UAI-1080-148 Informe Seguimiento Toma Física de Inventarios

UAI-1080-148
Medellín, 18 de julio de 2014
Doctor
JORGE IVAN FRANCO GIRALDO
Jefe Departamento de Publicaciones
Doctora
NUBIA POSADA HINCAPIE
Jefa Sección de Inventarios
Universidad de Antioquia
Medellín, Antioquia
Asunto: Seguimiento a toma física de inventarios - Imprenta
Cordial saludo.
La Unidad de Auditoria Institucional observó el proceso de toma física semestral de
inventarios del Almacén de imprenta el día 27 de junio del 2014.
A continuación incluimos los resultados y las recomendaciones que consideramos
deben tenerse en cuenta para mejora del proceso.
Solicitamos remitirnos por cada recomendación presentada: la acción correctiva o
de mejora propuesta, el responsable de ejecutar la acción y la fecha del
compromiso máximo en el cual se ejecutará la acción. Para lo anterior, sugerimos
reunir a los dueños de los procesos asociados y establecer la responsabilidad que
compete a cada uno.
Si se considera necesaria alguna aclaración o ampliación sobre los asuntos tratados
en este informe, con gusto la suministraremos.
Atentamente,
ADRIANA ASTRID ZEA CÁRDENAS
Auditora Interna
Anexo: Uno (06 hojas)
Copia: Doctor Mauricio Londoño Vélez, Director Gestión Logística y de Infraestructura
Doctora Lina María García Quintero, Jefe de sección de imprenta
Digitó: Leidy Roldán
Elaboró: Uriel Alzate
SEGUIMIENTO A TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS - ALMACEN DE PUBLICACIONES
UNIDAD DE AUDITORÍA INSTITUCIONAL
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
1.
OBJETIVO
Realizar seguimiento al procedimiento efectuado en la toma física de inventarios
del almacén de Imprenta, verificando el cumplimiento de los procedimientos y la
eficacia de su aplicación.
2.
ALCANCE
Almacén de Imprenta y observación al procedimiento llevado en la toma física de
inventarios.
3.
ACTIVIDADES REALIZADAS
Consulta y validación con el almacenista y delegado de la sección de inventarios de
los pasos que realizan semestralmente en la toma física de inventarios y
verificación de procedimientos realizados en el almacén.
4.
RESULTADOS OBTENIDOS
El siguiente es el resultado del seguimiento efectuado el día 27 de junio del 2014:
Aspectos positivos
Al indagar sobre el procedimiento de toma física de inventarios, los funcionarios si
tenían conocimiento del procedimiento oficial publicado en el portal de la
Universidad “Procedimiento para la realización del inventario físico de almacén
Código P-2320-012 Versión 02”.
La toma física fue ejecutada en su totalidad con el acompañamiento de la sección
de inventarios como se recomendó en vigencias pasadas.
La persona que efectuó el conteo físico, es diferente a la encargada del manejo
del inventario en el almacén. El almacenista como responsable del inventario
estuvo presente, para resolver dudas y custodiar el inventario a cargo.
Quien efectuó la toma física de inventario, no tenía acceso al sistema.
Las planillas utilizadas al momento de realizar los conteos, no registran el dato de
la cantidad que tiene cada referencia en el kárdex, debido a que esto podría
sesgar el conteo practicado por el encargado del almacén como fue recomendado
por esta Unidad en inventarios pasados.
UNIDAD DE AUDITORÍA INSTITUCIONAL
Ciudad Universitaria: Calle 67 N." 53-108, bloque 16, oficina 204 - Recepción de correspondencia: Calle 70 N." 52-21
Teléfono 219 50 85 - Fax: 219 11 25 – Correo electrónico: auditoriainstitucional@udea.edu.co
Nit: 890.980.040-8 - Apartado: 1226 – http://www.udea.edu.co - Medellín – Colombia
1
Seguimiento toma física de inventarios almacén de imprenta
Aspectos a mejorar
A continuación se presenta el detalle del resultado de la toma física semestral del
almacén de imprenta, donde se muestran las diferencias presentadas.
DIFERENCIA NEGATIVA EN TOMA FISICA
Código
1
3
1
5256
1
1
1
7727
1
3
1
5256
1
3
1
5302
1
3
1
5302
1
3
1
5302
1
3
1
5256
1 3
1 5308
1
1
2 1803
1
1
2
1803
1
3
1
5304
1
3
1 5307
16
Descripción
Valor
Unitario
U/M
Diferencia
faltando
Valor
diferencia
PROPALCOTE
70*100 115 GRAMO
1 HOJA C2S-CONS
*163
RM
-3476
-566,588
395
HJ
-1
-395
498
HJ
-4
-1,992
177
HJ
-4
-708
276
HJ
-1
-276
219
HJ
-2
-438
5
HJ
-5
-1,195
197
HJ
-10
-1,970
316
HJ
-1
-316
342
HJ
-1
-342
173
HJ
-2
-346
125
HJ
-3
-375
PAPEL KIMBERLY
70*100 COLOR
BLANCO SAHARA-9
PROPALCOTE
6 70*100 PESO 250
GRAMO-1 HOJA –C1
PAPEL QUIMICO
2
70*100 COLOR
ROSADO -1 HOJA-U
PAPEL QUIMICO
5
70*100 COLOR
VERDE 1-HOJA-IN
PAPEL QUIMICO
6 70*100 COLOR
AMARILLO 1-INTE
PROPALCOTE
70*100
14
PRESENTACION
70*100 HOJAPAPEL BOND 90
1 GFMS 70*100 PAPEL
BOND 90 GRMS
CARTULINA
BRISTOL 70*100
1
COLOR BLANCO 160G
CARTULINA
BRISTOL 70*100
2
COLOR ROSADO
160G
PAPEL BOND AZUL
1
70*100 COLOR
AZUL 60 GRAMOS
PAPEL BOND 60
GRM BLANCO
2
70*100 COLOR
BLANCO
7
Total
diferencia
-574,941
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2
Seguimiento toma física de inventarios almacén de imprenta
DIFERENCIA SOBRANTE EN TOMA FISICA
Código
Descripción
1
3
1
5312
2
1
1
2
5083
1
1
1
2
5083
2
1
1
2
5083
4
1
3
1
5312
3
1
3
1
5256
15
1
1
1
7727
8
1
3
1
7800
1
1
3
1
5256
7
1
3
1
5256
9
1
3
1
5256
10
1
3
1
5256
11
1
3
1
5256
13
1
3
1
4010
1
1
3
1
4010
4
1
3
1
5302
1
1
3
1
5308
2
1
1
2
1803
3
1
1
2
1803
5
PAPEL BOND 75
GRMS BLANCO
70*100 PAPEL BOND
75
PAPEL NATURAL
EARTH PACT 70
GRAMOS
PAPEL NATURAL
EARTH PACT 150
GRAMOS
PAPEL NATURAL
EARTH PACT 295
GRAMOS
PAPEL BOND 75
GRMS BLANCO 60*90
BAHIA
PROPALCOTE 70*100
MATE IMPOR
PAPEL KIMBERLY
70*100 COLOR
BLANCO SAHARA-18
PAPEL MANILA
70*100 PESO 60
GRAMO 1 HOJA -CON
PROPALCOTE 70*100
PESO 300 GRAMOS 1
HOJA C
PROPALCOTE 70*100
PESO 115 GRAMOS 1
HOJA C2S
PROPALCOTE 70*100
PESO 150 GRAMOS 1
HOJA C2S
PROPALCOTE 70*100
PESO 200 GRAMOS 1
HOJA C2S
PROPALCOTE 70*100
PESO 250 GRAMOS 1
HOJA C2S
PROPALMATE 70*100
COLOR BLANCO 90
GRAMOS 1 H
PROPALMATE 70*100
COLOR BLANCO 240
GRAMOS 1 H
PAPEL QUIMICO
70*100 COLOR
BLANCO 1 HOJA OR
PAPEL BOND 90
GRMS 70*100 COLOR
BLANCO 90GR
CARTULINA BRISTOL
70*100 COLOR
AMARILLO -160
CARTULINA BRISTOL
70*100 COLOR
Valor
Unitario
U/M
Diferencia
Sobrando
Valor
diferencia
*168
HJ
192
32,256
148
RM
125
18,500
327
RM
1
327
703
RM
1
703
128
RM
5
640
151
HJ
3,478
525,178
1,950
RM
1
1,950
117
HJ
17
1,989
**5,600
HJ
1
5,600
**15,000
HJ
70
1,050,000
325
HJ
400
130,000
394
HJ
10
3,940
488
HJ
26
12,688
163
HJ
248
40,424
591
HJ
6
3,546
177
HJ
6
1,062
180
HJ
232
41,760
342
RL
6
2,052
342
HJ
169
57,798
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Ciudad Universitaria: Calle 67 N." 53-108, bloque 16, oficina 204 - Recepción de correspondencia: Calle 70 N." 52-21
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3
Seguimiento toma física de inventarios almacén de imprenta
DIFERENCIA SOBRANTE EN TOMA FISICA
Código
Descripción
Valor
Unitario
U/M
Diferencia
Sobrando
Valor
diferencia
740
HJ
10
7,400
145
HJ
100
14,500
173
HJ
193
33,389
VERDE -160
1
3
1
1740
1
1
3
1
5303
1
1
3
1
5305
1
CARTULINA OPALINA
70*100 PESO 180
GRAMOS 1 H
PAPEL BOND
AMARILLO 70*100-60
PAPEL BOND ROSADO
70*100 60 GRAMOS
Total
1,985,702
*Referencias trocadas según delegado de sección de inventarios
**Estas referencias presentan error en el costo unitario debido a que se ingresó
erróneamente la factura según jefe de almacén sobreestimando el costo unitario.
Al indagar sobre algunas diferencias puntuales se observan situaciones como:
 Referencias trocadas
 Costo unitario ingresado erróneamente
 Sobrantes por resmas entregadas por el proveedor con algunas unidades
demás como puede detallarse en la siguiente justificación de la almacenista
Marta Eugenia Franco Callejas:
“La mayoría del papel se produce en bobinas las cuales son convertidas luego en
pliegos de 70x100 centímetros, el proveedor arma paquetes por lo general de 500,
200 ó 100 hojas según sea el calibre del papel. Cuando son empacadas las resmas
rara vez vienen exactas, en la mayoría de los casos vienen con un porcentaje de
más o de menos. Cuando nosotros recibimos el papel, no podemos desempacarlo y
contar resma por resma porque en ocasiones las entregas pueden ser hasta de 100
resmas, además el empaque protege el papel mientras llega la hora de ser
cortado. Pero al momento de gastarlo si se cuenta hoja por hoja. Por este motivo
siempre presenta desfases al momento del conteo para el inventario.
En este Inventario en particular presentaba un desfase igual en dos referencias,
faltando en una y sobrando en la otra. Esto sucede cuando apuntan un corte y en
el momento final deciden cambiar el calibre del papel y pasando desapercibido
aclararlo en la planilla”.
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4
Seguimiento toma física de inventarios almacén de imprenta
Recomendaciones
 Realizar los ajustes correspondientes a las diferencias presentadas por
errores en los costos unitarios ingresados al sistema y referencias trocadas.
 Justificar en forma detallada, cada una de las diferencias presentadas en
dicho inventario, las cuales deben quedar registradas en acta de cierre por
parte se la sección de imprenta e inventarios.
Inventario obsoleto
A continuación se muestran algunos insumos en mal estado (obsoletos) encontrados
en el seguimiento realizado.
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5
Seguimiento toma física de inventarios almacén de imprenta
Recomendación
Analizar las referencias obsoletas y/o dañadas que se encuentren en inventario de
insumos, con el fin de determinar la acción pertinente: dar de baja, eliminar o
depurar, entre otros.
Cordialmente,
ADRIANA ASTRID ZEA CÁRDENAS
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