Circular dirigida al Servicio de Informática y a los Decanatos y

CIRCULAR DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE
HUELVA DIRIGIDA AL SERVICIO DE INFORMÁTICA
Y A LOS DECANATOS Y DIRECCIONES
DE CENTROS DE LA UNIVERIDAD.
ASUNTO:
PETICIÓN DE DATOS CORRESPONDIENTES A ALUMNOS MATRICULADOS EN
LOS CENTROS DE ESTUDIOS, ESCUELAS Y FACULTADES DE LA UNIVERSIDAD
DE HUELVA.
Preámbulo:
Se emite esta Circular, dentro de una serie de instrucciones que formula la Secretaría
General en materia de Protección de Datos de carácter personal y precediendo a un
futuro Protocolo que en esta materia se elaborará en la Universidad de Huelva.
En este sentido la Secretaría General ha habilitado ya un espacio en su web para
autorizaciones, consultas o información sobre protección de datos de carácter
personal:
(http://www.uhu.es/sec.general/Proteccion_Datos/Proteccion_Datos.htm).
Atendiendo a una política de observancia de las necesidades de celeridad y eficacia
en la gestión interna de la propia Universidad de Huelva, y procurando la atención
debida a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de 1999, de Protección de
Datos de Carácter Personal (en adelante, LOPDCP), se han valorado los diferentes
problemas sugeridos por diversos Centros en el momento de recabar datos de los que
ellos mismos son responsables según la LOPDPC y los Estatutos de la Universidad de
Huelva (independientemente del ejercicio de control que, en atención a las citadas
normas, deba desempeñar la propia Universidad a través de esta Secretaría General),
En aplicación de la citada normativa, SE ESTABLECE:
Primero.- Respecto a los datos de los ALUMNOS ACTUALMENTE MATRICULADOS
en la Universidad de Huelva:
El Servicio de Informática atenderá directamente las solicitudes de datos
personales formuladas por los Responsables de los Centros cuando se trate de
datos genéricos que se hallen en los ficheros de la Universidad y correspondan a
alumnos matriculados en los respectivos Centros. Se entienden por datos genéricos
los que figuren en su matrícula o en los documentos presentados en su momento ante
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los distintos Órganos de la Universidad, siempre que aquellos no correspondan a los
especialmente protegidos cuyas características figuran en el artículo 7 de la LOPDCP1.
Segundo.- ALUMNOS EGRESADOS.
En atención al cumplimento de las exigencias legales respecto a la extinción de las
relaciones de titulares de datos personales con la Universidad de Huelva: para
recabar datos de alumnos egresados, en caso de que aquellos sean cedidos a
terceros, será necesaria autorización de esta Secretaría General.
No será necesaria autorización y la solicitud se cursará directa e inmediatamente
por medio del Servicio de informática, cuando se trate de datos relativos al
ámbito de la propia Titulación cursada en la Universidad (convocatoria de Premios
de Fin de Carrera, organización de eventos relativos a los años que se cursaron
estudios en la Universidad de Huelva, etc.).
Es intención de la Secretaría General de la Universidad de Huelva confeccionar
nuevos ficheros al objeto de incorporarlos a los ya existentes en la Agencia Española
de Protección de Datos. Entre los citados ficheros se encuentra en fase de elaboración
el correspondiente a alumnos egresados.
Tercero.- SOLICITUDES Y AUTORIZACIONES.
A efectos de garantizar el máximo respeto a la legalidad y el control del uso de los
datos personales, será obligación del Centro señalar el fin al que va dirigido el
uso de los datos en el momento de formular la solicitud al Servicio de
Informática o de requerir autorización de esta Secretaría General.
Toda solicitud que sea atendida por el Servicio de Informática será reenviada por dicho
Servicio a Secretaría General para su archivo posterior.
Cuarto.- RESPONSABILIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS.
Artículo 7. Datos especialmente protegidos.
1. De acuerdo con lo establecido en el apartado 2 del artículo 16 de la Constitución, nadie podrá ser
obligado a declarar sobre su ideología, religión o creencias.
Cuando en relación con estos datos se proceda a recabar el consentimiento a que se refiere el apartado
siguiente, se advertirá al interesado acerca de su derecho a no prestarlo.
2. Sólo con el consentimiento expreso y por escrito del afectado podrán ser objeto de tratamiento los
datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias. Se exceptúan
los ficheros mantenidos por los partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades
religiosas y asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa o sindical, en cuanto a los datos relativos a sus asociados o miembros, sin perjuicio
de que la cesión de dichos datos precisará siempre el previo consentimiento del afectado.
3. Los datos de carácter personal que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual sólo
podrán ser recabados, tratados y cedidos cuando, por razones de interés general, así lo disponga una ley
o el afectado consienta expresamente.
4. Quedan prohibidos los ficheros creados con la finalidad exclusiva de almacenar datos de carácter
personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial o étnico, o vida
sexual.
5. Los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas sólo
podrán ser incluidos en ficheros de las Administraciones públicas competentes en los supuestos previstos
en las respectivas normas reguladoras.
6. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, podrán ser objeto de tratamiento los datos de
carácter personal a que se refieren los apartados 2 y 3 de este artículo, cuando dicho tratamiento resulte
necesario para la prevención o para el diagnóstico médicos, la prestación de asistencia sanitaria o
tratamientos médicos o la gestión de servicios sanitarios, siempre que dicho tratamiento de datos se
realice por un profesional sanitario sujeto al secreto profesional o por otra persona sujeta asimismo a
una obligación equivalente de secreto.
También podrán ser objeto de tratamiento los datos a que se refiere el párrafo anterior cuando el
tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del afectado o de otra persona, en el
supuesto de que el afectado esté física o jurídicamente incapacitado para dar su consentimiento.
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Corresponderá a los responsables de los datos (Centros, Facultades y Escuelas)
facultar a los correspondientes Jefes de Sección, Negociado, etc. para el tratamiento
de aquellos.
Es un deber de dichos responsables garantizar un tratamiento cuidadoso en
virtud del ámbito de protección de los datos personales descrito en la LOPDCP. En
materia de tratamiento se observará lo dispuesto en la circular enviada a todos los
miembros de la Comunidad Universitaria.
La presente circular entrará en vigor el día 21 de noviembre de 2007.
En Huelva, a 16 de noviembre de 2006
FIRMADO (P.D.)
Miguel Ángel Núñez Paz
Vicesecretario General de Proyectos
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