escuela nacional de biblioteconomía y archivonomía

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN
SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
ORGANIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE
INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTE DE
LA DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO
DE PSICOPEDAGOGÍA DE LA ESCUELA
NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
INFORME
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA
PRESENTA:
MARCO ANTONIO LANDEROS ROSAS
DIRECTOR: Lic. José Raúl Álvarez Arellano
MÉXICO, D. F.
2014
Tabla de contenido
Prefacio……………………………………………………………………………………III
Introducción…...…………………………………………………………………………..IV
Capítulo 1 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA)
1.1 Antecedentes Históricos
1
1.2 Estructura Orgánica
7
1.3 Organización Administrativa
8
1.4 Misión, Visión y Objetivos
14
1.5 Departamento de Psicopedagogía
16
Capítulo 2 Organización Documental en el Archivo de Trámite e Inventario
General por Expediente
2.1 Ciclo Vital del Documento
18
2.2 Archivo de Trámite
20
2.3 Organización Documental
21
2.3.1 Identificación
23
2.3.2 Expedientación
25
2.3.3 Clasificación
27
2.3.4 Ordenación
28
I
2.4 Descripción
32
2.5 Instrumentos de Descripción
33
2.5.1Guía
34
2.5.2 Inventario
35
2.5.2.1 General (por expediente)
38
2.5.2.2 De Transferencia
38
2.5.2.3 De Baja Documental
39
2.5.3 Catálogo
41
2.5.4 Instrumentos Auxiliares
43
Capítulo 3 Organización y Elaboración de Inventario General de la
Documentación del Departamento de Psicopedagogía
3.1 Situación actual
44
3.2 Identificación
47
3.3 Clasificación
49
3.4 Expedientación
51
3.5. Elaboración de inventario general por expediente
56
Conclusiones
65
Bibliografía
66
II
Prefacio
El presente informe tituladoOrganización y Elaboración de Inventario General de la
Documentación del Departamento de Psicopedagogía de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, surge de larealización del servicio social en la
institución y colaborar con la Subdirección Académica de la escuela en la
organización de sus archivos. Por otro lado también tiene elpropósitode resaltar la
importancia del trabajo archivístico en una institución pública. Aunado a lo anterior,
el objetivo que pretendo alcanzar con la realización delpresente trabajo es obtener
el título de Licenciado en Archivonomía, para que en un futuro pueda conseguir un
nivel laboral superior; así como seguir preparándome académicamente para
obtener un grado de maestría.
Ante la realización del servicio social me pude dar cuenta de la importancia de
contar con los conocimientos archivísticos que fueron impartidos a lo largo de los
9 semestres en la ENBA, ya que de no poseerlos el trabajo hubiera sido
infructuoso, pues no hubiera contado con los elementos necesarios para realizar
la organización de los documentos encomendados por el área administrativa, por
lo que puedo decir que este informe es una referencia de las enseñanzas
impartidas por cada uno de los docentes de la escuela y dichas enseñanzas
fueron llevadas a la práctica dejando ver la importancia de la Archivonomía.
Espero que este informe sirva como recurso o fuente de información para los
alumnos o egresados de la ENBA que se interesen en los archivos de trámite de la
escuela o de cualquier institución.
Agradezco el apoyo brindado por la ENBA para la realización del servicio social y
a todas las personas que intervinieron en la realización del presente trabajo por las
aportaciones otorgadas; así como a mi familia por el apoyo incondicional.
III
Introducción
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía es una institución federal,
por lo que es sujeto obligado en la aplicación de la normatividad y legislación
archivística vigente en materia de archivos, de este modo es de vital importancia
contar con sus archivos debidamente organizados.
Tomando en cuenta lo anterior, el presente informe es el resultado de la ejecución
de las actividades y procesos archivísticos a la documentación del Departamento
de Psicopedagogía, mismo que depende de la Subdirección Académica de la
ENBA.
El informe está dirigido a reflejar el proceso de organización de la documentación;
así como la elaboración de un inventario general por expediente del mencionado
departamento.
Para realizar el informe fue necesario utilizar el método analítico, que permite
aplicar un análisis general dela problemática explicando su naturaleza, el objeto
de estudio y describiendo cada una de las partes.
La investigación que se aplicó fue documental, revisando en fuentes bibliográficas
aspectos históricos y teóricos.
Se examinaron los instrumentos de control y
consulta para la realización del inventario antes mencionado.
La estructura del informe se divide en tres capítulos, el primer capítulo se
denominaLa Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, siendo este el
marco referencialdonde se mencionan los antecedentes que dieron origen a la
creación de esta institución educativa, observando los cambios y evolución que ha
sufrido a través del paso de los años. También se asienta la estructura orgánica,
Misión, Visión y Objetivos, así como las condiciones en las que se encontró la
documentación del departamento en cuestión.
IV
En el segundo capítulo titulado Organización Documental en el Archivo de Trámite
e Inventario General por Expediente, se citan las bases que sustentan el marco
teórico
que aborda lo referente al Ciclo Vital del Documento, el Archivo de
Trámite, la Organización Documental y los Instrumentos de Descripción.
Por lo que se refiere al tercer capítulo denominadoOrganización y Elaboración de
Inventario General de la Documentación del Departamento de Psicopedagogía ,
se describen las actividades y procesos que se desarrollaron y aplicaron a la
documentación , las cuales consistieron en identificar los documentos,
clasificarlos, ordenarlos, aperturar expedientes y realizar un inventario general por
expediente.
Para finalizar se exponenlas conclusiones obtenidas con la elaboración del
informe y toda la bibliografía consultada.
V
Capítulo 1
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA)
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía es una institución de nivel
superior que depende de la Secretaria de Educación Pública, que tiene como
objetivo la formación de profesionales en Biblioteconomía y Archivonomía. Por lo
tanto, en el presente capítulo se abordan los antecedentes y conformación de la
ENBA que sirve de base para la elaboración del presente trabajo.
1.1 Antecedentes Históricos
Los primeros antecedentes de la gestión de una institución cuyo principal
propósito era la formación de personal preparado en materia de archivos y
bibliotecas datan del año de 1915, cuando el Ejército Constitucionalista de Don
Venustiano Carranza por decreto, instituye la Academia de Bibliografía en el
Puerto de Veracruz. Un año después el Ing. Félix F. Palavicini, Subsecretario de
Instrucción Pública y Bellas Artes, inaugura la primera Escuela de Bibliotecarios y
Archivistas, quedando adscrita a la Biblioteca Nacional y como director a Don
Agustín Loera y Chávez.
Los requisitos para poder tomar los cursos que brindaba esta institución, son los
siguientes:
•
Haber cursado la primaria
•
Tener más de 15 años y menos de 50 años
Lamentablemente al no cubrir con las expectativas, no tener la afluencia deseada
y sobre todo no tener el presupuesto necesario, tuvo que detener labores y cerrar
la escuela.
1
En el año de 1925, se dio otro intento por establecer una escuela, la que fue
inaugurada la “Escuela Nacional de Bibliotecarios en el anfiteatro de la Escuela
Nacional Preparatoria, figurando como Director Don Juan B. Iguiniz, organizada
por el departamento de Bibliotecas de la Secretaria de Educación Pública”1. Esta
escuela solo estuvo en funciones 2 años, teniendo como principal motivo la
deserción del alumnado y los bajos salarios dados a los bibliotecarios.
Debido a los intentos anteriormente mencionados, se toma la decisión de impartir
cursos por correspondencia en Archivos, Bibliotecas y Hemerotecas, el primero
fue a cargo de Juana Manrique de Lara (Biblioteconomía) en el periodo de 19291931 y el segundo estuvo a cargo de Francisco Gamoneda (Biblioteconomía y
Archivonomía) en el periodo de 1937-1938.
“En 1944 el Lic. Jaime Torres Bodet, entonces Secretario de Educación Pública,
nombra al Lic. Jorge González Durán, Jefe del Departamento de Bibliotecas” 2,
quien convencido de la necesidad de bibliotecarios preparados convoca al tercer
Congreso Nacional de Bibliotecarios y Archivistas, aprobado por el Presidente de
la República Manuel Ávila Camacho.
“La inauguración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía se
realizó el 20 de julio de 1945, en el Palacio de Bellas Artes, ceremonia en la que
Torres Bodet, expuso que la Escuela formaba parte de cuatro áreas
fundamentales en la educación del país: Campaña nacional contra el
analfabetismo; Mejoramiento cultural y profesional de los maestros a través del
Instituto Federal de Capacitación Magisterial; intensificación de las actividades
bibliotecarias en todo el país y; Labor editorial”3.
1
ESCOBAR BARRIOS, Andrea. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Esbozo Histórico a sesenta años de
su fundación. 2006. p.22.
2
MORALES CAMPOS, Estela. Testimonios de la bibliotecología mexicana: educación 1915-1954. México: El autor,
1987.p.22.
3
Ibíd.
2
Ya inaugurada la escuela “…inicia sus actividades en el cuarto piso del Palacio de
Bellas Artes, con una inscripción de 54 alumnos en tres niveles educativos:
capacitación, técnico y profesional, en Biblioteconomía; en Archivonomía se inició
un año después, la tercera y actual Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía bajo la dirección de Francisco Orozco Muñoz permaneció en esta
sede de 1945 hasta mediados de 1946…”4.
La escuela cambia de sede de 1946 a 1951, teniendo como domicilio la calle de
Barcelona No. 15 Colonia Roma, y de 1951 a 1962 cambio nuevamente,
ubicándose en la calle de San Idelfonso No. 40 Colonia Centro de la Ciudad de
México.
En la década siguiente, se logra en el país un gran envión en la educación
superior, la escuela se involucra y ajusta sus planes de estudio, implantando los
niveles de bachillerato técnico, licenciatura y en 1964 la maestría. “La
reestructuración de los planes de estudio determinó al nivel técnico como carrera
terminal, después de la secundaria, y no como continuación a la maestría”5.
Para el año de 1972, las autoridades y personal Docente de la Escuela se reúnen
en diversas reuniones con la finalidad de revisar, cambiar y actualizar los Planes y
Programas de Estudio, del mismo modo se modificó la denominación de Técnico y
Maestría que se daba a estos estudios. Otro resultado de dichas reuniones fue la
modificación de los planes de estudio con base en lo señalado en la Ley Federal
de Educación Superior y de las Normas Reglamentarias de la Asociación Nacional
de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES), con lo anterior
se estableció para el nivel Técnico, un Bachillerato con dos opciones terminales:
Técnico en Biblioteconomía o en Archivonomía, quedando la Maestría como
Licenciatura en ambas especialidades.
4
BARQUET CONCEPCIÓN. Evolución de la ENBA, su papel en el Sistema Educativo Nacional. Bibliotecas y Archivos No.
16. 1985. p.37.
DIAZ SANTANA. Gilberto. Nivel medio superior: bachillerato técnico en biblioteconomía. Bibliotecas y Archivos No. 9.
1979. p. 87.
5
3
“A partir de 1974 se pone en marcha el nuevo Plan de Estudios, ofreciendo Cursos
Propedéuticos, mejor conocidos como Cursos de Nivelación, a los egresados del
nivel técnico, con el fin de que pudiesen aprobar una serie de materias
equivalentes al Bachillerato que ofrecía en ese momento la Escuela, para después
poder acceder a la Licenciatura.”6
Posteriormente se lleva a cabo una reestructuración en 1978 en la Secretaria de
Educación Pública y se elabora un Plan Educativo con programas y prioridades;
creando la Dirección General de Publicaciones y Bibliotecas, este cambio
requeriría el apoyo tanto de bibliotecarios como archivistas, por lo que la Escuela
dependería de dicha Dirección.
Cabe mencionar que se estableció por única vez que la Licenciatura en
Biblioteconomía tuviera la modalidad de cursarse en cuatrimestres, esto inició
septiembre de 1984 y concluyó en agosto de 1986. Asimismo, durante 19841985 se dio la apertura del turno matutino del bachillerato, derivado de que existió
demanda creciente de ingreso a este nivel de estudios, por lo que en
consecuencia la ENBA se cambia en 1987 a las instalaciones de Miguel Ángel No.
94 Colonia Mixcoac, hasta el año de 1993.
“El 14 de diciembre de 1988 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el
Acuerdo por el que se establece la Reordenación de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía y se aprueban los Planes de Estudio de las
Licenciaturas en Biblioteconomía y Archivonomía.”7 En dicho acuerdo, se asientan
los objetivos que tendría la escuela:
1. “Preparar
y
formar
Bibliotecónomos
y
Archivónomos
capaces
de
desarrollarse ética y profesionalmente en beneficio de los diferentes
sectores de la población.
6
7
Morales Campos, Estela. Op. Cit. p.37
Ibíd.
4
2. Promover la superación profesional de los especialistas en dichas áreas a
través de cursos de especialización y actividades de extensión educativa.
3. Desarrollar investigaciones acerca de la realidad y necesidades sociales en
su campo de conocimiento.”8
En 1997 se ofrecen las licenciaturas en Biblioteconomía y Archivonomía en la
Modalidad de Educación Abierta y a Distancia con cobertura nacional, dando un
avance significativo a la escuela.
En el siguiente año se realiza una nueva revisión curricular, actualizando los
programas de estudio de 1992, poniéndolos en marcha en el ciclo escolar 19981999 y se ofrece una formación profesional denominada Profesional Asociado.
Para el año de 2001, con base en el Programa Nacional de Educación 2001-2006,
que marca, que las políticas educativas que refieren al mejoramiento de la
educación superior en las Instituciones de Educación Superior (IES), la ENBA
elabora un Programa Integral de Fortalecimiento Institucional (PIFI) 2001-2006,
planteando acciones diversas a lo largo de 5 años, para lograr mejorar la calidad
de sus servicios educativos, estableciendo seis programas estratégicos:
8
•
Fortalecimiento de la Docencia
•
Generación y Aplicación del Conocimiento
•
Desarrollo de la Extensión de los Servicios
•
Mejoramiento de los Servicios de Apoyo Académico
•
Mejoramiento de la Gestión Administrativa
•
Difusión de la Cultura
Ibídem
5
“En la primera aplicación del PIFI se establecieron una serie de objetivos
estratégicos, líneas de acción y metas, expresados en valores a cubrirse al 2006,
a través de indicadores del ámbito de cada uno de los programas educativos que
ofrece la ENBA. Estos valores se expresaron en un compromiso institucional de
mejora continua de la calidad de sus procesos, para lograr la acreditación de
dichos programas y la certificación de sus procesos de gestión más importantes
por la norma internacional ISO 9000 *.”9
Actualmente la Escuela ofrece cuatro programas educativos en modalidad
escolarizada y a distancia:
1. Licenciatura en Archivonomía
2. Profesional Asociado en Archivonomía
3. Licenciatura en Biblioteconomía
4. Profesional Asociado en Biblioteconomía
*Conjunto de normas sobre calidad y gestión de la calidad, que son establecidas por la Organización Internacional de
Normalización (ISO), que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización actividad orientada a la producción de bienes
o servicios.
9
Secretaría de Educación Pública. Programa Nacional de Educación 2001-2006. México: SEP. 2001. p. 204
6
1.2 Es
structura Orgánica
O
La estructura org
gánica de la
a institución
n se conforrma de la siiguiente ma
anera:
DIRECC
CION
SUBD
DIRECCION
DE EVA
ALUACION Y
PLA
ANEACION
SUBDIRECC
CION
SUBD
DIRECCION DEE ADMINISTR
RATIV
SSERVICIOS
A
BIBLLIOTECARIOS Y
ARCHIVISTICOS
DEPARTTAMENTO
DIVISION
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DE REECURSOS
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D
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O DE
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INSTITUCIONAL
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DE
BIBLIOTECONO
B
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O DE APOYO Y
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COMUNIDAD
COORDINACIO
ON
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D LICENCIATU
URA
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ARCHIVONOM
MIA
DEPARTAMENTT
D
O DE
DESARROLLO
I
INFORMATICO
O
DEPAR
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O DE COMPUTO
DEMICO
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DEPAR
RTAMENT
O DE SEERVICIOS
DEPAR
RTAMENT
O DE A RCHIVOS
DEPARTAMENT
O DE REECURSOS
MATER
RIALES Y
SERV
VICIOS
GENEERALES
DEPARTA
AMENTO
DE
D
PSICOPEDAGOGIA
DEPARTA
AMENTO
DEL CEN
NTRO DE
AUTOA
ACCESO
PAR
RA EL
APREND
DIZAJE DE
IDIO
OMAS
Fuente: Organigrama ela
aborado por el autor.
7
1.3 Organización Administrativa
Dirección
La dirección es la principal instancia en la toma de decisiones, teniendo como
objetivo principal alcanzar las metas establecidas desde su gestión y así lograr un
funcionamiento óptimo en la institución.
Para lograr lo anterior requiere:
 Planear, dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los programas
académicos establecidos por la Secretaría de Educación Pública.
 Determinar y establecer las políticas a seguir para el logro de los objetivos
de la Escuela conforme a las disposiciones vigentes.
A continuación se enlistan las diferentes áreas que conforman la Escuela; así
como las actividades que realizan y sus atribuciones:
Subdirección de Planeación y Evaluación
 Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planeación,
programación, presupuestación, extensión y vinculación con instituciones
públicas o privadas.
 Coordinar y supervisar la elaboración de planes de desarrollo institucional
 Expresar a la dirección de la Escuela la creación, modificación o supresión
de asignaturas o licenciaturas.
Departamento de Desarrollo Institucional
 Coordinar y elaborar programas de desarrollo institucional de acuerdo con
las normas y lineamientos vigentes.
 Coordinar el seguimiento y evaluación de los planes y programas
institucionales.
8
Departamento de Control Escolar
 Organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la
prestación de servicios escolares a los estudiantes, mantener actualizado
su registro y el resultado de sus evaluaciones.
 Atender la expedientación y reposición de la documentación de acreditación
de estudios de la Escuela.
Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad
 Difundir los programas de servicio social, prácticas profesionales,
promoción deportiva, difusión cultural y de apoyo académico que se
realicen en la institución.
 Promover la obtención de becas y orientar a los aspirantes o becarios sobre
los requisitos y obligaciones para el otorgamiento de éstas.
 Promover la participación de la comunidad escolar en la realización de
eventos culturales, artísticos, deportivos, sociales y recreativos que
coadyuven a la información integral.
Departamento de Desarrollo Informático
 Brindar asesoría y soporte técnico en materia de informática a todos y cada
uno de los departamentos que conforman la Escuela.
 Analizar y desarrollar sistemas de información automatizados que apoyen y
faciliten las labores de las diversas áreas de la Escuela.
Subdirección Académica
 Planear, organizar, dirigir y evaluar el desarrollo de los planes y programas
de estudio de licenciatura de la Escuela de acuerdo con las normas y
lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública.
9
 Aplicar la estructura orgánica autorizada para la Subdirección Académica y
verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el
desarrollo de las actividades.
División de Licenciaturas
 Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades académicas
relacionadas con las licenciaturas que se imparten en la ENBA.
 Elaborar el calendario y horarios de las actividades académicas de las
licenciaturas, en coordinación con los órganos a su cargo y presentarlo a la
Subdirección Académica.
 Establecer con las demás áreas orgánicas de la Escuela la coordinación
necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas a la
División de Licenciaturas.
Coordinación de la Licenciatura en Archivonomía
 Participar en el desarrollo de los planes, programas de estudio, técnicas e
instrumentos para la evaluación del aprendizaje en la Licenciatura en
Archivonomía.
 Programar, desarrollar y supervisar las actividades académicas de la
Licenciatura.
 Analizar la información y documentación relativa a la asistencia y
aprovechamiento escolar en las diferentes asignaturas de la Licenciatura y
aplicando las acciones correctivas pertinentes.
Coordinación de la Licenciatura en Biblioteconomía
 Participar en el desarrollo de los planes, programas de estudio, técnicas e
instrumentos para la evaluación del aprendizaje, en la Licenciatura en
Biblioteconomía.
 Planear, promover, coordinar y evaluar el Programa de Formación de
asesores de la Modalidad.
10
División de Posgrados
 Planear, organizar, dirigir y supervisar la impartición de estudios de
posgrado en la escuela.
 Coordinar el desarrollo de programas académicos orientados a la obtención
del grado.
 Coordinar el registro, control y seguimiento del avance de los programas de
desarrollo.
Departamento de educación Abierta y a Distancia
 Planear, dirigir, coordinar y evaluar las actividades relativas a la Modalidad
de Educación Abierta y a Distancia que ofrece la escuela.
 Programación y evaluación de Autorías de las Guías de Auto aprendizaje
para los estudiantes de la Modalidad.
Departamento de Cómputo Académico
 Programar, organizar y evaluar las actividades relacionadas con la
enseñanza de la computación en el Laboratorio de Cómputo Académico.
 Formular programas de mantenimiento preventivo y correctivo para los
equipos y sistemas de trabajo del Laboratorio de Cómputo Académico y
vigilar su correcta aplicación.
Departamento de Psicopedagogía
 Determinar con la participación de las Divisiones y Coordinaciones
respectivas, las necesidades de materiales didácticos que se necesitan en
el cumplimiento de los planes y programas de estudio vigente.
 Organizar, coordinar y evaluar el desarrollo de las asesorías individuales y
grupales, así como la aplicación de las evaluaciones académicas, de
acuerdo con las normas y lineamientos establecidos.
 Evaluar conjuntamente las coordinaciones de carrera, el proceso
enseñanza-aprendizaje.
11
Departamento del Centro de Auto acceso para el Aprendizaje de idiomas
 Planear, organizar y evaluar el desarrollo de las actividades académicas
relacionadas con la enseñanza del idioma inglés en la escuela.
 Coordinar el procesamiento de los materiales propios del auto acceso, así
como los utilizados en la enseñanza del idioma inglés.
Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos
 Planear, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los programas de Desarrollo
de Colecciones, Organización Técnica de Materiales Documentales,
Servicios al Público, Sistema Integral de Archivos, Archivo Histórico y
Automatización;
correspondientes
a
la
Subdirección
de
Servicios
Bibliotecarios y Archivísticos.
 Planear, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los convenios de
cooperación con bibliotecas y archivos del país, del extranjero, así como
con organismos internacionales.
Departamento de Desarrollo y Organización de técnica de colecciones
 Proponer las normas, lineamientos y políticas para llevar a cabo el
desarrollo de colecciones.
 Diseñar y actualizar los catálogos de autoridad, de materia, de serie y de
editoriales.
Departamento de Servicios
 Establecer programas permanentes de mantenimiento de coleccione.
 Ofrecer los servicios a los usuarios de conformidad con el Reglamento.
Departamento de Archivos
 Proponer a las instancias institucionales de la Escuela, las normas para la
integración y operación de su unidad de correspondencia y de sus archivos
12
de trámite, concentración e histórico, con base en la normatividad expedida
por el Gobierno Federal.
 Proponer, desarrollar y evaluar cursos de capacitación a los responsables
directos de la operación de la unidad de correspondencia y de los archivos
de trámite y concentración de la Escuela.
Subdirección Administrativa
 Establecer las normas, lineamientos y procedimientos a los que se sujetara
la asignación y control de los recursos humanos, financieros, materiales y
servicios generales.
 Coordinar
y
supervisar
las
actividades
relativas
al
reclutamiento,
contratación, desarrollo y control de los recursos humanos.
Departamento de Recursos Humanos
 Organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la
administración de personal de la Escuela, el pago de sus remuneraciones
conforme a las normas y lineamientos establecidos por la Secretaría de
Educación Pública.
 Proporcionar a la Escuela los servicios relativos a certificaciones,
constancias, nombramientos, suspensiones, prestaciones, pagos de
sueldos, jubilaciones y credenciales que le requiera el personal.
Departamento de Recursos Financieros
 Elaborar los estados financieros y presupuestales de la Escuela.
 Determinar los costos de operación de los programas, registrar y controlar
los recursos autorizados a la Escuela.
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
 Coordinar y controlar los procesos derivados de la adquisición de bienes.
13
 Proporcionar los servicios de vigilancia, aseo, mensajería, comunicación,
reproducciones
gráficas,
de
mantenimiento
y
reparación
de
las
instalaciones, bienes muebles y equipo.
Este organigrama de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía tiene
como objetivo principal, establecer la estructura y las funciones de los elementos
que lo integran, describiendo y asignando responsabilidades de acuerdo al nivel
jerárquico, dando así un panorama global de la institución.
Como podemos apreciar, la estructura orgánica se compone de una Dirección,
cuatro Subdirecciones y dieciocho Jefaturas de Departamentos. Cabe mencionar,
que actualmente los departamentos de División de Posgrados, de Educación
Abierta y a Distancia, de Cómputo Académico, de Psicopedagogía y del Centro de
Auto acceso para Aprendizaje de Idiomas dejaron de funcionar en el año de 2009
de acuerdo a lo establecido por la nueva administración, por lo que
estructuralmente se establecen en el organigrama pero no operan.
1.4 Misión, Visión y Objetivos
En este apartado se menciona la misión, visión y objetivos de la ENBA como
institución educativa, estableciendo específicamente cada mecanismo a emplear
para lograr las metas trazadas y obtener los resultados esperados.
Misión
La misión es el motivo o propósito de la existencia de una institución, definiendo
lo que va a hacer y para quien va dirigida, tomando en cuenta el entorno social,
económico y cultural de la sociedad donde se encuentra inmersa.
“Formar profesionistas y personal de alto nivel académico en las áreas de
Biblioteconomía y Archivonomía que anticipen y respondan a las exigencias de la
sociedad en cuanto a la salvaguarda, disponibilidad, difusión y uso de la
14
información, en un marco de mejora continua de sus estándares y logros en
docencia, investigación y difusión de la cultura, para contribuir al desarrollo
nacional en sus ámbitos de competencia”10.
Visión
La visión se refiere principalmente a la perspectiva de la escuela a largo plazo,
dando rumbo a las acciones establecidas por la institución, alentando a
concretarlas, tomando en cuenta el impacto de elementos que pueden cambiar el
rumbo determinado, estos pueden ser tecnológicos, necesidades del alumnado y
sobre todo de cambio social.
“A partir de la segunda década del siglo XXI, la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía alcanzará su valoración como la mejor institución
de educación superior de México, que forma profesionistas y personal de alto nivel
académico en las dos áreas disciplinares de su competencia; referente de calidad
en su modelo y programas educativos; líder en investigación y diseño de sistemas
de información documental y nodo obligado de consulta para la formulación de
políticas públicas sobre las disciplinas que imparte.”11
Objetivos
Los objetivos son los fines o resultados a los que desea alcanzar una institución,
los cuales deben guiar y coordinar las acciones, propósitos, expectativas, etc.,
establecidas por la misma institución.
Los objetivos delimitan el ámbito de competencia del hacer y quehacer de la
Escuela.
I.
“Preparar
y
formar
Bibliotecónomos
y
Archivonómos
capaces
de
desarrollarse ética y profesionalmente en beneficio de los diferentes
sectores de la población.
10
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía [en línea] ENBA SEP [México DF] Disponible en Internet:
http://www.enba.sep.gob.mx. codes/mision.html.México.[Consulta 28 de febrero de 2014]
Ídem
11
15
II.
Promover la superación profesional de los especialistas en dichas áreas a
través de cursos de especialización y actividades de extensión educativa.
III.
Desarrollar investigaciones acerca de la realidad y necesidades sociales en
su campo de conocimiento”.12
1.5 Departamento de Psicopedagogía
Este departamento esta encomendado principalmente en el apoyo a la docencia,
su función es facilitar la relación entre el docente y el alumno, así como de alumno
a alumno, todo esto mediante la aplicación de métodos, técnicas y procedimientos
para lograr el proceso de enseñanza-aprendizaje adecuado a las necesidades del
estudiante y a la adaptación que implica el desarrollo y evolución de la mente,
aplicando conocimientos pedagógicos, sociológicos y psicopedagógicos, con el fin
de mejorar las relaciones interpersonales en su desarrollo profesional.
La importancia de este departamento fue primordial, ya que se aboca en todas las
relaciones e interacciones que se puedan realizar en la escuela, tomando en
cuenta el contexto de cada una y la interrelación con otras, ya sean internas o
externas a la misma. Llevando a cabo cada procedimiento, actividad, trabajo,
sesiones, tutorías, métodos, estadísticas, calificaciones, etc., con personal
capacitado, analítico y profesional, enfocado a la integración en el sistema escolar
y en el desarrollo académico de cada individuo.
Como se mencionó anteriormente, este departamento existe dentro de la
estructura de la institución, pero no tiene funciones operativas, sin embargo,
generó documentación y es necesario organizarla y describirla para enviarla al
archivo de concentración de la institución.
Dicha documentación se concentraba en el cubículo que pertenecía al
departamento en cuestión, sin ningún tratamiento archivístico.
12
Acuerdo 149, Por el que se establece la reordenación de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía y se
aprueban los planes de estudio de las licenciaturas en Biblioteconomía y Archivonomía. Diario Oficial de la Federación.
Diciembre 14,1988. P.111
16
A lo largo de este capítulo logramos tener un contexto general de la Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, permitiendo con esto conocer las
responsabilidades y funciones que le han sido encomendadas, así como su
historia y diversas sedes, permitiendo con esto, tener la base para la elaboración
del presente trabajo.
17
Capítulo 2
Organización Documental en el Archivo de Trámite e Inventario General por
Expediente
En el presente capítulo abordaremos la teoría archivística que dará fundamento a
la elaboración del presente trabajo, los temas que a continuación se presentan son
el Ciclo Vital de Documento, el Archivo de Trámite y la Organización Documental
Archivística; así como los instrumentos de descripción.
2.1 Ciclo vital del Documento
El Ciclo Vital del Documento se estableció por Carlos Wyffels en 1972, el cual
determina la idea de que los documentos semejan al ser humano, contemplando
desde su nacimiento hasta su muerte; “…es la teoría que nos dice que el
documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (etapas o fases)
determinadas por sus valores y usos que tiene durante la misma. A cada etapa le
corresponde un tratamiento especializado y se conserva en un archivo
específico.”13
En este sentido el ciclo vital del documento contempla desde la creación del
documento en el curso de un trámite administrativo, hasta su destino final, sea de
eliminación o conservación. Durante estas fases el documento atraviesa y se
resguarda en diferentes tipos de archivo, sea archivo de trámite, archivo de
concentración o archivo histórico; es decir a cada fase le atañe un tratamiento
especializado y un archivo específico para la conservación de los documentos.
13
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo
Federal. A.G.N. México.2002. p. 64
18
Ciclo Vital del Documento
Fase
Valor
Uso
Usuario
Primario
Institucional
-Administrativo
Frecuente
Institución
-Legal o jurídico
(consulta
alta)
Productora
Primario
Institucional
-Administrativo
Ocasional
Institución
(consulta
baja)
Productora
Activa
-Fiscal o contable
Semiactiva
-Fiscal o contable
-Legal o jurídico
Archivo
Trámite
Concentración
Secundario
Investigador
-Evidencial
Social
Inactiva
Público en
Histórico
-Testimonial
General
-Informativo
14
Fuente: Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal
En el cuadro anterior se refleja al Ciclo Vital del Documento como parte de un
proceso; considerando que se genera debido a una gestión administrativa (archivo
de trámite), se resguarda para una consulta esporádica (archivo de concentración)
y por último se conserva permanentemente para servir de fuente y testimonio de la
evolución de una institución o persona (archivo histórico).
14
Ibid. p. 27
19
2.2 Archivo de Trámite
Tomando como referencia el Ciclo Vital del Documento el archivo de trámite es “…
la unidad administrativa responsable de procesos y técnicas destinadas a los
archivos en etapa activa en las oficinas donde su uso es constante. Conserva sus
valores administrativos, se resguarda en forma temporal hasta que se transfiere
posteriormente a un archivo de concentración”.15
Por otra parte la actual legislación nos dice que el archivo de trámite es la “Unidad
responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario
para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa”.16
Así el mencionado archivo es la unidad que resguarda la documentación de uso
cotidiano que genera una institución, de acuerdo a sus funciones y que es
conservada hasta su transferencia primaria.
Las funciones del archivo de trámite son:
“I. Integrar los expedientes de archivo;
II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido
clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición
documental;
III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo
de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo
de disposición documental y el inventario general;
IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y
V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series
documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de
15
BERNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo. 1a Edición. Editorial
Talleres Gráficos de México. 2002. p.11.
16
Ley Federal de Archivos. Diario Oficial de la Federación. México. Distrito Federal. 23 de Enero de 2012. p.2
20
concentración, conforme al catálogo de disposición documental a que se refiere el
Lineamiento decimoséptimo.”17
Debido a que la documentación que resguarda el archivo de trámite es
documentación activa que se consulta frecuentemente, es necesario ofrecer
algunos servicios como son los de préstamo y consulta.
•
Préstamo: “Acción que implica la salida temporal de documentos de un
archivo con fines administrativos o de difusión cultural. La devolución suele
quedar consignada en un documento denominado acta de devolución”.18
•
Consulta: “…es el examen directo de la documentación por parte de los
usuarios…”19
Así podemos ver que la diferencia entre los dos servicios que se prestan, el
préstamo y consulta, radica en que el primero permite la salida de los expedientes
del archivo a través de un vale de préstamo y el segundo servicio se lleva a cabo
en el mismo lugar.
Por lo tanto el archivo de trámite se concibe como una unidad que resguarda la
documentación
activa
que produce una institución en el ejercicio de sus
atribuciones.
2.3 Organización documental
El proceso de la organización documental nos indica la estructura lógica
y
orgánica de un archivo o fondo documental, mediante un proceso de asignación
de cada pieza documental en un lugar definitivo, dentro de cada conjunto o grupo
17
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación. México. 20 de Febrero de 2004. P.4-5
18
MINISTERIO DE CULTURA. Diccionario de Terminología Archivística. Dirección de Archivos Estatales, 1993, p.46
19
Ibid.29
21
que los componen; dando a conocer la naturaleza de las entidades generadoras
del acervo documental.
La autora María Luisa Conde Villaverde asienta que la organización es la
“adaptación material o física de un fondo o la estructura que le corresponde, una
vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de
clasificación y ordenación”.20
Es de vital importancia tener en cuenta que la organización documental es
primordial en el proceso archivístico, ya que gracias a ella podemos conocer la
estructura del fondo, saber el origen de la institución y así comprender la creación
de la documentación desde su naturaleza, para darle una ordenación de acuerdo
a su estructura administrativa.
El autor Cruz Mundet menciona que “La Organización facilita la localización de los
documentos, proporcionando con su estructura organizativa la información
suficiente para orientar la búsqueda con aciertos, con exclusividad, sin
ambigüedades de ningún género; es decir, todas y cada una de las unidades
archivísticas , todas y cada una de las series que lo integran, tienen asignada una
ubicación conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al esquema
organizativo de un fondo documental siempre encontrará respuesta cabal,
siguiendo un camino lógico dentro del mismo y solo uno, sin dar lugar a la
ambigüedad ni a la disyuntiva”.21
Como podemos apreciar la organización documental es fundamental en todo
proceso archivístico ya que por medio de esta se conoce el acervo, mostrando el
fondo o fondos, secciones y series que lo integran. De este modo la “organización
20
CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Ministerio de Cultura.
Dirección de Archivos Estatales. 1992. pág. 74.
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: Pirámide 1994 .1ª ed. ISBN 84-86168-94-5-p. 157.
21
22
no es otra cosa que la suma de clasificación y ordenación de los documentos de
archivo”.22
Por otra parte el objetivo de la organización documental es “evidenciar o
reconstruir la organicidad de un archivo, a partir de las relaciones funcionales y
estructurales que de manera natural se producen entre los documentos durante su
ciclo vital.
Dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, mediante la aplicación del
principio de procedencia y orden original en los fondos institucionales, o según
lineamientos lógicos de agrupación, en el caso de las colecciones.
Coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los documentos aportan
mayor información si se encuentran integrados en su contexto”.23
Para concluir el tema abordado es importante mencionar que la organización debe
tomar en cuenta el origen y principio de la creación de la institución para entender
e identificar la documentación desde su naturaleza permitiendo darle una
clasificación y ordenación de acuerdo a su asunto y tema. Por lo tanto la
organización está compuesta por identificación, expedientación, clasificación,
ordenación e instalación.
2.3.1 Identificación documental
Este proceso archivístico es la primera actividad o fase que se debe realizar para
comenzar a organizar un archivo. Esta metodología permite conocer al órgano
productor o institución
a través
de la investigación del mismo.
Así la
identificación “consiste en la investigación y análisis de las características de los
22
HEREDIA HERRERA, Antonia. La norma ISAD (G) y su terminología.: análisis, estudio y alternativas. Madrid: ANABAD.
1995. pág. 57.
VILLANUEVA Bazán, Gustavo, et al. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e
instituciones de educación superior. México. BUAP-UNAM. 2002. p.89.
23
23
elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto
productor y el documento de archivo”.24
La identificación es el proceso mediante el cual se localizan las características de
los archivos, es la agrupación de las características según la importancia que
se
le dé, se reconocen esas características de los documentos a describir y todo esto
para reconocer la identidad de un documento. Por lo que su objetivo será“…el
conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su
evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los que
se materializan, procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan
al
trámite,
elementos
imprescindibles
para
la
delimitación
de
la
serie
documental.”25
La metodología que se lleva a cabo para realizar la identificación se divide en tres
rubros:
1. Estudiar al sujeto productor de la documentación
2. Recopilar y sistematizar el material obtenido (organigrama, manual de
procedimientos, etc.)
3. Identificar las funciones de la institución y conocer la tipología documental
Con base en lo anterior podemos aseverar que el resultado de la identificación es
conocer los elementos que forman parte de cada serie documental, lo que
permitirá establecer los criterios apropiados para su correcta clasificación y
ordenación y el establecimiento del cuadro de clasificación y la ordenación de las
series documentales, de este modo
será la base para la futura valoración y
descripción.
24
Archivo General de la Nación. Instructivo para la Elaboración del Catálogo de Disposición documental. México.2012. p. 10.
LA TORRE MERINO. Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales. Madrid. Ministerio de
Educación, Cultura y Deporte, S.G. de Información y Publicaciones. D.L. 2000. Escuela Iberoamericana de archivos,
experiencias y materiales. ISBN: 84-369-3351-6 p. 14
25
24
2.3.2 Expedientación
La expedientación “consiste en clasificar el Tipo Documental, al abrir el expediente
escribiendo en la ceja de la carpeta el número, encabezamiento, extracto y el año
siguiendo un orden determinado para formar, identificar y controlar un expediente
al elaborar sus cubiertas y registros correspondientes.”26
El proceso de expedientación es el que nos permite formar o crear expedientes
con documentos referentes a un mismo asunto. Con base en lo anterior, se puede
decir que el producto de la expedientación son los expedientes; por lo tanto a
continuación se exponen algunos conceptos de expediente.
El Instructivo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística
nos dice que “Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor
para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se
refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la
unidad básica de la serie.” 27
La legislación archivística en específico la Ley Federal de Archivos define al
expediente como “Unidad documental constituida por uno o varios documentos de
archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los
sujetos obligados”.28
En resumen, el expediente es una unidad documental compuesta por documentos
que se refieren a un mismo asunto entre sí y para poder dar apertura al mismo, es
necesario llevar a cabo el proceso archivístico llamado expedientación y para
poder realizarlo es necesario contemplar algunos aspectos importantes que
permitan llevarla a cabo de manera correcta. Dichos aspectos son:
26
ARÉVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos. Santa Fe. Argentina. Asociación de Archiveros
de Santa Fe. 2000. ISBN: 987-95963-5-8. p. 147.
27
Instructivo para la elaboración de Cuadro General de Clasificación Archivística. Archivo General de la Nación.
México.2012.p.14
28
Ley Federal de Archivos. Op. cit. p.3
25
•
Verificar que no existan antecedentes del asunto en el archivo, esto para
evitar
duplicidad, en caso contrario el documento referente al asunto
previamente registrado será integrado al expediente correspondiente.
•
Comprobar que el orden de los documentos al interior del expediente sea
el correcto.
•
Asentar los datos de identificación correspondientes al expediente en la
portada o guarda exterior.
•
Coser de preferencia, los documentos de que forman el expediente.
Por otra parte es necesario señalar que en relación a los datos de identificación
para los sujetos obligados que debe contener la portada o guarda del expediente,
son indicados en los Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal y deben tomarse del Cuadro General de
Clasificación Archivística de la Institución.
Dichos datos de identificación de portada o guarda del expediente son:
“I. Unidad administrativa;
II. Fondo;
III. Sección;
IV. Serie;
V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la
serie documental identifica a cada uno de sus expedientes;
VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;
VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);
VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental;
26
X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas
contenidas en los documentos del expediente”.29
Asimismo se debe mencionar que la ceja del expediente deberá contener la clave
clasificadora, que contendrá únicamente los datos de la sección, serie y número
de expediente.
De esta manera si realizamos una correcta expedientación, nos permitirá
identificar y controlar los expedientes del archivo; así como recuperar los
documentos solicitados por algún usuario que necesite consultar o pedir en
préstamo un expediente.
2.3.3 Clasificación
La clasificación es otro proceso archivístico fundamental para la organización de
archivos, ya que “es el acto de agrupar documentos por semejanzas,
separándolos por sus diferencias”30, siendo su objetivo principal facilitar y
simplificar el uso de los documentos que conforman un archivo.
Por su parte el autor Mario Jiménez Rodríguez nos dice que la clasificación es “…
el proceso de identificar, agrupar o codificar los documentos en base a las
relaciones de semejanza o diferencia que prevalezcan en el contenido de los
mismos.”31
Encontramos en el libro Organización Documental que “La clasificación es el
establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas, este proceso
comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza
determinando la más pequeña (series).”32
29
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal. Op. cit. p.5.
30
CALETTI-RUIZ, ROBERTO Y RUIZ CORTES, ENRIQUE. Glosario de terminología archivística y definiciones tentativas.
Bibliotecas y Archivos, 1973 (4):73-4
31
JIMENEZ RODRIGUEZ, Mario. Archivos Administrativos. México. 1983. p. 59
32
JIMENEZ GONZALEZ, Gladys. Ordenación Documental. Sistema Nacional de Archivos. Colombia: 2003. p.6
27
Con base en lo anterior podemos observar que la clasificación, es una operación
que consiste en agrupar sistemáticamente los documentos de archivo que sean
semejantes, estableciendo los diferentes niveles de descripción. De este modo la
clasificación responde a la estructura o funciones de un fondo, sección o serie.
Cada agrupación debe ser única, que contenga características propias. Es
importante mencionar que el resultado de la clasificación es la elaboración de un
cuadro de clasificación correctamente estructurado, reflejando la identificación de
cada documento reunido en grupos con características similares.
Tipos de clasificación:
•
Clasificación funcional: Los documentos son agrupados bajo conceptos que
reflejan las funciones de la institución generadora del fondo o fondos,
documentales.
•
Clasificación orgánica: Se basa en la estructura orgánica de la institución
generadora del fondo para clasificar los documentos.
•
Clasificación por asuntos o materias: Consiste en la agrupación de los
documentos de acuerdo al asunto o materia a la que este se refiere.
Para concluir el tema de clasificación es importante señalar algunos puntos, el
primero asevera que es un proceso archivístico necesario para la organización
documental permitiendo la recuperación de la información dentro de un archivo y
el segundo, que la elección del sistema de clasificación depende de las
necesidades y actividades de la institución.
2.3.4 Ordenación
La ordenación se refiere a “la acción de unir los elementos o unidades de un
conjunto relacionándolos unos con otros de acuerdo con un criterio preestablecido,
28
la ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles como
son: los documentos, los expedientes, las series, entre otros.” 33
La autora Ana Dupla del Moral refiere que “La ordenación es una tarea que
consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo
a un orden convenido según el criterio que resulte más cómodo y lógico para la
localización y recuperación de los documentos en sus carpetas en sus
archivadores,
en
sus
estantes.
La
ordenación
siempre
se
materializa
físicamente.”34
La ordenación es una operación archivística realizada dentro de la organización
documental en un archivo, consiste en unir secuencialmente los documentos o
expedientes, mediante la aplicación de alguno de los métodos de ordenación
existentes y debe de aplicarse después de clasificación.
También facilita y
optimiza tiempos a través de la localización de los documentos de manera precisa
dependiendo del método de ordenación elegido.
Los objetivos de la ordenación son:
•
“Facilitar la ubicación instantánea de los documentos, preferentemente por
medios visuales inmediatos, como pueden ser el agrupamiento de planos,
de textos y de cintas magnéticas en distintos lugares, pero identificables a
primera vista.
•
Hacer conocer su índole y contenidos, en forma muy elemental.
•
Acondicionar los documentos de acuerdo a normas adecuadas a las
necesidades de consulta y de su conservación”.35
33
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit. p.239.
DUPLA DEL MORAL, Ana. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Marcial Pons. Ediciones Jurídicas y Sociales,
S.A. 1997. Madrid. p. 100.
35
SCHELLENBERG, T.R. Principios Archivísticos de Ordenación. (Reimpresión) Córdoba. CIDA. 1978. p.7.
34
29
La ordenación de los documentos se iniciará en el interior de los expedientes
siguiendo la lógica de su tramitación teniendo una secuencia cronológica, a su vez
los expedientes se ordenarán dentro de las series bajo la misma lógica; las series
se ordenarán por jerarquía, partiendo de las principales y finalizando con las
subalternas.
Métodos de ordenación.
La ordenación se apoya de los métodos que permitirán la rápida localización de la
documentación, y esto dependerá de las necesidades propias del archivo. Los
métodos mencionados se dividen en directos e indirectos.
Directos.
Son directos por el hecho de localizar los expedientes directamente al estante o
gaveta donde se encuentren resguardados.
Alfabético: Se aplica con las letras del abecedario como criterio de ordenación. En
esta ordenación existen tres tipos de variaciones:
1. Onomástico.- Cuando los nombres de personas se ordenan tomando en
cuenta primeramente el primer apellido, seguido del segundo y el nombre
propio.
2. Geográfico o Toponímico: El orden es tomando en cuenta nombres de lugar
y se ordenan según su jerarquía espacial comenzando por las
agrupaciones mayores y terminando por las menores.
3. De Materias: cuando se ordenan los expedientes por el asunto o temática
de su contenido.
30
Indirectos.
Son los que requieren algún instrumento de descripción para poder localizar la
documentación solicitada.
Numérico: “Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los
guarismos desde el uno en adelante, o agrupaciones de éstos por bloques…”36
1. Cronológico: El criterio de ordenación es la fecha de los documentos,
siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el
mes y el día.
2. Topográfico: La ordenación consiste en señalar el lugar en que se
encuentran los expedientes indicando mueble, nivel, etc.
3. Decimal: El método se aplica dividiendo la unidad en los grandes grupos
llamados clases, a su vez cada una de éstas en diez grupos llamados
divisiones y éstas en otros diez grupos llamados secciones y así
sucesivamente según sea el caso.
Otro método de ordenación es el Cromático es un método convencional que
“…consiste en utilizar los colores a efecto de organizar el acervo documental.
Facilita la tarea de recuperación de la documentación y elimina errores en la
guarda de la misma”.37
Como se ha descrito anteriormente la aplicación del proceso de ordenación
facilitará la localización de documentos de una manera precisa y exacta,
obedeciendo al método de ordenación que se haya elegido dando como resultado
optimizar tiempos.
36
37
CRUZ MUNDET José Ramón. Op.Cit. p. 251.
Ibid. p.252.
31
2.4 Descripción
La descripción es la “Elaboración de una representación exacta de la unidad de
descripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la
recopilación, el análisis, la organización y el registro de la información que sirve
para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como
su contexto y el sistema que los ha producido.”38
Como nos menciona el concepto anterior, la descripción refleja el resultado de los
procesos archivísticos en los instrumentos utilizados para la descripción de los
documentos.
El Diccionario de Términos Archivísticos nos da una acepción sobre la descripción,
“Es el empleo de técnicas que permiten crear auxiliares o instrumentos de
información con el objeto de tener un conocimiento seguro y completo de la
documentación existente en un archivo”.39
El concepto anterior nos permite ver que a través de la descripción se elaboran
los diversos instrumentos descriptivos que auxilien a la labor archivística a
localizar de manera pronta y expedita los documentos y/o expedientes. Asimismo
podemos decir que la finalidad de la descripción “…es identificar y explicar el
contexto y contenido de los documentos de archivo, con el fin de hacerlos
accesibles.”40
De este modo la descripción de archivos es la enumeración de los principales
elementos informativos de los documentos, sus características estructurales y
funcionales de la institución que los creo.
38
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (g). 2ª Ed. Consejo internacional de Archivos. Comité de
normas Madrid. 2000. [descargado en la página web www.ica.org/10207/standarsds/isadgeneral-internacional
39
AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Op.cit. p.121
40
Ibíd.
32
Es importante mencionar que la descripción tiene como finalidad dar información
a los usuarios y facilitar el control al archivista, y se aplica tanto a los archivos
históricos como a los administrativos, claro que se debe tomar en cuenta las
particularidades que logren atender las diferencias de los mismos.
Existen varios niveles de descripción, los que deben partir de lo general para a lo
particular y específico, dando como resultado los diferentes tipos de instrumentos
de descripción. Estos instrumentos se diferencian por la unidad archivística que
se describe, ya sea un fondo, serie, expediente o pieza documental y el grado de
detalle de la descripción. A continuación se explica de manera más específica a
los instrumentos de descripción.
2.5 Instrumentos de Descripción
Los instrumentos de descripción documental forman parte primordial del archivo,
ya que son medios que muestran el contenido y carácter de los documentos; así
como facilitan su localización. Un archivo que carece de instrumentos de
descripción, es improductivo, pues no se tendrá acceso a la documentación.
“Dentro de la descripción se encuentran los siguientes instrumentos: Instrumentos
de descripción principales: son los que proporciona al usuario toda información
relevante objetiva y lógica que sintetizada explique el origen la procedencia y
características específicas de un fondo, sección, serie o piezas documentales.
Instrumentos descriptivos auxiliares o secundarios: son aquellos que orientan al
usuario a encontrar información de un acervo pero sin embargo, descritos de
forma muy general y hacen referencia a un tema muy específico, por ejemplo un
lugar, un nombre, un archivo, etc.”41
41
MARTINEZ BONILLA, Daniel. Guía de Auto Aprendizaje Descripción de Archivos. México. SEP-ENBA, 2003. P.12.
33
Existen varios tipos de instrumentos de descripción cuyas diferencias residen en
las diferentes agrupaciones documentales, dichos instrumentos son: guía,
inventario y catálogo, mismos que se abordarán en el siguiente apartado.
2.5.1 Guía
Manuel Vázquez define a la guía como “una visión sinóptica de los fondos y
grupos documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar
su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotas
ideas de la archivalia, sea por temas”42
La guía refleja un panorama general del contenido del archivo, resaltando los
datos más importantes. Por lo regular, contiene el desarrollo histórico de los
fondos, los servicios y horarios que se ofrecen en él, así como las políticas para
solicitar para información. De este modo, su “principal objetivo es informar de
manera general sobre la documentación del archivo, desde la historia de las
instituciones o personas que la han generado, hasta el volumen y temas de
consulta”.43
La guía describe al archivo en su conjunto y las secciones que conforman el fondo
que lo componen, así no describe ni las series, ni los documentos concebidos
como unidades documentales individualizadas.
En el libro de Archivística General Teoría y Práctica, nos menciona que existen
dos tipos de Guía:
Guía General: “será imprescindible centrar la información sobre el archivo o
servicio de archivo: creación, vicisitudes, edificio, dependencias, personal servicios
que presta; sobre la historia de la institución o instituciones cuyos fondos se
albergan en esos archivos; exposición sistemática de los fondos, de sus secciones
42
43
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de Instrumentos de Descripción Documental. 1982. p. 29
RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Manual de archivística. Madrid: Ed. Síntesis, 1995. p 50
34
con indicación del volumen de unidades, fechas límite, modificación en los fondos
por cesiones o adquisiciones; orientación bibliográfica sobre el archivo pero, sobre
todo, relación completa de los instrumentos de descripción sobre dichos fondos.”44
Guía Específica: Son “…las de un fondo o una sección de fondo integrantes de
un archivo, los datos sobre el archivo se reducen, se presta más atención a la
historia de la institución productora de los documentos integrantes del fondo o de
la sección y de sus series, insistiendo en las funciones y actividades de aquéllas
que van a dar origen a dichas series. Se desciende hasta particularizar la génesis
de éstas y al contenido informativo general que pueden ofrecer al investigador,
tanto en un sentido positivo como negativo o de exclusión. Se trata también de fijar
las relaciones unas series con otras, tras una tarea de reclasificación, precisa en
muchas ocasiones, tratando de facilitar al historiador el camino de la
investigación.”45
Con base en lo anterior se concluye que la guía es el instrumento de descripción
que proporciona información general, exacta y concisa sobre la totalidad de los
fondos, un archivo o conjunto de archivos; así como información sobre las
entidades productoras, su historia institucional, las relaciones y jerarquías de la
documentación y los recursos de información disponibles para tener acceso a
ellos.
2.5.2 Inventario
El inventario es uno de los instrumentos de descripción que permite la
recuperación de la información y el control del acervo documental, facilitando su
localización y difusión. Este instrumento describe las series documentales de un
fondo o sección de un archivo, mismas que contienen las mismas características
44
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. Sevilla .Diputación Provincial de Sevilla.5ª
Edición.1991. p. 326
Ibíd. p.327
45
35
internas y sus unidades de instalación, pero no detallan las unidades
documentales que las conforman.
El inventario es un documento “que tiene un carácter meramente localizador y por
lo mismo no esta provisto mas que de aquellos datos imprescindibles mediante los
cuales se reconocen los documentos por su calidad, fecha y lugar es de carácter
doméstico y para uso de los funcionarios en labor de servicio”.46
Es importante mencionar que con la publicación tanto de normatividad como de
legislación archivística, se intenta homogenizar los campos que forman parte de la
estructura del inventario; es decir, unifica el formato para todas las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal.
La Ley Federal de Archivos dice que los inventarios documentales son
“…Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo
y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de
transferencia) o baja documental (inventario de baja documental)”.47
Como podemos observar la referida ley distingue 3 tipos de inventario documental:
general, transferencia y baja, no obstante, se constituye un formato único de
inventario para los tres. Para distinguirlos en dicho formato es necesario contar
con una opción que permita seleccionar cuál de los tres se utilizará.
El formato se establece en el Manual Administrativo de Aplicación General en las
materias de Transparencia y de Archivos emitido por Secretaría de la Función
Pública y Archivo General de la Nación, implantando los requisitos mínimos que
deberá contener.
46
47
HEREDIA HERRERA, Antonia. Inventarios de los fondos de Consulados del A.G.I. 1979. p. 21.
Ley Federal de Archivos. Op.cit.p.3
36
Requisitos mínimos
Inventario Documental
Encabezado:
•
Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad
•
Nombre de la dependencia o entidad
•
Nombre de la unidad administrativa
•
Nombre del área generadora de los expedientes semiactivos
•
Sección documental
•
Serie documental
•
Tipo de inventario documental: general, de transferencia (primaria o
secundaria) o baja documental
•
Número de transferencia
•
Fecha de recepción
•
Ubicación Topográfica
Columnas:
•
Número de caja
•
Número secuencial (que indicará la secuencia de cada elemento que
conforma el inventario: número de expediente, caja, paquete o legajo)
•
Número de clasificación archivística
•
Descripción del expediente o asunto
•
Periodo de trámite del expediente
•
Vigencia documental
•
Clasificación LFTAIPG
37
Hoja de Cierre:
•
Deberá incluir la siguiente leyenda. El presente inventario consta de ___
fojas y ampara la cantidad de ___ expedientes de los años de ___ (el más
antiguo y el más reciente), contenidos en ___ cajas, con un peso
aproximado de ___kilogramos.
Firmas:
•
Nombre, cargo y firma de los responsables de elaborar, autorizar y recibir la
transferencia (según sea el caso), de conformidad al marco jurídico vigente.
Como se puede observar la estructura del inventario documental, se divide en
cuatro partes: encabezado, columnas, hoja de cierre y firmas, permitiendo con
esto que su elaboración, como se mencionó antes, sea homogénea ya que se
conformará con los mismos datos en todas las dependencias y facilitando con esto
el control de la documentación.
2.5.2.1 General (por expediente)
Es el inventario que describe cada uno de los expedientes que son resguardados
en un archivo. Su finalidad es facilitar la consulta y localización de manera pronta
y expedita. Por otro lado el inventario es necesario para tener el control total de
cada expediente.
2.5.2.2 De transferencia
Instrumento de descripción y consulta que refleja las series y expedientes que
serán transferidos de manera controlada y sistematizada, ya sea al archivo de
concentración (transferencia primaria) donde su consulta será esporádica o al
histórico (transferencia secundaria) donde se conservarán de manera permanente
dependiendo de qué tipo de transferencia se llevará a cabo.
Es importante
38
mencionar que cuando se lleva a cabo una transferencia secundaria al Archivo
Histórico Central del Archivo General de la Nación o a los archivos históricos de
las dependencias o entidades que se promuevan ante el Archivo General de la
Nación es requerido este tipo de inventario. Para su elaboración es conveniente
tomar como base el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias
de Transparencia y de Archivos mencionado en el punto 2.2.2 del presente trabajo
y el Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno
Federal.
El instructivo “…identifica a las instancias responsables del trámite y control de
bajas de archivos y precisa los pasos a seguir para su ejecución, con base en las
atribuciones del AGN en cuanto a los procesos de valoración, dictamen, baja o
transferencia documental”.48
Por lo tanto es importante considerar ambos documentos para la elaboración del
inventario de transferencia secundaria.
2.5.2.3 De Baja Documental
El inventario de Baja Documental es aquel que describe los expedientes, cajas,
paquetes o legajos que serán dados de baja previa autorización del Archivo
General de la Nación.
Los Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de
las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal menciona que
“…las dependencias y entidades, a través del área coordinadora de archivos, o del
responsable del archivo de concentración, según sea el caso, solicitarán al Archivo
General de la Nación un dictamen de valoración para determinar el destino final de
los documentos”.49
48
Archivo General de la Nación. Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. p. 3
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal. Op.Cit. p.7
49
39
El inventario que solicita el Archivo General de la Nación en el instructivo para el
trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal deberá contener los
siguientes elementos obligatorios:
a) Logotipo de la dependencia o entidad
b) Nombre de la dependencia o entidad
c) Nombre de la unidad administrativa tramitadora
d) Nombre del área de procedencia del archivo (dirección de área,
subdirección, departamento o equivalentes)
e) Número de folios del inventario (el cual no deberá exceder de 500)
f) Número secuencial (que indicará la secuencia de cada elemento que
conforma el inventario: número de expediente, caja, paquete o legajo)
g) Nombre del expediente o breve descripción de contenido (sin uso de
términos generales como “Secretaría de Economía” o “Expedientes varios”,
abreviaturas, siglas, claves o nombres), y si es original o copia
h) Código de clasificación que identifique a la sección, serie y expediente.
i) Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o
varios)
j) Periodo de trámite (años que abarca la documentación)
k) Vigencia documental (conforme al Catálogo de disposición documental
vigente de la dependencia o conforme a disposiciones jurídicas
preestablecidas).
l) Hoja de cierre: deberá incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y
firmas citados a continuación
•
El presente inventario consta de _______ (fojas) y ampara la cantidad de
__ expedientes de los años de _____________ (periodo), contenidos en __
(legajos o cajas), con un peso aproximado de __________ kg.
•
Nombre y firma de los que formularon el inventario
•
Nombre y firma del visto bueno del titular del área productora de la
documentación
40
Como podemos observar los datos requeridos en el inventario que solicita el AGN,
básicamente son los mismos que se mencionan en el Manual Administrativo
(punto 2.2.2), pues ambos contienen los datos que proporcionaran la mayor y
precisa
información para llevar a cabo la baja documental, por lo que es
importante mencionar que el inventario de baja documental debe ir debidamente
requisitado para que no sea devuelto por errores en el llenado.
También es necesario asentar que “Los inventarios de baja documental
autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el
archivo de concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha
en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el
Catálogo de disposición documental”50.
2.5.3 Catálogo
El catálogo es el instrumento que describe todas y cada una de las unidades
archivísticas que integran un fondo documental y su funcionalidad es que sirve
como medida de control en la localización de la documentación, orientando al
usuario sobre el contenido de los documentos y sus características particulares.
El catálogo lo define la autora Antonia Heredia como, “… el instrumento que
describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las
unidades archivísticas de una serie o un conjunto documental que guardan entre
ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional.51
Por lo tanto el catálogo es un instrumento de descripción y consulta que puntualiza
las unidades documentales de un fondo documental de manera individual, es decir
solamente de una unidad archivística. Su elaboración es elemental en el archivo
pues resalta los datos de los documentos, individualiza los documentos separados
del conjunto con determinado número de datos, permitiendo conocer con detalle el
contenido de cada uno de los expedientes o de las piezas documentales.
50
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal. Op. Cit. p.7.
51
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de Instrumentos de Descripción. Op. Cit. Pág. 278.
41
Los elementos que debe contener un catálogo para describir a las unidades de
descripción pueden agruparse en tres apartados, áreas o campos:
a) Datos internos
•
Fecha completa (año, mes, día, lugar)
•
Tipología documental (diplomática y jurídica)
•
Tradición documental
•
Autor
•
Destinatario
•
Asunto o materia
b) Datos externos o físicos
•
Folios
•
Medidas
•
Materia escriptoria
•
Conservación
c) Datos de localización o signatura
•
Archivo
•
Fondo o sección de fondo
•
Unidad de instalación
•
Número de orden
De este modo el catálogo es un instrumento necesario para la búsqueda de los
documentos resguardados en un archivo, describiendo de forma detallada los
datos que permiten conocer el contenido de los documentos.
42
2.5.4 Instrumentos Auxiliares
Los instrumentos auxiliares facilitan la utilización de los instrumentos de
descripción. Son aquellos que orientan al usuario a encontrar información de un
acervo, pero están descritos de forma muy general y hacen referencia a un tema
muy específico.
Dichos instrumentos son 4:
•
Índice
•
Tesauro
•
Censo
•
Registro
Para cerrar el tema sobre los instrumentos de descripción podemos decir que son
necesarios e indispensables para conocer el universo de documentación que
resguarda un archivo, sea de trámite, concentración en histórico, ya que como su
nombre lo dice, describen ya sea un fondo, sección, serie, subserie o expediente.
A manera de conclusión del presente capítulo podemos comprender la importancia
de cada uno de los temas abordados, ya que sin el conocimiento de ellos no se
puede llevar a cabo una adecuada organización documental en cualquier archivo
de trámite; es decir la aplicación de dichos conocimientos permitirá la recuperación
de la documentación que se resguarda en él de manera pronta y expedita.
43
Capítulo 3
Organización y Elaboración de Inventario General de la Documentación del
Departamento de Psicopedagogía
En el presente capítulo se abordarán los procesos y procedimientos desarrollados
en la organización y elaboración de Inventario General por Expediente de la
documentación del Departamento de Psicopedagogía de Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, lo anterior haciendo referencia al marco teórico e
institucional que se expuso en los capítulos anteriores.
3.1 Situación actual
Como se mencionó en el capítulo 1 del presente trabajo, el Departamento de
Psicopedagogía existe dentro de la estructura orgánica de la institución, pero no
tiene funciones operativas y realizaba las funciones de determinar las necesidades
de materiales didácticos, evaluar el desarrollo de las asesorías individuales y
grupales, aplicación de las evaluaciones académicas, entre otras. De este modo y
a pesar de no funcionar operativamente, la Subdirección Académica toma la
decisión de organizar la documentación para determinar si existe dentro de ésta
alguna que sea susceptible de transferir al archivo de concentración de la escuela,
por lo tanto se aplicaron los procesos archivísticos necesarios para cumplir con lo
requerido.
La documentación del Departamento de Psicopedagogía data del año de 1993 a
2009, se encontraba en 7 cajas de diferentes tamaños y en dos archiveros de
cuatro gavetas. La mencionada documentación contaba con diferentes formatos,
condiciones físicas y guardas.
44
Formato
Condiciones físicas
Guardas
Carta
Documentos doblados
Folders
Media carta
Dañados por broches y
Sobres
grapas
Oficio
Exceso de polvo
Carpetas archivadoras
Cabe mencionar que la mayoría de los documentos se encontraban sueltos, sin
etiquetas y algunos en bolsas de plástico, así como sin ningún tipo de proceso
archivístico previo. Asimismo se encontraron revistas, libros y folletos.
Imagen 1: Cajas con documentos en carpetas ubicadas en el
cubículo donde se encontraba el Departamento de Psicopedagogía.
45
Imagen 2: Cajas con documentos en carpetas ubicadas en el
cubículo donde se encontraba el Departamento de Psicopedagogía.
Imagen 3: Documentos sin organización ni tratamiento archivístico.
46
Imagen 4: Archiveros metálicos que contenían documentos en
folders, libros, revistas y copias de libros.
3.2 Identificación
Para llevar a cabo la identificación se requirió investigar los antecedentes del
Departamento de Psicopedagogía, ubicación en el organigrama de la institución,
fecha de creación hasta las últimas funciones que realizó y cuál era el propósito
fundamental dentro de la ENBA como institución educativa, esto para conocer el
contexto de creación de la documentación.
El primer paso fue revisar la documentación caja por caja y después de los
cajones de cada uno de los archiveros.
47
Imagen 5: Documentos encontrados en cajas de diferentes
dimensiones.
De este modo se determinó la tipología documental del acervo que a continuación
se detalla:
•
Oficios
•
Proyectos
•
Formatos
•
Registros
•
Exámenes
•
Cédulas
•
Memorándums
•
Circulares
•
Evaluaciones
•
Planes de estudio
•
Listados
•
Informes
•
Cuestionarios
•
Planeaciones
•
Convocatorias
•
Calendarios escolares
48
La documentación fue separada por asunto y posteriormente por año, se realizó
de esta manera porque los documentos no contaban con clasificación alguna. Es
importante mencionar que también se encontraron fotocopias de libros y revistas,
las que fueron separadas y colocadas en cajas para su deshecho por no ser
documentos de archivo y también por no contar con ningún valor que pudiera ser
útil a la biblioteca de la ENBA.
Imagen 6: Libros, revistas y copias de libros encontrados en
algunos cajones de los archiveros metálicos y cajas.
Con lo anteriormente expuesto se da por terminado el proceso de identificación,
permitiendo con esto llevar a cabo el siguiente proceso, la clasificación.
3.3 Clasificación
Para realizar el proceso de clasificación, se solicitó a la institución el Cuadro
General de Clasificación Archivística para identificar a qué Sección, serie o
subserie documental pertenecía la documentación, dicho cuadro es funcional.
49
En el mencionado cuadro se identificó que existe un apartado perteneciente a la
Sección 13S Área Pedagógica la cual se divide de la siguiente manera:
CÓDIGO
13S
SECCIÓN /SERIE
SUBSERIE
SECCIÓN
ÁREA PEDÁGOGÍCA
13S.17
SERIE
INNOVACIÓN A LOS CONTENIDOS
EDUCATIVOS MÉTODOS Y
MATERIALES DIDÁCTICOS PARA LA
APLICACIÓN DE LOS PLANES Y
PROGRAMAS DE ESTUDIO
13S.17.2
SUBSERIE
MAERIAL DIDÁCTICO
14S
SECCIÓN
ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
14S.4
SERIE
INGRESO DE ESTUDIANTES
14S.4.1
SUBSERIE
SELECCIÓN DE ASPIRANTES
142.4.2
SUBSERIE
TUTORIAS
15S
SECCIÓN
EXTENSIÓN EDUCATIVA
15S.9
SERIE
FORMACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y
CAPACITACIÓN CONTINUA
(CURSOS, SEMINARIOS, TALLERES,
ESTANCIAS PROFESIONALES)
15S.9.3
SUBSERIE
FORMACIÓN Y ACTUALIACIÓN
DOCENTE
15S.9.4
SUBSERIE
EVALUACIÓN DOCENTE
Tabla realizada por el autor con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística de la ENBA.
50
Como se puede apreciar consta de tres secciones, tres series y cinco subseries
que están divididas en las funciones que realiza el departamento.
En total se clasificaron 5 subseries.
3.4 Expedientación
Parte fundamental de la organización de un archivo es la Expedientación, la cual
permite conjuntar los documentos pertenecientes a un mismo asunto, unidos,
cosidos, con una portada y etiqueta que permita identificar su contenido,
permitiendo que su búsqueda y localización sea de manera pronta y expedita,
recuperando con esto la documentación. De esta manera, la documentación del
departamento en cuestión, tenía la necesidad de aperturar expedientes para que
cada documento se encuentre integrado en el conjunto de documentos
pertenecientes a un mismo asunto, dando como producto la organización de la
documentación que se encontró sin la aplicación del proceso archivístico
expedientar.
Con base en lo anterior se procedió a la elaboración de la carátula. La carátula
fue proporcionada por la Subdirección Académica y cuenta con los datos de
identificación que debe contener un expediente, requeridos por los Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
Lo datos contenidos son:
•
Logotipo SEP
•
Logotipo ENBA
•
Nombre de la Institución (ENBA)
•
Unidad Administrativa
•
Código y nombre de la sección
51
•
Código y nombre de la serie
•
Código y Nombre de la Subserie
•
Clave del Expediente
•
Numero de fojas del expediente
•
Fecha del expediente (apertura y cierre)
•
Asunto
•
Valores primarios
•
Valores secundarios
•
Plazo de conservación
•
Responsable del archivo
Se procedió al llenado de cada una de las carátulas para cada expediente, para lo
cual fue necesario el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Institución,
ya que ahí está contenida la información de cada sección, serie o subserie
documental. Asimismo se tomó información del Catálogo de Disposición
Documental, esa información fue la que corresponde a los valores primarios o
secundarios, plazos de conservación y la disposición final, esto se realizó para
cada uno de los expedientes.
Con la documentación clasificada en su totalidad, se procedió a llevar a cabo la
ordenación de los documentos previo a la costura.
El método de ordenación
elegido fue el método cronológico, dejando así el documento más antiguo al
principio y el más reciente al final. Con lo antes expuesto podemos decir que ésta
ordenación se llevó a cabo al interior del expediente.
Asimismo se elaboraron etiquetas para las cejas de cada uno de ellos, en total se
obtuvo la cantidad de 70 expedientes.
52
Imagen 7: Etiqueta con datos de identificación del expediente.
Ya con las carátulas y etiquetas de ceja con la información correcta y plasmada,
así como colocadas en cada uno de los expedientes se cosieron cada uno de
ellos.
Como punto importante, es necesario explicar que se llevó a cabo un expurgo
antes de coser el expediente, esto debido a que la documentación es susceptible
de ser transferida al archivo de concentración de la institución.
Para coser los expedientes fue necesario realizar la perforación de los
documentos, ya que algunos no contaban con ella. Se realizó de dos orificios, esto
para homologar con los demás documentos que se encontraban con broche
53
metálico, evitando con ello que al hacer más perforaciones se dañarán los
documentos. De este modo el cosido se hizo de 2 orificios con hilo de algodón.
Imagen 8: Costura de expedientes de dos orificios con hilo de
algodón.
Posteriormente se contó y folio la totalidad de las fojas de cada uno de los
expedientes, haciendo la anotación en la carátula del mismo.
Bajo lo descrito con anterioridad se mantendrán ordenados los expedientes,
garantizado su rápida localización cumpliendo con los objetivos que son el de
servir como fuente de información para la toma de decisiones de la ENBA.
A continuación se muestra un ejemplo de expediente bajo la aplicación de los
procedimientos mencionados.
54
Imagen 9: Expediente elaborado con los procesos archivísticos.
Así, se da por terminado el proceso de la expedientación, no sin antes mencionar
que se realizó la ordenación al interior de la caja de acuerdo al método numérico
simple aplicado a cada uno de los expedientes.
55
Imagen 10: Caja con los expedientes debidamente etiquetados y
listos para su transferencia primaria.
3.5 Elaboración de inventario general por expediente
Para la elaboración del inventario general se proporcionó por parte de la
Subdirección Académica, el formato de inventario con que cuenta la institución.
El formato consta de los siguientes elementos:
Encabezado
•
Logotipo
•
Nombre de la institución
•
Nombre del departamento
•
Tipo de archivo
56
•
Numero de hojas
•
Fondo
•
Sección
•
Serie
•
Subserie
•
Fecha de actualización
•
Total de expedientes
Encolumnado
•
Clave de expediente (número consecutivo y número de legajo)
•
Asunto
•
Fecha de apertura
•
Fecha de cierre
•
Número de fojas
•
Ubicación física
•
Consulta ciudadana
Es importante mencionar que el formato de inventario está creado en un libro de
Excel de la paquetería Microsoft Office. Es una base de datos que a través de la
configuración de fórmulas, permite vincular algunas hojas con otras del mismo
libro facilitando y agilizando con esto la captura del mismo. A continuación se
muestra el mencionado formato y su instructivo de llenado.
57
58
Instructivo de llenado de inventario
1. Fondo.- Se asienta el nombre del fondo
2. Sección
En los tres rubros se asientan los datos con base en el
3. Serie
Cuadro General de Clasificación Archivística
4. Subserie
5. Fecha de actualización.- Se anota la fecha de la última modificación del
inventario
6. Clave de expediente.- Se asienta el número consecutivo de expediente y el
número de legajos que consta el expediente
7. Asunto.- Se anota breve descripción del asunto del expediente
8. Fecha de apertura.- Se asienta el año de apertura del expediente
9. Fecha de cierre.- Se asienta el año de cierre del expediente
10. Número de fojas.- Se anota la cantidad total de fojas que integran el
expediente
11. Ubicación física.- Se debe anotar el mueble y nivel donde se ubica el
expediente
12. Total de expedientes.-Se anota la cantidad total de expedientes
inventariados
59
13. Número de hojas que consta el inventario
14. Consulta ciudadana.- Este rubro solamente será llenado si existe alguna
consulta de información de la ciudadanía.
60
61
Se describió en el inventario cada uno de los 70 expedientes integrados
pertenecientes a 5 subseries, dando por terminado su elaboración, arrojando
como producto expedientes identificados y descritos, para posteriormente
depositarlos en orden por número consecutivo en cajas, lo anterior debido a que
se llevará a cabo la trasferencia primaria en breve.
Como muestra de lo anteriormente mencionado, a continuación se presenta el
inventario realizado a la subserie “Selección de Aspirantes”.
62
63
El presente capítulo refleja el trabajo realizado a la documentación perteneciente
al Departamento de Psicopedagogía, adscrito a la Subdirección Académica de la
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, mediante la aplicación de
los procesos archivísticos e instrumentos de control y consulta de la institución,
que son indispensables para la organización de todo archivo. Por otra parte se
elaboró el instrumento de descripción necesario para el control de los expedientes,
un Inventario General por Expediente. Como resultado del trabajo realizado en el
archivo mencionado se logró la organización total del acervo.
64
Conclusiones
La organización documental en los archivos de trámite es de vital importancia, ya
que un archivo organizado y descrito permitirá consultar y controlar los
documentos, facilitando las funciones, objetivos y la toma de decisiones propios de
cualquier institución.
En relación a la descripción de un archivo de trámite la
elaboración de un inventario general por expediente permite contar con un
instrumento que refleje y describa la totalidad de expedientes resguardados en él,
por lo que un inventario es un instrumento de descripción que el archivista debe
elaborar para el manejo del archivo de trámite.
Tomando como base lo antes mencionado y la realización del servicio social en la
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, específicamente en la
Subdirección Académica, puedo decir que como archivista me deja una gran
experiencia el tener contacto con documentos relacionados a la evolución de la
escuela y con ello haber realizado una pequeña aportación a la organización de
los archivos que se encuentran en las diferentes áreas por las que se conforma.
Cabe aclarar que los documentos organizados y descritos pertenecen a un
departamento que dejó de realizar funciones hace algunos años y se encontraban
sin la aplicación de ningún proceso archivístico, de este modo se me asignó la
tarea de identificar, clasificar, ordenar y describir para que en un futuro se
transfiera
al
archivo
de
concentración,
dando
como
resultado
que
la
documentación no sea extraviada, ya que la misma contribuye a la historia de la
institución. También me permitió poner en práctica los conocimientos adquiridos a
lo largo de los 9 semestres cursados en la ENBA.
La elaboración del presente informe es la mayor satisfacción, ya que cumplí un
objetivo trazado desde el inicio de mi carrera, me permite realizarme tanto
personal como profesionalmente.
65
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