Esta obra est a bajo una licencia reconocimiento-no comercial 2 .5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a creative commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA. Manejo de RRHH con Open-ERP Autores: SANDRA MILENA CASTELLANOS PÁEZ Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Coordinadores: Juan Felipe Reyes Rodríguez Coordinador Servicios Web: Miguel Ibañez Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Alejandro Bolivar Analista de Sistemas de Información: Mesias Anacona Obando UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C. JUNIO 2010 Manejo de RRHH con OpenERP Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Auxiliares de Investigación: CAMILO ALBERTO ZAPATA MARTÍNEZ DAVID FELIPE BELTRAN SÁNCHEZ DAVID CAMILO SANCHEZ ZAMBRANO DIEGO ARMANDO POVEDA ZAMORA EDGAR ANDRÉS GARCIA HERNÁNDEZ IVAN ALBEIRO CABEZAS MARTÍNEZ JAVIER ALEJANDRO ORTIZ VARELA JORGE ALBERTO TORRES VALLEJO LAURA VANESSA HERNANDEZ CRUZ JORGE LEONARDO LEMUS CASTIBLANCO LILIANA CAROLINA HERRERA PRIETO WILLIAM CAMILO CASTRO LOPEZ CINDY LORENA PABON GÓMEZ MONICA YOLANDA MOGOLLON PLAZAS SANDRA MIREYA AGUILAR MAYORGA SANDRA MILENA CASTELLANOS PÁEZ JOSÉ SANTIAGO APARICIO CASTRO JUAN CARLOS TARAPUEZ ROA Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo equipo perteneciente a la Unidad de Informática. el Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C. JUNIO 2010 Manejo de RRHH con OPEN - ERP TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO..................................................................................................... 3 TABLA DE ILUSTRACIONES................................................................................................ 5 RESUMEN ............................................................................................................................... 6 ABSTRACT............................................................................................................................. 6 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 7 1. ADMISIÓN ..................................................................................................................... 8 1.1. 2. ANÁLISIS DE CARGO ............................................................................................ 8 1.1.1. Diseño............................................................................................................... 8 1.1.2. Descripción....................................................................................................... 9 1.1.3. Perfil ................................................................................................................ 10 1.2. RECLUTAMIENTO ............................................................................................... 10 1.3. SELECCIÓN .......................................................................................................... 11 1.4. OPENERP EN EL PROCESO DE ADMISIÓN .................................................... 12 REMUNERACIÓN ....................................................................................................... 19 2.1. CONTRATO......................................................................................................... 19 2.2. OPENERP EN EL PROCESO DE CONTRATO................................................... 19 2.3. PRESTACIONES SOCIALES ................................................................................. 22 2.3.1. Vacaciones ...................................................................................................... 23 2.3.1.1. 2.3.2. Manejo de Vacaciones con OpenERP ..................................................... 23 Pagos (salud, pensión, ARP) ........................................................................... 27 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 3 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 3. 4. DESARROLLO PROFESIONAL................................................................................... 28 3.1. HOJA DE VIDA DE LOS EMPLEADOS ................................................................ 28 3.2. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ..................................................................... 28 3.2.1. Recibidas ......................................................................................................... 29 3.2.2. Necesarias ...................................................................................................... 29 SEGUIMIENTO............................................................................................................. 30 4.1. SANCIONES.......................................................................................................... 30 4.2. AUSENTISMO ....................................................................................................... 30 4.2.1. 4.3. Manejo de Asistencia del Personal con OpenERP ......................................... 31 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ....................................................................... 34 5. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 36 6. BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................. 37 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 4 Manejo de RRHH con OPEN - ERP TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1Diseño de Cargo ................................................................................................ 9 Ilustración 2 Menú Empleos - Proceso de selección de personal ...................................... 12 Ilustración 3 Mis propuestas de empleo para revisar .......................................................... 14 Ilustración 4 Solicitudes de trabajo pendientes.................................................................... 15 Ilustración 5 Solicitudes de trabajo abiertas ........................................................................ 16 Ilustración 6 Calendario de mis entrevistas >>Formulario<< ............................................ 17 Ilustración 7 Calendario de mis entrevistas ......................................................................... 17 Ilustración 8 Tipo de Salario................................................................................................. 20 Ilustración 9 Períodos de salario .......................................................................................... 20 Ilustración 10 Estado Civil .................................................................................................... 21 Ilustración 11 Contrato ........................................................................................................ 22 Ilustración 12 Tipo de Vacaciones I ..................................................................................... 24 Ilustración 13 Vacaciones por empleado ............................................................................. 25 Ilustración 14 Solicitud de Vacaciones ................................................................................. 26 Ilustración 15 hr_attendance................................................................................................ 32 Ilustración 16 Asistencia de Empleados ............................................................................... 32 Ilustración 17 Generar un registro de asistencia ................................................................. 33 Ilustración 18 Motivos de Asistencia.................................................................................... 33 Ilustración 19 Crear Motivo de Asistencia .......................................................................... 34 Ilustración 20 Entrada/Salida ................................................................................................ 34 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 5 Manejo de RRHH con OPEN - ERP RESUMEN Una estructura organizada del personal que compone una organización permite un mejor desenvolvimiento en los procesos desarrollados por la misma. Es por esto que este documento tiene como objetivo primordial mostrar en forma general las etapas y los procesos adecuados para el manejo de RRHH. Además, permite dar a conocer la manera como el software OpenERP se puede utilizar en este proceso. La estructura descrita es adaptable a cualquier tipo de empresa, indiferentemente del tamaño, sector al que pertenece o su naturaleza económica. En el transcurso del desarrollo de este documento se hizo un análisis de la aplicabilidad de Open ERP como una herramienta de gestión de RRHH que cumpla con los requerimientos de las organizaciones que deseen implementarlo. Es importante hacer énfasis en que la estructura de manejo de RRHH descrita a continuación, se hace en forma general, debido a que cada empresa es autónoma de crear, organizar y ejecutar características propias en las etapas que se mencionan. ABSTRACT An organized structure of the human resources that make an organization allows a better development in the processes developed by it. This paper seeks primarily to show the stages and processes for managing human resources. It allows presenting the way the Open ERP software can be used in this process. The structure described is adaptable to any company, regardless of size, sector to which they belong or their economic nature. During the development of this document, we performed an analysis of the applicability of Open ERP as an HR management tool that meets the needs of organizations wishing to implement it. It is important to emphasize that HR management structure is described in general terms, because each company is independently create, organize and execute its own characteristics in the stages mentioned. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 6 Manejo de RRHH con OPEN - ERP INTRODUCCIÓN El Manejo de RRHH incluye todos los procesos que permiten la organización, la gestión y la conducción del equipo de trabajo de una compañía o proyecto. Una estructura organizada del personal permite un mejor desarrollo de las actividades y a su vez el mejoramiento general de la compañía. El manejo de RRHH contiene no sólo procesos para el personal existente, sino también para el personal que por cada nuevo proyecto (o situaciones alternas) es demandado. En este documento serán tratados estos procesos, y si el software lo proporciona, la manera en que estos son manejados bajo OpenERP. Los procesos para el manejo de RRHH son descritos en cuatro etapas: Admisión Hace parte del proceso de selección de personal e incluye pasos para la creación del perfil que se está demandando, la convocatoria al mercado y finalmente la decisión de los candidatos contratados en la búsqueda realizada. Remuneración Contiene la política salarial, donde esta incluidas: las cantidades presupuestadas para retribuir al personal por un período de tiempo determinado de su trabajo, las prestaciones sociales que como compañía deben ser pagadas cada cierto tiempo al estado y las bonificaciones Desarrollo Profesional Permite el desarrollo del personal, consiste en mejorar las competencias, la interacción entre miembros de equipo y el ambiente general para un mejor desempeño. Contiene el análisis de las hojas de vida de los empleados y programas de capacitación. Seguimiento Busca controlar, monitorear el personal, observar su comportamiento en la compañía y el mejoramiento de sus capacidades dentro de la misma. Incluye sanciones, ausentismo y evaluaciones de desempeño. Cada uno de estos, es contemplado bajo parámetros generales que la compañía debería manejar, sin importar su tamaño, la composición de su sociedad o su naturaleza económica, entre otros. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 7 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 1. ADMISIÓN Hace parte del proceso de selección de personal e incluye pasos para la creación del perfil que se está demandando, la convocatoria al mercado y finalmente la decisión de los candidatos contratados en la búsqueda realizada. 1.1. ANÁLISIS DE CARGO Proceso por el cual se determina la estructuración de los deberes, características específicas de los cargos, relación de cargos con las diferentes dependencias de la organización, responsabilidades, autoridad, capacidad de decisión, tipo de persona, exigencias en función de los aspirantes, entre otros. Este procedimiento proporciona datos sobre los requerimientos del puesto. Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Es importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que los desempeñan. Incluye los siguientes elementos en su elaboración: 1.1.1. Diseño Esta etapa tiene como fin elaborar la estructura y parametrizar los campos que definirán posteriormente el cargo. EJEMPLO : Nombre del Cargo Secretaría Comercial Unidad/Área/Sección Mercadeo Código SC21 Jefe Inmediato Director Comercial Salario $789.230 Nivel (o categoría, jerarquía) 4º UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 8 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Ilustración 1Diseño de Cargo Donde los campos creados para este diseño son los que se encuentran a la izquierda. Nombre del cargo: Define claramente el puesto que está siendo diseñado. Unidad/Área/Sección: Corresponde al departamento o área dentro de la organización donde está involucrado el cargo. Jefe inmediato: No se especifica por medio del nombre, pues lo que se pretende en el diseño del cargo es realizar una parametrización general. Se coloca el cargo del elemento de personal que estaría a cargo o de revisar, coordinar o que sería apoyado por el cargo que se está diseñando. Salario: Valor de la remuneración otorgada a quién ocupará el cargo por su labor desempeñada. Nivel: Hace referencia a la posición en la que se encuentra el cargo dentro de la jerarquización de la organización. 1.1.2. Descripción Una descripción del cargo es una descripción escrita y los tipos de tarea que incluyen. Como no existe un formato estándar de descripciones de puestos, su apariencia y contenido varían de una empresa a otra. Sin embargo, la mayor parte de las descripciones de puestos contendrá por lo menos tres partes: Función básica: Corresponde a una descripción general del cargo, detallando la misión del cargo o lo que se espera del cargo en la empresa. Se establece el objetivo del cargo o se justifica por medio de esta función básica la existencia del mismo dentro de la empresa. Funciones complementarias: Hace referencia a la descripción detallada del cargo, se enumeran las actividades que lleva a cabo la persona que recibe el cargo, sus responsabilidades dentro de la empresa. Aparecen en orden de importancia. Estas declaraciones deben indicar el peso, o valor, de cada tarea. Observaciones: Por lo general, se indican las herramientas y equipo que utiliza el empleado para desempeñar su trabajo. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 9 Manejo de RRHH con OPEN - ERP EJEMPLO : Función básica: Establecer los parámetros para las contrataciones con los proveedores de la organización. Funciones complementarias: 1. Responder la correspondencia 2. Archivar 3. … … Observaciones: La persona es responsable de los equipos de su oficina. 1.1.3. Perfil Realizado en función de los aspirantes. Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de los cargos para efectos de comparación. Comprende: A. Formación B. Experiencia (tiempo y área) C. Competencias técnicas Competencias sociales D. Conocimientos específicos E. Observaciones 1.2. RECLUTAM IENTO El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo. Se obtiene así un conjunto de solicitantes, del cual saldrán posteriormente los nuevos empleados. Para dar inicio a este proceso se brinda al mercado los perfiles antes creados, para UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 10 Manejo de RRHH con OPEN - ERP después de un período estipulado por la empresa recibir las solicitudes. En el proceso de reclutamiento se debe ser claro y específico, pues constituye un paso importante que dará apertura al proceso de selección de personal. La empresa debe evaluar en qué sección o área del mercado laboral está ubicado el perfil para no realizar convocatorias en áreas donde posiblemente lleguen aspirantes no deseados. 1.3. SELECCIÓN La selección de recursos humanos se define como escoger a la persona indicada para el cargo adecuado. También podría verse como escoger entre los aspirantes que se presentaron a los más adecuados, para ocupar los cargos existentes en la empresa, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del personal. Si todos los individuos fueran iguales y reunieran las mismas condiciones para aprender a trabajar, la selección no sería necesaria; pero hay una enorme gama de diferencias individuales, tanto físicas como psicológicas, que hacen que las personas se comporten y perciban las situaciones de manera diferente, y a que logren mayor o menor éxito en el desempeño de sus funciones. Las personas difieren tanto en la capacidad para aprender a realizar una tarea como en la ejecución de ella, una vez aprendida. Calcular a priori el tiempo de aprendizaje y el rendimiento en la ejecución es tarea de la selección. Por ello el proceso de selección debe suministrar no sólo un diagnóstico, sino también un pronóstico de esas dos variables. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 11 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 1.4. OPENERP EN EL PROCESO DE ADM ISIÓN Aunque OpenERP no brinda herramientas para llevar paso a paso el proceso y las etapas antes descritas, si proporciona instrumentos para realizar una selección de personal. A continuación se describe la forma de hacerlo dentro del módulo de Recursos Humanos. SELECCIÓN PERSONAL crm_configuration (http://openlabs.co.in/tmp/crm_configuration.zip) Dependencias:: crm report_crm process Ilustración 2 Menú Empleos - Proceso de selección de personal UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 12 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Nueva solicitud de empleo Se accede mediante la ruta Recursos Humano> Empleos – Proceso selección Personal> Nueva solicitud de empleo A continuación la descripción de los datos que son más relevantes y deberían ser ingresados. Descripción: Puede ser el mismo del empleo al que aplica el candidato. Sección: Empleos Fase: selección de la fase en la que se encuentra el candidato. Ej: primera entrevista, segunda entrevista, etc. Proxima entrevista: Fecha de la siguiente fase Duración: Tiempo estimado. Responsable: Nombre del empleado encargado Nº Telefono UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 13 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Salario esperado: salario propuesto por el candidato Salario propuesto: salario que la empresa ofrece Trabajo solicitado: cargo al que aplica el candidato Calificación: apreciación acerca del candidato Mis solicitudes de Trabajo Actuales Mis solicitudes de empleo para revisar Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Mis solicitudes de trabajo/Mis solicitudes de trabajo actuales/Mis solitudes de trabajo para revisar Ilustración 3 Mis propuestas de empleo para revisar UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 14 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Mis solicitudes de trabajo pendientes Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Mis solicitudes de trabajo/Mis solicitudes de trabajo actuales/Mis solitudes de trabajo pendientes Ilustración 4 Solicitudes de trabajo pendientes Mis solicitudes de trabajo abiertas UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 15 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Mis solicitudes de trabajo/Mis solicitudes de trabajo actuales/Mis solitudes de trabajo abiertas Ilustración 5 Solicitudes de trabajo abiertas Calendario de Entrevistas Aquí se programan las entrevistas o el debido proceso en un calendario para permitir llevar una agenda del proceso de selección. Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Mis solicitudes de trabajo/Calendario de mis entrevistas Al ingresar aparece el mismo formulario que cuando se crea una solicitud de empleo, cuando se asigna la próxima entrevista, se coloca la fecha y la duración, a continuación se da click sobre calendario de entrevistas. De esta forma, automaticamente se agrega al UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 16 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Ilustración 6 Calendario de mis entrevistas >>Formulario<< Ilustración 7 Calendario de mis entrevistas Todas las solicitudes de empleo UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 17 Manejo de RRHH con OPEN - ERP La ruta es Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Todas las solicitudes de trabajo Corresponde a un menu similar al explicado con anterioridad, la diferencia radica en que en estas consultas aparecen solicitudes de todos los usuarios que tienen acceso a la base de datos y las han creado. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 18 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 2. REMUNERACIÓN Contiene la política salarial, donde está incluida: las cantidades presupuestadas para retribuir al personal por un período de tiempo determinado de su trabajo, las prestaciones sociales que como compañía deben ser pagadas cada cierto tiempo al estado y las bonificaciones 2.1. CONTRATO Es aquel en el cual una persona natural se obliga a trabajar para otra persona y a recibir una remuneración a cambio, se le denomina trabajador y a quien lo contrata se le denomina empleador, la remuneración es llamada salario. En el contrato se debe incluir la actividad que el trabajador va a realizar, las ordenes que debe cumplir, los tiempos de entrega, reglamentos, cantidad de trabajo o tiempo y el salario que va a recibir con fechas de inicio y finalización además del tipo de contrato que se celebra. 2.2. OPENERP EN EL PROCESO DE CONTRATO hr_contract (http://doc.openerp.com/technical_guide/hr_contract.html ) Dependencias:: hr Añadir toda la información sobre la forma de gestionar los contratos de los empleados: o Estado civil, o Número de Seguro, o Lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, ... Puede asignar varios contratos por empleado. Tipo de Salario Permite crear categorías de salario para posteriormente asignarlos a los empleados, para ingresar se sigue la ruta UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 19 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Recursos humanos > configuracion > Tipo de Salario Ilustración 8 Tipo de Salario Para esto, se debe definir: Nombre tipo salario: nombre que permita identificar la categoria del salario Periodo de salario: especifica cada cuanto es generado o que intervalo de tiempo constituye. Ej. Semanal, mensual, quincenal, diario, etc. Estos periodos de salario es posible agregarlo o crearlo al dar click en el icono siguiente ruta . O por medio de la Recursos humanos > configuracion > Períodos de salario Ilustración 9 Períodos de salario Aquí se llena el campo de nombre de periodo y horas en el periodo, esto se calcula a partir de las horas laborales que trabajen en el intervalo de tiempo que se va a definir. Tipo: puede ser bruto, es decir, el salario antes de descuentos o neto, que es el salario final que recibe el empleado. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 20 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Factor para el costo de hora: Calcula el precio de una hora de trabajo basado en el contrato del empleado. Estado Civil Aquí es posible crear categorías de estado civil, para esto se accede por medio de la siguiente ruta Recursos Humanos>Configuración>Estado Civil Al ingresar se puede crear un nuevo estado civil con al dar clic aparece un cuadro donde ingresamos el nombre del nuevo estado civil y damos Ilustración 10 Estado Civil Contrato Se accede mediante la ruta Recursos humanos > Contracto UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 21 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Los campos deben ser diligenciados de la siguiente forma: Nombre contrato: Nombre que caracterice el contrato que se va a crear. Empleado: Nombre del empleado al que se le va a aplicar el contrato. Función: Función que desarrolla el empleado. Fecha inicial: Fecha de inicio del contrato. Fecha final: Fecha de terminación del contrato (puede ser contrato definido o indefinido) Horas de trabajo por día: Horas establecidas de trabajo para el empleado. Tipo de salario: Se escoge un tipo de salario creado con anterioridad, según aplique. Salario: Valor del salario del empleado. Ilustración 11 Contrato 2.3. PRESTACIONES SOCIALES Las prestaciones deben ser pagadas en diferentes épocas del año dependiendo el caso. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 22 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 2.3.1. Vacaciones Las vacaciones son un derecho del trabajador que se repite anualmente, y pueden programarse con la empresa según su propio cronograma interno previamente establecido, deben ser de 15 días hábiles de descanso, los cuales serán remunerados, a veces los periodos de trabajo son mayores a un año y las vacaciones se hacen más largas. En algunos casos, los empleados solicitan por motivos extraordinarios días de sus vacaciones de forma anticipada, se debe llevar un registro de los días totales disponibles, de los días utilizados, etc. 2.3.1.1. Manejo de Vacaciones con OpenERP hr_holidays () hr_holidays_srit (http://doc.openerp.com/technical_guide/hr_holidays_request.html#mo dule-hr_holidays_request ) hr_holidays_request ( http://doc.openerp.com/technical_guide/hr_holidays_request.html#mod ule-hr_holidays_request ) Dependencias:: hr crm_configuration process Este módulo permite manejar vacaciones, solicitud de vacaciones y ausencias de los empleados. Por cada empleado, usted también puede definir un número de vacaciones disponibles por estado de vacaciones. Se integra con el módulo CRM para la creación automática de casos cuando una petición de vacaciones es aceptada. Observe lo siguiente: Permite escoger reportes de vacaciones para empleados específicos. Ir a la lista Recursos Humanos / Empleados / Todos los empleados entonces selecciona el que quiere escoger y da click en el icono de imprimir y selecciona la opción UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 23 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 'Print Summary of Employee's Holidays' El asistente permite escoger si quiere imprimir las vacaciones confirmadas y validadas o sólo las validadas. Estos estados deben ser asignados por un usuario de Recursos Humanos con el rol de 'vacaciones' ('holidays'). Para definir roles se hace en Administración/Usuarios/Usuarios se escoge el usuario al cual se le va a asignar el rol se da doble click y en la pestaña roles se da añadir y se da el rol de 'holidays'. Permite definir el tipo de ausencia (vacaciones, días personales, enfermedad, …). Menú Recursos humanos / Configuración / Tipo de vacaciones. Ilustración 12 Tipo de Vacaciones I Para cada empleado se puede definir un número de días festivos para cada tipo de ausencia. Menú Recursos humanos / Configuración / Vacaciones por empleado. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 24 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Ilustración 13 Vacaciones por empleado La solicitud de vacaciones puede ser aprobada o denegada por un superior. Para solicitar vacaciones, el empleado1 lo único que tiene que realizar es completar los siguientes datos del formulario: Descripción: Breve descripción de las vacaciones solicitadas. Desde: Fecha de inicio de vacaciones Hasta: Fecha de final de vacaciones. Nº Teléfono: Número de teléfono de contacto. Una vez completados estos datos obligatorios, el usuario deberá hacer clic sobre el botón “Crear días” para que el sistema compruebe que el usuario posee días de vacaciones disponibles como para realizar la nueva solicitud y que no exista ninguna otra solicitud que coincida en las fechas seleccionadas. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 25 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Tras realizar la comprobación, y si los datos introducidos anteriormente son correctos, el cliente mostrará el resumen de la solicitud que se va a crear y en el campo “Total días completos” los días de vacaciones disponibles consumidos con la solicitud. Antes de terminar de tramitar la solicitud, el empleado puede especificar si lo desea las razones de la solicitud en el campo “Motivo(s) solicitud vacaciones”. Una vez introducido este dato, el empleado deberá pulsar el botón “Solicitar”. Tras realizar la petición de solicitud de vacaciones, ésta quedará a la espera de que el responsable de HR (rol Director) o su supervisor de proyectos (rol manager) la valide. Esto implica que se deberá asignar dichos roles a dichos responsables en Administración/Usuarios/Usuarios > pestaña Seguridad/Roles Ilustración 14 Solicitud de Vacaciones Los empleados pueden consultar todas las solicitudes de vacaciones realizadas hasta el momento en el menú UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 26 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Recursos Humanos > Petición de vacaciones> Mis peticiones de vacaciones Donde se mostrará la lista de las vacaciones solicitadas junto con el estado del mismo (Aceptado, Solicitado, Borrador, Rechazado o Cancelado). Un empleado puede hacer una solicitud de vacaciones negativa (petición de vacaciones de -3 días, por ejemplo). Esto se utiliza para pedir más días. Aumentará el total de vacaciones disponibles (si la solicitud es aceptada). Hay dos formas de imprimir las vacaciones de los empleados: Menú Recursos humanos / Informe / Imprimir resumen de las vacaciones: Permite seleccionar a los empleados por departamento. Menú Recursos humanos / Empleados / Empleados, seleccionar los empleados, hacer clic en el icono de impresión y seleccionar la opción 'Imprimir Resumen de las vacaciones del empleado': Permite hacer un informe de las vacaciones para ciertos empleados. El asistente le permite elegir si desea imprimir las vacaciones Confirmadas, las Validadas o ambas. Estos estados deben ser creados por un usuario perteneciente al grupo de «Recursos humanos» y con el rol 'vacaciones'. Puede definir estos parámetros en el formulario de usuario en Administración / Usuarios / Usuarios. 2.3.2. Pagos (salud, pensión, ARP) La afiliación al sistema de salud, riesgos profesionales y pensión debe hacerse al principio del contrato laboral y está a cargo del empleador, estas obligaciones se pagan mensualmente y se hace por porcentajes entra las partes, en Colombia, para salud, los porcentajes son 12,5% del salario, pagando 8,5 por parte del empleador y 4% el empleado. Para pensiones, se paga el 15,5% del salario repartido en 11,625 por parte del empleador y 3,875 por parte del empleado. Para riesgos profesionales o ARP, el valor depende de la clasificación de la empresa en cuanto a riesgos económicos y laborales, el valor a pagar oscila entre 0,5% y 8,7% pagado por la empresa del total de la nómina. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 27 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 3. DESARROLLO PROFESIONAL Permite el desarrollo del personal, consiste en mejorar las competencias, la interacción entre miembros de equipo y el ambiente general para un mejor desempeño. Contiene el análisis de las hojas de vida de los empleados y programas de capacitación. 3.1. HOJA DE VIDA DE LOS EMPLEADOS A medida que se implementan esfuerzos de desarrollo del equipo del proyecto, tales como la capacitación, el desarrollo del espíritu de equipo y la reubicación, el equipo de dirección del proyecto realiza evaluaciones formales o informales de la eficacia del equipo. Se espera que las estrategias y actividades eficaces de desarrollo del equipo aumenten su desempeño, lo cual incrementa la probabilidad de cumplir con los objetivos asignados a su cargo. Mejoras en las habilidades que permiten a las personas realizar las asignaciones de manera más eficaz. Mejoras a nivel de las competencias que ayudan al equipo a funcionar mejor como equipo. Reducción del índice de rotación del personal. Todas las mejoras descritas anteriormente se suman a la hoja de vida, en memorandos de felicitación, en nuevos seminarios, capacitaciones. La hoja de vida de los empleados debe estar en constante crecimiento y debe cambiar de al ritmo que lo requiera el cargo en la empresa. 3.2. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Las empresas son equipos de personas trabajando con un fin común, y el éxito o fracaso de la compañía depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto que para cada nueva contratación, resulta indispensable asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempeñar correctamente su labor. La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 28 Manejo de RRHH con OPEN - ERP propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno. Es entonces nuestra responsabilidad capacitar a cada nuevo recurso que se contrata. 3.2.1. Recibidas Hace referencia a las capacitaciones que en el término de mejorar habilidades o competencias de los empleados, han sido ofrecidas y las han tomado. 3.2.2. Necesarias Incluye todas las actividades diseñadas para mejorar las competencias de los miembros del equipo del proyecto. Hacen parte de este listado, aquellas capacitaciones que como resultado de una evaluación de desempeño de los empleados o de la empresa hayan surgido. Por ejemplo, al evaluar el mercado se encuentra que un software X es más factible que otro, presenta mejores resultados y es más eficaz, este análisis arrojaría una capacitación pertinente en el software X a los empleados que se vean involucrados en este proceso de mejoramiento. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 29 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 4. SEGUIMIENTO Busca controlar, monitorear el personal, observar su comportamiento en la compañía y el mejoramiento de sus capacidades dentro de la misma. Incluye sanciones, ausentismo y evaluaciones de desempeño. 4.1. SANCIONES Esta etapa o existencia del proceso consiste en determinar una serie de castigos o consecuencias para el empleado si comete alguna falta dentro de la empresa. Para esto, es indispensable que en la empresa exista un manual de convivencia o un reglamento que especifique claramente los derechos y deberes de los empleados. Y en las primeras etapas de la adquisición de recursos humanos para la empresa, el reglamento sea puesto a conocimiento de los aspirantes. Los conflictos resultan inevitables en el ambiente de un proyecto. Entre las fuentes de conflicto, se encuentran la escasez de recursos, las prioridades del cronograma y los estilos personales de trabajo. Las reglas básicas del equipo, las normas del grupo y las prácticas de dirección del proyecto sólidas, como la planificación de las comunicaciones y la definición de roles, reducen la cantidad de conflictos. Un registro escrito de asuntos puede documentar y ayudar a monitorear quién es responsable de la resolución de los asuntos específicos antes de una fecha límite. La resolución de problemas aborda los obstáculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos. Siempre se debe tener presente que el uso de habilidades interpersonales adecuadas ayuda a los directores a sacar provecho de los puntos fuertes de los miembros del equipo (Liderazgo, Influencia, Toma de decisiones eficaz). 4.2. AUSENTISMO El ausentismo es la ausencia del trabajador a la empresa no ocasionada por enfermedad, o licencia legal. En síntesis, se dice que ausentismo es la suma de los periodos en que los empleados de una organización que no están en el trabajo UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 30 Manejo de RRHH con OPEN - ERP El ausentismo se refiere a ausencia en momentos en que los empleados deberían estar trabajando normalmente y no incluye las vacaciones regulares, ausencias debidas a accidentes en el trabajo y otros motivos que dependen de la propia organización. Otro aspecto que es muy importante y que se debe considerar es que no siempre las causas de ausentismo están en el propio empleado, sino en la organización, en el empobrecimiento de las tareas, en la falta de motivación y estimulo, en las condiciones desagradables de trabajo Entre las principales causas de ausentismo están: Enfermedades efectivamente comprobadas; Enfermedad no comprobada; Razones diversas de carácter familiar; Retrasos involuntarios; y Faltas voluntarias por diversos motivos. Es recomendable acción al nivel de supervisión con el debido soporte de políticas de la organización y apoyo de la dirección para el control eficaz de los niveles de ausencia y retrasos de personal. Por esto, se debe llevar un control riguroso de la asistencia de los empleados, el empleado al llegar al lugar de trabajo debe marcar el turno correspondiente a su horario de trabajo y marcar la salida. Esto es posible implementarlo mediante algún software, de esta manera se tiene control acerca de las horas de trabajo de los empleados. 4.2.1. Manejo de Asistencia del Personal con OpenERP hr_attendance (http://doc.openerp.com/technical_guide/hr_attendance.html ) Dependencias:: base hr Este módulo sirve para gestionar la asistencia de los empleados. Para acceder a esta utilidad se sigue la ruta: Recursos Humanos/Asistencias UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 31 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Ilustración 15 hr_attendance Asistencia de Empleados Para revisar asistencias de los empleados, se sigue la ruta: Recursos Humanos/Asistencias/Asistencias Ilustración 16 Asistencia de Empleados Aquí es posible revisar: Empleado: Nombre del empleado que ejecuto la acción. Fecha: Corresponde a la fecha en que registro entrada o salida. Acción: Entrada o salida. Motivo de la acción: Especifica la razón por la que ejecuto el proceso de registro. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 32 Manejo de RRHH con OPEN - ERP También es posible, crear el registro de la entrada o salida de un empleado, para esto, damos clic en el botón 'Nuevo' , se abre un registro que solicita los datos anteriormente descritos, al finalizar se da clic en el botón 'Guardar' Ilustración 17 Generar un registro de asistencia Motivos de Asistencia La ruta a seguir es: Recursos Humanos/Configuración/Motivos de Asistencia Ilustración 18 Motivos de Asistencia Esto nos permite crear Motivos de asistencia, por ejemplo: entrada a turno, salida de turno, almuerzo, reunión, etc. Para crearla damos click en el botón 'Nuevo' , se despliega un formulario en el cual es necesario proporcionar los siguientes datos: Motivo: En este campo se especifíca el nombre que se le va a asignar a este motivo. Tipo de Acción: Se específica que tipo de acción ocurre cuando se asigna este motivo: registro de entrada o registro de salida. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 33 Manejo de RRHH con OPEN - ERP Por último, se da click en el botón 'Guardar' . Ilustración 19 Crear Motivo de Asistencia Registar Entrada/Salida Para que un empleado realice el registro de asistencia se accede por medio de: Recursos Humanos/Asistencias/ Entrada/Salida Al dar click, abre una ventana que contiene los datos: Nombre del Empleado: Nombre del empleado que está registrando la acción. Estado Actual: Estado de la asistencia del empleado, ausente o presente. Ilustración 20 Entrada/Salida 4.3. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO La evaluación del desempeño laboral de los recursos humanos de una empresa es un proceso técnico a través del cual, en forma integral, sistemática y continua UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 34 Manejo de RRHH con OPEN - ERP realizada por parte de los jefes inmediatos; se valora el conjunto de actitudes, rendimientos y comportamiento laboral del colaborador en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones, en términos de oportunidad, cantidad y calidad de los servicios producidos. La evaluación de los recursos humanos, es un proceso destinado a determinar y comunicar a los colaboradores, la forma en que están desempeñando su trabajo y, en principio, a elaborar planes de mejora .Cuando se realiza adecuadamente la evaluación de personal no solo hacen saber a los colaboradores cuál es su nivel de cumplimiento, sino que influyen en su nivel futuro de esfuerzo y en el desempeño correcto de sus tareas. Si el refuerzo del colaborador es suficiente, seguramente mejorara su rendimiento. La percepción de las tareas por el colaborador debe aclararse mediante el establecimiento de un plan de mejora. Uno de los usos más comunes de las evaluaciones de los colaboradores es la toma de decisiones administrativas sobre promociones, ascensos, despidos y aumentos salariales. La información obtenida de la evaluación de los colaboradores, sirve también para determinar las necesidades de formación y desarrollo, tanto para el uso individual como de la organización. Otro uso importante de la evaluación del personal, es el fomento de la mejora de resultados. En este aspecto, se utilizan para comunicar a los colaboradores como están desempeñando sus puestos y proponer los cambios necesarios del comportamiento, actitud, habilidades, o conocimientos. En tal sentido les aclaran las expectativas de la empresa en relación con el puesto. Con frecuencia, la comunicación ha de completarse con el correspondiente entrenamiento y formación para guiar los esfuerzos de mejora. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 35 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 5. CONCLUSIONES Es de gran importancia que una organización tenga una estructura clara para el manejo de RRHH, ya que esto le permite mejorar constantemente sus procesos y presentar un mejor desenvolvimiento en el mercado. El proceso de admisión es parte vital, ya que de este depende mucho le eficiencia de la Organización, en el caso que se requiera hacer una reestructuración de esta, porque este Análisis da las pautas dadas del perfil de la persona que se busca para dicho cargo, sin necesidad de repetir el proceso cada vez que un cargo quede vacante por alguna circunstancia. El software OpenERP brinda bastantes ayudas en el manejo de personal en una empresa, sin embargo, en las etapas descritas su posible utilización fue bastante reducida, está limitado a participar en cuatro aspectos: vacaciones, ausentismo, contratación y selección de personal. Debido a que OpenERP tiene una comunidad de soporte bastante amplia, las falencias que en esta investigación son exhibidas, pueden ser desarrolladas o posteriormente ser encontradas debido al desarrollo de algún miembro de la comunidad. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 36 Manejo de RRHH con OPEN - ERP 6. BIBLIOGRAFIA Investigación Open ERP 2009-1 UIFCE Investigación Open ERP 2009- II UIFCE Sherman Gherber, Administración de Personal, Capitulo II www.openerp.com www.opensite.com www.openspain.com Ayala Villegas, Sabino. PROCESO DE EVALUACION DEL RECURSO. Universidad Nacional de San Martín. 2004. Curso gratis creado por Mara Flores González, Argelia Rodríguez Ramírez. Extraído de: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/mdorhasoc.htm 11 Agosto 2006 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 37