CORPORACION AEROPORTUARIA DE CUENCA MEMORANDO – AI – 017 – 11 PARA: Ing. Diego Andrade – Director Ejecutivo de la CORPAC Eco. Fernando Carvallo - Jefe Administrativo – Financiero. DE: Ing. Patricia Méndez – Auditor Interno CC: Archivo. FECHA: 19/11/2011 ASUNTO: EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA, ANALISIS FINANCIERO Y REESTRUCTURACION DE LAS CUENTAS PRESPUESTARIAS Y CONTABLES DE INGRESOS Y GASTOS. Por Disposición verbal de la Dirección Ejecutiva se ha efectuado el Examen Especial de auditoría, análisis financiero y reestructuración de las Cuentas de Ingresos y Gastos del Sistema Contable de la CORPAC. Para lo cual se ha evaluado los aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento y de gestión. A fin de identificar situaciones críticas y proponer mejoras en los controles, así como también comprobar, confirmar y cotejar todas y cada una de las cuentas de tal manera que permita certificar, garantizar y acreditar que: • Las operaciones y transacciones financieras y administrativas, estén debidamente autorizadas por la Dirección Ejecutiva, así como la certificación de la disponibilidad de los Fondos de la partida presupuestaria para el cumplimiento del pago respectivo por parte de la Jefatura Administrativa - Financiera. • Evaluar los sistemas de control interno implementados por la CORPAC, que aseguren el desarrollo eficiente de las actividades y las operaciones de su gestión. • Verificar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a las distintas operaciones, con criterios de transparencia en la calidad del gasto público. • Verificar si el sistema de contabilidad implementado por la Corporación cumple los requisitos mínimos de registro, control y seguridad. • Si Existe una correlación adecuada entre los ingresos y gastos correspondientes al período contabilizado. El presente análisis y redirección se basó en la revisión 100% de las operaciones y registros contables y presupuestarios, durante el período comprendido entre el 1 de Junio al 17 de Noviembre del 2011 debido a que del 01 enero al 31 de Mayo del año ISHIDA realiza la afectación presupuestaria de todas las cuentas de gastos de manera global. Como resultado de este trabajo se ha emitido una opinión, El cual se encuentra contenido en el respectivo Dictamen de Auditoría. Es necesario manifestar que el desarrollo de este análisis se lo ha realizado en cooperación con el Ing. Esteban Abril colaborador de la Empresa ISHIDA, especialista en el Sistema de contabilidad que mantiene implantado la CORPAC. Así mismo es necesario indicar que todos los cambios y reestructuraciones realizadas estuvo bajo el conocimiento y aprobación verbal de la Jefatura Administrativa – Financiera. Las técnicas contables y de auditoría utilizadas para la ejecución del presente trabajo fueron: 1. 2. 3. 4. Verificación Ocular: Verificación Verbal u Oral : Verificación Escrita: Verificación Verbal Documental: Comparación , Observación Evidencia testimonial Análisis, Tabulación, Conciliación. Comprobación, Rastreo, Revisión selectiva y Exhaustiva Plan de Cuentas: • Se inicia con el enlace de las Cuentas Contables con las Cuentas presupuestarias tanto de ingresos así como también de gastos. • Se realiza cambio de niveles en el plan Presupuestario para poder obtener sumatorias totales de ingresos y gastos. • Se reestructura el plan de cuentas y el plan presupuestario. Roles de Pago: 1. Se agregan ciertas cuentas, tales como: • Desarrollo de rutas, Provisión año 2010, Mantenimiento de vehículo Administrativo, Diferencias IVA Cierre de Parqueaderos. 2. Reclasificación de las Cuentas que conforman el rol de pagos por área (Administrativa – Comercial – Operativa) de todos los rubros que conforman los roles de pago. 3. Así mismo se modifican asientos presupuestarios (inexistencia de valores comprometidos desde el mes de mayo del 2011) y se realizan nuevos asientos contables por falta de rubros en algunos meses (SECAP) 4. También se crean cuentas de descuento de empleados tales como: • • • • • • • • 9999.02 Descuento empleados Supermaxi. 9999.03Descuento empleados Pensión Alimenticia 9999.04 Descuento empleados Préstamos Quirografarios. 9999.05 Descuento empleados Celulares 9999.06 Descuento empleados Coralrio 9999.07 Descuento empleados Farmasol 9999.08 Descuento empleados Multas 9999.09 Descuento Empleados Varios Además se encontraron diferencias de centavos entre el estado contable y el presupuestado específicamente en los asientos de los roles de pago permitiendo el sistema grabar con dicha diferencia y afectando al momento de encerar las cuentas Cabe indicar que cada uno de los rubros que conforman los Roles de Pago se encontraban direccionados a cuentas contables globales. Viéndose necesario la creación de las cuentas de descuentos a empleados anteriormente descritos, las mismas que serán consideradas como Cuentas Auxiliares de Descuentos de los Funcionarios de la CORPAC. Que no tendrán afectación presupuestaria. Adquisiciones: • Hallamos además duplicidad de requerimientos de compra, gran cantidad de modificaciones en requerimientos existentes que el momento del cotejo de Requerimiento manual con el RC del sistema no tienen relación, viéndose la necesidad de bloquear dicha opción, y, crear una alternativa que permite el reingreso de valores sobrantes que se encuentren comprometidos que es la Devolución de Requerimiento de Compra (DRC). En el caso de que el bien o servicio contratado sea menor al valor presupuestado. • Igualmente nos encontramos con la inexistencia de un adecuado control de los requerimientos pendientes, lo ideal sería que todo requerimiento comprometido sea ejecutado el mismo día, o máximo al finalizar el mes de lo solicitado. Con el fin de que no existan partidas pendientes de ejecución con un retraso de varios meses. Por ejemplo: (Facturas de Cursos de Capacitación de la ISTAC) • Se equilibra la numeración secuencial del Requerimiento Manual con el Requerimiento (RC) del sistema de presupuestos. Con el fin de facilitar las consultas necesarias el momento de búsqueda de los mismos. Contabilidad: • Gran cantidad de asientos contables que carece de afectación presupuestariamente debido a la inexistencia del enlace anteriormente descrito. • Se encontraron cuentas que tenían afectación contable pero no con afectación presupuestaria y viceversa. Incrementando y/o disminuyendo el valor real que arroja el Estado Presupuestario. • Se encontraron un número considerable de requerimientos de compra con la certificación de la disponibilidad de los Fondos de la partida presupuestaria para el cumplimiento del pago diferente a la que debería haberse afectado. Debido a la falta de recursos en la partida original. • Se han ingresado al sistema de contabilidad ISHIDA las N/C pendientes que corresponden a las planillas canceladas por parte de la CORPAC. al IESS Desde el mes de diciembre del 2010 hasta la Fecha. El pago realizado al IESS. Presenta valores correctos (Descuentos de las N/C a favor de la CORPAC) • En el Estado de Presupuesto se Encera las cuentas de ingresos, gastos, Modificaciones, Reformas y el Codificado. La columna de Ejecutado debe ser igual al informe de requerimientos pendientes de ejecución. Además se ingresan cuentas con saldos al 31/12/2010 que debían encontrarse en el Estado de Presupuestos en el rubro ingresos y gastos como: Rubro Ingresos: 1. 2. 3. 4. 44 44301 44302 44303 Saldo de Caja Bancos Saldo de Caja – Bancos Saldo de Cuentas por Cobrar Aportes Municipio. Rubro Gastos: 1. 85 2. 8501 3. 8502 Aplicación de Financiamiento. Deuda Externa Privada Cuentas por Pagar. • Se Crea en el sistema ISHIDA la Transacción Compras – Pagos con código (CPP), con el fin de unificar los ET (cheques por pagos internos de la Corpac) con los ETP (Pagos a Proveedores), mismo que será probado en días posteriores. • Observamos además que las Facturas que ingresan a la Corporación por concepto de compra de servicios como: Supermaxi – Farmasol – Coralrio – Consumo Celulares y que se descuentan mensualmente en los Roles, no son ingresadas al sistema Contable de la Corporación a excepción de las Facturas de CONECEL (Porta) que siendo ingresadas al sistema de Contabilidad NO se emite la Retención Respectiva. CONCLUSIONES: • Una vez culminado el análisis y reestructuración de las cuentas de ingresos y gastos podemos manifestar que los valores que arroja el Estado de Presupuestos presentan valores totalmente reales, auténticos y confiables, pudiendo considerarse para una adecuada toma de decisiones. • Niveles altos de control en todas y cada una de las transacciones de requerimientos de compra por el correcto procedimiento de autorizaciones de los diferentes entes de control el momento del compromiso y certificación de la disponibilidad de fondos. • Inexistencia de Control preventivo por parte de los responsables de las diferentes áreas involucradas, al momento de la realización de las diferentes transacciones. Existiendo un alto riesgo de control en la obtención de información que muchas veces puede ser errónea y no permita la toma de decisiones adecuada. Se Recomienda: • Entrega de valores encerados de todas las cuentas de ingresos y gastos conjuntamente con la información Financiera, Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias mensualmente. Dpto. de Contabilidad • Descripción detallada el momento del ingreso de las facturas al sistema de contabilidad, así como también la introducción de los números de Recibo de cada uno de los comprobantes de caja chica en la descripción por Reposición de Caja Chica. Dpto. Contabilidad. • Reporte de requerimientos pendientes de ejecución facilitando así la búsqueda y posterior comparación de las partidas que al final de cada mes se encuentre pendiente de cumplimiento. ISHIDA. • La creación de la opción de búsqueda de transacciones por valor, agilitando así cualquier consulta contable. ISHIDA • La Implantación del tipo de requerimiento que pueda ser llenada directamente en el sistema. ISHIDA • La Ejecución de recuperar el requerimiento o trasladar la afectación presupuestaria y exista mandatoriamente el Requerimiento. (Jalar el Requerimiento de compas y/o pagos). ISHIDA • Generar la Afectación Presupuestaria y comprometer, verificar saldos y diferenciar decimales. ISHIDA • Así como la automatización y acumulación de la base de datos de los valores que conforman el anexo de relación de dependencia de tal manera que al finalizar el año económico me permita obtener los datos y valores listos para llenar el formulario 107 del impuesto a la renta de los funcionarios en relación de dependencia. ISHIDA CONCLUSIONES: • Una vez culminado el análisis y reestructuración de las cuentas de ingresos y gastos podemos manifestar que los valores que arroja el Estado de Presupuestos presentan valores totalmente reales, auténticos y confiables, pudiendo considerarse para una adecuada toma de decisiones. • Niveles altos de control en todas y cada una de las transacciones de requerimientos de compra por el correcto procedimiento de autorizaciones de los diferentes entes de control el momento del compromiso y certificación de la disponibilidad de fondos. • Inexistencia de Control preventivo por parte de los responsables de las diferentes áreas involucradas, al momento de la realización de las diferentes transacciones. Existiendo un alto riesgo de control en la obtención de información que muchas veces puede ser errónea y no permita la toma de decisiones adecuada. Debo manifestar también que en el archivo del Dpto. de Auditoria, reposan 2 carpetas con todos los cambios efectuados a los diferentes documentos que a continuación describo: Carpeta No. 1: que contienen: CPB, CPSER, ET, CPA, CPV, RC, NCB, RCA, PRCTD. CARPETA No. 2: que contiene: Roles de Pago, Informe de asientos Presupuestados de las cuentas de Ingresos, Libro Mayor Presupuestado, Plan de Cuentas, Plan Presupuestado. Adjunto además: Libro mayor presupuestario totalmente encerado a excepción de las partidas presupuestarias de los rubros que están pendientes de ejecución. Estado de Presupuestos a la Fecha. Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias a la fecha. Sin más por el momento, me despido agradeciéndole su atención. Atentamente, Ing. Patricia Méndez AUDITOR INTERNO /pm Adj. Lo indicado.