Proyecto para la creación de una red de información especializada

PROYECTO PARA LA CREACIÓN DE UNA RED DE
INFORMACIÓN ESPECIALIZADA EN
GEOCIENCIAS: Pautas de origen, importancia y
lineamientos operativos
Daniel Moreno Cazorla
Fundación Venezolana de Investigaciones Sismológicas, FUNVISIS
Correo electrónico: dmoreno@funvisis.org.ve
Resumen
La ausencia de una infraestructura de información documental en las geociencias,
apoyada en las tecnologías de información y comunicación TIC, que garantice el
acceso y por ende la recuperación de la información especializada, es el motivo
fundamental que origina la presentación del proyecto en este artículo. Se establecen
los lineamientos básicos de creación y pautas para hacerla operativa bajo la filosofía
del trabajo en red, la misma es denominada Red de Información especializada en
Geociencias.
Se plantea el objetivo de: desarrollar una red de información documental en el área
de las geociencias a través de la integración, comunicación, cooperación y difusión de
la información que generan las instituciones miembros del proyecto.
Introducción
El proyecto de la Red de Información en las Geociencias, es una iniciativa de líderes
y/o gerentes de unidades de información especializadas, comprometidos y motivados
únicamente con la misión de ser prestadores de servicios de información técnica,
científica y académica en el amplio mundo del conocimiento de las geociencias en
Venezuela. Las unidades de servicios de información USI, que inicialmente estarán
participando en la red, tienen mucho en común, como por ejemplo: estudiantes de pre
y post grado, profesionales en ejercicio, investigadores de instituciones especializadas
y/o proyectos de investigación del mundo, académica y
técnico-comercial
(consultoras).
La importancia de esta iniciativa es aprovechar al máximo el acervo documental que
reposa en las arcas de nuestras bibliotecas y archivos (revistas científicas, mapas,
fotos, libros, tesis, guías, trabajos de asenso, bases de datos) integrando así a las
instituciones, con el deber de fomentar el conocimiento y la información existentes.
Situación Encontrada
Para el año 2000 no existe una infraestructura o sistema de información que garantice
la comunicación, cooperación y difusión de los recursos informacionales con los que
cuentan las USI que se invitarán al proyecto. Por otra parte no existen los
lineamientos operativos tangibles y formales, que permitan el funcionamiento en red
de las USI especializadas en el área de las geociencias en Venezuela. . Han crecido
con la misión de ser autosuficientes, política ésta bastante loable, pero utópica a la
vez sobre todo en nuestros días.
De aquí se desprenden las consecuencias de la situación planteada, tales como:
dispersión de la información, información inaccesible, solapamiento de la
información, vacíos de información, inexistencia de canales de comunicación, y
finalmente la inexistencia de una plataforma común apoyada en las TIC, para la
recuperación y difusión de la información en el área. Es por ello que surge la
necesidad de una propuesta que garantice el acceso a la información especializada,
para apoyar al país en los estudios, proyectos, investigaciones y requerimientos en
esta área del conocimiento y contribuir de una manera contundente en el fomento y
desarrollo de Venezuela.
A continuación se detalla ilustrativamente, (ver figura.1) las líneas de comunicación,
cooperación y difusión de la USI que inicialmente desean formar parte de la red.
Fig. 1
Situación Deseada
Comunicación, cooperación y difusión, como principios fundamentales del
funcionamiento de las bibliotecas especializadas agrupadas en la red. Esto consistirá
en contar con un sistema de información especializada en el área de las geociencias,
que facilite y permita recuperar información mediante el uso de las TIC.
Especialmente ubicada y disponible en cada uno de las USI que conformarán
inicialmente la red de Geociencias en Venezuela.
El soporte normativo y el soporte tecnológico deben garantizar la operatividad de la
red, generando como resultado el aumento exponencial del volumen de información
al usuario natural de las instituciones y del área del conocimiento. Gerenciando los
múltiples recursos informacionales de la red, de una forma equitativa, se pueden
reorganizar procedimientos que permitan el ahorrar de esfuerzos que puedan ser
enfocados en otras áreas técnicas que generen mayor beneficio colectivo.
La filosofía que encierra estos tres principios comunicación, cooperación y
difusión, son los fundamentos mínimos necesario para pactar el nacimiento y/o
creación de la Red de Unidades de Servicios de Información (RUSI), así mismo estos
principios son directamente proporcionales al beneficio de los usuarios de las
instituciones de Venezuela. Ofrecer la información de manera eficiente, optimizar el
acceso, etc., deben ser tareas a ser emprendidas para controlar el crecimiento de la
producción intelectual en el área, esta situación debe comprometer a las instituciones
de cada USI, porque todos lo logros a alcanzar en ese sentido irán en beneficio de
investigadores, profesores, profesionales, estudiantes y usuarios en general que
buscan información en esta amplia área del conocimiento técnico-científico.
La importancia de las Geociencias
Las Geociencias conforman también un grupo de actividades fundamentales para el
desarrollo de las naciones. Su conocimiento es esencial en el mejoramiento del
bienestar de la población, incidiendo directamente en diferentes aspectos, entre los
que se pueden mencionar:
Desarrollo de infraestructuras tales como: caminos, puentes, túneles, diques,
vías férreas, autopistas entre muchas obras civiles.
Evaluación y prevención de diversos riesgos naturales como: sísmico,
volcánico, climáticos, hidrológicos y otros.
Conocimiento, planificación, uso y control de los recursos naturales tales
como: el agua, el suelo, la minería, los hidrocarburos, la atmósfera,
actividades del mar y pecuarias, entre otras.
En el diseño y ejecución de un modelo ambiental sustentable.
Una correcta gestión del medio ambiente es imposible sin un adecuado conocimiento
de las partes que lo conforman. El desarrollo y la gestión de recursos y territorio de
un país con características, geológicas, geofísicas y geográficas tan variadas como las
de Venezuela, requiere un desarrollo optimo en las investigaciones y aplicaciones de
las disciplinas que conforman las geociencias.
Las ciencias geológicas probablemente sean históricamente, entre las geociencias, las
que han tenido mayor aporte en el desarrollo socio-económico de Venezuela, la
explotación de recursos minerales e hidrocarburos son una causa de ello.
Operatividad
El otro aspecto vital para la cristalización de la RUSI, es la operatividad de la red.
Que la creación de la red no se quede en el embrión, sino que crezca y se desarrolle
basada en lineamientos operativos, factibles, aplicables, flexibles y perfectibles en el
tiempo, a través de una relación funcional entre las unidades de información
involucradas. En la operatividad deseada es donde entra en juego un cuarto principio,
el cual es la coordinación, dando por hecho la existencia de los tres anteriores ya
mencionadas. Esta coordinación debe canalizar aspectos que van mas al detalle
operativo como: planificación, consenso, confianza, cumplimiento y compromiso
común; es decir blindar el trabajo del colectivo de tal forma que no se disperse el
esfuerzo ni el logro de los objetivos de la red, garantizando la operatividad de la
misma. Por otro lado la red de Geociencias debe tener una relación continua de “feed
back” con los representantes medios y altos de las diferentes instituciones
involucradas, con el fin de evolucionar consistentemente con las mismas.
A continuación se detalla (ver figura. 2) la situación operativa deseada de la red de
información:
•
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•
•
Fig. 2
Conceptualmente será una red de información Coordinada Descentralizada,
contará con un núcleo coordinador.
Las diferentes USI, tendrán la misma importancia jerárquica.
Las USI miembros de la red, interactuarán libremente dentro y fuera del
contexto de la red.
La RUSI dispondrá de un portal Documenta Web, donde se compartirá,
integrará y difundirá la información especializada en geociencias.
Se redactará una normativa básica de funcionamiento operativo, para
garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos voluntariamente.
•
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•
•
Se desarrollará de manera conjunta el catalogo colectivo en línea, que permita
conocer y manejar, la existencia y ubicación de la información que se
gestionará en la red.
La red diseñará una serie de servicios y productos, en consistencia con las
necesidades generales y particulares de cada USI miembro de la red.
La red ofrecerá un servicio de suministros de documentos, por lo que es
necesario normar el procedimiento y los equipos necesarios, por ejemplo:
correo electrónico, envío de encomiendas, fax; y seguramente tener algún
software de transmisión de documentos como por ejemplo: PDF.
El préstamo podría ser muy posible, sobre todo en materiales difíciles de
copiar, como por ejemplo: mapas, fotos aéreas, libros completos, entre otros.
En nuestro país funcionan con gran mística y compromiso con el mundo científico y
académico, importantes instituciones que tienen unidades de información, muy
especializadas en el campo de estudio de las geociencias, concientes y dispuestas a
participar activamente en una red de información, estas son: la Biblioteca “Marcel
Roche” del Instituto Venezolano de Investigaciones Científicas (IVIC), la Biblioteca
“Virgil Winkler” de la Escuela de geología, minas y geofísica de la Universidad
Central de Venezuela (UCV), el Departamento de Información y Documentación del
Instituto de Geología y Minas (INGEOMIN) y el Centro de Documentación e
Información de la Fundación Venezolana de Investigaciones Sismológicas
(FUNVISIS). Estas bibliotecas serían miembros fundadores de la red de unidades de
información especializadas que se propone en el presente artículo. En estas unidades
de información existe un cúmulo de documentos en el campo de las geociencias,
incalculable por la gran inversión financiera en dotación de colecciones e incalculable
por el valor de la información científica que reposa en sus documentos, los cuales
están en diversos formatos.
A través del factor tecnológico se garantiza el acceso a un mayor volumen de
información, facilitando las posibilidades de compartir recursos para minimizar
esfuerzos y brindar la posibilidad de tener acceso a la información especializada a
escala nacional, regional y mundial.
La puesta en ejecución del proyecto, cuenta con el aval preliminar de las instituciones
y la aprobación de todas las unidades de información participantes. El resultado de
esta propuesta dará origen a un SISTEMA DE INFORMACIÓN moderno y eficiente
que sustentado en la RED DE INFORMACIÓN EN GEOCIENCIAS (GeoRed),
apoyada en el uso de las TIC y trabajando sobre la base de la comunicación,
cooperación y difusión, dará como resultado el logro de los objetivos y metas
trazadas.
Objetivo General:
Crear una Red de Información en Geociencias, apoyada en los principios de
comunicación, cooperación, difusión y coordinación con el fin de servir de sustentar a
las actividades de investigación y docencia de las instituciones miembros.
Específicos:
1. Diseñar los lineamientos generales que permitan la integración de las
unidades de servicios de información, previamente discutidos y aprobados por
todos los miembros de la red, a través de una normativa que regule los
procesos informacionales a compartir en la red.
2. Diseñar los servicios a ser compartidos, mediante la aplicación de las
tecnologías de la información y comunicación, consistente en un portal
documental Web especializado en geociencias.
3. Difundir y promover los servicios y productos derivados de la red, para los
buscadores de información geo-científica de Venezuela.
Estrategias
Se realizaron las consultas del caso en todas las instancias gerenciales,
departamentales y científicas dentro de FUNVISIS institución ejecutora del proyecto,
con el fin de buscar la retroalimentación de la idea del trabajo en red, en la
mencionada área del conocimiento. La idea y el concepto de trabajo propuesto recibió
todo el apoyo y autorización de la Presidencia, Dirección Técnica y Departamentos
de FUNVISIS, convirtiéndose en la opción más conveniente, acertada y posible para
atender las deficiencias de información técnica-científica de la institución.
Creación del Proyecto GeoRed
Con el apoyo institucional de FUNVISIS, se procedió a la elaboración de la
propuesta o anteproyecto, el cual fue presentado a los líderes y / o gerentes de la USI
del Instituto Venezolano de Investigaciones Científicas (IVIC), Instituto de Geología
y Minería de Venezuela (INGEOMIN), y a la Escuela de Geología, Minas y
Geofísica de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Central de Venezuela (FIEGMG-UCV), en una primera reunión con el objeto de invitarlos a participar en él.
Organización del Proyecto
Para la ejecución del proyecto, tanto en su origen como en el aspecto operativo,
existirán las siguientes figuras jerárquicas que se encargarán de los asuntos
organizativos de la siguiente manera:
• Comité Técnico Administrativo:
El comité lo integrarán los directores y/o gerentes de las unidades de servicios de
información.
Funciones:
A. Aprueba los planes y programas generales de acción orientados a incrementar
y elevar el nivel de eficiencia de los servicios y productos de las unidades de
servicios de información en el área de las geociencias.
B. Propone al núcleo coordinador, acciones tendientes a hacer un eficiente uso de
los recursos disponibles a través de la red.
C. Gestionar ante sus respectivas instituciones la asignación de recursos
financieros, materiales y humanos. En un principio para la creación y luego
para la consolidación operativa de la red en geociencias en el tiempo.
• Núcleo Coordinador:
La coordinación de la red es rotativa, y la ejerce una de las unidades de servicios de
información, durante dos (2) años y de acuerdo con la decisión del comité técnico
administrativo.
Funciones:
A. Coordina el funcionamiento global de las unidades de información.
B. Vela por el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el comité
técnico administrativo.
C. Divulga los servicios, productos y posibilidades de la red, a fin de promover
su utilización en el ámbito profesional de las geociencias.
D. Estimula la realización de estudios orientados a satisfacer las necesidades
informacionales de los profesionales y técnicos de las geociencias.
E. Supervisa el mantenimiento y administración del portal Documental Web.
• Unidades de Servicios de Información:
Son todas las bibliotecas, centros de documentación y cualquier unidad de servicios
de información similar, cuyo propósito sea gestionar y promover recursos y servicios
que integren la red.
Cronograma Global de Actividades del Proyecto GeoRed
Fase I: I. a) Idea, I. b) Conceptualización, I. c) Consulta.
Fase II: II. a) Elaboración de la propuesta, II. b) Invitación a las Instituciones Participantes.
Fase III: III. a) Reuniones, III. b) Normativa, III. c) Portal Web, III. d) Análisis de Servicios y productos.
Fase IV: IV. a) Presentación en ANABISAI, IV. b) Presentaciones Institucionales, IV. c) Publicación en Revista.
2001
Nov
2002
Dic
Ene
Feb
Mar
Abr
2003
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Ene
III. a
III. a
Feb
Mar
I. a
Ib
I. c
II. a
II. b
III. a
III. c
III. a
III b
III a
III .c
III. c
III. d III. d III. d III. d III. d
IV. a
IV. b
IV. c
Beneficios e Impacto
Como consecuencia inmediata del trabajo en red, se beneficiarán:
Cada una de las instituciones miembros de la red, como será el caso de FUNVISIS, IVIC,
INGEOMIN y FI-EGMG-UCV, serán beneficiarios directos, porque contribuye a mejorar
sustancialmente sus misiones y objetivos, para lo cual fueron creadas.
El universo de investigadores, científicos, profesores, profesionales y estudiantes que
trabajan y producen conocimientos dentro de cada una de las instituciones en la
cotidianidad de sus funciones.
El país al disponer de un catálogo colectivo en línea capaz de ahorrar muchísimo
esfuerzo, dinero y tiempo a todo aquel ciudadano interesado en el área de la geociencias,
así como de los servicios y productos que eventualmente podría recibir.
Todas las USI involucrados en el proyecto, demostrando en sus instituciones y a sus
usuarios naturales, el control, recuperación y disposición de gestionar una incalculable
cantidad de información que podría estar en sus manos diligentemente.
La red de información en geociencias, tendría su portal documental, con lo cual se
garantizará la promoción y difusión, no solo de la información, sino de los servicios y
productos, para la sociedad venezolana y la internacional.
El presente proyecto esta abierto a cualquier otra institución venezolana relacionada con
el área de las geociencias y que desee beneficiarse y promocionarse del trabajo en red
aquí presentado.
Criterios de Éxito
Se entenderá por criterio de éxito, aquellos indicadores que medirán la efectividad del proyecto al
término del mismo, como los mencionados a continuación:
La creación de una red de unidades de información especializada en las geociencias, basada en su
esencia en la comunicación, cooperación y difusión, como filosofía de existencia de la misma.
Los lineamientos operativos del trabajo en red, estarán enmarcados por una normativa, nacida de
las mismas inquietudes y aportes de los miembros de la red.
Haciendo uso de las TIC, se dará acceso a la información especializada, a través del catálogo
colectivo en línea.
Los productos y servicios tangibles e intangibles que se ofrecerán dentro de la red, serán la base
del valor añadido que se ofertarán a la sociedad en general.
La red será la base angular, para la incorporación al proyecto de otras USI especializadas en el
área.
La red difundirá al mundo la producción intelectual y el acervo documental que manejan las
instituciones en el área de las geociencias.
Conclusiones
La cooperación, comunicación, difusión y coordinación; aunadas al desarrollo vertiginoso de
las Tecnologías de la Información y Comunicación, contextualizadas en el entorno de las
unidades de información especializadas, son la base del éxito y desarrollo del surgimiento de la
gerencia de información en redes. Hoy resulta casi indispensable para la ejecución del proyecto
de información, contar con una plataforma tecnológica desarrollada según las necesidades y
filosofía de funcionamiento del trabajo de los miembros de la red.
La Fundación Venezolana de Investigaciones Sismológicas, institución dedicada al estudio
científico especializado en sismología y las otras instituciones involucradas inicialmente en la
red, no están al margen del proceso globalizador de la actual sociedad del conocimiento, la
mismas están obligadas a garantizar a la comunidad científica , académica y en general el acceso
ágil y oportuno de la información especializada.
Es consistente el planteamiento del trabajo en red, considerando que no existe un sistema de
información organizado en Venezuela para atender las necesidades y carencias de servicios
especializas en las Geociencias en Venezuela. Para garantizar el desarrollo de la red, es necesario
consolidar el proyecto y apuntalar un sistema de información especializado en el área. La
creación y operatividad de la red requiere del apoyo económico y del compromiso de las
autoridades de todas y cada una de las instituciones, así como de los líderes y recursos humanos
de las unidades de información involucradas. Es tan así que los responsables directos de la
ejecución del proyecto son los gerentes y jefes de cada unidad de información de cada institución,
el efectivo desempeño y cumplimiento de la normativa operativa esta bajo la acción y supervisión
de los mismos.
La red de información en geociencias de concretarse, nunca deberá perder el horizonte de su
misión y visión de existencia, atendiendo siempre sus servicios, colecciones, plataforma
tecnológica y la comunicación humana. La red debe escapar de la frontera nacional y crecer
regionalmente, permitiendo el desarrollo de la misma en los amplios campos del saber y
conocimiento de las geociencias.
Recomendaciones
o Hacer hincapié en los tomadores de decisiones institucionales de la importancia y uso de
la información en el quehacer científico y académico dentro del área de conocimiento
especializada de las geociencias.
o Promocionar y agilizar la incorporación de nuevos miembros de la red de concretarse la
misma, manteniendo una política permanente en ese especto vital del crecimiento de la
red.
o Monitorear permanentemente las nuevas tecnologías que podrían apuntalar el éxito y
evolución de la red en el tiempo, tanto en servicios, rapidez y calidad.
o Garantizar un presupuesto anual dedicado exclusivamente al mantenimiento y desarrollo
de la red cada año, después de hacerse el gasto de creación.
o Desarrollar programas de entrenamiento e inducción para los usuarios, a fin de hacer
familiar y nada engorroso el uso de las posibilidades que la red le brindará.
o Revisar periódicamente la normativa de funcionamiento de la red, a fin de evitar vacíos de
competencia y funciones.
O Promover las mejoras de las atribuciones estatutarias para que el proyecto después de
iniciarse se mantenga en el tiempo.
Agradecimientos
A todo el personal de FUNVISIS en especial a Nuris Orihuela, Rómulo Navea, Víctor
Cano, José Antonio Rodríguez, Renny Zambrano, Wilmer Marin, Efrén Zambrano, Gloria
Romero, Germán Tovar y Rafael Dávila.
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