Docente JUAN PABLO OVIEDO ROA Ingeniero de Sistemas Especialista en Docencia Universitaria INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (S.I.) Introducción En la era industrial lo más importante era el uso del capital, para generar nuevos productos. En el presente los recursos son las ideas y el uso de la información. Las computadoras y los Sistemas de Información (S.I.) ocupan ahora un sitio especial en las empresas. El afán por la información de la sociedad actual es incontenible. Aumentar la confiabilidad en la información significa que aquellos que diseñan los Sistemas de Información (S.I.) tendrán una responsabilidad cada vez mayor. Las organizaciones seguirán teniendo Analistas para planear y desarrollar sus S.I. Un Sistema de Información (S.I.) basado en computadora debe funcionar de manera apropiada, ser fácil de utilizar y adecuarse a la organización para la que fue diseñado. Concepto básico de Sistema Toda organización, para realizar sus actividades en forma adecuada, necesita sistemas de trabajo orientados a lograr una coordinación integral de todos sus elementos. Tratando de establecer un concepto de lo que significa Sistema, podemos decir: Un Sistema es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas. Un Sistema es un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a cabo por las empresas para lograr así los objetivos de la misma. Docente JUAN PABLO OVIEDO ROA Ingeniero de Sistemas Especialista en Docencia Universitaria Un Sistema es una serie de objetos con una determinada relación entre ellos mismos y entre sus atributos. Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo particular, de acuerdo con un plan. Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo particular, de acuerdo con un plan. Sistema es una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre sí, ejecutadas por un conjunto de empleados (usuarios) para obtener un resultado esperado. Sistema es la interrelación de información entre el personal y la organización para el logro de los objetivos. Un Sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o metas comunes, mediante manipulación de datos, energía o materia. Con todos los elementos expuestos, es posible afirmar que Sistema es el resultado de un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos) relacionados entre sí, previamente coordinados, destinados a un objetivo común. El funcionamiento del Sistema es un conjunto complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran, que abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente. • Un Sistema se compone : Elementos físicos: Reportes, Formas, Equipo, Material, Papel. Elementos de información: Datos, Archivos de datos (memoria), Instrucciones (¿Como hacerlo?), Procedimientos (¿que hacer y como hacerlo ? - método), Medidas evaluaciones (comparaciones). Elementos humanos: Quien, Acciones tomadas, Conexiones (interrelaciones). Un Sistema es una red de procedimientos relacionados entre si y desarrollados de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa. ¿ Que es un Sistema ? Un Sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre si para lograr un objetivo común. Docente JUAN PABLO OVIEDO ROA Ingeniero de Sistemas Especialista en Docencia Universitaria Sistema de Información ( S.I.) :Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros, y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de computo que generan reportes periódicos para varios usuarios. La finalidad de un Sistema es la razón de su existencia Componentes de un Sistema de Información Personas: Son los Propietarios del Sistema (personas que patrocinan y promueven el desarrollo de S.I.), los usuarios (directivos, ejecutivos, Docente JUAN PABLO OVIEDO ROA Ingeniero de Sistemas Especialista en Docencia Universitaria directivos medios, jefes de equipo, personal administrativo), los diseñadores y los constructores. Actividades: Procesos que se llevan a cabo en la empresa y las actividades de proceso de datos y generación de información que sirven de soporte a las primeras. Datos: Constituyen la "materia prima" empleada para crear información útil. Redes: Comunicación y coordinación de lugares en la organización (centros de producción, oficinas, etc.). Tecnología: Tanto hardware como software que sirven de apoyo a los integrantes del S.I. Procedimiento Puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de los tiempos de realización, el uso de los recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro del mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos : pago de nomina, selección y contratación de personal, etc. Un conjunto de procedimientos tendiente a un mismo fin se conoce como un Sistema. Ejemplos : sistema de contabilidad, sistema de administración y desarrollo de personal, etc. Un procedimiento se caracteriza por NO ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplos: recibir correspondencia, elaborar pedidos, etc. Ej. Sistema Organizacional Todos los Sistemas de manufactura tienen similitudes: Docente JUAN PABLO OVIEDO ROA Ingeniero de Sistemas Especialista en Docencia Universitaria Su finalidad es producir bienes o productos que satisfagan la demanda del mercado. Los Sistemas interactúan con sus medios ambientes para adquirir los materiales necesarios, los obreros y el conocimiento para fabricar los bienes. SI el proceso de fabricación debe mantenerse, NO es posible prescindir de ninguna de las entradas. Los Sistemas de fabricación también generan salidas tales como productos terminados, desperdicios, etc. Para mantener su funcionamiento, estos Sistemas deben estar bajo CONTROL (necesitan satisfacer ciertos estándares de desempeño). Los gerentes y empleados vigilan constantemente los niveles de desempeño y los comparan contra la productividad planeada (los sistemas de fabricación son autorregulables y autoajustables). Si los ajustes internos NO son satisfactorios (si existen muchos daños, la calidad es muy baja o los precios no son razonables) entonces se aplican fuerzas regulatorias al medio ambiente. Las características generales de todos los Sistemas, son las mismas. Cualquier Sistema puede examinarse con este marco de referencia en mente, añadiendo los detalles que sean necesarios Sistemas de Información Organizacionales La finalidad de un S.I., es procesar entradas, mantener archivos de datos y producir información, reportes y otras salidas. Los S.I. están conformados por subsistemas que incluyen Hardware, Software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. Aplicación: Conjunto particular de subsistemas (equipo físico, programas, archivos y procedimientos). Por esta razón, los S.I. pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o compras. Durante el diseño los Analistas tienen la responsabilidad de identificar las características importantes y necesarias que deben tener los nuevos Sistemas. Docente JUAN PABLO OVIEDO ROA Ingeniero de Sistemas Especialista en Docencia Universitaria Sistemas para el procesamiento de Transacciones El sistema más importante dentro de una organización es el que esta relacionado con el procesamiento de transacciones. Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecte a toda la organización (facturación, entrega de mercancía, pago a empleados, deposito de cheques, etc.). Los sistemas de procesamiento de transacciones brindan velocidad y exactitud. Los Analistas diseñan tanto los sistemas como los procesos para el manejo de actividades. El Analista desarrolla diferentes tipos de S.I. para satisfacer las diversas necesidades de la empresa. Ej. Software de cajeros automáticos Docente JUAN PABLO OVIEDO ROA Ingeniero de Sistemas Especialista en Docencia Universitaria S.I. de una Empresa La visión mas intuitiva de un Sistema de Información (S.I.) de una empresa se obtiene simplemente observando como la información fluye de una parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno. Existen flujos de información claramente observables porque corresponden a flujos físicos: o Llega el pedido de un cliente (es decir, del entorno). o Alguien en ventas lo registra y envía una copia al almacén para que sea servido (probablemente después de comprobar que el cliente en cuestión tiene crédito). o El almacén se comprueba que exista el stock disponible y en caso afirmativo se asigna el pedido y se remite una copia del mismo a facturación. o Facturación prepara la factura correspondiente de acuerdo con las condiciones de precio acordadas con el cliente. Será necesario registrar las transacciones de pago por parte de los clientes, si deseamos tener al día la información pertinente para tomar la decisión de conceder o no el crédito a un cliente determinado que ha cursado un pedido concreto. También se debe tener al día la información de stocks para tomar decisiones de compra. La necesidad de acceder a la información esta presente no solo en la toma de decisiones más o menos rutinaria u operacional. Es necesario acceder a información relevante en todas las actividades que tienen lugar en el desempeño de las funciones y procesos de negocio de cualquier empresa, desde la planificación y definición de objetivos hasta el control de consecución de los mismos, pasando por el diseño y puesta en practica de acciones encaminadas a conseguir los objetivos fijados. En resumen: Definición de un S.I. de una Empresa Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las Docente JUAN PABLO OVIEDO ROA Ingeniero de Sistemas Especialista en Docencia Universitaria funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia. ASPECTOS CLAVES Sistema de Información El verdadero valor de un sistema de información NO esta en la complejidad o en la calidad del propio sistema en si mismo, SINO en la utilización que la organización haga de él, lo que, por regla general, depende mas de factores humanos que de factores tecnológicos. Si NO se tiene en cuenta el impacto que puede tener la implantación de la tecnología desde un punto de vista humano y organizativo, lo mas probable es que la automatización del sistema FRACASE debido al rechazo o la mala utilización de la tecnología por parte de las personas. El éxito de una empresa y su diferenciación con respecto al resto de sus competidores, NO viene dado por la tecnología de la que dispone, sino, por el uso adecuado que se hace de ella en el seno de la organización.