III Contenido informeS especialES Reconocimiento de Activos y Pasivos en el Sector Público .................................................. III-1 Áreas que Intervienen en el Proceso de Contabilidad Gubernamental (gobiernos locales) .................................................................................................................................................................................. III-3 ................................................................................................................................................................................................................................................. III-4 Reconocimiento de Activos y Pasivos en el Sector Público Los activos y pasivos se reconocen siempre y cuando se obtengan los mismos beneficios económicos futuros para la empresa. 1. Introducción El párrafo 89 del marco conceptual señala que se reconoce un activo en el Balance General siempre y cuando sea probable que se obtengan de los mismos beneficios económicos futuros para la entidad, y además el activo tiene un costo o valor que puede ser determinado confiablemente son emitidos por la Contaduría Pública como órgano del Sistema Nacional de Contabilidad. 2. Derecho de propiedad legal no es esencial al determinar existencia de un Activo El párrafo 57, del marco conceptual señala, que, algunos activos, como por ejemplo, las cuentas por cobrar y edificios están asociados con derechos legales, incluido el derecho de propiedad no es esencial. Ejemplo los edificios, que se usan bajo un régimen de arrendamiento financiero son activos que aun no son de propiedad de la entidad pero controla los beneficios económicos que se espera obtener de ellos. Por lo tanto la capacidad de una entidad para controlar estos beneficios económicos futuros, normalmente es el resultado de los derechos legales, sin embargo una partida podría cumplir la definición de un activo cuando no se tenga control legal sobre ella. 3. Transacciones no dan a lugar a Reconocer Activos El párrafo 58 del Marco Conceptual señala: N.° 158 Primera Quincena - Mayo 2008 a) Los Activos de una entidad proceden de operaciones u otros sucesos ocurridos en el pasado. b) Las entidades obtienen los activos mediante la adquisición y/o producción pero también generar activos mediante otro tipo de transacciones; transferencias, donaciones etc. Ejemplo. La emisión de una orden de compra es la intención de comprar existencias que no cumple, por si misma la definición del activo, será activo cuando ingrese al almacén y pueda generar potencial de servicios. 4. Ejecución de un desembolso y la Generación de un Activo El párrafo 59 del Marco Conceptual señala que existe una asociación muy estrecha entre la ejecución de un determinado desembolso y la generación de un activo, aunque uno y otro no tienen que coincidir necesariamente, como: * Si la empresa o entidad realiza un desembolso, este hecho puede suministrar evidencia de que puede obtenerse beneficios económicos, pero no es una prueba concluyente ante una partida que satisface la definición del activo. * Desembolso relacionado con la adquisición no impide que esté ante una partida que sastifaga la definición del activo, y se convierte, por lo tanto, en un elemento para su reconocimiento como tal en el Balance General (ejemplo: puedo comprar un activo al crédito y no necesariamente debo desembolsar efectivo). Informe Especial pregunTas y respuestas 5. Reconocimiento de Pasivos El párrafo 91 del marco conceptual, señala que se reconoce un pasivo en el Balance General, cuando es probable que, del pago de esa obligación presente, se derive la salida de recursos que lleven incorporados beneficios económicos, y además la cuantía del desembolso a realizar pueda ser valorada confiablemente. En la práctica, las obligaciones derivadas de contratos, en la parte proporcional aun no cumplida no se reconocen como obligaciones en los Estados Financieros. No obstante, tales deudas pueden cumplir la definición de los pasivos y, puesto que sastifacen las condiciones para ser reconocidas en circunstancias particulares, pueden quedar como calificadas para su reconocimiento en los Estados Financieros. En tales circunstancias, el hecho de reconocer los pasivos impone también el reconocimiento de los activos o gastos correspondientes. 6. Pasivos – Obligaciones Contraídas en el presente El párrafo 60 del marco conceptual señala la característica esencial de todo el pasivo que la entidad tiene contraída una obligación, como: Actualidad Empresarial III-1 III Área Sector Público - Un pasivo es un compromiso contraído por la entidad o responsabilidad asumida por la organización, por obligaciones que pueden ser exigibles legalmente como consecuencia de la ejecución de un contrato o de una obligación de tipo legal. - Las obligaciones se generan también por actividades normales de la entidad, las costumbres y por deseo de mantener relaciones comerciales o actuar de forma equitativa. * Ejemplo. Si una entidad adopta políticas de garantizar los servicios públicos que oferta, incluso cuando las garantías aparecen después del periodo normal de garantía, los importes que se espere desembolsar respecto a los servicios vendidos también son pasivos para la entidad. 7. Obligación presente y Compromiso Futuro El párrafo 61 del marco conceptual, señala que es necesario distinguir entre una obligación presente y un compromiso futuro, la decisión de adquirir activos en el futuro o no da lugar por si misma al nacimiento de un pasivo, por lo tanto los compromisos estimados en el futuro no generan pasivos (presupuesto). Lo que ocurre normalmente, el pasivo surge solo cuando se ha recibido los bienes y servicios o la entidad entra a un acuerdo irrevocable para adquirir otras prestaciones y obligaciones, en este último caso la naturaleza irrevocable del acuerdo que las consecuencias económicas del incumplimiento de la obligación. * Ejemplo A causa de la existencia de prestamos dejan a la entidad con poca o ninguna discrecionalidad para evitar la salida del recurso hacia la otra parte implicada en el acuerdo. 8. Formas de Pagos de Pasivos El párrafo 62, del marco conceptual señala que generalmente, la cancelación de una obligación presente implica que la entidad entregue recursos, o se deshaga de los recursos que llevan incorporados beneficios económicos, para dar cumplimiento a los requerimientos. La cancelación de un pasivo puede llevarse de diferentes maneras: - - - - III-2 Por pago mediante efectivo. Por transferencias de otros activos. Por prestación de servicios. Sustitución de ese pasivo por otra deuda (pasivo a largo plazo o corto plazo). Instituto Pacífico * Conversión del pasivo en patrimonio neto. * Por la pérdida de los derechos del acreedor (condonacion de la deuda). 9. Origen de Reconocer los Pasivos El párrafo 63 del marco conceptual se señala que los pasivos proceden de transacciones u otros sucesos ocurridos en el pasivo tales como: * La adquisición de bienes y el uso de servicios dan lugar a las cuentas por pagar. * La recepción de un préstamo bancario da lugar a la obligación de rembolsar la cantidad prestada. * La entidad puede también reconocer como pasivos, como los incentivos y devoluciones tributarias en función de los tributos pagados y que han sido reclamados. 10.Provisiones que califican como Pasivos El párrafo 64 del marco conceptual, señala que ciertos pasivos pueden evaluarse únicamente utilizando un alto grado de estimaciones contables, conocidos también como provisiones. Las estimaciones contables son operaciones contables que se realizan para reflejar hechos económicos que no implican transacciones económicas como consecuencia de adquirir bienes o servicios o ejecución de contratos, sino mas bien de derechos adquiridos por los servidores públicos, que requieren ser mostrados en los Estados Financieros y que implican la aplicación de juicios profesionales sobre la base de estimaciones razonables. * Ejemplo: Provisión de beneficios sociales, provisión de Pensiones etc. 11.Patrimonio Neto El párrafo 65 del marco conceptual se señala que el patrimonio neto como parte residual de los activos de la entidad una vez deducidos todos los pasivos puede clasificarse a efectos de su presentación en el Balance General. En el campo del sector Público, el Patrimonio tiene otra connotación, no solo son recursos propios aportados por la propia entidad en el capital social, por el contrario el patrimonio esta conformado por las transferencias de recursos financieros destinados a las inversiones que se habilitan anualmente, dichas transferencias se realizan por el estado a las diferentes entidades y organismos del estado, a través del MEF y otros organismos rectores que lo conforman, para que estas entidades o empresas puedan invertir en proyectos de inversión e infraestructura pública. El patrimonio esta conformado por: * La Hacienda Nacional: donde reflejan las transferencias acumuladas durante varios ejercicios, donaciones de capital y otros. * Hacienda Nacional Adicional. reflejan las transferencias recibidas durante el ejercicio. * Resultado Acumulados. * Reserva Legal. 12.Reservas La Reserva cualquiera que sea su origen no constituye gasto. El párrafo 66 del marco conceptual señala, que varios casos, la creación de reservas es originada por leyes y reglamentos, con el fin de dar a la entidad y a sus usuarios y beneficiarios una protección adicional contra los efectos de las pérdidas. Los tipos de reservas pueden haber sido creados para cubrir casos de hechos económicos fortuitos o eventuales, en términos generales el elemento predominante en las reservas es el de la incertidumbre de su provisión. La creación de estas reservas se deriva de las detracciones o asignaciones del Superávit económico del ejercicio y no constituyen un gasto para la entidad. 13.Medición El párrafo 67 del marco conceptual señala que el importe por el que se muestre el patrimonio en el Balance General depende de la medición que se haya hecho de los activos y pasivos. Por otro lado la medición del patrimonio debe valuarse por los importes de las transferencias de fondos o bienes de capital recibidos en su oportunidad o durante el ejercicio, sustentados con documentos generados en las respectivas transferencias, en cuanto a la medición final debe evaluarse a su valor neto registrado en libros por el monto acumulado o registrado en libros. Ficha Técnica Autor : Florencio Bernal Pisfil Título : Reconocimiento de Activos y Pasivos en el Sector Público Fuente : Actualidad Empresarial, N.º 158 - Primera Quincena de Mayo 2008 N.° 158 Primera Quincena - Mayo 2008 Área Sector Público III Áreas que Intervienen en el Proceso de Contabilidad Gubernamental (gobiernos locales) Marco Conceptual Para efectos de centralizar e integrar las transacciones económicos-financieras de la entidad, la contabilidad se ha agrupado por áreas de la actividad con el fin de racionalizar la administración de las operaciones, homogenizando su estructura de cada área con el propósito de facilitar su registro y control. Dentro de las áreas que intervienen mas identificadas en el campo gubernamental como son los gobiernos locales son: a) Área de Tributación y Rentas Comprende las operaciones por acotaciones individuales o de oficio de los tributos municipales, la capitación de ingresos no tributarios y otros conceptos con la finalidad de financiar los gastos de inversión, las actividades y los gastos operativos de cada municipalidad. * Ejemplo: Su Contabilización Financiera es: ——————— x ——————— DEBE HABER 12.CUENTAS POR COBRAR 5000 71.INGRESOS TRIBUTARIOS 5000 Por la captación de tributos del ejercicio. * Contabilización Presupuestal ——————— x ——————— DEBE HABER 93.ESTIMACIONES DE INGRESOS 5,000 91.APROBACIONES, MODI FICACIONES Y CIERRE PRESUPUESTARIO 5,000 Por la estimación de la ejecución. * Ejemplo: Contabilización Financiera Por la captación de recursos propios (RDR) del ejercicio ——————— x ——————— DEBE HABER 12.CUENTAS POR COBRAR 5,000 71.INGRESOS NO TRIBUTAR. 5,000 Por la capitación de los recursos propios. b. Área de Tesorería Esta área cubre las operaciones relacionadas con el movimiento de ingresos y egresos de los fondos que realiza la entidad, el cual se refiere a la captación de ingresos de cualquier fuente de financiamiento para financiar los requerimientos de pagos para el funcionamiento de la entidad. * Ejemplos. Contabilización Financiera Por la recepción de fondos de transferencia ingresos de capital ——————— x ——————— DEBE HABER 10.CAJA Y BANCOS 2000 104. Bancos Cta. Cte. 30.TRANSFERENCIAS Y REMESA DE CAPITAL 2000 301. Transferencias recibidas. Por la transferenc. de ingresos de capital * Contabilización Presupuestal ——————— x ——————— DEBE HABER 96.EJECUCIÓN DE INGRESOS 2,000 93.ESTIMACIONES DE INGRESOS 2,000 Por la ejecución de los ingresos corrientes. * Por la recepción de transferencias de Ingresos Corrientes. ——————— x ——————— DEBE HABER 10.CAJA Y BANCOS 2,000 104. Bancos Cta. Cte. 75.TRANSFERENCIAS CORRIENTES RECIBIDAS 2,000 751En efectivo. Por la recepción de las transferencias de ingresos * Contabilización Presupuestal ——————— x ——————— DEBE HABER 96.EJECUCIÓN DE INGRESOS 2,000 93.ESTIMAC. DE INGRESOS 2,000 Por la ejecución de los ingresos corrientes. DEBE HABER * Por la Contabilización de los Fondos del Tesoro Público Recursos Ordinarios. 93.ESTIMACIONES DE INGRESOS 5,000 91.APROBAC. MODIFIC. Y CIERRE PRESUPUESTARIO 5,000 Por la estimación presupuestal de la recaudación de ingresos 42.CUENTAS POR PAGAR 3,000 44.OBLIGACIONES TESORO PÚBLICO 3,000 Por el pago de obligaciones con recursos ordinarios. * Contabilización Financiera ——————— x ——————— N.° 158 Primera Quincena - Mayo 2008 ——————— x ——————— DEBE HABER * Contabilización Presupuestal ——————— x ——————— DEBE HABER 95.ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 3,000 97.EJECUCIÓN DE GASTOS 3,000 Por la ejecución de gastos. * Por la transferencia de fondos de Recursos Ordinarios. ——————— x ——————— DEBE HABER 44.OBLIGACIONES TESORO PÚBLICO 1,500 75.TRANSFERENCIAS CORRIENTES RECIBIDAS 1,500 * Contabilización Presupuestaria ——————— x ——————— DEBE HABER 96.EJECUCIÓN DE INGRESOS 1,500 93.ESTIMACIÓN DE INGRESOS 1,500 Por la ejecución de ingresos. c. Área de Abastecimiento En esta área comprende las operaciones relativas a la adquisición, obtención y almacenamiento y distribución de bienes muebles y la prestación de servicios, incluye también la adquisición de suministros varios, destinados a la construcción de infraestructura pública, así como la adquisición y registro de la propiedad inmueble. * Ejemplo. * Contabilización financiera Por la compra o adquisición de bienes ——————— x ——————— DEBE HABER 21.SUMINISTRO DE FUNCIONAMIENTO 1,000 42.CUENTAS POR PAGAR 1,000 421. Bienes Por la adquisición de bienes * Contabilización Presupuestal ——————— x ——————— DEBE HABER 94.CALEND. DE COMPROMISO 1,000 96.EJECUCIÓN DE INGRESOS 1,000 Por el compromiso presupuestal de la adquisición de bienes. Actualidad Empresarial III-3 III Área Sector Público * Por la Compra de un activo ——————— x ——————— DEBE HABER 33.INMUEB. MAQ. Y EQUIPO 2,500 332. Bienes muebles 42.CUENTAS POR PAGAR 2,500 421. Bienes * Contabilización Presupuestal ——————— x ——————— DEBE HABER 94.CALEND. DE COMPROMIS. 2,500 95.ASIGNAC. COMPROMETID. 2,500 Por el compromiso presupuestal por la adquisición del activo. * Por las provisiones del ejercicio cuentas de cobranza dudosa ——————— x ——————— 68.PROVISIÓN DEL EJERCIC. 5,500 19.PROVIS. PARA CUENTA DE COB. DUDOSA 1,000 29.PROVISIÓN DESVALORIZAD. DE EXISTENCIAS 2,000 39.DEPRECIAC. AGO. Y AMORTIZAC. ACUMULADA 2,500 * Por la traslado de las transferencias de fondos de capital recibido DEBE HABER 30.TRANSFERENCIAS Y REMESAS DE CAPITAL 4,200 301.Transferencias recibidas 56.HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 4,200 562.Transferencias y remesas de capital recibida * Ejemplos. Por la rendición de FPPE ——————— x ——————— DEBE HABER 60.CONSUMO DE SUMINISTR. 1000 64.SERVICOS PRESTADOS POR TERCEROS 500 10.CAJA Y BANCOS 1,500 102Fondos para pago en efectivo * Por la rendición de anticipos concedidos Por las planillas de remuneraciones ——————— x ——————— * Por la capitalización de la hacienda nacional adicional del ejercicio anterior. ——————— x ——————— DEBE HABER 56.HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 4,200 562.Transferenc. y remesas de capital recibida 54.HACIENDA NACIONAL 4,200 541 Capitalización de la hacienda nacional adic. DEBE HABER 62.GASTOS DE PERSONAL 6,000 40.TRIBUTOS POR PAGAR 2,500 41.REMUNERACIONES Y PENSIONES POR PAGAR 3,500 * Contabilidad Presupuestal ——————— x ——————— ——————— x ——————— d. Área de Contabilidad En esta área se centraliza e integra todas las operaciones ejecutadas por las otras áreas a través de sus reportes mediante notas de contabilidad, además registra operaciones complementarias adicionales. DEBE HABER * Ejemplos DEBE HABER 94.CALEND. DE COMPROMIS. 6,000 95.ASIGNAC. COMPROMETID. 6,000 Por el compromiso presupuestal de la planilla de remuneraciones * Por la planilla de pensiones ——————— x ——————— DEBE HABER 66.GASTOS DIV. DE GESTIÓN Y SUBVENCIONES OTORG. 4,000 40.TRIBUTOS POR PAGAR 2,000 41.REMUNERAC. Y PARTICI PACIONES POR PAGAR 2,000. * Contabilización presupuestal ——————— x ——————— DEBE HABER 94.CALEND. DE COMPROMIS. 4,000 95.ASIGNAC. COMPROMETID. 4,000 Por el compromiso presupuestal de la planilla de pensiones Ficha Técnica DEBE HABER Autor : Florencio Bernal Pisfil 64.SERVICOS PRESTADOS POR TERCEROS 3 000 38.CARGAS DIFERIDAS 3 000 Título : Áreas que Intervienen en el Proceso de Contabilidad Gubernamental ——————— x ——————— Preguntas y Respuestas e. Área de Personal Dentro de esta área tenemos el siguiente tratamiento contable: Fuente : Actualidad Empresarial, N.º 158 - Primera Quincena de Mayo 2008 Área Sector Público Respuesta a las preguntas planteadas en la segunda quincena de abril de 2008 1. ¿Quiénes están obligadas a cumplir las disposiciones del SNIP? Están obligados todos los sectores del Gobierno Nacional, los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales incorporados al sistema (incluyendo las empresas y entidades inscritas a estos) deben cumplir los principios, procesos y metodología del SNIP. Aquellos Gobiernos locales no incorporados al SNIP no están obligados a cumplir las disposiciones del sistema. 2. ¿Que consecuencias trae el incumplimiento de las disposiciones del SINP? Toda información que presenten los organos del SNIP sobre los proyectos de Inversión Pública tiene el carácter de Declaración Jurada, en consecuencia se sujetan a las responsabilidades y consecuencias legales correspondientes. Si bien el MEF vela por que las declaraciones de viabilidad cumplan con los lineamientos técnicos normativos del SNIP, este no sanciona el incumplimiento de los mismos, los órganos de la Contraloría General de la Republica están facultados a determinar la responsabilidad por el incumplimiento de las disposiciones del sistema. (Cuarta disposición complementaria de la Ley N° 27293) 3. ¿Se requiere contar con la Viabilidad de un proyecto antes de ejecutarlo? Si, la Viabilidad de un proyecto de Inversión Pública en el marco del SNIP es requisito previo indispensable a la fase de la inversión, la cual comprende la elaboración del estudio definitivo o expediente técnico detallado (u otro documento equivalente) y la ejecución propiamente de dicho proyecto. Las preguntas planteadas a continuación serán absueltas en la segunda quincena de mayo de 2008 1. ¿Cuál es la finalidad de la aplicación de la NIC SP 7? 2. ¿Quienes deben aplicar la NICSP 7? 3. ¿Cuál es el objetivo de entidad económica o asociada? III-4 Instituto Pacífico N.° 158 Primera Quincena - Mayo 2008