CÓDIGO: PCRC 003 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 02 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD PAGINAS 1 de 5 FECHA DE APROBACIÓN: 01/ 01 / 2013 ELABORÓ Coordinador del SGC Fecha: REVISÓ Dirección APROBÓ Dirección Fecha: Fecha: Este documento es propiedad de “arroz orión” No está autorizado su reproducción total o parcial CÓDIGO: PCRC 003 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 02 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD PAGINAS 2 de 5 FECHA DE APROBACIÓN: 01/ 01 / 2013 1. OBJETIVO Establecer la metodología para definir los controles necesarios en cuanto a la forma y procedimiento de identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención, consulta de un registro, organización de registros y la disposición final de los registros del sistema de gestión de la calidad de ARROZ ORION. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los registros del Sistema de Gestión de la calidad de ARROZ ORION. 3. RESPONSABLE Un representante de la dirección para la calidad, los líderes de los procesos, líder de archivo y correspondencia, Cada líder de proceso, dispone y encarga a una persona de su proceso, para que se encargue de elaborar, tramitar y controlar los registros de su proceso y tenga un listado de registros del proceso, actualizado. 4. DEFINICIONES Almacenamiento y ubicación de los registros: sitio en el cual se archiva temporal o definitivamente un registro relacionado con el sistema de calidad, equipo o medio por el cual se almacena la información en medio físico o magnético. Este documento es propiedad de “arroz orión” No está autorizado su reproducción total o parcial CÓDIGO: PCRC 003 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 02 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD PÁGINAS 3 de 5 FECHA DE APROBACIÓN: 01/ 01 / 2013 Conservación de un registro: establecimiento de las condiciones ambientales Apropiadas para que los registros de calidad se conserven durante un tiempo Determinado en las condiciones requeridas para su posterior consulta (Seguridad, condiciones ambientales, fácil acceso). Disposición final: La disposición final de los registros, se realiza de acuerdo a la metodología establecida por las tablas de retención documental, es. Conservación total, eliminación, microfilmación y selección. Registro: Es un soporte o evidencia que demuestra gestión o sus resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. (Registros, procedimiento documentado, especificación, norma, informe). Consulta de los registros: los registros pueden ser consultados por personal diferente a los cargos indicados, bajo la responsabilidad y con la autorización del jefe de la dependencia o responsable del documento. Organización de registros: actividad que consiste en definir el criterio para agrupar los registros de tal manera que la consulta sea ágil. Ejemplo: por proveedor, por dependencia, etc. Identificación: todos los registros de calidad, excepto los contratos y los certificados enviados por proveedores, poseen el logo de la empresa, el nombre del departamento al que pertenece, un nombre o título y el código de normalización. Legibilidad: que pueda leerse la información contenida en el registro Este documento es propiedad de “arroz orión” No está autorizada su reproducción total o parcial CÓDIGO: PCRC 003 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 02 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD PÁGINAS 4 de 5 FECHA DE APROBACIÓN: 01/ 01 / 2013 Protección: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil Recuperación: facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en cuenta su localización y su clasificación Tiempo de Retención: período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo en papel o en medio electrónico. 5. CONDICIONES GENERALES: Los registros preestablecidos por otras entidades o los que son generados por sistemas de difícil modificación, deben incluirse en el Listado Maestro, sin ser necesario asignar un código. El Listado Maestro de Registros se publica en la Página Web para consulta Pública. Los Directores de dependencia y Líderes de Procesos son responsables de administrar sus registros, de actualizar el Listado Maestro de Registros, y velar porque se cumplan los tiempos de retención y la disposición final establecida, con el apoyo del área técnica de la Unidad de Archivo y Correspondencia. Este documento es propiedad de “arroz orión” No está autorizada su reproducción total o parcial CÓDIGO: PCRC 003 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 02 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD PÁGINAS 5 de 5 FECHA DE APROBACIÓN: 01/ 01 / 2013 6. REQUISITOS LEGALES: Norma Técnica ISO 9001:2008 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y sus Decretos Reglamentarios Este documento es propiedad de “arroz orión” No está autorizado su reproducción total o parcial