3 - Aduana del Ecuador

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Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
Guayaquil, 18 de diciembre de 2012
PARA:
Sr. Econ. Pedro Xavier Cárdenas Moncayo
Director General
ASUNTO: COMUNICACIÓN DE RESULTADO FINAL, EVALUACIÓN
INTEGRAL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL 1 DE
NOVIEMBRE DE 2011 AL 31 DE OCTUBRE DE 2012
De mi consideración:
En uso de la facultad conferida en los artículos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, la Dirección Nacional de Auditoría Interna del Servicio
Nacional de Aduana del Ecuador, realizó la Evaluación Integral del Sistema de Control
Interno, actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Año 2012, con corte al
31 de octubre de este año y que fue aprobada por el señor Contralor General del Estado.
El propósito general de la evaluación fue determinar el grado de confiabilidad de los
controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e identificar
las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas para
mejorar su gestión y lograr los objetivos de la Institución.
La evaluación integral de control interno se realizó de acuerdo con las normas
ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de
septiembre de 2002.
El trabajo desarrollado consistió básicamente en evaluar los controles existentes en la
institución, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado y las "Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del
Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos
Públicos" emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en Registro Oficial 78 y Suplemento
87 de 1 y 14 de diciembre de 2009, respectivamente, el diseño, implantación,
mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno es
responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y
servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de proteger
los recursos públicos y alcanzar los objetivos de la entidad.
En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se exponen los
resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado:
AMBIENTE DE CONTROL
Itegridad
y valores éticos
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La entidad no cuenta con . un Código de Ética, aprobado por la máxima autoridad,
alineado a su misión y visión, que recoja las normas propias que perduren en el tiempo, y
que fijen los principios y valores éticos que deben regir la conducta de los servidores; los
que si bien han sido tomados como referente, y divulgados en la página web, no crean el
vínculo suficiente de los servidores, hacia un compromiso fuerte con la institución.
Al respecto, con memorando SENAE- DNA-2012-0807-M de 17 de agosto de 2012, la
Auditoría Interna solicitó información al Director Nacional de Talento Humano, quien
responde con memorando SENAE-DIB-2012-0275-M de 22 de agosto de 2012,
manifestando:
... En cuanto al avance del Código de Ética, el mismo se encuentra en un 95%..."
Si bien es cierto que los servidores, al ingresar al SENAE, reciben inducciones de las
diferentes direcciones, en donde se les señala los lineamientos a seguir, éstos se verían
más fortalecidos si se les incentivara el acatamiento del Código de Ética.
Por no contar con un código de ética, no se ha podido difundir ni incorporarlo a los
sistemas de evaluación en los procesos de reclutamiento y selección de personal, para
contribuir al buen uso de los recursos públicos y combate a la corrupción.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 200-01 Integridad y valores
éticos, lo que se debe a la falta de priorización del referido documento, lo cual produce
actitudes personalistas en los servidores, que no promueven el sentido de identidad con la
institución.
Acciones tomadas
Es de mencionar que mediante oficio 30093 DAI de 15 de noviembre de 2012, el
Contralor General del Estado acusa recibo de oficio SNTG-DES-2012-0472 de 7 de
noviembre de 2012, dirigido por el Secretario Nacional de Transparencia de Gestión,
quien le manifiesta que se encuentra implementando un proyecto para la construcción y
aprobación de un código de ética aplicado a las instituciones de la función ejecutiva, por
lo que solicita sea considerado en la presente acción de control. El Contralor responde
dicha petición indicando que ha impartido las instrucciones necesarias para que sea
atendido su requerimiento, lo que fue presentado como justificativo por el Analista de
Talento Humano.
al
Conclusión
La falta de asignación prioritaria para la elaboración de un código de ética, no ha
permitido que la entidad cuente con dicho documento que involucre a todos los
servidores hacia un objetivo común, en un marco de mística y vocación de servicio.
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Recomendación
Al Director Nacional de Talento Humano
1. Dispondrá que se culmine, apruebe y difunda el Código de Ética, con normas que
contribuyan al buen uso de los recursos públicos y al fomento de la cultura del control
interno.
Políticas y prácticas de talento humano
Se evidenció que la entidad cuenta con un número importante de servidores contratados,
que sobrepasa el porcentaje determinado en el artículo 58 de la LOSEP, debido a la
escasez de personal en la generalidad de los distritos; lo que afecta el ambiente de control
interno, dado que el personal contratado, en el que además, se invierte en capacitación, no
puede permanecer más de dos años en la entidad, en atención a la legislación vigente,
pues culminado dicho período, debe volverse a contratar personal nuevo.
orno ejemplo se cita la situación de varios distritos:
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Servidores contratados
Distrito
Total servidores
Tulcán
29
Huaquillas
Loja
Puerte Bolívar
Esmeraldas
Garantías Quito
Aforo físico Quito
Aforo documental Quito
Total Porcentaje
11
38
17
18
9
28
19
25
15
4
3
10
5
50
7
70
3
60
10
Regímenes Especiales Quito 5
7
68
25
Por más de 2 años
7
50
5
68
2
2
60
75
La escasez de personal obliga además a recargar al personal existente, con funciones
adicionales a las previstas para el cargo, incidiendo en la conducta laboral, y dificultando
las labores de supervisión y de seguimiento.
En informe técnico de planificación del talento humano remitido por la máxima autoridad
al Ministerio de Relaciones Laborales el 10 de abril de 2012 se planificó la contratación
de 60 servidores para cubrir las vacantes generadas en virtud del Decreto Ejecutivo 813,
y se plantea la creación de 301 partidas adicionales, para satisfacer las necesidades de
personal. Se menciona además la programación de concursos repartidos en tres procesos
en abril, julio y noviembre de 2012, para cubrir 160 partidas.
Adicionalmente en los contratos de servicios ocasionales, se observan los siguientes
textos:
•
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Cláusula tercera.- Descripción de actividades a desarrollar
"...en calidad de ... deberá cumplir las actividades descritas en el Manual de
descripción, Valoración y Clasificación de los Puestos del Servicio Nacional de Aduana
del Ecuador aprobado mediante Resolución N° MRL-2011-000155 de fecha 25de Mayo
de 2011 y las demás que le sean asignadas..."
Cláusula octava.- Excepciones:
"... No se le otorgará permiso para estudios regulares según lo determinado en el inciso
primero del artículo 33 de la citada norma..."
Al respecto, la Resolución invocada en la cláusula tercera no contiene la descripción de
las actividades o funciones de los puestos; mientras que la excepción de la cláusula
octava, se contrapone con su real objetivo direccionado 'a las o los servidores que laboren
en jornada especial', debido a errores en su elaboración, produciendo confusión y riesgo
de que sobrevengan reclamos posteriores.
Por último, no se ha se ha logrado cumplir con lo dispuesto en el artículo 64 de la
LOSEP, de cubrir la nómina con una cantidad de personas discapacitadas, de hasta el 4%
de su total, debido a una falta de política institucional en cuanto a la infraestructura
requerida para ciertos de estos casos, y otros aspectos relacionados con la inclusión
laboral de este sector de la población.
Todas las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 200-03 Políticas y
prácticas de talento humano.
Conclusiones
La necesidad de personal en los distritos a causa de la normativa vigente que obliga a las
entidades a emprender en procesos de reestructuración, optimización y racionalización
del talento humano, ha producido que se contrate personal que en ocasiones acceden a
partidas vacantes.
Los errores en el texto de los contratos producen confusión y riesgo de reclamos
laborales.
La ausencia de una política institucional referida a la inclusión de este sector en la vida
laboral, no ha permitido el cumplimiento de la exigencia legal.
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)
1
Recomendaciones
AL DIRECTOR NACIONAL DE TALENTO HUMANO
1
Continuará con la gestión de las correspondientes partidas presupuestarias a fin de
efectuar los concursos de oposición y mérito acorde a las disposiciones legales vigentes,
y se cumpla con el porcentaje de personal contratado que dispone la ley.
1
Dispondrá las modificaciones en el texto de los contratos por servicios ocasionales, a
fin de que se ajusten a las disposiciones legales vigentes.
4. Diseñará las políticas necesarias a fin de que el reclutamiento de personal con
capacidades reducidas sea contratado acorde a las disposiciones de ley.
)
Estructura organizativa
)
La entidad no posee un Manual de organización, en el que se asignen responsabilidades,
acciones y cargos, y se establezcan niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus
servidores.
)
El servidor encargado de Desarrollo Institucional dentro de la Dirección Nacional de
Talento Humano, en entrevista realizada el 29 de mayo de 2012, indicó que se manejan a
través de flujogramas, que indican el procedimiento para realizar las tareas asignadas a
cada servidor, por medio de acciones de personal emitidas en Guayaquil.
3
3
3
Con memorando SENAE- DNA-2012-0807-M de 17 de agosto de 2012, la Auditoría
Interna solicitó información relacionada, al Analista de Talento Humano, quien
responde mediante memorando SENAE-DIB-2012-0275-M de 22 de agosto de 2012, lo
siguiente:
3
3
3
... Respecto a este punto, vale indicar que dentro de los perfiles de puesto del SENAE
aprobado por el MRL., se detallan las funciones de manera general para cada uno de los
puestos; no obstante, no existe un manual de funciones en el que se detalle el proceso que
debe aplicar para realizar sus funciones, proyecto que sugerimos sea llevado a cabo por
la Jefatura de Mejora Continua de la Dirección de Mejora Continua y Tecnología de la
Información..."
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3
3
Dentro del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la entidad se
observan errores u omisiones, como se describe a continuación:
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Se han omitido los Organigramas de los Distritos de Puerto Bolívar y Tulcán.
En el acápite de Administrativo — Financiero de las Direcciones Distritales, dentro
del artículo 6, se han desarrollado las atribuciones y funciones, sin especificar los
productos, como ejemplo:
"...I) Elaborar la proforma presupuestaria de la Dirección Distrital.- m) Administrar y
controlar la gestión de permisos ocasionales, licencias, traslados administrativos
internos de los funcionarios del Distrito respectivo, excepto sobre el personal
responsable de atención al usuario y de soporte técnico..."
En las áreas Administrativo — Financiero y Secretaría General de los distritos, y en
la Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, entre
otras, se describen funciones, especificadas como productos, así:
Financiero:
Certificación de deuda pendiente con la institución.
RRHH:
Apoyo logístico para la gestión de talento humano.
Secretaría General:
Documentación y Archivo:
Certificación de actos administrativos y normativos de la institución en el ámbito de
su jurisdicción.
Custodio de archivo y supervisión del adecuado funcionamiento del Archivo
General.
Registro y control de préstamos de documentos.
Registro y control de información generada para atención de requerimientos de
usuarios y organismos de control.
Notificación:
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ADI. ANA
DEI.
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Registro y razón de notificación los actos administrativos generados por la
institución.
Registro y control de CDAs generados.
Registro y control de publicaciones en el Registro Oficial.
Sistemas de Información General:
Administración y mantenimiento de la página web y el portal de la institución.
En el punto 6.4.3.1.2 Estructura de las Direcciones Distritales, no se ha establecido
un área Administrativo Financiero para el Distrito de Cuenca; sin embargo, existe un
servidor en el Distrito que cumple con las funciones de Técnico en Garantías y
Cobranzas.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 200-04 Estructura organizativa.
Lo detallado deviene de una falta de cuidado en la elaboración de los documentos
institucionales y por falta de continuidad en la elaboración de un manual de funciones y
responsabilidades.
Conclusiones
La falta de un control de calidad apropiado en la elaboración del Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos, produjo que se deslizaran errores u omisiones en su
contenido.
La falta de un Manual de funciones no permite la asignación equitativa de labores, en
términos de su valor y del grado de responsabilidad.
Recomendaciones
Al Director General
Dispondrá a la Subdirección General de Gestión Institucional, la revisión y
actualización del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional.
Dispondrá a las Direcciones Nacionales de Talento Humano y Mejora Continua y
Tecnologías de la Información sean coordinadas las acciones tendientes a la creación de
un Manual de Funciones y Responsabilidades, complementario a la Estructura Orgánica,
estableciendo los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidores, que
contenga al menos: identificación del cargo; objetivo del cargo; funciones del cargo;
pypcedimientos relacionados; responsabilidades; preparación académica y experiencia.
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Coordinación de acciones organizacionales
El SENAE no cuenta con un Reglamento del Sistema Integral de Administración de
Recursos Humanos actualizado, que contenga disposiciones administrativas dirigidas a
normar la conducta de los servidores, y a comprometerse en la consecución de los
objetivos de la entidad; puesto que el reglamento existente fue elaborado en atención a la
LOSSCA, derogada tras la promulgación de la Ley Orgánica del Servicio Público.
El Director Nacional de Talento Humano, en memorando SENAE-DIB-2012-0275-M de
22 de agosto de 2012, mencionó lo siguiente:
"... En cuanto a las reformas al Reglamento Interno del Sistema Integral de
Administración de Recursos Humanos del SENAE, es importante señalar que tal proyecto
tiene un avance del 75%..."
Lo expuesto ratifica lo comentado, pues la falta de un reglamento interno, acorde con la
legislación actual, ocasiona que los servidores no tengan una guía para el normal
desenvolvimiento de sus actividades.
Además, no existen políticas claras de coordinación entre áreas interdependientes, lo que
se denota en el área jurídica de la Dirección Distrital de Cuenca, en que se evidenció lo
siguiente:
No cuenta con un registro automatizado de los procesos jurídicos a su cargo, y su
estado actual.
Carece de un archivo físico de los expedientes que maneja, los cuales permanecen en
cajas de cartón.
No existe acta de entrega - recepción entre el Abogado que fue desvinculado en
marzo de 2012, y el abogado entrante, ocasionando que no se conozcan los
procesos pendientes de resolver.
No envían a la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, el reporte mensual del
estado de los procesos.
La asignación del número de expediente es controlada en hojas simples, sin fijar un
responsable para cada expediente que se va iniciando, sean estos por Receptación
Aduanera, por Reclamo Administrativo, Coactivo, Contencioso, entre otros.
En memorando SENAE-DNJ-2012-0324 de 8 de noviembre de 2012, la Directora
Nacional Jurídica Aduanera manifestó:
...que las diferentes Direcciones disirilales no dependen administrativamente de la
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suscrita, y sus áreas jurídicas responden directamente ante cada Director Distrito!; la
supervisión se realiza mediante el contacto permanente con los abogados de los
diferentes
Lo antes expuesto evidencia la resistencia de las Direcciones Nacionales a
comprometerse con los problemas de los distritos, ocasionando que las actuaciones de los
servidores sea discrecional.
Las observaciones citadas en el presente comentario están relacionadas con la NCI
200-07 Coordinación de acciones organizacionales.
Conclusiones
La falta de un Reglamento del Sistema Integral de Administración de Recursos Humanos,
actualizado, no permite a los servidores conocer los lineamientos para el desempeño y
coordinación de sus actividades, de igual forma la falta de seguimiento y del sentido de
pertenencia con la entidad, producen un manejo disperso de la gestión, con criterios
individualistas, en las distintas áreas.
Recomendaciones
Al Director Nacional de Talento Humano
Dispondrá la actualización y difusión del Reglamento Interno del Sistema Integral de
Administración de Recursos Humanos, el mismo que debe estar acorde a la legislación
vigente.
Dispondrá que se soliciten a los responsables de los procesos de mayor relevancia,
señalen las dificultades enfrentadas en su área, y sugieran mecanismos de control,
mismos que deberán registrarse, compartirse con otros distritos, debatirse e
implementarse, en caso de ser viables.
9. Desplazará sus esfuerzos hacia la consecución de factores motivadores para que las
Direcciones Nacionales se compenetren con los problemas de los distritos y estudien
conjuntamente las soluciones, lo cual debe percibirse y reciprocarse.
EVALUACIÓN DEL RIESGO
En la herramienta Gobierno por Resultados (GPR), se observa que en las Direcciones
Nacionales y Distritales no se han incluido los riesgos ni las opciones de respuestas,
como procesos y acciones a implementarse ante la probabilidad de amenaza al
cumplimiento de los objetivos institucionales.
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El Director de Planificación y Control de Gestión Institucional, remite en memorando
SENAE-DPC-2012-0450-M de 30 de octubre de 2012, el mapa de riesgo, como reflejo de
la herramienta Gobierno por Resultados GPR, cuyo despliegue
"... terminó en Agosto de 2012 con la firma del Plan Anual Comprometido (PAC)...- , la
información del Plan de Mitigación de Riesgos no se encuentra ingresada..."
Mediante memorando SENAE-DNT-2012-0508-M de 13 de noviembre de 2012, el
Director Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información, manifestó:
"...En cuanto a la descripción de los riesgos potenciales detectados en las operaciones
realizadas en la dirección a su cargo, le manifiesto que dentro de la herramienta
informática gubernamental GPR (Gestión por Resultados) existe el registro de los
procesos de la Dirección a mi cargo, que permite identificar los que tengan problemas y
generar un plan de acción, tanto para llevar indicadores de procesos como para
establecer proyectos de mejora para los mismos; de esta manera los riesgos potenciales
son intrínsecamente identificados y mitigados..."
Dentro del plan anual comprometido que adjunta el Director Nacional de Mejora
Continua y Tecnología de la Información, no se contemplan los riesgos identificados, ni
se encuentra expresada la valoración del riesgo en la planeación de la administración de
los riesgos, a fin de reducir el efecto negativo y alertar a la entidad respecto de su
adaptación a los cambios, más aun cuando la reorganización interna, y; los nuevos
sistemas y tecnologías constituyen un riesgo potencial.
La Directora Nacional Jurídica Aduanera, mediante memorando SENAE-DNJ-2012-0324
de 8 de noviembre de 2012, manifestó:
"... Para mejorar la gestión jurídica en las Direcciones Distritales de Cuenca y
Huaquillas se ha procurado brindar el apoyo con abogados de la Dirección Nacional
Jurídica Aduanera, sin embargo, una solución a largo plazo implica necesariamente la
estructuración de departamentos jurídicos; ... Al respecto, la Subdirección General de
Gestión Institucional ha sido informada respecto a la importancia de este requerimiento,
obteniendo la apertura del caso, por lo que la atención dependerá de la disponibilidad
presupuestaria.- La Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, como proceso habilitante,
con función eminentemente adjetivo dentro de la estructura ..., podemos señalar como
riesgos potenciales, principalmente aquellos relacionados con el talento humano. Puesto
que la labor es intelectual, con un alto componente de experiencia..., la alta rotación y
desvinculaciones, resultan en un riesgo cuya mitigación escapa al alcance de la esta
Dirección; sin embargo, se ha realizado las gestiones pertinentes... para que se
d garrolle mecanismos que permitan mitigar estos riesgos..."
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De lo expresado por la Directora Nacional Jurídica Aduanera, y del análisis de la plantilla
del GPR 'Evaluación de Riesgos 2012', se desprende lo siguiente:
5
Este componente no se ha identificado en el PAC; sin embargo, en algunos
proyectos se ha configurado el riesgo "Falta de personal CAUSARÍA...", que no contempla una estrategia de gestión para su mitigación.
Dos de los riesgos identificados son similares; notando que la denominación del
riesgo no es un nombre concreto, como señala la Guía de llenado de la información
dentro de la herramienta GPR, confundiéndose con la descripción.
5
La información proporcionada para el análisis de la Evaluación del Riesgo de la entidad
es limitada, ya que no todas las áreas han identificado los factores a los cuales son
vulnerables, ni se han valorado en todos los casos dichos factores, debido a la
implementación de la herramienta Gobierno por Resultados (GPR), en plazos reducidos,
lo cual dificultó recopilar toda la información a nivel nacional, y realizar un análisis
completo sobre la identificación, valoración y respuesta al riesgo determinado por cada unidad administrativa.
5
.5
Las observaciones citadas están relacionadas con las NCI 300 Evaluación del riesgo,
300-01 Identificación de riesgos, 300-02 Plan de mitigación de riesgos, 300-03
Valoración de los riesgos, y 300-04 Respuesta al riesgo.
Conclusión
5
5
Los tiempos previstos para adecuarse a esta nueva concepción de gobierno por resultados,
ha ocasionado que no se hayan identificado con mejor precisión los riesgos, así como la
elaboración de un plan de mitigación con respuestas que ayuden a reducir o evitar los
riesgos.
5
5
Recomendaciones
Al Director de Planificación y control de Gestión Institucional
Reportará a la Dirección General los controles realizados continuamente en la
herramienta Gobierno por Resultados, en el que incluirá la elaboración de un plan de
mitigación para los riesgos identificados, disponiendo la aplicación de procedimientos
que aseguren el cumplimiento del proyecto y sus resultados.
Revisará y perfeccionará la matriz de riesgos institucional en la medida en que se
vaya analizando el comportamiento de los riesgos identificados.
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ACTIVIDADES DE CONTROL
Separación de funciones y rotación de labores
De la revisión pertinente en varias Direcciones Distritales, se observó en las acciones de
personal emitidas para asignar funciones adicionales a los servidores, en la casilla de
EXPLICACIÓN, un texto que invoca la norma de control interno derogada 140-02, corno
se describe a continuación:
"...EN SUJECIÓN A LO QUE ESTABLECE LA NORMA DE CONTROL INTERNO
QUE SON APLICADAS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR
PÚBLICO QUE SE ENCUENTRAN BAJO EL ÁMBITO DE COMPETENCIA DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO NORMA 140- 2, PÁRRAFO 4 DONDE
MENCIONA NINGUNA PERSONA DESEMPEÑARÁ SIMULTANEAMENTE MÁS DE
UN CARGO DE LA MISMA INSTITUCIÓN, EXCEPTO AL CARECER DE PERSONAL
SUFICIENTE. AL SERVIDOR ARRIBA INDICADO SE LE ASIGNAN ADEMAS DE SUS
FUNCIONES HABITUALES LAS FUNCIONES DE... EN EL ÁREA..."
Latacunga y Esmeraldas
Acción
Fecha de la Rige
de
acción
Desde
personal
3417
Puesto
Hasta
2011-08-09 2011-08-09 2011-09-02
Situación
propuesta
Funciones
Asignadas
Técnico Control de Zona Área Aforo
Operador Primaria/Aforo Universal
Cuenca
Acción de Fecha de la Rige
Personal acción
Desde
Puesto
Situación
propuesta
Funciones
Asignadas
Hasta
0079
2012-01-20 2012-01-20 no indica
Oficinista
Administrativo
Oficinista
Financiero
1179
2012-06-11 2012-06-11 2012-06-22 Oficinista
Administrativo Técnico
Operador
Financiero
1253
2012-06-22 2012-06-25 2012-07-20 Oficinista
Administrativo Técnico
Operador
Financiero
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DEL
ECUADOR
Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
Guayaquil, 18 de diciembre de 2012
Manta
Acción
Fecha de
de
acción
Personal
Rige
Puesto
Desde
Hasta
Situación
propuesta
Funciones
Asignadas
1554
2010-07-28 2010-07-30 no indica
Dirección de
Ténico Despacho y
Operador Control de Zona
Primaria
4265
2011-10-25 2011-10-26 no indica
Ténico Control de Zona
Operador Primaria/Aforo
Área Aforo
documental
0188
2012-01-23 2012-01-23 no indica
Ténico Control de Zona
Operador Primaria
Guardalmacén
Jefe
0402
2012-02-22 2012-02-23 2012-02-23
Control de Zona
Ténico
Primaria/Recepción Oficinista
Operador
Documental
Control de
Zona Primaria
Puerto Bolívar
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DE1,
1 ECUADOR
Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
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Acción
Fecha de
de
la acción
Personal
Rige
Puesto
Desde
Situación
Hasta
1195
2012-06-15 2012-06-15 2012-06-15
Técnico
Exportaciones
Operador
1195
2012-06-15 2012-06-15 2012-06-15
Técnico
Zona Primaria
Operador
1240
2012-06-21 2012-06-21 2012-06-22
Técnico
Zona Primaria
Operador
1080
2012-05-23 2012-05-23 2012-05-24
Jefe de
Técni co
.0
Documentación
i
Operador
y Archivo
0296
4391
3406
Regímenes
Técnico
Especiales y
Operador
Garantías
Regímenes
Técnico
2011-11-21 2011-11-28 2011-12-09
Especiales y
Operador
Garantías
Técnico
2011-08-05 2011-08-05 2011-08-05
Exportaciones
Operador
2012-02-07 2012-02-07 2012-02-17
Funciones
asignadas
Aforo
Universal
Ténico
Operador en
Regímenes
Especiales
Aforo
Universal
Técnico de
Gestión fr
cobranzas y
garantías 2
Exportaciones
Exportaciones
Aforo
Documental
Loja - Macará
Acción de Fecha de
personal Acción
0818
1050
Rige
Desde
Hasta
Puesto
Técnico
Operador
Técnico
2012-05-16 2012-05-17 2012-05-17
Operador
2012-03-28 2012-04-02 2012-04-13
.
Funciones
Situación
asignadas
Aforo
Física
Aforo
Física
Regímenes
Expeciales
Aforo
Documental
/anta
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ADUANA
DEI.
ECUADOR
5
5
Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
5
5
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Rige
Acción de
Personal
Fecha de
acción
Desde
0188
2012-01-23
2012-01-23 no indica
1050
2012-05-16 2012-05-17 2012-05-17
Hasta
Puesto
., Funciones
Situación
Asignadas
Técnico
Operador
Aforo
Físico
Regímenes
Especiales
Técnico
Operador
Aforo
Físico
Aforo
Documental
5
5
5
5
5
El referido texto hace referencia a una Norma de Control que no se encuentra vigente;
por haber sido derogada mediante las Normas de Control Interno, publicadas en el
registro oficial 87 de 14 de diciembre de 2009.
5
5
De forma complementaria a la asignación de funciones adicionales, mediante acciones de
personal, se evidenció en la Dirección Distrital de Puerto Bolívar, que el Director
Distrital asigna perfiles adicionales a través de un memorando dirigido al servidor,
refiriendo el "Manual Específico para la solicitud, asignación, creación y modificación
de perfiles operativos de usuarios internos", de septiembre de 2010, que consiste en
conceder los privilegios en el sistema, para el cumplimiento de las nuevas tareas, como se
detalla a continuación:
Servidor ausente
Servidor
por uno o más
reemplazante
días
Regímenes
especiales y Zona Exportaciones
Primaria
Por ingreso
inventarios
Exportaciones
bodegas al sistema
informático
Memorando
Fecha
DDP-0067
2012-04-04
DDP-0086
2012-04-13
DDP-0141
2012-05-28
Zona Primaria
Zona Primaria
DDP-0164
2012-06-14
Aforo Universal
Exportaciones
DDP-0167
2012-06-15
Zona Primaria
Zona Primaria
DDP-0174
2012-06-19
Exportaciones
DDP-0177
2012-06-21
Aforo Universal
Directora
Despacho
Zona Primaria
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5
5
5
5
5
5
Perfiles
adicionales
5
Zona Primaria
Zona Primaria
Regímenes
Especiales
Aforo
Regímenes
Especiales
Exportaciones
Aforo
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AD UA N A
DEL
ECUADOR
Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
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En el oficio de asignación se invoca lo referente a Políticas y consideraciones generales,
literal j), numeral 2 que señala: "Asignación de funciones adicionales dentro de la misma
dirección", mismo que se copia al Director Nacional de Talento Humano, y al analista
informático del distrito.
Esta asignación de funciones adicionales con perfiles adicionales, no se enmarca en la
rotación o intercambio de tareas, señalada en la NCI 401-01, como una práctica sana para
mejorar el ambiente de control, es decir trasladar una determinada actividad que realiza
un servidor, para que la desempeñe otro servidor, siempre y cuando no sea incompatible,
incrementando la carga de trabajo para los servidores, debido a la falta de personal
suficiente, ya que no existe en la entidad un plan o cronograma que defina los puestos en
donde sea necesario aplicar la rotación sistemática de labores, entre quienes desarrollan
funciones afines, sin afectar la segregación de responsabilidades de autorización,
ejecución, registro y custodia.
Adicionalmente se evidenció la falta de un guardalmacén en las Direcciones Distritales de
Esmeraldas (con bodega propia), y de Tulcán (sin bodega propia), siendo manejada la
mercancía retenida de terceros por un servidor con cargo de oficinista, para el caso de
Esmeraldas; y por 6 miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera, en el distrito de
Tulcán, que rotan cada uno, semanalmente, en una bodega provisional de 20 metros
cuadrados, que funciona en la planta baja del edificio que sirve de comedor y dormitorios
de estos servidores, bajo el mando del Director de la Zona 1 de la UVA, hasta que se
llena y es trasladada parte de la mercancía a las bodegas privadas de almacenamiento
temporal, como lo expresa el mencionado Director de Zona en memorando
SENAE-UVAT-2012-0900-M de 26 de agosto de 2012; debido a que no existen
procedimientos que esbocen y cuiden la separación de funciones incompatibles,
ocasionando en estos casos que un mismo servidor participa al menos en tres de ellas:
registro, custodia y control. Lo expuesto también está relacionado con la NCI 401-01,
antes mencionada.
Conclusión
La escasez de personal en los distritos, y la falta de procedimientos no permiten una
correcta asignación de tareas y responsabilidades, y por ende una adecuada rotación de
labores.
Recomendaciones
Al Director Nacional de Talento Humano
12. Diseñará y difundirá procedimientos para actuar en estos casos, cuidando de que los
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servidores solo puedan realizar funciones compatibles.
13.Circulará a los niveles de dirección y jefatura, solicitando que diseñen, como una
actividad de control, y de creerlo conveniente, la rotación de las tareas de los servidores
bajo su dependencia, entre funciones afines, de acuerdo a un plan, determinando el
período de aplicación.
Administración Financiera.- PRESUPUESTO
Control previo al devengado
El área Financiera no efectúa controles aleatorios sobre la existencia del proveedor y del
servicio que presta, como visitar el establecimiento comercial y confirmar su actividad
comercial y participación en los diferentes procesos de contratación a través de ínfima
cuantía, en base a la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública; observación que
guarda relación con la NCI 402-03 Control previo al devengado.
Lo expuesto se debe a la falta de rigor al momento de ejercer el control previo,
produciendo que no haya una total transparencia en el manejo de documentos, lo que
impide una leal competencia entre proveedores.
Conclusión
La falta de rigor al momento de ejercer el control previo, causa que no haya una total
transparencia en el manejo de documentos, impidiendo una leal competencia entre
proveedores.
Recomendación
A la Directora de Contratación Pública
14. Dispondrá la verificación aleatoria de los documentos presentados por los
proveedores registrados en los cuadros de cotizaciones, a fin de comprobar la existencia
física, ubicación y lugar, constatar números telefónicos, RUC, correos electrónicos, antes
y después de la invitación para participar en los procesos de ínfima cuantía.
Administración Financiera.- TESORERÍA
Verificación de los ingresos
Diariamente los servidores encargados proceden a la constatación de los ingresos
depositados en los diferentes bancos corresponsales, por concepto de recaudaciones, en el
módulo de liquidaciones manuales del sistema informático, a fin de verificar que todas las
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liquidaciones pagadas, se encuentren con estatus de confirmadas; no obstante, en los
reportes analizados de dicho módulo, se observó que liquidaciones generadas hasta el 20
de septiembre de 2012, por un total de 1 374 063,07 USD, se encuentran en estado de
habilitadas, esto es pendientes de pago, como se detalla a continuación:
Liquidaciones manuales en estado de habilitadas
Desde el 1 de noviembre del 2011 hasta el 20 de septiembre del 2012
Dirección Distrital
Tipo de
liquidación
Total por años
2011 2012
Quito
Suman
1 186 048,41
Importación
Exportación
Paquetes Postales
Multas
Rectificación de Tributos
Courier
Sala de Arribo
391 119,20
61 822,68
27 676,51
565 183,66
23 219,72
85 029,45
31 997,19
Tulcán
15 984,87
Multas
15 984,87
Esmeraldas
111 837,38
Importaciones
Multas
Rectificación de Tributos
550,83
396,00 110 494,55
396,00
Huaquillas
60 192,41
Importación
60 192 41
TOTAL
1 374 063,07
La Técnico en Cobranzas y Garantías, encargada del área Financiera del Distrito
Esmeraldas, mediante memorando SENAE-ADFE-2012-0123-M de 2 de agosto del 2012,
manifestó:
"...el Departamento Administrativo Financiero no ha sido informado ni notificado sobre
la creación de las liquidaciones manuales que se detallan en el oficio. Todas las
liquidaciones informadas a Financiero, se ha realizado la gestión de cobro, las mismas
que están en el sistema como confirmadas...".
Con memorando SENAE-AFFH-2012-0229-M de 2 de julio de 2012, el Técnico
Operador del distrito Huaquillas, responsable de la emisión de las liquidaciones
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Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
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manuales, manifestó:
"...Las liquidaciones antes detalladas, fueron ingresadas con el código 59
correspondiente a "importación", no necesariamente como tipo DAS; sino a trámites
originados por importaciones a consumo de licores, que deben ser declaradas al
Régimen 10, pero que el suscrito realizo un cálculo dando cumplimiento a lo dispuesto en
los Boletines SENAE, emitidos por la Dirección General de la SENAE y por ende se
generó una liquidación complementaria para cada uno de los refrendos, por cálculo del
ICE.- Las liquidaciones manuales complementarias de importación llevan atadas un
número de refrendo, mientras que las liquidaciones manuales por concepto de DAS, no
llevan atado ningún número de refrendo.- 1. En las declaraciones aduaneras a régimen
10 a consumo de las mercancías que declaren bebidas alcohólicas, el Agente de Aduana
declara en DAU "C", el impuesto a los consumos especiales ICE, que les corresponden
cancelar para este tipo de mercancías, pero al momento de liquidar el trámite el sistema
no lo calcula, citando 2 casos a continuación. 2. DAU's con refrendo 082-11-10-007775,
liquidación complementaria de importación (082-2012-59-000367) y
082-12-10-002815, liquidación complementaria de importación (082-2012-59-002625),
con canal de aforo documental, en las cuales se puede observar en la liquidación que el
Agente de Aduana genera la DAU "C", los tributos por concepto de ICE, pero que una
vez revisado el trámite por el área de Aforo Universal, el sistema no valida el ICE en la
liquidación final. 3. Por lo que los funcionarios responsables de la revisión de las
declaraciones que contengan mercancías de Bebidas Alcohólicas, en aplicación de la Ley
de Fomento Ambiental y Optimización de los Ingresos del Estado publicada en el
Registro Oficial N° 583 del 24/11/2011; y que en Boletín N° 51 SENAE del 05/03/2012,
indica que se realizara el cálculo mediante el uso del cuadro Excel adjunto, para
establecer el monto a pagar por los tributos ICE al consumo de bebidas alcohólicas por
ítem, es por esta manera que se debe generar una liquidación complementaria de
importación por este rubro y también relacionados con Boletines SENAE N° 2 del
03/01/2012; N° 38 del 15/02/2012; N° 51 del 05/03/2012; y Resolución N°
NAC-DGERCGC11-00461 del Servicio de Rentas Internas publicada en el Registro
Oficial N° 608 del 30/12/2011, indicando además que está metodología debe ser aplicada
de forma estandarizada para todos los Distritos del País...".
En tanto, el Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías responsable del área Financiera
del Distrito Huaquillas, en memorando SENAE-ADFH-2012-0080-M de 27 de junio del
2012, indicó:
...en base a la información registrada en el módulo de liquidaciones manuales del
sistema informático de la entidad, en que diariamente procedo a la constatación de los
ingresos depositados en los bancos corresponsales, por concepto de recaudaciones
generadas por Declaraciones Aduaneras Simplificadas DAS, multas, reliquidaciones,
tasas, a fin de verificar que todas las liquidaciones manuales pagadas en los Bancos, se
wntren con estatus de canceladas a fin de que el funcionario que las emitió pueda
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r
ADUANA
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ECUADOR
Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
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confirmadas (le dé el seguimiento pertinente).- En el módulo de las liquidaciones... que
se encuentran pendientes de pago, es decir permanecen en estado de "emitida".- Las
liquidaciones antes detalladas, frieron ingresadas con el código 59 correspondiente a
"importación", no necesariamente como tipo DAS; sino a trámites originados por
importaciones a consumo de licores, que deben ser declaradas al régimen 10, pero que el
funcionario de Aforo Universal, ..., realizó un cálculo y liquidación complementaria
atada a cada uno de los refrendos, por ajuste de liquidaciones...".
Lo expuesto se debe a que no ha existido una supervisión apropiada para detectar a nivel
nacional las declaraciones pendientes de recaudación, retardando su ingreso a las arcas
fiscales.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-04 Verificación de los
ingresos.
Conclusión
La falta de seguimiento en el sistema, por parte de un nivel de supervisión, ha ocasionado
que no se recauden con oportunidad, los valores por concepto de tributos y multas.
Recomendación
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
15. Dispondrá a los servidores responsables de las áreas Financieras de los distritos,
realizar las gestiones necesarias, a fin de proceder al cobro inmediato de los valores que
se mantienen pendientes en el módulo de liquidaciones manuales del sistema informático,
generando reportes e informando las novedades.
Medidas de protección de las recaudaciones
Los servidores de la Dirección de Despacho y Zona Primaria y los miembros de la
Unidad de Vigilancia Aduanera del distrito Tulcán, que durante el período sujeto a
análisis, han prestado servicios en los puntos de control del Puente de Rumichaca,
recaudan dinero en efectivo por concepto de tributos, los que mantienen en su poder
durante la jornada laboral, en canguros que portan atados a su cintura, sin adoptarse
mecanismos de seguridad, como guardar el dinero en la caja fuerte que existe en esa
oficina; posteriormente proceden a transportarlo sin seguridad hasta las oficinas del
Distrito, para entregarlo a la servidora del área Financiera, quien luego de la revisión
documental que respalda el efectivo receptado, efectúa el depósito en la entidad bancaria.
De no ser posible efectuar el depósito el mismo día, la responsable de Financiero guarda
el dinero en el archivador aéreo del departamento.
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ADUANA
DEl.
ECUADOR
Memorando Nro. SENAS-DNA-2012-1173-M
Guayaquil, 18 de diciembre de 2012
Cabe señalar que el servidor responsable lleva el dinero recaudado los fines de semana, a
su domicilio, manteniéndolo en su poder hasta entregarlo a la servidora de Financiero, el
siguiente día hábil.
El Inspector de Vigilancia Aduanera 2, encargado de efectuar la recaudación tributaria en
las oficinas del DAS de Tulcán, indicó:
...Una vez realizado el cálculo de tributos, el usuario firma el informe de aforo y se
recibe el dinero de la liquidación, entregándole el Declaración Aduanera Única —DAS
Rumichaca, con el status de PAGO AUTORIZADO.- Al final del turno se realiza el
reporte de recaudaciones y se entrega el dinero en el Departamento Financiero del
Distrito en la ciudad de Tulcán... para que sea depositado en el banco..." sic.
No se halló evidencia documental sobre disposición administrativa relacionada con la
utilización de la caja fuerte para guardar el efectivo recaudado y la necesidad de custodia
durante el traslado del efectivo.
De igual manera, miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera que laboran en el
Destacamento de Chacras de la Dirección Distrital Huaquillas, guardan el dinero en
efectivo recaudado, en el cajón bajo llave del archivador, sin utilizar una pequeña caja
fuerte asignada al área, por estar dañada. Al término de la jornada el servidor traslada el
dinero a su habitación, hasta el día siguiente en que es depositado en el Banco Pichincha
de la ciudad de Huaquillas, por el mismo personal de la UVA, utilizando el vehículo
destinado a patrullaj es.
La ausencia de claras disposiciones sobre el manejo y control del dinero en efectivo
recaudado en los distritos de Tulcán y Huaquillas, produce riesgo en la custodia y
transporte de las recaudaciones.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-05 Medidas de protección
de las recaudaciones
Conclusión
La falta de medios de seguridad corno cajas fuertes, e instrucciones apropiadas, ocasionan
una ineficiente custodia del dinero efectivo, expuesto a riesgo de pérdidas, en los distritos
de Tulcán y Huaquillas.
Recomendación
A los Directores Distritales
16. Dispondrán que se verifique el estado de las cajas fuertes, para que el dinero
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.ADUANA
DEIECUADOR
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permanezca guardado bajo llave hasta su traslado a las oficinas o dependencias bancarias,
procurando que éste sea con el acompañamiento de miembros de la empresa de
seguridad.
Pagos a beneficiarios
El 18 de enero de 2010, la ex jefe de Documentación y Archivo del distrito Tulcán,
solicitó autorización al Director Distrital para sacar copias con un proveedor externo que
brinda servicios de fotocopiado, para atender requerimiento urgente de la Fiscalía de
Pichincha, Unidad de Lavado de Activos, de copias certificadas de 483 trámites de
exportación.
El 28 de enero de 2010, el Gerente Distrital de Tulcán solicita a la unidad ejecutora en
Quito, la emisión de la certificación presupuestaria, lo que es insistido en diferentes
fechas, mediante correos electrónicos enviados por la ex Administrativa Financiera de
Tulcán; sin embargo, es recién el 24 de septiembre de 2010 que se emite certificación
presupuestaria por 600,00 USD con cargo a la partida 530299 para la reproducción de
documentos.
El 14 de octubre de 2010 se remite el trámite para el pago, a la Subdirección de Apoyo
Regional, Unidad Ejecutora para esa jurisdicción, mismo que es devuelto el 22 de octubre
de 2010 a la ex Administrativo Financiero, haciendo referencia a un valor de 372,00
USD, observando entre otros aspectos, la diferencia de tiempo entre la solicitud de la
Fiscalía, 16 de noviembre de 2009, y el pedido de autorización el 18 de de enero de 2010;
y el retraso de 8 meses en la emisión de la certificación presupuestaria.
La primera de las observaciones es justificada por el Director Distrital, dentro del proceso
investigativo de Asuntos Internos, al indicar que el oficio de la Fiscalía ingresa a la
Secretaría General de la Dirección General en Guayaquil, el 24 de noviembre de 2009, y
es derivado al Distrito Tulcán el 18 de diciembre de 2009, en que el Gerente ordena
buscar la información solicitada, lo que se culmina el 18 de enero de 2010; sin embargo
las gestiones posteriores para que se realice dicho pago, no han tenido resultados
favorables.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-09 Pagos a beneficiarios.
Los hechos narrados se originaron por la falta de voluntad para resolver los
incumplimientos de formalidades previo al pago, lo que no permite cumplir las
obligaciones con terceros, afectando la imagen de la entidad.
Conclusión
La falta de un nivel de supervisión sobre las unidades ejecutoras, no permite detectar y
da solución a obligaciones pendientes a proveedores de bienes o servicios, afectando el
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ADUANA
UCUADOR
Memorando Nro. SENAE-DNA-20112-1173-M
Guayaquil, 18 de diciembre de 2012
buen nombre de la entidad.
Recomendación
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
17. Dispondrá que se elabore un instructivo con disposiciones a los administrativos
financieros de las Unidades Ejecutoras para que se solicite reportes a los distritos de su
jurisdicción sobre las obligaciones pendientes, y se estudien las soluciones en conjunto,
para su cumplimiento.
Flujo de caja en la programación financiera
De la evaluación al área de Tesorería se evidenció la falta de un Flujo de Caja, acorde a lo
dispuesto en la NCI 403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera,
sobre lo cual el Tesorero expuso en memorando SENAE-JAC-2012-0600-M de 30 de
julio de 2012:
"...elaborar un Estado de Flujo de Caja para nuestra institución no procedía por las
siguientes razones: Pasamos a ser parte del Gobierno Central.- A partir del 01 de enero
del 2011, el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (antes Corporación Aduanera
Ecuatoriana), pasó a formar parte de las instituciones que pertenecen al Gobierno
Central, por lo cual, todo lo que tenga relación con los recursos de fuentes de ingresos
fiscales (Fuente 001), lo realiza el mismo Ministerio de Finanzas, por lo cual no se
realizan programaciones de los flujos de ingresos y gastos de esa fuente, en virtud de que
todas las obligaciones que serán canceladas por la dicha Fuente se encuentra
debidamente financiada a través del Presupuesto General del Estado.- Para el año 2012,
el SENAE se encuentra financiado en un 90% con ingresos de Fuente 001 y apenas un
10% con ingresos de Fuente 002, por lo cual resulta inaplicable el desarrollo de un
Estado de Flujo de Caja para evaluar únicamente un ingreso que equivale a dicha
proporción, entendiéndose que el financiamiento se encuentra claramente establecido y
el único problema de flujo de efectivo provendría de que el Gobierno Central no ha
enviado los recursos necesarios para atender las obligaciones.- Las reuniones que se
realizan semanalmente corresponden al análisis de prioridades del pago que se realiza
por parte de la Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos, por cuanto
es necesario analizar cuáles son las necesidades por criterio de vencimiento,
obligatoriedad y disponibilidad existente.-... En virtud de que el Servicio Nacional de
Aduana del Ecuador, solo maneja el flujo de ingresos provenientes de la Autogestión, y
al no mantener un flujo de ingreso por aporte de accionistas ni de financiamiento, el frujo
de ingreso que se maneja es únicamente el de Fuente 002.- Con fecha 02 de febrero del
2012, en reunión realizada en la Dirección Financiera Aduanera, se dispuso que todos
los ingresos recaudados por Fuente 002, sean destinados únicamente para cubrir los
• promisos generados por los contratos CUPIA y la Remodelación del Edificio de la
cr
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Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
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Dirección Distrital Guayaquil.- No existe herramienta informática para la elaboración
del Estado de Flujo de Caja.- El modelo conceptual del sistema de administración
financiera adoptado por las entidades que conforman el Gobierno Central, tiene como su
principal característica la centralización contable, la administración de la cuenta
corriente única, es decir, la centralización de los recursos públicos, la descentralización
presupuestaria, dirigida por el Ministerio de Finanzas, en el cual se emiten los políticas y
normas.- Este modelo organizacional agrupa la información utilizando una plataforma
tecnológica en WEB, que permite la generación de la información financiera automática
a través del registro de los hechos económicos en la etapa de ejecución presupuestaria,
obteniendo una contabilidad centralizada para todo el gobierno central, fundamentado
en los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental vigentes.- Por lo expuesto, el
eSigef, no contempla la posibilidad de cada entidad emita estados financieros, sino
únicamente información sobre los saldos de las cuentas que utiliza.- Cumplimiento
periódico y constante de las disponibilidades efectivas de fondos.- Pese a las
explicaciones realizadas con anterioridad se mantuvo la recomendación señalada, por lo
que esta Jefatura y la Dirección Financiera Aduanera continuaron realizando las
reuniones periódicas para realizar los controles debidos de las disponibilidades...-.
Lo expuesto por el servidor ratifica la observación en cuanto a la no utilización de la
herramienta flujo de caja para la programación financiera, lo cual no permite tener una
previsión sobre los fondos que la entidad obtendrá durante el ejercicio fiscal.
Conclusión
La entidad no utiliza para la elaboración de su programación financiera flujos de caja, lo
cual no le permite tener una previsión sobre los flujos de recursos que tendrá durante el
ejercicio fiscal.
Recomendación
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
18. Dispondrá la elaboración del flujo de caja para los recursos financieros que prevea la
entidad, a fin de que sirva como herramienta de programación financiera.
Control y custodia de garantías
En las Direcciones Distritales de Quito y Tulcán, los documentos originales de las
Garantías específicas, se encuentran anexados a cada uno de los expedientes que
ampararon su emisión; y custodiados en archivadores bajo llave, en un área común para
los servidores que efectúan tareas concernientes a las áreas de Aforo Documental y
Físico, Regímenes Especiales y Garantías, Despacho, Control de Zona Primaria,
,
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Exportaciones, Secretaria General y Archivo.
En la Dirección Distrital de Esmeraldas las garantías originales son archivadas por orden
de vencimiento en una carpeta que permanece en el escritorio de la servidora responsable
de Garantías y Regímenes Especiales.
El servidor responsable del área de Garantías, en Tulcán, en memorando
SENAE-REGT-2012-0065-M de 24 de septiembre del 2012, indicó:
"...Sobre la custodia y seguridad me permito indicar que las garantías aduaneras se
encuentran archivadas en el mueble de oficina designado para esta Unidad, que tiene
seguridades físicas como son: llave de cada uno de los compartimientos, en las mismas
se encuentran organizadas y ordenadas por régimen aduanero, fecha de vencimiento...".
El Instructivo de trabajo sobre el Manejo Operativo de Garantías Específicas del SENAE
señala, entre los procedimientos que debe aplicar el responsable de la custodia de
Garantías:
"...Ordena las garantías originales recibidas por entidad emisora y por fecha de
vencimiento y las almacena en una caja fuerte...".
La falta de procedimientos estandarizados en armonía con el sistema informático de
reciente implementación y con el nuevo marco legal que rige a la entidad, ocasiona que
los servidores en las diferentes dependencias, manejen las garantías en atención a su
criterio personal.
En cuanto al control de vencimientos, se pudo evidenciar que en el Distrito de Aduana de
Esmeraldas, las Garantías numeradas desde la 1007070 hasta la 1007074, emitidas por
Colonial Compañía de Seguros y Reaseguros S.A., a favor del importador Acería del
Ecuador C.A. - ADELCA, por un monto total de 1 042 709,55 USD, fueron notificadas
sobre su vencimiento al Operador de Comercio Exterior, a través de oficio
SENAE-DDE-2012-0238-OF, de 29 de mayo de 2012; y al representante legal de la
Compañía de Seguros, mediante oficio SENAE-DDE-2012-0242-OF, de 31 de mayo de
2012; esto es, después de cinco y siete días de su caducidad. Aunque al corte de nuestra
acción de control, dichas garantías se encuentran renovadas, se hace notar la existencia de
un riesgo de control, debido a que no se notificó oportunamente a los usuarios, respecto al
vencimiento de las garantías.
La falta de cuidado para detectar con oportunidad los vencimientos de las garantías,
ocasiona que, eventualmente, las obligaciones incumplidas de los operadores se queden
sin,respaldo.
cr,
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Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-12 Control y custodia de
garantías
Conclusiones
La falta de procedimientos estandarizados en los diferentes distritos ocasiona que los
servidores, manejen las garantías en atención a su criterio personal, de igual forma el
control de los vencimientos de las garantías, puede causar que la entidad quede
desprotegida ante un incumplimiento de parte de los operadores de comercio exterior.
Recomendaciones
A los Directores Distritales
Gestionarán la adquisición de cajas fuertes, que serán utilizadas por los servidores del
área de Garantías, para custodiar en debida forma los documentos originales, presentados
por parte de los OCE, anexando una copia a cada expediente.
Dispondrán a los servidores encargados de la custodia de Garantías, generen y
presenten un reporte mensual de las pólizas que vencerán en dicho mes, informando las
notificaciones efectuadas a los operadores para su renovación.
Administración Financiera.- CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Formularios y documentos
La mercancía de terceros retenida por diferentes causas, genera un ingreso a bodega,
hasta que el operador demuestre la propiedad, legalidad y veracidad de la misma, y
cumpla con el pago de tributos; en cuyo caso, se formulará un egreso de bodega, mismo
que también funciona en el evento de una donación, subasta o para ser destruidos. Estos
movimientos se formalizan mediantes actas de entrega recepción.
En el distrito Quito (Bodega de Calderón) se verificó actas de entrega recepción por
manejo de las referidas mercancías, sin número; mientras que en los otros distritos
examinados, las actas tienen un número asignado manualmente, es decir, no es
prenumerado.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 405-07 Formularios y
documentos y se produjeron por la falta de atención y de instrucciones para el manejo de
las bodegas de de terceros, ocasionando que los formularios utilizados para el ingreso y .
egreso de mercancías no cumplan con la formalidad de la prenumeración.
Conclusión
1;
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La ausencia de formularios estandarizados y prenumerados no permite un control y
seguimiento apropiado de la mercancía de terceros.
Recomendación
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
21. Coordinará con las áreas involucradas el diseño de un formato estandarizado de
ingreso y salida de bodegas, debidamente prenumerado, considerando las firmas de
responsabilidad de la cadena de valor en función de la naturaleza de la operación; e
instruirá que los formatos de salida hagan referencia al número del comprobante de
ingreso correspondiente.
Administración Financiera.- ADMINISTRACIÓN DE BIENES
Unidad de administración de bienes
De la evaluación realizada a la Unidad de administración de bienes se detectaron las
siguientes observaciones:
No se incluyen controles (claves) en los procesos para la administración de los
bienes muebles e inmuebles, pues, eventualmente, las operaciones o transacciones
no son registradas oportunamente en el sistema, citando a manera de ejemplo, los
eventos de cambios de custodio o traspasos observados en diferentes direcciones
Distritales, cuyas actas no se remiten al área de Control de Bienes; o certificaciones
de actas por parte de esta área, que no son remitidas a los custodios en su debido
momento. Por tanto, el flujo de información no es el más adecuado, ocasionando
que al momento de realizar constataciones físicas, se detecten casos de bienes con
custodios diferentes o ubicados en otras áreas.
A pesar de contar con un Manual de Procedimiento para el Inventario, Verificación
y Manejo de Activos Fijos, aprobado en junio de 2007, y otras disposiciones
impartidas por la máxima autoridad, no se han definido políticas de seguimiento
interno, que permitan precisar si las actividades a ejecutar se están cumpliendo, esto
es a corto, mediano y largo plazo; así como, identificar acciones de mejoramiento, es
decir, no se establecen indicadores para medir la gestión del área, ni se evalúa
periódicamente las necesidades para mantener actualizada su estructura, debido a
que no se ha prestado la atención necesaria a la unidad, produciendo que la
información generada no haya sido de mayor utilidad.
No se definen claramente las responsabilidades ni son conocidas por el personal del
área, debido a que no existe un manual de funciones, ocasionando que no se hayan
separado debidamente las tareas.
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Ausencia en medidas de protección y seguridad para los bienes, como por ejemplo
uso de cordones de seguridad para laptops, puertas cerradas de los accesos, etc., debido a
la falta de previsión, ocasionando peligro de pérdida o destrucción.
El área de Control de Bienes cuenta con un sistema informático que no permite
mantener un registro adecuado sobre los aspectos claves del proceso de administración y
control de bienes; entre ellos la depuración de códigos, ubicación de bienes, actualización
de la información, y generación de reportes y formatos con numeraciones pre impresas,
lo que no ha permitido contar con información histórica confiable.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-01 Unidad de
administración de bienes. En relación a los hechos anotados el Jefe de Servicios
Generales y Control de Activos Aduaneros, a través del memorando
SENAE-JSG-2012-0132-M, indicó:
... Todas las compras que realice el SENAE a partir del 01 de Enero de 2012, se
registrarán y validarán en el Módulo de Bienes y Existencias, con los comprobantes
Únicos de Registro (CUR'S)...- El sistema informático del Ministerio de Finanzas tiene
pendiente todavía procesos para finalizar su implementación, los mimos que siguen su
desarrollo con las observaciones que realizan los funcionarios de la Capacitación a
Nivel Nacional...- La Unidad de Control de Bienes deberá registrar los bienes de la
Institución...hasta Marzo de 2013...se necesita crear un registro individual para cada
bien...el proceso podría requerir un poco más de tiempo...esta Jefatura se encuentra
elaborando un cronograma tentativo para de esta manera llegar hasta la fecha
indicada..."
Lo expuesto por el servidor denota la predisposición de la entidad a tomar acciones
correctivas lo cual ratifica lo comentado.
Conclusión
La falta de una adecuada estructura organizacional para la administración de bienes, no
ha permitido delinear y delimitar las acciones que deben realizar cada uno de sus
servidores, para lograr sus objetivos de salvaguarda de los recursos, de una manera
eficiente y efectiva.
Recomendaciones
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
22. Analizará, en conjunto con el Director Nacional de Mejora Continua, los procesos
establecidos en el sistema de bienes y existencias creado por el Ministerio de Finanzas,
para estructurar procedimientos específicos internos, idóneos a nivel nacional, que se
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sujeten a la estructura organizacional de la entidad.
Presentará, a través de la Dirección Administrativa Aduanera, informes periódicos
sobre las gestiones realizadas, como actas generadas, actas remitidas a las Direcciones
Distritales, dentro de un tiempo de atención programado para la recepción y su despacho,
bienes constatados, bienes dados de baja, y demás funciones inherentes al área;
verificando que las actas cumplan con los requisitos de ley.
Elaborará, a través de la Dirección Administrativa Aduanera, políticas dirigidas al
personal asignado para la vigilancia, sobre las medidas de protección y seguridad de los
bienes de uso común, y los de uso individual que se encuentren en las dependencias,
considerando las horas no laborables.
Cuidará, con el concurso de la unidad de Servicios Generales, a nivel nacional, de
aplicar procedimientos para dotar, de forma oportuna, de las seguridades físicas,
adicionales como: candados, cerraduras, alarmas, claves, reforzamiento de puertas y
ventanas de acceso, muros, a fin de salvaguardar los bienes de fácil transportación o
portátiles, en las horas no laborables.
Al Director Administrativo Aduanero
Dispondrá a los servidores asignados en los Distritos, la entrega de información
periódica, que deberá ser validada con el área de Control de Bienes.
Establecerá metodologías para evaluar la aplicación del manual interno, y el
conocimiento de la normativa vigente relacionada al control de los bienes, así como
procedimientos que permitan controlar y evidenciar las acciones tomadas, posterior a las
reuniones mantenidas, con el objeto de medir su cumplimiento.
Al Director Nacional de Mejora Continua
Mantendrá comunicación con el área de soporte tecnológico del Ministerio de
Finanzas, a fin de garantizar la utilidad de la herramienta, de acuerdo a la estructura
orgánica del SENAE, y conocer todas sus bondades.
Planificación
Los procedimientos efectuados para establecer las cantidades a adquirir, de existencias, se
basan en el historial de los requerimientos realizados por las diferentes Direcciones
Nacional y Distritales, a través del área de proveeduría de la Dirección Administrativa, lo
que no ha permitido establecer una adecuada planificación previendo mínimos y
máximos de existencias, generando por tanto, adquisiciones en cantidades no apropiadas,
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DEI,
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que producen exceso o desabastecimiento.
Se comprobó en el Sistema de Compras públicas diferencias entre lo asignado y lo
planificado en las unidades ejecutoras de la Dirección General y Distrito de Quito,
debido a una inadecuada planificación, como se detalla:
Unidades ejecutoras
Asignado
Total compra planificadaDiferencia
DIRECCIÓN GENERAL23 898 715,868 144 699,57
15 754 016,29
DISTRITO QUITO
133 109,86
54 553,62
187 663,48
Fuente: Portal de Compras Públicas, fecha de consulta 2012-11-05
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-02 Planificación.
Conclusión
La falta de implementación de procedimientos para establecer máximos y mínimos en la
planificación de las adquisiciones de materiales, no permitió garantizar un suministro
adecuado de los mismos durante el ciclo de pedidos a fin de prevenir el exceso y evitar el
desabastecimiento de existencias, conllevando a la generación de diferencias entre los
montos asignados y planificados.
Recomendación
Al Director Administrativo Aduanero
29. Mejorará la metodología, en base a un estudio técnico, para establecer mínimos y
máximos dentro de la planificación, previo a la adquisición de bienes y existencias.
Contratación
Los procesos de contratación no son solicitados, autorizados y ejecutados con la debida
anticipación, a pesar de que en Boletín Interno 2, de 2 de febrero de 2012, se comunicó el
tratamiento a seguir al vencimiento de los contratos, observándose que se suscriben
Acuerdos de obligaciones, para la contratación de bienes y servicios, mientras se tramita
la renovación del contrato original, llegando éstos a operar hasta por 6 meses.
"... En caso de persistir la necesidad de adquirir bienes y/o servicios de contratos que
encuentren vigentes, la documentación antes mencionada se deberá remitir con 3 meses
de anticipación al vencimiento del mismo..."
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Corno ejemplo de ello, se citan dos casos detallados a continuación:
Fecha
requerimiento
de renovación
Fecha
publicación
nueva
contratación
Prestación de servicio de
mantenimiento preventivo,
correctivo y soporte técnico de la
2012-02-09
unidad de almacenamiento de datos
SAN HITACHI modelo
THUNDER 9570V
2012-01-03
2012-02-09
Servicio de mantenimiento
predictivo, preventivo y correctivo
de generadores eléctricos
2012-04-04
2012-05-28
Objeto de contratación
Fecha
terminación
del contrato
2012-05-20
La inadecuada aplicación de las disposiciones institucionales causa que no se soliciten
oportunamente las renovaciones de contratos, generando un desfase entre la terminación
y la renovación de los contratos.
Adicionalmente no se considera el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la
conveniencia financiera y el tiempo para su trámite, corno se detectó en la adquisición de
suministros (toners) al contratarse por encima de lo que realmente requería la entidad
para abastecer el consumo de las dependencias y distritos, evidenciando que no hubo un
análisis cuidadoso de los rendimientos de tales suministros, en armonía con la
disponibilidad de equipos y con los consumos históricos, produciendo un dispendio.
Un erróneo cálculo de máximos y mínimos de suministros, se pone de manifiesto en la
bodega de la Dirección General, al existir 61 toners y cartuchos, obsoletos, para baja, los
mismos que ascienden a 4 290,19 USD, según detalle:
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Descripción de toner
Cantidad
Valor unitario Valor total
USD
USD
HP laser jet Q1338A (4200) 13
148,71
1 933,23
HP laser jet Q1338A (4200) 28
65,52
1 834,56
Cartucho Canon BX-3
26,12
522,40
Total para baja
20
4 290,19
La falta de un análisis técnico previo a la contratación de adquisición de suministros,
produce dispendio de recursos.
Las observaciones citadas en el presente comentario están relacionadas con la NCI
406-03 Contratación.
Conclusión
La falta de una adecuada planificación y cuidado, ha ocasionado que se contraten
suministros en exceso, y que no se renueven oportunamente los contratos con
proveedores de bienes o servicios.
Recomendaciones
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
Dispondrá a las áreas involucradas en el proceso de contratación, que reporten los
contratos que hay que renovar, por lo menos tres meses antes de su vencimiento.
Dispondrá a la Dirección de Contratación que realice el seguimiento a las
contrataciones efectuadas, recordando a los administradores de los mismos con tres
meses de anticipación el trámite respectivo previo a su vencimiento.
Al Director Administrativo Aduanero
32. Previo al proceso de contratación, incluirá en el informe técnico de requerimiento, el
análisis de los consumos reales, en función de los equipos en servicio; y estudios
técnicos, cuando amerite, de los rendimientos del bien o suministro, mismo que se
referirá en el respectivo contrato
Almacenamiento y distribución
Debido al ámbito nacional de la entidad, los bienes adquiridos para uso y custodia de los
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distritos ubicados en otras ciudades diferentes de la oficina central en Guayaquil, no
ingresan físicamente a la bodega principal en esta ciudad, debiendo para el efecto,
trasladarse el servidor delegado de Control Bienes al lugar donde se recibe el bien, como
se evidenció en Alta de Bien 2012-013, por entrega de mobiliarios en el Distrito Cuenca,
produciendo un retraso en los registros.
Por su naturaleza y facultades, la entidad a nivel nacional, retiene mercancías a los
operadores de comercio exterior que no cumplen con las formalidades aduaneras; por lo
que requiere contar con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio
físico necesario para su funcionamiento; sin embargo esto no se encuentra solucionado en
todos los distritos, observando precariedad en las ubicadas en locales propios o
alquilados; y distritos corno Tulcán y Huaquillas, que utilizan los espacios físicos de
bodegas privadas de almacenamiento temporal, autorizadas por la entidad a guardar
mercancías de los operadores, mientras dura el trámite de nacionalización. Por lo que en
estos casos, se mezcla la mercancía retenida por la entidad bajo su responsabilidad, con la
mercancía legalmente ingresada al país, lo que produce que se pierda el control directo
sobre ella.
En los distritos de Huaquillas y Puerto Bolívar, se evidenció que no se cuenta con
sistemas de alarmas o circuito cerrado para la seguridad de las mercancías almacenadas,
habiéndose producido un siniestro de robo durante el transcurso del examen, el cual se
encuentra en etapa de Indagación Previa.
En las bodegas destinadas a mercancía de terceros, además se almacenan bienes de la
entidad, que son retirados del servicio, o que llegan nuevos, y archivo pasivo de
documentos; mientras que en las dependencias sin bodegas, los bienes pueden
permanecer en pasillos o en lugares improvisados del distrito, ocasionando riesgos de
pérdida o destrucción.
Las bodegas de Autoridad Portuaria, utilizadas por el distrito de Manta, no son
funcionales y no reúnen las condiciones que aseguren que la mercancía se va a conservar
en buen estado; por lo que se prefiere almacenar en áreas desocupadas del edificio de la
Dirección Distrital, la mercancía aprehendida.
No existe un procedimiento estandarizado, apropiado para la conservación, seguridad,
control, abastecimiento y distribución de los suministros o existencias que administran las
Direcciones Distritales, utilizando diferentes formas de respaldar esta actividad, como
correos electrónicos con los que el servidor realiza el requerimiento, y en donde suscribe
la recepción; concluyendo en registros manuales elaborados por el custodio de la bodega
de proveeduría, debido a una falta de revisión de los mecanismos de control interno, lo
que produce confusión y desorden.
Los directivos no han establecido un sistema apropiado para la conservación, seguridad,
CX
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manejo y control de los bienes almacenados en las bodegas, los que no se encuentran
distribuidos técnicamente, ni clasificado de acuerdo a su origen, como: aprehensiones,
abandono, decomiso administrativo ni al tipo de bien. Al respecto, con oficio
DDQ-ZP-C-2012-017 se informan los avances de la empresa Pamaux contratada para el
inventario y organización de los bienes de terceros de las bodegas de abandonos y
remates en Guayaquil, Quito y Huaquillas, sobre lo cual aun no hay resultados.
El Guardalmacén o Bodeguero no sustenta con documentos suficientes y estandarizados
(acta), su conformidad con los bienes que ingresan y egresan, en lo que se refiere a
mercancía de terceros, pues se elaboran actas sin numeración, y se describe la mercancía
por lotes o bultos, como se evidencia en acta de entrega recepción de mercadería
declarada en abandono definitivo, con fecha 28 de mayo de 2012, según providencia
DDQ-2012-0183-PV, debido a que no existen instrucciones escritas y una buena
inducción.
El Guardalmacén no concilia las características de los bienes recibidos con los registrados
en la solicitud del área requirente y en el contrato de adquisición, para verificar si se
ajustan a las especificaciones técnicas solicitadas, existiendo casos de bienes que han sido
recibidos, con defectos; lo que ha llevado a la terminación unilateral de los contratos y a
la ejecución de las garantías, debido a una falta de cuidado e instrucciones, lo que
produce desperdicio y reclamos de los usuarios.
En la Dirección Distrital de Cuenca, se determina que el sistema informático no cuenta
con una opción que permita consultar las mercancías que caen en abandono, debiendo
efectuar el tonteo de los días en exceso, en base a los documentos de transporte, de
manera manual a través de una hoja en Excel.
Por ser un proceso manual, existe el riesgo de cometer errores, tal como se describe a
continuación, con manifiestos reflejados en el SICE, de almaceneras no operativas,
encontrados en el proceso de inventario, en el Distrito Puerto Bolívar:
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DOC. DE
IMPORTADORRÉGIMENESTADO
TRANSPORT.
ADM.
TEMP.
NO
CON
ASOCIADO
064-2003-01-000126V34-PBV001 PETER HAUG REEXP.
A DAU
EN
ALGUNA
MISMO
ESTADO
NO
ASOCIADO
SIN
CARTOPEL
064-2002-01-000411PAPB-2
RÉGIMEN A DAU
ALGUNA
CODIGOMANIFIESTO
7011
7013
Fuente: Memorando No. SENAE-EXPP-2012-0012
No existe armonía al momento de consultar información en el sistema, tanto por
servidores, como por usuarios externos, almacenes temporales, citando el caso de DHL
EXPRESS (ECUADOR) S.A., contenido en oficio sin número de 8 de marzo de 2012,
adjunto a memorando SENAE-DZPA-2012-0258, suscrito por el Director de Control de
Zona Primaria de Guayaquil, de 2 de noviembre de 2012, en el que expone:
"Que pese a que hemos tratado de obtener información en el sice, para ...cruzar las
guías que están registradas en el sistema aduanero, vs nuestro inventario, el sistema de
aduanas no nos ha dado esa información, por la cantidad de guías y carga que se maneja
en el deposito" sic.
Los decomisos administrativos efectuados por los servidores de la UVA, en el distrito
Cuenca, mediante actas de aprehensión muestran dificultades para ser consultados en el
sistema para el debido control, por parte de Zona Primaria.
En memorando SENAE-DDZE-2012-0035-M de 11 de julio de 2012 se evidencia que en
el distrito Esmeraldas no existe un reporte o una base automatizada de los movimientos
de entrada y salida de mercancías.
... el control de entrada y salida se llevaba mediante actas de entrega-recepción al
funcionario designado por la Dirección Distrital par cada caso ..., esto en virtud de que
no había un funcionario que realice las funciones de Guardalmacén...".
En memorando SENAE-GUAQ-2012-0027 de 18 de julio de 2012, la Dirección de
Control de Zona Primaria del Distrito Quito, indica que existen mercancías retenidas en
los destacamentos Amazonas y Yahuarcocha de la Unidad de Vigilancia Aduanera, que
no,han sido trasladadas por falta de peritaje y avalúo.
7•
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No se han implementado controles y restricciones de acceso a las bodegas, para el ingreso
de terceras personas o ajenas a la entidad, en los casos de revisión de mercancías
relacionadas con los procesos de subasta, o personal delegado por la fiscalía, incluyendo
al personal activo de la institución.
Las deficiencias del sistema informático, falta de infraestructura, de personal, de
capacitación y formación, produce improvisación y un inadecuado manejo de las bodegas
de mercancías de terceros, observaciones relacionadas con la NCI 406-04
Almacenamiento y distribución.
Conclusión
La falta de infraestructura necesaria, de servidores titulares con cargo de guardalmacén, y
de tecnología apropiada, y de capacitación adecuada, produce improvisación y un
inadecuado manejo de las bodegas de mercancías de terceros, sin cuidar la separación
adecuada de funciones incompatibles.
Recomendaciones
Al Subdirector de Operaciones
A través del área correspondiente, se gestionará la construcción o alquiler de locales
que sirvan de bodega en los distritos que carecen de ellas, y mejorará la funcionalidad de
las existentes.
Estandarizará procedimientos para el personal de Despacho y Zona primaria, en
relación a la verificación y control de las mercancías en los almacenes temporales, y en
las bodegas propias.
A los Directores Distritales
Desarrollarán procedimientos que permitan llevar un control sobre la entrada y salida
de personas y mercancías de las bodegas.
A través del área competente, se estandarizarán y perfeccionarán los sistemas para el
ingreso y egreso de las mercancías, de acuerdo a su origen de operación: aprehensiones,
abandonos, decomiso administrativo, donaciones, subasta, y otros
37. Coordinarán con las áreas involucradas el diseño de un formato estandarizado de
ingreso y salida de bodegas, debidamente pre numerado, considerando las firmas de
responsabilidad de la cadena de valor en función de la naturaleza de la operación; e
instruirá que los formatos de salida hagan referencia al número del comprobante o
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documento de ingreso correspondiente.
Al Director Administrativo Aduanero
Delegará un servidor por dependencia, en casos excepcionales reglamentados, para
que legalice el ingreso de los bienes al momento de su recepción física en otro lugar
diferente a la bodega, a quien se le brindará la capacitación necesaria.
Gestionará la asignación de un guardia de seguridad en cada una de las instalaciones,
quien llevará un control de bitácora para registrar ingresos y salidas de personas y
mercancías.
Gestionará que se estandaricen y perfeccionen los sistemas para un debido control de
los bienes de la entidad y de terceros
Instruirá que el bodeguero, en su informe de conformidad, registre cantidad, y
características, luego de que el servidor requirente haya dado su aceptación con su
rúbrica; e informe sobre los casos en que se hayan originado inconvenientes, para la toma
de acciones oportunas.
Sistema de registro
Los bienes no son registrados en auxiliares individualizados, o por grupos de bienes de
iguales características, y la aplicación informática utilizada para la administración de
bienes no se encuentra en línea para el control contable tanto de las existencias como de
los bienes de larga duración, debido a que el sistema es limitado, y no se ha previsto el
registro manual, asumiendo que los bienes constan en actas de traslado a los servidores
para su uso diario, lo que dificulta la identificación de los registros con valores que
permitan controlar las bajas de los bienes.
Los registros de bienes a cargo de los servidores, en el sistema SIA, no se encuentran
actualizados, encontrándose inconsistencias en la constatación física de bienes realizada a
una servidora del Distrito Cuenca, debido a que no existen políticas definidas por escrito,
lo que no permite que haya una continuidad en los procesos, cada vez que ocurren cambio
de servidores.
Los resultados de la verificación física quedan sustentados en actas individuales por
puesto de trabajo, por lo que no sirven de insumo para que el contador concilie con los
registros contables; existiendo si una preocupación en conjunto entre la unidad de Control
de Bienes y Contabilidad, para conciliar saldos año a año, lo que se refleja en memorando
DFI-0497 de 21 de junio de 2012, en el cual la Directora Financiera Aduanera informa a
la Directora de Capitales que se ha conciliado los saldos correspondientes al ejercicio
2011. Esto se debe a que no existen procedimientos específicos, dejando que los
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servidores procedan de acuerdo a su criterio.
Los bienes obtenidos por comodato, donación y contratos de arrendamiento, no se
encuentran codificados por la entidad, debido a que en el sistema de activos fijos no se
considera una aplicación para el control permanente de los bienes inmuebles, lo cual no
permite obtener información oportuna al respecto.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-05 Sistema de registro
Conclusión
Las deficiencias del área de Control de Bienes inciden en la información que debe recibir
el área contable, para realizar un correcto registro y control.
Recomendaciones
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
Dispondrá al servidor responsable del registro que se lleven auxiliares por unidades o
grupos de bienes de iguales características, con toda la información adicional, tal como
ubicación, custodio, estado.
Dispondrá al Contador General que en coordinación con la unidad de Control de
Bienes aseguren que el sistema a ser implementado por el Ministerio de Finanzas cuente
con una interfase entre los sistemas de bienes y contable, afectando oportunamente las
cuentas que correspondan, tanto de los bienes de la entidad como de mercancía de
terceros, y por tanto, información en línea.
Designará un servidor de área contable para que al menos 3 veces al año, revise la
información proveniente de Bienes y de Zona Primaria, y actualice los saldos
Dispondrá que se abran mayores auxiliares de activos fijos, con información de
ubicación, características, custodio, estado.
Dispondrá al Guardalmacén Aduanero que se revise y depure la información
registrada en el SIA, y sus resultados conciliados con los de las verificaciones físicas,
sean remitidos a Contabilidad para la respectiva conciliación con los saldos contables,
informando las novedades a la máxima autoridad, para la toma de acciones.
Dispondrá al Contador General que se aperture la cuenta de orden para registrar
bienes de larga duración, no considerados activos fijos, con información adicional como
ubicación y custodio, tomando como respaldo las actas de control administrativo.
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Dispondrá al Guardalmacén Aduanero que los bienes recibidos en comodato, donados
o en calidad de arriendo, sean codificados con simbología acorde con su naturaleza.
Identificación y protección
En las diferentes áreas de la entidad existen bienes con códigos de activo adheridos en
lugares no visibles, encontrando algunos fijados al cable de accesorios, doblados, y que se
han ido deteriorando y borrando, debido a la falta de cuidado al momento de las
verificaciones físicas, lo que dificulta su lectura e identificación, de igual forma los
bienes que no son de propiedad de la entidad, no son fácilmente identificables al
momento de una constatación, debido a que no cuentan con una codificación especial, en
razón de su origen, lo que produce confusión.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-06 Identificación y
protección.
Conclusión
Los códigos de identificación deteriorados y borrosos no permiten identificar todos los
bienes. Igual situación se genera en los bienes que no son de la entidad, ya que no están
adecuadamente identificados.
Recomendaciones
Al Guardalmacén Aduanero
Dispondrá que se incorpore en lugar visible del bien, la respectiva codificación
fechada con mes y año, para que se distinga de codificaciones antiguas.
Mantendrá registros de los bienes en forma individual, numerada y debidamente
organizados
Diseñará una codificación y numeración especial para identificar los bienes que no
pertenecen a la entidad, y su origen.
Custodia
No evidenciaron controles internos que permitan detectar si estos bienes son utilizados
para otros fines para los que no fueron adquiridos, tales como laptop, cámaras
fotográficas, radios, dispositivos electrónicos, ya que los servidores no han previsto la
implementación de mecanismos para ese control.
Eje el distrito Quito se evidenció que un equipo de computación es utilizado por 5
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conductores en los momentos que están en oficina, y por 1 técnico en mantenimiento, sin
definirse su custodia, debido a la falta de estaciones de trabajo, lo que produce bajos
rendimientos del personal.
No se ha revisado lo dispuesto en Oficio Circular GGN 0001 de 18 de enero de 2010, que
adjunta 'Manual de Buen uso de equipos de oficina', mediante el cual, el Gerente General
dispone su estricto cumplimiento, debido a la falta de seguimiento y monitoreo, que
propicia la no adhesión de los servidores.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-07 Custodia.
Conclusión
La falta de acciones oportunas y concretas, y de procedimientos, permiten un descontrol
de los bienes que no son retirados, creando confusión en las constataciones físicas, y
riesgo de pérdidas.
Recomendaciones
Al Director Administrativo Aduanero
Dispondrá a las áreas administrativa financiera de cada dependencia y distritos, que
programen verificaciones aleatorias y sorpresivas en sus respectivas unidades, en relación
al uso de los bienes de la entidad, reportando las novedades a la Dirección Nacional de
Capitales.
Actualizará y difundirá el 'Manual de Buen uso de equipos de oficina', acorde a las
disposiciones legales vigentes.
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
54. Que se revise y programe el financiamiento para la renovación gradual del parque
informático, para dotar al personal de acuerdo a sus necesidades.
Constatación física de existencias y bienes de larga duración
De la evaluación institucional relacionada con la NCI 406-10 Constatación física de
existencias y bienes de larga duración, se detectaron observaciones que afectan al control
i mo institucional, las cuales se detallan a continuación:
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El Manual de procedimientos para el inventario, verificación y manejo de activos
fijos, vigente desde junio de 2007 no contempla aspectos como la constatación y
control de existencias en los distritos, la forma y frecuencia en que debe
aprovisionarse y distribuirse, además de los formatos a utilizar, encontrándose
evidencia de requerimientos, con tachones, enmendaduras y anotaciones a lápiz a los
costados, en señal de que el suministro no hay en stock o se entrega menos de lo
requerido; debido a que no se ha dispuesto su revisión y actualización, dificultando
su seguimiento.
En las verificaciones físicas no se retiran todos los bienes en mal estado o fuera de
uso, debido a las dificultades en la transportación en las áreas separadas
geográficamente, ocasionando que no se tenga concentrado en un solo registro, el
detalle de esos bienes con sus características.
No se deja evidencia de las verificaciones que se efectúan a los almacenes
temporales, salvo el caso que se presenten novedades en las mercancías, por no estar
instituida la forma y frecuencia con la que se deben cumplir estas actividades,
causando que no se conserve la historia de estas labores.
No se han establecido procedimientos internos para realizar constataciones físicas de
mercancías de terceros en los almacenes privados, y en las bodegas de la entidad,
debido a la falta de interés, lo que produce resultados no confiables.
Conclusión
La falta de validación de las constataciones físicas pasadas, no permiten realizar en lo
sucesivo, verificaciones que puedan demostrar diferencias en mas o en menos.
Recomendaciones
A los Directores Distritales
Establecerán procedimientos específicos en que se determine la metodología para
realizar las verificaciones físicas efectuadas a los almacenes temporales y bodegas de la
entidad, que contenga al menos: frecuencia con la que deben efectuarse; servidores que
deben participar, ajenos a los encargados del registro y la custodia; documentos del
último inventario realizado, proporcionados por el Guardalmacén; documentos o reportes
del movimiento de ingresos y egresos ocurridos posteriormente al último inventario,
proporcionados por el Guardalmacén; informe de los resultados (identificando sobrantes
y faltantes); servidor a quien deben reportar los resultados; y, comunicación a la
Dirección Nacional de Capitales para la conciliación y ajustes en los registros contables.
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
Dispondrá que se revise y actualice el contenido del Manual de procedimiento para el
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inventario, verificación y manejo de activos fijos de junio de 2007, incorporando temas
como el control de existencias, en las diferentes dependencias de la entidad, y de los
bienes de larga duración que no pueden ser considerados activos fijos, en razón de su
costo.
57. Dispondrá al Guardalmacén aduanero que se elabore un solo listado de los bienes
inservibles con información adicional de distrito, custodio, tiempo de antigüedad y se
reporte a la máxima autoridad y al Contador, para iniciar los pasos subsiguientes.
Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
Los bienes en mal estado o que han dejado de utilizarse, son acumulados y tomados en
cuenta para la baja al momento que se realizan las constataciones físicas; en el caso de
activos fijos no se cuenta en forma oportuna con informes técnicos de los encargados de
mantenimiento de bienes, lo que no permite respaldar el trámite de solicitud de baja.
En la base existente de bienes para la baja proporcionada por la Dirección Administrativa
Aduanera, se observan inconsistencias, pues algunos de ellos, ubicados en la bodega del
batallón, se registran en buen estado, debido a que no se ha depurado tal registro,
causando dilatación en el proceso de baja.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-11 Baja de bienes por
obsolescencia, pérdida, robo o hurto.
Conclusión
La falta de trámite oportuno para la baja de bienes en mal estado; y errores en su registro,
dan lugar a su acumulación, utilizando espacio físico.
Recomendaciones
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
Exigirá que luego de concluido cada proceso de verificación física, se reporten los
bienes encontrados obsoletos o destruidos, sin posibilidad de ser reparados, para la toma
oportuna de decisiones que conduzca al proceso correspondiente de baja por donación,
destrucción o cualquier otra figura permitida por la normativa vigente.
Dispondrá a los Directores Nacionales, Distritales, y de áreas, llevar un registro de
control de los activos fijos susceptibles para la baja, el que deberá ser informado,
semestralmente, a la unidad de Control de Bienes.
Al Director Administrativo
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Implementará un procedimiento de fácil aplicación para deshacerse de los bienes no
considerados activos fijos, que se encuentren destruidos, haciendo referencia al Acta de
control administrativo en el que se encuentren registrados, y a la cuenta de orden.
Mantenimiento de bienes de larga duración
La institución cuenta con un área de Servicios Generales, que se encarga de elaborar los
planes de mantenimiento de los bienes de larga duración, contemplados en el PAC; sin
embargo, no se evidenció que hayan sido puestos en conocimiento del nivel jerárquico
superior, controles sobre la eficiencia de los programas de mantenimiento que se efectúan
a nivel nacional; debido a la falta de exigencias de presentar informes, que permita tomar
las respectivas medidas correctivas.
No existen para cada bien de larga duración, los registros respectivos que permitan
conocer los eventos ocurridos a lo largo de su vida útil, como reparaciones,
mantenimientos, daños, revalorizaciones, y los valores gastados o invertidos; indicando el
Guardalmacén Aduanero, que el sistema de Activos Fijos sólo genera formatos para la
impresión de la etiqueta de los códigos del bien; debido a las debilidades del sistema, y a
la falta de iniciativa para controlar estos incidentes.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-13 Mantenimiento de bienes
de larga duración.
Conclusión
Las limitaciones del sistema utilizado y la no emisión de informes oportunos han incidido
en la ejecución oportuna de los planes de reparaciones y mantenimiento de los bienes
Recomendaciones
Al Guardalmacén Aduanero
Llevará un registro de eventos para cada bien, como pérdidas, reparaciones,
revaloraciones, cambios de custodio
A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
62. Adoptará políticas para la solicitud y autorización de reparación y mantenimiento de
los bienes que, permita justificar y fundamentar la programación.
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
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Promociones y ascensos
No existe una reglamentación específica interna para promociones y ascensos,
complementaria a la LOSEP que regule por ejemplo el tiempo mínimo que debe
permanecer un servidor en un determinado cargo, antes de acceder a una plaza que
resultare vacante; o los niveles a los que puede aspirar, de acuerdo a sus capacidades o
destrezas, lo cual limita las promociones se den al personal de la entidad. La observación
citada guarda relación con la NCI 407-05 Promociones y ascensos.
Conclusión
La falta de una reglamentación específica interna para promociones y ascensos limita el acceso del personal a cargos de mayor jerarquía.
Recomendación
Al Director Nacional de Talento Humano
63. Diseñará un reglamento específico para promociones y ascensos, que guíe y brinde
oportunidades al personal que debe ser promovido en base a sus méritos.
Capacitación y entrenamiento continuo
La entidad cuenta con un Plan de Capacitación hasta el 2014, lo cual es ratificado por el
Director Nacional de Talento Humano, quien indicó en memorando SENAE-2012-0275
—M de 22 de agosto de 2012, que:
GL
... Hasta el mes de julio de 2012, se ha cumplido con el 41% del Programa de
Capacitación para el presente periodo. Esta información ha sido registrada en el Sistema
Gobierno por Resultados-GPR..."
Sin embargo, no se suscriben compromisos con los servidores beneficiarios de programas
de estudio en el país o en el exterior, financiados parcial o totalmente, que le obliguen al
servidor a laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas legales
pertinentes.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-06 Capacitación y
entrenamiento continuo.
Lo expuesto se debe a que no se ha prestado atención a la normativa prevista para este
aspecto, ocasionando que personal altamente capacitado busque mejores perspectivas
para su desarrollo, en otras entidades.
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Conclusión
La falta de aplicación de la normativa y de registro de estos casos, ocasiona, por lo
general, que personal capacitado en el exterior se retire de la entidad, sin devolver o
replicar los conocimientos adquiridos.
Recomendación
Al Director Nacional de Talento Humano
64. Diseñará un formato convenio entre la o el servidor que viaje al exterior a realizar
estudios superiores, en el cual se estipule el tiempo que duren los estudios, con la
salvedad de que si cesa en sus funciones deberá compensar a la entidad de forma
proporcional por el tiempo no devengado.
Rotación de personal
La entidad no cuenta con políticas ni con un plan de rotación, basados en criterios
técnicos y dentro de períodos preestablecidos, en áreas similares, de tal manera que no
afecte la operatividad institucional; sin embargo de no contar la entidad con Políticas y
Reglamentación interna para el manejo del recurso humano en lo referente a rotación y/o
movimientos de personal, se realizan movimientos frecuentes de servidores en las
Direcciones de Despacho y Zona Primaria de las Direcciones Distritales, en las cuales se
manejan los procesos de inspección, aforo y custodia de mercancías; nomenclatura
arancelaria, valoración, liquidación y recaudación de tributos.
Al respecto el Líder de Desarrollo y Gestión de Talento Humano expresó lo siguiente:
...No contamos por el momento con lo detallado a continuación: Políticas y
reglamentación interna establecida para el manejo del recurso humano en lo referente a
rotación y/o movimientos de personal por diversos motivos.- Definición de los cargos y
puestos que ameritan rotación de personal..."
El Supervisor de Aforo Documental en memorando JADQ-2012-0146-M de 7 de junio de
2012 expresó que no existen políticas claras para la rotación del personal.
El Director Distrital de Esmeraldas señala en memorando SENAE-DDE-2012-0382-M de
2 de agosto de 2012, lo siguiente:
"...La rotación realizada en el Distrito se generó por diferentes causas como la no
renovación de contratos, por destitución y renuncia de algunos funcionarios, quedando
en el distrito algunas vacantes, las cuales fueron motivo para hacer cambios estratégicos
en el área operativa..."
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La Directora de Despacho y Control de Zona Primaria de la Dirección Distrital de
Tulcán, en la entrevista realizada manifestó lo siguiente:
"...En la mayoría de los casos los servidores son rotados por carga de trabajo y por
necesidad de aprendizaje, dependiendo del perfil, agilidad, destrezas y necesidades
operativas del Distrito; especialmente en las áreas operativas de zona primaria a
despacho y viceversa, con el propósito de que el personal se encuentre debidamente
entrenado para enfrentar algún tipo de contingencia o cambio inesperado....- Cada
funcionario termina la operación a la cual fue delegado, sin embargo para concluir con
el proceso aduanero como tal, intervienen vanos funcionarios responsables, en base al
Orgánico de Gestión por procesos, Descripción y Perfil de Puestos del SENAE.Considero que la etapa neurálgica en el proceso de recaudación, lo constituye el área de
DESPACHO en el proceso de NACIONALIZACIÓN, AFORO Y LIQUIDACION DE
TRIBUTOS (Valoración de las mercancías). En lo referente a la designación de los
aforos fisicos y documentales; cuando se designa este último solo tienen acceso el
Aforador documental y cuando toca físico, el servidor tiene acceso inclusive al
documental..."
Para las operaciones realizadas en las oficinas del DAS de la Dirección Distrital de
Tulcán, se han designado cuatro grupos de trabajo, cada uno conformado por tres
personas, quienes en forma alternada realizan las siguientes funciones:
Liquidaciones y cobro de tributos.
Control de vehículos, aforo físico de mercancías, control de mercancías en tránsito,
peritajes de mercancías.
Cuadre de las recaudaciones.
Custodia y traslado del efectivo
Control de exportaciones.
Cada miembro del grupo rota diariamente en cada una de las actividades reseñadas,
observando además que todos los servidores tienen clave de acceso al módulo de
Liquidaciones Manuales, para generar la liquidación de tributos.
El Inspector de Vigilancia Aduanera 2, que realiza labores en las oficinas del DAS de
Tulcán, en memorando SENAE-CZPT-2012-0280-M de 18 de agosto de 2012, expresó:
"...En Ruin
se trabaja cuatro grupos de tres personas cada uno, en turnos
rotativos las veinticuatro horas del día, todos los días del año.-...En los espacios que no
se ejerce el control de exportaciones o existan liquidaciones que realizar, el servidor
cumple con las demás funciones del grupo...".
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Por falta de diseño de un Reglamento aprobado por la máxima autoridad, que establezca
las directrices generales para rotar al personal de manera racional, los grupos de
servidores asignados a las oficinas del DAS en el Puente de Rumichaca, participaron con
una rotación diaria (alta) en todas las etapas del proceso de control de las mercancías,
esto es revisión de vehículos, aforo de mercancías, liquidación de tributos, cuadre de las
recaudaciones efectuadas, custodia y traslado del efectivo, que incluye la generación de
las liquidaciones manuales; contando para tal efecto, con los privilegios de acceso al
módulo del sistema informático, que les permite emitir las liquidaciones de tributos.
La Directora de Despacho responde nuestro memorando SENAE-DNA-2012-0921-M de
20 de setiembre de 2012, con memorando SENAE-DDZT-2012-0066 de 29 de octubre de
2012, indicando en lo pertinente:
"Del total de las 14 atribuciones y responsabilidades, ..., que los Técnicos en Zona
Primaria deben cumplir, y por tratarse de distribución de trabajo y tomando en
consideración que ellos laboran específicamente en el Puente Internacional de
Rumichaca, aproximadamente cumplen con el 50%.- ...Peritaje de mercancías:.Proceso previo a lo estipulado en las sanciones a las infracciones aduaneras, según
Capítulo III del COPCI, casi el 90% de la mercancía que aprenden o retiene el UVA, las
ubican en la bodega de sus instalaciones es decir en Rumichaca, por lo tanto es más
práctico que el peritaje lo realicen los funcionarios mismos que laboran en el Puente,
con la finalidad de ganar tiempo, por cuestión de afluencia vehicular, aproximadamente
de una a dos horas se demoraría si el jiincionario que labora en las oficinas centrales se
traslada a Rumichaca a realizar el peritaje correspondiente, sin embargo la mercancías
que ya pasa a un Depósito Temporal, el peritaje lo realizan los técnicos de Zona
Primaria que laboran en las oficina principales, quitándoles esta responsabilidad a los
técnicos que laboran en el Puente, por la misma finalidad por ahorrar tiempo.- Tercer
punto: Control de exportaciones.- Esta actividad ya no la están realizando los
compañeros del DAS, desde el 30 de Agosto 2012, se delegó a un grupo de trabajo
compuesto por 5 .funcionarios los mismo que de igual manera trabajan en horarios
rotativos. (Adjunto respaldo)"
De igual manera la Directora de Despacho, en relación a la consulta planteada sobre las
personas que pueden generar las liquidaciones manuales del sistema, manifestó en correo
electrónico de 14 de agosto del 2012, lo siguiente:
"...Todos pueden hacerlo, por cuanto cada uno de ellos tienen el mismo perfil, sin
embargo, por cuestión de organización ellos mismos coordinan esta emisión por turnos,
es decir si el uno liquida un día, el otro liquida el siguiente día, y es de igual manera
para las demás operaciones, el uno inspecciona un día y el otro al siguiente...".
L1 entidad no cuenta con un Reglamento Interno para Rotación de Personal que contenga
á-.
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lineamientos y políticas que propendan a un adecuado manejo del personal en cargos y
puestos de trabajo, vinculados con procesos de inspección, aforo y custodia de
mercancías; nomenclatura arancelaria, valoración, liquidación y recaudación de tributos.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-07 Rotación de personal.
Conclusión
La falta de una adecuada política de rotación de personal, en base al estudio de áreas de
riesgo, no permite un manejo correcto del personal dirigido a la consecución de los
objetivos institucionales.
Recomendaciones
Al Director Nacional de Talento Humano
Coordinará con los Directores Distritales, la definición de aquellas áreas susceptibles
de riesgos donde se haga necesario la rotación periódica de personal, con el propósito de
mantener un idóneo y apropiado control concurrente en las áreas operativas.
Dispondrá que la rotación del personal se realice en base a una planificación adecuada
y en atención a las necesidades institucionales, cuidando de separar adecuadamente las
funciones incompatibles.
Al Director Distrital de Tulcán
67. Dispondrá al Director de Despacho, delinear las actividades efectuadas por los
servidores asignados a las oficinas del DAS en el Puente de Rumichaca, cuidando que un
mismo servidor no tenga a su cargo todas las etapas claves en las operaciones del tráfico
de mercancías, que ameritan la generación de liquidaciones manuales, definiendo los
privilegios de acceso al módulo del sistema informático, y otorgando las claves,
únicamente para los servidores asignados a cumplir dicho proceso.
Asistencia y permanencia del personal
No existe evidencia de programaciones para realizar visitas sorpresivas, a las diferentes
áreas para verificar la presencia física de los servidores; aunque la responsabilidad de
supervisar e informar, se traslada a cada jefe departamental. Sin embargo, existen
unidades desconcentradas y tipos de servidores que en virtud de su cargo, realizan
operaciones fuera de oficinas, como los miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera
(UVA).
La falta de programación de operativos frecuentes, en especial en áreas alejadas como
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puertos privados, o residencias para miembros de la UVA, no ha permitido contar con un
registro de ellos con sus resultados.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-09 Asistencia y
permanencia del personal.
Conclusión
La falta de una programación de controles sorpresivos de personal, no permite contar con
un registro de ausencias o novedades no previstas.
Recomendaciones
Al Director Nacional de Talento Humano
Diseñara una programación de visitas, en la que se consideren todos los ámbitos de la
entidad, turnos de horarios, los que se dispondrán el mismo día al delegado de Talento
Humano en las dependencias que se encuentren en otras ciudades.
Cotejará con los reportes del responsable de la UVA en cada jurisdicción, e informará
sobre las ausencias no justificadas y registradas.
Información actualizada del personal
Los expedientes del personal no contienen la información relacionada con el ámbito
laboral de cada uno de los servidores, en cuanto a delegaciones se refiere, lo que se pudo
evidenciar en el área de Despacho de la Dirección Distrital de Quito, donde algunos de
ellos actúan por delegación, en virtud de la Resolución DDQ-DJJQ-RE-01112 de 7 de
septiembre de 2011, que fue entregada a cada servidor a quien se delega la
responsabilidad; sin embargo la Analista de Talento Humano 2, manifiesta en oficio
SENAE-TAHQ-2012-0014-M de 18 de julio de 2012, que
... en el área de Talento Humano del Distrio Quito no se mantiene archivo alguno
sobre las Delegaciones, en cuanto a los encargos de las Direcciones y Jefaturas las actas
de entrega recepción se las manejan internamente en cada departamento
(sic.)
Además no existen registros automatizados capaces de ofrecer información ágil y
oportuna, al momento que se requiera conocer los diferentes servidores que han ocupado
determinado cargo.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-10 Información actualizada
del personal.
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Esto se debe a la falta de previsión para aprovechar el avance de la tecnología, lo cual no
ha permitido garantizar que la información referente al personal se obtenga de forma ágil
y confiable.
Conclusiones
Las Resoluciones emitidas para transferir responsabilidades no se archivan de manera
concentrada, dentro del área o dependencia administrativa, o quien haga sus veces;
dificultando el seguimiento que debe hacerse en los casos de cambio o separación de los
servidores delegante y delegado; o en cualquier momento que se desee realizar un cambio
o término de la delegación transferida.
La falta de mecanismos automatizados incide en la oportunidad para la entrega de
información a los usuarios internos y externos.
Recomendaciones
Al Director Nacional de Talento Humano
Dispondrá que se actualice la información y se mantenga un registro automatizado
que permita filtrar, ingresando con la opción del cargo, los servidores que han
desempeñado dicho puesto, en un período determinado.
Dispondrá a los emisores de delegaciones que remitan copia de sus resoluciones al
área administrativa de su respectiva dependencia.
Dispondrá a las áreas que realizan labores administrativas financieras conserven
debidamente organizados y archivados las diferentes delegaciones emitidas en sus
respectivas dependencias y/o distritos, y elaboren un registro automatizado con la
información pertinente, como los nombres de los servidores delegante y delegado,
número de Resolución, fecha de inicio y término, y funciones delegadas, lo que
reportarán frecuentemente a la Dirección de Talento Humano, en donde se mantendrá
centralizada y actualizada la información.
Dispondrá que cada delegación personalizada se adjunte a la hoja de vida laboral del
servidor delegado.
GESTIÓN AMBIENTAL
Organización de la unidad ambiental
entidad no cuenta con una unidad de gestión ambiental que participe o verifique los
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estudios de Impacto Ambiental (EIA) y Plan de Manejo Ambiental (PMA) que se
elaboran previo al inicio de una obra, y la Auditoría Ambiental (AA) que se realiza
durante la ejecución de un proyecto en cumplimiento del EIA y PMA; sin embargo los
proyectos de inversión cumplen los requerimientos de la guía metodológica del
SENPLADES.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 409-02 Organización de la
unidad ambiental.
La entidad por ser una empresa de servicios al comercio exterior no se la considera en
mayor medida, atentatoria al medio ambiente, razón por la que no se ha estudiado la
necesidad de crear una unidad para el efecto.
Conclusión
La falta de una unidad de gestión ambiental no ha permitido medir el probable impacto
que pueda producir la entidad en su gestión de controlar mercancías que entran y salen
del país.
Recomendación
Al Director General
74. Dispondrá que se estudie la necesidad en coordinación con el Ministerio de
Relaciones Laborales y con el Ministerio de Ambiente, de crear una unidad de gestión
ambiental.
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Organización informática
La unidad de Tecnología de Información no cuenta con una estructura orgánica, que
defina las diferentes áreas encargadas de los proyectos y de la infraestructura tecnológica,
y del soporte tanto a los usuarios internos como a los externos; sus niveles jerárquicos, y
cantidad de personal; sin embargo de que en el Manual de Descripción y Clasificación de
Puestos, constan los de: 'Proyectos Aduaneros', 'Jefe de Infraestructura Tecnológica', y
`Jefe de Análisis Funcional'. Y en el Estatuto Orgánico constan como procesos
agregadores de valor: 'Proyectos', 'Desarrollo', 'Soporte Técnico de hardware y
software', 'Centro de Cómputo', 'Seguridades', 'Comunicación y Redes', 'Base de datos
y servidores de aplicación', 'Soporte funcional', y 'Soporte Técnico Distrital'; la
observación antes citadas se relaciona con la NCI 410-01 Organización informática.
Lo expuesto se debe a que no se ha prestado atención a la importancia de contar con una
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estructura orgánica, debidamente aprobada, en la que se definan unidades debidamente
separadas, de tal manera que no se presenten mezclas o superposición de funciones.
Conclusión
La falta de una estructura orgánica del área informática no permite conocer las unidades
debidamente separadas, que se encarguen de tareas y competencias específicas.
Recomendación
Al Director General
Dispondrá al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información,
que se diseñen las áreas con sus respectivos niveles jerárquicos, jefaturas y cantidad de
personal operativo dependiente, de acuerdo a las responsabilidades de cada una de ellas.
Segregación de funciones
El personal de la unidad no realiza informes periódicos de las actividades ejercidas en
base a su rol o función, que permitan eliminar la dependencia de personal clave,
adicionalmente, no están debidamente delineadas las funciones de la Unidad de
Tecnología de Información, con información acerca de los deberes, responsabilidades,
habilidades y experiencia, para cada uno de los puestos de trabajo, por lo que no se puede
determinar la existencia de funciones incompatibles.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-02 Segregación' de
funciones.
Lo expuesto se debe a que no existe un manual de funciones para el área, en armonía con
la estructura orgánica, lo que no permite detectar si están debidamente separadas las
funciones de autorización, ejecución, aprobación, registro, custodia y control.
Conclusión
La falta de un manual de funciones no permite una ordenada y equitativa distribución de
las mismas, y la eliminación de personal imprescindible.
Recomendación
Al Director General
Dispondrá que la Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la
Información, elabore su correspondiente Manual de funciones detallado, para cada uno de
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los puestos de trabajo, el que servirá para que se incorpore al Manual de funciones de la
entidad.
Plan informático estratégico de tecnología
No se evalúa con frecuencia la ejecución técnica y presupuestaria de Tecnologías de
Información para determinar su grado de avance, y poder tomar las medidas correctivas
necesarias; debido a que no se ha asignado la tarea a uno de los servidores, lo que no
permite saber si los posibles desfases obedecen a falta de recursos financieros o
incumplimiento de los cronogramas de trabajo.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-03 Plan informático
estratégico de tecnología.
Conclusión
La falta de asignación de tareas para el seguimiento al plan informático no permite
conocer si se lograron, efectivamente, los objetivos y las causas de los probables
desfases.
Recomendación
Al Director General
77. Dispondrá que la Dirección de Tecnologías de la Información realice evaluaciones
trimestrales de las aplicaciones informáticas que desarrolla, reportando a la máxima
autoridad las novedades, con la finalidad de tornar las medidas correctivas necesarias.
Políticas y procedimientos
Las políticas y procedimientos que permiten organizar apropiadamente el área de
Tecnología de información y asignar el talento humano calificado e infraestructura
tecnológica necesaria, no fueron aprobados formalmente por la máxima autoridad; y por
tanto no se definieron, documentaron y difundieron las políticas, estándares y
procedimientos.
Al no estar definidos, éstos no son actualizados peii ianentemente, ni incluyen las tareas,
los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento
y el control de los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativas
a que hubiere lugar si no se cumplieran; no contienen los temas de calidad, seguridad,
confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrónicas,
mensajería de datos, legalidad del software, entre otros, ni mantienen consistencia con
conexas emitidas por los organismos competentes y estándares de tecnología de la
le
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ECUADOR
Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
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información
Los procedimientos de comunicación, difusión y coordinación que permitan relacionar
adecuadamente las atribuciones, competencias, procesos técnicos, actividades y
productos desarrollados por tecnología de información y los de la organización, no han
sido establecidos.
Lo expuesto se debe al desconocimiento de la normativa, que produce que se desarrollen
las tareas con discrecionalidad.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-04 Políticas y
procedimientos.
Conclusión
El desconocimiento de la normativa, no ha permitido que se cuente con un documento
necesario para el desarrollo armónico y ordenado de las tareas en esta área técnica.
Recomendación
Al Director General
78. Dispondrá que la Unidad de Tecnología de la Información prepare un manual de
Políticas, Estándares y Procedimientos, el cual será debidamente aprobado, difundido y
actualizado permanentemente.
Modelo de información organizacional
El modelo de información no incluye reglas de validación, con la identificación de los
sistemas o módulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratégicos a los
que apoyan, lo cual se relaciona con la NCI 410-05 Modelo de información
organizacional
Esto se debe a que arquitectura del sistema informático de la entidad está conformada por
"n" capas, donde las validaciones del negocio son colocadas exclusivamente en la capa
del negocio, lo que dificulta el mantenimiento, pues se debe revisar uno a uno el código
fuente.
Conclusión
El tipo de arquitectura del sistema informático diseñado por capas, hace que la
información quede dispersa en cada código fuente, dificultando el mantenimiento.
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o vi.
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Hechos subsecuentes
Al término de la presente acción de control se ha implementado la Integridad Referencia)
en el modelo de los datos.
Recomendación
Al Director General
79. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información que incluya reglas de
validación en el diccionario de datos de la entidad.
Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica
La unidad de Tecnología de información no elaboró e implementó formalmente el plan de
mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica sustentado en
revisiones periódicas, monitoreo, en las necesidades organizacionales, estrategias de
actualización de hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y
requerimientos de seguridad.
No se mantuvo una bitácora de las modificaciones realizadas a los procesos de
tecnología, y a los manuales técnicos y de usuario, por cada cambio o mantenimiento
realizado, ni se informó a los usuarios finales relacionados, ni se estableció su
publicación permanente.
No se controlaron los bienes informáticos a través de un inventario actualizado con el
detalle de las características y responsables a cargo, conciliado con los registros contables
y los registros de Control de Bienes.
No se registraron y controlaron las versiones del software que pasan a producción.
Lo expuesto se debe a la falta de ordenamiento que no permite contar con información
histórica válida para tomar decisiones acertadas, observaciones que están relacionadas
con la NCI 410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica.
Conclusión
La falta de organización no permite contar con información histórica confiable que ayude
a la alta gerencia a tomar decisiones apropiadas.
Hechos subsecuentes
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DEIMECUADOR
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Al término de la presenta acción de control la entidad ha tomado las siguientes acciones:
Implementó el formato "Términos de Referencia para el mantenimiento de los
servidores en el SENAE".
Elaboraron contratos e informes de mantenimientos de servidores, sistemas de
almacenamiento, racks autosuficientes, entre otros.
Se han difundido los cambios en Boletines del correo electrónico institucional.
Se han elaborado y difundido manuales técnicos del nuevo sistema informático
ECUAPASS.
Implementaron registros en hoja Excel, del inventario de los servidores y equipos
informáticos de la entidad.
Se utiliza la herramienta CVS para el control de las versiones de los objetos de los
programas modificados por el área de Desarrollo.
Recomendación
Al Director General
80. Dispondrá a la Dirección de Tecnologías de la Información lo siguiente:
Elaborar planes de mantenimientos preventivos para los equipos tecnológicos
asignados a los servidores para el desarrollo de sus actividades.
Implementar y difundir una Bitácora de las modificaciones realizadas a los procesos
de tecnologías, y de las actualizaciones realizadas a los manuales técnicos y
operativos del sistema informático.
Implementar un registro centralizado del inventario de todos los bienes informáticos
de la entidad, con sus respectivas características, mismo que deberá ser conciliado
con los registros del área de Control de Bienes, y con los registros contables.
Implementar una Bitácora del control de las versiones del software que pasan a
producción; identificados por motivo o requerimiento.
Plan de contingencias
En concordancia con la aplicación del nuevo sistema ECUAPASS, la entidad analizó la
implementación de un Plan que permita la continuidad del servicio que brinda a los
operadores de Comercio Exterior, ante una avería o evento de desastre total o parcial
(DRP), a través de un Centro de Cómputo Alterno, el mismo que se fijó en el Distrito de
Manta; sin embargo, a pesar de contar con la estructura física no se encuentra elaborado y
aprobado un plan de contingencia en el que se describan las acciones a tornar, en caso de
una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información, por problemas en
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DEL
ECUADOR
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los equipos, programas o personal relacionado. Las observaciones citadas están
relacionadas con la NCI 410-11 Plan de contingencias, debido a la falta de un plan de
contingencia no se permite responder efectivamente ante la ocurrencia de un desastre.
Conclusión
La falta de un plan de contingencia no permite conocer el nivel de confianza ante el
evento de un desastre.
Recomendaciones
Al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información
81. Definirá, implementará y aprobará:
Un Plan de Contingencias, que describa las acciones a tomar en caso de una
emergencia o desastre, mismo que será difundido a los servidores responsables de su
ejecución.
Un Plan de respuesta a los riesgos, que describan la definición y asignación de roles
críticos, escenarios de contingencias, y responsabilidad de la seguridad de la
información.
Un Plan de control de cambios que asegure la actualización del plan de continuidad
Un Plan de Continuidad de las Operaciones, que describa la puesta en marcha de un
Centro de Cómputo Alterno.
Un Plan de Recuperación de Desastres, que describa las actividades previas, durante
y después del desastre.
82. Designará un Comité responsable de la ejecución de Plan de Contingencias,
categorizando el mismo como confidencial, será informado a los servidores responsables
de la ejecución.
83. Dispondrá la realización de pruebas y evaluaciones periódicas, documentadas, del
plan, que aseguren que tiene un nivel aceptable de recuperación de las operaciones.
Sitio web, servicios de internet e intranet
En el documento Normas Generales de Seguridad Informática y Uso de Equipos de
Computación de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, aprobado el 17 de diciembre de
2009, no se contempla los procedimientos referentes a la instalación, configuración y uso
de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web, de la entidad, debido
a la falta de revisión en detalle, lo que no permite una buena comunicación entre usuarios
ilernos y externos. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-14 Sitio
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DEI.
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web, servicios de internet e intranet.
Conclusión
La falta de un instructivo actualizado y detallado de los procedimientos para instalación,
configuración y uso de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web,
no permite una óptima comunicación entre el usuario interno y el externo.
Recomendación
Al Director General
84. A través de la Dirección de la Tecnología de la Información, actualizará los
procedimientos e instructivos de instalación, configuración y uso de los servicios de
internet, intranet, correo electrónico y sitio web del SENAE, el mismo que una vez
aprobado efectuará su difusión.
Capacitación informática
La contratación del Desarrollo e implantación de un nuevo sistema aduanero de gestión
para las operaciones de comercio exterior, con la empresa coreana CUPIA, contempla la
transferencia completa de conocimientos sobre la tecnología y arquitectura informática
del sistema ECUAPASS, para el personal involucrado, para su posterior seguimiento y
mantenimiento, tales como bases de datos, herramienta de desarrollo, mantenimiento de
software y hardware; los que han sido derivados a la parte técnica, sin considerar a los
usuarios finales aplicadores del proceso diario.
Esto se debe a la falta de un plan de capacitación direccionado al usuario interno, tanto de
los nuevos sistemas como de las mejoras a los ya existentes, que producen
desconocimiento, observaciones que se encuentran relacionadas con la NCI 410-15
Capacitación informática.
Conclusión
La falta de un plan de capacitación direccionado al usuario interno, referente a los nuevos
sistemas implementados, así como las mejoras realizadas a los ya existentes, crea
insatisfacción y desconocimiento de las bondades de los mismos, así como la aplicación
en las diferentes áreas.
Recomendaciones
A la Dirección de Tecnologías de la Información
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Elaborará un Plan de Capacitación Informática para los usuarios internos, referente al
uso y bondades de los sistemas informáticos, a nivel institucional, en el que especifique
los aplicativos de interacción entre áreas.
Elaborará actas en las que se haga referencia el nivel de satisfacción de los usuarios,
de los cursos que se realicen.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Controles sobre sistemas de información
Mediante el "formato de requerimiento de información" se establecen los controles
pertinentes a fin de garantizar la calidad de la información y de la comunicación, en base
al Manual de Políticas de Solicitud - Entrega de Información emitido el 10 de agosto de
2004, que se encuentra publicado en la intranet del SENAE; sin embargo ésta es
administrada por el área de Tecnología de la Información, en lugar de la Dirección de
Comunicación.
Mediante resolución GGN-GAJ-DNC-297 de 12 de abril de 2006, el Gerente General
Encargado de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, de ese entonces, clasifica como
reservada, cierta información, disponiéndose el conocimiento de la misma a las Gerencias
Nacionales, Gerencias Distritales, y Secretaría General; sin embargo, no se evidenció
que la entidad haya difundido a los servidores, el contenido de tal resolución, mismo que
se encuentra al momento, desactualizado.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 500-01 Controles sobre sistemas
de información.
Es de citar que el Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, en el Libro
V "De la Competitividad Sistemática y de la Facilitación Aduanera", Título II "De la
Facilitación Aduanera para el Comercio de lo Sustantivo Aduanero", Capítulo III "De las
Contravenciones", artículo 190 "Contravenciones", literal d; publicado en el Suplemento
del Registro Oficial 351 de 29 de diciembre de 2010, refiere:
"d.- Entregar información calificada como confidencial por las autoridades respectivas,
por parte de los servidores públicos de la administración aduanera, sin perjuicio de las
demás sanciones administrativas a que haya lugar"
La falta de revisión de la normativa, no permite conocer la documentación que debe
tratarse como confidencial.
Cpnclusión
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La falta de actualización de las políticas internas, en que se determine la información
calificada como confidencial, conlleva a que los servidores de la entidad puedan afectar el
normal flujo de comunicación hacia los usuarios externos e internos.
Recomendaciones
Al Director de Planificación
Realizará una revisión a la resolución GGN-GAJ-DNC-297, con la finalidad de
actualizar la información que el SENAE considere deben ser clasificada como
confidencial.
Realizar la actualización del Manual de Políticas de Solicitud — Entrega de
Información, así como su difusión.
Al Director General
89. Dispondrá la difusión y publicación, por los medios de comunicación con los que
cuenta el SENAE: correo electrónico, intranet y sitio web; de la información clasificada
como confidencial, con el objetivo de que los servidores apliquen los controles
pertinentes al momento de procesar o entregar dicha información.
Canales de comunicación abiertos
El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, utiliza, para la difusión y publicación de la
información, tanto a los usuarios internos corno externos, diversos medios de
comunicación corno correo electrónico, intranet, sitio web, chat corporativo, redes
sociales, línea telefónica para atención al cliente; sin embargo su administración es
asumida por diversos entes.
Es así que el instructivo de trabajo "Publicación de boletines internos y externos en
página web de la Aduana", elaborado y aprobado en septiembre de 2009, por la
Coordinación General de Proyectos y Sistemas, indica entre otros aspectos que el control
de su cumplimiento, y el mantenimiento de los procesos, subprocesos y estados de los
boletines, así como su contenido, será responsabilidad de la Coordinación General de
Proyectos y Sistemas.
La actualización de la información que se publica en la página web del SENAE, es
realizada por la Dirección de Tecnologías, a solicitud de los usuarios, mediante oficio
canalizado por el aplicativo Quipux.
La cuenta del buzón electrónico (helpdesk@aduana.gob.ec ) es administrada y procesada
por la Dirección de Atención al Usuario, para la recepción y respuesta de todas las
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consultas, quejas, reclamos y recomendaciones.
Como parte de un estrategia comunicacional, el SENAE ha implementado una cuenta en
la red social Twitter @SENAE Aduana, y una nueva línea telefónica 1-800-ADUANA
para el Centro de Información y Atención al Usuario.
Al respecto, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del SENAE, en
su artículo 6 "Estructura Organizacional", numeral 6.5.2.2.1 "DIRECCION NACIONAL
DE MEJORA CONTINUA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION"; consta corno
un "Producto" del área Sistemas de Información General, el siguiente:
"Administración y mantenimiento de la página web y el portal de la institución."
En el mismo artículo 6 "Estructura Organizacional", numeral 6.3.3.1.2 "Comunicación",
consta como un "Proceso Interno" de la Dirección de Comunicación, el siguiente:
"Comunicación institucional y redacción."
En el numeral 6.5.3.1.2 "Comunicación"; consta como "misión" de la Dirección de
Comunicación, la siguiente:
"Apoyar e informar permanentemente a la Dirección General, usuarios internos y
externos, sobre eventos, hechos y disposiciones, así como el manejo de la comunicación
interna y externa en forma abierta e interactiva y de calidad, posicionando los planes,
programas, proyectos y acciones conforme a sus objetivos estratégicos, velando por la
identidad institucional en cada uno de los instrumentos publicitarios y de
comunicación."
Lo que revela incoherencia entre la misión y proceso de la Dirección de Comunicación, y
el producto del área Sistemas de Información General de la Dirección Nacional de
Mejora Continua, que ocasiona confusión respecto de las atribuciones de cada área o
dependencia.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 500-02 Canales de
comunicación abiertos.
La Directora de Comunicación expresa su conformidad con que debe ser el área a su
cargo quien administre el contenido de la página web, e indica que la INTRANET no se
está usando, porque, posiblemente sea reemplazada por una nueva herramienta, llamada
SAC (sistema de administración de conocimiento), del nuevo sistema Ecuapass, lo que se
encuentra en análisis.
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ADUANA
CCUADOR
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Las disconformidades anotadas con relación al Estatuto Orgánico causan confusión
respecto de las competencias de las diferentes Direcciones de la entidad.
Recomendaciones
Al Director General
Dispondrá la revisión del orgánico funcional, en lo que concierne a la competencia de
la administración de la página web del SENAE, que debe estar bajo la Dirección de
Comunicación.
Dispondrá que la Dirección de Comunicación sea la que administre la información
que el SENAE difunde por medio de los canales de comunicación con los que cuenta,
para conocimiento general de los usuarios internos (servidores) y externos (Operadores
de Comercio Exterior y ciudadanos en general); con la finalidad de implementar filtros
de control en cuanto a la ortografía, semántica, organización, forma de presentación,
actualización y oportunidad; antes de que la información salga al aire.
Dispondrá que se actualice el Instructivo para la Emisión y Publicación de los
Boletines Internos y Externos; consistente con el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, en el que se cita que la responsabilidad de la administración
de los boletines, es competencia de la Dirección de Comunicación.
Dispondrá la elaboración de un Instructivo de Trabajo para la difusión de la
información que se realiza por medio de las cuentas de correo asignadas a las diferentes
unidades administrativas.
Dispondrá que la Dirección de Comunicación administre la cuenta de correo
electrónico del buzón de quejas, reclamos y recomendaciones; con la finalidad de dar
respuesta oportuna y satisfactoria a los usuarios externos, implementando mecanismos
ágiles de coordinación con las diferentes dependencias.
Dispondrá la elaboración de un Manual de Políticas para la Comunicación Interna y
Externa, así como su correspondiente difusión.
Seguimiento
Los directivos de la entidad no han establecido procedimientos de seguimiento continuo y
evaluaciones periódicas para asegurar la eficacia del control interno.
No se ejecutaron actividades continuas de seguimiento en los distintos niveles de la
entidad para determinar la efectividad de los controles existentes
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)
Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
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No se han identificado los controles débiles o insuficientes en la gestión integral de la
entidad, que requieren ser reforzados.
)
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 600 Seguimiento, y obedece a
que no se presta la atención necesaria al control interno, produciendo falta de adhesión en
los servidores.
Conclusión
La ausencia de procedimientos y de actividades de seguimiento continuo del control
interno, causa que los servidores generalmente desconozcan sus lineamientos y no se
adhieran.
Hechos subsecuentes
Los directivos de las distintas dependencias de la entidad, promueven reuniones
semanales con su personal, por lo general orientadas a resolver problemas de origen
operativo, contable, entre otros, lo cual queda sentado en actas, pero no se tratan
precisamente los temas de control interno.
La entidad ha emitido en diferentes momentos, instrucciones para mejorar el control
interno, que se quedan dispersas y no se evalúan, ejemplo Circular
DDG-DSGG-OF.(i)-00872 de 7 de abril de 2011, y Circular DGN-OF-055-2011 de 6 de
julio de 2011.
Recomendaciones
Al Director General
Que se elabore un instructivo de procedimientos de control interno implementados,
mismo que deberá irse actualizando, a medida que uno o varios de ellos, sea detectado
como ineficiente.
Dispondrá que las Subdirecciones y las Direcciones Nacionales exijan a las áreas
desconcentradas de su competencia, informes, en función de lo que se defina en el
manual de procedimientos, a fin de conocer si los controles existentes están siendo
efectivos, y tomar las medidas necesarias.
98. Dispondrá que las diferentes áreas administrativas, operativas, financieras, técnicas,
id ntifiquen los controles débiles y los refieran en sus informes.
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Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M
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Evaluaciones periódicas
No se realizan autoevaluaciones periódicas del control interno de la institución, a causa
de que no existen procedimientos e inducciones para adaptarse con su normativa, lo que
incide en el desconocimiento de la efectividad de los controles implantados.
Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 600-02 Evaluaciones
periódicas.
Conclusión
La falta de autoevaluaciones periódicas del control interno, no permite conocer el buen
funcionamiento de los controles implantados, y la necesidad de sustituirlos, si fuere el
caso.
Recomendaciones
Al Director General
99. Dispondrá que se elabore un manual de procedimientos que contenga la metodología
y formatos para que cada área se autoevalúe respecto de los mecanismos de control
interno implantados, calificándolos y sugiriendo otros, de ser necesario.
Con comunicaciones SENAE-DNA-2012-1062-M, SENAE-DNA-2012-1064-M,
SENAE-DNA-2012-1072-M, SENAE-DNA-2012-1078-M, SENAE-DNA-2012-1080-M
y SENAE-DNA-2012-1081-M de 8, 12 y 14 de noviembre de 2012, se dieron a conocer
los resultados provisionales de la evaluación de control interno, así como las
recomendaciones respectivas para su implementación, a la Directora Nacional de
Capitales y Servicios Administrativos, al Director Nacional de Talento Humano, al
Director de Planificación y Control de Gestión Institucional, a la Directora de
Comunicación, y al Subdirector General de Operaciones.
A través de memorandos SENAE-DNA-2012-0577-M, SENAE-DNA-2012-0589-M,
SENAE-DNA-2012-0692-M y SENAE-DNA-2012-0932-M, de 27 y 29 de junio; 27 de
julio; 25 de septiembre de 2012, respectivamente, se comunicaron resultados a los
servidores de los Distritos Quito, Tulcán, Esmeraldas y Huaquillas; de igual forma con
memorandos SENAE-DNA-2012-0661-M, SENAE-DNA-2012-0682-M y
SENAE-DNA-2012-0904-M de 18 y 19 de julio, 14 de septiembre del 2012,
respectivamente, se comunicaron resultados a los servidores responsables de las áreas de
Garantías, en Quito, Esmeraldas y Tulcán;
Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad,
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agradeceré disponer a los servidores responsables de cada una de las áreas la
implementación inmediata de las recomendaciones resultantes de la presente evaluación y
solicitar se informe a esta Dirección de Auditoría Interna, las acciones adoptadas.
Con esta evaluación la Dirección Nacional de Auditoría Interna cumple con la
responsabilidad establecida en el artículo 12 literal c) de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, que estipula que "... la unidad de auditoría interna será
responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades..."
contribuyendo de esta manera, al mejoramiento de la gestión institucional.
Atentamente,
Documento firmado electrónicamente
Lcda. Wendy Mabel Enríquez Salazar
DIRECTORA NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA
kmgr
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