PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO COD. TH-P-01 3 2 1 0 REV No Se actualizaron las políticas de operación del proceso, en el numeral 5, de la descripción del procedimiento y la imagen institucional. Documento inicial DESCRIPCIÓN Osiris Danies P. Asesora Externa Edwin Cardeño Dir. Talento Humano ELABORÓ Felipe Bolívar Asesor Externo Edwin Cardeño P. Dir. Talento Humano Comité del SIGUG Carlos A. Robles J. REVISÓ APROBÓ 05-06-16 15-09-11 Rector FECHA APROBADO: ____________________ TH-P-01 Página 1 de 9 REV. 1/ JUN / 16 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO CONTENIDO Pág. 1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. REFERENCIAS ................................................................................................. 3 4. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 5. PROCEDIMIENTO ............................................................................................ 5 5.1. GENERALIDADES ............................................................................................ 5 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................................................... 5 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA............................................................................ 6 6. AUTORIDAD ..................................................................................................... 9 7. FORMATOS ...................................................................................................... 9 TH-P-01 Página 2 de 9 REV. 1/ JUN / 16 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO 1. OBJETO Establecer los lineamientos, requisitos y responsabilidades a seguir para el reclutamiento, selección y vinculación del personal administrativo de la Universidad de La Guajira, permitiendo así una eficiente y eficaz gestión de selección y vinculación. 2. ALCANCE Aplica para todo el personal que se requiera ingresar por esta modalidad. Inicia desde la determinación de la vacante, inscripción y selección hasta la vinculación del funcionario a la Institución. 3. REFERENCIAS Ley 594:2000. Por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones, Ley 87:1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, Ley 872:2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad, Resolución 0359:2010. Por medio de la cual se crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira “SIGUG” y, se regula su funcionamiento y operatividad. Resolución 0770:2011. Por medio de la cual se modifica la Resolución 0359:2010, que crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira (SIGUG) y, se regula su funcionamiento y operatividad. Acuerdo 016 de 2005. Por el cual se aprueba el Estatuto de Carrera Administrativa Propia para los Empleados Públicos de la Universidad de La Guajira. Constitución Colombiana -artículos 122, 126,127, 128, por medial del cual se reglamenta las Inhabilidad e incompatibilidades en Colombia. NTCGP 1000:2009. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos, MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno, Estatuto General de la Universidad de La Guajira. Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestión “SIGUG”. 4. DEFINICIONES UG. Sigla para identificar la Universidad de La Guajira. TH-P-01 Página 3 de 9 REV. / 1- JUN / 16 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO SIGUG. Sigla para identificar el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira. Convocatoria. Anuncio o escrito con que se convoca o cita a participar a personas naturales para el proceso de reclutamiento, selección y vinculación de personal a la planta administrativa de la Universidad de La Guajira. Exámenes de Salud Ocupacional de Ingreso. Valoración previa del estado de salud aplicada al personal a contratar, conformado por: exámenes clínicos, paraclínicos, aptitud y actitud. Funcionario público. Trabajador que desempeña funciones en un organismo del Estado, que puede representar a cualquier poder público que exista, ya sea el legislativo, el ejecutivo o el judicial. Libro de Acta. Documento previamente foliado en el cual se asienta para su constancia, los nombramiento de los empleados nuevos a vincular firmado por el Rector (a) y el funcionario posesionado. Nombramiento. Designación de una persona natural en un cargo público a través de un acto administrativo. Personal administrativo de carrera administrativa. Personal vinculado a la institución a través de concurso público por meritos. Personal Administrativo. Se refiere a los funcionarios o empleados que se encuentra vinculado en la institución y está conformado por: directivos, asesor, ejecutivo, profesional, técnico, administrativo y operativo. Posesión. Acto en el cual se nombra una persona natural para ejercer las funciones del cargo, para el cual ha sido vinculado y se legaliza oficialmente con la firma de las partes (rector (a) y el funcionario a posesionarse). Reclutamiento. Proceso de identificar e interesar candidatos capacitados para llenar las vacantes de la institución. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo. Resolución. Acto Administrativo por medio del cual se hace un nombramiento. Selección. Proceso por medio del cual se hace escogencia de las hojas de vida de acuerdo al cumplimiento de requisitos previamente determinados. Vacante. Se aplica al cargo, empleo o dignidad que aún no desempeña o posee nadie, pero que la institución debe proveer para satisfacer una necesidad. Vo.Bo. Visto Bueno. TH-P-01 Página 4 de 9 REV. / 1- JUN / 16 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO 5. PROCEDIMIENTO 5.1. GENERALIDADES “El líder del proceso es responsable de la implementación y divulgación de éste procedimiento al personal que le corresponda para su respectiva aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los lineamientos especificados en éste”. El desarrollo del procedimiento aplica únicamente para la vinculación de servidores públicos ya sean Directivos, Asesor, Administrativo, Profesionales, Técnicos y Asistenciales a través del proceso de selección por concurso de merito o la facultad discrecional del nominador. 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El proceso de convocatoria y vinculación del personal de la Universidad de La Guajira, se debe llevar a cabo teniendo en cuenta las directrices del Acuerdo N°. 016 de 2005. Por el cual se aprueba el Estatuto de Carrera Administrativa propia para los empleados públicos de la Universidad de La Guajira. Mantener los recursos óptimos, tanto humanos, técnicos y tecnológicos (hardware y software) para la prestación de un buen servicio. 5.3 POLÍTICAS PARA EL INCOMPATIBILIDADES. MANEJO INTERNO DE INHABILIDADES E Los aspirantes a cualquier cargo de la planta de personal deberán presentar al momento de la inscripción como requisito para ésta DECLARACIÓN JURAMENTADA RELACIONADA CON LA INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES para el desempeño del cargo. TH-P-01 Página 5 de 9 REV. / 1- JUN / 16 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA TAREA 1. Determinación (vacante). 2. Autorización de la convocatoria 3. Apertura de convocatoria 4. Difusión de Convocatoria 5. Proceso de inscripción 6. Selección de Hojas de Vida DESCRIPCION Se determina la vacante para la provisión de cargos por concursos públicos de méritos de Personal administrativo y solicita a la Rectoría la Apertura de Convocatoria. Se autoriza la apertura de la Convocatoria para cubrir la (s) vacante (s) existentes de Cargos administrativos. Se realiza apertura de la Convocatoria para cubrir las Vacantes de Cargos administrativos Se difunde la Convocatoria a través de medios de comunicación: cartelera, prensa, radio, WEB. Se realizan las Inscripciones de los aspirantes en la Oficina de Talento Humano; previo diligenciamiento de la Declaración Juramentada relacionada con la Inhabilidades e Incompatibilidades para el desempeño del cargo. Se Seleccionan las Hojas de Vida de acuerdo al perfil de la (s) Vacante (s) RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO Gestión Humana Rector (a) Dirección del Talento Humana DOCUMENTO SOPORTE Según la ocurrencia / Un (1) Acuerdo 016 de día 2005 Según la ocurrencia / Un (1) día Comunicado Según la ocurrencia / Dos (2) días Convocatoria Resolución Dirección del Talento Humana Cronograma de Cronograma de Convocatoria /Diez Convocatoria (10) días Dirección del Talento Humana Cronograma de Convocatoria /Tres (3) días Dirección del Talento Humana Cronograma de Convocatoria /Tres (3) días Formato de inscripción Declaración Juramentada Relación y hojas de vida PUNTO DE CONTROL X X X X X X TH-P-01 Página 6 de 9 REV. 1/ JUN / 16 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO TAREA DESCRIPCION 7. Aplicación de Pruebas 8. Selección aspirantes de 9. Publicación de la lista Candidatos elegibles 10. Resoluciones de los Nombramientos 11. Firmar resoluciones 12. Notificación. Una vez seleccionadas los aspirantes en el paso anterior se procede a aplicar la prueba a través de un cuestionario para medir conocimientos y actitudes y realiza entrevista individual a los aspirantes. Se seleccionan los aspirantes con mayores puntajes obtenidos en las pruebas Se realiza un listado de los aspirantes elegibles mediante un Acto Administrativo (Resolución) Se elabora el Acto Administrativos de nombramiento y se envían a Jurídica para su revisión y visto bueno (Vo. Bo.) Ésta a su vez revisa, da visto bueno (Vo.Bo.) y las envía a Rectoría para su firma. En caso de tener observaciones o corrección se hacen corregir previamente a firma del Rector. Se recibe el proyecto de Resolución, se firma y se envía a la oficina de Talento Humana Una vez recibida la resolución firmada se notifica al nuevo funcionario de su nombramiento, y necesidad de realizarse los exámenes RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE PUNTO DE CONTROL Dirección del Talento Humana Cronograma de Convocatoria/Dos (2) días Cuestionario X Dirección del Talento Humana Cronograma de Convocatoria /Un (1) día Resolución de elegibles X Dirección del Talento Humana Un (1) día Resolución X Cronograma de Gestión Humana Convocatoria / Dos Oficina Jurídica (2) días Proyecto de Resolución X Rector (a) Cronograma de Convocatoria / Dos (2) día Resolución X Dirección del Talento Humana Cronograma de Convocatoria /Un (1) día NA X TH-P-01 Página 7 de 9 REV. 1/ JUN / 16 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO TAREA DESCRIPCION DOCUMENTO SOPORTE PUNTO DE CONTROL Cronograma de Convocatoria /Tres (3) días Exámenes respectivos X Cronograma de Convocatoria / Un (1) día Libro de Acta X Cronograma de Convocatoria Un (1) día Libro de Acta X RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO ingreso y se remite a la coordinación de Salud Ocupacional. Se realizan los exámenes de ingreso: clínico, para clínico, Coordinación 13. Exámenes de aptitud y actitud, y envía los Salud Salud Ocupacional resultados a la oficina de Ocupacional Talento Humano para su posesión. 14. Diligenciamiento Se diligencia el Libro de Acta Dirección de del Libro de Acta de posesión y se envía a la Talento Humano de Posesión. Rectoría para su posesión. Se posesiona al funcionario admitido, firmando el libro de 15. Posesionar acta de posesión, luego se Rector funcionario envía este a la oficina de Talento Humano. TH-P-01 Página 8 de 9 REV. 1/ JUN / 16 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO 6. AUTORIDAD Rector Director de Talento Humano Jefe de Oficina Jurídica Coordinación de Salud Ocupacional 7. FORMATOS Hoja de vida DAFP Listado de admitidos Resolución TH-P-01 Página 9 de 9 REV. 1/ JUN / 16