Tromitoción de documentos

DEPARTAANENTO DE
Dirección Generolde
Conlrotociones Públicos
PLANITICACIóN Y DESAROTTO
¡
NORMA
Tromitoción de documentos
Version: Ol
la¿/o3t281ol
Fecho de Emisíón:
122t $t 2A1Ol
Código: DPD-ND4l
presenle documento iiene por objeto Conirolor los enirodss y solidos de
ionto externos como internos y estondorizor elformolo o
utilizor por lo insiitución.
El
l. Obie*ivo:
los documenios,
ll.fúcance:
A todo lo DGCP
lll. lesponsobles:
.
.
Direcfor Generol
Deportomento Plonificoción y Desonollo
Anexos: lnformoción odicionol odjunio ol finol del documento que sirve
de opoyo poro lo comprensión del mismo y oplicoción de los octividodes
descritos. lncluye los formoios, diogromos, guíos u olros documentos
relocionodos.
lV. Deffniciones:
Circulqr: Comunicoción inierno o externo de corócter generol o
normotivo con el mismo texto o contenido, dirigido o vorios destinotorios.
Lo circulor externo do o conocer o los clienles exlernos de lo DGCP,
producios, servicios u otros informociones, que por lo generol son de
corócter normctivo. Lo circulor inierno do o conocer ol interior de lo
entidqd ociividodes, normos, combios, políiicos, disposiciones, órdenes y
osuntos de corócter odministrofivo.
Memorondo: Comunicoción escriio de corócter interno que se utilizo poro
tronsmitir informoción, orientociones y poutos o los óreos o funcionorios.
Oficio: Comunícoción escrito que se utilizo en los relcciones oficioles entre
la entidod y oiros entidodes y personos noturcles o juriCicos.
V.8ose Legol /Referenciss:
o N/d
Vl. Normss:
y documentos externos serón recibídos en lo seccíón de
conespondencio y srchivo ubicsdo en ls recepción de lo Dirección Generol de
Controtociones Públicos (DGCPI, y enviodos sl qntedespacho del Director poro su posterior
Todss los circulqres, memorsndos
tromitoción interno.
b. Todos lss circulores y memorondos que se envíen hocio el exterior, o ses s otros insiituciones del
Gobierno Centrol, descentrslizsdos, outónomos, proveedores y cuolquier otro orgonismo s
nombre de lq DGCP, deberón ser firmados por el Director Generol"
Pógino 1de3
DEPARTAMENTO DE PI.ANIFICACIóN Y
Dirección Generol
conrrurociones
de
púbticos
NORMA
Tromitoción de
c.
01
DESAROI.LO VCÍ'¡ON:
lfr l8 / zatol
'
documentos
8.t";1i;rlTi'u'.'
códiso: DpD-ND_'r
Tods informsción gue se desee comuniccr iniernomenle, deberó ser reolizodo o trsvés del
coreo electrónico, solvo cqsos que se consideren necesorios ser impresos poro su distribución y
confrol.
d. Los circulores
y mernorondos monejodos iniernomente que involucren informoción sobre olgún
deportornento, ssí corno los correos electrónicos, deberón cumplir los niveles jerórquicos
conespondienfes, como son:
o
o
o
Fncorgodos de deportomentos ql Director Generoly Sub-Directores
Encorgodos de División que no se reportcrn o Enccrgodos deportqmentsles sl Direcfor
Generol y Sub-Director.
Resto del personol al Encorgodo de Areo con copic ol Directsr Generol y Sub-Directores,
siamerito.
e. En coso de ser uno comunicsción
urgente y no se encuentre el incumbenfe responsoble de la
firmo, el nivel superior del que se trqte o en quien se encuentre delegcdo podró firmqr de orden.
f.
g.
Lss Comunicsciones y memorqndos que involucren informcr o todo
DGCP, deberó enviorse uno copio olDepto. de Recursos Hurnonos.
Los
o porfe del personol de lo
Memorcndos deberón contener lo siguienfe informoción:
.
o
r
r
r
¡
r
.
r
r
.
.
Membrete
Lo pclobro memorcndo centrodo
Fechs o lo derechs :
Sonio Domingo
No. De mes del Año
A: Nombre del desiinotorio debe llevor título : Lic., Dr., lng. Etc. Debe esfor escrito en
negrifo y moyúsculo, debojo el Corgo y luego lo institucíón o lo cucl perfenece.
Asunto: Breve resurnen de lo que contiene el texto
Soludo: Distinguido Lic. Apellido, {en negrito}.
Texto
Despedidq
Firmc: Moyúsculo, Negríio
Referencios finoles
CC: Nombre y cqrgo o quien se le envío Copic
lnícioles alfinolc lo izquierdo de quien eloboro lo Comunicoción.
h. Los Circulores
r
¡
¡
.
r
o
deberén contener:
Membrete
Lo polobro circulor
Numero o clssificsción: este elemento se onolo inmedioiamente después de lo polobro
circulsr
Fecho
A: Nombre deldestínotorio
Asunio: Breve resumen de lo que coniiene eltexio
Póginc 2de3
DEPARTAÍVIENIO DE PLANIFICACIóN Y DESAROILO
Dirección Generolde
Conlrotociones Públicos
NORMA
Tromitoción de documentos
Version:01
122/03/2O1Ol
Fecho de Emisión:
422/ 03/ 20101
Código: DPD-ND-01
ionio de uso inlerno como externo se eloboron preferiblemente en popel
tomoño corto, con letro tipo Book Antiguo, o un tomoño de texlo enire 9 y 12 puntos poro el
cuerpo del documento y con inierlineodo sencillo. En el encobezodo se empleo negrillo y un
iomoño de texio de 12 punios poro el nombre del documenio y de l0 puntos poro los otros
compos. En el pie de pógino se empleo letro típo Book Antiguo o un lomoño de ocho {B)
punios. En olgunos ocosiones cuondo se eloboron cuodros se uiilizo leiro iipo Book Antiguo en
un tomoño que seo visible.
Los comunicociones
t.
k.
Los oficios, memorondos se eloboron en letro Book Antiguo entre 10 y 12 puntos y tienen
definidos los siguientes mórgenes: Superior 3 ceniímetros (cm), inferior 2 cm,lolerol derecho 2 cm
y loterolizquierdo 3 cm.
objeio de esioblecer y unificor los requisitos poro eloboror un sobre, es goronlizor que el
documento contengo los dotos suficienies, necesorios y conectos, que permilon el moyor grodo
de cerfezc y seguridod en su entrego. El sobre se diligencio en letro Book Aniiguo, iomoño I2,
centrodo.
El
Eloboroción de círculores iniernos o externos se eloboron en leiro Book Antiguo de l0 o 12
punlos en tomoño corto, lcs circulores externos son firmodos por el Director Generol y su
contenido es de corócter generol, los circulores internos son firmodos por el Direcfor Generoly su
contenido es oplicoble ol interior de lo DGCP.
Deporlomenlo de Plonificqción y Desorrollo
Eric Hozim
Director Generol
Pógino 3de3