COMUNICACIONES, PARTICIPACION Y CONSULTA

SEGURIDAD, SALUD OCUPACIO
1.
PROCEDIMIENTOS : COMUNICACIONES, PARTICIPACION Y
CONSULTA
VERSION 6
08/05/2015
OBJETIVO
Describir el proceso de comunicaciones de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio
Ambiente y Cadena de Custodia de CMPC Maderas S.A. en conformidad con los lineamientos de las
políticas de la Empresa.
2.
ALCANCE
Se aplica a toda forma de comunicación de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio
Ambiente y Cadena de Custodia de la empresa, partes interesadas externas y a la consulta y
participación de los trabajadores según lo establece el Sistema de gestión de Seguridad y salud
Ocupacional OHSAS 18001:2007.
3.
RESPONSABILIDADES:
Responsables
SDP
I
SDP
: Subgerente de Planta
SGSSO: Subgerencia de Seguridad y Salud Ocupacional
JA
: Jefe de Area.
LI
: Líder.
SUP
: Supervisor.
TRA
: Trabajador.
CPHS : Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
AGC : Administrador general del sistema de comunicaciones.
COR : Coordinadores.
V
LI
SUP/C
OR
I
E
CPHS
TRA
I
E
E
I
C
C
C
C
C
C
I
I
C
C
I
E
C, I
E : Responsable de ejecución
C : Responsable de cooperación
I : Derecho de Información
V : Responsable de Verificación
ia
no
C
on
I
I
E
E
E
E
la
I
JA
da
I
tro
Actividades
Informar el mensaje
Emitir un mensaje
Recibir y contestar algún mensaje
Designar responsables ( colaboradores)
Gestionar la comunicación
Dar respuesta a la comunicación
Verificar medidas preventivas o correctivas
adoptadas
Participación y consulta
AGC
op
3.1 DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES
C
SUBGERENTE DE PLANTA
Mantenerse informado de todas las comunicaciones que se encuentran emitidas en la planta a través
del sistema de comunicaciones de la intranet, al igual que los plazos y las acciones a realizar para
gestionarlas.
ADMINISTRADOR GENERAL DEL SISTEMA COMUNICACIONES
La Subgerencia de Seguridad y Salud, será la encargada de la administración del Sistema general de
comunicaciones y deberá velar por el correcto funcionamiento del sistema de comunicaciones y
modificaciones que se pudieran generar en la asignación de áreas, plantas y responsables de
ejecución de tareas.
ELAB.: V.SANHUEZA REV.: W.SEGUEL APROB.: E.GACITUA.
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIO
PROCEDIMIENTOS : COMUNICACIONES, PARTICIPACION Y
CONSULTA
VERSION 6
08/05/2015
JEFE DE AREA
Recibir y contestar una comunicación a través del sistema de comunicaciones de la intranet indicando
un responsable y colaboradores, al igual que el plazo y las acciones a realizar para gestionar alguna
comunicación de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativa, Medio Ambiente y Cadena de
Custodia.
LIDERES / SUPERVISORES / COMITÉ PARITARIO:
Emitir una comunicación informada por algún trabajador a través del Sig Maderas, gestionar una
comunicación asignada como responsable y velar que se cumplan los plazos asignados para gestionar
una comunicación de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativa, Medio Ambiente y Cadena de
Custodia.
TRABAJADORES CMPC MADERAS
Informar si corresponde algún mensaje de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio
Ambiente y Cadena de Custodia a su jefe directo, comité paritario de la empresa y/o a través del
buzón de comunicaciones de la planta Industrial.
TRABAJADORES EMPRESAS DE SERVICIO
Informar si corresponde algún mensaje de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio
Ambiente y Cadena de Custodia su jefe directo, para que lo haga llegar a CMPC Maderas S.A. y/o a
través del buzón de comunicaciones de la planta Industrial.
tro
la
da
RESPONSABLE
Puede ser un Jefe de Planta, Jefe de Área, líder, supervisor, coordinador y/o integrante comité
paritario de la empresa, que sea asignado por el Jefe de área correspondiente para realizar alguna
acción con la finalidad de resolver una comunicación Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo,
Medio Ambiente y Cadena de Custodia tomando conocimiento a través de un correo electrónico
enviado por el sistema de comunicación del portal SIG Maderas.
4.
TERMINOLOGÍA
no
C
on
COLABORADOR
Puede ser un Jefe de Planta, Jefe de Área, Líder, supervisor, coordinador y/o integrante del comité
paritario de la empresa, que el jefe de área correspondiente asigne para apoyar al responsable en la
realización de una acción para gestionar una comunicación de Seguridad, Salud Ocupacional,
Administrativo, Medio Ambiente y Cadena de Custodia tomando conocimiento a través de un correo
electrónico enviado por el sistema de comunicación del CMPC Maderas.
op
ia
Comunicación: Proceso de transmisión de un mensaje entre un emisor y un receptor a través de un
medio que requiere un código común entre ambos.
FIRSSO: Factor Importancia Relativa en Seguridad y Salud ocupacional.
C
FIRIA: Factor de Importancia relativa en Impacto Ambiental.
RAC: Responsable del área correspondiente, el que es designado para trabajar los temas de
seguridad, Medio Ambiente de su área.
Comunicación Externa: Cualquier mensaje que la comunidad, autoridad o cualquier persona fuera de
la empresa desee entregar ya sea para preguntar, solicitar, avisar, reclamar, pedir autorización o
simplemente informar.
ELAB.: V.SANHUEZA REV.: W.SEGUEL APROB.: E.GACITUA.
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIO
PROCEDIMIENTOS : COMUNICACIONES, PARTICIPACION Y
CONSULTA
VERSION 6
08/05/2015
Comunicación Interna: Es el flujo de información entre personas de la empresa ya sea a nivel
jerárquico o entre pares, puede ser instrucciones, información, acuerdos o simplemente intercambios
de ideas relacionadas al que hacer de la empresa.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Nº
Descripción
1
Se genera una
comunicación.
2
Comunicación (1)
Generación de la comunicación (2)
Seguridad, salud ocupacional,
medio ambiente o administrativa (4)
Emergencia (3)
3
Sistema (7)
Retiro por parte
del CPHS (6)
tro
no
C
on
la
Buzón (5)
Recepciona el
RAC (8)
5
Buzón
7
Retiro por
parte del
CPHS
El RAC designa
responsables y
colaboradores (10)
ELAB.: V.SANHUEZA REV.: W.SEGUEL APROB.: E.GACITUA.
Se verifica la comunicación (13)
Se genera la
comunicación
SDP/RA
C
Se
sigue
procedimiento
Emergencia.
ACP
Se
recepciona
comunicación
la
LI/CPHS
/SUP
Se
recepciona
comunicación
la
CPHS
Clasificación
de
la
comunicación a
través
de
la
intranet.
LI/CPHS
/SUP
8
Decide
gestión
su
JA
9
Se designa
responsable.
JA
SDP/JA/
LI/SU/C
OR
SDP/JA/
LI/SU/C
Sistema
Recepciona el
RAC
10
Se gestiona la
comunicación
Se recep.
mail con tareas
asignadas.
11
Se designan
responsables y
Se gestiona
la Comunicación.
Se designan Acciones y plazos
que se deben gestionar (11)
Cierre de comunicación (12)
TODOS
CPHS
Se gestiona la
comunicación (9)
Cerrada por el
RAC
Resp.
Se ingresa al
sistema intranet
Si
op
ia
Comunicación
de seguridad,
salud
ocupacional,
medio
ambiente,
Administrativa,
y cadena de
custodia
6
No
C
Comunicación
de emergencia
da
4
Seguir procedimiento manejo
de Emergencia
Se genera
comunicación
de seguridad,
salud
ocupacional,
medio
ambiente,
administrativas
y cadena de
custodia.
Entrada
Salida
Ingreso
documento.
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIO
PROCEDIMIENTOS : COMUNICACIONES, PARTICIPACION Y
CONSULTA
VERSION 6
08/05/2015
colaboradores
12
13
Se designan
acciones y
plazos.
Se cierra la
comunicación
OR
Se cierra la
tarea designada.
Se verifica el
cumplimiento de
las
acciones
designadas.
Se verifica la
comunicación
Todo mensaje emitido vía telefónica o través de cartas por persona externa a CMPC Maderas como
Visitas, Organismos Fiscalizadores, Clientes, Vecindad, entre otros, será recepcionado por las
secretarias de las plantas industriales las cuales las ingresarán al Sistema de Comunicaciones de
CMPC maderas.
Las Empresas de Servicios que tengan su clave de acceso pueden emitir una comunicación
accediendo al sistema de comunicaciones de CMPC Maderas S.A. llenando los campos con los datos
solicitados.
la
da
Existen además buzones de comunicaciones en las plantas industriales con formularios/registros de
acceso a cualquier persona interna, externa, empresas de servicio, entre otras, que requiera emitir una
comunicación de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente y Cadena de
Custodia.
on
5.1 CANALES DE COMUNICACIÓN
tro
Se debe verificar el tipo de comunicación: si corresponde a Seguridad, Salud Ocupacional,
Administrativo, Medio Ambiente y Cadena de Custodia, la planta y el área, con el objetivo de enviar un
correo al Responsable del Área correspondiente. (RAC).
C
5.1.1 COMUNICACIÓN DE UNA EMERGENCIA
no
Se debe actuar según Procedimiento manejo de la Emergencia.
op
ia
El mensaje que llegue a CMPC Maderas S.A., en cualquier forma, se ingresará al sistema de
comunicaciones en donde se gestionará. El mensaje será asignado de acuerdo a un tipo de
comunicación (Seguridad, ambiental, Administrativa y cadena de custodia) y un Área. Cada área
tiene asociado un responsable de gestionar el mensaje.
C
Al ingresar un mensaje, el sistema de comunicaciones le envía un mail al responsable del área
correspondiente (RAC) para que decida sobre la gestión y el procederá de designar los
responsables, plazos y medidas correctivas o preventivas a realizar.
5.1.2 COMUNICACIÓN
•
Para que la comunicación sea formal deberá ser un documento por escrito pudiendo optar a
las siguientes opciones:
Ø Completando el formulario/registro de Comunicaciones de Seguridad y Salud
Ocupacional, Medio Ambiente, Administrativo y cadena de custodia depositándolo en
el buzón del comité paritario ubicado en todas las plantas.
ELAB.: V.SANHUEZA REV.: W.SEGUEL APROB.: E.GACITUA.
SDP/JA/
LI/SU/C
OR
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIO
-
PROCEDIMIENTOS : COMUNICACIONES, PARTICIPACION Y
CONSULTA
VERSION 6
08/05/2015
Utilizar en forma directa el acceso de la intranet o extranet e ingresar la
comunicación.
El ingreso de la comunicación deberá tener definida la planta, tipo de comunicación, el área,
emisor, receptor, descripción del evento, fecha, lugar, empresa y la valoración del evento.
•
La comunicación será enviada al responsable del área correspondiente para su gestión, con
copia al Subgerente de planta, administrador general del sistema de comunicaciones,
prevencionista de turno, coordinador SIG y presidente del Comité Paritario.
•
En el caso de aquellas comunicaciones emitidas en forma errónea, el responsable del área
correspondiente las podrá derivar a quien corresponda.
•
Si la comunicación no requiere ser gestionada, podrá ser cerrada directamente por el
responsable del área correspondiente.
•
El RAC deberá designar acciones a realizar, plazos, responsable y colaboradores con el
objeto de gestionar la comunicación.
•
El responsable de realizar las acciones en los plazos designados deberá cerrar la
comunicación y así pasara al estado de realizada.
•
Luego de realizada se verificarán a través del administrador de comunicaciones en planta.
la
5.1.3 COMUNICACIÓN VERBAL Y/O RADIAL
da
•
tro
Se deberá elaborar un documento por escrito por el receptor; y proceder de acuerdo al punto
5.1.2
on
5.1.4 RESPUESTA A COMUNICACIONES
no
C
El destinatario deberá dar respuesta al Emisor de la comunicación en forma directa o a través de
la comisión de Difusión y Capacitación del CPHS de la Planta en un plazo de un mes, ya sea ésta
favorable o no, por medio escrito, verbal o vía correo electrónico.
ia
Cuando se trate de una situación de crisis que afecte a Cmpc Maderas en general, el
responsable de actuar y responder es el Gerente de Asuntos Públicos de Cmpc Forestal.
op
5.2 PARTICIPACION DE LOS TRABAJADORES
C
La organización ha considerado la participación de los trabajadores para el desarrollo del Sistema de
Seguridad y Salud Ocupacional de la siguiente forma:
a) Identificar, evaluar y determinar los controles de riesgos: La identificación de peligros es a través
de Entrevistas en terreno al personal. (se describe su metodología en el Procedimiento de
Identificación de Peligro y Evaluación del Riesgos), Cuando se trata de evaluar y determinar los
controles el personal participa a través del Equipo de Evaluación del riesgo (se describe su
metodología en el Procedimiento de Identificación de Peligro y Evaluación del Riesgos).
b) Investigaciones de Incidentes: La participación del personal se realizará a través del Comité
Paritario de Higiene y Seguridad, en donde la comisión de Investigación de Incidentes es la
responsable de investigar y realizar su cierre una vez verificada la implementación de las
ELAB.: V.SANHUEZA REV.: W.SEGUEL APROB.: E.GACITUA.
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIO
PROCEDIMIENTOS : COMUNICACIONES, PARTICIPACION Y
CONSULTA
VERSION 6
08/05/2015
medidas de control y su ejecución ya sean de CMPC o Empresas de servicio (se describe su
metodología en el Procedimiento de Reporte e Investigación de Incidentes).
c) Revisión, promoción y capacitación de Políticas y objetivos de la Empresa: Se ha establecido la
participación del Presidente del Comité Paritario de Higiene y Seguridad en representación de
los trabajadores en reuniones de Gestión de cada Planta.
d) Cambios o Modificaciones que afecten la salud y seguridad del personal: La organización ha
establecido la participación del personal de CMPC a través de un Representante del Comité
Paritario de Higiene y Seguridad en reuniones de gestión de cada Planta, también están
involucradas las empresas de servicio a través del IRO (levantamientos de peligros en terreno).
Cabe señalar que el Sistema de Comunicaciones de CMPC Maderas permite que todo el
personal de la Planta puede usar este medio para informar de algún peligro en su área de
trabajo (en el flujograma se indica la participación del personal).
Cuando se trata de la Salud y Seguridad, la participación del personal es representada en las reuniones
del Comité Paritario de Higiene y Seguridad en donde sus integrantes Representantes de los
trabajadores exponen los temas de interés para el resguardo de lo mencionado y además son
consultados para el accionar.
PUBLICACION DE REVISION POR LA DIRECCION
da
5.3
C
op
ia
no
C
on
tro
la
Los resultados de la revisiones efectuadas a través las reuniones SIG y la Revisión Gerencial quedarán
disponibles en el portal del SIG para comunicación y consulta.
ELAB.: V.SANHUEZA REV.: W.SEGUEL APROB.: E.GACITUA.