La Cuenta

Unidad 3. Las Cuentas.
“¿Cómo harás para ser guía, si desconoces el camino?”
Máximo Gorkí
Iniciar caminos de formación impone el compromiso de conocer el área
donde nos involucramos, sus conceptos elementales, sus teorías, sus
enfoques, en fin, sus aristas. La contabilidad, como todo espacio de
aprendizaje y reflexión, parte de conceptos fundamentales, que se
consideran unidades básicas de conocimiento.
En esta unidad se abordan los aspectos relacionados con la unidad
fundamental de la contabilidad: la cuenta; su definición, tipos, y la teoría del
cargo y el abono.
La Cuenta
Según Kohler, E. (1970) una cuenta es el “registro formal de un tipo
particular de transacción, expresado en dinero u otra unidad de medida, y
que se lleva en un libro mayor” (p.155).
En otro orden de ideas Romero (2003) expone que la cuenta es un registro
donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y
disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital
contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad.
(p.267).
Tal y como se ha venido adelantando, se puede definir la cuenta como la
mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para reflejar los
cambios en su situación financiera o de resultados. La cuenta para la
contabilidad representa el medio a través del cual se controlan todas las
transacciones que genera una operación mercantil.
En un sentido formal se conoce a la representación de una cuenta como
Esquema de Mayor, asociado a la representación esquemática que posee el
libro contable que agrupa las cuentas que integran la contabilidad de una
entidad, conocido como libro mayor; graficado con una T, que se compone
de dos partes: una a la izquierda y otra a la derecha, que son ocupados
respectivamente por los conceptos “Debe” y “Haber”.
Se puede definir la cuenta como la mínima unidad de registro de la cual
dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financiera
Tradicionalmente una cuenta se grafica de la siguiente manera:
Nombre de la cuenta
Debe Haber
Las cuentas poseen una terminología particular que permite comprender la
función que cumplen en determinado momento, siendo válido su uso para
todos los tipos de cuentas.
A continuación se describen y ejemplifican los términos que son utilizados
en la contabilidad para referirse a una cuenta.
Abrir una cuenta: Esta acción corresponde al acto de ponerle título a una
cuenta en la página correspondiente del libro mayor.
Cargar una cuenta: Cargar, debitar o adeudar una cuenta es la acción
correspondiente a anotar una cantidad en él Debe.
Abonar o acreditar: Abonar o acreditar una cuenta implica anotar una
cantidad en el Haber.
Saldo de una cuenta: Es la diferencia que existe entre la suma del
Debe y el Haber.
El saldo es deudor si él debe es mayor que el haber.
El saldo es acreedor si él debe es menor que el haber.
El saldo es nulo o cero si él debe y el haber son iguales.
Para hallar el saldo se traza una línea, se suma él debe y el haber, se traza
otra línea, y la diferencia se anota en el lado que haya sumado más.
Ejemplo:
Debe
Haber
300
200
100
100
200
600
300
300


Saldar una cuenta: Esta término consiste en anotar el saldo en la parte
cuya suma era menor, para que ambas sumas sean iguales y su saldo sea
igual a cero.
Ejemplo:
En el ejemplo anterior la cuenta se salda de la siguiente forma:
Debe
Haber
300
200
100
100
200
600
300
300
300
Debe
Haber
300
200
100
100
200
600
300
300
300
En primer lugar se ha sumado él debe y el haber de la cuenta, obteniendo
por diferencia un saldo en él debe de 300.
En segundo lugar se ha trasladado dicho saldo al haber para conseguir que
ambas partes de la cuenta sumen igual y consecuentemente quede saldada.
Cerrar una cuenta: Esta acción implica anotar las sumas, después de
saldada la cuenta, subrayando las cantidades para indicar que no se va a
escribir más.
Tipos de cuentas
Siendo la cuenta la unidad fundamental de la contabilidad, y ésta a su vez
tan diversa y compleja, sería difícil pensar que solo un tipo de cuenta podría
registrar toda la información que se genera en una entidad, es por ello que
se divide en varios tipos.
Las cuentas se clasifican en:
a) Cuentas Reales
Estas cuentas se utilizan para el registro de todas las transacciones que
afectan directamente a un balance general. Estas reflejan la posición
financiera de una entidad de forma detallada.
Las cuentas reales de una empresa no sufren el proceso de cierre periódico
que tienen las cuentas nominales, ya que las cuentas reales representan los
bienes o derechos u obligaciones contractuales de la entidad. También se
conocen como cuentas patrimoniales
Se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan
directamente a un balance general.
Estas cuentas pueden ser:
Cuentas de activo
Estas
son
cuentas
reales que representan
todos
los
derechos
bienes
y
que
la
empresa posee.
Cuentas de
Con otro tipo de cuenta
valuación de
real
activos
una
que
representan
disminución
al
saldo de las cuentas de
activo
a
las
cuales
valúan. Se utilizan para
reflejar
el
realización
valor
de
de
algún
activo, o para registrar
la
aplicación
de
principios
los
de
contabilidad
generalmente
aceptados y aplicables
a diferentes partidas del
activo.
Cuentas de pasivo
Estas
cuentas
representan todas las
obligaciones reales o
contingentes,
exigen
que
que
en
una
fecha futura se pague
una suma de dinero, se
preste un servicio o se
entregue un bien.
Cuentas de
Estas
muestran
patrimonio
cantidades
las
aportadas
por los accionistas y las
ganancias o pérdidas
ocurridas
operaciones
por
con
los
socios.
El
también
patrimonio
se
conoce
como capital contable.
b) Cuentas Nominales
Las cuentas nominales son todas aquellas cuentas que registran las
modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o
disminuciones a éste, durante un período contable.
Las cuentas nominales permiten registrar las modificaciones al patrimonio
de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a éste.
Estas se pueden clasificar en:
Cuentas de
Sirven para registrar los
ingresos
aumentos
que
se
generan
en
el
capital
patrimonio
contable.
o
Los
ingresos
pueden ser clasificados
a su vez en: ingresos
operacionales,
representan
que
todos
aquellos
incrementos
patrimonio
consecuencia de
del
como
operaciones
relacionadas con el giro
normal de la
entidad; e ingresos no
operacionales,
que
están
representados
por
todos los ingresos que
se
reciben
por
actividades distintas al
proceso principal de la
entidad.
Cuentas de costos
Estas representan los
activos aplicados para
la generación de los
ingresos
que
constituyen el proceso
principal
de
una
entidad.
Cuentas de
Éstas se usan para el
egresos
registro
de
las
disminuciones
al patrimonio o capital
contable. Los egresos
también
se
pueden
clasificar en: egresos
operacionales (o gastos
de operación) que están
constituidos por gastos
de administración y de
ventas; y otros egresos
que
representan
cualquier
otro
gasto
que no se encuentre
relacionado
con
las
operaciones
de
la
entidad. La regla más
práctica para saber si
un
concepto
puede
clasificarse como otros
egresos, es el analizar
si se relaciona o no con
el proceso principal del
negocio.
c) Cuentas de Orden
Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones que no afectan el
activo, el pasivo, el capital contable o patrimonio, o las operaciones del
período contable; pero que de una u otra forma, las operaciones que las
generan
significan
alguna
responsabilidad
para
la
empresa
y
en
consecuencia es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas.
Estas cuentas son presentadas al pie del balance general, las deudoras
debajo del total del activo y las acreedoras debajo del pasivo y del
patrimonio.
Teoría del cargo y el abono
Esta teoría fundamenta el ejercicio de la contabilidad en función de los
motivos que se asumen para manipular una cuenta, en este sentido la teoría
se basa en el método de partida doble, que establece unos convenios de
cargo y abono, es decir, fija las causas por las cuales se cargan y abonan las
cuentas de acuerdo a su clase.
La contabilidad por partida doble se basa en el equilibrio perfecto de la
ecuación fundamental:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.
Por lo que toda transacción debe ser reflejada por medio de cuentas, éstas a
su vez mantienen un equilibrio entre los débitos y créditos realizados. Las
cuentas dependiendo de su saldo normal pueden aumentar o disminuir con
cargos o abonos.
La teoría del cargo y del abono establece las siguientes premisas
fundamentales:
La contabilidad se fundamenta en la igualdad aritmética que existe en
cualquier operación, hecho o cómputo de operaciones o hechos.
Las operaciones se contabilizan por medio de cuentas, las cuales deben
identificar los hechos y cuantificarlos.
La diferencia entre los cargos y abonos realizados a las cuentas
representa el saldo de una cuenta.
Las cuentas de ingresos, costos y gastos informan el resultado del
ejercicio económico, es decir la utilidad o pérdida obtenida.
Las cuentas cuyos saldos normales sean deudores, su saldo aumenta
con cargos y disminuye con abonos.
Las cuentas cuyos saldos normales sean acreedores, su saldo aumenta
con abonos o créditos y disminuye con cargos o débitos.
Según la teoría del cargo y el abono, existen unos motivos establecidos por
los cuales se pueden cargar o abonar las cuentas, a continuación se
describen, de acuerdo al tipo de cuenta:
Cuentas de activo: Estas cuentas se cargan por las existencias iniciales
que tenga el elemento patrimonial que representa dicha cuenta al principio
del período contable. También se cargan por los aumentos de valor que
experimente el elemento. Se abonan por las disminuciones de valor que
experimente el elemento.
Cuentas de pasivo: Estas cuentas funcionan justamente de forma
contraria a las de activo. Se cargan por disminuciones de valor que
experimente el elemento que represente. Se abonan por el valor de las
existencias iniciales y por los aumentos de valor que tenga dicho elemento.
Cuentas de gasto: Siempre se cargan, excepto al final del período
contable, que se abonan por su saldo total para saldarlas.
Cuentas de ingresos: Siempre se abonan, excepto al final del período
contable, que se cargan por su saldo total para saldarlas.
Ejemplos:
1. La cuenta de activo “Mobiliario”, según la Teoría del cargo y el abono,
se carga por las existencias iniciales. Al principio del año el valor de
los muebles que teníamos en la empresa es de 300.000 Bs.
En ese caso la cargaríamos por esa cantidad. También se carga por los
aumentos de valor, es decir, si aumenta el valor del mobiliario por haber
comprado una estantería de 60.000 Bs., se carga dicha cantidad. Por último,
si vendemos una mesa valorada en 120.000 Bs. Se abona dicha cantidad
porque al disminuir un activo las cantidades se abonan.
Mobiliario
300.000
60.000
120.000
360.000
120.000
240.000
2. La cuenta de pasivos “Proveedores” se abonará por las existencias
iniciales, es decir, por lo que se le daba a los proveedores a principio de año
(1.200.000 Bs.). Se abonará también por lo que aumente de valor, en este
caso por aumentar lo que se le asignaba a los proveedores (normalmente
por comprar a crédito). Por ejemplo si compramos 180.000 Bs. debemos
abonar dicha cantidad. Ya cargará cuando disminuya su valor, que en esta
cuenta será cuando paguemos a los proveedores. Por ejemplo, les pagamos
120.000 Bs.
Proveedores
120.000
1.200.000
180.000
3. Las cuentas de gasto se cargan siempre, por ejemplo, si hay que pagar a
los trabajadores 60.000 Bs. por su trabajo, cargaremos la cuenta “Sueldos y
salarios”.
Sueldos y salarios
60.000
4. Las cuentas de ingreso siempre las abonamos, por ejemplo, ingresamos
120.000 Bs. Por el alquiler de un local de la empresa, abonaremos 120.000
Bs. En la cuenta “Ingresos por alquiler”.
Ingresos por alquiler
120.000
A manera de conclusión, podemos decir que, la contabilidad depende de la
correcta aplicación de sus principios, terminología, y teorías para el adecuado
registro de la información financiera.
Lectura Complementaria Unidad 3
La cuenta
El dispositivo de resumen básico de la contabilidad es la cuenta. Este es el
registro detallado de los cambios que han ocurrido en un activo, pasivo o
capital contable durante un período. Cada cuenta aparece en su propia
página. Para el acceso conveniente de la información en las cuentas, las
páginas se agrupan en un solo libro llamado mayor. Cuando se oye decir
“llevar libros” o “auditar libros”, la palabra libros se refiere al mayor. El
mayor puede ser un libro encuadernado, un grupo de páginas sueltas o un
registro en computadora.
En el mayor, las cuentas se agrupan en tres categorías amplias, sobe la
base de la ecuación fundamental o ecuación contable: ACTIVO = PASIVO +
PATRIMONIO.
Los recursos económicos que beneficiarán al negocio en el futuro, son los
activos. Por lo general, un negocio tiene menos cuentas de pasivo que de
activos debido a que los pasivos de la empresa se pueden resumir en
relativamente pocas categorías.
El derecho que tiene le propietario sobre los activos del negocio se conoce
como capital contable o patrimonio. En una empresa de propietario único o
en sociedad, con frecuencia el capital contable se divide en cuentas
separadas para el saldo del capital del propietario y los retiros del
propietario.
Tomado y adaptado de: Catacora, F. (1997) Sistemas y Procedimientos
Contables. Editorial Mc Graw – Hill. Caracas. (p.215).
Actividades Unidad 3
Generando reflexión

1. ¿Qué representa para un profesional de la contabilidad una
cuenta?
2. ¿Cuáles son las características de las cuentas que podemos
identificar en los estados financieros?
3. ¿Qué diferencias sustanciales existen entre las cuentas reales y las
nominales?
4. ¿A qué se refiere la ecuación fundamental?
5. ¿Cuáles son los significados de los términos contables: “Cargar” y
“Abonar”?
6. ¿A qué se refiere el saldo y cuantos tipos de saldo existen?
Aplicando la información


a) A continuación se transcribe un listado, de lo que podrían ser algunas de
las cuentas presentes en el registro contable de una empresa importadora.
Caja.
Bancos.
Maquinarias.
Intereses gastos.
Intereses cobrados por anticipado.
Cuentas por pagar.
Ventas.
Descuentos sobre ventas.
Ganancia en venta de activo fijo.
Préstamos bancarios.

Gastos acumulados.
Depreciación acumulada mobiliario.
Cuentas por cobrar.
Inventarios.
Depreciación acumulada maquinarias.
Mobiliario.
Edificios.
Instalaciones.
Depósitos en garantía
A partir de esta lista, ordénalas, según los tipos de cuentas trabajados en el
presente capítulo.
b) Con las siguientes determinaciones abre cuentas y realiza cargos
o abonos según sea el caso.
a. Los socios depositan 1.000.000 Bs. en efectivo como aporte inicial.
b. Se vendieron a crédito 15.000.000 Bs. de productos terminados.
c. Se compraron máquinas nuevas por el orden de 5.000.000
Bs.
d. Se pagó 1.000.000 Bs. por el alquiler de la oficina comercial.