Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo DIVISION DE TALENTO HUMANO Código P 094 CGC 002 Página: 1 de 10 Proceso: ADMISIÓN DE PERSONAL Revisión del Documento Responsable de proceso Director División de Talento Humano Versión del documento Fecha de aplicación 02 Mayo de 2012 01 CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio / - Actualización del procedimiento. CONTROL DE EMISIÓN Elaboró Nombre Cargo Revisó -Ángela Johana Rodríguez Barragán -María Fernanda Bedoya Ayerbe -Jorge Orlando Jácome. - Dr. Claudia Toscano del Cairo - Ángela Johana Rodríguez Barragán - Leidy Patricia Rodríguez Bernal -Jorge Orlando Jácome. -María Fernanda Bedoya Ayerbe Dra. Claudia Toscano del Cairo -Coordinador de Gestión de cargos y selección. -Profesional de Gestión de Cargos y Selección -Profesional de Estructuras y Procesos -Directora de Talento Humano. - Coordinadora de Gestión de Cargos y Selección - Coordinadora de Estructuras y Procesos. -Profesional de Estructuras y Procesos. - Profesional de Gestión de Cargos y Selección -Directora Talento Humano 18 / 05 /2012 30 / 05 / 2012 Firma Fecha Autorizó Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo DIVISION DE TALENTO HUMANO Código P 094 CGC 002 Página: 2 de 10 Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo DIVISION DE TALENTO HUMANO Código P 094 CGC 002 Página: 3 de 10 1.0 OBJETIVO Estudiar las necesidades de la Universidad Católica de Colombia para captar y seleccionar el Talento Humano idóneo con el fin de desarrollar sus competencias, facilitando el cumplimiento de los objetivos estratégicos. 2.0 ALCANCE Inicia con la identificación de la necesidad y el requerimiento por parte del Director de la Unidad Administrativa o Académica y finaliza con la selección del candidato idóneo para ocupar el cargo. 3.0 GLOSARIO 3.1 Assessment center: Metodología de selección, que sirve para analizar las habilidades o competencias de los candidatos, en una variedad de situaciones que simulan lo que podría ser trabajar en la Universidad. 3.2 Candidato: Persona que aspira a obtener algún cargo administrativo dentro de la Universidad. 3.3 Convocatoria: Anuncio o aviso que realiza la Universidad para informar sobre una vacante, con el fin de captar hojas de vida que cumplan con el perfil. 3.4 Perfil: Conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado cargo. 3.5 Vacante: hace referencia a aquel cargo que está sin ocupar o sin proveer. 3.6 Vacante definitiva: Para efectos de su provisión se considera que un cargo está vacante definitivamente: por renuncia aceptada, despido, invalidez absoluta del empleado, jubilación, traslado o ascenso, o por muerte del empleado y por creación de nueva plaza. 3.7 Vacante temporal: Para efectos de su provisión se produce vacancia temporal superior a dos (2) meses, cuando quien lo desempeña se encuentra en: licencia, comisión, incapacidad o suspensión. 4.0 RESPONSABLES Y RESPONSABILIDADES 4.1 Director Unidad Académica y Administrativa. 4.1.1 Solicitar el requerimiento del cargo vacante, suministrar las pruebas de conocimientos específicos a la Coordinación de Gestión de Cargos y Selección y realizar la entrevista a los candidatos preseleccionados en el formato establecido para ello. 4.1.2 Director Administrativo y Financiero. 4.1.3 Aprobar la requisición del cargo vacante. 4.2 Director de Talento Humano. 4.2.1 Gestiona la requisición de personal solicitada por los Directores de Unidad. 4.3 Coordinador de Gestión de Cargos y Selección 4.3.1 Garantizar que el proceso de selección suministre el talento humano idóneo, que contribuya al cumplimiento de los objetivos estratégicos. 4.3.2 Divulgar los cambios al proceso de selección a las partes interesadas. 4.4 Candidato. 4.4.1 Proporcionar la hoja de vida con los soportes documentales autenticados. 4.4.2 Presentarse a entrevista y a las pruebas exigidas por la Universidad en el proceso de selección. 4.4.3 Practicarse los exámenes de ingreso de laboratorio y específicos cuando se requieran. 5.0 LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN. 5.1 Las adiciones de cargos que modifiquen la estructura de cargos administrativa y la planta de cargos, Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo DIVISION DE TALENTO HUMANO Código P 094 CGC 002 Página: 4 de 10 serán aprobadas por el Consejo Superior. Para tal efecto el Director Administrativo es el único facultado para presentar estas solicitudes ante dicha instancia. 5.2 La División de Talento Humano a través de la Coordinación de gestión de cargos y Selección es la única Unidad responsable de administrar el proceso de selección de personal en la Universidad para la provisión de cargos administrativos. 5.3 Se inicia el proceso de selección sólo con los cargos que tengan el perfil definido y validado por el Director de la Unidad además de formato de requisición aprobado por la Dirección Administrativa. 5.4 La postulación de trabajadores a convocatorias internas, estará condicionado a los resultados de la evaluación de desempeño. 5.5 Los trabajadores de la Universidad que participen en convocatorias internas, deberán solicitar previa autorización al jefe inmediato. 5.6 De acuerdo con la exigencia del perfil que se requiera para cubrir la vacante, se podrá contar con empresas externas como apoya al proceso de selección. 5.7 Todos los candidatos que aspiren a ocupar una vacante definitiva o temporal en la Universidad, deberán participar en el proceso de selección, con el fin de garantizar la transparencia y selección del candidato que haya obtenido la mayor calificación por méritos propios. 5.8 En todos los casos, se asegurará que el candidato sea egresado de instituciones reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional o la Secretaría de Educación para las carreras técnico laboral, por lo cual se deberá verificar la autenticidad de los títulos de las personas que aspiren a vincularse con la Universidad. Para el caso de extranjeros, deberá seguir el procedimiento de contratación P 094 CCC 005 5.9 Los resultados de pruebas serán confidenciales y se socializaran únicamente al Director de la Unidad y/o Directivos comprometidos en la toma de la decisión. 5.10 Las pruebas de conocimientos específicos se realizarán teniendo en cuenta el banco de pruebas creado por los Directores de Unidad. 5.11 Las etapas del proceso de selección son eliminatorias teniendo en cuenta la ponderación obtenidas en cada una. 5.12 No podrán participar en el proceso de selección para cargos administrativos candidatos que tengan parentesco por consanguinidad, afinidad o civil con trabajadores de la Universidad, salvo caso de autorización expresa por Presidencia. 5.13 El proceso de vinculación dará inicio solo si el cargo tiene el puesto de trabajo y los recursos necesarios, que deben ser suministrados por la División de Servicios Generales y TIC. 5.14 La requisición de personal en cargos nuevos debe ser aprobado por el Consejo Administrativo para que se pueda iniciar el proceso de selección, según el procedimiento cargos nuevos Código P 094 CGC 006 5.15 La Coordinación de gestión de cargos y selección es la única unidad encargada de definir y realizar la visita domiciliaria a los candidatos que aspiren a ocupar cargos administrativos. 6.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de Etapas 1) Requisición de personal Actividad Responsable Tiempo a) Diligencia formato de requisición de personal. b) Detalla los recursos físicos y técnicos (mobiliario y tecnológico, software) para el cargo (indicando los Director Unidad Según que hacen falta). requerimiento c) Entrega formato al Director de la División de Talento Humano Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo DIVISION DE TALENTO HUMANO 2) Divulgación y Reclutamiento Código P 094 CGC 002 Página: 5 de 10 d) Recibe y envía al Coordinador de Gestión de Cargos y Selección la solicitud de la requisición para su estudio con copia a la Dirección de Planeación- Estructuras y procesos para su estudio, cuando se requiera. Director de Talento Humano. Según requerimiento e) Realiza estudio requisición para cargos nuevos o modificación de plazas (ver procedimiento estudio de cargos nuevos Código: P 094 CGC 006). f) Continúa con la etapa de Divulgación y Reclutamiento. Estructuras y Procesos. Según requerimiento a) Aplica estrategias para la divulgación de la convocatoria a nivel interno en la institución. b) Solicita a la División de Comunicaciones y Mercadeo la publicación de la convocatoria en la Coordinador de Gestión de página web Institucional. Cargos y c) Espera la recepción de hojas de vida en medio Selección físico o magnético a través del correo reclutamientoyseleccion@ucatolica.edu.co. d) Continúa con la etapa de Análisis de Hoja de Vida. 2 días hábiles a) Recibe y estudia las Hojas de Vida. 3) Análisis de Hojas de Vida ¿Los candidatos cumplen con el perfil de cargo solicitado? Si b) Informa a los candidatos preseleccionados presentarse a entrevista con el psicólogo en el lugar, fecha y hora establecida, con los soportes de la hoja de vida y documentos requeridos. Continúa con la etapa de entrevista con el psicólogo. No c) Realiza convocatoria a nivel externo a través de las herramientas establecidas (Banco de hojas de vida existentes y plataformas web de: Elempleo.com y Computrabajo.com). d) Vuelve a la actividad c) de la etapa 2) de Divulgación y Reclutamiento. Profesional de Gestión de Cargos y Selección 3 días Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo DIVISION DE TALENTO HUMANO Código P 094 CGC 002 Página: 6 de 10 a) Aplica pruebas psicológicas del cargo a los candidatos preseleccionados. b) Realiza entrevista por competencias a los candidatos preseleccionados. c) Diligencia Formato evaluación entrevista psicólogo F 094 CGC 005. d) Califica las pruebas aplicadas a los candidatos. 4) Entrevista con el Psicólogo ¿Los candidatos aprobaron la etapa de entrevista con el psicólogo? Sí. e) Informa a los candidatos el lugar y la hora de la aplicación de las pruebas específicas y la entrevista con el jefe inmediato. Continúa con la etapa de aplicación de pruebas específicas y entrevista con Jefe Inmediato. Coordinador y Profesional de Gestión de Cargos y Selección 3 días hábiles No f) Informa vía e-mail a los candidatos que no fueron seleccionados. g) Finaliza el procedimiento. Coordinador y Profesional de Gestión de Cargos y Selección 1 día c) Realiza entrevista a los candidatos preseleccionados. d) Diligencia Formato F 094 CGC 013 de entrevista jefe inmediato. e) Genera concepto y envía formato diligenciado a la Coordinación de Gestión de Jefe Inmediato Cargos y Selección de los candidatos preseleccionados. f) Sugiere al (os) candidato (s) más idóneo (s) para el cargo. g) Continúa con la etapa de Referenciación. 2 días a) Recibe formato de entrevista con el concepto dado por el jefe inmediato. ¿El concepto del jefe inmediato es aprobado? NO. b) Deja en espera a los candidatos preseleccionados para informarles posteriormente el estado del proceso y 3 días a) Aplica pruebas específicas del cargo a los candidatos preseleccionados. b) Califica las pruebas aplicadas. 5) Aplicación de pruebas específicas y entrevista con Jefe Inmediato 6) Referenciación Profesional de Gestión de Cargos y Selección Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo DIVISION DE TALENTO HUMANO Código P 094 CGC 002 Página: 7 de 10 continua con la actividad b) de la etapa 10). SI. c) Verifica las referencias personales, familiares y laborales suministradas en la hoja de vida. d) Diligencia formato de referencias laborales código F 094 CGC 007 y formato de referencias personales y familiares código F 094 CGC 008 y continua con la etapa de exámenes de ingreso. a) Entrega la remisión de exámenes de laboratorio y médico ocupacional, al candidato mejor evaluado. Profesional de Gestión de Cargos y Selección Ver procedimiento exámenes de ingreso 7) Exámenes de ingreso (Esta etapa puede resumirse remitiendo al candidato preseleccionado al procedimiento de exámenes de ingreso) b) Asiste a los exámenes de laboratorio. c) Reclama resultados de los exámenes de laboratorio. d) Solicita cita en el servicio médico de la Candidato preUniversidad. seleccionado e) Asiste a la cita con el médico ocupacional. f) Entrega los resultados de los exámenes de laboratorio al médico de la universidad. g) Entrega el certificado de aptitud suministrado por el médico ocupacional a la Coordinación de Gestión de Cargos y Selección. ¿El candidato preseleccionado es apto? Sí. h) Continúa con la etapa de visita domiciliaria en caso de que sea necesario. No. i) Remite al candidato a exámenes específicos según valoración médica e informa a la Coordinación de Gestión de Cargos y Selección. j) Espera resultados de los exámenes solicitados al candidato. k) Recibe y verifica resultados de los exámenes específicos. l) Emite certificado de aptitud médica ocupacional si los resultados de los exámenes específicos fueron aptos y 3 días Profesional Gestión de Cargos y Selección Según requerimiento Médico ocupacional Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo DIVISION DE TALENTO HUMANO Código P 094 CGC 002 Página: 8 de 10 continua con la etapa de la visita domiciliaria. NOTA: En caso de que los resultados de los exámenes específicos NO sean aptos o aprobados termina el procedimiento. m) Informa al siguiente candidato preseleccionado que obtuvo la mejor calificación en la etapa 5) para que continúe el proceso de selección con la etapa 6). 8) Visita domiciliaria a) Contacta al candidato preseleccionado para informar la fecha y hora de la visita domiciliaria. b) Realiza la visita domiciliaria al candidato preseleccionado. c) Diligencia el formato de visita domiciliaria F 094 CGC 009. ¿El estudio de la Visita Domiciliaria es aprobado? NO. Informa al candidato que el proceso de selección ha terminado. Informa al siguiente candidato preseleccionado que obtuvo la siguiente mayor calificación en la etapa 5) para que continúe el proceso de selección con la etapa 6). SI. Continúa con la etapa de consolidación de resultados y entrega de documentación. Profesional Gestión de Cargos y Selección. Según requerimiento Profesional Gestión de Cargos y Selección a) Informa al candidato que fue seleccionado para ocupar el cargo con el fin de que continúe con el proceso. 9) Consolidación de resultados y entrega de documentación. ¿Él candidato seleccionado acepta el cargo? a) b) c) d) SI. Solicita al candidato seleccionado los documentos para su vinculación. Revisa la autenticación de los documentos entregados según formato requisitos para la vinculación de personal administrativo F 094 CGC 002. Verifica con la División de Servicios Generales que las condiciones del puesto de trabajo estén ergonómicamente dadas. Presenta al candidato seleccionado a la Coordinación de Contratación y Coordinación de Gestión de Cargos y Selección 4 días Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo Código P 094 CGC 002 Página: 9 de 10 DIVISION DE TALENTO HUMANO Compensación para iniciar el procedimiento de vinculación. e) Entrega a la unidad de contratación y compensación reporte “Acta asuntos de Talento Humano” y continua con la etapa 10). f) 10) Cierre proceso de selección NO. Informa al siguiente candidato preseleccionado que obtuvo la siguiente mayor calificación en la etapa 5) para que continúe el proceso de selección con la etapa 6). a) Diligencia, firma y archiva el formato de resultados proceso de selección con código F094 CGC 006. b) Informa vía e-mail a los candidatos que no fueron seleccionados que el procedimiento de selección ha terminado. c) Finaliza el procedimiento. Coordinación de Gestión de Cargos y Selección 1 día 7.0 Documentos de Referencia Documento Código (cuando aplique) Estatutos de la Universidad Católica de Colombia Art. 64 Procedimiento estudio de cargos nuevos o modificación de plazas. Procedimiento Exámenes de ingreso. N.A P 094 CGC 006 P 094 CSO 001 8.0 REGISTROS Código Nombre N.A Hoja de vida F 094 CGC 002 Nivel De Acceso Restringido Almacenamie nto Responsable Físico / Digital División de Talento Humano Formato requisitos para la vinculación de personal Administrativo Físico / Digital División de Talento Humano F 094 CGC 005 Formato evaluación entrevista psicólogo Físico / Digital División de Talento Humano F 094 CGC 006 Formato resultados proceso de selección Físico / Digital División de Talento Humano Procedimiento para la Selección de Personal Administrativo DIVISION DE TALENTO HUMANO Código P 094 CGC 002 Página: 10 de 10 F 094 CGC 007 Formato referencias laborales Físico / Digital División de Talento Humano F 094 CGC 008 Formato referencias personales y familiares Físico / Digital División de Talento Humano F 094 CGC 009 Formato visita domiciliaria Físico / Digital División de Talento Humano F 094 CGC 013 Formato entrevista jefe inmediato Físico / Digital División de Talento Humano 9.0 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 10.0 OPCIONES DE MEJORA Asegurar las condiciones requeridas en el puesto de trabajo para el personal administrativo seleccionado. La División de Comunicaciones y Mercadeo debe apoyar oportunamente la publicación de convocatorias internas que se requieran. Las vacantes que surjan deben ser suplidas a través de proceso de selección. Los jefes inmediatos podrán postular a posibles candidatos para que participen en dicho proceso. Para proveer un cargo administrativo es necesario realizar la convocatoria a nivel interno, con el fin de promover el plan de carrera o planes de sucesión de los trabajadores.