INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD DE VALORACION PARCIAL

INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD DE VALORACION PARCIAL DE DOCUMENTOS
1)
2)
3)
3.1
La solicitud de valoración debe dirigirse a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, cuya sede se encuentra en el Archivo Nacional.
La solicitud debe estar avalada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos.
Se debe elaborar una lista que debe contener los siguientes datos:
Tipo
documental:
En esta columna debe anotarse la lista de todos los tipos documentales que
produce o recibe la oficina.
Tipo documental es "la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte", y
responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una institución, de un país, es
decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el
mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos así.
Ejemplos:
Actas
Informes
Convenios
Cheques
Manuales
Balances contables
etc.
Acuerdos
Requisiciones
Planillas
Licitaciones
Decretos
Ordenes de compra
Circulares
Leyes
Contratos
Proyectos
Tratados
Cuadros estadísticos
Memorandos
Decretos
Expedientes
Facturas
Estudios
Planes de trabajo
Lo común es anotar el tipo documental una sola vez, sin importar si hay un ejemplar o miles de
ellos.
Se recomienda que la correspondencia (cartas enviadas y recibidas), se anote de primera en la
lista, ya que todas las oficinas producen este tipo documental. En caso de que la organización
del archivo así lo amerite, puede dividirse en los apartes que sean necesarios:
Cartas enviadas
Cartas internas
Cartas decisorias
Cartas recibidas
Cartas externas
Cartas informativas
También se deben incluir los mapas, planos, fotografías, etc., estén estos plasmados en papel
o en otros soportes como el microfilme, cintas magnéticas, discos compactos, etc.
3.2
Contenido:
Se resume el contenido de cada tipo documental, destacando los
principales asuntos de cada uno.
En el caso de la correspondencia, proyectos, expedientes o tipos documentales cuya
información es muy diversa, lo que se hace es anotar el objetivo, la función o las actividades
básicas de la oficina.
3.3
Fechas
extremas:
Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente del tipo documental.
Se refiere a la cantidad de documentos ya sea por número de carpeta o por
los metros lineales que miden
3.4
Cantidad:
3.5
Se refiere al plazo de conservación que se asigna al documento para que
Vigencia
Administrativ sirva en la toma de decisiones, trámites corrientes o para la defensa de
derechos.
a y Legal:
La vigencia administrativa y legal de los documentos debe ser fijada por el Comité Institucional
de Selección y Eliminación de Documentos, ya que de acuerdo con el artículo 33 de la Ley
7202 del Sistema Nacional de Archivos:
"Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2o. la presente ley
integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación, formado por el
encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la
entidad productora de la documentación. El Comité tendrá las siguientes
funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus
documentos.
b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos cuando se deba eliminar documentos que
hayan finalizado su trámite administrativo."
Detalles de forma que deben tomarse en cuenta:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
En el encabezamiento de la fórmula debe indicarse la oficina a la que corresponde la
valoración según su ubicación en la estructura orgánica. Ejemplo: si es una sección, indicar
a qué Departamento o Dirección pertenece.
Indicar el nombre de la persona que elaboró la lista, y la fecha en que lo hizo.
Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina.
Debe contarse con el visto bueno del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad.
El Comité Institucional de Selección revisa las listas y asigna definitivamente el valor
administrativo - legal. No se recibirán solicitudes de valoración que no estén avaladas por el
citado Comité.
El Comité Institucional remite original y copia, con las observaciones pertinentes, a la
Comisión Nacional de Selección, la cual mediante un informe de selección señala los
documentos de conservación permanente.
De acuerdo con el artículo 35 “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2º de la
presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar
el criterio de Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que
necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que
al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director
General del Archivo Nacional.”
Por su parte, el artículo 36 dice “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el
funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con trasgresión de lo
que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una
pena mayor.