Fondos y Administradoras de Activos

Fondos y Administradoras de Activos
Administradores de Activos / Colombia
Fiduciaria de Occidente S.A.
Informe de Calificación
Calificación Nacional de
Administrador de Activos
Factores Clave de Calificación
Soporte Sólido de su Accionista Principal: Fiduciaria de Occidente cuenta con el soporte de
Banco de Occidente, el cual pertenece a Grupo Aval. Esto le genera al administrador sinergias
en materia comercial, operativa y tecnológica, así como mejores prácticas corporativas y
presencia en los Comités de Riesgos e Inversiones.
Trayectoria Amplia en el Mercado: Fitch Ratings destaca la trayectoria de más de dos
décadas en el ofrecimiento de diversos productos fiduciarios y alternativas de inversión.
La calificación de Fiduciaria de Occidente S.A.
fue convertida a ‘Más Altos Estándares (col)’
con Perspectiva Estable desde ‘M1 (col)’, el 8
de agosto de 2014.
Perspectiva
Estable
Esta calificación aplica para las actividades de
administración de portafolios individuales de
inversión, pasivos pensionales y fondos
tradicionales en Colombia, y no contempla
fondos de capital privado.
Perfil del Administrador
Activos bajo administración
(Septiembre 2014)
Fecha de Fundación
Domicilio
Naturaleza
Personal
Profesionales del área de
inversiones
COP 23,8
billones
1991
Colombia
Privada
375
11
Experiencia Amplia del Equipo Humano: Tiene un equipo de profesionales con formación
profesional adecuada y experiencia amplia en el mercado fiduciario.
Políticas Fuertes de Gestión de Riesgos: Presenta procesos robustos para la administración
del riesgo operacional, los cuales se apoyan en herramientas tecnológicas y estándares
internacionales. Asimismo, se observan sistemas apropiados y metodologías encaminadas a
gestionar los riesgos financieros que la entidad enfrenta y los portafolios que administra. Fitch
resalta el proceso de análisis para la adquisición de valores no tradicionales para el Fondo de
Inversión Colectiva Premium.
Desarrollo de la Estrategia Comercial: La calificadora destaca la reestructuración de la
Dirección de Mercadeo, en la que se implementó un plan de vinculación con la fuerza
comercial del banco. La consolidación de los productos nuevos ofrecidos, el crecimiento de
fondos de inversión colectiva y el incremento de la productividad de los canales de venta son
aspectos fundamentales para la calificación.
Integración de los Aplicativos: Los límites por emisor son controlados de manera automática
y ex post, al momento del registro de la operación en el sistema de valoración, por lo que es
deseable que Fiduciaria de Occidente continúe integrando los aplicativos utilizados para la
administración de inversiones y los sistemas transaccionales colombianos. Esto sería con el fin
de aumentar el número de controles en línea de las políticas de inversión de los portafolios.
Mayor Automatización del Flujo de la Operación: Fitch observa componentes manuales en
los procesos de registro y complementación de la operación, y conciliación de los títulos
valores.
Evaluación por Categoría
Buenos Estándates
Compañía
Controles
Inversiones
Operaciones
Tecnología
Altos Estándares
Más Altos Estándares





Fuente: Fitch
Perfil
Analistas
Lorena Osorio Athia
+571 326 9999 Ext. 1010
lorena.osorio@fitchratings.com
Felipe Baquero Riveros
+571 326 9999 Ext. 1028
felipe.baquero@fitchratings.com
www.fitchratings.com
www.fitchratings.com.co
Fiduciaria de Occidente, fundada en 1991, es una de las filiales del Banco de Occidente,
perteneciente al Grupo Aval. Ofrece una oferta amplia de alternativas de inversión, que
incluyen fondos de inversión colectiva para distintos perfiles de riesgo, fondos de capital
privado, la administración de pasivos pensionales y portafolios individuales de inversión, y los
productos de fiducia estructurada. A junio de 2014, la sociedad administraba activos de
COP23,8 billones.
Abril 20, 2015
Fondos y Administradoras de Activos
Activos bajo Administración
Histórico Activos Bajo Administración
Activos Bajo Administración por Producto
(Junio 2014)
30
25
21,8
COP Millones
Otros y
Garantía
15,13%
23,8
Fiducia
Inmobiliaria
2,21%
18,4
20
15,6
15
Fondos de
Inversión
Colectiva
8,57%
13,1
Pasivos
Pensionales
40,94%
8,6
10
5,3
6,0
2006
2007
Fiducia de
Administración
33,13%
6,9
5
0
2008
2009
2010
2011
2012
2013
jun-14
Fuente: Fiduciaria de Occidente S.A.
Otros
Fideicomisos
de Inversión
0,02%
Fuente: Fiduciaria de Occidente S.A.
Estructura Corporativa
Banco de
Occidente
Fiduciaria de
Occidente
Banco de
Bogotá
Banco
Popular
Occidental
Bank
Banco de
Occidente
Banco de
Occidente
Panamá
Grupo
AVAL
Banco AV
Villas
Ventas y
Servicios S.A.
BAC
Porvenir
Corficolombiana
Fuente: Sociedad Fiduciaria de Occidente S.A., Fitch
Metodologías Relacionadas
Las metodologías aplicables están
disponibles en www.fitchratings.com.co:
Criterios Globales de Calificación para
Fondos de Deuda en Latinoamérica (Julio
26, 2011).
Metodología de Calificación para
Administradores de Activos (Agosto 6,
2014).
Fiduciaria de Occidente S.A.
Marzo 2015
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Compañía
Los Más Altos Estándares
Accionistas y Desempeño Financiero
Solidez Alta y Compromiso de los
Accionistas
El accionista principal de la fiduciaria es Banco de Occidente, el cual participa con 94,97%.
Esto genera sinergias comerciales, a través de un modelo de integración entre el banco y
filiales, ventas cruzadas y el uso de la fuerza comercial y la red de oficinas del banco.
También permite sinergias tecnológicas mediante el desarrollo de soluciones tecnológicas
de manera conjunta y el uso de plataformas de Grupo Aval, lo cual contribuye a generar
economías de escala. Finalmente, se presentan sinergias operativas relacionadas con la
implementación de metodologías para la gestión de riesgo, mejores prácticas corporativas y
seguridad de la información.
A junio de 2014, la fiduciaria presentó utilidad neta de COP14.543 millones e ingresos
operacionales por COP39.297 millones, montos respectivamente inferiores en 11,9% y
8,8% al valor observado un año previo.
Pese a Reducción en Rubros
Relevantes, Indicadores Superiores
al Sector Continúan
Dentro de los ingresos operacionales, los correspondientes a consorcios y uniones
temporales decrecieron 26,2% entre junio de 2013 y 2014. Les siguió una caída de 10,8% y
10,5% de dividendos y comisiones respectivamente, siendo este último rubro el más
representativo de los ingresos operacionales (59,9% sobre el total).
Pese a lo anterior, la fiduciaria sobresale por su desempeño financiero, presentando
indicadores y márgenes de rentabilidad promedio superiores al promedio del sector, para el
corte de los últimos 3 años (2011-2013: margen neto: 40,5%; margen operacional: 48,4%;
margen EBITDA: 53,2%, rentabilidad del activo: 22,7%; rentabilidad del patrimonio: 30,9%).
Experiencia
Fiduciaria de Occidente cuenta con 24 años de experiencia en el mercado, con una
estrategia de crecimiento estable y controlada. En 1991, incursionó en la administración de
fondos de inversión colectiva, al ofrecer al público el fondo de inversión colectiva Occirenta.
Experiencia Amplia en el Mercado y
Estrategia Corporativa Controlada
Fiduciaria de Occidente S.A.
Marzo 2015
En 2014, lanzaron dos fondos de capital privado inmobiliario cerrado y de largo plazo: FCP
Prologis y FCP Nexus. Los productos de pasivos pensionales y fiducia de administración
tienen la mayor participación dentro del total de activos administrados.
A junio de 2014, la fiduciaria administraba un total de activos de COP23,8 billones,
ocupando la quinta posición en el mercado. Los pasivos pensionales mantuvieron la mayor
participación con 40,9% sobre el total, seguidos en importancia por fiducia de
administración con 33,1%. Por su parte, los fondos de inversión colectiva registraron
COP2,04 billones en el mismo período, lo que representó un crecimiento de 16,6% respecto
al año anterior y correspondieron a 8,6% de los activos bajo administración.
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Fondos y Administradoras de Activos
Compañía (continuación)
Los Más Altos Estándares
Gobierno e Independencia
El código de gobierno corporativo de la fiduciaria define los órganos de administración y
control, los sistemas de administración de riesgo y las directrices para el manejo de los
conflictos de interés. Lo anterior pretende garantizar la transparencia e integridad de la
información y regular la conducta de los funcionarios.
Estructura Robusta de Gobierno
Corporativo
La Junta Directiva, como órgano de gestión principal, se compone de cinco miembros
principales y sus suplentes correspondientes; la mayoría son de Banco de Occidente. Esta
se apoya en los comités de Riesgos, Auditoría y Cumplimiento, los cuales incluyen a
miembros del banco.
Como estándares internacionales, el Grupo Aval está certificado en la Ley Sarbanes Oxley
y vela por el cumplimiento de dichos estándares por parte de sus filiales. Asimismo, la
fiduciaria está certificada en la norma ISO 9001: 2008.
Los fondos de inversión están regulados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Cada uno tiene su reglamento, que es público y está vigente, en el cual se identifican los
órganos de control y administración que intervienen en el vehículo de inversión, las
políticas de riesgos y los límites establecidos.
Todos los Fondos, Apropiadamente
Regulados
La toma de decisiones y el seguimiento de las inversiones están a cargo de los diferentes
comités: el Comité de Inversiones de Fondos de Inversión Colectiva (mensual), Comité de
Gestión de riesgos (mensual), Comité de inversiones y Tesorería (diario). No se observan
miembros independientes en los mismos.
Tanto el Código de Conducta como el Código de Buen Gobierno incluyen políticas para
prevenir posibles conflictos de interés en la gestión de los fondos y vigilar que la actuación
de los empleados involucrados en las operaciones de tesorería sea correcta.
Estructura Organizacional y Personal
Segregación Estructural y Funcional
Fuertes
Alta Gerencia Muy Experimentada y
con Estabilidad Apropiada
La estructura corporativa de Fiduciaria de Occidente se caracteriza por contar con perfiles
segregados e independencia funcional clara. Cada cargo tiene sus responsabilidades,
funciones y atribuciones documentadas.
La compañía está compuesta por 375 funcionarios, organizados en tres vicepresidencias y
12 gerencias, con una segregación apropiada entre el front, middle, back office y áreas de
control.
Fitch destaca la estabilidad, experiencia y formación apropiada del personal clave de la
entidad. La alta gerencia tiene un promedio 20 años de experiencia en el mercado y
formación en áreas como administración de empresas e ingeniería industrial. Además,
cuenta con estudios de posgrado en áreas financieras o relacionadas. También se
observa estabilidad en la gerencia media, quienes tienen una trayectoria amplia en el
sector financiero y fiduciario, y un promedio de 16 años de experiencia en el sector.
La calificadora resalta que la fiduciaria cuenta con representación ejecutiva de las áreas
consideradas relevantes para la administración de recursos de terceros, tales como
Gerencia de Inversiones, Dirección de Operaciones, Gerencia Financiera y de Riesgos, y
Gerencia de Tecnología.
Fitch evidencia una rotación baja en la entidad; de 375 empleados, se presentaron siete
retiros y cinco promociones durante el período de junio de 2013 a junio de 2014.
Fiduciaria de Occidente S.A.
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Fondos y Administradoras de Activos
Compañía (continuación)
Los Más Altos Estándares
Se observan políticas claras de administración salarial y remuneraciones. Los porcentajes
de incrementos por promoción, méritos y nivelaciones están documentados.
Políticas de Compensación Claras
Los incrementos por promoción y méritos del grupo directivo son revisados por la Gerencia
de Gestión Humana, junto con la Presidencia. Los correspondientes al área operativa son
administrados por la Gerencia de Gestión Humana. No existe un comité de compensación
como tal documentado.
La fiduciaria tiene un esquema de bonificaciones para el área comercial tanto de fiducia de
inversión como estructuración de negocios. En el caso de la fiducia de inversión, este
cálculo se realiza mensualmente y, en el caso de los comerciales de estructuración de
negocios, es semestral.
Organigrama Organizacional
Junta Directiva
Presidencia
Auditoría
Interna
Revisoría
Fiscal
Vicepresidencia
de Gestión
Vicepresidencia
Comercial
Gerencia
Nacional
Fiducia de
Inversión
Gerencia
Humana
Gerencia
Admón y
Contabilidad
Gerencia
Inversiones
Gerencia
Financiera
Y Riesgo
Gerencia
Jurídica
Gerencia
Planeación
Procesos y
Calidad
Direcciones
de Gestión (4)
Vicepresidencia
de Operaciones
y Tecnología
Gerencia
de Tecnología
Gerencia Regional
(Bogotá)
Gerencia Regional
(Cali)
Gerencia Regional
(Barranquilla)
Gerencia Regional
(Medellín)
Fuente: Sociedad Fiduciaria de Occidente S.A., Fitch
Fiduciaria de Occidente S.A.
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Fondos y Administradoras de Activos
Controles
Los Más Altos Estándares
Marco General de Control de Riesgo
La estructura de control está bien definida. Cuenta con comités, soportes de sistemas y
auditorías que garantizan el cumplimiento de las exigencias legales y las definidas por la
Junta Directiva.
Estructura de Control Robusta
La Junta Directiva se apoya en el Comité de Riesgo, el Comité de Auditoría, el Comité de
Cumplimiento y el Comité de Seguridad de la Información. En general, se observa revisión
y participación permanente y directa por parte del Banco de Occidente en los distintos
comités.
La Gerencia Financiera y de Riesgos está conformada por profesionales con una
experiencia promedio de 7 años. Los funcionarios de auditoría tienen un promedio de 16
años de experiencia en áreas relacionadas.
La fiduciaria está bajo el control de auditoria interna, revisoría fiscal (KPMG),
Superintendencia Financiera de Colombia y Autoregulador del Mercado de Valores (AMV).
La gestión del riesgo operativo está liderada por la Gerencia Financiera y de Riesgo, la cual
tiene personal dedicado exclusivamente a ello (Jefatura de SARO). Este equipo se encarga
de coordinar con los dueños de proceso la identificación, medición y control de los eventos
que pudiesen impactar a la sociedad. El sistema de administración de riesgo de la entidad
se caracteriza por involucrar activamente a los responsables de cada proceso y por
ejecutar planes de capacitación continua.
Mecanismos Fuertes para la
Administración del Riesgo
Operacional
Se utilizan mapas de procesos y matrices de riesgo, así como herramientas adecuadas
para el registro de los eventos. También se cuenta con el aplicativo I-Solución, que permite
el monitoreo de las acciones correctivas y preventivas propuestas.
En el último año a junio de 2014, se reportaron 26 eventos SARO que generaron pérdidas
por COP39,6 millones, lo que representa 0,1% de los ingresos operacionales, a junio de
2014. En el Comité de SARO trimestral, se evalúan los eventos y las acciones a seguir y se
informan semestralmente a la Junta Directiva los eventos y cuáles afectaron el estado de
pérdidas y ganancias de la compañía.
Las políticas de selección y monitoreo de terceros están consignadas en tres manuales:
Manual de Compras, Manual de Gestión de Compras y Manual de Gestión de
Proveedores. En este último se establece el procedimiento para la selección de
proveedores.
Supervisión Formal a las Terceras
Partes
Como control y monitoreo a proveedores y terceras partes, la fiduciaria realiza un
seguimiento a cada proveedor contratado para constatar el avance de los servicios
adquiridos. Tienen dos indicadores de desempeño definidos para las aplicaciones en
producción y para los proyectos en curso. A través de estos, analiza el cumplimiento
oportuno de lo pactado y los incidentes de las soluciones tecnológicas puestas en
producción. Estos indicadores se publican en el aplicativo CMI y son analizados en los
comités de Tecnología.
Según el tipo de servicio contratado, se realizan reuniones periódicas con el proveedor
para seguimiento.
Fiduciaria de Occidente S.A.
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Fondos y Administradoras de Activos
Controles (Continuación)
Los Más Altos Estándares
Estructura de Administración de Riesgo
Middle
Office
1
Diseño de
Metodologías
Propone
Estrategias
y Límites
2
Comité de Inversiones y
Riesgos
Control de Límites
Ejecución de
Políticas y
Controles
4
Manual de Gestión de
Riesgos y Manual de
Gestión de Inversiones
Cupos, Atribuciones,
Limité de VaR
Front Office
Gerencia de
Inversiones
5
Back Office
Cumplimiento
Contabilización
Validación y Control
Junta Directiva
3
Comité de Planeación
Seguimiento diario de
Inversiones
Analizan y Aprueban
Políticas y Límites
Auditoría
Verificación Auditoría
y Control
Fuente: Sociedad Fiduciaria de Occidente, Fitch
Cumplimiento y Controles
La fiduciaria estableció el Código de Conducta y el Código de Buen Gobierno Corporativo,
que definen de manera general los lineamientos para la administración de los conflictos de
interés en las operaciones de tesorería. Asimismo, el Manual de Gestión de Inversiones,
especifica la independencia de la entidad en su gestión y la de los recursos de los clientes,
así como la obligación de declarar cualquier conflicto de interés de los operadores.
Políticas y Lineamientos
Documentados para Velar por la
Buena Actuación de la Entidad y sus
Funcionarios
En el Manual de Gestión de Inversiones, está estipulada la independencia de los recursos,
la imposibilidad de realizar operaciones con vinculados económicos y la obligación de
declarar cualquier conflicto de interés que tengan los operadores. Respecto a las
inversiones personales, existe un formato para revelar las inversiones personales en
Colombia o en el exterior. Debe ser enviado al área de gestión humana cada vez que
existan cambios en las inversiones.
Anualmente se realizan capacitaciones y entrenamientos para todos los empleados de la
compañía, apoyados en el aplicativo de aprendizaje en línea Mentor.
Para garantizar la asignación justa de órdenes, en el Comité de Inversiones y Tesorería
diario se definen las órdenes de inversión y desinversión que debe seguir el Gerente de
Fondos de Inversión Colectiva.
Fiduciaria de Occidente S.A.
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Fondos y Administradoras de Activos
Controles (Continuación)
Los Más Altos Estándares
Los procedimientos para asignar cupos de contraparte están establecidos en el Manual de
Crédito de Tesorería Financiera. Está basado en un modelo CAMEL y, para el cálculo de
algunos indicadores, se utiliza el aplicativo SAIF. Diariamente, el área de riesgos actualiza
el consumo realizado e informa a través de un reporte el estado de dicho consumo, si hay
situaciones de sobrepasos, y el límite de posiciones en derivados.
Control Apropiado de Mejor
Ejecución de las Operaciones
Para el control de las operaciones a precios de mercado y partes relacionadas, la fiduciaria
revisa diariamente y de manera ex post, a través del modelo EWMA, que las operaciones
realizadas por el front office se encuentren dentro de las bandas de volatilidad diaria,
generando alarmas por indicador de referencia.
Las áreas de riesgos y de inversiones revisan mensualmente la grabación de las llamadas
del front office, sobre una muestra por trader. El área de auditoría lo hace cada tres meses.
Control Automático, en Línea y ex
post de los Límites de Inversión
Se observan controles en línea, automáticos y ex post sobre el proceso de inversión, tales
como la parametrización de los límites de contraparte y por operador en el sistema
transaccional MEC (automático y en línea); parametrización de los cupos por emisor y
límites de concentración en el aplicativo SIFI (automático y ex post, al momento del registro
de la operación); actualización por parte del área de riesgos del estado de los cupos de
inversión cada día (ex ante). También lo es el control diario de los límites máximos de
pérdida y garantías recibidas en operaciones de mercado monetario, así como de riesgo de
los instrumentos derivados.
No obstante, Fitch considera deseable que la fiduciaria continúe integrando los aplicativos
utilizados para la administración de inversiones y los sistemas transaccionales
colombianos. Esto sería el fin de aumentar el número de controles en línea de las políticas
de inversión de los portafolios.
El back office desarrolla los procesos de valoración y fijación de precios, con base en las
disposiciones de la circular básica contable y financiera.
Instrumentos y Controles Duales
Apropiados para la Valoración de las
Inversiones.
Fiduciaria de Occidente S.A.
Marzo 2015
Para las pruebas de valoración de los portafolios, se utiliza el aplicativo PWP, que es
alimentado manualmente con información de Infovalmer. El área de riesgos revisa cada
mes que la valoración de los portafolios sea correcta y publica un informe de sus
hallazgos. El área de auditoría hace seguimiento semestral sobre el control de valoración y
el back office, lo hace semanalmente. Por su parte, la directora de back office y
cumplimiento hace diariamente una revisión general a la valoración. Los seguimientos
sobre la valoración quedan documentados en actas firmadas por el responsable y el jefe
directo.
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Fondos y Administradoras de Activos
Controles (Continuación)
Los Más Altos Estándares
Administración del Riesgo de Inversión
Medidas Adecuadas para el Control
de Riesgos de Mercado
En términos de control de riesgo de mercado, el área de riesgos calcula mensualmente el
valor en riesgo (value at risk; VaR) por medio del modelo estándar de la Superintendencia
Financiera. Asimismo, el administrador calcula un VaR paramétrico (modelo interno) cada
semana y automáticamente en el aplicativo IG-Métrica, alimentado por SIFI. Ambos
procedimientos se realizan para todos los portafolios administrados por la sociedad.
Por su parte, las pruebas de back testing y de estrés se hacen cada mes para todos los
fondos gestionados.
Además, se generan diariamente informes de operaciones a precios de mercado y con
partes relacionadas, un informe de riesgo de mercado, un informe de stop loss; todos
dirigido a la Alta Gerencia.
Riesgo de Liquidez Administrado
Apropiadamente
La fiduciaria calcula el indicador de riesgo de liquidez cada semana, computando el máximo
retiro probable como el percentil 95 de los movimientos netos negativos semanales de cada
fondo. Con el objetivo de mantener el modelo calibrado, el administrador realiza pruebas
mensuales de estrés y back testing sobre los fondos de inversión colectiva.
Cuenta con el aplicativo IG-Métrica para calcular automáticamente el índice de riesgos de
liquidez de los portafolios. Se envían a la Alta Gerencia un informe semanal de IRL y un
informe diario de derivados.
A través de un modelo CAMEL descrito en el Manual de Crédito de Tesorería Financiera, la
metodología utilizada para la gestión de riesgo de crédito permite establecer la calidad
financiera de las empresas analizadas para la asignación de cupos. Este proceso se
caracteriza por revisar variables cuantitativas y cualitativas para cada sector.
Políticas y Metodologías Fuertes
para el Riesgo de Crédito y
Contraparte
El riesgo de contraparte considera la reputación, volatilidad y volumen de negociación para
definir cotas máximas de exposición. Los cupos de contraparte y operador se controlan de
manera automática y en línea; mientras que los cupos de emisor se monitorean
automáticamente y ex post, al momento del registro de la operación en el sistema de
valoración.
Fitch resalta el control y proceso fuertes en la compra de libranzas y facturas para el
Fondos de Inversión Colectiva Premium. En el Manual de Crédito para la Tesorería
Financiera, se documentan todos los lineamientos y controles para la administración de las
facturas y libranzas.
Junto al informe de derivados, se envía diariamente también un informe de cupos a la Alta
Gerencia.
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Fondos y Administradoras de Activos
Inversiones
Altos Estándares
Recursos
Equipo de Trabajo Suficiente y
Especializado
El equipo de inversiones está conformado por 11 profesionales y encabezado por el
Gerente de Inversiones, quien tiene una experiencia de 21 años. El área incluye el
gerente de fondos de inversión colectiva, un administrador de portafolio senior y tres
juniors, un administrador de fondos de inversión, un trader de liquidez, un analista de
tesorería y un jefe de estrategias de inversión. Cada cargo tiene su reemplazo asignado.
El grupo de profesionales que conforman el front office tiene un promedio de 11 años de
experiencia en áreas de inversión y formación profesional en administración de empresas,
ingeniería financiera y contaduría. Se observa en algunos casos especialización en
finanzas.
Información de Mercado
Aunque la compañía no tiene un área de investigaciones económicas como tal, las
funciones de seguimiento y análisis cualitativo y cuantitativo del mercado están a cargo
del Jefe de Estrategia. Este se apoya en la opinión de grupos reconocidos de
investigaciones del país para formular la estrategia. Asimismo, está a cargo de apoyar la
toma de decisiones de inversión a través de un modelo cuantitativo de asignación de
activos.
Disciplina
Los fondos de inversión y los APT tienen definidas tanto políticas de inversión como el
tipo de activos elegibles.
Mandatos y Fuentes de Desempeño
Definidas Claramente
Para el seguimiento del desempeño de los fondos, la compañía implementó un modelo de
portafolio óptimo, a través de un proceso de simulación en la herramienta Cristal Ball. El
portafolio de referencia se compara mensualmente con el portafolio real y se presentan
los resultados del desempeño al Comité de Inversiones. Asimismo, cada portafolio se
compara con su grupo par con el fin de obtener un referente de desempeño frente a la
industria.
La toma de decisiones de inversión y su seguimiento están a cargo del Comité de
Inversiones, constituido por miembros con experiencia amplia, siguiendo las directrices de
la Junta Directiva y las políticas de inversión definidas por los clientes.
En el Comité de Planeación de Inversiones mensual se definen las estrategias de
inversión de los portafolios diferentes a los fondos colectivos. En el Comité de Inversiones
de Fondos de Inversión mensual se establecen las políticas de adquisición y liquidación
Proceso Solido de Toma de Decisiones de inversiones, la revisión y aprobación de límites, así como de la definición de los
de Inversión
criterios de valoración. Finalmente, el Comité de Inversiones y Tesorería diario analizan
los indicadores macroeconómicos nacionales e internacionales y el análisis técnico y
fundamental.
Los administradores de portafolios tienen la atribución de diseñar la estructura de los
portafolios. Sin embargo, tienen que seguir los lineamientos establecidos en los comités.
El Gerente de Inversiones realiza el seguimiento a las decisiones de inversión en los
comités diarios de Inversiones y Tesorería.
Fiduciaria de Occidente S.A.
Marzo 2015
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Fondos y Administradoras de Activos
Inversiones (Continuación)
Altos Estándares
Proceso de Inversión
TESORERIA
ESTRUCTURACIÓN DE
PRODUCTO
GESTIÓN DE
PORTAFOLIOS
Junta Directiva
Gestión de Portafolio de Terceros
SOPORTE OPERATIVO
Manejo de Liquidez – Moneda
Legal
Manejo de Liquidez – Moneda
Extranjera
Comités
Gestión de Fondos de Inversión
Colectiva
Diseño y Estructuración de
Nuevos Productos
Estructuración de Benchmark
Gestión de Portafolios Especiales
APT’s
Informes Mensuales y Reporte a
Clientes
Informes y Reportes a Entes de
Control
Administración de Derivados
Análisis de Competencia
Gestión de Portafolios de la
Sociedad
Investigación Económica
Registro de Operaciones
Fuente: Sociedad Fiduciaria de Occidente, Fitch
Operaciones
Altos Estándares
Comunicaciones y Servicio al Cliente
Fiduciaria de Occidente tiene 12 oficinas distribuidas alrededor del país y diferentes
canales de comunicación para sus clientes, incluidos la página web y la unidad de
atención al consumidor financiero.
Comunicación Transparente y
Oportuna en Cumplimiento según lo
Exigido por la Regulación
El proceso de atención al consumidor financiero ésta a cargo del Subdirector de Proyectos
y Calidad. Para ello, cuenta con la aplicación CRM a mediante la cual se radican y
monitorean las solicitudes.
Fitch destaca la actualización de la página web transaccional en el último año. Para los
fondos de inversión colectiva, los inversionistas pueden realizar transacciones a través de
la página web, así como consultas y retiros. La fiduciaria trabaja en un portal para
aplicativos móviles.
En materia de reportes, la compañía evidencia el cumplimiento de la regulación y la
generación de un informe macroeconómico mensual que se publica en su página web.
Principales Procesos del Back Office
Registro y Pago
Registro de
Operaciones de
Inversión en SIFI
Registro por
Sistemas
Electrónicos para
el Cumplimiento
de Negociación
Cierre
Cierre de
Inversiones
Cierre de Fondos
Generación
Archivos
Extractos
Generación
Archivos para
Transmisión
Superfinanciera
Fuente: Sociedad Fiduciaria de Occidente, Fitch
Fiduciaria de Occidente S.A.
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11
Fondos y Administradoras de Activos
Operaciones (Continuación)
Altos Estándares
Procedimientos Operativos
Personal Altamente Técnico y con
Segregación de Funciones Apropiada
La Dirección de Back Office y Cumplimiento depende de la Vicepresidencia de
Operaciones y Tecnología. El equipo está conformado por 19 personas con experiencia
amplia en sus funciones respectivas. La directora del área tiene una experiencia de 23
años en el sector financiero; el jefe de Back Office, 25 años y el subdirector de
cumplimiento, 5 años. Alrededor de 60% del personal del área suma más de 3 años en su
rol actual y en la compañía; no se presentaron retiros en el último año (junio 2013-junio
2014).
Los arqueos de títulos por el back office se hacen cada semana de forma semiautomática
(a través de Excel). El área de auditoría revisa diariamente que el cumplimiento de las
operaciones en los custodios sea correcto.
Oportunidad de Mejora en la
Automatización del Flujo de la
Operación
Se observa una segregación apropiada de funciones y controles duales en las
operaciones de cumplimiento con DCV, Deceval y custodios en el exterior. Además, se
tiene una definición clara de las actividades de complementación y cumplimiento de las
operaciones.
Diariamente se verifica la conciliación de la cuenta CUD del Banco de la República. Las
operaciones registradas por el front office y los registros en los custodios se cruzan al final
del día.
Fitch identifica como oportunidad de mejora que la fiduciaria continúe con la
automatización del proceso de inversión, específicamente lo relacionado con el registro y
complementación de la operación, y conciliación de los títulos valores.
Fitch considera que la fiduciaria tiene la capacidad para administrar portafolios individuales
según las especificaciones del cliente.
Manejo de Portafolios Dedicados
Fiduciaria de Occidente S.A.
Marzo 2015
Al corte de junio de 2014, la compañía gestionaba 14 portafolios individuales, cuyos
ingresos representaron 0,1% de los ingresos operacionales.
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Fondos y Administradoras de Activos
Tecnología
Los Más Altos Estándares
Recursos de Tecnología
Equipo de Tecnología Robusto y
Plataforma Actualizada
Constantemente
El área de tecnología está encabezada por el Gerente de Tecnología, quien depende de la
Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología. Está compuesta por 14 personas,
organizadas en la Dirección de Integración, la Dirección de Infraestructura y el
Administrador de Bases de Datos. Se observa especialización y segregación de funciones
al interior del área.
Existen sistemas internos y externos en versiones recientes. Se observa una mejora
continua de las bases y sistemas con proyectos tecnológicos.
Sistemas
El sistema de la fiduciaria es SIFI, a través del cual se administran los portafolios de
inversión, fondos de inversión colectiva, tesorería, contabilidad, programación de pagos,
negocios fiduciarios, facturación y cartera de comisiones fiduciarias, presupuesto,
conciliaciones recaudos y contratos. Para ello, SIFI tiene alimentación de datos automática
con Centinela, Precom y Figa.
Integración entre los Sistemas
Involucrados en el Proceso de
Inversión
El front office de la entidad utiliza el sistema transaccional MEC para la operación en renta
fija. Asimismo, recurre al SIFI para administrar el pasivo de los negocios, consultar en línea
los flujos de caja y generar papeletas electrónicas.
El middle office tiene otras herramientas que lo apoyan en su labor de seguimiento y
administración, como son PWP para las pruebas de valoración de los portafolios, IGMétrica para calcular el VaR y el IRL, y otros sistemas como SAIF (Sistema de
Administración Financiera).
Fitch no observa integración entre las aplicaciones utilizadas en el proceso de inversión y
las plataformas transaccionales, lo cual se considera un estándar cada vez más
desarrollado en la industria de administradores de activos de inversión.
Seguridad
Dentro del Sistema de Administración de Riesgo Operativo, la fiduciaria tiene establecido
un plan de continuidad del negocio, en el que se identifican los servicios claves y se
establece la tolerancia ante la interrupción de los mismos, definiendo estrategias de
recuperación.
Fitch observa políticas apropiadas de seguridad de la información, en las cuales se
determina el uso de centros alternos de datos, la realización periódica de respaldos, la
contratación de proveedores de almacenamiento externo, así como la definición de
lineamientos para garantizar la continuidad del negocio ante eventos inesperados.
Plan de Continuidad Detallado y
Probado Periódicamente
Existe un centro de operaciones de contingencia ubicado en el sector de Fontibón en la
ciudad de Bogotá, el centro de cómputo principal se ubica en el piso 15 del Edificio del
Banco de Occidente en Bogotá y existe replicación en línea hacia el centro de cómputo
alterno ubicado en el Edificio del Banco de Occidente en la ciudad de Cali. Estos centros
cuentan con puestos de trabajo definidos y equipados apropiadamente.
La fiduciaria cuenta con el Manual de Políticas de Seguridad de la Información, en el que
se garantiza la confidencialidad y privacidad de la información, la integridad, disponibilidad
y revisión mediante auditoría de la misma. Además, hay un Manual de Políticas del Uso
Adecuado de la Información y los Recursos.
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Mapa de IT Simplificado
Aplicativos Back
•MEC BACK
(Cumplimiento de
Operaciones)
•Deceval (Sistema
Depósito de Valores)
•DCV
(Sistema Depósito de
Valores)
Aplicativos Middle
Aplicativos Front
•PWP
(Pruebas de Valoración)
•MEC
(Negociación)
•SAIF
(Sistema Información
Financiera)
•Bloomberg
(Consulta Datos)
•IGMETRICA
(Riesgo de Mercado y
Liquidez)
•SEN
(Consulta Datos)
•SET-FX
(Consulta Mercado Dólar)
•SEBRA
(Sistema de Pago de Alto
Valor)
•CDS
(Sistema Custodio)
SISTEMA CORE FIDUCIARIO - SIFI
Fuente: Sociedad Fiduciaria de Occidente S.A., Fitch
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Relación con los medios:
María Consuelo Pérez,
Bogotá, Colombia
Tel.: + 57 1 326 9999 Ext. 1460
Email: maria.perez@fitchratings.com
Fecha del Comité Técnico de Calificación: Noviembre 7, 2014
Acta Número: 3767
Objeto del Comité: Revisión Periódica
Definición de la calificación: Una calificación de ‘Más Altos Estándares(col)’ es asignada al
administrador de activos que tiene una plataforma de inversión y un modelo operacional que
Fitch considera superiores en relación con los estándares de los inversionistas
institucionales locales.
La calificación otorgada no implica una calificación de riesgo crediticio, ni es comparable con
las calificaciones de riesgo crediticio otorgadas por la Sociedad Calificadora de Valores. La
información ha sido obtenida de fuentes que se presumen confiables y precisas; por
consiguiente la firma no se hace responsable por errores, omisiones o por los resultados
obtenidos del uso de esta información.
Este tipo de calificación, en el caso de las fiduciarias, aplica únicamente para la
administración de fondos de inversión colectiva, fondos de pensiones voluntarias, pasivos
pensionales y otros portafolios de inversión de terceros; sin incluir fondos de capital privado.
Miembros del Comité Técnico de Calificación que participaron en la reunión en la cual se
asignó la(s) presente(s) calificación(es) *: Sandra Páez Castillo, Jorge Yanes; Andrés
Márquez Mora.
*Las hojas de vida de los Miembros del Comité Técnico podrán consultarse en la página
web de la Sociedad Calificadora www.fitchratings.com.co.
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Fondos y Administradoras de Activos
Las calificaciones señaladas fueron solicitadas por el emisor o en su nombre y, por lo tanto, Fitch ha
recibido los honorarios correspondientes por la prestación de sus servicios de calificación.
TODAS LAS CALIFICACIONES CREDITICIAS DE FITCH ESTAN SUJETAS A CIERTAS LIMITACIONES Y
ESTIPULACIONES. POR FAVOR LEA ESTAS LIMITACIONES Y ESTIPULACIONES SIGUIENDO ESTE ENLACE:
WWW.FITCHRATINGS.COM. ADEMÁS, LAS DEFINICIONES DE CALIFICACIÓN Y LAS CONDICIONES DE USO DE
TALES CALIFICACIONES ESTÁN DISPONIBLES EN NUESTRO SITIO WEB WWW.FITCHRATINGS.COM. LAS
CALIFICACIONES PÚBLICAS, CRITERIOS Y METODOLOGÍAS ESTÁN DISPONIBLES EN ESTE SITIO EN TODO
MOMENTO. EL CÓDIGO DE CONDUCTA DE FITCH, Y LAS POLITICAS SOBRE CONFIDENCIALIDAD, CONFLICTOS DE
INTERESES, BARRERAS PARA LA INFORMACIÓN PARA CON SUS AFILIADAS, CUMPLIMIENTO, Y DEMÁS POLÍTICAS
Y PROCEDIMIENTOS ESTÁN TAMBIÉN DISPONIBLES EN LA SECCIÓN DE CÓDIGO DE CONDUCTA DE ESTE SITIO.
FITCH PUEDE HABER PROPORCIONADO OTRO SERVICIO ADMISIBLE A LA ENTIDAD CALIFICADA O A TERCEROS
RELACIONADOS. LOS DETALLES DE DICHO SERVICIO DE CALIFICACIONES SOBRE LAS CUALES EL ANALISTA
LIDER ESTÁ BASADO EN UNA ENTIDAD REGISTRADA ANTE LA UNIÓN EUROPEA, SE PUEDEN ENCONTRAR EN EL
RESUMEN DE LA ENTIDAD EN EL SITIO WEB DE FITCH.
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creíbles. Fitch lleva a cabo una investigación razonable de la información factual sobre la que se basa de acuerdo con sus
metodologías de calificación, y obtiene verificación razonable de dicha información de fuentes independientes, en la medida
de que dichas fuentes se encuentren disponibles para una emisión dada o en una determinada jurisdicción. La forma en que
Fitch lleve a cabo la investigación factual y el alcance de la verificación por parte de terceros que se obtenga variará
dependiendo de la naturaleza de la emisión calificada y el emisor, los requisitos y prácticas en la jurisdicción en que se
ofrece y coloca la emisión y/o donde el emisor se encuentra, la disponibilidad y la naturaleza de la información pública
relevante, el acceso a representantes de la administración del emisor y sus asesores, la disponibilidad de verificaciones
preexistentes de terceros tales como los informes de auditoría, cartas de procedimientos acordadas, evaluaciones, informes
actuariales, informes técnicos, dictámenes legales y otros informes proporcionados por terceros, la disponibilidad de fuentes
de verificación independiente y competentes de terceros con respecto a la emisión en particular o en la jurisdicción del
emisor, y una variedad de otros factores. Los usuarios de calificaciones de Fitch deben entender que ni una investigación
mayor de hechos ni la verificación por terceros puede asegurar que toda la información en la que Fitch se basa en relación
con una calificación será exacta y completa. En última instancia, el emisor y sus asesores son responsables de la exactitud
de la información que proporcionan a Fitch y al mercado en los documentos de oferta y otros informes. Al emitir sus
calificaciones, Fitch debe confiar en la labor de los expertos, incluyendo los auditores independientes con respecto a los
estados financieros y abogados con respecto a los aspectos legales y fiscales. Además, las calificaciones son
intrínsecamente una visión hacia el futuro e incorporan las hipótesis y predicciones sobre acontecimientos futuros que por su
naturaleza no se pueden comprobar como hechos. Como resultado, a pesar de la comprobación de los hechos actuales, las
calificaciones pueden verse afectadas por eventos futuros o condiciones que no se previeron en el momento en que se
emitió o afirmo una calificación.
La información contenida en este informe se proporciona "tal cual" sin ninguna representación o garantía de ningún tipo. Una
calificación de Fitch es una opinión en cuanto a la calidad crediticia de una emisión. Esta opinión se basa en criterios
establecidos y metodologías que Fitch evalúa y actualiza en forma continua. Por lo tanto, las calificaciones son un producto
de trabajo colectivo de Fitch y ningún individuo, o grupo de individuos, es únicamente responsable por la calificación. La
calificación no incorpora el riesgo de pérdida debido a los riesgos que no sean relacionados a riesgo de crédito, a menos que
dichos riesgos sean mencionados específicamente. Fitch no está comprometido en la oferta o venta de ningún título. Todos
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en, pero no son individualmente responsables por, las opiniones vertidas en él. Los individuos son nombrados solo con el
propósito de ser contactos. Un informe con una calificación de Fitch no es un prospecto de emisión ni un substituto de la
información elaborada, verificada y presentada a los inversores por el emisor y sus agentes en relación con la venta de los
títulos. Las calificaciones pueden ser modificadas, suspendidas, o retiradas en cualquier momento por cualquier razón a sola
discreción de Fitch. Fitch no proporciona asesoramiento de inversión de cualquier tipo. Las calificaciones no son una
recomendación para comprar, vender o mantener cualquier título. Las calificaciones no hacen ningún comentario sobre la
adecuación del precio de mercado, la conveniencia de cualquier título para un inversor particular, o la naturaleza impositiva o
fiscal de los pagos efectuados en relación a los títulos. Fitch recibe honorarios por parte de los emisores, aseguradores,
garantes, otros agentes y originadores de títulos, por las calificaciones. Dichos honorarios generalmente varían desde
USD1.000 a USD750.000 (u otras monedas aplicables) por emisión. En algunos casos, Fitch calificará todas o algunas de
las emisiones de un emisor en particular, o emisiones aseguradas o garantizadas por un asegurador o garante en particular,
por una cuota anual. Se espera que dichos honorarios varíen entre USD10.000 y USD1.500.000 (u otras monedas
aplicables). La asignación, publicación o diseminación de una calificación de Fitch no constituye el consentimiento de Fitch a
usar su nombre como un experto en conexión con cualquier declaración de registro presentada bajo las leyes de mercado de
Estados Unidos, el “Financial Services and Markets Act of 2000” de Gran Bretaña, o las leyes de títulos y valores de
cualquier jurisdicción en particular. Debido a la relativa eficiencia de la publicación y distribución electrónica, los informes de
Fitch pueden estar disponibles hasta tres días antes para los suscriptores electrónicos que para otros suscriptores de
imprenta.
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