Lineamientos para expositores - Feria Internacional del Libro Infantil

Lineamientos para expositores
DEL INGRESO DE NUEVOS EXPOSITORES
Se le dará prioridad en FILIJ a los expositores que participaron en la edición inmediata anterior. Los expositores que
deseen formar parte de la FILIJ tendrán que enviar un correo
electrónico solicitando ingresar a la lista de espera a los correos promero@cultura.gob.mx, ebelmont@cultura.gob.mx
y mgamez@cultura.gob.mx. El envío de este correo no
garantiza su participación en la FILIJ, dicha solicitud será
puesta a consideración del Comité Organizador.
CONSIDERACIONES
DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PUBLICACIONES (DGP)
1. La Secretaría de Cultura, a través de la DGP, con el
objetivo de promover la lectura, involucra a las editoriales privadas, instituciones gubernamentales,
los agentes promotores y a los lectores en proyectos
específicos que redunden en el fomento a la lectura.
2. Para lograr su objetivo primordial, la DGP, por conducto
de la Dirección de Promoción Editorial y Fomento a la
Lectura (DPEyFL), realiza la Feria Internacional del Libro
Infantil y Juvenil (FILIJ) que, además de la exposición
y venta de libros y de material que complementa a
las publicaciones, lleva a cabo diversas actividades
de Profesionalización, presentaciones editoriales,
eventos artísticos, así como talleres y exposiciones
dirigidas a fomentar la lectura.
3. La capacidad de cumplimiento en las solicitudes estará
sujeta a la disponibilidad de espacios y recursos, tanto
materiales como humanos, con que la DGP cuente a
la recepción oficial de las mismas.
4. La DGP, a través del Comité Organizador de la FILIJ,
está facultada para solicitar un informe detallado,
reporte de las ventas y operación del participante.
5. La DGP, a través del Comité Organizador de la FILIJ,
determinará el tipo y cantidad de informes, así como
las condiciones de entrega.
6. La DGP, a través del Comité Organizador de la FILIJ, tiene
la facultad de imponer una sanción o penalización por
la falta de cumplimiento en las obligaciones adquiridas
por la institución u organización participante.
7.
La DGP elabora los Lineamientos para Expositores, que
establecen los derechos y obligaciones de la institución
u organización participante.
LINEAMIENTOS
DE LOS EXPOSITORES
8. Con fundamento en lo establecido en los presentes
Lineamientos para Expositores, podrán registrarse:
8.1 Editoriales nacionales y extranjeras especializadas
en la producción de libros para niños y jóvenes
en cualquier soporte.
8.2 Instituciones de educación superior y culturales, dependencias y organismos gubernamentales descentralizados, así como organismos
internacionales especializados en la producción de libros para niños y jóvenes en cualquier
soporte.
8.3 Representantes comerciales especializados en
la producción de libros para niños y jóvenes en
cualquier soporte.
DE LOS EXPOSITORES EXTRANJEROS
9. Las editoriales extranjeras podrán revisar la información sobre aduanas en el sitio www.sat.gob.mx,
en la sección de “Aduanas”.
10. El embarque deberá ser recibido por la Embajada en
México que le corresponda y trasladado a la sede de
la FILIJ los días y horarios establecidos para el montaje
por el Comité Organizador.
LUGAR, FECHA Y HORARIO
11. La Feria tendrá lugar del 11 al 21 de noviembre de 2016,
de 10:00 a 19:00 horas, en el Parque Bicentenario,
ubicado en Av. 5 de mayo #290, colonia San Lorenzo
Tlaltenango, Delegación Miguel Hidalgo, C.P. 11210,
Ciudad de México. Metro Refinería.
DE LOS STANDS Y CARPAS
12. Existen cuatro tipos de espacios con
las siguientes medidas y características:
•
Stands de 6 m cuadrados, interior 3 m de frente
x 2 m de fondo y 2.5 m de altura. A petición del
expositor podrá estar equipada con cinco exhibidores de 0.90 m de ancho x 2.10 m de altura;
con cinco charolas inclinadas y una plana, cada
uno, así como iluminación, toma eléctrica, una
mesa, dos sillas y un bote de basura.
• Carpa de 25 m cuadrados, interior 5 m de frente
x 5 m de fondo y 2.50 m de altura. A petición del
expositor podrá estar equipada con ocho exhibidores de 0.90 m de ancho x 2.10 m de altura;
con cinco charolas inclinadas y una plana, cada
uno, así como iluminación, toma eléctrica, una
mesa, dos sillas y un bote de basura.
• Carpa de 45 m cuadrados, interior 9 m de frente x
5 m de fondo y 7.87 m de altura en su punto más
alto, equipado con iluminación, toma eléctrica,
una mesa, dos sillas y un bote de basura.
• Carpa de 90 m cuadrados, con una estructura interna de 9 m de frente x 10 m de fondo y 7.87 m de
altura en su punto más alto, equipado con iluminación, toma eléctrica, una mesa, dos sillas y un
bote de basura. Las carpas (de lona) se instalarán
en espacios abiertos y no estarán climatizadas.
13. Por necesidades de la Feria, los stands y las carpas
podrán tener modificaciones en sus dimensiones
y/o ubicación. En tal caso, el Comité Organizador
informará al expositor mediante correo electrónico.
14. El costo de los stands y carpas será por metro cuadrado, de $2,538.00 (dos mil quinientos treinta y
ocho pesos 00/100 M.N.) más I.V.A.
• 6m2 $17,664.48 (diecisiete mil seiscientos sesenta
y cuatro pesos 48/100 M.N.) I.V.A. incluido.
• 25m2 $73,602.00 (setenta y tres mil seiscientos
dos pesos 00/100 M.N.) I.V.A. incluido.
• 45m2 $132,483.60 (ciento treinta y dos mil cuatrocientos ochenta y tres pesos 60/100 M.N.)
I.V.A. incluido.
• 90m2 $264,967.20 (doscientos sesenta y cuatro
mil novecientos sesenta y siete pesos 20/100
M.N.) I.V.A. incluido.
DEL REGISTRO DE EXPOSITORES
15. La solicitud de participación se realizará mediante el
formulario electrónico de registro que se enviará por
correo electrónico a cada participante. El acceso al
registro es personal e intransferible.
16. El registro será efectivo al finalizar satisfactoriamente
el llenado de dicho formulario, a partir del miércoles
20 de julio y hasta el viernes 5 de agosto de 2016.
17. Una vez concluido el llenado del registro, el sistema
emitirá una notificación la cual no garantiza su participación. Posterior a que se revise su formulario
y se acepte que todos los datos han sido llenados
correctamente, el sistema emitirá otra notificación.
18. El expositor debe establecer el tipo de stand que solicita: equipado o sin equipar. El acondicionamiento
del stand se realizará conforme a lo establecido en el
formulario y no podrá ser modificado posteriormente.
19. La designación de nuevos espacios, ampliación de
carpas o reubicación del expositor, deberá solicitarse al Comité Organizador mediante el envío de un
correo electrónico del miércoles 20 al viernes 22 de
julio a las 16:00 horas, a promero@cultura.gob.mx,
ebelmont@cultura.gob.mx y mgamez@cultura.gob.mx,
con el fin de ingresar a la lista de espera.
20. El expositor tendrá que realizar su pago en tiempo y
forma. Se considerará el cumplimiento de pago en las
emisiones anteriores para la asignación de espacio.
21. La asignación de stands y carpas será realizada por
el Comité Organizador, mismo que considerará la
solicitud elaborada por el expositor. El Comité Organizador se reserva el derecho de sustituir los stands o
carpas asignados por causas de seguridad o de fuerza
mayor.
22. El Comité Organizador se reserva el derecho de asignar
o reasignar la ubicación de los stands y carpas de
acuerdo a las necesidades de la FILIJ, en el entendido
que no se cuenta con ningún tipo de exclusividad.
23. No se podrán asignar más de 4 stands o 1 carpa por
expositor.
24. Se dará prioridad en la asignación de espacios a los
participantes en la 35 FILIJ. En caso de inscribirse por
primera ocasión, se deberá esperar a la conclusión del
proceso de registro para obtener información acerca
de la disponibilidad de espacios.
25. Si el stand con que el expositor participó en la edición anterior no le es asignado por cualquier motivo,
el Comité Organizador podrá otorgarle uno distinto de las mismas dimensiones en otra ubicación de
la Feria.
26. En ningún caso, y bajo ninguna circunstancia, los
expositores podrán ceder total o parcialmente sus
derechos sobre el stand asignado. Tampoco se podrá
intercambiar, compartir, subarrendar el espacio, en
parte o en su totalidad, con expositores de la FILIJ o
ajenos a ella, sin la autorización previa y por escrito
del Comité Organizador. En caso de que un expositor
encargue a su distribuidor la operación del stand,
deberá cerciorarse que éste sólo venda los productos
•
correspondientes a su empresa, ya que está prohibido
incorporar materiales distintos a los estipulados en
la ficha de registro.
DEL PROCESO DE PAGO
27. El pago por concepto de inscripción deberá realizarse
mediante depósito o transferencia bancaria a la cuenta
cuyos datos se proporcionan a continuación:
Nombre del beneficiario: Educal S.A. de C.V.
Institución bancaria:
Banco Mercantil del Norte (Banorte)
Cuenta: 0432691366
Clabe interbancaria: 072180004326913660
28. No podrá realizar pagos en efectivo, en parcialidades,
ni en otra modalidad que no sea la referida en el punto
anterior.
29. No se admitirán pagos que no estén previamente
autorizados por el Comité Organizador.
30. La fecha límite de pago es el miércoles 17 de agosto de
2016. Ningún pago será válido después de las 16:00
horas de la fecha indicada.
31. Al no realizar el pago en la fecha correspondiente, el
Comité Organizador tendrá la facultad de disponer del
espacio, por lo que los expositores no podrán ocuparlo.
37.
38.
39.
DE LA EMISIÓN DEL COMPROBANTE FISCAL
32. Posterior a la realización del pago, se deberá ingresar
nuevamente al sistema de registro para cargar el
archivo que contenga la ficha de depósito escaneada,
o el comprobante de la transferencia, para gestionar
la expedición de la factura fiscal.
33. Una vez recibido el pago, el sistema emitirá una notificación para confirmar la recepción. Esta notificación
no es un comprobante fiscal.
34. La entrega del comprobante fiscal será mediante
correo electrónico, diez días hábiles posteriores a la
fecha de envío del comprobante de pago.
35. Cualquier duda sobre el pago o facturación, comunicarse con la Lic. Georgina Cárdenas Bustamante, al teléfono 01 (55) 4155 0200 ext. 9656, correo:
gcardenas@cultura.gob.mx o bien, con el Lic. Pedro
Villaseñor Espinosa, al teléfono 01 (55) 4155 0200
ext. 9182, correo: pedrove@cultura.gob.mx
DE LOS ESPACIOS Y MOBILIARIO ASIGNADOS
36. Los expositores se comprometen a cumplir las indicaciones del Comité Organizador en materia de carga,
descarga, traslado, montaje, desmontaje, horarios de
trabajo y uso de instalaciones, toda vez que al tratarse de
una nueva sede, esta exige otras normas de operación:
40.
41.
42.
43.
44.
No podrá ingresar ningún tipo de vehículo para
hacer maniobras de transporte en el stand, únicamente diablitos.
• No podrán permanecer después de las 19:00 h
en su stand.
• Por seguridad serán revisadas, sin excepción,
las cajuelas de todos los vehículos a la entrada
y salida del Parque.
• Está prohibido anclar, perforar o clavar cualquier
elemento en las áreas verdes y de concreto. Todos los elementos deberán estar sujetos con
contrapesos.
• La descarga de materiales únicamente se podrá
realizar por el estacionamiento 2.
• No se podrán reservar lugares en los estacionamientos.
El expositor designará a una persona que será responsable de supervisar la operación de entrega y devolución del stand o carpa, así como del mobiliario incluido.
No se permitirá realizar ningún tipo de modificaciones a
los espacios asignados para la exhibición del material,
salvo previa autorización del Comité Organizador. El
expositor será el responsable de asumir el gasto total
generado por la reparación.
El acondicionamiento del stand o carpa deberá realizarse, previa indicación del Comité Organizador, entre
los días 8, 9 y 10 de noviembre de 2016, en el horario
asignado para tal efecto.
Los expositores que hayan contratado un espacio para
la FILIJ podrán acudir al Parque Bicentenario, a fin de
conocer las características físicas del stand y carpas
muestra, a partir del jueves 20 de octubre de 2016.
Cualquier solicitud de modificación del stand o de
algún componente del mismo (mobiliario, mamparas,
antepechos) deberá ser notificada al momento de su
registro en línea.
Respecto a la instalación eléctrica, cualquier modificación será tratada directamente con el proveedor,
asumiendo el expositor el costo correspondiente.
En caso de solicitarlo, el espacio estará provisto con
el rótulo y/o antepecho que identifica al expositor.
Sin embargo, si el expositor decide utilizar uno propio,
deberá indicarlo al momento de su registro en línea,
sin prórroga alguna. Las especificaciones técnicas,
por lineamientos de la Dirección de Comunicación
Social, son las siguientes:
• 3 m de largo × 25 cm de ancho
• Proporción de 3 m a lo largo y altura de 15 cm
En caso de existir dudas respecto a los puntos del
41 al 43, comunicarse con el Lic. Francisco Miguel
45.
46.
47.
48.
49.
Rodríguez al teléfono 01 (55) 4155 0200 ext. 9197,
correo fmrodriguez@cultura.gob.mx
No está permitido llevar a cabo modificaciones tales
como clavar, pegar, pintar, taladrar o cualquier otra
que altere la estructura tanto del inmueble como de
los elementos que componen el stand o la carpa. El
expositor será responsable de pagar al proveedor o
al recinto el costo total generado por la reparación.
Toda forma de publicidad dentro del stand es libre,
quedando prohibida la colocación de cualquier material publicitario fuera de su perímetro.
Queda prohibido bloquear los pasillos de circulación
de acuerdo con el plano de la Feria. La decoración
del stand deberá limitarse al espacio contratado.
De esta manera, la vista de anuncios, banderines u
otros, no invadirán el espacio visual de los stands
vecinos, ni los pasillos. En caso de incumplimiento, el
Comité Organizador llevará a cabo las adecuaciones
necesarias aún sin el consentimiento del expositor
y sin que exista responsabilidad alguna por parte de
la FILIJ por los inconvenientes causados. Los gastos
generados por dichos ajustes serán responsabilidad
del expositor.
No está permitido el almacenamiento de cajas en los
stands ni en la parte posterior de los mismos.
Los espacios que no sean ocupados al día 10 de noviembre, serán considerados vacantes y podrán ser
reasignados. El expositor ausente no tendrá derecho
a devolución del pago realizado.
DE LA CANCELACIÓN
50. En caso de cancelación del stand o carpa por cualquier
razón, no habrá reembolso alguno y el Comité Organizador tendrá el derecho de disponer del espacio en
forma inmediata, sin que exista responsabilidad alguna
por parte de la FILIJ y del propio Comité Organizador
por la decisión tomada por el expositor.
51. El Comité Organizador tendrá la facultad
de disponer del espacio cancelado en ésta
y en las futuras ediciones.
DE LA EXHIBICIÓN, PROMOCIÓN
Y COMERCIALIZACIÓN DE MATERIALES
52. Los expositores podrán exhibir libros, materiales
didácticos, materiales audiovisuales, videos y discos
compactos, que deberán consistir en, al menos, 80%
material bibliográfico (libros en cualquier soporte) y de
éste, 80% de títulos para niños y jóvenes, y el resto
para adultos. Los casos particulares serán puestos a
consideración del Comité Organizador.
53. Se prohíbe utilizar áreas que no correspondan al
espacio del stand asignado, como pasillos o accesos
para la exhibición, promoción y comercialización de
materiales.
54. No se podrán presentar, exhibir, promocionar y/o
vender publicaciones, productos, servicios o artículos
expresamente prohibidos por la legislación mexicana
y los tratados internacionales suscritos por México.
55. Queda absolutamente prohibido exhibir, promocionar
y/o vender cualquier tipo de material producto de la
piratería, así como de discos en formato MP3 o videos que no cuenten con los documentos de cesión
de derechos correspondientes. Los expositores que
incurran en alguna de estas acciones, deberán retirarse inmediatamente de la Feria con la totalidad de
su material, en el entendido que no se podrá reclamar
la devolución del costo del stand. Los expositores que
incurriesen en estos actos perderán el derecho de
participar en las emisiones subsecuentes.
56. Los expositores podrán exhibir, promover y/o vender
libros de su propio fondo editorial o de otros que lo
autoricen expresamente vía escrita.
57. Los participantes con más de dos fondos editoriales
deberán solicitar autorización al Comité Organizador
para su exhibición, promoción y/o venta en el apartado correspondiente del formulario electrónico de
registro.
58. En caso de que el expositor no sea el editor de las
obras que presente, exhiba, promocione y/o venda,
deberá enviar junto con el formulario de registro una
carta de autorización de cada una de las editoriales
de las obras a presentar, exhibir, promocionar y/o
comercializar, mencionando su nombre o razón social
y los títulos, fondos o categorías de obras que dicho
distribuidor exhibirá como representante exclusivo.
Dichas cartas deberán enviarse al Lic. Francisco Miguel
Rodríguez al correo fmrodriguez@cultura.gob.mx. El
stand contratado no le será asignado hasta cumplir
con este requisito.
59. En caso de que la obra se presente en otro idioma o
en diferente soporte, no será considerada como título
repetido aún cuando se trate del mismo título. Esta
cláusula aplica durante el periodo de desarrollo de la
Feria y también para materiales no literarios.
60. El expositor deberá entregar a cada comprador una
nota de venta y, en su caso, factura a quien lo solicite.
61. Los expositores se comprometen a otorgar un descuento en sus productos a los compradores de la Feria
en los casos que así lo permita la Ley de Fomento al
Libro y la Lectura.
62. Los expositores no podrán exhibir avisos de descuento
cuando el mismo ya esté incluido en la etiqueta adherida al libro. El descuento deberá ser aplicado sobre
el precio mostrado en la etiqueta y reflejarse en el
comprobante de pago que se entrega al comprador.
El cliente deberá ver impreso en este comprobante el
antes y el después del precio. En caso de que existan
avisos de descuentos y considerando que éstos cumplan con esta característica, se deberán colocar en
dichos avisos la leyenda, según el porcentaje de descuento “x% de descuento, excepto en las novedades
como lo indica la Ley de Fomento al Libro y la Lectura”.
63. Todos los letreros que anuncien descuentos, no podrán
ser elaborados de manera improvisada y deberán cumplir con los lineamientos de imagen de cada editorial.
64. El expositor se hará cargo de todos los gastos derivados del embalaje, transportación, resguardo y póliza
de seguro del material exhibido, promocionado y
comercializado dentro del recinto ferial.
65. Con fines estadísticos, los expositores deberán entregar un informe diario de ventas a un representante
del Comité Organizador y de la Cámara Nacional de la
Industria Editorial Mexicana (CANIEM), mencionando la
cantidad de libros y/o productos vendidos, así como
el importe de los mismos.
69.
70.
71.
72.
73.
DE LAS PRESENTACIONES EDITORIALES
66. Todos los expositores que hayan cumplido con el
proceso de registro y pago, podrán solicitar la realización de presentaciones editoriales, firma de libros,
conferencias y/o charlas, a partir del miércoles 20 de
julio y hasta el lunes 5 de septiembre de 2016.
67. Para la solicitud de presentaciones se enviará un link
de acceso vía correo electrónico una vez confirmado
el pago del stand. El acceso a la solicitud de presentaciones es personal e intransferible.
68. Existen dos tipos de formato para presentaciones
editoriales:
68.1Presentación editorial tradicional, conferencia
o diálogo con firma de libros (lanzamiento de
libros para niños, con el formato tradicional de
una mesa con invitados: escritores, ilustradores, editores y demás estudiosos de la literatura
infantil, para hablar de la relevancia de cada
publicación). Estos eventos serán confirmados
con previa autorización del Comité Organizador
por correo electrónico.
68.2Presentación editorial alternativa, acompañadas
de actividades artísticas que deberán ser cubiertas por el expositor, como cuenta cuentos, artes
74.
escénicas, recitales de música, entre otros, con
previa autorización del Comité Organizador. Estos
eventos serán confirmados con previa autorización
del Comité Organizador por correo electrónico.
Las actividades tendrán una duración máxima de 45
minutos, periodo que se solicita cordialmente respetar. En caso de que la presentación rebase el tiempo
estipulado, se dará por terminada la actividad.
Las personas invitadas a un evento o participantes
de alguna actividad programada no contarán con
acceso directo o especial a los estacionamientos del
Parque Bicentenario. Es importante informar que,
para ingresar a la Feria, los invitados deberán proceder como público visitante, considerando que las
vías de acceso suelen saturarse y que los estacionamientos suelen verse rebasados en su capacidad.
Todas las actividades son de cupo limitado. El representante, junto con el Comité Organizador, deberá
restringir el acceso a la cantidad de asistentes estipulada por las normas de Protección Civil.
Por razones de espacio y de programación, queda
prohibido realizar cocteles al inicio o al término de una
actividad cultural en los espacios respectivos o en los
stands o carpas, así como introducir cualquier tipo
de alimentos y bebidas al recinto con esta finalidad.
Por motivos de circulación, tránsito y seguridad de
los visitantes de la feria, queda prohibido realizar
cualquier actividad antes mencionada en los stands,
carpas, pasillos, áreas verdes y aledañas al recinto ferial. Asimismo, no se permitirá realizar presentaciones
con botargas o elementos que obstaculicen el paso
de los visitantes, ni con artículos promocionales que
generen ruidos como silbatos, trompetas, etcétera,
o representen algún riesgo para los visitantes.
Todas las presentaciones editoriales podrán tener
firmas de autor en la carpa asignada para ello, la
cual se encontrará a un costado del espacio donde
se realizará la presentación. Si la editorial hace caso
omiso del espacio asignado, se dará por terminada
la actividad.
DE LA AMBIENTACIÓN FILIJ
75. Por esta ocasión se podrá acceder a la opción de
patrocinar elementos de ambientación de la 36 FILIJ
que incluirá el logotipo de su empresa. Para acceder
a estos, deberá ponerse en contacto con el Comité
Organizador, con el fin de informarle las opciones a
elegir, así como los costos de los mismos.
76. La ambientación de gran formato de FILIJ consiste en: lapiceros, planos ubicación, sombra banca y mega libros.
77. Además de los elementos antes mencionados los
expositores pueden patrocinar distintos diseños de
ambientación, como Photo opportunity, Banca cruceta, Tótem banca y Umbral de entrada.
78. Una vez que el expositor elija el elemento de su preferencia, el Comité Organizador autorizará el pago
correspondiente.
79. El pago de estos elementos será través de Educal, S.A.
de C.V., de acuerdo al catálogo de precios, de acuerdo
a lo establecido en los numerales del 27 al 29 de los
presentes Lineamientos para expositores.
DE LOS GAFETES DE IDENTIFICACIÓN
80. Sin excepción, se asignarán hasta cuatro gafetes de
expositor por stand o carpa.
81. Los gafetes de acceso para el personal que atenderá
el stand o carpa, serán entregados en las oficinas de
la DGP, ubicadas en Paseo de la Reforma 175, piso 1,
colonia Cuauhtémoc, del 19 al 31 de octubre, de 9:00
a 14:00 horas, en días hábiles únicamente.
82. Los expositores se obligan a portar sus gafetes de
identificación permanentemente.
DEL MONTAJE Y DESMONTAJE
83. Las operaciones de montaje deberán realizarse, previa
indicación del Comité Organizador, entre los días 8, 9 y
10 de noviembre de 2016. Al realizar el trámite de entrega de gafetes, se proporcionará al expositor una notificación del día, hora y puerta de acceso para el montaje.
84. El expositor se hará cargo de todos los gastos derivados
de la operación de montaje y desmontaje del stand.
85. Las operaciones de montaje deberán realizarse cumpliendo la logística establecida por el Comité Organizador.
86. Cada expositor cuenta con un horario para maniobras de carga y descarga; terminadas éstas, deberá
retirarse el vehículo utilizado.
87. Queda prohibida la presencia de vehículos y/o personal ajeno al Comité Organizador fuera del horario
establecido.
88. Los vehículos en espera de turno para el acceso a
maniobras de carga y descarga deben ubicarse en
zonas circunvecinas al recinto ferial.
89. Quedan prohibidas las actividades de carga y descarga
en las puertas de acceso o inmediaciones del recinto
ferial; dichas maniobras sólo se podrán realizar en las
áreas asignadas por el Comité Organizador.
90. El personal involucrado con el montaje del stand
deberá identificarse como parte de la editorial. Aplica
también para la empresa designada por el expositor
para realizar los trabajos correspondientes.
91. El personal designado por cada expositor como encargado del montaje y acondicionamiento de su stand,
deberá hacerse cargo de retirar los materiales excedentes y/o desperdicios que resulten de sus labores
y depositarlos en los lugares destinados para tal fin.
92. El expositor deberá contar con su propio personal y
equipo para el montaje y desmontaje del stand; el
personal de apoyo de la FILIJ no está obligado a asistir
a los expositores en estas maniobras.
93. Sólo se podrán llevar a cabo operaciones de desmontaje, así como de traslado y/o retiro de material
los días 21 (de las 20:00 a las 23:00 horas) y 22 de
noviembre (de 9:00 a 13:00 horas). Queda prohibido
a los expositores realizar actividades de montaje y
desmontaje durante los días del evento.
94. El Comité Organizador supervisará que, a su entrega,
el stand se encuentre en buenas condiciones y que
cuente con el mobiliario proporcionado. En caso de
daño o faltante, se aplicarán las condiciones de reposición o pago correspondientes.
95. Es obligación de los expositores la recolección de los
materiales sobrantes que resulten del desmontaje de
su stand.
96. Para obtener la orden de salida que le permitirá retirar su material y equipo del recinto ferial, el expositor deberá presentar el comprobante de entrega de
mobiliario correspondiente, emitido por el Comité
Organizador al realizar la supervisión final del stand
y sus accesorios devueltos.
97. Los libros, materiales y otros artículos que no sean
retirados en los plazos establecidos por el Comité
Organizador, serán considerados abandonados y sin
derecho a reclamación.
98. El Comité Organizador no se hace responsable por las
pérdidas y/o daños de materiales y otros artículos que
sufran los expositores que no realicen en tiempo y
forma el desmontaje de su stand.
DE LA BODEGA DE ALMACENAMIENTO
99. El servicio de la bodega de almacenamiento es gratuito,
por lo que se sugiere a los expositores considerar la
contratación de los seguros correspondientes.
100.Al realizar el trámite de entrega de gafetes, se proporcionará al expositor la información de la bodega
de almacenamiento designada.
101. Para ingresar o disponer del material en la bodega de
almacenamiento, será necesario designar al personal
autorizado entregando una carta oficial del expositor al
encargado de la bodega que le corresponda, en la que
nombre y autorice a las personas encargadas de hacer
movimientos de materiales, quienes deberán registrar
su nombre y firma con el personal de la bodega. Los
nombres serán cotejados por los encargados de las
bodegas antes de permitir que se retire el material.
102.El ingreso de material a la bodega de almacenamiento correspondiente se llevará a cabo en las mismas
fechas de montaje establecidas por el Comité Organizador. No se podrá recibir material con anticipación
ni envío de materiales por servicio de mensajería.
103.El material destinado a la bodega de almacenamiento
deberá resguardarse en cajas cerradas, numeradas,
debidamente identificadas, con detalle de contenido y
con elementos que conserven protegido su interior. No
se permitirá el almacenamiento de ejemplares sueltos
o fuera de los empaques establecidos anteriormente.
104.Será necesario entregar una relación de las cajas y el
contenido de cada una al responsable de la bodega
de almacenamiento correspondiente.
105.Se asignará espacio a cada participante de acuerdo con las dimensiones de su stand o carpa y con
la disponibilidad del mismo dentro de la bodega de
almacenamiento.
106.El espacio asignado en la bodega de almacenamiento
sólo podrá ser destinado al resguardo del material
propio para el resurtido de stands o carpas. Por razones de seguridad, queda absolutamente prohibido
introducir y/o almacenar utensilios o equipo utilizado
durante los trabajos de montaje de stands o carpas, así
como cualquier sobrante o desperdicio del embalaje.
107. El retiro de materiales de la bodega de almacenamiento siempre deberá realizarse en cajas cerradas, por
ningún motivo se podrán retirar ejemplares sueltos.
108.El resurtido de materiales en la bodega de almacenamiento sólo podrá realizarse del 11 al 21 de noviembre
de 2016, de 9:00 a 9:30 horas. Por lo anterior, y por
razones de seguridad, queda absolutamente prohibido
bloquear las áreas de tránsito del recinto ferial para
realizar maniobras de reposición de material.
109.No podrán ingresar materiales al recinto en horario
de operación de la feria.
110. Las bodegas de almacenamiento, de manera excepcional permitirán la extracción de hasta dos cajas de
material fuera del horario de resurtido, sólo si éste
es transportado manualmente, sin aparatos como
diablitos, plataformas, etc.
cubrir en su totalidad las dimensiones de su stand
y utilizar el mecanismo que para ello proporcione el
proveedor de las carpas.
112. El Comité Organizador no se hace responsable de
artículos de valor, equipos o mercancía, así como
tampoco por daños y pérdidas ocasionados por incendios, actos vandálicos o fenómenos naturales.
113. Dentro de los espacios de exhibición y venta deberán
emplearse materiales retardantes al fuego (cables,
alfombras, pintura, etc.). El Comité Organizador se
reserva el derecho a retirar cualquier elemento que
no cumpla con estas características o que represente
un riesgo para la seguridad de la Feria y sus visitantes.
114. Es obligatorio que cada expositor coloque, dentro
del stand contratado, un extintor polvo químico seco
(PQS) de 2 kilogramos, con antigüedad máxima de un
año. Los expositores con más de un stand contratado
deberán considerar un extintor por cada espacio. En
el caso de las carpas de 90, 45 y 25 m2, se deberán
contemplar 5, 3 y 2 extintores respectivamente.
115. Independientemente del tipo y/o clasificación de los
servicios de seguridad y vigilancia dispuestos por el
Comité Organizador, los expositores deberán contratar
el o los seguros que amparen el robo o destrucción de
sus bienes; lesiones o muerte del personal que presta
servicios a su favor (contratado directa o indirectamente por el expositor); daño o destrucción de los
bienes de terceros, por causa imputable al expositor;
lesión o muerte del personal que presta servicios en
favor de terceros, por causa imputable al expositor; así
como daños a terceros y a la propiedad que pudieran
ser ocasionados por los expositores.
116. Únicamente los expositores que utilicen el servicio
de traslado de valores, podrán permanecer máximo
hasta las 19:30 h, previo aviso al Comité Organizador.
117. Queda prohibido el uso y almacenamiento de líquidos
y material inflamable en todo el recinto ferial.
118. Por instrucciones de la Secretaría de Protección Civil,
todo objeto o mobiliario deberá permanecer dentro
del área contratada. El Comité Organizador queda
facultado para retirar cualquier elemento que obstaculice el tránsito. En caso de reincidencia, se aplicará
lo establecido en el numeral 136.
119. Por disposición oficial, el recinto ferial es un área libre
de humo.
DE LA SEGURIDAD
111. Dado que los stands estarán instalados en espacios
abiertos, cubiertos con carpas no climatizadas, al final
de cada día es responsabilidad de los expositores,
DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS
120.Los servicios ofrecidos por el Comité Organizador
son gratuitos, por lo que el expositor no
deberá cubrir ninguna cuota para su disfrute.
121. En caso de que alguna persona dentro del recinto
ferial solicite gratificación por algún servicio prestado,
deberá ser reportado al Comité Organizador, a fin de
tomar las medidas necesarias.
122.Los servicios que la Feria ofrece a los expositores son:
• Apoyo personal y asesoría de los representantes
del Comité Organizador
• Mesa de atención a expositores (para atender
reparaciones en carpas, mamparas y tarimas)
• Vigilancia en el recinto ferial, las 24 horas
• Foro de medios y espacio para firma de libros
• Limpieza únicamente en el exterior de las carpas
• Servicio médico
• Estacionamiento gratuito
• Programación cultural
• Promoción y difusión de la Feria a través de distintos medios de comunicación
123. Durante el desarrollo de la Feria, los expositores podrán
utilizar cualquiera de los estacionamientos disponibles, sin opción a reservar.
124.El servicio de comedor es exclusivo para el Comité
Organizador, sin embargo, en esta ocasión se solicitará al proveedor de alimentos que ofrezca a los
expositores venta de comida a precios económicos.
El espacio del restaurante es reducido, por lo cual el
consumo de alimentos debe ser ágil.
125.El personal de la Feria y del Comité Organizador no
podrá condicionar la prestación de cualquier servicio
ofrecido.
GENERALES
126.Los expositores deberán presentarse a las 9:00 horas
para iniciar actividades de apertura, resurtido, limpieza
y atención del stand, llevando los artículos necesarios
para tal efecto.
127. Es obligación del expositor que el stand esté abierto,
limpio y listo para la atención del público a las 10:00
horas, así como concluir a las 19:00 horas sin margen
de tolerancia. En caso de incurrir en tres ocasiones en
esta falta, el Comité Organizador está facultado para
suspender al expositor en ésta y en futuras ediciones
de la Feria.
128.El cronograma básico de la Feria se encuentra en los
presentes Lineamientos, así como en el sitio www.
filij.cultura.gob.mx
129.Los participantes no podrán abandonar la Feria antes
de la clausura, sin previa autorización del Comité
Organizador.
130.Queda prohibido el uso de aparatos de sonido que
alteren el ambiente o causen molestia a quienes se
encuentren dentro del recinto ferial. Los expositores
que distribuyan artículos de audio y video, deberán
llevar a cabo sus demostraciones considerando esta
cláusula.
131. No se permite sacar de los stands o de los espacios
asignados para actividades culturales sillas y demás
mobiliario. El Comité Organizador está facultado para
suspender al expositor en caso de incurrir en esta falta
en ésta y en futuras ediciones de la Feria, además de
solicitar la devolución del mobiliario sustraído.
132.No está permitido que personal ajeno o no contratado
por el Comité Organizador realice encuestas, cuestionarios o cualquier tipo de investigación. Los expositores podrán llevar a cabo este tipo de actividades
sólo al interior de su stand. En caso de incumplimiento
el Comité Organizador recogerá toda la papelería o
equipo relacionado con este acto y tendrá la facultad
de suspender al expositor en futuras ediciones.
133.Debido a los valores que promueve la Feria, los expositores se comprometen a guardar una actitud de
respeto, igualdad, inclusión, hacía el público asistente,
expositores y Comité Organizador.
134.Al firmar la solicitud de participación, el expositor
acuerda liberar de toda responsabilidad al Comité
Organizador por cualquier interrupción, suspensión o
cancelación del evento, originado fortuitamente o por
causas de fuerza mayor, actos de autoridades locales
y/o federales, actos de terceras personas, del Parque
Bicentenario, SEMARNAT, o por cualquier otra causa
que esté fuera del control del Comité Organizador. En
caso de interrupción, suspensión o cancelación de
la Feria, se entenderá que el Comité Organizador ha
cumplido fielmente con todas sus responsabilidades
u obligaciones para con el expositor, y que éste no
tendrá derecho a devolución de cualquier depósito
o pago realizado a favor de la FILIJ.
135.El llenado completo del formulario electrónico de
registro, incluida la confirmación en la casilla correspondiente, significa que ha leído los presentes Lineamientos para Expositores y que acepta los términos
sin ninguna restricción ni condición de su parte.
136.La violación grave o reiterada de los presentes Lineamientos para Expositores puede ser motivo de
exclusión de los participantes responsables, en ésta
y en las emisiones subsecuentes.
137. Existirá un servicio permanente de vigilancia y observación hacia los presentes Lineamientos para
Expositores.
138.El Comité Organizador es el único facultado para aplicar
las sanciones previstas, ya que es su obligación ase-
gurar el desarrollo óptimo de la Feria y su proyección
para el futuro.
139.El Comité Organizador se reserva el derecho de efectuar las modificaciones que resulten necesarias a los
presentes Lineamientos para Expositores, para el
óptimo desarrollo del evento, así como dictar y hacer
que se ejecuten las mismas.
140.Los casos no previstos en los presentes Lineamientos para Expositores, serán resueltos por el Comité
Organizador.
CRONOGRAMA BÁSICO
Periodo de registro en línea
Miércoles 20 de julio al viernes 5 de agosto, 14:00 horas
Periodo para solicitar ampliación de espacio
Miércoles 20 al viernes 22 de julio, 16:00 horas
Periodo de pago
Miércoles 20 de julio al miércoles 17 de agosto, 16:00 horas
Límite de envío de comprobante de pago
Viernes 19 de agosto, 16:00 horas
Montaje
8, 9 y 10 de noviembre, en el horario asignado por el Comité Organizador
Desarrollo
11 al 21 de noviembre, de 10:00 a 19:00 horas
Desmontaje
21 de noviembre, de 20:00 a 23:00 horas
22 de noviembre, de 9:00 a 13:00 horas