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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
GUBERNATURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
INDICE
CONTENIDO
PÁGINA
Autorización .............................................................................................................................. 2
Introducción............................................................................................................................... 3
Antecedentes............................................................................................................................. 4
Base legal ................................................................................................................................. 5
Atribuciones............................................................................................................................... 6
Misión y Visión ......................................................................................................................... 7
Organigrama ............................................................................................................................. 8
Funciones
Secretaría Técnica ................................................................................................................... 9
Coordinación de Giras............................................................................................................. 10
Coordinación de Atención Ciudadana..................................................................................... 11
Departamento de Documentación ........................................................................................... 12
Departamento de Audiencias .................................................................................................. 13
Departamento de Seguimiento y Compromisos....................................................................... 14
Representación del Gobierno del Estado ante la Comisión Federal de Electricidad ............... 15
Coordinación de Asesores..................................................................................................... 16
Coordinación Administrativ a ................................................................................................. 17
Unidad de Apoyo Administrativo ............................................................................................. 18
Área de Recursos Humanos ..................................................................................................... 19
Área de Contabilidad y Recursos Financieros.......................................................................... 20
Área de Recursos Materiales y Servicios Generales................................................................. 21
Oficina Alterna ........................................................................................................................ 22
Unidad de Informática ............................................................................................................. 23
Área de Desarrollo de Sistemas............................................................................................... 24
Área de Producción ................................................................................................................. 25
Representación del Gobierno del Estado en el D.F............................................................... 26
Dirección Administrativa .......................................................................................................... 27
Asesoría Jurídica...................................................................................................................... 28
Dirección de Promoción Cultural y Relaciones Públicas.......................................................... 29
Coordinación de Comunicación Social en el D.F. ................................................................... 30
Glosario de términos................................................................................................................ 31
Grupo de trabajo ..................................................................................................................... 34
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización es un documento de control administrativo elaborado con
la finalidad de normar la estructura organizacional, de tal forma que permita la optimización de
los recursos, la coordinación de acciones, de esfuerzos y el logro de los objetivos establecidos.
Contiene los criterios de organización, detallando de manera explícita las funciones de cada
uno de los órganos administrativos que integran Gubernatura y está dirigido tanto para el
personal que lo conforma como para aquellos ajenos a la misma con el interés de conocer su
funcionamiento organizacional.
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ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Al ser una instancia de apoyo directo al C. Gobernador del Estado, el área de Gubernatura requiere
de una estructura que permita cumplir eficientemente en su labor de gestión pública. En este
sentido, las unidades de apoyo al Gobierno han existido desde los orígenes mismos del Estado.
En el período de Gobierno de 1988 -1994, se crea la Secretaría Técnica, como órgano de
concentración de información oportuna y necesaria para la toma de decisiones.
En el considerando No. 5 del decreto No. 126, publicado en el Periódico Oficial No. 005 de fecha
23 de diciembre de 1994, se modifica la estructura Administrativa Estatal, y desaparece la
Coordinación de Programas Especiales.
En marzo de 1995, Gubernatura es reestructurada mediante dictamen No. SHE/011/95, con la
finalidad de que sus funciones y estructura orgánica respondan a la dinámica de la Administración
Pública y coadyuven en el logro de sus objetivos en tiempo y forma a fin de dar cumplimiento a
las instrucciones especificas del Ejecutivo.
En julio de 1995, se crea nuevamente la Coordinación de Programas Especiales, como órgano
administrativo dependiendo de la Secretaría Técnica.
En 1996, se reestructura la Coordinación General de Comunicación Social en el D.F., y se crea el
Programa Especial de Apoyo , en la Oficina del C. Gobernador.
En 1996, se crea la Coordinación Estatal Para los Acuerdos de Paz en Chiapas, a efecto de dar
cumplimiento a los acuerdos de paz emanados de las negociaciones en San Andrés Larrainzar,
Chiapas.
En julio de 1997, se crea el Consejo Estatal de Seguridad Pública como órgano administrativo
dependiendo del Ejecutivo Estatal, y en septiembre del mismo año, se transfiere a la Secretaría de
Gobierno.
En enero de 1998, se autoriza la autonomía presupuestal de la Coordinación de Comunicación
Social.
En enero de 1999, Gubernatura es reestructurada, con el fin de contar con una estructura orgánica
coherente en sus áreas de apoyo y que les permita delegar funciones y responsabilidades a fin de
fortalecer el proceso para la toma de decisiones. Se autoriza la reestructuración de la
Representación del Gobierno del Estado en el Distrito Federal.
El 26 de julio de 2000, se publica en el Periódico Oficial No. 032, segunda sección, el acuerdo del
Ejecutivo Estatal por el que se crea Gubernatura.
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Con fecha 13 de mayo del 2005, se autoriza la reestructuración de Gubernatura considerando que
es un órgano de apoyo al Ejecutivo Estatal y tomando en cuenta su funcionalidad y
responsabilidad de cumplir con los objetivos y desarrollar las estrategias establecidas en el Plan de
Desarrollo Chiapas 2001 - 2006, a partir de una gestión gubernamental cuya preocupación
fundamental se finca en la atención cabal y puntual de cada una de las demandas planteadas por
la comunidad Chiapaneca; creando una nueva relación entre la sociedad y su Gobierno.
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BASE LEGAL
•
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
•
Constitución Política del Estado de Chiapas
•
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas.
•
Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas.
•
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas
•
Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.
•
Decreto por el que se aprueba el contenido del Plan de Desarrollo Chiapas 2001 – 2006
•
Decreto del Presupuesto de Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal correspondiente.
•
Acuerdo del Ejecutivo del Estado por el que crea Gubernatura.
•
Acuerdo que Establece el Programa de Racionalidad y Disciplina Presupuestaria de la
Administración Pública del Estado de Chiapas para el periodo 2000-2006
•
Acuerdo por el que se emite el Código de Conducta de los Servidores Públicos del
Gobierno del Estado de Chiapas.
•
Reglamento del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.
•
Plan de Desarrollo Chiapas 2001-2006
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ATRIBUCIONES
I.
Prestar al Ejecutivo del Estado el apoyo técnico, administrativo y la asesoría que
expresamente requiera su titular.
II.
Dar el seguimiento y el debido cumplimiento de los acuerdos y órdenes del C. Gobernador.
III.
Atender los asuntos y darle seguimiento, así como asumir la Representación del Ejecutivo
del Estado en el Distrito Federal.
IV.
Verificar la realización de los programas e instrucciones que expresamente señale el Titular
del Ejecutivo.
V.
Atender, tramitar y responder las solicitudes de audiencia con el C. Gobernador, y en su
caso hacer el seguimiento de las resoluciones adoptadas.
VI.
Recibir las quejas de los particulares e informar al C. Gobernador de las mismas;
turnándolas a las dependencias, según su esfera de competencia, procurando su expedita
resolución y hacer el seguimiento correspondiente.
VII.
Considerar, preparar y coordinar las giras de trabajo y los eventos especiales que realice el
C. Gobernador, así como las visitas de funcionarios y personalidades que asistan a los
diferentes eventos cívicos, sociales, políticos y culturales en el Estado.
VIII.
Coordinar y supervisar la administración del personal, de los recursos financieros, y
materiales asignados a la Gubernatura, conforme a los lineamientos que determine el
Ejecutivo del Estado.
IX.
Recibir, registrar y enviar la correspondencia del titular del Poder Ejecutivo y servidores
públicos adscritos a Gubernatura.
X.
Coordinar, diseñar y supervisar la información generada en la agenda del Ejecutivo, así
como difundir los eventos o acontecimientos oficiales que guarden relación con las
dependencias y entidades del Ejecutivo Estatal a través de los medios informativos de
prensa y televisión.
XI.
Las demás que expresamente encomiende el titular del Ejecutivo a cada una de las
unidades administrativas.
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M ISIÓN
Integrar y coordinar la logística de las actividades del Ejecutivo Estatal, a fin de que la gestión
gubernamental cumpla con eficiencia y eficacia sus tareas en beneficio de la ciudadanía.
VISIÓN
Ser un organismo con calidad de apoyo y servicio para el desarrollo de las actividades que se
relacionan de manera directa con las acciones diarias del ejecutivo estatal, a través de una
coordinación eficiente de las áreas operativas.
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ORGANIGRAMA
OFICINA DEL C.
GOBERNADOR
DEPARTAMENTO
DE
DOCUMENTACIÓN
ASESORÍA
JURÍDICA
COORDINACIÓN
DE GIRAS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
DE AUDIENCIAS
DEPARTAMENTO
DE SEGUIMIENTO
Y COMPROMISOS
COORDINACIÓN
DE ATENCIÓN
CIUDADANA
REPRESENTACIÓN
DEL GOBIERNO DEL
ESTADO ANTE LA
COMISIÓN FEDERAL
DE ELECTRICIDAD
SECRETARÍA
TÉCNICA
REPRESENTACIÓN
DE CHIAPAS EN EL
D. F.
DIRECCIÓN DE
PROMOCIÓN
CULTURAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
COORDINACIÓN
DE ASESORES
CONSEJERÍA
JURÍDICA
COORDINACIÒN
DE
COMUNICACIÓN
SOCIAL EN EL
D.F.
UNIDAD DE
APOYO
ADMINISTRATIVO
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE
INFORMÁTICA
DELEGACIÓN
ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
UNIDAD DE
INFORMACIÓN,
ANÁLISIS Y
DIFUSIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE
RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES
COORDINACIÓN DE
RELACIONES
INTERNACIONALES
UNIDAD DE
POLÍTICA
INTERNACIONAL
COORDINACIÓN
DE RELACIONES
PÚBLICAS
UNIDAD DE
ATENCIÓN A
MIGRANTES
UNIDAD DE
ATENCIÓN A
INVITADOS
ESPECIALES
UNIDAD DE
ATENCIÓN A
EVENTOS
ESPECIALES
UNIDAD DE
APOYO
ADMINISTRATIVO
DELEGACIÓN
ADMINISTRATIVA
COORDINACIÒN
DE EVENTOS
ESPECIALES
COORDINACIÓN
DE
COMUNICACIÓN
SOCIAL
ÁREA
OPERATIVA
ÁREA DE
INFORMÁTICA
DIRECCIÓN
DE PRENSA
ÓRGANO ADMVO. CON AUTONOMÍA
PRESUPUESTAL Y ADMINISTRATIVA.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Secretaría Técnica
Asistir y representar al C. Gobernador del Estado en los eventos que él encomiende.
Funciones:
¾
Planear y programar las giras de trabajo del C. Gobernador del Estado.
¾
Representar al C. Gobernador en los eventos especiales que le encomiende.
¾
Controlar la agenda del C. Gobernador
¾
Atender solicitudes que públicamente o por escrito se le manifiesten al C. Gobernador,
canalizándolas a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.
¾
Establecer comunicación con las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal a fin de
transmitir acuerdos del C. Gobernador.
¾
Atender las audiencias del C. Gobernador.
¾
Informar al C. Gobernador las acciones realizadas.
¾
Vigilar que el cumplimiento de las peticiones del C. Gobernador del Estado sean
realizadas agilizando las acciones de las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.
¾
Revisar y participar en la formulación del informe del C. Gobernador del Estado.
¾
Generar reportes de evaluación y seguimiento de las acciones que el C. Gobernador del
Estado le encomiende.
¾
Implementar acciones que fundamente y desarrollen un mayor acercamiento interinstitucional entre el C. Gobernador del Estado y las Dependencias y Entidades del
Ejecutivo Estatal.
¾
Coordinar y supervisar las reuniones de trabajo que se realizan en las diferentes salas de
juntas del Ejecutivo Estatal.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Coordinación de Giras
Coordinar y supervisar las giras del C. Gobernador del Estado.
Funciones:
¾
Convocar y coordinar las visitas de funcionarios y personalidades que asistan a los diferentes
eventos cívicos, sociales y culturales en los que participe el C. Gobernador del Estado.
¾
Establecer comunicación con el Estado Mayor, para coordinarse en relación con las visitas
del C. Presidente de la República al Estado de Chiapas.
¾
Coordinar y organizar el acto del informe de gobierno.
¾
Promover y programar los diferentes eventos en los que participe el C. Gobernador del
Estado. en coordinación con las dependencias involucradas.
¾
Programar y coordinar los servicios de apoyo en las giras de trabajo del C. Gobernador del
Estado.
¾
Elaborar, evaluar y coordinar programas y proyectos de giras para el C. Gobernador del
Estado.
¾
Coordinar, supervisar y realizar los trámites pertinentes para que las actividades sociales,
políticas y culturales se efectúen en los lugares apropiados para cada evento.
¾
Coordinar operativamente las giras presidenciales al Estado de Chiapas bajo los
lineamientos marcados por el C. Secretario Técnico.
¾
Elaborar las carpetas de información de los lugares para el desarrollo de las giras del C.
Gobernador del Estado.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Coordinación de Atención Ciudadana
Brindar atención a los ciudadanos que formulen peticiones ante el Ejecutivo Estatal.
Funciones:
¾
Coordinar y tramitar invitaciones formuladas por los ciudadanos y servidores públicos hacia
al C. Gobernador.
¾
Asesorar y canalizar las solicitudes y/o peticiones de la ciudadanía a las Dependencias y
Entidades del Ejecutivo Estatal.
¾
Establecer políticas, normas y procedimientos de control y seguimiento de la demanda
ciudadana.
¾
Supervisar las respuestas de las peticiones formuladas al C. Gobernador del Estado.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Departamento de Documentación
Recepcionar y controlar la documentación dirigida al C. Gobernador del Estado.
Funciones:
¾
Recibir, registrar, tramitar y controlar la documentación diversa que es turnada al C.
Gobernador del Estado por diversas dependencias públicas y privadas así como de la
ciudadanía en general.
¾
Analizar y turnar las peticiones recibidas y dirigidas al C. Gobernador del Estado.
¾
Clasificar y dar seguimiento al acceso de información del archivo de la documentación
despachada, recibida y generada.
¾
Elaborar e informar a los solicitantes la respuesta de su solicitud.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Departamento de Audiencias
Coordinar las solicitudes de audiencias del C. Gobernador.
Funciones:
¾
Coordinar las audiencias dirigidas al C. Gobernador del Estado.
¾
Recepcionar y canalizar las demandas ciudadanas efectuadas en las reuniones y giras de
trabajo del C. Gobernador.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Departamento de Seguimiento y Compromisos
Dar seguimiento a las respuestas de las demandas ciudadana.
Funciones:
¾
Conformar la red de enlaces interinstitucionales de atención ciudadana.
¾
Establecer métodos y políticas para atender la demanda ciudadana en las Dependencias y
Entidades del Ejecutivo Estatal, Federal y Municipal.
¾
Elaborar reportes con fines estadísticos de la situación que guarda la atención de la
demanda ciudadana.
¾
Dar seguimiento al estado que guarda la demanda ciudadana turnada a las diferentes
instituciones de la administración pública estatal.
¾
Administrar el sistema computarizado de información para el registro, atención y
seguimiento de la demanda ciudadana.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Representación del Gobierno del Estado ante la Comisión Federal de
Electricidad
Intervenir como mediadora, a nombre del Gobierno del Estado, en la solución de la
problemática entre usuarios y Comisión Federal de Electricidad.
Funciones:
¾
Revisar el esquema tarifario de la C.F.E. en busca de una tarifa acorde a la realidad
económica de los chiapanecos.
¾
Negociar esquemas que permitan finiquitar los adeudos de los usuarios con C.F.E.
¾
Promover trato digno de C.F.E. hacia el usuario a través de un cambio de actitud de su
personal.
¾
Entablar diálogo con las autoridades de cada municipio para conocer su problemática en
relación con la C.F.E.
¾
Establecer con la C.F.E. los mecanismos para mejorar la calidad del suministro de la
energía eléctrica.
¾
Revisar los mecanismos de medición de energía eléctrica para garantizar el cobro correcto
de los consumos.
¾
Apoyar legalmente a los usuarios que, por razones de defensa de sus intereses, hayan
cometido delitos imprudenciales contra el patrimonio de la C.F.E.
¾
Orientar jurídicamente a las personas que, afectadas por la obras que realiza la C.F.E., no
hayan recibido las indemnizaciones de ley correspondiente.
¾
Buscar los mecanismos necesarios para la reducción de la facturación por concepto de
alumbrado público y/o la solución a los adeudos de los ayuntamientos por este concepto.
¾
Apoyar a las escuelas de nivel básico para que, en coordinación con la C.F.E. se les oriente
en la detección de anomalías en sus instalaciones y con esto se reduzca la factura de
consumo de energía eléctrica.
¾
Intervenir ante cualquier problemática que se presente entre usuarios y la C.F.E.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Coordinación de Asesores
Asesorar política y jurídicamente al C. Gobernador del Estado en sus actividades y
compromisos establecidos.
Funciones:
¾
Coordinar, dirigir y supervisar los programas de asesoría que el C. Gobernador del Estado
determine.
¾
Elaborar e informar los avances de las acciones programadas determinadas por el C.
Gobernador del Estado.
¾
Asesorar a los diferentes órganos administrativos de Gubernatura en sus diferentes
actividades relacionadas con otras dependencias federales, estatales y municipales.
¾
Asesorar en la ejecución de procedimientos judiciales, penales, civiles, laborales,
administrativos, amparos y demás, en los que las diferentes áreas de Gubernatura que
tomen parte o deban intervenir de acuerdo a sus atribuciones legales.
¾
Supervisar y coordinar los proyectos de leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y ordenes
relativos a los asuntos de competencia del C. Gobernador del Estado.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Coordinación Administrativa
Coordinar administrativamente las acciones que realiza cada órgano administrativo que
integra Gubernatura.
Funciones:
¾
Planear, programar y evaluar las actividades administrativas de Gubernatura.
¾
Coordinar y tramitar la formulación del presupuesto de egresos de Gubernatura.
¾
Vigilar el cumplimiento de las políticas que en materia de recursos humanos, financieros y
de servicios se establezcan en Gubernatura.
¾
Coordinar, supervisar y autorizar la aplicación de la normatividad en el ejercicio del gasto
corriente y de inversión.
¾
Coordinar y autorizar la elaboración del programa anual de adquisición de bienes y
servicios.
¾
Supervisar y autorizar las adecuaciones estructurales y de plantilla de plazas, así como la
actualización de los manuales administrativos de Gubernatura.
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Órgano Administrativ o:
Unidad de Apoyo Administrativo
Propósito: Administrar eficientemente los recursos humanos, financieros y materiales de
Gubernatura.
Funciones:
¾
Vigilar la aplicación de las políticas, normas y procedimientos vigentes en materia de
control de recursos humanos, materiales y de servicios.
¾
Formular el presupuesto de egresos de Gubernatura.
¾
Supervisar la tramitación de transferencias y ampliaciones de partidas presupuestales.
¾
Autorizar los movimientos nominales de Gubernatura.
¾
Realizar la entrega de bienes muebles a los diversos órganos administrativos que integran
Gubernatura.
¾
Supervisar la actualización de los manuales administrativos de Gubernatura.
¾
Supervisar la elaboración del proyecto de adquisiciones de bienes y servicios que se
requieran conforme a la normatividad vigente.
¾
Supervisar la elaboración de los estados financieros de Gubernatura.
¾
Verificar que los inventarios y resguardos de activos fijos estén actualizados
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Área de Recursos Humanos
Administrar el Recurso Humano de Gubernatura.
Funciones:
¾
Controlar la asistencia del personal de Gubernatura.
¾
Elaborar y Tramitar los movimientos nominales de Gubernatura ante la Dirección de
Administración de Personal de la Secretaría de Administración.
¾
Elaborar y programar las necesidades de capacitación del personal de Gubernatura de
acuerdo a los mecanismos y lineamientos establecidos por
el Instituto de
Profesionalización del Servidor Público de la Secretaría de Administración.
¾
Elaborar y tramitar las propuestas de creación, cancelación y recategorización de plazas; así
como para la modificación estructural ante la Dirección de Desarrollo Administrativo de la
Secretaría de Administración.
¾
Efectuar los pagos de sueldos al personal.
¾
Actualizar y validar la plantilla de personal de Gubernatura.
¾
Realizar registros y controlar el periodo vacacional del personal.
¾
Integrar, controlar y resguardar los expedientes del personal que integra Gubernatura.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Área de Contabilidad y Recursos Financieros
Administrar los recursos financieros de Gubernatura.
Funciones:
¾
Recepcionar y revisar que la documentación cumplan con los requisitos que se establecen
para su pago correspondiente.
¾
Controlar y comprobar las erogaciones por la operatividad de los diversos órganos
administrativos que conforman Gubernatura.
¾
Integrar el anteproyecto anual de presupuesto de egresos de acuerdo a las necesidades de
operatividad de los diversos órganos administrativos de Gubernatura.
¾
Formular y tramitar ampliaciones, reducciones, transferencias y recalendarizaciones de
recursos presupuestales de acuerdo a las necesidades de operatividad de los Proyectos
Institucionales.
¾
Elaborar conciliaciones bancarias de acuerdo a las cuentas autorizadas por la Tesorería de
la Secretaría de Planeación y Finanzas, para el manejo de los recursos financieros
autorizados en los Proyectos Institucionales.
¾
Registrar y controlar las operaciones contables derivadas del ejercicio presupuestal.
¾
Elaborar y presentar los estados financieros a la Unidad de Apoyo y Coordinación
Administrativa, para su revisión y autorización y envío a la Secretaría de Planeación y
Finanzas.
¾
Elaborar la información cuantitativa y cualitativa, para la integración de la Cuenta de la
Hacienda Pública Estatal.
¾
Elaborar y enviar las cédulas del gasto y documentos múltiples, por las operaciones
presupuestales derivadas de los Proyectos Institucionales a la Secretaría de Planeación y
Finanzas.
¾
Dar seguimiento a las observaciones emitidas por la Secretaría de Planeación y Finanzas
en materia contable y presupuestal.
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Órgano Administrativ o:
Propósito:
Área de Recursos Materiales y Servicios Generales
Administrar los recursos materiales de Gubernatura.
Funciones:
¾
Aplicar las políticas, normas y procedimientos que en materia de control de recursos
materiales y servicios generales, establezca la Unidad de Apoyo Administrativo.
¾
Elaborar el programa anual de adquisición de bienes y servicios.
¾
Establecer procedimientos de control para la adquisición de bienes y servicios, aplicando la
normatividad vigente.
¾
Controlar las entradas y salidas de materiales.
¾
Realizar el servicio de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles.
¾
Controlar el uso y destino del mobiliario, equipo y materiales de consumo, proporcionado a
los órganos administrativos de Gubernatura.
¾
Elaborar, controlar y actualizar el resguardo del mobiliario y equipo asignado a los
diferentes órganos administrativos.
¾
Elaborar requisiciones y presupuesto de servicios para programar y dar mantenimiento
preventivo y correctivo a los equipos y a las instalaciones.
¾
Controlar la asignación de vehículos, su documentación y su estado físico.
¾
Realizar semestralmente el levantamiento del inventario de bienes muebles e inmuebles.
¾
Realizar anualmente el inventario de bienes muebles e inmuebles conjuntamente con la
Dirección de Patrimonio de la Secretaría de Administración.
¾
Participar en coordinación con la Contraloría General, en la realización de actos de
entrega-recepción de bienes muebles e inmuebles por cambio de titular de cualquier
órgano administrativo de Gubernatura.
¾
Supervisar y tramitar las altas y bajas de bienes muebles ante la Secretaría de
Administración con la intervención de la Contraloría General.
¾
Proporcionar los recursos materiales y los servicios necesarios para la realización de eventos
especiales del C. Gobernador.
¾
Controlar los eventos a realizarse en el auditorio y salas del palacio de gobierno.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
¾
Elaborar y establecer controles para el servicios de teléfono, fotocopiado, energía eléctrica,
agua y rentas de inmuebles.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Administrativ o:
Propósito:
Oficina Alterna
Mantener en buenas condiciones físicas la residencia oficial del C. Gobernador.
Funciones:
¾
Albergar en la residencia oficial al C. Gobernador durante su periodo gubernamental.
¾
Coordinar los servicios de mantenimiento y limpieza de la residencia oficial del C.
Gobernador.
¾
Coordinar los servicios que se requieran en las reuniones de trabajo del Ejecutivo del
Estado llevadas a cabo en la residencia oficial.
¾
Mantener en óptimas condiciones de seguridad e higiene las instalaciones de la residencia
oficial.
¾
Ofrecer hospedaje a las personalidades distinguidas que realicen visitas oficiales al Estado.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Administrativ o:
Propósito:
Unidad de informática
Implementar sistemas y sistematizar las actividades de Gubernatura.
Funciones:
¾
Planear, administrar y coordinar el desarrollo de los servicios y recursos informáticos.
¾
Supervisar la implementación de los sistemas y la jerarquización para automatizar las
actividades de los diversos órganos administrativos de Gubernatura.
¾
Desarrollar e implementar sistemas de cómputo para los diversos órganos administrativos.
¾
Definir, elaborar, implementar y evaluar las necesidades de sistematización presentadas en
Gubernatura.
¾
Proporcionar asesoría técnica relativa a la ejecución de los paquetes, base de datos e
impresión de reportes que sean requeridos por los usuarios de Gubernatura.
¾
Planear, programar y elaborar proyectos tecnológicos con la finalidad de estar a la
vanguardia de la tecnología.
¾
Intercambiar conocimientos y experiencias en materia de desarrollo e implantación de
sistemas de cómputo con instituciones públicas y privadas.
¾
Implementar y supervisar los elementos de seguridad en materia de informática.
¾
Participar en el subcomité especial de informática perteneciente al Comité de Planeación
para el Desarrollo del Estado.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Administrativ o:
Propósito:
Área de Desarrollo de Sistemas
Diseñar y desarrollar sistemas de cómputo acorde con los objetivos de Gubernatura.
Funciones:
¾
Realizar el diseño de los sistemas, conjuntamente con el usuario, a fin de asegurarse que
todos los aspectos relativos a su competencia han sido considerados.
¾
Implantar las modificaciones a los sistemas de cómputo de Gubernatura.
¾
Diseñar y elaborar manuales de operación y guías que hagan plenamente funcionales los
sistemas de información a los usuarios.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Administrativ o:
Propósito:
Área de Producción
Proporcionar el apoyo necesario a los diversos órganos administrativos de Gubernatura
en la captura y diseño de diversos documentos, así como dar mantenimiento preventivo
y correctivo del equipo de cómputo.
Funciones:
¾
Revisar la captura de información de los documentos fuente.
¾
Vigilar la integración de los datos contenidos en el sistema de cómputo.
¾
Mantener actualizados los soportes de información.
¾ Proporcional mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo de
Gubernatura.
¾
Atender las demandas y necesidades de servicio de captura de los diferentes órganos
administrativos de Gubernatura.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Administrativ o:
Propósito:
Representación de Chiapas en el Distrito Federal
Representar al Gobernador del Estado en las acciones de promoción cultural,
relaciones públicas y comunicación social en el Distrito Federal.
Funciones
¾
Elaborar y aplicar normas, políticas y procedimientos que en materia de promoción
económica, agropecuaria, industrial, comercial, turística y cultural determine el C.
Gobernador del Estado de Chiapas.
¾
Elaborar y proponer proyectos de inversión en Chiapas con organismos del sector público y
privado del país.
¾
Promover las acciones de los productores agropecuarios, industriales, prestadores de
servicios y comerciantes del Estado de Chiapas en el Distrito Federal.
¾
Promover y difundir los objetivos y actividades de las Dependencias y Entidades; así como
del sector público y privado en el interior de la República Mexicana.
¾
Promover y coordinar exposiciones, presentaciones y eventos especiales que el Gobierno
del Estado organice en el Distrito Federal.
¾
Tramitar las solicitudes de audiencia de las dependencias y entidades del sector público y
privado del Estado de Chiapas ante las dependencias y entidades Gobierno Federal
radicadas en el Distrito Federal.
¾
Fomentar relación permanente con las embajadas y las diversas asociaciones civiles
nacionales y extranjeras establecidas en México.
¾
Promover las acciones económicas, agropecuarias, industriales, comerciales y turísticas de
Chiapas ante representantes de gobiernos de los diversos estados de la república mexicana
en el Distrito Federal.
¾
Asesorar en materia jurídica a los residentes chiapanecos en el Distrito Federal.
¾
Elaborar y presentar los informes de trabajo ante el C. Gobernador del Estado.
¾ Elaborar y establecer estrategias de acción para el cumplimiento de los objetivos
planteados.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Administrativ o:
Propósito:
Dirección Administrativa
Administrar eficientemente los recursos humanos, financieros y materiales.
Funciones
¾
Registrar y controlar la asistencia de personal que integra la Representación de Chiapas en
el Distrito Federal.
¾
Formular y administrar el presupuesto anual de egresos autorizado para la Representación
de Chiapas en Distrito Federal.
¾
Controlar el recurso financiero de la Representación de Chiapas en el Distrito Federal.
¾
Administrar los servicios generales y de apoyo logístico de la Representación de Chiapas en
el Distrito Federal.
¾
Controlar los bienes patrimoniales asignados a la Representación de Chiapas en el Distrito
Federal.
¾
Proporcionar las facilidades necesarias a los funcionarios del Gobierno del Estado durante
su estadía en la ciudad de México.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Administrativ o:
Propósito:
Asesoría jurídica
Asesorar jurídicamente al C. Representante de Chiapas en el Distrito Federal.
Funciones:
¾
Asesorar en materia jurídica al C. Representante del Gobierno del Estado en el Distrito
Federal, en las reuniones con diversos inversionistas y funcionarios de gobierno, con la
finalidad de formular protocolos legales.
¾
Apoyar en materia de asesoría jurídica a los residentes chiapanecos en el Distrito Federal
para efectos de agilizar los trámites que presentan ante las dependencias o entidades.
¾
Supervisar y apoyar los trámites legales realizados por las dependencias del estado de
Chiapas en el Distrito Federal.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Administrativ o:
Propósito:
Dirección de Promoción, Cultural y de Relaciones Públicas
Promover la cultura y las relaciones públicas de Chiapas en el Distrito Federal.
Funciones:
¾
Elaborar y ejecutar el programa de promoción cultural y de relaciones públicas.
¾
Integrar y actualizar el centro de información estadística, cultural y turística del estado.
¾
Organizar y llevar a cabo eventos de carácter sociocultural, para promover y divulgar el arte,
la cultura, el turismo y en general, la imagen del Estado de Chiapas.
¾
Instrumentar y ejecutar el programa especial de celebración de las “fiestas patrias
chiapanecas en el Distrito Federal”.
¾
Promover y organizar en el Distrito Federal seminarios, conferencias, foros, exposiciones,
concursos, talleres de poesía, talleres de cocina chiapaneca, etc. para mantener viva la
cultura y tradiciones de los chiapanecos.
¾
Elaborar y actualizar el directorio de Chiapanecos radicados en el Distrito Federal,
embajadas, representaciones de otros estados, periodistas, intelectuales, autoridades
religiosas, empresarios chiapanecos y funcionarios de la administración pública estatal y
federal.
¾
Elaborar y presentar los informes de trabajo para la Cuenta de la Hacienda Pública.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Administrativ o:
Propósito:
Coordinación de Comunicación Social en el Distrito Federal
Promover y difundir la imagen del Estado de Chiapas ante la opinión pública.
Funciones:
¾
Aplicar normas, políticas y procedimientos en materia de comunicación social que
establezca la Representación del Gobierno del Estado en el D. F.
¾
Promover y difundir la imagen de Chiapas ante la opinión pública nacional.
¾
Instrumentar y coordinar las entrevistas del C. Gobernador, en los diversos foros radiofónicos,
televisivos y de prensa escrita en el Distrito Federal.
¾
Coordinar y establecer espacios de comunicación con los representantes de los distintos
medios informativos de prensa escrita, radiofónica y televisiva.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Glosario
A
Actividad:
Administración:
Administración de
Recursos:
C
Capacitación:
de
Términos
Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un
procedimiento ejecutado por una misma persona o unidad administrativa.
La administración es un conjunto ordenado y sistemático de
principios, técnicas y prácticas que tiene como finalidad apoyar la
consecución de los objetivos de una organización.
Se refiere a la utilización de técnicas y principios administrativos tendientes
a lograr el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, financieros,
materiales y técnicos con los que cuenta la institución.
Acción destinada a desarrollar las aptitudes del trabajador con el propósito
de prepararlo para desempeñar adecuadamente una ocupación o puesto de
trabajo.
Constitución Política: La forma o sistema de gobierno que tiene cada estado, el acto o decreto
fundamental en que están determinados los derechos políticos de una
nación, la forma de su gobierno y la organización de los poderes públicos
que de este se componen.
Contabilidad
Gubernamental:
Es el registro sistematizado de las operaciones derivadas de los
recursos financieros asignados a las instituciones de la administración
pública, orientado a la obtención e interpretación de los estados, que
muestran su situación patrimonial.
Coordinación:
D
Dependencia:
E
Eficacia:
Eficiencia:
Es un proceso de integración de acciones administrativas de una o varias
instituciones, órganos o personas que tienen como finalidad obtener de las
distintas áreas de trabajo, la unidad de acción necesaria para contribuir al
mejor logro de los objetivos.
Es aquella institución pública subordinada en forma directa al Ejecutivo del
Estado, en el ejercicio de sus atribuciones y el despacho de los asuntos del
orden administrativo que tiene encomendados, integra el sector central de
la administración pública.
Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad, las metas y
objetivos establecidos. Virtud, actividad, fuerza, poder y capacidad para
obrar y producir un efecto previsto.
Es el uso mas racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un
objetivo predeterminado. La eficiencia se considera el requisito para evitar
dispendios y errores costosos.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Estructura Orgánica:
G
Gasto corriente:
I
Informática:
Inventario:
L
Legislación:
Ley Orgánica:
M
Meta:
Disposición sistemática de los órganos que integran a una institución,
conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados
de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus
relaciones de dependencia.
Es toda aquella erogación que realiza el sector público y que no
tiene como contrapartida la creación de un activo, sino que constituye un
acto de consumo.
Ciencia que se encarga de dar un trato automatizado a la información.
Relación ordenada de los bienes muebles e inmuebles de una institución
que inscribe las características de cada bien, su ubicación y responsable de
su custodia.
Cúmulo de los principales ordenamientos jurídicos, de los cuales se derivan
las atribuciones, normas de acción, procedimientos, funciones y políticas; el
acto de legislación comprende la función de leyes, decretos, acuerdos y
reglamentos entre otras normas jurídicas.
Es toda aquella que tiene por objeto definir y normar la estructura,
operación y distribución de facultades dentro de una organización.
Cuantificación de los objetivos a alcanzar en los ámbitos temporal y
espacial, por lo tanto, debe responder a las preguntas de " cuanto " se
pretende conseguir, asimismo para facilitar su seguimiento y evaluación, es
necesario que en adición a su cuantificación conlleven su expresión
genérica en unidades de medida, para identificar el termino medir, ya sea
el propósito o resultado final.
O
Organización:
Es coordinar las actividades de los individuos que forman parte de una
institución o empresa, para lograr el mejor aprovechamiento de los
elementos humanos, materiales y financieros de la misma.
Organigrama:
Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o parte
de ella, y de las relaciones que guardan entre si los órganos que la integran.
P
Plan:
Es un instrumento diseñado para alcanzar determinados objetivos, en que se
definen, en espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal
virtud se contemplan en forma ordenada y coherente las metas, estrategias,
directrices y tácticas, así como los instrumentos y acciones que se utilizarán
para llegar a los fines deseados.
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Planeación:
Conjunto sistematizado de acciones que provienen de una estructura
racional de análisis que contiene los elementos informativos y de juicios
suficientes y necesarios para fijar prioridades, elegir entre alternativas,
establecer objetivos y metas en el tiempo y en el espacio, ordenar las
acciones que permitan alcanzarlas con base en la asignación correcta de los
recursos, la coordinación de esfuerzos y la asignación precisa de
responsabilidades.
Presupuesto:
Estimación programada en forma sistemática de los ingresos y egresos que
maneja un organismo en un periodo determinado.
Proceso:
Secuencia o serie de actos que se desenvuelven progresivamente con el
objeto de resolver, mediante un juicio de autoridad, el conflicto sometido a
su decisión.
Procedimientos:
Sucesión cronológica de operaciones conectadas entre si, que se
constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o
tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
R
Recursos:
Son las personas, los bienes materiales y financieros, las técnicas con que
cuenta y utiliza una institución para alcanzar sus objetivos para producir los
bienes o servicios que son de su competencia.
Reglamento:
Disposición o conjunto de disposiciones orgánicas emanadas por el poder
público para hacer efectivo el cumplimiento de las leyes
y lograr así el
buen gobierno, administración y funcionamiento de la sociedad.
Sistema:
Conjunto de unidades identificables o elementos con un grado mas elevado
de interdependencia entre ellas que con su medio, de manera que, dentro
del sistema, un cambio en un elemento sigue o se asocia con otro cambio
previsible dentro del mismo sistema.
Supervisión:
Verificación y comprobación de las actividades emprendidas en el desarrollo
de un proceso sistemático de trabajo, acordes con programas y proyectos
previamente formulando.
U
Usuario:
Es la persona física o moral que utiliza con regularidad o en forma eventual
los servicios que prestan los organismos públicos.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Grupo de Trabajo
Coordinación
L.A.E. Alonso León de los Santos
Coordinador Administrativo
Gubernatura
C.P. Guadalupe Nataren Orozco
Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo
Gubernatura
Desarrollo del Documento
C. Daniel Rubén Ortiz Cordero
Jefe de la Unidad de Informática
Gubernatura
C. Vianey Arguello Caseros
Jefa de Área de Recursos Humanos
Gubernatura
Asesoría
C.P. Mirna Sofía Cortés Herrera
Directora de Desarrollo Administrativo
Secretaría de Administración
Lic. María Guadalupe Camacho Abadía
Jefa de Departamento sector Desarrollo y Comunicación Social
Secretaría de Administración
Lic. Alba del Rocío Palma Zúñiga
Analista Técnico de la Dirección de Desarrollo Administrativo
Secretaría de Administración
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