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APERTURA DE EMPLEADOS
¿Qué son empleados?
En el pasado el concepto de empleado se limitaba al asalariado, quien estaba
vinculado “mediante una relación laboral, legal y reglamentaria”, esto se refiere a la
persona que estaba vinculada mediante un contrato de trabajo, pero ahora la
reforma tributaria (Ley 1607 de 2012) trajo consigo cambios importantes en lo que
corresponde al concepto de empleado; pues ahora también esta norma abarca
como empleados a los trabajadores que están vinculados con un contrato de
servicios, aunque para ello se deben cumplir algunos requisitos.
Es así como el artículo 10 de la ley 1607 de 2012 que adicionó el artículo 329 del
estatuto tributario definió a los empleados como:
“Toda persona natural residente en el país cuyos ingresos provengan en una
proporción igual o superior a un ochenta por ciento (80%), de la prestación de
servicios de manera personal o de la realización de una actividad económica por
cuenta y riesgo del empleador o contratante, mediante una vinculación laboral
o legal y reglamentaria o de cualquier otra naturaleza, independientemente de su
denominación.
Los trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio
de profesiones liberales o que presten servicios técnicos que no requieran la
utilización de materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo
especializado, serán considerados dentro de la categoría de empleados, siempre
que sus ingresos correspondan en un porcentaje igual o superior a (80%) al
ejercicio de dichas actividades.
¿Cuál es la ruta para crear empleados?
Para crear empleados es posible utilizar el buscador de menú con el icono
o
ingresar por la ruta: Nómina – Parámetros - Catálogos – Apertura de empleados.
Al ingresar a esta opción el sistema habilitan varias ventanas:
En ella es necesario incluir la siguiente información:
a. Datos generales:

Nit: Número de identificación del empleado, es necesario digitar esta
información sin puntos, comas y sin espacios.

Nombre: En este campo se deben digitar los nombres y apellidos del
empleado.

Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado.

Fecha de Nacimiento: Se debe digitar la fecha de nacimiento del
empleado.
Importante:
Es necesario incluir la información en el orden año de cuatro dígitos,
mes con dos dígitos y día de igual forma con dos dígitos.

Dirección: Dirección de la residencia del empleado.
Importante:
Dato que el sistema tiene en cuenta para la generación de medios
magnéticos o información exógena.

E-mail: Correo electrónico del tercero el cual le será enviado el volante o
desprendible de nómina.

País - Ciudad: Es necesario digitar esta información o realizar lo búsqueda
de los códigos que previamente se encuentran creados en SIIGO.
Importante:
Campos obligatorios para la generación de información exógena o
medios magnéticos.

Teléfonos: Incluir los números telefónicos del empleado.

Clasificación: Seleccionar la opción de acuerdo al tipo de contribuyente al
que pertenece el empleado.
Importante:
El sistema trae un combo de opciones de las cuales es posible
seleccionar la que aplique al empleado que se esta creando.

Cuenta entidad: Corresponde al número de la cuenta corriente o ahorros
que tenga el empleado.
Importante:
Esta información será utilizada si la empresa paga la nómina al
empleado a través de medio electrónico.

Grupo asignado: Corresponde al grupo contable el cual afectará cada uno
de los conceptos de nómina utilizados al momento de realizar la
contabilización del pago de nómina.
Importante:
Los grupos son:
51 – Administración
52 – Ventas
72 – Mano de Obra (producción)
Entre otros

Cuenta: Digitar el código contable correspondiente a este nivel y el cual se
realizara la contabilización de los gastos de personal.

Centro y subcentro de Costo: Digitar o hacer la búsqueda del centro de
costo al que pertenece el empleado.
Importante:
Así la empresa no maneje centros de costo, es necesario crear mínimo
uno como principal

Fecha de ingreso: Se debe digitar el año, mes y día en el cual el empleado
inicia labores en la empresa.

Fecha de retiro: Al momento de crear el empleado es necesario asignar
como fecha 9999/99/99.
Importante:
Esta fecha cambiara una vez se ha retirado el empleado, digitando la
fecha en la cual se realiza la liquidación de contrato.

Cargo: Digitar el cargo que desempeñará el empleado dentro de la
empresa, este es un campo informativo.

Corporación: En este campo el programa desplegará una ventana en la que
se puede seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado tiene la
cuenta de nómina.

Pago por horas: Este campo se selecciona cuando el empleado es
contratado por horas y todos sus conceptos de nómina serán calculados en
base a las horas laboradas.
Importante:
Al seleccionar el pago por horas SIIGO solicita el número de horas
diarias laborables.

Sueldo actual: Digitar el salario con el cual esta siendo contratado el
empleado que se está creando.

Sueldo anterior: Es necesario asignar el sueldo anterior del empleado.
Importante:
Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo
pasando con “Enter”.

Fecha de aumento: Campo de carácter informativo y se recomienda
digitar la fecha en la que se realizó el último aumento, en caso que no haya
tenido aumento o sea un empleado nuevo es necesario digitar la misma
fecha de ingreso.

Contrato de aprendizaje: Este campo se debe seleccionar cuando el
empleado contratado es pasante del SENA.

Ley 50: Marcar esta opción para aquellos empleados que se encuentren
beneficiados por esta ley que hace referencia al manejo de cesantías,
cuando este valor la empresa lo envía a un fondo de pensiones.

Integral: Seleccionar la casilla si el empleado que se esta creando tiene
salario integral.

Factor prestacional: En este campo se debe digitar el porcentaje que
corresponda al factor prestacional para salarios integrales vigente en la
fecha de contratación.
Importante:
El campo “factor prestacional” solo se habilita si fue seleccionado el
campo “Integral”

Término fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de contrato
a término fijo es necesario seleccionar la casilla

Fecha final: Esta opción solo se habilita si fue seleccionado el campo
“Termino fijo” aquí es necesario digitar la fecha de terminación del contrato.

Anticipo cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de
cesantías efectuado al empleado, para que sean descontados al momento de
realizar la liquidación de cesantías.

Fecha anticipo: Digitar la fecha en la cual se realizó el anticipo de
cesantías.

Días de licencia: Asignar el número de días que la empresa le ha dado al
empleado por concepto de licencias.
Importante:
Este dato el sistema lo tienen en cuenta para efectos de la pre
liquidación del contrato de trabajo.

Períodos disfrutados de vacaciones: En este campo se deben digitar los
períodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su
permanencia en la empresa.
Importante:
Este dato el sistema lo tienen en cuenta para efectos de la pre
liquidación del contrato de trabajo.

Fecha últimas vacaciones: En este campo se debe digitar la fecha en la
que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, para que al efectuar
la pre liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones
que tiene pendientes por disfrutar.

Digito de verificación: Corresponde al digito la dirección y impuestos y
aduanas nacionales (DIAN) le asigno al tercero
Importante:
Esta información el sistema tiene en cuenta para la generación de
medios magnéticos o información exógena; no es un campo
obligatorio.
b. Datos para el SOI
La información que aquí se digita tendrá efectos para las liquidaciones de seguridad
social del empleado.
Importante:
Estos datos se definen de acuerdo a las características de cada
empleado con el fin de poder generar de manera correcta la planilla
integrada de liquidación de aportes.

Tipo cotizando: En este campo debe seleccionar según la condición en la
que se encuentre el cotizante según sea el caso deberá escoger entre:
CÓDIGO
01
02
03
DESCRIPCIÓN
Dependiente
Empleada domestica
Independiente
12
15
16
17
18
19
20
21
22
30
31
32
33
34
40
41
42
43
44
45
47

Aprendices del SENA en etapa electiva
Desempleado con subsidio CCF
Independiente agremiado a asociado
Afiliado con requisitos cumplidos para pensión
Funcionarios públicos sin tope máximo IBC
Aprendices del SENA en etapa productiva
Estudiantes (Régimen especial Ley 789 /2002)
Estudiantes de posgrado en salud (Dec. 190 de 1996)
Profesor
Dependientes, estudiantes, universidades públicas
Cooperados de cooperativa de trabajo asociado
Cotizantes con miembros de carrera diplomática
Beneficiario del fondo de solidaridad pensional
Concejal amparado por póliza de salud
Beneficiarios de UPC adicional
Cotizante sin ingresos con pago por terceros
Cotizante pago solo salud
Independiente no obligado a cotizar a pensiones pago por tercero
Dependiente de empleo de emergencia mayor o igual a un mes
Dependiente de empleo de emergencia menor a un mes
Dependiente sistema de participaciones patronales
Tipo ID: En este campo es necesario seleccionar el tipo de documento de
identificación del empleados, puede escoger entre:
DESCRIPCIÓN
C - Cédula de ciudadanía
E – Cédula de extranjería
T – Tarjeta de identidad
R - Registro civil
P - Pasaporte
D – Tipo de documento extranjero
CD – Carnet diplomático
Desempleado con subsidio CCF

Subtipo cotizando: En este campo se selecciona la condición del empleado,
se podrá escoger entre:
CÓDIGO
00
01
02
03
04
05
06
DESCRIPCIÓN
No aplica
Dependiente pensionado por vejez activo
Independiente pensionado por vejez activo
Cotizante independiente no obligado a cotizar a pensiones por
edad
Cotizante independiente con requisitos cumplidos para pensión
Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o
devolución de saldo
Cotizante perteneciente a un régimen de pensiones exceptuando a
entidades autorizadas

Extranjero no obligado a cotizar: En este campo se marca para
aquellos empleados que son de otro país y por norma no se les realiza
aportes de salud ni pensión.

Colombiano residente en el exterior: Esta opción se marca cuando se
paga la nómina en Colombia pero el empleado reside en el exterior.
Importante:
Esta marcación permite que el programa para el empleado realice
únicamente el aporte por pensión ya que por salud lo debe cotizar en
el país que reside.
.
c. Datos Ley 100
Aquí se definen los parámetros referentes a pensión y salud, entre otros.

Fondo de salud: Es necesario digitar o realizar la búsqueda del fondo de
salud al que se encuentra afiliado el empleado. Estos fondos deben estar
previamente creados.

Fondo de pensiones: Se requiere digitar o realizar la búsqueda del fondo
de pensión al cual se encuentra afiliado el empleado. Estos fondos deben
estar previamente creados.

Aporte voluntario: El sistema permite digitar el porcentaje o valor que el
empleado realiza en forma voluntaria al fondo de pensiones.

Otros aportes de pensión no constitutivos de renta: Digitar el valor de
los aportes no constitutivos de renta

Régimen: Corresponde al régimen que aplica para los aportes de pensión.
IDENTIFICACIÓN
P – Prima Media
A – Ahorro individual

DESCRIPCIÓN
Para los afiliados a Colpensiones
Para los afiliados a los fondos privados de pensiones
Alto riesgo de vejez: Este campo se debe seleccionar en el evento en que
el empleado que se está creando está expuesto a radiaciones o en
actividades de alto riesgo como minas o canteras,
Importante:
En esta situación el empleador debe hacer un aporte adicional en
pensiones del 10% sumándolo al aporte obligatorio vigente.
.

Ahorro voluntario de pensión: En esta casilla se ingresa el valor cuando
el empleado realiza aportes voluntarios de pensión a un fondo de pensiones
diferente al cual la empresa lo tiene afiliado y esta enviando la cotización.

Fondo de pensión: Esta casilla solo se diligencia si se hacen aportes
voluntarios de pensión y estos son a un fondo diferente al cual la empresa
tiene afiliado al empleado.

Caja de compensación: Digitar o hacer la búsqueda de la caja de
compensación a la cual se encuentra afiliado el empleado; estas ya deben
estar previamente creadas en el sistema.

Fondo de cesantías: Hacer la búsqueda o digitar el código del fondo de
cesantías en el que se encuentra afiliado el empleado; estos ya deben estar
previamente creados.

Retención en la fuente: Hace referencia al procedimiento de retención en
la fuente que se aplicará al empleado.
CÓDIGO
Procedimiento 1
Procedimiento 2
DESCRIPCIÓN
Se calculará la retención en la fuente con base en los
porcentajes o valores de la tabla de retención por
salarios (Cálculo mensual)
Es necesario indicar el porcentaje de retención que se
aplicará
al
empleado
durante
el
semestre,
independientemente si el empleado tiene o no salario
integral (Cálculo semestral)
Importante:
El programa siempre solicitará el procedimiento de retención a aplicar
por si en determinado momento los ingresos que se reporten al
empleado hagan base para efectuar la retención en la fuente, SIIGO
pueda realizar el cálculo.

Aplica deducción para dependientes: Aplica para el cálculo de retención
en la fuente, cuando el empleado maneja personas a cargo.

Aplica retención mínima: Aplica si el empleado es declarante de renta y
se deben aplicar las dos retenciones para encontrar la más alta.

Deducción vivienda: Digitar el valor correspondiente a las deducciones
mensuales de la base de retención por concepto de vivienda.

Deducción medicina prepagada: Digitar el valor correspondiente a las
deducciones mensuales de la base de retención por concepto de medicina
prepagada del núcleo familiar.

Deducción aporte salud: Digitar el valor mensual de deducción por
concepto de salud obligatoria de acuerdo al Concepto 066667 del 11 de
julio de 2008 de la DIAN.

Porcentaje de ATEP: Digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo
y Enfermedad Profesional) que es asignado por la ARL (Administradora de
riesgos laborales) el cual corresponde al cargo del empleado.
Importante:
Los porcentajes son suministrados por cada ARL de acuerdo al nivel de
riesgo profesional que tenga la empresa.
.

Fondo ARP: Digitar o hacer la búsqueda del código del fondo de riesgos
profesionales al que el empleado se encuentre afiliado.

CT – (Centro de trabajo): Digitar el código correspondiente al nivel de
riesgo que el empleado esté expuesto según la tabla de riesgos en que lo
clasifica la ARL.

Aporte voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte
que efectúa el empleado al fondo de la construcción (Ahorro Programado),
con el fin de deducirlo de la base de retención en la fuente por salarios.

No tener en cuenta acumulados año anterior: Aplica para el cálculo de
retención en la fuente y se indica al usuario no tener en cuenta los registros
del año anterior de los aportes de deducción por salud.
d. Datos información exógena:
La información que se diligencia en este campo se visualiza en la generación de
medios magnéticos o información exógena.

Razón social: Aplica únicamente para personas jurídicas, en el caso de los
empleados no se debe seleccionar esta opción.

Nombre 1 – Nombre 2 – Apellido 1 – Apellido 2: Estos campos se
diligencian en este caso por ser empleado.

Número de identificación del extranjero: Permite incluir el Nit genérico
asignado para los terceros del exterior.

Código Identificación fiscal: Solo se habilita si se ha seleccionado el
campo anterior, es necesario digitar el número del registro fiscal del país de
residencia o domicilio del tercero.
e. Cupo de crédito:
Esta casilla se diligencia si la empresa otorga créditos a los empleados y allí es
necesario definir cual será el monto máximo que se puede ofrecer en créditos al
empleado; en caso de no manejarlo esta casilla se puede dejar en blanco.
f. Información bancaria:
Se utiliza cuando la empresa paga la nómina a sus empleados por medio de
transferencia bancaria.

Código – Nombre: Es necesario digitar o hacer la búsqueda del banco en el
cual el empleado tiene cuenta bancaria. Este banco debe estar previamente
creado en el sistema.

Código interno: Lo estable la súper intendencia financiera.

Oficina: Esta información es dad por la entidad bancaria en la cual se
realizó la apertura de la cuenta.

Tipo de cuenta: Es necesario confirmar si la cuenta del empleado es de
ahorros o corriente.

Número de la cuenta: Código que asigna la entidad financiera y en la cual
se realizara la consignación por parte de la empresa.

Documento titular: Corresponde al número de documento de identidad del
empleado, el cual el sistema trae de manera automática.

Digito verificación: Solamente el sistema lo reporta si previamente se
ingresó o es posible digitarlo en esta casilla.

Nombre titular: Nombre del empleado y el sistema lo trae en forma
automática.

País – Ciudad - Siglas departamento: Campos informativos.
Importante:
Los datos de información bancaria se diligencian si la empresa
realizara el pago de la nómina por medio de trasferencia bancaria, de
no manejarlo de esta forma estos datos se pueden pasar con enter.
.