PARA: Lic. Olga Ruiz Madrigal. Delegada Ejecutiva. DE: Asesoría

PARA: Lic. Olga Ruiz Madrigal.
Delegada Ejecutiva.
DE: Asesoría legal externa Fundepredi.
ASUNTO: Pago de Viáticos.
FECHA: 23 de julio de 2012.
Estimada doña Olga, para solventar los requerimientos realizados por Ud. en su calidad
de Delegada Ejecutiva de la Fundación, esta asesoría legal externa debe retomar
algunos criterios ya vertidos, para luego entrar a dilucidar lo relativo a los viáticos, de la
siguiente manera:
CONSIDERANDO:
1. Naturaleza jurídica de los fondos que administra la Fundación.
Los fondos utilizados para la vinculación remunerada externa de la UNED con la
coadyuvancia de la FUNDEPREDI, y que ésta administra son fondos de vocación pública,
que deben ser exclusivamente destinados a aquellos fines establecidos en el artículo 94 y
95 de la Ley Nº 7169 de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico.
Dichos fondos están destinados por Ley a la actividad de transferencia; de modo que, la
Fundepredi debe administrarlos de manera eficiente y con claro respeto a los principios
elementales de justicia, lógica y conveniencia.
Por otra parte, además de las otras sanciones que pueda establecer el ordenamiento
jurídico costarricense, cualquier desviación en el uso de los fondos relacionados hacia
fines diversos del asignado, en la que incurran los sujetos privados faculta para el retiro
de los fondos. Los servidores de los sujetos pasivos concedentes de los beneficios serán
responsables por conducta indebida, dolosa o gravemente culposa, en el ejercicio de los
controles tendientes a garantizar el cumplimiento del fin asignado al beneficio concedido.
Cabe aquí advertir que, el mismo ente contralor ha señalado mediante Oficio 7689 de 8
de febrero del 2002, los ingresos que perciben las personas privadas como
contraprestación por administrar fondos públicos es dinero de su propiedad.
En el Oficio 7689 de la Contraloría General de la República se dispone que, en el tanto
las fundaciones universitarias recauden o administren fondos públicos, deberán seguir
los lineamientos que al respecto emitan las autoridades universitarias
correspondientes, pues los fondos que obtienen con ocasión de la venta de bienes y
servicios producto del quehacer universitario tienen tal carácter, y de conformidad con la
ley, sólo pueden ser administrados por ellas, para los fines que expresamente contempla
aquella normativa.
Precisamente, mediante el acuerdo tomado por el Consejo de Rectoría, en sesión No.
1563-2008, Art. IX, celebrada el 24 de noviembre del 2008, se regulan los “Lineamientos
para la vinculación de la UNED-Sector Externo con la coadyuvancia de
FUNDEPREDI”, que disponen sobre este tema:
“… 3. Modalidades: La vinculación externa se realizará conforme a dos modalidades, de
libre elección por las unidades interesadas, según lo consideren más conveniente para
cumplir mejor con el fin público:
a. De competencia exclusiva de la UNED: Cuando la unidad académica así lo
haya previsto y programado para ser ejecutado dentro de los procesos
ordinarios institucionales.
b. De competencia compartida con la coadyuvancia de la FUNDEPREDI: Cuando
la unidad académica justifique su conveniencia de manera objetiva y técnica,
de acuerdo a las condiciones que se establecen en el numeral 5, dentro del
marco legal permitido, en cuyo caso corresponderá a la UNED la gestión
académica y a la FUNDEPREDI la gestión administrativa y financiera.
III. Formulación de proyectos:
6. Condiciones previas: Todo proyecto deberá ser formulado por una Unidad
Gestora con antelación a su posible ejecución, el cual deberá cumplir las
condiciones previas que indiquen los Procedimientos, preliminarmente en el
ámbito de la UNED y posteriormente en el de la FUNDEPREDI. El proceso de
formulación del proyecto deberá culminar en la formalización del documento
contractual que instrumentalizará la ejecución.
Cada unidad deberá formalizar ante la Rectoría, Vicerrectoría o Dirección de
Centros Universitarios según corresponda, el registro de cada nuevo proyecto de
vinculación con el sector externo, para su ejecución con la coadyuvancia de la
FUNDEPREDI.
9. Tipos de proyectos y actividades: Sin perjuicio de otra clasificación, para los fines
concretos de estos lineamientos, los proyectos y actividades se clasificarán como
sigue: Para efectos financieros serán:
-
Remunerados (venta de bienes o servicios).
No-remunerados (de carácter fundamentalmente social o financiados por
cooperantes).
Para efectos operativos también serán:
-
Continuos (los que se refieran a una actividad contractual permanente o sin
plazo definido).
- Discontinuos (los que se ejecuten conforme a un plazo contractual).
11. Presupuesto del proyecto: El presupuesto de actividades de vinculación externa
será formulado por cada unidad gestora adaptado al formato autorizado por la
Fundación. (según el procedimiento aplicable). Se preverán los ingresos y sus
fuentes, así como los egresos de las actividades (costos directos e
indirectos), costos que deberán ser cubiertos por la misma actividad.
14. Precios en los proyectos remunerados: El precio que se pacte con el contratante
deberá ser definido por la Unidad Gestora y deberá cubrir todos los costos
(directos e indirectos) que estén involucrados en el objeto del contrato, a fin
de minimizar eventuales pérdidas que la FUNDEPREDI legalmente no cubrirá.
Además debe considerar el fin social de la actividad, el valor de mercado y los
criterios técnicos propios de la particularidad del bien o servicio.
15. Costos en los proyectos no-remunerados: El monto de los ingresos que se
establezca en el presupuesto del proyecto deberá ser definido por la Unidad
Gestora y deberá cubrir todos los costos que estén involucrados, a fin de
minimizar eventuales faltantes que la FUNDEPREDI legalmente no cubrirá.
22. Personal del proyecto: La gestión académica que compete a la UNED, de
conformidad con el artículo anterior, deberá ser ejecutada en principio por el
personal de planta de la UNED, dentro de su jornada laboral1. Sin embargo,
si no pudiere ser ejecutada total o parcialmente con esos recursos, se podrá
contratar para ello a personal externo por servicios profesionales o por
En tanto la UNED apruebe un régimen de incentivos al personal de planta por su
participación en estos proyectos, se deberán incorporar a esta normativa.
1
nombramientos a plazo fijo, conforme al procedimiento aplicable, siempre
que los fondos para su pago se hayan incluido en el presupuesto y exista
disponibilidad de los fondos líquidos captados para la actividad.
24. Contratación administrativa: Las contrataciones y los pagos a proveedores u otros
gastos de los proyectos que realice la FUNDEPREDI, se realizarán a petición del
Coordinador del Proyecto, conforme a los procedimientos aplicables, y se basarán
en los principios que señalan los artículos 4, 5 y 6 de la Ley de Contratación
Administrativa y sus reformas.
25. Separación contable: Los fondos que reciba la Fundación de cada proyecto, se
administrarán en una cuenta bancaria específica para los proyectos, distinta a la
de la Fundación, conforme se define en los Procedimientos.” (Negrita, subrayado
y cursiva no son del original).
Con fundamento en la normativa señalada, y según el tipo de proyecto de que se trate,
remunerado o no, continuo o no, deberá incluirse en el presupuesto respectivo, todo lo
concerniente a los gastos directos e indirectos que involucre el mismo.
Esta normativa precisamente dispone la obligación para los sujetos involucrados
en actividad de vinculación externa de costear todo; incluso, gastos o costos
indirectos tales como viáticos, hospedaje, kilometraje, etc. Y dichos costos deben
ESPECIFICARSE en el respectivo presupuesto.
Por su parte, tal y como lo disponen los mismos lineamientos arriba indicados,
corresponde a la Fundepredi concretar las normas de control suficientes y necesarias
para verificar el correcto gasto presupuestado. Lo que por supuesto, en correcto
Derecho, no afecta el necesario control y fiscalización que las autoridades universitarias
competentes deben ejercer sobre toda la actividad de vinculación que se realice con la
coadyuvancia de la FUNDEPREDI.
Sin embargo, todo lo anterior, no elimina el grave riesgo en que se encuentra la
FUNDEPREDI como patrono “formal” de los funcionarios universitarios que ejecutan
proyectos remunerados continuos, verbigracia, mediante la venta de los cursos de inglés,
y que aunque no perciban, por ahora, salario por parte de la fundación, sí ejecutan
actividad laboral “formal” para ésta, precisamente a través de este tipo de proyectos o
programas, de modo que, el riesgo podría presentarse a futuro cuando, cualquiera de
esos trabajadores, con suficiente prueba a mano, discutan en sede judicial laboral, el
pago de los extremos laborales no cancelados por parte de la fundación.
Para eliminar dicho riesgo, esta asesoría legal es del criterio que, dichos trabajadores
deberían ser debidamente remunerados por las labores que realizaran fuera de su
jornada ordinaria de trabajo con la UNED, en labores propias de los proyectos, previo la
debida autorización del proyecto y/o programa, y la necesaria constancia de que no
existe superposición horaria, respecto de la jornada ordinaria con la universidad. El pago
de dichas labores incluye necesariamente el rubro de viáticos -si corresponde-, de
conformidad con la naturaleza de las actividades realizadas por cada trabajador del
proyecto, gasto que deberá estar debidamente presupuestado.
2) De los viáticos.
En materia laboral, debe entenderse que el ingreso (patrimonial) de un funcionario que se
compromete a poner su capacidad de trabajo a disposición de la Fundación, NO puede
verse disminuido por gastos originados en el cumplimiento específico de la prestación de
dichas labores.
Los gastos que fueran necesarios para realizar aquella prestación (entre otros movilidad
o transporte, alimentación cuando por ese motivo deba realizarlo fuera de la empresa,
pago de peaje, etc.) son a cargo de la empresa (FUNDEPREDI). Como su nombre lo
indica, viático es el gasto que irroga el funcionario en el desempeño de su tarea fuera del
lugar de la sede de la empresa (Fundación) o establecimiento al que está vinculado.
Si bien en la mayor parte de los casos, el débito por el servicio prestado a la Fundación
se cumple en un lugar fijo (v.g. el domicilio social de la Fundación); en algunos casos se
realiza “del otro lado del mostrador” de la empresa, así por ejemplo, la movilidad para
visitar a los clientes o para realizar las funciones del trabajador, exige gastos de
transporte y de hospedaje. 2
A estos efectos, por viáticos se entiende –generalmente-, el importe de los gastos que el
funcionario tiene que efectuar en ocasión de los traslados que le son ordenados por la
empresa (FUNDEPREDI); gastos de movilidad que comprenden los destinados al
transporte, a la comida, al hotel, además de los otros marginales como los de
comunicaciones telefónicas y telegráficas, etc. (3)
Agrega Cabanellas que por gastos se entiende el conjunto de desembolsos pecuniarios
(patrimoniales), o de valores y bienes equivalentes, realizados en el ejercicio o
desempeño de una actividad periódica, permanente o compleja, o frecuente si es
discontinua.4 El concepto de gastos de representación se asimila entonces al de viáticos,
explicado por la doctrina del Derecho de Trabajo.
Se debe entender, entonces que, la naturaleza propia de los viáticos es la de sufragar
exclusivamente los gastos que del traslado y la estadía del funcionario fuera del domicilio
habitual se derivan, no pudiendo éste disponer libremente de esos recursos. Nótese que
hablamos de traslado, lo cual se enmarca dentro de lo que debe ser considerado como
viático o gasto de representación para lo que aquí interesa.
En materia de Derecho de Trabajo, la regla general es que, toda suma que reciba el
funcionario en razón del servicio prestado podría constituirse en salario.
POR TANTO:
Esta asesoría legal es del criterio que los trabajadores de los proyectos y/o programas
remunerados continuos (funcionarios UNED) que ejecuten labores de vinculación
universitaria con la coadyuvancia de la FUNDEPREDI, fuera de su jornada de trabajo
ordinario UNED, y cumpliendo todos los requisitos y procedimientos advertidos en los
Lineamientos de marras, deberían percibir remuneración por dichas labores, incluyendo
necesariamente lo relativo a viáticos, todo ello con cargo al presupuesto del
proyecto mismo.
Sin más al respecto, la saluda respetuosamente,
f)
Lic. Carlos José Vargas Jiménez.
Vázquez Vialard (Antonio). “Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social”. Edit. Astrea,
Tomo Y, p. 333.
3 Deveali (Mario). “El Derecho del Trabajo”, Argentina, Edit. Astrea, Tomo Y, p. 324.
4 Cabanellas de Torres (Guillermo). “Diccionario Jurídico Elemental”, Editorial Heliasta
S.R.L., Buenos Aires Argentina, 1993, p. 178.
2