Manual de Operaciones CD

2013
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Manual de Operaciones CD
Proveedores Nacionales v18
Versión Número 18 – Septiembre 2013
Sub Gerencia Control y Gestión Logístico
Puerto Madero #9710 – Pudahuel – Santiago
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
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I.
I.
II.
III.
IV.
INDICE
INDICE .............................................................................................................................................................................. 2
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................... 5
DATOS .............................................................................................................................................................................. 6
A. DATOS BÁSICOS PARA UN PROVEEDOR NUEVO................................................................................. 6
B. DATOS CENTRO DE DISTRIBUCIÓN ........................................................................................................... 6
C. ¿CÓMO ACCEDER AL B2B?............................................................................................................................. 7
D. tipos de proveedores ........................................................................................................................................ 8
E. contactos SUB GERENCIA CONTROL Y GESTIÓN LOGÍSTICO. ......................................................... 8
DESPACHO DE MERCADERÍA AL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN .................................................................. 9
A. PRIMERA ETAPA: ORDEN DE COMPRA (OC) .......................................................................................... 9
B. SEGUNDA ETAPA: AGENDA ........................................................................................................................... 9
CONCEPTOS .......................................................................................................................................................... 9
REGLAS PARA TOMAR Y CANCELAR UNA CITA ................................................................................. 10
SOLICITUD DE CITA ......................................................................................................................................... 10
Solicitud de la Cita: Confección del Mail. ............................................................................................ 10
Solicitud de la Cita: Archivo a Adjuntar en el Mail. ......................................................................... 13
C. TERCERA ETAPA: PREPARACIÓN DE LA ENTREGA ............................................................................ 17
PASO N°1: ETIQUETA DE PRECIO ............................................................................................................... 17
Formato de Etiqueta de Precio. .............................................................................................................. 17
Archivo de Etiqueta de Precio. ................................................................................................................ 20
En Régimen: Solicitud de Archivo de Etiquetado. ........................................................................... 22
Paso N°2: Preparación del Producto ......................................................................................................... 23
Conceptos ....................................................................................................................................................... 23
Requerimientos Básicos por Tipo de Producto. ............................................................................... 23
Paso N°3: Armado y Confección del Bulto ............................................................................................. 29
Conceptos ....................................................................................................................................................... 29
Validaciones que se deben considerar para armar un Bulto ...................................................... 29
Tipos de Bultos – Unidades de Empaque .......................................................................................... 30
 Tipo de Bulto: Colgado ............................................................................................................. 30
A.

Tipo de Bulto: Caja - Sensible ................................................................................................ 32

Tipo de Bulto: Caja - Ubicación Estantería ....................................................................... 35

Tipo de Bulto: Caja - Ubicación Rack .................................................................................. 37

Tipo de Bulto: Caja – Ubicación a Piso ............................................................................... 38
Especificaciones de Embalaje por Tipo de producto ..................................................................... 40
47
Paso N°4: Identificación del Bulto. .......................................................................................................... 56
Etiquetas de Bulto. ....................................................................................................................................... 56
 ETIQUETA N°1: FICHA DE PRODUCTO ............................................................................... 56
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
ETIQUETA N°2: ETIQUETA DD ................................................................................................ 57

ETIQUETA N°3: ETIQUETA CÓDIGO DE BARRA (BULTOS COMPUESTOS CON
MÁS DE UN SKU) ........................................................................................................................ 57

ETIQUETA N°4: ETIQUETA CÓDIGO DE BARRA (BULTOS COMPUESTOS POR UN
SKU) .................................................................................................................................................. 58

ETIQUETA N°5: ETIQUETA EXHIBICIONES ......................................................................... 59

ETIQUETA N°6: ETIQUETA PRODUCTOS CONCESIONADOS .................................... 60
Ubicación Etiqueta por Tipo de Bulto .................................................................................................. 61
 BULTOS PREDISTRIBUIDOS COMPUESTOS POR MÁS DE UN SKU. ...................... 61

BULTOS PREDISTRIBUIDOS COMPUESTOS POR UN SKU Y UNA UNIDAD. ...... 62

UN SKU PREDISTRIBUIDO O ALMACENAJE COMPUESTO POR MÁS DE UN
BULTO.............................................................................................................................................. 62

BULTOS ALMACENAJE. ............................................................................................................ 63

BULTOS DD .................................................................................................................................. 64

UN SKU DD COMPUESTO POR MÁS DE UN BULTO .................................................... 64

BULTO EXHIBICIÓN .................................................................................................................... 65

BULTOS CONCESIONADOS. .................................................................................................. 65
Paso N°5: TRATAMIENTO DE PALLET (OPTATIVO) ............................................................................. 67
Armado de Pallet .......................................................................................................................................... 68
Otras Consideraciones ............................................................................................................................... 69
Paso N°6: Documentos Tributario ............................................................................................................ 69
Requerimientos para la confección de los Documentos Tributarios. ...................................... 69
Entrega de Documentos Tributarios en el CD. ................................................................................. 71
Excepción: Despacho a Domicilio Directo a Cliente ....................................................................... 74
Excepción: Concesión. ................................................................................................................................ 78
Paso N°7: envío de archivo asn al cd y confirmación de la “cita” ................................................. 80
Paso Nº 8: Carga de Vehículo ...................................................................................................................... 81
V.
RECEPCIÓN EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN ............................................................................................ 83
A. Normas en el Centro de Distribución ..................................................................................................... 83
ESQUEMATIZACION PROCESO DE RECEPCION BODEGA Z: (PUERTO MADERO # 9710
PUDAHUEL). ........................................................................................................................................................ 84
Ingreso al Centro de Distribución - Estacionamiento .................................................................... 85
Entrega de Documentos – Entrega de Petos .................................................................................... 85
Ubicación del Vehículo en el Andén ..................................................................................................... 85
Descarga .......................................................................................................................................................... 85
Retiro del Centro de Distribución .......................................................................................................... 86
PROCEDIMIENTOS: AUDITORIA-DEVOLUCIÓN-CONTROL DE CALIDAD .................................. 88
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA BÁSICA ......................................................................................... 88
PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN ..................................................................................................... 88
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CALIDAD .................................................................................. 88
VI.
ANEXO Nº 1: DETALLE DE POSICIÓN ETIQUETA DE PRECIO Y HAN TAG EN PRODUCTOS DE
VESTUARIO .............................................................................................................................................................................. 90
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VII. ANEXO Nº 2: FORMATO DE PAREO DE CODIGOS PARA ADJUNTAR A FACTURA EN CASO
QUE NO PUEDAN INCLUIR CODIGOS DE PRODUCTOS DE HITES EN DOCUMENTO. .............................. 91
VIII. ANEXO Nº 3: FICHA PARA APROBACION DE ETIQUETA DE PRECIO. .................................................. 92
IX.
ANEXO Nº 4: FICHA DE PROVEEDORES .......................................................................................................... 93
X.
ANEXO Nº 5: FICHA SOLICITUD CLAVE B2B .................................................................................................. 96
XI.
ANEXO Nº 6: DD – TABLA DE DECISIONES .................................................................................................... 97
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II.
INTRODUCCIÓN
El presente Documento, tiene la finalidad de presentarle a Ud. como Proveedor los procedimientos
y normas de cómo se debe trabajar correctamente con el Centro de Distribución de HITES de
manera de optimizar los distintos flujos operacionales de la compañía.
Por lo mismo, es necesario que todo proveedor cumpla con cada uno de los reglamentos aquí
establecidos. En caso de duda deberá tomar contacto con Subgerencia de Desarrollo Logístico,
único canal valido de la compañía a fin de realizar las consultas necesarias ad portas de
realizar una óptima operación de despacho.
IMPORTANTE
Entregar en Hites implica entender, aceptar y cumplir todos y cada uno de los
requerimientos y normas expuestas en este manual o bien indicadas en los distintos
informativos emanados de Subgerencia de Desarrollo Logístico. En caso de faltar a
las exigencias logísticas estipuladas en este manual, podrá ser sujeto de
devoluciones y/o futuras multas, afectando los planes comerciales de la compañía,
lo que conlleva a perjudicar su imagen como proveedor.
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III. DATOS
A.
DATOS BÁSICOS PARA UN PROVEEDOR NUEVO
Si Ud. es un proveedor nuevo, además de llegar a un acuerdo con el Product Manager Comercial,
este debe conseguir el V°B° de gerente de línea o del gerente comercial, para ingresar lo
siguientes datos en los sistemas hites.
Rut.
Razón social
Dirección
Condición de pago
Teléfono, fax, email
Contactos
Posterior a esto, usted deberá enviar un mail a:
Ejecutivo Logístico Proveedores (pablo.diaz@hites.cl)
Ejecutivo Logístico Proveedores (Claudio.pradel@hites.cl)
Ejecutivo Logístico Proveedores (camilo.konig@hites.cl)
Jefe de Proveedores y Despacho a Domicilio (ramón.puebla@hites.cl)
Sub Gte Control y Gestión Logístico Proveedores (osvaldo.opazo@hites.cl)
En donde usted deberá especificar los mismos datos cuya finalidad es registrarlos en nuestra base
de datos que maneja Subgerencia de Desarrollo Logístico, útil para los distintos informativos que el
área enviara posteriormente.
En conjunto con ello, nos debe hacer llegar escaneado la Ficha de Proveedores expuesta en el
Anexo N°4.
B.
DATOS CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
Se especifica a continuación de manera separada, los horarios de atención, la dirección, el mapa y
sobre todo, a fin de ser más fácil el acceso, una explicación de cómo llegar a ambas dependencias:
CÓDIGO
SUCURSAL
36
DIRECCIÓN
COMUNA
CIUDAD
HORARIO DE ATENCIÓN
Puerto Madero #9.710
Pudahuel
Santiago
Lunes a Viernes: 08:15 hrs a 18:00 hrs
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IMPORTANTE
Por la Autopista Vespucio Norte Express, toma la salida “El Maitén”. La Primera
calle a la izquierda, se llama “Camino San Pedro”, sigue derecho y al final, se
encontrará con Bodegas San Francisco donde hites tiene su Centro de
Distribución.
C.
¿CÓMO ACCEDER AL B2B?
Es de nuestro agrado informar a nuestros proveedores que Hites en beneficio de vuestros procesos
y de la calidad de servicio entregada a ustedes, ha desarrollado un B2B, el cual tiene vigentes el
Módulo Comercial, Módulo Financiero y logístico.
Para acceder al sitio, debe realiza los siguientes pasos:
1.
2.
Solicitar vía mail a algunos de los Ejecutivos logísticos de proveedores Claudio.pradel@hites.cl ,
pablo.diaz@hites.cl y camilo.konig@hites.cl o proveedores.nacionales@hites.cl los pasos a
seguir.
Hites enviara instructivo detallado de los requisitos que debe cumplir el proveedor para acceder
a la aplicación b2b, los cuales son diferentes según
modulo deseado.
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D.
TIPOS DE PROVEEDORES
Dependiendo de la Forma en cómo comercialice los productos con hites, usted se categorizará de
acuerdo al siguiente cuadro:
E.
TIPO DE
PROVEEDOR
ORDEN DE
COMPRA
PROPIO
SI
CONSIGNADO
SI
PREDISTRIBUIDO
CONCESIÓN
NO
PREDISTRIBUIDO
CONTACTOS
LOGÍSTICO.
SUB
TIPO DE
DISTRIBUCIÓN
ALMACENAJE y/o
PREDISTRIBUIDO
GERENCIA
DOCUMENTO TRIBUTARIO
FACTURA y/o
FACTURA ELECTRÓNICA
GUÍA y/o
GUÍA ELECTRÓNICA
GUÍA y/o
GUÍA ELECTRÓNICA
CONTROL
NOMBRE CARGO TELÉFONO
Claudio Pradel
Pablo Diaz
Camilo Konig
Ramón Puebla
Osvaldo Opazo
Ejecutivo logístico de
proveedores
Ejecutivo logístico de
proveedores
Ejecutivo logístico de
proveedores
Jefe de Proveedores
y Despacho a
Domicilio
Subgerente Control
y Gestión Logístico
Y
GESTIÓN
EMAIL
2726-5977
claudio.pradel@hites.cl
2726-5932
carlos.fuentes@hites.cl
2725-5976
camilo.konig@hites.cl
2725-5970
ramón.puebla@hites.cl
2726-5955
Osvaldo.opazo@hites.cl
(a)
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IV. DESPACHO DE MERCADERÍA AL CENTRO DE
DISTRIBUCIÓN
A continuación se presentan las distintas etapas de como usted debe despachar la mercadería a
Hites:
A.
PRIMERA ETAPA: ORDEN DE COMPRA (OC)
La Orden de Compra es el Documento Oficial de Hites, el que indica a todo Proveedor Nacional la
cantidad a entregar a nivel de SKU y a que costo se está comprando.
Si al revisar este documento (OC), usted se da cuenta que las unidades y/o los costos no
corresponden a los comprometidos en la negociación comercial, se recomienda que hable con su
Product Manager Comercial para realizar las modificaciones correspondientes antes de materializar
el despacho, dado que esta es la que manda en el proceso de Pago. En caso de que usted despache
al CD con una OC errónea, esta será devuelta dado que es usted el responsable de revisar el
documento antes de materializar el despacho. Lo mismo sucede en el caso de las OC no aprobadas.
Toda Orden de Compra en hites, debe cumplir con lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
B.
El Estado Válido para realizar el Despacho es: Autorizada o Aprobada.
No puede despachar a nuestro CD con una OC en estado caducado o pre aprobado.
Se puede despachar tantas veces como pendiente de recepción exista antes que venza la Orden
de Compra.
Cualquier modificación que sea necesario hacer después que la orden de compra haya sido
aprobada debe comunicarse directamente con el Product Manager Comercial.
SEGUNDA ETAPA: AGENDA
CONCEPTOS
Cita: Se entiende como Cita, a la hora de encuentro entre hites y el proveedor para que este ultimo
puede materializar la entrega de mercadería. Para ello se necesita al menos una orden de compra
en estado aprobada.
La Cita se toma por Sucursal de Entrega y no por Sucursal de Destino.
Sucursal de Entrega: Se entiende como la Sucursal o Centro de Distribución donde se entrega la
mercadería.
Sucursal de Destino: Se entiende como la Sucursal de destino de la Mercadería, es decir, donde
finalmente va a parar.
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REGLAS PARA TOMAR Y CANCELAR UNA CITA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Para Despachar al Centro de Distribución al menos una OC, se debe solicitar la Cita a los más
con 48 horas de anticipación a la fecha planificada para despachar.
Para Despachar al Centro de Distribución Exhibiciones, se debe solicitar otra Cita, a los más con
48 horas de anticipación a la fecha planificada para despachar.
La Solicitud de la Cita debe hacerse de lunes a viernes de 08:00 hrs a 17:30 hrs.
Después de dicho horario no será considerada la solicitud en el día. (Esta es revisada al día
siguiente sin excepción alguna)
No está permitido cancelar una cita, para tomar otra dentro del mismo día.
No está permitido tomar citas para el mismo día que se quiere entregar.
Se permite cancelar una cita 24 horas antes de la cita asignada previamente.
No existe tolerancia entre lo agendado y lo despachado. ESTO IMPLICA QUE LOS DATOS QUE
SE ENTREGUEN PARA TOMAR LA CITA DEBEN SER EXACTOS.
SOLICITUD DE CITA
Solicitud de la Cita: Confección del Mail.
Los pasos a seguir son:
1.
2.
Se debe enviar un mail a la casilla SolicitudesdeCitasCD@hites.cl
El asunto del mail, debe indicar, dependiendo de la entrega que realice. Esto en base,
siguiente cuadro:
SI LA ENTREGA ES
PARA:
Productos Propios y/o Consignados ya sea
para Almacenaje y/o Predistribuido
Muebles Para Exhibiciones o Exhibiciones del
Proveedor
Productos Tipo Concesión
Entrega de Productos tipo Despacho a
Domicilio Vía hites (DVH)
ASUNTO DEBE INDICAR:
SOLICITUD DE CITA PARA OC PROPIA.
SOLICITUD DE CITA PARA EXHIBICIONES
SOLICITUD DE CITA PARA CONCESIÓN
DESPACHO A DOMICILIO A DOMICILIO VÍA
HITES (DVH)
Con esto, entendemos que una solicitud es por tipo de entrega.
3.
El detalle del mail ,debe contener el siguiente formulario:
(No debe faltar ningún campo por completar. De lo contrario su solicitud no será considerada)
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al
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SOLICITUD DE CITA PARA OC.
Razón Social
Rut
N° OC
Departamento
Total de Documentos Tributarios
Total de Ítems
Total de Unidades Almacenaje
Total de Unidades Predistribuida.
Total de Bultos
Total de Camiones
Primera Fecha Sujeta a Evaluación
Segunda Fecha Sujeta a Evaluación
Tercera Fecha Sujeta a Evaluación
Donde cada Campo del Formulario se completa de acuerdo a las siguientes observaciones:
CAMPO
OBSERVACIONES
Corresponde a la Razón Social válida e ingresada en los Sistemas
de Hites
Corresponde al RUT válido e ingresado en los Sistemas Hites. Este
Rut
debe ir con digito verificador.
Corresponde a los N° OC en Estado aprobado que se quieran
despachar.
Si se entrega más de una, estas deben estar separado por coma,
N° OC
Ejemplo: 201465, 201678, 208970
Para el caso de las solicitudes de citas cuya entrega son
exhibiciones o Mercadería de Tipo Concesión, este campo va en
blanco.
Corresponde a los Departamentos asociados a los N° OC.
Departamento
Al igual que el campo anterior, en el caso que se entregue más de
un Depto., estos deben estar separados por coma.
Total de Documentos
Corresponde al Total de Documento Tributarios que se vayan a
Tributarios
despachar y que estén asociados al Total de OC.
Sea un Ítem, la línea completa del Documento Tributario.
Total de Ítems
Dado lo anterior, este campo corresponde al Total de líneas
completas de todos los documentos tributarios a entregar.
Corresponde al Total de unidades a entregar a almacenaje
(sucursal de entrega = sucursal de destino = CD), tomando como
Total de Unidades
referencia la codificación del producto en los sistemas Hites.
Almacenajes
Ejemplo: Si se solicita en una OC 10 Living 3:2:1 y se desean
entregar 10 Living 3:2:1. La cantidad a ingresar en este campo es
“10”.
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Razón Social
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CAMPO
Total de Unidades
Predistribuida
Total de Bultos
Total de Camiones
Primera Fecha Sujeta a
Evaluación
Segunda Fecha Sujeta a
Evaluación
OBSERVACIONES
Importante: En caso de tratarse de telas, el proveedor deberá
solicitar agendamiento por la cantidad de rollos de tela que
efectivamente hará entrega en el CD y no la cantidad de metros.
Corresponde al Total de unidades a entregar Predistribuida
(sucursal de entrega = CD; sucursal de destino = Tiendas),
tomando como referencia la codificación del producto en los
sistemas Hites.
Ejemplo: Si se solicita en una OC 10 Living 3:2:1 y se desean
entregar 10 Living 3:2:1. La cantidad a ingresar en este campo es
“10”.
Importante: En caso de tratarse de telas, el proveedor deberá
solicitar agendamiento por la cantidad de rollos de tela que
efectivamente hará entrega en el CD y no la cantidad de metros.
Corresponde al Total de Bultos que componen el despacho.
Ejemplo: Si se solicitan en una OC 10 Living 3:2:1 y 25 sitiales. Se
quieren entregar 8 Living y 20 sitiales. La cantidad a Ingresar en
este campo es 44 bultos ( 8*3 del Living + 20 Sitiales)
Corresponde al Total de Camiones que se envía por el despacho.
Se sugiere agregar también los M3 totales involucrados en todos
los camiones.
La idea es ingresar 3 posibles alternativas de mandar la
mercadería de las cuales Hites tomará como consideración al
momento de designar el Día y la Hora.
El formato de llenado es: DD – MM – AAAA
Donde:
DD => Día
MM => Mes
AAAA => Año
Tercera Fecha Sujeta a
Evaluación
(a)
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Solicitud de la Cita: Archivo a Adjuntar en el Mail.
Dependiendo del Tipo de Entrega, es el archivo a adjuntar en el mail en la solicitud de la cita. Es
así como tenemos:
 Para la Entrega Productos Propios para Almacenaje de los Deptos de Mueblería- Línea
Blanca- Colchonería, el archivo a adjuntar es:
DEPTO
N° OC
CÓDIGO HITES
DESCRIPCIÓN HITES
CANTIDAD A
INGRESAR
 Para la Entrega Productos Tipo Concesión, el archivo a adjuntar es:
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LLENADO PROVEEDOR
SOLICITUD CITA
RUT
RAZÓN
SOCIAL
SUC DESTINO
(DESCRIPCIÓN)
BULTO
(N/M)
DESPUES CITA
CÓD.
HITES
DESCRIPCIÓN
HITES
CANTIDAD (U)
DIA AGENDA
LLENADO
PROVEEDOR DOC
TRIBUTARIO
FOLIO
LLENADO
HITES
TIPO DOC.
(GUI/EGUI)
M3
Donde:
CAMPO
OBSERVACIONES
RUT
Razón Social
Sucursal de Destino
Corresponde al RUT Proveedor
Corresponde a la Razón Social del RUT
Corresponde a la Descripción de la Sucursal de Destino
Corresponde al Número de Bulto (n) del total de Bultos a enviar (m)
Si en un Bulto existe más de un código, se repite tantas veces este valor como códigos estén en él.
Ejemplo:
Bulto (n/m)
Código hites
Descripción hites
Cantidad (u)
Suc
Destino
Bulto
(n/m)
Cód.
hites
Alameda
Alameda
Maipú 33
½
422726001
422728001
422729001
½
2/2
Descripción hites Cantidad
(u)
Rebanador de Porotos
Tostador ideal
Tostador ID. Enlozado
4
5
4
Corresponde al código hites que ingresa la mercadería. (corto)
Corresponde a la Descripción del producto ingresado en las bases de hites
Cuantas unidades del código hites van en ese Bulto.
El resto de los datos, los que se encuentran en verde se deben llenar y adjuntar al Documento tributario para despachar la mercadería al centro de
Distribución (ver capitulo Paso N°4: Documentación Tributaria).
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 17| Confidencial
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 Para la Entrega Productos Tipo Despacho a Domicilio Vía Hites, el archivo a adjuntar es:
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DATOS CORRESPONDIENTE A LA VENTA E INFORMADO POR HITES
CAMPO
CORRESPONDE A…
FECHA VENTA
La Fecha de Venta del producto
N° TDA
Al código de la Tienda donde se efectuó la venta
GLOSA TIENDA
La descripción de la Tienda de donde se efectuó la
venta.
FECHA DESPACHO
La
Fecha
comprometida
con
el
cliente.
Para el caso de las ventas DVH, la fecha de entrega al
CD, equivale como máximo a 3 días calendario antes de
la fecha de compromiso de la Boleta.
ULTIMA FECHA DESPACHO
N° BOLETA
N° CAJA
HORA BOLETA
GLOSA DEPTO
CÓDIGO CORTO
SKU
CÓDIGO BARRA
GLOSA SKU
La Fecha de emisión de Guía de despacho.
Al N° Boleta con que se efectuó la venta.
Al N° Caja donde se realizó la venta.
A la Hora que se efectuó la Boleta.
Al Código del Departamento Hites que pertenece la
mercadería.
A la Descripción del Departamento.
Al Código Corto Hites.
Al Código Largo Hites.
Al Código de barra de la Etiqueta Hites.
A la Descripción del artículo hites.
CANT
A la cantidad comprada por producto y Boleta.
PROVEEDOR
RAZÓN SOCIAL
SUC DE DESP.
GLOSA SUC DESPACHO
RUT CLIENTE
NOMBRE CLIENTE
RUT asociado al producto.
Razón Social asociado al producto.
Sucursal de Despacho de la Boleta.
Descripción Sucursal de Despacho.
Dato Cliente.
Dato Cliente.
DIRECCIÓN CLIENTE
Dato Cliente.
REFERENCIA
COMUNA CLIENTE
CIUDAD CLIENTE
FONO CLIENTE
Observación.
Dato Cliente.
Dato Cliente.
Dato Cliente.
PRECIO VENTA
Precio de Venta con que se vendió el producto.
COSTO DE REPOSICION
Precio de Costo a la fecha de venta del producto.
CODIGO DEPTO
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 17| Confidencial
17
N°GD
N° Guía de Despacho.
IMPORTANTE
Para todos los efectos, se debe tomar en cuenta que el Horario de Trabajo es de
08:00 hrs. a 17:30 hrs. De lunes a viernes, el tiempo de respuesta máximo por parte
de Hites, por este mismo medio es de: 12 horas hábiles.
C.
TERCERA ETAPA: PREPARACIÓN DE LA ENTREGA
PASO N°1: ETIQUETA DE PRECIO
La etiqueta de Precio debe ser Confeccionada por el Proveedor en base a un archivo que se
descarga del B2B Logístico de Hites, una vez que haya sido aprobada por la Sub Gerencia De
Desarrollo Logístico De Proveedores.
Con la Información clara, usted debe enviar a Claudio Pradel , xx xx o Camilo Konig (dependiendo
que quien sea su ejecutivo a cargo) ubicados en Puerto Madero #9710, Pudahuel, una muestra de
etiqueta de precio por cada uno de los departamentos que usted trabaja con hites.
Estas muestras deben estar acompañadas con los datos del responsable por parte del proveedor al
cual se oficializará la Muestra. (Ver Anexo N°3).
IMPORTANTE: Los tres primeros Números del EAN 13, corresponde al Origen del Producto (Tipo de
Negocio). Es así, como tenemos:
ORIGEN
Nacional
Consignado
Concesión
PREFIJO
222
215
215
Complementando lo anterior, tenemos:
Formato de Etiqueta de Precio.
Existen 4 Tipos de Etiqueta de Precio, que dependiendo del departamento asignado, es el formato
que deben utilizar, y los cuales son:
Importante: Si para hites el productos es de origen nacional, es decir con origen de mercadería
nacional, consignatario o confección, en la etiqueta de precio en la esquina superior izquierda se
debe incluir la la letra “N”, tal como se observa en las sgtes. Etiquetas:
FORMATO N°1: ETIQUETA DE TALLA COLOR: Corresponde a la Etiqueta
manejamos en hites. Cuenta con 9 campos cuya muestra es la adjunta.
más completa que
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
18
COD DEPTO
DEPTO
15
24
28
45
46
47
51
52
53
ACCESORIOS INFANTIL
CAMPING
LIBRERÍA Y ACCESORIOS
TEXTIL CAMA
TEXTIL BAÑO
TEXTIL COCINA
MENAJE
MALETERIA
AMBIENTACION
Medida 3cm x 5,5 cm.
FORMATO N°2: ETIQUETA CON TALLA RESALTADA: Cuenta con los mismos 9 campos que
la Etiqueta anterior, pero en esta, la Talla debe estar resaltada.
COD
DEPTO
1
DEPARTAMENTO
VARON FORMAL
COD
DEPTO
14
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
VARON SPORT
ROPA INTERIOR
ACCESORIOS VARON
DAMA FORMAL
DAMA SPORT
LENCERIA
ACCESORIOS DAMA
VARO JUVENIL
DAMA JUVENIL
NIÑO
NIÑA
13
16
63
63
17
18
19
20
21
23
26
13
BEBE
27
DEPARTAMENTO
ROPA INTERIOR
INFANTIL
BEBE
ACCESORIOS BEBE
NIÑO TEEN
NIÑA TEEN
CALZADO VARON
CALZADO DAMA
CALZADO INFANTIL
TEXTIL
ZAPATILLA
DEPORTES
VESTUARIO
ESCOLAR
CALZADO ESCOLAR
Medida 3cm x 5,5 cm.
FORMATO N°3: ETIQUETA SIN TALLA Y COLOR: De los 9 campo que se muestra en los dos
formatos anteriores, sólo 4 son los que se muestra en esta etiqueta: Código Hites – Depto –
Descripción - Precio.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
19
COD
DEPTO
22
25
29
30
31
32
33
34
36
37
38
39
40
41
42
DEPARTAMENTO
BICICLETAS
PISCINAS
LINEA BLANCA
ELECTRODOMESTICOS
CLIMATIZACION
TELEVISION Y VIDEO
AUDIO
AUDIO MENOR
TELEFONIA
COMPUTACION
FERRETERIA
RELOJERIA Y
ACCESORIOS
OPTICA
ACCESORIOS
AUTOMOVIL
INSTRUMENTO
MUSICAL
COD
DEPTO
43
44
50
54
55
56
57
58
59
60
61
DEPARTAMENTO
VIDEO JUEGOS
FOTOGRAFIA
TERRAZA
NAVIDAD
ALFOMBRAS TAPICES - ILUMINACION
PERFUMERIA Y CUIDADO PERSONAL
DISQUERIA
GOURMET
RODADOS
JUGUETES
FLETES
62
OTROS
63
TARJETA VENTA EMPRESA
65
EXT. GAR ELECTRODOMEST
66
EXT. GAR DECOHOGAR
Medidas: 3 cm x 5.5 cm.
FORMATO N°4: ETIQUETA DE COLCHONERÍA Y MUEBLERÍA: De los 9 campo que se muestra
en los dos formatos anteriores, sólo 3 son los que se muestra en esta etiqueta: Código Hites –
Depto – Descripción.
COD
DEPTO
49
48
DEPARTAMENTO
MUEBLERIA
COLCHONERIA
Medidas: 3 cm x 5.5 cm.
Si el origen del producto es concesionado, no llevará la letra “N” la etiqueta de precio.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
20
Archivo de Etiqueta de Precio.
El archivo de etiquetado, es tipo .xls (Excel) y cuyos campos son los que se muestran en la figura
adjunta:
El detalle de los datos es:
N° CAMPO
1
CAMPO
2
CODIGO PRODUCTO
3
DÍGITO
VERIFICADOR
4
TALLA
5
AÑO CREACIÓN
6
CÓDIGO
TEMPORADA
7
PRECIO
8
DEPARTAMENTO
9
DESCRIPCIÓN
10
ESTILO
11
COLOR
12
CANTIDAD
CORRESPONDE A LA CANTIDAD SOLICITADA POR LA OC
13
PROVEEDOR
CORRESPONDE A LA RAZÓN SOCIAL ASOCIADA A LA OC.
14
NACIONAL
15
DEVOLUCIÓN
OC
DESCRIPCIÓN
CORRESPONDE LA OC APROBADA.
CORRESPONDE AL CÓDIGO PRODUCTO HITES.
CORRESPONDE AL DÍGITO VERIFICADOR DEL CÓDIGO PRODUCTO HITES.
CORRESPONDE AL AÑO DE CREACIÓN DEL CÓDIGO PRODUCTO HITES
CORRESPONDE ALA DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO HITES.
CORRESPONDE AL ESTILO ASOCIADO AL CÓDIGO PRODUCTO HITES.
SI EL PRODUCTO ES DE ORIGEN NACIONAL PARA HITES ESTA COLUMNA
CONTENDRA UNA “N”
SI LA OC FUE GENERADA CON CONDICIÓN DE DEVOLUCIÓN , ESTA COLUMNA
CONTENDRÁ UNA “D”, EN CASO CONTRARIO ESTARÁ EN BLANCO
Si la OC fue generada con condición de Devolución según acuerdos comerciales, el archivo de
etiquetado tendrá una columna adicional con el nombre Devolución de acuerdo al siguiente
ejemplo:
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
21
El detalle de los datos es:
N° CAMPO
1
CAMPO
2
CODIGO PRODUCTO
3
DÍGITO
VERIFICADOR
4
TALLA
5
AÑO CREACIÓN
6
CÓDIGO
TEMPORADA
7
PRECIO
8
DEPARTAMENTO
9
DESCRIPCIÓN
10
ESTILO
11
COLOR
12
CANTIDAD
CORRESPONDE A LA CANTIDAD SOLICITADA POR LA OC
13
PROVEEDOR
CORRESPONDE A LA RAZÓN SOCIAL ASOCIADA A LA OC.
14
NACIONAL
15
DEVOLUCIÓN
OC
DESCRIPCIÓN
CORRESPONDE LA OC APROBADA.
CORRESPONDE AL CÓDIGO PRODUCTO HITES.
CORRESPONDE AL DÍGITO VERIFICADOR DEL CÓDIGO PRODUCTO HITES.
CORRESPONDE AL AÑO DE CREACIÓN DEL CÓDIGO PRODUCTO HITES
CORRESPONDE ALA DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO HITES.
CORRESPONDE AL ESTILO ASOCIADO AL CÓDIGO PRODUCTO HITES.
SI EL PRODUCTO ES DE ORIGEN NACIONAL PARA HITES ESTA COLUMNA
CONTENDRA UNA “N”
SI LA OC FUE GENERADA CON CONDICIÓN DE DEVOLUCIÓN , ESTA COLUMNA
CONTENDRÁ UNA “D”, EN CASO CONTRARIO ESTARÁ EN BLANCO
Las etiquetas de precio de los productos asociados a una OC marcada con Devolución, deberán
identificar esta información en la esquina superior derecha de la etiqueta mediante la letra “D”, de
esta manera se facilita el proceso de devolución en nuestras tiendas, tal como se muestra en este
modelo de etiqueta:
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
22
En Régimen: Solicitud de Archivo de Etiquetado.
A aquellos proveedores que fueron dado el VºBº a su muestra de etiqueta, a fin de poder realizar las
etiquetas en sus dependencias, deberán descargar el archivo de etiquetado del sistema B2B
Logístico de Hites.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
23
PASO N°2: PREPARACIÓN DEL PRODUCTO
Conceptos
-
-
-
Etiqueta Interior: Corresponde a la Etiqueta cosida en el interior de la prenda el cual debe
detallar: Composición, Marca, Origen, Talla e Instrucciones de Lavado. La Etiqueta No debe ser
de Papel.
Han Tag: Debe ser de cartulina. (Ver Anexo N°1).
Bolsa: Todo Producto que se entregue colgado, clasificación hecha por Hites, debe estar
cubierto por una Bolsa Transparente, la cual debe sobrepasar 10 cm con respecto al largo de la
prenda.
Sello de Garantía: corresponde a aquel logo del proveedor o marca del producto en su
defecto, que garantice la no manipulación del producto.
Sensor: Corresponde a la “alarma” que se adhiere a los productos, desde proveedor.
Requerimientos Básicos por Tipo de Producto.
De acuerdo al Tipo de Producto, son los requerimientos básicos que se necesitan para identificar el
producto. Es así como tenemos:
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
CALZADO
x
x
En la planta del zapato derecho y en cada caja
propio del producto.
x
Zapatilla
x
x
En la planta del zapato derecho y en cada caja
propio del producto.
x
x
x
x
Box
x
Cama Americana
x
Colchón.
Cubrecama
Juego de
Sábanas
Juego de Toallas
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Faldón
En el Han Tag.
Parte del frente de la mercadería. Sector central.
Parte del frente de la Mercadería sobre el
embalaje, justo en el centro de esta.
Parte del frente de la Mercadería sobre el
embalaje, justo en el centro de esta.
En la cara lateral del producto. Sector central.
Parte del frente de la mercadería. Sector central.
En un lugar visible, fuera del producto
x
x
En un lugar visible, fuera del producto
Parte del frente de la mercadería. Sector central.
x
x
x
x
x
x
x
Parte del frente de la mercadería. Sector central.
Plumón
x
x
x
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
SENSOR
CAJA PROPIO DEL
PRODUCTO.
COLGADOR
BOLSA o ESTUCHE
ETIQUETA DE PRECIO
UBICACIÓN ETIQUETA PRECIO
Calzado
Alfombra
Almohada
DECOHOGAR
SELLO DE SEGURIDAD
TIPO DE
PRODUCTO
HAN TAG
CATEGORÍA
ETIQUETA INTERIOR
24
Por el lado de la caja. Sector Superior Derecho.
Tapa superior de la caja. Sector Central
Tapa superior de la caja. Sector Central
En el frente de la caja. Sector superior derecho.
En el frente de la caja. Sector superior derecho.
x
x
x
x
x
x
x
Por el lado de la caja. Sector superior derecho.
x
x
x
Por el lado de la caja. Sector superior derecho.
x
x
x
Por el lado de la caja. Sector superior derecho.
Centrifuga
x
En el frente de la caja. Sector superior derecho
x
x
Cocina
x
En el frente de la caja. Sector Superior Derecho
Cuchillo Eléctrico
DVD
Ecualizadores
x
x
x
Tapa superior de la caja. Sector central.
Por el lado de la caja. Sector Superior Derecho.
Por el lado de la caja. Sector Superior Derecho
x
x
x
x
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
SENSOR
x
x
x
x
x
CAJA PROPIO DEL
PRODUCTO.
x
COLGADOR
En el frente de la caja. Sector Central.
UBICACIÓN ETIQUETA PRECIO
BOLSA o ESTUCHE
x
Accesorios de
Computación
Aspiradora
Batidoras
Cafetera
Calefactores
Calefón
Cámara de Video
y Video Juegos
Cámara
Fotográfica
Celulares
HAN TAG
x
TIPO DE
PRODUCTO
ETIQUETA INTERIOR
ETIQUETA DE PRECIO
ELECTRO HOGAR
CATEGORÍA
SELLO DE SEGURIDAD
25
Enceradora
Equipos de
Música
Guitarras
Lavadora
LCD
Máquina de
Coser
Microondas
Órganos
Parlantes
Picadora
Plancha
Plancha de pelo
Radio
Receiver
Refrigerador
Secador de Pelo
x
Por el lado de la caja. Sector Superior Derecho.
x
x
Por el lado de la caja. Sector superior derecho
x
x
x
x
Por la parte posterior del embalaje
En el frente de la caja. Sector superior derecho.
Por el lado de la caja. Sector Superior derecho.
x
x
x
x
Por el lado de la caja. Sector Superior derecho.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Por el lado de la caja. Sector Superior derecho.
Por la parte posterior del embalaje.
Por el lado de la caja. Sector Superior derecho.
Tapa superior de la caja. Sector Central
Tapa superior de la caja. Sector Central
Tapa superior de la caja. Sector Central
Por el largo de la caja. Sector superior derecho.
Por el largo de la caja. Sector superior derecho.
En el frente de la caja. Sector superior derecho.
Tapa superior de la caja. Sector Central
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
SENSOR
CAJA PROPIO DEL
PRODUCTO.
COLGADOR
UBICACIÓN ETIQUETA PRECIO
BOLSA o ESTUCHE
ETIQUETA DE PRECIO
SELLO DE SEGURIDAD
TIPO DE
PRODUCTO
HAN TAG
CATEGORÍA
ETIQUETA INTERIOR
26
JUGUETES
RODADOS
Tostador
Eléctrico
x
Tapa superior de la caja. Sector Central
x
Video
x
Por el lado de la caja. Sector superior derecho.
x
Juguetes
x
Rodados
x
Se debe pegar al lado superior derecho del
producto al frente de la caja. Evitar que con la
etiqueta se tape alguna indicación o instrucción,
como por ejemplo: Edad mínima recomendable
para uso.
 Instrucción de uso o manipulación, ejemplo:
Uso bajo la supervisión de un adulto, etc.
 Origen.
 Advertencia: Si contiene partes pequeñas, en
especial cuidado para la manipulación de
niños sin supervisión de un adulto.
Se debe pegar al lado superior derecho del
producto al frente de la caja
La etiqueta de Precio no debe tapar indicaciones
x
x
x
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
SENSOR
CAJA PROPIO DEL
PRODUCTO.
COLGADOR
UBICACIÓN ETIQUETA PRECIO
BOLSA o ESTUCHE
ETIQUETA DE PRECIO
SELLO DE SEGURIDAD
TIPO DE
PRODUCTO
HAN TAG
CATEGORÍA
ETIQUETA INTERIOR
27
x
Vestuario
Despachado
Colgado
x
x
x
x
Vestuario
Despachado en
Caja
x
x
x
x
de relevancia. En el caso de las sillas de autos
En el Han Tag y a la vista del recepcionista.
No se debe pegar etiquetas directamente en el
Vestuario.
Para más detalle ver en Anexo N° 1
En el Han Tag.
No se debe pegar etiquetas directamente en el
vestuario.
Para Mas detalle ver Anexo N°1
x
x
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
SENSOR
x
CAJA PROPIO DEL
PRODUCTO.
UBICACIÓN ETIQUETA PRECIO
COLGADOR
ETIQUETA DE PRECIO
SELLO DE SEGURIDAD
HAN TAG
TIPO DE
PRODUCTO
BOLSA o ESTUCHE
VESTUARIO
CATEGORÍA
ETIQUETA INTERIOR
28
29
PASO N°3: ARMADO Y CONFECCIÓN DEL BULTO
Conceptos
Bulto: Se considera como bulto, a cualquier agrupación de artículos de acuerdo a los embalajes
preestablecidos por Hites a nivel de producto.
Por otro lado, cada Bulto debe pertenecer a un mismo Departamento, Orden de Compra y
Documento Tributario, sin excepción.
Validaciones que se deben considerar para armar un Bulto
Para entender cuáles son las reglas de armado de los Bultos, vamos a usar los gráficos que se
muestra a continuación:
1
1
LEYENDO EN EL SENTIDO DE LAS MANIJAS
DEL RELOJ:



1
1 OC es a Muchos Doc. Tributarios (N).
1 Doc. Tributario es a Muchos (N) Bultos.
1 Bulto es a 1 OC.
N
N
1
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
30
1
LEYENDO EN CONTRA DEL SENTIDO DE
LAS MANIJAS DEL RELOJ:
1



N
1 OC es a Muchos Bultos (N).
1 Bulto es a 1 Documento Tributario.
1 Documento Tributario a 1 OC.
1
1
1
Además:
1.
2.
3.
4.
5.
En el caso que el Bulto sea Predistribuido, es decir, la sucursal de destino es una Tienda, el Bulto
puede contener más de un SKU (código hites) con “N” unidades.
En el caso que el Bulto sea para almacenaje, es decir, la sucursal de destino es el Centro de
Distribución, el Bulto puede contener un SKU (código hites) con “N” Unidades.
En el caso que el Bulto se entregue directo en la Tienda, se puede armar con más de un sku.
Para armar un Bulto, es necesario considerar las indicaciones anteriores, pero también. debe
tomar la unidad de empaque que hites exige por tipo de producto y adecuar el embalaje (caja)
de acuerdo a las medidas que se indican, evitando que exista aire dentro de la caja.
Una Factura es a una OC, Sucursal de Destino y Tipo de flujo.
Tipos de Bultos – Unidades de Empaque
 Tipo de Bulto: Colgado
El Bulto Colgado, corresponde a toda prenda de vestir que es transportada, manipulada, y expuesta
en la sala de ventas en colgadores.
Los productos que están en esta categoría son:
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
31
CATEGORÍA
PRODUCTO
MUJER
HOMBRE
Abrigo
Blazer
Conjuntos
Abrigos
Jumper
Pantalones
Parkas
Vestón
ESCOLAR
Los ganchos a usar, dependerán del tipo de producto. Es así como tenemos:
TIPO DE
GANCHO
USOS
MEDIDA COLOR
Blusas
Niños
Paleras
Trajes de Baño
Vestidos
31 CM.
Transparente
Abrigos
Blazer
Parkas
42 CM
Negro
Blusas Adultos
Vestidos Adultos
Trajes de Baño Adultos
41 CM
Transparente
Adultos
Bottoms
Faldas
32 CM
Transparente
Bottoms
Faldas
Niños
25 CM
Transparente
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
32
1.
2.
Conjuntos Adultos
Trajes Adultos
43 CM
Transparente
Corsetería
26 CM
Transparente
Cada Bulto Colgado debe estar conformado por un promedio de 5 unidades.
El Bulto Colgado debe estar firmemente amarrado en los colgadores por una plastiflecha.
 Tipo de Bulto: Caja - Sensible
Se considera un Bulto Sensible a aquel que se compone de productos “embolsillable” dentro de
la cadena logística.
Los productos que están identificados en esta categoría son:
AGENDAS ELECTRONICAS
AUDIFONOS
BOLSO NOTEBOOK
BOLSO CAMARAS
CALCULADORAS
CAMARAS DE VIDEO
CAMARAS FOTOGRAFICAS
CANDADO NOTEBOOK
CARGADOR DE PILAS
CELULARES
CONSOLAS
CONTROL REMOTO
CONTROLES
CORSETERIA
CORTA PELO
CUERDA GUITARRAS
DECODIFICADOR
DEPILADOR
DISCOS DUROS
DVD PORTATIL
GPS
GRABADORES DE CD
GRABADORES DE DVD
IPAD
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
33
JUEGOS
KIT NOTEBOOK
LECTORES DE CD
LECTORES DE DVD
LENCERIA
MAQUINA DE AFEITAR
MICROFONOS
MODEM
MOUSE
MP3
MP4
NETBOOK
NOTEBOOK
ONDULADOR
PARLANTES
PDA
PELICULAS DVD
PENDRIVE
PILAS
PLANCHA PELO
RADIO DE AUTO
REPLICA FOOTBALL
ROUTER
SOFTWARE
SUBWOOFER
TABLET
TARJETA DE MEMORIA
TECLADOS
TEXTIL DEPORTE
TIJERAS PELUQUERIA
TINTA
TOMADOR DE PRESION
TONER
WEBCAM
ZAPATILLAS
Lo anterior implica que los bultos, deben cumplir con los siguientes requerimientos:
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
34
1.
2.
3.
4.
Si el bulto es Predistribuido, no se puede mezclar con artículos que no están en esta
categoría.
El bulto debe venir sellado con cualquiera de las siguientes alternativas
a. Huincha de Papel (en vez de la de pvc)
b. Stretch Film (Ej: Maletas de aeropuerto)
c. Termo contraído. (Ej: Caja de leche)
La Etiqueta del bulto debe contar con el peso de la Caja.
Para los bultos, cuyo LPN viene impreso el pesaje, se debe enviar vía mail y junto con el
ASN, un detalle de los que pesa cada caja. Esta planilla debe contar con los siguientes
campos.
Completa Proveedor
FECHA
ID
RECEPCIÓN
PROVEEDO
R
07-06-2011
19-0
RAZÓN
SOCIAL
NN.
LPN
PESO
PROVEEDOR
(Unidad de
Medida Kilo)
557813700000 0.048
020312
Completa Hites
PESO CD HITES
(Unidad de
Medida Kilo)
V°B°
RECEPCIÓN
(Si - No)
Dado lo anterior, favor de tomar en cuenta los siguientes puntos:
1) Los LPN informados en este formulario (columna E) deben coincidir con los ingresados
en el Archivo ASN y validados por parte de hites.
"2) La primera columna corresponde a la fecha de entrega de la Mercadería física (Cita)
según formato DD-MM-AAAA, donde:
DD = Día
MM = Mes
AAAA= Año"
3) La segunda columna corresponde al Rut del proveedor sin dígito verificador con
separador de miles.
4) El peso del Bulto, es en Kilos, lo que implica que si la caja por ejemplo, pesa 10 gramos,
esta debiera reflejarse como 0,01
5) Este Documento es de carácter obligatorio.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
35
6) Planilla debe ser enviada vía mail en conjunto con el ASN en forma previa al despacho.
7) Si tiene duda sobre como completar este formulario comuníquese con su ejecutivo
logístico, cuyos datos se encuentran en el Manual de Operaciones de Proveedores
Nacionales.
 Tipo de Bulto: Caja - Ubicación Estantería
Los Bultos que están en esta categoría son cajas (preocúpese que el tipo de Cartón sea 20C Kraft)
cuyas medidas fluctúan entre:
MEDID LARGO( ANCHO( ALTU PESO(
AS
CM)
CM)
RA
KG)
(CM)
MÍNIMO
30
20
12
2,5
MÁXIMO
58
40
40
20
Los productos que se ubican en la Estantería, son los siguientes:
UNIDAD DE EMPAQUE PARA ALMACENAJE: VESTUARIO – CALZADO –DECO HOGAR
(BLANCO)
HO
MBR
E
MUJER
CATEGORÍA
PRODUCTO
UNIDAD
EMPAQUE
Poleras / Hilos
Polerones
Sweater /Lanas
Pantalones /Jeans
Short
Trajes de Baño
Vestidos
Blusas / Faldas
Parkas
Casacas/ Chaquetas/Chaquetones
12
12
12
12
12
24
12
12
6
6
Poleras/Camisetas
Short
Camisas
Polerones
12
12
12
12
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
36
NIÑOS
INTERIOR
BBEBE
S
ROPA
PRE
ADOLESCENTES
NIÑONIÑA
ESCOLAR
CATEGORÍA
PRODUCTO
UNIDAD
EMPAQUE
Slips
Bóxers
Calcetines
Pijamas
Hilos
Sweater /Lanas
Short /Traje de Baño
Pantalones/jeans/Buzos
Casacas/Chaquetas/Parkas
24
12
24
12
12
12
12
12
6
Camiseta/Delantal
Camisas /Blusas
Sweater/Chaleco/Polar/Lanas
Jumper
Pantalones
Parkas/Abrigos
Blusas/camisas/Beatles/Poleras
Polerones/Lanas/Buzos
Pantalones/Jeans/Jardineras
Traje de Baño/Shorts
Parkas
Faldas
Casacas
Poleras/Camisas/Beatles/Blusas
Faldas
Polerones
12
12
12
12
12
6
12
12
12
12
6
12
6
12
12
12
Pantalones/ Jeans
Polar/Buzos/Lanas
12
12
Traje de Baño/Shorts
Parkas
Casacas/Abrigos
12
6
6
Pijamas
Calzoncillo/Calzones
Set Calzón Peto
Camisetas
Batas
Bombachas/Ositos/Abrigos/Vestidos/Faldas
12
24
12
12
6
12
Blusas/Polerones/Beatles
Pantalones/Jeans/Jardineras
Pijama/Conjuntos
12
12
12
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
37
CATEGORÍA
UNIDAD
EMPAQUE
PRODUCTO
24
DECO
(BLANCO)
Calzas/Body/Piluchos/Camisas/Panty/Lanas/Poleras
Calcetines
Buzos/Shorts
Batas
Chaquetas
Gorros/Baberos
Sábanas
Toalla Sábana
Toalla Mano
Cortinas Baño
Juegos Toalla
12
12
12
12
12
12
6
24
12
6
Para el caso de Calzado, No vamos a manejar Unidad de Empaque sino que tareas de 12 o 15
dependiendo de la negociación que exista con su Product Manager.
 Tipo de Bulto: Caja - Ubicación Rack
Los Bultos que están en esta categoría son cajas (preocúpese que el tipo de Cartón sea 20C Kraft)
cuyas medidas fluctúan entre:
MEDID LARGO( ANCHO( ALTU PESO(
AS
CM)
CM)
RA
KG)
(CM)
MÍNIMO
30
30
18
2,5
MÁXIMO
67
132
93
25
UNIDAD DE EMPAQUE PARA ALMACENAJE EN RACK
CATEGORÍA
PRODUCTO
UNIDAD
EMPAQUE
DECO HOGAR
Plumones
Calienta Camas
Cubre Plumones
Colchas
Bajada de Cama
Plumones de Pluma
Almohadas
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
2
12
12
4
8
4
4
38
CATEGORÍA
PRODUCTO
UNIDAD
EMPAQUE
Cubrecamas
Mantas
Frazadas
Cojines
Pisos de Baño/Juegos de Piso
Pesas Digitales
4
6
4
6
12
8
4
OTROS
ELECTRO HOGAR
Pesas Clásicas
Batidora
Estufas Eléctricas
Hervidores
Jugueras
Planchas
Tostadores
Sacajugos
Picadoras
Exprimidores
Sandwicheras
Freidoras
Cuchillo Electrónico
Abrelatas
Parrillas
Ventiladores
Termoventiladores
Enceradoras
Hornos Eléctricos
Hornos Microondas
Cafeteras
Máquinas de Coser
Aspiradoras
Maletas
Piscina
Bicicleta
Camping
Sacos de Dormir
juguetes
6
2
6
6
6
6
6
6
6
6
2
12
12
2
1
4
1
1
1
1
1
1
Sin Definición
Sin Definición
Sin Definición
Sin Definición
Sin Definición
Sin Definición
Excepción: los productos del Depto. de Colchonería cuyo embalaje es el que se indica en el punto
d.
 Tipo de Bulto: Caja – Ubicación a Piso
Los Bultos que están en esta categoría son aquellos productos que están dentro de los Deptos de
Línea Blanca y Mueblería, cuyo embalaje es el que se indica en punto d.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
39
Si no está identificado su producto, utilice su propio embalaje.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
40
Especificaciones de Embalaje por Tipo de producto
A continuación, se presentan a nivel de artículo cuales son las especificaciones de embalaje que son necesarias e imprescindibles que todo
proveedor cumpla:
ARTÍCULO
Alfombras
Almohadas
Armarios, Bibliotecas,
Esquineros, Plateros,
Rack, Repiseros y
Vitrinas.
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
En Bolsas Plásticas transparentes, las cuales deben venir selladas en ambos extremos. Es decir deben cubrir todo el
artículo.
El artículo debe estar doblado cilíndricamente, de tal forma de evitar quiebres en el producto.
En un extremo, debe incluir el Han Tag con las dimensiones de la alfombra.
En Mangas de 4 unidades.
Las Mangas deben ser de polietileno 100% transparente.
Cada Unidad debe venir protegido por su propio embalaje de venta.
Estos se deben embalar en cajas de cartón Armarios
rígidas de 14C. Dicho embalaje debe
constar de dos partes (dos grandes cajas).
Una es la base y debe llegar a lo menos
50cm hacia arriba y la otra debe de ser
desde la parte superior del mueble y debe
sobrepasar la primera a lo menos 10 cm.
Las orillas deben ser protegidas con
aislapool de 2 mm de espesor. Las
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
41
ARTÍCULO
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
esquinas deben estar protegidas por
esquineros de pluma Vit de 1 cmm de
espesor.
Biblioteca – Vitrina
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
42
ARTÍCULO
Arrimos
Arrimos Rústicos
(maderas de
deshechos y/o de gran
peso).
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Deben ponerse en cajas de cartón de densidad 14C. Toda cubierta debe ser protegida con aislapool de 2 mm de espesor.
Las esquinas de la cubierta deben ser reforzadas con un Pluma Vit de 1 cm de espesor.
La cubierta debe ser protegida con
aislapool de 2 mm de espesor y en cajas
de cartón “14C” premoldeado. Las
esquinas de la cubierta deben ser
reforzadas con un Pluma Vit de 1 cm de
espesor.
Las patas de dichos muebles ya sean
cuadradas y/o redondas, deben ser
cubiertas (envueltas) con una capa de
cartón corrugado desde la unión con la
cubierta hasta el termino de dicha pieza
(patas) y debe sobrar a lo menos 8 cm de
forma tal, que se doble para arriba y evitar
desastillar si es arrastrada mientras se
manipula o transportada. Dicha capa de
cartón debe ser adherida con PVC
Transparente y para evitar que se corra.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
43
ARTÍCULO
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Las patas deben ser envueltas por cartón
de densidad 14C. La cubierta debe ir sobre
las patas.
Arrimos Desarmados
La cubierta debe ir protegida con aislapool
para evitar que se ralle y debe ser
colocada sobre las patas. El conjunto de
debe colocarse en cajas de cartón de
densidad 14C.
Bergere, Juegos de
Living , Sitiales,
Poltronas, Sillones
Se deben embalar con cartón corrugado
(densidad de 14C)., procurando dejar al
descubierto la tela como lo indica la figura.
Terminado el proceso, se debe cubrir con
plástico el producto para evitar ensuciarlo.
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44
ARTÍCULO
Cajonera
Camarotes
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
La cubierta debe ser protegida por una
capa de aislapool de 2 mm de espesor. Las
esquinas deben estar protegidas por
Pluma Vit de 1 cm de espesor, en forma de
esquinero. Finalmente deben ser puestos
en cajas de cartón de 14C.
Respaldos:
Los respaldos deben colocarse en cajas de
cartón 14C, entre los respaldos debe
ponerse un cartón para evitar que se rayen
entre sí.
Largueros
Los pernos deben ser incluidos en una
bolsa dentro de la caja de densidad 14C en
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
45
ARTÍCULO
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
que van contenidos los largueros.
Somiere
El somiere debe ser cubierto por nylon y
asegurado con PVC transparente.
Escalera
Se deben colocar en cajas de cartón de
densidad de 14C
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46
ARTÍCULO
Camas
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Respaldo
Se deben embalar en cajas de cartón de
densidad 14C. Cada uno de sus
componentes debe ser envuelto en
aislapool de 5 mm y/o en strech film. De
forma de evitar golpes y roces entre ellos.
Largueros y Flejes
Estos ser embalados en cajas de densidad
de 14C.
Somiere
El Somiere debe ser cubierto por nylon y
asegurado con PVC transparente.
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47
ARTÍCULO
Closet Armables,
Roperos Armables,
Rack Armables, Kit de
Mesas Armables.
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Todas sus piezas deben ser envueltas con
aislapool de 1mm de espesor: la cubierta,
sus partes laterales, las patas, etc.
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48
ARTÍCULO
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Lo anterior debe ser puesto en cajas de
cartón de densidad de 14C. Los pernos y/o
tornillos deben incluirse en una bolsa de
nylon y dicha bolsa debe ser adherida por
debajo de la cubierta para evitar dañar al
resto de las piezas. También debe ser
incluido un instructivo de armado del
mueble.
Colchones, Camas
americanas y Box.
Cubiertas de Vidrios,
Cristales y Espejos.
El sellado debe ser de 8 mm. de ancho y a
la temperatura adecuada. Si es muy
caliente o frío se despega con facilidad.
Las esquinas deben ser reforzadas.
En el caso de los box, el nylon debe ser
doble, debido al peso del artículo.
Se deben embalar en cartón corrugado
doble. En su interior el vidrio y/o cristal
debe estar rodeando por una tablilla de
pluma Vit y/o Madera, esta debe de ser de
3 cm de ancho y su espesor dependerá del
grosor del vidrio.
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49
ARTÍCULO
Esquinero
Floreros, Maceteros,
Figuras Decorativas,
Cuadros
Lámparas
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Cajas de Cartón Rígidas de Densidad 14C. Los Cantos o esquinas del Mueble deben venir reforzado con pluma vit de 1
cm. de espesor
Se debe evitar el contacto entre un artículo y otro. Para ello dependiendo del Tipo de Artículo, se podrán usar entre otros
los siguientes productos para embalar:
Plástico Burbuja.
Cajas de cartón corrugado
Bastidores
Lo suficiente para evitar que el producto se quiebre al transportarlo.
El Embalaje debe ser en cajas de cartón rígido. Deben ser cajas rectangulares, homogéneas y apilables sobre pallets.
Pantalla
En caja de cartón rígido, indicando claramente los complementos.
Pie o Base
En caja de cartón rígido.
Las bases de cerámica deben embalarse aun con mayor rigurosidad de tal forma de evitar su deterioro.
De igual manera, se debe indicar los complementos.
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50
ARTÍCULO
Maletería
Menaje
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Todas las Maletas deben venir embaladas individualmente en bolsas plásticas resistentes para evitar el roce entre ellas y
estas a su vez dentro de cajas duras para evitar daños de trayecto. Teniendo en cuenta de no sobrepasar las medidas
máximas de embalaje.
Se debe evitar el contacto entre un artículo y otro. Para ello dependiendo del Tipo de Artículo, se podrán usar entre otros
los siguientes productos para embalar:
- Plástico Burbuja.
- Cajas de cartón corrugado
- Bastidores
Lo suficiente para evitar que el producto se quiebre al transportarlo.
El Embalaje debe ser en cajas de cartón rígido. Deben ser cajas rectangulares, homogéneas y apilables sobre pallets.
Mesas de Centro
Armadas
Deben ponerse en cajas de cartón de densidad
14C.
Las cubiertas deben ser protegidas con
aislapool de 1mm de espesor.
Las esquinas de la cubierta reforzadas con
pluma vit de 1 cm de espesor
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
51
ARTÍCULO
Mesas de Centro
Desarmadas
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Todas las piezas (cada una de ellas) deben ser envueltas en aislapool de 1 mm de espesor: la cubierta, las patas, etc. Los
pernos deben incluirse dentro de una bolsa de nylon; esta bolsa debe estar sujeta a una de las piezas, para evitar que
golpee al resto de las piezas. El conjunto de piezas debe ser embalado en cajas de cartón corrugado de 14C y debe ser
del tamaño de la cubierta. Es importante incluir un instructivo para armar dicho mueble.
Todas sus piezas deben ser envueltas en
aislapool de 1mm de espesor: la cubierta, las
patas, la extensión, etc.
Mesas de Comedor
Armables
Se debe incluir un instructivo de armado de
dicha mesa. Los pernos y/o tornillos deben
incluirse en una bolsa de nylon y dicha bolsa
debe ser adherida por debajo de la cubierta,
para evitar dañar al resto de las piezas.
El embalaje debe ser en cajas de cartón
corrugado de densidad 14C.
|
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52
ARTÍCULO
Mesas de Comedor
Cubierta Rectangular o
Redonda con Patas
Fijas.
Mesas de Comedor
Redondas, con
Extensión y Con Base
de Piña.
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Toda la cubierta debe ser protegida con
aislapool de 2mm de espesor, se debe embalar
en cajas de cartón autoarmables de 14C. Las
patas deben ser cubiertas (envueltas) con una
capa de cartón corrugado; esto debe ser desde
el comienzo de la pata: desde la unión con la
cubierta hasta el termino de dicha pieza (pata)
y debe sobrar a lo menos 8 cm de forma tal
que se doble hacia arriba y evitar desastillar la
pieza si la mesa es arrastrada mientras se
manipula en el transporte. Dicha capa de
cartón debe ser adherida con PVC
transparente.
Toda la cubierta debe ser protegida con
aislapool de 2mm de espesor. La cubierta se
debe embalar en cajas de cartón de 14C. Dicho
cartón debe ser sujeto con pita, dada la forma
que tiene la cubierta.
La piña debe estar envuelta por cartón
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
53
ARTÍCULO
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
corrugado. Las patas que sostienen la piña
deben ser envueltas con aislapool de 2 mm y
después con un cartón corrugado. Todo esto
debe ser adherido con PVC Transparente.
Muebles de Estilo,
Marquetería y Muebles
Barnizados
Platero
Plumón
Las cubiertas deben ser protegidas con un aislapool de 2mm de espesor y puesta en cajas de cartón autoarmables de
densidad 14C.
Todas las partes deben ser envueltas por aislapool de 2 mm de espesor. Se deben proteger todas sus partes. Si el
mueble tiene patas, deben ser cubiertas (envueltas) con una capa de cartón corrugado: desde el comienzo de la “pata”, es
decir, desde la unión con la cubierta hasta el termino de dicha pieza (patas) y debe sobrar a lo menos 8 cm de forma tal,
que se doble hacia arriba, quedando cubierta la pata así se evita desastillar la pieza si es arrastrada mientras se manipula
en el transporte. Dicha capa de cartón debe ser adherida con PVC transparente para evitar que se corra.
Cajas de cartón rígido de densidad 14C.
Los Cantos o esquinas del Mueble deben venir reforzado con pluma vit de 1 cm de espesor.
Deben venir en Mangas de 4 unidades como Máximo.
Las Mangas deben ser de polietileno 100% transparente.
Cada unidad debe venir con su embalaje de venta.
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54
ARTÍCULO
Sillas de Madera
Sillas Metálicas.
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
Deben colocarse en cajas de cartón rígidas y
embaladas de a dos. Estas deben estar
separada una de la otra
por un cartón
corrugado y/o aislapool de 2 mm de espesor.
Se cubrir desde el respaldo hasta las patas de
las sillas. Una de ellas debe tener la posición
correcta al uso y la otra se debe embalar en
posición invertida al uso.
Estas deben ser embaladas en cajas de cartón
rígidas (densidad 14c) y embaladas según su
necesidad (3 ó 4). Estas deben estar separadas
una de la otra, por un cartón corrugado y/o
aislapool de 2 mm de espesor. De tal forma,
que se cubra desde el respaldo, hasta las patas
de las sillas y evitar el roce entre ellas, dicho
cartón ó aislapool debe colocarse por delante
de la silla.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
55
ARTÍCULO
ESPECIFICACIONES DEL EMBALAJE
La cubierta debe ser protegida por una capa de
aislapool de 2 mm de espesor. Las esquinas
deben estar protegidas por Pluma Vit de 1 cm
de espesor, en forma de esquinero. Finalmente
deben ser puestos en cajas de cartón de 14C.
Veladores
IMPORTANTE
1. Los artículos que no estén o se asemeje a los que están en este listado, deben venir en cajas:
 Rectangulares
 Homogéneas
 Apilables sobre pallet.
 De acuerdo a las resistencias de las cajas se debe identificar además el máximo en altura.
 Para el caso de Vestuario, accesorios y Calzado, el peso máximo por caja es de 20 Kilos.
2.
Todo Bulto Que Sea Una Caja, Debe Estar Sellado Con Cinta De Marca Del
Proveedor.
3. Todo embalaje que sea un producto equivalente a una unidad, debe llevar las siguientes indicaciones:
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
56
PASO N°4: IDENTIFICACIÓN DEL BULTO.
Todo Bulto que se reciba en el CD de Hites, debe llegar identificado de acuerdo al destino que
tenga. Es por esto, que a continuación se presenta los tipos de Etiquetas que hites Exige y como se
deben usar (y ubicar) dependiendo del Tipo de Bulto.
Etiquetas de Bulto.
Hites ha diseñado 6 Tipos de Etiqueta, las cuales están identificadas cada una con un color, de
manera que cuando presentemos la ubicación de estas por tipo de bulto, sea más fácil entender lo
que hites requiere. Es así como tenemos:
 ETIQUETA N°1: FICHA DE PRODUCTO
Esta Ficha se adiciona a los sku que se compone por más de un bulto, básicamente Mueblería y
Juegos de Dormitorio, esto no implica que para el resto de la jerarquía no deba usarse, si se
comercializara un sku con estas características.
hites
Ficha Producto
Código Hites
1236789
Descripción Hites
Living 2:1:1
Color
Rojo
Modelo
Hites 25
Bulto (A de B)
1 de 3
15 cm.
Muestra Tela
20 centímetros
Código Hites → Corresponde al código Largo.
Descripción Hites → Corresponde a la
Descripción Hites del Producto.
Color → Corresponde al Color que hites le
designó al producto y que está asociado al
Código hites.
Modelo → Corresponde a la Descripción del

Estilo del Producto.
Muestra de Tela. Tamaño
5x5 cm.
Foto del Producto en Blanco
y Negro.

C
Manual de Operaciones CD(a)
Proveedores
Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
(b)
e
c
i
D
57

ETIQUETA N°2: ETIQUETA DD
Aquellos productos que se entreguen al Centro de Distribución y cuyo destino sea un cliente (venta
en verde), deben venir identificados con la siguiente etiqueta:
hites
Etiqueta DD
Razón Social
RUT Proveedor
N° OC
N° Documento Tributario
Tipo de Documento Tributario
Acme s.a.
12.223.445-7
201.678
113.567
Factura
N° RUT Cliente
N° Local Venta
13.655.824-2
2546
25
50
Fecha de Entrega CD
29 de Septiembre de 2008
N° Boleta
N° Caja
CÓDIGO HITES
123654

CÓD. PROVEEDOR
OO2543
DESCRIPCIÓN
Living 3:2:1 café
CANTIDAD (U)
1
ETIQUETA N°3: ETIQUETA CÓDIGO DE BARRA (BULTOS COMPUESTOS
CON MÁS DE UN SKU)
Etiqueta que permite a hites leer el contenido del Bulto, por medio del código de barra, gracias a la
información que compone el bulto. Para ello se deben seguir los pasos que se presentan en el
Manual de Etiquetas LPN o Bulto.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
58
 ETIQUETA N°4: ETIQUETA CÓDIGO DE BARRA (BULTOS COMPUESTOS
POR UN SKU)
Etiqueta que permite a hites leer el contenido del Bulto, por medio del código de barra, gracias a la
información que compone el bulto. Para ello se deben seguir los pasos que se presentan en el
Manual de Etiquetas LPN o Bulto.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
59
 ETIQUETA N°5: ETIQUETA EXHIBICIONES
Dado que las Exhibiciones no se entregan con orden de compra, el Centro de Distribución da la
facilidad para despachar a las tiendas siempre que exista una autorización de por medio. Para tal
efecto, se requiere a nivel de Bulto, el siguiente rótulo de carácter obligatorio por cada uno de los
muebles exhibidores:
hites
Etiqueta Exhibiciones
Razón Social
RUT
Sucursal de Destino
Depto
Acme s.a.
12.345.678-9
Compañía
Juguetería
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
60
 ETIQUETA N°6: ETIQUETA PRODUCTOS CONCESIONADOS
La mercadería concesionada es aquella que no cuenta con OC.
De todas formas, se presenta el Rótulo que identifica los bultos de este tipo de Mercadería.
hites
Rótulo
Razón Social
RUT
N° Documento Tributario
Tipo de Documento Tributario
Sucursal de Destino
Fecha de Despacho
Código Hites
1234567
1234568
1234569
1234560
Código
Proveedor
AB3456
AB3457
AB3458
AB3459
Acme s.a.
12.223.445-7
113.567
Guía
Puente
29 de Septiembre de 2008
Descripción
Blusa Bonita Café s
Blusa Bonita café M
Blusa Bonita Café L
Blusa Bonita Café XL
Cantidad (u)
5
10
15
5
(*): Debe ser de Color Celeste.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
61
Ubicación Etiqueta por Tipo de Bulto
Dependiendo del Tipo de Bulto es como se deben adherir las Etiquetas anteriormente detalladas.
Es así como tenemos:
 BULTOS PREDISTRIBUIDOS COMPUESTOS POR MÁS DE UN SKU.
Este Tipo de Bulto se identifica con la Etiqueta N°3 (Etiqueta de Bulto con Código de Barra). La
ubicación de cada una de ellas, sería:
Bulto Tipo Caja
Etiqueta N°3: Etiqueta con código de
Barra: Sector Superior Derecho.
Bulto Tipo Colgado
Etiqueta N°3 - Etiqueta Código de Barra: Se ubica en el
sector superior de la primera prenda que conforma el Bulto.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
62
 BULTOS PREDISTRIBUIDOS COMPUESTOS POR UN SKU Y UNA UNIDAD.
Este Tipo de Bulto se identifica con dos etiquetas: la Etiqueta N°4 (Etiqueta de Bulto con Código de
Barra) y la Etiqueta de Precio. La ubicación de cada una de ellas, sería:
Bulto Tipo Caja
Etiqueta de Precio
Etiqueta N°4 -Etiqueta con código de
Barra: Sector Superior Derecho. Por el lado
más angosto de la caja.
 UN SKU PREDISTRIBUIDO O ALMACENAJE COMPUESTO POR MÁS DE UN
BULTO.
Este Tipo de Bulto se identifica con tres etiquetas: Etiqueta de Precio, Etiqueta N°1 (Ficha de
Producto) y la Etiqueta N° 4 (Etiqueta Código de Barra) La ubicación de cada una de ellas, sería:
Etiqueta de Precio
Etiqueta N°1- Ficha de Producto: Se
ubica al lado de la Etiqueta con código de
Barra y en todos los bultos que componen
el SKU.
Etiqueta N°4 -Etiqueta con código de
Barra: Sector Superior Derecho, por el lado
más angosto de la caja.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
63
 BULTOS ALMACENAJE.
Este Tipo de Bulto solo debe estar compuesto por 1 SKU (1 o más unidades), se identifica con dos
etiquetas: la Etiqueta N°4 (Etiqueta de Bulto con Código de Barra) y la Etiqueta de Precio. La
ubicación de cada una de ellas, sería:
Bulto Tipo Caja
Etiqueta de Precio
Etiqueta N°4 -Etiqueta con código de
Barra: Sector Superior Derecho. Al lado del
Rótulo.
Bulto Tipo Colgado
Etiqueta N°4 - Etiqueta Código de Barra: Se ubica en el
sector superior de la primera prenda que conforma el Bulto.
Con respecto a la Etiqueta de Precio, esta va adherida en cada producto de acuerdo a lo que se ha
indicado en este Manual.
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 BULTOS DD
Este Tipo de Bulto se identifica con dos etiquetas: la Etiqueta N°2 (Etiqueta de Despacho a
Domicilio) y la Etiqueta de Precio. La ubicación de cada una de ellas, sería:
Etiqueta de Precio: Siempre y Cuando el
Bulto esté compuesto por un SKU y una
Unidad. De lo contrario, va adherido en
cada producto.
Etiqueta N°2 -Etiqueta DD Sector Superior
Derecho.
 UN SKU DD COMPUESTO POR MÁS DE UN BULTO
Este Tipo de Bulto se identifica con tres etiquetas: Etiqueta N°1 (ficha de producto), Etiqueta N°2
(Etiqueta de Despacho a Domicilio) y la Etiqueta de Precio. La ubicación de cada una de ellas, sería:
Etiqueta de Precio
Etiqueta N°1- Ficha de Producto: Se
ubica al lado de la Etiqueta con código de
Barra y en todos los bultos que componen
el SKU.
Etiqueta N°2 -Etiqueta DD: Sector
Superior Derecho, por el lado más angosto
de la caja.
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 BULTO EXHIBICIÓN
Este Tipo de Bulto se identifica sólo con la Etiqueta N°5 (Exhibición) de acuerdo a la siguiente figura:
Etiqueta N°5 -Etiqueta Exhibición Sector
Superior Derecho.
 BULTOS CONCESIONADOS.
Este Tipo de Bulto se identifica sólo con la Etiqueta N°6 (Concesión) de acuerdo a la siguiente figura:
Bulto Tipo Caja
Etiqueta N°6 Concesión: Sector Superior
Derecho. Por el lado más angosto de la caja
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66
Bulto Tipo Colgado
Etiqueta N°6 - Etiqueta Concesión Se ubica en el sector
superior de la primera prenda que conforma el Bulto.
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67
PASO N°5: TRATAMIENTO DE PALLET (OPTATIVO)
El objetivo de Trabajar con Pallet, es para disminuir los tiempos en la Recepción. Esto no implica que
realicemos los controles de calidad aleatoriamente.
Un tema a considerar es que para operar con pallet, se requiere que el proveedor trabaje con ASN.
Los Productos que pueden operar bajo este tratamiento, son:
ASPIRADORAS
CAMPANAS
ENFRIADORES DE AIRE
HERVIDORES
IMPRESORAS
LICUADORAS
MINI COMPONENTES
PC
SUBWOOFER
CALEFÓN
CENTRIFUGAS
ESCRITORIOS PC
HOME THEATER
JUGUETES
MICRO COMPONENTES
MOCHILAS
RADIOS
TV 14, 21, 29
CAMIÓN GOLIAT
DVD
ESTUFAS A GAS
HORNOS ELÉCTRICOS
LCD 19, 20, 22, 32, 40
MICROONDAS
MONITORES
RODADOS
VENTILADORES
El pallet autorizado por
hites es:
Pallets blanco corriente
de 1 x 1.20 mts.
Importante:
El Pallets debe estar en
buen estado.
Es decir, estos deben
llegar con sus 6 tacos y
su base
correspondiente.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
68
Armado de Pallet
El Pallet debe cumplir con los siguientes requisitos, dependiendo del Destino.
Es así, como tenemos:
PREDISTRIBUIDO
1) Altura máxima del pallets 1.40 mts.
2) Los productos no tienen que
sobresalir del pallets.
3) Un pallet es a una Sucursal de
Destino.
4) Un pallet es a “n” OC.
5) Cada Bulto que conforma el Pallet
debe venir con su respectivo LPN.
6) Los LPN deben estar ubicados hacia
afuera.
7) Hay que tener cuidado con el vacío
que se encuentra en el sector
interno del pallet, en el caso que lo
arme tipo corona.
ALMACENAJE
1) Altura máxima del pallets 1.40 mts.
2) Los productos no tienen que
sobresalir del pallets.
3) Un pallet es a un SKU
4) Se exige un LPN por pallet.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
69
Otras Consideraciones
1) Durante el proceso de recepción de mercadería, el recepcionista evaluará el estado de los
pallets.
Una vez terminado el proceso, emitirá una guía de despacho Hites, la cual contendrá la
cantidad de pallets en buenas condiciones para su posterior ingreso al Aplicativo Control
Pallet Proveedores. Si los pallets no se encuentran dentro de los estándares solicitados por
Hites, éstos serán devueltos de inmediato y el recepcionista gestionara el cambio por un
pallets Hites.
2) Una vez terminado el proceso de recepción el proveedor debe retirarse del CD, con su guía
de despacho respectiva y su comprobante de Salida de Pallets firmado por el Supervisor,
Recepcionista y por el transportista para certificar la entrega y devolución de los pallets.
3) Comercializadora S.A. (HITES) se reserva el derecho de entrega de pallets hasta la próxima
entrega del proveedor. Se le entrega al proveedor el comprobante de Entrada de Pallets
firmada por el Supervisor, Recepcionista y guardia quien cumple el rol de ministro de fe de
entrega de pallets desde el proveedor.
4) En caso de contingencia al proveedor se le entrega un Comprobante de Entrada y de Salida
de pallets manual.
5) El proveedor debe guardar el comprobante de pallet emitido por recepción hites, ya que
éste se le exigirá al momento de realizar el retiro de pallet.
6) Para retiro de Pallet, el proveedor debe solicitar hora de retiro a la casilla
SolicitudesdeCitasCD@hites.cl y en el asunto del mail debe indicar “Retiro de Pallet”.
PASO N°6: DOCUMENTOS TRIBUTARIO
Requerimientos para la confección de los Documentos Tributarios.
Hites dentro de las actividades que está realizando para mejorar la operación en la recepción de los
Documentos Tributarios, definió lo siguiente:
“Los valores de la Factura o Factura Electrónica, deben coincidir con los estipulados en la
orden de compra. Si existen diferencias, no debe ser superior a los $2.000.- con respecto a
los totales.”
Esta norma contempla los siguientes puntos:
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N
70
1.
2.
La Orden de Compra es el Documento clave para la validación de la tolerancia indicada.
En el caso de no cumplir con lo estipulado, se procederá a la devolución de la mercadería en
cualquiera de nuestras Sucursales (incluye Centro de Distribución).
De todas formas, les recordamos que el resto de las validaciones aún siguen presente y se detallan a
continuación:
1. La Fecha de Emisión del Documento debe ser del mismo mes en que efectivamente se entrega
la Mercadería
2. Sólo los primeros 5 días del mes (son días corridos, no hábiles), se recibe mercadería con
documentación tributaria del mes anterior, con fecha 21 al 30 o 31 dependiendo del mes
y además del horario de trabajo del Centro de Distribución o de la Sucursal.
Esta clausula corre para las emisiones de los documentos tributarios desde enero a Noviembre,
puesto que Diciembre debe ser rendido durante el mes.
3. La Facturación de los productos es al menos por código hites. No existe restricción en agregar
el código proveedor al Documento. (En el caso que no pueda ingresar el código hites en el
documento Tributario, pueden adjuntar un formato que se encuentra en el Manual de
Proveedores de hites, ver anexo)
4. Los Datos Comerciales que debe llevar el Documento Tributario son:
DATOS COMERCIALES
RUT
81.675.600-6
Razón Social
Comercializadora s.a.
Giro
Grandes Tiendas
Dirección
Moneda 970 4° Piso
5.
6.
7.
8.
El Documento Tributario no debe estar enmendada.
El Documento Tributario debe indicar el N° OC asociada.
El Documento Tributario está asociado solo a un Nº de OC vigente.
Se deben generar, al menos, tantos documentos tributarios, como sucursales de destino tenga una
OC.
9. Las cantidades facturadas deben ser igual o menor al pendiente de recepción de la OC relacionada.
10. El orden de los Documentos Tributarios para entregar en el Centros de Distribución es:
Primero por: Folio de la Orden de Compra (en forma ascendente)
Segundo: Folio del Documento Tributario (en forma ascendente)
Otro punto importante que hites definió y que rige en la misma fecha que la norma anterior, es la
siguiente:
Toda diferencia que ocurra entre lo facturado y lo recepcionado en cualquiera de nuestras dependencias
al igual que las devoluciones, ya sea debido a las discrepancias de Precio y/o en la cantidad está será
facturada por Comercializadora S.A.
Lo mismo sucederá con las devoluciones físicas de mercadería.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
71
Entrega de Documentos Tributarios en el CD.
Los Documentos Tributarios deben entregarse en el CD en Sobres Cerrados, por Tipo de Reparto.
Los Tipos de Reparto que manejamos son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mercadería Propia Predistribuida
Mercadería Propia Almacenaje
Mercadería tipo Despacho a Domicilio Vía Hites (DVH)
Mercadería tipo Despacho a Domicilio Directo Clientes
Mercadería Tipo Consignación Predistribuida
Mercadería Tipo Concesión Predistribuida.
En un sobre sólo puedo mezclar Documentos correspondientes a los Tipos de Reparto 1 y 2. El
resto, tiene que venir en sobres separados.
Ejemplo: Si entrega mercadería Predistribuida, Almacenaje y DVH, entonces debe entregar dos
sobres, el primero, contiene los documentos tributarios asociados a la mercadería que va
Predistribuida y almacenaje y el segundo, contiene todos los documentos tributarios asociados al
DVH.
Por otro lado, para el Tipo de Reparto N°3: DVH, el sobre
información:
debe adjuntar por fuera la siguiente
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
DATOS CORRESPONDIENTE A LA VENTA E INFORMADO POR
HITES
72
CAMPO
CORRESPONDE A…
FECHA VENTA
La Fecha de Venta del producto
N° TDA
Al código de la Tienda donde se efectuó la venta
GLOSA TIENDA
La descripción de la Tienda de donde se efectuó la
venta.
FECHA DESPACHO
La
Fecha
comprometida
con
el
cliente.
Para el caso de las ventas DVH, la fecha de entrega al
CD, equivale como máximo a 3 días calendario antes de
la fecha de compromiso de la Boleta.
ULTIMA FECHA
DESPACHO
N° BOLETA
N° CAJA
HORA BOLETA
La Fecha de emisión de Guía de despacho.
GLOSA DEPTO
CÓDIGO CORTO
SKU
CÓDIGO BARRA
GLOSA SKU
Al N° Boleta con que se efectuó la venta.
Al N° Caja donde se realizó la venta.
A la Hora que se efectuó la Boleta.
Al Código del Departamento Hites que pertenece la
mercadería.
A la Descripción del Departamento.
Al Código Corto Hites.
Al Código Largo Hites.
Al Código de barra de la Etiqueta Hites.
A la Descripción del artículo hites.
CANT
A la cantidad comprada por producto y Boleta.
PROVEEDOR
RAZÓN SOCIAL
SUC DE DESP.
GLOSA SUC DESPACHO
RUT CLIENTE
NOMBRE CLIENTE
RUT asociado al producto.
Razón Social asociado al producto.
Sucursal de Despacho de la Boleta.
Descripción Sucursal de Despacho.
Dato Cliente.
Dato Cliente.
DIRECCIÓN CLIENTE
Dato Cliente.
REFERENCIA
COMUNA CLIENTE
CIUDAD CLIENTE
FONO CLIENTE
Observación.
Dato Cliente.
Dato Cliente.
Dato Cliente.
PRECIO VENTA
Precio de Venta con que se vendió el producto.
CODIGO DEPTO
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
73
Precio de Costo a la fecha de venta del producto.
N°GD
N° Guía de Despacho.
DATOS A
INGRESAR POR EL
PROVEEDOR Y
OBLIGATPORIOS
PARA ENVIAR
MERCADERÍA AL
CD
COSTO DE REPOSICION
FECHA CITA
N° DOC TRIBUTARIO
LLENAD
O HITES
TIPO DOC TRIBUTARIO
A la fecha que tiene reservada para entregar mercadería
en el CD
Formato DD/MM/AAAA
Al N° Doc Tributario asociado a la entrega del producto
Al tipo de documento asociado al folio
RECEPCIÓN
(OK/NC/CC/NV/EC)
(*) La Información adjunta al sobre debe venir en forma horizontal y no vertical como se muestra en
el documento (esto es por la falta de espacio).
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
74
Excepción: Despacho a Domicilio Directo a Cliente
Una vez despachada la mercadería al cliente se dispone a facturarnos la entrega, (factura
electrónica o factura) las que deben cumplir con los siguientes requerimientos:
1. Un Documento Tributario (Factura o Factura Electrónica) es a una OC.
2.
Un Documento Tributario (Factura o Factura Electrónica) es a una o más Guías de Despacho
Hites.
3.
Un Documento Tributario (Factura o Factura Electrónica) es a un o mas “Documentos
Tributarios” con que despachó la mercadería al cliente.
4.
En algunos casos sabemos que es el mismo (factura), pero para los que no son, requerimos una
copia de este documento interno que avala el despacho de la mercadería.
Esto es con el fin de corroborar la fecha del despacho al cliente final y medirla contra la fecha
de compromiso.
Asegúrese que estos folios sean exactamente los mismos que fueron enviados a
pablo.diaz@hites.cl dado que es parte de las exigencias para dar pago a una Factura.
La Documentación Tributaria debe entregarse a hites en un plazo no superior a los 3 días
hábiles desde que se recibió conforme la mercadería el cliente final. No olvidar, toda la
normativa que se encuentra detallada en el punto: Requerimientos para la confección de los
Documentos Tributarios.
5.
Asegúrese que el Documento Interno que avala su despacho y cuya copia deja en hites, debe
contar con :
-
Nombre Completo de quien recibió la mercadería
-
RUT de quien recibió la mercadería
-
Firma de quien recibió la mercadería
-
Fecha que se recibió la mercadería.
(Los datos anteriormente mencionados no deben pisar la información pre-impresa por orden de
contraloría)
Chequeado que estos puntos se cumplan en sus dependencias, se ordenan los Documentos de la
siguiente forma dentro del Sobre:
1. Factura o Factura Electrónica en forma ascendente
2.
Documento Tributario que respalda el viaje en forma ascendente por cada Factura.
Una vez que se haya terminado los puntos anteriores y antes de hacer entrega de los documentos
tributarios en el CD, debe enviar el detalle de las ventas a facturar a ana.gallegos@hites.cl, con copia
a pablo.diaz@hites.cl.
Este detalle consiste en:
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
75
FECHA VENTA
La Fecha de Venta del producto
N° TDA
Al código de la Tienda donde se efectuó la
venta
GLOSA TIENDA
La descripción de la Tienda de donde se
efectuó la venta
FECHA
DESPACHO
La Fecha comprometida con el cliente.
Para el caso de las ventas DVH, la fecha
compromiso al CD, equivale a 3 días
calendario antes que esta
N° BOLETA
Al N° Boleta con que se efectuó la venta
N° CAJA
Al N° Caja donde se realizó la venta
HORA BOLETA
A la Hora que se efectuó la Boleta
CÓDIGO CORTO
Al Código Corto Hites
SKU
Al Código Largo Hites
CÓDIGO BARRA
Al Código de barra de la Etiqueta Hites
GLOSA SKU
A la Descripción del artículo hites
CANT
A la cantidad comprada por producto y
Boleta
PROVEEDOR
RUT asociado al producto
RAZÓN SOCIAL
Razón Social asociado al producto
SUC DE DESP.
Sucursal de Despacho de la Boleta
RUT CLIENTE
Dato Cliente
NOMBRE CLIENTE
Dato Cliente
DIRECCIÓN
CLIENTE
Dato Cliente
REFERENCIA
Observación
COMUNA
CLIENTE
CIUDAD CLIENTE
Dato Cliente
FONO CLIENTE
Dato Cliente
PRECIO VENTA
Precio de Venta con que se vendió el
producto
N°
GD
N° Guía de Despacho
FECHA CITA
A la fecha con que fue firmada finalmente
el Documento Tributario
N° DOC
TRIBUTARIO
Al N° Doc Tributario asociado a la entrega
del producto
DATOS A
INGRESAR
POR EL
PROVEEDO
R
EQUIVALEN
TES A LA
ENTREGA
DEL
PRODUCTO
AL CLIENTE
FINAL
DATOS CORRESPONDIENTE A LA VENTA E INFORMADO POR HITES
CAMPO CORRESPONDE
A…
Dato Cliente
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
DATOS
EQUIVALENTES A LA
FACTURACIÓN
76
TIPO DOC
TRIBUTARIO
Al tipo de documento asociado al folio y a
la firma del cliente
N° DOC
TRIBUTARIO
Al N° Doc Tributario asociado a la entrega
del
producto.
En el caso que sea el mismo con que
entrega el producto al cliente final, debe
repetir este número.
TIPO DOC
TRIBUTARIO
Al tipo de documento asociado al folio
que entrega para pago de las entregas
IMPORTANTE
Si esta información no está al momento de hacer entrega de los documentos
tributarios, no es posible Recepcionarlos.
Como también si los datos no cuadran, tampoco se puede efectuar el proceso
de pago
Este formulario además, debe ir adjunto por fuera del sobre dónde van los documentos Tributarios,
los cuales deben entregarse en
LUGAR
Centro de
Bodega Z
DIRECCIÓN
COMUNA
CIUDAD
CONTACTO
HORARIO DE ATENCIÓN
Puerto Madero #9710
Pudahuel
Santiago
Ana Gallegos
Lunes a Viernes
09:00 hrs a 13:00 hrs
14:30 hrs a 17:30 hrs
Ana.gallegos@hites.cl
e-mail
Distribución
–
Al Momento de Recepcionar los documentos tributarios en el CD, se verifica lo siguiente:
1. Visualmente cumplan con los requerimientos previamente establecidos. Estos son: fecha, datos
propios del documento, si está enmendada, etc.
2.
Todos los documentos descritos en el formulario se encuentren en perfectas condiciones.
3.
N° OC estén vigentes.
Si estos tres puntos se cumplen, se entrega una de las copias del formulario timbrada, a la espera
del ingreso de los documentos en nuestro sistema.
Si los documentos cumplen con todas las especificaciones, las copias de los documentos tributarios
serán entregadas en la recepción de documentos siguienteManual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
77
Si los Documentos tienen alguna diferencia al momento de ingresarlo al sistema:
1. Se informará vía mail al responsable por proveedor, los documentos que no fueron aceptados
para que los venga a retirar a la brevedad.
2.
Al Momento de retirarlos, se les adjuntará un formulario con el motivo del rechazo.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
78
Excepción: Concesión.
Si y solo si despacha Mercadería al Centro de Distribución Tipo Concesión, los documentos tributarios deben venir con el siguiente formulario adjunto
fuera del sobre:
LLENADO PROVEEDOR
SOLICITUD CITA
RUT
Razón
Social
Suc Destino
(Descripción)
Bulto
(n/m)
Cód.
hites
DESPUES CITA
Descripción
hites
Cantidad (u)
Día Agenda
LLENADO LLEN
PROVEEDO ADO
R DOC
HITE
TRIBUTARI
S
O
Folio
Tipo Doc.
(GUI/EGUI)
El orden de la planilla es:
1° Folio (ascendente)
2° Tipo Documento, ya sea, Guía (GUI) o Guía Electrónica (EGUI) (ascendente)
3° Bulto donde n corresponde al N° Bulto y M el total de Bultos.
3° Código hites (ascendente)
Importante:
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
M3
79
El archivo con el sector “solicitud cita” se utiliza sólo para la pedir hora en el CD.
El resto del archivo, a excepción del llenado de hites, se necesita hasta una hora antes de la hora agendada.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
80
PASO N°7: ENVÍO DE ARCHIVO ASN AL CD Y CONFIRMACIÓN DE LA “CITA”
Para relacionar la Etiqueta del Código de Barra con el despacho, es necesario e imprescindible que
con 8 horas hábiles de anticipación, se informe a la casilla:
ArchivoASN@hites.cl el siguiente
Archivo:
Cuyas características son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Archivo es de Tipo Excel (con extensión .xls)
Nombre del Archivo es: ASN_RRRRRRRRRR_DD_MM_AAAA_NN.xls
Donde:
ASN
→ Fijo “ASN”
_
→ Guión Bajo.
RRRRRRRR
→ Corresponde al RUT Proveedor sin Dígito Verificador
_
→ Guión Bajo.
DD
→ Corresponde al Día de Despacho
_
→ Guión Bajo
MM
→ Corresponde al Mes de despacho
_
→ Guión Bajo
AAAA
→ Corresponde al Año de despacho.
_
→ Guión Bajo.
NN
→ N° Archivo
Estructura del archivo. Debe contar con 10 campos. (10 columnas) Sin título.
El Número de filas por archivo es de 9999.
La orden de compra debe existir en el AS400.
La orden de compra debe estar vigente.
El campo de la orden de compra debe ser numérico.
El campo N° LPN, es numérico y de largo 18 dígitos.
Cantidad bulteada debe ser un valor numérico
Cantidad bulteada debe ser un valor entero.
Cantidad bulteada debe ser mayor a cero.
Debe existir cantidad pendiente de carga para la cantidad y artículo que se está informando.
Si la sucursal de destino es un centro de distribución o sucursal con atributo bodega, se debe
aceptar solo un SKU con cantidad “n” por LPN.
Un LPN está asociado a más de un SKU con cantidad “n”, en el caso que la sucursal de
destino sea una tienda.
Todos los SKU informados en el archivo deben estar con estado Activo.
Un LPN debe estar asociado a SOLO a un Documento Tributario y una Orden de Compra.
Un LPN debe estar asociado a un solo departamento.
Un LPN debe estar asociado a un solo tipo de flujo.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N
81
19.
20.
21.
22.
23.
24.
Un LPN solo debe estar asociado a una sucursal de destino.
El Campo N° de Documento, debe ser numérico, entero y mayor que cero.
El N° Documento es único por Tipo de Documento. Esto quiere decir, que no es posible
Recepcionar un folio que antes ingresó a Hites (Es importante considerar que para la salida se
deben ingresar todos los N° Folios de Documentos Tributarios ingresados en los últimos
años, mas el tipo, para precisamente validar que no envíe el proveedor un documento ya
recibido en hites)
El número de bulto (LPN) No debe haber sido recepcionado en WMOS. (Se debe considerar
dentro de las tablas que los LPN recepcionados y los posibles por Recepcionar)
Los Tipos de Documentos son:
Tipo de
Documento
Sigla Archivo
Factura
Factura Electrónica
Guía
Guía Electrónica
FAC
EFAC
GUI
EGUI
El archivo se debe enviar para todos los despachos que no hayan sido previamente cargados
por sistema b2b logístico y los de Tipo DVH.
Una vez enviado el archivo, a la casilla informada, se confirma si esta cumple con todas las
validaciones anteriormente explicadas. Si el resultado es positivo, se confirma vía mail el
despacho del día siguiente.
SI NO EXISTE ESTA CONFIRMACIÓN, NO EXISTE CERTEZA EN LA RECEPCIÓN DE LA
MERCADERÍA.
PASO Nº 8: CARGA DE VEHÍCULO
La Carga del Vehículo debe seguir las siguientes consideraciones:
1.
2.
3.
4.
El Vehículo debe contar con descarga trasera, no lateral.
El Vehículo debe ser cerrado. “No se aceptan camiones o ramplas abiertas tapados con toldos
de lona o plásticos, así como también aquellos cerrados por toldos de lona a los costados”.
El orden de la Carga, es mirando la estiba de atrás para adelante (Desde la cola hacia la cabina
del camión) de la siguiente forma:
Primero por: N° Orden de Compra (mayor a menor)
Segundo: Agrupada por sucursal de destino, Cargando lo que va al centro de distribución
hacia atrás.
Si en la carga va mercadería destinada a un cliente (Despacho a Domicilio Vía hites) entonces la
carga sería:
Primero lo que va dirigido a almacenaje
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
82
5.
6.
7.
Segundo lo que va predistribuido, tomando la regla anterior
Tercero lo correspondiente a Despacho a Domicilio Vía hites.
Para el caso de los Bultos que no sean colgado deben ser puestos de tal manera que al
momento de descargar se visualice el Rótulo, esto a fin de agilizar la descarga por parte de los
operarios y la distribución posterior a las tiendas.
Para el caso de los Bultos que son colgados estas deben ordenarse de tal manera que todos los
Rótulos vayan hacia el mismo lado, de manera que para el funcionario de Hites sea más fácil la
revisión y la operación.
Dado que la descarga es responsabilidad del proveedor, se necesita que de acuerdo al tipo de
producto y el departamento que pertenezca, se envíe la cantidad de Peonetas indicado.
CATEGORÍA DE
PRODUCTO
Nº DE BULTOS
51-100
101-200
MAS DE 200
Bebidas y Gourmet
1
2
4
4
Calzado
1
2
4
4
Camping (Outdoors)
1
2
4
4
Colchonería
2
3
4
4
Cuidado Personal
1
2
4
4
Electrodomésticos
1
2
4
4
Electrónica
1
2
4
4
Instrumentos Musicales
1
2
4
4
Juguetería y Video Juegos
1
2
4
4
Línea Blanca y Climatización
2
3
4
5
Mueblería
2
3
4
4
5.
En la Figura se muestra el número de Peonetas que se necesita por categoría de productos
y número de bultos del despacho.
Para aquellos productos que no se muestran en este cuadro, se requieren 2 peonetas cada
200 bultos.
En el caso que la carga en el interior del vehículo sea menor a la capacidad real del camión
completo, tome las precauciones del caso de manera de evitar daño o desorden de la
mercadería durante el viaje. Se recomienda amarrarlos, en especial los muebles y lo que es
menaje o cualquier artículo delicado.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
Nº PEONETAS
1-50
83
V.
A.
RECEPCIÓN EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
NORMAS EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
Para poder tener un buen funcionamiento, es importante que se cumplan los siguientes principios
en el Centro de Distribución:
1.
Todo Proveedor que ingrese al CD debe estar previamente agendado. NO SE ACEPTAN
SOLICITUDES CUYA ENTREGA SEA PARA EL MISMO DIA QUE SE EFECTUE LA SOLICITUD DE
CITA.
2. Deberá respetar la información agendada (unidades, bultos, camiones y documentos)
3. La Mercadería deberá estar preparada de acuerdo a lo indicado en este Manual.
4. Las Radios del transporte deben estar apagadas.
5. Tanto los Peonetas como los Choferes no deben andar con artefactos de electrónica menor,
como por ejemplo: MP3 – MP4.
6. Tanto los Peonetas como los Choferes (siempre que este último participe de la operación)
deben tener una ordenada presentación personal. Esto implica el uso de zapatos de seguridad
de carácter obligatorio.
7. Los vehículos del proveedor deben permanecer en la zona de estacionamiento, en espera de la
descarga de la mercadería.
8. El personal del proveedor debe permanecer en sus camiones en espera de la descarga de la
mercadería.
9. Si el Transporte del proveedor no llega a la hora previamente agendada en hites, pierde su
hora.
10. El Centro de Distribución se reserva el derecho de rechazar una entrega si la mercadería no
cumple con las normas y procedimientos estipulados en este Manual.
11. El Transporte del proveedor deberá abandonar las instalaciones del Centro de Distribución una
vez finalizada la recepción. Las puertas traseras del vehículo deben ir abiertas.
12. El sello de seguridad en los camiones no es obligatorio en Hites, pero este debe llegar con las
puertas cerradas.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
84
Proceso de Recepción.
ESQUEMATIZACION PROCESO DE RECEPCION BODEGA Z: (PUERTO
MADERO # 9710 PUDAHUEL).
COLGADO
TRANSPORTABLE
SENSIBLE
S
D
BT
COLGADO
TRANSPORTABLE
SENSIBLE
C
ZONA
DE
ESTACIONAMIENTO
B
N
D
B
ZONA
DE
ESTACIONAMIENTO
D
PORTERÍA
A
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
85
Ingreso al Centro de Distribución - Estacionamiento
1. Todo proveedor que ingresa al centro de Distribución, su personal debe
contar con carné de identidad.
2. Al Ingreso del Centro de Distribución, se indica que el despacho es hacia
hites y se sitúa en la zona de despacho.
A
3. El Representante del Proveedor (ya sea Chofer o Peoneta) del vehículo se
baja y se dirige a la ventanilla para Entregar los Documentos Tributarios.
B
Entrega de Documentos – Entrega de Petos
4. El Responsable del Despacho por parte del Proveedor debe acercarse a la
oficina de Recepción según la hora agendada previamente, donde
entregará los documentos tributarios, ordenados de acuerdo a lo indicado
en este manual. (Esta es la referencia para medir al proveedor con respecto
a la Cita)
5. Una vez entregada la documentación, y validada por hites, se indica al
proveedor que se sitúe en el andén asignado para la recepción.
6. Verificado el andén, el Transportista debe dirigirse al andén 16 para
entrega de peto definitivo. Previo registro, seguridad Hites administrará y
entregará indumentaria a transportista V/S Cedula de identidad
C
Ubicación del Vehículo en el Andén
7. Los Camiones se ubican en el andén de descarga previa autorización de los
encargados de recepción.
8. La aproximación a la puerta debe ser en retroceso, donde el punto de
detención debe permitir abrir las puertas del vehículo.
9. En la ejecución de las maniobras de entrada y salida, deben utilizarse
correctamente las señalizaciones de tránsito.
D
Descarga
D
10. El personal del Proveedor debe realizar la descarga.
11. Se deberá dejar ordenada la mercadería donde se le indique, con el Rótulo
de bulto a la vista, para facilitar la operación en la recepción. Está
estrictamente prohibido dejar mercadería en lugares no autorizados por
hites, es causal de devolución.
12. Para el caso de los Bultos colgados, el proveedor deberá colocarlos en el
troller.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
86
13. Para el caso de los sku que se conforman por más de un Bulto, la descarga
es por sku completos. No debe falta complemento, de lo contrario es
causal de devolución.
14. El recepcionista chequeará la cantidad y el estado de los bultos entregados
v/s la documentación visada previamente.
15. Si la recepción está conforme, el responsable del proveedor deberá esperar
la entrega de su documentación.
16. Si la recepción tiene discrepancias, Se Emitirá guía de despacho por
devolución con previo chequeo de guardia Hites.
Retiro del Centro de Distribución
C
A
17. Con la(s) copia(s) de los Documento(s) Tributario(s) timbrado(s), el personal
del proveedor se puede retirar.
18. Inmediatamente, el Proveedor (Transporte +Personal) se dirigirá a la salida
del recinto. A no ser que exista una excepción y que sea validado por
personal Hites.
19. Previo registro Transportista entrega peto en portería principal contra
entrega de su Carné de Identidad. y retiro del recinto.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
87
Modelo Documento Comprobante de Recepción
Para los efectos, contables financieros y respaldo de lo efectivamente recepcionado en sus entregas,
se deben considerar el siguiente documento de respaldo, ya sea para recepciones realizadas
conformes o con diferencias, se deben considerar el siguiente formato:
Documento que debe ser firmado por el transportista como muestra de Fe de lo efectivamente
recepcionado.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
88
PROCEDIMIENTOS: AUDITORIA-DEVOLUCIÓN-CONTROL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA BÁSICA
En una primera etapa a fin de garantizar el fiel cumplimiento a las exigencias del manual de
proveedores por parte de los proveedores que despachen a Hites, se han medido varios ítem tanto
en la parte administrativa como operativa, en donde dichas anomalías han sido informadas a
ustedes por Subgerencia de Desarrollo Logístico vía mail, adjuntando los respaldos necesarios que
la avalen, sean fotografías, etc. Esto con la finalidad de transparentar la relación entre Proveedor /
Hites
PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN
En caso de existir discrepancias, o faltas a cualquier exigencia del manual de proveedores, Hites
aplicara el procedimiento de devoluciones. La medición se aplicara tanto a la parte administrativa
como a la parte operativa. Toda devolución será informada a los proveedores por Subgerencia de
Desarrollo Logístico enviando los antecedentes que la avalen. Esto como una forma de crear un
mayor lazo de confianza entre ambas partes, transparentar la situación y obviamente dar solución.
La fecha de comienzo de dicho procedimiento de carácter formal es a partir del 29 de Septiembre
del presente en donde se medirán 33 ítems.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CALIDAD
A fin de garantizar la calidad de los productos entregados en CD y así cumplir con el plan de
compras sin mayor problema, minimizando los riesgos de rechazos de tiendas y de clientes por
productos dañados o en mal estado, Hites a creado el área de Control de Calidad, dependiente de
la Subgerencia de Operaciones. Existen 4 procedimientos de Calidad:
Control de Calidad para Mueblería y Colchonería.
Control de Calidad para Línea Blanca y Climatización.
Control de Calidad para Vestuario.
Control de Calidad para el resto de los proveedores.
En caso de que algún proveedor quiera conocer con más detalle el criterio Hites de Control de
Calidad o bien reunirse con los involucrados, deberá contactar a cualquiera de los contactos
presentados en los anexos.
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
89
PROVEEDORES NACIONALES
ANEXOS
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
90
VI. ANEXO Nº 1: DETALLE DE POSICIÓN ETIQUETA DE
PRECIO Y HAN TAG EN PRODUCTOS DE VESTUARIO
UBICACIÓN
TIPO DE PRODUCTOS
MANGA IZQUIERDA
-
COLGADO
-
DOBLADO
PRETINA DERECHA
HACIA FUERA
CUELLO
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
Abrigos
Ambos
Blusas
Conjuntos
Conjuntos de
lencería
Chaquetas
Impermeables
Parkas
Trajes
Trajes de
Baño
Vestidos
Otros
Similares
- Bermudas
- Calzón
colgado.
- Faldas
- Jardinera
- Jeans
- Pantalones
- Short
- Camisas
- similares
91
VII. ANEXO Nº 2: FORMATO DE PAREO DE CODIGOS
PARA ADJUNTAR A FACTURA EN CASO QUE NO
PUEDAN INCLUIR CODIGOS DE PRODUCTOS DE HITES
EN DOCUMENTO.
hites
Formato Pareo de Códigos Documento
Tributario
RAZON
SOCIAL
N°
FACTURA
RUT
CÓDIGO
HITES
CÓDIGO
PROVEEDOR
DESCRIPCIÓN HITES
TOTAL
UNIDAD
PRECIO
UNITARIO
Los códigos hites deben ir
de acuerdo al orden que
se muestra en la OC.
NETO
IVA
TOTAL
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
VALOR
TOTAL
92
VIII. ANEXO Nº 3: FICHA PARA APROBACION DE
ETIQUETA DE PRECIO.
SUBGERENCIA CONTROL Y GESTION LOGISTICO
ENTREGA CONFORME DE MUESTRA PARA VALIDACIÓN DE ETIQUETA DE PRECIO.
MUESTRA ETIQUETA DE
PRECIO
INGRESO OBLIGATORIO POR PARTE DEL PROVEEDOR
RAZON SOCIAL PROVEEDOR
RUT PROVEEDOR
TIPO ETIQUETA
FECHA ENTREGA O ENVIO DE LA
MUESTRA
RESPONSABLE EMISOR DE ETIQUETA
CARGO
RUT
TELEFONO
MAIL
FIRMA
INGRESO POR SUB GCIA DESARROLLO LOGISTICO PROVEEDORES
FECHA RECIBO DE LA MUESTRA
FECHA REVISIÓN DE LA MUESTRA
ACEPTADA
RECHAZADA
MOTIVO
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
93
IX. ANEXO Nº 4: FICHA DE PROVEEDORES
PROVEEDORES NACIONALES:
FORMULARIO DATOS RESPONSABLE Y
COLABORADORES
I. DATOS GENERALES
RAZÓN SOCIAL
RUT
DIRECCIÓN
COMUNA
CIUDAD
TELÉFONO
FAX
II. CONTACTOS ÁREA FINANZAS: Responsable(s) de Revisar temas financieros con hites
Responsable Principal
NOMBRE
RUT
DIRECCIÓN
COMUNA
CIUDAD
CARGO
EMAIL
TELÉFONO
FAX
FIRMA
Responsable Subrogante
NOMBRE
RUT
DIRECCIÓN
COMUNA
CIUDAD
CARGO
EMAIL
TELÉFONO
FAX
FIRMA
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
94
III. RESPONSABLE DESPACHO PROVEEDOR: Persona Natural responsable del despacho que se materialice
en hites.
Responsable Principal
NOMBRE
RUT
DIRECCIÓN
COMUNA
CIUDAD
CARGO
EMAIL
TELÉFONO
FAX
FIRMA
Responsable Subrogante
NOMBRE
RUT
DIRECCIÓN
COMUNA
CIUDAD
CARGO
EMAIL
TELÉFONO
FAX
FIRMA
IV. COLABORADORES DE DESPACHO PROVEEDOR: Corresponden a los Transportistas y Peonetas
autorizados por el proveedor para realizar despachos.
TRANSPORTISTAS
NOMBRE
RUT
TELÉFONO
FIRMA
RUT
TELÉFONO
FIRMA
PEONETAS
IMPORTANTE
NOMBRE
Manual de Operaciones CD Proveedores Nacionales –Versión N° 18 Confidencial
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1. Todos los campos de la ficha son obligatorios. En el caso que los “Colaboradores del Despacho”
sean externos, se pide informar una vez al mes los datos correspondientes a su empresa.
Si así y todo es imposible, al enviar esta ficha favor de indicar en el mail que los “Responsable
Despacho Proveedor” se hacen responsables de toda eventualidad sucedida en el CD.
2. La Ficha completa escaneada debe hacerse llegar a la subgerencia de Control y gestión logístico a
los mail de los asistentes logísticos:
claudio.pradel@hites.cl
, camilo.konig@hites.cl y
pablo.diaz@hites.cl.
Si no cuenta con escáner, favor de hacerla llegar a nombre del ejecutivo logístico de su cuenta a
Puerto Madero #9710, Pudahuel, Santiago.
4. Ante cualquier duda, comuníquese a cualquiera de los contactos detallados en el Anexo N°3.
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X.
ANEXO Nº 5: FICHA SOLICITUD CLAVE B2B
FICHA SOLICITUD CLAVE ACCESO AL B2B
DATOS DE LA EMPRESA
RAZON SOCIAL
RUT
DIRECCIÓN
COMUNA
CIUDAD
FONO 01
FONO 02
DATOS DEL SOLICITANTE
FECHA DE LA
SOLICITUD:
NOMBRES:
APELLIDOS:
RUT RESPONSABLE
EMAIL
FONO 01:
FONO 02:
Modulo Comercial
Modulo Financiero
PERFIL SOLICITADO:
Módulo Orden de Compra
Módulo Logístico
Otros (Detallar)
PROVEEDORE(S)
ASOCIADOS AL USUARIO:
(INGRESAR RUT Y RAZON SOCIAL)
USO EXCLUSIVO PERSONAL HITES
EJECUTIVO RECIBE SOLICITUD:
PM ADMINISTRADOR DE USUARIOS:
FECHA RECEPCIÓN SOLICITUD:
FECHA GENERACIÓN DE LA CLAVE:
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XI. ANEXO Nº 6: DD – TABLA DE DECISIONES
Todo proveedor que trabaje con Despacho a Domicilio ya sea, entregando al CD o bien al cliente
final, diariamente será evaluado por la Sub Gcia. de Desarrollo Logístico Proveedores de manera de
velar por el cliente.
La evaluación consistirá en revisar por un lado los N° atrasos y por otro los días involucrados en
dichos atrasos y en base a esto se aplicarán la siguiente Tabla de Decisiones:
POR TOTAL DE ATRASOS
N° ATRASOS
DECISIÓN
5
5 atrasos en total, envío de correo con amonestación dando las alertas
al proveedor.
10
Se incrementa en un 50% los plazos de entrega de los productos que
se encuentran con atraso.
30
Duplicar Plazos de entrega.
Reunión con el proveedor. (Por parte de hites, participan las áreas:
logística y comercial.
60
Desactivación de los códigos con atraso.
Con un 50% de los códigos activos en bodega virtual con atraso, se
desactiva el 100% de los códigos.
POR DIA DE ATRASOS
DIA DE ATRASO
(corrido NO hábiles)
DECISIÓN
3
Al menos una boleta con 3 días de atraso, envío de correo con
amonestación dando las alertas al proveedor.
10
Se incrementa en un 50% los plazos de entrega de los productos que se
encuentran con atraso.
Reunión con el proveedor. (Por parte de hites, participan las áreas:
logística y comercial.
15
Desactivación de los códigos con atraso.
Con un 50% de los códigos activos en bodega virtual con atraso, se
desactiva el 100% de los códigos.
La Evaluación consiste en lo siguiente:
1.
Se revisan las ventas con fecha de compromiso del día a evaluar.
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2.
3.
4.
Aquellas que no han sido entregadas, ya sea por que el proveedor no informó a tiempo por el
caso de DDC, o no ha sido recepcionado en el CD para el caso DVH, pasan a la categoría de
atrasos.
Los DDC se miden contra fecha de compromiso de la boleta y los DVH se mide contra fecha de
entrega al CD que equivale a 3 días antes de la fecha de compromiso de la boleta.
Las ventas que caen en la categoría de atrasos se pasan a la tabla de decisiones, que
dependiendo si es por cantidad o por día, es la decisión a trabajar.
Ejemplo, si Ud. tuviera solo 1 venta con atraso pero son 15 días de atraso, ese código se desactiva
de la caja para que no sea vendido.
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