Manual del Sistema de Gestión Ambiental

MANUAL DE GESTIÓN
AMBIENTAL
INSTITUTO COLOMBIANO DE
GEOLOGÍA Y MINERÍA
INGEOMINAS
2005
2
CONTENIDO
SECCIÓN A: INTRODUCCIÓN
Página de gestión
Histórico de las revisiones
Lista de distribución de copias
Contenido
Estructura y gestión del manual
SECCIÓN B: CUERPO COMÚN
I. Disposiciones Generales
1.
Política Ambiental
2. Planificación Ambiental
2.1 Requisitos legales y otras
exigencias
2.2 Objetivos y metas ambientales
2.3 Planes de Manejo Ambiental
2.4 Programas de Gestión Ambiental
Institucional
3
3. Implementación y Operación
3.1 Estructura y responsabilidad
3.2 Comunicaciones
3.3 Documentación del Sistema de gestión
ambiental
4. Verificación, acción preventiva y correctiva
4.1 Auditoria al sistema de administración
ambiental
5. Revisión por la dirección
II. Glosario
SECCIÓN C: INFORMACIONES ESPECÍFICAS DEL
INSTITUTO
Política ambiental de la dirección del Instituto
I. Organización
4
Ingeniería Ambiental y
AUTOR:
Sanitaria de Colombia
IAS – Col Ltda.
V E R I F I C A D O Sonia Guerra Lemoine
POR:
APROBADO POR: Julián Villarruel
Julio 6 de 2005
FECHA :
HISTÓRICO DE LAS REVISIONES
Versión Descripción del
cambio
Manual del
V0
Autor
Ingeniería
Sistema de
Ambiental
Gestión
y Sanitaria de
Colombia
Ambiental
Fecha
IAS Col Ltda.
Julio
de
2005
5
LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS
ESCRITAS
COPIA No.
ORIGINAL
CARGO
Dirección
COPIA 1
COPIA 2
COPIA 3
Secretaría General
Responsable Servicios de Personal
Presidente del Comité Técnico
COPIA 4
Coordinador Grupo Temático
Ambiental
Además de estas copias escritas, se dispone de
una copia de dominio público en el sistema
informático intranet del instituto con dominio de
impresión restringido y disponible para todas las
direcciones y subdirecciones.
6
I. DISPOSICIONES GENERALES
Estructura y gestión del Manual
Estructura del Manual
El
manual
Instituto
de
Gestión
de
Ambiental
Geología
y
del
Minería
INGEOMINAS consta de tres secciones:
•
Una
sección
A,
de
introducción,
organización y gestión del manual.
•
Una
sección
B,
cuerpo
común
del
manual.
Esta sección recoge todas las disposiciones
generales
de
Gestión
Ambiental
y
un
glosario.
•
Una sección C, específica del instituto,
que contiene:
∗
Su organización
7
•
Una tabla de responsabilidades por el
Sistema de Gestión Ambiental y una lista
de documentos del mismo.
Cada página se identifica con un número arábigo
y una letra correspondiente a la sección.
Gestión del Manual
La
responsabilidad
de
la
redacción,
de
las
actualizaciones, de la gestión y de la difusión
tanto interna como externa, del Manual de
Gestión Ambiental del Instituto de Geología y
Minería, le compete al representante de la
dirección por el Sistema de Gestión Ambiental
Institucional, lo verifican dicho representante y lo
aprueba el Director del Instituto.
Las copias escritas del Manual son controladas
mediante la utilización de la “Lista de distribución
de copias” en la cual se registra la siguiente
información: número de la copia y cargo del
funcionario.
8
1. POLÍTICA AMBIENTAL
La Política ambiental de INGEOMINAS, para
el suministro de información geocientífica,
minero- ambiental y nuclear, se basa en los
siguientes aspectos:
•
El compromiso de cumplir con toda la
legislación ambiental aplicable a sus
procesos,
proyectos,
actividades
y
operaciones en el marco de misión
institucional.
•
El
compromiso
de
minimizar
los
impactos ambientales por medio de un
programa de mejora continua y una
adecuada planificación, orientada hacia la
obtención de un mejoramiento objetivo
de la calidad de vida de la población.
9
•
La prevención adecuada de los impactos
ambientales
no
deseables
y
la
potenciación de los impactos positivos
causados por los proyectos, las obras o
las actividades propias de nuestra misión
y en la promoción de la responsabilidad
compartida
de
todos
los
actores
involucrados.
2. PLANIFICACIÓN AMBIENTAL
2.1 Requisitos legales y otras exigencias
Los procesos de identificación de los requisitos
legales y demás exigencias aplicables a las
actividades
documentan
y
servicios
en
del
Instituto
procedimiento
se
escrito
(Procedimiento para identificar y tener acceso a
los requisitos ambientales y otros del SGAI).
Se
han
definido
las
responsabilidades
para
asegurar la comunicación y acceso de estas
exigencias al personal involucrado.
10
2.2 Objetivos y metas ambientales
El
Instituto
Colombiano
de
Geología
y
Minería establece por escrito los objetivos y
metas a cumplir para aplicar su Política
Ambiental,
dentro
del
Plan
Estratégico
2004 – 2007.
Estos
objetivos
tienen
en
cuenta
los
requisitos legales, los aspectos ambientales
significativos,
las
oportunidades
tecnológicas en beneficio del ambiente, las
prioridades
financieras,
operacionales
y
también los puntos de vista de las partes
interesadas.
Los objetivos y metas se han establecido en
forma consistente con la política ambiental,
incluyendo
el
compromiso
responsabilidad ambiental.
de
11
El mejoramiento continuo, como parte integrante
de la Política Ambiental del Instituto, se aplica a
las actividades relativas a los programas de
gestión ambiental institucional.
12
2.3 Planes de Manejo Ambiental
Es el conjunto detallado de actividades, que
producto de una evaluación ambiental, están
orientadas
a
prevenir,
mitigar,
corregir
o
compensar los impactos y efectos ambientales
que se causen por el desarrollo de un proyecto,
obra
o
actividad.
seguimiento,
Incluye
monitoreo,
los
planes
de
contingencia,
y
abandono según la naturaleza del proyecto, obra
o actividad.
13
14
PLANES DE MANE JO AMBIENTAL
∗
ALMACÉN DE REACTIVOS SEDE CAN
∗
ALMACÉN DE REACTIVOS SEDE CENTRAL
∗
ALMACÉN DE FUENTES EN
DESUSO
∗
REACTOR NUCLEAR
∗
PLANTA DE IRRADIACIÓN GAMA Y LABORATORIOS ANEXOS
∗
TRANSPORTE INSTITUCIONAL
∗
ACTIVIDADES DE CAMPO Y PERFORACIÓN
∗
LABORATORIOS DE GEOQUÍMICA
15
∗
LABORATORIOS DE GEOLOGÍA
∗
LABORATORIO DE CALIBRACIÓN Y DOSIMETRÍA
∗
LABORATORIO DE ESPECTROMETRÍA
∗
OBSERVATORIO
VULCANOLÓGICO
Y
SISMOLÓGICO
DE
MANIZALES
∗
OBSERVATORIO VULCANOLÓGICO Y SISMOLÓGICO DE PASTO
∗
OBSERVATORIO VULCANOLÓGICO Y SISMOLÓGICO DE POPAYÁN
∗
REGIONAL CALI
∗
REGIONAL MEDELLÍN
16
PLANES DE MANEJO AMBIENTAL
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
♧
IDENTIFICACIÓN
DE
ASPECTOS
AMBIENTALES
♧
EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
17
♧
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
♧
FICHA DE MANEJO AMBIENTAL
18
PLANES DE MANEJO AMBIENTAL
♧
FICHA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO
PLAN DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO
COMPONENTE AMBIENTAL
FICHA:
1. OBJETIVO
Corresponde a los propósitos que se tuvieron en cuenta para
formular los mecanismos de seguimiento y control.
2. ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Define las acciones a llevar a cabo para hacer seguimiento y/o
monitorear el componente ambiental.
3. RECOLECCIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS
Indica la recolección de datos, almacenamiento y clasificación
de variables. Además se establece la frecuencia temporal y el
manejo de la información obtenida (información contenida en
el informe).
4. MOMENTO DE EJECUCIÓN
Define el tiempo que se requiere para monitorear y/o efectuar
seguimiento, y el momento oportuno para su aplicación.
5. LUGAR DE EJECUCIÓN
Se refiere a la zona, lugar o área específica en donde se realizará el seguimiento y/o monitoreo.
6. COSTOS
Cuantifica el valor del estudio o acción o que permite monitorear el componente.
19
2.4 Programas de Gestión Ambiental Institucional
Para alcanzar sus objetivos y metas, el Instituto
establece
y
mantiene
y
mantiene
varios
programas ambientales.
Cada programa incluye:
•
La descripción de los objetivos y metas.
•
La asignación de responsabilidades para
alcanzar los objetivos y metas fijados.
Los programas son modificados o corregidos
cada vez que sea necesario, para tener en
cuenta:
•
Los proyectos relacionados con nuevos
desarrollos.
•
Las actividades, o servicios nuevos o
modificados.
•
Los cambios en los requisitos legales y
otras exigencias.
20
PROCEDIMIENTOS
Un
Procedimiento
es
una
serie
de
actividades o pasos relacionados entre sí,
a través de los cuáles se transforman
unos
recursos
agregando
(insumos,
valor
y
se
información)
obtiene
un
producto o servicio. El documento que lo
describe da respuesta a los interrogantes
QUE, COMO, CUANDO, DONDE y QUIÉN.
∗
IDENTIFICAR,
MANTENER
Y
DISPONER LA DOCUMENTACIÓN Y LOS
REGISTROS DEL SGAI.
∗
IDENTIFICAR Y TENER ACCESO A
LOS
REQUISITOS
LEGALES
AMBIENTALES Y OTROS DEL SGAI.
∗
COMUNICACIONES
EXTERNAS
SOBRE
AMBIENTALES
INTERNAS
LOS
Y
ASPECTOS
21
22
PROGRAMAS DE GESTIÓN
AMBIENTAL INSTITUCIONAL
∗
RESIDUOS SÓLIDOS INSTITUCIONALES
∗
RESIDUOS PELIGROSOS
∗
VERTIMIENTOS
23
♧
ESTRUCTURA
24
25
SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL INSTITUCIONAL
2005
INSTITUTO COLOMBIANO DE
GEOLOGÍA Y MINERÍA
INGEOMINAS
26
PROGRAMAS DE GESTIÓN
AMBIENTAL INSTITUCIONAL
∗
DIRECCIÓN DEL SERVICIO MINERO
∗
SUBDIRECCIÓN
DE
AMENAZAS
GEOLÓGICAS Y ENTORNO AMBIENTAL
∗
SUBDIRECCIÓN DE GEOLOGÍA BÁSICA
∗
SUBDIRECCIÓN RECURSOS DEL SUBSUELO
27
28
3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
3.1 Estructura y responsabilidad
El
Instituto
Colombiano
de
Geología
y
Minería, establece, documenta y comunica
las funciones, responsabilidad y autoridad
para facilitar una eficaz gestión ambiental y
alcanzar
los
objetivos
y
las
metas
específicas, a través de la Resolución 213
del 26 de mayo de 2005, por la cuál se crea
el
Grupo
temático
Ambiental
del
INGEOMINAS, el cuál tiene entre otras,
las
∗
siguientes
Diseñar
y
funciones:
proponer
la
Política
Ambiental.
∗
Elaborar
la
Estratégico
Ambiental
derivado.
propuesta
del
y
del
del
Plan
Grupo
Temático
Plan
Operativo
29
∗
Revisar los Programas de Gestión Ambiental
Institucional elaborados y propuestos por el
grupo de gestión ambiental (Planes de Manejo,
gestión de residuos, vertimientos y desechos,
educación ambiental, Planes de contingencia)
para su aprobación por parte del Comité
Técnico Ambiental.
El Director de INGEOMINAS, y su grupo directivo o
el correspondiente Equipo de Dirección tiene la
responsabilidad de:
•
Proveer los recursos indispensables para la
implementación y control del Sistema de
Gestión Ambiental Institucional, incluyendo
los
humanos,
financieros,
destrezas
especializadas y tecnologías.
•
Comprobar
que
el
Sistema
Ambiental
Institucional
de
esté
Gestión
definido,
implementado y perennizado en el Instituto.
30
3.2
Entrenamiento,
conocimiento
y
competencia
La Política Ambiental del instituto se presenta
a todo el personal.
•
El personal que se encuentre involucrado
en el Sistema de Gestión Ambiental
Institucional reciben una formación que
permita comprender la importancia de la
conformidad
con
la
política
y
procedimientos ambientales, al igual que
con los requisitos del Sistema de Gestión
Ambiental.
•
Las empresas sub – contratadas que
prestan
servicios
al
Instituto,
como
personal del aseo, reciben información
suficiente para trabajar respetando el
medio ambiente.
31
3.3 Comunicaciones
El
instituto
dispone
de
un
procedimiento
documentado para comunicaciones internas y
externas sobre los aspectos ambientales, el cuál
se referencia en la sección C, numeral II.
Esta comunicación se realiza para dos tipos de
destinatarios:
•
El
personal
del
Instituto,
en
sus
diferentes niveles y funciones, incluyendo
a los contratistas, para que comprendan
y se apropien de la Política Ambiental,
sus objetivos y metas, así como sus
logros y retos.
•
Las
partes
instituto,
interesadas
con
el
fin
externas
de
crear
del
las
condiciones favorables de las relaciones
con
las
comunidad
Autoridades
en
Ambientales
general
con
y
los
interlocutores actuales y potenciales del
Instituto.
32
3.4
Documentación
del
Sistema
de
Gestión
Ambiental Institucional
Este manual, describe los elementos centrales
del Sistema de Gestión Ambiental Institucional
de INGEOMINAS y su interacción.
Se cuenta con procedimiento para identificar,
mantener
y
disponer
la
documentación
y
registros del SGAI.
El
procedimiento
se
estable
y
mantiene
actualizado de forma que para los procesos
comprendidos, queden definidas:
•
Las actividades a realizar ( Qué).
•
Su secuencia (Cuándo).
•
El modo de proceder (Cómo)
•
Las responsabilidades (Quién).
33
El control de la documentación se gestiona a
partir:
•
Del establecimiento y mantenimiento de
responsabilidades
periódica,
para
revisión,
la
actualización
verificación,
y
aprobación de los documentos antes de su
difusión.
•
De un sistema para asegurarse de que sólo
se utilizan los documentos vigentes en los
sitios
en
que
se
realicen
operaciones
esenciales para el funcionamiento eficaz del
sistema.
•
De la difusión de los documentos a las
funciones involucradas.
•
De un sistema para retirar con prontitud
de todos los sitios de archivo y de uso, los
documentos no vigentes.
•
De
la
identificación
y
archivo
de
los
documentos obsoletos que sean retenidos
con propósitos de preservación legal.
34
Con
respecto
a
los
registros
se
debe
garantizar que éstos:
•
Sean legibles, identificables y rastreables
de acuerdo con la actividad involucrada.
•
Se almacenen o mantengan de modo que
se puedan recuperar fácilmente y a la vez
sean protegidos contra daños.
4. VERIFICACIÓN, ACCIÓN PREVENTIVA Y
CORRECTIVA
4.1 Auditoria al Sistema de Gestión Ambiental
Institucional
La Auditoria al Sistema de Gestión Ambiental
Institucional tiene como finalidad verificar que
se aplique efectivamente las disposiciones
previstas y medir la eficacia de este sistema.
35
Los auditores son independientes del sector
auditado. Han sido formados para las técnicas
de auditoria a aplicar y son calificados.
La frecuencia de las auditorias depende de la
situación y la importancia del área a auditar, y
los resultados de las auditorias previas.
Los resultados de las auditorias del Sistema
ambiental se comunican al Director, y al
Grupo Técnico Ambiental. En caso de noconformidad, el sector auditado elabora un
Plan de acciones correctivas en los plazos
previstos. Se realiza un seguimiento de este
plan para comprobar su debido cumplimiento
y su eficacia.
36
5. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Para revisar la eficacia, adecuación y continua
aptitud
del
Sistema
de
Gestión
Ambiental
Institucional, se realiza una revisión por el
Director, su grupo directivo o por el Grupo
Temático Ambiental, al menos una vez al año.
Dichas
revisiones
se
refieren
a
todas
las
disposiciones de gestión ambiental definidas en
este manual, tomando en cuenta los resultados
de las auditorias internas y de los controles, así
como las acciones preventivas y correctivas.
Estas revisiones son objeto de informes escritos
que permiten orientar los programas y planes
necesarios.
37
Como consecuencia de esta revisión y cuando
sea apropiado pueden modificarse la Política,
objetivos y otros elementos del Sistema de
Gestión Ambiental Institucional basados en los
resultados de las auditorias al sistema, los
progresos en conocimiento en materia de
impactos
compromiso
ambientales,
y
los
progreso continuo.
planes
cambiando
para
lograr
el
el
38
II. GLOSARIO
Aspecto ambiental
Elemento de las actividades o servicios del
instituto,
susceptible
de
producir
interacciones con el entorno.
Auditoria del Sistema de Gestión Ambiental
Institucional
Proceso
de
verificación
sistemática
y
documentada que permite obtener y evaluar
pruebas, de forma objetiva, para determinar
sí el Sistema de Administración ambiental del
Instituto se ajusta a los criterios de la
auditoria del Sistema ambiental definidos por
INGEOMINAS,
y
para
comunicar
los
resultados de estos procesos a la dirección.
39
Comportamiento ambiental
Resultados medibles del Sistema de Gestión
Ambiental, relacionados con el control por el
instituto de sus aspectos ambientales, con
base en su Política Ambiental, sus objetivos y
metas ambientales.
Impacto ambiental
Todo cambio o alteración al medio ambiente,
sea adverso o benéfico, resultante en todo o
en parte de las actividades o servicios del
Instituto.
Medio Ambiente
Entorno en el cual funciona una organización,
incluyendo el aire, el agua, la tierra, los
recursos naturales, la flora, la fauna, los seres
humanos y sus interrelaciones.
40
II. GLOSARIO
Grupo Temático ambiental
Grupo
de
trabajo
conformado
por
funcionarios de las siguientes subdirecciones:
Subdirección
entorno
de
Amenazas
ambiental,
geológicas
Subdirección
y
de
fiscalización y ordenamiento, Funcionarios del
Grupo de Laboratorios.
Meta Ambiental
Exigencia
detallada
de
comportamiento
derivada de las orientaciones ambientales.
Puede aplicarse a la totalidad o a parte de la
organización.
Las
metas
se
cuantifican
siempre que sea posible, definiéndose los
plazos para alcanzarlos.
41
Objetivo ambiental
Orientación ambiental general que se fija en
el Instituto, como resultado de su Política
ambiental.
Parte interesada
Individuo o grupo involucrado o afectado por
el comportamiento ambiental del instituto.
Programas de gestión ambiental
Documento
objetivos
en
y
el
que
metas
se
describen
establecidos
los
por
INGEOMINAS, así como los responsables, y el
plazo para logarlo.
42
II. GLOSARIO
Política ambiental
Declaración por la dirección del Instituto de
sus intenciones y sus principios en relación
con el comportamiento ambiental de sus
actividades y servicios.
Sistema de Gestión Ambiental
Es
el
componente
administración
general
del
que
sistema
incluye
de
la
estructura organizativa, las actividades de
planificación, las responsabilidades, prácticas,
procedimientos, procesos y recursos para
elaborar, implantar, llevar a efecto, revisar y
mantener al día la política ambiental.
43
SECCIÓN C
INFORMACIONES ESPECÍFICAS DEL
INSTITUTO
POLÍTICA AMBIENTAL DEL
INSTITUTO
Para
el
Geología
Instituto
y
Minería
Colombiano
de
INGEOMINAS,
considera como su responsabilidad
contribuir a la preservación del medio
ambiente, a través de la mejora
continua.
44
.POLÍTICA
AMBIENTAL DEL
INSTITUTO
Esta
política
se
apoya
en
los
siguientes principios:
1. Responsabilidad ambiental
2. Desarrollo humano sostenible
3. Investigación y desarrollo
4. Producción limpia
5.Cumplimiento
de
la
legislación
ambiental
6.Comunicación
con
las
partes
interesadas
7.Monitoreo,
documentación
comunicación
8.Integridad y multilateralidad
y
45
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
INSTITUCIONAL
Mejoramiento Continuo
Revisión por
la Dirección
Política
Ambiental
PLANEACIÓN
ACCIONES CORRECTIVAS
•
•
•
•
•
•
•
•
Monitoreo y Medidas
No - conformidades
Registros
Auditorías
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
•
•
•
•
•
•
Estructura y Responsabilidades
Entrenamiento y Competencia
Comunicaciones y Documentación
Control de la Documentación
Control Operacional
Respuesta a Emergencias
Aspectos Ambientales
Requerimientos Legales
Objetivos y Metas
Programas de Gestión
46
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
INSTITUCIONAL
Está
constituido
por
una
supraestructura
gerencial, cuyo objetivo es identificar,
prevenir, mitigar
evaluar,
y eventualmente compensar
todos aquellos impactos o efectos causados al
ambiente
por
las
actividades,
prácticas,
operaciones y procesos de la entidad. Incluye la
estructura
implementar,
organizacional
lograr,
política ambiental.
revisar
para
y
desarrollar
mantener
la
47
MISIÓN
El proyecto, cumpliendo con la Política Ambiental
Corporativa,
tiene
la
responsabilidad
de
estructurar e implementar un Sistema de Gestión
Ambiental Institucional como un todo, buscando
armonizar
las
actividades,
prácticas
y
operaciones que integran los diferentes negocios
institucionales,
con
el
aprovechamiento
sostenible de los activos ambientales que son
patrimonio de la sociedad colombiana, mediante
programas y planes ambientales que prevengan
y mitiguen los impactos y efectos causados al
ambiente.
48
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
INSTITUCIONAL
VISIÓN
Con base en la importancia que implica la
adopción de una Política Ambiental Corporativa
como
compromiso
institucional
y
de
los
individuos de proteger el ambiente y mejorar la
calidad de vida de los asociados, en el diario
quehacer de la entidad, es constituirnos en
líderes de la gestión ambiental Institucional
mediante
la
adopción
de
una
coexistencia
armónica entre el hombre y su entorno, para que
cumplamos con el propósito de mejorar las
condiciones de vida de los ciudadanos.