Documentación

UEH Y VERIFICACIÓN - CONOCE LOS
CAMBIOS 2016-17
Asociación de Administradores de Asistencia Económica de Puerto Rico
Taller de Primavera
15 de abril de 2016
Frances M. Martínez
• Cambios al proceso de verificación 2016-17
• Cambios en la política de verificación
• Unusual Enrollment History
AGENDA
Presentar los cambios al Proceso de Verificación para el año
académico 2016-2017, repasar conceptos relacionados con
el Unusual Enrollment History.
OBJETIVO
•
Con la aprobación en 2010 de la reglamentación conocida como Program Integrity Issues
se revisan los procesos y requisitos relacionados con el proceso de verificación en un
intento de que fuese personalizado al tratar de que se verificaran los incisos de acuerdo al
perfil de los solicitantes.
•
Esta parte de la ley entró en vigencia en el año 2012-2013 pero solo añadía dos nuevos
incisos de verificación, pensión alimentaria recibida y beneficios de cupones de alimentos
si estaban incluidos en el ISIR.
•
Para el 2013-2014 se introduce el concepto de grupos de verificación y se añaden dos
nuevos incisos a verificar, graduación de escuela superior y la identidad y propósito
educativo.
•
Para el 2014-2015 se elimina el grupo de verificación V2- Cupones de Alimento como
grupo separado de verificación pero añaden el grupo V6- Recursos de la familia.
•
Para el 2015-2016 no hubo cambios al proceso de verificación.
•
Para el 2016-2017 sí hay cambios al proceso de verificación.
HISTORIA
• La institución tiene que tener políticas escritas sobre:
• el tiempo que tienen los estudiantes para someter el
proceso de verificación,
• las con consecuencias de no someter los documentos a
tiempo,
• el método utilizado para notificar a los estudiantes si hay
un cambio en EFC y si cambia la cantidad de ayuda de TIV
que recibirán
• los procedimientos que deben seguir para correjir su FAFSA
• los procedimientos que utilizará para referir estudiantes a
la Oficina del Inspector General (OIG)
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
• Se verificarán los mismos datos que para el 2015-16
• Se hacen algunas modificaciones y clarificaciones con
relación a la documentación aceptable.
• Se elimina el Grupo V3 Pensión Alimentaria Pagada
como un grupo separado de verificación, y
• En algunas circunstancias el grupo de verificación
puede cambiar.
CAMBIOS PARA EL 2016-2017
• Los contribuyentes de los territorios de E.E.U.U. (Guam, American
Samoa, Islas Vírgenes Americanas) o el Estado Libre Asociado de
Puerto Rico o Islas Marianas del Norte deben someter una transcripción
de su planilla de contribución sobre ingresos si la misma es libre de
costo para el contribuyente. Solo se aceptarán copias firmadas de las
planillas de contribución sobre ingresos si el contribuyente no puede
obtener la transcripción libre de costos.
• Los que no rinden planillas de contribución sobre ingresos en territorios
de E.E.U.U. (Guam, American Samoa, Islas Vírgenes Americanas) o el
Estado Libre Asociado de Puerto Rico o Islas Marianas del Norte o
paises extranjeros deben someter copias de sus W2, información de
impuestos y una certificación firmada identificando todos los ingresos y
contribuciones pagadas para el 2015
DOCUMENTACIÓN ACEPTABLE/IRS
• Si los contribuyentes que rindieron planillas y los que
no rindieron no conservaron copia de su declaración
de impuestos y la misma no puede ser localizada por
el IRS, deben someter:
• Copia de todas las W-2s, y
• Declaración firmada indicando que el individuo no tiene
copia de su declaración de impuesto, y
• Documentación del IRS indicando que la declaración
de impuestos del 2015 no puede ser localizada.
• En Puerto Rico todas las planillas debes ser radicadas
electrónicamente, por lo que es poco probable que el
contribuyente no conserve copia o el Departamento de
Hacienda no la pueda localizar.
DOCUMENTACIÓN ACEPTABLE/IRS
• Víctimas de robo de identidad relacionada con el IRS
deben someter:
• La transcripción Tax Return DataBase View (TRDBV) y
• Una certificación firmada y fechada por el contribuyente
indicando que son víctimas de robo de indentidad relacionado
con el IRS y que el IRS está en conocimiento de ello.
• Los contribuyentes que rinden una declaración de
impuestos enmendada deben someter:
• Una transcripción del IRS que liste toda la información de
impuesto del contribuyente y
• Una copia firmada del Form 1040X que se radicó
DOCUMENTACIÓN ACEPTABLE
• Escuela superior
• Si se verificó satisfactoriamente el requisito de graduación de escuela
superior en un año anterior, no hay que verificarlo nuevamente.
• Se puede aceptar la Forma DD 214
• Si la documentación no está disponible, el estudiante no puede
certificar que completó la escuela superior.
• Solo los estudiantes víctimas de tráfico humano, asilados y
refugiados a quienes les sea imposible conseguir su
documentación de escuela superior pueden someter certificación.
• Pensión alimentaria pagada
• Se eliminan los acuerdos de separación y sentencia de divorcio
como documentación aceptable.
• Identidad/ Propósito educativo
• Clarifica que la identificación emitida por el estado no puede estar
expirada.
DOCUMENTACIÓN ACEPTABLE
• Se elimina el grupo V3 Pensión Alimentaria Pagada, la
información se debe verificar en los grupos V1, V4, V5 y V6 si
este dato está indicado en el ISIR.
• Los estudiantes pueden ser asignados de los grupos V1, V4, y
V6 al grupo V5
• Se debe verificar solo los incisos no verificados anteriormente.
• Si el estudiante es movido al grupo V5, no se pueden hacer
desembolsos adicionales hasta que el estudiante complete la
verificación
• Si el estudiante no completa la verificación es responsable por la
cantidad total de ayudas de TIV desembolsadas.
• La institución no es responsable.
CAMBIOS VERIFICACIÓN 2016-2017
• El cambio de un grupo a otro puede ser tanto por la solicitud original
como por una corrección
• Verification Selection Change Flag:
• Y: que la solicitud original no fue seleccionada pero ahora el récord
es seleccionado para verificación
• C: indica que el grupo de verificación ha cambiado
• Una vez el récord es seleccionado para verificación:
• Siempre será seleccionado aunque la razón para seleccionarlo ya no
exista
• Solo cambiará la razón que pueda mover el récord de V1,V4, o V6 a
V5
CAMBIOS VERIFICACIÓN 2016-2017
Los récords no serán seleccionados para verificación si:
• el estudiante hubiese sido seleccionado para el Grupo V-1
y:
• la información impuestos del padre y/o estudiantes fue
importada del IRS, y
• los datos de impuestos o de la FAFSA no han cambiado, y
• la información relacionada con el número de miembros de
la familia y personas a nivel pos secundario parecen ser
lógicas.
NO SELECCIONADOS
La lógica para no ser seleccionado incluye:
Dependientes
Estado civil
Miembros de la familia
Estudiantes a nivel pos secundario
Casado
3
1
No casado
2
1
Independientes
Estado civil
Miembros de la familia
Estudiantes a nivel pos secundario
Casado
2
1
No casado
2
1
NO SELECCIONADOS
• Fueron seleccionadas después que el estudiante dejó de estar
matriculado y todos los desembolsos (incluyendo desembolsos tardíos)
fueron hechos.
• Estudiantes encarcelados al momento de la verificación.
• Inmigrantes que llegaron a los Estados Unidos en los años 2011 o 2012.
• No hay que verificar los ingresos de los cónyuges si:
• Han muerto o están mentalmente incapacitado.
• Residen fuera del territorio de Estados Unidos y no puede ser contactado por
vías normales.
• Se desconoce su paradero.
• Nota: Hay que documentar las razones para la exclusión porque esta
excepción solo aplica a la información del cónyuge, todos los demás incisos
deben ser verificados.
EXCLUSIONES
• No tiene que verificar la solicitud de un estudiante dependiente, si:
• Los padres del estudiante murieron o están mentalmente incapacitados. (Si
ambos padres están muertos el estudiante es independiente). Si los padres
mueren después de que se completó el FAFSA el estudiante tiene que
actualizar su estatus de dependencia (Véase Capítulo 5 “Correction, Updates
and Adjustments”).
• Los padres residen fuera del territorio de Estados Unidos y no pueden ser
contactados por vías normales.
• Se desconoce el paradero de los padres y el estudiante no tiene medios para
contactarlos.
• No hay que completar el proceso de verificación si el estudiante muere
aunque se haya hecho un desembolso. No se desembolsan fondos
adicionales con excepción de fondos de Estudio y Trabajo que les
corresponde a los beneficiarios.
EXCLUSIONES
• Se completó la verificación en otra institución a la que el estudiante asistió.
Debe solicitar a la otra institución carta con la siguiente información:
•
•
•
Certificación que se completó la verificación.
Número de la transacción verificada.
Si es relevante, las razones por las cuales no se requirió el recalculo del EFC.
• El estudiante no está recibiendo fondos federales por otras razones que no sean
porque no completó el proceso de verificación. En esta categoría se incluyen
estudiantes no elegibles a Título IV que se dieron de baja sin recibir ayudas de
Título IV.
• Estudiantes que solo reciben fondos no subvencionados como: Préstamo No
Sub, PLUS, TEACH e Iraq y Afganistan Service Grant.
•
Si el estudiante quiere evadir el proceso de verificación aceptando solamente fondo no
subvencionado, es su responsabilidad continuar con el proceso de verificación y no
puede desembolsar fondos de Título IV hasta que el estudiante la complete. (34 CFR
668.61-61).
EXCLUSIONES
GRUPOS DE VERIFICACIÓN
2016-2017
Verification Tracking Flag Groups
Verification
Tracking
Flag
Verification Tracking Group
Descripción
Verification Tracking Flag Groups:
V1
Verificación estándar
El record es seleccionado porque cumple con las condiciones basadas en
errores estadísticos y modelo de riesgo
V2
Reservado
N/A
V3
Reservado
N/A
V4
Verificación Personalizada
Record seleccionado solo para validar la identidad, los beneficios de SNAP
(cupones de alimentos) y pensión alimentaria pagada
V5
Verificación agregada
Record seleccionado solo para validar la identidad, los beneficios de SNAP
(cupones de alimentos) y pensión alimentaria pagada y todos los incisos
incluidos en la Verificación Estándar
V6
Verificación de los recursos del
grupo familiar
Record seleccionado para validar los recursos de la familia cuando éstos
aparentan no ser suficientes para el sostenimiento del grupo familiar.
19
• Desarrollar los Formularios de Verificación de acuerdo al grupo
de verificación del estudiante. Esto minimizará los casos con
información conflictiva y acelera el proceso de verificación.
• Utilice como base los textos recomendados por el Departamento
de Educación.
• Recuerde que no puede modificar el texto de la certificación de
propósito educativo.
• Asegurese que estén firmado y que todas las partes
requeridas estén completas y con la documentación que
corresponda. Puede aceptar copias a menos que se
específique que debe estar firmado en original. Cuando se
acepte una copia de la planilla de contribución sobre ingresos
debe estar firmada por el contribuyente.
FORMULARIOS DE VERIFICACIÓN
• Incisos a verificar
• Ingreso bruto ajustado
• Contribuciones pagadas
• Porciones no tributables de
planes IRA
• Porciones no tributables de
las pensiones
• Deducciones y pagos de
planes IRA
• Intereses por ingresos
exentos
• Créditos educativos
Documentación:
• IRS DRT
• Transcripciones de
impuestos
• Documentación alterna
cuando es permitida (ej.
planillas enmendadas,
declaración de impuestos
del extranjero, etc.)
GRUPO V1 – VERIFICACIÓN ESTÁNDAR
RINDEN PLANILLAS
Ingreso por concepto de salario
Documentación:
•
Declaración firmada certificando:
• Que no rindió planilla en el 2015 y no le era requerido rendir;
• Fuente de todos los ingresos devengados, las cantidades, y
• Copia de los W-2 de cada fuente de ingresos del 2015
Si la institución tiene dudas con relación a la información sobre si le era o
no requerido rendir debe solicitar una “Verification of Nonfiling Letter”
•
Form 4506-T y marcar el encasillado 7
•
Las “Verification of Nonfiling Letter” para el año contributivo 2015
estarán disponible después del 15 de junio 2016 (planilla federal)
GRUPO V1 – VERIFICACIÓN ESTÁNDAR
NO RINDEN PLANILLAS
Número de miembros en la familia y a nivel pos secundario
Documentación:
Número de miembros de la familia: Certificación firmada
(puede ser la Hoja de Verificación) debe incluir nombre, edad y
relación con el solicitante.
Número de miembros a nivel pos secundario:
Certificación firmada (puede ser la Hoja de Verificación)
incluyendo el nombre la institución elegible a la que asisten con
una carga académica de por lo menos ½ tiempo
V-1 VERIFICACIÓN ESTÁNDAR
TODOS LOS SOLICITANTES
Cupones de alimentos (si informados en el ISIR)
Documentación:
•Declaración firmada (puede ser la Hoja de Verificación) por el
estudiante/padre certificando que alguno del grupo familiar recibió beneficios
de cupones de alimentos para el año 2014 y/o 2015
•Si la institución tiene duda sobre la información provista debe obtener
documentación de la agencia.
La certificación que provee el Depto. de la Familia indica los
ingresos del beneficiario. Utilice este dato para asegurarse que
los ingresos se informaron en la FAFSA correctamente.
V-1 VERIFICACIÓN ESTÁNDAR
TODOS LOS SOLICITANTES
Pensión alimentaria (si informada en el ISIR)
Documentación:
•Certificación firmada por el estudiante/padre indicando:
• Cantidad pagada
• Nombre de los hijos para quienes se paga la pensión
• Nombre de la persona que paga la pensión y a quien se le
paga
Si la institución tiene razón para dudar de la información provista
puede solicitar evidencia adicional, cheques cancelados, pagos
electrónicos, etc.
V-1 VERIFICACIÓN ESTÁNDAR
TODOS LOS SOLICITANTES
• La mamá de Mercedes informó en la FAFSA que recibió
pensión alimentaria. Mercedes es seleccionada para
verificación el el grupo V-1.
• ¿ Es necesario verificar la cantidad de pensión
alimentaria recibida por la mamá de Mercedes?
 SI
NO
EJEMPLO
• No, solo se verifica la
pensión pagada.
EJEMPLO
Incisos a verificar:
•
•
•
•
Graduación de escuela superior
Identidad y Propósito Educativo
Cupones de alimentos (si informados en el ISIR)
Pensión alimentaria (si informada en el ISIR)
V-4
VERIFICACIÓN PERSONALIZADA
Documentación
• Diploma de escuela superior, o
• Transcripción final indicando la fecha de
graduación, o
• Para los estudiantes que completaron la escuela
superior en el exterior y no pueden obtener una
copia de su diploma o transcripción, una
certificación del estado que indica que el estudiante
completó la escuela superior en una escuela del
extranjero.
GRADUACIÓN DE ESCUELA SUPERIOR
Recognized Equivalent of a High School Diploma
Homeschool
•
•
a) If the State where the student was
homeschooled requires by law that such
students obtain a secondary school completion
credential for homeschool (other than a high
school diploma or its recognized equivalent), a
copy of that credential.
•
b) If State law does not require a homeschooled
student to obtain a secondary school
completion credential for homeschool (other
than a high school diploma or its recognized
equivalent), a transcript or the equivalent,
signed by the student’s parent or guardian, that
lists the secondary school courses the student
completed and documents the successful
completion of a secondary school education in a
homeschool setting.
•
•
•
General Educational Development (GED)
Certificate or GED transcript;
b) A State certificate received by a student after
the student has passed a State-authorized
examination that the State recognizes as the
equivalent of a high school diploma;
c) An academic transcript that indicates the
student successfully completed at least a two
year program that is acceptable for full credit
toward a bachelor’s degree at any participating
institution; or
d) For a person who is seeking enrollment in an
educational program that leads to at least an
associate degree or its equivalent and has not
completed high school but has excelled
academically in high school, documentation
from the high school that the student excelled
academically in high school and documentation
from the postsecondary institution that the
student has met the formalized, written policies
of the postsecondary institution for admitting
such students
EQUIVALENTES
GRADUACIÓN DE ESCUELA SUPERIOR
Estudiantes que comparecen personalmente
Documentación:
•
•
Presentar a un oficial autorizado:
• Identificación no expirada emitida por el estado
• Certificación de Propósito Educativo (provista por el
DE, la cual no puede ser modificada)
La institución debe mantener copia anotada de la
identificación recibida, la fecha y la firma del oficial que
la recibió.
IDENTIDAD Y PROPÓSITO EDUCATIVO
• Estudiantes que no pueden comparecer personalmente.
Documentación:
•
•
Enviar:
• Copia de identificación no expirada emitida por el
estado
• Enviar documento original de la Certificación de
Propósito Educativo (provista por el DE, la cual no
puede ser modificada) debidamente notariada
La institución debe mantener copia anotada de la
identificación recibida, la fecha y la firma del oficial
que la recibió.
IDENTIDAD Y PROPÓSITO EDUCATIVO
Incisos a verificar:
• Graduación de escuela superior
• Identidad y Propósito Educativo
Y
• Todos los incisos del V-1 de los que rinden y de los
que no rinden planillas de contribución sobre
ingresos
V-5 VERIFICACIÓN AGREGADA
Todos los incisos del V-1 de los que rinden y de los que no
rinden planillas de contribución sobre ingresos
Y
Otros ingresos no tributables:
• Pagos diferidos a pensiones y planes de ahorros
• Pensión alimentaria recibida
• Subsidio de vivienda, comida, etc. pagada a militares,
clérigos y otros
• Beneficios no educativos de veteranos
• Otro ingreso no tributable
• Dinero recibido o pagado a nombre del estudiante
“Your financial aid office decides what is sufficient financial
support and what is evidence of that, and your office must
document its decision in each case”. AVG–84, FSA Handbook
2015-2016
V-6 RECURSOS DE LA FAMILIA
• Documentación:
Certificación firmada indicando:
•
•
Las fuentes y cantidad de ingresos para el 2015, y
Copia de los W2s de las fuentes de ingresos, donde
aplique
Si la institución determina que las cantidades aparentan no ser
suficientes, el estudiante debe:
• Proveer certificación adicional listando otras fuentes de
ingresos usados para el sostenimientos de la familia aunque
no sea requerido informar los mismos en la FAFSA
• Explicar cómo se sostuvo en el año natural 2015
V-6 RECURSOS DE LA FAMILIA
• Debe obtener copia de las W2’s de todas las personas en
el Grupo Familiar, incluyendo los contribuyentes que
usaron el IRS DRT. Los W-2’s le pueden ayudar a
identificar otros ingresos que debieron incluirse en la
FAFSA.
V-6 RECURSOS DE LA FAMILIA
Los códigos de verificación son los siguientes:
•
V
= Verificado
Seleccionado por el CPS y aquellos seleccionados por la institución.
•
W = Seleccionado por el CPS o por la institución y se pagó sin la documentación.
•
S
•
En blanco = Se deja en blanco si el caso no fue seleccionado por CPS ni por la
institución.
= Seleccionado pero no verificado porque cumple con alguna de las exclusiones
• Cuando se informan los desembolsos de Beca Federal Pell al COD se debe incluir el
código de verificación aunque el estudiante haya sido seleccionado para
verificación. En estos casos el código es “en blanco”.
CODIGOS DE VERIFICACIÓN
• Basado en la información del récord y si el récord fue seleccionado para
verificación y la información financiera fue transferida del IRS no es
necesario verificar el ingreso bruto ajustado, contribuciones pagadas, ingreso
no tributable y créditos educativos.
• Solo el número de miembros de la familia y los estudiantes a nivel
pos secundario
• Si la institución tiene duda de la corrección de los datos debe solicitar
al estudiante que provea las evidencias correspondientes.
• Momento de las firmas:
• Todas las firmas en las hojas de verificación, planillas de contribución
sobre ingresos deben ser tomadas al momento de la verificación. No
pueden ser después del desembolso o después de la fecha límite para
la verificación.
OTROS ASPECTOS
• Para recibir fondos subvencionados de TIV, el estudiante o la
institución tiene que someter cualquier cambio producto de la
verificación a los incisos no relacionados con los ingresos y a
los relacionados con ingresos que sean de $25.00 o más.
• Campus Based y DL – verifique y corrija a la oferta de ayudas a
base del EFC correcto
• Pell – recalcule a base del EFC correcto, si ya hubo un
desembolso ajuste el desembolso futuro.
• Si la institución autorizó un primer desembolso antes de
completar el proceso de verificación debe solicitar al estudiante
que devuelva cualquier sobre pago que haya resultado de la
corrección. Si el estudiante no devuelve los fondos la institución
tiene que devolver los fondos al programa
CAMBIOS A UNA FAFSA SELECCIONADA
PARA VERIFICACIÓN
Jaime es casado y tiene un hijo. El y su esposa informaron que su
ingreso bruto ajustado es $52,000 cuando completaron la solcitud en
FAFSA on the Web, y como excedía el umbral para el EFC automático
algunas preguntas no se le mostraron cuando completó la FAFSA.
El es selecionado para verificación en el grpo V-1 Verificación estándar
y la verificación revela que sus ingresos son $22,000 y que recibió
beneficios de SNAP (cupones de alimentos)
Jaime es elegible a EFC 0.
Jaime debe corregir su FAFSA con el ingreso correcto e indicar que
recibió los beneficios de cupones de alimentos.
EJEMPLO
Estudiante seleccionado después del desembolso de ayudas:
• Manuel asiste a la Universidad XYZ. Su solicitud no fue seleccionada
para verificación y recibió ayudas para el primer semestre (Préstamo
Directo y Beca Pell). En diciembre Manuel somete una corrección
que ocasiona que se emita una nueva transacción seleccionada para
verificación. La directora de asistencia económica de XYZ le informa
a Manuel que debe someter los documentos de verificación si
quiere recibir las ayudas en el próximo semestre pero Manuel no los
entrega. Manuel no tiene que devolver el préstamo pero tiene que
devolver los fondos de Pell. La institución debe cancelar la oferta
de fondos de TIV para el segundo semestre.
• RECUERDE: Tiene que aplicar las normas federales del TIV a los
fondos estatales.
EJEMPLO
• Si aprueba unas circunstancias especiales y cambia
la información de los estudiantes debe someter los
cambios al CPS y marcar el Professional Judgment
(PJ) Flag. Recuerde verificar antes de emitir un
juicio profesional
Set PJ to 1.
RECORDATORIOS
• Informar a través de FAA Access to CPS Online los
resultados de la verificación de identidad.
RECORDATORIOS
•
En la página de Enter Results entre el número de seguro social, primeras dos letras del
apellido y seleccione la frase que mejor describe los resultados de la verificación:
1. Verification completed in person, no issues found
2.
3.
4.
5.
•
•
Verificación completada en persona, sin problemas
Verification completed remotely, no issues found
Verificación completada a distancia, sin problemas
Verification attempted, issues found with identity
Se intentó la verificación y se encontraron problemas con la identidad
Verification attempted, issues found with HS completion
Se intentó la verificación y se encontraron problemas con el estatus de
graduación de escuela superior
No response from applicant or unable to locate
Estudiante no respondió o no se pudo localizar
Si hubo dificultad tanto en la verificación de identidad como en el estatus de escuela
superior use el Result Code ‘3’ Verification attempted, issues found with identity /Se
intentó la verificación y se encontraron problemas con la identidad
Si la transmisión fue exitosa aparecerá una página de confirmación. Imprima esa página
para que pueda imprimir una copia del informe con los resultados que entró. Conserve
este informe ya que el CPS no conservará record de los datos entrados.
CÓDIGOS VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD
• La institución verifica durante el año académico (award year) pero la
fecha límite para completar el proceso para el año 2016-2017 es 120
días después que el estudiante deja de estar matriculado o el 23 de
septiembre de 2017, lo que ocurra primero. Federal Register 4 de
abril de 2016
• La fecha en que el CPS procesa el ISIR/SAR es la fecha en que se
considera que la institución recibió el ISIR/SAR. Esto aunque la
institución no haya bajado el ISIR del buzón del Student Aid Internet
Gateway, o cuando el estudiante entrega el SAR a la institución
FECHAS LÍMITES
PROCESO DE VERIFICACIÓN
• La institución puede autorizar un desembolso antes o después de
completar la verificación pero antes de recibir el ISIR/SAR corregido. Si
no hay razón para dudar de la excatitud de la información en la FAFSA
usted puede a su discreción:
• Hacer un desembolso para el primer periodo de pago de los fondos PELL,
FSEOG y Perkins
• Permitir que el estudiante disfrute de FWS por los primeros 60 días
consecutivos después de su matrícula, o
• Originar pero no desembolsar un DL subvencionado
• Si la verificación resulta en que los cambios a la a FAFSA no van a
cambiar las cantidades de las ayudas puede a su discreción desembolsar
también el primer pago de DL subvencionado.
• Puede desembolsar préstamos DL no subvencionados si no hay
información conflictiva. Determine primero la elegibilidad a Dl
subvencionado
SOBRE PAGO Y
DESEMBOLSOS INTERINOS
•
Si la institución autoriza un desembolso interino antes de verificar es responsable por el
sobre pago que resulte.
•
Si no puede eliminar el sobre pago en los próximos desembolsos o haciendo que el
estudiante devuelva la cantidad tiene que utilizar fondos institucionales para devolver los
fondos al programa correspondiente 60 días después del último dia de asistencia del
estudiante o el último día del año académico , lo que ocurra primero.
•
Si le permitió al estudiante trabajar, la institución es responsable del sobre pago y debe
devolver los fondos al programa
•
Los estudiantes deben recibir pago por el trabajo efectuado y no se le puede requerir que
devuelva el dinero devengado a menos que se le pruebe culpable de fraude
Si la institución hace un desembolso interino antes de recibir un ISIR/SAR válido :
•
•
•
Debe revolsar al fondo federal con fondos institucionales
Asegurar que le paga al estudiante de fondos institucionales por el trabajo (FWS) realizado
SOBRE PAGO Y
DESEMBOLSOS INTERINOS
Octubre 2016
Se puede comenzar a llenar la FAFSA 2017-2018
(Prior Prior Year)
FECHA IMPORTANTE
UNUSUAL ENROLLMENT HISTORY
• A partir del 2013-2014 el DE añadió un indicador para
identificar a los estudiante con un patrón no usual de
matrícula.
• La intención fue atender el posible fraude en los programas
del Título IV por:
• estudiantes que se mantienen matriculados para recibir el
balance crédito,
• abandonan los estudios sin completar el periodo de matrícula,
se matriculan en otra institución educativa, y
• repiten el patrón de matrícula para recibir el balance crédito sin
aprobar ningún crédito académico.
UNUSUAL ENROLLMENT HISTORY
• Para el 2015-2016 la información de los desembolsos de Pell y
DL de los pasados cuatro años fue evaluada para determinar
el UEH. El análisis no incluyó préstamos consolidados, Parent
Plus o Perkins
• A los estudiantes le asignaron unos indicadores (UEH Flag) de
‘N,’ ‘2’ or ‘3’, basado en el número de desembolsos de
Pell/Préstamos que recibieron comparado con el número de
instituciones que le ofrecieron las ayudas.
UNUSUAL ENROLLMENT HISTORY
2015-2016
•
EL UEH Flag = ‘N’ indica que no hay un patron inusual de matrícula, no se
generó un código C por esa razón y no se requiere acción de parte de la
institución.
•
El UEH Flag = ‘2’ indica que hay patrón inusual de matrícula y la institución
tiene que revisar el récord de matricula de los estudiantes.
• Un patrón que genera el UEH Flag 2 es cuando el estudiante recibe Pell y/o
préstamos en tres instituciones en un periodo de dos años.
•
EL UEH Flag = ‘3’ indica que la institución debe revisar los expedientes
académicos de los estudiantes y en algunos casos requerir información
adicional del estudiante.
• Un patrón que genera el UEH Flag 3 es cuando el estudiane recibe Beca
Pell en tres o más instituciones en un año.
•
No hay un valor UEH Flag = ‘1’
UNUSUAL ENROLLMENT HISTORY
2015-2016
•
UEH Flag = ‘N’ – NO es necesaria ninguna acción
•
UEH Flag = ‘2’ (Comment code 359): Se debe revisar los expedientes académicos y
de asistencia económica para determinar si el estudiante durante los cuatro años sujetos
a revisión (2011-12, 2012-13, 2013-14, y 2014-15), recibió una Beca Federal Pell/DL en
la institución que para el 2015-216 está llevando a cabo la revisión.
•
•
Si todo es correcto no se requiere acción adicional a menos que se tenga una razón para
pensar que el estudiante es uno que se mantiene matriculado hasta recibir los reembolsos de
ayudas económicas.
De lo contrario debe proceder de acuerdo al UEH Flag = ‘3’ que discutiremos más adelante.
• Si el estudiante no asistió a su institución, es decir no es una de las
instituciones donde el estudiante recibió fondos de ayuda económica que
generaron el UEH Flag = ‘2, debe proceder de acuerdo al UEH Flag = ‘3’
TRABAJANDO CON LOS UEH FLAG’S
• UEH Flag = ‘3’ (Comment code 360): : La institución debe revisar los
expedientes académicos del estudiante para determinar si recibió crédito
académico en las instituciones a las que asistió en los años sujetos a
revisión. (2011-12, 2012-13, 2013-14, y 2014-15) y:
1.
Usando la información del National Student Loan Data System (NSLDS),
identificar las instituciones donde el estudiante recibió Pell Grant/DL en
los pasados cuatro años (2011-12, 2012-13, 2013-14, y 2014-15)
2. Verificar las transcripciones que ya se tiene, de no tenerlas le debe solicitar
al estudiantes, transcripciones o informes de calificaciones.
3. Determinar si el estudiante ganó crédito en cada una de las instituciones a
las que asistió
a) Si determina que el estudiante ganó créditos, no es necesaria una
acción adicional
b) Si el estudiante no ganó creditos en cada una de las instituciones a las
que asistió, usted debe solicitar al estudiante documentación que
explique por qué no obtuvo créditos académicos
4. Evaluar la documentación presentada por el estudiante y determinar si las
mismas apoyan las razones del estudiante
TRABAJANDO CON LOS UEH FLAG’S
• Las justificaciones presentadas por el estudiante pueden ser
personales como lo es una enfermedad, emergencia familiar,
órdenes militares, cambio en el área de residencia como
también pueden ser razones de índole académico como los
retos del programa académico o que el mismo no llenaba las
expectativas del estudiante
• En la medida que sea posible la institución debe obtener
información de otras fuentes que apoyen las razones
brindadas por el estudiante
• RECUERDE: Se considera crédito académico ganado si la
evidencia demuestra que el estudiante completó alguna hora
crédito u hora contacto.
TRABAJANDO CON LOS UEH FLAG’S, cont.
• Luego de revisar la documentación usted tiene dos opciones:
Aprobar que el estudiante continúe con su elegibilidad a fondos del TIV (TODOS)
1.
a)
b)
2.
Puede solicitar que el estudiante sigan un plan académico similar al de la
Norma de Progreso Académico
Orientar al estudiante que su patrón de matrícula tiene el Lifetime Eligibility
Used de Pell y cómo se puede afectar su elegibilidad a préstamos
Denegar la elegibilidad a los fondos de TIV
a)
b)
Debe ofrecer al estudiante la opción de apelar
Orientar al estudiante sobre como puede recuperar su elegibilidad
NOTAS:
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Puede encontrar casos con UEH Flags 2 o 3 en el 2014-2015 y con valor N en el 20152016. Esto ocurrió cuando se añadió un cuarto año al proceso de seleccionar a los
estudiantes.
Si resolvió el caso satisfactoriamente en 2014-2015 no tiene que volver revisarlo pero si
no se resolvió tiene que detener todos los desembolsos hasta que lo resuelva. Debe
revisar el expediente académico del 2014-2015
El 22 de enero de 2016 el CPS emitió nuevos ISIR’s para corregir casos con UEH Flags que
correspondian
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¿PREGUNTAS?
“Yo hago lo que usted no puede y
usted hace lo que yo no puedo.
Juntos podemos hacer grandes cosas”.
Madre Teresa de Calcuta