manual de control interno

Cooperativa Nacional de Servicios
Múltiples de Servidores Judiciales, Inc.
(COOPNASEJU)
MANUAL
DE CONTROL INTERNO
ABRIL 2014
MANUAL DE CONTROL INTERNO
CONTENIDO
CONTENIDO ....................................................................................................................................................... 2
1.
ASPECTOS GENERALES....................................................................................................................... 4
1.1
LA COOPERATIVA.................................................................................................................................. 4
1.2
MARCO LEGAL ...................................................................................................................................... 4
1.3
OTRAS DISPOSICIONES LEGALES ....................................................................................................... 4
1.4
OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ............................................................................. 5
1.5
CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL ............................................................................. 5
1.6
FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................................................ 6
1.7
ÁMBITO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ................................................................................... 9
1.8
APROBACIÓN, EDICIÓN Y ACTUALIZACIÓN ......................................................................................... 9
1.9
DISTRIBUCIÓN ...................................................................................................................................... 9
1.10 ARCHIVO.............................................................................................................................................. 10
2.
MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................................ 11
2.1
DEFINICIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................................................... 11
2.2
EL CONTROL INTERNO COMO SISTEMA ........................................................................................... 11
2.3
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.......................................................................................... 12
2.4
SEGURIDAD RAZONABLE ................................................................................................................... 13
2.5
LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO............................................................................................ 14
2.5.1 Disfunciones del Sistema ......................................................................................................... 14
2.5.2 Omisión de los Controles por los Directivos ........................................................................ 14
2.5.3 Complicidad ................................................................................................................................. 14
2.5.4 Relación costos/beneficios....................................................................................................... 14
2.6
EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO ............................................................................................. 14
2.7
DIRECTIVOS, FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS ................................................................................... 15
2.7.1 El Consejo de Administración ................................................................................................. 15
2.7.2 Gerencia General ........................................................................................................................ 16
2.7.3 Consejo de Vigilancia ................................................................................................................ 16
2.7.4 Responsabilidad del Departamento Financiero ................................................................. 16
2.7.5 Responsabilidad Departamento de Operaciones .............................................................. 16
2.7.6 Responsabilidad de Auditoría Interna.................................................................................. 16
2.7.7 Resto del Personal ...................................................................................................................... 16
2.8
PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO................................................................................................. 17
3.
MARCO ORGANIZACIONAL ............................................................................................................... 19
3.1
ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS ............................................................................................. 19
3.2
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA ............................................................................................................ 20
3.3
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ........................................................................................................ 20
3.4
CONSEJO DE VIGILANCIA .................................................................................................................. 21
3.5
GERENCIA GENERAL .......................................................................................................................... 22
3.6
AUDITORÍA INTERNA ........................................................................................................................... 23
3.7
COMITÉ DE CRÉDITO ......................................................................................................................... 25
3.8
RESPONSABILIDADES DEL RESTO DEL PERSONAL.......................................................................... 25
4.
POLÍTICAS GENERALES .................................................................................................................... 26
5.
NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ............................ 27
5.1
AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................... 27
5.1.1 Factor Integridad y Valores Éticos ......................................................................................... 27
5.1.2 Compromiso con la Competencia Profesional ..................................................................... 28
5.1.3 Filosofía y Estilo de Operación del Consejo de Administración y la Gerencia
General 29
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
5.1.4 Estructura Organizacional ....................................................................................................... 31
5.1.5 Asignación de Responsabilidad y Autoridad ..................................................................... 32
5.1.6 Políticas y Prácticas de Recursos Humanos ....................................................................... 34
5.2
VALORACIÓN DE RIESGOS ................................................................................................................. 35
5.2.1 Riesgo Crediticio ......................................................................................................................... 36
5.2.2 Riesgo de Liquidez ..................................................................................................................... 41
5.2.3 Tasa de Interés ........................................................................................................................... 44
5.2.4 Riesgo Operativo ......................................................................................................................... 47
5.3
ACTIVIDADES DE CONTROL ............................................................................................................... 52
5.3.1 Eficiencia y Eficacia de las Operaciones ............................................................................. 52
5.3.2 Confiabilidad de la Información Financiera y Operativa ................................................ 54
5.3.3 Protección de los Activos ........................................................................................................... 55
5.3.4 Cumplimiento de las Disposiciones Legales y Normativas Aplicables ........................ 57
5.4
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ..................................................................................................... 57
5.4.1 Información Operativa ............................................................................................................... 58
5.4.2 Información Financiera ............................................................................................................. 59
5.4.3 Comunicación Interna y Externa ............................................................................................ 65
5 .5
MONITOREO Y SUPERVISIÓN ............................................................................................................. 65
5.5.1 Monitoreo y Supervisión Interna............................................................................................. 66
5.5.2 Monitoreo y Supervisión Externa ........................................................................................... 67
6.
PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS PARA ALGUNAS AREAS................................................ 68
6.1
ASEGURAMIENTO DE BIENES PROPIOS Y DE TERCEROS EN CUSTODIA ....................................... 68
6.2
ADMINISTRACIÓN DE MOBILIARIOS Y EQUIPOS............................................................................... 68
6.3
ADMINISTRACIÓN DE VALORES MOBILIARIOS ................................................................................. 69
6.4
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA ................................................................. 69
6.5
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................................................................................................. 70
7.
ANEXO ....................................................................................................................................................... 72
7.1 REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL........................................................................ 72
8.
GLOSARIO ................................................................................................................................................ 73
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1
La Cooperativa
La Cooperativa de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc. (COOPNASEJU)
fue incorporada en el año 2005 mediante el Decreto No. 574-05 del Poder Ejecutivo,
e inicio sus operaciones en el año 2006, nace con la finalidad de fomentar el ahorro
entre sus asociados y conceder facilidades de financiamiento. También, ofrecer
apoyo de orientación y capacitación social y económico, es una Cooperativa cerrada,
sus empleados y el personal del Poder Judicial son los permitidos como socios de la
misma.
La Cooperativa es un Cooperativa legalmente regida por las disposiciones de la Ley
No. 127 sobre Asociaciones Cooperativas, publicada en la gaceta oficial No. 8826
del 26 de enero del 1964 y su Reglamento No. 623-86 sobre el funcionamiento de
las Cooperativa s organizadas en la República Dominicana.
Sus operaciones son supervisadas y controladas por el Instituto de Desarrollo y
Crédito Cooperativa (IDECOOP), creado en base a la Ley 31 del 25 de octubre del
año 1963, según Gaceta No. 8803, del 6 de Noviembre del 1963 y tiene como
función promover, educar, tecnificar y fiscalizar el Movimiento Cooperativo a nivel
nacional.
1.2
Marco Legal
a. Ley no. 127 sobre Sociedades Cooperativas y su Reglamento.
b. Ley no. 31 que crea el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo
c. Decreto no. 1498 autoriza a todas las Cooperativas públicas y privadas para
hacer los descuentos por nómina a favor de las Cooperativas que así lo soliciten.
1.3
Otras Disposiciones Legales
a. Ley No. 87-01 Sistema Dominicano de Seguridad Social
b. Ley 11-92 Código Tributario
c. Ley 16-92 Código de Trabajo
d. Resoluciones del IDECOOP
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.4
Objetivos del Manual de Control Interno
a.
Servir de guía de las prácticas, políticas y procedimientos que aplicados de
forma continua y sistemática permiten mantener en la Cooperativa un sistema
de control efectivo en el desarrollo de sus actividades.
b.
Desarrollar procesos internos de formación de valores, en el personal de la
COOPNASEJU, orientados para tener una actitud de autocontrol.
c.
Impulsar la cultura de la administración y control de riesgos para realizar
correctamente la identificación, medición, vigilancia, limitación, control y
divulgación de riesgos.
d.
Integrar en una visión la estructura organizacional, las políticas y
procedimientos y la gestión del Consejo de Administración, la Gerencia y los
demás empleados en la acción de control.
Los controles internos deben estar diseñados para cumplir con los objetivos en las
siguientes categorías:
a.
Efectividad y eficiencia de las operaciones (objetivos de operación u objetivos
básicos del negocio, uso efectivo y eficiente de los recursos, objetivos de
desempeño y rentabilidad).
b.
Confiabilidad de la información financiera (relacionada con la preparación de
información contable objetivos de la información financiera).
c.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (objetivos de cumplimiento
de las leyes y regulaciones a la que está sujeta la Cooperativa.
1.5
Criterios para la Elaboración del Manual
El presente manual será una herramienta que indicará qué es lo que debe hacer la
COOPNASEJU, y según sea necesario, cada una de sus unidades administrativas y
operativas, para mantener un sistema de control interno efectivo.
En el manual se incluirán las guías sobre el trabajo de la COOPNASEJU para
reducir la ocurrencia de los principales riesgos que les son inherentes a sus
operaciones, sin detenerse en procedimientos de detalle y en aquellas áreas que no
se consideraron relevantes.
La Gerencia General debe definir y poner en vigencia los procedimientos detallados
que sean necesarios para darle efectivo cumplimiento a las políticas del presente
manual, mediante instructivos internos descriptivos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.6
Fundamento del Sistema de Control Interno
Para que un sistema de control interno sea efectivo, es necesario generar y
promover permanentemente un ambiente que influya positivamente sobre el control
de las operaciones y de las actividades en toda la estructura de la Cooperativa.
Debe disponerse de una metodología de selección de personal que en la medida de
lo posible, permita identificar a potenciales empleados con altos niveles de ética y
que desde el proceso de contratación, se enfatice en la importancia de los valores y
principios éticos de la Sociedad.
La COOPNASEJU debe establecer principios y reglas de conducta, los perfiles del
talento humano y de los puestos, las políticas de capacitación y formación, y la
permanente actualización frente a las estrategias y a la forma de desarrollar
adecuadamente los procesos, todo con el fin de desarrollar y solidificar una `cultura
de autocontrol y autorregulación.
Como las políticas y procedimientos pueden ser violados, deben consagrarse las
medidas administrativas y correctivas y las sanciones correspondientes en caso de
incumplimiento e incentivos en los casos en que presenten propuestas relevantes y
de posible implantación en la Cooperativa.
En este sentido, la COOPNASEJU debe tener en cuenta los siguientes elementos
mínimos, que resultan fundamentales, para diseñar y mantener un sistema de
control interno efectivo, a saber:
a. Valores Éticos
Hacer referencia a principios de comportamiento como la Honestidad, la Lealtad, la
Integridad, la Confidencialidad, la Responsabilidad, Compromiso Social, y aquellos
que deban ser característicos de los directivos y empleados.
La Gerencia General debe difundir ampliamente el Código de Ética mediante
programas de capacitación y formación, en los sistemas de información, en los
manuales administrativos y operativos, y cualquier otro medio de difusión, y ser
conocidos y aceptados por los empleados al momento de su vinculación y durante el
tiempo que trabajen en la Cooperativa.
La Gerencia General es responsable de explicar con detalle las sanciones y
amonestaciones en caso de acciones contrarias al Código de Ética.
La COOPNASEJU debe identificarse con altos niveles de integridad y valores con las
siguientes características:
a. Directivos y empleados a todos los niveles hacen lo correcto desde el punto de
vista legal, moral y ético.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
b. Crea una cultura organizacional de apoyo al cumplimiento, comprometida con
la gestión de riesgos inherentes a la actividad de la COOPNASEJU.
c. No desarrollar productos o servicios en áreas donde no existan normas o
disposiciones específicas para el cumplimiento a las leyes y normas aplicables
a las operaciones de la Cooperativa.
d. Fomenta una cultura de buscar ayuda y de informar a los niveles
correspondientes, los problemas presentados antes de que estos no tengan
soluciones.
e. Cumplimiento de las Normativas
Todos el personal está obligado, sin excepción, y comenzando por el Consejo de
Administración, Consejo de Vigilancia, Comité de Crédito, la Gerencia General y
demás comités de apoyo, a cumplir con los Estatutos Sociales, el marco legal, las
políticas, las normas internas, y demás disposiciones que rijan la actividad
operativa y de negocio de la Cooperativa.
Los órganos de dirección, administración y control deben dar ejemplo en cuanto al
cumplimiento de las normativas internas y a las disposiciones legales, tales como
las relacionadas con la selección y contratación del personal, en el sentido de no
intervenir personalmente en la contratación o promoción de empleados, si no se
cumplen todos los procedimientos y requisitos establecidos en la administración de
recursos humanos, y el respeto a los límites de crédito establecidos en las políticas
y riesgo, y demás riesgos relevantes inherentes a las actividades realizadas por la
COOPNASEJU.
f. Manejo de los Conflictos de Interés
La Cooperativa debe evitar o, al menos, minimizar los conflictos de interés. El
Código de Ética debe identificar las diferentes situaciones que se puedan considerar
como generadoras de conflictos de interés, la forma de manejarlos, y los
procedimientos que deben adoptar los empleados para informarlos o solucionarlos.
g. Relaciones con los Socios
Las relaciones con los socios deben ser manejadas en ambientes estrictamente de
negocios, de manera que no tengan la posibilidad de entender que cualquiera otra
relación le puede favorecer en sus operaciones con la COOPNASEJU.
Prohibir a los directivos y empleados:
i.
ii.
Solicitar o recibir dineros de los socios,
expresamente.
Ofrecer créditos sin tener facultad para ello.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
sin
estar
autorizado
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
iii.
iv.
v.
Ofrecer condiciones financieras o plazos especiales para los créditos sin
tener facultad para ello.
Ofrecer la condonación o refinanciación de créditos, o una porción de
ellos, sin contar con facultades para ello.
En general, ofrecer cualquier ventaja a los socios, apartándose de las
directrices institucionales.
h. Manejo de Incentivos
La COOPNASEJU no debe ofrecer incentivos excesivos, ni altas recompensas
relacionadas con el desempeño, en razón de que puede degenerar en actos
deshonestos, ilegales o antiéticos del personal.
No exigir a los empleados el cumplimiento de metas en resultados, captaciones,
colocaciones, recuperaciones y calidad de cartera, no logrables, que como
consecuencia, el no logro de los objetivos pueda suponer asumir altos riesgos para
la COOPNASEJU.
i. Información Privilegiada
Es prohibido el uso o aprovechamiento, la difusión o publicación a terceras
personas ajenas a la Cooperativa, dar información relacionada con las operaciones
y el trabajo que conocen los empleados, en perjuicio de la COOPNASEJU, o para
obtener beneficio personal o de terceros, dicha información puede estar relacionada
con nuevos productos, manuales, estrategias de negocios, entre otros.
Se entiende por información privilegiada aquella que no haya sido revelada, o
aquella que por disposición de la dirección y administración de la Cooperativa debe
quedar restringida al público o a ciertos niveles jerárquicos en la institución.
Los empleados no deben compartir la información confidencial con los compañeros
de trabajo, excepto cuando éstos se encuentren expresamente autorizados para
recibir dicha información. No se deben tener exposiciones irresponsables fuera de
las oficinas de la Cooperativa.
Los directivos, funcionarios y empleados que realicen actividades docentes o de
capacitación, deberán abstenerse de utilizar información confidencial de la
COOPNASEJU en sus labores personales, sin previa autorización del Consejo de
Administración.
j. Protección de los Activos
Todos los empleados están obligados a custodiar, cuidar y preservar los activos de
la Cooperativa. Los directivos, funcionarios o empleados no deberán apropiar para
su uso personal, ni poner a la disposición de terceros ningún activo de la
institución para fines que no sean en beneficio de esta.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
k. Entorno Laboral
El respeto y la cooperación deberán ser el eje fundamental en el ambiente laboral de
la COOPNASEJU. Se espera que cada empleado otorgue a los otros respeto y
cooperación. Los directivos deben de ser un ejemplo a seguir, sus acciones se
convierten en las acciones de la Cooperativa y por lo tanto, asumen
responsabilidades adicionales para motivar a otros a que tengan una conducta
ética, a que tomen las decisiones más apropiadas y a que generen un ambiente de
trabajo que mantenga en alto la dignidad humana, donde se respete a los
individuos y se tengan altos estándares profesionales y éticos.
1.7
Ámbito del Manual de Control Interno
El manual de control interno se aplicará en el desarrollo de las operaciones
crediticias, administrativas, de finanzas y en todas las actividades desarrolladas por
la COOPNASEJU.
Los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para su
implementación, así como sus modificaciones, al igual que los manuales
administrativos y operativos, deberán ser de conocimiento de los directivos,
funcionarios y empleados de la Cooperativa, de acuerdo a su ámbito de
competencia y serán la base para la operación de la misma.
1.8
Aprobación, Edición y Actualización
El Manual será aprobado por el Consejo de Administración. Su distribución,
actualización y control de su cumplimiento será responsabilidad de la Gerencia
General. Con el objetivo de disponer de un instrumento actualizado a los cambios
del sistema de control interno.
La actualización del Manual de Control Interno es responsabilidad del Consejo de
Administración, y se debe llevar un registro de actualización donde se describe el
motivo del cambio. Las actualizaciones deben constar en las actas de las reuniones
celebradas para estos fines. (ANEXO 8.1 “REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL”)
La actualización de este Manual se realizará como mínimo una vez al año o cuando
las exigencias internas o cuando el IDECOOP lo requiera. En cada actualización, de
uno o varios capítulos del Manual, se reedita la página del contenido y la portada
del mismo, de tal manera que se tenga un control de dichas actualizaciones.
1.9
Distribución
La distribución del Manual será responsabilidad del Gerente General, quien será la
única persona autorizada para distribuir copias del Manual de Control Interno.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.10 Archivo
El archivo de la edición inicial y de las modificaciones posteriores, así como el
mantenimiento de los registros de actualización y distribución, es responsabilidad
de la Gerencia General, quien debe mantener custodia en un lugar seguro libre de
riesgo.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
2.
MARCO CONCEPTUAL
2.1
Definición de Sistema de Control Interno
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que garanticen que los activos de la Cooperativa están debidamente
protegidos, que los registros contables de las operaciones y actividades son
confiables y que la actividad operativa se desarrolla eficazmente se acuerdo a las
disposiciones del Consejo de Administración.
El sistema de control interno es un proceso, efectuado por el Consejo de
Administración, el Consejo de Vigilancia, El Comité de Crédito, la Gerencia
General, los demás comités de apoyo, los departamentos y el resto de personal de la
Cooperativa, diseñado para proporcionar seguridad razonable respecto de la
consecución de los objetivos institucionales.
2.2
El Control Interno como Sistema
Es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes cuya dinámica
facilita el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Cooperativa. El sistema
de control interno se compone de:
a. Entradas: Normas, políticas y procedimientos administrativos y operativos
para la ejecución de las operaciones.
b. Proceso: Desarrollo de las actividades de la COOPNASEJU sobre la base de
las normativas, políticas y procedimientos internos y las disposiciones legales
que les son aplicables. Estos son inherentes a la manera de como el Consejo
de Administración y la Gerencia General dirigen el negocio de la Sociedad.
c. Retroalimentación: Actitud de la Gerencia General y de los empleados hacia
la mejora basada en la comunicación interna efectiva y en los indicadores de
gestión.
d. Variables de Comparación: La comparación de las operaciones a través de
los indicadores de gestión que faciliten la evaluación de impacto del sector
atendido y de los resultados de la Cooperativa.
e. Resultados: los resultados son factores que favorecen la imagen
institucional, la solidez empresarial y la permanencia de la Cooperativa en el
tiempo.
f. Variables de Acción: Decisiones y acciones correctivas tomadas
oportunamente por el Consejo de Administración y la Gerencia General para
lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos y específicos de la
Cooperativa, a través de la eficiencia en los controles internos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
2.3
Componentes del Control Interno1
El control interno consta de ocho componentes interrelacionados, que se derivan de
la forma como el Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, el Comité de
Crédito y la Gerencia General realizan los negocios, y están integrados a los
procesos administrativos y operativos. Los componentes son:
a. Ambiente de Control. Es el fundamento de los demás componentes
proporcionando disciplina y estructura, que incide en la manera de como:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Se estructuran las actividades del negocio.
Se asigna autoridad y responsabilidad.
Se organiza y desarrolla el personal.
Se comparten los valores y creencias.
El personal toma conciencia de la importancia del control.
b. Establecimiento de los objetivos
i.
ii.
iii.
La dirección debe considerar las estrategias relacionadas con el riesgo
en la formulación de los objetivos estratégicos, relacionados y
seleccionados.
Establecer el apetito al riesgo. Hasta que nivel de riesgo está dispuesto
aceptar el Consejo de Administración y la Gerencia General.
Cuál es la tolerancia al riesgo de parte del Consejo de Administración
y la Gerencia General.
c. Identificación de Eventos
i.
Distinguir entre riesgo y oportunidad


ii.
Riesgo. Puede afectar negativamente la Cooperativa.
Oportunidad. Puede tener impacto positivo en la COOPNASEJU.
Identificar los eventos internos y externos que pueden afectar las
estrategias de la Cooperativa.
Establecer como los factores internos y externos se relacionan entre sí
para afectar el riesgo.
Factores de influencia en las estrategias y en los objetivos.
iii.
iv.
d. Valoración de Riesgos. Enfrentar los riesgos internos y externos inherentes
a las operaciones y actividades de la COOPNASEJU, para el logro de los
objetivos. La identificación y análisis de los riesgos que puede enfrentar, al
establecer objetivos generales y específicos que puedan afectar la capacidad
para:
1
COSO, “Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Salvaguardar sus bienes y recursos
Mantener ventaja ante la competencia
Construir y mantener su imagen
Incrementar y mantener su solidez financiera
Mantener su crecimiento.
e. Respuestas a los Riesgos
i.
ii.
iii.
Evaluar las posibles respuestas al riesgo: aceptar, minimizar,
transferir.
Selección de las respuestas focalizando la evaluación del portafolio de
riesgo.
Nivel en que una respuesta reducirá el impacto de riesgo.
f. Actividades de Control. Políticas y procedimientos para asegurar que se
están ejecutando las directrices administrativas para manejar los riesgos.
Las actividades de control se dan a todos los niveles y funciones de la
COOPNASEJU. Incluyendo actividades tan diversas como: aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión del desempeño de
operaciones, seguridad de activos y segregación de deberes y
responsabilidades.
g. Información y Comunicación. Identificarse, capturarse y comunicarse
información oportuna, que facilite al personal cumplir con sus deberes y
responsabilidades. El sistema de información es responsable de suministrar
información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, lo
que hace posible el control en la Cooperativa.
h. Monitoreo. El Sistema de Control Interno se diseña para operar en ciertas
circunstancias considerando: Objetivos, riesgos, y limitaciones inherentes al
control. Los controles pierden su eficiencia debido a factores internos y
externos que cambian las condiciones para la Cooperativa operar con
eficiencia. En este sentido, debe ser monitoreado de forma continua y
sistemática.
El monitoreo asegura que el control interno continúa operando
efectivamente. Este proceso implica la valoración, por parte del personal
apropiado, del diseño y de la operación de los controles en una adecuada
base de tiempo y realizando las acciones necesarias.
2.4
Seguridad Razonable
El control interno, sin importar su diseño, aplicación operativa o eficiencia, sólo
puede proporcionar seguridad razonable al Consejo de Administración y a la
Gerencia General, con miras a lograr los objetivos estratégicos y particulares de la
Cooperativa. La probabilidad de lograr los objetivos está afectada por las
limitaciones inherentes al sistema de control interno.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
El control interno tiene la posibilidad de prevenir las opiniones y decisiones erradas
o los acontecimientos externos que pueden afectar de manera negativa el logro de
los objetivos institucionales.
2.5
Limitaciones del Control Interno
El control interno no importa lo bien diseñado que esté, su aplicación a todos los
niveles de la estructura de la Cooperativa, o lo efectivo y eficiente que esté
operando, solo puede proporcionar seguridad razonable a la Cooperativa. Dentro de
las limitaciones de este, están:
2.5.1 Disfunciones del Sistema
El control interno a pesar de estar bien diseñado, puede fallar. Pueden cometerse
errores originados en interpretaciones erradas, por descuido, omisión o agotamiento
de los empleados. También, es probable que ante un cambio de los sistemas
operativos e informáticos, los empleados aún no se encuentren bien capacitados o
informados sobre el mismo, lo que como consecuencia origina errores de control.
2.5.2 Omisión de los Controles por los Directivos
El sistema de control interno no puede ser más eficaz que las personas
responsables de su funcionamiento. Siempre existe la posibilidad de que directivos
eviten el sistema de control interno con fines particulares.
2.5.3 Complicidad
Cuando dos o más empleados actúan de manera conjunta para cometer u ocultar
un acto con la finalidad de evadir el sistema de control interno.
2.5.4 Relación costos/beneficios
Cuando se va a establecer un sistema de control interno, siempre se debe evaluar
los costos y beneficios de su diseño e implementación del mismo.
2.6
Efectividad del Control Interno
El Sistema de Control Interno se considera efectivo en la medida en que los órganos
de administración y control de la Cooperativa cuenten con una seguridad razonable
en:
i.La información acerca del desarrollo, crecimiento y el logro de los objetivos y
metas y en el empleo de criterios de economía y eficiencia;
ii.La confiabilidad y validez de los informes y estados financieros; y
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
iii.El
cumplimiento de la legislación Cooperativa y normativas internas
vigentes, incluyendo las políticas y los procedimientos diseñados por la
Cooperativa.
El sistema de control interno es efectivo al hacer un juicio resultante de la
evaluación de los ocho componentes que integran el control interno y se dan y
funcionan efectivamente.
2.7
Directivos, Funcionarios y Empleados
Los directivos, funcionarios y empleados son responsables directos del sistema de
control interno, donde cada una de ellos posee responsabilidades importantes para
garantizar la eficiencia institucional. Cada uno desempeña alguna función dentro
del sistema de control interno, aunque cada uno lo hacen con distinto grado de
responsabilidad dentro de sus niveles de autoridad.
A continuación se describen algunas de las responsabilidades.
2.7.1 El Consejo de Administración
El Consejo de Administración es el órgano ejecutivo de la Asamblea General de
Delegados y tendrá la representación de la sociedad Cooperativa y la firma social,
pudiendo designar de entre los socios o personas no asociadas, uno o más gerentes
con la facultad de representación que se les asigne, así como uno o más
comisionados que se encarguen de administrar las secciones especiales.
El Consejo de Administración debe investigar sobre el funcionamiento de todos los
componentes del control interno, y cumple con dicha responsabilidad de la
siguiente forma:
a. Dirigiendo y orientando las actividades de la COOPNASEJU y de la Gerencia
General, estableciendo principios, valores y políticas que forman parte de la base
del sistema de control interno.
b. Celebrando reuniones periódicamente con la Gerencia General y los encargados
de los departamentos de operaciones, financiero y administración con el fin de
revisar sus responsabilidades y como controlan el desarrollo y ejecución de sus
actividades.
c. Comprometiéndose con el diseño de las políticas y procedimientos que soporten
el sistema de control interno.
Los encargados de los diferentes departamentos y el personal administrativo poseen
la responsabilidad sobre el control interno relacionado con los objetivos de cada
una de sus áreas, es decir que apliquen las políticas y procedimientos de control
interno que permitan conseguir los resultados de sus áreas y por consecuencia
lograr en forma global los objetivos estratégicos de la Cooperativa.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
2.7.2 Gerencia General
La Gerencia General es responsable ante el Consejo de Administración de la
implementación y seguimiento del sistema de control interno.
2.7.3
Consejo de Vigilancia
Es el organismo de supervisión del funcionamiento interno de la sociedad y el
cumplimiento de las bases constitutivas, políticas, lineamientos y de las
disposiciones legales aplicables a la gestión Cooperativa.
2.7.4 Responsabilidad del Departamento Financiero
El Encargado del Departamento Financiero y el personal bajo su responsabilidad,
poseen una importancia significativa, en razón de que sus acciones se encuentran
estrechamente vinculadas con todas las operaciones realizadas en las unidades
operativas y administrativas de la Cooperativa.
Dentro de los papeles importantes que tiene este Departamento está, el desarrollo y
ejecución del presupuesto, planificación financiera, desarrollo de todo el proceso de
contabilidad, cumplimiento a las disposiciones legales relativas a la información
financiera y fiscal, entre otras. Así como, Administrar los recursos de la
Cooperativa y coordinar con la Gerencia General el uso racional de los mismos.
2.7.5 Responsabilidad Departamento de Operaciones
El encargado del Departamento de Operaciones y el personal bajo su
responsabilidad, tienen responsabilidades vinculadas con todas la estructura de la
Cooperativa por las responsabilidades operativas de este departamento.
2.7.6 Responsabilidad de Auditoría Interna
Auditoría Interna conjuntamente con el Consejo de Vigilancia debe desarrollar un
sistema de monitoreo efectivo al sistema de control interno, recomendando mejoras
sobre los controles aplicados. Su función debe de estar concebida para agregar
valor y mejorar las operaciones de la Cooperativa, así como contribuir al
cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y
disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,
control y gobierno.
2.7.7 Resto del Personal
El control interno en algún grado, es responsabilidad de todo los empleados de la
Cooperativa, dado que casi todos desempeñan algún papel relacionado con el
control, por un lado, la de generar información utilizada en el sistema de control, o
si toman algunas medidas para asegurar el control. Y por otro lado, todo empleado
debe ser responsable por la comunicación hacia arriba de los problemas operativos,
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
del incumplimiento del Código de Ética, la realización de actividades prohibidas,
entre otras.
2.8
Principios del Control Interno2
Los principios atendiendo los componentes originales de COSO son los siguientes:
Componente
Ambiente de Control
Valoración de Riesgo
2
Principios
1. La Cooperativa demuestra el compromiso para con la
integridad y los valores éticos.
2. El Consejo de Administración demuestra independencia
ante la gerencia y ejerce vigilancia para el desarrollo y
ejecución del control interno.
3. La administración establece con la vigilancia del Consejo
de Administración, las estructuras, líneas de presentación
de reportes, y las autoridades y responsabilidades
apropiadas en la búsqueda de los objetivos.
4. En alineación con los objetivos, la Cooperativa demuestra
el compromiso para atraer, desarrollar y retener personas
competentes y calificadas.
5. En búsquedas de los objetivos, la Cooperativa tiene
personas responsables por sus responsabilidades de
control interno.
6. La Cooperativa específica los objetivos con suficiente
claridad para permitir la identificación y valoración de los
riesgos relacionadas con los objetivos.
7. La Cooperativa identifica los riesgos para el logro de sus
objetivos a través de esta y analiza los riesgos como la base
para determinar cómo deben ser administrados los riesgos.
8. En la valoración de los riesgos para el logro de los
objetivos, la Cooperativa considera el potencial por el
fraude.
9. La Cooperativa identifica y valora los cambios que de
manera importante podrían impactar al sistema de control
interno.
Informe COSO
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Componente
Actividades de Control
Información
Comunicación
Monitoreo
Preparado por:
CIFCOOP
y
Principios
10. La Cooperativa selecciona y desarrolla las actividades de
control que contribuyan a la mitigación, a niveles
aceptables de los riesgos para el logro de los objetivos.
11. La Cooperativa selecciona y desarrolla las actividades de
control generales sobre la tecnología para respaldar el
logro de los objetivos.
12. La Cooperativa despliega las actividades de control tal y
como se manifiestan en las políticas que establece, lo que
espera y en los procedimientos relevantes para llevar a
cabo esas políticas.
13. La Cooperativa obtiene o genera y usa información de
calidad, relevante, para respaldar el funcionamiento de
los otros componentes del control interno.
14. La Cooperativa comunica internamente la información,
incluyendo los objetivos y responsabilidades para el
control
interno,
necesaria
para
respaldar
el
funcionamiento de los otros componentes del control
interno.
15. La Cooperativa se comunica con terceros en relación con
las materias que afectan el funcionamiento de los otros
componentes del control interno.
16. La Cooperativa selecciona, desarrolla y lleva a cabo,
evaluaciones continuas y/o separadas para comprobar si
los componentes del control interno están presentes y
están funcionando.
17. La Cooperativa evalúa y comunica, las deficiencias del
control interno, haciéndolo de una manera oportuna, a
las partes responsables por realizar la acción correctiva,
incluyendo la administración principal del Consejo de
Administración según sea apropiado.
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
3.
MARCO ORGANIZACIONAL
3.1
Asamblea General de Delegados
La Asamblea General de Delegados es el organismo superior y sus acuerdos obligan
a todos los asociados presentes y ausentes, siempre que los mismos se hubieren
tomado de conformidad con el Estatuto Social y la Ley 127/64 sobre Asociaciones
Cooperativas y su Reglamento de aplicación.
a. Serán ordinarias o extraordinarias
Las ordinarias son las que se reúnen para tratar de los asuntos relacionados en
dicha asamblea y de los que se incluyan en el Orden del Día, que no sean de los
que deban resolverse en asambleas extraordinarias, que son las que ocuparán de
los que trata el artículo 182 de la ley citada.
Dentro de las facultades que le confieren los Estatutos Sociales, la Ley 127 y su
Reglamento, deberá conocer de:
a. La apelación de los asociados a las decisiones del Consejo de Administración
relativas a la separación de aquellos de la Cooperativa.
b. Modificación de los Estatutos Sociales.
c. Disolución de la sociedad.
d. Fusión de la Cooperativa con otras sociedades de igual finalidad.
e. Aumento o disminución del capital social.
f. Nombramiento y remoción con motivo justificado de los miembros del Consejo
de Administración, del Consejo de Vigilancia, del Comité de Crédito y comisiones
de los comités especiales.
g. Examen de cuentas y balances.
h. Informes de los Consejos y de los Comités.
i.
Responsabilidad de los miembros de los Consejos y de los Comités con el fin de
pedir la aplicación de las sanciones en que incurren o imponer las que sean de
su competencia.
j.
Reparto de rendimientos, incluyendo la fijación de interés sobre el capital.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
k. Emisión de bonos o contratación de préstamos para la Cooperativa en exceso del
50% del capital pagado.
3.2
Asamblea Extraordinaria
En caso de Asamblea Extraordinaria convocadas a requerimiento de los Delegados,
dicha solicitud deberá dirigirse por escrito al (la) presidente (a) del Consejo de
Administración y deberá especificar él o los propósitos de la misma. En esta
Asamblea sólo podrán considerarse los asuntos especificados en la convocatoria.
3.3
Consejo de Administración
a. El Consejo de Administración es el responsable de aprobar los objetivos del
Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementación, dentro
de los cuales se incluirán por lo menos:
(i) Aquéllos para la selección y contratación de nuevos empleados.
(ii) El adecuado uso y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y
materiales.
(iii) Los que regulen y controlen la dependencia de proveedores externos.
(iv) Los que regulen y controlen lo relativo a la instalación y uso de los sistemas
de información para la captura y procesamiento de datos.
b. Establecer las políticas generales de administración de la sociedad, así como las
políticas y condiciones generales para el otorgamiento de las diferentes
modalidades de préstamos, y la captación de recursos, incluyendo las garantías
exigibles.
c. Autorizar los reglamentos y manuales de procedimientos que propongan los
comités formados y los que el propio Consejo de Administración determine.
d. Instruir la elaboración y aprobar los manuales de administración y operación,
así como los programas de actividades.
e. Autorizar las operaciones que acuerdo a las bases constitutivas de la sociedad y
por su monto o importancia necesiten tal autorización
f. Autorizar o supervisar los gastos y toda clase de inversión de dinero que juzgue
necesario y que estén de acuerdo con las presentes bases legales y sus
respectivas reglas de operación.
g. Aprobar la estructura orgánica de la Cooperativa.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
h. Revisar los objetivos, políticas y procedimientos de control interno, por lo menos
una vez al año.
i.
Aprobar las políticas y procedimientos para la administración de riesgos de
crédito y otros riesgos, así como los límites de exposición al riesgo de crédito y
otros.
j.
Analizar mediante reportes elaborados al efecto por la Gerencia General y el
Consejo de Vigilancia, que el Sistema de Control Interno esté funcionando
adecuadamente, para el manejo prudente de la Caja.
k. Revisar, por lo menos anualmente, los objetivos del Sistema de Control Interno y
los lineamientos para su implementación, así como evaluar las funciones de la
Gerencia General al respecto.
3.4
Consejo de Vigilancia
El Consejo de Vigilancia como órgano responsable de la supervisión del
funcionamiento interno de la Cooperativa tiene las siguientes facultades y
obligaciones:
1.
Supervisa el funcionamiento interno y el cumplimiento de sus bases
constitutivas, políticas, lineamientos y de las disposiciones aplicables;
2.
Solicitar al Consejo de Administración, a la Gerencia General o a los comités
de la sociedad, la información que requiera para el correcto desempeño de sus
funciones;
3.
Solicitar a Auditoría Externa, la información sobre el desarrollo y resultado de
las evaluaciones;
4.
Verificar la contabilidad de los libros y documentación de la Cooperativa de
ahorro y préstamo, pudiendo practicar una auditoria cuando lo juzgue
conveniente;
5.
Vigilar que los actos y decisiones de todos los órganos de la Cooperativa se
realicen con apego a la Legislación Cooperativa y a la normatividad aplicable;
6.
Presentar a la asamblea su informe anual de gestión;
7.
Verificar que la actividad crediticia se esté desarrollando conforme a la
normatividad aplicable y a las políticas y procedimientos establecidos en el
manual de crédito;
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
8.
Verificar que los funcionarios y empleados de la Cooperativa estén cumpliendo
con las responsabilidades que les hayan sido encomendadas, sin exceder las
facultades que le fueron delegadas;
9.
Establecer normas, procedimientos y medidas para vigilar que los procesos de
documentación y liquidación diaria de operaciones y transacciones se efectúen
de manera adecuada y conforme a los objetivos de la Cooperativa; y
10. Controlar que la elaboración de la información financiera, se lleve a cabo de
forma precisa, integra, confiable y oportuna.
3.5
Gerencia General
La Gerencia General será la responsable de la debida implementación del Sistema
de Control Interno.
En la implementación deberá procurarse que su funcionamiento sea acorde con las
estrategias y fines de la dirección de la Cooperativa, aplicando las medidas
preventivas y correctivas necesarias para subsanar cualquier deficiencia detectada.
Al efecto, a la Gerencia General, en adición ha establecido estatutariamente, le
corresponderá llevar a cabo las actividades siguientes:
1. Aplicar las políticas establecidas por el Consejo de Administración o por los
demás comités de la Cooperativa, actuando en todo momento con apego a las
disposiciones legales y a la normatividad aplicable.
2. Presentar al Consejo de Administración en ocasión de sus sesiones de consejo,
los informes sobre la situación financiera y administrativa que guarda la
sociedad.
3. Preparar y proponer para su aprobación al Consejo de Administración, los
planes y presupuesto de cada ejercicio, así como controlar los ingresos y los
egresos de la sociedad.
4. Presentar mensualmente al Consejo de Administración, en ocasión de sus
sesiones ordinarias los estados financieros para su aprobación.
5. Aplicar los reglamentos y manuales operativos, y proponer al Consejo de
Administración los ajustes y modificaciones necesarios a los mismos.
6. Vigilar la correcta elaboración y actualización de los libros y registros contables
y sociales de la Cooperativa.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
7. Tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias a fin de subsanar
cualquier deficiencia detectada, además de conservar un registro de dichas
medidas, así como las causas que motivaron la implementación de las mismas.
8. Tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias a fin de subsanar
cualquier deficiencia detectada, además de conservar un registro de dichas
medidas, así como las causas que motivaron la implementación de las mismas.
9. Ejecutar y encargarse de la implementación y funcionamiento diario del sistema
de control interno, verificando que funcione adecuadamente y conforme a los
objetivos y estrategias determinados por el Consejo de Administración.
10. Difundir una cultura en materia de administración de riesgos diseñando
programas de capacitación en esta materia para el personal involucrado. En la
operación o administración de riesgo de la Cooperativa.
11. Ejecutar las políticas establecidas por el Consejo de Administración, por el
Comité de Crédito o su equivalente y los demás comités operativos que se
establezcan en la sociedad, actuando en todo momento con apego a estas bases
constitutivas y a la normatividad aplicable.
12. Diseñar los canales de comunicación y de flujo de información entre las
distintas gerencias y áreas de la Cooperativas para generar la información
financiera y proporcionar en tiempo y forma, información a las autoridades
financieras competentes, conforme a lo establecido en las disposiciones legales
aplicables.
13. Proteger la integridad y adecuado mantenimiento de los sistemas de
información, así como la inalterabilidad, confidencialidad y disponibilidad de la
información procesada, almacenada y transmitida por los mismos,
determinando los mecanismos de respaldo de la información. También, los
planes de contingencia que permitan asegurar la capacidad y continuidad de los
sistemas que permita continuar con los servicios a los socios y clientes.
14. Cumplir las medidas correctivas y preventivas determinadas por el Consejo de
Administración o el Consejo de Vigilancia en las evaluaciones realizadas,
relacionadas con las deficiencias o desviaciones del Sistema de Control Interno,
debiendo describir en un registro especial los actos y hechos que motiven dichas
medidas.
3.6
Auditoría Interna
1. La Unidad de Auditoría Interna es la encargada de revisar periódicamente,
mediante pruebas selectivas, que las políticas y normas aprobadas por el
Consejo de Administración para el correcto funcionamiento de la Cooperativa se
apliquen de manera adecuada, así como de verificar en la misma forma, el
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
funcionamiento correcto del Sistema de Control Interno y su consistencia con
los objetivos y lineamientos aplicables en dicha materia.
2. El área de Auditoría Interna depende del Consejo de Vigilancia y deberá ser
independiente de los diferentes departamentos.
3. El área de Auditoría Interna tendrá, entre otras, las siguientes funciones:
a. Evaluar con base al programa anual de trabajo elaborado conjuntamente con el
Consejo de Vigilancia, mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, el
funcionamiento operativo de las distintas gerencias y unidades administrativas,
así como su apego al Sistema de Control Interno, incluyendo la observancia del
Código de Ética.
b. Revisar que los mecanismos de control interno implementados, conlleven la
adecuada protección de los activos de la Cooperativa.
c. Verificar que los sistemas informáticos, incluyendo los contables, operacionales
de cartera de crédito, con valores o de cualquier otro tipo, cuenten con
mecanismos para preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la
información, que eviten su alteración y cumplan con los objetivos para los
cuales fueron implementados o diseñados. Asimismo, vigilar dichos sistemas a
fin de identificar fallas potenciales y verificar que éstos generen información
suficiente, consistente y que fluya adecuadamente.
d. Confirmar la calidad, suficiencia y oportunidad de la información financiera
para ser remitida al Consejo de Administración, así como también que sea
confiable para la adecuada toma de decisiones.
e. Valorar la eficacia de los procedimientos de control interno para prevenir y
detectar actividades u operaciones con recursos, derechos o bienes, que
procedan o representen el producto de un probable delito, así como comunicar
los resultados a las instancias competentes de acuerdo a las disposiciones
establecidas.
f. Facilitar al IDECOOP, así como a los auditores externos, la información
necesaria de que dispongan con motivo de sus funciones, a fin de que
determinen la oportunidad y alcance de los procedimientos para el desarrollo de
sus trabajos.
g. Dar seguimiento a las deficiencias o desviaciones relevantes detectadas en
relación con la operación de la COOPNASEJU, con el fin de que sean
subsanadas oportunamente, informando al respecto al Consejo de Vigilancia,
para lo cual deberán elaborar un informe específico.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
3.7
Comité de Crédito
El Comité de Crédito es el encargado de analizar, y en su caso, aprobar las
solicitudes de crédito que presenten a la Sociedad los socios, así como las
condiciones en que éstos se otorguen, de acuerdo a las políticas aprobadas el
Consejo de Administración.
3.8 Responsabilidades del Resto del Personal
Todos y cada uno de los empleados de la Cooperativa, empezando por el Consejo de
Administración y por la Gerencia General, son responsables, en relación directa con
su nivel jerárquico y autoridad delegada, del efectivo funcionamiento del sistema de
control interno.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.
POLÍTICAS GENERALES
La COOPNASEJU reconoce que el desarrollo de operaciones y actividades estarás
sujetas a las disposiciones legales contenidas en la Ley 127/64 sobre Asociaciones
Cooperativas y su Reglamento, así como de las disposiciones tomadas por el
IDECOOP.
a. El Consejo de Administración fija las pautas y la visión global del negocio, y es
responsable del sistema de control interno efectivo, mediante la definición de las
políticas y la aprobación de las normativas internas. Debe asegurarse de que
existan vías efectivas de comunicación con los diferentes departamentos, con
auditoría interna y con los sectores externos a la Cooperativa.
b. El Manual de Control Interno se constituye en la base del Sistema de Control
Interno y por lo tanto formarán parte de él, los manuales de: políticas para
crédito para los diferentes tipos de productos crediticios, código de ética,
manual de organización y funciones, código de buen gobierno, entre otros.
c. Todo empleado tiene la responsabilidad de rendir informes sobre su gestión y del
cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual.
d. La Gerencia General tiene la responsabilidad de la ejecución del sistema de
control interno, su monitoreo, seguimiento y evaluación, de la cual informará al
Consejo de Administración.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
5.
NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Las normas, políticas y procedimientos de control interno se enmarcaran dentro de
los ocho componentes3 siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Ambiente de Control
Establecimientos de los Objetivos
Identificación de Eventos
Valoración de Riesgos
Respuestas a los Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Monitoreo o Supervisión
5.1
Ambiente de Control
El Ambiente de Control consiste en el establecimiento que estimula e influye en la
actividad del personal con respecto al control de sus actividades. Así de cómo se
estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los
riesgos.
Los factores que integran este componente son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Integridad y valores éticos
Compromiso con la competencia profesional
Responsabilidad del Consejo de Administración
Filosofía y estilo de operación de la Gerencia General
Estructura orgánica
Asignación de responsabilidad y autoridad
Políticas y prácticas de recursos humanos
Factores del Componente Ambiente de Control
5.1.1 Factor Integridad y Valores Éticos
a. La conducta y los valores éticos deberán ser observados de manera obligatoria
por los directivos de los diferentes consejos y comités y todo el personal de la
Cooperativa.
b. La eficiencia de los controles internos deben estar supeditados a los valores
éticos y a la integridad del personal o directivo responsable de su diseño,
administración, control y monitoreo.
3
Informe COSO
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Referencia
Código de Ética
Normas, Políticas y Procedimientos
La Cooperativa debe adoptar y mantener, debidamente aprobado por el Consejo de
Administración, el Código de Ética y Conducta relacionado con: la integridad, la
honestidad, la lealtad, la responsabilidad, la confiabilidad, cumplimiento de las
normativas internas, manejo de conflictos de interés, las actividades y actuaciones
prohibidas para el personal, la forma de cómo se debe manejar la relación con los
socios, el manejo de la información privilegiada, la conducta que debe tener el
personal con relación a los regalos y atenciones especiales recibidas, prácticas de
negocios aceptables y no aceptables y criterios para el manejo de los incentivos.
Con el Código de Ética aprobado por el Consejo de Administración, la Gerencia
General debe distribuirlo a todos los directivos y empleados y celebrar reuniones de
trabajo para analizar el contenido del código en todas sus partes.
El Consejo de Administración evitará conflicto de interés entre el personal que
tengan responsabilidades en la aprobación de crédito, manejo de las inversiones en
valores, manejo de efectivo (caja, bóveda, caja chica) y custodia de los bienes, con
relación con el personal que tenga responsabilidades directas y específicas de
control interno.
Es importante que los empleados informen a la Gerencia General vía su superior
inmediato, cuando observe indicios de que existe conflicto de interés, para que se
abstengan de participar en las acciones y/o decisiones al respecto.
5.1.2 Compromiso con la Competencia Profesional
Referencia
Manual de Organización y Funciones
Normas, Políticas y Procedimientos
a. Definición de Procesos
El Consejo de Administración debe mantener actualizado el Manual de
Organización y Funciones donde se identifiquen la existencia de procesos, la
definición de puestos de trabajo y con políticas de recursos humanos que tengan
definan las actividades de selección de personal y que estén relacionadas con:
inducción, reclutamiento, formación, orientación, entrenamiento, evaluación,
promoción, compensación, para que cada puesto de trabajo cuente con empleados
capacitados para realizar sus deberes y responsabilidades en forma competente y
eficiente.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Los directivos y el personal a través de la capacitación deben caracterizarse por
poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del
desarrollo, implantación y mantenimiento de un sistema de control interno
apropiado y que coadyuve con el desarrollo eficiente de las operaciones de la
Cooperativa.
b. Capacidad de los Directivos, Gerentes y Empleados
Los directivos, gerentes y los empleados deben:
(i)
Contar con un nivel de competencia profesional adaptado a los deberes y
responsabilidades identificados en el Manual de Organización y Funciones y
que les sean asignados por la dirección de la Cooperativa.
(ii) Comprender la importancia, objetivos y procedimientos del sistema de
control interno.
c. Nivel de Competencia
El Consejo de Administración y la Gerencia General deben especificar el nivel de
competencia requerido para las distintas labores a desarrollar por el personal y
traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades en la contratación de
nuevo personal.
La metodología de selección y contratación del personal deben asegurar que el
candidato potencial posea el nivel de preparación, capacidad y experiencia que se
ajuste a los requisitos especificados en las políticas de recursos humanos.
Una vez contratado el empleado, se debe iniciar el proceso de inducción para que la
persona reciba la orientación, capacitación y adiestramiento necesario en forma
práctica y metódica para que esté en capacidad de ejecutar sus labores con
eficiencia y oportunidad.
El sistema de control interno operará más eficazmente en todos los niveles de la
Cooperativa en la medida que existan empleados competentes que comprenda los
principios del mismo.
5.1.3 Filosofía y Estilo de Operación del Consejo de Administración y la
Gerencia General
Referencia
Plan Estratégico
Planes Operativos
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Normas, Políticas y Procedimientos
La forma y el estilo de dirigir del Consejo de Administración y la Gerencia General,
las actividades y operaciones, marcan el nivel de riesgo y pueden afectar el sistema
de control interno. Debe existir un planteamiento orientado al riesgo.
Este factor incluye las actitudes que tengan el Consejo de Administración y la
Gerencia General frente a los estados e información financiera, selección
conservadora o agresiva frente a los principios contables alternativos, prudencia
con las reservas preventivas contables y frente al procesamiento de datos y
funciones del Departamento Financiero, y de personal.
a. Respecto al Plan Estratégico y Planes Operativos
La Gerencia General debe asegurar que el plan estratégico y los planes de negocios
hayan sido aprobados por el Consejo de Administración. Asimismo, dará a conocer
a los encargados de los departamentos y demás personal, el contenido de los
mismos.
b. Respecto al Riesgo
El Consejo de Administración y la Gerencia General en las decisiones sobre
políticas y procedimientos, así como sobre las características y los tipos de negocios
desarrollados u operaciones a realizar, han de preferir siempre por aquellos que no
supongan un riesgo excesivo o puedan afectar negativamente la imagen y el
patrimonio de la Cooperativa.
Estos aspectos deben dejarse contemplados en el Código de Ética o en las políticas
que lo desarrollen y deben ser de conocimiento de todos los que integran la
Cooperativa.
c. Respecto de la Información Financiera y Contable
El Consejo de Administración y la Gerencia General deben demostrar particular
interés y resaltar la importancia de la información financiera, del procesamiento de
datos en los diferentes sistemas de información y de las funciones del departamento
Financiero y Auditoría Interna, en sus reuniones periódicas, en sus evaluaciones, o
al momento de tomar decisiones.
En estos casos, el Consejo de Administración debe considerar prioritariamente y
con la profundidad necesaria, los informes financieros que se les presenten, hacer
las preguntas y formular las críticas y comentarios suficientes para el buen
entendimiento y análisis de la información, y que sea la base para la toma de
decisiones al respecto.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
El Consejo de Administración y la Gerencia General, en caso de dudas sobre
políticas o el apego a principios de contabilidad, han de seleccionar políticas
contables prudentes y apagadas a los principios de contabilidad de aceptación
general. Para este caso, el Consejo de Administración deberá sopesar los puntos de
vista del encargado del Departamento Financiero.
d. Respecto al Personal
El Consejo de Administración y la Gerencia General deben prestar atención a los
niveles de rotación (si los hubiere) del personal en puestos claves, tales como la
Auditoría Interna, y los diferentes encargados de los departamentos.
La Gerencia General debe mantener como política, realizar reuniones periódicas y
de forma sistemática de retroalimentación con las áreas operativas. Estas reuniones
deben realizarse con el propósito de conocer de manera directa lo que piensan los
empleados sobre su trabajo, sobre el ambiente de control, sobre las políticas y
prácticas de recursos humanos. En este sentido, debe existir de parte de la
Gerencia General suficiente apertura y receptividad a las críticas, que las reuniones
se hagan preferiblemente sin la presencia de los superiores inmediatos de los
empleados que participan en las mismas.
5.1.4 Estructura Organizacional
Referencia
Manual de Organización y Funciones
Normas, Políticas y Procedimientos
a. Estructura Organizacional
La estructura organizacional está para proporcionar la estructura conceptual
mediante la cual se planea, ejecutan, controlan y monitorean las actividades
desarrolladas por la Cooperativa y por todo el personal, para la consecución de los
objetivos estratégicos y particulares.
La COOPNASEJU debe orientar su estructura organizacional hacia el cumplimiento
de la misión institucional y el logro de los objetivos estratégicos. La definición de
cada puesto de trabajo, autoridad, responsabilidad y relaciones laborales deben
estar plasmadas en el Manual de Organización y Funciones y puestas al
conocimiento de todos el personal.
Los canales de comunicación, los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad
estarán plasmados en la estructura organizacional y deben ser conocidos por todos
en la COOPNASEJU.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
La Gerencia General debe asegurarse que el Manual de Organización y Funciones y
sus modificaciones sean aprobados por el Consejo de Administración, así como que
cada empleado tenga pleno conocimiento de sus niveles de autoridad,
responsabilidad y toma de decisiones atendiendo al puesto desempeñado.
b. Delegación de Autoridad y Responsabilidad.
El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de la
COOPNASEJU conozcan claramente sus deberes y responsabilidades. Esto induce a
usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre
dentro de los límites de su autoridad asignada.
La definición de responsabilidad y función de los diferentes cargos, permitirá al
empleado desarrollar un trabajo coordinado con conocimiento de su aporte
individual hacia el logro de los objetivos estratégicos y al cumplimiento del sistema
del control interno.
La Gerencia General debe delegar autoridad hacia los diferentes departamentos de
acuerdo a los lineamientos establecidos en el Manual de Organización y Funciones,
de manera que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la
operación. Esta delegación de autoridad debe ser solamente para mejorar la
probabilidad de alcanzar los objetivos generales y particulares de la Cooperativa.
5.1.5 Asignación de Responsabilidad y Autoridad
Referencia
Manual de Organización y Funciones
Plan Estratégico
Planes Operativos
Normas, Políticas y Procedimientos
Este factor incluye en la asignación de autoridad y responsabilidad para actividades
de operación, y el establecimiento de relaciones de información y formalidades de
autorización. La asignación de autoridad y responsabilidad debe ser diseñada por la
Gerencia General y aprobada por el Consejo de Administración para fortalecer y
encauzar las iniciativas individuales. Dentro de ciertos límites.
a. Responsables de las Metas.
La Gerencia General debe asegurar que todo los encargados de departamentos y el
personal conozcan y entiendan los objetivos de la COOPNASEJU, y como sus
acciones interrelacionan y contribuyen al logro de los objetivos. Todo el personal es
responsable de contribuir y velar por el cumplimiento de las metas y objetivos
estratégicos definidos por el Consejo de Administración.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
El Consejo de Administración y la Gerencia General deben designar los
responsables del cumplimiento de las metas y objetivos estratégicos y definir
criterios para su medición, periodicidad de medición, los incentivos por su
cumplimiento y las penalidades por el incumplimiento injustificado.
b. Responsables de la Supervisión y Seguimiento.
El Consejo de Administración y la Gerencia General deben designar las áreas
responsables de realizar la supervisión o monitoreo de las diferentes actividades y
operaciones, la forma de evaluación, periodicidad y criterio de sus informes a los
niveles superiores.
La evidencia de los trabajos realizados es indispensable para las revisiones que
deben realizar el Consejo de Vigilancia y Auditoría Interna, los auditores externos o
el IDECOOP.
Al momento de diseñar y evaluar los procedimientos o actividades de control, se
deberán tener en cuenta los siguientes criterios básicos:
1. El personal responsable de controlar y evaluar el proceso, operación o áreas
debe centrar su trabajo en el análisis, con el fin de cumplir con las normativas
institucionales.
2. El Consejo de Vigilancia y Auditoría Interna, empleado y/o unidad
administrativa que se encargue de evaluar un proceso, operación o área, no
debe estar involucrada directamente de dicha operación, proceso o área
evaluada.
3. El Consejo de Vigilancia, Auditoría Interna, empleado y/o unidad administrativa
responsable de evaluar un proceso, una operación o área, no debe recibir
incentivos sobre los resultados obtenidos de los cuales son responsable de
acuerdo a sus deberes y responsabilidades.
4. La Cooperativa debe
establecer prácticas que sean apropiadas para la
identificación y análisis de los riesgos inherentes a las operaciones, para el logro
de los objetivos y la base para determinar la forma de mejorarlos. El
establecimiento de dichas prácticas debe ir acompañada de una difusión en toda
la Sociedad que oriente al personal responsable de la supervisión sobre la forma
de cómo debe hacer el seguimiento.
c. Responsables de Comunicar Información Clave
El Consejo de Administración debe designar y dar a conocer a los empleados
responsables de suministrar información para la toma de decisiones en áreas
importantes, tales como Consejo de Administración, Gerencia General,
Departamento de Financiero, de Crédito o Administrativo, entre otros.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
La COOPNASEJU debe designar el área o empleado responsable de mantener
informado a los departamentos sobre la información proveniente de fuentes
externas, de tasas de interés activas y pasivas, los socios y clientes, todo con el fin
de comunicarla a las áreas responsables de la medición de los principales riesgos y
de toma decisiones.
También, es necesario designar los departamentos responsables de obtener
información proveniente de fuentes internas, tales como las que provienen de los
directivos, empleados, socios, relacionados, organismos de integración, entre otros.
d. Responsabilidades de Aprobación
El Consejo de Administración y la Gerencia General deben delegar por escrito, y de
manera precisa, las facultades de aprobación, o de toma de decisiones en
determinados cargos o comités y aprobar los procedimientos que deban seguirse en
cada área o concepto.
Las facultades deben estar relacionadas con el proceso crediticio, realización de
inversiones en valores, contratación de nuevo personal, novedades relacionadas con
los empleados y la adquisición de mobiliarios, equipos o material de oficina.
5.1.6 Políticas y Prácticas de Recursos Humanos
Referencia
Manual de Organización y Funciones
Normas, Políticas y Procedimientos
El Consejo de Administración y la Gerencia General reconocen que el capital
humano es el activo más importante con que cuenta la Cooperativa para el logro de
los objetivos, y en este sentido debe propiciar el desarrollo individual y profesional
del personal, mediante programas de formación y capacitación. La competencia y
evaluación de desempeño individual de los empleados contribuyen directamente
para mantener el ambiente de control.
La Sociedad debe contar con políticas, o manuales relacionados con los criterios,
habilidades y perfiles necesarios para la selección, contratación y reclutamiento del
personal, según los niveles de responsabilidad y autoridad asignada a los puestos
de trabajo, basados en la metodología de competencias, en especial para las áreas
claves de la COOPNASEJU, tales como: Gerencia General, Departamento
Financiero, Administrativo y Crédito.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Estas políticas deben referirse a:
a. Las condiciones y exigencias para la promoción y retención del personal.
b. La capacitación y habilidades requeridas para el personal.
c. El manejo de herramientas o desarrollo tecnológico.
Las políticas deben precisar también, qué cargos tendrán incentivos sobre
desempeño de la gestión y sobre qué bases se determinarán los mismos.
La Gerencia General es responsable de definir las políticas relacionadas con la:
Selección del Personal: Establecer requisitos adecuados de conocimiento,
experiencia e integridad para las contrataciones de nuevo personal.
Inducción: Asegurar que el personal de nuevo ingreso sea familiarizado con las
costumbres y procedimientos de la COOPNASEJU, estas actividades deben ser
aplicadas de manera permanente y sistemática.
Capacitación: Insistir que el personal sean capacitados convenientemente para el
correcto desempeño de sus deberes y responsabilidades asignadas.
Rotación y Promoción: Procurar que funcione una movilidad organizacional que
signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces e innovadores.
Sanción: Adoptar las medidas disciplinarias que se transmitan con rigurosidad y el
personal conozca que no se tolerarán desvíos de las políticas y procedimientos
establecidos. La conducción y tratamiento del capital humano debe realizarse de
forma justa y equitativa, comunicando claramente a los niveles esperados en
materia de integridad, comportamiento ético y competencia.
El Consejo de Administración y la Gerencia General deben mantener niveles de
comunicación formal e informal al personal para enterarlos sobre las políticas de
recursos humanos, así como de sus adaptaciones y modificaciones de acuerdo a las
necesidades y requerimientos del momento.
5.2
Valoración de Riesgos
La Cooperativa que ofrece servicios y productos financieros y no financieros a sus
socios, enfrenta una variedad de riesgos de fuentes internas y externas relacionados
con las actividades que desarrolla. Una condición para la valoración de riesgos, es
que el Consejo de Administración establezca los objetivos estratégicos, entrelazados
en niveles diferentes y consistentes internamente.
La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para
el logro de los objetivos, formando una base de cómo deben ser controlados y
administrados. El Consejo de Administración y La Gerencia General deben
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
determinar cuánto riesgo es prudente aceptar y mantener estos niveles en la
COOPNASEJU.
Para que la Gerencia General identifique los riesgos y la forma de controlarlos y
administrarlos, es condición indispensable contar con:
i.
ii.
iii.
Objetivos estratégicos definidos;
Objetivos específicos; y
Metas para el cumplimiento de los objetivos, y con lo cual se podrá
controlar el cumplimiento de estos.
Los riesgos deben ser identificados y establecer políticas donde se fijen límites
claros y precisos bajo criterios de prudencia, establecerse procedimientos e
instituirse a los diferentes departamentos para gestionar que se lleve a cabo un
control independiente de auditoría interna.
La Gerencia General es responsable de administrar los siguientes tipos de riesgos:
a. Riesgo Crediticio. Es la posibilidad de pérdida debido al incumplimiento de
pago de los clientes por las obligaciones contractuales contraídas.
b. Riesgo de Tasa de Interés. Es la posibilidad de que la Sociedad asuma
pérdidas como consecuencias de movimientos adversos en las tasas de interés
activas y pasivas pactadas cuyo efecto dependerá de la estructura de activos,
pasivos y contingentes.
c. Riesgo de Liquidez. Este se origina cuando la Cooperativa no posee los fondos
suficientes para atender las exigencias u obligaciones con terceros en el corto
plazo y que determina la necesidad de conseguir recursos alternativos, o de
realizar activos en condiciones desfavorables.
d. Riesgo Operativo. Es la posibilidad de que se produzcan pérdidas debido a
eventos originados en fallas o insuficiencia de procesos, personal, sistemas
internos, tecnología, fallas de contratos o transacciones, incumplimiento de las
leyes y normas aplicables y la presencia de eventos externos imprevistos.
5.2.1 Riesgo Crediticio
Referencia
Manual de Políticas de Crédito
Normas, Políticas y Procedimientos
a. Definición de Políticas
Las políticas y procedimientos para la administración de la cartera de crédito de las
diferentes modalidades de créditos deben están plasmados en el manual de
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
políticas de crédito. Dicho manual deben ser aprobados por el Consejo de
Administración.
El encargado del Departamento de Operaciones revisará mensualmente los reportes
de riesgo de crédito por socio e instituciones e informará al Gerente General sobre
la situación analizada y las acciones a desarrollar para mejorar la misma y
minimizar los riesgos presentados.
Los Niveles de Resolución son:
i.
Comité de Crédito Normal: Sus atribuciones son resolver las solicitudes
de crédito que superen el monto $________________ del crédito solicitado,
también solucionar algunas excepciones o situaciones que no estén en las
políticas de crédito que presentan las solicitudes de crédito.
ii.
Comité de Crédito Ampliado: Este comité integrado directivos de los
diferentes consejos, tiene la responsabilidad de la Resolución de las
solicitudes superior al monto de $________________, y las que sean para
directivos y personal de la Cooperativa.
iii.
Gerencia General: Tiene la responsabilidad de decidir sobre las
solicitudes de préstamos hasta un monto de RD$________________,
autorizado por el Consejo de Administración.
Las condiciones financieras: Deben basarse en los recursos recibidos para el
efecto, el riesgo que se asume. En estos casos debe dejarse a discreción del Consejo
de Administración, aquellos créditos que cumpliendo las condiciones para su
otorgamiento, excedan los plazos o las condiciones financieras establecidas.
1. Las condiciones y los criterios para visitar a los socios bajo el sistema de
seguimiento establecido, sea que se trate de créditos en mora o vencidos. En qué
casos debe procederse a realizar las visitas.
A nivel de seguimiento y monitoreo de la programación de las visitas a los socios
se harán de manera tal que en un periodo considerado corto se hayan visitados
la mayor cantidad de socios, considerando la dispersión geográfica de los
mismos.
Durante todo el proceso se debe llevar un control de las gestiones de
recuperación realizadas.
Los diferentes informes preparados por el
Departamento de Operaciones durante el proceso de gestión de cobranza, deben
ser incorporados a la carpeta de crédito del socio, para que pueda ser
consultado por Auditoría Interna, Encargado de Operaciones, Gerencia General
y el Consejo de Administración, en caso necesario.
2. Los límites de crecimiento de la cartera de crédito (vigente y vencida). El
crecimiento estimado en volumen de créditos debe ser proyectado por el Consejo
de Administración y la Gerencia General de manera realista y prudente, que
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
permitan asegurar la adecuada administración del riesgo y, además, que estén
relacionados con los objetivos estratégicos y metas definidas.
Cualquier incremento que exceda de manera significativa, el crecimiento
programado institucionalmente, puede ser sinónimo de que la COOPNASEJU
está asumiendo un excesivo riesgo crediticio que debe ser objeto de control
estricto, de manera que se evite el deterioro de la cartera de crédito.
El crecimiento de los créditos vencidos debe estar de acuerdo con los
porcentajes y los montos establecidos como objetivo institucional, los niveles
superiores a los estimados, afectan de manera negativa la rentabilidad
institucional y como consecuencia el patrimonio de la COOPNASEJU.
3. Reservas para cuentas incobrables. La cartera de crédito se clasifica en créditos
comerciales, de consumo y vivienda.
La reserva para cuentas incobrables está establecida en la ley 127/64 sobre
Asociaciones Cooperativas y su Reglamento, pero el Consejo de Administración
para proteger debidamente este activo, puede crear reservas para la cartera de
crédito si las considera necesarias considerando en nivel de riesgo de la cartera.
Estas reservas pueden ser sometidas a la aprobación de la asamblea General de
Delegados para separarlas de los excedentes obtenidos en el periodo.
El Consejo de Administración determinará, las acciones que deberá adoptar la
Gerencia General y el Departamento de Operaciones en los casos en que el riesgo
crediticio exceda los límites establecidos, o cuando los indicadores de cartera estén
próximos a los límites establecidos por dicho Consejo.
b. Requisitos para el Estudio, Otorgamiento, Cobranza, Reestructuración y
Castigo
Los requisitos generales para el estudio, análisis, otorgamiento de un crédito,
cobranza, reestructuración de los créditos y castigos, están establecidos en el
Estatuto Social y en las políticas de crédito.
Para el cobro de los recursos colocados, la modalidad es a través de descuento de
nómina.
El inicio de la cobranza extrajudicial de los créditos corresponde al encargado del
Departamento de Operaciones, cuando el crédito se encuentre con mora de
__________días. Los créditos con mora con más de _________ días, serán asignados al
Abogado responsable de su recuperación.
Antes del inicio del proceso judicial se debe realizar un análisis de los siguientes
elementos:
i.
ii.
Causas de la mora.
La capacidad de paro de los ex socios.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
iii.
Las alternativas de solución.
El cobro vía judicial constituye el último recurso para la recuperación de un crédito.
El proceso de recuperación judicial es de responsabilidad del Abogado y al mismo
tiempo del encargado del Departamento de Operaciones, quienes llevarán un
control de las operaciones con acción judicial, con el objeto de seguir los pasos del
proceso y buscar la mejor opción de recuperar un crédito.
El encargado del Departamento de Operaciones es responsable del monitoreo de la
recuperación de estos créditos y, debe preparar un informe mensual a la Gerencia
General sobre la gestión de recuperación y la situación de cada uno de los créditos
en procedo judicial.
Para la reestructuración de los créditos, se debe determinar las condiciones
financieras justificadas que imposibilitan al socio cumplir con las condiciones
establecidas originalmente en el crédito. Las causas para la reestructuración de un
crédito pueden ser:
i.
ii.
Un análisis y estructuración de crédito no de acuerdo con los ingresos del
socio.
Cambios inesperados no controlables por el socio.
El procedimiento para la reestructuración de un crédito, está establecido en el
Manual de Políticas de Crédito.
Para tener un mejor control de los créditos reestructurados, estos deben ser
registrados contablemente separados de la cartera de crédito vigente, según está
establecido en al Manual de Contabilidad.
El encargado del Departamento de Operaciones debe mantener un sistema de
seguimiento y monitoreo continuo de estos socios o ex socios, así como preparar un
informe mensual sobre la gestión realizada y los movimientos registrados de estos
créditos.
Los créditos se castigarán cuando se consideren irrecuperables por las condiciones
económicas presentadas por los socios que indiquen que no existe alguna
posibilidad cierta de recuperación judicial o extrajudicial, por lo tanto se debe
reconocer como pérdida de la COOPNASEJU.
El castigo de créditos irrecuperables se realizará contablemente en contra la reserva
para cuenta incobrable de acuerdo a las condiciones establecidas en las políticas de
crédito.
Para tener control sobre los movimientos de esta cuenta, los créditos castigados
deben ser registrados contablemente en una cuenta de orden, la misma se afectará
con los créditos castigados y la recuperación de estos. Esta cuenta de orden es un
rubro de control y administración de estas operaciones, no forma parte de los
estados financieros, se presenta su saldo en la balanza de comprobación.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
El encargado del Departamento de Operaciones preparará mensualmente un
informe sobre los movimientos de esta cuenta, así como sobre la gestión de
recuperación de estos valores.
c. Responsables de la Medición, Administración y Seguimiento de la Cartera
de Crédito
El Consejo de Administración y la Gerencia General designarán como encargados
de medir y administrar el riesgo de crédito al encargado del Departamento de
Operaciones, con base en la información que produzca el sistema de información de
las actividades crediticias.
Los resultados de dicho seguimiento deben ser informados a la Gerencia General,
sobre la situación de riesgo y las acciones tomadas para mejor la misma
El encargado del Departamento de Operaciones debe:
i.
ii.
Examinar y realizar seguimiento a los objetivos y metas establecidas para la
cartera de crédito.
Seguimiento a la cartera de crédito en cuanto a: colocación, recuperación,
riesgo, cartera en mora.
El encargado del Departamento de Operaciones: Su función principal es
planificar y controlar las actividades relacionadas con las operaciones de los
productos financieros y no financieros de la COOPNASEJU. Al mismo tiempo, debe
mantener y mejorar los niveles de lealtad de los socios sobre la base de entregar
productos y servicios en las mejores condiciones de calidad, rentabilidad y menor
riesgo.
El Analista de Crédito: es el responsable del proceso de crédito desde la recepción
de la solicitud de crédito y el análisis sobre la viabilidad de estar para ser sometida
al nivel de decisión correspondiente con los comentarios necesarios para el
conocimiento de estos.
Asistente de Operaciones: es el responsable de recibir las solicitudes de crédito de
los socios, para su revisión, sobre la información requerida en ella y para el proceso
de captura en el sistema de información hasta la remisión al Analista de Crédito
para su análisis y evaluación. También, trabajar con todo lo relacionada a la
captación de recursos.
Gerencia General: El responsable de la supervisión y monitoreo del Departamento
de Operaciones para conocer sobre la evolución de las operaciones y de los factores
que influyan en el riesgo de crédito, está en la obligación de recomendar al Consejo
de Administración la revisión, actualización o replanteamiento de las políticas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
5.2.2 Riesgo de Liquidez
Referencia
Normativas Internas
Normas, Políticas y Procedimientos
a. Definición de Políticas
La COOPNASEJU dará prioridad a la administración de liquidez de los recursos en
el corto plazo, para generar un ambiente de solvencia frente a los socios y terceros.
El Consejo de Administración debe asegurar que se disponga de los sistemas de
información capaz de proveer al Consejo y a las áreas involucradas, la
información necesaria para tomar las decisiones oportunas y adecuadas en el
manejo de la liquidez, así como de identificar y medir el riesgo de liquidez, con
base en el Balance.
La Gerencia General es la responsable de establecer diariamente la liquidez mínima
que se debe mantener en caja e inversiones en valores en concordancia con los
gastos a incurrir, los retiros de ahorros, cancelación de depósitos a plazo fijo y los
desembolsos de crédito a realizar según lo proyectado.
El encargado del Departamento Financiero es responsable de mantener los niveles
de liquidez dispuesto por la Gerencia General, para estos fines preparará
diariamente (preferiblemente) un reporte sobre la disponibilidad de los recursos y el
uso de estos. Asimismo, evaluará de forma diaria, semanal y mensual la brecha
mínima entre los activos que generan liquidez y los pasivos que generan
obligaciones sobre la liquidez. La situación presentada debe ser informada a la
Gerencia General.
La Gerencia General en coordinación con el Departamento Financiero, diseñarán
un plan de contingencia para enfrentar las posibles situaciones de iliquidez que se
puedan presenten en la COOPNASEJU. Este plan debe incluir un análisis de las
fuentes de fondeos y el uso de los recursos a corto plazo. El plan de contingencia
debe ser informado al Consejo de Administración para su conocimiento, análisis,
evaluación y toma de decisión.
La Gerencia General con la aprobación del Consejo de Administración y con el
propósito de evitar riesgos que no se puedan controlar, debe establecer políticas
bien estrictas, para los siguientes aspectos:
a. Liquidez mínima que deben mantener (en caja, bóveda e inversiones en valores
de alta liquidez), en relación con las operaciones pasivas de corto plazo.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
b. Brecha máxima que deben mantenerse entre activos y pasivos (descalce),
teniendo en cuenta la conversión en efectivo de los activos que generan liquidez,
y de los pasivos que generan obligaciones (por períodos diarios, semanales y
mensuales).
c. Criterios para determinar las brechas de liquidez, mediante el análisis de los
vencimientos de los activos, pasivos y demás operaciones que generen flujos de
efectivo en la Cooperativa.
Para este efecto, se recomienda llevar un control mediante el cual se distribuyan
los saldos de las cuentas de activos y pasivos que generan liquidez contenidos
en el Balance, con cierre a la fecha de evaluación de acuerdo con los
vencimientos, contractuales o esperados.
d. Límites de inversión en valores de una misma institución financiera que no
excedan del porcentaje relacionados con del capital contable ni la participación
en los activos totales de la COOPNASEJU.
Para estos efectos, la Gerencia General deberá tener seleccionadas previamente
las entidades que serán receptoras de los recursos y, previo análisis del riesgo,
se le asignará un límite, el cual deberá ser actualizado por el Consejo de
Administración, al menos, mensualmente, o cuando las circunstancias
especiales así lo exijan.
El Departamento Financiero debe mantener actualizada la relación de las
entidades financieras o cooperativas seleccionadas por la Gerencia General, así
como los análisis de riesgos de estas.
e. Límites de recursos recibidos en captación tradicional. Los importes en efectivo
a recibir de los socios deben estar sujetos a las políticas internas y a las
disposiciones legales para cumplir con las regulaciones relacionadas con el
lavado de dinero.
f. Límites de recursos recibidos en calidad de
recursos a recibir en calidad de préstamos por
cooperativa, deberán ser establecido por el
podrán representar más del porcentaje que se
capital neto de la COOPNASEJU.
préstamos. Los porcentajes de
una sola institución financiera o
Consejo de Administración, no
considere tolerable, respecto del
El Departamento Financiero llevará un control sobre los pasivos por préstamos,
para cumplir con los porcentajes establecidos por el Consejo de Administración.
Para estos fines, informará a la Gerencia General sobre los porcentajes de los
préstamos que tiene la institución con cada entidad individual.
g. Los límites al importe total de los pasivos reales no deben ser superior a lo
establecido legal y estatutariamente.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
h. Las acciones que debe seguir la Gerencia General cuando la brecha o el descalce
sea superior al límite impuesto como política y por las disposiciones legales,
deben ser informadas al Consejo de Administración.
Cuando la brecha negativa sea superior a la establecida como límite por el
Consejo de Administración, la Gerencia General deberá, entre otras acciones que
considere necesarias, optar por cualquiera o la combinación de las siguientes
acciones:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
Suspender de manera temporal, hasta que la brecha negativa se reduzca,
la colocación de nuevos créditos.
Suspender, en lo que sea razonable, el pago de proveedores o la compra
de activos o reprogramar las fechas de pago.
Liquidar y mantener en efectivo las inversiones en valores, siempre y
cuando con ello no le generen pérdidas.
Hacer uso de las líneas de crédito que los recursos no se han utilizado en
un 100%.
Solicitar la reestructuración de los pasivos con vencimientos a corto
plazo.
Informar al Consejo de Administración sobre la ocurrencia del hecho y las
acciones adoptadas para mitigar los efectos del riesgo.
El Consejo de Administración, con base en las recomendaciones que emita la
Gerencia General, revisará, actualizará o replanteará, mensualmente las políticas
adoptadas. Además determinará, las diferentes acciones que podrá adoptar la
Gerencia General en los casos en que el riesgo exceda los límites establecidos, o los
indicadores estén muy cercanos a los límites establecidos por dicho Consejo o por el
IDECOOP.
b. Responsables de la Medición, Administración y Seguimiento
El Consejo de Administración y la Gerencia General designarán como encargado de
calcular y administrar el riesgo de liquidez al Departamento Financiero, con base en
la información que produzcan los sistemas de información.
El Departamento Financiero para determinar los niveles de liquidez deberá
considerar los conceptos u operaciones que generen variaciones en el efectivo.
El seguimiento deberá ser para períodos diarios, semanales y mensuales. Los
resultados de dicho seguimiento deben ser informados con la misma periodicidad a
la Gerencia General y al Consejo de Administración.
El Departamento Financiero deberá:
1.
Examinar y realizar seguimiento a los objetivos y metas convenidos en
materia de liquidez, inversiones y colocaciones con base en la información
que para el efecto proporcionen los sistemas de información.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
2.
Examinar en forma detallada los informes sobre la identificación, la medición
y la administración del riesgo de liquidez, para lo cual se examinarán los
recursos que se esperan recibir en los próximos 30 días, con ocasión de la
recuperación de cartera de créditos, así como los desembolsos de crédito a
realizar, pagos de obligaciones y gastos, así como los retiros en depósitos de
ahorros, depósitos a plazo y aportaciones.
3.
En caso de tener requerimientos de liquidez que excedan los recursos
disponibles, el encargado del Departamento Financiero debe definir la
estrategia para atender el eventual riesgo e informar a la Gerencia General
sobre el particular.
4.
Evaluar los requerimientos de provisión de efectivo en caso de que la brecha
de liquidez no pueda ser cubierta con los recursos líquidos disponibles.
La Gerencia General, con base en los reportes que reciba del Departamento
Financiero debe hacer lo siguiente:
1.
Dar seguimiento a las acciones realizadas para controlar el riesgo de liquidez
e informar mensualmente, al Consejo de Administración sobre la evolución
del riesgo y las acciones realizadas.
2.
Evaluará mensualmente:
i.
ii.
Las metas de desempeño definidas por el Consejo de Administración.
Los límites de las brechas (descalces).
La Gerencia General con base en la evolución de los resultados de la COOPNASEJU
y de los factores que influyan en el riesgo de liquidez, y en cumplimiento de las
responsabilidades que corresponda a cada uno, estará en la obligación de
recomendar al Consejo de Administración, la revisión, actualización o
replanteamiento de las políticas del manejo de liquidez.
5.2.3 Tasa de Interés
Referencia
Normativas Internas
Normas, Políticas y Procedimientos
a. Definición de políticas
El Consejo de Administración debe establecer políticas y procedimientos idóneos
que le permitan una adecuada administración de los riesgos de mercado a que
pueda quedar expuesta la COOPNASEJU, considerando la complejidad y
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
volumen de las operaciones que realiza, y asegurar que se tomaron las medidas
necesarias para monitorear y controlar estos riesgos.
El Consejo de Administración debe garantizar que haya un adecuado sistema de
control interno sobre los procesos gerenciales de riesgos de mercado, el mismo
incluirá revisiones independientes regulares y evaluaciones de la efectividad de
este sistema y, cuando sea necesario, la realización de modificaciones o mejoras
a dichos controles internos.
La Gerencia General desarrollará un sistema de monitoreo para administrar el
descalce entre las tasa de interés activa y pasiva.
El Departamento Financiero debe mantener un seguimiento continuo de las tasas
de interés activas y pasivas, mediante series estadísticas, que facilite medir y
administrar eficientemente la exposición al riesgo.
El Consejo de Administración, con base en el estudio y recomendaciones que
presente la Gerencia General, es responsable de la aprobación de las políticas,
procedimientos y límites permitidos, tales como las siguientes:
1. Margen máximo de tasa de interés que debe mantenerse entre activos y pasivos,
teniendo en cuenta el impacto que sobre el valor del patrimonio pueden tener las
variaciones en las tasas de interés.
La brecha máxima será aquella que genere una pérdida potencial equivalente al
porcentaje del capital contable que se estime prudente, originado por la
variación máxima probable en las tasas de interés del mercado, todo de acuerdo
con las políticas y procedimientos que establezca el Consejo de Administración.
El encargado del Departamento Financiero es responsable de preparar un informe
mensualmente a la Gerencia General sobre la situación de vencimiento de los
plazos de los instrumentos que generan tasa de interés activa y pasiva, así como de
la revisión de las tasas de interés, para la toma de decisión de dicha Gerencia.
2. Identificación y proporción de obligaciones (captación tradicional y préstamos
por pagar) que deben pagarse por tipos de tasas de interés variable o fija. Dicha
proporción deberá administrarse de manera que se puedan reducir los riesgos
de pérdida por la variación en las tasas de interés en el mercado y que no está
en control de la COOPNASEJU.
El encargado del Departamento Financiero es el responsable de la
administración de los instrumentos de deuda (depósitos de ahorro y préstamos
por pagar). Informará mensualmente a la Gerencia General sobre los
movimientos registrados tanto en los montos de las deudas como en las tasas de
interés que les son inherentes. Así como el cambio de las condiciones en las
tasas de interés de los financiamientos recibidos de las instituciones financieras
o cooperativas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
También, preparará un informe mensual de los depósitos a plazo que vencen
semanalmente, así como los préstamos por pagar, para tomar las decisiones
sobre las alternativas a tomar para la renovación de los depósitos y la
renovación de los préstamos.
El Departamento Financiero es el responsable de cuantificar los efectos en el
Estado de Resultados por efecto de la variación de la tasa de interés e informar a
la Gerencia General al respecto, quien tiene la responsabilidad de informar al
Consejo de Administración para fines de conocimiento, evaluación y toma de
decisión para minimizar los riesgos al respecto.
b. Responsables de la Medición, Administración y Seguimiento
El Consejo de Administración y/o Gerencia General designarán la responsabilidad
de calcular y administrar el riesgo de tasa de interés al encargado del Departamento
Financiero, quien utilizará como base para determinar la probabilidad del riesgo,
los datos y reportes que produzcan los sistemas de información.
El Consejo de Administración definirá la estrategia de administración del riesgo de
la tasa de interés mediante la evaluación de los indicadores de monitoreo con
respecto a:
i.
ii.
iii.
iv.
La evaluación de la gestión de los activos y pasivos.
El análisis de la estructura y diversificación del portafolio de inversiones.
El cumplimiento de las políticas para el proceso crediticio.
El control de los recursos disponibles, calce de plazo y brechas de tasas
de interés.
El Departamento Financiero debe:
1. Determinar la brecha de tasa de interés, siguiendo las políticas establecidas, por
el Consejo de Administración y la Gerencia General.
2. El Gerente General en reunión conjunta con el encargado del Departamento
Financiero debe analizar las acciones que se deben seguir para estar preparado
en caso de que las brechas de tasa de interés activas o pasivas excedan la
establecida como máxima a manejar por el Consejo de Administración.
3. Examinar que los créditos y las inversiones en valores que deben realizarse a
tasas de interés fija o variable y el monto máximo para cada tipo de interés, se
estén realizando de conformidad con las políticas y directrices aprobadas por el
Consejo de Administración y la Gerencia General.
La Gerencia General, con base en los reportes financieros obtenidos de los sistemas
de información debe:
i.
Adoptar las acciones pertinentes para controlar el riesgo de tasa de
interés; e
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
ii.
Informar mensualmente, al Consejo de Administración sobre la evolución
del riesgo y las acciones realizadas.
La Gerencia General con base en la evolución de los resultados y de los factores que
influyan en el riesgo de tasa de interés, y en cumplimiento de las responsabilidades
que corresponda a cada empleado, estará en la obligación de recomendar al Consejo
de Administración, la revisión y actualización de las políticas sobre el riesgo de tasa
de interés.
5.2.4 Riesgo Operativo
Referencia
Manuales Administrativos y Operativos
Normas, Políticas y Procedimientos
El Consejo de Administración y la Gerencia General reconocen que la
administración del riesgo operativo es la base para la gestión de la Cooperativa y el
logro de los objetivos estratégicos diseñados por el Consejo de Administración, el
mismo deberá asegurar que el marco de administración del riesgo operativo de la
COOPNASEJU sea sujeto a una auditoría interna efectiva e integral por personal
competente y un Consejo de Vigilancia efectivo a través de la capacitación recibida
para ejecutar sus atribuciones, independiente desde el punto de vista operativo y
con una adecuada capacitación. La función de auditoría interna no deberá tener la
responsabilidad directa por la administración del riesgo operativo.
El monitoreo a la exposición al riesgo operativo se realizará en dos fases:
1.
Preventivo: Detectar el riesgo operativo que se traduce en errores, fallas,
ineficiencias, de tal forma que se implementen las medidas correctivas para
evitar que se materialice el riesgo; y
2.
Correctivo: Una vez sucedido un evento operativo desfavorable, aplicar las
medidas necesarias para corregir dicho evento y garantizar que no se repite
el mismo en el futuro.
La COOPNASEJU deberá disponer de un plan de contingencia para enfrentar los
riesgos operativos. La Cooperativa aplicará acciones diarias para administrar y
mitigar los factores de riesgo operativo relacionados con el personal, los procesos
internos, la tecnología y los eventos externos.
a. Identificación de las Áreas o Procedimientos Objeto de este Riesgo
La Gerencia General, el Consejo de Vigilancia y Auditoría Interna, conjuntamente
con los diferentes departamentos, identificarán las políticas, los procedimientos, las
operaciones y las áreas expuestas a riesgos operativos que pueden generar pérdidas
por fraudes o por la negligencia del personal, por la mala administración, por los
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
errores de sistemas u otros errores humanos y por la dificultad generada por los
altos volúmenes de operaciones o por la complejidad de las mismas.
La Gerencia General deberá identificar y evaluar el riesgo operativo inherente en
todos los productos, actividades, procesos y sistemas. También, deberá asegurar
que, antes de introducir: nuevos productos, actividades, procesos y nuevos
sistemas, el riesgo operativo inherente en los mismos sea sujeto a procedimientos
adecuados de evaluación.
El Consejo de Vigilancia y Auditoría Interna confirmará que la Cooperativa ofrecer a
los socios una nueva operación, producto o servicio, o bien, para modificar los ya
existentes, deberán observar, al menos, lo siguiente:
a. Establecer los controles y procesos internos para ofrecer a los socios, la
operación, producto o servicio de que se trate.
b. Contar con las metodologías para la identificación, valuación, medición y control
de los riesgos de las operaciones, productos y servicios señalados.
La Gerencia General conjuntamente con los departamentos de operaciones,
administración y crédito, diseñará las actividades de control o las revisiones que se
harán a la política, el procedimiento, la operación o el área objeto del riesgo. Dichas
actividades o revisiones deberán indicar la forma de hacerlo, la periodicidad y la
oportunidad, así como los responsables. El Consejo de Vigilancia y la unidad de
Auditoría Interna son los responsables de hacer las evaluaciones y revisiones para
asegurar el cumplimiento a las políticas, procedimientos y sistema de control
interno.
b. Controles a implementar para Reducir el Riesgo de Fraude
En adición a los controles establecidos, a las verificaciones que se han incorporado
en este manual que coadyuvan a reducir el riesgo de fraude, a continuación se
plasman algunos criterios a seguir para este efecto:
La COOPNASEJU debe tener políticas, procesos y procedimientos para controlar
y/o mitigar los riesgos operativos importantes. El Consejo de Vigilancia y Auditoría
Interna deben hacer revisión periódica de las estrategias de limitación y control de
riesgos y sugerir los ajustes del perfil de riesgo operativo de acuerdo a estrategias
apropiadas, a la luz del su perfil y del apetito al riesgo.
El Consejo de Administración debe implementar un proceso para monitorear
regularmente los perfiles del riesgo operativo y las exposiciones importantes a
pérdidas. La información pertinente debe ser presentada regularmente al Consejo
de Administración y la Gerencia General.
1. En las visitas de seguimiento y monitoreo que se hagan a los socios y ex socios,
se verifique la autenticidad de la información en las carpetas de créditos, con la
finalidad de detectar inconsistencias en los datos que dieron origen al
otorgamiento del crédito, contrario a las disposiciones internas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
2. Que a los socios se les evalúen, en lo posible, los antecedentes personales, todo
con el fin de conocer su carácter y establecer si son respetables y si tienen
capacidad de pago para cumplir con sus obligaciones.
3. Que los pagos de los créditos de hagan y se
procedimientos establecidos institucionalmente.
capturen de acuerdo a los
4. Exigir siempre que los empleados tomen sus vacaciones conforme lo establecen
las políticas internas y las disposiciones legales. En este sentido, el encargado
del Departamento Administrativo debe elaborar una programación de las
vacaciones, para controlar las salidas de los empleados sin que se afecten el
desarrollo normal de las actividades que desempeña.
5. Crear y mantener manuales operativos y de procedimientos donde se describan
los pasos mínimos a seguir para cada operación y que indiquen cómo manejar
las excepciones y establezcan las líneas de autoridad y señalen indicadores de
alerta. Diseñar procedimientos que consagren una adecuada segregación de
funciones.
6. Crear procedimientos rutinarios de verificación, tendientes a comprobar la
integridad de los flujos de efectivo, integridad de registros operativos y contables
y su adecuada incorporación en los reportes o informes. Y que el Consejo de
Vigilancia y Auditoría Interna monitoreen el cumplimiento de estos.
7. En caso de detectarse fraudes, debe precisarse quién y cómo se realizarán las
investigaciones tendientes a establecer cómo se cometió el fraude, quiénes lo
cometieron, qué usuario puede estar afectado o comprometido y cómo puede
afectar el patrimonio institucional. Las investigaciones deben ser realizadas por
personal ajeno al área del Consejo de Vigilancia y Auditoría Interna para no
desviarlo de su plan de trabajo normal.
La Gerencia General, el Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna, con
base en la evolución de los resultados y de los factores que influyan en el riesgo
operativo, y en cumplimiento de las responsabilidades que corresponda a cada uno,
estarán en la obligación de recomendar al Consejo de Administración la revisión y
actualización de las políticas.
c. Responsables del Seguimiento
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna son los responsables de
realizar las actividades de revisión y evaluación de los controles internos, políticas y
procedimientos, informarán al Consejo de Administración sobre su gestión e
indicando los hallazgos, las oportunidades de mejoramiento y, de ser necesario, las
modificaciones a los controles vigentes y las nuevas políticas, procedimientos,
operaciones y áreas expuestas al riesgo operativo.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
La Gerencia General, con base al trabajo de seguimiento informará al Consejo de
Administración sobre el seguimiento y administración de este riesgo, y de las
acciones realizadas.
d. Riesgo Operativo Relacionado con el Personal
1. La Gerencia General vía el Departamento Administrativo se asegurará que las
políticas sean difundidas y comunicadas apropiadamente a todo el personal de
la Cooperativa y asegurarse de que todos conozcan la responsabilidad que
tienen con la administración y control del riesgo operativo.
2. El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna monitoreará de manera
permanente si existen desviaciones en el cumplimiento a las políticas,
procedimientos y controles y sugerirá las acciones correctivas requeridas y
necesarias.
3. La Gerencia General garantizará y el Departamento Administrativo sé asegurará
que la contratación de nuevo personal se haga en cumplimiento a las
disposiciones laborales y a las normativas internas relacionadas con las políticas
de recursos humanos.
4. La responsabilidad de cada empleado debe estar bien definida en el Manual de
Organización y Funciones, identificando con precisión, los niveles de autoridad
de los diferentes puestos de trabajo.
5. La Gerencia General se asegurará que el personal cuente con los conocimientos
y habilidades para cumplir con sus deberes y responsabilidades contribuyendo
de esta manera en la minimización de los riesgos operativos.
6. La Gerencia General con la finalidad de minimizar el riesgo operativo, contratará
seguros de fianzas de fidelidad para los directivos, gerente, encargados de
departamentos y el resto de los empleados responsables de los registros y
custodia de valores (efectivo e inversiones en valores) de la COOPNASEJU.
e. Riesgo Operativo Relacionado con la Tecnología
1. El Departamento Financiero se asegurará al
financieros no tengan errores atribuibles a
cumplen con las Normas Internacionales de
disposiciones del IDECOOP y las normativas
cierre de cada mes, que los estados
los sistemas de información y que
Información Financiera (NIIF’s), las
internas.
2. La Gerencia General garantizará que la Cooperativa cuente con los recursos
humanos, financieros, materiales y tecnológicos necesarios y suficientes para el
desarrollo eficiente de las actividades y en concordancia con el volumen de las
operaciones realizadas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
3. La Gerencia General dispondrá que se hagan respaldos de la información del
sistema informático. Las copias (backup) deben ser custodiadas en lugares
seguros.
4. El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna son responsables de
hacer evaluaciones periódicas para garantizar que el acceso a los sistemas y
aplicaciones tecnológicas están limitadas según las disposiciones establecidas
por la Gerencia General y que las claves de acceso a los sistemas de información
se utilizan correctamente para proteger la integridad y confiabilidad de la
información y se impedirá la difusión y el mal uso de datos financieros. Los
cambios que se registren en los sistemas de información deben ser evaluados y
conocidos por la Gerencia General.
5. El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna evaluarán que, el
sistema de información esté operando de manera continua y sin problemas y
que existe un plan de contingencia actualizado que garantice la continuidad de
las operaciones de los elementos considerados críticos que componen el sistema
de información, para evitar posibles pérdidas por daños o caída de los sistemas.
f. Riesgo Operativo Relacionado con los Procesos Internos
1. El Consejo de Administración es responsable de aprobar los manuales
operativos y administrativos como forma de documentar los procesos
institucionales relacionados con el riesgo operativo.
2. Todo el personal sin importar el nivel dentro de la estructura organizacional, es
responsable de desarrollar sus actividades poniendo en práctica los procesos
aprobados y definidos por el Consejo de Administración, facilitando la
estandarización de las actividades y el manejo eficiente de las operaciones.
3. El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna son responsables de
supervisar el cumplimiento y actualización de los procesos internos aprobados
por el Consejo de Administración.
4. La Gerencia General es responsable de difundir y comunicar a través de
cualquier medio, a todo el personal de la COOPNASEJU, los procesos operativos,
facilitando de esta manera el monitoreo de las actividades, la oportunidad de
mejorar los procesos y la asignación de las responsabilidades atendiendo el
Manual de Organización y Funciones aprobado por el Consejo de
Administración.
g. Riesgo Operativo Relacionado con los Eventos Externos
La Gerencia General se asegurará que la Cooperativa actualice los procesos en
función a los cambios registrados en el Estatuto Social, en normativas internas y
las disposiciones legales que les son aplicables a las actividades.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
1. La Gerencia General es responsable de contratar los seguros con cobertura para
proteger todos los riesgos inherentes a las actividades que desarrolla la
COOPNASEJU. Así como entrenar al personal para el manejo de los actos
negativos que afecten la Sociedad. También, definir quién es responsable y
cuándo de informar de acuerdo a la situación presentada.
5.3
Actividades de Control
Normas, Políticas y Procedimientos
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se están llevando a cabo los criterios del Consejo de Administración y
la Gerencia General, con la finalidad de cumplir con los objetivos estratégicos. Las
actividades tienden a asegurar que se están realizando las acciones para la
administración de los riesgos inherentes a la COOPNASEJU, para la consecución de
los objetivos definidos.
Las actividades de control deben aplicarse a nivel de toda la estructura de la
Cooperativa. Incluyen actividades tan diversas como: aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisión del desempeño, supervisión de los procesos,
segregación de las funciones, seguridad de los activos, entre otros.
Este componente incluye los siguientes factores:
1.
2.
3.
4.
Eficiencia y eficacia en las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Protección de los activos de la COOPNASEJU
Cumplimiento de las disposiciones legales y las normativas aplicables.
5.3.1 Eficiencia y Eficacia de las Operaciones
Referencia
Calificación Cartera de Crédito
Reglamentos de Efectivo
Presupuesto y Plan Operativo
Normas, Políticas y Procedimientos
El Consejo de Administración debe cumplir con las facultades definidas en los
estatutos, con las disposiciones encomendadas por la Asamblea General de
Delegados y con las disposiciones establecidas por el IDECOOP.
El Presidente del Consejo de Administración debe dar seguimiento a la ejecución de
los acuerdos y resoluciones tomadas en las reuniones celebras para tratar los
temas sobre la administración de la Cooperativa e informar sobre estas en las
próximas reuniones.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
El Secretario del Consejo de Administración preparará las actas sobre los temas
tratados en las reuniones, sus acuerdos y resoluciones.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna verificarán que el Consejo
de Administración y el Comité de Crédito celebran las reuniones de acuerdo a lo
establecido estatutariamente y que las resoluciones tomadas en las mismas, se
registran en las actas, y que serán archivadas de manera cronológica para su
ejecución y futuro seguimiento.
El Gerente General es el responsable de que se aplique el sistema de control interno
en todos los niveles de la COOPNASEJU.
El Departamento de Operaciones con la aplicación de las políticas y normas
internas, debe garantizar la calidad de la cartera de crédito, mediante una
apropiada evaluación del riesgo crediticio y aplicación de las disposiciones legales.
Así como, a la ejecución de las actividades de acuerdo a la planificación elaborada
para la ejecución de las actividades y operaciones.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna monitorearán la gestión de
la cartera de crédito para garantizar que se aplican las políticas y procedimientos en
las operaciones para la ejecución eficiente de estas. También, se asegurarán que los
niveles de resolución estén integrados por el personal que expresa el Manual de
Políticas de Crédito y para otros productos de crédito y que cumplen con las
responsabilidades asignadas.
El Gerente General utilizará como herramienta de administración y control, el plan
operativo y el presupuesto anual de ingresos y gastos, ejecutando la evaluación
presupuestaria mensualmente, para conocer sobre las desviaciones presentadas
con relación a lo presupuestado y tomar los correctivos de lugar. Las desviaciones
presentadas en la evaluación presupuestaria deben ser informadas al Consejo de
Administración con la misma periodicidad que se prepara dicha evaluación.
El Gerente General presentará mensualmente un informe al Consejo de
Administración sobre la gestión a nivel general, con el propósito de que tomen las
medidas preventivas y correctivas correspondientes. El informe debe incluir:
estados financieros comparativos con el mes y año anterior, indicadores financieros,
administración y calidad de la cartera, la ejecución presupuestaria y el logro de las
metas y objetivos.
El Gerente General es responsable de difundir los manuales y procedimientos que
soportan el sistema de control interno, para que el personal y los directivos puedan
cumplir con eficiencia sus roles, funciones y obligaciones.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna comprobarán que existen
políticas y procedimientos de crédito exclusivo para el personal de la Cooperativa.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
5.3.2 Confiabilidad de la Información Financiera y Operativa
Referencias
Manual de Contabilidad
Políticas Contables
Manual de Políticas de Crédito
Normas, Políticas y Procedimientos
El Departamento Financiero confirmará que todos los gastos incurridos en la
COOPNASEJU, están debidamente documentados, revisados y autorizados por las
personas responsables.
El encargado del Departamento Financiero comprobará que las conciliaciones
bancarias se preparan mensualmente y de forma correcta, certificando que el saldo
conciliado es el mismo que presenta el Balance. Las cuentas de banco que no
presenten movimiento en un mes, deben ser revisadas para conciliar su saldo con
los estados financieros.
El encargado del Departamento Financiero en coordinación con el responsable del
sistema de información, verificará que las operaciones se están procesando de
manera adecuada y que la información financiera es confiable y oportuna para la
toma de decisión del Consejo de Administración y la Gerencia General. Asimismo,
de que se está cumpliendo con las disposiciones de la Gerencia General para el
proceso de las operaciones.
El encargado del Departamento Financiero preparará mensualmente los estados
financieros a más tardar los primeros diez (10) días después del cierre operativo. Y
los remitirá a la Gerencia General para fines de revisión y evaluación, con las notas
anexas que integran dichos estados. Mientras que, el Gerente General preparará un
informe al Consejo de Administración para fines de revisar y analizar los Estados
Financieros para conocer sobre la gestión de la COOPNASEJU.
El encargado del Departamento Financiero se asegurará que los registros contables
de las operaciones se realicen de acuerdo a los principios contables, a las normas
internas y a las disposiciones del IDECOOP.
EL Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna revisarán y analizarán,
las documentos contables de los gastos para asegurar que están: autorizados,
firmados y que están soportados con la documentación que la justifican. La entrega
de los cheques debe estar firmada por los beneficiarios de los mismos, como
constancia de la recepción de los valores.
El encargado del Departamento Financiero se asegurará que los gastos a incurrir
son los que están contemplados en el presupuesto de ingresos y gastos, cualquier
gasto que no esté incluido en el referido presupuesto y/o montos que son
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
significativamente superiores a lo presupuestado, deben ser autorizados por la
Gerencia General o el Consejo de Administración.
El encargado del Departamento Financiero conciliará diariamente las cuentas de
caja contra el saldo que presenta la cuenta de caja en contabilidad. Cualquier
diferencia será informada al responsable de la caja para al análisis y corrección. El
Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna revisará que se haya corregido la
diferencia, si esta es significativa debe realizar un arqueo para conocer sobre las
razones de dicha diferencias y se no son localizadas, como se debe proceder
contablemente con estas.
El encargado del Departamento Financiero se asegurará mensualmente que los
saldos reflejados en los estados financieros están de conformidad con los auxiliares
que los soportan.
5.3.3 Protección de los Activos
Referencias
Conciliaciones Bancarias
Arqueo de Efectivo en Bóveda, Caja y Caja Chica
Manual de Políticas de Crédito
Reglamento de Efectivo
Reglamento Fondo de Operaciones
Normas, Políticas y Procedimientos
La COOPNASEJU debe proteger sus activos a través de políticas y procedimientos
que se apliquen de manera continua, oportuna y sistemática. La Gerencia General
es la responsable de aplicar políticas y procedimientos para salvaguardar los
activos.
La Gerencia General se asegurará que se estén aplicando los controles necesarios
para el manejo del efectivo en bóveda, caja y caja chica.
Dichos controles serán:
a. Arqueos diarios al efectivo en caja al cierre de las operaciones del día por el
responsable de la supervisión del efectivo en caja. Si se presenta diferencia
(Sobrante o faltante) se debe proceder con las políticas establecidas.
b. Arqueos sorpresivos al efectivo en bóveda, caja general y en caja chica de parte
del Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna. Los montos arqueados deben
ser conciliados con la información del Departamento Financiero. Estos arqueos
deben estar contemplados en la programación anual del Consejo de Vigilancia y
Auditoría Interna.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
c. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna revisará que el efectivo en bóveda,
caja y caja chica, estén custodiados en un lugar con medidas de seguridad
física, que los límites estén de acuerdo a las políticas establecidas y que el
acceso a los valores estén restringidos al personal autorizado.
d. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna participará por los menos una vez
al año en la toma física del inventario de los mobiliarios y equipos de la
COOPNASEJU (incluye los mobiliarios y equipos adquiridos y los recibidos por
embargos créditos), se asegurará que el inventario se realiza de acuerdo a las
políticas y procedimientos establecidos.
e. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna participará por los menos
semestralmente en la toma física del inventario de los mobiliarios y equipos
recibidos en garantía y que se encuentran en poder de la COOPNASEJU.
Certificará que los mobiliarios y equipos están registrados contablemente en una
cuenta de orden para fines de administración y control.
f. La Gerencia General contratará los servicios de terceros, para el mantenimiento
de los mobiliarios y equipos para garantizar su durabilidad y usos en las
actividades.
g. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna verificará que las adquisiciones
de mobiliarios y equipos se realizaron atendiendo a los criterios establecidos en
las políticas de compras.
La Gerencia General se asegurará que se estén aplicando los controles necesarios
para el manejo de los documentos legales (pagarés y contrato) de los créditos.
Dichos controles serán:
a. Arqueos a los pagarés y contratos de préstamos para verificar que estén
preparados correctamente y que estén archivados en lugar seguro y libre de
riesgo.
b. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna procederá a:
1. Revisar una muestra seleccionada al azar de pagarés y contratos para
verificar que están preparados de acuerdo a las condiciones del crédito
aprobado,
2. Verificar que los pagarés y los contratos estén firmados por los socios que
recibieron los créditos.
3. Certificar que los pagarés vencidos y cancelados están archivados separados
de los vigentes. Así como que los cancelados tienen estampados con un sello
la expresión “CANCELADO”. Los pagarés cancelados deben ser entregados a
los socios.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
4. Verificar el destino de los documentos originales legales de los créditos
otorgados que están en poder del Departamento de Operaciones para el
proceso legal de su recuperación.
5. Analizar el proceso utilizado con el control de los pagarés y contratos de los
créditos castigados (si lo hubiere).
5.3.4 Cumplimiento de las Disposiciones Legales y Normativas Aplicables
Referencias
Legislación Cooperativa
Estatutos Sociales
Normativas Internas
Normas, Políticas y Procedimientos
Para cumplir con este factor, se procederá con lo siguiente:
a. La Gerencia General verificará que se está cumpliendo con todas las
disposiciones legales y fiscales que les son aplicables a la COOPNASEJU. El
incumplimiento en cuanto al tiempo de presentación y a los importes a pagar de
los impuestos fiscales, el pago de multas y recargos, serán cargados al empleado
responsable de cumplir con esta función, y por dejadez o negligencia no cumple
con esta responsabilidad, que puede afectar la imagen institucional.
b. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna verificará el cumplimiento al
marco legal, los estatutos y las normas internas del personal y directivos, como
garantía de que las operaciones se realizan cumpliendo con las normas internas
y externas aplicables.
c.
El Gerente General autorizará que los gastos a incurrir que superen el importe
de $_______________, se pagará con la emisión de cheques nominativos a favor de
los beneficiarios. En tanto que, los inferiores a este monto, serán ejecutados a
través de caja chica de acuerdo al reglamento establecido.
5.4
Información y Comunicación
Es necesario e importante identificar, capturar y comunicar información relevante
en la forma y tiempo que facilite a los directivos y al personal cumplir con sus
responsabilidades. El sistema de información genera documentos con información
operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la que hace posible
operar y controlar el negocio.
Es necesario e importante que se dé una comunicación efectiva que fluya
información en toda la dirección de la COOPNASEJU. La Gerencia General debe
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
trasmitir un mensaje claro a todo el personal respecto a las responsabilidades de
control que deben asumir con relación a la información y comunicación.
La cantidad y calidad de la información debe facilitar a la dirección tomar
decisiones apropiadas para la administración y control de las actividades de la
COOPNASEJU.
El personal debe entender el papel que les corresponde en el sistema de control
interno, lo mismo que cómo sus actividades individuales se relacionan con el
trabajo de los demás. Asimismo, debe existir una comunicación efectiva con
terceros, tales como socios, clientes, proveedores y reguladores.
Este componente integra tres factores:
1. Información Operativa
2. Información Financiera
3. Comunicación Interna y Externa
5.4.1 Información Operativa
Referencias
Presupuesto y Ejecución Presupuestaria
Plan Operativo
Normas, Políticas y Procedimientos
Los reportes e informes preparados relacionados con las operaciones ejecutadas,
deben ser relevantes para facilitar la gestión del Consejo de Administración y la
Gerencia General que facilite la toma oportuna de las decisiones. En este sentido,
debe tener los atributos siguientes:
a. Confiable y que refleje las operaciones realizada por la COOPNASEJU, es decir
que no quede fuera de los registros contables alguna operación realizada.
b. Oportuna para la toma de las decisiones. Si la información no es oportuna
pierde su utilidad para la toma de decisión de la dirección.
c. Datos actualizados. Los estados financieros deben contener las operaciones
actualizadas, datos atrasados no tienen utilidad para la toma de las decisiones
por las situaciones presentadas al momento.
d. Fácil acceso a los directivos y empleados autorizados a utilizarla. La información
debe ser de fácil acceso para los directivos, gerente y encargados y demás
empleados que requieran de estas para el control, administración y ejecución de
sus actividades.
La Gerencia General es responsable de diseñar un sistema de información operativo
eficaz, que incluya reportes e informes relacionados con las operaciones de la
COOPNASEJU, para el seguimiento y monitoreo de las actividades y los resultados
obtenidos. En este sentido, es necesario contar con estadísticas oportunas y
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
confiables sobre la calidad de la cartera, captación de valores y por las obligaciones
contraídas, entre otros.
El Departamento de Operaciones es la responsable de informar a la Gerencia
General sobre los movimientos y la situación presentada mensualmente de la
cartera de crédito y captación de ahorros.
El Departamento Financiero informará mensualmente sobre los movimientos y
situación de los pasivos que generan intereses, estos deben de ser detallados por:
tipo de captación tradicional (depósitos de ahorros, depósitos a plazo), saldos
pendientes por pagar, tasa de interés pagada por captación tradicional,
cumplimiento de los contratos establecidos, fechas de vencimiento de las
obligaciones pendientes, entre otros.
Todo el personal de la COOPNASEJU, será responsable de mantener actualizado y
archivado todo la documentación e información con la que trabaja en su área, para
facilitar evaluaciones posteriores por el Consejo de Vigilancia, Auditoría Interna, los
auditores externos y los técnicos del IDECOOP. El uso de esta documentación debe
ser autorizada.
5.4.2 Información Financiera
REFERENCIAS
Balance General
Estado de Resultados
Estado de Flujo de Efectivo
Estado de Variación Patrimonial
Indicadores Financieros
La información financiera debe utilizarse para monitorear el desempeño y asignar
recursos y cumplir con los requisitos de oportunidad y confiabilidad, así como con
las disposiciones del IDECOOP.
Los Estados Financieros se utilizan para conocer la situación económica y
financiera de la COOPNASEJU a una fecha dada, y utilizarlos para proyectar en el
corto plazo las actividades a desarrollar para la consecución de los objetivos
institucionales.
El encargado del Departamento Financiero debe asegurar que diariamente se
registren contablemente todas las operaciones realizadas, atendiendo a las NIIF’s.
El encargado del Departamento Financiero se asegurará que cada transacción
contable cuente con la documentación que respalda su registro. Dicha
documentación estará bajo su custodia y archivo, debiendo permanecer durante el
tiempo que establece la disposición legal sobre la destrucción de la documentación
contable.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
El encargado del Departamento Financiero garantizará que los Estados Financieros
estén preparados en base a los principios contables de aceptación general y a las
normativas internas. Los estados deben contener las notas que son parte integral
de los mismos y un informe ejecutivo para la Gerencia General.
El encargado del Departamento Financiero se asegurará que el cálculo de la
depreciación de los inmuebles, muebles y equipos esté de acuerdo a lo establecido
en las políticas contables.
El encargado del Departamento Financiero debe verificar que los ingresos, gastos e
inversiones se ejecutan en base al presupuesto elaborado para el año y aprobado
por el Consejo de Administración. Cualquier desviación importante en uno de los
tres grupos citados, debe ser informada a la Gerencia General para fines de análisis
y decisión al respecto.
Los estados financieros aprobados por el Consejo de Administración, deberán
presentarse mensualmente. Y trimestralmente enviar al IDECOOP la balanza de
comprobación correspondiente.
1
BALANCE GENERAL
a. Efectivo en Caja y Bancos
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna evaluarán mediante
pruebas:
1. La disponibilidad de efectivo en bóveda, caja, caja chica mediante arqueos
sorpresivos, comprobando la documentación que soportan los movimientos en
estas cuentas.
2. Que los valores recibidos en caja se depositan diariamente en el banco asignado
y en el tiempo establecido en las políticas o se utilizan para la reposición del
Fondo de Operaciones.
3. La emisión de los cheques mediante una muestra al azar, verificando la
documentación que justifica su emisión y el registro contable de acuerdo a los
conceptos que justifican la emisión.
4. Los valores recibidos en cheque (si lo hubiere), verificando que están emitidos a
nombre de la COOPNASEJU, endosado correctamente y depositado en la cuenta
de banco correspondiente.
5. Las conciliaciones bancarias de los diferentes bancos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
b. Inversiones en Valores
1. El encargado del Departamento Financiero informará al Gerente General sobre
los excedentes de efectivo que pueden ser colocados en inversiones en valores
que generen rentabilidad. En este sentido, debe preparar un flujo de caja donde
se muestren los movimientos de caja.
2. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna hará revisiones periódicas para
asegurar que se están cumpliendo con las políticas y los procedimientos
establecidos para la colocación y/o cancelación de las inversiones en valores.
3. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna hará una prueba global sobre los
intereses cobrados para certificar que están de acuerdo al monto, plazo y tasa de
interés de la inversión, así como que están registrados correctamente en la
cuenta de ingreso del Estado de Resultados.
c. Cartera de Crédito
El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna hará evaluación periódica sobre los
siguientes aspectos:
1. El control de los pagarés vigentes, se asegurará que estén preparados
correctamente con toda la información requerida. Asimismo, verificará que los
pagarés vigentes están archivados separados de los vencidos.
2. Revisión selectiva de las carpetas de crédito para certificar que su contenido está
de acuerdo a la documentación exigida en la política de crédito.
3. Análisis a una muestra de cartera con problemas de mora seleccionada al azar.
d. Otras Cuentas por Cobrar
El renglón de otras cuentas por cobrar está constituido por todas aquellas partidas
que representan recursos pendientes de cobro no provenientes de la cartera de
crédito, entre ellos: gastos erogados con el fin de realizar la cobranza de la cartera
de crédito, cuentas por cobrar a empleados, anticipos a proveedores, entre
sucursales, entre otros.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna asegurará que:
1. Se aplican las políticas, prácticas, procedimientos y controles internos para la
administración y control de las otras cuentas por cobrar.
2. Verificar los registros contables de los movimientos registrados en otras cuentas
por cobrar.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
e. Bienes Adjudicados
El reglón de los Bienes Adjudicados está constituido por las partidas que
representan bienes inmuebles y muebles que como consecuencia de un crédito
incobrable, la Cooperativa lo obtiene mediante adjudicación judicial o mediante la
dación en pago del socio.
Los gastos incurridos para mantenimiento y/o reparación de los bienes
adjudicados, deben cargarse a una cuenta de gastos, excepto los gastos
capitalizables.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna procederá a:
1. Determinar si las políticas, prácticas, procedimientos y controles internos para
la administración y control de los Bienes Adjudicados son suficientes y
adecuados.
2. Verificar el valor y calidad de los Bienes Adjudicados y recibidos en dación en
pago.
3. Determinar el cumplimiento de las políticas y disposiciones legales relacionadas
con los Bienes Adjudicados.
4. Verificar los registros contables de acuerdo a las decisiones tomadas para el uso
o venta de los bienes adjudicados.
f. Captación Tradicional
Las captaciones tradicionales están integradas por las diferentes modalidades de
cuentas de ahorros y depósitos a plazo.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditoría Interna realizarán evaluaciones de
forma periódica y sistemática:
i.
Depósitos de Ahorro
a. Verificación de los saldos de las cuentas y confirmar (selección al azar) de las
cuentas con los saldos de mayores montos.
b. Verificación de los cálculos y pago de los intereses.
c. Revisión de las cuentas de los directivos, gerente, encargados y empleados.
ii.
Depósitos a Plazo
a. Verificar los saldos de los depósitos a plazo con las copias de los certificados
emitidos.
b. Seleccionar al azar de certificados de depósitos para confirmar los saldos con
los socios y clientes.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
c. Revisión de los certificados de depósitos vencidos.
d. Verificación de la secuencia numérica de los certificados de depósitos
emitidos.
e. Verificación de los cálculos y pago de los intereses.
Habrá una cuenta de seguro de depósitos que tendrá como fin primordial procurar
cubrir los depósitos de dinero de cada socio depositante de acuerdo a lo establecido
por las políticas definidas por el Consejo de Administración. Los valores captados
en las diferentes modalidades de depósito hará una cuenta de seguro de depósitos
que tendrá como fin primordial procurar cubrir los depósitos de dinero de cada
socio hasta por una cantidad equivalente a RD$_________________, por persona
física o moral, cualquiera que sea el número y clase de operaciones a su favor y a
cargo de la COOPNASEJU.
Cuentas y Préstamos por Pagar
g. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna realizará evaluaciones de forma
periódica y sistemática a las cuentas por pagar (atendiendo el monto) y a los
préstamos por pagar, para comprobar que se está cumpliendo con las políticas
diseñadas para proveedores y con los términos contractuales establecidos para
los préstamos por pagar.
Se asegurará que los pagos a las cuentas de pasivos se hacen por los montos
correspondientes y en las fechas establecidas para evitar multas por
incumplimiento.
Hará una prueba global de los intereses pagado por los préstamos recibidos
para certificar que el pago está en función al monto, tasa de interés y tiempo
pagado.
h. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna evaluará periódicamente las
garantías líquidas, para garantizar que están de acuerdo a los porcentajes
establecidos en las políticas y que su devolución cumple con el procedimiento y
política establecida.
i. Capital Contable
1. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna de acuerdo al plan de trabajo,
evaluará las cuentas que integran el capital contable: capital social,
aportaciones de socios, fondos de reservas y resultados operativos (pérdidas o
ganancias), para comprobar el cumplimiento a las políticas, estatutos,
disposiciones legales relativas el capital y a las operaciones realizadas.
Comprobar si los fondos de reservas: (i) Reserva General; (ii) Cuentas
incobrables, y (iii) Educación Cooperativa, están constituidos de acuerdo a las
disposiciones establecidas en la Ley General de Sociedades Cooperativas, en los
Estatutos Sociales y si le están dando el uso que indica las disposiciones.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna debe verificar si la COOPNASEJU
lleva un libro de registro de aportaciones de los socios, y si los datos concilian
con el saldo que presenta el capital social en el Balance.
Evaluar sobre las resoluciones emitidas por la Asamblea General de Delegados
relativas al capital contable de la Cooperativa.
2
ESTADO DE RESULTADOS
a. Ingresos
1. El encargado del Departamento Financiero se asegura que el sistema de
información genera todos los ingresos devengados de la cartera de crédito, y que
los recibidos se registren contablemente de forma correcta en el Estado de
Resultados.
2. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna revisará periódicamente los
ingresos recibidos de cartera de crédito, inversiones en valores y otros ingresos,
para garantizar su registro contable correcto y oportuno.
b. Egresos
1. El encargado del Departamento Financiero evaluará que todas las salidas de
efectivo se realicen conforme a los importes presupuestados en los diferentes
rubros de egresos.
2. El encargado del Departamento Financiero verificará que los desembolsos para
la adquisición de muebles y equipos estén respaldados por las cotizaciones
requeridas y las facturas correspondientes.
3. Comprobar los recursos disponibles para incurrir en gastos presupuestarios y
que estos tengan la documentación original y las pólizas correspondientes.
3. El Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna revisará periódicamente los
egresos de acuerdo a la composición en el Estado de Resultados para garantizar
su registro contable correcto y oportuno y que tienen la documentación que
justifican los gastos.
4. OTROS
a. Plan Operativo y Presupuesto
1. El Gerente General evaluará mensualmente el plan operativo y la ejecución
presupuestaria e informará al Consejo de Administración sobre los objetivos
logrados y las acciones a implementar para la consecución de las metas no
alcanzadas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
2. El Gerente General y el encargado del Departamento Financiero, celebrarán
reuniones semanales para analizar y discutir el flujo de caja, para operar con los
niveles de liquidez requeridos para cumplir con los compromisos de cartera,
proveedores e instituciones financieras.
5.4.3 Comunicación Interna y Externa
Referencias
Comunicaciones
Circulares
Normas, Políticas y Procedimientos
La COOPNASEJU debe mantener canales de comunicación formal para comprobar
sus decisiones relacionadas con el control interno en la gestión de la Sociedad, así
como reconocer que la comunicación se debe dar en un sentido amplio donde
involucre al personal en el logro de los objetivos de la Cooperativa.
También, dará importancia a la comunicación externa mediante canales de
comunicación abiertos y efectivos, los socios y proveedores pueden proporcionar
datos significativos en diseño o calidad de los productos y los servicios ofertados.
La Gerencia General promoverá un estilo de comunicación interna horizontal para
informar la situación institucional, las áreas de mejora y el cumplimiento del
Código de Ética.
El Gerente General se asegurará que se cumpla con la información, datos y reportes
exigidos por el IDECOOP y otros organismos de fiscalización y control
gubernamental.
El encargado del Departamento Financiero velará para que los formularios
utilizados en el área, especialmente para gastos se mantengan el en formato
establecido y aprobado.
La Gerencia General revisará regularmente los formularios y reportes que integran
los manuales operativos para que sean parte del sistema de información para fines
de control de la gestión de la COOPNASEJU.
5 .5
Monitoreo y Supervisión
Los sistemas de control interno requieren de una supervisión y monitoreo continuo
y sistemático para valorar la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. El
proceso de supervisión comprende la evaluación sobre el diseño, funcionamiento y
las medidas para actualizarlo o corregirlos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Las deficiencias del control interno deben ser reportadas al Consejo de
Administración y a la Gerencia General para que conozcan sobre los asuntos
delicados relacionadas con el control interno y tomen las medidas correctivas de
lugar.
El monitoreo y seguimiento aseguran que el sistema de control interno continúa
operando efectivamente. Este proceso implica la valoración, del personal apropiado,
del diseño y de la operación de los controles en una adecuada base de tiempo, y
realizar las acciones necesarias.
La supervisión y monitoreo interno es responsabilidad del Consejo de
Administración, la Gerencia General y el Consejo de Vigilancia y/o Auditoría
Interna.
La supervisión externa es realizada por el IDECOOP.
Factores del componente
i.
ii.
Monitoreo y Supervisión Interna
Monitoreo y Supervisión Externa
5.5.1 Monitoreo y Supervisión Interna
Referencias
Actas del Consejo de Administración
Informes de la Gerencia General
Informes de Auditoría Interna
El Gerente General informará al Consejo de Administración sobre los avances de la
implementación del sistema de control interno.
El Gerente General debe verificar que el Consejo de Administración, el Consejo de
Vigilancia y/o Auditoría Interna y los auditores externos proporcionen información
sobre el funcionamiento de los controles internos y cómo pueden mejorarse y
fortalecerse para una ejecución más efectiva de las operaciones.
El Consejo de Administración, el Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna
revisarán los controles internos en todas las actividades u operaciones evaluadas y
preparará un informe en base a estas evaluaciones, sobre las áreas que requieren
mejoría del control interno y los mecanismos para aplicar dichas mejorías.
El personal debe informar a su superior inmediato sobre la aplicación del sistema
de control interno de acuerdo a su ámbito de trabajo. Asimismo, los encargados de
los departamentos informarán a la Gerencia General sobre la implementación del
sistema de control interno.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
5.5.2 Monitoreo y Supervisión Externa
Referencias
Informe auditoría externa
Informes de monitoreo y supervisión in situ y extra situ
El Gerente General autorizará que se entregue al IDECOOP toda la información
requerida y en los periodos establecidos para el desarrollo oportuno y efectivo de
sus actividades planificadas.
El Gerente General remitirá al Consejo de Administración para fines de revisión y
evaluación, el informe de auditoría externa.
El Consejo de Administración aprobará el costo de la auditoría externa a través del
presupuesto anual de la COOPNASEJU.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
6.
PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS PARA ALGUNAS AREAS
La COOPNASEJU debe diseñar y poner en práctica políticas y procedimientos
relacionados con las siguientes áreas y actividades:
6.1
Aseguramiento de Bienes Propios y de Terceros en Custodia
Para proteger el patrimonio debe suscribir pólizas de seguros que cubran los riesgos
de pérdida y destrucción de bienes inmobiliarios, mobiliarios y equipos, robos y por
daños ocasionados por eventos ajenos al control de la COOPNASEJU.
Las pólizas que se suscriban deberán tener en cuenta los riesgos derivados del
manejo de dinero por parte de los empleados y de terceros, caso en el cual deberán
incluirse aspectos como el robo de dinero por parte de las personas que lo manejan
en las oficinas, por los transporten o robos.
Del mismo modo, deben disponerse de pólizas de seguros que cubran los riesgos
derivados de daños que ocasionen bienes y/o equipos de la Cooperativa a terceros
(responsabilidad civil), tales como los que surgen por el hecho de que se destruya
un cristal de una oficina y cause un accidente a una persona por un vehículo de la
de la Cooperativa.
El encargado del Departamento Financiero es el responsable de que todas las
pólizas de seguros y fianzas se mantengan actualizadas y los valores tengan una
cobertura de acuerdo a los valores de los activos asegurados. Mantendrá informada
a la Gerencia General sobre las vigencias de las pólizas para fines de renovación.
6.2
Administración de Mobiliarios y Equipos
Las políticas relacionadas con estos activos, deberán estar referidas, al menos a las
siguientes:
a. Para la adquisición o arrendamiento: Requisitos que deben cumplirse para
proceder a la adquisición o al arrendamiento, cuándo debe procederse al
arrendamiento y cuándo se debe optar por la adquisición, requisitos de las
solicitudes de compra o arrendamiento, la justificación de la adquisición o
arrendamiento, límites de aprobación, condiciones para el pago y calidades
mínimas de los activos, condiciones contractuales relativas a manera de pago,
plazos máximos, etc.
b. Todos los mobiliarios y equipos de la COOPNASEJU serán registrados en el
software de contabilidad y se le asignará un código de referencia. Este código
estará adjunto al activo correspondiente para la identificación del mismo. El
código debe identificar el tipo de activo.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
c. La adquisición de un mobiliario y/o equipo será autorizada por el Consejo de
Administración siempre que el precio del activo supere el importe de
$___________. Por un importe inferior al establecido, la autorización será
responsabilidad de la Gerencia General.
d. Criterios para su manejo contable, casos en los que se deben contabilizar como
activos, casos en los que se debe llevar al gasto directamente y políticas de
depreciación y el tratamiento contable de los activos totalmente depreciados.
Ante todo deberá seguirse, como mínimo, los criterios contables establecidos en
las políticas contables.
e. Políticas para dar de baja o castigar activos, casos en los que debe darse de
baja, instancias que deben aprobar la baja, los informes y justificaciones que
deben efectuarse. En caso de que las bajas se deban a pérdidas por negligencia
o mal uso por parte de los responsables, el procedimiento que se debe seguir
para castigar al responsable, el castigo que se debe aplicar y efectuar los
reclamos a la compañía aseguradora.
6.3
Administración de Valores Mobiliarios
La COOPNASEJU establecerá las políticas y procedimientos tendentes a protegerla
de riesgos de pérdida de los valores mobiliarios, especialmente los que están
relacionados con los siguientes aspectos:
a. Responsables de la adquisición y custodia de títulos o inversiones en valores, los
límites para su adquisición, bien sea por tipo de título, por emisor, por plazos y
tipos de interés, etc. Estos títulos deben mantenerse en bóveda libre de riesgos,
con la finalidad de reducir el riesgo de pérdida por custodia o manipulación de
los títulos. Los títulos de ser nominativos (a nombre de la COOPNASEJU)
preferiblemente con firmas mancomunadas.
b. Los pagarés, contratos de créditos, garantías, deben ser custodiados los
responsables de los créditos; las condiciones de seguridad en que se mantengan
los expedientes de crédito y de los títulos deben reducir los riesgos de pérdida
por incendio, inundación o cualquier tipo de riesgo. Debe llevarse un control
sobre los movimientos de entradas y salidas de los expedientes.
c. Títulos de acciones o de inversiones en valores deben ser custodiados por el
Departamento Financiero. Manteniendo un formato para el control de los
movimientos de entrada y salida de los títulos.
6.4
Administración de Archivos y Correspondencia
Con el fin de mantener un adecuado control sobre los archivos y correspondencia,
se deben poner en práctica, las siguientes políticas:
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
a. Los controles para el recibo de la correspondencia, empleado responsable de
recibir la correspondencia, registro para control de la correspondencia recibida,
criterios para la asignación de los responsables de atender los asuntos que
demanda la correspondencia que se recibe, términos para la atención de la
correspondencia y empleado responsables de firmar la correspondencia saliente.
También, llevar un control por destinatario de las correspondencias salientes, y
de las correspondencias recibidas por personal que la recibe, el control debe
incluir por lo menos: nombre del que recibe, hora de entrega y firma del
receptor.
b. La correspondencia relacionada con requerimientos o solicitudes de los
organismos de fiscalización y control y/o el IDECOOP, deben ser canalizadas por
la Asistente de la Gerencia General y/o del Consejo de Administración. Este tipo
de correspondencia, en especial cuando se trata de asuntos que requieran
atención especial debe ser de conocimiento del Consejo de Administración. El
Gerente General es el responsable de dirigir estas correspondencias a los
departamentos correspondientes.
c. Debe definirse el área responsable del archivo y custodia de los documentos de
la COOPNASEJU, criterios para mantener los documentos físicos, para decidir
su digitalización y su posterior destrucción. Su destrucción sólo deberá
realizarse cuando se garantice que el documento podrá reproducirse
nuevamente o cuando se haga de acuerdo a las disposiciones legales.
6.5
Sistemas de Información
La COOPNASEJU debe establecer las políticas para la administración y el control de
los sistemas de información que garanticen que la información que se produce y
procesa es segura, íntegra y confiable y, además, que garantice la seguridad y el
mantenimiento de la información ante cualquier riesgo o eventualidad que pueda
afectarla.
Con tales objetivos, la COOPNASEJU debe establecer políticas y procedimientos
para lo siguiente:
a. Definir un plan estratégico de tecnología de información, todo de acuerdo con los
objetivos estratégicos de la COOPNASEJU, en donde se identifiquen los
principales riesgos, y se establezcan los requerimientos sobre la arquitectura de
información, los niveles de seguridad, la infraestructura tecnológica, la función
de tecnología de información y sus relaciones con los departamentos, su
posición organizacional, sus roles y procedimientos, sus custodios, la
supervisión que debe hacerse para asegurar que se está cumpliendo con los
planes, los procedimientos y políticas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
b. Definir las políticas y procedimientos para adquirir e implementar soluciones en
los sistemas de información. Al respecto, las políticas se referirán a la
identificación de soluciones automatizadas, a la adquisición y mantenimiento de
software de aplicación, adquisición y mantenimiento de la arquitectura
tecnológica, instalación y acreditación de los sistemas.
c. Para asegurar que el sistema de información operará de manera continua y
adecuada de acuerdo a la planificación de la COOPNASEJU, relacionado con el
establecimiento de planes de contingencia en caso de caídas o daños en el
sistema, o el mantenimiento de copias de respaldo (Backup) de los archivos y
programas en caso de pérdida de la información, en condiciones que garanticen
que la Cooperativa no sufrirá trastornos graves.
d. Establecimiento de controles de acceso a los programas y datos, mediante el uso
de claves para los empleados y software especializado de control de acceso,
controles de programación, (para prevenir o detectar cambios no autorizados o
no apropiados a los programas) y registro de transacciones que debe dejar rastro
de auditoría para cada transacción realizada y por los empleados responsables
de la ejecución de las transacciones.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
7.
ANEXO
7.1
REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
Fecha
de Revisión
Preparado por:
CIFCOOP
Número de
Revisión
Motivo de la
Modificación
Revisado por:
Gerencia General
Nombre y Firma
del Responsable
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
8.
GLOSARIO
1. Actividades de Control
Actividades expresadas en las políticas, en los sistemas y en los procedimientos que
coadyuvan a asegurar que las actividades administrativas se realicen de acuerdo a
las normas institucionales. . Ayudan a que se tomen las acciones necesarias para
orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la Cooperativa.
2. Administración de Riesgos
Disciplina que se ocupa del estudio de cómo realizar el análisis y predicción con la
mayor exactitud posible de la ocurrencia de hechos causantes de perjuicios
económicos a la Cooperativa, para establecer el contexto, identificar, analizar,
evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con la actividad o
proceso de una forma que permita a la COOPNASEJU, minimizar pérdidas y
maximizar oportunidades.
3. Ambiente de Control
Se refiere a la actitud y a las acciones del Consejo de Administración y de la
Gerencia General respecto a la importancia del control dentro de la Cooperativa. El
ambiente de control proporciona disciplina y estructura para la consecución de los
objetivos principales del sistema de control interno. La Gerencia General establece
la filosofía de gestión de riesgo estableciendo el grado de riesgo que asumirá la
Cooperativa.
4. Arquitectura de la información
Diseño de un sistema automatizado de información y sus componentes
individuales. El diseño comprende la estructura lógica y física, incluyendo el
entorno operativo, así como también la organización de los datos. Los componentes
individuales están referidos a las redes de comunicación, hardware y software, los
cuales incluyen sistemas operativos y programas de comunicación.
5. Brecha de vencimiento
Es la diferencia entre el plazo de vencimiento promedio ponderado de los activos
totales y el plazo de vencimiento promedio ponderado de los pasivos totales.
6. Conflicto de Intereses
Se refiere a cualquier relación que parezca ir en contra del mejor interés de la
Cooperativa. Un conflicto de intereses puede perjudicar la capacidad de un
empleado para desempeñar sus obligaciones y responsabilidad de manera objetiva.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
5. Control
Medidas tomadas por la Gerencia General para aumentar la probabilidad de
alcanzar los objetivos y metas establecidos. La Gerencia General planifica, organiza
y dirige la realización de las acciones para proporcionar una seguridad razonable
para lograr los objetivos y metas.
6. Control Efectivo
Es el que está presente si la Gerencia General ha planeado y diseñado las
operaciones de manera tal que proporcionen una seguridad razonable de que los
objetivos y metas de la Cooperativa serán alcanzados de forma eficiente y
económica.
7. COSO (Comité
Comission):
de
Organizaciones
Patrocinadores
de
la
Treadway
Es un marco general para la evaluación del control interno basado en la eficiencia y
eficacia de las operaciones, la confianza en los sistemas de reportes financieros y el
cumplimiento con las leyes y regulaciones existentes.
7. Cumplimiento
Se refiere a la capacidad de asegurar razonablemente el cumplimiento y apego a las
políticas de los planes y procedimientos de la Cooperativa y a leyes, regulaciones y
contratos.
8. Factores de riesgo
Son las fuentes generadoras de eventos en las que se originan las pérdidas por
riesgo operacional a nivel de la actividad o líneas de negocios.
9. Fraude
Irregularidades y actos ilegales caracterizados por un engaño intencionado.
También definido como cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o
violación de confianza. Estos actos no requieren la aplicación de amenaza de
violencia o de fuerza física. Los fraudes son perpetrados por individuos y por
organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas
de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio.
10.
Infraestructura tecnológica
Equipos y sistemas con que cuenta la Cooperativa para procesar la información, así
como las adecuaciones del espacio físico que aloja los equipos y sistemas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
11.
Información y comunicación
Es el proceso de identificar, capturar y comunicar información (externa o interna)
pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados de de la
Cooperativa, cumplir con sus responsabilidades y funciones.
12.
Integridad
Se refiere a la confiabilidad, exactitud y suficiencia de la información entregada a
los diferentes usuarios finales.
13.
Monitoreo o supervisión
Acciones tomadas por el Consejo de Administración, la Gerencia General,
departamentos de la Cooperativa, para evaluar la calidad del desempeño del
sistema de control interno a través del tiempo.
14.
Plan de contingencia
Es el conjunto de procedimientos alternativos a la operatividad normal de la
Cooperativa cuya finalidad es la de permitir su funcionamiento, buscando
minimizar el impacto operativo y financiero que pueda ocasionar cualquier evento
inesperado.
15.
Política
Mandato de la administración respecto de qué debe hacerse para efectuar el
control. Proporciona guías generales para dirigir el pensamiento administrativo en
directrices específicas.
16.
Portafolio
Conjunto de operaciones con características comunes encaminadas bajo una
misma directriz, integrada con los diferentes instrumentos de inversión que la
COOPNASEJU haya seleccionado. Para la elección de la entidad y el instrumento,
debe tomar en cuenta aspectos básicos como el nivel de riesgo que está dispuesto
aceptar y los objetivos que busca alcanzar con la inversión.
17.
Procedimiento
Una acción con reunión que implementa una política en secuencia cronológica que
precisa la forma sistemática de desarrollar las actividades.
18.
Riesgo
Es la posibilidad de que se produzca un hecho que genere pérdidas y que afecte los
resultados y/o el patrimonio y la solvencia de la Cooperativa.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
19.
Riesgo inherente
Es el riesgo que por su naturaleza no se puede separar de la situación donde existe.
Es el riesgo propio de cada actividad que desarrolla la Cooperativa, sin tener en
cuenta el efecto de los controles aplicados.
20.
Riesgo de crédito
La posibilidad de pérdida potencial por falta de pago de los socios y que se disminuya
el valor de los activos, como consecuencia de que sus deudores no cumplan
oportunamente o cumplan irregularmente con los términos contractuales
establecidos en el crédito. Toda la cartera de créditos está expuesta a este riesgo, en
mayor o menor medida.
21.
Riesgo de liquidez
La probabilidad de que., enfrente escasez de fondos para cumplir sus obligaciones
y que por ello tenga la necesidad de conseguir recursos alternativos o vender
activos en condiciones desfavorables para la Cooperativa, esto es, asumiendo un
alto costo financiero o una elevada tasa de descuento, incurriendo en pérdidas de
valorización.
22.
Riesgo de mercado
Es la posibilidad de que la Cooperativa incurra en pérdidas en los ingresos o en el
patrimonio, como consecuencia de variaciones adversas registradas en la tasa de
interés y la tasa de cambio.
23.
Riesgo operativo
Es la posibilidad de sufrir pérdidas debido a la falta de adecuación o a fallos de los
procesos internos, personas o sistemas internos, o bien a causa de acontecimientos
externos. Incluye el riesgo legal pero excluye el riesgo estratégico y de reputación.
24.
Riesgo de tasa de interés
Está asociada con la pérdida potencial de ingresos netos o del valor del patrimonio,
originada por la incapacidad de la Cooperativa de ajustar los rendimientos de sus
activos sensibles a cambios en las tasas de interés, en combinación con la variación
de sus pasivos sensibles a tasas de interés.
25.
Seguridad razonable
Significa que la probabilidad de conseguir los objetivos está limitada por los juicios
humanos en la toma de decisiones, la relación costo/beneficio de implantación de
controles, fallas humanas, tales como interpretaciones erradas, por descuido,
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE CONTROL INTERNO
omisión o agotamiento de los empleados o porque la alta Gerencia puede
sobrepasar el sistema de control interno.
26.
Sistema de control interno
Es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Gerencia, los
departamentos y el resto del personal, diseñado para proporcionar seguridad
razonable respecto de la consecución de los objetivos en las siguientes categorías:
i.
ii.
iii.
27.
Efectividad y eficiencia en las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento con las leyes y demás regulaciones aplicables (objetivos de
cumplimiento)
Tolerancia de riesgo
Es la preferencia o aversión de la Cooperativa al riesgo, determinada por el apetito y
el establecimiento de límites establecidos para los riesgos.
28.
Valores éticos
Son los valores morales que les permiten a los responsables de la toma de
decisiones en la COOPNASEJU, determinar un comportamiento que se considere
adecuado para el funcionamiento de esta. Esos valores se basan en lo que se
considere que es correcto, los cuales pueden ir más allá de lo puramente legal.
29.
Valoración de riesgos
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos y la base para determinar la forma cómo deben administrarse los riesgos.
Asimismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos
específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen internamente y en el
entorno de la Cooperativa.
30.
Vencimiento de activos y pasivos.
Se refiere a las fechas de expiración de los plazos contractuales de las operaciones
activas y pasivas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración