PROCEDIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CONTROL INTERNO Y AUDITORIA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Código: CIA-PR-02 /V4 Fecha: 16/04/2015 Página: 1 de 4 PROPOSITO Diseñar instrumentos que actúen como elemento de control y seguimiento al cumplimiento de acciones de mejoramiento suscritas con los Entes de Control, otros organismos del Estado y la Oficina de Control Interno de la Unidad Nacional de Protección. ALCANCE Este procedimiento inicia con la elaboración de los planes de mejoramiento suscritos por los responsables de los procesos y termina con el cierre del hallazgo por parte de los órganos de control, otros organismos del Estado y de la Oficina de Control Interno. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE RESPONSABILIDADES El Jefe y/o líderes de Son los responsables de la identificación de las causas que dieron origen al Procesos hallazgo, la definición y ejecución de las acciones de Mejoramiento. Servidores Públicos. Colaboran con la identificación de las causas que dieron origen al hallazgo y apoyan la ejecución de las acciones de Mejoramiento. Son los responsables desarrollo de las acciones de mejoramiento, suscritas por el Jefe de proceso. Oficina de Control Interno Responsable de la evaluación y seguimiento del avance del Plan de Mejoramiento. Entes de control Responsables de verificar la eficacia de las acciones de mejoramiento en el desarrollo nuevas auditorias. DEFINICIONES TÉRMINO DEFINICIÓN Acciones Correctivas: Acción implementada para corregir las causas que generaron un problema o un resultado no acorde con lo esperado, con el propósito de prevenir su recurrencia Acciones Preventivas: Acción implementada para eliminar la causa de una no conformidad que generaron un problema o un resultado no acorde con lo esperado, con el propósito de prevenir su recurrencia Acciones de Mejora: Es una acción implementada a partir de un problema detectado con el propósito de mejorar los resultados obtenidos en la gestión realizada. Hallazgo: Resultado de la evaluación de la evidencia recopilada frente a los criterios de la auditoria. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Analisis de Causa Raíz. Método de resolución de problemas dirigido a identificar sus causas o acontecimientos. Plan de Mejoramiento: Instrumento que recoge y articula todas las acciones prioritarias que se emprenderán para mejorar aquellas características que tendrán mayor impacto con los resultados, con el logro de los objetivos de la entidad y con el plan de acción institucional, mediante el proceso de evaluación. Su objetivo primordial es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Plan de mejoramiento Recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo del institucional: Componente de Auditoría Interna y las observaciones del órgano de Control Fiscal. Planes de mejoramiento Se entiende como el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un órganos de control: sujeto de control fiscal tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido identificados en ejercicio de la Auditoría Gubernamental o Auditorías Especiales con el fin de adecuar la PROCEDIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CONTROL INTERNO Y AUDITORIA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Código: CIA-PR-02 /V4 Fecha: 16/04/2015 Página: 2 de 4 gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental. MARCO LEGAL Ley 87 de 1993. Ley 1474 de 2011. Decreto 943 de 2014. Decreto 106 de 2015. Resoluciones Contraloría General de la Nación. NTCGP 1000 ISO 9000 CONSIDERACIONES GENERALES El Plan de Mejoramiento Institucional recoge los hallazgos, no conformidades, las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluación Independiente y las observaciones de los entes de Control. La entidad debe estructurar el Plan de Mejoramiento que ha de adelantarse en un periodo determinado, ajustado con su misión, visión, objetivos institucionales, funciones y los recursos disponibles. Su contenido debe contemplar las observaciones y el resultado del análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados obtenidos; así como la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la asignación de los responsables y de los recursos requeridos, el tiempo de ejecución. Los Jefes y/o líderes de procesos son los responsables de la elaboración y ejecución de los planes de Mejoramiento suscritos en la entidad. Los Planes de Mejoramiento serán evaluados periódicamente por la Oficina de Control Interno de la Unidad Nacional de Protección. CONTENIDO RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA El Jefe de la Oficina Comunicar el Plan de Mejoramiento entes de control: El Director de Control Interno. Informe de notifica a los líderes de procesos, el informe final de Auditoría (Órganos auditoría Gubernamental y solicita la elaboración del plan de Control y mejoramiento institucional. Auditoria Interna) Plan de Mejoramiento por Procesos: EL Jefe de la OCI remite a Director de la entidad y a los Jefes y/o líderes de procesos el informe de auditoría Interna. Productos: evaluaciones independientes y auditoria Interna de Calidad. Una vez comunicado el informe de Auditoria el Jefe de proceso tiene 10 días hábiles para realizar la suscripción del plan. Termino para la elaboración y reporte. Jefe de Proceso. Establecer las acciones de mejoramiento El líder de proceso analiza los hallazgos según el informe de auditoría, realiza el análisis de causa y establece las acciones de mejoramiento. Diligenciar el formato e Plan de Mejoramiento teniendo en cuenta los siguientes pasos: 1. Describir el hallazgo con sus respectivas causas. 2. Establecer la Acción de Mejoramiento 3. Establecer la Unidad de Medida. 4. Establecer fecha de iniciación y finalización de actividad. Una vez diligenciado el formato de plan de mejoramiento - PROCEDIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CONTROL INTERNO Y AUDITORIA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Jefe y/o servidores públicos Oficina de Control Interno. Jefe y/o servidores públicos Oficina de Control Interno. Revisión del Plan de Mejoramiento es el adecuado (Solo para las Auditorias Interna) Aprobar el Plan de Mejoramiento Jefe de proceso Ejecutar el Plan de Mejoramiento Jefe de proceso Reportar avances de acciones Mejoramiento Jefe Oficina de Control Interno los las de El Jefe de la Oficina de Control Interno. Elaborar el Informe de avance de los planes de mejoramiento El Jefe de la Oficina de Control Interno. Cierre hallazgo Código: CIA-PR-02 /V4 Fecha: 16/04/2015 Página: 3 de 4 CIA-FT-09/V2 debe remitirse a la Oficina de Control Interno, firmado por el responsable del proceso con el objeto de realizar la suscripción del mismo. Revisar que las acciones de mejoramiento estén dirigidas a la prevención y/o corrección del hallazgo. Si se observa correspondencia se suscribe el plan de mejoramiento. Si no se acepta se devuelve para su revisión y corrección. Para auditorías internas (calidad y procesos) aprobar el Plan de Mejoramiento. Para auditorias de entes de control: consolidar los hallazgos en el plan de mejoramiento institucional y remitir a los Jefes y/o líderes de procesos, los hallazgos de su responsabilidad. La Oficina de Control Interno consolidara las acciones preventivas, correctivas y/o hallazgos suscritos por los Jefes y/o líderes de proceso en una sola matriz. Para el caso del Plan de mejoramiento de la Contraloría General de la Republica, la Oficina de Control Interno Consolida en el Aplicativo SIRECI – y la Oficina Asesora de Planeación la Transmite. Cuando esté suscrito y aprobado el plan de mejoramiento por la OCI, el Jefe de proceso debe implementar cada una de las acciones suscritas en el plan de mejoramiento en el tiempo previsto. Trimestralmente (Con corte a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre, entre los cinco (5) primeros días del mes siguiente), los líderes de procesos reportaron a la OCI los avances del plan de mejoramiento, con sus respectivos soportes. La Oficina de Control Interno reportará a la Contraloria General de la Nación el informe de avance del plan de mejoramiento en el aplicativo –SIRECI de manera semestral (Julio y Enero). La Oficina de Control Interno reportara avance del Plan de Mejoramiento del Archivo General de la Nación cada tres (3) meses, según los procedimientos de inspección, control y vigilancia del Archivo General de la Nación. Consolida los informes de avance, las diferentes acciones de mejoramiento, elabora el informe donde establece los avances de las actividades, el porcentaje de ejecución y el nivel de criticidad de las actividades que se observan como incumplidas. Se elaborara el informe de avances del proceso y se remite al Director de la UNP, Jefe del proceso y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Una vez completado el 100% de las acciones correctivas para la corrección y/o eliminación del hallazgo la Oficina de Control interno reportara el cierre de dicho hallazgo. PROCEDIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CONTROL INTERNO Y AUDITORIA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Código: CIA-PR-02 /V4 Fecha: 16/04/2015 Página: 4 de 4 FORMATOS Y REGISTROS Formato Informe Auditoria CIA-FT-03/V2 Formato Analisis de Causa SGI-FT-18/V1 Formato Acciones Correctivas SGI-FT-07/V4 Formato Plan de Mejoramiento CIA-FT-09/V2 Matriz de evaluación de criticidad Comunicación Interno Informe Avance Plan de Mejoramiento Soportes Avances CONTROL DE CAMBIOS Versión inicial Identificación del cambio Versión final V3 Se modificaron las algunas definiciones, se adaptó a la nueva metodología de seguimiento al Plan de Mejoramiento, a la cual se establece que se revisaran de evidencias que se haya realizado el análisis de causas Se incorpora una herramienta para el seguimiento al plan de mejoramiento V4 Elaboró: Juan Caros Ramirez Valencia. Profesional Especializado-Oficina Asesora de Control Interno Aprobó: Gloria Inés Muñoz Parada Jefe Oficina Asesora de Control Interno Oficializó: Jaime Orlando Infante Acosta Jefe Oficina Asesora de Planeación e Información