Preparados, listos… ¡SEPA! Boletín trimestral y Número 7 y 2014 En la recta final: De la teoría a la práctica Editorial Si habéis seguido las 6 ediciones anteriores del boletín Preparados, listos,... ¡SEPA!, seguro que conocéis bien la teoría. Y, aunque el paso de la teoría a la práctica nunca es fácil...haber estudiado da más garantía de pasar el examen, al igual que haber entrenado da más posibilidades de ganar el partido. Para ayudaros en el “sprint” final, en este número os damos unas recomendaciones prácticas finales para que realicéis la migración con el menor impacto posible en vuestra gestión: ¿cómo evitar imprevistos?, ¿cuáles son los esquemas de adeudos más eficientes?, ¿cómo evitar rechazos en adeudos B2B?... A estas alturas (¡falta menos de un mes para la end date!), parece claro que la fecha es inamovible, y no haber migrado (o no tener muy avanzado el proyecto de migración), al menos nos tiene que producir inquietud... Si es éste vuestro caso, os recomendamos que contactéis con vuestras entidades financieras para ver qué alternativas o soluciones puente os pueden facilitar. Ahora sí, preparados, listos,... ¡YA! En la recta final: nuestras recomendaciones Acuerde un calendario de pruebas con su entidad financiera Dentro de su plan de migración, reserve una ventana de pruebas con sus entidades financieras, con el objetivo de: Comprobar procesos, canales y configuraciones. Tenga en cuenta que SEPA no implica únicamente un cambio de formato; impacta a muchas áreas de la organización (Recursos Humanos, Marketing, Ventas, Servicios Jurídicos, Tecnología, Finanzas...) Cuente también con sus entidades financieras, que son un actor más en la migración con el que comprobar que todo funciona correctamente antes de la puesta en marcha. Probar el ciclo completo, desde la emisión de la transacción hasta el tratamiento de la información para la conciliación. No olvide probar las transacciones-R de adeudos SEPA (rechazos, devoluciones, reembolsos,…) En caso de que prevea tener dificultades para migrar a SEPA el 1 de febrero de 2014, hable con su banco para ver qué alternativas y herramientas le ofrece. BBVA, dispone de asistentes manuales para la creación de órdenes en BBVA net cash y servicios de conversión para adaptar su operativa a formatos SEPA, con el objetivo de garantizar que pueda seguir operando más allá de la end date. Verifique el formato de sus ficheros SEPA Antes de realizar el primer envío “real” de transacciones SEPA, compruebe que el formato de sus ficheros es correcto. Para ello, BBVA pone a su disposición una herramienta de validación de ficheros de cobros y pagos, que podrá encontrar en BBVA net cash, opción de menú <Test ficheros SEPA>. Ud. simplemente tiene que incorporar su fichero (de transferencias o de adeudos, de texto plano o XML) y la herramienta le informará de todos los errores detectados, si los hubiera. Recuerde que en caso de que necesite soporte adicional, sigue teniendo a su disposición el buzón sepa.validacion.ste.es@bbva.com 2 Preparados, listos, … ¡SEPA! – Boletín trimestral y Número 7 y 2014 En la recta final: nuestras recomendaciones Prepare, con sus entidades financieras, un plan de contingencia si prevé dificultades para llegar a la end date Realice una migración escalonada Establezca, en primer lugar, una fecha de migración, teniendo en cuenta que el 1 de febrero es la end date. Le recomendamos que opte por una migración gradual (en lugar de un “big bang”), aprovechando así las lecciones aprendidas: tipología de cobro/pago: empezando por las transferencias, siguiendo Por con las nóminas (por su sensibilidad) y terminando con adeudos (por su mayor complejidad). Por segmentos de clientes / importe de las operaciones / países... Por entidades financieras... BBVA ya no exige a sus clientes el BIC (ni en transacciones domésticas ni en transacciones transfronterizas) Actualice la información de sus cuentas Como sabe, las cuentas en SEPA se identifican a través del IBAN y BIC. El uso del IBAN será obligatorio a partir del 1 de febrero de 2014. En cuanto al BIC, dejará de ser obligatorio: en febrero de 2014 para operaciones domésticas y en febrero de 2016 para transacciones transfronterizas. Por tanto, para poder migrar a SEPA, Ud. deberá obtener el IBAN de todas las cuentas a las que envía transferencias o adeudos. En este sentido, existen diversas herramientas de conversión, con las que se obtiene el IBAN a partir del CCC (ej. http://www.sepaesp.es/herramienta/conversion.htm). I B A N Código Cuenta Cliente (CCC) ESXX XXXX XXXX XX XXXXXXXXXX Dígitos control Banco Oficina DC Cuenta No obstante, es posible que en sus bases de datos de CCCs tenga cuentas antiguas, de entidades que ya no existen, se han fusionado... que es conveniente actualizar. Nuestra recomendación, a pesar de que se podrán seguir tratando todos aquellos IBAN que sean técnicamente correctos (siempre que el código de entidad esté operativo), es que aproveche la oportunidad para actualizar la información de sus cuentas: Solicite el IBAN a sus interlocutores comerciales, así como a sus empleados. Utilice el anexo 5 de recibos domiciliados para depurar las cuentas de sus deudores antes de migrar a SEPA. Asegúrese de comunicar también su propio IBAN en sus documentos comerciales. Preparados, listos, … ¡SEPA! – Boletín trimestral y Número 7 y 2014 3 En la recta final: nuestras recomendaciones ¿Sabía Ud. que… …tras la migración a SEPA, BBVA mantendrá en los correspondientes Registros Bancarios los datos de las entidades preexistentes integradas en nuestro Grupo (UNNIM, Argentaria...)? De esta forma, las operaciones (adeudos o transferencias) cuyo destino venga determinado por un número de cuenta antiguo, serán debidamente redireccionadas y podrán ser ejecutadas con normalidad. Transferencias Î Agrupación de los cargos Asegúrese de indicar la opción correcta de agrupación de apuntes en sus ficheros de pagos SEPA: Si Ud. utiliza formato XML: La forma de agrupación se indica en la etiqueta indicador de apunte en cuenta <BtchBookg>, que puede tomar los valores: true: agrupado por remesa (un único cargo por el total de las órdenes de la remesa) false: un cargo por cada orden Si no se informa la etiqueta, se toma el valor por defecto TRUE Si Ud. utiliza formato de texto plano 34.14: La forma de agrupación se indica en el campo detalle del cargo, en la cabecera del fichero. Puede tomar los valores: 0: sin detalle (un único cargo por el total de las órdenes de la remesa) 1: con detalle (un apunte por cada orden) Recuerde que esta indicación es especialmente relevante en el caso de nóminas. 4 Preparados, listos, … ¡SEPA! – Boletín trimestral y Número 7 y 2014 En la recta final: nuestras recomendaciones Adeudos Î Utilice los esquemas de adeudos más eficientes Si sus clientes son principalmente consumidores con cuentas en entidades financieras españolas, nuestra recomendación es que gire adeudos COR1. El COR1 es un servicio opcional mediante el cual los acreedores pueden presentar en su entidad financiera sus adeudos, en un único plazo, hasta un día antes de su fecha de vencimiento. Recuerde que, para garantizar que al menos en adeudos domésticos sea posible utilizar el ciclo corto de presentación (D-1), todas las entidades que operan a través de la cámara de compensación española (Iberpay) lo admiten. En el caso de que sus clientes sean empresas o autónomos, el esquema de adeudos B2B le permite tener mayor certeza de cobro, puesto que se minimiza el riesgo de devolución al renunciar el deudor a su derecho de reembolso de operaciones autorizadas. Este esquema permite, además, la presentación de adeudos con antelación de hasta un día. Plazos de presentación de adeudos Î Mantenga el sufijo de emisión en adeudos SEPA Para garantizar que se efectúen automáticamente los redireccionamientos de cuentas en adeudos, mantenga el mismo sufijo de emisión que utiliza actualmente en recibos domiciliados para emitir adeudos Core/COR1. Recuerde que un cambio de sufijo, no implica que sea necesario realizar una modificación del mandato. De hecho, a pesar de que el sufijo forma parte del identificador del acreedor en adeudos SEPA, es un dato que no se utiliza para calcular el dígito de control de dicho identificador. Preparados, listos, … ¡SEPA! – Boletín trimestral y Número 7 y 2014 5 En la recta final: nuestras recomendaciones Adeudos Î Evite rechazos de adeudos B2B En adeudos B2B, el deudor renuncia a su derecho de reembolso en operaciones autorizadas. Por ello, la entidad del deudor está obligada a recabar de su cliente una autorización del mandato antes de realizar el cargo en cuenta del primer adeudo B2B girado sobre ese mandato, según el procedimiento definido por cada entidad. Al ser los adeudos B2B una operativa nueva, distinta a los instrumentos de cobro existentes hasta ahora, y ser los plazos de presentación muy ajustados, se están produciendo muchos rechazos por la falta de autorización del mandato a tiempo. Nuestra recomendación es que incorpore en sus mandatos B2B instrucciones al deudor para que realice una autorización proactiva del mandato antes de recibir el primer adeudo. Además, le sugerimos que envíe con antelación el primer adeudo B2B girado sobre un mandato. Los adeudos SEPA se intercambian desde D-14, por lo que el deudor dispone de margen (hasta D-1) para autorizar el mandato. Si se ajustara en plazos y presentara el adeudo B2B un día antes de la fecha de vencimiento (plazo límite de presentación en adeudos domésticos a entidades que operan a través de la cámara de compensación española), el deudor no dispondría de margen para realizar la autorización y el adeudo sería rechazado. Plazos en adeudos B2B Liquidación D-365 D-14 D-2 D-1 D D+1 D+4 D+8 sem D+13 mes. Presentación (*) Intercambio Autorización de mandatos ACREEDOR DEUDOR Cancelación / Retrocesión Cancelación / Retrocesión Rechazo / Devolución Reembolso operaciones NO autorizadas 6 Preparados, listos, … ¡SEPA! – Boletín trimestral y Número 7 y 2014