GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PARA LA EMPRESA DE VIGILANCIA SANTAFEREÑA GUIDE FOR THE IMPLEMENTATION OF ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM FOR VIGILANCIA SANTAFEREÑA ENTERPRISE Juan Pablo Soler Galindo Administrador de Empresas Universidad Militar Nueva Granada, Bogotá, Colombia u6700446@unimilitar.edu.co RESUMEN La implementación del sistema de Gestión Ambiental es de gran importancia para ser reconocidos como una organización con responsabilidad ambiental y lograr la implementación de un Sistema Integrado de Gestión. La guía de implementación del sistema de gestión ambiental en la empresa Vigilancia Santafereña, busca proporcionar los lineamientos establecidos por la norma de carácter ambiental las cuales servirán para implementar el sistema y de esta forma tener unas directrices ambientales con los parámetros establecidos. La empresa, de acuerdo a su actividad económica enfocada en la seguridad, pretende identificar los problemas medioambientales que puede generar su actividad, con el único objetivo de corregir y mitigar los impactos negativos. La organización logrará tener una visión integral en todos los procedimientos, lo cual generará la optimización de los objetivos pautados por la gerencia, consiguiendo la certificación del sistema de gestión ambiental. Esta propuesta es una ventaja competitiva para la empresa ya que permite expandir su mercado a organizaciones que son responsables con el medioambiente. El sistema de gestión ambiental en el interior de la empresa permitirá tener orden en sus procesos y consistencias en la metodología organizacional pues optimiza el gasto de los recursos al entregarles responsabilidades a los funcionarios en sus procedimientos. Palabra claves: guía, implementación, sistema, gestión y ambiental. ABSTRACT The implementation of the environmental management system is of great importance to be recognized as an organization with environmental responsibility and achieve implementation of an Integrated Management System. Guide implementation of environmental management system in the Vigilancia Santafereña Company seeks to provide the guidelines established by the standard environmental measures which will serve to implement the system and thus have some environmental guidelines established parameters. The company, according to his business focused on safety, tries to identify environmental problems that can generate its activity, with the intention to correct and mitigate negative impacts. The organization will take a holistic view on all procedures, which generate optimization ruled by management objectives, obtaining the certification of environmental management system. This proposal is a competitive advantage for the company as it allows you to expand your market to organizations that are environmentally responsible. The environmental management system within the company will have order in their processes and consistency in organizational methodology for optimizing the expenditure of resources by handing responsibilities to staff in its procedures. Keywords: Guide, environmental, management, system, implementation. 1. INTRODUCCIÓN El sistema de gestión ambiental en una organización debe contemplar la estructura organizativa, responsabilidades, estrategias, asignación de prioridades, planes, prácticas, procedimientos y recursos para llevar a cabo los objetivos ambientales de una empresa. El objetivo de la realización de la guía para implementar el sistema de gestión ambiental en la empresa Vigilancia Santafereña es definir los pasos que debe llevar la organización donde identifica, evalúa, corrige y evita los impactos ambientales producidos por las actividades propias del ámbito de la seguridad. Se evidencia que la organización no tiene definido procedimientos y un diagnóstico de los requisitos que establece la norma ISO 14001 para un adecuado uso de los elementos que nos proporciona la tierra. Cuidar el equilibrio ecológico es una obligación que involucra a todos los habitantes del planeta. Las empresas tienen la responsabilidad más grande para la consecución de esta meta, por tal motivo la importancia de emprender acciones y herramientas de gestión que quieren alcanzar el progreso económico a través de la protección y conservación del medio ambiente, permitiendo de esta manera, el desarrollo sostenible entendido como un modelo que tiene el propósito de remplazar las necesidades del presente sin alterar las futuras necesidades. Las empresas integran sus procesos organizacionales para prevenir, proteger y mejorar el medio ambiente, desarrollando evaluaciones del medio ambiente, programas de monitoreo, auditoría, análisis de riesgos, programas de recuperación ambiental, programas de medidas de emergencia y programas de comunicación. La norma ISO 14001 es una herramienta que le indica a las organizaciones cómo implementar un sistema de gestión medioambiental. Donde contempla que cualquier organización, sin importar cuál sea su actividad, puede adaptar una gestión ambiental responsable basada en el cumplimiento legislativo del país donde se encuentre. La meta es logra la implementación del sistema ambiental con la guía propuesta en el desarrollo del trabajo de grado. 1.1 CONTEXTO DE LA EMPRESA La información que se presenta a continuación es tomada del Manual de Calidad de la Empresa Vigilancia Santafereña Vigilancia Santafereña & Cia Ltda. fue legalmente constituida el 31 de Agosto de 1989 con el fin de prestar el servicio de vigilancia remunerada para bienes muebles e inmuebles personas naturales o jurídicas y demás actividades afines, en la modalidad fija – móvil, con y sin armas. El 15 de febrero de 2013 se renovó la Licencia de Funcionamiento, por un periodo de 5 años, para operar en las modalidades de vigilancia fija, móvil y escolta a persona y mercancías y el servicio conexo de consultoría, asesoría e investigación con la utilización de armas de fuego, medio tecnológico y medio canino. Durante los últimos años ha desarrollado el objeto social en diferentes lugares del territorio nacional, obteniendo magníficos resultados sociales, económicos y técnicos para los diferentes cliente, generando un óptimo clima laboral para nuestros directivos y colaboradores, lo cual aunado a la permanente capacitación, avance tecnológico y planeación estratégica nos ha asegurado la permanencia en el mercado. Es así como a partir de Marzo de 1999, se decidió implementar un sistema de gestión de la calidad basado en las norma NTC-ISO 9001, el cual garantiza el mejoramiento continuo de nuestro servicio, atendiendo profesionalmente la demanda de seguridad, certificado desde Junio del año 2000. A fin de mantener dicha certificación, se efectúa una permanente instrucción a nuestro personal y la implementación de herramientas y equipos necesarios para asegurar confianza y credibilidad en el mercado, para lograr ser una empresa sólida de servicios y comprometida bajo parámetros de calidad y excelencia en pro de la satisfacción integral, tanto del cliente interno como externo. De igual manera como resultado del compromiso que se tiene con el personal y la mejora del ambiente de trabajo, en el año 2004 se integran los sistemas de Gestión de Calidad con el programa de salud ocupacional certificado por el RUC desde el año 1998, a fin de optimizar los recursos, generando un Sistema Integral que permita el mejoramiento de la gestión corporativa. En el año 2005 se tomó la decisión de integrar el Sistema de Seguridad Basc, certificado en el 2006 por la organización BASC y el Sistema de Salud y Seguridad Ohsas 18001, certificado en el 2007 por el Consejo Colombiano de Seguridad, respectivamente. A partir del 2011 y con el fin de formalizar las actividades que la empresa realiza en torno de la responsabilidad social empresarial, se incluye este concepto en el sistema de gestión. Todo lo anterior trabajado bajo el Decreto Ley 356 de 1994, el cual es la norma general que con su desarrollo reglamentario es el marco legal que rige el sector de Vigilancia y Seguridad Privada en el país hasta la fecha. 1.2. CONCEPTOS BÁSICOS Medio ambiente: “Entorno en el cual una organización opera, el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones”. 1 Aspecto ambiental: “Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente”. 2 Impacto ambiental: “Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización”. 2 Sistema de gestión ambiental: “Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales”.2 Objetivo ambiental: “Fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental, que una organización establece”.2 Desempeño ambiental: “Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus aspectos ambientales”. 2 Política ambiental: “Intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección” 2 Meta ambiental: “Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a partes de ella, que tiene su origen en aspectos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos”. 2 Prevención de la contaminación: “Utilización de procesos, practicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminación o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos”. 2 2. MATERIALES Y MÉTODO A continuación se relaciona la norma que se utilizó para la elaboración del siguiente trabajo de grado: 2.1 MATERIALES • Norma internacional del sistema de gestión ambiental ISO 14001:2007. 1 Norma internacional del sistema de gestión ambiental ISO 14001, 2007, p. 2. • • • Manual de Calidad de la Empresa Vigilancia Santafereña. Autoridad Nacional de Licencia Ambientales, Decreto 3573 del 27 de Septiembre de 2011. Ley General Ambiental de Colombia, Sistema Nacional Ambiental SINA Ley 99 de Diciembre de 1993 2.2 MÉTODO El tipo de investigación de este proyecto, es de tipo descriptiva-documental, porque implementará la norma ISO 14001 mediante la aplicación de la guía que se diseñará para la empresa Vigilancia Santafereña. 2.2.1 Estado actual de la empresa. Se analiza la totalidad de las áreas de la empresa Vigilancia Santafereña para determinar el manejo ambiental que se está realizando en los diferentes procedimientos que tiene la organización. 2.2.2. Mapa de procesos. Se realiza un mapa de procesos de la organización, donde se incluye el proceso ambiental en la empresa Vigilancia Santafereña. El mapa de procesos se elabora bajo los parámetros de la norma ISO 14001 y la legislación ambiental. 2.2.3 Caracterización del procedimiento ambiental. Se realiza la caracterización del procedimiento ambiental en el interior de la organización, enmarcando los parámetros de la norma ISO 14001 y la legislación ambiental teniendo en cuenta las características del servicio que presta la empresa Vigilancia Santafereña. 2.2.4 Guía de implementación propuesta Se realiza un paso a paso de la norma ISO 14001 de acuerdo a las necesidades de la organización, donde se establece la totalidad de requerimientos que debe cumplir la empresa Vigilancia Santafereña para iniciar la implementación del sistema de gestión ambiental. 2.2.5 Validación de la guía La validación de la guía se realiza en un comité de la alta dirección de la empresa Vigilancia Santafereña, donde se revisan los parámetros de la norma ISO 14001 y la legislación ambiental. 3. RESULTADOS Y ANÁLISIS Como desarrollo de la guía para implementar el sistema de gestión ambienta en la empresa Vigilancia Santafereña se obtuvieron los resultados que se mencionan a continuación: 3.1 ESTADO ACTUAL DE LA EMPRESA. Se evidencio que la organización no está llevando buenas prácticas ambientales enmarcadas en el área de la seguridad, donde se ve la necesidad de desarrollar programas internos para cumplir con las normas y así obtener las respectivas certificaciones en sistema de gestión ambiental. La empresa implemento el programa SOMA Salud Ocupacional y Medio Ambiente el cual le permitió incorporar criterios ambientales a la gestión general de la empresa. Paralelamente se ha implementado la cultura del medio ambiente por medio de capacitaciones y sensibilizaciones. En la Tabla 1 se observa la caracterización del proceso SSOMA donde se definen impactos ambientales en el desarrollo de la actividad comercial de la empresa. FECHA REVISIÓN MARZO 2014 Tabla 1. Caracterización del proceso de SSOMA. CUADRO DE REVISIONES REVISIÓN DESCRIPCION CAMBIO EN ELABORO No. EL DOCUMENTO CARGO 0 Revisión proceso GD APROBO CARGO GG GERENTE GENERAL JEFE GESTION Y DESARROLLO EMITIDO A: GESTION Nº COPIA: 1 RESPONSABLE: Jefe de Gestión y Desarrollo, específicamente área SSOMA OBJETIVO: Gestionar un ambiente sano y seguro en la compañía a fin de evitar accidentes de trabajo, enfermedades profesionales e impacto ambiental en el desarrollo del objeto social. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Planear: Actividades tendientes a preservar, Hacer: Asignar autoridad y responsabilidades conservar y mejorar el bienestar de los para el desarrollo de los programas ssoma y las trabajadores y el medio ambiente actividades que se planean. Ejecución programas de gestión Actuar: Diseño de planes de mejora para el Verificar: La ejecución y cumplimiento de los programa. Asignar recursos adecuados. programas y actividades planteadas. REQUISITOS POR CUMPLIR: formato 4 RUC, OHSAS 18001, Decreto 1295 y demás normas legales aplicables a la salud ocupacional, estándares BASC C-TPAT parte B numeral 4.7 y 4.8. RECURSOS: Personal operativo del proceso, personal de soporte técnico, software, equipo médico, consultorio, oficina, botiquines, archivo, útiles, elementos y equipos de oficina. Presupuesto. ENTRADAS: SALIDAS Marco legal vigente en SSOMA. Reglamento de higiene y seguridad social. Reporte de actos y condiciones Comité Paritario de salud ocupacional inseguras. Subprocesos de seguridad, salud Solicitud de acciones correctivas y preventivas. Informes derivados de revisiones previas. Requerimientos legales ò comerciales. Políticas organizacionales. PROVEEDORES Entes reguladores, todos los procesos, gerencia, comercial. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Subproceso medicina preventiva y del trabajo. Subproceso higiene y seguridad industrial. Subproceso Ambiental ocupacional y medio ambiente de la organización. Respuesta a requerimientos legales. Acciones correctivas y preventivas en salud ocupacional. CLIENTES Toda la organización, Copaso, gerencia, brigada de emergencias. REGISTROS: Programa de medicina preventiva y del trabajo. Programa de higiene industrial Programa de Seguridad Industrial. Registros de todos los subprocesos. Actas del comité paritario. Informes estadísticos de gestión. Informes de los resultados de los programas. Plan de gestión ambiental INDICADOR: (ver matriz de indicadores SSOMA) 3.2 MAPA DE PROCESOS. El mapa de procesos de la empresa Vigilancia Santafereña es una herramienta que le entrega a sus empleados como interactúan los procesos., donde se integra el sistema de gestión ambiental como un proceso de apoyo. En la Figura 1 se muestra los diferentes procesos que interactúan en la organización, resaltando la integración del proceso ambiental al sistema integral de gestión. Figura 1. Mapa de procesos Vigilancia Santafereña es una empresa responsable y comprometida para mitigar los impactos del medio ambiente, generando un compromiso a sus trabajadores al diseñar un proceso medio ambiental. 3.3 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO AMBIENTAL. La caracterización del procedimiento ambiental asigno a los cargos la responsabilidad y la autoridad en el interior de la organización en el cumplimiento del sistema de gestión ambiental. En la Tabla 2 se muestra la caracterización del proceso ambiental, definiendo el responsable, objetivo, actividades de proceso para una adecuada ejecución y cumplimiento del mismo. FECHA REVISIÓN MARZO 2014 Tabla 2. Caracterización del proceso ambiental CUADRO DE REVISIONES REVISIÓN DESCRIPCION CAMBIO EN ELABORO No. EL DOCUMENTO CARGO 0 Revisión proceso GD APROBO CARGO GG GERENTE GENERAL JEFE GESTION Y DESARROLLO EMITIDO A: GESTION Nº COPIA: 1 RESPONSABLE: Jefe de Gestión y Desarrollo y Asesores SOMA OBJETIVO Reducir el impacto ambiental generado por la operación de la compañía. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Planear: Las actividades tendientes a la Hacer: Programa Ambiental protección del medio ambiente Actuar: Diseño de planes de mejora para el Verificar: La ejecución y cumplimiento del programa programa. REQUISITOS POR CUMPLIR: formato 4 RUC, y demás normas legales aplicables a medio ambiente. RECURSOS: Personal operativo del proceso, personal de soporte técnico, software, oficina, archivo, útiles, equipos de oficina. Presupuesto, ENTRADAS: SALIDAS Marco legal vigente en Ambiental Evaluación y análisis de aspectos ambientales. Políticas Organizacionales. Programa de Gestión ambiental – reciclaje. Información de todos los procesos. Medidas de intervención aspectos Reportes pares ambientales. Identificación de aspectos ambientales PROVEEDOR CLIENTE Entes legisladores, todos los procesos. Todos los procesos y partes interesadas. DOCUMENTOS RELACIONADOS: REGISTROS: Identificación de peligros Panoramas de riesgos Programa ambiental Actas de reciclaje. INDICADOR: VER MATRIZ DE INDICADORES SSOMA. (Disposición adecuada de residuos) La caracterización del proceso ambiental es un deber contemplado en la norma para obtener la certificación en el sistema de gestión ambiental. Autoridad y responsabilidad La autoridad en VIGILANCIA SANTAFEREÑA Y CIA LTDA. Se encuentra documentada en el manual de funciones de la compañía y en los procedimientos de cada área. La empresa ha establecido la autoridad, los cargos y las responsabilidades, así como la interrelación o coordinación entre los procesos, para: • Iniciar acciones a fin de prevenir que se presente cualquier no conformidad relacionada con la Prestación del Servicio y el Sistema de Gestión. • Identificar y registrar cualquier problema relacionado con la Prestación del Servicio y el Sistema de Gestión. • • Iniciar, recomendar o disponer soluciones a través de canales designados. Verificar la implementación de soluciones. Además, se encuentran contenidas en el siguiente cuadro y se complementa en el perfil del cargo, esta descripción no significa un límite a las demás responsabilidades que se asignen en otras secciones de este Manual, o en los procesos aplicables. En la Tabla 3 se muestra los cargos que tienen autoridad y responsabilidad en los procesos que interactúan en el sistema de gestión integral. Tabla 3. Cargos de responsabilidad y autoridad NIVE L 1 2 3 CARGOS RESPONSABILIDAD Gerencias y Direccionamiento estratégico. Subgerencia Suministro de recursos, Planteamiento de políticas y objetivos Jefes y Ejecución y responsabilidad de los Coordinadore procesos a cargo. s Cumplimiento de objetivos y metas. Actualización procesos. Implementación acciones de mejora. Otros cargos Ejecución de actividades a cargo de manera confiable. Cumplimiento de objetivos y metas a cargo. Acciones de mejora AUTORIDAD Todas las áreas y todos los procesos Áreas a cargo Procesos a cargo. Procedimientos a cargo. Actividades a cargo. El cuadro de cargos de responsabilidad y autoridad define el alcance que tienen los funcionarios en la organización en el sistema de gestión integral. 3.4 GUÍA PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL. La guía le entrego a la organización los pasos para implementar el sistema de gestión ambiental, el desarrollo de la guía está bajo la responsabilidad del Jefe de desarrollo quien liderara las tareas para lograr la certificación. a. Inicio: • • • Diagnóstico inicial de la empresa Vigilancia Santafereña. Preparación al grupo líder. Diagnósticos de integración a los sistemas ISO 9001 y OHSAS 18001. • Elaboración del plan por parte de la empresa para la implementación del sistema de gestión ambiental. b. Política ambiental: • La definición de la política ambiental integrándola a las normas ISO 9001 y OHSAS 18001. La Política Ambiental debe asegurar el cumplimento de estándares y normas de protección ambiental en la operación de seguridad, buscando prevenir o minimizar los impactos ambientales comunes de la actividad. c. Manual y procedimientos: • • • • Curso de interpretación de la norma ISO 14001 para el personal que trabaja en la organización. Taller para la elaboración de manuales y procedimientos ambientales. Elaboración del manual de gestión ambiental. Revisión documental por el comité. Comprende los procedimientos donde quedarán identificados los principales impactos ambientales concernientes de la actividad de seguridad y los diferentes requisitos normativos aplicables. De acuerdo a la normatividad se establecerán Objetivos, Metas, Programas y Prioridades Ambientales. d. Implementación y procedimientos: • • • • Curso de implementación de sistema de gestión ambiental para el personal que trabaja en la organización. Asesoría por parte de un experto ambiental en la normatividad y leyes concernientes a la actividad económica de la organización. Elaboración de un plan detallado para la implementación del sistema de gestión ambiental. Aspectos ambientales que son determinantes en el negocio de la seguridad. e. Requerimientos legales: • • • • • Identificación de la legislación ambiental que son aplicables al negocio de la seguridad. Programa de actualización en la legislación ambiental en el interior de la organización. Auditoria, evaluaciones y programas para el cumplimiento legal. Legislación ambiental vigente. Respuestas a requerimiento del gobierno en legislación ambiental. • • f. Responsabilidad, cumplimiento y seguimiento de los requerimientos legales en la legislación ambiental. Asesoría en la aplicación de la normatividad ambiental. Monitoreo y medición: • • • • Monitoreo y medición del sistema de gestión ambiental. Análisis de aguas. Análisis de residuos. Estudios de ruidos. g. Auditoria interna: • Capacitación y formación del personal para asumir el rol de auditores internos en la organización. h. No conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas: • • i. Revisión gerencial: • j. Solución de las no conformidades en la organización. Solución de problemas ambientales. Asesoría en la revisión gerencial por parte de un experto en la legislación ambiental. Certificación en la norma ISO 14001: • • Auditoria de diagnóstico. Responsabilidad de toda la organización de que se lleve a cabo la certificación en la norma ISO 14001. k. Mejora continua: • • • • Integración de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Revisión de los controles operativos para mitigar los impactos ambientales. Mejoramiento continuo para reducir recursos humanos y económicos. Formación de equipos en el interior de la organización para mejorar el desempeño ambiental. 3.5 CRITERIOS DE VALIDACIÓN. Los criterios de validación son la norma ISO 14001 y las leyes ambientales, los cuales fueron revisados por el comité de la alta dirección de la empresa Vigilancia Santafereña, siendo aprobada al cumplir con los parámetros que determina la norma ISO 14001 y se aprueba la ejecución de la guía para implementar el sistema de gestión ambiental. Como resultado de la reunión se generó un plan de mejoramiento al cual se le realiza seguimiento periódico que incluye lo siguiente: • • • Mejora de la eficacia del sistema integral de gestión y sus procesos Mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente Necesidad de los recursos. 4 CONCLUSIONES • • • • • • • • • La elaboración de la guía fue el paso a paso para realizar la implementación del sistema de gestión ambiental en la empresa Vigilancia Santafereña. La cultura ambiental en el interior de la empresa es una fuente de ingresos ya que nos permite prestar servicios de seguridad en empresas que son responsables con el ambiente. El sistema de gestión ambiental impulsa los procesos y mejora la imagen de la empresa. Los directivos de la empresa asumieron su rol de responsabilidad con el medio ambiente. se definió responsabilidades para identificar, evaluar, corregir y evitar los impactos ambientales producidos por las actividades propias del ámbito de la seguridad. se realizó un diagnostico total de los requisitos de la norma para la implementación del sistema de gestión ambiental. Se alineó el sistema de gestión ambiental con el sistema integrado de gestión. La implementación del sistema de gestión ambiental en la empresa Vigilancia Santafereña fue esencial para concientizar a los empleados de la importancia de ser responsables con el medio ambiente. Se tiene programado la auditoria de certificación del sistema ambiental para el mes de mayo del 2014. REFERENCIAS [1] Manual de Calidad de la Empresa Vigilancia Santafereña. (s.f) [2] Norma Internacional del Sistema de Gestión Ambiental. (2007). ISO 14001. Bogotá: Sistema de Gestión Ambiental. [3] Autoridad Nacional de Licencia Ambientales. (2011). Decreto 3573 del 27 de Septiembre de 2011. Bogotá: Departamento Administrativo de la Función Pública. [4] Ley General Ambiental de Colombia. (1993). Sistema Nacional Ambiental SINA Ley 99 de Diciembre de 1993. Bogotá: Ley General Ambiental de Colombia. [5] Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. (2014). Recuperado de http://www.minambiente.gov.co/web/index.html. [6] Ambientalex. (2014). Recuperado de http://www.ambientalex.info/. [7] Red por la Justicia Ambiental en Colombia. (2014). Recuperado de http://justiciaambientalcolombia.org/herramientas-juridicas/legislacion-ambiental.