UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – C.P.A. TÍTULO ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES OPERATIVOS DE EMPRESAS HOTELERAS, CASO DEL HOTEL “OLÍMPICO” DE LA CIUDAD DE QUEVEDO, PERIODO 2010-2012. TUTORA MAE. LCDA.CPA. ESTELA HURTADO PALMIRO EGRESADAS KAREN LILIANA ESTRELLA ANDRADE PATRICIA JEANETH FONSECA CARVAJAL GUAYAQUIL – ECUADOR 2014 REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS TÍTULO Y SUBTÍTULO: ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES OPERATIVOS DE EMPRESAS HOTELERAS, CASO DEL HOTEL “OLÍMPICO” DE LA CIUDAD DE QUEVEDO, PERIODO 2010-2012. AUTOR/ES: TUTOR: MAE. LCDA.CPA. ESTELA HURTADO PALMIRO ESTRELLA ANDRADE KAREN LILIANA FONSECA CARVAJAL PATRICIA JEANETH REVISORES: INSTITUCIÓN: FACULTAD: UNIVERSIDAD LAICA “VICENTE ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES ROCAFUERTE” DE GUAYAQUIL CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORÍA FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGS: MAYO 2014 131 TÍTULO OBTENIDO: INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA ÁREAS TEMÁTICAS: (el área al que se refiere el trabajo. Ej. Auditoría Financiera, Auditoria, Finanzas) AUDITORÍA PALABRAS CLAVE: (términos con el que podría ubicar este trabajo) HOTEL “OLÍMPICO” DE LA CIUDAD DE QUEVEDO RESUMEN: ( de qué se trata, para qué, por qué?) ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES OPERATIVOS DE EMPRESAS HOTELERAS, CASO DEL HOTEL “OLÍMPICO”, EMPRESA DEDICADA A BRINDAR EL SERVICIO DE ALOJAMIENTO Y CONSUMO DE ALIMENTOS A SUS HUESPEDES, NECESITA DE FORMA INMEDIATA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EVITAR PERDIDAS EN LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA ENTIDAD. No. DE REGISTRO (en base de datos): DIRECCIÓN URL (tesis en la web): ADJUNTO PDF: CONTACTO CON AUTOR/ES CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: ECON. JOSE TORRES COORDINADOR DE CARRERA No. DE CLASIFICACIÓN: x SI Teléfono: 0985273787 NO E-mail: pattyfc_25@hotmail.com Nombre: Secretaría de la Facultad Teléfono: (03)2848487 Ext. 123 E-mail: fca@uta.edu.ec II UNIVERSIDAD LAICA “VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL” Escuela de Ciencias Contables CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR En mi calidad de Tutora del proyecto de investigación, nombrado por la directora de la escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil. CERTIFICO: Haber dirigido, revisado y analizado el proyecto de investigación con el tema: “ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES OPERATIVOS DE EMPRESAS HOTELERAS, CASO DEL HOTEL “OLÍMPICO” DE LA CIUDAD DE QUEVEDO, PERIODO 2010-2012”, presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación para obtener el título de: INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA La formulación del problema de investigación se refiere a: Diseño e Implementación de un Manual de Funciones, Políticas y Procedimientos Contables para el Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo. El mismo que considero debe ser aceptado por cumplir con los requisitos legales, viabilidad e importancia del tema. Presentado las Egresadas Sra. Patricia Jeaneth Fonseca Carvajal. Srta. Karen Liliana Estrella Andrade. C.I. 0922079652 C.I. 0926349895 MAE. LCDA. CPA. ESTELA HURTADO PALMIRO TUTORA III DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS KAREN LILIANA ESTRELLA ANDRADE, declaro bajo juramento, que la autoría del presente trabajo, me corresponde totalmente y me responsabilizo de los criterios y opiniones que en el mismo se declaran, como producto de la investigación que he realizado. De la misma forma, cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y Normativa Institucional vigente. KAREN LILIANA ESTRELLA ANDRADE C.C.# 0926349895 IV DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS PATRICIA JEANETH FONSECA CARVAJAL, declaro bajo juramento, que la autoría del presente trabajo, me corresponde totalmente y me responsabilizo de los criterios y opiniones que en el mismo se declaran, como producto de la investigación que he realizado. De la misma forma, cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y Normativa Institucional vigente. PATRICIA JEANETH FONSECA CARVAJAL C.C.# 0922079652 V DEDICATORIA: A mis padres que desde pequeña supieron guiar por el camino correcto y sembrar en mí ese amor que tengo por mi profesión, a mi hermana por su apoyo incondicional, a mi hija que día a día me inspiro a seguir luchando por conseguir mi objetivo, a mi querido esposo, a mis abuelitas y tíos que sin su apoyo no estaría aquí, a mis amigos incondicionales que siempre me apoyaron y me llenaron de esperanzas, a mis maestros que han inculcado su valiosa enseñanza y por último y más importante a nuestro padre Dios que siempre me ha dado la fortaleza necesaria sin dejarme decaer, y fortaleciéndome con su divinidad y sabiduría para alcanzar y culminar mi más anhelada meta. Patricia Jeaneth Fonseca Carvajal A mi mama Laura Andrade quien es un pilar fundamental de mi vida ya que con su amor y apoyo estoy cumpliendo esta meta en mi vida profesional. A mi familia quienes siempre supieron dar esa voz de aliento para poder alcanzar este objetivo. A mis amigas ya que con ellas compartí esta maravillosa experiencia y siempre apoyándonos mutuamente para alcanzar nuestros sueños. A mi novio quien siempre estuvo a mi lado dándome la seguridad, apoyo y amor para seguir adelante. Y por último pero no por eso menos importante a Dios ya que sin sus bendiciones no habría podido culminar esta ansiada meta. Karen Liliana Estrella Andrade. VI AGRADECIMIENTO: En primer lugar a Dios, por haber guiado mis pasos por el camino de la felicidad, a mi familia por el cariño brindado, en especial a mi abuelita Elvira de Fonseca, a mi tía Ana Fonseca, a mi querido padre Cesar Fonseca que desde el cielo está feliz viendo que culmino esta etapa y cumplo su mayor sueño de verme una profesional y la más importante mi quería madre Patricia Carvajal que ha velado por mí y me ha dado sus concejos y cuidados mientras realizaba este proyecto, un agradecimiento especial a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte porque en ella llegue a culminar con mi más anhelado propósito de verme consagrada como profesional, a los Docentes que día a día en estos 5 años me entregaron sus conocimientos y disiparon mis dudas, y en especial a la MAE. LCDA.CPA. ESTELA HURTADO PALMIRO porque supo conducirnos en el rol de tutora de tesis manejándose con dedicación, profesionalismo y por sobre todo dejándome notar que es una gran ser humano siempre con disposición de ayudar al progreso de los demás. Para todos mis amigos y compañeros que estuvieron junto a mí siempre con una voz de aliento. Para mis jefes Dr. Carlos Roberto Gómez Mera y Ab. Roberto Gómez Villavicencio ángeles colocados en mi camino, por brindarme su confianza, apoyo y comprensión cada día. Para mi hermoso e invaluable tesoro llamado “FAMILIA”, mi hermanaEricka Fonseca que han colocado en mi la confianza de asesorarla contablemente, a mi esposo Carlos Orozco y mi hijaCamila Orozco Fonseca, pilares fundamentales para sentir ganas de seguir avanzando y ser mejor día a día. Muchas gracias a todos ellos. Patricia Jeaneth Fonseca Carvajal VII AGRADECIMIENTO: Agradezco a Dios por haberme permitido culminar esta etapa de mi vida llenándome de salud, fortaleza y constancia Agradezco a mi familia por estar siempre a mi lado apoyándome incondicionalmente para lograr este objetivo, en especial a mi querida madre Laura Andrade que con su infinito amor me ayudo a vencer todas las adversidades que pasaron por mi vida y cumplo con el gran sueño que teníamos que yo llegara a ser profesional y que gracias a ella lo estoy logrando. A mis maestros ya que ellos recorrieron junto a mi estos 5 largos años de aprendizaje, quienes con su experiencia y entrega desinteresada ayudaron a que pueda culminar mi carrera. Al Econ. Fernando Santistevan Yépez quien fue un gran pilar en mi formación académica no solo como maestro sino también como amigo. A la Lcda. Guadalupe Contreras Estupiñan quien es mi tercera madre y que siempre estuvo apoyándome y dándome consejos en mi etapa colegial para que llegara a ser una profesional honesta, responsable y una persona noble y de buen corazón. Agradezco también a la MAE LCDA. CPA. Estela Hurtado Palmiro ya que gracias a sus acertados consejos y guías culminamos nuestro proyecto. A mi compañera y amiga Patricia ya que ella confió en mí para iniciar juntas esta travesía a la cual hemos llegado victoriosas y llenas de dicha por encontrar en nuestros caminos muchos ángeles que nos ayudaron a seguir adelante por lo que esta victoria no es solo nuestra sino de todos. Gracias. Karen Liliana Estrella Andrade VIII RESUMEN El Hotel Olímpico inicio sus actividades como “Complejo Turístico Quevedo” y su Piscina Olímpica” un 11 de Septiembre del año 1976 ubicado en la ciudad de Quevedo bajo la dirección y administración del señor Nicolás Crespo Ramírez. El objetivo principal es el de brindar el servicio de hospedaje además de otras servicios como alimentación, piscina, bar y discoteca. El proyecto va dirigido hacia el reordenamiento de la gestión administrativa y contable del hotel con la implementación de un sistema contable el cual ayudara a mejorar los procesos financieros contribuyendo al desarrollo general del hotel. La presente tesis comprende cuatro capítulos los mismos que se encuentran conformados de la siguiente manera: En el Primer Capítulo, se describe el alcance de la investigación del Hotel Olímpico, tomando en consideración el problema a Investigar, las delimitaciones y la hipótesis de la Investigación En el Segundo Capítulo, se desarrolla la Fundamentación Teórica, Antecedentes Referenciales del Hotel, Antecedentes Contables y de Auditoría así como el Marco Legal, Ley de Turismos, Tributarias y otras que nos permitirán empaparnos de los conceptos científicos para poder realizar esta investigación. En el Tercer Capítulo, comprende la Metodología de la Investigación, los instrumentos que se utilizaron para recolectar la información necesaria para poder establecer los puntos de análisis para conocer los problemas que posee el hotel. En el Cuarto Capítulo, se desarrolla la propuesta al Hotel Olímpico con el objetivo de que esta sea acogida por el hotel y de esta manera puedan realizar una toma de decisiones adecuada y oportuna. Se finaliza la investigación con las conclusiones y recomendaciones que se establecieron durante la investigación. IX INDICE CAPÍTULO I 14 1. PROBLEMA A INVESTIGAR 14 1.1. TEMA 14 1.1.1. RESEÑA HISTORICA DEL HOTEL OLÍMPICO 14 1.1.2. ORGANIGRAMA 15 1.1.3. CONTEXTO DEL PROBLEMA 16 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16 1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 19 1.4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA 20 1.5. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 20 1.6. SISTEMATIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 25 1.7. OBJETIVOS GENEREALES DE LA INVESTIGACIÓN 25 1.8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACIÓN 26 1.9. ALCANCE Y LIMITES DE LA INVESTIGACIÓN 26 1.10. IDENTIFICACIÓN DE LAS VARIABLES 27 1.11. HIPÓTESIS 27 1.11.1 HIPÓTESIS GENERAL 27 1.11.2. HIPÓTESISPARTICULAR 28 1.12. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES 28 CAPITULO II 32 2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 32 2.1. ANTECEDENTES REFERENCIALES Y DE INVESTIGACIÓN DEL 32 HOTEL OLÍMPICO 2.1.2 MISIÓN 32 2.1.3 VISIÓN 32 2.1.4 OBJETIVOS 33 2.1.5 ANÁLISIS FODA FACTORES EXTERNOS 33 2.1.5.1 FORTALEZAS 33 2.1.5.2 DEBILIDADES 33 2.1.5.3OPORTUNIDADES 33 2.1.5.4. AMENAZAS 34 X 2.1.6. MARKETING MIX PRODUCTO 34 2.1.7 CULTURA ORGANIZACIONAL 35 2.2. MARCO TEORICO REFERENCIAL 35 2.2.1 ANTECEDENTES HISTORICO DE LA CONTABILIDADY SUS 35 PRINCIPALES APORTES 2.2.2 PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN 37 ANTECEDENTES DE LA CONTABILIDAD EN EL MEDIO 37 CONTABLE 2.2.3. HOTELERO 2.2.4. AUDITORIA 40 2.2.4.1 AUDITORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 42 2.2.4.2. TIPOS DE AUDITORIAS Y SUS OBJETIVOS 43 2.2.4.3. TIPOS DE AUDITORES 45 2.2.4.3.1 AUDITORES INTERNOS 45 2.2.4.3.2. AUDITORES EXTERNOS 47 2.2.4.3.3AUDITORES GUBERNAMENTALES 47 2.2.4.4. NORMAS DE AUDITORIA 48 2.2.4.5. RESPONSABILIDAD LEGAL DE LOS AUDITORES 50 2.2.4.6. EL AUDITOR Y LOS ESTADOS FINANCIEROS EXAMINADOS 51 2.2.4.7. ACTOS ILEGALES DEL CLIENTE FRAUDE Y ERROR 2.2.4.8. EVIDENCIA DE AUDITORIA 2.2.4.9. FUENTES DE EVIDENCIA DE AUDITORIA 2.2.4.9.1. EVIDENCIA Y SELECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 52 53 54 55 2.2.4.10. AFIRMACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS 2.2.4.11 RIESGO DE AUDITORIA 2.2.4.12 FASES DE AUDITORIA 2.2.5. ORIGEN DEL CONTROL INTERNO 2.2.5.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO 2.2.5.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO 2.2.5.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 2.2.5.4 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO 2.2.6. DETECCIÓN DE ERROR Y FRAUDE 2.3. MARCO LEGAL 55 55 56 57 58 58 59 59 60 2.3.1 LEY DE TURISMO XI 2.3.2. LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO 60 2.3.3. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS 61 2.3.4 66 APLICACIÓN DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERAMENTE ACEPTADOS 68 2.3.5 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 69 2.3.6. NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORIA 2.3.7. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD 70 2.3.8. LEY ÓRGANICA DE DEFENSA DEL CONSUMIDOR 71 2.3.9 NORMAS SOBRE MONTOS MÍNIMOS DE ACTIVOS EN LOS 71 CASOS DE AUDITORIA EXTERNA OBLIGATORIA 73 2.3.10. NORMAS DE REGISTRO DE ENTIDADES JURÍDICAS Y DE 74 PERSONAS JURÍDICAS QUE EJERCEN AUDITORIA EXTERNA 2.3.10.1 REQUISITOS PARA LA CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE 75 AUDITORES EXTERNOS 2.3.10.2 RENOVACIÓN DE LA CALIFICACIÓN 76 2.3.10.3 FUNCIONES DE AUDITORES EXTERNOS 2.3.10.4 PROHIBICIONES Y SANCIONES 76 2.3.11. NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 77 2.3.11.1 NORMAS GENERALES 77 2.3.11.2. NORMAS DE TRABAJO DE CAMPO 78 2.3.11.3 NORMAS DE LOS INFORMES 79 79 79 80 CAPITULO III 81 3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 81 3.1. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 81 3.1.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN 83 3.2. POBLACIÓN Y MUESTRA 83 3.2.1. LA POBLACIÓN 83 3.2.2. LA MUESTRA 84 3.2.3. FÓRMULA Y DESARROLLO 84 3.3. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 84 3.4. RECURSOS: FUENTES Y PRESUPUESTOPARA LA 85 RECOLECCIÓN DE DATOS XII 3.4.1. FUENTES 85 3.4.2. PRESUPUESTO 85 3.5. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 86 3.6. TRATAMIENTO A LA INFORMACIÓN: PROCESAMIENTO Y 86 ANÁLISIS 3.6.1. CRITERIO PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA 87 3.6.2 CRITERIO PARA LA VALIDADCIÓN DE LA PROPUESTA 88 3.6.3. RESULTADOS DE LA ENCUESTA REALIZADA 89 3.6.4. BALANCE GENERAL COMPARATIVO DEL HOTEL OLÍMPICO 101 DE LA CIUDAD DE QUEVEDO PERIODO 2010-2012 3.6.5. ANÁLISIS DEL BALANCE GENERAL COMPARATIVO DEL 102 HOTEL OLÍMPICO DE LA CIUDAD DE QUEVEDO PERIODO 20102012 CAPITULO IV 103 4. LA PROPUESTA 103 4.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA 103 4.2. SÍNTESIS DE LA PROPUESTA 103 4.3. OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA 104 4.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PROPUESTA 104 4.5. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 104 4.6. CONTRATACION DEL PERSONAL 105 4.7. MANUALES DE FUNCIONES PARA EL HOTEL OLIMPICO 105 4.8. MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES 109 4.9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 128 4.9.1 CONCLUSIONES 128 4.9.2. RECOMENDACIONES 128 5. CRONOGRAMA DE DESARROLLO DE TESIS 129 6. BIBLIOGRAFÍA 130 XIII CAPÍTULO I EL PROBLEMA A INVESTIGAR 1.1. TEMA: Análisis de los Procesos Contables Operativos de Empresas Hoteleras, caso del Hotel “Olímpico” de la ciudad de Quevedo, periodo 20102012. 1.1.1 RESEÑA HISTÓRICA DEL HOTEL OLÍMPICO DE LA CUIDAD DE QUEVEDO. El Hotel Olímpico inició brindando sus servicios al público con su instalación de “Complejo Turístico Quevedo” y su Piscina Olímpica” un 11 de Septiembre del año 1976, fecha en la cual fue inaugurada. El Señor Nicolás Crespo Ramírez viendo la necesidad de ofrecer más servicios, con esfuerzo y empeño, elaboró un proyecto para la construcción de un hotel, logrando ampliar sus instalaciones. Luego de brindar su atención como complejo turístico durante siete años se dio la inauguración de lo que hoy es el “Hotel Olímpico” con un elegante restaurante “Rincón Asturiano” el 15 de Octubre de 1983. Con el transcurso de los años se fueron planteando objetivos, entre ellos ofrecer un servicio completo para la comodidad de los huéspedes se fueron creando otros servicios, es así como se crea el bar “Niko’s Club” el 26 de junio de 1985, la apertura del bar tuvo gran acogida y superó las expectativas. Este alcance impulsó la idea de crear un casino como el de las grandes ciudades y finalmente el 25 de julio de 1987 se inaugura el Casino “La Frontesa”. Y por último el 6 de febrero de 1988 se creó la Discoteca “Elite”. 14 Todos los esfuerzos lograron convertir a este Hotel en el primero de la ciudad con la categoría de cuatro estrellas dándose a conocer de manera local y nacional ganando gran prestigio y preferencia por el público. 1.1.2. ORGANIGRAMA 15 1.1.3. CONTEXTO DEL PROBLEMA La actual globalización de las operaciones de servicios a nivel mundial; motiva a las empresas hoteleras; a invertir en la realización y/o reestructuración de planeaciones administrativas o estratégicas, con el fin de cumplir con los objetivos planteados a corto y largo plazo; proceso de reestructuración que en los últimos años, han sido realizados mediante la aplicación de nuevas tendencias administrativas, como: Calidad total, justo a tiempo entre otros. Estas nuevas tendencias obligan a fortalecer los procesos internos mediante la evaluación o diagnósticos del ambiente de control de las compañías; las mismas que a su vez recaen en la importancia de aplicar métodos y pruebas de auditoría, en procesos claves de las organizaciones o sociedades; en busca de diagnosticar la eficiencia y productividad de los recursos humanos, materiales y económicos; con el fin de enfrentar la competencia y la globalización en mercado nacionales e internacionales. 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad con la globalización de las empresas y el imponente mundo lleno de cambios es necesario establecer mecanismos de Control Interno dentro de las empresas hoteleras para logras buenas estrategias y contralar la eficiencia y productividad del personal, el buen registro de las cuentas, las mejores formas y modos de vender más y a menor costo, y las consecuencias en las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de obtener mejores resultados económicos. El Hotel Olímpico, posee problemas contable, como consecuencia de la falta de control interno dentro de la organización, que involucra muchos 16 aspectos como el liderazgo, autoridad, tecnología, desempeño entre otras. El problema reside en la falta de políticas contables que fortalezcan los controles internos dentro del área financiera, mejorando su funcionamiento tanto operativo como funcional. Es importante definir de forma clara las áreas que requieren orientación, es así como basado en los diferentes departamentos que operan en el Hotel Olímpico se deberá implementar una amplia cobertura de políticas dirigidas a los diferentes responsables del área administrativa – contable para que actúen en circunstancias específicas basada en un manual de control interno, de tal manera que el personal conozca y adquiera conciencia de todas las operaciones que deben ejecutarse, así como la documentación que servirá de respaldo para las operaciones contables con su respectivo instructivo para ser llenados y de esta manera guiar a todas las áreas. Los medios para los primeros registros de control de las operaciones y transacciones son creados a través de la preparación de registros contables y flujo apropiados, así como con los procedimientos y políticas vigentes. Se ha tenido un gran progreso en años recientes, al mejorarse los diseños y planeamientos de los procedimientos de registro, particularmente desde el punto de vista del uso de aparatos mecánicos modernos. Muchas de las más grandes empresas han reconocido la importancia de dar atención continua a estos asuntos y, en consecuencia dentro de sus departamentos de contabilidad, han organizado dependencias de métodos y procedimientos. Los procedimientos adoptados deberán proporcionar los pasos por los cuales las transacciones sean autorizadas, registradas y responsabilizada la custodia de las partidas del activo. Las prácticas adecuadas deben proporcionar los medios por los cuales la integridad de dichas autorización, registro y responsabilidad por la custodia de las partidas de activo puedan quedar garantizadas. 17 Esto en general se obtiene por medio de la división de deberes y responsabilidades, en tal forma que ninguna persona maneje por completo una transacción desde el principio hasta el fin la persona que autoriza, o inicia una transacción, no debe tomar parte en el registro, o en el dominio y manejo del activo. Cuando las circunstancias no permitan tal división, otras prácticas de protección deben encontrarse. Con la división antes mencionada, se proporciona una revisión automática del trabajo y se aumentan las posibilidades de encontrar errores y fraudes. Como se ha mencionado antes, esta división de responsabilidades se aplica, tanto a los departamentos como a los individuos, y deberá practicarse en toda la organización y en todos los niveles de autoridad. Un área crítica, relativa a la eficacia del control interno, es aquella que abarca el entrenamiento del empleado en la ejecución de los procedimientos, y una fase difícil de este proceso, en que se inculca la doctrina, es el insistir con el empleado en la necesidad de un estricto apego a los procedimientos señalados y a los controles. La aceptación de la disciplina debe realizarse sin destruir o retardar la capacidad del individuo para pensar y razonar. Cuando una tarea se vuelve rutinaria, la iniciativa se embota, ocasionando negligencias y la resultante reducción en la efectividad. Sin embargo, la enseñanza adecuada no garantiza por sí misma un buen funcionamiento. El trabajo del empleado debe ser revisado con cuidado para determinar que los procedimientos se están siguiendo o, en caso contrario, determinar con toda prontitud los motivos y llevar a cabo las medidas correctivas. Esta revisión deberá aplicarse a todos los niveles de responsabilidad. La eficiencia del control interno es tan importante para el problema de la veracidad de los datos financieros, y tan esencial para descargar adecuada la 18 responsabilidad total de la administración, que se necesita que ésta se encuentre preparada para explicar los pasos tomados a fin de obtener la antes citada eficacia. Un catálogo de cuentas comprueba lo correcto de un plan de cuentas; un manual de procedimientos, debidamente preparado, proporciona un patrón con el cual, los procedimientos reales en uso pueden ser comparados para descubrir las desviaciones que pueden dar lugar a irregularidades, ya sean concebidas en forma fraudulenta o en otra forma. La descripción detallada en un manual de procedimientos puede ser en gran parte simplificada, si la administradora desarrolla y utiliza un plan visual de la organización y del flujo de las transacciones. Aparte de la contribución diaria que hace una buena administración hacen los catálogos de cuentas correctamente concebidos, los manuales completos y satisfactorios escritos sobre procedimientos y políticas de contabilidad, y las gráficas de organización y de flujos, es obvio, además, que faciliten en gran medida al contador público examinar el control interno y, en su respectivo orden, contribuyen en forma importante a una revisión de mayor calidad. 1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cuáles son los factores contables y operativos, que han conllevado al decrecimiento de la gestión empresarial, repercutiendo en el mal desempeño de los empleados y la desorganizada administración contable? La falta de control interno en las empresas Hoteleras generan un malestar en el área contable, el cual ha sido creado para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones y responsabilidades sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en el área contables del Hotel Olímpico, ya que no reúnen las siguientes condiciones: 19 • Facilitar la preparación económica de los estados financieros e informes. • Incluir aquellas cuentas que se necesiten para reflejar adecuada y exactamente las partidas de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos suficientemente analizados, a fin de que sean útiles a la administración en el control de las operaciones. • Describir de manera exacta y concisa lo que debe contener cada cuenta. • Definir tan claro como sea posible, las fronteras entre el activo fijo, los inventarios y las partidas de gastos. • Proporcionar, cuando sea necesario, las cuentas controladoras. 1.4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA Campo: Servicio Área: Auditoria de gestión Tiempo: 12 meses Espacio: Guayaquil - Ecuador 1.5. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Historia Hotelera (BUZZELLI, 1994). 1 Desde la prehistoria, el hombre ha tenido necesidad de desplazarse con fines comerciales y de intercambio, por lo que ha necesitado alojarse en diversos puntos geográficos, en este tiempo, se intercambiaba el hospedaje por mercancías. Siglos después, en los caminos fueron surgiendo una serie de posadas en las que el viajero podía alojarse con sus caballos y comer a cambio de dinero. 1 (BUZZELLI, 1994) 20 Estos establecimientos se caracterizaban por las precarias condiciones sanitarias que ofrecían, ya que solían alojar a los huéspedes en los establos junto con el ganado. A la vez, se les ofrecía servicio de comidas. Pero es a raíz de la Revolución Industrial, cuando los medios de transporte experimentan una vertiginosa evolución, que las personas empiezan a desplazarse masivamente de un lugar a otro. En un principio, los viajes están destinados sólo a comerciantes y a las clases más adineradas, que empiezan a salir de vacaciones fuera de sus ciudades y exigen unos establecimientos de acorde a sus posibilidades. Y para que todo esto sea posible, es necesario el surgimiento de una serie de establecimientos donde los viajeros puedan comer y pernoctar, es el nacimiento de la hostelería propiamente dicha. La evolución ha sido tan espectacular que actualmente casi todas las personas que viven en países desarrollados tienen acceso a viajar y alojarse en establecimientos dignos, lo que ha dado lugar a la creación de una de las industrias más poderosas del mundo: el turismo que está íntimamente relacionado con la hostelería. Hay podemos encontrar en cualquier sitio establecimientos hosteleros de todo tipo y la competencia del mercado es tan fuerte, que ha repercutido en que las tarifas se hayan ido abaratando en beneficio de los usuarios. Se trata de un sector que da trabajo a una gran parte de la población. Un hotel es un edificio planificado y acondicionado para brindar servicio de alojamiento a las personas y permite a los visitantes sus desplazamientos. Los hoteles brindan diferentes tipos de servicios como piscina, restaurante, spa, guardería, conferencias, etc. 21 Despendiendo de sus instalaciones y el lugar en el que se encuentre ubicado los hoteles pueden ser: • Hoteles de cuidad: estos están ubicados en las zonas históricas y comerciales de las ciudades. Estos se orientan tanto al turismo como al alojamiento en los desplazamientos de negocios. • Hoteles de aeropuerto: estos están ubicados cerca de la zona de los aeropuertos. Sus principales clientes son pasajeros de tránsito y tripulantes de líneas aéreas. En este tipo de hoteles la estancia de los pasajeros es reducida. • Hoteles de playa: como su nombre los indica se encuentran cerca de las playas. Su clientela por lo general son turistas dirigidos por tour o a vacacionar, sus estancias son de varios días. • Hoteles de naturaleza: están ubicados cerca de reservas naturales, dentro las áreas protegidas, sus estancias son de varios días. • Hoteles de apartamento o aparta-hotel: por su estructura estos disponen de una buena instalación para la conservación y consumo de alimentos dentro del alojamiento. • Albergues turísticos: este aloja a sus clientes no por mucho tiempo, son económicos y generalmente se suele compartir las habitaciones, la sala, la cocina y el baño. • Hoteles familiares: estos son pequeños y están gestionados por familiares para personas que proporcionan servicios de alojamiento y consumo de alimentos. • Hoteles de posada: estos son muy antiguos, su clientela son viajeros que necesitan servicios de alojamiento y consumo de alimentos. • Hoteles monumentos: estos están ubicados en zonas de interés cultural. • Hoteles balnearios: es este sus hospedajes están situados dentro de balnearios. 22 • Hoteles club: en este tipo de hoteles encontramos clubes nocturnos en donde se baila y se consume bebidas alcohólicas. • Hotel de paso: estos hoteles son usados los cuartos por varias horas, donde cada hora tiene un precio en específico. • Hoteles casino: sus instalaciones se caracterizan por la oferta del juego. • Hoteles gastronómicos: aquí ofrecen comida gastronómica exclusiva. • Hoteles deportivos: estos hoteles se orientan a la práctica de deportes. • Hoteles de montaña: se encuentran ubicados en las montañas. • Hoteles de temporada: estos desarrollan su actividad solamente durante parte del año. • Hoteles rústicos: estos están ubicados en terrenos rurales o rústicos. • Hoteles boutique: estos ofrecen servicios excepcionales de alojamiento y de instalación, se encuentra dentro de centros comerciales. Son ampliamente más pequeños que los hoteles convencionales, tiene de 3 a 100 habitaciones. La mayoría de estos hoteles poseen instalaciones para cenas, bares, conferencias, spa y salas que pueden estar abiertos al público en general. Los hoteles están normalmente, clasificados en categorías según el grado de confort, posicionamiento, el nivel de servicios que ofrecen. En cada país pueden encontrarse las siguientes categorías: • Estrellas (de 0 a 5) • Letras (de E a A) • Clases (de la cuarta a la primera) • Diamantes y • WorldTourism. 23 Estas clasificaciones son exclusivamente nacionales, el confort y el nivel de servicio pueden variar de un país a otro para una misma categoría y se basan en criterios objetivos: • amplitud de las habitaciones • cuarto de baño • televisión • piscina, etc. A nivel empresarial, al hotel se le puede considerar una empresa tradicional, se utiliza a menudo el término "industria hotelera" para definir al colectivo, su gestión se basa en el control de costos de producción y en la correcta organización de los recursos (habitaciones) disponibles, así como en una adecuada gestión de las tarifas, muchas veces basadas en cambios de temporada (alta, media y baja) y en la negociación para el alojamiento de grupos de gente en oposición al alojamiento individual. En los últimos años están apareciendo nuevas formas de gestionar hoteles basadas en técnicas conocidas en otros ámbitos como el condominio o el time sharing, pero no es, todavía, un sistema generalizado. Hay que añadir que en muchos países se consideran hoteles a los balnearios, hoteles resort y los llamados hoteles hospital, y se les aplican las clasificaciones anteriores de calidad, confort, así como de servicios. Por medio de la investigación realizada y el desarrollo de la evaluación integral del sector Hotelero, y a los problemas señalados anteriormente se ha implementado un sistema, el cual mejorará el área contable de las empresas, con base a las necesidades de la administración financiera, y así crear un ambiente de control dentro de la organización y asegurando a la Gerencia obtener los resultados de rentabilidad evitando fraudes. 24 1.6. SISTEMATIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN La sistematización es el proceso constante y aditivo de elaboración de conocimientos luego de la experiencia en una realidad específica. Esta herramienta nos permite teorizar sobre la ejecución de la teoría. En resumen es darle un orden lógico a los pensamientos, actividades e información a nuestro objeto de estudio, que nos permita tener una mejor comprensión de las experiencias que realizamos y así poder mejorar la propia práctica. Permita pensar en lo que se hace, obteniendo conclusiones para mejorar y hacerlo más coherente en el futuro. Planteando la formulación de la investigación la cual indica lo siguiente ¿De qué manera incide el desconocimiento de la información al momento de hacer los registros contables? Sistematizando el problema se ha considerado las preguntas a continuación descritas: a) ¿Cómo incide la falta de control al momento de realizar los registros contables? b) ¿Qué impacto tiene el análisis del control interno en las cuentas por cobrar? c) ¿Cómo han pagado últimamente los clientes al momento de utilizar las instalaciones del hotel? 1.7. OBJETIVOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN • Objetivo General: Demostrar que existen falencias en los procesos contables del Hotel olímpico. 25 1.8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACIÓN • Objetivos Específicos: • Fortalecer el control interno de la empresa, por medio de procedimientos contables confiables y seguros. • Reestructurar las políticas financieras, administrativas y legales que fortalezcan el control interno en el área contable. • Estructurar controles que permitan tener un eficiente y oportuno control de las operaciones contables. 1.9. ALCANCES Y LÍMITES DE LA INVESTIGACIÓN ALCANCES.- El alcance y la magnitud de las empresas han llegado a un punto donde su organización estructural se ha vuelto compleja y extensa. Para controlar eficazmente las operaciones, la administración necesita de la precisión de numerosos informes y análisis. La responsabilidad de salvaguardar el activo de las empresas, prevenir y descubrir errores y fraudes, descansa principalmente en la administración. El mantener un sistema adecuado de control interno es indispensable para descargar apropiadamente esa responsabilidad. LIMITES.- El proceso de investigación presenta varios indicadores o elementos por lo tanto se plantean a continuación las siguientes: 26 • Los datos obtenidos durante la observación realizada no serán válidos para años posteriores del 2010 – 2012. • El área contable será la única analizada y evaluada dentro de este proyecto. • Los otros hoteles de la cuidad de Quevedo no se acoplan dentro de los parámetros de nuestra investigación. 1.10. IDENTIFICACIÓN DE LAS VARIABLES Variable Dependiente: Análisis de los procesos contables. Variable Independiente: Procesos operativos del Hotel Olímpico periodo 20102012. Variables Intervinientes: personal que labora en el hotel dentro del área contable. Indicadores: • Rendimiento de los procesos contables. • Mediante la aplicación de las normas contables habrá una disminución de la desorganización en los procesos. 1.11. HIPÓTESIS Si se optimizan los procesos contables en el Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo los resultados operativos serán satisfactorios para los accionistas de la empresa. 1.11.1 HIPÓTESIS GENERAL 27 Si se implementa el uso de un manual de control interno dentro de las instalaciones del Hotel Olímpico de la cuidad de Quevedo se puede prevenir posibles errores y/o irregularidades dentro del área contable. 1.11.2 HIPÓTESIS PARTICULAR Así también se mencionan hipótesis específicas que tienen relación entre ellas como las siguientes: • La falta de conocimiento al momento de la verificación y revisión de las cuentas hacen más vulnerables los ingresos del Hotel. • La falta de control interno del área contable aumenta las posibilidades de que los errores o intentos de fraudes queden sin ser descubiertos por un periodo prolongado. De igual manera se ha especificado hipótesis que puedan tentativamente resolver el problema expuesto: • El diseño de un manual de control interno enfocado al área contable en el hotel Olímpico de la cuidad de Quevedo prevendrá los posibles errores o fraudes. • La implementación de este manual proporcionara un nivel de control más cercano. • La implementación de este manual facilitara la preparación económica de los estados financieros e informes. 1.12 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES La operacionalización de las variables del presente tema de investigación son las siguientes: 28 Esquema N° 2 Variables Tipos de Indicadores Escala Rendimiento de los Alta procesos contables Intermedio Variables Análisis de los Dependiente procesos Baja contables. Mediante la Procesos aplicación de las Mala Hotel Olímpico normas contables Regular periodo 2010- habrá una Buena 2012 disminución de la Muy buena desorganización de Excelente operativos del Independiente los procesos. Personal que Número de 2 empleados del labora en el empleados que área contable hotel dentro del área contable Interviniente laboran en el departamento contable. 29 GRÁFICO N 1 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN. OBJETIVO GENERAL Demostrar que existen falencias en los procesos contables del Hotel Olímpico. INSUMOS ACTIVIDADES • Clientes • Personal administrativo • Tecnología • Realizar un análisis de los procesos contables operativos. • Implementación de una guia de procedimentos contables operativos del Hotel Olímpico de la cuidad RESULTADOS de Quevedo. 30 GRÁFICO N 2 ÁRBOL DEL PROBLEMA FALTA DE POLÍTICAS CONTABLES QUE FORTALEZCAN EL CONTROL INTERNO DEL ÁREA CONTABLE DEL HOTEL OLÍMPICO CAUSAS Falta de control en la operaciones. Falta de incentivos al personal. Falta de verificación de datos. EFECTOS Personal mal capacitado. Mal manejo de los recursos de la compañía. Mayor posibilidad de que haya errores o fraudes en el área contable. 31 CAPÍTULO II FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 2.1. ANTECEDENTE REFERENCIALES Y DE INVESTIGACIÓN DEL HOTEL OLÍMPICO (www.hotelolimpico.com.ec). DE LA CIUDAD DE QUEVEDO 1 Hace más de 37 años en 1976, Nicolás Crespo Ramírez viendo la necesidad de ofrecer más servicios, con esfuerzo y empeño, elaboró un proyecto para la construcción de un hotel, logrando ampliar sus instalaciones para el mismo. Luego de brindar su atención como complejo turístico durante siete años se dio la inauguración de lo que hoy es el “Hotel Olímpico” con su elegante restaurante “Rincón Asturiano” el 15 de Octubre de 1983,es así como se crea el bar “Niko’s Club” el 26 de junio de 1985, Discoteca “Elite” el 6 de febrero de 1988. Todos estos esfuerzos lograron convertir a este Hotel en el primero de la ciudad con la categoría de cuatro estrellas dándose a conocer de manera local y nacional ganando gran prestigio y preferencia por el público. 2.1.2 MISIÓN Brindarle al huésped y comensal el mejor servicio con un trato personalizado para hacerlo sentir como en su propia casa, con un ambiente de tranquilidad y confort, a través de colaboradores comprometidos que buscan la superación personal para obtener una mejor calidad de vida. 2.1.3 VISIÓN 1 (www.hotelolimpico.com.ec) 32 Ser una empresa líder en servicio hotelero, que ofrezca lo mejor en hospedaje y restauración en el cantón de Quevedo provincia de los ríos, compitiendo con los estándares nacionales de calidad total a través de la capacitación continua y permanente del personal. 2.1.4 OBJETIVOS Brindar un servicio completo para la comodidad de los huéspedes, dándose a conocer de manera local y nacional ganando gran prestigio y preferencia por el público. 2.1.5 ANÁLISIS FODA FACTORES EXTERNOS 2.1.5.1 FORTALEZAS Tiene una ventaja competitiva, con respecto a precios y mayor porcentaje de ocupación. Flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado. Hacer reservas con anticipación. Su infraestructura es adecuada para la diversión de los niños. 2.1.5.2 DEBILIDADES Falta de personal capacitado. Competidores, en cuanto a restaurantes, llevan ventaja sobre la vista externa que tienen los restaurantes. El estacionamiento no abarca muchos vehículos. 2.1.5.3 OPORTUNIDADES 33 Tiene clientes fijos y satisfechos. Estandarización de los parámetros de calidad que facilitan la comercialización. Todo el espacio con que contamos. Conseguir prestigio nacional e internacional. Que no habría una competencia muy fuerte. 2.1.5.4 AMENAZAS Que la economía estuviera en crisis, y los clientes prefiera hoteles de la competencia. Que nuestra competencia directa bajara los precios de hospedaje. Aparición de nuevos competidores con precios más atractivos y/o infraestructuras más modernas. Que los clientes no se interesen por utilizar nuestras instalaciones. Que no les gusten nuestros servicios. 2.1.6. MARKETING MIX PRODUCTO El “Hotel Olímpico”, tiene servicios ideales para terminar un día de trabajo, de negocios, de paseos o para descansar y obtener una estancia placentera e inolvidable, brindándole el confort y satisfacción máxima a nuestros huéspedes. El precio que ofrece a sus servicios hoteleros es según la percepción del cliente, ya que se fijará teniendo en cuenta las combinaciones de calidad, precio y beneficios. El cliente obtendrá el descuento de su preferencia. 34 En la distribución al mercado nos enfocamos a las ventas directas y reservaciones propias del cliente, la publicidad es directamente con el cliente, siempre recomendándonos, y por medio de vallas publicitarias. 2.1.7. CULTURA ORGANIZACIONAL Se enfocan en que los huéspedes los reconozcan como uno de los mejores Hoteles de la ciudad de Quevedo, presentándoles un estilo propio en su arquitectura y decoración; satisfaciendo plenamente sus necesidades, descubriendo y superando sistemáticamente sus expectativas. 2.2. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 2.2.1 ANTECEDENTE HISTÓRICO DE LA CONTABILIDAD Y SUS PRINCIPALES APORTES (ESTEBAN, 2014). 2 La contabilidad se remota a tiempo muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de su propiedades, porque su memoria no es suficiente para guardar la información requerida. Se ha demostrado con diversos historiadores que en épocas como la egipcia y romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial. La contabilidad de doble entrada se inició en ciudades italianas; los libro de contabilidad más antiguos que se guardan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. En China la elaboración de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: “La Suma de Aritmética, Geométrica 2 (ESTEBAN, 2014). 35 Proportioni et Proportionalita” en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra se limita a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaba principios contables que han perdurado hasta nuestros días. Luca Pacioli quien estableció las bases de toda la teoría contable en el año 1494, entre uno de los méritos que tuvo este monje, fue el de hacer explicado en forma detalla los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de la cuentas, lo cual se conoce como partida doble o teoría del cargo y del abono. El valor de los principios establecidos por este monje ha transcendido hasta nuestros días, ya que todos los negocios recurren de alguna manera al registro contable a través de la teoría de la partida doble. La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las empresas. La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables: Tecnología Complejidad y globalización de los negocios. Formación y educación. La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios. 36 2.2.2 PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE El propósito de la contabilidad es proveer información financiera sobre una entidad económica, quienes toman las decisiones en la empresa necesitan esta información financiera para una buena planeación y control de las actividades de la organización. La función que desempeña el sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr este objetivo se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos. 2.2.3 ANTECEDENTES DE LA CONTABILIDAD EN EL MEDIO HOTELERO (RUBIO, 2011). 3 La actividad de hotelería, es una actividad mercantil de venta de servicios de alojamiento y gastronomía fundamentalmente, ésta tiene características generales y económicas financieras especiales que la diferencian de otras actividades comerciales e industriales. Algunas de las características generales de este sector son: gran diversidad y complejidad, rigidez de la oferta, condicionamiento a factores exógenos y demanda elástica, entre las características económicas y financieras especiales se destacan las siguientes: La naturaleza del producto hotelero: La naturaleza o características del producto vendido por una industria cualquiera es de considerable importancia para ésta por un buen número de razones; un producto duradero puede almacenarse por largos períodos de tiempo y mantenerse en grandes cantidades para asumir los picos en la demanda; durante los periodos de alza de precios existe la posibilidad de vender a un precio aumentado un producto que fue producido algunos meses atrás a un costo relativamente bajo. 3 (RUBIO, 2011) 37 El producto del hotel es enteramente diferente. En el área de alojamiento una habitación que no ha sido vendida es una pérdida de ingresos irrecuperables. En forma similar, en el área de gastronomía una parte de la comida que no se vende es perecedera, tanto en forma de materia prima, como elaborada. Las características de su ciclo de operaciones: en algunas actividades industriales o comerciales es largo el tiempo que transcurre desde la compra y recepción de las materias primas para la producción o mercancías para la venta y el momento de la venta del producto terminado, algunas veces muchos meses. Otras de las características básicas de la actividad económica financiera del hotel es lo corto de su ciclo de operaciones, ya que las operaciones son prácticamente diarias. Los comestibles recibidos por la mañana a menudo se procesan más tarde esa misma mañana y se venden el mismo día. La inestabilidad o fluctuación de los ingresos: Una de las características más importantes de la actividad hotelera, lo constituye la variabilidad de su ciclo de operaciones, ya sea el ciclo anual, los días de la semana o las horas del día, lo que provoca una inestabilidad o fluctuación en los ingresos, como las consiguientes implicaciones en el resultado final de la actividad. La causa primaria o fundamental de la inestabilidad de los ingresos en los hoteles lo constituye, las características de su ciclo anual de operaciones, que se comporta por temporadas según las condiciones climatológicas o los eventos económicos sociales, (estaciones del año, ferias y eventos internacionales de prestigio, etc.) que se producen, tanto del polo turístico emisor, como del polo receptor, o de su área geográfica de emplazamiento. Los costos de un hotel pueden ser directos o indirectos. Un costo directo, es aquél que puede identificarse directamente con un proceso, producto, 38 trabajo o servicio, como ejemplo de costos directos puede citarse el costo de los comestibles que se consumen en un restaurante o el salario del cantinero de un bar. Un costo indirecto es aquél que no puede atribuirse directamente a una producción o servicio, como por ejemplo el salario del director del hotel o la depreciación del edificio; los costos indirectos se pueden distribuir a las producciones, servicios o puntos de venta del hotel de acuerdo con una base o índice que refleja la manera en que se supone que se utilizan o aplican esos elementos indirectos en las producciones o servicios a los que se distribuye. Pero las bases de distribución de los costos indirectos son generalmente arbitrarias (al arbitrio) o se fundamentan en bases teóricas o cuestiones de criterios, por lo que actualmente la mayoría de las entidades rechazan la distribución de los costos indirectos y los registran como tales por su naturaleza. En sentido general la mayoría de los hoteles tiene una alta proporción de costos fijos y analizándolo desde el punto de vista de los departamentos productivos del hotel, el mayor porcentaje de los costos fijos ocurre en el área de alojamiento, muchos de los gastos del área de alojamiento son de una naturaleza fija, siendo los principales, la depreciación, la operación y mantenimiento de las instalaciones. Como gastos variables pueden señalarse el lavado de la lencería, los artículos para los huéspedes y otros gastos eventuales, constituyendo estos gastos un porcentaje relativamente pequeño de la producción de alojamiento. (El consumo de agua y electricidad tiene una aparte fija y otra variable). La mayor implicación de una estructura de costos fijos altos en un hotel, es que el tradicional enfoque de los problemas de registro y control orientado generalmente hacia los costos, (control y su consecuente reducción) es solamente parcialmente importante. 39 Usuarios Internos 1. Dueños y Socios 2. Directores y Administradores 3. Empleados y Sindicatos Usuarios Externos 1. Nuevos Inversionistas 2. Entidades Financieras 3. Proveedores y Acreedores 4. Gobiernos 5. Publicó en General. En consecuencia la importancia de contabilidad queda implícita, ya que el instrumento más confiable en el cual basaran sus decisiones en forma oportuna. 2.2.4. AUDITORIA El concepto de auditoria de estados financieros fue cambiando y transformándose con el transcurso del tiempo. A principios del siglo pasado la auditoría, muy influenciada por las características de la actividad económica, se adaptó al accionar de las grandes corporaciones y a las modalidades de la profesión en el Reino Unido y en los Estados Unidos de Norteamérica. En esos momentos la gran cantidad de mano de obra, tanto de empleados como de operarios, que componía a las corporaciones era un factor común. Paralelamente, era típica la auditoría desarrollada por un equipo de 40 muchas personas con procedimientos que se relacionaban más con la visualización de activos y la verificación de la mayor cantidad posible de transacción u operaciones individuales, que con pruebas de razonabilidad o pruebas analíticas que vincularan diferentes componentes de los estados contables y que implicaran un gran valor agregado referido al concepto de satisfacción de auditoria. Esto determinaba que el proceso de auditoria insumiera una innumerable cantidad de horas, lo que obviamente se traducía en altos honorarios, dificultándose la extensión de estas prácticas a las medianas y pequeñas organizaciones (Alberto, Auditoria, 2009). 4 Durante la revolución industrial a medida que las empresas aumentaban su tamaño, los dueños empezaron a contratar servicios prestados de gerentes. Con este alejamiento los dueños acudían con mayor frecuencia a los auditores para salvaguardar la empresa de cualquier error no intencional o fraude cometido por los gerentes o empleados. Los banqueros fueron los principales usuarios externos de los informes financieros y se preocuparon también por saber si los informes estaban adulterados debido a errores o fraudes. Antes de 1900 de manera consecuente con el principal objetivo de detectar errores y fraudes, las auditorias incluían un estudio de todas las transacciones registradas (O., 2001). 5 La dependencia en el muestreo y en el control interno, nos enfatiza en las limitaciones de la capacidad del auditor de detectar el fraude. La profesión reconoció que las auditorias para descubrir fraudes serán muy costosas, un buen control interno y los bonos de garantía fueron reconocidos como mejores técnicas de protección de fraude. 4 5 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009 (O., 2001) 41 Los aspectos principales del desarrollo de la auditoria son: Desplazamiento en el énfasis de la razonabilidad de los estados financieros. Mayor responsabilidad del auditor con agencias gubernamentales, bolsas de valores y millones de inversionistas. Cambios en los métodos de auditoria tales como el análisis detallado de las transacciones usando técnicas de muestreo, incluido el muestreo estadístico. Crear procedimiento de auditoria aplicables a sistemas computarizados. Reconocer la necesidad que tiene el auditor de encontrar medios para protegerse de litigios. Máxima responsabilidad para evaluar el riesgo de fraude. 2.2.4.1. AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS El objetivo de una auditoria común de estados financieros por parte de un auditor independiente es la expresión de una opinión sobre la imparcialidad con que presentan razonamientos en todos los aspectos materiales, la posición financiera, resultado de operaciones y su flujo de efectivo en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Cuando el auditor llega a la conclusión, fundada en la evidencia adecuada, de que existe una probabilidad de que los estados financieros engañen a un usuario prudente, el auditor emite una opinión sobre su objetividad y avala por escrito dichos estados. Si por algunos hechos posteriores a la emisión de dicha opinión se detecta que tales estados financieros no sean precisos, entonces quizá el auditor deberá demostrar ante los tribunales o dependencias regulatorias que realizó la auditoría de forma adecuada y que llegó a conclusiones objetivas. Aunque el auditor no es asegurador ni garante de la objetividad los estados, sí tiene la gran responsabilidad de notificar a los usuarios si tales estados 42 están bien presentados o no. Si el auditor considera que los estados financieros no están presentados de manera objetiva o no llegan a una conclusión debido a la falta de datos o a alguna condición preponderante, entonces tiene la responsabilidad de notificar tal situación a los usuarios a través de su informe de auditoría (Curiel, 2009). 6 El auditor es responsable de formar y expresar una opinión sobre los estados financieros, sin embargo es responsabilidad de la administración la formulación de dichos estados financieros, lo que incluye: • La apropiada aplicación de los principios y normas contables. • Salvaguardar los activos de la empresa. • Adecuados sistemas de control interno y registros contables. Aparte de la auditoria de estados financieros existen trabajo de revisión y verificación de otros estados financieros, estos trabajos contienen un informe técnico para ser usado por terceros sobre si los estados financieros reflejan correctamente los hechos económicos sucedidos en la empresa. Los procedimientos de auditoria se crean para que el auditor pueda obtener evidencia suficiente para dar su opinión, no se crean con el objetivo de detectar errores o fraudes de cualquier tipo que haya podido ocurrir. 2.2.4.2. TIPOS DE AUDITORÍA Y SUS OBJETIVOS Las auditorias se clasifican de la siguiente manera: Auditoría Financiera Auditoría de Cumplimiento Auditoría de Gestión y Resultado 6 (Curiel, 2009) 43 Auditoría Administrativa Auditoría Operativa Auditoría financiera.- Es la cual el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera de la empresa, este proceso es posible recopilando toda la evidencia de auditoria, para tener como resultado final la emisión de un informe. Auditoría de Cumplimiento.- Esta auditoria se realiza de acuerdo a las normas legales, reglamentos, estatutos y procedimientos que le son aplicables para la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas de la empresa. Auditoría de gestión y resultado.- Esta auditoria tiene como propósito evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas por la empresa en la utilización de los recursos humanos, financieros y técnicos. Es una herramienta de apoyo a la empresa donde se puede conocer los distintos tipos de control que se deben implementar en la empresa y que estén en condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento que repercute en la competitividad de la misma. Se considera la descripción y análisis del control estratégico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control operativo o de ejecución y un análisis del control como factor clave de competitividad. Auditoría Administrativa.- Es la revisión y evaluación de los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo, asegurando el cumplimiento de políticas, planes, programas, leyes y reglamentos que pueden terne un impacto significativo en la realización de los reportes y asegurar que la empresa los este cumpliendo y respetando. 44 Su objetivo radica en que proporciona a los directivos de la empresa un panorama sobre la forma como está siendo administrada por los distintos niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor atención. Auditoría Operativa.- Es el análisis posterior, profesional, objetivo y sistemático de las operaciones o actividades de la empresa. Su objetivo es identificar los grados de efectividad, economía y eficiencia, alcanzados por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas, relacionas con los objetivos de eficacia, eficiencia y economía (O., 2001). 7 2.2.4.3. TIPOS DE AUDITORES Los auditores examinan los registros financieros para evaluar la situación de la empresa y la veracidad de sus datos. Esto exige mucha experiencia en todo tipo de práctica contable, y también en diversas leyes fiscales y regulaciones financieras para el uso de los documentos. Por estos motivos se necesita un contador muy capacitado para trabajar como auditor, hay diferentes tipos de auditores estos son: Los auditores se clasifican en: Auditores Internos Auditores Externos Auditores Gubernamentales 2.2.4.3.1 Auditores Internos.- Estos son contratados directamente por la empresa para trabajar en ella. Su función es examinar los documentos financieros solo internos relativo a su empleador. Los auditores internos facilitan 7 (O., 2001) 45 a la empresa el aumentar la precisión de sus datos financieros y evitan cualquier problema legal o monetario. Sirven como control de calidad para los procesos financieros de la empresa (Alberto, Auditoria, 2009). 8 Sus funciones incluyen: Revisión de las operaciones para verificar la autenticidad, exactitud y concordancia con las políticas y procedimientos establecidos por la organización. Control de los activos a través de los registros contables y comprobaciones físicas. Revisión de las políticas y procedimientos para evaluar su efectividad. Revisión de si los procedimientos contables fueron aplicados en forma consistente con las normas contables. Auditoría de otras organizaciones con las que existen relaciones contractuales a cumplir u otras vinculaciones económicas. La auditoría interna es una actividad apreciativa, independiente de los sectores objeto de revisión. Por lo tanto, debería reportar a los máximos niveles de la organización y depender de ellos. Tiene por objeto la revisión de las operaciones para servir de base a la administración. Por este motivo, es un control que se describe como independiente pues mide y evalúa la eficacia de otros controles. La auditoría interna trabaja en forma separada a las operaciones de la organización. En síntesis la auditoría interna es un mecanismo de control selectivo e independiente de los engranajes de control interno habituales que hacen a la operatoria de la empresa (Alberto, Auditoria, 2009). 9 8 (Alberto, Auditoria, 2009). 46 2.2.4.3.2 Auditores Externos.- Mientras los auditores internos pueden ser útiles para grandes empresas, pero no siempre son imparciales en las pequeñas y medianas empresas, a menudo no pueden darse el lujo de contratar un auditor de planta. Los auditores externos hacen el mismo tipo de control de documentos y análisis, pero las empresas los contratan por un proyecto específico. Estos auditores trabajan para empresas que se especializan en la prestación de servicios de auditoría a otras empresas. La labor de auditoría externa implica una competencia profesional singular, caracterizada por una serie de atributos tales como independencia, educación y conocimientos especializados, dedicación al servicio, matriculación en los cuerpos encargados del control del ejercicio profesional, etc. Además por sobre todo ello, deben existir aspectos de ética profesional a ser tenido en cuenta durante el desarrollo de la labor y durante todo el transcurso de la vinculación profesional. Una de las funciones más comunes de la auditoría externa es brindar una opinión sobre las manifestaciones de la administración incluidas en la información contable emitida por el ente. Esta función es conocida como auditoría de estados contables o información financiera. Sin embargo, el auditor externo está capacitado para brindar cualquier servicio que implique el examen de información, operaciones, etc., que necesiten de un juicio profesional dentro del marco de competencia del contador público. 2.2.4.3.3 Auditores Gubernamentales.- Los auditores gubernamentales son especialistas en las normas tributarias, ellos inspeccionan las empresas y los individuos del sector público para determinar si están siguiendo las normas correctamente. La auditoría gubernamental externa es realizada por auditores de la Contraloría General del Estado y por firma privadas de auditoría contratada por 9 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009 47 requerimiento de convenios o contratos internacionales, o por no disponer de personal especializado en determinadas áreas (Contraloria). 10 En conclusión la auditoria gubernamental brinda confidencialidad a la información elaborada por la administración de la entidad y determina el grado de cumplimento de los objetivos y metas institucionales, a fin de promover la toma de decisiones adecuadas, esto implica el cumplimiento de objetivos generales como: Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, evaluando la correcta utilización de los recursos públicos. Determinar si el trabajo de los funcionarios públicos se realizo con criterio de efectividad, eficiencia y economía, y si los resultados obtenidos tienen relación con los recursos asignados, de acuerdo con los planes y programas aprobados por la entidad auditada. Establecer si la información de los estados financieros elaborada por la entidad es correcta, confiable y oportuna. Reforzar el sistema de control interno de la entidad auditada. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública. Los auditores de la Contraloría General del Estado y de las firmas privadas contratadas, llevaran a cabo los controles manteniendo independencia de criterio en las evaluaciones que ejecuten. Las actuaciones de otras instituciones del Estado, como es el caso del Ministerio de Economía y Finanzas, en lo que respecta a la evaluación de ejecución presupuestaria, no serán tomadas como sustitución de la auditoria. Los resultados de estos constituirán elementos de juicio para la ejecución de la auditoria. 2.2.4.4 NORMAS DE AUDITORÍA 10 (Contraloria). 48 El auditor en el desarrollo de su actividad adquiere responsabilidad no solo con la dirección de la empresa, sino también con terceras personas que puedan hacer uso del informe emitido, debido a la responsabilidad que tiene el auditor ante terceros, las empresas especializadas en estados financieros optan por definir normas de auditoría que regulen la actuación profesional del auditor. Dichas normas son diferentes a los procesos de auditoría, que son técnicas de revisión aplicables a transacciones relativas a los estados financieros sujetos a examen. A través de los cuales el auditor obtiene evidencia suficiente para fundamentar su opinión. Las normas de auditoría son requisitos que debe cumplir el auditor en el desempeño de su actuación profesional para expresar su opinión técnica responsable. Existen tres tipos de normas: Normas técnicas de carácter general. Normas técnicas de ejecución del trabajo. Normas técnicas de preparación de informes. Normas técnicas de carácter general.- Establece las condiciones que deben tener los auditores de cuentas, regulando las siguientes condiciones: • Determinar los criterios que deben seguir los auditores en el desarrollo de su actividad, garantizando su independencia, integridad y objetividad. • Secreto profesional. • Salarios. • Experiencia y capacitación. • Sistema de control que debe tener todo auditor para garantizar el cumplimiento de las normas de auditoría. 49 Normas técnicas de ejecución del trabajo.- Regula las técnicas de investigación aplicables a transacciones financieras, mediante las cuales el auditor fundamenta su opinión responsable e independiente, haciendo referencia a: • Conocer los sistemas de control interno de la empresa auditada cuyo análisis sirve de base para determinar la amplitud de las pruebas de auditoría a desarrollar. • Programar y planificar los trabajos. • Ejecutar métodos y pruebas adecuadas para obtener evidencia. • Custodia a la evidencia relativa de la documentación justificativa del trabajo realizado. • Revisión del auditor de su propio trabajo. Normas técnicas de preparación de informes.- Regula la elaboración y presentación del informe de auditoría estableciendo el contenido de sus diferentes tipos, así como los criterios que fundamentan el modelo a utilizar en cada caso. 2.2.4.5 RESPONSABILIDAD LEGAL DE LOS AUDITORES (Alberto, Auditoria, 2009). 11 La responsabilidad y obligación moral que asume un Contador Público al momento de ser auditor, miembro de una profesión, al suscribir o firmar un estado financiero en cuya información pueden confiar terceras personas. Esta obligación moral tiene que ver principalmente con la ética la cual debe distinguirse de la obligación o responsabilidad legal, ya que mientras aquellas se sustenta en una conducta basada en ciertas normas de honestidad personales, profesionales y para con la comunidad, la obligación legal se refiere a las disposiciones legislativas cuyo incumplimiento por parte del Contador implicado puede justificar o provocar un juicio ante los tribunales competentes. 11 (Alberto, Auditoria, 2009). 50 No obstante ello, esta responsabilidad profesional, no lo exime de aspectos legales vinculados con el ejercicio de su profesión. Por responsabilidad se entiende que es el deber de responder, es decir el deber de reparar o resarcir daño ocasionados a otros, por una conducta lesiva antijurídica o contraria al derecho. La obligación de reparar nace cuando alguien resulta perjudicado como consecuencia de la violación de un deber jurídico preexistente. Es decir que es una obligación secundaria o de segundo orden que aparece luego del incumplimiento de una obligación primaria. La responsabilidad legal, se puede dividir en dos grandes rubros: la responsabilidad civil y la penal. Estas responsabilidades son las establecidas por el derecho positivo vigente y están referidas a aquellas obligaciones o responsabilidades que el profesional en Ciencias Económicas tiene, de acuerdo con las leyes dictadas a nivel nacional o provincial, que afectan la preparación e información de los estados contables. La responsabilidad legal suele asignarse a momentos del ejercicio profesional donde se haya cometido negligencia, dolo o fraude y usualmente se asocia con la figura de “balance falso”. La responsabilidad profesional suele estar reglada por normas de éticas o conductas profesional, dictadas por los organismos profesionales. Como se mencionó no es intención de esta obra examinar el contenido de esas normas sino esbozar algunas reflexiones sobre los conceptos usualmente reglados por ellas, que son de aplicación universal. 2.2.4.6 EL AUDITOR Y LOS ESTADOS FINANCIEROS EXAMINADOS (Alberto, Auditoria, 2009). 12 Existe cierta desinformación con respecto a las funciones del auditor de estados financieros, y por ende con respecto a su responsabilidad sobre los 12 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009 51 mismos ante la opinión pública. La empresa es responsable de la confección, preparación y emisión de los estados financieros, mientras el auditor es responsable del juicio técnico que emite sobre dichos estados financieros. El propietario de los estados financieros es la empresa. La responsabilidad de la gerencia incluye además de mantener un adecuado sistema de información, control y contabilidad, la selección y aplicación de las normas contables. El auditor cumple su función de otorgar confianza a través de su opinión técnica sobre los estados financieros. Esta confianza o credibilidad el auditor la limita con respecto a las normas de auditoria generalmente aceptadas que ha aplicado para llegar a una conclusión sobre el examen realizado. La profesión de cierta manera se mantiene por la confianza que los usuarios de la información financiera depositan en la objetividad e integridad de la figura profesional. 2.2.4.7 ACTOS ILEGALES DEL CLIENTE FRAUDE Y ERROR (Alberto, Auditoria, 2009). 13 En este contexto, fraude se refiere a interpretaciones incorrectas e intencionales en la preparación de información financiera. El fraude involucra la manipulación, falsificación o alteración de los documentos o registros; apropiación indebida de activos; supresión u omisión de transacciones; registros de transacciones incorrectas o inexistentes o inadecuadas aplicación de políticas contables. El error se refiere a aspectos no intencionales que terminan en una incorrecta presentación de la realidad. La responsabilidad por la prevención y detección de fraudes o errores es de la gerencia, a través de la implementación de control. 13 (Alberto, Auditoria, 2009) 52 El auditor debe asegurarse a través de sus procedimientos que un fraude o error con efecto significativo sobre los estados financieros no ha ocurrido o, si ocurrió, su efecto está adecuadamente reflejado en los estados contables. Por consecuencia, el auditor debe planificar su trabajo bajo estos objetivos. Debido a la limitación de un trabajo de auditoría, existe la posibilidad de que no se detecten fraudes o errores que sí existieron. La detección posterior no equivale a decir que el auditor realizó incorrectamente su labor si puede probarse que se trabajó con el adecuado cuidado profesional. En caso de existencia y detección de fraudes o errores, el auditor responsable de comunicar su ocurrencia a la gerencia, en forma oportuna, aunque crea que su efecto es no significativo para los estados auditados, o si es posterior al período revisado, o fue solicitado. 2.2.4.8 EVIDENCIA DE AUDITORÍA (Alberto, Auditoria, 2009). 14 La evidencia de auditoría es el elemento de juicio que obtiene el auditor como resultado de las pruebas que realiza. La evidencia de auditoría puede ser obtenida de los sistemas del ente; de la documentación respaldaría de transacciones y saldos; de la gerencia y empleados; deudores, proveedores y otros terceros relacionados con el ente. Según sea la fuente de obtener de evidencia. Ésta puede ser de control o sustantiva. La evidencia de control es aquella que proporciona al auditor satisfacción de que los controles en los cuales planea confiar, existen y operan efectivamente durante el período. Esta evidencia permite modificar o reducir el alcance de la evidencia sustantiva que, de otra manera, debería obtenerse. 14 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009 53 La evidencia sustantiva es la que brinda al auditor satisfacción referida a los estados financieros y se obtiene al examinar las transacciones y la información producida por los sistemas de ente. La confiabilidad de la evidencia de auditoría a medida que aumenta su objetividad. En otras palabras, cuando se basa más en hechos que en criterios. Por ejemplo, una confirmación de un saldo bancario es más objetiva que la opinión de un abogado sobre el posible resultado de litigios pendientes. Según sea el caso, ambos tipos de evidencia – de control y sustantiva – pueden combinarse, modificando la naturaleza o alcance de los procedimientos seleccionados. 2.2.4.9 FUENTES DE EVIDENCIA DE AUDITORÍA (Alberto, Auditoria, 2009). 15 Para que la evidencia de auditoría sea aceptable, debe ser creíble y confiable. La calidad de la evidencia varía considerablemente según sea la fuente que la origina. El siguiente cuadro trata de comparar distintas fuentes de evidencia y su grado de confiabilidad. FUENTES 15 MAYOR CONFIABILIDAD MENOR CONFIABILIDAD Obtenida a partir de personas o hechos independientes de la organización. Obtenida dentro de la empresa. Producida por un sistema de control Producida por un sistema de efectivo. control débil. Por conocimiento indirecto: Por conocimiento directo: confianza en el trabajo de terceras observación, inspección o personas (por ejemplo, auditores reconstrucción. internos). Documentada. Oral. De la gerencia superior. Del personal de menos nivel. SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009 54 Además, el enfoque de auditoría debe permitir reunir la evidencia de auditoría más confiable (eficacia) y con el menor costo posible (eficiencia). 2.2.4.9.1 EVIDENCIA Y SELECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA (Alberto, Auditoria, 2009). 16 La selección de los procedimientos de auditoría se debe efectuar considerando a las afirmaciones para las que debe obtenerse validez y a los riesgos que las afectan. 2.2.4.10. AFIRMACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS Los procedimientos de auditoria tiene como finalidad recopilar la evidencia necesaria que permita sobre la razonabilidad de la validez de las afirmaciones definidas para cada componente de los estados financieros. Todos los procedimientos de auditoria que no estén relacionados con ninguna afirmación es un procedimiento no necesario para este trabajo. En la selección de procedimientos se debe salvaguardar que todas las afirmaciones se verifiquen mediante la aplicación de uno o más procedimientos. La relación directa entre procedimiento y afirmación ayuda a determinar si los procedimientos son suficientes. 2.2.4.1.1 RIESGO DE AUDITORÍA La naturaleza y nivel del riesgo de auditoría influye sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria planificados. En la planificación se seleccionan fuentes de satisfacción de auditoría en relación con la naturaleza o nivel de los riegos. Esta decisión también debe tomar en cuenta las consideraciones prácticas de la relación costo/beneficio y la disponibilidad y facilidad para obtener la evidencia de auditoría. 16 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009 55 En la planificación detallada se determinan los factoras de riegos presentes en cada componente. Los procedimientos de auditoría deben estar relacionados con esos factores puesto que deben orientarse a detectar los errores o fraudes que ellos representan. 2.2.4.12 FASES DE AUDITORÍA (Curiel, 2009). 17 Fase de Planeamiento. Planeamiento general de la auditoría. Comprensión de las operaciones de la entidad Aplicación de procedimientos de revisión analítica. Diseño de pruebas de materialidad. Identificación de cuentas y aseveraciones significativas de la administración. Ciclos de operaciones más importantes. Normas aplicables en la auditoría de los estados financieros. Restricciones presupuestarias. Comprensión del sistema de control interno. Ambiente de control interno. Comprensión del sistema de contabilidad. Identificación de los procedimientos de control. Evaluación del riesgo inherente y riesgo de control. Efectividad de los controles sobre el ambiente SIC (Sistema de información computarizada). Evaluación del riesgo inherente y riesgo de control. Otros procedimientos de auditoría. Memorándum de planeamiento de auditoría. 17 (Curiel, 2009) 56 Fase de Ejecución. Visión general. Evidencia y procedimientos de auditoría. Pruebas de controles. Muestreo de auditoría en pruebas de controles. Pruebas sustantivas. Pruebas sustantivas de detalles. Procedimientos analíticos sustantivos. Actos ilegales detectados en la entidad auditada. Papeles de trabajo. Aplicación de TAACS-Técnicas de auditoría asistida por computador. Desarrollo y comunicación de hallazgos de auditoría. Fase del Informe de Auditoría. Aspectos generales. Procedimientos analíticos al final de la auditoría. Evaluación de errores. Culminación de los procedimientos de auditoría. Revisión de papeles de trabajo. Elaboración del informe de auditoría. Informe sobre la estructura de control interno de la entidad. Observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre el control interno financiero de la entidad. Auditoría de asuntos financieros. 2.2.5. ORIGEN DEL CONTROL INTERNO (Alberto, Auditoria, 2009). 18 El origen del control interno con el surgimiento de la partida doble fue una de las medidas de control, pero no fue hasta finales del siglo XIX que los 18 (Alberto, Auditoria, 2009) 57 empresarios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses. Se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos comerciales y administrativos, viéndose forzados en delegar funciones dentro de la organización, conjuntamente con la creación de procedimientos que previeron fraudes o error. Debido a esto la empresa comenzó a sentir la necesidad de llevar acabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa, reconociendo la necesidad de crear e implementar un sistema de control como consecuencia del importante crecimiento de la organización. El control interno es la mayor preocupación de las empresas, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidencias al consultar los libros de auditoria, los artículos públicos profesionales, revistas universitarias y autores individuales. 2.2.5.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO (O., 2001). 19 El sistema de control interno es un conjunto de áreas funcionales de una empresa, con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de la entidad, para evaluar y monitorear las operaciones. El sistema del control interno de la organización son los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos. 2.2.5.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO (O., 2001). 20 19 20 (O., 2001) (O., 2001) 58 El control interno contribuye a la seguridad del sistema contable que utilice la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos contables y financieros que ayuden a que la empresa realice su objetivo. Es necesario contar con un adecuado sistema de control interno, este deberá ser sofisticado y completo según lo requiera la organización. El sistema control interno detecta las irregularidades y errores y propone la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. 2.2.5.3 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO Suficiencia y confiabilidad de la información financiera. Efectividad y eficiencia de las operaciones. Cumplimento de las leyes u regulaciones aplicables. Conservar y proteger los recursos de la empresa contra cualquier perdida, despilfarro o uso indebido. Elaborar información financiera válida y confiable. 2.2.5.4 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO (O., 2001). 21 Los componentes del control interno se los puede considerar como un conjunto de normas que se utilizan para medir el control interno y determinar su efectividad. Ambiente de control Evaluación de riesgo Actividades de control Información y comunicación Supervisión y monitoreo. 21 (O., 2001) 59 2.2.6. DETECCIÓN DE ERRORES Y FRAUDES (Alberto, Auditoria, 2009). 22 A esta altura cabe realizar algunas consideraciones adicionales que enfaticen el hecho de que la función del auditor no es de corte “policíaco” o “detectivesco”, en cuanto a que no está dirigida a detectar todo tipo de errores y fraudes. Por el contrario la opinión del auditor aumenta la credibilidad al proporcionar un alto, pero no absoluto, nivel de seguridad razonable de que la información contenida en los estados contables se encuentra exenta de errores significativos. Errores son aquellas imprecisiones no intencionales u omisiones de importes o exposiciones en los estados contables. Los errores pueden involucrar, por ejemplo: Errores en el procesamiento o compilación de información básica a partir de la cual se preparan los informes financieros; Incorrectas estimaciones contables derivadas de una mala interpretación de los hechos: Errores en la aplicación de normas contables. En cambio, el término fraude, o irregularidades, se refiere a acciones intencionales (excluyendo las poco habituales, debidas a negligencias) que conducen a exposiciones o mediciones contables incorrectas u omisiones de importes en los estados financieros, llevando a interpretaciones incorrectas. El fraude involucra actos tales como manipulación, falsificación, alteración de registros contables o documentación de soporte a partir de la cual se preparan los estados contables. 2.3. MARCO LEGAL 22 Auditoria / Carlos Alberto slosse 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: LaLey, 2009 60 2.3.1. LEY DE TURISMO (turismo) 23 LEY DE TURISMO - CAPITULO II DE LAS ACTIVIDADES TURISTICAS Y DE QUIENES LAS EJERCEN Art. 5.- Se considera actividades turísticas las desarrolladas por personas naturales o jurídicas que se dediquen a la prestación remunerada de modo habitual a una o más de las siguientes actividades: a. Alojamiento; b. Servicios de alimentación y bebidas; c. Transportación, cuando se dedica principalmente al turismo; inclusive el transporte aéreo, marítimo, fluvial, terrestre y el alquiler de vehículos para este propósito; d. Operación, cuando las agencias de viajes provean sus propio transporte, esa actividad se considerará parte del agenciamiento; e. La de intermediación, agencia de servicios turístico y organización de eventos congresos y convenciones; y, f. Casinos, salas de juego (bingo- mecánicos) hipódromos y parque de atracciones estables. Este artículo habla de todos los servicios que puede ofrecer un Hotel a sus huéspedes. Art. 6.- Los actos y contratos que se celebren para la actividades señaladas en esta Ley estarán sujetas a las disposiciones de este cuerpo legal y en los reglamentos y normas técnicas y de calidad respectiva. Este artículo habla de los contratos que las personas realicen con el Hotel para el alquiler de alguna área en específica de este. 23 http://www.quitoturismo.gob.ec/descargas/lotaipdiciembre2012/LOTAIP/BASE%20LE GAL/LEY%20DE%20TURISMO.PDF 61 Art. 7.- Las personas jurídicas que no persigan fines de lucro no podrán realizar actividades turísticas para beneficios de terceros. Art. 8.- Para el ejercicio de actividades turísticas se requiere obtener el registro de turismo y la licencia anual de funcionamiento, que acredite idoneidad del servicio que ofrece y se sujeten a las normas técnicas y de calidad vigentes. Este articulo habla de que para el correcto funcionamiento de un Hotel hay que sacar todos los permisos correspondientes. Art. 9.- El registro de turismo consiste en la inscripción del prestador de servicios turísticos, sea persona natural o jurídica, previo al inicio de actividades y por una sola vez en el Ministerio de Turismo, cumpliendo con los requisitos que establece el Reglamentos de esta Ley. En el registro se establecerá la clasificación y categoría que le corresponda. LEY DE TURISMO – CAPITULO VII DE LOS INCENTIVOS Y BENEFICIOS EN GENERAL Art. 26.- Las personas naturales o jurídicas que presenten proyectos turísticos y que sean aprobados por el Ministerio de Turismo, gozarán de los siguientes incentivos: 1. Exoneración total de los derechos de impuestos que gravan los actos societarios de aumento de capital, transformación, escisión, fusión incluidos los derechos de registro de las empresas de turismo registradas y calificadas en el Ministerio de Turismo. La compañía beneficiaria de la exoneración, en el caso de la constitución, de una empresa de objeto turístico, deberá presentar al municipio respectivo, la Licencia Única de Funcionamiento del respectivo año, en el plazo de 90 días contados a partir de la fecha de su inscripción en el Registro Mercantil del Cantón respectivo, caso contrario la municipalidad 62 correspondiente emitirá los respectivos títulos de créditos de los tributos exonerados sin necesidad de un trámite administrativo previo. En el caso de los demás actos societarios posteriores a la constitución de la empresa, la presentación de la Licencia Única de Funcionamiento de la empresa turística será63 requisito previo para aplicar, la contemplada en el presente artículo; 2. Exoneración total de los tributos que graven la transferencia de dominio de inmuebles que se aporten para la constitución de empresas cuya finalidad principal sea el turismo, así como los aportes al incremento del capital de compañías de turismo registradas y calificadas en el Ministerio de Turismo. Esta exoneración comprende los impuestos de registros y alcabala así como sus adicionales tanto para el tridente como para la empresa que recibe el aporte. Estos bienes no podrán ser enajenados dentro del plazo de 5 años, desde la fecha del respectivo contrato, caso contrario se gravara con los respectivos intereses, con excepción de que la enajenación se produzca a otro prestador de servicios turísticos, calificado, así mismo, por el Ministerio de Turismo. 3. Acceso al crédito en las instituciones financieras que deberán establecer líneas de financiamiento para proyectos turísticos calificados por el Ministerio del ramo. Las instituciones financieras serán responsable por el adecuado uso y destino de tales empréstitos y cauciones. Este articulo habla de los incentivos que tienen los empresarios al registrar su Hotel en el Ministerio de Turismo. Art 29.- Las comisiones a las que se refiere el art. 13 numeral 4 de la Ley de Régimen Tributario Interno pagadas para la promoción del turismo 63 receptivo, no podrán exceder del ocho por ciento sobre el monto de las ventas. Sin embargo, en este caso, habrá lugar al pago del impuesto a la renta y a la retención en la fuente que corresponda, si el pago se realiza a favor de un persona o sociedad relacionada con la empresa turística, o si el beneficiario de esta comisión se encuentra domiciliado en un país en el cual no exista impuestos sobre los beneficios, utilidad o renta. El Servicio de Rentas Internas establecerá el procedimiento para la entrega de la información sobre estos pagos. Este artículo nos habla sobre los valores que se retendrá por el pago de impuesto. Art. 30.- Los turistas extranjeros que durante su estadía en el Ecuador hubieren contratado servicios de alojamiento turístico y/o adquirido bienes y los lleven consigo al momento de salir del país, tendrán derecho a la restitución del IVA pagado por esas adquisiciones, siempre que cada factura tenga un valor no menor de cincuenta dólares de los Estados Unidos de América US $50,00. El reglamento a esta Ley definirá los requisitos y procedimientos para aplicar este beneficio. También contemplara los parámetros para la deducción de los valores correspondientes a los gastos administrativos que demanda el proceso de devolución de IVA al turista extranjero. Art. 32.- Los establecimientos de turismo que se acojan a los incentivos tributarios previstos en esta Ley registrarán ante el Ministerio de Turismo los precios de los servicios al usuario y consumidor antes y después de recibidos los beneficios. La información que demuestra el cumplimiento de esta norma deberá ser remitida anualmente por el Ministerio de Turismo al Servicios de Rentas Internas para el análisis y registro correspondiente. Este artículo nos dice que los hoteles que se acojan a los incentivos tributarios deberán respetar los precios establecidos en la Ley. Art. 34.- Para ser sujeto de los incentivos a que se refiere esta Ley el interesado deberá demostrar: 64 a. Haber realizado las inversiones y reinversiones mínimas que el reglamento establezca, según la ubicación, tipo o subtipo del proyecto, tanto para nuevos proyectos como para ampliación o mejoramiento de los actuales dedicados al turismo receptivo e interno; b. Ubicación en las zonas o regiones deprimidas con potencial turístico en las áreas fronterizas o en zonas rurales con escaso o bajo desarrollo socio – económico; y, c. Que constituye actividad turística que merezcan una promoción acelerada. Este artículo indica los requisitos que deben cumplir los interesados en obtener los incentivos. Art. 35.- El Ministerio de Turismo dentro del periodo de goce de los beneficios, efectuará fiscalizaciones a objeto de verificar las inversiones o reinversiones efectuadas, así como el cumplimiento de cada una de las obligaciones que determina esta ley y sus reglamentos. Cuando el Ministerio de Turismo detecte datos falsos o incumplimiento a lo establecido en las respectivas resoluciones de calificación y concesión de beneficios comunicará inmediatamente al Servicio de Rentas Internas, para que conjuntamente inicien las acciones civiles y/o penales correspondientes, sin perjuicio de las que el propio Ministerio de Turismo las imponga de acuerdo con la Ley y el Reglamento. De comprobarse ilícito tributario o defraudación conforme a las disposiciones del Código Tributario, Ley de Régimen Tributario Interno, sus reglamentos y demás normas conexas, se procederá a la cancelación del registro y de la Licencia Única Anual de funcionamiento y a la clausura definitiva del establecimiento, sin perjuicio de las demás sanciones establecidas en las leves correspondientes. Este artículo indica que el Ministerio de Turismo va a estar pendiente de los Hoteles que se acojan a estos beneficios. LEY DE TURISMO – CAPITULO X 65 PROTECCION AL CONSUMIDOR DE SERVICIOS TURÍSTICOS Art. 42.- Corresponde al Ministerio de Turismo la defensa de los derechos al usuario de servicios turísticos en los términos que señala la Constitución Política, la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor y esta Ley. Este artículo dice que los clientes se pueden acoger a la Constitución y a la Ley del defensa del Consumidor para hacer valer sus derechos. Art. 43.- De conformidad con el artículo 23 numeral 3 de la Constitución Política, se prohíbe todo discrimen a los extranjeros o a cualquier otro grupo humano en las actividades turísticas, especialmente en lo que concierne a tarifa y tasas por cualquier servicio turístico. Art. 44.- El empresario que venda o preste servicios turísticos de los detallados en esta Ley es civilmente responsable por los eventuales daños que causen a quien los utilice. Su responsabilidad llega hasta la culpa leve. Así mismo, es responsable por los actos de negligencia de sus empleados; en el ejercicio de sus funciones vinculadas con la empresa que preste el servicio. Este artículo dice que el dueño del hotel es el responsable de los daños que le pueda causar un huésped. 2.3.2. LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO (internas) 24 Normas Generales Artículo 1.- Objeto del impuesto.- Establece el impuesto a la renta global que obtengan las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de acuerdo con las disposiciones de la presente Ley. 24 www.sri.gob.ec 66 Artículo 2.- Concepto de renta.- Para efectos de este impuesto se considera renta: 1.- Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito o a título oneroso provenientes del trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero, especies o servicios; y 2.- Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales domiciliadas en el país o por sociedades nacionales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 98 de esta Ley. Artículo 3.- Sujeto activo.- el sujeto activo de este impuesto es el Estado. Lo administrará a través del Servicios de Rentas Internas. Artículo 4.- Sujeto pasivo.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país, que obtengan ingresos gravados de conformidad con las disposiciones de esta Ley. Los sujetos pasivos obligados a llevar contabilidad, pagarán el impuesto a la renta en base de los resultados que arroje la misma. Contabilidad y Estados Financieros Artículo 19.- Obligación de llevar Contabilidad.- Están obligados a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento, incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales o similares. 67 Artículo 21.- Estados financieros.- Los estados financieros servirán de base para la presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso, las entidades financieras así como las entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios. 2.3.3. NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS Estudio y evaluación del control interno Estudia y evalúa apropiadamente la estructura del control interno de las empresas cuyos estados financieros se encuentras sujeto a auditoría como base para establecer el grado de confianza que merece, y consecuentemente, para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoria. El estudio del control interno constituye la base para confiar o no en los registros contables y así poder determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos o pruebas de auditoria. En la actualidad, se ha puesto mucho énfasis en los controles internos y su estudio y evaluación preliminar, pruebas de cumplimientos, revaluación de los controles, arribándose finalmente- de acuerdo a los resultados de su evaluación – a limitar o ampliar las pruebas sustantivas. En tal sentido el control interno funciona como un termómetro para guardar el tamaño de las pruebas sus tentativas. Evidencia Suficiente y Componente Debe obtener evidencia competente y suficiente, mediante la inspección, observación, indagación y confirmación para proveer una base razonable 68 que permita la expresión de una opinión sobre los estados financieros sujetos a la auditoría. La evidencia es un conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes para sustentar una conclusión. La evidencia será suficiente, cuando los resultados de una o varias pruebas aseguran la certeza moral de que los hechos a probar, o los criterios cuya corrección se está juzgando han quedado razonablemente comprobados. Los auditores también obtenemos la evidencia suficiente a través de la certeza absoluta, pero mayormente con la certeza moral. Norma de Preparación del Informe Estas normas regulan la última fase del proceso de auditoría, es decir la elaboración del informe, para lo cual, el auditor habrá acumulado en grado suficiente las evidencias, debidamente respaldada en sus papeles de trabajo. Por tal motivo, este grupo de normas exige que el informe exponga de qué forma se presentan los estados financieros y el grado de responsabilidad que asume el auditor. 2.3.4 APLICACIÓN DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA). El dictamen debe expresar si los estados financieros están presentados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados. Los principios de contabilidad generalmente aceptados son reglas generales, adoptadas como guías y como fundamento en lo relacionado a la contabilidad, aprobadas como buenas y prevalecientes, o también podríamos conceptuarlos como leyes o verdades fundamentales aprobadas por la profesión contable. Sin embargo, merece aclarar que los PCGA, no son principios de naturaleza sino reglas comportamiento profesional, por lo que son inmutables y 69 necesitan adecuarse para satisfacer las circunstancias cambiantes de la entidad donde se lleva la contabilidad. Los PCGA, garantizan la razonabilidad de la información expresada a través de los estados financieros y su observancia es de responsabilidad de la empresa examinada. En todo caso, corresponde al auditor revelar en su informe si la empresa se ha enmarcado dentro de los principios contables. 2.3.5 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA De acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría el objetivo y principios generales que rigen una auditoria de estados financieros, el auditor deberá planear y desarrollar la auditoria con una actitud de escepticismo profesional reconociendo que la auditoria puede revelar condiciones o eventos que llevarían a preguntarse si una entidad está cumpliendo con las leyes y reglamentos. Para planear la auditoria, el auditor deberá obtener una compresión general de marco de referencia legal y regulador aplicable a la entidad y la industria y como la entidad está cumpliendo con dicho marco de referencia. Después de obtener la compresión general, el auditor deberá desempeñar procedimientos para ayudar a identificar casos de incumplimiento con aquellas leyes y regulaciones en donde debe considerarse el incumplimiento al preparar los estados financieros, específicos. El auditor deberá obtener evidencia suficiente y apropiada en la auditoria sobre el cumplimento con aquellas leyes y regulaciones que el auditor generalmente reconoce que tiene un efecto sobre la determinación de montos importantes y revelaciones en los estados financieros. Así mismo debe regir lo dispuesto en la Ley de Compañías, las Normas Internacionales de Información Financiera, y demás leyes que rigen las actividades de la compañía como ente constituido jurídicamente. 70 2.3.6 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORÍA La Federación Nacional de Contadores del Ecuador, decidió adoptar los contenidos básicos de las Normas Internacionales de Auditora, emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoria del Consejo de la Federación Internacional de Contadores (IFAC) y las adoptó a las necesidades del país. Con lo cual se mejoraría el grado de uniformidad de las prácticas de auditoria y servicios relacionados, de esta manera se dio un gran paso en la modernización de esta profesión al unificar el criterio profesional en torno a este tema (Publicaciones, 2006). 25 Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEA contienen los principios básicos y los procesos específicos junto con los lineamientos que guardan relación en forma de material explicativo o de otro tipo. Los auditores deben considerar las NEA como principios básicos que deben seguir en la realización de su trabajo. Los procesos precisos requeridos para aplicar estas normas se dejan al juicio profesional del auditor en particular y dependen de las circunstancias de cada caso. 2.3.7. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD (Publicaciones, 2006). 26 La Federación Nacional de Contadores del Ecuador como Organismo Patrocinador y miembro de la Federación Internacional de Contabilidad, IFAC, es responsable de regular el marco profesional para el ejercicio de la contabilidad en el país, mediante Resolución FNCE 09.01.96 del 28 de septiembre de 1996, acogió las Normas Internacionales de Contabilidad, NIC las cuales son las bases para la realización d las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC las cuales tienen los lineamientos para preparar y presentar los estados financieros de 25 (Publicaciones, 2006) Corporación de Estudios y Publicaciones, Normas Ecuatorianas de Contabilidad - NEC Legislación codificada, Ecuador 2006. 26 71 compañías sujetas al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros, Superintendencia de Compañías y Servicio de Rentas Internas. Es fundamental para el desenvolvimiento empresarial del país utilizar procesos contables universales para preparar los estados financieros de las compañías, dicha meta se alcanzó por medio de la emisión de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC Los estados financieros se realizan para ser utilizados por terceras personas, existen diferencias que probablemente han sido causadas por varias circunstancias de índole social, económica y legal, y por las consideraciones locales respecto de las necesidades de los diferentes usuarios de estos informes, al establecer regulaciones nacionales. Estas circunstancias de diversa naturaleza han provocado la utilización de una variedad de definiciones de los elementos de los estados financieros; esto es los activos, pasivos, capital, resultados, ingresos y gastos. Así mismo en la utilización de diversos criterios para el reconocimiento de partidas en estos, y a la preferencia por determinadas bases de valuación. El instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores Públicos del Ecuador tiene como objetivo eliminar diferencias median tales la búsqueda de la armonización de normas, principios contables y procedimientos relativos a la preparación y presentación de estados financieros. Una mejor utilización de normas se puede lograrse mediante la preparación de estados financieros, con el propósito de proporcionar información, que sea útil en la toma de decisiones. El Instituto de Investigaciones Contable de la Federación Nacional de Contadores Públicos del Ecuador considera que los estados financieros preparados con este propósito satisfacen las necesidades de los usuarios como son: 72 La decisión de cuando compra o vender una inversión de capital; Evaluar la responsabilidad de la gerencia; Estimar la habilidad de la compañía para pagar a sus empleados y otorgar otros beneficios; Valorar la solvencia de la empresa para cumplir con el pago de los préstamos otorgados; Establecer políticas fiscales; Fijar utilidades distribuibles y dividendos; Regular las actividades de la empresa. Los estados financieros incluyen inversionistas, empleados, prestamistas, proveedores y otros acreedores comerciales, clientes, así como agencias gubernamentales. Los usuarios utilizan los estados financieros a fin de satisfacer algunas de sus diferentes necesidades informativas. 2.3.8 LEY ORGANICA DE DEFENSA DEL CONSUMIDOR La ley Orgánica de Defensa del Consumidor fue creada debido a que los ciudadanos ecuatorianos son víctimas permanentes de todo tipo de abusos por parte de empresas públicas y privadas de las que son usuarios y consumidores. De conformidad con lo dispuesto por el numeral 7 del artículo 23 de la Constitución Política de la Republica, es deber del estado garantizar el derecho a disponer de bienes y servicios públicos y privados, de óptima calidad; a elegirlos con libertad, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su contenido y características. El artículo 92 de la Constitución de la Republica dispone que la ley establezca los mecanismos de control de calidad, los procedimientos de defensa del consumidor, la reparación e indemnización por deficiencias, daños y mala calidad de bienes y servicios y por la interrupción de los servicios públicos no 73 ocasionados por catástrofes, caso fortuito o fuerza mayor, y las sanciones por la violación de estos derechos. El artículo 244 en su numeral 8 menciona que le corresponde al Estado velar por los derechos de los consumidores, sancionar información falsa, publicidad engañosa, adulteración de mercancía, alteración de peso y medidas y el incumplimiento de las normas de calidad establecidas por el ente regulador. La Constitución Política faculta al Defensor del Pueblo para velar y proteger el cumplimiento de los derechos de los consumidores así como la calidad de los servicios Esta ley nos habla de los derechos y obligaciones que tiene tanto el consumidor como al proveedor al adquirir un bien o servicio y en caso de que no reciba la atención esperada le indica a qué lugar puede acercarse para poder poner su reclamo y exigir el trato justo que se merece. Aplicando este principio al hotel se puede entender que si brindamos un mal servicio a nuestros clientes podemos ser sancionados al no respetar esta ley. 2.3.9. NORMAS SOBRE MONTOS MÍNIMOS DE ACTIVOS EN CASOS DE AUDITORÍA EXTERNA OBLIGATORIA. La ley de compañías en el art. 318 dice que las compañías nacionales y las sucursales de compañías u otras empresas extrajeras organizadas como personería jurídica, y las asociaciones que estas formen cuyos activos excedan de $50.000.00 dólares de los Estados Unidos de América deberán contar con informe anuales de auditores externos sobre sus estados financieros. Las personas naturales o jurídicas que ejercen la auditoría para fines de esta ley deben ser calificadas por la Superintendencia de Compañías y constar en el registro correspondiente de conformidad con la resolución. Se considera activos el monto al que asciende el activo total constante en el estado de 74 situación, presentado por la sociedad respectiva a la Superintendencia de Compañías, en el ejercicio anterior. Según el artículo 319 de la función de la auditoría externa debe ser la de emitir un dictamen sobre los estados financieros de las compañías a las que se refiere la ley, sin perjuicio de la fiscalización y del control que mantiene la Superintendencia de Compañías. La selección de los auditores según el artículo 320 se realizara del Registro de Firmas Auditoras calificadas por la Superintendencia. Esta selección la efectuara la Junta General de Accionistas o Socios de la compañía, según el caso, o el Apoderado General de Sucursales de Compañías u otras empresas extranjeras organizadas como persona jurídicas. 2.3.10 NORMAS DE REGISTROS DE ENTIDADES JURÍDICAS Y DE PERSONAS JURÍDICAS QUE EJERCEN AUDITORÍA EXTERNA. La contratación de los auditores externos se efectuara hasta noventa días de la fecha de cierre del ejercicio económico. Debiendo la compañía informar a la superintendencia de compañías, en el plazo de treinta días contados desde la fecha de contratación, el nombre, la razón social o denominación de la persona natural o jurídica contratada, esto según el artículo 321. De acuerdo al artículo 322 los auditores externos tendrán acceso en todo momento a la contabilidad y libros de la compañía con el objeto de cumplir con sus funciones y estaba facultado para requerir a los administradores la información, documentos, análisis, conciliaciones y explicaciones que consideren necesarias para el cumplimiento de las mismas. Los administradores pondrán a disposición de los auditores externos, por lo menos con cuarenta y cinco días de anticipación a la fecha de presentación del informe, los estados financieros de la empresa y toda la información que 75 requieran los auditores que establece el artículo 322, de la ley. De igual manera se notificara por escrito a los auditores, con un mínimo veinte días de anticipación, la fecha de reunión en la cual se dara a conocer el informe de la auditoría. Mediante resolución la Superintendencia de Compañías establecerá los parámetros que debe contener el informe que presentan los auditores externos. La compañía debe remitir a la Superintendencia de Compañías una copia de dicho informe junto con los siguientes documentos: Copia autorizada del Balance General Anual Estado de Pérdidas y Ganancias Memorias e informes de los administradores, Representante Legal y Socios o Accionistas. Los auditores deben entregar una copia del informe hasta ocho días después de la presentación de la empresa. 2.3.10.1 REQUISITOS PARA LA CALIFICACION Y REGISTRO DE AUDITORES EXTERNOS. El superintendente de Compañías o su delegado, previo el informe del Intendente de Control e Intervención, informe que será realizado sobre la base al análisis y verificación de la documentación presentada, califica como Auditor Externo al solicitante; dispondrá la publicación de la resolución correspondiente en uno de los periódicos de mayor circulación del domicilio de la persona natural o jurídica calificada; y, previa su presentación ordenar la inscripción en el Registro Nacional de Auditores Externos. El registro Nacional de Auditores externos, estará a cargo del Secretario General de la oficina matriz de la Superintendencia de Compañías. La inscripción de los auditores externos calificados se efectuara una vez que se hubiere presentado el ejemplas de la publicación referida en el artículo cuarto de 76 esta resolución. Cumpliendo este requisito el Secretario General otorgará al beneficiario el certificado de calificación como Auditor Externo, asignándole el número de registro correspondiente. 2.3.10.2 RENOVACIÓN DE LA CALIFICACIÓN Las personas naturales o jurídicas calificadas como auditores externos deberán renovar su registro hasta el 30 de junio de cada cinco años, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos: Lista de compañías auditadas en los últimos cinco años, cuyos informes hubieran sido presentados a la Superintendencia de Compañías. Esta lista debe referirse a aquellas empresas obligadas a contratar auditoria externa en los términos del artículo 318 de la ley de compañías. Listado de personal de apoyo, con identificación del número de cédula de identidad o pasaporte. Declaración de que se mantienen las condiciones y requisitos con los cuales se otorgó la calificación. Dirección, casilla, número telefónico, e-mail y fax actualizados. Las personas jurídicas presentaran adicionalmente la nómina de los administradores, de socios o accionistas, y deberán encontrarse al día en el cumplimiento de sus obligaciones para con esta Superintendencia. 2.3.10.3 FUNCIONES DE LOS AUDITORES EXTERNOS. Las personas naturales o jurídicas calificadas como auditores externos, tendrán las siguientes funciones: Realizar el muestreo en base a la NEA y conservar por 5 años los papeles de trabajo en los que se aplicaron los procedimientos y pruebas de auditoria. Emitir el informe de auditoría de manera responsable e independiente. 77 Cumplir con las condiciones del contrato de prestación de servicios. Formular sugerencias, recomendaciones y brinda asesoría para el mejoramiento del sistema contable y del control interno. Informar al Gerente en el caso de dolo, fraudo o estafa e indicarlos en los informes de auditoría. 2.3.10.4 PROHIBICIONES Y SANCIONES Las personas naturales o jurídicas calificadas para ejercer las funciones de auditoria externa, están prohibidas. Formar parte de los organismos de administración y fiscalización de la compañía auditada. Ser socios o accionistas de la compañía auditada. Delegar el ejercicio de su cargo. Representar a los accionistas o socios en juntas generales de la compañía auditada. Prestar servicios de consultoría por sí o por interpuesta persona. Si con anterioridad a la inscripción de auditor externo por parte de una persona natural o jurídica, se comprobare la falsedad en cualquiera de sus documentos, al auditor involucrado, se le cancelará en forma definitiva su calificación, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que se hubiere lugar. Las personas naturales o jurídicas que no hubieren renovado su calificación, serán suspendidas en la calificación. Esta suspensión se la efectuará mediante resolución, pudiendo la persona natural o jurídica sancionada obtener su rehabilitación previa la justificación correspondiente, dentro de los seis meses posteriores a la suspensión. Si transcurrido este tiempo, la persona sancionada no obtuviere su rehabilitación, la Superintendencia procederá a cancelar la calificación. En este caso la persona natural o jurídica, podrá solicitar una nueva calificación luego de transcurrido dos años previo el cumplimiento de los requisitos establecidos. 78 Cuando el auditor externo no justifique, dentro del plazo otorgado, las observaciones o requerimientos que haga la Superintendencia de Compañías, respeto de los informes de auditoría externa o de los papeles de trabajo, será eliminado del registro nacional de auditores externos. En el futuro no tendrá opción de solicitar una nueva calificación. 2.3.11 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA La existencia de las normas de auditoría generalmente aceptadas (Generally Accepted Auditing Standard, GAS) es evidencia de que los auditores están muy interesados en le mantenimiento de una alta y uniforme calidad del trabajo de auditoría por parte de todos los contadores públicos independientes. Si cada contador público verificado posee un entrenamiento técnico adecuado y realiza autorías con habilidad, cuidado y juicio profesional, el prestigio de la profesión aumentará y el público le atribuirá una creciente importancia a la opinión de los auditores que acompaña a los estados financieros. 2.3.11.1 NORMAS GENERALES. La auditoría debe ser realizada por una persona o personas que tengan una capacitación técnica adecuada e idoneidad como auditores. En todos los asuntos relacionados con la labor asignada el auditor o los auditores deben mantener una actitud mental de independencia. Debe ejercerse el debido cuidado profesional en la planeación y desempeño de la auditoría y en la preparación del informe. 2.3.11.2 NORMAS DEL TRABAJO DE CAMPO. El trabajo debe ser planeado adecuadamente y los asistentes, si existen, deben ser supervisados apropiadamente. 79 Para planear y determinar la naturaleza, periodicidad y medida de las pruebas que deben realizar, la auditoria debe obtener una comprensión suficiente del control interno. Debe obtenerse suficiente evidencia competente o válida a través de la inspección, la observación, las indagaciones y las confirmaciones para proporcionar una base razonable que permita dar una opinión relacionada con los estados financieros bajo auditoría. 2.3.11.3 NORMAS DE LOS INFORMES. El informe debe establecer si los estados financieros han sido presentados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El informe debe identificar aquellas circunstancias bajo las cuales dichos principios no han sido observados consistentemente en el periodo actual en relación con el periodo anterior. Debe considerarse si las revelaciones informativas en los estados financieros son razonablemente adecuadas, a menos que en el informe se especifique lo contrario. El informe debe contener bien sea la expresión de una opinión relacionada con los estados financieros, tomados como un todo, o una declaración en el sentido de que no es posible expresar una opinión. Cuando no se pueda expresar una opinión global deben establecerse las razones para ello. En todos los casos en los cuales el nombre de un auditor este asociado con los estados financieros, el informe debe contener la identificación inequívoca clara de la clase de trabajo del auditor, si existe, y el grado de responsabilidad que está aceptando. 80 CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN. 1.1 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN La investigación es el único, el más riguroso y efectivo medio para obtener conocimiento acerca de la realidad. Para llevar a cabo esta tarea es necesario utilizar en modelo general de acercamiento a dicha realidad (método científico) y operarlo usando como herramienta la metodología de la investigación a fin de obtener los datos sobre el objeto que se va a estudiar. Se concibe la investigación científica como el proceso mediante el cual un sujeto – el investigador – se encamina hacia los hechos para obtener respecto de ellos un conocimiento científico, es decir, de naturaleza y características especiales que lo diferencian del conocimiento simple y espontáneo que nos brinda el contacto con la realidad cotidiana. De manera sencilla, puede describirse la investigación como un proceso creativo, objetivo, controlador y crítico que, sobre la base del conocimiento disponible, busca resolver problemas produciendo conocimientos nuevos (Lerma, 2009). 1 1 Héctor Daniel Lerma, Método de la investigación: propuesta, anteproyecto y proyecto, Ecoe ediciones, 2009. 81 La metodología a utilizar para conseguir la información necesaria, el desarrollo del análisis y la propuesta de la investigación se basa en los siguientes métodos: Método inductivo.- Estudia los fenómenos o problemas desde las partes hacia el todo, es decir analiza los elementos del todo para llegar a un concepto o ley. También se puede decir que sigue un proceso analítico – sintético. Proceso del método Inductivo.- Como se dijo anteriormente el método inductivo es un proceso analítico – sintético (Lerma, 2009). 2 Para una mejor estructuración del procedimiento del método inductivo se sigue los siguientes pasos: 1. Observación 2. Experimentación 3. Comparación 4. Abstracción 5. Generalización Método deductivo.- Es lo contrario del exterior. Estudia un fenómeno o problema desde el todo hacia las partes, es decir analiza el concepto para llegar a los elementos de las partes del todo. Entonces diríamos que su proceso es sintético analítico (Lerma, 2009). 3 2 Héctor Daniel Lerma, Método de la investigación: propuesta, anteproyecto y proyecto, Ecoe ediciones, 2009 3 Héctor Daniel Lerma, Método de la investigación: propuesta, anteproyecto y proyecto, Ecoe ediciones, 2009 82 Proceso del Método Deductivo.- Para una mejor estructuración del proceso del método deductivo seguimos varios pasos los cuales son: 1. Aplicación 2. Compresión 3. Demostración 1.1.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN El proyecto se basa en una investigación descriptiva y bibliográfica: Investigación descriptiva.- el proyecto se efectuó analizando las situaciones y costumbres predominantes en el medio a través de la descripción precisa de las actividades y procesos del hotel y esto ayudo a identificar la relación existente entre uno o más variables del problema Investigación bibliográfica.- el proyecto se realizó recabando información de libros. Revistas y manuscritos. 1.1. POBLACIÓN Y MUESTRA El sujeto a analizar es El Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo, el cual será analizado mediante encuestas, organigramas y observación directa. 3.2.1 LA POBLACIÓN Para poder fijar las conclusiones que nos ayudaran a solucionar los problemas que afronta el Hotel Olímpico se determinó el siguiente conjunto poblacional: 83 Administrativos 6 Personal 11 Clientes 20 3.2.2 LA MUESTRA La muestra que se obtuvo fue el resultado de una buena selección de datos y un trabajo cuidadoso y de mucha calidad para de esta manera poder llegar al objetivo propuesto para esta investigación. 3.2.4 FÓRMULA Y DESARROLLO Analizando el universo que se va a considerar, es muy reducido, no se va a ejecutar formulas estadísticas, por lo que se va encuestar a todo el personal que tenga relación con el área contable 1.2. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS • Observación directa La investigación se basa en la observación directa ya que el contacto que mantuvimos con los empleados fue personal al momento de realizar las encuestas. • Encuestas Las encuestas se efectuaron dentro de las instalaciones del Hotel Olímpico y mantuvieron las mismas preguntas para todas las personas de la compañía. La encuesta consta de 12 preguntas y 5 alternativas de respuesta, el encuestado debe elegir únicamente una de ellas, la que considere más acertada de acuerdo a su criterio. • Recolección de datos Los recursos utilizados para la recolección de datos de nuestro proyecto se basan de acuerdo a los parámetros, herramientas y procesos establecidos. 84 3.4 RECURSOS: FUENTES Y PRESUPUESTO PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS 3.4.1 FUENTES Para realizar la recolección de datos utilizamos la técnica de campo la cual nos permitió tener contacto y observación directa con el sujeto de estudio. También ayudó a recopilar información y testimonios de trabajadores para de esta manera tener una idea más clara del problema que hemos planteado. Esta observación nos guiara hacia la causa – efecto del problema y que de esta manera poder darle solución. Los instrumentos de investigación que utilizamos fueron la observación directa y encuestas para lo cual se realizó el siguiente plan: Presentación del proyecto de investigación para solicitar información al Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo. Visita a las instalaciones para poder apreciar de manera directa los procesos que se realizan diariamente en el hotel. Visita a las instalaciones para la recolección de la información, realizar los cuestionarios y las entrevistas. 3.4.2 PRESUPUESTO La proyección de gastos que se estimó para realizar la recolección de datos es de $ 325.00 a continuación se presenta el siguiente detalle de los gastos: RECURSO HUMANO DESCRIPCION VALOR GRAMATOLOGO $ 35.00 TOTAL $ 35.00 MATERIALES DIDACTICOS 85 DESCRIPCION VALOR GASTOS PRELIMINARES DEL ANTEPROYECTO $ 120.00 MOVILIZACION PARA VISITAS E INVESTIGACIÓN $ 50.00 LLAMADAS TELEFONICAS $ 15.00 IMPRESIONES $ 80.00 GASTOS VARIOS $ 25.00 TOTAL $ 290.00 TOTAL DE GASTOS DESCRIPCION VALOR RECURSO HUMANO $ 35.00 MATERIAL DIDACTICO $ 290.00 TOTAL GENERAL $ 325.00 3.5.1 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN La información se recolecto sobre la base de un instrumento cualitativo en la que constan 12 inquietudes hacia los entrevistados las que luego serán tabuladas. Además, el diseño de la interrogantes esta con un sentido de pertinencia, es decir que las ideas de lo expresado guarda relación con lo que se pregunta en la encuesta. 3.6. TRATAMIENTO A LA INFORMACIÓN: PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS El tratamiento de la información es un proceso en el cual respondemos a las inquietudes que surgen al realizar la investigación. No existe un modelo específico para realizar este proceso ya que cada investigación trata de un tema y 86 problema diferente. Entre los procesos que se utilizan para el tratamiento de la información se utilizaron los siguientes: • Inducción analítica. Es el examen de los datos el cual nos permite encontrar los fenómenos y problemas que se relacionan. Este proceso sirve para realizar comparaciones constantes lo cual nos permitió analizar datos de manera más eficiente y descubrir nuevos conceptos que nos ayudaron a avanzar con la hipótesis y posterior solución del problema. • Cuantificación. Este proceso identifica o aísla el problema para realizar el análisis. Aplicamos este proceso en la investigación para poder identificar la problemática de la organización lo cual nos ayudó a poder encontrar una solución que beneficiara tanto a la empresa como a sus empleados. • Codificación o categorización. Este proceso organiza y agrupa los datos de manera coherente, completa y lógica para poder realizar un análisis que nos ayudara a resolver el problema. Aplicamos el principio de la categorización para poder plantearnos los problemas más importantes hasta llegar a los de menos repercusión en la compañía. Una vez analizados los problemas se plantearon las soluciones que ayudaran a mejora la situación económica financiera de la compañía. 3.6.1 CRITERIO PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA Con la finalidad de reducir la presentación de las modalidades de investigación correspondientes a modelos cuantitativo o hipotético-deductivo y al cualitativo o interpretativo en los apartados correspondientes para determinar si se debía o no incluirse dentro de la propuesta. Cada uno de los apartados de la propuesta está conformado por dos elementos que se detallan a continuación: 1. La pregunta general que se debe realizar para ubicar en el apartado de la propuesta que se elabora. 87 ¿Qué aspectos de los procesos observados o situaciones específicas han generado inquietudes las cuales desearía responder en la propuesta de tesis? 2. Se deben considerar una serie de aspectos cualitativos para la redacción del apartado en cuestión Elaborar una serie de interrogantes específicas relacionadas con el área de estudio que deseo trabajar. Establecer prioridades en las preguntas que se realizan por aérea. Escoger un área de interés concreta. 3.6.2 CRITERIO PARA LA VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA La información se recolecto en base a instrumentos cualitativos, una encuesta que consta de doce inquietudes hacia los entrevistados para su posterior tabulación. 88 3.6.3 RESULTADOS DE LA ENCUESTA REALIZADA. 1.- ¿Existen funciones y procedimientos en el Hotel? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE SI 4 24% NO 5 29% DESCONOZCO 8 47% PREGUNTA 1 24% SI 47% NO DESCONOZCO 29% Análisis El 24% de las personas encuestadas aseguran conocer las funciones y procedimientos de la empresa, el 29% no conocen las funciones y procedimientos, el 47% restantes no conocen nada relacionado al tema. 89 2.- ¿Tiene el Hotel un control adecuado de los registros contables? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE SI 3 18% NO 8 47% DESCONOZCO 6 35% PREGUNTA 2 18% 35% SI NO DESCONOZCO 47% Análisis El 18% de las personas encuestadas aseguran que la empresa lleva un adecuado registro de las operaciones diarias, el 47% está en desacuerdo, el 35% no conoce acerca del tema. 90 3.- ¿Se lleva registro de inventarios valorizados? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE SI 3 18% NO 10 58% DESCONOZCO 4 24% PREGUNTA 3 24% 18% SI NO DESCONOZCO 58% Análisis El 18% de las personas encuestadas aseguran que la empresa lleva inventarios valorizados, el 58% está en desacuerdo, el 24% restante no conoce acerca del tema. 91 4.- ¿Con que frecuencia se realizan los inventarios? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE CADA AÑO 7 41% CADA 6 MESES 4 24% NUNCA 6 35% PREGUNTA 4 35% 41% CADA AÑO CADA 6 MESES NUNCA 24% Análisis El 41% de las personas encuestadas aseguran que se realizan inventarios cada año, el 24% indica que se lo realiza cada 6 meses y el 35% señala que nunca se realizan inventarios. 92 5.- ¿Considera que el personal conoce las funciones que debe desempeñar? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE SIEMPRE 5 29% CASI SIEMPRE 7 41% ALGUNAS VECES 2 12% NUNCA 3 18% PREGUNTA 5 18% 29% SIEMPRE CASI SIEMPRE 12% ALGUNAS VECES NUNCA 41% Análisis El 29% de las personas encuestadas conoce sus funciones asignadas, el 41% no siempre las pone en práctica, el 12% las aplica pocas veces, el 18% nunca las pone en práctica. 93 6.- ¿El Hotel se encuentra al día en sus obligaciones tributarias? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE SI 4 24% NO 7 41% DESCONOZCO 6 35% PREGUNTA 6 24% 35% SI NO DESCONOZCO 41% Análisis El 24% de las personas encuestadas aseguran conocer que la empresa se encuentra al día en la declaración y pago de impuestos, el 41%está en desacuerdo, el 35% no conoce acerca del tema. 94 7.- ¿Los empleados reciben todos los beneficios de ley? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE SI 8 47% NO 5 29% DESCONOZCO 4 24% PREGUNTA 7 24% 47% SI NO DESCONOZCO 29% Análisis El 47% de las personas encuestadas aseguran que reciben todos los beneficios de ley, el 29% indica lo contrario, el 24% no conoce acerca del tema. 95 8.- ¿Se notifican los reportes de ingresos de huéspedes al área contable? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE SIEMPRE 4 24% CASI SIEMPRE 5 29% ALGUNAS VECES 6 35% NUNCA 2 12% PREGUNTA 8 12% 24% SIEMPRE CASI SIEMPRE ALGUNAS VECES 35% NUNCA 29% Análisis El 24% de las personas encuestadas aseguran que se notifica al área contable los reportes de ingreso de huéspedes, el 29 % indican que casi siempre se notifica, el 35% indica que se notifica algunas veces, el 12% indica que nunca se reporta al área contable. 96 9.- ¿Con que frecuencia rotan al personal de caja? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE CADA 3 MESES 2 12% CADA 6 MESES 6 35% CADA AÑO 5 29% RARA VEZ 3 18% NUNCA 1 6% PREGUNTA 9 6% 12% 18% CADA 3 MESES CADA 6 MESES CADA AÑO 35% RARA VEZ NUNCA 29% Análisis El 12% de las personas encuestadas aseguran que el personal de caja rota cada 3 meses, el 35% indica que rota cada 6 meses, el 29% señala que rota cada año, el 18% indican que rara vez rotan, el 6% indica que nunca rotan el personal de caja. 97 10.- ¿La empresa lleva un control adecuado de los depósitos realizados? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE SI 7 41% NO 6 35% DESCONOZCO 4 24% PREGUNTA 10 24% 41% SI NO DESCONOZCO 35% Análisis El 41% de las personas encuestadas aseguran que la empresa lleva un control adecuado de los depósitos realizados, el 35% no coincide, el 24% no conoce acerca del tema. 98 11.- ¿El Hotel con qué frecuencia evalúa al personal? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE MENSUAL 5 29% CADA 6 MESES 7 41% ANUAL 2 12% NUNCA 3 18% PREGUNTA 11 18% 29% MENSUAL CADA 6 MESES 12% ANUAL NUNCA 41% Análisis El 29% de las personas encuestadas aseguran que el personal es evaluado mensualmente, el 41% indica que es evaluado cada 6 meses, el 12% señala que es evaluado cada año, el 18% indican que nunca evalúan al personal. 99 12.- ¿Existen políticas contable adoptadas por el Hotel? RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE SI 4 24% NO 8 47% DESCONOZCO 5 29% PREGUNTA 12 24% 29% SI NO DESCONOZCO 47% Análisis El 24% de las personas encuestadas aseguran que existen políticas contable adoptadas por el hotel, el 47% indica que no existen, el 29% no conoce acerca del tema. 100 3.6.4. BALANCE GENERAL COMPARATIVO DEL HOTEL OLÍMPICO DE LA CIUDAD DE QUEVEDO PERIODO 2010-2012. Se analizó el balance general comparativo del Hotel Olímpico entre los años 2010 al 21012, cabe destacar que se lo menciona como balance general ya que actualmente el Hotel se encuentra en el proceso de conversión a estados financieros NIIF. SUPER SUPER SUPER 31-dic-10 31-dic-11 31-dic-12 46.750 32.250 16.833 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES 163.583 239.167 337.583 INVENTARIO 169.250 217.750 273.917 ACTIVO CORRIENTE 379.583 489.167 628.333 ACTIVO FIJO NETO 215.083 369.167 363.667 594.666 858.334 992.000 20.833 75.000 87.500 155.167 245.333 301.083 25.083 43.000 48.917 201.083 363.333 437.500 OTRA DEUDA A LARGO PLAZO 41.667 83.333 79.167 PASIVO NO CORRIENTE 41.667 83.333 79.167 242.750 446.666 516.667 CAPITAL SOCIAL 351.917 411.668 475.333 PATRIMONIO 351.917 411.668 475.333 594.667 858.334 992.000 BALANCE GENERAL CAJA Y BANCOS TOTAL ACTIVOS OBLIGACIONES BANCARIAS CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES OTROS PASIVOS PASIVO CORRIENTE TOTAL PASIVO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 101 3.6.5. ANÁLISIS DEL BALANCE GENERAL COMPARATIVO DEL HOTEL OLÍMPICO DE LA CIUDAD DE QUEVEDO PERIODO 20102012. • La cuenta Caja-Bancos presenta una variación porcentual decreciente entre los años 2010 - 2011 del 31% y entre los años 2011 – 2012 del 41% estos cambios se deben a que se han concedido créditos a clientes de 30 a 45 días por lo que no se recepta el dinero suficiente proveniente de las ventas. • La Cuentas por Cobrar presenta una variación porcentual ascendente entre los años 2010 - 2011 del 46% y entre los años 2011 – 2012 del 41% como se mencionó anteriormente el Hotel ha concedido más créditos a los clientes, en algunos casos sin tener la confirmación necesaria sobre su situación crediticia, se receptan cheques que son protestados y a estos clientes se les sigue aceptando esta forma de pago ya que no existen los controles necesarios para poder suprimir esta práctica y esto solo ocasiona la inflación de la cartera la cual no se recupera dentro del tiempo esperado. • La Cuentas por Pagar presenta una variación porcentual ascendente entre los años 2010 - 2011 del 58% y entre los años 2011 – 2012 del 23% , al no existir un proceso de compras adecuado al momento de realizar los requerimientos no se verifican las existencias de la mercadería por lo cual se solicitan insumos innecesarios lo que genera problemas al momento de realizar los pagos ya que el crédito concedido por los proveedores es menor al que concede el Hotel a sus clientes y como resultado solo se obtiene el aumento de la deuda innecesaria por la falta de liquidez que se presenta en ese momento. 102 CAPÍTULO IV LA PROPUESTA 4.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA Diseño e Implementación de un Manual de Funciones, Políticas y Procedimientos Contables para el Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo. 4.2. SÍNTESIS DE LA PROPUESTA El proyecto se enfoca en el análisis de los procesos contables del Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo dentro del periodo 2010-2012, y luego de su análisis se llega a la conclusión de implementar de un manual de funciones, políticas y procedimientos contables, que permita a la empresa con organización y transparencia, un adecuado desempeño y procedimiento de cada una de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento de contabilidad. El manual ayuda a describir las responsabilidades y formas de desarrollar las principales actividades contables, se constituye en una herramienta que facilite la preparación y presentación de la información financiera, su interpretación y comparación para efectos de control administrativo, financiero y fiscal. 103 4.3. OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA Alcanzar métodos que faciliten y mejoren el desarrollo de las actividades contables y administrativas en el Hotel Olímpico. 4.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PROPUESTA • Lograr que el manual de funciones, políticas y procedimientos contables le permita al Hotel Olímpico contar con la información económica financiera de forma oportuna para la toma de decisiones. • Establecer un control periódico de las cuentas de activos fijos e inventarios • Lograr que los ingresos de efectivo cumplan con las políticas y procedimientos. 4.5 DESARROLLO DE LA PROPUESTA La implementación de un manual de funciones, políticas y procedimientos contables es lo más recomendable para la Administración del Hotel Olímpico, y de esa forma podemos evaluar su desenvolvimiento y determinar su posición financiera. El manual de funciones es muy importante ponerlo en práctica debido a dos aspectos principales, primero le proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos; y en segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad de como fluyen los procesos, como se complementan las actividades y los cargos de una manera organizada. Las políticas contables se refieren a los principios, reglas, controles y procedimientos específicos adoptados al interior de los procesos con el fin de 104 garantizar el procesamiento y reporte confiable y oportuno de la información contable necesaria para elaborar y presentar los estados financieros. 4.6 CONTRATACIÓN DE PERSONAL La implementación del manual de funciones de la empresa puede ir de forma sencilla a la par con la aplicación de las políticas y delineamientos de la empresa en materia de contratación de personal. Se precisa que al momento de seleccionar al personal debe de ir en relación con los objetivos, estrategias y políticas de la empresa. Cuando se tenga bien implementado lo relativo a las funciones y a la contratación del personal, verificando el cumplimiento de su desempeño y responsabilidades a su cargo; se procederá a contratar a todo el personal de acuerdo al máximo periodo de prueba permitido por las Leyes Ecuatorianas, para pasar a una contratación fija de un año y luego por un periodo indefinido de acuerdo al desenvolvimiento. 4.7 MANUALES DE FUNCIONES PARA EL HOTEL OLIMPICO 105 Hotel Olímpico. Manual de Organización y Funciones. Ficha N 001 UNIDAD: GERENCIA PUESTO: GERENTE GENERAL UBICACIÓN: QUEVEDO (LOS RIOS) JEFE INMEDIATO: NO TIENE SUBALTERNOS:CONTABILIDAD,VENTAS Y TESORERIA colocar área financiera SUELDO: Negociable COMPAÑEROS CON IGUAL FUNCION: NO TIENE PERFIL.• • • • • Educación Superior. Mayor a 25 años. Mínimo 3 años de experiencia en cargos similares. Conocimientos contables. Conocimientos de desarrollo organizacional. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO.Será la persona encargada de velar por las actividades y la toma de decisiones de la compañía. Tendrá relación directa con todos los departamento y tendrá la responsabilidad de ser el Representante Legal de la empresa FUNCIONES DIARIAS.1.- Dirigir y mantener la empresa dentro del desarrollo ordenado y eficiente. 2.- Firmar la documentación necesaria para realizar trámites relacionados a la empresa. 3.- Controlar que los procesos contables y administrativos se desarrollen de una manera correcta. 4.- Supervisar que el personal cumpla con las políticas establecidas por la empresa. 5.-Revisión de los informes contables y tributarios de la empresa. 106 Hotel Olímpico Manual de Organización y Funciones. Ficha N 002 UNIDAD: CONTABILIDAD PUESTO: CONTADOR GENERAL UBICACIÓN: QUEVEDO (LOS RIOS) JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL SUBALTERNOS: ASISTENTE SUELDO: Negociable COMPAÑEROS CON IGUAL FUNCION: NO TIENE PERFIL.• • • • • Título CPA o carreras afines Mayor a 25 años. Mínimo 5 años de experiencia en cargos similares. Sólidos conocimientos contables, tributarios y de NIIF. Manejo Avanzado del Sistema Operativo Windows. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO.Será el responsable de planificación, organización y coordinación de todas las tareas del área contable con el objetivo de consolidar los estados financieros requeridos por la empresa asegurándose que estos cumplan con los parámetros establecidos por los entes de control y las políticas propias de la empresa. FUNCIONES DIARIAS.1.- Mantener el departamento en correcto orden y al día en las operaciones contables. 2.- Controlar los registros del asistente para evitar errores. 3.- Preparar informes para gerencia 4.- Realizar las declaraciones de impuestos y anexos mensualmente. 5.- Conciliar las cuentas bancarias. 6.- Controlar el movimiento del efectivo dentro de la empresa. 7.- Elaboración mensual de los estados financieros. 8.- Establecer reuniones periódicas con gerencia para dar a conocer la situación financiera de la empresa. 107 Hotel Olímpico. Manual de Organización y Funciones. Ficha N 003 UNIDAD: CONTABILIDAD PUESTO: ASISTENTE CONTABLE UBICACIÓN: QUEVEDO (LOS RIOS) JEFE INMEDIATO: CONTADOR GENERAL SUBALTERNOS: NO TIENE SUELDO: Negociable COMPAÑEROS CON IGUAL FUNCION: NO TIENE PERFIL.• • • • • Profesional o cursando los últimos años de carreras contables. Mayor a 20 años. Mínimo 2 años de experiencia en cargos similares. Sólidos conocimientos contables, tributarios y NIIF. Manejo Avanzado del Sistema Operativo Windows. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO.Responsable de efectuar los asientos de las diferentes cuentas revisando, clasificando y registrando los documentos con el fin de mantener actualizados todos los movimientos contables de la empresa. FUNCIONES DIARIAS.1.- Realizar los registros contables. 2.- Controlar los gastos de caja. 3.- Emisión de retenciones en la fuente dentro del plazo establecido. 4.- Emisión de cheques. 5.- Elaborar arqueos de caja. 6.- Mantener el archivo contable en forma ordenada. 7- Solicitar cotizaciones a proveedores. 8.- Presentar informes de las actividades a su superior. 9.- Colaborar con la elaboración de los estados financieros. 10.- Colaborar con funciones afines solicitadas por el Contador. 108 Hotel Olímpico. Manual de Organización y Funciones. Ficha N 004 UNIDAD: ADMINISTRATIVA PUESTO: CAJERO UBICACIÓN: QUEVEDO (LOS RIOS) JEFE INMEDIATO: CONTADOR SUBALTERNOS: NO TIENE SUELDO: Negociable COMPAÑEROS CON IGUAL FUNCION: NO TIENE PERFIL.• • • • • Educación Superior. Mayor a 2O años. Mínimo 2 años de experiencia en cargos similares. Conocimientos contables básicos. Conocimientos de atención al cliente. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO.Será responsable de brindar una excelente atención a los huéspedes a su llegada y salida del hotel. FUNCIONES DIARIAS.1.- Mantener comunicación con los clientes para poder satisfacer sus necesidades. 2.- Responsable de la caja chica de la empresa. 3.- Efectuara las facturas a clientes. 4.- Receptara el efectivo proveniente de dichas operaciones. 5.- Efectuara depósitos diarios del efectivo. 6.- Elaborara los informes de gastos de caja para la revisión de contabilidad. 4.8. MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES 109 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS CUENTAS: CAJA Y BANCOS 1.- INTRODUCCIÓN La necesidad de contar con la información contable financiera adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable. 2.- OBJETIVO • Optimizar el tiempo y las funciones del área contable. • Distinguir los flujos de efectivo procedentes de las actividades de operación, inversión y financiamientos. • Comprender el estado de flujo de efectivo y conciliación bancaria. 3.- ALCANCE • Aplica a las áreas administrativas y contables. 4.- POLITICAS • El Contador tendrá la responsabilidad de realizar el arqueo de caja en forma periódica. • Distinguir los equivalentes al efectivo de otros activos financieros. • Preparar el estado de flujos de efectivo utilizando tanto el método directo como el indirecto. 110 • La persona responsable de Caja chica deberá firmar un pagaré que sustente el importe del cual es responsable. • La reposición de caja chica se realizará mensualmente o una vez consumido el 80% de su valor. • Al Gerente le corresponderá la autorización de algún Fondo extra de Caja chica adicional. • Las cuentas bancarias, cheques e inversiones serán administradas por el Gerente. • La cuenta de banco e inversiones serán revisados minuciosamente por el contador a través de las conciliaciones bancarias mensuales. 5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO • La revisión de la cuenta caja y banco se efectuará a través de los informes de caja y conciliaciones bancarias. • Todo desembolso de dinero deberá ser apoyado con su respectiva factura original, que contenga las características necesarias para ser considerada como válida, no aceptando bajo ninguna circunstancia fotocopia. • Toda la documentación deberá ser archivada de forma cronológica en la caja donde se encuentra también el dinero en efectivo. • Solicitar mensualmente al banco los estados de cuenta físicos o electrónicos. • Verificar el saldo de las cuentas antes de emitir un cheque para no ocasionar un sobregiro innecesario. • Es necesario que los arqueos de caja se realicen por lo menos una vez por semana. 6.-FLUJO DEL PROCESO CAJA Y BANCO 111 CONTADOR ASISTENTE CONTABLE CAJA GERENCIA INICIO AUTORIZA LA EMISION DEL CHEQUE SOLICITA A GERENCIA LA APERTURA DE CAJA CHICA. EMITE CHEQUE RECIBE EL EFECTIVO REALIZA PAGOS NO MAYORES A $20. EFECTUA REPORTE DE CAJA. RECIBE Y CONTABILIZA LAS FACTURAS DE CAJA. SOLICITA REPOSICION EMITE CHEQUE RECIBE EFECTIVO AUTORIZA REPOSICION. FIN. 112 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR 1.- INTRODUCCION La necesidad de contar con la información contable financiera adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable. 2.- OBJETIVOS • Registrar debidamente los pagos realizados por los huéspedes. • Controlar los aspectos referentes al crédito que se le otorga a las empresas. • Garantizar el cobro de los contratos en el tiempo estimado. 3.- ALCANCE • Aplica a las áreas administrativas y contables. 4.- POLITICAS • Revisar las condiciones de pago de los huéspedes. • Registrar la cuenta por cobrar una vez recibida la copia de la factura emitida al huésped. • Incluir a esta cuenta los préstamos a empleados. 113 • Comprobar que los valores registrados en la factura sean los correctos y si no existen descuentos que se deban considerar. • Verificar si hay deudores incobrables. • Determinar si las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. 5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO • Verificar junto con la persona responsable los documentos que respalden la cuenta por cobrar. • Revisar que los datos de los deudores sean los correctos. • Realizar un cronograma de cobros de acuerdo a las fechas establecidas en los convenios de pago. • Controlar que los cheques devueltos sean registrados en cuentas por cobrar. 114 6.-FLUJO DEL PROCESO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR. CAJA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA INICIO REGISTRA LA ENTRADA DE LOS HUESPEDES VERIFICA LOS DOCUMENTO S DE EMITE LA FACTURA VERIFICA LAS CONDICIONES DE PAGO VERIFICA QUE LA INFORMACION SEA CORRECTA. AUTORIZA LA FACTURACION RECIBE FACTURA REALIZA COBRO REALIZA DEPOSITO FIN. 115 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INVENTARIO 1.- INTRODUCCION La necesidad de contar con la información contable financiera adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable. 2.- OBJETIVOS • Establecer un instrumento administrativo que permita registrar y controlar los inventarios. • Mantener la documentación oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen. • Presentar y revelar inventarios en los estados financieros. 3.- ALCANCE • Aplica a las áreas administrativas y contables. 4.- POLITICAS • Controlar los inventarios de forma permanente con cortes mensuales al último día hábil de cada mes. 116 • Todo producto adquirido deberá ser registrado y aprobado antes de ser registrado en el sistema. • Deberá realizarse supervisión periódica de las actividades realizadas por el personal responsable del almacén. • Una vez entregado el producto se realizará la salida en el sistema. • El inventario deberá mantener actualizada toda la información para así asegurar el valor exacto del mismo en los estados financieros. 5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO • Realizar las cotizaciones con diferentes proveedores, seleccionando el que más le convenga, procediendo a elaborar la orden de compra, la cual debe ser aprobada por el Gerente. • Verificar que la mercadería coincida con la orden de compra, tanto lo solicitado en cantidad como en calidad y en precio. • Los formatos de inventario deben ser archivados obligatoriamente para realizar la entrega mensual departamento contable. • Detectar y notificar los productos faltantes en el almacén. • Revisar a través del inventario del día anterior los productos que se encuentren como salidas. 117 6.-FLUJO DEL PROCESO INVENTARIO BODEGA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA INICIO ELABORA CRONOGRAM A PARA REALIZAR INVENTARIOS RECIBE INFORMES PARA REALIZAR INVENTARIO. AUTORIZA CRONOGRA MA DESCARGA INFORMES PARA REALIZAR INVENTARIO SOPORTA AL ASISTENTE EN EL INVENTARIO REALIZA INFORMES SOBRE LAS DIFERENCIAS ENCONTRADAS REVISA EL INFORME DEL ASISTENTE. REVISA INFORME Y AUTORIZA AJUSTES. REALIZA LOS AJUSTES. FIN. 118 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 1.- INTRODUCCION La necesidad de contar con la información contable financiera adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable. 2.- OBJETIVOS • Identificar cuando una partida debe darse de baja o transferirse a otra clasificación de activo y contabilizar esa baja o transferencia. • Controlar toda compra, venta y baja de los activos fijos. • Verificar el adecuado registro contable de las cuentas de inmuebles, equipos y otras cuentas relacionas, efectuadas en el departamento de contabilidad. 3.- ALCANCE • Aplica a las áreas administrativas y contables. 4.- POLITICAS 119 • La Gerencia será la única que tenga la facultad para realizar el trámite de adquisición de activos fijos. • Los activos fijos se registraran contablemente de acuerdo con lo que dice las Normas Internacionales de Información Financiera. • La vida útil de los activos fijos debe estar asignada de acuerdo a lo que dice la Ley y deben expresarse en meses. • Toda acción de mejora, mantenimiento o reparación de activo fijo debe estar autorizada por el Gerente. • Los activos fijos tangibles serán depreciados mensualmente de acuerdo con la Ley de régimen tributario interno y en base a las tasas establecidas para su reposición. 5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO • La venta de los activos fijos serán autorizadas únicamente por el Gerente y el determinara el precio de venta del activo. • Los activos fijos deben constar en los inventarios y estar correctamente valorizados. • Verificar que los bienes utilizados por los huéspedes sean chequeados físicamente por el área de mantenimiento. • Revisar que los bienes adquiridos contengan su respectiva póliza de seguros. • Toda baja de activo fijo debe estar debidamente documentada y firmada por el área de mantenimiento validando el mal estado del bien. 120 6.-FLUJO DEL PROCESO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO BODEGA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA INICIO SOLICITA COMPRA DE ACTIVOS FIJOS SOLICITA COTIZACIONES ANALIZA COTIZACIONES Y APRUEBA COMPRA. SOLICTA LA MERCADERIA AL PROVEEDOR. RECIBE MERCADERIA, PASA FACTURA A CONTABILIDAD. INGRESA FACTURA. ASIGNA NUMERO AL FIN. 121 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS CUENTAS: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 1.- INTRODUCCION Los pasivos del hotel comprenden las obligaciones que han sido contraídas como consecuencia de la compra de mercadería, gastos realizados durante el periodo, pago de préstamos entre otros. Por lo general las compras realizadas son a crédito, por lo que efectuada la compra se adquiere una responsabilidad por pagar hacia el proveedor, que se debe cancelar a la fecha establecida. El propósito de este manual es establecer las políticas y procesos que deben efectuarse para que las actividades se realicen dentro de los parámetros establecidos y de esta manera evitar errores los cuales podrían conllevar a pérdidas económicas para la empresa. 2.- OBJETIVOS • Establecer políticas contables que permitan optimizar el tiempo en el desarrollo de las actividades. • Controlar de manera efectiva el ingreso de facturas de compra para evitar errores en los pagos. • Realizar informes periódicos de los saldos por pagar a proveedores especificando las fechas de vencimiento para evitar el cobro de intereses. 3.- ALCANCE 122 • Aplica a las áreas administrativas y contables. 4.- POLITICAS • Para registrar a un nuevo proveedor esta deberá entregar toda la información requerida como Ruc, nombramiento de representante legal, copia a color de cedula y certificado de votación del representante legal y una copia de la solicitud de crédito aprobada. • La compra de mercadería solo será aceptada si está aprobada por el gerente mediante una orden de compra. • La factura deberá cumplir con todos los requisitos establecidos por los entes de control, caso contrario será devuelta. • Una vez verificado los datos de la factura se procederá al ingreso al sistema contable donde también se realizaran las retenciones respectivas. • Los cheques se efectuarán dos días antes de la fecha de vencimiento. 5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO • La contadora deberá revisar los ingresos y retenciones para verificar que el saldo es correcto y evitar errores al momento del pago. • El valor a pagar se colocara dentro del flujo de acuerdo a la fecha de vencimiento para su posterior pago. • El Gerente debe revisar y aprobar el flujo para coordinar los pagos. • Efectuados los cheques se verificara por última vez los valores antes de ser enviados a Gerencia para obtener la firma. • Los cheques firmados se entregaran al asistente para que proceda a entregarlos de acuerdo al horario establecido por el hotel. 123 6.- FLUJO DEL PROCESO. BODEGA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA INICIO SE GENERA LISTADO DE PRODUCTOS REQUERIDOS. SE GENERA ORDEN DE COMPRA. AUTORIZA LA COMPRA. RECIBE E INGRESA LA VERIFICA LOS DATOS DE LA FACTURA Y LA INGRESA AL SISTEMA. REVISA QUE LOS SALDOS SEAN CORRECTOS. REVISA FLUJO Y AUTORIZA PAGOS. REALIZA FLUJO DE ACUERDO AL VENCIMIENTO. EMITE EL CHEQUE REVISA EL PROCESO. FIRMA EL CHEQUE. ENTREGA EL PAGO. FIN. 124 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS CUENTAS: INGRESOS Y GASTOS 1.- INTRODUCCION La necesidad de contar con la información contable financiera adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable. 2.- OBJETIVOS • Lograr registrar de forma adecuada los contratos que se ejecuten con las empresas. • Estructurar políticas y procedimientos dándole a la administración y a la gerencia la seguridad de obtener los objetivos trazados por el Hotel. 3.- ALCANCE • Aplica a las áreas administrativas y contables. 4.- POLITICAS • Verificar que el contenido de un comprobante de ingreso sea exactamente en cantidades y valores iguales a la factura de compra. • Si la factura se encuentra en orden se procederá al pago en la forma establecida por la gerencia o de acuerdo al flujo mensual. 125 • Los depósitos se realizaran únicamente en las cuentas del Hotel, dentro de 24 horas posteriores a la recaudación. • Las facturas deben contabilizarse lo más rápido posible. 5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO • Realizar los otorgamientos de créditos, verificando los datos del cliente. • Ingresar las facturas lo más rápido posible para llevar un mejor control de los ingresos. • Controlar y asegurar que se cobre correctamente los servicios. • Verificar que los anticipos que se otorguen para la compra de algún producto, deberán ser comprobados en un periodo máximo de 15 días posteriores a la aplicación del anticipo. • Los anticipos no comprobados, serán descontados bajo nómina o cualquier otra forma de pago del empleado, siempre y cuando sea en efectivo. • Verificar y archivar todo gastos con su respectivo egreso. 126 6.-FLUJO DEL PROCESO INGRESOS Y GASTOS BODEGA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA INICIO SOLICITA PRODUCTOS PARA LAS DISTINTAS AREAS GENERA ORDEN DE COMPRA. AUTORIZA LA COMPRA. RECIBE E INGRESA LA MERCADERIA. VERIFICA LOS DATOS DE LA FACTURA Y LA INGRESA AL SISTEMA. REVISA Y AUTORIZA PAGOS. SOLICITA EL PAGO DE LA FACTURA EMITE EL CHEQUE REVISA EL PROCESO. FIRMA EL CHEQUE. ENTREGA EL PAGO. FIN. 127 4.9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.9.1 CONCLUSIONES La falta de un manual de funciones, políticas y procedimientos contables ha traído consigo dificultades en la obtención y difusión de la información económica financiera, tanto como para el Hotel, como a sus beneficiaros directos y demás involucrados. Mediante la investigación se ha podido establecer que el Hotel Olímpico no está generando la información financiera adecuada, los mismos que son la herramienta fundamental para el registro diario de las transacciones. La principal fortaleza del Hotel Olímpico es su infraestructura, porque es adecuada y adaptada a todo tipo de compromiso lo cual le permite tener una excelente imagen hacia sus clientes, además ya cuenta con viajeros fijos lo que le permite mantenerse y seguir creciendo. 4.10.2. RECOMENDACIONES Aplicar en el Hotel Olímpico un software contable para poder controlar mejor la información proveniente de las transacciones económicas que se efectúan, y de esta forma tomar decisiones correctivas en caso de ser necesario, con el único objetivo de mejorar el rendimiento financiero del Hotel. Utilizar de manera constante y efectiva el manual de funciones, políticas y procedimientos contables, ya que este permitirá medir la eficiencia del uso de los recursos, registrando los movimientos económicos y financieros del Hotel Olímpico en el momento dado para tener una información a la fecha, útil para la toma de decisiones. 128 Proveer la herramientas tecnológicas que permitan el adecuado funcionamiento del sistema contable asegurando así el respaldo y resguardo de la información generada y procesada de acuerdo a las norma vigentes. CRONOGRAMA DE DESARROLLO DE TESIS Trabajo de investigación Capítulo I Capítulo II Capítulo III Capítulo IV Conclusiones y Recomendaciones Preparación de sustentación Tiempo estimado del trabajo de investigación AGO SEP OCT NOV X X X DIC ENE X X FEB ABR MAY X X X X 129 Bibliografía Alberto, C. (2009). Auditoria (Primera Edición ed.). Buenos Aires: SLOSSE. Alberto, C. (2009). Auditoria. Buenos Aires: SLOSSE. BUZZELLI, G. E. (1994). MANUAL DE LA INDUSTRIA HOTELERA I LA GESTION HOTEL. BARCELONA: CEAC. consystem. (s.f.). http://consystem.galeon.com. contables. (s.f.). www.contables.us. Contraloria. (s.f.). www.contraloria.gob.ec. Curiel, G. S. (2009). Auditoría de Estados Financieros. Mexico: Pearson. ESTEBAN, H. E. (2014). LA HISTORIA DE LA CONTABILIDAD. REVISTA DE LIBROS. internas, s. d. (s.f.). www.sri.gob.ec. Lerma, H. D. (2009). Metodología de la investigación. Ecoe Ediciones. memory. (s.f.). www.solucionesmemory.com/infofigaro. NIIF. (s.f.). www.ifrs.org. O., W. (2001). Auditoria a un enfoque Integral. Colombia: Mc Graw Hill. Publicaciones, C. d. (2006). Normas Ecuatorianas de Auditoria. Ecuador: Corporación de Estudios y Publicaciones. RUBIO, J. M. (2011). ECONOMIA FINANCIERA. MADRID: ANTONIO BOSCH. turismo, Q. (s.f.). www.quitoturismo.gob.ec. Villate, M. G. (19 de 07 de 2013). Buenas prácticas de auditoría y control interno en las organizaciones. www.portafolio.com. www.hotelolimpico.com.ec. (s.f.). hotelolimpico. 130