Avance011 - psproject - tesis de grado oscar amelunge

FACULTAD DE INGENIERÍA
Carrera Ingeniería de Sistemas
MODALIDAD DE GRADUACIÓN
Proyecto de Grado
“Sistema de gestión contable y ventas para la empresa P&S con
Adempiere”
Oscar Marcos Amelunge Ruiz
Santa Cruz - Bolivia
2010
FACULTAD DE INGENIERÍA
Carrera Ingeniería de Sistemas
MODALIDAD DE GRADUACIÓN
Proyecto de Grado
“Sistema de gestión contable y ventas para la empresa P&S con
Adempiere”
Oscar Marcos Amelunge Ruiz
NR. 2003210474
Proyecto de Grado para optar al
grado de Licenciado en Ingeniería de Sistemas
Santa Cruz - Bolivia
2010
ABSTRACT
TITULO
AUTOR
: Sistema de gestión contable y ventas para la
empresa P&S con Adempiere.
: Oscar Marcos Amelunge Ruiz.
PROBLEMATICA
El presente documento, describe la realización del análisis de requisitos,
modelado de procesos y configuración del software Adempiere para la gestión
de Ventas y contabilidad asociada a las ventas en la empresa P&S. Adempiere
es un sistema de código abierto desarrollado en JAVA, lo cual le da una gran
flexibilidad en comparación con otros propietarios. La metodología utilizada
como modelo de trabajo para el presente proyecto de grado es ASAP,
Accelerated SAP. La primera parte del trabajo describe en detalle la
planificación y preparación del Proyecto, así como la principal herramienta,
Adempiere. La segunda parte, está orientada al diseño y realización, dónde se
define el modelo del negocio y se configura el sistema en base los procesos
identificados. Una serie de pruebas unitarias e integrales, ponen a punto la
configuración para salir en productivo con una versión beta.
OBJETIVO
Analizar los requisitos funcionales, modelar los procesos del negocio y en base a
estos configurar el software Adempiere para la gestión de contabilidad general y
ventas de la empresa P&S.
CONTENIDO
a) Plan del Proyecto; b) P&S; c) Adempiere; d) Metodología ASAP e)
Preparación del Proyecto; f) Modelado del Negocio; g) Configuración de
Adempiere h) Pruebas del sistema; i) Conclusiones y Recomendaciones.
CARRERA
PROFESOR GUIA
DESCRIPTORES O TEMAS
: Ingeniería de Sistemas
: Lic. Luis Marcelo Suarez Vaca-Rivera.
: Adempiere, ERP, Modelo del negocio,
Pruebas.
E-MAIL
: oscar.amelunge@gmail.com
: Julio de 2010.
FECHA
AGRADECIMIENTO
En esta sección se realizara el agradecimiento correspondiente
RESUMEN
El presente documento, describe la realización de cada una de las etapas de análisis,
diseño de procesos y configuración, poner en funcionamiento el software Adempiere en
la empresa P&S
La metodología a emplear, es ASAP, Accelerated SAP, metodología que proveerá un
marco de referencia para la realización de etapas y tareas de la presente implementación.
La primera parte describe en detalle la planificación del Proyecto, además de contener un
marco teórico que da referencia acercar del software Adempiere y la empresa P&S.
La segunda parte, está orientada al análisis del negocio, diseño de procesos y
configuración de los módulos de contabilidad general y de ventas del Adempiere. Una
serie de pruebas unitarias e integrales, ponen a punto la configuración para tener una
versión en funcionamiento del software.
En la tercera parte, se describen las conclusiones y recomendaciones derivadas de las
experiencias del presente proyecto.
INTRODUCCION
TABLA DE CONTENIDO
.PARTE I PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO ................................................... 2
1. PLAN DE PROYECTO ............................................................................................................................ 3
1.1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3
1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ................................................................................................ 3
1.3. SITUACION PROBLEMÁTICA ......................................................................................................... 4
1.4. SITUACION DESEADA ....................................................................................................................... 4
1.5. OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 5
1.5.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 5
1.5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................................................................................. 5
1.6. ALCANCE .............................................................................................................................................. 5
1.7. METODOLOGÍA Y HERRAMIENTAS ............................................................................................. 5
1.8. ASAP ....................................................................................................................................................... 5
1.8.1. FASE 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO ................................................................................ 6
1.8.2. FASE 2 - DISEÑO DEL NEGOCIO .................................................................................................. 6
1.8.3. FASE 3 - REALIZACIÓN .................................................................................................................. 7
2. SOFTWARE OPENBRAVO.................................................................................................................... 7
2.1.1. AREAS DE APLICACIÓN DE OPENBRAVO .............. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1.2. GESTIÓN DE DATOS MAESTROS ............................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1.2.1. CONFIGURACIÓN DE TERCEROS ........................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1.2.2. PRODUCTOS .................................................................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1.3. GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD ............. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1.3.1. CONTABILIDAD ........................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1.4. GESTIÓN DE VENTAS .................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1.4.1. PEDIDO DE VENTA ...................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1.4.2. ALBARÁN (CLIENTE) .................................................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1.4.3. FACTURAS (CLIENTE) ................................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
i
PARTE I PLANIFICACIÓN Y
.
PREPARACIÓN DEL PROYECTO
CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO
1. PLAN DE PROYECTO
1.1. INTRODUCCIÓN
En la actualidad las grandes disciplinas como la contabilidad, las finanzas, los modelos
de inventarios, modelos de presupuesto, etc. han alcanzado un alto nivel de
estandarización, siguiendo reglas generales como por ejemplo los “Principios de
contabilidad generalmente aceptados”, situación que ha llevado a muchos fabricantes de
software (tanto de software comercial como, software no comercial) a desarrollar
soluciones parametrizables basadas en estas disciplinas con el fin de ahorrar tiempos y
costos en la implementación de sistemas de información empresarial. Un claro ejemplo
de esta práctica puede ser apreciado en los sistemas de planificación empresarial o ERP
por sus siglas en ingles (Entreprise Resourse Planning) que pretenden englobar
disciplinas (contabilidad, inventarios, presupuestos, etc.) estándar dentro de un producto
de software parametrizable.
Toda esta situación plantea un gran beneficio para las PYMES (Pequeñas y medianas
empresas) que por lo regular no cuentan con el capital suficiente para invertir en el
desarrollo de un sistema de información empresarial.
1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
La empresa P&S es una PYME que se especializa en la fabricación y venta de artesanías
en porcelana fría, cuenta con una amplia gama de productos los cuales están a la venta en
tres sucursales.
Actualmente el registro de venta de productos en la empresa P&S es realizado utilizando
planillas de Excel. En cada una de sus sucursales se registran las ventas del día y al final
de la jornada laboral se procede a los respectivos cierres de caja, se envía por correo
electrónico las planillas de Excel a la administradora, al día siguiente o dependiendo de
la carga de trabajo, la administradora utiliza las planillas de Excel como información de
entrada en su sistema contable.
CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO
P&S cuenta con un sistema contable el cual es una aplicación WINDOWS de escritorio
que fue implementada solamente para el manejo de la contabilidad, no cuenta módulos
de ventas por lo cual la información concerniente a las ventas debe ser introducida en el
sistema contable de forma manual, dicha situación conlleva en un manejo contable poco
eficiente y poco fiable.
1.3. SITUACION PROBLEMÁTICA
El problema principal de P&S es la falta información contable oportuna que refleje las
ventas en forma inmediata (en línea) y permita la generación de reportes contables tanto
para los administrativos de la empresa como para las entidades reguladoras del gobierno.
Las planillas de Excel para el registro de ventas y la carga manual de estos datos al
sistema contable, significan un proceso lento y poco fiable debido a que los archivos de
Excel se pueden corromper y la información de los mismos es fácilmente manipulable.
Dentro de la problemática actual de la empresa frente a la gestión contable y gestión de
ventas se pueden destacar los siguientes puntos:
 No existe integración contable automática de las ventas que realizan las sucursales.
 Falta de información contable (con respecto a las ventas) oportuna y confiable.
 Demora en el proceso de cierre contable.
Los propietarios de P&S pretenden expandir su negocio con la apertura de 2 sucursales
mas, lo que se traducirá en mas ventas y por ende mayor flujo de información, por lo
tanto se han visto en la necesidad de cambiar su actual sistema contable por un software
que les permita reflejar en la contabilidad de manera automática, eficiente e inmediata
las ventas realizadas en sus distintas sucursales, para lo cual han elegido “Adempiere”.
1.4. SITUACION DESEADA
Contar información contable fiable y oportuna que refleje las ventas en forma inmediata
e integrada automáticamente cono la contabilidad, además que se permita la generación
CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO
de reportes contables tanto para los administrativos de la empresa como para las
entidades reguladoras del gobierno.
1.5. OBJETIVOS
1.5.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar los requisitos funcionales, modelar los procesos del negocio y en base a estos
parametrizar el software Adempiere para la gestión ventas y contabilidad general de
P&S.
1.5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Los objetivos específicos que se pretenden alcanzar son:
 Recopilar los requisitos empresariales de P&S respecto a las ventas y la
contabilidad general.
 Crear un modelo del negocio de P&S centrado en las ventas y contabilidad
general de la empresa.
 Parametrizar el software Adempiere en base al modelo del negocio para
gestionar las ventas y contabilidad general.
 Realizar pruebas funcionales del software Adempiere para asegurarse que este
se adapte al modelo del negocio generado.
 Entregar una versión de producción del software Adempiere.
1.6. ALCANCE
El alcance estará definido por la parametrizacion en el software Adempiere de los
procesos de contabilidad general y los procesos de ventas de P&S.
1.7. METODOLOGÍA Y HERRAMIENTAS
1.8. ASAP
Para el presente trabajo se utilizara como modelo de referencia la metodología ASAP
“Metodología Accelerated SAP, desarrollada por SAP AG para la ejecución de proyectos
de implementación de sus soluciones de software. Inicialmente fue creada para lograr una
práctica estándar en las actividades tanto de consultoría como de logística y otros
CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO
aspectos necesarios para que los proyectos de implementación del ERP SAP/R3. Con el
tiempo fue evolucionando para abarcar la implementación de las diferentes soluciones de
negocios que SAP ha ido desarrollando, como por ejemplo mySAP CRM, PLM, SCM,
SRM, Enterprise Portals, y otras” (WIKIPEDIA, 2010). Como se puede ver en la cita
anterior la metodología no solo es utilizada para la implementación del ERP de SAP sino
también para otros productos de software, ya que esta metodología no está centrada en el
producto si no en el proceso de implementación.
El modelo de implantación consta de las siguientes fases:
 Preparación de Proyecto
 Diseño del Negocio
 Configuración del sistema
 Preparación Final
 Salida en Productivo y Soporte
1.8.1. FASE 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO
Esta fase abarcara lo concerniente al plan de proyecto, identificación de objetivos y
alcance del proyecto.
Entregables:

Plan de proyecto
o Definición del objetivo general y los objetivos específicos.
o Definición del alcance.

Descripción de la empresa de P&S.

Descripción características principales del software a utilizar para dar las
soluciones a las necesidades de P&S (Adempiere).
1.8.2. FASE 2 - DISEÑO DEL NEGOCIO
En esta fase se identificarán los datos maestros y los requisitos funcionales referentes al
proceso de ventas de la empresa P&S, se especificaran dichos procesos así como las
transacciones contables que estos generan, finalmente se construirá un modelo de los
CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO
procesos contable y los procesos de ventas, que servirán como entrada para la siguiente
fase.
Entregables:

Documento del modelo de negocio:
o Estructura de la compañía y parámetros generales.
o Descripción de datos maestros.
o Descripción de procesos contables.
o Descripción de procesos de ventas
1.8.3. FASE 3 - REALIZACIÓN
Esta fase pretende utilizar el modelo de procesos de ventas y el plan contable generado en
la fase anterior, para configurar y adaptar el software Adempiere a los mismos,
posteriormente se realizaran las pruebas de unidad y aceptación de dicha parametrizacion.
Entregables:

Documento de parametrización:
o Parametrizaciones general.
o Parametrizacion y carga de datos maestros.
o Configuración de proceso contables.
o Configuración de procesos de ventas.

Documento de pruebas de unidad y pruebas de aceptación de procesos.
2. SOFTWARE ADEMPIERE
Adempiere es una solución de software libre bajo licencia GPLv2 desarrollada por una
comunidad de usuarios del mismo nombre, con el objetivo de ofrecer un producto con
funcionalidades de: Planificación de recursos empresariales, Administración de
Relaciones con el cliente y Administración de cadena de suministros (ERP, CRM, SMC).
2.1. CARACTERISTICAS GENERALES
CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO
Una de las grandes diferencias de ADempiere con otros software de tipo empresarial
reside en su forma de organización basada en procesos de negocio y no en módulos para
una determinada área de negocio ver figura siguiente.
M
CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO
PARTE II
MODELADO DEL NEGOCIO Y REALIZACIÓN
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
MODELO DEL NEGOCIO
El modelo del negocio es una técnica para comprender los procesos de negocio de la
organización. (proceso unificado, capitulo 6 página 115).
El objetivo de esta fase es crear un modelo del negocio, resultado de la entrevista con los
encargados de ventas de sucursales y los administrativos. El modelo del negocio
representa las características principales de la empresa, los datos maestros, los requisitos
principales así como también a los proceso de venta y los procesos contables
.
DEFINICIO DEL ESQUEMA ORGANIZACIÓNAL JERARQUICA
El primer paso para construir el modelo del negocio consiste en definir la estructura
jerárquica que presentara P&S en términos de ADempiere.
Existen tres niveles organizacionales en ADempiere: Compañia, Organización y
Almacenes.
11
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
COMPAÑIA
“Una compañia es el más alto nivel Organizacional de ADempiere, representa una
entidad legalmente establecida.” (Pamungkas,2009). Al ser P&S entidad legal se definirá
un compañia para la misma con los siguientes parametros:
Nombre :
PS
ORGANIZACIÓN
Es una subdivisión de una organización. Se pueden usar organizaciones para dividir el
negocio en regiones o para dividir tareas funcionales de la empresa.
En términos de ADempiere P&S será definida como una Sub-Entidad.
Organización:
PS Central
ALMACENES
Cada organización puede tener un determinado número de almacenes donde se
almacenan los materiales para la fabricación o productos para las ventas.
Al tener P&S tres sucursales de venta de productos se tendrán tres almacenes:
Almacén 1:
WH Cine Center
Almacén 2:
WH Bolívar
Almacén 3:
WH Aeropuerto LP
El esquema organizacional jerárquico de P&S quedaría como se ven en la siguiente
figura:
12
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
P&S
Cliente
P&S Central
Organizacion1:
WH Bolivar
Almacén 2
WH Aeropuerto LP
Almacén 3
WH Cine Center
Almacén 1
IDENTIFICACION DE LOS ACTORES DEL NEGOCIO
Un actor del negocio representa un rol jugado por alguien o algo externo al negocio y
que
interactúa
con
el.(presentación
descargada
de
http://www.slideshare.net/david.motta/modelo-del-negocio-con-rup-y-uml-parte-1,
pagina 30, consultado 15-04-2010)
Según O.M.G. el símbolo para representar a los actores del negocio es el siguiente:
uc Actors
Business Actor
Los actores del negocio para identificados par P&S son los siguientes:
13
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
uc Actors
Gerente
Administrador
Vendedor
Cliente
Gerente: El gerente es el encargado de controlar y supervisar todas las actividades de
P&S.
Administrador: El administrador se encarga de la administración y control de los
vendedores y los puntos de venta de P&S.
Vendedor: La función principal del vendedor es la venta de productos de P&S y es
responsable de su punto de venta.
Cliente: Es toda persona que compra algún producto de P&S.
DEFINICION DE REQUERIMIENTOS GENERALES
La finalidad de esta actividad es analizar los objetivos de estandarización (parámetros
generales) y las limitaciones a las que estos están sujetos. Las definiciones realizadas para
parametrización son:
USO DE MONEDA
14
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país
dentro del cual funciona el “ente” y en este caso “el precio” esta dado en unidades de
dinero de curso legal. (“Funes Orellana”).
A continuación se describe lista las monedas de curso legal utilizada en Bolivia:
Moneda
Abreviatura
Bolivianos
BOB
Dolares Amelricanos
$us
AÑO CONTABLE Y PERIODOS CONTABLES
Para el manejo de la contabilidad se definirán dos tipos de paridos, los periodos contables
anuales y los periodos contables mensuales:
El periodo anual estará
definido por el año fiscal o
año contable
Año contable Inicio
Periodo
Contable
ene-10
feb-10
mar-10
abr-10
may-10
jun-10
jul-10
ago-10
sep-10
oct-10
nov-10
2010
Inicio del
periodo
01/01/2010
01/02/2010
01/03/2010
01/04/2010
01/05/2010
01/06/2010
01/07/2010
01/08/2010
01/09/2010
01/10/2010
01/11/2010
Fin del
periodo
31/01/2010
28/02/2010
31/03/2010
30/04/2010
31/05/2010
30/06/2010
31/07/2010
31/08/2010
30/09/2010
31/10/2010
30/11/2010
15
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
dic-10
01/12/2010
31/12/2010
DEFINICION DE DATOS MAESTROS
Los datos maestros, son información clave en las operaciones del negoción, conforman
un repositorio información centralizada que puede ser utilizada en distintos procesos o
transacciones, son centralizados para asegurar que no exista duplicidad de los mismos. Se
han identificado los siguientes grupos de datos maestros para los procesos de venta de la
empresa P&S.
PLAN DE CUENTAS
“Es una relación de las cuentas de bienes y derechos (Activo), obligaciones para con
terceras personas o acreedores (Pasivo), obligaciones para con el propietario o accionistas
(Apatrimonio o Capital)”, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con
un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a la naturaleza y necesidades de
una empresa en particular, para el registro de sus operaciones y la formulación de estados
financieros”(FUNES,2003).
La estructura de codificación para el plan de cuentas de P&S es la siguiente:
Nivel
1
2
3
4
5
Cant.Digitos 1
1
1
2
3
Primer Nivel: Asignación del Grupo (Activo, Pasivo, Patrimonio y Resultado).
Segundo Nivel: Asignación del Sub-Grupo (Corriente y No Corriente).
Tercer Nivel: Asignación de cuenta matriz (Disponibilidades, Créditos, Bines de
cambio, etc.)
Cuarto Nivel: Asignación de cuentas de mayor general(Banco, Cajas, Cuentas por
Cobrar, cuentas por pagar, etc.)
Quinto Nivel: Asignación de cuentas de mayor auxiliar( Caja M.N., Clientexxx, etc.)
16
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
Ejemplo:
1
1.1
1.1.1
1.1.1.01
1.1.1.01.001
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
ACTIVO DISPONIBLE
CAJAS
Caja Chica M/N
El plan de cuentas se obtiene de los administradores de P&S, (Ver ANEXO XXX)
CUENTAS BANCARIAS
“Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del
cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente.”
http://es.wikipedia.org/wiki/Cuenta_bancaria
P&S cuenta con 2 cuentas bancarias, las cuales son utilizadas en el movimiento
financiero de la empresa, las cuales son:
Numero de
Cuenta
Cuenta
Banco Santa Cruz M/E
320000xxx
Banco Ganadero M/N
65000xxx
Tipo
Moneda
Caja de
Ahorros
Cuenta
Bolivianos Corriente
Dolares
IMPUESTOS
De acuerdo al régimen tributario simplificado que sita: “Pertenecen a este régimen los
comerciantes minoristas, vivanderos (propietarios de locales pequeños de expendio de
alimentos)
y
artesanos”
http://www.impuestos.gov.bo/Informacion/Normativa/upload/resos/DS24484.pdf
- Características
de
las
empresas
pertenecientes
al
régimen
simplificado
http://www.impuestos.gov.bo/Informacion/Normativa/upload/resos/DS27494.pdf
:
17
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
- El capital destinado a su actividad no debe ser mayor a 27.736 BS.
- Las ventas anuales no deben ser mayor a 101.997 BS.
- Los precios unitarios de las mercaderías comercializadas y/o servicios prestados para
artesanos no debe ser mayor a los 590 Bs.
- Los montos de capital y pago bimestral unificado establecido en la tabla consignada en
el Artículo 17 del Decreto Supremo N° 24484 de acuerdo a lo siguiente:
Categoría
0
1
2
3
4
5
6
Capital
Desde
Hasta
0
5000
5001
6000
6001
9796
9797
14281
14282
18766
18766
2351
2352
27736
Pabo Bimestral (BS.)
0
16
66
146
218
518
646
La empresa P&S al ser una empresa de fabricación de porcelana fría (Artesanal) y contar
con un capital en 24.936 BS está clasificada dentro del régimen tributario en la categoría
tributaria 6, por lo cual debe pagar un tributo bimestral de:
Impuesto
Bimestral
646 Bs.
TIPOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES
“Los documentos mercantiles son los tiítulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y
crédito, planillas de sueldos, notas de remisión, notas o vales de salida de mercaderías,
informes de consumo de materiales, etc,, relativos a las operaciones mercantiles, que
sirven para legitimar el ejercicio de derecho literaly autónomo consignado en el mismo.”
(Funes Orellana).
18
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
Para P&S se definirán los siguientes tipos documentales:
Documento
Recibo de Ingreso de Caja
Descripción
Recibo emitido al cliente en
la venta de productos.
Nota de salida de
Nota para comprobar la
mercadería
salida de mercaderías.
Comprobante de depósito Comprobante de ingreso de
bancario
efectivo
en
cuenta
de
banco.
Para los documentos mercantiles de P&S no se contara con Facturas, ya que al ser P&S
una empresa del régimen simplificado y de acuerdo al DS24484 artículo 25: “Los sujetos
pasivos de este régimen están prohibidos de emitir facturas, notas fiscales o documentos
equivalentes.”.
MAESTROS DE CLIENTES
Es la base de datos de clientes que compran algún tipo de producto a P&S.
Cuando existan clientes nuevos deben guardarse los siguientes datos, nombre o razón
social, dirección, numero de NIT, condiciones de pago, descuentos y otros datos
complementarios.
MAESTROS DE PRODUCTOS
Los datos maestro de productos están conformados por la base de datos de productos que
P&S tiene a la venta.
19
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
Debe existir una categorización de los productos, esto significa que los productos se
podrán agrupar de acuerdo a un tipo o tipos particulares de productos, por ejemplo:
llaveros, centros de meza, portarretratos, etc.
Se registraran los siguientes datos del producto: Nombre del producto, cantidad existente,
precio y otros.
MAESTRO DE EMPLEADOS
Los datos maestro de empleados estarán formados por los empleados encargados de
ventas y administrativos de P&S, los maestros de empleados se utilizarán en las
transacciones asociadas a las ventas.
DEFINICION DE PROCESOS
Un modelo de casos de uso del negocio describe los procesos de negocio de una empresa
en términos de casos de uso del negocio y actores del negocio que se corresponden con
los procesos del negocio y los clientes, respectivamente.(libro de los tres judíos, capitulo
6 pagina 115,116).
Para definir y modelar los procesos del negocio de P&S se utilizaran los casos de uso del
negocio de la notación de UML 2.0.
PROCESOS DE CONTABILIDAD GENERAL
CASO DE USO DEL NEGOCIO GESTIONAR PLAN DE CUENTAS
Incluye la creación, modificación, visualización y bloqueo de las cuentas de mayor. La
asignación adecuada de la clasificación de la cuenta, permitirá el uso correcto de la
misma.
CASO DE USO DEL NEGOCIO CONTABILIZACION DE CUENTAS DE
MAYOR
Permite registrar asientos contables directamente afectando las cuentas de mayor.
Solamente se podrán imputar cuentas de mayor que no sean afectadas en otro módulo, es
20
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
decir aquellas que no estén marcadas con contabilización automática. Se registrarán
asientos que no estén contemplados en los otros módulos.
CONTABILIZACIONES PERIODICAS
PROCESOS DE VENTAS
CASO DE USO REALIZAR PEDIDO
CASO DE USO DEL NEGOCIO REALIZAR VENTA
DIAGRAMA DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO REALIZAR VENTA
uc Primary Use Cases
REALIZAR VENTA
Vendedor
Cliente
`
ESPECIFICACIÓN DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO REALIZAR VENTA
CUN001
Id:
Realizar venta
Nombre:
Vendedor, Cliente
Actores:
Llevar a cabo la venta de uno o más productos en exposición
Propósito:
El caso de uso comienza cuando un cliente se aproxima al punto de
Breve
venta de P&S y solicita comprar uno o más productos de su
descripción:
preferencia, el vendedor procede a registrar la venta del o los
productos, una vez registrada la venta se emite un recibo lo cual
junto con la entrega de los productos finaliza el caso de uso.
Flujo básico de eventos pago en efectivo
1. El Cliente solicita la compra de uno o más productos en exposición.
2. El Vendedor solicita el número de NIT del cliente.
3. El Cliente entrega sus datos al vendedor.
4. El Vendedor busca si los datos personales del cliente fueron previamente
registrados y si no están los registra.
5. El Vendedor solicita al Cliente los productos que desea comprar.
6. El Cliente entrega al Vendedor los productos a comprar.
7. El Vendedor registra los productos a comprar y totaliza el monto a pagar.
8. El Vendedor realiza el cobro del monto total.
21
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
9. El Cliente paga el monto total de la venta en efectivo.
10. El Vendedor registra el pago en efectivo.
11. El vendedor emite un recibo por la compra.
Flujo alternativo descuento por porcentaje
8. El Cliente solicita al vendedor un descuento.
9. El Vendedor llama por teléfono o chat de mensajería instantánea al
Administrador de P&S y solicita un descuento.
10. El Administrador autoriza un descuento por porcentaje del total de la venta.
11. El Vendedor registra el descuento por porcentaje.
12. El Vendedor vuelve a totalizar el monto a pagar.
13. El Vendedor realiza el cobro del monto total.
14. El Vendedor registra el pago (efectivo o tarjeta de crédito/debito).
15. El Vendedor emite un recibo por la compra.
Flujo alternativo descuento por monto
8. El Cliente solicita al vendedor un descuento.
9. El Vendedor llama por teléfono o chat de mensajería instantánea al
Administrador de P&S y solicita un descuento.
10. El Administrador autoriza un descuento por un monto determinado del total de
la venta.
11. El Vendedor registra el descuento por porcentaje.
12. El Vendedor vuelve a totalizar el monto a pagar.
13. El Vendedor realiza el cobro del monto total.
14. El Vendedor registra el pago (efectivo o tarjeta de crédito/debito).
15. El Vendedor emite un recibo por la compra..
Flujo alternativo pago con tarjeta de crédito
9. El cliente paga el monto total de la venta con tarjeta de crédito debito.
10. El vendedor realiza el cobro con tarjeta de crédito/debito por medio de una
terminal de cobro de tarjeta y emite recibo.
11. El cliente firma el recibo emitido por la terminal de cobro de tarjeta
12. El vendedor registra el pago por medio de tarjeta.
13. El vendedor emite un recibo por la compra.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO
REALIZAR VENTA
Se puede extender el proceso de ventas a la realización de descuentos, modo de
pago(efectivo, tarjeta de credito), registro completo del cliente, generación de
asiento contable, etc.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Jacobson Ivar, Booch Grady, Rumbaugh James. El proceso Unificado de Desarrollo de
Software. Impreso en España: Pearson Education, S.A.,2000, Pag. 115.
22
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
Bayu Cahya Pamungkas. ADempiere 3.4 ERP Solutions. Impreso en el Reino Unido:
Pack
Publishing
Ltda.
2009
23
CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO
3. CONFIGURACIÓN DE OPENBRAVO ERP
3.1. Cliente
Usuario: PSAdmin
Pwd:PSAdmin
3.2. Organización
Usuario: PSCentralUser
PWD: PSCentralUser
3.3. Creacion del esquema contable
Nombre: EsqContablePS
Norma: Internacional GAAP
3.3.1. Elemento del esquema contable
Nombre: Contabilidad
3.3.2. Creación del árbol de cuentas
3.4. PLAN DE CUENTAS
4. PRUEBAS
DEL
SISTEMA
24
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
5. REFERENCIAS
BIBLIOGRAFICAS
25
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXO A
PLAN DE CUENTAS P&S
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