La estadística de los servicios bibliotecarios

La estadística de
los servicios bibliotecarios
Contenido
PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
HOJA DE ESTADÍSTICA MENSUAL
LIBRETA DE ESTADÍSTICA
REGISTRO DE DATOS
Usuarios atendidos
Libros utilizados dentro de la biblioteca
Servicio de préstamo a domicilio
Fomento a la lectura
Visitas guiadas
Cuadro-resumen del registro de datos estadísticos
LLENADO Y ENVÍO DE LA HOJA DE ESTADÍSTICA MENSUAL
DIFUSIÓN DE LOS DATOS ESTADÍSTICOS
Difusión entre los usuarios y la comunidad
Carteles informativos
Periódico mural
Visitas guiadas
Visitas a instituciones de la comunidad
Información a las autoridades
LA ESTADÍSTICA COMO INSTRUMENTO
DE EVALUACIÓN
ARCHIVO DE ESTADÍSTICA
APÉNDICE
Estadística anual SEP-INEGI
Formato de estadística anual
Llenado del formato
I. Características de la biblioteca
II. Usuarios y servicios
III. Colecciones
IV. Acervo
V . Personal por función
VI. Recursos materiales y recursos computacionales
VII. Automatización de la biblioteca
Entrega de la estadística anual
Presentación
El óptimo funcionamiento de una biblioteca es el resultado de toda una diversidad de
actividades relacionadas con el adecuado manejo de sus múltiples elementos y recursos.
Cada una de esas actividades requiere conocimientos específicos, que una buena práctica
fija y enriquece para contribuir al mejoramiento constante del bibliotecario, uno de los
pilares de la calidad de la biblioteca y sus servicios.
Para introducir al bibliotecario al dominio de estos conocimientos y habilidades, la
Dirección General de Bibliotecas del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes publica
estas series de manuales, instructivos y reglamentos que apoyan los talleres y cursos de
capacitación y formación bibliotecarias que imparte año con año en toda la República.
Capacitación y formación de recursos humanos dirigidas a servir cada vez mejor a
los miles de usuarios que diariamente acuden a las bibliotecas públicas en busca de
información, disfrute y conocimiento a través de la lectura.
DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS
Introducción
Contar con información que proporcione elementos objetivos de evaluación sobre los
resultados y la utilidad de las actividades es fundamental para toda institución. Es por ello
que las bibliotecas públicas tienen entre sus funciones principales realizar cotidianamente
registros estadísticos de los servicios que proporcionan, los cuales se suman mensualmente
y se envían a la Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas, que a su vez los
hace llegar a la Dirección General de Bibliotecas ( DGB).
La información estadística es de gran utilidad en todos los ámbitos de la Red
Nacional, ya que cada biblioteca puede hacer uso de ella tanto para evaluar sus servicios
como para dar a conocer sus resultados. A la Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas
Públicas le permite concentrar los datos de las bibliotecas del estado en su conjunto y
evaluar su operatividad, y a la DGB le da la posibilidad de concentrar los datos a nivel
nacional para ser analizados y obtener información objetiva que le permita conocer el
funcionamiento general de la red para establecer programas de trabajo, así como su
normatividad.
Este instructivo tiene la finalidad de mostrar a los bibliotecarios qué datos
estadísticos deben registrar diariamente y la manera de hacerlo en forma práctica.
También indica cómo llenar la Hoja de Estadística Mensual en la que se concentran
los datos recabados día con día.
Se incluye un apéndice en el que se explica la forma de llenar el formato de
estadística anual, solicitado por la Secretaría de Educación Pública ( SEP) y el Instituto
Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI), utilizando los datos de la
estadística mensual de la biblioteca pública.
Hoja de Estadística Mensual
Al inicio de cada año, la DGB envía a las bibliotecas de la Red, a través de la Coordinación
de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas las Hojas de Estadística Mensual que habrán de
llenarse cada mes.
BIBLIOTECA
N° COLECCIÓN
LOCALIDAD
MUNICIPIO
ENCARGADO
ESTADO
MES QUE REPORTA
FECHA DE ELABORACIÓN
USUARIOS ATENDIDOS
ADULTOS (18 AÑOS EN ADELANTE)
JÓVENES (13 A 17 AÑOS)
NIÑOS (HASTA 12 AÑOS)
LIBROS UTILIZADOS DENTRO DE LA BIBLIOTECA
COLECCIÓN GENERAL Y DE CONSULTA
COLECCIÓN INFANTIL
SERVICIO DE PRÉSTAMO A DOMICILIO
CREDENCIALES EXPEDIDAS
LIBROS PRESTADOS A DOMICILIO
FOMENTO A LA LECTURA
ACTIVIDADES PARA ADULTOS
ASISTENTES ADULTOS
ACTIVIDADES PARA JÓVENES
ASISTENTES JÓVENES
ACTIVIDADES PARA NIÑOS
ASISTENTES NIÑOS
VISITAS GUIADAS
N° DE VISITAS GUIADAS
ASISTENTES
OBSERVACIONES:
Esta hoja consta de tres secciones: en la primera se anotan los datos de identificación
de la biblioteca; en la segunda, los datos estadísticos del mes, y en la tercera, las
observaciones que se tengan respecto a la información contenida en el formato.
Los datos de identificación de la biblioteca son:
§
Nombre de la biblioteca
§
Número de colección
§
Localidad
§
Municipio
§
Estado
§
Nombre del encargado
Los datos estadísticos solicitados son:
§
Usuarios atendidos
§
Libros utilizados dentro de la biblioteca
§
Servicio de préstamo a domicilio
§
Fomento a la lectura
§
Visitas guiadas
Las observaciones que se puedan tener respecto de la información solicitada:
En este espacio se anotan aclaraciones o comentarios relacionados con los datos
contenidos en la hoja de estadística.
Libreta de estadística
Para obtener datos estadísticos confiables es necesario llevar un registro diario y
sistemático de todos los aspectos que se solicitan en la Hoja de Estadística Mensual. Para
facilitar el registro y tener un buen control de los diferentes datos que deben contabilizarse
en la biblioteca, se requiere disponer de una libreta exclusiva para anotarlos diariamente. 1
Es preferible que la libreta sea de tamaño profesional con hojas rayadas o
cuadriculadas. La libreta se dividirá en cinco secciones, las cuales corresponderán a los
datos solicitados en la Hoja de Estadística Mensual. Es útil colocar al principio de cada
sección una “pestaña” con el rótulo correspondiente: Usuarios atendidos, Libros utilizados
dentro de la biblioteca, Servicio de préstamo a domicilio, Fomento a la lectura y Visitas
guiadas.
Al inicio del mes se hará el rayado de las hojas con las columnas que corresponden a
las diferentes partes de cada una de las secciones de la siguiente manera:
1
Además de esta libreta se precisará otra para el registro diario de usuarios, y hojas sueltas para anotar el conteo de los libros utilizados.
Usuarios atendidos
Mes:__________________
Día
Adultos
Jóvenes
Niños
Total
Libros utilizados dentro de la biblioteca
Mes:__________________
Día
Colección general
y de consulta
Colección infantil
Total
Servicio de préstamo a domicilio
Mes:__________________
Día
Credenciales expedidas
Libros prestados a domicilio
Fomento de la lectura
Mes:_________________
Día
Total
Para
adultos
Act ividad e s
Para
jóvenes
A si st en t e s
Para
niños
Adultos
Jóvenes
Niños
Visitas guiadas
Mes:__________________
Día
Visitas
Asistentes
Total
Cada renglón corresponderá a un día del mes, el cual se anotará en la columna “Día”.
Al final del mes se obtiene la suma de cada una de las columnas de las diferentes secciones
y los totales se anotan en la Hoja de Estadística Mensual.
A continuación se explica cómo se obtiene cada dato que se anotará en la libreta de
estadística; al final del apartado se presenta un cuadro que resume esta información. El
registro de los datos estadísticos es fácil de obtener si se realizan sistemáticamente las
actividades propuestas.
Registro de datos
Usuarios atendidos
Es el número total de personas que asistieron a la biblioteca durante el mes. Incluye a
personas de todas las edades y ocupaciones. Se registran independientemente de cuál sea el
servicio de la biblioteca que utilicen: lectura en sala con materiales propios, consulta, uso
del acervo dentro de la biblioteca, solicitud o devolución de materiales para préstamo a
domicilio, asistencia a visitas guiadas o participación en alguna actividad que organice la
biblioteca.
Para obtener datos válidos y confiables de la asistencia de usuarios es conveniente
contar con una libreta (diferente de la utilizada para concentrar los datos) que puede ser de
tamaño profesional rayada o cuadriculada, exclusiva para su registro, en donde toda
persona que ingrese a la biblioteca debe anotarse. En el caso de que acuda varias veces
durante el día, se anotará en cada ocasión.
Cada día, antes de abrir la biblioteca al público, se anotará en la parte superior
derecha de una nueva hoja de la libreta la fecha correspondiente y se marcarán las
columnas siguientes:
Fecha:__________________
Nombre
18 años en adelante
13 a 17 años
Hasta 12 años
La libreta de registro de usuarios se coloca en una mesa o sobre el mostrador a la
entrada de la biblioteca. Debe indicarse a los usuarios, verbalmente o mediante un cartel o
letrero, que anoten su nombre y marquen con una equis (x) el espacio correspondiente de
acuerdo con su edad.
Al final del día se cuentan todos los usuarios registrados y se anota en la libreta de
estadística el número de adultos (mayores de 18 años), jóvenes (de 13 a 17 años) y niños
(hasta 12 años).
Ejemplo:
Usuario s aten dido s
Mes:
Día
Viernes 1
Junio
Adultos
25
Jóvenes
38
Niños
47
Sábado 2
20
40
35
Lunes 4
15
33
30
Martes 5
Miércoles 6
Total
A fin de mes se suma cada columna y los datos se asientan en la Hoja de Estadística
Mensual en el apartado correspondiente.
Libros utilizados dentro de la biblioteca
Se refiere al número total de volúmenes que se utilizaron en la biblioteca durante el mes, es
decir, aquellos que los usuarios tomaron de los estantes y leyeron en la sala, tanto de la
colección general y de consulta como de la colección infantil.
Para obtener de manera confiable el número de libros utilizados en la biblioteca, es
fundamental que los usuarios no regresen a los estantes los libros que han consultado. Para
ello habrá que colocar varios letreros con indicaciones específicas como:
DEPOSITA EN ESTA
MESA LOS LIBROS
QUE UTILICES
También pueden colocarse carteles o alguna nota en el periódico mural que explique
la importancia de seguir esta recomendación.
Periódicamente, durante el transcurso de la jornada de trabajo, se acudirá a las mesas
o carros transportalibros donde se ha pedido a los usuarios que depositen los libros
utilizados, y se realizará el conteo de éstos antes de colocarlos nuevamente en el lugar que
les corresponde en la estantería; las cantidades se van anotando en una hoja.2
Ejemplo:
2
En caso de que los empleados de la biblioteca cambien por turnos, será necesario coordinarse y especificar muy bien la responsabilidad
de cada uno con respecto a la estadística.
Mes: 4 de junio de 2001
C olección general
y de consulta
15
8
16
11
50
C olección infantil
13
12
7
4
36
Al final del día se obtiene la suma de los libros utilizados de la colección general y de
consulta, así como de la colección infantil y se anotan los datos en la sección
correspondiente en la libreta de estadística.
Ejemplo:
Libr o s u tilizad o s d en tr o d e la biblio tec a
Mes:
Día
Viernes 1
Junio
C olección general y de consulta
73
C olección infantil
51
Sábado 2
55
40
Lunes 4
50
36
Martes 5
Total
Al concluir el mes se suma cada columna y los datos se apuntan en la Hoja de
Estadística Mensual en el apartado correspondiente.
Servicio de préstamo a domicilio
Del servicio de préstamo a domicilio se solicitan dos datos: credenciales expedidas y libros
prestados a domicilio. El primero se refiere al número de credenciales expedidas a nuevos
usuarios del servicio, y el segundo al número de libros prestados a domicilio a usuarios que
ya cuentan con credencial.
Para obtener el número de credenciales expedidas se cuentan las formas de registro
que fueron elaboradas durante el día, antes de colocarlas en el orden alfabético que les
corresponde en el tarjetero de usuarios. (Véase el manual El servicio de préstamo a
domicilio.) El número de obras prestadas a domicilio se obtiene contando en el tarjetero de
préstamo las tarjetas de las obras que salieron en el día. 3 Ambos datos se anotan
diariamente en la libreta de estadística, en el apartado correspondiente.
Ejemplo:
Serv icio de préstam o a dom icilio
Mes: Junio
Día
Viernes 1
C redenciales expedidas
2
Libros prestados a domicilio
11
Sábado 2
4
20
Lunes 4
1
28
Martes 5
Miércoles 6
Total
Al término del mes se sumará cada columna y los datos se vacían en la Hoja de
Estadística Mensual en la sección correspondiente.
Fomento a la lectura
De este servicio se solicita el número de actividades de fomento de la lectura efectuadas en
la biblioteca, dirigidas tanto a jóvenes y adultos como a niños. Éstas pueden ser: círculo de
lectura, hora del cuento, talleres, tertulias, foros, etcétera.
También se pide consignar el número de personas (jóvenes, adultos y niños) que
asistieron a las actividades realizadas para ellos.
En la libreta de estadística se anota día con día si se efectuó alguna actividad de
fomento a la lectura, el nombre de la actividad y el número de asistentes.4
Ejemplo:
3
Es importante recordar que las tarjetas de préstamo se colocan de acuerdo con la fecha de vencimiento; por ejemplo, si el préstamo se
realiza el 2 de junio, las tarjetas se colocan en el apartado 9 de junio; es en este último día cuando debe realizarse el recuento. También
se pueden contar las tarjetas antes de intercalarlas.
4
Las actividades se clasifican según el público al que sean dirigidas: adultos, jóvenes o niños.
Mes: Junio
Día
Martes 5
Para
adultos
Actividades
Para
Para
jóvenes
niños
Tertulia
Hora del cuento
C írculo
de
lectura
Teatro
Martes 12
en atril
Jueves 7
A si st entes
Adultos
5
21
Hora del cuento
6
13
8
Taller
"Al rescate"
Taller
"Al rescate"
Martes 19
Jueves 21
Martes 26
C írculo
de
lectura
Jueves 28
Tertulia
Total
4
Tertulia
Niños
15
Hora del cuento
Teatro
en atril
Jueves 14
Jóvenes
6
12
15
Taller
"Al rescate"
6
5
6
6
22
28
Círculo de
lectura
4
8
10
86
Al final del mes se suma cada columna y los datos se anotan en la Hoja de Estadística
Mensual en el apartado correspondiente.
Visitas guiadas
De este servicio de orientación a usuarios se solicita el número de visitas guiadas realizadas
y el total de asistentes.
Ejemplo:
Visitas g uiadas
Mes:
Día
Viernes 1
Visitas
1
Asistentes
20
Lunes 4
2
38
Miércoles 6
2
35
Junio
Total
Al igual que en los casos anteriores, al final del mes los datos obtenidos se registran
en la Hoja de Estadística Mensual en el apartado correspondiente.
CUADRO - RESUMEN
DEL REGISTRO DE DATOS ESTADÍSTICOS
A C T I V I DA D E S
DA T O S
DUR A NT E E L DÍA
A L F INA L DE L DÍA
U suarios
atendidos
Al entrar a la biblioteca
los usuarios anotan en la
l i b re t a d e re g i s t ro l a
información requerida.
Se obtiene el total de cada
tipo de usuario (adultos,
jóvenes y niños) y se anota
en la libreta de estadística.
Libros
util izados
en l a sal a
Antes de incorporarlos a
la estantería, el bibliotecario cuenta los libros
existentes en el carrito
transportalibros y anota
la s ca ntida des en una
hoja.
Se obtiene el total de libros
utilizados de cada colección
y se asienta en la libreta de
estadística.
Cr e d e n ci a l e s El bibliotecario aparta los Se cuentan las formas de
expedidas
re gi s t ros d e u s u a ri os registro y se escribe el dato
elaborados durante el día, en la libreta de estadística.
antes de incorporarlos al
tarjetero.
Li b r o s
p r e s ta d o s a
d o m i ci l i o
El bibliotecario integra en
el tarjetero de préstamo
las tarjetas de los libros
prestados a domicilio.
Se cuentan las tarjetas de
préstamo de las obras que
salieron a domicilio durante
el día y se anota el dato en
la libreta de estadística.
Fomento a l a El personal bibliotecario
l ectura
re a l i za di st i nt a s a c t i vidades dirigidas a niños,
jóvenes y adultos.
Se registra en la libreta de
estadística el nombre de la
actividad y el número de
asistentes.
Visitas
guia d a s
Se asienta la cantidad de
visitas guiadas realizadas
durante el día y el total de
asistentes en la libreta de
estadística.
Se llevan a cabo visitas
guiadas en las que participan grupos escolares y
público en general.
Llenado y envío de la Hoja de Estadística Mensual
Al final del mes se llenará la Hoja de Estadística Mensual —original y dos copias— con la
suma de cada una de las columnas de las diferentes secciones de la libreta de estadística.
BIBLIOTECA
N° COLECCIÓN
LOCALIDAD
MUNICIPIO
ENCARGADO
ESTADO
MES QUE REPORTA
FECHA DE ELABORACIÓN
USUARIOS ATENDIDOS
ADULTOS (18 AÑOS EN ADELANTE)
JÓVENES (13 A 17 AÑOS)
NIÑOS (HASTA 12 AÑOS)
LIBROS UTILIZADOS DENTRO DE LA BIBLIOTECA
COLECCIÓN GENERAL Y DE CONSULTA
COLECCIÓN INFANTIL
SERVICIO DE PRÉSTAMO A DOMICILIO
CREDENCIALES EXPEDIDAS
LIBROS PRESTADOS A DOMICILIO
FOMENTO A LA LECTURA
ACTIVIDADES PARA ADULTOS
ASISTENTES ADULTOS
ACTIVIDADES PARA JÓVENES
ASISTENTES JÓVENES
ACTIVIDADES PARA NIÑOS
ASISTENTES NIÑOS
VISITAS GUIADAS
N° DE VISITAS GUIADAS
ASISTENTES
OBSERVACIONES:
La información que aparezca en la hoja de estadística debe ser clara, precisa, veraz y
no presentar tachaduras ni enmendaduras.
Es importante resaltar que esta hoja ampara un sólo mes, por lo que bajo ninguna
circunstancia será válida la hoja que incluya datos de dos o más meses.
Una copia de la Hoja de Estadística Mensual se coloca en el archivo administrativo
de la biblioteca. (Véase la sección Archivo de estadística de este instructivo.)
La otra copia se hace llegar a la Presidencia Municipal. El original se envía el primer
día hábil del mes siguiente al que se reporta a la Coordinación de Bibliotecas Públicas del
Estado.
La Coordinación cuenta con el programa de cómputo Sistema de Información de
Bibliotecas Públicas (SIBP), en donde se captura la información de las hojas de estadística
de cada una de las bibliotecas.
En caso de no contar con el SIBP, el envío se realizará a través del concentrado de
estadística utilizado tradicionalmente.
En la medida en que la Coordinación reciba oportunamente los datos estadísticos
podrá ingresarlos al SIBP, y enviar las bases de datos a la DGB para efectuar el
procesamiento de la información.
Difusión de los datos estadísticos
La información estadística de los servicios de la biblioteca no sólo es útil para el llenado de
la Hoja de Estadística Mensual, sino que también puede ser aprovechada para motivar a la
población a asistir a la biblioteca, y a las autoridades correspondientes para apoyarla.
Difusión entre los usuarios y la comunidad
Se pueden dar a conocer los datos estadísticos a los usuarios y a la población en general con
mensajes que los estimulen a acudir asiduamente a la biblioteca y los inviten a hacer un uso
más intenso de sus servicios. Tales mensajes pueden transmitirse a través de:
§
Carteles informativos
§
Periódico mural
§
Visitas guiadas
§
Visitas a instituciones de la comunidad
Carteles informativos
La difusión mediante carteles de cada servicio que brinda la biblioteca, puede apoyarse con
los datos estadísticos mensuales. Los carteles deben ser visibles y estar escritos con letra
clara y grande. (Véase el instructivo La orientación a los usuarios.) Pueden contener
mensajes como:
20 USUARIOS OBTUVIERON EN NOVIEMBRE
SU CREDENCIAL DEL PRÉSTAMO A DOMICILIO,
¿TÚ YA TIENES LA TUYA?
SI QUIERES SABER CÓMO OBTENERLA
PREGUNTA AL BIBLIOTECARIO
EN OCTUBRE REALIZAMOS 23
ACTIVIDADES DE FOMENTO A LA
LECTURA Y ASISTIERON 147 PERSONAS.
¿QUIERES PARTICIPAR?
CONSULTA LA PROGRAMACIÓN
EN EL PERIÓDICO MURAL
O PREGUNTA AL BIBLIOTECARIO
Periódico mural
El periódico mural puede constituir una invitación permanente para que el usuario participe
cada vez más en las actividades de la biblioteca.
En la sección donde se consignan noticias de la biblioteca, pueden difundirse los
servicios que ofrece la misma utilizando los datos estadísticos.
Ejemplos:
¡ CADA VEZ MÁS NIÑOS
VISITAN NUESTRA BIBLIOTECA !
EN SEPTIEMBRE NOS VISITARON 350,
EN OCTUBRE FUERON 380
EL M ES PA SAD O SE PRESTA RON A DO MIC ILIO
148 LIBRO S DE LA BIBLIOT EC A .
IN V ITA A TU FA MILIA A LEER EN CA SA
LO S LIBRO S DE LA BIBLIOT EC A PÚBLICA
Visitas guiadas
Durante una visita guiada, además de informar a los visitantes acerca de las características
de cada uno de los servicios de la biblioteca, pueden dárseles a conocer las cifras
estadísticas correspondientes, presentándolas de manera amena y sencilla; una forma de
hacerlo es con gráficas.
Ejemplo:
BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL "BENITO JUÁREZ"
BIBLIOTECA
PÚBLICA
MUNICIPAL EN
"BENITO
USUARIOS
ATENDIDOS
2001JÚAREZ"
USUARIOS ATENDIDOS EN 1991
USUARIOS
U
S
U
A
R
I
O
S
1400
1345
1303
1600
1421
1087
1200
1000
800
600
400
200
0
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MES
Visitas a instituciones de la comunidad
También puede utilizarse la información estadística cuando se visita una escuela o alguna
otra institución con el fin de informar y promover el uso de la biblioteca pública.
Información a las autoridades
Una manera práctica de involucrar a las autoridades municipales en el funcionamiento de la
biblioteca, así como de estimularlas para que le otorguen un apoyo sostenido, es dándoles a
conocer el dato referente a la cantidad de personas que ha hecho uso de los servicios que la
biblioteca proporciona a la comunidad. Esto se hará mes con mes entregando al
Ayuntamiento una copia de la Hoja de Estadística Mensual la cual se puede acompañar de
una gráfica o de cualquier otra forma que resulte atractiva para presentar los datos.
Si la biblioteca cuenta con una asociación pro biblioteca pública, es importante que
también se le informe periódicamente acerca de los datos estadísticos recabados, lo cual
será un medio excelente para motivar a sus miembros a continuar con sus actividades en
favor de la biblioteca.
La estadística como instrumento de evaluación
La evaluación es un proceso básico de la administración de la biblioteca que permite
determinar el progreso que se ha alcanzado en relación con los objetivos planteados.
Un instrumento excelente de evaluación lo constituyen los datos estadísticos que se
recolectan sistemáticamente en la biblioteca. Su análisis detenido permite tomar decisiones
acerca de la continuación, modificación o conclusión de algunos objetivos y actividades o
el planteamiento de otros nuevos.
Por ejemplo, si los datos relativos al préstamo a domicilio indicaran que muy pocos
usuarios hacen uso de este servicio, el bibliotecario tendría que analizar las causas
probables y tomar medidas al respecto, como:
§
Colocar carteles informativos acerca de la obtención de la credencial y de los
beneficios que obtienen los usuarios al llevarse los libros a su domicilio.
§
Difundir ampliamente este servicio durante las visitas guiadas.
§
Dar información verbal al mayor número posible de usuarios.
§
Promover este servicio fuera de la biblioteca.
En este ejemplo podría plantearse como objetivo que por lo menos diez usuarios al
mes obtuvieran su credencial de préstamo a domicilio. El análisis de los datos estadísticos
registrados mensualmente permitirá evaluar en qué medida se va logrando dicho objetivo y
con esa base podrán determinarse las modificaciones necesarias a las medidas tomadas.
Archivo de estadística
La biblioteca conservará la copia de todas las Hojas de Estadística Mensual que envía a la
Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas y a la Presidencia Municipal, así
como las gráficas o informes que se elaboren y las copias de otros formatos de estadística
que le lleguen (por ejemplo, la estadística anual SEP-INEGI).
APÉNDICE
Estadística anual SEP-INEGI
Independientemente de la estadística mensual que recopila la Dirección General de
Bibliotecas, cada año la Secretaría de Educación Pública en forma conjunta con el Instituto
Nacional de Estadística, Geografía e Informática ( INEGI), envía a todas las bibliotecas del
país un formato para obtener información estadística correspondiente a un año calendario.
La estadística anual deberá contestarse durante el mes de enero con la información
correspondiente al año anterior.
Para llenar este formato será útil leer detenidamente las instrucciones y tener a la
mano las Hojas de Estadística Mensual, de las cuales se puede obtener parte de la
información que se solicita.
Formato de estadística anual
El formato de estadística anual (denominado
secciones:
FORMA
912.11) contiene las siguientes
I. Características de la biblioteca
II. Usuarios y servicios
III. Colecciones
IV. Acervo
V. Personal por función
VI. Recursos materiales y recursos computacionales
VII.
Automatización de la biblioteca
Llenado del formato
El formato de estadística anual llega a la biblioteca a través de la Coordinación de la Red
Estatal de Bibliotecas Públicas; en él aparecen los datos correspondientes a la sección de
Identificación de la Biblioteca ya impresos.
Los datos se verifican. Si alguno de ellos fuera erróneo, se anotará la corrección en el
espacio correspondiente.
CLAVE DE BIBLIOTECA
FOLIO
NOMBRE DE LA BIBLIOTECA
TIPO DE BIBLIOTECA
DOMICILIO
LOCALIDAD O COLONIA
MUNICIPIO O DELEGACIÓN
ENTIDAD FEDERATIVA
DEPENDENCIA NORMATIVA
SOSTENIMIENTO
NOMBRE DEL DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA
INSTITUCIÓN O ESCUELA A LA QUE PERTENECE
CLAVE DE LA INSTITUCIÓN O ESCUELA A LA QUE PERTENECE
DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE
AÑO DE FUNDACIÓN
APARTADO POSTAL
ZONA ESCOLAR
LADA
SECTOR ESCOLAR
CORREO
CLAVE DE COORD. REGIONAL
ELECTRÓNICO
FAX
CÓDIGO POSTAL
TELÉFONO
Además de las instrucciones generales indicadas en el formato, el encargado de la
biblioteca pública podrá utilizar la siguiente orientación para contestar en forma rápida y
exacta la estadística anual, además de consultar a la Coordinación en caso de dudas
específicas.
I. Características de la biblioteca
La sección Características de la biblioteca abarca, entre otros aspectos, la superficie de la
biblioteca, la cual comprende todas las áreas, tanto de servicios como de estantería,
bodegas, sanitarios, etcétera, y se anota en el espacio correspondiente a la biblioteca.
Área de servicios se refiere al espacio que ocupan tanto las áreas en donde se ubican
las colecciones y el mobiliario para los usuarios como las destinadas a cualquier otro
servicio, incluyendo aquellas donde trabaja el personal (no deben considerarse bodegas,
oficinas, etcétera).
En el Área de estantería se anota el espacio total que ocupan los estantes, para lo cual
es necesario obtener primero el área de cada estante al medir el largo por el ancho de cada
uno y después multiplicarla por el número de estantes.
El Área de lectura se refiere al espacio donde se ubica el mobiliario destinado para la
consulta o lectura de los usuarios.
Los asientos se refiere al número de sillas con que cuenta la biblioteca, tanto para
usuarios infantiles como para jóvenes y adultos.
En horario continuo se anota el horario de la biblioteca siempre y cuando no haya
interrupción de labores durante el día. Por el contrario, si hay alguna interrupción, se hace
la anotación en el espacio destinado al horario discontinuo.
Las cantidades se anotarán en las casillas cargándolas a la derecha; ejemplo:
.
Si se tiene un horario de horas con minutos, se anota la hora inmediata superior,
ejemplo: 9:00 en vez de 8:30.
Anotar en el espacio correspondiente el número de días al año en que ofrece servicio
la biblioteca, considerando sábados y domingos si es el caso.
En las bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas el tipo de Clasificación
es Dewey o Decimal.
En las bibliotecas públicas de la Red Nacional el catálogo está formado por tarjetas
catalográficas.
La estantería en las bibliotecas públicas es abierta.
En estantes se anota la cantidad total de estantes existentes en la biblioteca.
Para los metros lineales se mide el espacio que ocupa el material en cada charola o
entrepaño sin considerar los espacios vacíos, posteriormente se suma y se coloca la
cantidad en el espacio correspondiente.
II. Usuarios y servicios
Algunos de los datos que se solicitan en la sección de Usuarios y servicios del formato de
Estadística Anual se tomarán de las Hojas de Estadística Mensual, sumando las cifras de los
doce meses correspondientes al año que se reporta.
El primer dato que se solicita se refiere a los usuarios atendidos en el año (adultos,
jóvenes y niños) el cual se anota en la sección correspondiente a usuarios.
II. USUARIOS Y SERVICIOS
El segundo dato que se solicita es el número de lectores con credencial de préstamo a
domicilio vigente durante el año que se reporta. Este dato se obtiene revisando la fecha de
vencimiento de los registros del tarjetero de usuarios; se consideran aquellos cuyo periodo
de vigencia esté comprendido dentro del año que se reporta.
Otros datos que se solicitan en esta sección también se obtienen de las Hojas de
Estadística Mensual, como se muestra a continuación:
Si la biblioteca lleva el registro del número de preguntas contestadas en el servicio de
Consulta que proporciona (véase el manual El servicio de consulta), lo anotará en la casilla
correspondiente.
En caso de que la biblioteca ofrezca el servicio de préstamo interbibliotecario,
préstamos especiales o préstamos en reserva, se anotarán las cantidades registradas.
Los servicios de elaboración de bibliografías, búsqueda automatizada de
información, diseminación selectiva de información y documentación, generalmente se
proporcionan en bibliotecas especializadas y universitarias, por lo que se dejarán en blanco
los espacios correspondientes. El servicio de fotocopiado sí se otorga en algunas bibliotecas
públicas; si es el caso, debe anotarse en el recuadro correspondiente.
Algunas bibliotecas públicas pueden contar con cubículos de estudio y mecanografía
o con sala de computadoras, por lo que se hará la anotación si es el caso.
Los casilleros correspondientes a formación de usuarios, emisión de boletines de
alerta y de adquisiciones y otros permanecerán en blanco.
III. Colecciones
Todas las bibliotecas de la Red Nacional cuentan con colección de consulta, por tanto, se
deberá marcar con una X en la afirmación “Sí” en el espacio correspondiente.
Si la biblioteca cuenta con colecciones especiales se marca el recuadro
correspondiente y se anota el número de colecciones con que cuenta y la cantidad de
volúmenes que las integran, además de los principales temas que tratan.
En el caso de las bibliotecas públicas, las colecciones general e infantil se consideran
como colecciones generales.
Si la biblioteca cuenta con colecciones hemerográficas, audiovisuales o electrónicas,
marcar el recuadro correspondiente.
IV. Acervo
En este punto se solicita la adquisición anual, la existencia total y las consultas realizadas a
los diversos materiales que integran el acervo.
Con respecto a los libros se solicita información de los títulos y de los volúmenes.
En la Adquisición anual de libros (títulos) se anota el número de títulos que se
recibieron en la biblioteca; este dato puede tomarse de las hojas de remisión de las
dotaciones de mantenimiento recibidas durante el año que se reporta.
La Existencia total de títulos se obtiene contando las tarjetas del catálogo topográfico,
ya que cada tarjeta representa un título distinto. Es necesario restar los títulos registrados
como perdidos, siempre y cuando sean ejemplares únicos. (Para que el dato sea confiable el
catálogo debe estar actualizado.)
Si se realiza un registro de los títulos consultados, se hará la anotación
correspondiente.
Por su parte, la Adquisición anual de libros (volúmenes) se obtiene de las hojas de
remisión, mientras que la Existencia total de volúmenes puede obtenerse del catálogo de
adquisiciones, consultando el último número de adquisición asignado, restando las pérdidas
de los ejemplares registrados en el catálogo topográfico.
Los volúmenes consultados se tomarán de las Hojas de Estadística Mensual, sumando
los libros utilizados dentro de la biblioteca (de la colección general, de consulta e infantil) y
los libros prestados a domicilio en los doce meses.
Respecto a la adquisición anual de publicaciones periódicas (títulos), el dato se
tomará del kárdex; para ello se contará el número de títulos de periódicos y revistas
recibidos en el año. La existencia total se conocerá contabilizando las tarjetas del kárdex,
puesto que cada una representa un título. Si se lleva un registro de las publicaciones
consultadas, anotarlo en el espacio correspondiente.
La adquisición anual de publicaciones periódicas (por volumen) se obtiene de la
tarjeta del kárdex, de ésta se toma, de la columna de volumen, únicamente la cantidad de
volúmenes formados o adquiridos durante el año que se reporta.
La existencia total de publicaciones periódicas (por volumen) también se obtiene de
la tarjeta del kárdex, sumando todos los volúmenes registrados que aparecen en la columna
de volumen.
La cantidad de consultas a las publicaciones periódicas por volumen se anotará si es
que se lleva un registro; de no ser así, quedará en blanco.
IV. ACERVO
El acervo de las bibliotecas públicas comúnmente no incluye tesis, documentos,
informes técnicos, folletos y microformatos, por lo que estos espacios se dejarán en blanco.
Si la biblioteca cuenta con mapas, anotar cuántos fueron adquiridos durante el año que se
reporta, así como la suma de la existencia total. Si se realiza el registro, anotar también la
cantidad de mapas consultados.
Si el acervo de la biblioteca contiene el siguiente material audiovisual: diapositivas,
películas o videocasetes; discos, casetes o discos compactos, videodiscos o discos de video
digitales (DVD) se anotan en las casillas las cifras solicitadas; en caso contrario se dejarán
en blanco, al igual que la existencia de bases de datos en discos compactos, discos de video
digitales (DVD) y diskettes.
Para conocer si el acervo de la biblioteca está actualizado se deberá tomar en cuenta
el envío de nuevas dotaciones de mantenimiento a la biblioteca pública y los comentarios o
sugerencias realizadas por los usuarios. El material que no exista en la biblioteca
permanecerá en blanco.
V. Personal por función
En la sección de Personal por función deberá anotarse, en el renglón de estudios en
bibliotecología, el número de empleados que posee título o certificado en el área de
bibliotecología o biblioteconomía a nivel técnico o profesional; el número de quienes han
asistido a cursos o talleres cortos sobre el tema, se anotará en el renglón de Otros.
En cuanto a las funciones del personal, en caso de que en la biblioteca labore sólo una
persona, se anotará el número 1 en la columna de Directivo, en la casilla que corresponda a
sus estudios.
Si en la biblioteca labora más de una persona, todas deben considerarse en esta
sección. Si la función que desempeñan no está contemplada, marcar en el espacio de Otros
y especificarla en el espacio correspondiente.
VI. Recursos materiales y recursos computacionales
En esta sección se indicará, en caso de que la biblioteca cuente con ellos, la cantidad
del mobiliario o equipo existente.
Anotar la cantidad del mobiliario y equipo especificado, considerando tanto el que
está destinado a los usuarios como al uso del personal.
VI. RECURSOS MATERIALES Y RECURSOS COMPUTACIONALES
Si la biblioteca cuenta con alguna unidad del equipo especificado, anotar la cantidad
según esté disponible para usuarios o sea de uso exclusivo de la biblioteca.
Si la biblioteca cuenta con internet o intranet, marcar en el espacio destinado para
ello.
Si existen computadoras en la biblioteca, anotar la capacidad de memoria en disco
duro, las unidades de disco, tipo de procesador y capacidad en memoria RAM, así como la
cantidad de impresoras según el tipo especificado y las versiones del sistema operativo.
VII. Automatización de la biblioteca
La automatización de la biblioteca se refiere a qué tipo de paquete de cómputo se utiliza en
la biblioteca para procesar técnicamente los libros. Si la biblioteca no cuenta con ninguno
de los paquetes a que se refiere la estadística anual, los espacios deberán quedar en blanco.
VII. AUTOMATIZACIÓN DE LA BIBLIOTECA
Una vez contestado el formato, se verificará que no falte dato alguno y que las sumas
sean correctas. Se anota la fecha de llenado y en el espacio de observaciones alguna
consideración importante que no esté contemplada en el formato.
Finalmente se separa el formato y se arman dos juegos, en cada uno de ellos el
encargado escribirá su nombre y pondrá su firma, y estampará el sello de la biblioteca en
los espacios correspondientes.
Entrega de la estadística anual
El formato original se entregará a la brevedad posible a la Coordinación de la Red Estatal
de Bibliotecas Públicas, y la copia se conservará en el archivo administrativo de la
biblioteca, en el expediente de Estadísticas.