fortalecimiento administrativo y contable de la ong
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FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE LA ONG-FUNDACION RHEMAQUIADSCRITA AL BANCO DE ALIMENTOS DE LA ARQUIDIOCESIS DE BOGOTA Autoras Marivel Muñoz Valbuena Yamile Cristina Rojas Fuentes UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES BOGOTÁ, D.C. 18.03.2014 2 FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE LA ONG-FUNDACION RHEMAQUIADSCRITA AL BANCO DE ALIMENTOS DE LA ARQUIDIOCESIS DE BOGOTA Autoras Marivel Muñoz Valbuena Código: 11051331 Yamile Cristina Rojas Fuentes Código: 17062418 Trabajo de Grado para optar al título de Administrador de Empresas y Contador Público Director Trabajo de Grado Susana Avendaño UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Programas de Administración de Empresas y Contaduría Pública. BOGOTÁ, D.C. 18.03.2014 3 NOTA DE ACEPTACIÓN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------Firma del Jurado ----------------------------------------------------Firma del Jurado -----------------------------------------------------Firma Del Jurado BOGOTÁ D.C. 18 de Marzo de 2014 4 Dedico este trabajo de grado a Dios, a mi familia especialmente a mis hijos y a mi esposo quienes me apoyaron incondicionalmente. Marivel Muñoz Valbuena Dedico este trabajo de grado a Dios y a mi familia quienes me apoyaron incondicionalmente. Yamile Cristina Rojas Fuentes 5 AGRADECIMIENTOS A la docente Susana Avendaño por sus valiosos y profesionales aportes. A nuestras familias, por soportar nuestras ausencias, a nuestros jefes por permitirnos horarios flexibles. A la directora de la Fundación Rhemaqui Maria del Carmen Torres, por su compañía, apoyo y dedicación los fines de semana. Al Banco Arquidiocesano de alimentos por permitir involucrarnos en este tema social que es de gran responsabilidad. 6 Tabla de contenido AGRADECIMIENTOS ....................................................................................................... 5 RESUMEN ............................................................................................................................. 9 1. Tema .................................................................................................................... 11 1.1 Línea de investigación ............................................................................. 11 1.2 Sublínea de investigación ...................................................................... 11 1.3 Planteamiento del problema ................................................................ 11 1.4 Formulación del problema. ................................................................. 11 1.5 Justificación ................................................................................................. 12 1.6 Alcance ........................................................................................................... 12 1.7 Objetivos........................................................................................................ 13 1.7.1 General ........................................................................................................... 13 1.7.2 Específicos ................................................................................................... 13 2. Marco de Referencia ..................................................................................... 14 2.1 Marco conceptual .......................................................................................... 14 2.2 Marco contextual ............................................................................................ 16 Geo-Referenciación ................................................................................................................... 19 2.3 Marco Teórico .................................................................................................. 20 2.3.1 Enfoques de la Administración ..................................................................... 20 2.3.2 Enfoque Contable ............................................................................................... 26 2.4 Marco Legal.................................................................................................... 33 3. Metodología ...................................................................................................... 40 3.1 Tipo de Investigación ................................................................................... 40 3.2 Población y Muestra: .................................................................................... 40 3.2.1 Población: ..................................................................................................... 40 3.2.2 La Muestra: ................................................................................................... 41 3.3 Instrumentos Metodológicos .................................................................... 42 3.3.1 Observación ................................................................................................. 42 3.3.2 Entrevista ...................................................................................................... 42 7 4 Diagnóstico........................................................................................................... 45 4.1 Macrovariables Localidad de San Cristobal ............................................... 45 4.1.1 Biofísicas del Territorio. ................................................................................... 45 4.1.2 Socio-económicas ..................................................................................... 46 4.1.3 Político-Instituciones......................................................................................... 47 4.1.4 Simbólico-Culturales ......................................................................................... 49 5 5.1 6 6.1 Informe del diagnóstico ................................................................................. 56 Conclusiones del diagnóstico .................................................................. 56 Resultados e impacto alcanzado del proyecto ..................................... 57 ALCANCES DEL PROYECTO .................................................................... 60 6.2 Manual Instructivo de Contabilidad y Tributaria para Entidades sin ánimo de lucro. ............................................................................................................... 61 6.3 Desarrollo de Actividades .......................................................................... 74 6.3 Actividades pendientes ............................................................................... 81 CONCLUSIONES ............................................................................................................ 83 RECOMENDACIONES .................................................................................................. 84 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 85 7.1 ANEXO #1................................................................................................................... 87 7.2 ANEXO #2................................................................................................................... 87 7.3 ANEXO #3................................................................................................................... 91 8. ACTAS ................................................................................................................ 93 Acta 1 Visitas Proyecto Social ................................................................................ 93 Acta 2 Visitas Proyecto Social ................................................................................ 95 Acta 3 Visitas Proyecto Social ................................................................................ 97 Acta 5 Visitas Proyecto Social ..............................................................................100 Acta 6 Visitas Proyecto Social .............................................................................101 Acta 7 Visitas Proyecto Social ..............................................................................102 Acta 8 Visitas Proyecto Social ..............................................................................103 Acta 9 Visitas Proyecto Social ..............................................................................104 8 Lista de Gráficos Grafica 1. Localidad Rafael Uribe Uribe ............................................................ 20 Grafica 2. Vista Localidad Rafael Uribe Uribe................................................... 21 Grafica 3. Casa de la Juventud .......................................................................... 52 Grafica 4. Bogotá Creativa y Diversa ................................................................ 54 Grafica 5. Boy-scout Cristianos de Colombia .................................................. 63 Grafica 6. Comprobantes de ingreso y facturas.............................................. 64 Grafica 7. Instalaciones de la Fundación Rhemaqui ........................................ 65 Grafica 8. Accesorios de la Fundación Rhemaqui ........................................... 65 Grafica 9. Comprobantes donación................................................................... 66 Grafica 10. Solicitud Planes para niños ........................................................... 67 9 RESUMEN El trabajo de investigación busca realizar una mirada hacia la situación social, económica y moral por la que está pasando nuestra sociedad en la actualidad, en este caso la localidad de San Cristobal en donde se encuentra la Fundación Rhemaqui quien contribuye para que niños y niñas de escasos recursos económicos puedan mejorar su calidad de vida, se pretende realizar un diagnóstico contable y administrativo de los procesos que está llevando y de esta manera aportarle herramientas para que optimice sus recursos y sus presupuestos llevando por ende a un mejor cumplimiento y mejoramiento de los procesos. La Fundación Rhemaqui cuenta con un gran aliado benefactor que es el Banco Arquidiocesano de Alimentos quien juega un papel fundamental para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de esta fundación. 10 INTRODUCCIÓN Las fundaciones son organizaciones que trabajan en pro de un mejoramiento de la calidad de vida de una población especifica, teniendo en cuenta que nuestra sociedad día a día es más inestable en cuanto a situaciones económicas y culturales afectando el desarrollo de la comunidad; en este caso en la localidad de San Cristóbal, donde se encuentra la Fundación Rhemaqui quien es nuestro foco de estudio. En calidad de asesoras se realizó un diagnóstico con el ánimo de identificar, analizar las posibles soluciones de mejora en los procesos administrativos y contables establecidos. De esta manera optimizar los recursos, el tiempo y la disponibilidad de los integrantes de la Fundación y desarrollar la partición activa de los miembros de la Fundación. Pretendiendo crear conciencia, sentido de pertenencia y permanencia en el tiempo, logrando en un futuro cercano la integración de nuevos miembros y la prestación de nuevos servicios. La intervención como asesoras está dada en compartir los conocimientos y estrategias adquiridos en la academia en cuanto a los procesos administrativos se refiere y al cumplimiento y manejo de la normatividad contable vigente y uso adecuado de la información, a partir del estado actual de la Fundación al momento de nuestra llegada. 11 1. Tema Plan estratégico para la Fundación Remaquí, que le permita optimizar los procesos del área administrativa, contable y social. 1.1 Línea de investigación Proyecto Social 1.2 Sublínea de investigación Plan de Desarrollo Administrativo y Contable 1.3 Planteamiento del problema En la comunidad existen vacíos o problemáticas establecidos principalmente por la inexistencia de una información consolidada sobre este tema, y la disposición y entrega por parte de las personas. Esto trae consigo la necesidad de establecer procesos que permitan obtener un marco general sobre las líneas de aplicación y desarrollo. Existe en la actualidad el interés por hacer investigaciones y propuestas de trabajos sobre el funcionamiento, mejoras y crecimiento de las fundaciones sin ánimo de lucro; es por ello que se plantea un primer diagnóstico acerca de la Fundacion Rhemaqui el cual muestra la situación actual y unas posibles mejoras. 1.4 Formulación del problema. Fortalecimiento administrativo y contable de la ONG - Fundación RHEMAQUIadscrita al banco de alimentos de la Arquidiócesis de Bogotá Teniendo en cuenta estas situaciones problemáticas planteadas, la pregunta de investigación es: ¿Desde la percepción contable y administrativa como se puede contribuir con la labor social en la Fundación Rhemaqui? 12 1.5 Justificación En este trabajo se describe el área donde se estará adelantando el proyecto, teniendo en cuenta la importancia del sentido social y los conocimientos adquiridos en la universidad a nivel cognitivo y espiritual, nuestro fin es el sentido de concientización y apoyo con los niños de la Fundación y sus familias. Es de suma importancia reconocer que la primera infancia a nivel mundial está pasando por un abandono notable en cuanto a la educación, alimentación, desarrollo, salud, deportes, recreación, religión entre otros. Existen entidades sin ánimo de lucro que se preocupan por el bienestar y desarrollo de aquellos niños con grandes necesidades y muy desprotegidos. Una de estas organizaciones es la Fundación Rhemaquí ubicada en la localidad San Cristóbal de la ciudad de Bogotá donde su fin principal es apoyo alimenticio, cultural y espiritual. La asesoría contable y administrativa que se va realizar en la Fundación Rhemaqui permitirá fortalecer las falencias y debilidades que presentan estas áreas y darles solución, concediéndole un mayor apoyo y organización para seguir adelante con el objetivo y las metas fijadas, de igual forma se desarrollará un plan de actividades que tiene como fin el crecimiento y sustento del bienestar de la fundación y aporte al desarrollo motriz de los niños. 1.6 Alcance En este trabajo se describe el área donde se estará adelantando el proyecto, teniendo en cuenta el desarrollo sostenible y digno de los niños y familias que pertenecen a la Fundación Remaquí, dando conceptos y consejos profesionales y lógicos para el continuo desarrollo y fortalecimiento de la fundación. Desde el punto de vista contable, se debe optimizar el uso de los recursos, donaciones y manejo de alimentos; así como la reglamentación y correcta actualización de los libros contables y pago de impuestos. Desde el punto de vista administrativo, se desarrollará un papel de gran importancia en cuanto a la planeación, organización, dirección y control de cada uno de los proyectos o procesos que se llevan a cabo, estandarizando formatos y mejorando los procesos existentes en pro de un manejo más eficiente y eficaz a la hora de realizar o solicitar información que se requiera. 13 1.7 Objetivos 1.7.1 General Asesorar y contribuir con la Fundación Rhemaquí en el área administrativa, contable y social para el desarrollo, crecimiento y estabilidad de la misma; diagnosticando el estado actual de la Fundación y planteando soluciones a los requerimientos administrativos, contables y sociales, buscando priorizar las necesidades de los niños para su desarrollo. 1.7.2 Específicos Hacer un diagnóstico donde se describan las diferentes variables de estudio referente a la organización mediante las perspectivas socio-económicas, político-institucionales y simbólico-culturales de la localidad y en general de las familias de la fundación. Elaborar un estudio interno y externo de la organización, detectando cuáles son sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas “FODA”. Crear una mentalidad de emprendimiento y/o creación de empresas con los padres de familia pertenecientes a la Fundación mediante charlas y actividades de motivación. Esto con el fin de generar conciencia de los ingresos y egresos que como mínimo se deben manejar dentro de un hogar y así trasladarlos a la vida laboral. Brindar herramientas que permitan el fortalecimiento administrativo y contable, para la Fundación. 14 2. Marco de Referencia 2.1 Marco conceptual A continuación se expondrán los conceptos claves que serán utilizados en la solución del problema de la Fundación Rhemaquí: Amenazas: situaciones negativas que se pueden generar dentro o fuera de una organización y que dificultan el logro de los objetivos. (Cabezas, 2011, p. 11). Análisis Horizontal: se ocupa de los cambios en las cuentas individuales de un período a otro, por lo tanto, requiere de dos o más estados financieros de la misma clase, presentados para periodos diferentes. Es un análisis dinámico, porque se ocupa del cambio o movimiento de cada cuenta de uno a otro periodo. (Cabezas, 2011, p. 15). Análisis Vertical: Es una de las técnicas más sencillas dentro del análisis financiero, y relacionar cada una de sus partes con un total determinado, dentro del mismo estado, el cual se denomina cifra base. Es un análisis estático, pues estudia la situación financiera en un momento determinado, sin tener en cuenta los cambios ocurridos a través del tiempo. (Cabezas, 2011, p. 15). Balance General: Resumen de la situación financiera de la Fundación Rhemaquí a un determinado periodo. El Balance consta de Activo, Pasivo y Patrimonio. (Cabezas, 2011, p. 17). Debilidades: Son todos aquellos elementos, recursos, actividades que la Fundación Rhemaquí posee y que constituyen barreras para lograr el éxito en la organización, lo que la hace potencialmente vulnerable. (ICONTEC, 2008, p 65) Diagnóstico: Consiste en analizar la Fundación Rhemaquí; amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades. Lo anterior con el fin de establecer la situación de la Fundación Rhemaquí. (ICONTEC, 2008, p 67) Estados de Resultados: Muestra los resultados de las operaciones de un determinado periodo (utilidad – pérdida). (Cabezas, 2011, p. 18). 15 Estados Financieros: Son informes a una fecha determinada que permiten la toma de decisiones para el desarrollo de la corporación. (Cabezas, 2011, p. 18). Estrategias: Acciones que se toman para lograr una ventaja competitiva, fundamentadas en recursos, habilidades que posee la Fundación Rhemaquí para aumentar su capacidad y así llegar hasta la consecución de los objetivos esperados. (ICONTEC, 2008, p 115) Estructura Organizacional: Es el puesto que ocupa cada uno de los miembros de la organización dentro de la misma de acuerdo a su jerarquía. (ICONTEC, 2008, p 52) Fortalezas: Recursos y habilidades que ha adquirido la Fundación Rhemaquí y que la diferencian de la competencia haciéndola más consistente. (ICONTEC, 2008, p 65) Indicadores de Endeudamiento: Los indicadores de endeudamiento tienen por objeto medir en qué grado y de qué forma participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa. De la misma manera se trata de establecer el riesgo que corren tales acreedores, el riesgo de los dueños y la conveniencia o inconveniencia de un determinado nivel de endeudamiento para la empresa. (Universidad De La Salle, Facultad De Ciencias Administrativas Y Contables) (Cabezas, 2011, p. 20). Indicadores de Razón Circulante o de Capital de Trabajo: Es la capacidad de pago o solvencia con la que cuenta la Fundación, de igual manera se refleja su Capital De Trabajo. (Cabezas, 2011, p. 21). Misión: Es la formulación explícita de lo que quiere la Fundación y lo que va hacer para lograr los objetivos propuestos, es la razón de ser de una organización ya que involucra al cliente como parte fundamental del mismo. (ICONTEC, 2008, p 72) Oportunidades: Es el correcto aprovechamiento de los eventos que se producen en el entorno buscando sus beneficios para contribuir al desarrollo de nuevas ideas que fortalezcan la Fundación (ICONTEC, 2008, p 65) Planeación Estratégica: Es el proceso que realiza una empresa en el cual se define las estrategias a alcanzar y cuánto tiempo tiene para llevaras a cabo, a 16 través del análisis de sus fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades. (ICONTEC, 2008, p 79) Proceso Administrativo: Conjunto de etapas (planeación, organización, dirección y control) que integran la administración, y que se interrelacionan entre sí para llevar a cabo una actividad. (ICONTEC, 2008, p 81 Visión: Es el planteamiento que hace la Fundación el cual se proyecta de acuerdo a como se quiere ver en tres o cinco años. Esta visión debe ser motivante para lograr un alto grado de pertenencia por parte de los colaboradores de la Fundación (ICONTEC, 2008, p 64) 2.2 Marco contextual La Fundación Remaquí, nace de la buena voluntad de un grupo de personas que anhelan asociar esfuerzos para contribuir al cambio de la calidad de vida en un sector comunitario de la Localidad cuarta (San Cristóbal). El trabajo está dirigido a niños(as) y madres cabeza de familia de escasos recursos económicos, que no alcanzan a cubrir sus necesidades básicas primarias. La Fundación inicia sus labores en el mes de marzo del año 2004, apoyada por donaciones hechas por particulares con gran sentido social y humanitario. Las donaciones son entregadas a la comunidad a un costo simbólico, siendo éste el único recurso económico, hasta el momento, para ofrecer un refrigerio a un grupo de 70 niños(as) entre 5-12 años de edad. Las donaciones consisten en ropa nueva o ligeramente usada, zapatos, juguetes, útiles de estudio, productos de aseo, electrodomésticos, loza, manualidades, etc. Los niños(as) son atendidos en la jornada contraria a sus labores escolares, reciben refuerzo académico, orientación en tareas, deportes, orientación psicológica, valores éticos, morales-espirituales, desarrollo de habilidades, etc. La Fundación Remaquí fue constituida el 06 de Abril de 2004 ante la Cámara de Comercio de Bogotá como entidad sin ánimo de lucro, cuenta con Certificado de Existencia y Representación Legal, bajo el Nit. 830.138.555-0 y número de matrícula S0022270 del 26-03-2004. El centro de operaciones está ubicado en la Calle 71 A sur No. 12 Este 74 Barrio Juan Rey. El Objetivo General de la Fundación proyecta brindar atención integral a los niños(as) y sus familias, de escasos recursos económicos ubicadas en 17 jurisdicción de la fundación, propiciando el cambio en su calidad de vida a través de la ejecución de programas a nivel cognitivo, espiritual, físico, socio-emocional y económico. La fundación esta soportada baja la siguiente Misión y Visión: MISION: La Fundación Remaquí (Revelación de Su Palabra en este lugar): Tiene como propósito desarrollar un ministerio de servicio social evangélico cristiano en la población infantil y sus familiares de bajos recursos económicos, brindándoles acompañamiento y seguimiento a través de programas que den respuesta a sus necesidades, garantizándoles un desarrollo integral, facilitando a los niños y niñas, obtener el máximo potencial en sus vidas, para que puedan lograr cambios en su entorno familiar, social y eclesial. VISION: La Fundación Remaquí (Revelación de Su Palabra en este lugar): entidad cristiana privada, sin ánimo de lucro, se consolida a través de la fundamentación de las Sagradas Escrituras, la proclamación del santo evangelio de nuestro Señor Jesucristo el hijo de Dios, desarrollando un Ministerio de servicio y formación cristiana, cuyos valores o principios estén basados en el amor al prójimo, respeto por sí mismo, cuidado en su bienestar, el de su familia, iglesia y sociedad. Nuestro esfuerzo propende por el bienestar de los niños(as) más pobres y necesitados, en proporcional protección y bienestar integral en lo físico, socioemocional, económico y espiritual, conduciéndolos a una plena realización como seres humanos. Los miembros fundadores de la institución Remaquí son personas, ante todo, temerosas de Dios, comprometidas con la obra de Jesucristo y llenos del Espíritu Santo. En virtud de ello, son personas sensibles ante la necesidad humana, especialmente de la infantil. Ellos son: LIRA ISABEL FERNANDEZ: Asistente fiel de la Iglesia Luterana "La Vid Verdadera", es la persona que generosamente ofreció en arriendo la casa en Juan Rey con un año de gracia. En la junta, ocupa el cargo de vocal ERICK VERA BAUTISTA: Miembro activo de la Iglesia Presbiteriana "La Trinidad", músico y líder de alabanza en la misma y líder de jóvenes a nivel regional. En la junta, ocupa el cargo de vicepresidente, además de ser el webmaster. 18 IDALI FERNANDEZ: Miembro activo de la Iglesia Presbiteriana "Shalom", maestra de escuela dominical de niños, líder de damas. ELVIO CUERO: Ministro Presbiteriano y pastor de la Iglesia Presbiteriana "Shalom". ALEJANDRO ACOSTA: Miembro activo de la Iglesia Presbiteriana "Santa Luz", hace parte del Concejo de Ancianos y es estudiante del seminario teológico Koreano. Aun cuando no es originalmente fundador, ha estado acompañando y asesorando a la fundación desde sus inicios. Es el Revisor Fiscal y Contador. GRACIELA BAUTISTA DE VERA: Larga trayectoria y trabajo dentro y fuera de la iglesia Presbiteriana, dedicada por completo a la fundación. Es la presidente y representante legal de la fundación. En cuanto a las macro variables, la Fundación Rhemaqui, presta su servicio y asistencia en una casa de tres pisos donde en el primer piso queda una tienda, los estantes donde se almacenan los alimentos no perecederos entregados semanalmente por al Banco Arquidiocesano de Alimentos y una sala de reunión de los niños pertenecientes al proyecto Boyscout. En el segundo piso se encuentra el salón de clases, la cocina y el baño; el tercer piso se encuentra desocupado ya que es una terraza descubierta donde la seguridad de los niños puede ponerse en peligro si llegan a subir sin supervisión de un adulto. A finales del mes de Noviembre se estaba terminando la construcción para techar y pañetar este piso. La Fundación cuenta con todos los servicios públicos para el cumplimiento de las metas proyectadas por la representante legal, la directora y demás funcionarios de la fundación. Los niños que se encuentran vinculados a la Fundación son niños que viven con sus familias y que como requisito principal deben estar estudiando. La falta de recursos económicos en estas familias es muy marcada, es por ello que en la fundación aparte de brindarles un refuerzo religioso, moral y educativo se les brida un refrigerio u onces que en muchos de los casos es su único alimento diario, pues algunas familias tienen alrededor de 4 y 6 hijos; esto dificulta aún más una buena alimentación. El sustento de la Fundación, se basa en las donaciones que la comunidad realiza ya sea en dinero (por medio de una consignación en la cuenta de ahorros de la organización) o en especie, (donaciones de ropa, artículos de hogar, productos de aseo, etc.) Dado que las donaciones en especie, serán utilizadas 19 finalmente por lo niños, se tiene especial cuidado al momento de su recepción, verificando su adecuado estado para su uso final, el resto serán para la venta en la tienda que la fundación maneja como estrategia alterna de ingresos en dinero. La Fundación para el año 2012 tiene a su cargo 65 niños con edades entre los 5 y 12 años. Son 35 niñas y 30 niños de los cuales uno de ellos sufre de una discapacidad físico-mental, que al momento no es tratada de manera profesional. Geo-Referenciación Grafica 1. Localidad San Cristóbal Fuente: Localidad de San Cristóbal. Secretaría Distrital de Gobierno http://www.sancristobal.gov.co 20 Grafica 2. Vista Localidad San Cristóbal Fuente. Fuente: Localidad de San Cristóbal. http://www.sancristobal.gov.co 2.3 Secretaría Distrital de Gobierno Marco Teórico 2.3.1 Enfoques de la Administración Los sistemas administrativos son de vital importancia para cualquier tipo de empresa, independientemente cual sea la actividad económica de estas, si no tenemos un sistema muy organizado, y muy claro para poder mejorar cada día el servicio hacia nuestros clientes no podrá ser una empresa exitosa por lo que para la Fundación objeto del presente trabajo nos centraremos en dos principales enfoques a saber: Área Administrativa (Estrategia organizacional): El área Administrativa vista como Estrategia Organizacional, responde a un principio utilizado en las empresas para tener una ventaja entre sus competidores, ya que las empresas elaboran un plan estratégico como: valores, visión, objetivos y metas, para aplicarlos en las actividades a la que se dirige su empresa, de esta 21 manera disminuyen costos, aumentan productividad, se aumenta participación de los empleados, y se tiene un liderazgo en la empresa. la Este enfoque es aplicado por cada empresa de manera diferente ya que cada empresa es la encargada de seleccionar el tipo de competencia que se crea conveniente para alcanzar sus objetivos, por lo cual ninguna empresa tiene el mismo tipo de competencia en un mercado. La empresa antes de seleccionar el tipo de competencia debe de tener en cuenta, recursos, y capacidades que la empresa tiene, para que no haya problemas para que se cumplan las metas, y se logren los objetivos de la empresa. Desde otro enfoque, la estrategia organizacional es la creación, implementación y evaluación de las decisiones dentro de una organización, en base a la cual se alcanzarán los objetivos a largo plazo. Además, especifica la misión, la visión y los objetivos de la empresa, y con frecuencia desarrolla políticas y planes de acción relacionados a los proyectos y programas creados para lograr esos objetivos. También asigna los recursos para implementarlos, o la forma de consecución de los mismos. Por lo tanto La estrategia organizacional está relacionada con los estudios de la organización, es un campo académico que analiza las organizaciones y lo que las hace triunfar o fracasar. Se encarga de la dirección general de una empresa. Formula una estrategia que combina los siguientes 3 procesos principales. El primer proceso es llevar a cabo un análisis de la situación de la empresa, interna y externa, micro y macroambiental. Esto significa analizar lo que sucede con sus competidores y con cada parte interna de la empresa en sí. El segundo proceso consiste en la fijación de objetivos, tanto a corto como a largo plazo. Esto significa crear una visión y misión. El proceso final es el desarrollo de un plan estratégico que proporcione detalles sobre cómo se lograrán los objetivos propuestos para la empresa. La Estrategia Organizacional vista como plan, es un curso de acción consciente y determinado, una guía para abordar una situación específica. Para el caso de la Fundación su organización y enrutamiento, de tal suerte que se convierte en una pauta de acción, una maniobra para mejorar en el mercado. Como no basta con definir la estrategia como plan, se necesita definir una estrategia como patrón abarcando el comportamiento que se quiere producir., buscando el objetivo que hemos tazado. 22 El pensamiento de Henry Mintzberg define al término estrategia como el patrón de una serie de acciones que ocurren en el tiempo. Este modelo enfatiza la acción en donde la empresa tendría una estrategia aun cuando no tuviera planes definidos, incluso aunque nadie en la empresa dedique tiempo a establecer objetivos formales. Lo único que se requiere es un patrón de una serie de actos de la organización. Dichos actos deben ser congruentes; la congruencia puede ser resultado de la planificación formal o la definición de metas, o no serlo. Este pensamiento se basa en el concepto sobre el contraste entre el análisis (intenciones estratégicas) y la acción (estrategia realizada). El primero es típico del enfoque de la estrategia estándar, mientras que el segundo refiere a las medidas que ha tomado la empresa. Cuando una organización puede integrar intenciones y avanzar hacia su realización estará ante el concepto denominado estrategia deliberada. Cuando la empresa actúa en forma consistente, con actos que no son parte de sus intenciones formales tendrá un modelo de estrategia emergente. Puede ser que en el futuro la empresa adopte esta estrategia como formal, pero en el momento que se presentan no son conscientes ni deliberadas. Una estrategia exclusivamente deliberada impide el aprendizaje una vez que ha sido formulada; la estrategia emergente lo promueve y lo estimula. Las estrategias pueden formarse, así como pueden ser formuladas. Una estrategia concebida puede surgir en respuesta a una situación cambiante o puede ser generada de forma deliberada, mediante un proceso de formulación con la consiguiente implantación. No obstante, cuando estas intenciones planeadas no producen las acciones deseadas, a las organizaciones se les deja con estrategias que no cristalizan o que de algún modo no se realizan. Cuando una estrategia no se realiza con el reclamo de que ha fallado la implementación, la responsabilidad cae sobre el estratega quien no ha sido lo suficientemente inteligente. “El pensamiento es independiente de y anterior a la acción”. Ninguna organización sabe lo suficiente como para resolver todo con anticipación y nadie puede ser lo bastante flexible como para dejar todo al azar, como para renunciar al control. Por tal motivo, el modelo requiere control y precisa de capacidad de respuesta con el material que dispone. Por lo tanto, la estrategia deliberada y la emergente forman los puntos límites de un continuo a lo largo del cual se pueden encontrar las estrategias que se modelan en el mundo real. “Todo desarrollo de estrategia avanza sobre dos instancias, una deliberada, la otra emergente” 23 Otro pensador, Peter Drucker, establece que toda organización actúa de acuerdo con una teoría de los negocios. La estrategia convierte esta teoría de los negocios en desempeño. Su finalidad es posibilitar que una organización alcance sus resultados deseados en un medio ambiente impredecible. Puesto que la estrategia permite que una organización sea deliberablemente oportunista. La estrategia también es la prueba de la teoría de los negocios. Su fracaso en producir los resultados esperados es por lo común la primera indicación seria de que es necesario volver a reflexionar profundamente sobre esa teoría. Y los éxitos inesperados también son a menudo los primeros indicadores de que hay que repensarla. En efecto, sólo puede decidirse qué es una “oportunidad” si existe una estrategia. De lo contrario, no hay forma de decir qué es lo que hace que la organización avance genuinamente hacia sus resultados deseados, y qué es desvío y fragmentación de recursos. ¿Pero en qué puede basarse la estrategia en un período de rápido cambio y total incertidumbre, como el que enfrenta el mundo en el Siglo XXI ¿ Hay algún supuesto sobre el cual fundar las estrategias de una organización y especialmente de una empresa? ¿Hay alguna certidumbre? Peter Drucker menciona cinco fenómenos que pueden considerarse certidumbres. Sin embargo, son diferentes de todo lo que consideran las estrategias actuales. Sobre todo, no son esencialmente económicos. Son primordialmente sociales y políticos. Estas cinco realidades son: • El derrumbe del índice de natalidad en el mundo desarrollado La declinación de la población en los países desarrollados y ricos está acompañada por un crecimiento demográfico en la mayoría de los países vecinos y pobres del Tercer Mundo. Las presiones inmigratorias no se podrán impedir en donde causarán grandes problemas especialmente aquellas inmigraciones en culturas y religiones muy diferentes. • Cambios en la distribución de los ingresos de bolsillo Los cambios en las proporciones del ingreso de bolsillo son tan importantes como los cambios de población, y por lo general se les presta aún menos atención. Este tema tiene alta probabilidad de ser tan dramáticos como los cambios demográficos durante las primeras décadas del siglo XXI. 24 • La definición del desempeño El promedio de vida de las empresas, al menos como una organización exitosa, nunca fue en el pasado de más de treinta años. Por ende, habrá que aprender a desarrollar nuevos conceptos sobre el significado de “desempeño” en una empresa y también habrá que desarrollar nuevas mediciones por lo que todas las instituciones deberán pensar qué significa desempeño. En el pasado, esto era evidente y simple pero ya no lo es. Por todo lo comentado, la estrategia tendrá que basarse cada vez más en nuevas definiciones de este concepto. • La competitividad global Todas las instituciones tienen que hacer de la competitividad global una meta estratégica. Ninguna institución, ya sea una empresa, una universidad o un hospital, puede tener la esperanza de sobrevivir, y ni hablar de ser exitosa, a menos que esté a la altura de las pautas fijadas por los líderes en su campo, en cualquier lugar del mundo. El modelo de desarrollo económico del siglo XX ya no funciona. Pese a su enorme excedente de jóvenes sólo aptos para un trabajo manual no calificado, de ahora en adelante los países emergentes tendrán que basar su crecimiento o bien en el liderazgo tecnológico o bien en una productividad igual a la de los líderes mundiales en una determinada industria. • La incongruencia creciente entre globalización económica y fragmentación política La estrategia tiene que basarse en el supuesto de que las monedas seguirán siendo volátiles e inestables. Una implicación de esto es que toda administración deberá aprender lo que hasta ahora pocas son capaces de hacer: administrar su riesgo cambiario. Si las organizaciones no consideran estas nuevas realidades, no tendrán una estrategia y no estarán preparadas para los desafíos que los próximos años, si no las próximas décadas, seguramente plantearán. Y si estos desafíos no se enfrentan con buenos resultados, ninguna empresa tendrá esperanzas de éxito y menos aún de prosperidad en un período de turbulencia, cambio estructural y transformación económica, social, política y tecnológica. Estrategia desde el punto de vista del retorno de la inversión Michael Porter establece que, para tener una buena estrategia, el punto de partida es tener una meta correcta, que no es otra cosa que un retorno excelente sobre la 25 inversión en el largo plazo. Lo cierto es que muchas empresas de todo el mundo realmente no logran internalizar ese objetivo central de la compañía. Por lo general, se contentan con objetivos de corto plazo, más fáciles de conseguir pero que no les permiten ver más allá del mañana. El siguiente punto que se debe tener en cuenta para lograr una buena estrategia es analizar cuál es el negocio en la industria en la que opera la compañía, y luego tratar de determinar cuál es la posición de la empresa dentro de ese cuadro. El desempeño de cualquier empresa está motivado por la rentabilidad derivada del negocio y por la rentabilidad originada por la posición que la compañía ocupa en el ámbito de su competencia principal. Es muy importante separar esos dos conceptos y no confundirlos. Porque la lógica económica de entender las industrias es muy diferente de la lógica de entender cuál es la posición de la empresa. Si esos dos aspectos se mezclan a la hora del análisis estratégico, la elección será ineludiblemente errónea. Para evaluar la estrategia es necesario dividir la propia empresa en dos partes. En primer lugar, hay que entender el sector a la que pertenece, y después la posición que ocupa dentro de la industria. De otro modo, nunca se llegará a comprender como competir, ni a identificar la mejor manera de hacerlo. Si la estrategia no contempla los motivos que llevan a la rentabilidad o a la falta de rentabilidad a una industria, es imposible tomar algún tipo de acción, ni pensar en el cambio. En consecuencia, la función es tratar de influir sobre la estructura de la industria en la cual compite, y no sólo aceptar las reglas que impone o la configuración que adopta. La estrategia es una forma de fijar límites. Es decidir que uno no va a ofrecer todo a todos, sino que va a buscar y encontrar, o inventar una propuesta diferente, especial. El hecho de fijar límites no es condicionar el crecimiento, todo lo contrario. El fijar límites acelera el crecimiento. Las empresas que realmente tienen éxito son aquellas que fijan claros límites, sin olvidar luego dominar su “territorio” tanto en el país de origen como en el plano internacional. Peter F. Drucker (1999). Los desafíos de la administración en el Siglo XXI.(pp 137,140) Sudamericana. 26 2.3.2 Enfoque Contable La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Los gerenciales (dueños) a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticas. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos, y gastos. El objetivo de la contabilidad es proporcionar información a los dueños y accionistas de un negocio sobre el manejo de gasto e ingreso. Un objetivo se puede dividir entre administrativo y financiero. La contabilidad de un negocio se puede llevar de manera manual y computarizada. La contabilidad es uno de los principales sistemas de información que reflejan el fruto de la toma de decisiones de los administradores, así como un excelente banco de datos para producir el futuro de las empresas. La información es una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactaran en la salud financiera de la organización. En el mundo en que vivimos hoy en día exige de quienes dirigen las organizaciones los conocimientos sobre todo el manejo eficiente de información que le permiten una correcta toma de decisiones, para asegurar la permanencia de las empresas a largo plazo. Es acá donde aparece la Contabilidad, palabra que proviene del verbo latino “coputare”, el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad, o sea sacar cuentas, como en el sentido de relatar, o hacer historia. La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados. Una empresa que adolece de esta información camina con los ojos vendados. La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones. La contabilidad aparece en la historia de los 27 pueblos como resultado de la expansión comercial, su estancamiento durante siglos se debe al lento progreso de los pueblos, 10,000 años (ac). Para los europeos, especialmente para los italianos y los españoles, no hay duda de que la contabilidad es una ciencia y así la definen y sustentan con muy valederas y poderosas razones. La contabilidad es una técnica importante para la elaboración y prestación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de servicios públicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones. Los sistemas contables comunican información económica, es una forma de saber en que estado se encuentra la empresa. Las matemáticas, la tecnología y otras son herramientas. La matemática le proporciona el número y el cálculo y nada recibe en retribución. La tecnología le brinda los medios técnicos de que dispone y la contabilidad los usa en su beneficio. La biología ofrece todas las observaciones fundadas en la naturaleza y en la vida de todos los seres y en base a estos hechos la contabilidad puede establecer razones de continuidad en los hechos económicos y sociales que le proporcionan el encuadre de cada ente en el contexto social y económico en el que cabe actuar. Proporcionar información a dueños, accionistas, bancos, y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, y las cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por ente privado o público. Para ello deberá realizar: a) Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. b) Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. c) Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada. Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero. Administrativo, ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. Por esto anteriormente hablábamos de la estrategia administrativa. 28 Para que los recursos de las entidades puedan ser administrados en forma eficaz, es necesario que sus operaciones sean controladas plenamente, requiriéndose establecer antes el proceso contable y cumplir con sus fases de sistematización, valuación, y registro. El informar a través de los estados financieros los afectos de las operaciones practicadas, independientemente de que modifiquen o no al patrimonio de las entidades, representa para sus directivos y propietarios: a) Conocer cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos, deudas, patrimonio, productos, y gastos. b) Observar y evaluar el comportamiento de la entidad. c) Comparar los resultados obtenidos permite analizar e interpretar el comportamiento y desarrollo de las cooperativas. e) Contabilidad Hotelera, se relaciona con el campo Turístico por lo que registra y controla todas las operaciones de estos establecimientos. f) Contabilidad de Servicios, son todas aquellas que presentan servicio como transporte, salud, educación, profesionales, etc. g) Contabilidad Oficial, registra, clasifica, controla, analiza e interpreta todas las operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica, y financiera. Con la economía, las relaciones son tan estrechas, que no se puede suponer la una sin la otra, se complementan. La economía estudia la riqueza de un país o de una organización cualquiera, y la contabilidad la registra y da cuenta de ella. Podemos afirmar que la contabilidad se vale de los métodos estadísticos para alcanzar mejor sus objetivos y a su vez, la estadística se nutre de los datos que aporta la contabilidad. Con la ingeniería, determina y controla los costos. Ayuda a evaluar la factibilidad financiera de los proyectos. La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz, ya que por medio de la creación del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores propias de los contadores. Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce 29 mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano; El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. Mediante la contabilidad computarizada el aporte de contador es prácticamente intelectual. El contador nada más deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto. La Contabilidad Financiera, es un sistema de información que clasifica, acumula, controla, y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos, y productos y con ellos facilitar la toma de decisiones, la planeación, y selección de alternativas ante una situación dada. La Contabilidad Administrativa, es la manera más directa a una información preparada y presentada para ser utilizada por las personas que internamente en la entidad, día a día, deben tomar decisiones respecto a la administración de ésta (directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.). Esta contabilidad la llevan todas las empresas. En conclusión toda empresa debe proponerse en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan. En la historia de los pueblos la contabilidad aparece como resultado de la expansión comercial, ya que en los tiempos la primera civilización se llevaba registros y operaciones financieras de empresas privadas y públicas en tablillas de barro. En el presente siglo se llevaban las organizaciones académicas que evalúan la situación, desde ahí surgieron los primeros principios de la contabilidad. La contabilidad nos permite conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, las rentas, cobros, pagos; de manera que podamos conocer la capacidad financiera de la empresa. 30 El primordial objetivo de la contabilidad es suministrar información razonada, en base en registros técnicos, de operaciones realizadas por un ente privado o público y por está información cumplir con el objetivo administrativo y financiero. Entre las diversas funciones de la contabilidad la principal es suministras información razonada de las operaciones. En el mundo en que vivimos hoy en día exige de quienes dirigen las organizaciones los conocimientos o el uso de tecnología, pero sobre todo el manejo eficiente de información que le permiten una correcta toma de decisiones, para asegurar la permanencia de las empresas a largo plazo. Como hemos visto ya conocemos y hemos aprendido un poco más de esta rama, ya que es muy extensa. Debemos tener en cuenta que para muchas personas la contabilidad no es vista más que una obligación legal, algo que debe llevarse porque no hay más remedio, ignorando lo importante y lo útil que puede llegar a ser. La contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente de una empresa, sino el futuro, lo que viene a ser lo más interesante. La contabilidad permite tener un conocimiento y control absoluto de la empresa. Permite tomar decisiones con precisión. Permite conocer de antemano lo que puede suceder. Todo está plasmado en la contabilidad. La contabilidad es mucho más que unos libros y estados financieros que se tienen para presentárselos a las diferentes autoridades administrativas que lo pueden solicitar. Para el pequeño empresario, la contabilidad no es más que un gasto que tratan de evitar por todos los medios. Hasta pretenden llevarla ellos mismos. Pero ignoran la herramienta que les permitirá administrar correctamente su efectivo, sus inventarios, sus cuentas por cobrar y por pagar, sus pasivos, sus costos y gastos y hasta sus ingresos. Tener el conocimiento global la empresa, y de cómo funciona, permite el empresario tomar mejores decisiones, anticiparse a situaciones difíciles, o poder prever grandes oportunidades que de otra manera no puede avizorar, y por consiguiente no podrá aprovechar. 31 La contabilidad, es sin duda la mejor herramienta que se puede tener para conocer a fondo su empresa; no darle importancia es simplemente tirar a la basura posibilidades de mejoramiento o hasta la posibilidad de detectar falencias que luego resulta demasiado tarde detectarlas. IMPORTANCIA DE LAS FUNDACIONES EN COLOMBIA El rol que cumplen las fundaciones empresariales en Colombia (ESAL) crece cada vez más, al ser organizaciones que influyen en la generación de modelos de desarrollo, en políticas públicas o como parte de la estrategia de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) y de Inversión Social Privada (ISP) de las empresas. Las fundaciones empresariales son organizaciones especiales sobre todo si tenemos en cuenta el lugar intermedio que ocupan entre el mundo empresarial y el mundo social. ¿Cuál es el papel que cumplen las fundaciones empresariales para la sociedad y las empresas? Las fundaciones empresariales cumplen un doble rol, uno enfocado al desarrollo o transformación de una situación que es sensible para la sociedad, como fundaciones, son de beneficio público, sin ánimo de lucro. Y otro orientado hacia las empresas fundadoras o patrocinadoras. Si bien las fundaciones son organizaciones independientes a las empresas responden, en algunos casos a sus intereses y orientaciones. Por ejemplo, es común encontrar representantes de las empresas en los órganos de gobierno de las fundaciones, a su vez, las empresas se instituyen como una fuente importante de recursos para las fundaciones; en algunas ocasiones estas organizaciones operan en las zonas de influencia de la empresa. Inclusive existen casos donde las fundaciones han actuado como mediadores entre las comunidades y las empresas fundadoraspatrocinadoras. Las fundaciones empresariales buscan retornos sociales de su inversión y retornos para la empresa que las crea, sean reputacionales o de otro orden. ¿Cómo se ve el panorama de las fundaciones empresariales en Colombia? El panorama de las fundaciones empresariales en Colombia es positivo, son organizaciones en constante crecimiento y evolución. Considero que la RSE ha contribuido a dinamizarlas, al ampliar en algunos casos el abanico de actores beneficiarios de sus acciones, al encontrar que las fundaciones están en la capacidad de prestar servicios específicos a la empresa. Como diría Fernando 32 Rossetti, en las fundaciones, generalmente habita la inteligencia social de las empresas. ¿Cómo las fundaciones empresariales pueden contribuir a la RSE? Las fundaciones creadas a partir de la década del 90, generalmente fueron constituidas para ser parte de la estrategia de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) de las empresas. En este orden de ideas, las fundaciones se convierten en una de las estrategias utilizadas por las empresas para canalizar los recursos y esfuerzos orientados a la sociedad, a la generación de valor compartido. ¿Las fundaciones empresariales deben ser parte de la estrategia de RSE de una organización? Hay algo muy interesante en estas organizaciones, y es que no es posible realizar generalizaciones, muchas fundaciones lideran la estrategia de RSE, otras se encargan de uno o más componentes de la estrategia, existen casos donde no está muy claro el rol de la fundación. Como te comenté, las fundaciones pueden o no ser parte de la estrategia, pero la RSE si se convierte en un factor que ha estimulado su creación por un lado, por otro ha replanteado su rol y el valor de sus acciones hacia las empresas y las poblaciones beneficiarias. ¿Cuáles son las cinco razones por las que debe crearse una Fundación Empresarial? 1. Las Fundaciones Empresariales son organizaciones donde se concentran y canalizan los esfuerzos de inversión social privada. 2. Las Fundaciones Empresariales generalmente concentran perfiles especializados para la acción social, ahora, como lo señaló Ana Lucía Paz, una de nuestras panelistas en el evento de socialización de resultados, es importante generar puentes más sólidos de comunicación entre la empresa y la fundación. 3. La Fundación Empresarial usualmente responde a las inquietudes sociales o vocación de ayuda de las empresas. 4. Las Fundaciones Empresariales son un espacio alternativo de la empresa en el cual se exponen inquietudes sobre el desarrollo, la equidad la construcción de país. 5. A través de las fundaciones, en ocasiones, hay más claridad para las poblaciones beneficiarias de quien está dando un beneficio. 33 ¿Cuáles son las sugerencias a las fundaciones empresariales en términos de visibilidad y comunicación? Si el interés de las fundaciones es generar modelos de intervención y replicarlos, deben estar más consientes de la importancia de sistematizarlos. Las fundaciones deben ser más transparentes, sus informes deben reflejar la realidad de su gestión. Es muy importante que las fundaciones piensen y midan sus impactos en las comunidades donde operan, la pertinencia de sus programas. Como diría una de las Directoras de una de las fundaciones entrevistadas durante el trabajo de campo, “si bien es importante compartir buenas prácticas, no está de más conocer dónde nos equivocamos y por qué”. Adriana Vargas, periodista Gestratégica. Twitter: @AdriVargasR, marzo 20 de 2012 Bogotá, Colombia 2.4 Marco Legal ¿Porque es una Fundación? Fundación: Sociedad u organización cuyos miembros se dedican a hacer obras sociales, culturales o humanitarias sin finalidad lucrativa. Patronato. Corporación: Conjunto de personas que pertenecen a un mismo cuerpo o institución y se dedican a un fin común. Entre las entidades sin ánimo de lucro existentes, están las fundaciones y las corporaciones, y en ocasiones se tienen a confundir una con la otra. Una corporación es muy diferente a una fundación, tanto por su conformación como por los objetivos y fines perseguidos. (Gerencie, 2008). A la hora de crear una entidad de este tipo, es preciso tener claridad respecto a cuál figura jurídico utilizar según sea el propósito que ha llevado a crear este tipo de entidades. El Consejo de estado, en sentencia de 21 de agosto de 1940 se ha encargado de definir de una forma muy puntual la diferencia existente entre las fundaciones y las corporaciones: 34 La fundación se distingue de la corporación en que es un establecimiento que persigue un fin especial de beneficencia o de educación pública, para lo cual se destinan bienes determinados. En la fundación no hay personas asociadas sino un conjunto de bienes dotados de personería jurídica. (Gerencie, 2008). “La corporación está formada por una reunión de individuos y tiene por objeto el bienestar de los asociados, sea físico, intelectual y moral. No persigue fines de lucro. En suma, en la corporación hay asociación de personas, en la fundación predestinación de bienes a fines sociales”. Es claro que la corporación está conformada por un grupo de personas que buscan el bienestar de ellos mismos, es decir, de los miembros de la corporación. (Gerencie, 2008). En cambio, la fundación no está conformada por un grupo de personas, sino por un conjunto de bienes aportados por empresa o personas, cuyo objetivo es propender el bienestar o beneficio de personas diferentes a las pertenecientes a la fundación, es decir, su objetivo es beneficiar a terceras personas. Una corporación podría ser por ejemplo, un club de amas de casa de un barrio que tiene como objetivo conseguir recursos educativos, o de otra índole para ellas o para su familia. Una fundación, puede ser un conjunto de bienes y recursos aportados por los comerciantes del mismo barrio, cuyo objetivo no es beneficiar a los comerciantes, sino a las personas de la tercera edad, por ejemplo. (Gerencie, 2008). Vemos que mientras la corporación propende por el beneficio propio de sus miembros, la fundación propende por el beneficio de personas ajenas, externas a la fundación. Por último, resulta pertinente aclarar que las fundaciones y corporaciones están reguladas por el código civil, artículos 633 a 652. (Gerencie, 2008). Principales características de una Fundación: Basta la voluntad de una sola persona “fundador” para constituirse. Surge con un patrimonio determinado aportado por su fundador (es). 35 La afectación del patrimonio es irrevocable. El periodo de duración de las fundaciones es indefinido. Una vez constituida no podrá ser disuelta o liquidada, ni siquiera por voluntad de sus mismos fundadores. Principales características de una Corporación: Nace de la voluntad de varias personas naturales o jurídicas. Tiene como finalidad propender por el bienestar físico, intelectual o moral de sus asociados, sus familias, una comunidad o una agremiación. La duración o vigencia de una corporación la determinan sus asociados. Sus asociados pueden libremente decidir su disolución o liquidación. Para la creación de una entidad sin ánimo de lucro, debe manifestarse expresamente la voluntad para ejercer el derecho de asociación, como lo establece la Constitución Política de Colombia, bien sea bajo la figura de: Fundación, Corporación o Asociación. Entidades del sector solidario o asimilable, como cajas de compensación, religiosas. Para la obtención de su personalidad, dichas entidades se constituirán por escritura pública o documento privado reconocido en el cual se expresara, cuando menos, (Decreto 2150 de 1995,): (Gerencie, 2008). El nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. La clase de persona jurídica. El objeto. El patrimonio y la forma de hacer los aportes. La forma de administración con la indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias. La duración precisa de las entidades y las causales de disolución. La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la corporación o fundación. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso. Nombre e identificación de los administradores y representantes legales. 36 Las entidades a que se refiere el artículo 40 del Decreto Nacional 2150 de 1995, formará una persona distinta de sus miembros o fundadores individualmente considerados, a partir de su registro ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye. (Gerencie, 2008). En el artículo 42 del Decreto Nacional 2150 de 1995, nos dice que la inscripción de los estatutos, reformas, nombramiento de administradores, libros, disoluciones y liquidación de las personas jurídicas formadas según lo previsto en el artículo 40 del Decreto Nacional al 2150 de 1995, se inscribirá en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica en los mismos términos, derechos y condiciones previstos para el registro de actos de las sociedades comerciales. (Gerencie, 2008). Régimen tributario de las Entidades Sin Ánimo de Lucro En el artículo 19 el Estatuto Tributario Nacional, nos dice que los contribuyentes que se enumeran a continuación son responsables del impuesto de renta y complementarios, conforme al régimen tributario especial: Las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro, con excepción de las contempladas en el artículo 23 del estatuto tributario Nacional, para la cual debe cumplir las siguientes condiciones: - Que el objeto social principal y recursos estén destinados a actividades de salud, deporte, educación formal, cultural, investigación científica o tecnológica, ecológica, protección ambiental, o a programas de desarrollo social. - Que dichas actividades sean de interés general. - Que sus excedentes sean invertidos totalmente en las actividades de su objeto social Tratamiento especial para algunos contribuyentes En el título VI régimen tributario especial, en el artículo 356 del Estatuto Tributario Nacional, nos dice que los contribuyentes a que se refiere el artículo 19 del estatuto tributario Nacional, están sometidos al impuesto de renta y complementarios sobre el beneficio neto o excedente a la tarifa única del veinte por ciento (20%). 37 Quienes son agentes de retención en la fuente En el artículo 368 del Estatuto Tributario Nacional, nos dice que son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones y jubilación e invalidez, los consorcios incluyendo las uniones temporales, las comunidades organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas u sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente. Obligaciones de los agentes retenedores Los agentes de retención en la fuente están obligados, según artículo 375 del estatuto a efectuar la retención, según el artículo 376 a consignar lo retenido, a expedir certificados, y a presentar la declaración. Manejo administrativo de las entidades sin ánimo de lucro El manejo administrativo incluye el compromiso de todos los asociados a través de la participación y nombramiento de dignatarios los cuales deberán aceptar los cargos junto con las funciones acorde a los estatutos, para ello se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones. Requisitos formales de las actas. Sistema de elección de dignatarios. Manejo contable. Elaboración de estados financieros. Clases de estados financieros. Obligaciones de las entidades sin ánimo de lucro Las obligaciones legales de las entidades sin ánimo de lucro son:1(Alcaldía Mayor SG Personas Jurídicas) 1Alcaldía Mayor SG Personas Jurídicas. (s.f.). Obligaciones de las Entidades Sin Ánimo de Lucro. Recuperado el 17 de octubre de 2012, de http://ebookbrowse.com/alcaldia-mayor-sg-personas-juridicas-pptd372909663 38 - - - Registrar la entidad ante la Cámara de Comercio para que adquieran su personalidad jurídica, las reformas estatutarias que realice la asamblea, el cambio de dirección, nombramiento de representante legal y dignatarios, órgano de control y fiscalización, nombramiento del liquidador, disolución y liquidación. Presentar el certificado de registro expedido por la cámara de comercio dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de inscripción, acta de constitución, estatutos y sus reformas acta de nombramiento del representante legal y dignatario, ante la alcaldía correspondiente. Registrar los libros a saber: 1. 2. 3. 4. 5. 6. - Libro de actas y asambleas de asociados Libro de actas y asambleas de fundadores Libro de actas de juntas directivas o consejo directivo Libro mayor y balance Libro diario Libro de inventarios y balances Presentar los estados financieros dentro de los primeros cuatro (4) meses de cada año con corte a 31 de diciembre del año anterior, debidamente aprobados por el máximo órgano de la entidad que sería la asamblea general. Obligaciones financieras - - - Presentación de estados financieros básicos, como: 1. Balance general 2. Estado de resultados 3. Estado de cambios en la situación financiera 4. Estado de cambios en el patrimonio Estado de flujo de efectivo Los estados financieros deben allegarse debidamente suscritos por el representante legal, el revisor fiscal si lo contempla los estatutos y dictaminados por el revisor fiscal o certificados por el contador público. Notas a los estados financieros conforme al artículo 114 del decreto 2649 de 1993 Informe de gestión máximo 5 hojas. 39 Inspección, control y vigilancia La constitución de 1991 determina al presidente de la república, como suprema autoridad administrativa ejerce funciones de inspección, control y vigilancia sobre las instituciones de utilidad común. La ley 22 de 1987 facultó al presidente para delegar en los gobernadores de los departamentos y en el alcalde mayor. El decreto nacional 1318 de 1988 delego al alcalde mayor esta facultad de control y vigilancia. Causales de investigación - Cuando sus actividades tienen un fin distinto al establecido en el objeto social. Cuando la ESAL (Entidad Sin Ánimo de Lucro) se aparte ostensiblemente de los fines que motivaron su creación. Cuando se incumplan las disposiciones legales o estatutarias que las rijan. Cuando sus actividades sean contrarias al orden público, las leyes. Clases de sanciones - - - Suspensión o cancelación del registro de las personerías jurídica. Cancelación del registro de inscripción de representante legal, cuando se compruebe que han violado los estatutos, reglamentos y demás normas que se rijan. Suspensión de los actos ilegales que no se acomoden a los fines de la institución bajo el apremio de multas diarias sucesivas hasta de 500.000 cada una. Responsabilidad penal: constituye delito quien a sabiendas suministre datos a las autoridades a expedir constancia o certificaciones contrarias a la realidad, y ordenar, tolerar, hacer o encubrir falsedades en los estados financieros o en sus notas ley 222 de 1993. 40 3. Metodología 3.1 Tipo de Investigación Descriptiva: El estudio descriptivo identifica características del universo de investigación señala formas de conducta y actitudes del universo investigativo, establece comportamientos concretos, descubre y comprueba la asociación entre variables de investigación. Los estudios descriptivos acuden a técnicas específicas en la recolección de información como la observación, las entrevistas y los cuestionarios 2 (Méndez, 2002) Se escogió la investigación descriptiva porque está busca especificar las propiedades, características y los perfiles importantes de personas, grupos comunidades o cualquier fenómeno que se someta a su análisis. Con dicha investigación podremos formularnos preguntas importantes para la obtención de datos que se desean saber acerca del personal que labora para la Fundación Remaquí. Ésta investigación nos permite identificar una serie de características, elementos y componentes que muestran los vacíos o falencias que tiene la Fundación Remaquí , y cómo por medio del diagnóstico y diseño de un plan de reestructuración administrativa contable y apoyo social, se brindarán herramientas las cuales buscan un cambio de estrategia por parte de las directivas de la Fundación . 3.2 Población y Muestra: 3.2.1 Población: “Es un conjunto de unidades o elementos que presentan una característica común. Dependiendo del número de unidades o elementos de observación, la población puede ser considerada como finita o infinita” (Martínez, 2002 p 729).3 2 Méndez, C. (2002). Metodología, Diseño y Evaluación de Proyectos. México: Mc Graw Hill. 3 Martínez, C. Estadística y Muestreo. Bogotá: Eco Ediciones. 41 “Población finita, es aquella constituida por un determinado o limitado número de elementos o unidades y, en la mayoría de los casos, considerado como relativamente pequeña” (Martínez, 2002 p 729). Para el presente proyecto de grado se considera utilizar una población finita, puesto que la Fundación Remaquí cuenta con 2 empleados fijos y 1 asesor externo el cual trabaja por filantropía. Para la selección de la población y la muestra hay que tener en cuenta los conceptos que servirán como base para el desarrollo del trabajo a realizar. Según4(Méndez, 2002) “la población es el conjunto de todos los elementos que comparten un grupo común de características y forman el universo para el propósito del problema de investigación”. En el informe de la investigación se señalan los datos obtenidos y la naturaleza exacta de la población de donde fueron extraídos. La población a veces llamada universo o agregado constituye siempre una totalidad. Las unidades que la integran pueden ser individuos, hechos o elementos de otra índole. Una vez identificada la población con la que se trabajará, entonces se decide si se recogerán datos de la población total o de una muestra representativa de ella. El método elegido dependerá de la naturaleza del problema y de la finalidad para la que se desee utilizar los datos. 3.2.2 La Muestra: Es un subgrupo de la población que se selecciona para participar en el estudio, las características de la muestra llamadas estadísticas, se utilizan para hacer inferencias sobre los parámetros de la población. De acuerdo con los conceptos anteriores se puede definir qué, la población de la Fundación Rhemaquí y la muestra está dada por los miembros de la Fundación que conforman la organización en donde se desarrolla el problema de la investigación. 4 Méndez, C. (2002). Metodología, Diseño y Evaluación de Proyectos. México: Mc Graw Hill. 42 Dentro de los métodos estadísticos hay que destacar que se puede relacionar más estrechamente con la investigación que se está realizando. El método no probabilístico depende del juicio personal del investigador más que en la probabilidad para seleccionar a los elementos de la muestra. El investigador puede decidir de manera arbitraria o consiente que elementos va a incluir en la muestra. Representante Legal: Directora de Fundación: Contador Público: 3.3 Graciela Bautista Maria del Carmen Torres Nelson Moreno Instrumentos Metodológicos 3.3.1 Observación La Observación es un método para reunir información visual sobre lo que ocurre, lo que nuestro objeto de estudio hace o cómo se comporta. Para la observación visual se utiliza la mirada, quizás asistido con una cámara fotográfica u otro instrumento de grabación. 3.3.2 Entrevista La entrevista es un acto de comunicación oral que se establece entre dos o más personas (el entrevistador y el entrevistado) con el fin de obtener una información o una opinión. En este tipo de comunicación oral debemos tener en cuenta que aunque el entrevistado responde al entrevistador, el destinatario es el público que está pendiente de la entrevista. Atendiendo a la finalidad con que ha sido escrita la entrevista, podemos distinguir dos tipos de entrevista: - Informativas: con ellas se pretende conocer la opinión sobre un tema determinado. - Psicológicas: con ellas se pretende conocer la personalidad o el ambiente que rodea al entrevistado. - Tipos de pregunta: 43 - Preguntas cerradas: son preguntas de las cuales el entrevistador espera una respuesta muy concreta. - Preguntas abiertas: son preguntas que suelen dar lugar a respuestas amplias, ya que el entrevistado puede expresarse libremente sobre el tema planteado. - Preguntas hipotéticas: son aquellas que, como su nombre lo indica plantean a las entrevistadas situaciones hipotéticas. - Preguntas de sondeo: son preguntas que permiten al entrevistador obtener más información, profundizar en el tema. - Preguntas comentario: muchas veces el entrevistador no formula ninguna pregunta, sino que hace un comentario o bien inicia una frase que deja inacabada, todo ello hace que el entrevistado responda como si realmente lo hubiera interrogado. (Romero, A., & Domenech, L. (s.f.). Materiales de Lengua y Literatura. Recuperado el 10 de agosto de 2012, http://www.materialesdelengua.org/EXPERIENCIAS/PRENSA/f_entrevista_web.pdf). de La entrevista será aplicada a la directora de la Fundación Rhemaquí y se utilizará preguntas de tipo “abierto” lo cual nos ayudará a conocer a fondo la problemática actual de la Fundación y de esta forma realizar un diagnóstico más acertado del estado actual de la misma. (Ver Anexo 4) Una vez realizada la entrevista se procede a realizar el FODA de la Fundación Rhemaquí. Una vez determinado el diagnóstico, se procederá a desarrollar el trabajo en la Fundación Rhemaquí con la implementación del Plan Estratégico, el cual se llevará a cabo los fines de semana, según el cronograma de actividades. Para la realización del Plan Estratégico no requerimos recursos económicos, para llevar a cabo el trabajo contaremos con los conocimientos adquiridos en la universidad y ayuda bibliográfica. Los beneficiarios de la Fundación son Niños, niñas y padres de familia. 44 La metodología que la Fundación Rhemaquí utiliza es una metodología dinámica y participativa. Es muy importante este segundo aspecto ya que se considera la participación como un elemento clave para implicarse en la consecución de objetivos. Durante la estadía del los niños en la Fundación desde principio a fin, se basa en la recopilación de datos de cada uno de ellos en todas las sesiones para controlar su asistencia e implicación, descripción de situaciones importantes que se den para así conocer mejor a la persona y conocer su evolución. Además, quincenalmente, todos los profesionales participantes tienen una reunión para poner en común sus visiones sobre la evolución de los usuarios, con el fin de realizar un trabajo que vaya en la misma línea por parte de todos y así tener datos de distintas fuentes para la evaluación. Se realizan dinámicas tanto grupales como individuales, y en ambos casos, los profesionales que trabajan en cada actividad tienen un papel de guía, enseñándoles a los niños a resolver los problemas o dificultades en los que se encuentren, dándoles herramientas para darle solución a las mismas. Antes de comenzar a llevar a la práctica cada actividad, se realizan entrevistas personales a todos los niños en la que se recogen datos sobre sus características personales y capacidades, su historia personal y de sus relaciones familiares, además cómo ha sido su relación con sus compañeros y qué esperan del taller. El objetivo del primer taller: Mejorar las habilidades de conocimiento personal Los objetivos operativos, son: Conocer sus virtudes y defectos. Aprender a establecer objetivos y trabajarlos. Conocer y expresar los propios sentimientos. Saber autoevaluarse. 45 4 Diagnóstico 4.1 Macrovariables Localidad de San Cristobal 4.1.1 Biofísicas del Territorio. “La Localidad de San Cristóbal se encuentra ubicada en al suroriente de la ciudad de Bogotá incluyendo una parte urbana y una extensión rural en los cerros orientales. En el aspecto biofísico el clima en esta parte de la ciudad suele ser el mismo al de todo el Distrito Capital con una temperatura promedio de 10 °C y 13.5 °C. La topografía es plana hacia el occidente pero pendientes fuerte de entre 20º y 30º comienzan a surgir. El cerro de Guadalupe tiene sus faldas allí; las calle son empinadas y hay alto riesgo de deslizamiento. En la localidad de San Cristóbal se encuentra el nacimiento del río San Cristóbal, el cuál kilómetros más adelante, se cambia su nombre a río Fucha. El principal acceso hacia la localidad de San Cristóbal se da través de la Calle 22 Sur, conocida como Avenida Primero de Mayo. Otros accesos son la Calle 11 Sur, la Carretera de Oriente, muy importante desde los barrios del suroriente de la ciudad y que conecta con la Vía al Llano, además por la Carrera Décima desde el sur, y por la prolongación de la avenida Circunvalar hacia el sur a través de los cerros por el barrio Vitelma. En la localidad predomina el transporte mediante bus urbano. En la localidad de San Cristóbal a nivel SALUD cuenta con 10 instituciones públicas prestadoras de servicios de salud (IPS), adscritas a la Secretaria de Salud, de las cuales 5 son Unidades Primarias de Atención en salud (UPAS), 1 es Unidad Básica de Atención en Salud (UBA), 1 corresponde al Centro de Atención Médica Inmediata (CAMI). Tres corresponde al hospital de Primer Nivel San Cristóbal, el hospital de II nivel de Atención San Blas y el hospital de III nivel de Atención La Victoria. Así mismo, en San Cristóbal se ubican 109 instituciones privadas prestadoras de servicios de salud dentro de los que se destacan los hospitales de III nivel de salud: La Samaritana, San Rafael, el Instituto Materno Infantil Concepción Villaveces y el Instituto de Cancerología” (San Cristóbal Bogotá) En cuanto a la EDUCACIÓN PÚBLICA se encuentran 35 colegios que prestan educación para primaria y bachillerato, 5 jardines infantiles y 0 colegios que atienden población con necesidades educativas especiales. La matricula oficial está entre los $70.000 y $90.000 por niño anual. 46 “La PROBLEMÁTICA AMBIENTAL principal se basa en la contaminación de ríos y quebradas por disposición inadecuada de residuos sólidos. Población en alto riesgo de deslizamientos e inundaciones por las características geomorfológicas de la localidad sumado a actividades como desarrollo de vivienda ilegal en zonas de alto riesgo por remoción en masa. El deterioro del área de reserva forestal se debe al desarrollo de procesos urbanísticos piratas, actividades de explotación minera, talas, quemas y prácticas agrícolas inapropiadas y presencia del retamo liso y espinoso en los cerros orientales. Adicional a la contaminación del agua, se presenta contaminación atmosférica generada por actividades ilegales de ladrilleras, chircales y establecimientos comerciales quienes desconocen la normatividad ambiental existente” (San Cristóbal Bogotá) A nivel de SERVICIOS PÚBLICOS la localidad cuenta con la totalidad de la prestación por parte de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB, la Energía eléctrica y Telecomunicaciones. 4.1.2 Socio-económicas “La localidad de San Cristóbal representa el 5,6% del área total de Bogotá, donde predomina la clase socioeconómica baja: el 78,6% de los predios son de estrato dos y el 5,3% de estrato uno. San Cristóbal tiene 488 mil habitantes siento estos el 7,1% del total de la ciudad, lo que la ubica como la sexta localidad más grande en población y la octava localidad con menor densidad pues son 101 personas por hectárea, por encima del promedio de la ciudad (42 p/ha). Aunque la gente que reside allí es muy trabajadora la tasa de desempleo se encuentra en el 14,7% muy superior a la de ciudad que está en un 13,1%. En cuanto a los sectores productivos la tasa de ocupación (49,8%) es inferior a la de la ciudad (55,1%). Las actividades que más ocuparon personas residentes en San Cristóbal fueron: comercio, hoteles y restaurantes un 30,3%, servicios sociales, comunales y personales un 23,2% e industria manufacturera el 21%. Los sectores económicos en los que se encuentra el mayor número de empresas de la localidad San Cristóbal son: Comercio con un 43%, la Industria con un 18%, los restaurantes y hoteles con un 10), el transporte, almacenamiento y comunicaciones con el 8%, la construcción con un 7% y los servicios comunitarios y sociales con un 5%. 47 San Cristóbal es la quinta localidad con mayor número de personas en edad escolar (130 mil personas entre 5 y 17 años). El porcentaje de analfabetismo, 4,9%, es superior al de Bogotá (2,2%). En el 2006, la localidad de San Cristóbal registró 154 casos de hurto a personas; 124 casos de hurto a vehículos y 86 homicidios. Estas modalidades delictivas son las de mayor importancia en la localidad. La de homicidios representó el 6% del total de los casos registrados en Bogotá. Así mismo, resulta preocupante que San Cristóbal se constituyó como la séptima localidad con el mayor número de homicidios en la ciudad. En cuanto al equipamiento en materia de seguridad local, San Cristóbal cuenta con un pie de fuerza de 238 personas (contando oficiales y suboficiales), lo que equivale al 2,2% del total de la ciudad. Así mismo, existen seis Centros de Atención Inmediata (CAI) y funciona uno de los veintiocho cuadrantes del Programa Zonas Seguras liderado por la Cámara de Comercio Bogotá y la Policía Metropolitana”5 4.1.3 Político-Instituciones Dentro del Plan de Desarrollo BOGOTÁ POSITIVA PARA VIVIR MEJOR 2008 2012, se fundamenta en el mejoramiento de la calidad de vida de la ciudadanía. Para este caso el plan para la esta localidad se denomina “San Cristóbal Positiva, incluyente, competitiva y segura”. Su objetivo: “Afianzar una Localidad en la que todas y todos vivamos mejor. En la que se mejore la calidad de vida de la población y se reconozcan, garanticen y restablezcan los derechos humanos y ambientales con criterios de universalidad e integralidad, convirtiéndose en un territorio de oportunidades que contribuyan al desarrollo de la familia, en especial de los niños y niñas en su primera infancia. Una localidad cuya construcción sea el resultado de un proceso permanente de participación, en el que cada vez mas personas se involucren en la discusión y 5 http://camara.ccb.org.co/documentos/6229_perfil_economico_san_cristobal.pdf 48 decisión de los asuntos públicos. Una localidad positiva que cuente con unas finanzas sanas y una gestión pública efectiva, transparente, abierta a la participación ciudadana y con servicios cercanos a la ciudadanía” Sus estrategias para conseguir el objetivo propuesto: 1. Optimizar los sistemas de información distritales y locales que contribuyen a reconocer, identificar y caracterizar las personas en condición de vulnerabilidad, partiendo de la focalización realizada en los diferentes proyectos del ámbito local. 2. Apoyar al Distrito en desarrollar los planes de acciones afirmativas y demás acciones integrales que permitan reconocer, restituir y garantizar los derechos fundamentales de las personas, poblaciones, comunidades y sectores en condición de riesgo o vulnerabilidad. El Plan Integral de Acciones Afirmativas con sus programas, proyectos, estrategias, metas, rubros específicos, indicadores de gestión, y resultados, en el marco del acuerdo 175 de 2005 de la política pública en beneficios de estas poblaciones, hará parte integral del presente Plan de Desarrollo Local. 3. La gestión social integral como la estrategia para la implementación de la política social en el distrito, que promueve el desarrollo de las capacidades de las poblaciones, atendiendo sus particularidades territoriales y asegura la sinergia entre los diferentes sectores, el manejo eficiente de los recursos y pone de presente el protagonismo de la población en los territorios. 4. Armonizar el aumento de cobertura en la prestación de servicios básicos con la satisfacción de estándares de calidad. 5. Eliminar de manera progresiva las barreras físicas, económicas y culturales que impiden el acceso oportuno y equitativo a la vivienda y a los servicios sociales y ambientales. 6. Desarrollar programas de educación intercultural encaminados a propiciar el diálogo de saberes y costumbres protegiendo el derecho a un territorio sano. 7. Adoptar las expresiones étnicas, sexuales y socioculturales de las personas como un eje articulador de derechos y deberes sociales, políticos y económicos. 49 Dentro de los proyectos a realizarse en el programa “San Cristóbal Positiva, incluyente, competitiva y segura” se evidencia que se quiere dar un impacto integral, encontrándonos identificados en los ítems 185, 637, 639, 644, 656 Y 659 Alcaldía Local De San Cristóbal Proyectos por componentes 2012 Bogotá Bien Alimentada 185 Apoyo y formación nutricional a los habitantes de la localidad (P.E.l. y P. E. Z.) Educación de Calidad y Pertinencia Para Vivir Mejor 637 Atención integral en educación a los habitantes de la localidad. Mejoramiento De La Inf 639 Dotación, adecuación y ampliación de la infraestructura educativa de la localidad. En Bogotá se vive un mejor ambiente 644 Desarrollar acciones integrales de mejoramiento de las condiciones ambientales para la localidad de san Cristóbal. Construcción de Paz y Reconciliación 656 Promoción, prevención y formación integral encaminada al restablecimiento de los derechos de las personas de la localidad. Bogotá Viva 659 Fomento cultural, educativo y recreo-deportivo. 4.1.4 Simbólico-Culturales Se evidencia que la localidad se encuentra trabajando en alianzas estratégicas con diferentes entes para dar a la población educación, recreación y generar emprendimiento. Se fortalecieron bibliotecas escolares La Alcaldía Local de San Cristóbal entregó bonos de estudio por 400 mil pesos a 60 estudiantes de los colegios más deprimidos del sector como distinción por recibir clases y capacitar a niños más pequeños en materia de literatura, lúdica, manejo de bibliotecas y promoción y animación a la lectura. 50 De acuerdo con el Alcalde de la localidad, Jairo León Vargas, la idea es que “estos líderes sigan siendo multiplicadores de saberes para que toda la comunidad aprenda a tenerle amor a la lectura y asista a las bibliotecas de San Cristóbal” Así mismo, la Administración Local fortaleció cinco (5) bibliotecas escolares de San Cristóbal -ubicadas en los barrios Aguas Claras, El Rodeo, La Victoria, Juan Rey y La Gran Colombia- con 8 millones de pesos en material mobiliario, didáctico y bibliográfico como enciclopedias, libros y diccionarios. “Se espera que la comunidad escolar pueda acceder de forma gratuita a la lectura en la localidad, de manera que se pueda incrementar el índice de libros leídos por las personas por año en Bogotá”, indicó el alcalde León. El mandatario local recordó que el objetivo de las bibliotecas escolares de San Cristóbal es propiciar un espacio de libre acceso a los niños (as) y jóvenes para facilitar el acceso al saber y fomentar habilidades y destrezas por la lectura, a través de la prestación de servicios gratuitos con calidad y eficiencia 309 Personas beneficiadas con talleres de autoconstrucción El 19 de julio se realizó la clausura de un proceso de capacitación en materia de autoconstrucción, del cual se beneficiaron más de 309 personas de la localidad de San Cristóbal, quienes aprendieron de manera efectiva a reparar techos, pintar paredes, pegar ladrillos, poner pisos y baldosas, entre otras labores de construcción. A todas las personas que asistieron cumplidamente a los talleres, la Alcaldía Local de San Cristóbal les hizo entrega de un kit de construcción para el mejoramiento de sus viviendas, compuesto por: brochas, un bulto de cemento, una caneca de pintura, estuco, ladrillos, baldosas y guantes El alcalde de la localidad, Jairo León Vargas, espera que con los insumos entregados y los talleres teóricos recibidos, los habitantes de San Cristóbal puedan tener nuevas oportunidades de empleo o embellecer y reparar sus propias viviendas cuando éstas se encuentren afectadas por goteras o por los leves impactos que genera el paso del tiempo. Más cultura para los jóvenes en San Cristóbal 51 El Alcalde Local de San Cristóbal, Jairo León Vargas, estuvo presente en la presentación del Convenio de Asociación entre el Fondo de Desarrollo Local y la Fundación CÍVICA, que tiene como objetivo aunar recursos técnicos, administrativos, económicos y financieros para fortalecer la Casa de la Juventud de San Cristóbal Grafica 3. Casa de la Juventud Fuente: Localidad de San Cristóbal. Secretaría Distrital de Gobierno http://www.sancristobal.gov.co/ En el evento que se realizó en la Casa de la Juventud (Diagonal 34D No. 3D – 30 Sur, Guacamayas, Segundo Sector) se informó sobre los componentes del proyecto, los servicios y actividades que se ofrecen en la Casa; además, se visibilizó este espacio de interlocución y encuentro que tienen los jóvenes de San Cristóbal. El Alcalde Vargas estuvo presente a lo largo de la jornada y compartió la mañana con jóvenes artistas, bailarines y músicos de San Cristóbal. Es importante resaltar que la Casa de la Juventud es un espacio para el desarrollo de las expresiones culturales, artísticas, recreativas y deportivas de los jóvenes, que tiene como objetivo el aprovechamiento de su tiempo libre, a fin de disminuir conductas desfavorables para su desarrollo personal y social. 52 Feria Laboral En San Cristóbal Gracias a la gestión de la Alcaldía de San Cristóbal y el recién conformado Consejo Local de Productividad, el Grupo Corporativo Eficacia puso a disposición 1200 empleos, en una feria laboral que empezó el pasado martes y se prolongo hasta el sábado 14 de Julio. La actividad ferial se está llevando a cabo en la Parroquia Madre del Divino Amor, ubicada en el barrio Moralba, y pretende contrarrestar una de las principales problemáticas sociales de la localidad. Para Andrés Castañeda, consejero local de productividad, “con esta actividad se pretende brindar una acompañamiento a la población que presenta vulnerabilidad de carácter socio-económico”, puntualizó. Según un estudio realizado por la Procuraduría General de la Nación en el mes de mayo de este año, San Cristóbal, junto a Usme Y Ciudad Bolívar, son las tres localidad del distrito con el mayor índice de desempleo, por eso esta se constituye como una gran oportunidad para 1200 personas. Se estima que la localidad cuarta de Bogotá puede tener aproximadamente unos 67.200 desocupados, eso equivale al 14% de la población. Feria "expo mujer 2012" El pasado sábado 07 de Julio se realizó la feria “Expo Mujer 2012” en la Plazoleta del 20 de Julio, frente de la iglesia del Divino Niño. Los 50 stands de la feria fueron atendidos por mujeres de escasos recursos económicos, y en situación de vulnerabilidad de la localidad de San Cristóbal, interesadas en poner en marcha sus iniciativas productivas. Es preciso recordar que la Alcaldía Local de San Cristóbal y la Corporación Colombiana de Agricultura Urbana y Conservación del Medio Ambiente (Corambiental), realizaron un proceso de capacitación para estas 50 mujeres en temas como formulación de proyectos y creación de microempresas. La idea es que en el futuro se puedan vincular activamente a los procesos económicos locales y Distritales. Con deporte urbano y concursos para jóvenes y artistas locales, Bogotá Humana' presenta segunda fase del portafolio de convocatorias Bogotá Creativa y Diversa 2012. 53 Grafica 4. Bogotá Creativa y Diversa Fuente: Localidad de San Cristóbal. Secretaría Distrital de Gobierno http://www.sancristobal.gov.co/ El viernes 18 de mayo la Alcaldía Mayor de Bogotá a través de la Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte, y sus entidades adscritas: el Instituto Distrital de las Artes y el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, presentará la segunda fase del Programa de Estímulos y Apoyos Concertados del Portafolio de Convocatorias Bogotá Creativa y Diversa. Esta segunda fase, trae como novedad la inclusión por primera vez de convocatorias en el campo deportivo, con una serie de concursos que promoverán los Deportes y Culturas Urbanas, la actividad física e intervenciones artísticas en Parques de la ciudad. El segundo Concurso que se presentará será el de Cultura en Común, que ofrecerá premios para la circulación de proyectos u obras en las áreas artísticas de música, danza, audiovisuales, literatura y arte dramático, o que contemple propuestas interdisciplinarias a artistas, agrupaciones o colectivos y organizaciones artísticas y culturales de todas las localidades de la ciudad. En el campo deportivo, el Concurso de Deportes Urbanos, otorgará becas a colectivos y/o agrupaciones, para el desarrollo de proyectos que favorezcan la construcción, el desarrollo, el crecimiento y la evolución de las escenas deportivas urbanas y nuevas tendencias en la ciudad a partir del fomento de la practica de deportes como Skateboarding, Roller, BMX, Longboarding, Roller Derby, Parkour, Capoeira, Bike Polo, Soccer Freestyle, entre otras. 54 Culturas Urbanas, premiará proyectos orientados al desarrollo cultural en torno a los Deportes Urbanos y Nuevas Tendencias, es decir, a las expresiones artísticas y/o culturales, que se generan en relación a la práctica de estos deportes. Son validos proyectos relacionados con: Video, Fotografía, Diseño, Música, Encuentros y/o Actividades relacionadas al deporte, siempre y cuando dichas expresiones artísticas y/o culturales, estén relacionadas directamente con la práctica de los Deportes Urbanos y Nuevas Tendencias, su lenguaje y percepción de ciudad. En Actividad Física: cotidianidad libre y activa, se premiarán estrategias de promoción de actividad física que contribuyan a incrementar la práctica regular de la misma; en el marco de las políticas públicas como: caminatas ecológicas, ciclo paseos, gimnasia psicofísica, actividades rítmicas musicalizadas, juegos recreativos, danza, baile, y/o actividades físicas alternativas por fuera del Sistema Nacional del Deporte o de alto rendimiento. Finalmente el Concurso Arte en el Parque, fomentará la intervención de las artes en parques de la ciudad, como danza, narración oral, teatro callejero, títeres, técnicas de circo, comparsas, body paint, grafitti, ilustración, poesía, retretas, papayeras, entre otras. Los proyectos ganadores harán parte de los Festiparques, que se realizan todos los domingos en diferentes parques de las localidades. La presentación de esta segunda fase del Portafolio de Convocatorias Bogotá Creativa y Diversa se realizó el viernes 18 de mayo a las 5:00 p.m en el Palacio de los Deportes. Av. 63 # 42-00, en el marco del lanzamiento del programa de Deportes Urbanos y Nuevas Tendencias (DUNT), iniciativa del IDRD, orientada a fortalecer el desarrollo, el crecimiento y la evolución de las escenas deportivas urbanas y nuevas tendencias en la ciudad. 55 4.1.5 Análisis FODA. FORTALEZAS OPORTUNIDADES - Esta legalmente constituida como fundación ante los entes de control. - Tienen 7 años de experiencia en el cuidado y aporte alimentario y apoyo educativo de los niños. - Cuenta con el apoyo de personas voluntarias, en las que se encuentran, 3 profesores y 3 representantes del Grupo Boy Scouts, capacitados en el cuidado y acompañamiento emocional y educativo de los niños. - Adicional a esto la Directora está a cargo y cuidado de la totalidad de los niños, asistiendo de lunes a sábado a las instalaciones de la fundación. - Cuenta con unos objetivos claros, misión y visión bien estructuradas y acorde con la el objetivo social de la fundación. - Promover en las familias la mentalidad de emprendimiento, creación de empresa y generación de adicionales fuentes de ingresos. - Brindar una mejor calidad de vida a los niños de la fundación. - Mejorar el proyecto de los Boy scouts, vinculando a la fundación Remaquí con el grupo de los Boy scouts Cristianos de Colombia. - Disposición y apoyo para las nuevas ideas por parte de los padres para brindar a los niños una calidad de vida digna. 56 DEBILIDADES AMENAZAS - No posee cronograma de actividades para el correcto uso del presupuesto. - No hay mapas de procesos. - A causa de un robo, la fundación no cuenta con electrodomésticos e implementos necesarios para el desarrollo educativo y emocional de los niños. - No hay capital disponible. - Los padres de familia no cumplen con el pago de la pensión. - Se evidencia falta de elementos contables y administrativos para el funcionamiento de la organización. - Falta de apoyo por parte de la junta de acción comunal y de la alcaldía, para realizar brigadas y/o jornadas de salud y aseo. - No tienen acceso fácil para préstamos o financiación de proyectos. - La zona de ubicación presenta un alto número de hurto a personas, residencias y de establecimientos cercanos. - Alto número de padres de familia desempleados y con un grado analfabetismo notable. - Baja cobertura en seguridad social. - Están ubicados en un sector marginal. - Las fuentes de ayuda son escasas en el sector. - Por la zona los niños están expuestos a grupos delincuenciales, tráfico y consumo de drogas. 5 Informe del diagnóstico 5.1 Conclusiones del diagnóstico El propósito principal del presente informe es mostrar el estado en que se encuentra desde el punto de vista Administrativo y contable, la Fundación Rhemaqui desde el año 2003, la cual facilita y trabaja en función del desarrollo motriz, intelectual y moral de los 60 niños que pertenecen a esta. De este diagnostico evidenciamos entre otros puntos los siguientes: 57 Gran oportunidad y disposición en las familias, para promover la mentalidad de emprendimiento, creación de empresa con lo cual se puede abrir una posibilidad de generación de fuentes de ingresos. Todo un campo de acción para brindar mejor calidad de vida a los niños de la fundación. Aprovechar el proyecto de los Boy scouts, por medio de la vinculación a la fundación Remaquí con el grupo de los Boy scouts Cristianos de Colombia. Se cuenta con gran disposición y apoyo para las nuevas ideas por parte de los padres para brindar a los niños una calidad de vida digna. Su vocación tiene una gran perspectiva dada la ubicación en un sector marginal. Por ahora las fuentes de ayuda son escasas en el sector, al mejorar su gestión Administrativa y contable se pueden gestionar nuevos recursos. Al ser una zona en la que los niños están expuestos a grupos delincuenciales, tráfico y consumo de drogas, cobra mayor importancia la gestión de la Fundación. A lo largo de estos meses de seguimiento pudimos constatar que las necesidades son abundantes, pero las ganas y motivación de que los niños y la fundación como tal sigan adelante y creciendo mas y mas están en cada uno de los corazones de los voluntarios y padres de familia; es por ello que si cada uno de nosotros nos esforzamos un poquito más por ayudar al prójimo sin esperar nada a cambio el mundo sería un poco más agradecido y con mejores seres humanos. Lo anterior evidencia que una estructura Administrativa y Contable mínima, permitirá a la Fundación mejorar su gestión e impacto social. 6 Resultados e impacto alcanzado del proyecto Una vez culminada la etapa de acompañamiento con los niños y administrativos de la fundación RHEMAQUI, podemos mostrar cómo se encontraba la fundación a mediados de Julio de 2012 y como se encuentra a Noviembre de 2012 teniendo en cuenta los alcances que obtuvimos a nivel administrativo, contable, espiritual y formativo. 58 Estado de la fundación en julio de 2012. Por ser una fundación ubicada en una localidad y barrio marginal de la ciudad de Bogotá, y con una trayectoria de 7 años la fundación ha venido funcionando con lo poco que las personas y empresas donan, por ello mismo no se cuenta con personal suficiente y capacitado para manejar de manera eficiente las áreas administrativas y formación institucional de manera separada. Desde hace un par de años se creó en el garaje de la fundación tienda, donde se venden productos en empaques completos o dependiendo la necesidad y capacidad de pago del comprador; así mismo se vende ropa, objetos y elementos de hogar usados que se reciben de personas ajenas a la fundación. Este dinero recogido por ventas se relaciona semanalmente en una hoja de cuaderno, y es entregada junto con el dinero al señor Nelson Contador de la fundación sin ninguna clase de comprobante ni copia de la misma. El dinero por concepto de pensiones que equivale a ($2.800) por cada niño es recogido a principio de cada mes y para los padres que no pueden realizar el pago mensual, se recoge semanalmente la suma de ($700). Este dinero es relacionado en el cuaderno de asistencia y seguimiento a los estudiantes y luego semanalmente entregado en un recibo sin copia al contador de la fundación. En cuanto a la formación académica y espiritual, la fundación cuenta con un voluntariado de 3 profesores incluida la directora de la fundación y 3 representantes de los Boy-Scout los cuales se dividen dependiendo los horarios, ya que la fundación presta el servicio de alimentación (refrigerio) y refuerzo académico y espiritual de martes a viernes en dos jornadas (mañana y tarde) en los horarios de 8:30 am a 11:30 am y de 1:30 pm a 4:00 pm, uno de los requisitos para pertenecer a la fundación es estar matriculado en un colegio de la localidad en cualquiera de las jornadas; esto con el fin de ocupar ese tiempo que les queda libre en cosas productivas como la proclamación y entendimiento de la Biblia, formación de valores basados en el amor al prójimo, respeto por sí mismo, bienestar personal, familiar y social, refuerzo escolar, y sobre todo brindar un poco de alegría y ratos de esparcimiento que les permita a los niños desarrollar su motricidad de manera correcta. Este espacio de esparcimiento más que todo se ve evidenciado los días sábados que es cuando los voluntarios del grupo Boy-scout comparten su conocimiento y experiencia a nivel de gestión ambiental, actividades lúdicas, decorativas, etc. 59 La modalidad de archivo de las carpetas de cada uno de los estudiantes de la fundación se encontraba en una caja de cartón y atumultuadas, modalidad que dificultaba la búsqueda de un registro civil o documento en caso de accidente o requerimiento ante la secretaria de educación. A nivel organizacional la Fundación la maneja en un 90% la señora María del Carmen Torres, Directora docente y representante ante el Banco Arquidiocesano de Alimentos y ante padres de familia. ESTADO DE FUNDACIÓN A NOVIEMBRE DE 2012. Teniendo en cuenta el cronograma planteado, se desarrollaron una serie de actividades donde el objetivo principal fue la obtención de recursos para el bienestar de los niños y la recreación de los mismos. Una de las actividades realizada fue una VENTA DE GARAJE, donde el principal fin fue la obtención de recursos económicos para los niños de la fundación. En esta actividad y unos días adicionales de venta pudimos recolectar la suma de $700.000 que fueron utilizados en la compra de un televisor LED de 32” y el pago de una factura ya que se están haciendo algunos arreglos locativos en las instalaciones de la fundación. Para completar el equipo visual logramos conseguir que una familia cercana nos donara un DVD nuevo y un Equipo de cómputo en perfecto estado y completo; así que el día sábado 03 de noviembre realizamos una PIJAMADA y entregamos dichos electrodomésticos y artículos a la Representante Legal, Directora y niños de la fundación. La actividad de la Pijamada la cual inicio el sábado 03 desde las 7:00 pm y culmino el domingo 04 a las 6:00 am donde a esta hora cada uno de los padres de familia recogieron a sus hijos. Algunas de las actividades que realizamos fueron rondas infantiles, rifas de muñecas y carros de plástico, fogata a la luz de la luna, comida (sopa de pastas con pollo y jugo) actividades que requerían agilidad mental como recordar nombres, ejercicios matemáticos básicos, película infantil con palomitas de maíz, partido de futbol, desfile de las candidatas para reina de la fundación, organización de las camas por edades y géneros y entrega de paquete sorpresa lleno de dulces, chocolatinas, masmelos, gomas, barquillos, galletas y caja de crayolas. Esta actividad nos dejo un cansancio físico notable, pero más notable nos dejo una sonrisa en el alma y un agradecimiento enorme por parte de 60 estos niños, pues pasaron una noche diferente a las demás y pudimos compartir alegrías, juegos, alimentos y conocimientos. En cuanto a la manera en la que se llevaba el registro y recaudo de pensiones, se entrego un modelo de comprobante de ingreso donde se puede relacionar el detalle de los mismos. Para las ventas de la tienda, se entrego un modelo de factura de venta para así mismo entregar los comprobantes y tener soporte de las cuentas entregadas al contador de la fundación. La contabilidad de la fundación es llevaba desde el hogar del señor Nelson Tamayo quien maneja contabilidades alternas y ajenas a esta y el desempeño y organización de la información, impuestos y soportes está debidamente organizado. El archivo con las carpetas de cada uno de los niños de la fundación quedó con los documentos debidamente legajados por carpetas diferentes que permitan ubicar y distinguir los procesos de formación de manera independiente y así distinguir y ubicar con facilidad cualquier documento. A nivel organizacional no se logro ningún cambio, ya que los recursos económicos no son suficientes para contratar una persona adicional que se encargue de llevar las cuentas y dineros entregados al contador, pues la señora María del Carmen es la que tiene a cargo ese tema junto con la atención personalizada de los niños y padres. 6.1 ALCANCES DEL PROYECTO Al finalizar la etapa de asesoría y acompañamiento con la Fundación Rhemaquí, analizamos los siguientes puntos clave del FODA que planteamos en el primer informe diagnostico y Adicional a éste, los alcances obtenidos satisfactoriamente en el proceso de asesoría son los siguientes: Alianza con la Organización Boy-Scout Cristianos de Colombia, donde los niños que quieren hacer parte de esta y participar en las actividades de crecimiento espiritual y desarrollo motriz por medio de los campamentos los pueden hacer cancelando la suma de $12.000 como único pago de inscripción. Los niños ahora cuentan con un Televisor, un DVD y una Grabadora de música y CD; el objetivo de esta entrega es netamente educativo y para el uso de los niños y su desarrollo. Estos electrodomésticos se compraron con el dinero 61 obtenido en la venta de garaje, donaciones y aporte de la representante y fundadora. La fundación cuenta con un computador para poder llevar los datos, notas de los niños, documentos, cuentas de los ingresos y egresos en el formato Excel entregado y en caso que los niños requieran hacer alguna tarea en el computador lo pueden hacer con total libertad. La terraza ubicada en el tercer piso de la fundación se está cerrando y techando para aprovechar este espacio con los niños, pues cuando los sábados se reúnen los 60 niños el salón y el comedor quedan muy reducidos. Creamos conciencia que la organización es indispensable en cualquier empresa, por ello se dejó la enseñanza y recomendación de elaborar un cronograma de actividades al inicio de cada año y mantener el archivo con las carpeta separadas de cada uno de los niños de la fundación junto con todos y cada uno de los documentos requeridos para su ingreso. Teniendo en cuenta que el nivel de analfabetismo y desempleo en los padres de familia es evidente, se dejo la iniciativa para la creación de empresas y motivación para emprender y surgir por sus propios medios; ya sea prestando sus servicios (cuidado de bebes o ancianos, aseo en casas o empresas) y/o surgir en el medio comercial (elaborando y vendiendo manualidades, lencería, alimentos como arepas rellenas, postres, aromáticas, etc). 6.2 Manual Instructivo de Contabilidad y Tributaria para Entidades sin ánimo de lucro. Con el fin de que la fundación se siga manteniendo por muchos años y cumpla con sus objetivos planteados hacia un futuro mejor de los niños de la localidad, como asesoras elaboramos un manual y/o instructivo contable y tributario para que en momentos de inquietudes o cuando sea necesario se acuda a este manual para dar respuesta a los mismos. 62 FUNDACION RHEMAQUI MANUAL INSTRUCTIVO DE CONTABILIDAD Y TRIBUTARIA PARA ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO Año 2012 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION OBJETIVO GENERAL ALCANCE 1. MARCO NORMATIVO CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANC. 1.1 Registro entidades sin ánimo de lucro 1.2Inspección y Vigilancia 63 1.3 Obligación de llevar contabilidad 1.4 libros 1.5 Estados Financieros 1.6 Obligación de prepararlos y difundirlos 1.7 Estados Financieros de Propósito general 1.8 Estados Financieros de propósito especifico 1.9 Estados Financieros certificados y dictaminados 1.10 obligación a tener Revisor Fiscal 2. OBLIGACION TRIBUTARIA 2.1 Impuesto de Renta 2.2 Impuesto sobre las ventas – IVA 2.3 Retención en la fuente a título de renta 2.4 Impuesto al patrimonio 2.5 Impuesto de Industria y Comercio de Bogotá INTRODUCCIÓN La Fundación Rhemaqui, es una entidad sin ánimo de lucro con fines específicos que solo pretende lograr el bienestar social de la comunidad de suba compartir en la ciudad de Bogotá. Teniendo en cuenta que es una entidad jurídicamente constituida adquiere derechos y obligaciones con el Estado y terceros, por lo tanto debe estar bien informada en cuanto 64 a lo concerniente al aspecto de la tributación y sus obligaciones contables. Este manual se considera como una herramienta que facilita el cumplimiento de las obligaciones tanto contables como fiscales, asimismo trata temas relacionados con el marco normativo respecto a las ESAL. Para el desarrollo de este manual se tomó de base el libro de contabilidad tributaria para entidades sin ánimo de lucro del autor María del Pilar Roa Páez, El Estatuto Tributario y el decreto 2649 de1993. OBJETIVO GENERAL Describir las obligaciones contables y fiscales que tiene la Fundación Rhemaqui, en el desarrollo de sus actividades financieras. ALCANCE Esta herramienta aplica para el desarrollo de las actividades contables con el fin de dar cumplimiento con lo exigido por la ley para las entidades sin ánimo de lucro 1. MARCO NORMATIVO CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS 1.1 REGISTRÓ ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO La Fundación Rhemaqui, por su naturaleza y clasificación entre las entidades sin ánimo de lucro y de acuerdo con el artículo 45 del DL 2150 de 1995, modificado por el artículo 1 de la Ley 537/99, y el artículo 3 del DR 427 de 1996, no está obligada a registrase ante las cámaras de comercio, ya que pertenece al grupo de las entidades que 65 exceptúan de registro ante cámara de comercio “Instituciones de utilidad común que prestan servicios de Bienestar Familiar” en este caso es el Instituto Colombiano de Bienestar familiar quien otorga la Personería Jurídica. 1.2 INSPECCION Y VIGILANCIA A continuación se relaciona las entidades autorizadas para realizar el ejercicio de Inspección y Vigilancia a la Fundación Rhemaqui: Tabla 19: Inspección Y Vigilancia Fuente: Elaboración propia con información extraída de Roa, Páez M. (2011) 66 1.3 OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD De acuerdo con el artículo 364 del Estatuto Tributario, las entidades Sin Ánimo de Lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad en la forma como lo indique el Gobierno Nacional; reglamentado por el artículo 15 del D.R. 4400/2004 Referente a la práctica contable, el decreto 2649 de 1993, en los artículos del 123 a 135 establece los requisitos legales para los soportes, los comprobantes de contabilidad, los registros, lugar y forma de llevar y exhibir los libros, conservaciones y destrucción de los libros, corrección de errores, de accionistas y similares y libro de actas. El Estatuto Tributario en sus artículos del 772 al 776, reglamenta el aspecto físico de la contabilidad, especialmente para efectos probatorios, entre los cuales menciona: Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. Tanto para los obligados legalmente a llevar libros de contabilidad, como para quienes no estando legalmente obligados, serán pruebas suficiente si reúnen los siguientes requisitos: 1. Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos Nacionales, según el caso; 2. Estar respaldados por comprobantes internos y externos; 3. Reflejar completamente la situación de la entidad o persona natural; 4. No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos que no estén prohibidos por la ley Cuando haya desacuerdo entre la declaración de renta y patrimonio y los asientos de contabilidad de un mismo contribuyente, prevalecen éstos. Si las cifras registradas en los asientos contables referentes a costos, deducciones, 67 exenciones especiales y pasivos exceden del valor de los comprobantes externos, los conceptos correspondientes se entenderán comprobados hasta concurrencia del valor de dichos comprobantes. 1.4 LIBROS De acuerdo con el artículo 2 del D.R. 2500 de 1986, dispuso a partir del 1º. De enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de Derecho Público, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y entidades que corresponden al régimen de la Legislación Canoníca, deberán llevar libros de contabilidad y registrar los en las oficinas de la administración de impuestos nacionales que corresponda a su domicilio. La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio y el Capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros mayor y balances y Diario, o en defecto de estos dos, el libro de cuentas y razón. Los libros de contabilidad surten efectos ante terceros hasta la fecha en que sean registrados ante la entidad competente (art. 771 E.T). A continuación se ilustra que libros están obligados a tener la Fundación Rhemaqui Tabla 20: Libros y Control CLASE DE LIBROS Mayor y Balances Diario DEFINICIÓN Se registra de forma resumida los valores por cuenta o rubro de las transacciones del periodo respectivo Es un libro en el cual se ENTIDAD QUE LOS REGISTRA DIAN DIAN 68 registran día a día todas las operaciones resultantes de los derechos ocurridos en un periodo no superior a un mes. Tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico y resumido de aspectos, administrativos, económicos, jurídicos, financieros y contables. Actas DIAN Fuente: Elaboración propia con información extraída de Roa, Páez M. (2011) 1.5 ESTADOS FINANCIEROS Los Estados Financieros consisten en informes preparados periódicamente, para informar de la situación financiera de la entidad, bajo la responsabilidad de los Administradores. 1.6 OBLIGACIÓN DE PREPARARLOS Y DIFUNDIRLOS De acuerdo ley 222 de 1996, Reglamenta que a fin de cada ejercicio y por lo menos en y vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán realizar un corte de sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera, dentro de los primeros cuatro meses del año. 1.7 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO GENERAL Teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los 69 objetivos específicos que los originan D.R. 2649 de 1993 que los estados financieros de propósito general se preparan al cierre de cada periodo para ser conocidos por usuarios intermedios, con estos estados se pude evaluar la situación económica del Ente. Son estados financieros de Propósito general, los estados financieros básicos y consolidados, de acuerdo con el artículo 22 del D.R 2649 de 1993: Balance General: Es un informe financiero que refleja la situación patrimonial de un ente en un momento determinado. Los Activos representan bienes y derechos que posee la entidad; y los Pasivos son las obligaciones que se tienen con los socios y terceros. Estado de Resultados: resume las transacciones respecto a los ingresos generados por el ente, así como los gastos y costos de un periodo determinado Estado de Cambio en el Patrimonio: Refleja la distribución de utilidades o excedentes del periodo entre otras que corresponden a las cuentas que integran el patrimonio Estado de Cambios en la Situación Financiera: Este estado nos informa los recursos obtenidos en el periodo por el ente y su utilización Estado de Flujo de Efectivo: expresa al detalle el efectivo recibido y pagado a lo largo de un periodo. En cuanto a las notas a los Estados Financieros, son parte integral de los mismos. 1.8 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO ESPECIFICO De acuerdo con el artículo 24 del Decreto 2649 de 1993, son Estados de propósito especial aquellos que se preparan por requerimiento de un usuario para satisfacer necesidad es específicas. 70 1.9 ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS Y DICTAMINADOS Los estados financieros certificados, son aquellos que firma el representante legal y el contador que los preparo, dando testimonio que ha sido tomados fielmente de los libros de contabilidad. Los estados financieros dictaminados son aquellos que firmados por el representante legal y el contador que los preparo un profesional en contaduría los examina de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y da su opinión profesional. 1.10 OBLIGACIÓN A TENER REVISOR FISCAL De acuerdo con la normatividad vigente, Código de Comercio, concepto DIAN No. 29534 de abril de 2001 las asociaciones de hogares comunitarios y hogares infantiles del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o autorizados por este y las asociaciones de adultos mayores autorizados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, no están obligados a tener Revisor Fiscal. 2. OBLIGACIÓN TRIBUTARIA 2.1 IMPUESTO DE RENTA Las entidades sin ánimo de lucro esta clasificadas en contribuyentes y no contribuyentes. La Fundación Rhemaqui está clasificada como no contribuyente del impuesto de renta de acuerdo con el artículo 10 del Decreto 2634 de 2012 el cual dice: Artículo 10. Entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios 71 que no deben presentar declaración de renta ni de ingresos y patrimonio. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 22 y 598 del Estatuto Tributario, no son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y no deben presentar declaración de renta y complementarios, ni declaración de ingresos y patrimonio, por el año gravable 2012 las siguientes entidades: a) La Nación, los Departamentos, los Municipios, el Distrito Capital de Bogotá, el Distrito Turístico y Cultural de Cartagena, el Distrito Turístico de Santa Marta, los Territorios Indígenas y las demás entidades territoriales. b) Las juntas de acción comunal y defensa civil, los sindicatos, las asociaciones de padres de familia y las juntas de copropietarios administradoras de edificios organizados en propiedad horizontal o de copropietarios de conjuntos residenciales. c) Las asociaciones de hogares comunitarios y hogares infantiles del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o autorizados por este y las asociaciones de adultos mayores autorizados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Las entidades señaladas en los literales anteriores, están obligadas a presentar declaraciones de retención en la fuente e impuesto sobre las ventas, cuando sea del caso. 2.2 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS – IVA – ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO Las entidades sin ánimo de lucro son responsables del impuesto sobre las ventas, si prestan servicios o bienes gravados de acuerdo con lo establecido por los artículos 420 y 437 del Estatuto Tributario y si realizan importaciones de bienes corporales muebles que no hayan sido en forma excluidos. 72 Para el caso de la Fundación Rhemaqui, no es responsable del Impuesto sobre las ventas. 2.3 RETENCION EN LA FUENTE A TITULO DE RENTA El artículo 368 del Estatuto Tributario establece quienes tienen la calidad de agentes de retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta, excepto las Asociaciones de hogares comunitarios, cuando intervienen en actos u operaciones que por disposición legal están sujetas a retención en la fuente. Por lo tanto, si las entidades sin ánimo de lucro, realizan operaciones sujetas a retención debe efectuar la correspondiente retención en la fuente. De acuerdo con lo anterior la Fundación Rhemaqui, no está obligado a practicar retención en la fuente. 2.4 IMPUESTO AL PATRIMONIO De acuerdo con lo establecido en los artículos 297 y 297-1 del Estatuto Tributario y el artículo 7 del D.R. legislativo 4825 de 2010, las entidades del régimen especial establecidas en el artículo 23 y el artículo 19 de E.T., no están obligadas a liquidar el impuesto del patrimonio 2.5 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO BOGOTÁ Las entidades sin ánimo de lucro, independientemente de la calidad que ostentan, si realiza actividades industriales, comerciales o de servicios gravados, son responsables del impuesto de industria y comercio y el impuesto de avisos complementarios de avisos y tableros. La Fundación Rhemaqui por no realizar ninguna de las actividades mencionadas en el 73 párrafo anterior no está obligada a liquidar dicho impuesto. 2.6 DECLARACIÓN DE INGRESOS Y PATRIMONIO De acuerdo con el decreto 2634 de 2012, en el artículo 10 Las entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que no deben presentar declaración de renta ni de ingresos y patrimonio. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 22 y 598 del Estatuto Tributario, no son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y no deben presentar declaración de renta y complementarios, ni declaración de ingresos y patrimonio, por el año gravable 2012, Las asociaciones de hogares comunitarios y hogares infantiles del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o autorizados por este y las asociaciones de adultos mayores autorizados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, por el objeto Social de la Asociación, no debe presentar esta declaración. PRÁCTICA A continuación se ilustraran algunos ejemplos de formatos y contabilizaciones para dar cumplimiento en el registro de la contabilidad y sus respectivos soportes: El 06 de Abril de 2004, se crea una entidad sin ánimo de lucro denominada "Fundación Rhemaqui ", el socio fundador donó la suma de $ 10.000.000. A continuación se ilustra la contabilización: CUENTA DESCRIPCION CUENTA 11 Disponible 1105 Caja 32 Superávit de Capital 3210 Donación DEBE HABER $10.000.000 $10.000.000 74 La entidad sin ánimo de lucro "Fundación Rhemaqui" consigno la suma de $10.000.000.oo, lo recibido por concepto de donación, en una cuenta corriente abierta a nombre de la Fundación. DESCRIPCION CUENTA CUENTA 11 Disponible 1110 Bancos 1105 Caja DEBE HABER $10.000.000 $10.000.000 La entidad sin ánimo de lucro "Fundación Rhemaqui" recibe la suma de $800.000.oo, lo recibido por concepto de cuotas mensuales por el cuidado de los niños: CUENTA DESCRIPCION CUENTA 417010 Ingresos Operacionales 1110 Bancos DEBE HABER $800.000 $800.000 6.3 Desarrollo de Actividades El resultado de esta visita fue de gran importancia para diagnosticar FECHA ACTIVIDAD 21/06/12 Acta #001, primera visita a las instalaciones de la Fundación Rhemaqui. RESULTADOS Constatar los escasos recursos económicos, materiales, salubres y educativos para el cumplimiento del objetivo planteado por la fundación. CONCLUSIONES Dificultad para cumplir sus objetivos por escases de recursos y falta de herramientas administrativas y contables, asi como las principales necesidades de la fundación y de los niños que se requieren para 75 continuar con el proceso de alimentación, refuerzo escolar y apoyo emocional. 28/07/12 Acta #002, donde nos reunimos para diligenciar los formatos de acompañamiento entregados por el Banco Arquidiocesano de Alimentos Se evidencian los siguientes parámetros de medición con sus dimensiones respectivas: Dimensión A “Antecedentes generales de la organización” La fundación se encuentra ubicada en el Barrio Juan Rey, sector pobre y vulnerado de Bogotá. Población vinculada “Infancia entre 5 y 9 años”total de 65 niños, 35 niñas y 30 niños; 1 de ellos tiene una discapacidad motriz. Dimensión B “Capacidad Organizacional” No cuentan con red de apoyo Para el parámetro de Política pública, programas y proyectos la fundación trabaja a nivel familiar y local; no se evidencia apoyo de proyectos con instancias gubernamentales. Para finalizar esta dimensión se evaluó el parámetro de Gestión y administración de personas los resultados de esta muestran el correcto proceso de ingreso de los niños vinculados a la fundación, donde se La fundación tiene claro y desarrolla sus objetivos, misión y visión planteada desde la fecha de fundación. A nivel de Gestión de la información la Fundación maneja el archivo de los documentos e inventario de alimentos físico ya que hace algún tiempo fueron víctimas de un robo y la información sistematizada no se recupero. Para finalizarla evaluación de la dimensión C, a nivel de Presupuesto y Fuentes de financiación, la organización no cuenta con un cronograma de actividades, no tiene presupuesto. La contabilidad la lleva ordenada y actualizada el esposo de la Fundadora en un equipo de cómputo personal de 76 requiere lo siguiente: Edad entre los 5 y 10 años Vivir en la jurisdicción de la fundación Estar matriculados en algún plantel educativo Fotocopia del registro civil de nacimiento Fotocopia del carnet de vacunas Fotocopia de algún recibo de servicio público del lugar donde reside Fotocopia del carnet o certificación de prestación de salud Fotocopia del último boletín de notas Fotocopia de la cedula de ciudadanía del tutor o acudiente 2 fotos a color 2x3 1 rollo de papel higiénico, 1 lápiz Biblia y cuaderno $1.000 inscripción y $700 semanales de pensión por niño. Dimensión C “ Administrativa y financiera” La fundación en los parámetros de Estructura organizativa y Normas y procedimientos no cuenta con un organigrama establecido, la directora de la fundación realiza varias funciones. su hogar. Además de las donaciones en dinero o materiales la fundación cuenta con una segunda fuente de ingresos que es una mini tienda donde se venden algunos útiles escolares, golosinas, ropa y artículos donados. Dimension C “Intervención social” Dos mujeres voluntarias hace 1 año realizaron un proyecto para organizar y crear el grupo de Boy-scout con los niños más grandes de la fundación y algunos otros niños de la comunidad que querían pertenecer a dicho grupo, pasado el tiempo y por los escasos recursos para llevar a los niños a diferentes sitios, la fundación Rhemaqui a nivel social en el mes de septiembre de 2012 se logro vincular con el grupo de los Boy-Scout Cristianos de Colombia, esto con el fin de maximizar las actividades y enseñanza de los niños. Aun no se ha implementado por completo, ya que la 77 07/08/12 Acta #003 inscripción por niño es de $12.000; se espera que para inicios del año 2013 los interesados se vincules a este gran grupo. Se realizo el, donde se Se sensibilizó a los realizo una Reunión con los padres para que padres de familia de los apoyen y pasen más niños de la fundación. tiempo con sus hijos, pues los valores y la educación viene desde el hogar. Se presento el grupo de los Boy-scout Cristianos de Colombia, con el fin de hacer alianza entre el grupo de Boy-scout de la fundación Rhemaqui y esta mundial organización. La idea es que cada padre de familia se haga cargo de la inscripción de su hijo. Se acuerdan 3 actividades que se harán hasta el mes de noviembre de 2012 para recaudar fondos que son: Venta de Garaje, Pijamada con cine y Despedida con integración familiar. 78 Grafica 5. Boy-scout Cristianos de Colombia Fuente: Las autoras Fotos tomadas en las instalaciones de la fundación Rhemaqui con los Padres de familia y los representantes de los Boy-Scout Cristianos de Colombia. El día 18 de agosto de 2012 nos reunimos con el objetivo de unificar, terminar e imprimir el primer informe de gestión para la entrega del mismo a la universidad. El día 25 de agosto de 2012 se realizo el acta #004, donde se realizo una visita y reunión con la señora Graciela Bautista (Fundadora) y el señor Nelson (Contador público de la fundación) esta reunión tuvo como objetivo exponer las propuestas de la reunión con los padres de familia para que ellos como representantes de la fundación nos dieran el aval y poder llevar a cabo todas las actividades para el beneficio único de los niños. Los días 01 y 08 de septiembre de 2012 se realizo el acta #005, teniendo en cuenta que la primera actividad a realizar es una “venta de garaje” con donaciones de nosotras de las practicantes y algunas personas voluntarias; estos días se realizaron, imprimieron y repartieron los volantes por las casas del barrio Juan Rey para que participen en nuestra actividad en pro del aprendizaje y desarrollo motriz de los niños de la fundación. Los días 15 y 22 de septiembre de 2012 con el fin de llevar a cabo la actividad de venta de garaje nos dedicamos a recolectar y clasificar las donaciones (Ropa, zapatos, artículos de hogar, colchones, juguetes, etc.). 79 Así mismo realizamos y entregamos a la directora de la Fundación un modelo de factura para que le sea más fácil llevar las cuentas de las ventas diarias y así entregar cada semana al contador las cuentas y los dineros. Adicional entregamos un modelo de comprobante de ingreso para que allí lleve el control de las pensiones semanales y poder entregar al contador el dinero. Grafica 6. Comprobantes de ingreso y facturas Fuente: Autoras Para los días 29 y 30 de septiembre de 2012 se realizo el acta #006 actividad Venta de Garaje; el cual tuvo dos objetivos fundamentales, el primero la organización de todas las donaciones en las instalaciones de la fundación Rhemaqui con la ayuda de dos madres de familia. Y el segundo objetivo fue realizar la actividad “Venta de Garaje” que dio inicio el domingo 30 de septiembre a las 9:00 am hasta las 3:00 pm. El resultado de esta actividad fue muy gratificante ya que se logro recolectar $600.000 en ventas; lo que no se logro vender ese día se dejo para entregar a los familias de niños que pertenecen a la fundación Rhemaqui. 80 Grafica 7. Instalaciones de la Fundación Rhemaqui Fuente: Autoras Grafica 8. Accesorios de la Fundación Rhemaqui Fuente: Autoras Fotos tomadas en las instalaciones de la fundación Rhemaqui con la fundadora Graciela Bautista, 2 mujeres voluntarias y las estudiantes de la universidad de la salle (Yamile Rojas y Marivel Muñoz) El día 07 de octubre de 2012 realizamos la compra de un Televisor LED32“ para los niños de la fundación, así mismo una familia conocida amablemente realizo la donación de un DVD, los cuales serán llevados y entregados a los niños y representantes de la fundación el día sábado 20 de octubre de 2012. Ver anexos de Actas 81 Grafica 9. Comprobantes donación Fuente: Autoras 6.3 Actividades pendientes Teniendo en cuenta nuestro cronograma de actividades y contando ya con los electrodomésticos y fondos económicos, para el día sábado 27 de octubre tenemos programado una actividad con los niños pertenecientes a la fundación; la actividad es una “Pijamada con cine” (ver fotos anexos) que consiste en quedarnos esa noche en las instalaciones de la fundación haciendo actividades recreativas, entregando sorpresas a los niños por ser vísperas de halloween y viendo una película de estreno. De igual manera para el sábado 17 de noviembre se tiene programado una actividad de “despedida con los padres, niños, profesores voluntarios y representantes de la fundación”; esto con el fin de integrar más a fondo las familias y fortalecer los vínculos de apoyo entre padres y representantes de la fundación. La actividad de la visita a Maloka estaba programada para el 03 de noviembre de 2012, la idea era llevar a los 60 niños de la fundación, el plan maloka tiene un costo de $19.500 c/u que incluye cine 3D Domo + experiencias interactivas, pero los recursos que hemos obtenido hasta el momento no hacen posible que llevemos a cabo esta actividad. El día 05 de septiembre de 2012 enviamos un correo electrónico a Maloka solicitando un descuento en la tarifa por ser una causa noble, pero no hemos recibido respuesta alguna. 82 Grafica 10. Solicitud Planes para niños Fuente: Las autoras 83 CONCLUSIONES Teniendo en cuenta nuestro objetivo general “Asesorar y contribuir con la Fundación Rhemaquí en el área administrativa, contable y social para el desarrollo, crecimiento y estabilidad de la misma; diagnosticando el estado actual de la Fundación y planteando soluciones a los requerimientos administrativos, contables y sociales, buscando priorizar las necesidades de los niños para su desarrollo” podemos concluir que: Realizamos un diagnostico de cómo se encontraba la fundación a niveles administrativo, contable y social, con esto conseguimos que las áreas administrativas y contable tuvieran una organización y una idea de cómo llevar las cuentas de una manera clara y así mismo entregar soportes a la persona que lleva las cuentas de todos aquellos movimientos financieros por pequeños que sean. Se analizaron las diferentes variables de la organización para determinar su estado y poder proponer una estrategia por implementar. Se estableció el plan de trabajo, posterior al diagnostico, una vez detectadas, cuáles son sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas “FODA”. Se logro crear una mentalidad de emprendimiento con los padres de familia pertenecientes a la fundación mediante charlas y actividades de motivación, dejando claridad frente a que son los ingresos y egresos. Se lograron herramientas que permitirán el fortalecimiento administrativo y contable, para la fundación. Al realizar el análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, pudimos concluir que la fundación necesita con urgencia colaboración y mayor atención por parte de las autoridades competentes de la localidad en cuanto a su mantenimiento, salud de los niños y apoyo de voluntariado, como jornadas de promoción y prevención en salud (odontológico, medicina general, control de plagas, capacitaciones en salud sexual y reproductiva y alfabetización) 84 RECOMENDACIONES Contratar y/o ubicar una persona que desee colaborarle a la señora María del Carmen “Directora” quien realiza el 90% de las funciones de la fundación a nivel educativo y administrativo. Realizar el cronograma de actividades al inicio de cada año lectivo con las ideas de la fundadora, contador y directora; esto con el fin de hacer un presupuesto base y así saber con cuánto dinero se cuenta a comienzo y fin de cada año. Registrar en Excel los ingresos y egresos de la fundación para que sea más ágil y útil llevar la contabilidad. Realizar y mantener una base de datos con la información familiar de los estudiantes de fundación. Solicitar a la alcaldía de Bogotá y a la Secretaria de Salud una alianza para que realicen jornadas o brigadas de salud y aseo, ya que los niños de allí, por su escases de dinero les queda complicado transportarse hasta el médico y pagar los medicamentos que el POS no cubre. Teniendo en cuenta la recomendación de elaborar un cronograma, en la actividad de fin de año que se realiza; hacer la contratación ya sea en un parque, una piscina o un centro de entretenimiento con el paquete completo que incluya alimentación y transporte ida y regreso. 85 BIBLIOGRAFÍA Cabezas, (2011). Metodologia de Analisis de las Empresas Sociales del Estado del Distrito Capital. Alcaldia de Bogota. Chiavenato. (1995). Introducción a la Teoría general de la Administración. México: MacGraw Hill.Méndez, C. 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ANEXOS 7.1 ANEXO #1 Entrega del Televisor, DVD y Computador a la Fundadora y Directora de la fundación Rhemaquí el día 20 de octubre de 2012. 7.2 ANEXO #2 Actividad “Pijamada con película”. Realizada el 03 de noviembre de 2012 en las instalaciones de la fundación, barrio Juan Rey. Previo a la realización de esta actividad se conto con el permiso y autorización de los padres de familia mediante la siguiente circular. 88 89 90 91 7.3 ANEXO #3 Para tener un concepto más amplio de cómo se encuentra a nivel estructural, ambiental y social la fundación y sus alrededores realizamos una encuesta a los padres de familia donde tuvimos en cuenta el tipo de entrevista psicológica y con preguntas abiertas, esto con el fin de estructurar nuestro FODA y las posibles recomendaciones. 92 93 8. ACTAS Acta 1 Visitas Proyecto Social 94 95 Acta 2 Visitas Proyecto Social 96 97 Acta 3 Visitas Proyecto Social 98 99 Acta 4 Visitas Proyecto Social 100 Acta 5 Visitas Proyecto Social 101 Acta 6 Visitas Proyecto Social 102 Acta 7 Visitas Proyecto Social 103 Acta 8 Visitas Proyecto Social 104 Acta 9 Visitas Proyecto Social
