SECRETARÍA GENERAL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Y ESTUDIOS CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DOCUMENTALES PARA EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DEL IDAE PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS Ref. PCT 12702.01/14 Mayo de 2014 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS Ref.: PCT. 12702.01/14 Mayo 2014 SERVICIOS DOCUMENTALES 2014 - 2017 1 - OBJETO. Es objeto del presente documento establecer las bases y las funciones por las que se procederá a la adjudicación de los servicios documentales requeridos por el Centro de Documentación (CD) perteneciente al Departamento de Planificación y Estudios, que habrá de llevar a cabo la empresa adjudicataria para la prestación de dichos servicios. 2 - ALCANCE DEL TRABAJO REQUERIDO. La empresa adjudicataria deberá asumir las siguientes funciones: 1 Catalogación en el Sistema Integrado de Gestión Documental, Absys (formato IBERMARC) siguiendo el criterio y las indicaciones del CD, de los distintos tipos de documentos que componen el fondo documental del Departamento. 2 Análisis Documental, asignación de descriptores o términos controlados, adaptados a las necesidades del Instituto. 3 Clasificación de los distintos tipos de documentos siguiendo los criterios de la CDU (Clasificación Decimal Universal) 4 Procesado técnico de los fondos: sellado, registro, tejuelado, asignación de códigos de barras, colocación y ordenación de los fondos para su puesta a disposición de los usuarios. 5 Creación y actualización de Páginas Html preparadas para incluir las publicaciones periódicas electrónicas, en las bases de datos gestionadas por el Departamento para su posterior consulta. 6 Colaboración en el vaciado de boletines oficiales en materia energética y actualización de las bases de datos: Legislación de las CCAA y provincias (incluidas ayudas) 7 Realización del Cárdex: seguimiento de la recepción de las publicaciones periódicas (190 títulos) con sus distintas periodicidades, sin el cual no es posible detectar las carencias e irregularidades que puedan surgir para su resolución inmediata. Se realiza desde el sistema ABSYS. 8 Digitalización y asociación del archivo de imagen generado en formato "pdf", siguiendo el criterio del CD, para su visualización en Absys. 9 Tratamiento con un programa de reconocimiento de caracteres (OCR), asignando un nombre al archivo de texto en "rtf" que será introducido en la base de datos del CD. Página 2 de 4 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS Ref.: PCT. 12702.01/14 Mayo 2014 SERVICIOS DOCUMENTALES 2014 - 2017 10 Elaboración de instrumentos de difusión documental: boletín electrónico de sumarios de revistas recibidas en el CD 10.1 Clasificación por materias 10.2 Navegabilidad desde los índices a cada sumario de revista 10.3 Detección errores y control de calidad. 11 Asignación de la nueva signatura topográfica de cada uno de los ejemplares trasladados al archivo remoto, en el gestor documental Absys. Incluyendo la preparación para el traslado. 12 Utilización de los recursos para obtención y seguimiento de publicaciones electrónicas. Búsquedas básicas en el catálogo del Centro de Documentación. 13 Realización de recuentos y expurgos. 14 Control de calidad de todo el proceso, incluyendo imágenes, rtf, campos de texto de la base de datos y vigencia de urls en Absys. 3 - CONDICIONES ESPECÍFICAS. 3.1 MEDIOS HUMANOS. Corresponderá a la empresa adjudicataria aportar los medios humanos necesarios para la correcta materialización de los trabajos encomendados. Los medios humanos aportados por la empresa adjudicataria dispondrán de la cualificación necesaria. IDAE se reserva el derecho de reclamar al contratista la sustitución del personal designado por éste para la prestación de los servicios en el caso de sus servicios no sean acordes con los requerimientos y rendimiento requeridos, debiendo efectuarse la sustitución en un plazo máximo de 48 horas. Todo el personal destinado a la prestación de los servicios incluidos en el presente documento dependerá directamente del contratista, siendo de su exclusiva responsabilidad. No existirá vinculación laboral alguna entre tal personal e IDAE. La realización de todos los servicios será dirigida y supervisada por el Centro de Documentación perteneciente al Departamento de Planificación y Estudios de IDAE, a través del Coordinador de la empresa adjudicataria. 3.2 CUALIFICACIÓN DEL PERSONAL. Para llevar a cabo estos cometidos, la empresa seleccionada, deberá aportar el personal con la cualificación necesaria, siendo además responsable de la formación continua del mismo con objeto de mantenerlo en óptimas condiciones para la prestación del servicio. El Adjudicatario se comprometerá a mantener, durante el periodo de vigencia del contrato, las Página 3 de 4 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS Ref.: PCT. 12702.01/14 Mayo 2014 SERVICIOS DOCUMENTALES 2014 - 2017 condiciones mínimas salariales y de categoría profesional del personal asignado al servicio, recogidas en su oferta. 3.3 PRESTACIÓN DEL SERVICIO. Los servicios requeridos se prestarán a partir de julio de 2014, en las dependencias de IDAE situadas en C/Madera, 8 de Madrid, en horario laboral con una duración estimada de 8 horas diarias, cinco días a la semana, once meses al año. Los trabajos deberán ser llevados a cabo en dependencias de IDAE por ser necesaria la manipulación de ejemplares impresos tanto de monografías como de publicaciones periódicas, para los servicios detallados en los apartados 1, 2, 3, 4, 7, 8, 10, 11 y 13 que figuran en el punto 2.- ALCANCE DE LOS SERVICIOS de este documento. 4.- PLAZOS – VIGENCIA. Se tendrán presentes las siguientes consideraciones en cuanto a la vigencia de los servicios a contratar: - Se suscribirá un contrato de tres (3) años de duración, plazo en el cual está previsto la conclusión de los servicios. - IDAE se reserva el derecho de resolución anticipada del contrato en el caso de que los servicios dejaran de ser necesarios. IDAE notificará tal circunstancia al Adjudicatario, con al menos dos (2) meses de antelación La fecha prevista para el inicio de los servicios solicitados es el mes de julio de 2014. Página 4 de 4