Gestión moderna de compras y proveedores de clase mundial

GESTIÓN MODERNA DE
COMPRAS Y PROVEEDORES
DE CLASE MUNDIAL
BIENVENIDOS
LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA
Esquema del Sistema Logístico
SUMINISTROS
TRANSPORTE
SECUNDARIO
TRANSPORTE
PRIMARIO
• PROCESAM. DE
ORDENES.
PLANTA DE
PRODUCCION
• MANEJO DE
INFORMACION
• ALMACEN/TO
• MANEJO DE MCIA.
• REEMPAQUE
PUNTOS DE
ENTREGA
CONCEPTO TRADICIONALES VS.
CONCEPTOS ACTUALES
Conceptos Tradicionales
Conceptos Actuales
Mercados de Ayer
• Demandado
• Dominio del productor
• Mediana exigencia de calidad
• Bajo precio o alta calidad
• Cautivo
Mercados Actuales
• Ofrecido
• Dominio del consumidor
• Alta exigencia de calidad
• Bajo precio y alta calidad
• Competido
Disminución de costos con traslados
a clientes y proveedores
Acuerdos con proveedores y
clientes para disminuir costos
Calidad tiene un costo
La calidad no es negociable
Flexibilidad al ritmo del plan
comercial
Flexibilidad al ritmo de la
demanda
Cadena Interna
Cadena de Abastecimiento
En la medida en que la rentabilidad, la eficiencia operativa, la
rotación (y/o duración) del inventario y el servicio al cliente se
han convertido en objetivos de las empresas, la logística
adquiere otra dimensión.
Hoy los márgenes comerciales representan un pequeño margen sobre
la cifra de ventas totales
Esto conduce a que busquemos la eficiencia Operativa
Logística. “Una Herramienta Competitiva”
LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA
Evolución del Concepto de Compras e Inventarios
DÉCADA
CARACTERÍSTICAS

70´S


80´S




90´S



HOY...


Mantener un inventario suficiente con el fin de no parar ningún proceso ni
agotar un producto terminado.
Se tenían altos márgenes de rentabilidad y se justifica tener altos niveles de
inventario, con dos elementos a favor: * Altos índices de inflación y * Restricción
a las importaciones.
Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta dinámica.
Se empezó a hablar de flujo de inventarios.
Ya se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas (Consumo)/Valor
Inventario Promedio) y posteriormente la velocidad del inventario.
Incluso, se llegó a estudiar la forma de tener cero inventarios.
Se compra con más facilidad y los índices de inflación son bajos.
Algunas empresas se aceleraron e incrementaron sus niveles de inventarios.
Se acrecentó el problema que hoy tienen muchas organizaciones: Excesos de
inventarios.
Mayor conciencia de lo que cuesta comprar para almacenar.
Nadie quiere cargar con los costos de almacenamiento del inventario.
Las empresas se preparan para recibir las mercancías con el fin de pasarlas
rápidamente a los eslabones siguientes es en la cadena.
LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA
Importancia de la Gestión de Compras
1. Las compras suman un porcentaje considerable en los costos
totales de las empresas.
2. Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo.
3. La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas
veces depende de la flexibilidad en compras.
4. Innovación de los productos.
5. La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión
de compras.
LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA
Fases del Proceso de Compras
Operaciones previas
• Conocimiento detallado de las necesidades.
• Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben
ser satisfechas.
Preparación
• Investigación del mercado.
• Preselección de los posibles proveedores.
Realización
• Análisis y comparaciones de las ofertas.
• Negociación con los oferentes.
• Elección del proveedor.
• Confección del pedido.
Seguimiento
• Vigilancia y reclamación de las entregas.
• Control cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos.
• Conformación de las facturas.
• Eventual devolución de los productos no hallados conformes.
Operaciones derivadas
• Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios
sobrantes, etc.
• Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.
LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA
Funciones Básicas
Funciones Alrededor de la Logística
Definir la Necesidad
Garantizar el Ciclo de Entrega a los
Clientes
Seleccionar el Proveedor
Mantener el Mínimo de Inversión
en Inventarios
Negociar un Precio-calidad-tiempo
de entrega-lugar de entrega
Maximizar la Relación CostoBeneficio
Soporte Contractual
Encontrar y Desarrollar Fuentes
Competitivas de Suministros
Aseguramiento de Entregas
Garantizar la Excelencia en los
Niveles de Servicio del Proveedor
Integración de las Funciones Logísticas
Enfoque de Cadena de Abastecimiento
GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS
Objetivos
1. Mejoramiento de las cadenas de abastecimiento para generar y
conseguir aumentar la productividad de todos los integrantes.
2. I+D (Investigación y Desarrollo) promovido desde Compras, para
encontrar mejores opciones que satisfagan las necesidades de los
clientes, a menores costos.
3. Mejoramiento de los diferentes servicios externos (servicios
públicos, transportes, etc.) existentes en el entorno y en las
cadenas de abastecimiento y que terminan formando parte de la
Red de abastecimiento.
4. Centralizar la responsabilidad del resultado de la gestión de
Compras, estableciendo una organización inteligente, proactiva,
empoderada e influyente.
GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS
Elementos y Beneficio de Implantación
 Visión integral de la actividad
 Mayor poder de compra
 Gestión del conocimiento
 Mayor calidad de la información
 Economías de escala
 Transferencia de mejores prácticas
 Estandarización
 Mejora en la coordinación de las actividades de los diferentes procesos
y unidades de negocio
 Benchmarking con la industria
 Personal motivado, capacitado y crítico, orientado al cliente
 Mayor transparencia proceso compras
GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS
Requerimiento de Proveedores y Terceros (Contratistas)
– Sistema de Información de Proveedores y Contratistas
– Exigencias y estándares Corporativos
– Certificaciones
– Evaluación de desempeño
– Minimizar incidencia de conflictos entre las partes y sus
impactos
– Relaciones de confianza y mutua conveniencia
– Nuevos negocios
GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS
Problemática Cultural y Organizacional
Cultura Previa
Estrategias de Cambio

Fuerte sentido de pertenencia a una 
división o empresa filial


Administración y costo de la función de

compras en la división o empresa filial
Prácticas y procesos diferentes
Funciones en manos de usuarios
Contacto directo con el usuario
Privilegio de la solución o mejora individual










Negociaciones con sindicatos
Sensibilización del concepto de “una sola
empresa”
Capacitación y entrenamiento
Centralización de funciones
Acuerdos
de
transición
de
responsabilidades
Estandarización de procesos
Revisión de normas y procedimientos
Capacitación y entrenamiento
Definición de roles específicos
Niveles de acceso
Rol de servicio al cliente interno
Canales y procedimientos de comunicación
establecidos
Generación de negocios corporativos
Ahorros por economías de escala
Permanente información de logros
GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS
• Redefinir especificaciones
• Estandarizar especificaciones
• Innovación en proceso de
compras
• Corporativizar compras
Ámbito
Interno
Ámbito
Externo
• Innovar en relación con los proveedores
• Apertura y retroalimentación
• Elaboración de especificaciones
• Ampliar base de proveedores
(cantidad, geografía)
• Negociar mejores términos de
compras
APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS
Mecanismos de Cambio en los Procesos de Aprovisionamiento
1. Centralización de compras creando ventajas de escala
2. Uso de Internet en el proceso
3. Integración de los departamentos de venta y compra (Supply
Chain Management – SCM)
4. Colaboración e Integración con Proveedores
5. Cambio del perfil: de Comprador a Gerente de Compras
6. Clasificación del Portafolio de Productos, Materias Primas y
Materiales
7. Automatización de los Procesos de Compras y el Control de
Inventarios
APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS
Clasificación del Portafolio de Productos
El primer paso para mejorar la Gestión de Compras es clasificar el
portafolio mediante el modelos de categorización, como el modelo de
KRALJIC.
Éste modelo propone 4 tipos de productos según su impacto en el
resultado y el número de proveedores potenciales.
1. Productos-servicios multiplicadores: tienen un alto impacto en el
resultado mientras que existen muchos proveedores. El
mejoramiento está en encontrar proveedores con los mejores
precios.
APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS
Clasificación del Portafolio de Productos
2. Productos – servicios rutinarios: tienen un bajo impacto en el
resultado mientras que hay muchos proveedores. El mejoramiento
de este grupo está en la agilización del proceso.
3. Productos – servicios críticos: tienen un bajo impacto en el
resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento
está en buscar productos alternativos de manera que disminuya el
riesgo de incumplimiento por parte del proveedor y porque no el
costo.
4. Productos – servicios estratégicos: tienen un alto impacto en el
resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento
está en la relación con el proveedor, elaborar un tipo de alianza para
garantizar el futuro de la empresa.
APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS
Impacto en el Resultado
Modelo de KRALJIC
Productos
Multiplicadores
Productos Estratégicos
Productos Rutinarios
Productos Críticos
Riesgo en el Incumplimiento
APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS
Factores de Éxito
1. Estrategias diferenciadas por tipo de producto
2. Colaboración interna y externa
3. Infraestructura logística para el aprovisionamiento
• Propia
• Tercerizada
4. Conocimiento y entendimiento de la demanda
5. Conocimiento y entendimiento de los proveedores
6. Estructura organizacional y funcional flexible
PROVEEDORES
Selección de Proveedores
Existen cuatro elementos que enmarcan la visión estratégica del análisis y
selección de proveedores, los cuales son:
1. Identificación, asesoramiento y racionalización de la
proveedores
• Definición de necesidades de la compañía
• Definición del perfil de Proveedores requeridos
• Identificación de Proveedores potenciales
• Escogencia de Proveedores competitivos
• Definición de elementos de seguimiento y evaluación
• Determinación de indicadores de gestión
base
de
2. Desarrollo Integrativo y Proactivo
• Compartir información con proveedores
• Promover relaciones abiertas
• Ciclos sistemáticos de mejoramiento
• Incremento mutuo de los niveles de conocimiento de los negocios
• Involucramiento Temprano del Proveedor (Early Supplier
Involvement ESI)
PROVEEDORES
Selección de Proveedores
3. Alineación de los objetivos en la cadena de suministro
• Visión y misión del proveedor
• Acceso a la organización del proveedor
• Habilidad para crecer
4. Alta velocidad de respuesta
• Interacción multifuncional con el proveedor
• I & D alineado con los objetivos estratégicos del cliente
• Mejoramiento continuo/discontinuo
• Sistemático
El análisis y selección de proveedores es uno de los procesos clave
en la empresa ya que genera y mantiene la competitividad de la
misma
PROVEEDORES
Selección de Proveedores
Son muchos los criterios para la selección de proveedores, cada empresa varía
su análisis de acuerdo a sus necesidades particulares. Veamos los más comunes
•
•
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•
•
•
•
•
•
Oportunidad de entrega de los productos solicitados
Precios
Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o en el lugar establecido
por nosotros)
Cantidad de productos de acuerdo a solicitud de la compañía
Marca o especificaciones solicitada por la empresa
Estabilidad financiera
Credibilidad en el mercado
Información oportuna acerca del pedido (orden de compra)
Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los
productos solicitados
PROVEEDORES
Selección de Proveedores
•
•
•
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•
•
•
•
•
•
•
Flexibilidad para cumplir con adelantos, atrasos y cancelaciones
Flexibilidad para incurrir en extra costos ante las emergencias
Cumplimiento en fechas y cantidades
Seguimiento de cliente
Calidad del personal inmerso en el proceso de atención a nuestras
necesidades
Tecnología necesaria para procesar pedidos
Flexibilidad de inversión en nuevos proyectos
Porcentaje de ocupación de planta
Organización a la hora de hacer entregas (empaque, documentos)
Conocimiento de nuestro negocio
Empoderamiento de la persona que atiende nuestras necesidades.
Reacción en temporadas de vacaciones
Retroalimentación de la información
Flexibilidad en manejo de inventarios (en propia planta o en
consignación)
PROVEEDORES
Evaluación y Certificación de Proveedores
Los objetivos principales de la Evaluación de Proveedores son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Pasar los proveedores menos competitivos a proveedores
estratégicos de alta calificación
Sacar la media del portafolio de proveedores actuales
Encontrar las fortalezas y debilidades de cada uno de los
proveedores
Mejorar el suministro de la compañía
Crear relaciones cálidas y fuertes
Disminuir los niveles de agotados
Incrementar el nivel de servicio
Certificar los procesos y el desempeño de los proveedores
El gran objetivo es: Agilizar los procesos de la cadena de
abastecimiento
PROVEEDORES
Certificación de Proveedores
Principales variables a medir:
1.
2.
3.
4.
5.
Sistema de Calidad
Fabricación
Medio Ambiente
Aspectos Comerciales
Aspectos Logísticos
Lo mas difícil es asignar los pesos de ponderación, por que no todos
los factores son aplicables por igual a todos los proveedores
PROVEEDORES
Alianzas Estratégicas
Es fundamental que la relación sea a largo plazo y bajo la forma asociativa de
gana-gana. Para que la relación entre cliente y proveedor sea más sinérgica y
productiva:
1. Debemos compartir: confianza, información, conocimiento, planes.
2. Tener un trato a largo plazo: para amortizar las inversiones en tecnología
y capacitación necesarias para incrementar la productividad.
3. Tener un trato que asegure un beneficio conjunto: cuidarnos
mutuamente la “salud”.
4. Tener un compromiso de creatividad: se trata de un proceso y no de un
producto.
5. Tener compromiso de modificar nuestros sistemas de trabajo: los
cambios se deben efectuar para operaciones integradas.
6. Tener Compromiso hacia nuestro cliente: el objetivo es el consumidor
final.
7. Tener sistemas de información adecuados: para compartir información.
8. Tener suficiente conocimiento, experiencia y recursos: para
mantenerse actualizado en su industria.
PROVEEDORES
Alianzas Estratégicas
Las Alianzas Estratégicas son una fuente de generar valor que permiten:
• Desarrollar una nueva manera de encarar y gerenciar los negocios.
• Van a formar parte de la política empresarial frente a los nuevos Paradigmas y
realidades.
• Constituyen distintas formas de crecimiento empresario.
• Constituyen reales modelos de desarrollo macro económico.
• Aumentar los volúmenes y economías de escala.
• Reducen los costos logísticos y administrativos.
• Ayudan al Mejoramiento de procesos.
• Generan Innovación y fuertes reducciones de costos.
INDICADORES DE GESTIÓN
Certificación de Proveedores
OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de
integración con los mismos.
DEFINICIÓN. Número y porcentaje de proveedores certificados.
CÁLCULO.
Valor 
Pr oveedores _ certificad os
Total _ proveedores
IMPACTO. Costos de implantar controles adicionales en la recepción de
productos provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivele de
servicio inadecuados, con implicaciones como: coste de retornos, coste de
volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones
adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc.
INDICADORES DE GESTIÓN
Calidad de los Pedidos Generados
OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los pedidos generados por el
Área de Compras.
DEFINICIÓN. Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin
retraso, o sin necesidad de información adicional.
CÁLCULO.
Valor 
Pedidos generados sin problemas
*100
Total pedidos generados
IMPACTO. Costos de los problemas inherentes a la generación errática de
pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del
personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo
de mantenimiento de inventarios, pérdida de ventas, entre otros aspectos.
INDICADORES DE GESTIÓN
Volumen de Compra
OBJETIVO GENERAL. Controla la evolución del volumen de compra en
relación con el volumen de venta.
DEFINICIÓN. Porcentaje sobre las ventas de los pesos gastados en compras.
CÁLCULO.
Valordecom pra
Valor 
Totaldelas ventas
IMPACTO. Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las
ventas de la empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las
compras y negociación con proveedores.
INDICADORES DE GESTIÓN
Entregas Recibidas Perfectamente
OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los productos/materiales
recibidos, y la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercancía.
DEFINICIÓN. Número y porcentaje de productos y pedidos (líneas) que no
cumplan las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por
proveedor.
CÁLCULO.
Valor 
Pedidos rechazados
* 100
Total ordenes de compra recibidas
IMPACTO. Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad
y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos
en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.
¡GRACIAS