procedimiento para la elaboracion de estudios y

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ESTUDIOS
Y DOCUMENTOS PREVIOS
1. OBJETIVO
Documentar la elaboración de los Estudios y Documentos Previos en la forma establecida en el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública y sus Decretos Reglamentarios.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la Contratación que se realice en la Dirección Ejecutiva de Administración
Judicial y en las Direcciones Seccionales de Administración Judicial.
3. RESPONSABLE
Son responsables de implementar este procedimiento la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y las
Direcciones Seccionales de Administración Judicial.
4. DEFINICIONES
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal
CSJ: Consejo Superior de la Judicatura.
DEAJ: Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.
DSAJ: Dirección Seccional de Administración Judicial.
Estudios y documentos previos: Son aquellos documentos definitivos que sirven de soporte para la
elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones de manera que los proponentes puedan valorar
adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riegos inherentes
al mencionado proceso.
SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.
5. NORMATIVIDAD
 Ley 80 de 1993 - Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y Decretos
Reglamentarios.
 Ley 270 de 1996 - Estatutaria de la Administración de Justicia.
 Ley 872 de 2003 - Creó el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva y en otras entidades
prestadoras de servicios.
 Ley 1150 de 2007 - Introdujo medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993.
 Ley 1474 de 2011 - Disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública.
 Decreto 2170 de 2002 Artículos. 6, 9 y 24 - Reglamentario de la Ley 80 de 1993.
 Decreto 4110 de 2004 - Por el cual se reglamenta Ley 872.
 Decreto 066 de 2008, artículo 83 - Decreto derogado por el artículo 92 del Decreto 2474 de 2008, salvo
el artículo 83 "Derogatorias y vigencias".
 Decreto 2474 de 2008 - Reglamentó parcialmente la Ley 1150 de 2007.
 Decreto 2025 de 2009 - Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008.
 Decreto 3576 de 2009 - Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y Decreto 2025 de
2009.
 Decreto 2516 de 2011 - Por el cual se reglamenta la modalidad de selección de Mínima Cuantía
 Decreto 0019 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
 Decreto 0053 de 2012 - Por el que se corrigen unos yerros en el Decreto Legislativo 19 de 2012, "Por el
cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
La impresión de este documento se considera No Controlado
Página 1 de 5
existentes en la administración pública".
Modelo MECI 1000:2005 - Modelo Estándar de Control Interno.
Norma ISO 9001:2008 - Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
Norma NTCGP 1000:2009 - Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Acuerdo 163 de 1996 - Por el medio del cual se reglamenta la autorización prevista en los artículos 85,
numeral 3 y 99, numeral 3 de la Ley 270 de 1996.
 Acuerdo No. PSAA10-7544 de 2010 - Autorizar a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial para
celebrar convenios o contratos de donación o comodato que no impliquen erogación presupuestal.
 Acuerdo No. PSAA12-9256 de 2012 - Por el medio del cual se adopta el marco lógico para la
presentación de los Planes de Inversión de la Rama Judicial.




6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Etapa preparatoria
1
Remitir acto
administrativo
Envía al Director Ejecutivo o Seccional de Presidente
Sala
Administración Judicial el acto administrativo por el Administrativa
del
cual se autoriza la contratación.
Consejo
Superior
o
Seccional
de
la
Ver Procedimiento para solicitar autorización para Judicatura.
contratar.
2
Remitir el marco
lógico y
especificaciones
técnicas
esenciales
Envía al Director Ejecutivo o Seccional de
Administración Judicial documento que contiene el
marco lógico (Acuerdo No. PSAA12-9256 de 2012)
y las especificaciones técnicas esenciales del objeto
a contratar, el plazo y lugar de ejecución, así como
la estimación de costos que la soportan.
Director(a) de Unidad
responsable del plan de
compras, programa y
proyecto
o
su
equivalente
en
las
Direcciones Seccionales
En los casos en que resulte pertinente, la
Unidad o dependencia responsable dará
aplicación al Artículo 87 de la Ley 1474 de 2011.
El Certificado de Disponibilidad Presupuestal deber
ser expedido de manera individual para cada
proceso contractual.
3
Elaborar estudios
previos
Elaborar los Estudios y Documentos Previos
teniendo en cuenta como mínimo los siguientes
elementos establecidos en los artículos 3 y 88 del
Decreto 2474 de 2008, los cuales son de obligatorio
cumplimiento:
Servidor de la Dirección
Ejecutiva o Seccional de
Administración Judicial,
designado.
1. Descripción de la necesidad que se pretende
satisfacer con la contratación.
2. Descripción del objeto a contratar con sus
especificaciones y la identificación del contrato a
celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la
modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del
contrato, indicando las variables utilizadas para
calcular el presupuesto de la respectiva
contratación, así como su monto y el de
posibles costos asociados al mismo.
En el evento en que la contratación sea a
precios unitarios, se deberán soportar sus
cálculos de presupuesto.
La impresión de este documento se considera No Controlado
Página 2 de 5
6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
En el caso de concurso de méritos no se
publicará el detalle del análisis que se haya
realizado en desarrollo de lo establecido en este
numeral.
En el caso del contrato de concesión no se
publicará ni revelará el modelo financiero
utilizado en su estructuración.
5. La justificación de los factores de selección que
permitan identificar la oferta más favorable, de
conformidad con el artículo 12 del Decreto 2474
de 2008.
6. El soporte que permita la estimación, tipificación
y asignación de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio económico del
contrato. Artículo 4 Ley 1150 de 2007, artículo
88 Decreto 2474 de 2008, artículo 8 Decreto
2025 de 2009.
7. El análisis que sustenta la exigencia de
garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
del contrato según el caso, así como la
pertinencia de la división de aquellas, de
acuerdo con la reglamentación sobre el
particular. Decreto 4828 de 2008 modificado por
el Decreto 2493 de 2009.
Para la modalidad de mínima cuantía, se realizará el
estudio previo simplificado contendrá como mínimo
lo establecido en el artículo 2 del Decreto 2516 de
2011:
1. La sucinta descripción de la necesidad que
pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar.
3. Las condiciones técnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato justificado
sumariamente, así como el plazo de ejecución
del mismo.
5. El correspondiente certificado de disponibilidad
presupuestal que respalda la contratación.
Para el análisis técnico de los estudios previos la
Unidad responsable de la necesidad, asignará el o
los servidores(as) judiciales calificados que
colaborarán armónicamente en el suministro de la
información necesaria para la realización del
estudio.
4
Remitir estudios
previos para su
viabilidad
Envía los estudios previos a las correspondientes
Unidades de la Dirección Ejecutiva o Seccional de
Administración Judicial para obtener la viabilidad
jurídica, financiera, contable, administrativa y
técnica.
5
Determinar las
viabilidades
Realiza el análisis del contenido de los estudios Servidor(es)
de
la
previos para expedir sus viabilidades.
Dirección Ejecutiva o
La impresión de este documento se considera No Controlado
Servidor de la Dirección
Ejecutiva o Seccional de
Administración Judicial,
designado.
Página 3 de 5
6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Seccional
de
Para el análisis de la viabilidad técnica la Unidad Administración Judicial,
responsable de la necesidad, asignará el o los designado.
servidores(as) judiciales calificados que colaborarán
armónicamente en el suministro de la información
necesaria para la realización del estudio.
6
Devolver los
estudios
Remite
los
estudios
previos
con
las
correspondientes
viabilidades
o
con
las
observaciones para que se realicen los ajustes
necesarios para su aprobación.
Servidor(es)
de
la
Dirección Ejecutiva o
Seccional
de
Administración Judicial,
designado.
7
Ajustar estudios
previos
En caso de presentar observaciones en cualquier Servidor(es)
de
la
viabilidad se realizarán los ajustes y modificaciones Dirección Ejecutiva o
sugeridas para su aprobación.
Seccional
de
Administración Judicial,
designado.
8
Enviar estudios
previos
Una vez obtenidas las viabilidades, se remiten los
estudios y documentos previos a la Unidad
Administrativa de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial o a la dependencia
equivalente en la Dirección Seccional de
Administración Judicial, para iniciar el proceso
precontractual.
Servidor(es)
de
la
Dirección Ejecutiva o
Seccional
de
Administración Judicial,
designado.
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
No Aplica
Marco lógico y
especificacione
s
técnicas
esenciales
No Aplica
Acto
Presidente(a) Sala
administrativo Administrativa
o
de autorización Seccional
del
Consejo Superior
de la Judicatura
LUGAR DE
ARCHIVO
CRITERIO
DE
ARCHIVO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISP
OSICI
ÓN
Ver TRD
Ver
TRD
Presidencia Sala Cronológico
Administrativa o
Seccional
del
Consejo
Superior de la
Judicatura
Ver TRD
Ver
TRD
No Aplica
Certificado de Director(a) Unidad Unidad
de Cronológico
Disponibilidad de Presupuesto
Presupuesto
Presupuestal
Ver TRD
Ver
TRD
No Aplica
Viabilidades
Cronológico
Cronol
ógico
Director(a)
de Unidad
de Cronológico
Unidad
Asistencia Legal
responsable
del
plan, programa y
proyecto.
Servidor(es) de la Unidad
de Cronológico
Dirección Ejecutiva Asistencia Legal
o Seccional de
Administración
Judicial,
designado.
La impresión de este documento se considera No Controlado
Página 4 de 5
7. REGISTROS
CÓDIGO
No Aplica
NOMBRE
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
LUGAR DE
ARCHIVO
CRITERIO
DE
ARCHIVO
Estudio previos Servidor(es) de la Unidad
de Cronológico
Dirección Ejecutiva Asistencia Legal
o Seccional de
Administración
Judicial,
designado.
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISP
OSICI
ÓN
Ver TRD
Ver
TRD
8. ANEXOS
9. CONTROL DE CAMBIOS
Se ajusta de acuerdo con los requisitos de la normatividad.
La impresión de este documento se considera No Controlado
Página 5 de 5