procedimiento - Ministerio de Cultura

Procedimiento
1 de 7
http://calidad.mincultura.gov.co/isolucion/bancoconocimientopro/C/COM...
VERSION: 5
PROCEDIMIENTO
COMISIONES
CODIGO:
P-GGH-019
FECHA:
25/Abr/2014
0. LISTA DE VERSIONES
VERSION
0
FECHA
RAZON DE LA ACTUALIZACION
01/May/2006 Elaboración del procedimiento.
1
15/Jul/2006
Revisión y actualización del procedimiento como
acción de mejora.
2
18/Ene/2007
Revisión y actualización del procedimiento como
acción de mejora.
3
10/Sep/2007
Cambios administrativos recientes que modifican
algunos trámites del procedimiento.
4
19/Abr/2011
El tema de las comisiones al interior ha
generado un procedimiento nuevo, por lo que
esa actividad debe eliminarse del procedimiento
actual. Adicionalmente, se añade documentación
legal relacionada con el procedimiento.
5
25/Abr/2014
Se ordena alfabéticamente las definiciones y se
elimina la normatividad de la sección referencias
de acuerdo con la acción preventiva No. 180.
1. OBJETIVO
Expedir los actos administrativos requeridos para conferir a los funcionarios del
Ministerio de Cultura Comisiones de Servicios en otra Entidad del Estado y en el
interior o el exterior del país; Comisiones de Estudios y Comisiones para
Desempeñar Empleos de Libre Nombramiento y Remoción
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica desde que se presenta la solicitud por parte de una
entidad, dependencia del Ministerio o funcionario y finaliza con la expedición y
comunicación del acto administrativo correspondiente y su respectivo archivo en
la historia laboral del solicitante
3. DEFINICIONES
* Comisión: El empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de
autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo
en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo o atiende transitoriamente
actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del que es titular.
* Comisiones de Servicio: Estas comisiones se conceden para ejercer las
funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo,
cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones,
conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación que interesen a la
administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el
empleado. Dichas comisiones pueden ser:
* Comisión de Estudios: Se concede para adelantar estudios de capacitación,
adiestramiento o perfeccionamiento en el ejercicio de la funciones propias del
empleo del que se es titular, o en relación con los servicios a cargo de la Entidad
en una institución, ubicada en una ciudad diferente a la de su lugar de trabajo
habitual, dentro o fuera del país.
* Comisión para Desempeñar un Empleo de Libre Nombramiento y
Remoción: se concede a los funcionarios inscritos en Carrera Administrativa
con evaluación del desempeño sobresaliente, para desempeñar empleo de libre
nombramiento y remoción, para el cual hubiere sido nombrado o elegido en la
misma entidad a la cual se encuentran vinculados o en otra, por un periodo
determinado.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
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Procedimiento
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ACTIVIDAD
1. Comisión
de
Servicios
en
una
entidad del
Estado
diferente
del
Ministerio
de Cultura.
DESCRIPCIÓN
REGISTRO
1.1 Recibir de parte de la
entidad solicitante, comunicación
dirigida al Ministro, solicitando
comisión
de
servicios
y
especificando la actividad a
realizar y la duración de la
comisión.
Despacho
del Ministro
1.2.
Revisar
y
determinar
viabilidad
de
conceder
la
comisión. Si autoriza coloca
Vo.Bo. y pasa a actividad 6 Tarea
1. Si no autoriza pasar a
Actividad 1 Tarea 3
Despacho
del Ministro
1.3
Proyectar
comunicación
informando que no se concede la
comisión.
Asesor
Gestión
Humana
1.4. Revisar
colocar Vo.Bo.
comunicación
y
Coordinador
Gestión
Humana
1.5. Revisar
colocar Vo.Bo.
comunicación
y
Secretaria
General
1.6.
Revisar
comunicación
2. Comisión
de
Servicios
en
el
Exterior del
País
RESPONSABLE
y
firmar
Ministra
Comunicación
2.1. Recibir de la dependencia
solicitante
la
solicitud
de
comisión dirigida a la Ministra
incluyendo
Destino,
Objeto,
Fecha, Justificación, Fuente de
Financiación
de
viáticos
y
pasajes, etc, con los respectivos
soportes.
Despacho
del Ministro
2.2. Revisar. Si autoriza, colocar
Vo.Bo. en solicitud y pasa a
Actividad 3 Tarea 6. Si no
autoriza colocar observación en
la solicitud y enviar a Gestión
Humana.
Ministro
2.3.
Proyectar
comunicación
devolviendo
sin
trámite
la
solicitud de comisión.
Asesora
Gestión
Humana
2.4.
Revisar
comunicación
y
firmar
Coordinador
Gestión
Humana
de
Comunicación
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Procedimiento
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2.5. Entregar comunicación a
dependencia solicitante
Secretaria
Gestión
Humana
2.6. Revisar la información
presentada en la solicitud e
identificar
la
fuente
de
financiación de los gastos de la
comisión. Si la comisión es
financiada total o parcialmente
por
alguna
entidad
internacional,
revisar
los
soportes de la invitación y pasar
a Actividad 3 Tarea 7. Si la
comisión
es
financiada
totalmente
con
cargo
al
Presupuesto del Ministerio de
Cultura, pasar a Actividad 3
Tarea 8.
Asesor
Gestión
Humana
2.7. Proyectar Decreto para
firma del Presidente de la
República y diligenciar Formato
anexando
los
soportes
correspondientes.
Asesor
Gestión
Humana
2.8. Diligenciar Formato de
Autorización
para
Secretaría
General de Presidencia de la
República, con los soportes
correspondientes.
Asesor
Gestión
Humana
2.9. Revisar proyecto Decreto y
Formato colocando Vo.Bo.
Coordinador
Gestión
Humana
2.10.
Revisar
proyecto
de
Decreto y Formato colocando
Vo.Bo.
Secretaria
General
2.11. Revisar y firmar proyecto
de Decreto y Formato
Ministra
2.12. Recibir de la Presidencia
de la República el Decreto y
Formato de Autorización de la
Comisión
Despacho
del Ministro
2.13. Recibir del despacho del
Ministro copia del decreto y
formato de autorización de la
comisión
3. Comisión
de
Estudios
Comunicación
radicada
3.1. Recibir solicitud de comisión
de estudios dirigida a la Ministra
incluyendo
Destino,
Objeto,
Fecha, Justificación, Fuente de
Financiación
de
viáticos
y
pasajes, etc, con los respectivos
soportes.
Secretaria
Gestión
Humana
* Formato
de
autorización
* Decreto
Despacho de
Ministro
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Procedimiento
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3.2. Revisar, si autoriza, Colocar
Vo.Bo. en solicitud y pasa a
Actividad 4 Tarea 6. Si no
autoriza colocar observación en
la solicitud y enviar a Gestión
Humana.
Ministra
3.3.
Proyectar
comunicación
devolviendo
sin
trámite
la
solicitud de comisión.
Asesor
Gestión
Humana
3.4.
Revisar
comunicación
y
firmar
3.5. Entregar comunicación a
funcionario
Coordinador
Gestión
Humana
Secretaria
Gestión
Humana
Comunicación
Comunicación
radicada
3.6. Revisar la información
presentada en la solicitud y
verificar el cumplimiento de
requisitos
de
acuerdo
con
normatividad vigente. Si cumple
con requisitos pasar a Actividad
4 Tarea 12. Si no cumple pasar a
Actividad 4 Tarea 7.
Asesor
Gestión
Humana
3.7.
Proyectar
comunicación
informando el no cumplimiento
de requisitos para conceder la
comisión.
Asesor
Gestión
Humana
3.8. Revisar y colocar Vo. Bo. en
comunicación
Coordinador
Gestión
Humana
3.9. Revisar y colocar Vo. Bo. en
comunicación
Secretario
General
3.10.
Revisar
comunicación
y
firmar
3.11. Entregar comunicación
al funcionario
Ministro
Secretaria
Gestión
Humana
3.12. Identificar la fuente de
financiación de los gastos de la
comisión. Si la comisión es
financiada total o parcialmente
por alguna entidad internacional
revisar los soportes de la
invitación y pasar a Actividad 4
tarea 13. Si la comisión es con
gastos del Presupuesto Nacional
en los tiquetes aéreos pasar a
Actividad 4 Tarea 14.
Comunicación
Comunicación
radicada
Asesor
Gestión
Humana
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Procedimiento
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3.13. Proyectar Decreto para
firma del Presidente de la
República y diligenciar Formato
anexando
los
soportes
correspondientes.
Asesor
Gestión
Humana
3.14. Diligenciar Formato para
firma del Presidente de la
República, con los soportes
correspondientes.
Asesor
Gestión
Humana
3.15.
Revisar
Formato
y
proyecto de Decreto colocando
Vo.Bo.
Coordinador
Gestión
Humana
3.16.
Revisar
Formato
y
proyecto de Decreto colocando
Vo.Bo.
Secretaria
General
3.17. Firmar Formato y proyecto
de Decreto
Ministro
3.18. Recibir de la Presidencia
de la República Formato y
Decreto de Autorización
Despacho
del Ministro
3.19. Recibir el formato y el
Decreto de autorización
Secretaria
Gestión
Humana
4.
Comisión
Para
Desempeñar
Cargo de Libre
Nombramiento
y Remoción
4.1. Recibir del funcionario
inscrito
en
carrera
administrativa
solicitud
dirigida a la Ministra de
Comisión para Desempeñar
Cargo de Libre Nombramiento
y
Remoción,
anexando
Resolución de Nombramiento
Despacho
del Ministro
4.2. Remitir a Gestión Humana
la solicitud de comisión
Secretaria
Despacho
del Ministro
4.3. Verificar cumplimiento de
requisitos
de
acuerdo
con
normatividad vigente. Si cumple
pasar a Actividad 6 Tarea 1. Si
no cumple pasar a Actividad 5
Tarea 4.
Coordinador
Gestión
Humana
4.4.
Proyectar
comunicación
informando motivo para no
otorgarla
Asesor
Gestión
Humana
4.5. Revisar y colocar Vo. Bo. en
comunicación
Coordinador
Gestión
Humana
Solicitud
de
comisión
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Procedimiento
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4.6. Revisar y colocar Vo. Bo. en
comunicación
4.7.
Revisar
comunicación
y
Firmar
Ministra
4.8. Entregar comunicación
5.
Resolución
de
Comisión
5.1. Proyectar
Comisión
Resolución
Secretaria
Gestión
Humana
Comunicación
Comunicación
radicada
de
Asesor
o
Profesional
Especializado
de Desarrollo
de
Gestión
Humana
5.2. Revisar y firmar / visto
bueno
Ministro
/
Secretario
General
/
Coordinador
5.3. Numerar, fechar y entregar
copia de Resolución a Gestión
Humana y Gestión Financiera y
Contable si la comisión incluye
gastos con cargo al Presupuesto
del Ministerio de Cultura.
Auxiliar
Secretaría
General
5.4. Si la comisión genera gastos
con cargo al Presupuesto del
Ministerio de Cultura, revisar
Resolución y darle registro
presupuestal
Gestión
Financiera y
Contable
5.5. Proyectar comunicación de
Resolución
Secretaria
Gestión
Humana
5.6.
Revisar
y
firmar
comunicación de Resolución
Coordinador
Gestión
Humana
5.7. Entregar comunicación y
copia de Resolución y pasa
copia a Archivo de Historia
Laboral. Si la Resolución es de
Comisión de Estudios entregar
copia a Asesor de Gestión
Humana y pasar a Actividad 7
Tarea 1. Si la Resolución es de
Comisión
Para
Desempeñar
Cargo de LNR entregar copia a
Nómina.
6.
Suscripción
Convenio
Secretario
General
6.1.
Proyectar
minuta
convenio
de
comisión
estudios
de
de
Secretaria
Gestión
Humana
Resolución
de
comisión
Asesor
Gestión
Humana
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Procedimiento
7 de 7
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6.2. Revisar y colocar Vo. Bo.
Convenio y pasar al Grupo de
Contratos y Convenios
Coordinador
Gestión
Humana
6.3. Tomar firma del funcionario
en la minuta de convenio
Asesor
Gestión
Humana
6.4. Revisar y firmar convenio
Ministra
6.5.
Adelantar
trámite
suscripción de póliza y coloca Vo.
Bo. en convenio
Grupo
de
Contratos y
Convenios
6.6. Recibir del Grupo de
Contratos y Convenios original
de convenio de comisión de
estudios
Secretaria
Gestión
Humana
6.7.
Entregar
copia
al
funcionario y a la historia laboral
y archivar original
Secretaria
Gestión
Humana
FLUJOGRAMA
5. REFERENCIAS
6. ANEXOS
Formato Autorización de Comisiones al Exterior, Presidencia de la República
ELABORO
Coordinador
Grupo de
Nombre:
Gestión
Humana
Fecha:
REVISO
APROBO
Nombre:
Jefe Oficina de
Planeación
Nombre:
Secretario
General
Fecha:
25/Abr/2014
Fecha:
25/Abr/2014
25/Abr/2014
27/03/2015 12:22 p. m.
Procedimiento: COMISIONES.
MINISTERIO DE CULTURA
Código: P-GGH-019
1.2.
Revisar
determinar
viabilidad
conceder
comisión.
C
SI
de
la
¿Se autoriza?
NO
Asesor Gestión
Humana
1.1
Recibir
de
parte de la entidad
solicitante,
comunicación
dirigida
al
Ministro,
solicitando
comisión
de
servicios
y
especificando
la
actividad a realizar
y la duración de la
comisión.
Comisión de servicios en una entidad del
Estado diferente del Ministerio de Cultura.
2.12. Recibir de la
Presidencia de la
República
el
Decreto y Formato
de Autorización de
la Comisión
2.6.1.Revisar
soportes
de
invitación
1.3
Proyectar
comunicación
informando que no
se
concede
la
comisión.
2.7.
Proyectar
Decreto para firma
del Presidente de
la
República
y
diligenciar
Formato anexando
los
soportes
correspondientes.
B
2.9.
proyecto
y
colocando
Secretaria
General
1.5.
Revisar
comunicación
y
colocar Vo.Bo.
2.10.
Revisar
proyecto
de
Decreto y Formato
colocando Vo.Bo.
los
la
Entidad
Internacional
Revisar
Decreto
Formato
Vo.Bo.
2.6. Revisar
información
presentada en
solicitud
identificar
fuente
financiación de
gastos
de
comisión.
Comisión de estudios
A
la
e
la
de
los
la
2.3.
Proyectar
comunicación
devolviendo
sin
trámite la solicitud
de comisión.
y
2.2.2.
Autoriza
colocar
observación en la
solicitud y enviar a
Gestión Humana.
NO
2.2.¿ Autoriza?
2.2.1.
Colocar
Vo.Bo. en solicitud
Secretaria
Gestión
Humana
2.13. Recibir del
despacho
del
Ministro copia del
decreto y formato
de autorización de
la comisión
Fin
2.5.
Entregar
comunicación
a
dependencia
solicitante
3
2.1. Recibir de la
dependencia
solicitante
la
solicitud
de
comisión dirigida a
la
Ministra
incluyendo
Destino,
Objeto,
Fecha,
Justificación,
Fuente
de
Financiación
de
viáticos y pasajes,
etc,
con
los
respectivos
soportes.
la
2.4.
Revisar
firmar
comunicación
2.11. Revisar y
firmar proyecto de
Decreto
y
Formato
y
Página 1 de 3
Comisión de Servicios en el
Exterior del País
Tipo de
Comisión
Comisión Para Desempeñar Cargo de
Libre Nombramiento y Remoción
Financiación
2.8.
Diligenciar
comisión
Formato
de
Autorización para
Secretaría General
de Presidencia de
la República, con
Presupuesto
los
soportes Ministerio Cultura
correspondientes.
1.4.
Revisar
comunicación
y
colocar Vo.Bo.
1.6.
Revisar
firmar
comunicación
Fecha: 25/abr/2014
Inicio
Coordinador
Gestión
Humana
Ministro
Versión: 5
y
Despacho de
Ministerio
1.2.1.Coloca
Vo.Bo.
1
SI
Procedimiento: COMISIONES.
MINISTERIO DE CULTURA
Código: P-GGH-019
A1
NO
3.3. Proyectar
comunicación
devolviendo sin
trámite la solicitud
de comisión.
3.7. Proyectar
comunicación
informando el no
cumplimiento de
requisitos para
conceder la
comisión.
3.4. Revisar y
firmar
comunicación
3.8. Revisar y
colocar Vo. Bo. en
comunicación
3.6. Revisar la
información
presentada en la
solicitud y verificar
el cumplimiento
de requisitos de
acuerdo con
normatividad
vigente.
3.12. Identificar la
fuente de
financiación de los
gastos de la
comisión.
Fuente
Financiación
Presupuesto
Nacional en
los Tiquetes
aéres
3.9. Revisar y
colocar Vo. Bo. en
comunicación
C3
3.5. Entregar
comunicación a
funcionario
3.11. Entregar
comunicación al
funcionario
3.19. Recibir el
formato y el
Decreto de
autorización
3.2.1. colocar
observación en la
solicitud y enviar a
Gestión Humana.
3.10. Revisar y
firmar
comunicación
Secretario
General
A
Fin
Secretaria
Gestión
Humana
Ministro
NO
SI
3.2. ¿Autoriza?
Despacho de
Ministro
3.1. Recibir
solicitud de
comisión de
estudios dirigida a
la Ministra
incluyendo
Destino, Objeto,
Fecha,
Justificación,
Fuente de
Financiación de
viáticos y pasajes,
etc, con los
respectivos
soportes.
3.12.1. Revisar los
soportes de la
Invitacion
Entidad
Internacional
Coordinador
Gestión
Humana
Versión: 5
Fecha: 25/abr/2014
Página 2 de 3
3
SI
¿Cumple con
requisitos?
Asesor Gestión
Humana
2
3.14. Diligenciar
Formato para
firma del
Presidente de la
República, con los
soportes
correspondientes.
3.15. Revisar
Formato y
proyecto de
Decreto colocando
Vo.Bo.
3.13. Proyectar
Decreto para firma
del Presidente de
la República y
diligenciar
Formato anexando
los soportes
correspondientes.
4.3. Verificar
cumplimiento de
requisitos de
acuerdo con
normatividad
vigente.
3.16. Revisar
Formato y
proyecto de
Decreto colocando
Vo.Bo.
4.4. Proyectar
comunicación
informando motivo
para no otorgarla
NO
¿Cumple
requisitos?
SI
C3
4.6. Revisar y
colocar Vo. Bo. en
comunicación
A
4.8. Entregar
comunicación
3.17. Firmar
Formato y
proyecto de
Decreto
3.18. Recibir de la
Presidencia de la
República Formato
y Decreto de
Autorización
B1
4.5. Revisar y
colocar Vo. Bo. en
comunicación
4.7. Revisar y
Firmar
comunicación
4.1. Recibir del
funcionario
inscrito en carrera
administrativa
solicitud dirigida a
la Ministra de
Comisión para
Desempeñar
Cargo de Libre
Nombramiento y
Remoción,
anexando
Resolución de
Nombramiento
4.2. Remitir a
Gestión Humana
la solicitud de
comisión
Procedimiento: COMISIONES.
MINISTERIO DE CULTURA
Código: P-GGH-019
Profesional
Especializado
Gestión
Humana
5.1. Proyectar
Resolución de
Comisión
Secretario
General
5.2. Revisar y
firmar / visto
bueno
6.1. Proyectar
minuta de
convenio de
comisión de
estudios
Página 3 de 3
6.3. Tomar firma
del funcionario en
la minuta de
convenio
5.6. Revisar y
firmar
comunicación de
Resolución
6.4. Revisar y
firmar convenio
Auxiliar
Secretaria
Generak
5.3. Numerar,
fechar y entregar
copia de
Resolución a
Gestión Humana y
Gestión Financiera
y Contable si la
comisión incluye
gastos con cargo
al Presupuesto del
Ministerio de
Cultura.
Gestión
Financiera y
Contable
5.4. Si la comisión
genera gastos con
cargo al
Presupuesto del
Ministerio de
Cultura, revisar
Resolución y darle
registro
presupuestal
Grupo de
Contratos y
Convenios
Fecha: 25/abr/2014
6.2. Revisar y
colocar Vo. Bo.
Convenio y pasar
al Grupo de
Contratos y
Convenios
Ministro de
Cultura
Secretaria
Gestión
Humana
Versión: 5
C2
Asesor Gestión
Humana
Coordinador
Gestión
Humana
3
5.5. Proyectar
comunicación de
Resolución
5.7. Entregar
comunicación y
copia de
Resolución y pasa
copia a Archivo de
Historia Laboral.
Tipo de
Resolución
Comisión de
Estudios
Comisión Para
Desempeñar Cargo
de LNR
6.6. Recibir del
Grupo de
Contratos y
Convenios original
de convenio de
comisión de
estudios
5.7.2. Entregar
copia a Asesor de
Gestión Humana
5.7.1. Entregar
copia a Nómina
FIn
6.5. Adelantar
trámite
suscripción de
póliza y coloca Vo.
Bo. en convenio
6.7. Entregar
copia al
funcionario y a la
historia laboral y
archivar original
3