Evaluación de la calidad en la automatización de bibliotecas

Evaluación de la calidad en
la automatización de bibliotecas
Por Eva María Cerezo López; Beatriz Alonso Cervero; Ana María Gómez Pérez
Introducción
LA PREOCUPACIÓN POR
LA CALIDAD en los procesos de
automatización de bibliotecas es
un tema de creciente interés para
los profesionales de la información. En este texto analizaremos
la evaluación de la calidad en la
automatización de bibliotecas en
cuanto a tareas de catalogación
de fondos bibliográficos, desde el
punto de vista de una empresa
especializada que, como Abana
Sistemas de Información, cuenta
con una amplia experiencia en
este tipo de servicios.
Hace unos años primaban los
volcados de información a las ba-
ses de datos sin ningún criterio,
con el único objetivo de alimentar
cuantitativamente el catálogo de la
biblioteca. Actualmente, inmersos
en los principios de la sociedad del
conocimiento, se piensa que el mayor valor reside en la calidad de los
datos registrados en la base de datos bibliográfica, que permita ofrecer un mejor servicio al usuario co-
El profesional de la información, vol. 11, nº 2, marzo-abril 2002
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mo fin primordial de cualquier sistema de información.
La automatización, por su consumo de esfuerzos y la falta de personal en las bibliotecas, suele delegarse sobre compañías externas al
propio centro que forman equipos
especializados para la puesta en
marcha de proyectos. Es aquí donde juegan un papel importante los
responsables bibliotecarios en
cuanto a la elección y control de
dichas empresas.
Causas de baja calidad
en las bases de datos
Son productos vivos que exigen un esfuerzo continuo para poder mantener su plena actualización y depuración de errores, causados en su mayoría por:
—Las nuevas tecnologías que
permiten el volcado de grandes
cantidades de información con un
escaso proceso de elaboración,
conformando bases de datos bibliográficas que pretenden poner en entredicho la necesidad y la validez
de los sistemas tradicionales de información, basados en un costoso
proceso de análisis documental.
—Los cambios en el software
documental que derivan en trasvases de información, con las consiguientes pérdidas de datos y errónea distribución de información en
los campos marc.
—La inexistencia de un manual de procedimiento común de
introducción de datos en los centros de información que permita recoger toda la casuística surgida para obtener la uniformidad en el
proceso.
—Los numerosos cambios en
los métodos de trabajo, que dificultan la homogeneización en los registros.
—La inexperiencia de algunos
centros así como la escasa preparación de su personal en procesos de
automatización de fondos bibliográficos.
Indicadores de calidad
Es preciso aplicar los principios de la gestión de calidad en la
administración de bibliotecas, tanto en el diseño y puesta en marcha
de nuevos productos documentales, como en la readaptación de los
ya existentes a las mejoras que
ofrecen las nuevas tecnologías. Y
en ambos casos se hace necesario
que previamente tengamos claro
cuáles son los criterios de calidad
que deben perseguirse.
«Hace unos años primaban los volcados
de información a las
bases de datos sin
ningún criterio, con
el único objetivo de
alimentar cuantitativamente el catálogo
de la biblioteca»
adaptación a cambios sociales o
tecnológicos.
Una fase fundamental es la selección de indicadores que sean
pertinentes y significativos, especialmente en aquellos aspectos que
sean evaluables y al mismo tiempo
con alta incidencia sobre la calidad
de las bases de datos. Se podrían
esquematizar en los siguientes:
1. Registros bibliográficos.
a. Evitar la duplicación de registros en la base de datos.
b. Verificar indicadores de codificación de la información.
c. Completar y elegir correctamente los campos marc.
d. Asignar correctamente los
términos de acceso:
—autores y entidades,
—títulos,
La evaluación de los productos
documentales incluye también la
del análisis documental que los ha
creado. No debe ser una tarea que
se ejecute al final de la producción,
sino que debe integrarse en ella.
Ha de servir para prever y evitar
los errores, incluso mediante la realización de mejoras en los sistemas de trabajo: racionalización de
procesos y servicios concretos del
centro, disminución de costes o
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—series,
—materias que merecen un
análisis exhaustivo, utilizando una
buena clasificación jerárquica que
sea conocida y fácil de consultar
para conceptos genéricos. Cuando
se trata de temas específicos, es
muy importante la existencia de
suficientes y diferentes puntos de
acceso. Una indización inteligente
debe reflejar tanto la información
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explícita contenida en el título de
un documento como la implícita;
que siempre ha de aportar más
puntos de acceso que una indización automática simplemente mecánica,
—control de clasificación, y
—homogeneización entre clasificación y materia.
e. Correcciones ortográficas y
gramaticales.
f. Cumplimiento de las reglas
de catalogación del Ministerio de
Cultura y del formato ibermarc,
dependiendo del material a tratar.
g. Coherencia en el análisis documental para el tratamiento que
reciben distintos documentos. Uniformidad de criterios: con la biblioteca y entre el equipo de trabajo de la empresa de servicios.
h. Errores de omisión, que son
los más difíciles de comprobar, pero pueden ser los más graves.
2. Registros de autoridad.
El objetivo de buscar la máxima calidad en este punto es normalizar la forma de redacción de determinados puntos de acceso, pues
es un proceso que aporta información sobre el término y las relaciones existentes. La calidad abarca
dos niveles, uno inicial básico en el
que estaría:
—Evitar la duplicación.
—Verificar indicadores de codificación de la información.
—Completar y elegir correctamente los campos marc.
—Correcciones ortográficas y
gramaticales.
—Cumplir las reglas de catalogación, las de encabezamiento de
autoridades Gare (Guidelines for
authority and reference entries) y
el formato marc.
—Asignación correcta de relaciones.
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Un segundo nivel, cuyo objetivo sería completar con otras fuentes de información el registro de
autoridad:
—Buscando en recursos adecuados.
—Incluyendo información sobre la propia autoridad en el registro.
3. Control de fondos.
El objetivo que se pretende
conseguir es registrar la información de cada ejemplar físico
existente en la biblioteca. Para obtener una calidad total en esta tarea, que beneficiaría a los procesos
de gestión del fondo documental,
sería necesario:
—Evitar la duplicación de signaturas topográficas.
—Completar y elegir correctamente los campos marc.
—Uniformizar criterios.
—Asociar correctamente el registro bibliográfico.
—Identificación que permita la
localización correcta de los fondos.
—Control físico del fondo: tejuelos, bandas magnéticas, códigos de barras, ordenación, etiquetas identificativas del registro bibliográfico y del fondo al que pertenecen.
La corrección de erratas puede
convertirse en una auténtica obsesión en el trabajo diario del documentalista, pero no garantiza por sí
sola una auténtica calidad de un
producto bibliográfico. Es tan sólo
uno de los aspectos a tener en
cuenta, importante, pero en ningún
caso exclusivo.
No todos los errores tienen la
misma trascendencia y tenemos
que centrarnos en aquellos que no
van a permitir recuperar el documento: signatura correcta, encabezamiento y materia. Principalmente pensando en el usuario final que
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es quien intentará encontrar esa información.
Todos estos datos reflejan la
fiabilidad que podemos otorgar al
centro productor, si cuenta con personal especializado y con experiencia, si realiza o no correcciones
sistemáticas y si invierte en una
mejora continua del servicio.
Métodos de análisis
de calidad
Se debe establecer un sistema
de gestión de calidad a través del
estudio de satisfacción de los usuarios finales así como la aplicación,
en su caso, de medidas correctivas
y preventivas. El análisis de los datos proporciona información sobre
el nivel de satisfacción del clienteusuario, la conformidad con los requisitos del servicio prestado y las
características y evolución de los
procesos.
«La corrección de
erratas puede convertirse en una obsesión
en el trabajo del documentalista, pero no
garantiza una auténtica calidad de un producto bibliográfico»
Los criterios e indicadores de
calidad sólo resultarán de utilidad
si pueden ser cuantificables a través de métodos de fácil ejecución.
En su mayoría se basan en recuentos estadísticos, según consultas
sobre los catálogos. Dependiendo
de la capacidad de recuperación
del sistema informático así podremos controlar su calidad. Se pueden realizar búsquedas de todo tipo
y entre ellas las más utilizadas son:
—Que contrasten campos diferentes.
—Que pongan en relación materias y clasificación.
—Sobre un catalogador en
concreto.
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—Cronológicas basándose en
muestreos.
—Localizando erratas tipográficas.
—Comparación de los resultados de una búsqueda con la respuesta obtenida por otros sistemas.
—Prueba de consistencia entre
catalogadores.
Requisitos de un
proyecto de
automatización llevado a
cabo por una empresa
externa de servicios
documentales
En general, cualquier plan de
automatización debe acometerse
con una serie de condiciones para
el aseguramiento de un nivel óptimo de calidad como:
—Evaluación del trabajo a realizar (necesidades, prioridades a
acometer, plazos, presupuesto, lugar de trabajo, recursos disponibles, personal requerido).
—Asesoría técnica en el proceso de automatización. La empresa
de servicios no debe limitarse a cubrir las necesidades que el cliente
expone. Basándose en su experiencia y especialización debe detectar
necesidades, proponer soluciones e
innovar servicios.
—Elaboración de un manual
de procedimiento que sea referente
común, ahorre esfuerzos y unifique
criterios.
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—Comunicación con los responsables técnicos de la biblioteca,
que les mantengan informados de
la marcha del proyecto.
—Gestión integral de todo el
proceso. Dado que una de las razones de contratación de una empresa externa de servicios para el desarrollo de la automatización es la
falta de tiempo y de personal de los
centros, se hace necesario el funcionamiento autónomo y responsable del equipo que lo lleve a cabo.
—Controles de calidad. La empresa externa de servicios debe implantar en sus métodos y filosofía
de trabajo la gestión de la calidad.
Será recomendable exigir su certificación en la normativa de calidad
correspondiente.
—Adaptación de la compañía
externa y de su personal asignado
en cuanto a material bibliográfico a
tratar, sistemas informáticos y de
gestión documental, recursos disponibles, instalaciones y otros aspectos que incidan en el desarrollo
del proyecto.
Concepto de calidad y su
importancia
necesidades de formación del personal para llevarlo a su consecución a través de un plan de formación. Conviene también asegurarse
de que los profesionales reciban
instrucciones acerca de la importancia de la calidad en los servicios
que presta la biblioteca, y que conocen el sistema de calidad que se
aplica. Un equipo de profesionales
con buena formación y comprometido con el resultado final es la mejor garantía de calidad.
Conclusiones
La calidad en las bases de datos implica la calidad total de todos
los procesos implicados y en ello
debemos centrar todos nuestros esfuerzos para conseguir mejores
servicios día a día. La calidad de
un sistema es el resultado del trabajo responsable y metódico, y no
hay que perder de vista que también en el proceso de automatización de una biblioteca las personas
son lo más importante del sistema.
«La formación continua de las personas
encargadas de la automatización está directamente relacionada con el éxito del
propio proyecto»
Tanto si decidimos automatizar
nuestra biblioteca con recursos
propios, como si contratamos una
empresa especializada externa, el
objetivo de calidad debe ser prioritario. Ésta se consigue conociendo
nuestras necesidades y perfeccionando continuamente los servicios
que ofrecemos a los usuarios mediante el compromiso responsable
de todos los profesionales implicados en el desarrollo de los procesos, y a todos los niveles, empezando por la dirección del centro.
La atención e identificación
permanente de las necesidades de
nuestro personal en un entorno
cambiante, así como la búsqueda
clara de su compromiso con los objetivos de calidad que se persigue
con la automatización, son aspectos tan esenciales como la planificación de objetivos y el seguimiento de sus resultados.
La formación continua de las
personas encargadas de la automatización, y en consecuencia su nivel de capacitación real, está directamente relacionada con el éxito
del propio proyecto. Se debe establecer un procedimiento documentado para la identificación de las
Si optamos por delegar este
proceso total o parcialmente en una
empresa especializada externa las
ventajas son evidentes: optimización de recursos propios, mejora
de la organización y gestión de los
fondos, enriquecimiento de las bases de datos bibliográficas, docu-
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mentación de los procesos, reducción de la burocracia interna, incorporación de nuevas tecnologías
en los procesos de gestión y de técnicas de gestión del conocimiento,
puntualidad en las entregas, aumento de la productividad y reducción de costes en todo el proceso.
Claro, todo eso siempre que la empresa externa implante en sus mé-
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todos y filosofía de trabajo la gestión de la calidad.
vicios externos dedicada al sector
de la documentación.
En definitiva, todos los esfuerzos de mejora en los catálogos redundan en una mayor calidad en el
acceso a la información y en un
mejor servicio al usuario final, que
es el objetivo primordial de cualquier biblioteca y empresa de ser-
Eva María Cerezo López; Beatriz
Alonso Cervero; Ana María Gómez
Pérez.
Abana Sistemas de Información. Santa Saturnina, 8, bajo B,
28019 Madrid.
Tel.: +915 602 088; fax: 914 695 996
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