INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE CAJA MENOR EPC-GA-IN-02-V0 1. Página 1 de 6 Fecha de Vigencia: 3 de Diciembre de 2012 PROPÓSITO Documentar la forma de llevar el manejo de la caja menor en EMPROCIV LTDA, con el objeto de tener un efectivo control y reserva de la misma. 2. ALCANCE Este instructivo se aplica para realizar el manejo, control y garantizar la correcta reserva de la caja menor de la oficina central o a las oficinas de campo, y que sea necesario para la ejecución de un determinado proyecto. 3. RESPONSABLES Los responsables de la divulgación, aplicación, cumplimiento y control de este procedimiento son la Gerente Administrativa, Directores de Proyecto, Ingenieros Residentes, Profesional Auxiliar y el Asistente Administrativo. 4. METODOLOGÍA 4.1 Control y Registro de la Caja Menor El registro de los movimientos de cajas menores será elaborado por la persona encargada del área contable, previa presentación del formato de caja menor y los anexos – recibos entregados por la encargada de su manejo. Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico con base a los documentos soportes de cada operación indicando la fecha, concepto, beneficiario del pago y valor. Esto implica que los soportes de caja menor deben indicar como mínimo: Nombre del Tercero (Establecimiento o persona) a quien se le efectúa el pago Cédula de Ciudadanía o NIT del beneficiario Fecha de la transacción Valor INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE CAJA MENOR EPC-GA-IN-02-V0 Página 2 de 6 Fecha de Vigencia: 3 de Diciembre de 2012 Concepto del pago 4.2 Conceptos y Montos El monto de cada una de las cajas menores (Oficina Central u Oficinas de Obra) puede ser hasta el valor que autorice la Gerente Administrativa y/o el Director de Proyecto con base en el posible requerimiento de recursos que se necesite, el dinero que se entregue para la constitución y manejo de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados, definidos y que tengan carácter de urgente. Ningún gasto podrá exceder el 15 % del valor total de la caja menor Ejemplo: Si la caja menor autorizada equivale a la suma de $ 500.000 esto indica que ningún gasto podrá exceder la suma de $ 75.000. En caso de que el gasto supere este valor se debe realizar la consulta con la Gerente Administrativa y/o Director de Proyecto y/o Ingeniero Residente, para autorizar el gasto o realizar el correspondiente tramite con el área de contabilidad y tesorería para realizar la correspondiente emisión de cheque y legalización de gasto. Con los recursos aprobados de las cajas menores se pueden adquirir elementos de consumo, previa constancia de la no existencia. Por medio de la caja menor se pueden efectuar gastos como: Mantenimiento de Equipos de Oficina Mantenimiento de Edificios (sin Contrato) Mantenimiento Equipos Computo Combustible Papelería y útiles de oficina Elementos de Aseo y Cafetería Impresos – fotocopias INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE CAJA MENOR EPC-GA-IN-02-V0 Página 3 de 6 Fecha de Vigencia: 3 de Diciembre de 2012 Gastos de Transportes Locales Suministros Otros gastos de carácter urgente que no sobrepasen el valor estipulado anteriormente. 4.3 Reembolso y Legalización de la Caja Menor Cuando se haya gastado mínimo el 75 % del valor asignado como caja menor la persona encargada del manejo legalizará el reembolso previa presentación del formato de reembolso efectuando la clasificación por rubro adjuntando los soportes firmados y autorizados. Para efectos de la causación contable a fin de cada mes, se debe realizar una relación de los gastos generados a la fecha y entregar máximo el segundo día hábil del siguiente mes, con el fin de que estos gastos sean registrados en la contabilidad en el mes que se ejecutaron. Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de la vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe efectuar un arqueo físico por parte de la personas que para tal efecto designe la Gerente Administrativa y/o Director de Proyecto con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con el Área Financiera. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: a) Los gastos deben estar agrupados por rubro. b) Que los documentos presentados sean originales y se encuentren debidamente firmados y cancelados por parte del beneficiario c) Que la fecha del gastos corresponda a la vigencia que se está legalizando d) Que el gasto corresponda a fecha posterior a la apertura de la caja menor INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE CAJA MENOR EPC-GA-IN-02-V0 Página 4 de 6 Fecha de Vigencia: 3 de Diciembre de 2012 e) Que el gasto esté debidamente ejecutado, esto es si corresponde a una compra que los artículos se hayan recibido a satisfacción y se pueda comprobar su existencia. 4.4 Arqueos Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por el personal designado por la Gerente Administrativa, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, constatando que los recursos correspondan a lo asignado. Se efectuará un conteo físico de los dineros teniendo en cuenta la denominación de los billetes, sumando los recibos y vales provisionales registrando el beneficiario de los mismos. Del resultado que se establezca se debe dejar constancia en informe escrito firmado por el funcionario que lo elaboró y por el encargado de la caja Menor. Copia de este informe se debe entregar a la Gerente Administrativa o a la persona que ella ha designado para este efecto. En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, se informará de ser pertinente a la Gerente Administrativa para las investigaciones administrativas a que haya lugar y a contabilidad para los registros correspondientes. Es preciso anotar que la sumatoria del efectivo más los vales y provisionales debe ser exacto al valor que se ha asignado como fondo de Caja Menor. En caso que esto no suceda los faltantes serán asumidos por la persona que esté a cargo de la caja menor y los sobrantes que se presenten de esta se consideraran como aprovechamiento y será informado a la Gerencia. 4.5 Prohibiciones Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las Cajas Menores 1. Atender gastos personales o préstamos a empleados de la Institución 2. Adquirir elementos que existan en el almacén 3. Fraccionar pagos a un mismo proveedor INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE CAJA MENOR EPC-GA-IN-02-V0 Página 5 de 6 Fecha de Vigencia: 3 de Diciembre de 2012 4. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la caja menor 5. Atender pagos por servicios Personales (Honorarios- Servicios) o conceptos inherentes a la nómina 6. Realizar gastos ajenos a la Institución 7. Atender pagos de servicios Públicos 8. Atender pagos que superen el porcentaje establecido en el punto 4.2 de este instructivo 9. Permitir demoras de más de 2 días en la legalización de vales provisionales 10. Atender gastos que estén bajo la cobertura de un contrato ( Civil ) 4.6 Reintegros Definitivos En el caso de las cajas menores es obligatorio efectuar el cierre de la misma antes del 30 de Diciembre de cada año, reintegrando los valores en efectivo si los hubiere para ser consignados y contabilizados en el cierre de la misma. 5. REGISTROS DE CALIDAD Registro EPC-GA-FO-12, “Reembolso Caja Menor” Elaboró Nombre: Cargo: Firma: Revisó Nombre: Cargo: Firma: Aprobó Nombre: Cargo: Firma: INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE CAJA MENOR EPC-GA-IN-02-V0 6. Página 6 de 6 Fecha de Vigencia: 3 de Diciembre de 2012 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 0 MODIFICACIONES REALIZADAS FECHA 03/12/12