticas o prácticas contables son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus estados financieros. 19 Normas Internacionales de Contabilidad No. 1 NIC 80 En consecuencia especificas, o de bien las de Normas Internacionales interpretaciones emanadas de Contabilidad del Comité de Interpretaciones, la gerencia procederá a utilizar su criterio con el fin de adoptar un principio o política contable que suministre la información más útil a los usuarios de sus estados financieros. Al formar su criterio, la Gerencia habrá de considerar: a) Los requisitos y guías establecidos por las Normas Internacionales de Contabilidad al tratar con temas similares o relacionados. c) Las definiciones, así como los requisitos de reconocimiento y medición, establecidos por el IASC en su marco conceptual, y d) Los pronunciamientos de otros organismos reguladores contables, así como las prácticas aceptadas por las empresas, si bien sólo en la medida en que resulten consistentes con lo establecido en los apartados (a y b) anteriores. 4- OBLIGACIONES LABORALES En cuanto a las obligaciones laborales y lo concerniente que tratan los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, se puede mencionar lo siguiente: 4.1 Antecedentes El tratamiento contable de remuneraciones al personal y su suplemento, establecieron las reglas de valuación y presentación de estos conceptos en la información financiera. 81 Sin embargo, dichas reglas de valuación no precisaron qué método de cálculo debía ser utilizado y no proporcionaron las bases de cálculo del costo neto del período por las remuneraciones al retiro, ni la base para los activos correspondientes. Asimismo las reglas de dicho boletín o su suplemento no especificaron que las normas eran aplicables a planes de retiro formales, como a planes de retiro informales. Esta situación originó falta de uniformidad en la información financiera en las empresas, por lo que esta comisión ha considerado necesario establecer el método y las bases para determinar y reconocer el costo neto del período y el pasivo correspondiente. 20 Las disposiciones contenidas en este boletín, son aplicables a las obligaciones laborales independientemente del medio de pago o financiamiento y de que se encuentren formalizadas o no y tiene como objetivo establecer: ♦ La base para cuantificar el método del pasivo para obligaciones laborales. ♦ Las bases para cuantificar el costo neto de las obligaciones laborales del período. ♦ Las reglas de reconocimiento y revelación. 20 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) mexicanos 1980. Pág.290 82 4.2 Definiciones laborales Las remuneraciones al personal incluyen toda clase de erogaciones que se pagan a los trabajadores o a sus beneficiarios a cambio de los servicios recibidos de los primeros, los cuales se pueden clasificar en remuneraciones directas y remuneraciones al retiro. 4.2.1. Remuneraciones directas Las remuneraciones directas son las que se pagan regularmente al empleado durante su relación laboral tales como: Sueldos y salarios, tiempo extra, destajos, comisiones, premios, gratificaciones anuales, vacaciones y primas sobre los mismos. 4.2.2 Remuneraciones al retiro Las remuneraciones al retiro de los trabajadores representan obligaciones de pago de las entidades a estos o a sus beneficiarios, mismas que deben pagarse en la fecha de retiro a partir de esta. Las remuneraciones al retiro formales, son: a) Las provenientes de planes de pensiones. b) Las primas de antigüedad y c) Cualquier otra remuneración establecida al termino del vinculo laboral a partir de ese momento. Los planes formales son los que se establecen en contratos de los cuales se deducen las bases necesarias para su cuantificación. En los planes informales puede carecerse de la formalidad jurídica del convenio, sin embargo, puede observarse una costumbre y un modelo que permiten su cálculo. 83 Las remuneraciones al retiro pueden ser de naturaleza distinta e implican consideraciones especificas importantes para su valuación y presentación. Tomando como base la forma de calcular los beneficios de los trabajadores se clasifican en: ♦ Planes de contribución ♦ Planes de beneficios definidos Los planes de contribución: Son aquellos en que la entidad acepta entregar montos de efectivo preestablecidos a un fondo de inversión determinado, en los que los beneficios de los trabajadores consistirán en la suma de dichas aportaciones, más o menos las ganancias o perdidas en la Administración de tales fondos. La responsabilidad de la entidad con relación a estos planes, se limita al pago de las contribuciones definidas y usualmente las empresas no adquieren obligaciones de efectuar operaciones complementarias. Los planes de beneficios definidos: Son aquellos cuyos montos de retiro se determinaran con base a la formula o esquema del plan y la responsabilidad del patrón termina hasta la liquidación de los beneficios. Estos planes de beneficios definidos pueden estar definidos mediante aportaciones especificas a ciertos fondos los cuales pueden o no coincidir con el costo neto del período y se contabiliza de manera independiente al registro de los costos y pasivos por remuneraciones al retiro de los trabajadores. 84 4.3 Aspectos legales que regulan las obligaciones laborales en El Salvador. Según Constitución de la República Artículo 38, numerales 11 y 12 respectivamente, contemplan que “El patrono que despida a un trabajador sin causa justificada esta obligado a indemnizarlo conforme a la ley de lo Laboral”. “La ley determinará las condiciones bajo las cuales los patronos estarán obligados a pagar a sus trabajadores permanentes, que renuncien a su trabajo, una prestación económica cuyo monto se fijará en relación los salarios y el tiempo de servicio”. Siendo el Código de Trabajo la Ley Especial a que se refiere la constitución establece en su artículo 58 que: “Cuando un trabajador contratado por tiempo indefinido, fuere despedido de sus labores sin causa justificada, tendrá derecho a que el patrono le indemnice con una cantidad equivalente al salario básico de treinta días por cada año de servicios y proporcionalmente por fracciones de año”. La creación de una provisión para las obligaciones laborales esta apoyada en el Código de Comercio en su artículo 447, el cual establece que “debe constituirse una provisión o reserva para proveer al cumplimiento de las obligaciones que respecto a su personal tenga el comerciante en virtud de la Ley o de los contratos de trabajo”. 4.4. Compromisos y contingencias 4.4.1 Concepto general de contingencia En el curso normal de sus operaciones toda empresa lleva a cabo multitud de transacciones o se ve afectada por eventos económicos externos sobre los que existe incertidumbre, en mayor o menor grado, en cuanto a su resultado final. 85 Esta incertidumbre inherente en las transacciones y eventos que afectan a una entidad se denotan en contabilidad por la palabra contingencia, la que se ha definido, como: Una condición, situación o conjunto de circunstancias que involucran un cierto grado de incertidumbre que puede resultar a través de la consumación de un hecho futuro, en la adquisición o la perdida de un activo o en el origen o cancelación de un pasivo y que generalmente trae como consecuencia una utilidad o una pérdida. 4.4.2 Cuantificación de las contingencias Para efecto de cuantificación, podemos clasificar las contingencias en los siguientes grandes grupos:21 ♦ Las de carácter repetitivo, que son susceptibles de medición razonablemente aproximada en su conjunto, a través de la experiencia y/o de la probabilidad empírica o estadísticamente establecida de su ocurrencia. ♦ Las de carácter aislado en las que, en un momento dado existen elementos de juicio, estimación u opinión que permiten medir dentro del limites razonables su resultado probable. 4.4.3 Compromisos Concepto Contablemente se ha definido como una obligación evidenciada a través de un contrato u orden de compra firmada con una sola persona.22 21 22 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados- Mexicanos C-12. pag.277 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados- Mexicanos C-12. pag.280 86 Divulgación La divulgación del monto y la naturaleza de los compromisos a través de los estados financieros o sus notas deben considerarse como necesaria en los siguientes casos: a) Cuando representen adiciones importantes a los activos fijos. b) Cuando el monto de los servicios o bienes contratados exceden sustancialmente las necesidades inmediatas de la Compañía o lo que se considere como normal dentro del ritmo de las operaciones propias de la empresa. c) Cuando sean obligaciones contractuales. 4.5 Quienes son empleados Toda persona física que preste todo o parte de su tiempo, sometido a la autoridad de un patrono, tanto en lo que debe hacer como en el modo de hacerlo, lo mismo si realiza el trabajo en las fabricas y en las oficinas del patrono como en su propio domicilio o en cualquier otro lugar sin excepción, es un empleado, es decir, adquiere una relación de naturaleza laboral con el patrono, por lo que automáticamente dicha relación queda sometida a las leyes y reglamentos y la jurisdicción social, cuya legislación se haya encabezado por la ley del contrato de trabajo y es seguida por todas las demás disposiciones legales y reglamentarias de cada ramo. Además patrono y empleado quedan también expresamente sometidos, tanto en la ordenación general del trabajo, como en toda clase de litigios que entre ellos puedan surgir, a las jurisdicciones del Ministerio de Trabajo y Delegaciones Provisionales de Trabajo y a la Magistratura de Trabajo y Tribunal Superior, respectivamente, con absoluta exclusión de toda otra jurisdicción, aparte, en cuanto a su misión especifica de la Organización Sindical Nacional y Provisional.23 23 Organización de empresas J.K. Lasser Editora Hispano Europea 87 Por razón de tales principios, no importa que se denomine tal relación de otro modo y se permita al empleado, considerable discreción y libertad de acción; en cuanto dicha relación haya nacido, no admite modificación posterior alguna hasta su extensión en todos sus aspectos y consecuencias. Así pues, todo cuanto haga referencia a: ♦ Salarios ♦ Participaciones ♦ Honorarios ♦ Condiciones generales y especiales de trabajo ♦ Vacaciones ♦ Enfermedades ♦ Incapacidades ♦ Despidos, etc. Quedan específicamente regulados y divididos por los referidos organismos gubernamentales, sindicales y judiciales. En general si usted trabaja por su cuenta no es un empleado; por ejemplo: ♦ Médicos ♦ Abogados ♦ Dentistas ♦ Veterinarios ♦ Arquitectos ♦ Agentes y cuantos desarrollan una actividad, negocio o profesión independientemente, mediante la cual ofrecen sus servicios al público y por cuya realización cobran honorarios, no son empleados. ♦ Si usted es un patrono obligado a satisfacer seguros sociales, debe registrar en sus archivos los nombres y números de identificación de sus empleados exactamente como ellos figuran en sus respectivos carnets. Es indispensable esta declaraciones mensuales. clase de información para registrar sus 88 5. PATRIMONIO Representa la inversión de los propietarios, accionistas o socios en una entidad y consisten normalmente en las aportaciones, más las utilidades retenidas o menos las pérdidas acumuladas más otro tipo de superávit.24 5.1.Definición Patrimonio es el conjunto de los bienes, derechos y obligaciones que posee una empresa o una persona. El total de los bienes y derechos constituyen el Activo de una persona o de una empresa. El total de las obligaciones contraídas constituyen el Pasivo. 5.2.Clasificación del patrimonio Activo - Cosas materiales: inmuebles, dinero, mercancías, instalaciones, etc. - Relaciones materializadas: créditos a favor, efectos de comercio activo, etc. - Derechos: marcas, patentes, derechos al local, concesiones administrativas, etc. - Fondo de Comercio: valoración de la aptitud especial que tienen todos los elementos reunidos y organizados como empresa.25 Pasivo - Deudas y cargas que graven directamente algún grupo del Activo. - Deudas de la empresa por razón de las operaciones del negocio. - Todas las obligaciones que pueden ser valoradas y afecten o puedan afectar al conjunto patrimonial. - 24 25 Riesgos valorables. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Enciclopedia Práctica de la Contabilidad, Pág. 33-36, A. Goxens / M. A. Goxens. 89 Neto - El Neto representa la aportación inicial del propietario al negocio (Capital Inicial) modificada por las variaciones de aumento o disminución que el propietario del negocio ha producido. Considerando que el negocio es una personalidad distinta del propietario, el Neto representa la deuda que el negocio tiene para con el propietario. Unidad de valor Para registrar las operaciones de la empresa se necesita que todos los elementos patrimoniales se refieran a una misma unidad de valor reestablecida; en general, la unidad del valor es la unidad monetaria, por lo que la contabilidad opera con precios de las cosas, de los derechos y de las variaciones que los hechos administrativos producen; es decir, con valores dinerarios. 5.3.Cuentas principales del patrimonio Las cuentas que representan el patrimonio dentro del balance son las siguientes: - Capital Social Ordinario Preferente - Superávit de Capital Ganado , Pagado, Donado, Por revaluación, Reservas Reserva legal Reserva para Obligaciones Laborales y Reservas Voluntarias 90 Déficit El capital social está representado por acciones o partes sociales que han sido emitidas a los accionistas o socios como evidencia de su participación en la entidad. El superávit ganado está representado por las utilidades generadas en el curso normal de las operaciones de la entidad y que han sido retenidas en la misma ya sea por requisitos legales o por decisión de los accionistas. Las utilidades retenidas por disposición legal son segregadas en la contabilidad en una cuenta especial y este criterio es aplicado también cuando los accionistas deciden separar ciertas utilidades para constituir reservas con fines específicos. El superávit pagado está representado por aquellas cantidades que han sido pagadas por los accionistas, en exceso al valor nominal o al valor asignado. El Superávit donado está representado por contribuciones en efectivo o en especie hechas por los accionistas, o terceros; El Superávit por revaluación esta representado por las diferencias entre el costo original de los activos y la rectificación del mismo a la fecha de la revaluación.26 6. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Presentan la situación económica-financiera debidamente estructurada de todas las transacciones llevadas a cabo por la empresa a una fecha determinada27. 26 Enciclopedia Práctica de la Contabilidad Pág. 33-36, A. Goxens / M. A. Goxens. 27 Normas Internacionales de Contabilidad No.1 (NIC) 91 6.1 Objetivos Los objetivos principales que se persiguen con los estados financieros son los siguientes: ♦ Informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha28. ♦ Mostrar los resultados de las operaciones y los cambios en la situación financiera por el período contable terminado en dicha fecha. ♦ Mostrar flujos de efectivo a la empresa, que se definen en términos de los recursos y obligaciones económicas de la empresa y de los cambios que experimentan los mismos, y que pueden medirse e identificarse de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Según Normas Internacionales de Contabilidad No. 1 (NIC) El objetivo de los Estados Financieros, es establecer las bases para la presentación de la información general con el fin de asegurar el análisis comparativo de los mismos, tanto con respecto a los estados publicados por la misma empresa en periodos anteriores, como respecto a los de otras empresas diferentes. Para alcanzar dicho objetivo, la norma establece, en primer lugar, consideraciones generales para la presentación de los estados financieros y, a continuación, ofrece guías para determinar su estructura, a la vez que fija los requisitos mínimos sobre el contenido de los estados financieros a publicar por las empresas. Tanto el reconocimiento como la medición y presentación de las transacciones y sucesos particulares como la abordan en otras Normas Internaciones de Contabilidad.29 28 29 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA. Normas Internacionales de Contabilidad No.1 (NIC) 92 6.2 Importancia de los estados financieros Los estados financieros son la fuente principal de información financiera, para aquellas personas fuera de la organización comercial, y también son útiles para la gerencia. Estos estados son muy concisos y se resumen en tres o cuatro páginas las actividades de un negocio durante un período específico, por ejemplo un mes o un año. Estos estados muestran la situación financiera del negocio al final de un período y también los resultados de operación a través de los cuales el negocio llegó a esta situación financiera. El propósito fundamental de los estados financieros consiste en ayudar a quienes toman decisiones en la evaluación de la situación financiera, la rentabilidad y las perspectivas futuras de un negocio. Por tanto, los gerentes, los inversionistas, los clientes más importantes y los trabajadores tienen un interés directo en estos informes. Cada sociedad prepara estados financieros anuales que se distribuyen a todos los propietarios del negocio, adicionalmente, estos estados se envían a diferentes gubernamentales y se convierten en un registro público. entidades 30 6.3 Principios de presentación de los estados financieros Los estados financieros “presentan razonablemente la situación financiera de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados”, si cumplen las siguientes condiciones: a) Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). aplicables a esas circunstancias se han aplicado en la acumulación y procesamiento de la información financiera; 30 Contabilidad la Base para la Toma de Decisiones Gerenciales, Meigs y Meigs. Pág 5. 93 b) Los cambios de un período a otro en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) han sido revelados debidamente; La información de los registros contables se halla debidamente reflejada y descrita en los estados financieros de conformidad a (PCGA); y c) Se ha logrado un equilibrio apropiado entre las necesidades opuestas de revelar aspectos importantes de la posición financiera y los resultados de las operaciones de acuerdo con conceptos convencionales, y de resumir los voluminosos datos originales en u n número limitado de rubros de los estados financieros y notas aclaratorias. 6.4 Presentación de los estados financieros La presentación de todo tipo de estados financieros, con el propósito de información general, que sean elaborados y presentados conforme a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC´s). Los estados financieros con el propósito de información general son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades especificas de información. Son estados financieros con propósitos de información general los que se presentan de forma separada. O dentro de otro documento de carácter público, tal como el informe anual o un folleto o prospecto de información bursátil. Esta Norma no es de aplicación a la información intermedia que se presente de forma abreviada o condensada. Las reglas fijadas en esta norma se aplican igualmente a los estados financieros de un empresario individual o a los consolidados, que cumplan con las Normas Internaciones de Contabilidad, en el mismo documento que contiene los estados individuales de la empresa controladora, si ello es completado por las normas nacionales, siempre que las bases de presentación de cada uno de los tipo de estados financieros queden claramente establecidos en la nota sobre políticas contables utilizadas. 94 “Para una presentación razonable de la situación financiera, el resultado de las operaciones y los flujos de efectivo de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, se requieren los siguientes estados financieros básicos”: a) Un balance general b) Un estado de resultados c) Un estado de cambios en el patrimonio d) Un flujo de efectivo Estos estados financieros básicos, la descripción de las políticas de contabilidad y las notas respectivas, constituyen la presentación mínima que se requiere para presentar razonablemente la posición financiera y los resultados de las operaciones y flujo de efectivo de una empresa de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Los estados financieros básicos deben presentarse por dos o más períodos para que sean más útiles. También se presentan a menudo resúmenes históricos, como suplemento de los estados financieros básicos sin embargo, no se considera necesaria para lograr una presentación razonable de la posición financiera y los resultados de las operaciones de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. ♦ Balance general El balance general o estado de situación financiera debe incluir y describir debidamente todos los activos, pasivos y partidas del patrimonio a una fecha determinada, según se definen en los principios de contabilidad generalmente aceptados. 95 ♦ Estado de resultados El estado de resultados de un período debe incluir y describir debidamente todos los ingresos y gastos según se definen en los principios de contabilidad. En condiciones específicas y limitadas un estado de resultados debe incluir ciertas partidas que representan ajustes de las utilidades netas de períodos anteriores. ♦ Estado de flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo de un período, debe incluir y describir apropiadamente todos los aspectos importantes de las actividades de operación, inversión y financiamiento de la entidad. ♦ Estado de Cambios en el patrimonio Muestra el aumento en el Patrimonio proveniente de la utilidad neta del año y la disminución proveniente de retiros del propietario. 6.5 Responsabilidad de las entidades frente a los estados financieros. Las entidades contables tienen la responsabilidad y la obligación de informar periódicamente sus figuras financieras a los diversos interesados a través de los estados financieros básicos que se derivan de los requisitos contables. La responsabilidad de rendir información sobre la entidad contable descansa en su administración. Para que los estados financieros cumplan con el propósito de informar sobre la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de la entidad contable, deben prepararse con base a un conjunto de normas para que la información que presentan cumpla con los requisitos de utilidad y confiabilidad. 96 La necesaria condensación de cifras e información en los estados financieros básicos y el poco espacio disponible en los mismos, hace que normalmente no sea posible informar sobre una serie de situaciones o circunstancias que se han presentado en las empresas y que han quedado reflejadas en las cifras presentadas; tampoco es factible explicar en el cuerpo de los mismos estados financieros la descripción de principios, métodos y políticas contables utilizadas en el proceso de acumulación de la información, ni en la selección y clasificación de aquellas partidas o acumulaciones que han justificado un lugar en los estados financieros. Esta información puede presentarse en las notas a los estados financieros. 6.6 Requisitos que deben cumplir los estados financieros básicos a) Con el objeto de que se puedan juzgar adecuadamente los estados financieros es recomendable que se presenten en forma comparativa. b) Contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar la situación financiera, los resultados de operaciones y los flujos de efectivo de la entidad; ello involucra la forma, disposición y contenido de los estados financieros y sus políticas contables y notas adjuntas, incluyendo por ejemplo, la terminología empleada, la cantidad de información, la clasificación de las partidas en los estados financieros y la bases de las cantidades presentadas. c) Montos significativos, deben identificarse claramente en los estados, es decir, no agrupar en rubros tales como “cuentas diversas”, “otras cuentas”, “otros ingresos”, y otras. d) En la clasificación del balance deben considerarse como activos y pasivos circulantes, aquellos saldos que sean realizables o pagaderos, respectivamente en un plazo no mayor a un año. 97 e) Cuando en el balance general no se haga la presentación por separado de ciertas clases de activos y pasivos tales como: inventarios, cuentas por cobrar, inmuebles, maquinaria y equipo, deberán hacerse en notas a los estados financieros. f) Al pie de cada estado debe indicarse que las políticas contables y las notas que se acompañan, forman parte de los estados financieros. g) Las notas deben presentarse en secuencia lógica, guardando en general el mismo orden de los estados financieros. h) Cuando los estados financieros no hayan sido auditados deberá revelarse ese hecho apropiadamente en el cuerpo de los mismos. i) Deberá divulgarse el nombre de la empresa, el país en el cual se constituyó la fecha del balance general y el período cubierto por los otros estados financieros. Debe darse una breve descripción de la naturaleza de las actividades de la empresa, la forma legal de esta y la moneda en la cual se expresan los estados financieros. j) Deberá divulgarse el monto del activo circulante y el pasivo circulante. 6.7 Divulgaciones en los estados financieros a) Esta norma es el resultado de una misión de práctica actual a la información que se incluye en un Balance General, un Estado de Resultados, un Estado de Cambios en el Patrimonio, un Estado de Flujo de Efectivo y en las Notas a los Estados Financieros antes mencionados y en cualquier otro material explicativo que se identifique como parte de los Estados Financieros. 98 b) Los Estados Financieros entre otros fines, son utilizados para hacer evaluaciones y tomar decisiones de carácter financiero, económico y administrativo, por lo que es necesario que estos presenten información clara y comprensible de modo que los usuarios puedan formarse juicio confiable. La información que se necesita para este propósito, a menudo se extenderá más halla del mismo necesario para cumplir con los seguimiento legales exigidos por las Instituciones del Estado encargadas de vigilar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las empresas, o bien para satisfacer necesidades de información especifica. c) Esta norma es aplicable a los Estados Financieros, cuyo propósito es presentar la situación financiera, resultados de operación y flujos de efectivo de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Los estados financieros básicos presentan limitaciones en su elaboración y en la información que contienen, por lo tanto es conveniente que estos estados sean acompañados de la información suficiente y necesaria que explique adecuadamente todas aquellas partidas, situaciones, acontecimientos que se consideren necesarios.31 Para el conveniente análisis e interpretación de la información financiera, los estados financieros deben mostrar las cifras respectivas del período anterior. En el balance general es necesario que se revele lo siguiente: a) Restricciones a los derechos de propiedad sobre activos; b) Garantías otorgadas con respecto a pasivos; c) Los métodos de establecer provisiones. 31 Norma de Contabilidad Financiera # 4, pag. 90. 99 d) Activos y pasivos contingentes, cuantificados si es posible; e) Sumas comprometidas para futuras erogaciones capitalizables. En el estado de resultados, deberá revelarse la siguiente información: a) Las ventas u otros ingresos de operación; b) Depreciación; c) Ingresos por intereses; d) Productos de inversiones; e) Gastos por intereses; f) Impuesto sobre la Renta; g) Cargos extraordinarios; h) Utilidad o pérdida neta del período. Estado de flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo debe informar los flujos de efectivo durante el período clasificado por las actividades operativas, de inversión y de financiamiento. El estado de flujo de efectivo, establece ciertos requisitos para la presentación de este documento financiero, así como otras informaciones relacionadas con él. Allí se afirma que la información sobre flujo de efectivo resulta útil al suministrar a los usuarios una base para la evaluación de la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y otros líquidos equivalentes, así como las necesidades de la empresa para la utilización32 32 Normas Internacionales de Contabilidad No. 1 100 Actividades operativas El monto de los flujos de efectivo originados por las actividades operativas es un indicador clave del grado hasta el cual las operaciones de la empresa han generado suficientes flujos de efectivo para liquidar los prestamos, mantener la capacidad operativa de la empresa, pagar dividendos y hacer nuevas inversiones sin recurrir a fuentes externas de financiamiento. La información sobre los componentes específicos de los flujos de efectivo operativos históricos es útil, conjuntamente con otra información, para pronosticar los futuros flujos de efectivo de las operaciones. Intereses y dividendos Los flujos de efectivo por intereses y dividendos recibidos y pagados deben ser revelados por separado cada uno y clasificados individualmente de manera consistente de un período a otro ya sea como actividades operativas, de inversión o de financiamiento. Impuestos Los flujos de efectivo originados por los impuestos deberán ser revelados por separado y clasificarse como flujos de efectivo por las actividades operativas a menos que puedan identificarse específicamente con las actividades de financiamiento y de inversión. Adquisiciones y enajenación de subsidiarias y otras unidades de negocios El total de los flujos de efectivo originados por adquisiciones y por la enajenación de subsidiarias u otras unidades de negocios deberán presentarse por separado y clasificarse como actividades de inversión. 101 Transacciones no de efectivo Las transacciones de inversión y de financiamiento que no requieren el uso de efectivo o sus equivalentes deben ser excluidas del estado de flujo de efectivo. Tales transacciones deberán revelarse en otro lado en los estados financieros de una manera que proporcione toda la información relevante acerca de estas actividades de inversión y financiamiento. Componentes del efectivo y sus equivalentes Una empresa deberá revelar los componentes del efectivo y sus equivalentes y deberá presentar una conciliación de las cifras en su estado de flujo de efectivo con las partidas equivalentes reportadas en el balance general. Actividades de Inversión Es importante la revelación separada de flujos de efectivo originados por las actividades de inversión, porque los flujos de efectivo representan el grado hasta el cual se han hecho las erogaciones para los recursos que tienen intención de generar ingresos y flujos de efectivo en el futuro. Actividades de financiamiento Es importante la revelación separada de flujos de efectivo originados por las actividades de financiamiento porque es útil para predecir reclamaciones sobre los flujos de efectivo en el futuro por los proveedores de capital a la empresa.