PROCEDIMIENTO PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO
Manual de Procedimientos
Procedimiento para las conciliaciones
bancarias
Versión 1.0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 4.1.2.5
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO: GESTIÓN CONTABLE
CB-DMQ
NUMERACIÓN:
PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO PARA LAS
2 de 7
CONCILIACIONES BANCARIAS
OBJETIVO:
Cotejar el saldo y los movimientos de la cuenta bancaria registrados por
la Institución, contra los que reporta la Institución bancaria, a fin de
mantener un adecuado control del saldo de los recursos disponibles en
el banco.
RESPONSABLE (S):
Secretaria, Servidor Responsable de Conciliaciones
Responsable de Contabilidad y Director Financiero
INVOLUCRADOS:
Secretaria, Director Financiero, Responsable de Contabilidad, Servidor
Responsable de Conciliaciones Bancarias, Banco Corresponsal
FRECUENCIA:
Mensual
TIEMPO PROMEDIO
ÓPTIMO:
Tres días laborables
Bancarias,
PROVEEDOR:
Comandancia
General,
Dirección
General
Administrativa, Dirección de Planificación, Unidades
del CBDMQ y demás dependencias del CBDMQ.
Entidades Bancarias.
INSUMOS:
Documentación,
estados
financieros,
contables, depósitos y pagos.
registros
CLIENTE:
Comandancia
General,
Dirección
Administrativa, Dirección Financiera.
General
PRODUCTO:
Conciliaciones Bancarias
ENTRADA:
SALIDA:
Sistema CGWEB
Sistema Financiero Banco Central del Ecuador
TECNOLÓGICOS: Sistema Financiero Integrado
Sistema de Anexo transaccional
Paquete OFFICE
RECURSOS:
NORMATIVA:
HUMANOS:
Servidor Responsable del Procedimiento, Director
Financiero, Responsable de Contabilidad.
FÍSICOS:
Teléfono, computador, impresora, material de oficina,
instalaciones/estaciones de trabajo, archivadores
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CÓDIGO: 4.1.2.5
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1. Constitución de la República (2008)
LEYES:
NORMAS
OPERACIÓN:
2. COOTAD (Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía Y
Descentralización)
3. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
4. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
5. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
6. Ley de Régimen Tributario Interno
7. Ley de Defensa contra Incendios
8. Ordenanza Municipal No.039
9. Ordenanza Municipal No.114
10. Normas de Control Interno del CBDMQ, de acuerdo a la Contraloría General del
Estado
11. Normas SAFI (Sistema de Administración Financiera)
1. Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro
bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una
fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones
pendientes de registro en uno u otro lado.
2. Conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las
operaciones efectuadas por la Unidad Administrativa de Tesorería han sido
oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.
3. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será
efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la
recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las
operaciones relacionadas
4. Se la realiza en forma regular y periódicamente por lo menos una vez al mes
1. La Institución mantendrá el libro auxiliar de bancos en el cual se registrará cada
uno de los movimientos hechos en la cuenta bancaria, como son el giro de
cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y
consignaciones, etc.
2. Solicitar mensualmente, al banco un extracto / estado de cuenta en el que se
muestren todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al
último día del respectivo mes.
3. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los
extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe
verificarse la conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con los
registros contables.
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CÓDIGO: 4.1.2.5
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO: GESTIÓN CONTABLE
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NUMERACIÓN:
PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO PARA LAS
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CONCILIACIONES BANCARIAS
POLÍTICAS
DE
OPERACIÓN:
4. Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se
procederá a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las
inconsistencias y los errores encontrados.
5. Notificar y aclarar las diferencias en saldos con la institución bancaria.
6. La conciliación bancaria será el mecanismo para identificar las diferencias y sus
causas y proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
7. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación bancaria, debe
ser efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y
custodia de cheques, depósito de fondos y/o, registro de operaciones.
Corresponde al Director Financiero designar al funcionario, responsable de la
revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u
otro funcionario.
PROCEDIMIENTO
No.
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
1
Receptar los estados de cuenta desde el Banco Corresponsal
Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
2
Elaborar el cierre del período
Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
3
Imprimir los mayores contables
Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
4
Ingresar las notas de débito o de crédito y el saldo final del estado Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
de la cuenta bancaria
5
Revisar y comparar los estados con los mayores contables
¿Existe errores
contabilización?
6
7
8
9
10
11
contables
y
transacciones
pendientes
Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
de
SI: Solicitar respaldo de la transacción al Banco mediante oficio
Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
Realizar correcciones de acuerdo a documentación de base, ir a la
actividad Nº 5
NO: Ingresar datos al sistema contable institucional y generar la
conciliación bancaria
Imprimir reporte de: Conciliación Bancaria; Depósitos y otros
créditos no incluidos en el estado; Transferencias en tránsito y no
incluidos en el estado; depósitos y otros créditos no incluidos en la
cuenta bancaria
Elaborar el informe de conciliación bancaria desde el sistema
contable CGWEB, sumillar y remitir al Responsable de Contabilidad
Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
Verificar proceso de conciliación bancaria
¿La conciliación bancaria está correctamente elaborada?
Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
Servidor/a responsable de
la conciliación bancaria
Responsable de
Contabilidad
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NUMERACIÓN:
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CONCILIACIONES BANCARIAS
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13
14
NO: Solicitar a Servidor/a responsable de la conciliación
bancariarealizar las correcciones y ajustes a la conciliación, ir a la
actividad Nº 5
SI: Legalizar informe y remitir para legalización del Director
Financiero
Responsable de
Contabilidad
Responsable de
Contabilidad
Director/a
Financiero
Revisar conciliación bancaria
¿La conciliación bancaria está correctamente elaborada?
15
NO: Solicitar realizar correcciones al Responsable de
Contabilidad, regresar a la actividad Nº 5
Director/a
Financiero
16
SI: Legalizar (firma) informe y remitir para conocimiento de las
Autoridades
Director/a
Financiero
17
Archivar copia del informe y conciliación bancaria para respaldo de
la Unidad
Secretaria
*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***
INDICADOR
N°
INDICADOR
MIDE
1
Efectividad
Conciliaciones
Bancarias efectivas
Nivel de efectividad en la
realización de
Conciliaciones Bancarias
FÓRMULA
FRECUENCIA
Nº de correcciones realizadas en
conciliaciones bancarias / Nº de
Mensual
conciliaciones bancarias totales
*100
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SUBPROCESO: GESTIÓN CONTABLE
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NUMERACIÓN:
PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO PARA LAS
CONCILIACIONES BANCARIAS
ANEXOS
I.
FLUJOGRAMA
6 de 7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 4.1.2.5
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO: GESTIÓN CONTABLE
CB-DMQ
NUMERACIÓN:
PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO PARA LAS
7 de 7
CONCILIACIONES BANCARIAS
II.

III.
INSTRUCTIVOS
 N/A
IV.

V.
RESOLUCIONES
N/A
FORMATOS DE REGISTROS
N/A
GLOSARIO
Conciliación bancaria.-Se denomina conciliación bancaria a la contrastación de
los movimientos del libro bancos de la institución, con los saldos de los extractos
bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las
operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de saldos
contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina
de tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad.
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de
los libros de la institución con los movimientos registrados en los Bancos,
mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones,
para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la
institución. Esto se realiza ya que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de los libros por cualquiera de las siguientes
razones:
 Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
 Depósitos de última hora que la institución realizó y que el Banco no registró.
 Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
 Errores numéricos u omisiones en los libros de la institución.
 Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
 Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
 Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos,
etc.
 Errores u omisiones por parte de los Bancos.
 Notas debito.- Son una erogación para la institución, puesto que una nota debito
significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien
la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera,
etc.
 Las notas crédito.-Son un ingreso para la institución, puesto que una nota crédito
significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir
por pago de intereses, por ejemplo.
