Presentación de PowerPoint

Sistema de Gestión
Académico Estudiantil
Vicerrectoría Académica
Vicerrectoría Económica y de Gestión
19 de mayo 2014
Plan de Desarrollo 2010 - 2015
“La Universidad debe avanzar en forma importante
a elevar sus estándares de gestión académica.
Una de las líneas de acción en este sentido es la
adquisición de un nuevo sistema computacional
de planificación de recursos que busca mejorar
nuestra eficiencia y eficacia en la administración
académica y estudiantil.”
¿Por qué un nuevo sistema?
• Porque hemos crecido en pregrado, postgrado y en
programas interdisciplinarios.
• Porque hemos incorporado estructuras curriculares
flexibles.
• Porque necesitamos contar con un sistema que contenga
información consolidada.
• Porque necesitamos registrar mayor información de
nuestra actividad docente.
• Porque adaptar los actuales sistemas implica altos tiempos
de desarrollo.
• Porque se requiere información accesible y de calidad para
facilitar la toma de decisiones en la Universidad.
Objetivo del Proyecto
Fortalecer e integrar los procesos académico –
estudiantiles de la universidad por medio la
implementación de un nuevo sistema
computacional utilizado por destacadas
universidades internacionales.
¿Qué es Banner®?
Banner® es un sistema de gestión académica
estudiantil que automatiza procesos de instituciones
de educación superior.
Modular
Configurable
Permanente
Actualización
Estructura de Gobierno
RECTOR
Comisión
Banner Estudiantes
DIRECTORIO
DIRECTOR DEL
PROYECTO
Comisiones
Académicas
Funcional
Migración
Vicerrector Académico
Vicerrector Económico y de Gestión
Vicerrectora Comunicaciones y Ed. Continua
Director de Admisión y Gestión Estudiantil
Director de Comunicaciones
Directora Ejecutiva VRA
Director Académico de Docencia
Director de Informática
Director del Proyecto
GESTIÓN DEL
CAMBIO
Integración
Reportes
Adaptación
Plataforma
Portal
Equipo de Proyecto
Áreas que Interactúan
Dirección Superior
Equipo de
Proyecto
Admisión y
Registros
Vicerrectoría
Investigación
Matricula y
Beneficios
Desarrollo
Académico
Adaptación
Dirección de
Docencia
Análisis
Institucional
Integración
Asuntos
Estudiantiles
Configuración
Gestión Cambio
Migración
Portal Luminis
Informática
Infraestructura
Reportes
En total 38 personas
Unidades
Académicas
Estudiantes
Profesores
Alcance
Cursos
Alumnos
Profesores
Vicerrectorías,
Directivos y
Profesionales
Profesionales y
Administrativos
Subprocesos Involucrados
en Fase I
Catálogo de
Cursos
Programación
Académica
Inscripción de
Asignaturas
Seguimiento
Curricular
Encuesta
Docente
Acta Final de
Notas
PLATAFORMA BANNER
HISTORIAL ACAD.
CATÁLOGO DE CURSOS
SIBUC (ALEPH)
PROGR. ACADÉMICA
SAKAI
INSCRIP. DE CURSOS
PREI
INGRESO NOTA FINAL
ADMISIÓN
EVALUACIÓN DOCENTE
MATRÍCULA
BENEFICIOS
SEGUIMIENTO CURRICULAR
CARPETA DEL ALUMNO
REPORTES
MI PORTAL UC
INFORMACIÓN
PARA LAS UA
SISTEMAS QUE PERMANECEN
INFORMACIÓN
DE LAS UA
Primera Fase (2011 – 2014)
Segunda Fase II (2015 – adelante)
CATÁLOGO DE CURSOS
HISTORIAL ACAD.
PROGR. ACADÉMICA
SIBUC (ALEPH)
INSCRIP. DE CURSOS
SAKAI
PREI
ADMISIÓN
MATRÍCULA
BENEFICIOS
INGRESO NOTA FINAL
EVALUACIÓN DOCENTE
INFORMACIÓN
DE LAS UA
PLATAFORMA BANNER
SEGUIMIENTO CURRICULAR
CARPETA DEL ALUMNO
REPORTES
MI PORTAL UC
INFORMACIÓN
PARA LAS UA
SISTEMAS QUE PERMANECEN
Beneficios Esperados
• Registrar mayor información de los estudiantes:
actividades extraprogramáticas, premios o reconocimientos,
intercambio, ayudantes
• Tener una mejor programación académica y más
completa.
profesores, horarios, actividades, interrogaciones
• Sistema de inscripción de cursos en tiempo real
Prioridad academica (nueva fórmula), vacantes disponibles,
resultado inmediato
• Mayor disponibilidad de reportes para las unidades
académicas.
• Capacidad de incorporar nuevas funcionalidades y
procesos.
Carpeta del Alumno
Nuevo Proceso de Inscripción de
Asignaturas
• Reemplaza al PUCMATICO
• Es un proceso en tiempo real.
• Se utilizará la prioridad académica (corregida) para el
ingreso al sistema.
• Se realizará una vez que todas las notas estén
registradas.
• Programación Académica con mayor y mejor información:
Ayudantías – evaluaciones – actividades especiales
Nuevo Proceso de Inscripción de
Asignaturas
• Muestra las vacantes disponibles para ser tomadas.
• Respeta las vacantes que las unidades hayan
“reservado” para algún propósito.
• Reconoce si un alumno tiene inscrito un CA, minor o
major como parte de su currículo.
• Los alumnos podrán contar con su carga académica
definitiva en forma inmediata.
Programación Académica
Cronograma
Puesta en
Operación
Hoy
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
1er semestre 2014
Prog. Académica
2-2014 Legado
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Enero
2do semestre 2014
Inicio de
Acta Notas Clases
Migración
Datos 2-2014
Evaluación
Docente
Inscripción en
PUCMATICO
Acta Notas
Término
Periodo
Eliminados
Evaluación
Docente
Prog. Académica 12015 (TAV)
PRUEBAS INTEGRADAS
PLAN DE COMUNICACIÓN
ENTRENAMIENTOS Y CAPACITACIÓN
Traspasos
Titulados
Inscrip.
Cursos
INICIO TAV
Admisión
2015
3 enero en
adelante
Campañas de Comunicación
• Orientadas a involucrar a la comunidad.
• Comunicación permanente, repetitiva y secuencial.
• Segmentadas según distintos usuario y graduales en el
tiempo.
• Proveer de información a los líderes para que sean ellos
quienes la transfieran a sus equipos.
Acciones de Comunicación
Primera Etapa:
• Difusión de objetivos generales de la
implementación y su cronograma de puesta en
marcha.
• Reuniones de trabajo con directivos docentes y
representantes estudiantiles
• Sociabilizaciones de los beneficios e impactos
globales de la implementación.
• Sitio web del proyecto y documentación con
antecedentes generales.
Sitio Web
Próximamente en operación en www.banner.uc.cl
Actividades con Estudiantes
• Reunión con FEUC 2014 y Consejero Superior (dic.
2013)
• Presentación Consejeros Académicos (jun 2012,
sept 2013 y dic 2013)
• Reunión informativa con Consejeros territoriales y
Centros de Alumnos (mayo 2014)
• Creación Comisión de Estudiantes – VRA (mayo
2014)
cálculo prioridad académica, inscripción de asignaturas
Otras Actividades Relevantes
• Lanzamiento del Proyecto (dic. 2011)
• Extenso levantamiento de procesos con participación
activa de unidades académicas y centrales (2011 – 2012)
• Talleres de rediseño de procesos con unidades
académicas (2012)
• Comisiones Académicas de trabajo: Carpeta del Alumno,
Profesores, programación académica (2012)
• Jornada de Directivos Docentes (2013), Seminario
Informática (2013)
• Presentaciones de avance en H. Consejo Superior (2011,
2012, 2013)
Acciones de Comunicación
Segunda Etapa:
• Trabajo específico con las unidades académicas en
la revisión de nuevos procesos y procedimientos
para abordar situaciones específicas.
• Invitar a comprometerse con las actividades de
capacitación que se programarán.
Acciones de Comunicación
Tercera Etapa:
• Invitar a la comunidad a prepararse para la puesta
en marcha.
• Proveer información específica a estudiantes para
conocer el proceso de inscripción de cursos
• Difundir entre los académicos el sistema de ingreso
de nota final.
Plan de Capacitación
• Se realizará según perfiles de los usuarios
(aproximadamente 350 personas)
• Se abordarán los contenidos de la capacitación por
proceso y área involucrada.
• Equipo de Registros Académicos está comenzando la
capacitación.
• Las capacitaciones se iniciarán en el segundo semestre
2014 (equipos de docencia, profesores y estudiantes)
• Se mantendrá una plataforma de soporte y ayuda
permanente.
Invitación
• Involucrarse en la implementación que está
realizando la Universidad,
• Informarse sobre la implementación y
compartirla con sus equipos.
• La comunidad está atenta a los mensajes de
sus autoridades referentes al proyecto.
• Sólo así, es posible sostener los cambios en el
tiempo.
Invitación
• Les enviaremos un set completo de información
para que ustedes puedan socializar en sus
comunidades académicas este importante
proyecto institucional.
Sistema de Gestión
Académico Estudiantil
Vicerrectoría Académica
Vicerrectoría Económica y de Gestión
19 de mayo 2014