manual de gestión plan de cooperación local diputación de cádiz

MANUAL DE GESTIÓN
PLAN DE COOPERACIÓN LOCAL
DIPUTACIÓN DE CÁDIZ
VERSIÓN 2º - 25/01/16
1
Contenido
PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN............................................................................................ 3
FASE PREVIA O DE INICIO .......................................................................................................... 4
1.
Actuaciones a realizar e importes destinados a cada una de ellas ................................... 5
2.
Cumplimiento de los requisitos para el pago del anticipo ................................................ 5
3.
Contratación de los técnicos de gestión y agentes de empleo contemplados en el Convenio de
Colaboración entre el DIPUTACIÓN DE CÁDIZ y la Entidad Colaboradora ................................ 6
FASE DE DESARROLLO ............................................................................................................... 6
1.
Control administrativo del proyecto. ................................................................................ 7
2.
Ejecución de las tareas inherentes a las actuaciones del proyecto .................................. 9
3. Justificación de gastos imputables al proyecto. .................................................................. 11
FASE DE CIERRE ....................................................................................................................... 17
1. Justificación final ................................................................................................................. 17
PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL .................................................................. 18
1.
Seguimiento de las acciones (verificaciones administrativas). ....................................... 19
ESQUEMA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN QUE DEBE FACILITARSE AL DIPUTACIÓN DE CÁDIZ EN
FUNCIÓN DE LA FASE EN QUE SE ENCUENTRE EL PROYECTO ................................................. 20
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN ....................................................................... 21
ANEXOS ............................................................................................................................ 22
2
PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN
Los procedimientos recogidos en este Manual están orientados a la realización de una gestión adecuada
y eficaz del proyecto PLAN DE COOPERACIÓN LOCAL de la Diputación de Cádiz.
Refiriéndonos exclusivamente a los procedimientos de gestión y seguimiento, cabe reseñar que éstos
han sido estructurados en tres grandes bloques o fases, en función del momento en que se encuentre la
gestión del proyecto:
1. FASE DE INICIO O PREVIA: es la fase que transcurre entre la firma del Convenio de Colaboración
entre el DIPUTACIÓN DE CÁDIZ y la Entidad Local encargada de ejecutar las actuaciones en su
término municipal y la incorporación del personal que puede ser contratado con cargo al proyecto.
Se trata, por tanto, de una fase preparatoria de las actividades propias del proyecto y, en la cual, al
no haber contratada ninguna persona con cargo al proyecto, recaería la responsabilidad en el
personal propio de la Entidad Local.
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2. FASE DE DESARROLLO: es la fase, propiamente dicha, de ejecución de las actuaciones propias del
proyecto.
Se trata, por tanto, de una fase que transcurre desde la incorporación del personal del proyecto
hasta la finalización de las actuaciones que contempla el proyecto en relación a las personas
beneficiarias.
En esta fase, la responsabilidad seguiría siendo de la Entidad Local, quién podrá apoyarse en los
Técnicos de Gestión contratados. No obstante ello, la Entidad deberá supervisar que el trabajo
desarrollado por estos técnicos se desarrolla de acuerdo a lo previsto.
3. FASE DE CIERRE: en esta fase lo verdaderamente importante es justificar adecuadamente que las
actuaciones del proyecto han sido ejecutadas correctamente, de acuerdo con los requerimientos del
Programa.
Esta labor de justificación económica y técnica en la Fase de Cierre seguirá recayendo sobre la
Entidad Beneficiaria, quien deberá asegurarse de que se han cumplido todos los compromisos y
obligaciones asumidas con la ejecución del proyecto.
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL: se trata de un procedimiento transversal a toda la vida del proyecto, a
través del cual se trata de comprobar que efectivamente el proyecto está siendo ejecutando por la
Entidad Beneficiaria de acuerdo a la normativa que vincula a este tipo de proyectos.
Esta función de seguimiento y control corresponde al DIPUTACIÓN DE CÁDIZ (Asistencia Técnica)
como entidad responsable del proyecto.
FASE PREVIA O DE INICIO
Tal y como se ha expuesto es la fase que se abre tras la firma del Convenio de Colaboración entre el
DIPUTACIÓN DE CÁDIZ y la Entidad Beneficiaria.
Es una fase preparatoria de las actividades del proyecto, en la que la Entidad deberá actuar con su
propio personal porque es una fase previa a la contratación del personal técnico que será, en definitiva,
en quienes recaiga gran parte de la actividad y gestión del proyecto.
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Las actividades que, en esta Fase Previa, deben desarrollar las Entidades, básicamente, se orientarán a
tres objetivos:
1. Estipular las actuaciones a realizar y los importes destinados a cada una de ellas.
2. Cumplimiento de los requisitos para el pago del anticipo contemplado en el proyecto.
3. Contratación, en su caso, de los técnicos de gestión contemplados en el Convenio.
1. Actuaciones a realizar e importes destinados a cada una de ellas.
Una vez determinadas las actuaciones a realizar y comprobado que se trata de inversiones que
cumplen con lo requerido en el Plan de Cooperación Local se procederá a la firma con cada una de
las entidades de un convenio de colaboración, que establecerá las condiciones particulares de
ejecución del plan. La entidad deberá desarrollar las actuaciones aprobadas en un plazo de cuatro
meses desde la firma de este convenio.
2. Cumplimiento de los requisitos para el pago del anticipo.
Tal y como se establece en el artículo 7 de los convenios referidos en el párrafo anterior, las entidades
podrán solicitar el pago anticipado del 100% de la financiación cumpliendo los siguientes requisitos:
-
Datos de identificación del responsable de ejecución del Plan en la entidad.
-
Informe en el que se declare determinación concreta de que las actuaciones del Plan son
“necesidades urgentes e inaplazables” y el número y características del personal indispensable
para atenderlas (en el caso de no haberse justificado debidamente con anterioridad).
-
Inicio del procedimiento de selección del personal a contratar para la ejecución del proyecto.
-
Inicio del procedimiento selección o imputación del personal encargado de la gestión e
implementación del Plan.
-
Cronograma de ejecución de las actuaciones
-
Datos bancarios de la cuenta que, a efectos de garantizar la existencia de una clara pista de
auditoría, será la que se utilice para realizar todas las operaciones vinculadas al desarrollo de
las actuaciones del Plan en el ámbito de intervención de la entidad.
Asimismo, los municipios deberán acreditar que las actuaciones financiadas por el Plan están
encuadradas y quedarán contabilizadas en nuestra entidad como gastos de inversiones según
codificación proporcionada por el Área de Empleo de la Diputación de Cádiz.
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3. Contratación de los técnicos de gestión contemplados en el Convenio de
Colaboración entre el DIPUTACIÓN DE CÁDIZ y la Entidad Colaboradora
La gestión de un proyecto, como el PLAN DE COOPERACIÓN LOCAL de la Diputación de Cádiz, conlleva
un esfuerzo administrativo y de organización. Siendo conscientes de ello, y al objeto de que el proyecto
no suponga un sobreesfuerzo sobre el personal de la entidad, el Convenio contempla la financiación de
un equipo técnico integrado por Técnico/s de Gestión.
Estos técnicos podrán ser imputados o contratados por las Entidades Beneficiarias. Por imputación se
entiende que uno o varios de los técnicos ya contratados por parte de la Entidad, puedan destinarse a
esta tarea y por contratación, que éstos sean incorporados para ello mediante un procedimiento de
contratación de personal.
También se contempla la posibilidad de que estas tareas sean desempeñadas por personal ya
contratado por la entidad pero que no se impute ningún importe al proyecto.
FASE DE DESARROLLO
La fase de desarrollo del proyecto es la fase de ejecución del mismo. Debemos entender que se inicia
con la incorporación del personal técnico que, en cada Entidad Beneficiaria, se encargará tanto de la
gestión administrativa del proyecto, como a la atención de los requerimientos de la asistencia técnica
contratada para el proyecto.
El hecho de que el proyecto permita la contratación de este personal técnico no supone, en modo
alguno, que la Entidad Beneficiaria se desentienda del proyecto. Debe de tenerse en cuenta que este
personal es contratado por la propia Entidad y que está bajo su supervisión para que lleve a cabo las
actuaciones propias del proyecto, a las que se ha comprometido en virtud del Convenio firmado con la
Diputación de Cádiz.
De acuerdo con ello, en el presente Manual de Gestión se establecen cuáles son las obligaciones que
establece la asistencia técnica para la administración del proyecto.
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Cabe, igualmente, señalar que alguna de estas obligaciones podrán ser realizadas por los responsables
de la Entidad Beneficiaria con anterioridad a la incorporación de los Técnicos de Gestión, si así lo
estiman pertinente.
En esta Fase de Desarrollo, los técnicos de gestión deberían asegurar:
−
El control administrativo del proyecto.
−
La ejecución de las tareas de su competencia inherentes a las actuaciones del proyecto.
−
Una adecuada justificación de los gastos imputables al proyecto.
Para ello, deberán llevar a cabo las siguientes actuaciones:
1. Control administrativo del proyecto.
1.1. Establecimiento del sistema de contabilidad.
En ejecución de lo dispuesto en el Convenio de Colaboración, el/los Técnico/s de Gestión contratado/s
por la Entidad, deberán asegurarse que el proyecto se contabiliza de forma independiente y separada
respecto de otras operaciones de la Entidad.
Concretamente el artículo 10º del Convenio de colaboración establece que:
“1.- La contabilidad de las acciones vinculadas al Plan deberá llevarse de forma separada o mediante
una codificación contable adecuada que permita una identificación inequívoca y exhaustiva de todas
las transacciones relativas a las actuaciones del mismo.
2.- Las informaciones contables deberán, en la medida de lo posible, presentarse en forma de
registros informáticos.”
1.2. Elaboración de la pista de auditoría.
Uno de los aspectos críticos en la gestión de proyectos financiados por la Diputación de Cádiz es la
gestión de una Pista de Auditoria adecuada.
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Ello comporta no sólo la correcta aplicación de los requerimientos reglamentarios adecuados, sino
también el registro contable, la construcción, custodia y buena gestión de los expedientes,
documentación y actos administrativos que la constituyen.
Los controles y seguimiento de las operaciones hacen un énfasis específico en lo adecuado del Registro,
la custodia y puesta a disposición de la información relativa a las mismas.
Para facilitar estos procesos (y mejorar los resultados del control), así como la detección preventiva de
posibles incidencias, pueden realizarse algunas actuaciones como las que se indican a continuación:
−
Identificación de la documentación: la pista de auditoría adecuada se construye a partir de distintas
fuentes de información y documentación. Es muy importante identificar y codificar todas las
referencias vinculadas a una determinada operación, al objeto de transmitir dicha información.
−
Utilización de un sistema contable adecuado: una vez adoptada la referencia para ordenar toda la
información, en lugar de emplear otras referencias como pueden ser las temporales, para la
construcción de la pista contable adecuada las entidades colaboradoras deberán disponer de un
sistema contable detallado en el apartado anterior
−
Es importante recordar que los registros contables han de indicar la fecha de su creación, el importe
de cada partida de gastos, la naturaleza de los justificantes y la fecha y el método de pago.
−
Organización y conservación de la documentación: la documentación asociada al proyecto y que
forma la pista de auditoría ha de mantenerse en todo caso un mínimo de TRES años a partir del
cierre del Proyecto, en previsión de posibles solicitudes por parte de los responsables de la
Diputación de Cádiz. Ello comporta, tanto la necesidad de contar con espacios adecuados, como la
aplicación de un sistema de organización que minimice la necesidad de volumen de archivo.
Tal y como se ha indicado, la certificación es el hito de referencia en torno al que se debe organizar la
documentación de las operaciones. Para ello la entidad colaboradora:
1. Deberá guardar copia de todos los documentos relacionados con las actuaciones. A menudo, los
documentos originales se dispersan por distintos departamentos o áreas, incluso en una misma
entidad. Es aconsejable que el equipo de gestión del proyecto conserve una copia compulsada de
todos ellos.
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2. Los documentos justificativos del importe de una determinada certificación deberían guardarse, en
papel, junto con los modelos de formulario y solicitud de reembolso construidos para la misma, a
pesar del uso de medios telemáticos (incluida firma electrónica) para su presentación.
2. Ejecución de las tareas inherentes a las actuaciones del proyecto
2.1. Contratación o imputación del personal imputado al proyecto
Tal y como ha sido expuesto, el proyecto contempla la contratación (o imputación de gastos de personal
propio de la Entidad Beneficiaria) para realizar diferentes tareas con cargo al proyecto:
−
Técnicos/as de Gestión.
−
Personal para la ejecución de las actuaciones.
Este personal deberá estar debidamente identificado y correctamente imputado al proyecto, en función
de las horas efectivamente dedicadas al mismo. Para ello, la Entidad Beneficiaria deberá cumplimentar
el Anexo 5, en el cual deberá consignarse:
1. El personal propio, o contratado laboral, asignado para ejecutar el proyecto.
2. El perfil profesional que le corresponde a este personal
3. La duración estimada, en meses, que va a trabajar en el proyecto.
4. El porcentaje de su jornada que se va a dedicar al proyecto: 100 %, en caso de plena dedicación o un
porcentaje menor, si es a tiempo parcial.
Este Formulario deberá cumplimentarse al inicio de las contrataciones correspondientes. En el caso de
que éstas se produzcan en diferente momento, se actualizará la información suministrada en el primer
Formulario. Es decir, se completará la información inicialmente suministrada por la Entidad
Colaboradora, con las nuevas contrataciones realizadas.
La información suministrada deberá ir firmada por el/la Técnico/a de Gestión, con el Visto Bueno de
el/la Responsable de la Entidad Beneficiaria.
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2.2. Selección de las personas beneficiarias
Con anterioridad al inicio de la actividad, la Entidad Beneficiaria deberá solicitar al Servicio Andaluz de
Empleo de su localidad una selección del personal técnico y ejecución de las actuaciones, debiendo
asegurarse de que el procedimiento de selección de estas personas se realiza de acuerdo a los principios
de publicidad, igualdad, mérito y capacidad, exigiéndose también la condición de desempleados.
Las personas beneficiarias deberán ser desempleadas y estas inscritas como demandantes de empleo en
el Servicio Público de Empleo correspondiente y tendrán la consideración de desempleadas de larga
duración. La selección de personal se realizará a través del Servicio Andaluz de Empleo, por razones de
plazo y dificultad, dado los criterios de prioridad establecidos mediante la solicitud del doble de
candidatos de los que se van a contratar. Una vez preseleccionados éstos, serán los servicios sociales
municipales quienes a través de los criterios de prioridad establecidos procederán a la selección
definitiva. Estos servicios elaborarán un acta de selección. En la selección de los trabajadores de este
Plan de Cooperación Local de la Diputación Provincial tendrán prioridad absoluta los miembros de una
misma unidad familiar o de convivencia con menores a cargo en la que todos los miembros se
encuentren en desempleo y sin ingresos procedentes de prestaciones, rentas o pensiones, y atendiendo
al nivel de ingresos al reparto per cápita. La única limitación prevista a dicha prioridad es que no podrán
ser beneficiarios del plan más de una persona por unidad familiar. Una vez discriminado el supuesto
anterior se tendrán en cuenta los siguientes criterios por orden de prioridad:
1. La situación socio-económica de los trabajadores y de sus familias
2. La no percepción de prestaciones ni subsidios por desempleo.
3. Los requisitos de cualificación, titulación, edad o cualquiera otro establecido por la entidad
local.
Los aspectos curriculares de los desempleados tales como formación académica, experiencia laboral, etc
podrán establecerse de manera excepcional como requisito de selección pero no serán puntuados salvo
para resolver empates derivados del cómputo de los criterios socioeconómicos y laborales.
Condiciones:
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-
Los contratos tendrán una duración máxima de dos meses a jornada completa o a
tiempo parcial y se formalizarán por cualquiera de las modalidades previstas en la
legislación laboral vigente.
-
La jornada laboral tendrá una duración mínima de 35 horas semanales para los
contratos a jornada completa.
-
Las personas beneficiarias percibirán un salario no inferior a 1.5 veces la del salario
mínimo interprofesional vigente en la anualidad, ni superior al doble del mismo.
-
La cuantía subvencionable de los contratos a tiempo parcial formalizados será
proporcional a las horas de trabajo efectivo realizadas en relación con la jornada a
tiempo completo.
2.3. Adquisición del material necesario para el desarrollo de las actuaciones aprobadas.
El proyecto financia la adquisición de materiales y herramientas, sin la consideración de inventariables,
inherentes a la obra así como los equipos de protección individual o colectivo, confección de carcelería,
ropa de trabajo, etc.
El importe máximo a subvencionar por este concepto es igual a un 15% del total de la ayuda aprobada.
En principio, no está prevista la financiación de materiales inventariables, entendidos como tales los que
tengan una vida útil superior a un año. No obstante, previo informe justificativo de necesidad de la
misma y previa remisión de presupuesto de costes de alquiler o/y adquisición, esta Diputación (a través
de la Asistencia Técnica contratada al efecto), podría llegar a estudiar dicha posibilidad.
3. Justificación de gastos imputables al proyecto.
3.1. Análisis de elegibilidad.
Se entiende por análisis de elegibilidad el análisis previo que las Entidades Beneficiarias deben realizar
para determinar la elegibilidad o no de un gasto de acuerdo a los requisitos que legalmente se
establecen. Todos estos aspectos relativos a la elegibilidad del gasto serán chequeados con ocasión del
procedimiento de verificación y control que se describe más adelante.
A continuación se señalan los criterios fundamentales que se imponen a los proyectos:
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−
Que los gastos se lleven a cabo para la realización de las actividades aprobadas en el proyecto al
que se le haya concedido la ayuda.
−
Que sean adecuados a los objetivos y prioridades definidos en las Bases Reguladoras de la
Convocatoria.
−
Que exista constancia documental de su realización, de modo que puedan ser verificables. Esta
constancia documental también hace alusión a la toma de fotografías del material y de las
actuaciones del proyecto.
−
Que sean conformes a la normativa comunitaria y nacional aplicable.
−
Que se realicen dentro del plazo de ejecución establecido en el Convenio con la Diputación de
Cádiz. En este sentido hay que hacer las siguientes consideraciones:
•
La fecha de finalización del proyecto será de cuatro meses contados a partir de la firma del
convenio. Los gastos imputados al proyecto deberán ser devengados en este periodo.
•
En cualquier caso deberán ser gastos efectivamente pagados, esto es, para los que el
reconocimiento de la obligación y el pago material se hayan efectuado en el periodo de
elegibilidad. No obstante, aquellos gastos que por su naturaleza deban ser pagados en una
fecha posterior serán considerados elegibles.
A continuación se presenta de manera resumida aquellos costes susceptibles de ser subvencionados
y aquellos que, en ningún caso, podrán serlo. Debe de tenerse en cuenta de que se trata de un
extracto de la normativa aplicable, que debe orientar a la entidad colaboradora pero que, en ningún
caso, sustituye la normativa aplicable en la que se basa.
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COSTES SUBVENCIONABLES
COSTES NO SUBVENCIONABLES
Costes de personal
Gastos financieros (no serán subvencionables los
Aprovisionamientos
intereses deudores de las cuentas), multas,
penalizaciones
financieras
y
gastos
de
procedimientos judiciales
Gastos de apertura y gestión de cuentas
bancarias, de transferencia y otros cargos
administrativos
Gastos de alquiler de equipamiento
Gastos
de
seguro
de
accidentes
de
los
participantes
Elementos inventariables*
Percepciones no salariales excluidas de cotización
en el Régimen General de la Seguridad Social, a
excepción de los pluses obligatorios establecidos
por convenio y las dietas y gastos de locomoción
* Se contempla la posibilidad de considerar subvencionables la adquisición de determinados elementos
considerados inventariables necesarios para la ejecución de las actuaciones aprobadas, previa
autorización del servicio técnico.
3.2. Autorización del gasto: para poder ejecutar un gasto es preciso que previamente esté autorizado
por parte de la Entidad Beneficiaria para lo cual se regirá por el procedimiento establecido en cada
una de ellas.
3.4. Justificación del gasto: la comprobación de la realidad de los gastos declarados se realizará a través
de la verificación de que éstos se encuentran soportados por facturas o documentos contables de
valor probatorio equivalente, y están efectivamente pagados.
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3.5. Certificación del gasto.
Las Entidades Locales Colaboradoras están obligadas a presentar en la fase intermedia a la Diputación
de Cádiz:
−
Un Informe de Ejecución, de acuerdo con el modelo normalizado proporcionado por la Diputación
de Cádiz (Anexo 10), que incluirá una relación de todas las actuaciones del Plan ejecutadas durante
los dos primeros meses del Plan. Este informe de ejecución deberá permitir valorar el cumplimiento
de los objetivos, los medios utilizados para la ejecución, la relación entre los resultados previstos y
los obtenidos y el uso que se está haciendo de los recursos financieros.
−
Un informe de avance, que describirá la ejecución prevista para el siguiente periodo (Anexo 6).
Para proceder al cierre del programa de actuación
−
La documentación acreditativa de los gastos realizados y efectivamente pagados durante el
periodo que se justifica, conforme a lo establecido en el Anexo 7.
−
Informe de finalización de la actividad.
−
Declaración formal del representante legal de la entidad beneficiaria en la que se haga constar que
el importe de la ayuda obtenida se ha destinado al objeto y fines que la motivaron y que se ha
realizado el programa, proyecto o servicio.
−
Declaración formal del representante legal de la entidad de los gastos efectuados con cargo a la
ayuda concedida, debidamente desglosados, y acreditados mediante la presentación de copias de
las facturas y justificantes de gastos, así como de sus correspondientes pagos, coincidentes con el
presupuesto adjudicado.
Los documentos originales escaneados se remitirán junto con certificación expedida por el funcionario
competente acreditativa de que dichos documentos se corresponden con su original.
Este mismo procedimiento será extensivo a la documentación que ha de presentarse con el certificado
de inicio para el pago del 100% de la ayuda asignada a cada Ayuntamiento-ELA.
En cualquier caso la Diputación de Cádiz y los demás organismos competentes podrán solicitar
información complementaria en cualquier momento.
Los pagos se efectuarán directamente en la cuenta bancaria que designe cada municipio. Tanto el
número de cuenta bancaria como la acreditación de la titularidad de la misma deberán ser comunicados
a la Diputación de Cádiz.
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El plazo de presentación de la justificación finalizará con la ejecución de la actuación. Con carácter
excepcional, previa solicitud motivada de la entidad beneficiaria que se habrá de presentar, antes de la
finalización del plazo indicado, se podrá autorizar la ampliación de éste, por una sola vez, y sin que tal
ampliación pueda exceder de dos meses.
Corresponderá a la entidad colaboradora, a través de el/los Técnico/s de Gestión de cada Entidad
Beneficiaria, la preparación de toda esta documentación.
3.6. DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA DE LOS GASTOS
-
COSTES DE PERSONAL:
La imputación de costes de personal en la aplicación de justificación se hará conforme a los importes
que figuren en la documentación siguiente:
- modelo 111 Y modelo 190 de la AEAT
- Contratos y nóminas
- Resúmenes contables mensuales detallados por trabajador y concepto salarial. En caso de que
no sea posible la realización de estos resúmenes contables se podrá aportar un certificado del
Interventor con los detalles requeridos.
- Modelos TC1 y TC2 de la TGSS.
- Convenio colectivo de aplicación y partes horarios
- Justificación bancaria de pago de la nómina, del TC1 de la TGSS y del modelo 111 de la AEAT.
- Documentación contable de todos los conceptos anteriormente citados.
- MATERIALES:
La documentación a aportar será:
- Factura, con clara identificación de los materiales y cantidades utilizados
- Justificación bancaria de pago de las facturas.
- Documentación contable.
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Para garantizar el principio de
de publicidad, transparencia y concurrencia contemplados en la
normativa, deberán solicitarse al menos tres presupuestos siempre que ello sea posible sin importar el
importe y siempre que sea posible, esto es una recomendación para los gastos que sean inferiores a
3.000’00€, pero
será OBLIGATORIO en aquellos contratos que superen dicha cantidad, en este
supuesto. SU NO EXISTENCIA IMPLICARÁ LA RETIRADA DEL GASTO, SIEMPRE Y CUANDO NO EXISTA UN
INFORME TÉCNICO JUSTIFICANDO ADECUADAMENTE DE LA NO PRESENCIA EN EL EXPEDIENTE DE
DICHOS PRESUPUESTOS.
REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS:
1.
FACTURAS:
Para que sean conformes, habrá de constar de forma clara:
a) fecha y numero de factura
b) datos identificativos del expedidor (nombre/razón social, NIF/CIF, domicilio/domicilio social)
c) datos identificativos del destinatario (nombre/razón social, NIF/CIF//domicilio social)
d) importes, con desglose de IVA (y, en su caso retenciones a cuenta, descuentos, ...)
e) descripción de los bienes o servicios que se facturan de forma clara y precisa.
f) inclusión en la factura de la leyenda “Plan de Cooperación Local. Financiado en un 100% por la
Diputación de Cádiz”
NO SE CONSIDERARÁN VÁLIDAS A EFECTOS DE JUSTIFICACIÓN LAS FACTURAS EMITIDAS A PERSONA
JURÍDICA DISTINTA DEL BENEFICIARIO.
2.
DOCUMENTOS DE PAGO:
Los documentos acreditativos del pago del gasto subvencionable han de hacer expreso:
a) la FECHA-VALOR del pago, que debe ser como máximo la fecha tope de justificación
b) la identificación del BENEFICIARIO DEL PAGO Y DEL ORDENANTE DEL MISMO: el ordenante
del pago debe ser el beneficiario de la ayuda (coincidencia de CIF y denominación social)
c) CONCEPTO en que se ordena el pago, con remisión al número o números de factura a que
corresponde (si el documento de pago como tal no hace referencia a la/s factura/s, deberá ir
acompañado de la documentación complementaria que permita verificar la correspondencia
entre gasto y pago)
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NO SE ACEPTARÁN AQUELLOS DOCUMENTOS DE PAGO QUE, AÚN SIENDO CONFORMES
CON LOS REQUISITOS FORMALES SEÑALADOS ANTERIORMENTE, NO PERMITAN
IDENTIFICAR CLARAMENTE LAS FACTURAS VINCULADAS AL PROYECTO A LAS QUE
CORRESPONDEN
FASE DE CIERRE
La Fase de Cierre del proyecto se inicia una vez concluidas las actuaciones sustantivas del proyecto.
En esta fase lo verdaderamente importante es justificar adecuadamente que las actuaciones
emprendidas con ocasión del proyecto han sido debidamente ejecutadas, de acuerdo a los
requerimientos del Programa: Justificación Final de Gastos.
La Justificación Final de Gastos, si corresponderá a el/los Técnicos de Gestión y, por tanto, y se describe
a continuación.
En esta fase, por tanto, la Entidad Beneficiaria se deberá asegurar que cada uno de los técnicos elabora
la documentación de acuerdo a las indicaciones expuestas y, una vez recopilada, remitirla a la
DIPUTACIÓN DE CÁDIZ para su justificación final.
Es importante que esta documentación sea remitida con anterioridad a la desvinculación laboral de
los técnicos contratados, para evitar cualquier pérdida de información relevante.
Por último, conviene recordar que las obligaciones de la Entidad Beneficiaria no cesan con la remisión
de esta información al cierre del proyecto. Tal y como se ha comentado anteriormente (véase apartado
Elaboración de la pista de auditoría) la Entidad debe conservar la documentación justificativa del
proyecto durante un plazo mínimo de TRES AÑOS, contabilizados a partir del cierre del Plan.
1. Justificación final
1.a. Documentación administrativa: corresponderá su preparación a el/los Técnico/s de Gestión
contratado/s por la Entidad Beneficiaria, con cargo al proyecto. Esta documentación será la siguiente:
−
Memoria final de gastos pagados, según el modelo en Anexo 8.
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−
Comunicación de finalización del proyecto, conforme al Anexo 9.
−
Declaración responsable, relativa al depósito de la pista de auditoría del proyecto, según el
Anexo 11.
−
La documentación acreditativa de los gastos realizados y efectivamente pagados,
correspondientes al último bimestre, conforme a lo establecido en el presente Manual. Los
documentos originales acreditativos del gasto y del pago quedarán en poder de la Entidad
Beneficiaria, a disposición de los órganos de comprobación y control, hasta la total prescripción
de los derechos de la Administración, debiendo indicar la entidad colaboradora el lugar de
custodia y depósito de la documentación original, de conformidad con el artículo 60.f) y del
artículo 90.1 del Reglamento (CE) 1083/2006, respecto a las garantías sobre la disponibilidad de
toda la documentación sobre el gasto, las verificaciones y las auditorias necesarias para contar
con una pista de auditoría apropiada, conforme a lo establecido en el Anexo 11.
1.b. Documentación técnica:
−
Un Informe Final (o Memoria Técnica Justificativa), de acuerdo al contenido propuesto en el
Anexo 12.
PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Las labores de seguimiento y control se constituyen como la observación detallada de las actuaciones
que se llevan a cabo con la finalidad de recopilar información de calidad para realizar posteriormente
controles y verificaciones. Se trata de un procedimiento continuo y metódico de recogida de
información y de tratamiento de datos.
En el transcurso del seguimiento de las acciones del Proyecto se van a llevar a cabo un elevado número
de tareas que, en muchas ocasiones, se ejecutan en paralelo. Así frente a la complejidad de las mismas
se ve la necesidad de detallar cada tarea a desarrollar y su organismo responsable.
Las tareas de seguimiento y control corresponderán, en un primer nivel, a la
DIPUTACIÓN DE CÁDIZ como entidad responsable del proyecto. Las Entidades
Beneficiarias, como ejecutoras del proyecto en el territorio estarán a disposición de las
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personas encargadas de realizar los procesos de verificación y/o control.
1. Seguimiento financiero y administrativo de las acciones (verificaciones
administrativas).
Estas verificaciones se realizan en las instalaciones de la DIPUTACIÓN DE CÁDIZ sobre la documentación
facilitada por las Entidades Locales Colaboradoras responsables de la ejecución del Proyecto (copias
compulsadas).
Se comprobará al menos:
−
Que el gasto se sitúa dentro del período elegible.
−
Que el gasto corresponde al proyecto aprobado.
−
Que los documentos justificativos se ajustan a una adecuada pista de auditoría.
−
Que se cumplen las reglas sobre ayudas de Estado, las reglas medioambientales y las reglas sobre
igualdad de oportunidades y no discriminación.
Los datos financieros deben registrarse para cada una de las diferentes transacciones recogidas en el
proyecto, siempre que hayan tenido gastos efectivamente realizados y que éstos sean efectivamente
elegibles.
Como herramienta básica de verificación administrativa se utilizarán los Formularios Específicos
facilitados por el DIPUTACIÓN DE CÁDIZ, y que se tendrá que remitir junto con las justificaciones de
gastos de las Certificaciones realizadas por la entidad colaboradora.
Las acciones de promoción, información o publicidad que la entidad tenga prevista realizar en el marco
del Plan, se deberá hacer constar la participación de la Diputación Provincial de Cádiz, mediante la
inserción del anagrama de la entidad provincial, así como con el lema:
“Plan de Cooperación Local. Financiado en un 100% por la Diputación de Cádiz”.
Asimismo, las entidades beneficiaras están obligadas a informar a los beneficiarios y a la opinión pública
en general sobre la participación la Diputación Provincial de Cádiz en la financiación de las actuaciones.
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ESQUEMA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN QUE DEBE FACILITARSE AL DIPUTACIÓN
DE CÁDIZEN FUNCIÓN DE LA FASE EN QUE SE ENCUENTRE EL PROYECTO
Para una mejor comprensión del circuito documental previsto entre la Entidad Beneficiaria y la
DIPUTACIÓN DE CÁDIZ se relaciona, a continuación, una Tabla-Resumen, indicativa de la Fase en que se
precisa, el momento en que debe darse traslado y el Anexo correspondiente del presente Manual de
Gestión.
FASE DE INICIO
MOMENTO
DOCUMENTO
Nº ANEXO
Datos bancarios de la Entidad Beneficiaria 1
Tras
la
firma
del
Convenio
Certificado de Inicio de las actividades
Diputación
de
2
Cádiz-Entidad
Beneficiaria
Identificación de los Responsables del
3
proyecto
FASE DE DESARROLLO
MOMENTO
DOCUMENTO
Nº ANEXO
Personal asignado al proyecto
5
DOCUMENTO
Nº ANEXO
Informe de Ejecución Intermedio
10
Tras la incorporación o asignación
de personal con cargo al proyecto
MOMENTO
A los dos meses (a partir de la
Certificado
de
gastos
fecha de Certificación del Inicio
realizados
y
7
pagados
de las Actividades
Informe de Avance
FASE DE CIERRE
20
6
MOMENTO
DOCUMENTO
Nº ANEXO
Memoria Final de Gastos incurridos
8
Comunicación de la finalización del
9
proyecto
Una vez finalizadas las actividades
Pista de auditoría del proyecto
11
Informe Final
12
del proyecto
Certificado
de
gastos
realizados
y
7
pagados
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN
El Manual de Gestión es un documento vivo que puede ser actualizado cuantas veces sea necesario para
que resulte sencillo de aplicar. La actualización se realizará en los siguientes casos:
−
Actualización y modificación de la normativa aplicable.
−
Modificación del procedimiento de seguimiento y control del proyecto.
−
Revisiones o cambios del Proyecto.
−
Mejoras realizadas por algunos de los agentes implicados en la intervención.
21
ANEXOS
ANEXO 1. DATOS BANCARIOS DE LA ENTIDAD BENEFICIARIA
DATOS BANCARIOS DE LA ENTIDAD LOCAL FIRMANTE
ENTIDAD LOCAL FIRMANTE
CIF :
ENTIDAD BANCARIA:
DOMICILIO DE LA SUCURSAL:
CÓDIGO
CÓDIGO
ENTIDAD
OFICINA
D.C
CÓDIGO IBAN
En ……………. a ………………
El Responsable de la Entidad (Cargo, nombre y firma)
22
NÚMERO DE CUENTA
ANEXO 2. CERTIFICADO DE INICIO DE LAS ACTIVIDADES
23
24
ANEXO 3. IDENTIFICACIÓN DE LOS RESPONSABLES DEL PROYECTO
25
ANEXO 4. ESTIMACIÓN DE COSTES SALARIALES Y MODELO DE NÓMINAS
26
27
28
29
ANEXO 5. PERSONAL ASIGNADO AL PROYECTO
P E R S O N A L A S I G N A D O A L P R O Y E C T O (1)
DATOS DE LA ENTIDAD COLABORADORA
Entidad firmante
Denominación proyecto
Referencia (Nº proyecto)
Actuación
FECHA
PERFIL DEL PERSONAL(2)
INICIO
Nº (3)
DURACIÓN (4)
% JORNADA (5)
CONTRATACIÓN
TOTAL PERSONAS
Fecha:
Vº Bº
El Técnico de Gestión (6)
El Responsable de la Entidad (6)
(1) Personal propio o contratado laboral asignado por la Entidad para ejecutar el proyecto.
(2) Tipo de personal (Coordinador, Director, Técnico, administrativo, auxiliar, peón,... etc.)
(3) Número total de personal del mismo perfil.
(4) Duración estimada en meses para trabajar en el proyecto.
(5) Porcentaje de la jornada dedicada a tareas del proyecto.
(6) Los responsables designados por la Entidad a efectos de notificaciones oficiales y observaciones técnicas.
El Responsable de la Entidad
30
ANEXO 6. INFORME DE AVANCE
INFORME DE AVANCE
PORTADA
Se debe incluir:
−
Datos de la entidad colaboradora y CIF.
−
Denominación y referencia del proyecto.
−
Período al que hace referencia el informe de Avance.
−
Fecha de realización del informe de Avance.
INTRODUCCIÓN
Breve introducción del informe de Avance.
AVANCE DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR
−
La entidad local firmante detallará las principales actividades que tiene previsto desarrollar a lo
largo de los próximos dos meses al amparo del proyecto.
−
Estas actividades deberán aparecer planificadas, propuestadas y cronografiadas. Es decir, deberán
aparecer descritas, situadas en el tiempo (inicio y finalización previstos) y presupuesto aproximado a
justificar a lo largo de los dos próximos meses.
−
Posibles problemas que pudieran plantearse para el cumplimiento de la planificación prevista.
31
ANEXO 7. TABLAS DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS
ANEXO A LA CERTIFICACIÓN DE GASTOS
Numero de proyecto:
Convocatoria:
Denominación del proyecto:
Entidad colaboradora: AYUNTAMIENTO DE
Numero de certificación:
DISTRIBUCION
DEL
GASTO
POR
CONCEPTOS
SUBCONCEPTOS
INVERSION TOTAL (I+II)
I. Gasto elegible (1+2)
1. Coste personal
1.1. Personal técnico de gestión
1.2. Personal para la ejecución de las actuaciones
2. Materiales
II. Gasto no elegible
32
Y PRESUPUESTO
APROBADO
CERTIFICADO
TOTAL
JUSTIFICACION ECONOMICA PAGO DE COSTES LABORALES
AYUNTAMIENTO DE
IMPORTE
TOTAL
%
IMPUTACION S.S.
POR
COSTES LABORALES PAGADOS MES
Técnicos de gestión
Personal para la ejecución de las actuaciones
TOTALES
33
S.S.
TC-
TRABAJADOR EMPRESA 1
TRABAJADOR MES
MES
Fecha
Fecha OTRAS
Fecha
pago
IRPF pago
RETENCIONES Fecha
MES TC-1
MES IRPF
MES
pago LIQUIDO pago
RETENCIONES MES
TOTAL
PAGADO EN
COSTES
MES
LABORALES IMPUTADO
PAGADOS
LIQUIDO MES
POR
TRABAJADOR
AYUNTAMIENTO DE
DETALLE DE GASTOS EN MATERIALES
PERIODO
ENTIDAD
PROYECTO
34
N.I.F. O C.I.F.
%
ENTIDAD
IMPUTADO
Nº
FECHA
FECHA
EMISORA EMISORA
BASE
FACTURA
EMISION
PAGO
FACTURA FACTURA
CONCEPTO IMPONIBLE IVA
IMPORTE AL
IMPORTE
FACTURA PROYECTO
IMPUTADO
JUSTIFICACION ECONOMICA PAGO DE COSTES LABORALES
AYUNTAMIENTO DE
DETALLE DE IMPUTACION DE GASTOS DEL PROYECTO
METODO PARA IMPUTAR GASTOS DEL PROYECTO
Tipo de gastos
Metodo de calculo
(1)
% imputacion
(2)
Personal
Material
Otros
Fecha:
VºBº
EL Responsable de la Entidad
El Tecnico Responsable
(3)
(3)
(1) Especificar el metodo adoptado por la Entidad para calcular la parte de los gastos corrientes a imputar al proyecto a efectos de la subvencion (nº de efectivos de personal, importe de los proyectos gestionados por la entidad,
etc…)
(2) Indicar el porcentaje de imputacion del proyecto.
(3) Los responsables designados por la Entidad a efectos de notificaciones oficiales y observaciones tecnicas.
35
ANEXO 8. MEMORIA FINAL DE GASTOS INCURRIDOS
CERTIFICADO DE GASTOS REALIZADOS Y PAGADOS
DATOS DE LA ENTIDAD COLABORADORA
Entidad firmante
Denominación proyecto
Referencia (Nº proyecto)
Actuación1
CERTIFICADO
D./Dª nombre en calidad de de la entidad y como fedatario público de la Entidad Beneficiaria del
Proyecto Plan de Colaboración Local.
CERTIFICA que, según consta en los informes elaborados por los responsables de la Intervención,
Contabilidad y Tesorería en su caso, así como de los demás departamentos de la Entidad implicados en
la ejecución del proyecto, todos los gastos incluidos en el anexo adjunto:
−
Corresponden a la justificación de final de gastos.
−
Cumplen los requisitos de subvencionalidad del gasto.
−
Están soportados con facturas o documento contables de valor probatorio equivalente.
−
Y han sido abonados al ejecutar al proyecto referenciado en el marco del programa operativo y
asciende a la cifra XXX euros (cifra en letras de euros) según el siguiente detalle:
Firma
VºBº
Fedataria/a público de la Entidad
El Responsable de la Entidad
(Cargo, nombre y firma)
36
MEMORIA FINAL.ANEXO I. GASTOS DE PERSONAL PROPIO Y LABORAL CONTRATADO
Subconcepto(1)
PERFIL DE PERSONAL (2)
Nº PERSONAS PERÍODO (3)
Presupuesto
% TIEMPO
DEDICACIÓN (4)
IMPORTE
GASTO (5)
1.1
1.1
1.1
Suma parcial Subconcepto 1.1
1.2
1.2
1.2
1.2
1.2
1.2
1.2
1.2
1.2
Suma parcial Subconcepto 1.2
1.3
1.3
1.3
1.3
Suma parcial Subconcepto 1.3
SUMAS TOTALES
(fecha y firma)
Vº Bº
EL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD (6)
37
Vº Bº
EL RESPONSABLE TÉCNICO (7)
ANEXO 9. COMUNICACIÓN DE LA FINALIZACIÓN DE ACTUACIONES
FINALIZACIÓN DE ACTUACIONES
DATOS DE LA ENTIDAD COLABORADORA
Entidad firmante
Denominación proyecto
Referencia (Nº proyecto)
Actuación1
D./Dª. Nombre, como cargo de la Entidad arriba referenciada, de acuerdo a lo previsto en el Convenio
de Colaboración firmado con la Diputación de Cádiz de fecha,
DECLARA, bajo su responsabilidad:
•
Que se han realizado las actuaciones previstas en el Convenio de Colaboración firmado con la
Diputación de Cádiz, relativas al Proyecto, para cuya ejecución se ha concedido una subvención con
cargo a la convocatoria de ayudas de la Diputación de Cádiz indicada anteriormente, habiendo
finalizado las mismas con fecha día de mes de año.
•
Se ha cumplido la finalidad para la que se concedió la subvención y conseguido los objetivos
previstos en el citado Proyecto.
En municipio, a día de mes de año
El Responsable de la Entidad
(Cargo, nombre y firma)
_______________
38
ANEXO 10. INFORME DE EJECUCIÓN INTERMEDIO
INFORME DE EJECUCIÓN INTERMEDIO
PORTADA
Se debe incluir:
−
Datos de la entidad colaboradora y CIF.
−
Denominación y referencia del proyecto.
−
Período al que hace referencia el informe de ejecución.
−
Fecha de realización del informe de ejecución.
INTRODUCCIÓN
Breve explicación sobre el objeto del Informe.
CONTENIDO
Explicación, de forma clara y precisa, la situación intermedia del Proyecto respecto a la situación inicial
del municipio de referencia.
Se deberá incluir de forma concreta y detallada información sobre el desarrollo y el grado de
cumplimiento de los objetivos del proyecto, si se han producido desviaciones en el mismo y sus causas,
los itinerarios integrados de inserción, etc.
39
ANEXO 11. PISTA DE AUDITORÍA DEL PROYECTO
PISTA DE AUDITORÍA DEL PROYECTO
DATOS DE LA ENTIDAD COLABORADORA
Entidad firmante
Denominación proyecto
Referencia (Nº proyecto)
Actuación
D./Dª. Nombre, como cargo de la Entidad arriba referenciada, de acuerdo a lo previsto en el Convenio
de Colaboración firmado con la Diputación de Cádiz de fecha,
DECLARA, bajo su responsabilidad, que los órganos responsables de la custodia de la documentación
justificativa del Proyecto, así como el lugar físico donde está depositada y su soporte informático son los
siguientes:
UNIDAD DEPOSITARIA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Responsable: D/Dª
Cargo y Unidad:
Domicilio:
Localidad:
Provincia:
Teléfono y fax:
e-mail:
Ubicación física de la documentación:
Soporte informático
40
UNIDAD DEPOSITARIA DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE
Responsable: D/Dª
Cargo y Unidad:
Domicilio:
Localidad:
Provincia:
Teléfono y fax:
e-mail:
Ubicación física de la documentación:
Soporte informático
Fecha:
El Responsable de la Entidad
(Cargo, nombre y firma)
41
ANEXO 12. INFORME FINAL
INFORME FINAL
PORTADA
Se debe incluir:
−
Datos de la entidad colaboradora y CIF.
−
Denominación y referencia del proyecto.
−
Período al que hace referencia el informe de ejecución.
−
Fecha de realización del informe de ejecución.
INTRODUCCIÓN
Breve explicación sobre el objeto final del Informe.
CONTENIDO
Explicación, de forma clara y precisa, la situación final del Proyecto respecto a la situación inicial del
municipio de referencia.
Se deberá incluir de forma concreta y detallada información sobre el desarrollo y el grado de
cumplimiento de los objetivos del proyecto, si se han producido desviaciones en el mismo y sus causas,
los itinerarios integrados de inserción, etc.
42