Documento 816970

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA, MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGÍA
PROYECTO
“PLATAFORMA NACIONAL DE PRODUCCIÓN Y COMERCIO RESPONSABLE DE PIÑA EN COSTA RICA”
TERMINOS DE REFERENCIA
Consultoría para Asistencia Administrativa del Proyecto
1.
OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
El Proyecto requiere continuo apoyo administrativo para asegurar su adecuada gestión. Para ello es
necesario contar con personal profesional que apoye al Comité Director de la iniciativa, facilitando las
labores de administración de los recursos humanos, materiales y financieros asignados, contribuyendo al
logro de los objetivos establecidos en el Plan de Trabajo de la “Plataforma Nacional de Producción y
Comercio Responsable de Piña en Costa Rica”.
2.
ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (P.N.U.D) se rige bajo el Acuerdo Marco
P.N.U.D - Gobierno de Costa Rica, suscrito el 7 de agosto de 1973 y ratificado mediante Ley de la
República N°5878.
El P.N.U.D, a través de la Coordinadora Residente, quién a su vez es la Representante del
P.N.U.D, está encargado de coordinar las actividades y operaciones para el desarrollo del
Sistema de las Naciones Unidas a nivel de país, con el objetivo de mejorar la eficiencia, la
efectividad y la coherencia en la cooperación.
P.N.U.D Costa Rica se ha comprometido en alcanzar su misión de Integrar un equipo eficiente y
capaz que conjuntamente con sus socios (actores del desarrollo) impacte en las prioridades
nacionales del desarrollo humano a nivel individual, local y nacional.
Específicamente a nivel nacional, P.N.U.D apoya el diseño de leyes, políticas, programas y
estrategias que aporten recursos y previsiones para favorecer el desarrollo humano en gran
escala. Utiliza un enfoque que presta atención central a las personas para que desde las
personas surjan las iniciativas para dar contenido a las políticas locales y nacionales, claro
ejemplo de esto es el proyecto Plataforma Nacional de Producción y Comercio responsable de
Piña en Costa Rica, la cual busca, desarrollar acciones que mejoren el desempeño ambiental y
social del cultivo mediante un dialogo inter e intra-sectorial.
El proceso ha involucrado más de 800 personas entre empresas productoras, empacadoras y
comercializadoras de piña, así como entes estatales del sector ambiental y agrícola, académico,
ONG, miembros de Asociaciones, Administradoras de Acueductos y Alcantarillados Comunales
(ASADAs) y Asociaciones de Desarrollo Integral (ADI) de algunas de las comunidades en donde
se cultiva piña. Este trabajo conjunto ha llevado a la producción del documento “Plan Nacional
para el fortalecimiento de la Producción y Comercio Responsable de Piña en Costa Rica”, en el
que se proponen una serie de acciones y tareas estratégicas, conducentes a los logros ya
señalados.
Para que este plan sea implementado es necesario contar con el acompañamiento de un
asistente administrativo, que garantice el adecuado funcionamiento de los registros, facilite la
pronta y oportuna contratación de personal y servicios de apoyo y colabore en las diferentes
actividades de la iniciativa.
El presente concurso es para la firma de un acuerdo con oferentes de servicios para la cartera
proyectos en ejecución del P.N.U.D. Específicamente se busca contratar la asesoría de un
profesional con capacidad para:
3.
OBJETIVOS
GENERAL
Asistir al equipo del Proyecto en los procesos administrativos según los requerimientos establecidos por
el P.N.U.D, según los objetivos, metas y actividades propuestas en el Plan del Trabajo.
ESPECIFICOS
a. Asistir al equipo del Proyecto en las labores relacionadas con la gestión y control de los procesos
administrativos; según los objetivos, metas y actividades propuestas en el Plan del Trabajo.
b. Apoyar reuniones, talleres y otras actividades relacionadas con la ejecución del proyecto.
4.
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RESPONSABILIDADES
Gestionar documentos y firmas para compras y su pago (cotizaciones, cuadros comparativos,
órdenes de compra, formularios FACE, detalle de gastos, recibidos conformes y otros documentos
requeridos por P.N.U.D) integrando cada documento firmado y proveedor en un registro digital.
Apoyar en la atención telefónica y personal en la oficina de la Plataforma, incluyendo la realización
de convocatorias y la entrega digital o telefónica de información a los diferentes participantes de la
plataforma.
Atender el archivo físico del proyecto, velando por que toda la documentación manejada se
encuentre completa y adecuadamente almacenada en este archivo.
Apoyar las auditorías realizadas al proyecto, proveyendo la información que sea solicitada.
Apoyar otras actividades propias del proyecto como talleres y reuniones de dialogo.
5.
REQUISITOS Y PERFIL REQUERIDO
5.1 Grado mínimo de bachiller universitario, en administración de empresas, administración de
proyectos, o una carrera de ciencias sociales.
5.2 Al menos 5 años de experiencia comprobada en funciones similares.
5.3 Deseable experiencia de trabajo con proyectos de cooperación.
5.4 Conocimientos de inglés (oral, escrito, lectura)
5.5 Disponibilidad inmediata, sin inconvenientes para trasladarse dentro del país según requerimiento
del Proyecto.
5.6 Disponibilidad para una jornada de medio tiempo.
5.7 Las personas interesadas no deben ser funcionarias públicas o haber ejercido funciones con el
Gobierno en los últimos seis meses.
6.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Para cumplir con estos resultados, la persona contratada deberá:
a. Asistir en la organización y logística de reuniones que requiera el Asesor Técnico del proyecto.
Esto incluirá Apoyar en la logística para la planificación, organización y realización de las
diferentes actividades del proyecto (capacitaciones, reuniones, encuentros, giras, etc.), por
ejemplo: envío y confirmación de invitaciones, elaboración de listas de asistencia, coordinar el
lugar de cada evento, la alimentación, materiales, equipo y viáticos para el personal.
b. Llevar un registro ordenado de todos los documentos administrativos generados por el Proyecto,
que incluye entre otros:
i.
Plan de Trabajo, incluyendo el detalle de sus respectivos presupuestos.
ii.
Contratos de consultores, así como labores de administración sobre el recurso humano
contratado (pagos, asistir en preparación de términos de Referencia, proceso de
reclutamiento, contratos de consultores, entre otras).
iii.
Registro de Proveedores
iv.
Cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra y solicitudes de pago
c. Recibir, clasificar, archivar y dar seguimiento a la correspondencia y colaborar en la preparación
de la misma.
d. Colaborar en el trámite para la adquisición de bienes y servicios conforme los procedimientos
establecidos.
e. Confeccionar, dar seguimiento y mantener un archivo de los formularios de solicitud y
liquidación de gastos (FACE), con sus respectivos comprobantes.
f.
Llevar un registro ordenado y actualizado del inventario de equipo, mobiliario, útiles, y activos
en general del Proyecto y velar por el adecuado uso y conservación de los mismos.
g. Coordinar los itinerarios de viaje, citas, reuniones.
h. Asistir en otras funciones solicitadas por el Comité Director relacionadas con el proyecto.
7. PRODUCTOS ESPERADOS
Se espera un reporte mensual de labores realizadas, durante el periodo de contratación.
8.
DURACIÓN:
11 meses.
9.
SUPERVISIÓN DEL TRABAJO
La supervisión del trabajo será realizada por el Asesor Técnico del Comité director del proyecto.
10.
CONDICIONES:
La persona contratada laborara media jornada, desde la oficina de la Plataforma, manteniéndose en
todo caso en constante coordinación y contacto con su supervisor; igualmente deberá contar con
disponibilidad para trasladarse a las reuniones y eventos que se requiera.
11.
FORMA DE PAGO:
El pago se realizara mensualmente, y se establecerá de acuerdo a la tabla de remuneración para
contratos de servicios del PNUD.
12.
REQUISITOS DE LA APLICACIÓN
Las personas que deseen postularse para esta consultoría
deben necesariamente presentar la siguiente documentación:
 Hoja de vida actualizada en un máximo de cuatro páginas incluyendo de manera destacada y
con información comprobable aquellos conocimientos, experticia o trabajos realizados que
guarden afinidad con los términos solicitados.
 Indicar en la hoja de vida la disponibilidad para asumir esta consultoría, así como la disponibilidad
para trasladarse fuera del GAM.
 Formulario P-11 (localizable en www.pnud.or.cr en la sección del Centro de Servicios /
Formularios / Formularios de Contratos).
 Atestados académicos universitarios escaneados.
La no presentación de alguno de estos documentos deja la aplicación descartada.
Dicha información debe enviarse al siguiente correo electrónico: recursoshumanos.cr@undp.org bajo el
título: Asistencia Administrativa-Piña.
La fecha límite para aplicar es el viernes 7 de febrero del 2014. Para más información consulte la página
Web: www.pnud.or.cr en el apartado de contrataciones.
Solo se contactarán las personas convocadas para entrevistas.
Las personas interesadas no deben haber ejercido funciones o cargos en el gobierno durante los últimos
seis meses.
Se invita a las mujeres a participar.