Registros contables

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Registros contables
El Libro Diario
La función de este registro es la de hacer una relación cronológica de todas las operaciones realizadas por una
entidad. En otras palabras, se trata de dejar constancia de las diversas operaciones que, si bien están descritas en
la documentación respectiva, es necesario expresarlas utilizando el lenguaje contable. Lo anterior implica no solo
hacer una descripción de la operación efectuada, sino también, una clara identificación de las cuentas que
intervienen y de los movimientos de cargos y abonos que les corresponden.
El Libro Mayor
LA función de este registro es la de clasificar y agrupar las operaciones realizadas mediante el uso de las cuentas.
Por lo tanto, en el mayor deberá habilitarse un folio especial para cada una de las cuentas que haya adoptado la
empresa, traspasando a ellas el movimiento anteriormente contabilizado en el diario.
En cuanto a traspasos de libro diario a mayor, debe seguirse el siguiente procedimiento:
a) Si en un asiento la cuenta es deudora, su traspaso al mayor deberá registrarse en el debe del folio destinado
a ella.
b) En el caso de una cuenta acreedora, el traspaso al mayor deberá anotarse en el haber del folio respectivo.
c) Hecho un traspaso, se deja constancia en el diario, como referencia, del número de cuenta del mayor en que
se registro dicho traspaso, para lo cual se utilizarla columna agosta ubicada a la izquierda de la cuenta. A su
vez, en el mayor se deja constancia del folio del diario de donde procede cada cargo o abono, utilizando la
columna angosta que se encuentra a la izquierda de la columna para cantidades.
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Como se expresa anteriormente, el proceso de trasformación de os datos básicos se lleva a cabo por medio del
Diario y del Mayor. Además, como ocurre en todo sistema de la contabilidad, debe adoptarse un registro
denominado genéricamente “de balances”, en el cual se deja constancia de los inventarios y de los balances
practicados por la empresa.
Respecto de los inventarios, ellos representarla enumeración detallada de cada una de las cuentas que integran
electivo, el pasivo y el patrimonio de empresa. Cabe señalar que al iniciarse las actividades de una entidad
deberá practicarse un inventario inscribirse en el “registro de balances”, sirviendo de base para formular el
primer asiento en el diario. Igualmente, al término de cada ejercicio deberá desarrollarse un nuevo inventario
que presentará en forma analítica la composición de cada una de las partidas del activo, del pasivo y del
patrimonio.
Además, de los inventarios, en el registro de balances deberán trascribirse los estados financieros básicos, es decir,
el balance general y el estado de
resultados. Opcionalmente, los balances de comprobación y saldos periódicos
que se prepares pueden también incorporarse al registro.
Libro Diario: Libro de Entrada Original, se registran por primera vez las operaciones de la empresa. Se registran
todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico, indicando el nombre de las
cuentas que han de cargarse y abonarse así como los importes de los débitos y créditos.
Libro Mayor: Libro obligatorio que agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son
utilizadas en una organización para llevar la Contabilidad.
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Libro de Inventario: Libro obligatorio que debe llevar la entidad que registra los aspectos siguientes:
- Relación exacta del dinero en caja y el que se encuentra en el Banco.
- Relación de efectos y cuentas por cobrar
- Relación de bienes muebles e inmuebles.
- Relación de mercancías en existencia
- Relación de otros activos que tenga al dar inicio a sus operaciones.
- Relación exacta de sus deudas y de toda clase de obligaciones pendientes si las tuviese.
Anualmente la empresa formulará un inventario de sus activos y pasivos en la fecha del cierre del ejercicio.
Se conoce también como Libro de Balance ya que en él deben registrarse los Estados Financieros elaborados a final
del año.
MOMENTO DE REGISTRO CONTABLE
Las ventas de bienes deberían registrarse cuando se trasfiere su propiedad al comprador.
Los servicios deben considerarse devengados en el periodo de su prestación.
Los costos de los bienes y servicios vendidos deberían imputarse a los mismos periodos que las correspondientes
ventas
La información que debe contener este libro es:
•
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La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los
activos fijos).
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•
El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.
•
El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
•
El valor parcial de las operaciones.
•
El valor total correspondiente a cada cuenta.
A continuación se presenta un formato
CANTIDAD
CUENTA
VALOR
UNITARIO
VALOR
PARCIAL
VALOR TOTAL
ACTIVO
CAJA
Caja General
MERCANCÍAS NO FABRICADAS
POR LA EMPRESA
TERRENOS
Lotes
EQUIPOS DE OFICINA
Escritorios
Sillas
Archivadores
TOTAL ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
APORTES SOCIALES
Cuotas o partes de interés social
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.
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Libro Diario
Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los
comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual
de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.
En este libro se encuentra información como:
•
la fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
•
La descripción del comprobante.
•
La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
•
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
Todos los comerciantes deben
conformar su contabilidad en
libros y registros contables de
acuerdo con la normatividad del
código del comercio y las
disposiciones legales.
Libro Mayor y Balances
Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en
forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los
libros auxiliares.
En el se encuentra la siguiente información:
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•
La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).
•
El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
•
El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
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•
Las operaciones mensuales.
•
Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.
LIBROS AUXILIARES
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información
registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo
con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:
•
Registro de las operaciones cronológicamente.
•
Detalle de la actividad realizada.
•
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Tipos de libros auxiliares
•
Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias
subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros
individuales de una cuenta.
•
Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en el libro mayor y diario y contiene los
valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
•
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en
forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.
•
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros
y las cuentas por cobrar.
También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de
actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.
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Los Libros Contables
Los libros Contables: Obligatorios y Voluntarios
El Código de Comercio dice que toda Empresa deberá llevar una contabilidad adecuada a la actividad de su E., que
permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e
inventarios.
Los libros obligatorios serán legalizados a posteriori, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la
fecha de cierre del ejercicio.
Todos los libros contables deben ser llevados:
Con claridad.
Por orden de fechas.
Sin espacios en blanco ni interpolaciones.
Sin tachaduras ni raspaduras.
Sin abreviaturas difíciles de identificar.
Los valores expresados en pesos.
No se puede borrar nada para q sea oficial.
Los errores u omisiones contables deben corregirse en el momento en que éstos se adviertan.
Los empresarios están obligados a conservar los libros de contabilidad, así como toda la documentación y la
correspondencia concernientes a su negocio, durante seis años.
Tipos de libros - obligatorios y voluntarios
Libros obligatorios
•
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Libro Diario - se registran las transacciones económicas.
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•
Libro de inventarios y cuentas anuales.
o
Balance inicial
o
Balances trimestrales - comprobación con sumas y saldos.
o
Cuentas anuales - las E. constituidas como sociedad están obligadas a llevar uno o más libros d Actas,
en los que consten los acuerdos adoptados p sus juntas generales y otros órganos d dirección.
Libros voluntarios
Las Empresa pueden utilizar otros libros, registros y medios materiales c el fin d llevar más fácilmente los libros
obligatorios. Destaca el libro Mayor.
Libro Diario: Es un libro de contabilidad en el q se registran cada día a día todas las operaciones relativas a la
actividad d la E. y por riguroso orden cronológico.
Asiento (asiento contable): Cada registro contable d una operación económica q se hace en el Libro Diario.
Hay dos tipos de asientos:
Asientos simples: Los asientos en los q sólo se registran dos cuentas, una con cargo y otra con una abono,
ambas p la misma cantidad.
Asientos compuestos: Son los asientos en los q intervienen dos o más cuentas en un lado y dos o más cuentas
en el otro.
Libro Mayor: Es un libro en el q se anota cada cuenta q va apareciendo en los registros contables d la E., así como
los movimientos q ésta tiene, es decir, sus cargos o abonos según el caso.
Balance de comprobación de sumas y saldos
Recoge el resumen del diario a una fecha determinada y nos permiten conocer la situación patrimonial a esa fecha.
Se divide en dos bloques:
Bloque de sumas: Se compone d la suma total d las cantidades anotadas en la columna del Debe q será = a la
suma d la columna del Haber.
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Bloque d saldos: Se compone d la suma d los saldos deudores q ha d ser = q la suma de los saldos de los
acreedores.
Estructura del Balance
1°. Bloque - es el de todas las cuentas.
2°. Bloque - llamado sumas, y comprende dos partes: Debe y Haber.
3°. Bloque - llamado saldos, y comprende dos partes: Deudor y Acreedor.
Comprobación del Balance
Cuando ya se han registrado todas sus cuentas c sus sumas y sus saldos, se debe comprobar:
+ Dentro del bloque d sumas - la suma total d las cantidades anotadas en la columna del debe y del haber deben
ser igual.
+ Dentro del bloque d saldos - la suma total d las cantidades anotadas en la columna d los deudores y Acreedores
deben ser iguales.
¿Y si no cuadra el Balance?
1. Comprobar si todos los asientos del Diario están cuadrados.
2. Comprobar si cada apunte, o anotación, del diario ha sido correctamente traspasada al Mayor.
3. Comprobar que todas las Sumas de cada cuenta son correctas, y q su traspaso al Balance d Comprobación no
tenga errores (d cantidad o d colocación).
4. Comprobar que los cálculos de los saldos son correctos y si están ubicados en la columna que les corresponde.
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