REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA INFORME DE VERIFICACIÓN DEL DESARROLLO DE SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA Y ADJUDICACIÓN SA-SI-06 -2010 SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS ÚTILES Y PAPELERÍA FECHA: de Bogotá, D.C., 28, 29, 30 de junio y 1, 2, 6, 7, 8, 9, 12 Y 13 de julio 2010. COMITÉ ASESOR DE EVALUACIÓN: -Luz Sofía Aguirre Hernández, Secretaria General -Mario Andrés Herrera Arévalo, Abogado Asistente de la Dirección Jurídica. -Fredy Hernán Pedraza Pardo, Profesional de Gestión de Compras y Presupuesto ACTIVIDADES REALIZADAS: 1. 2. 3. 4. Verificación de Requisitos Habilitantes Pendientes Apertura sobre Nº2 – Precio base de la subasta Inversa Desarrollo de la subasta inversa electrónica Conclusión DESARROLLO: 1. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES: Los proponentes que participaron en el proceso de selección para el suministro y distribución de útiles y papelería fueron los siguientes: Nº PROPONENTE UNO DOS SUMIMAS LTDA. COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA. RAPIDCARTUCHOS LTDA. UNIPLES S.A. PAPELERÍA LOS LAGOS LTDA. KEY MARKET S.A. SISTEMAS Y DISTRIBUCIONES FORMACON LTDA. TRES CUATRO CINCO SEIS SIETE HORA LLEGADA FECHA RECIBIDA EN 01:39:28 P.M 01:42:00 P.M 17-JUN- 2010 17-JUN- 2010 BOGOTA D.C BOGOTA D.C 01:53:37 P.M 17-JUN- 2010 BOGOTA D.C 2:22:40 P.M 2:36:42 P.M 17-JUN- 2010 17-JUN- 2010 BOGOTA D.C BOGOTA D.C 2:43:52 P.M 2:57:04 P.M 17-JUN- 2010 17-JUN- 2010 BOGOTA D.C BOGOTA D.C Informe de adjudicación de SA-SI-06-2010 2 De acuerdo al informe del 24 de junio de 2010, publicado el 25 de junio de 2010, se concluyó en el ANÁLISIS DE REQUISITOS HABILITANTES que las propuestas RAPIDCARTUCHOS LTDA. (Tres) y UNIPLES S.A. (Cuatro), se encontraban debidamente HABILITADAS para participar en la Subasta Inversa Electrónica a realizarse a las 3:30 P.M. del día 12 de julio de 2010. 1.1. Análisis de Capacidad Jurídica (Habilita o inhabilita la oferta). Así mismo, las propuestas: (SUMIMAS LTDA (Uno), COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA. (Dos), PAPELERÍA LOS LAGOS LTDA. (Cinco), KEY MARKET S.A. (Seis) y SISTEMAS Y DISTRIBUCIONES FORMACON LTDA. (Siete), continuaban dentro del proceso, siempre y cuando subsanaran los requisitos solicitados dentro del tiempo requerido, así: PROPUESTA UNO: Mediante el oficio NAL-CE-2010-01434, se le solicitó el envío de la copia del certificado de Cámara de Comercio sobre existencia y representación legal en donde se confirme el nombre del revisor fiscal de la empresa, para verificar la atribución del mismo en la firma del certificado de MIPYMES. El plazo para atender este requerimiento era hasta las 2:00 P.M. del 29 de junio de 2010. El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL-CR-2010-01305. PROPUESTA DOS: Mediante el oficio NAL-CE-2010-01435, se le solicitó el envío de: Certificación del Revisor Fiscal registrado en el certificado de la Cámara de Comercio de la empresa, donde acredita que cumple la condición de Mipyme. El plazo para atender este requerimiento era hasta las 2:00 P.M. del 29 de junio de 2010. El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL-CR-201001325. Así mismo, debían enviar la certificación correspondiente de Certicámara (www.certicamara.com), de la posesión del Certificado de Firma Digital, que lo HABILITARÁ para recibir la capacitación el día 08 de julio 2010 y participar en la subasta inversa electrónica el día 12 de julio 2010. El plazo máximo para atender este requerimiento era hasta las 5:00 P.M. del 6 de julio de 2010. El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL-CR-2010-01325. PROPUESTA CINCO: Mediante el oficio NAL-CE-2010-01438, y el NAL-CE-201001472, se le solicitó el envío de: Certificaciones de Experiencia, debido a que la sumatoria de las relacionadas en la propuesta, no cumplen con la condición de ser igual o superior a tres veces el presupuesto oficial de la presente contratación ($369.000.000). El plazo para atender este requerimiento era hasta las 2:00 P.M. del 29 de junio de 2010. . El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL-CR-2010-01310. Así mismo, debían enviar la certificación correspondiente de Certicámara (www.certicamara.com), de la posesión del Certificado de Firma Digital, que lo HABILITARÁ para recibir la capacitación el día 08 de julio 2010 y participar en la subasta inversa electrónica el día 12 de julio 2010. El plazo máximo para atender Informe de adjudicación de SA-SI-06-2010 3 este requerimiento era hasta las 5:00 P.M. del 6 de julio de 2010. El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL-CR-2010-01331. PROPUESTA SEIS: Mediante el oficio NAL-CE-2010-01437, se le solicitó el envío de: Copia del certificado de Cámara de Comercio sobre existencia y representación legal; certificado de registro de precio por cada uno de los ítems, expedido por el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE. www.sicecgr.gov.co, de acuerdo con la distribución y características técnicas del Anexo Nº 2, con fecha no posterior al cierre del presente proceso; el anexo Nº3 de Certificación de experiencia, debidamente diligenciado (Numeral 11.6 del Pliego de Condiciones), las cuales deben estar plasmadas en el anexo; aclaración relacionada el ítem Nº 7 Esfero tipo Roller – Negro(Boxy) Uniball, en el sentido en que no se especificaba el número de mina ofrecido; aclaración relacionada el ítem Nº 38 Cinta gruesa 3m por 100, ya que no se especificaba el ancho ofrecido; certificado por parte del contador o revisor fiscal, según sea el caso, donde acredita que el proponente cumple la condición de Mipyme (Decreto 3806 de 2009). El plazo para atender los anteriores requerimientos era hasta las 2:00 P.M. del 29 de junio de 2010. Los requerimientos fueron atendidos como consta en el radicado NAL-CR-2010-01327. Así mismo, deben enviar la certificación o constancia correspondiente de Certicámara (www.certicamara.com), de la posesión del Certificado de Firma Digital, que lo HABILITARÁ para recibir la capacitación el día 08 de julio 2010 y participar en la subasta inversa electrónica el día 12 de julio 2010. El plazo máximo para atender este requerimiento era hasta las 5:00 P.M. del 6 de julio de 2010. El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL-CR-2010-01327. PROPUESTA SIETE: Mediante el oficio NAL-CE-2010-01436, se le solicitó el envío de: Certificación expedida por el revisor fiscal, cuando exista según los requerimientos de Ley, o por el representante legal de la sociedad, en la que se acredite que ésta se encuentra al día en el pago de aportes, al Sistema de Seguridad Social Integral (Caja de Compensación familiar, ICBF, SENA, E.P.S, AFP, ARP) durante los últimos (6) seis meses, anteriores a la fecha prevista para el cierre del presente proceso de selección (Numeral 11.2 del Pliego de Condiciones), y certificado por parte del contador o revisor fiscal, según sea el caso, donde se acredite que el proponente cumple la condición de Mipyme (Decreto 3806 de 2009). El plazo para atender los anteriores requerimientos era hasta las 2:00 P.M. del 29 de junio de 2010. Los requerimientos fueron atendidos como consta en el radicado NALCR-2010-01302. En consecuencia y de acuerdo al Pliego de Condiciones las propuestas: SUMIMAS LTDA (Uno), COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA. (Dos), PAPELERÍA LOS LAGOS LTDA. (Cinco), KEY MARKET S.A. (Seis) y SISTEMAS Y DISTRIBUCIONES FORMACON LTDA. (Siete) con relación al Análisis de Capacidad Jurídica se encontraron debidamente HABILITADAS. Informe de adjudicación de SA-SI-06-2010 4 1.2. Análisis de Capacidad Financiera (Habilita o inhabilita la oferta). La Evaluación Financiera, se realizó en atención a lo descrito en el numeral 16.3., del Pliego de Condiciones de la Selección Abreviada SA-SI-06-2010. De acuerdo al informe de Verificación de Requisitos Habilitantes las propuestas: SUMIMAS LTDA (Uno), COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA. (Dos), PAPELERÍA LOS LAGOS LTDA. (Cinco), KEY MARKET S.A. (Seis) y SISTEMAS Y DISTRIBUCIONES FORMACON LTDA. (Siete) con relación al Análisis de Capacidad Financiera se encontraron debidamente HABILITADAS. 1.3. Condiciones de Experiencia del Proponente (Habilita o inhabilita la oferta). El proponente deberá acreditar la experiencia en la forma y condiciones señaladas en el numeral 16.4 del Pliego de Condiciones. De acuerdo al informe de Verificación de Requisitos Habilitantes las propuestas: SUMIMAS LTDA (Uno), COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA. (Dos), KEY MARKET S.A. (Seis) y SISTEMAS Y DISTRIBUCIONES FORMACON LTDA. (Siete) con relación a las condiciones de experiencia, se encontraron debidamente HABILITADAS. A la propuesta presentada por PAPELERÍA LOS LAGOS (Cinco), mediante el oficio NAL-CE-2010-01438 y el NAL-CE-2010-01472, se le solicitó el envío de las certificaciones de Experiencia, debido a que la sumatoria de las relacionadas en la propuesta, no cumplen con la condición de ser igual o superior a tres veces el presupuesto oficial de la presente contratación ($369.000.000). El plazo para atender este requerimiento era hasta las 2:00 P.M. del 29 de junio de 2010. El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL-CE-2010-01310. ENTIDAD o EMPRESA ALCALDÍA DE FUSAGASUGA SENA DANE ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CAPRECOM TOTAL VALOR $ 58.117.000 $ 45.000.000 $78.708.000 $102.617.396 $89.041.055 $373.483.451 La sumatoria de las certificaciones de experiencia presentadas por el proponente es mayor a tres (3) veces el presupuesto oficial ($369.000.000). En consecuencia, el proponente según el Pliego de Condiciones está HABILITADO. 1.4. Análisis de Características Técnicas Mínimas Corresponde a la verificación de los requerimientos técnicos mínimos para determinar si la propuesta se ajusta a lo descrito en el numeral 16.5 del Pliego de Condiciones. De acuerdo al informe de Verificación de Requisitos Habilitantes las propuestas: SUMIMAS LTDA (Uno), COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA. (Dos), PAPELERÍA LOS LAGOS (Cinco) y SISTEMAS Y DISTRIBUCIONES FORMACON LTDA. (Siete) Informe de adjudicación de SA-SI-06-2010 5 se ajustaban a los requerimientos técnicos mínimos establecidos en la Ficha Técnica del Pliego de Condiciones y en consecuencia se encuentraron debidamente HABILITADAS. A la propuesta de KEY MARKET S.A. (Seis), mediante el oficio NAL-CE-2010-01437, se le solicitó el envío de las aclaraciones relacionadas con el ítem Nº 7 Esfero tipo Roller – Negro(Boxy) Uniball, especificando el número de mina ofrecido, y con el ítem Nº 38 Cinta gruesa 3m por 100, especificando el ancho ofrecido. El plazo para atender este requerimiento era hasta las 2:00 P.M. del 29 de junio de 2010. El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL CR-2010-01327 y por lo tanto se encontró debidamente HABILITADA con relación a los requerimientos técnicos mínimos establecidos. 1.5. Análisis de Garantía Mínima. Los proponentes deben ofrecer garantía sobre los productos a suministrar de manera específica por defectos de fabricación. El oferente debe indicar el término de reposición de los bienes que resulten defectuosos, contados a partir del reporte del supervisor del contrato (Numeral 16.6 del Pliego de Condiciones). De acuerdo al informe de Verificación de Requisitos Habilitantes las propuestas: SUMIMAS LTDA (Uno), COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA. (Dos), PAPELERÍA LOS LAGOS (Cinco) se ajustaban a los requerimientos de Garantía Mínima, establecidos en la Ficha Técnica del Pliego de Condiciones y en consecuencia se encontraron debidamente HABILITADAS. A la propuesta de KEY MARKET S.A. (Seis), mediante el oficio NAL-CE-2010-01437, se le solicitó el envío del ofrecimiento de Garantía Mínima sobre los productos a suministrar, y de manera específica por defectos de fabricación de los mismos, indicando el término de reposición de los bienes que resulten defectuosos, contados a partir del reporte del supervisor del contrato (Numeral 16.6 del Pliego de Condiciones). El plazo para atender el requerimiento era hasta las 2:00 P.M. del 29 de junio de 2010. El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL CR2010-01327. A la propuesta de SISTEMAS Y DISTRIBUCIONES FORMACON LTDA. (Siete) mediante el oficio NAL-CE-201001436-, se le solicitó el envío del ofrecimiento de Garantía Mínima sobre los productos a suministrar, y de manera específica por defectos de fabricación de los mismos, indicando el término de reposición de los bienes que resulten defectuosos, contados a partir del reporte del supervisor del contrato (Numeral 16.6 del Pliego de Condiciones). El requerimiento fue atendido como consta en el radicado NAL CR-2010-01302. Las propuestas KEY MARKET S.A. (Seis), y SISTEMAS Y DISTRIBUCIONES FORMACON LTDA. (Siete), se ajustaron a los requerimientos de Garantía Mínima, establecidos en numeral 16.6 del Pliego de Condiciones y en consecuencia se encontraron debidamente HABILITADAS. Informe de adjudicación de SA-SI-06-2010 6 1.6. Conclusión final verificación requisitos habilitantes El resultado final del ANÁLISIS DE REQUISITOS HABILITANTES determinó que las propuestas las propuestas: SUMIMAS LTDA (Uno), COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA. (Dos), RAPIDCARTUCHOS LTDA. (Tres), UNIPLES S.A. (Cuatro), PAPELERÍA LOS LAGOS LTDA. (Cinco), KEY MARKET S.A. (Seis) y SISTEMAS Y DISTRIBUCIONES FORMACON LTDA. (Siete), se encontraron debidamente HABILITADAS para participar en la Subasta Inversa Electrónica a realizarse a las 3:30 P.M. del día 12 de julio de 2010. 2. APERTURA DEL SOBRE Nº 2 Y PRECIO BASE DE LA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA El día 12 de julio de 2010, de acuerdo con el cronograma, el comité asesor de evaluación procedió a la apertura del sobre Nº2 que contenía la propuesta económica (Anexo 4), de cada una de las propuestas habilitadas. Se verificó que el valor de las mismas no excediera el presupuesto oficial indicado en el Pliego de Condiciones. De lo anterior se estableció que el valor de la propuesta económica a considerar como precio base para dar inicio a la Subasta Inversa Electrónica a realizarse el día 12 de julio de 2010 a las 3:30 P.M., fue de ciento veintidós millones doscientos cuarenta y un mil ochocientos doce pesos ($122.241.812) m/cte. 3. DESARROLLO DE LA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA La Subasta Inversa Electrónica se programó con una duración de 30 minutos con extensiones automáticas de cinco minutos, si dentro de los últimos cinco minutos para el cierre se presentaban mejores ofertas. Se fijó un decremento mínimo de $ 600.000 y un máximo de $ 3.000.000 por cada oferta, frente al precio total de la propuesta. La Subasta Inversa Electrónica, se realizó el 12 DE JULIO DE 2010, entre las 3:30 P.M. y las 4:20 P.M., no presentándose durante su desarrollo extensión alguna. El número total de lances o ingresos que se hicieron durante la Subasta fueron tres (3), de acuerdo al informe presentado por la firma encargada de realizar la operación tecnológica de la misma. 4. RESULTADO DE LA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA El siguiente fue el resultado de la Subasta de acuerdo al informe de la firma encargada de realizar la operación tecnológica: POSICIÓN 1 2 EMPRESA PAPELERÍA LOS LAGOS LTDA. SUMIMAS LTDA. PRECIO AHORRO FECHA Y HORA PRECIO DE INICIO DE CIERRE $122.241.812 $121.600.000 $641.812 0.53 12/07/2010 3:34:33P.M. 122.241.812 $121.640.000 $601.812 0.49 21/06/2010 3:36:05 P.M. $ % Informe de adjudicación de SA-SI-06-2010 3 SISTEMAS Y DISTRIBUCION ES FORMACON LTDA. 122.241.812 7 $121.641.000 $600.812 0.49 21/06/2010 3:37:03 P.M. Las empresas: COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA., RAPIDCARTUCHOS LTDA., UNIPLES S.A. y KEY MARKET S.A., no hicieron ofertas durante la subasta, por lo tanto sus propuestas económicas son las que ofrecieron en el cuadro de valor del Sobre Nº2, así: POSICIÓN 4 5 6 7 VALOR PROPUESTA EMPRESA KEY MARKET S.A., UNIPLES S.A. COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA RAPIDCARTUCHOS LTDA., $122.241.812 $122.766.075 $122.966.023 $122.970.380 5. CONCLUSIÓN FINAL El resultado de la Subasta Inversa Electrónica desarrollada el 12 de julio de 2010 a través de la plataforma tecnológica de la firma encargada de realizar la operación de la Subasta, determinó que PAPELERÍA LOS LAGOS LTDA. (Propuesta cinco), dentro de los parámetros legales establecidos, ofreció el menor precio, el cual no constituye un ofrecimiento artificialmente bajo. En conclusión, esta empresa tiene derecho a la adjudicación del contrato. En constancia se firma por los presentes a las 5:00 P.M del día 13 de julio de 2010. LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNÁNDEZ Secretaria General FREDY HERNÁN PEDRAZA PARDO Profesional de Gestión de Compras y Presupuesto MARIO ANDRÉS HERRERA ARÉVALO Abogado Asistente de la Dirección Jurídica